Bytové družstvo D R U Ž B A, Dobrovského 869/15, Ústí nad Labem
S M Ě R N I C E č. 1/08 Inventarizace majetku a závazků
1
Inventarizace majetku a závazků se provádí ve smyslu příslušných ustanovení zákona č. 563/91 Sb., o účetnictví a ve znění vyhlášky č. 500/2002, kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví Pojmy Inventura je zjišťování skutečného stavu a jejich zaznamenávání v příslušných písemnostech. Inventarizace je souhrn činností, jimiž se zjišťuje (ověřuje) skutečný stav majetku a závazků (dále jen majetku), úroveň zajištěnosti jeho ochrany a jeho udržování, jakož i úroveň a věcná správnost zápisů v účetnictví, popřípadě v operativní evidenci, jejichž předmětem je sledování stavu a pohybu příslušného majetku. Zahrnuje veškeré práce od okamžiku přípravy, přes vlastní provedení inventury, proúčtování zjištěných inventarizačních rozdílů, vyhotovení inventarizačního zápisu až po jeho projednání. Skutečné stavy majetku se při inventarizaci zjišťují fyzickou a dokladovou inventurou. Inventura fyzická u hmotného majetku je zjištění stavu přepočtením, převážením, přeměřením, ohledáním apod. i co do druhu a jakosti; a zachycení stavu - pokud v další části této směrnice není uvedeno jinak – v inventurních soupisech, a to v jednotkách množství použitých v účetnictví (operativní evidenci). Inventura dokladová u závazků a pohledávek spočívá ve zjištění skutečného stavu podle dokladů (u závazků, pohledávek, pozemků, a ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventuru). Při dokladové inventuře se prověřuje správnost příslušného účtu nebo podle zápisů v operativní evidenci na základě dokladů, které ověřují jednotlivé položky tvořící tento stav. Zjišťuje se oprávněnost zůstatku a jeho objektivní velikost. Za doklady se považují např. • potvrzení o uznání pohledávky • faktury přijaté • faktury vydané • výpisy z účtů u peněžních ústavů • výpisy z evidence nemovitostí • ověřovací dopisy, inventurní soupisy (potvrzení) jiných organizací • účetní doklady, podle kterých bylo účtováno • dodací listy, expediční doklady, propustky, příjemky apod. Řádná inventarizace - Cílem řádných inventarizací je prokázat stav hmotného majetku ke dni řádné účetní závěrky, údaji fyzické inventury s opravami o přírůstky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období, popřípadě za dobu od začátku následujícího účetního období do dne ukončení fyzické inventury. Mimořádná inventarizace - Cílem mimořádných inventarizací je prokázat stav hmotného majetku ke dni mimořádné účetní závěrky, údaji fyzické inventury s opravami o přírůstky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období, popřípadě za dobu od začátku následujícího účetního období do dne ukončení fyzické inventury. Kontrolní inventarizace se provádí vždy v případech, zejména: • při uzavření (zániku) dohody o hmotné odpovědnosti • při změně zaměstnanců přímo odpovědných za majetek
2
• při přechodné změně zaměstnanců odpovědných za pokladní hotovosti, ceniny, přísně zúčtovatelné tiskopisy. V ostatních případech přechodné změny zaměstnanců odpovědných za majetek (např. dovolená, nemoc) není nutné provést kontrolní inventarizaci, pokud jeden z nich neprojeví vůli o její provedení • po mimořádných událostech (např. živelní pohromě, vloupání, zpronevěře) • nařídí-li ji kontrolní orgán • nařídí-li ji vedoucí organizace • nařídí-li ji předseda HIK. Průběžná inventarizace zásob je inventarizace, která se provádí v období začínajícím datem vyhlášení řádné, mimořádné nebo kontrolní inventarizace a končí datem stanoveným HIK. Provádí se pouze na skladech, které schválí předseda HIK. Při této inventarizaci se inventurní soupisy vyhotovují pouze na položky inventované v daný den. Inventarizační zápisy se vyhotovují každý den, kdy se prováděla inventura a uvádí se zde seznam položek, které byly inventovány. Ostatní postupy jsou shodné jako u řádné inventarizace. Definice normy mank Zákon o účetnictví povoluje účetní jednotce vyhlásit normu mank. Tato norma nesmí být v rozporu s normami upravenými zákonem či státní vyhláškou. Mankem pro účely tohoto dokumentu rozumíme ztrátu. Normy mank stanovují maximální přípustné ztráty na zásobách, které vznikají např. rozprachem, vyschnutím nebo jinou změnou v rámci technologických úbytků ve výrobním, zásobovacím a odbytovém procesu - jde o tzv. manka v rámci norem přirozených úbytků zásob při zachování péče a opatrnosti bez zavinění přímo odpovědných osob. Normy mank se mohou využívat jen v případech, kdy se při fyzické inventuře zjistí schodek mezi skutečným a účetním stavem zásob a je vykázán v zápisu o provedené inventuře, nebo při zjištění v rámci reklamačního řízení při manipulaci ve skladě a dopravě k zákazníkovi. 1. Inventarizace veškerého majetku a závazků bude provedena k datu účetní závěrky. To je k 31.12.2007 a dále pak vždy k 31.12. příslušného kalendářního roku v případech řádné závěrky, popřípadě k datu provedení mimořádné závěrky v souladu s hora uvedenými předpisy. K vyhlášení provedení inventarizace bude každoročně vydán příkaz vedoucího organizace, ve kterém budou jmenovány termíny a DIČ (dílčí inventarizační komise) 2. Inventarizace peněžních prostředků v hotovosti a cenin bude provedena min 4 x za rok. K 30. 6., 31. 12. běžného roku a dvě namátkové vždy v průběhu příslušného pololetí. 3. Inventarizovány budou všechny rozvahové a podrozvahové účty podle jednotlivých analytických účtů. Inventarizován bude také drobný hmotný a nehmotný majetek vedený v „ operativní evidenci „. 4. Inventarizace bude provedena podle útvarů BD Družba a podle jednotlivých účtů bude vyhotoven sumář inventarizačních zápisů a inventurních soupisů za celou organizaci. Druhy inventarizace: a) fyzická
- u majetku hmotné povahy, popřípadě u nehmotného majetku
3
b) dokladová
- u závazků a u ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventarizaci (např. nehmotný majetek ).
c) průběžná
- Průběžnou inventarizaci mohou účetní jednotky provádět pouze u zásob, u nichž účtují podle druhů nebo podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob, a dále u dlouhodobého hmotného movitého majetku, jenž vzhledem k funkci, kterou plní v účetní jednotce, je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží (osobní auta). Termín této inventarizace si stanoví sama účetní jednotka. Každý druh zásob a uvedeného hmotného majetku musí být takto inventarizován alespoň jednou za účetní období.
Skutečné stavy budou zaznamenány v inventurních soupisech, které musí být podepsány osobou odpovědnou za provedení inventarizace a osobou odpovědnou za svěřené prostředky, popřípadě dalšími členy inventarizační komise, kteří se fyzické inventury zúčastnili. Jednotlivé inventarizační soupisy musí být označeny číslem a názvem účtu (inventovaného majetku) a musí být podepsány všemi členy příslušné inventarizační komise. Účetní jednotky jsou povinny prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení. Inventarizační rozdíly: 1) Za inventarizační rozdíl, jako rozdíl mezi evidovaným stavem majetku a závazků a skutečným stavem majetku a závazků zjištěným inventarizací, se považují výlučné případy, kdy : a) skutečný stav je nižší ( manko, popř. schodek u peněžních hotovostí a cenin ) než evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat jiným způsobem stanoveným zákonem, b) skutečný stav je vyšší ( přebytek ) než evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložit účetním dokladem nebo prokázat jiným způsobem stanoveným zákonem. 2) Rozdíly podle bodu 1) se proúčtují vždy do nákladů, popř. výnosů, s výjimkou: a) schodku u pokladní hotovosti a cenin, které se zaúčtují vždy jako pohledávka vůči hmotně odpovědné osobě, b) přebytku nehmotného a hmotného investičního majetku, kdy je nutno účtovat ve prospěch účtu oprávek. Inventarizační rozdíly musí být proúčtovány do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. Inventurní soupisy: Inventurní soupisy jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat a) informaci o druhu a důvodu prováděné inventarizace tak, aby bylo možno zjištěný majetek a závazky jednoznačně určit, b) podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečností podle písmene a) a podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventarizace, c) způsob zjišťování skutečných stavů,
4
d) ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury i pro účely uplatnění zásady opatrnosti, e) okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury. Inventarizační zápisy v závislosti na druhu inventarizovaného majetku obsahují: • číslo a název účtu, který je inventarizován • datum, ke kterému se inventarizace provádí • název organizace ( razítko ) • počet položek v přiložených soupisech • název majetku • údaje v Kč – skutečný stav • celkovou výši zjištěných mank • celkovou výši zjištěných přebytků • celkovou výši mank nad normu • v případě znehodnocení nebo poškození majetku návrh na vytvoření rezerv • u každé položky, u které je vykázán inventurní rozdíl je osoba odpovědná povinna uvést zdůvodnění tohoto rozdílu • datum provedení inventarizace • jméno a podpis zaměstnance (zaměstnanců) odpovědného za provedení inventarizace • jméno a podpis zaměstnance (zaměstnanců), který za příslušný majetek odpovídá. 2) Dokladová inventarizace - inventarizační soupisy musí minimálně obsahovat: • číslo a název účtu, který je inventarizován • datum, ke kterému se inventarizace provádí • název organizace (razítko) • čísla účetních dokladů, kterými se dokládá zůstatek účtu • položky tvořící zůstatek účtu v Kč rozepsány podle povahy zaúčtování na str. MD a DAL • vyčíslení celkových obratů a zůstatku účtu • textová část • datum provedení inventarizace • jméno a podpis zaměstnance (zaměstnanců), odpovědného za provedení inventarizace • jméno a podpis zaměstnance (zaměstnanců), který za příslušný majetek odpovídá. U obou druhů inventarizací majetek, jehož ocenění je vyjádřeno v cizí měně, musí zde být rovněž oceněn a veden v operativní evidenci mimo v Kč také v cizí měně. Směrnice č. 1/08 byla schválena usnesením představenstva č. 6/2008, dne 25.3.2008 a nabývá účinnosti dnem schválení.
Sobotková Monika v.r. předseda představenstva
5
Příloha č. 1: ( vzor k příkazu č. 1/07 k provedení inventarizace v roce 2007 ) Příloha č. 2: (vzor inventarizačního zápisu) Příloha č. 3: (vzor Prohlášení k inventarizaci) Příloha č. 4: (zařazení hmotného a nehmotného dlouhodobého majetku) I.
Hlavní inventarizační komise: Předseda: Členové:
vedoucí organizačně právního úseku vedoucí provozně technického úseku vedoucí ekonomického úseku referent právního oddělení
Zaměstnanci této komise provedou proškolení zaměstnanců dílčích inventarizačních komisí a seznámí s obsahem této směrnice a jsou odpovědni za konečné a včasné projednání výsledků inventarizace a za vyhotovení závěrečného protokolu z provedené inventarizace ve smyslu obsahu této směrnice. Protokol v jednom vyhotovení (originál) předají účtárně organizace k zaúčtování. Zodpovídá předseda.
6
Příloha č. 1: Vzor příkazu vedoucího organizace k provedení řádné inventarizace Příkaz č. … / ….. K provedení inventarizace majetku ve správě Bytového družstva DRUŽBA, Ústí nad Labem k datu 31.12.2007 Periodická inventarizace majetku vychází ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví § 29 a 30 ve znění pozdějších předpisů. V souladu s ustanoveními tohoto zákona je předmětem inventarizace veškerý majetek vedený v účetnictví a v operativní evidenci tj. hmotný a nehmotný dlouhodobý majetek, drobný hmotný majetek, zásoby materiálu, peněžní prostředky v hotovosti i na bankovních účtech, ceniny, pohledávky a závazky a ostatní aktiva a pasiva organizace. Inventarizaci podléhá i majetek, který má organizace v pronájmu, event. který pronajala. K ověření množství stavu a využití majetku ve správě organizace přikazuji provést k datu řádné účetní závěrky, tj. k 31.12.2007 řádnou inventarizaci veškerého majetku ve správě Bytového družstva DRUŽBA, Ústí nad Labem. K provedení řádné inventarizace jmenuji inventarizační komise ve složení: I. Dílčí inventarizační komise: 1. Dlouhodobý hmotný majetek a majetek v operativní evidenci v budově BD a na OBS T.: 31.12.2007 Předseda: Členové:
vedoucí OBS neodpovědný za svěřený majetek vedoucí OBS vedoucí OBS odpovědný za svěřený majetek referent právního oddělení
Inventuru provedou předseda.
vedoucí OBS a referent právního oddělení. Zodpovídá
2. Pokladní zůstatek a ceniny
T.: 31.12.2007
2 inventury neohlášené Inventury provedou a zodpovídají účetní EÚ, referent fakturace 3. Zůstatky majetkových účtů
T.: 31.12.2007
Inventury provedou hlavní účetní, účetní EÚ, referent fakturace. Je uveden přesný seznam účtů s příslušným odpovědným zaměstnancem. Zodpovídá hlavní účetní. V ústí nad Labem, dne ………………. Sobotková Monika v.r. předseda představenstva
7
Příloha č. 2: Inventarizační zápis o provedení inventarizace majetku druh (řádné, průběžné, kontrolní, mimořádné apod.) označení (DHM, DDHM, druh zásob. ap.) na středisku
podle stavu ke dni
číslo a název evidovaných na účtech.
Jméno odpovědného zaměstnance: Za jmenování dílčí inventarizační komise odpovídá: Inventura byla započata dne
v hodin
skončena dne
v hodin
Skutečné stavy všeho shora označeného majetku byly zjišťovány ap.) inventurou. Počet vyhotovených inventurních soupisů
(fyzickou, dokladovou
.
Inventarizační rozdíly proti účetnímu stavu: Celková manka činí
Kč
Celkové přebytky činí
Kč
Manka nad normu činí
Kč.
Zdůvodnění mank a přebytků: Další zjištění, která mají vliv na ocenění majetku: Návrh na vytvoření rezerv: Fyzická inventura byla provedena za účasti přímo odpovědného zaměstnance
podpis
Jmenovaný prohlašuje, že žádný majetek, za který je odpovědný, nezatajil. Za inventarizační komisi:
vedoucí
podpis
členové
podpis podpis podpis
Datum: Pozn.: nestačí-li místo, uveďte na druhé straně.
8
Příloha č. 3: Prohlášení k inventarizaci Prohlašuji,
že všechny doklady, týkající se stavu a pohybu majetku mnou spravovaného, které jsem byl povinen vystavit, nebo které jsem přijal, jsou zaúčtovány, že všechny příjmy a výdeje tohoto majetku do zahájení inventury jsou zachyceny v účetnictví a v operativní evidenci (na skladních kartách ap.).
Druh inventovaných zásob: Číslo a název skladu:
Jméno a podpis zaměstnance odpovědného za inventovaný majetek:
9
Příloha č. 4: Zařazení hmotného a nehmotného dlouhodobého majetku Na základě novelizace dále uvedených zákonů se od 1.1.2008 movité věci od pořizovací hodnoty nad 40.000,- Kč v BD DRUŽBA zařazují do hmotného dlouhodobého majetku a odepisují se lineárně podle odpisových sazeb dle skupiny zařazení tak, jak uvádí § 26 až 33 zákona č. 586/1992 Sb. ve znění pozdějších změn a doplňků. Movitý majetek v pořizovací hodnotě do 40.000,- Kč se účtuje přímo do nákladů. V souladu s vyhláškou č. 500/2002 ve znění pozdějších změn a doplňků uvedený v § 7 s tím, že do výše Kč 5 000,- se účtuje jako o zásobách mimo nábytku, sad nářadí, elektronických předmětů a nářadí s mechanickým pohonem, které se musí vést v operativní evidenci. Nad tuto výši se vede v operativní evidenci. Nehmotný dlouhodobý majetek se od 0,- Kč do 60.000,- Kč vede v evidenci majetku BD DRUŽBA dle § 6 shora uvedené vyhlášky a odepisuje se do nákladů. Nad 60.000 ,- Kč se zařadí do nehmotného dlouhodobého majetku a odepisuje se dle výše uváděných zákonů.
Sobotková Monika v.r. předseda představenstva
10
