WinRIS Outlook Add-in

WinRIS Outlook Add-in


3

Inhoudsopgave Inleiding

5

De Outlook Add-in De installatie van de WinRIS Outlook Add-in De Outlook Add-in instellen De systeeminstellingen Gebruikersinstellingen Synchronisatie configureren Synchroniseren van acties Synchroniseren van contactpersonen E-mailverkeer archiveren in WinRIS Openen WinRIS vanuit Outlook Wijzigen van uw voorkeuren

7 7 8 9 11 13 18 25 28 33 33

E-mailmodule Inleiding Voorbereiding E-mailmodule Gebruikersinstellingen e-mail E-mail verzenden en ontvangen Direct e-mail

37 37 37 39 42 50

E-mailings verzorgen Inleiding Het maken van de selectie voor de e-mailing De e-mailwizard

55 55 55 57

Speciale gebeurtenissen en e-mail Inleiding Waarschuwen via e-mail Wijzigingen in afspraak doorgeven via e-mail

61 61 61 63

De Outlook-beveiliging

65

De Outlook-agenda synchronisatiemodule Welke informatie wordt gesynchroniseerd ? De outlooksynchronisatie instellen De systeeminstellingen De gebruikersinstellingen Het starten van de synchronisatie Na de synchronisatie Bijzondere gevallen

67 67 69 70 71 76 78 78


4


5

Inleiding Outlook Add-in

Vanaf WinRIS versie 8.4 is de integratie van WinRIS met Outlook volledig vernieuwd. WinRIS zal in Outlook vertegenwoordigd zijn met een WinRIS-werkbalk: de WinRIS Outlook Add-in. Wanneer u Outlook opstart zult u, naast de gebruikelijke menu's en knoppenbalken, een extra knoppenbalk zien verschijnen:

Met behulp van deze knoppenbalk kunt u uw werkzaamheden in Outlook met enkele klikken in WinRIS laten verwerken. De WinRIS Outlook Add-in biedt de volgende mogelijkheden: • Uw e-mailverkeer vanuit Outlook in WinRIS archiveren. • Het kunnen koppelen van e-mailberichten vanuit Outlook aan een forecast en/of project. • Vanuit WinRIS opgemaakte e-mailberichten op basis van een sjabloon verzenden. • Het synchroniseren van uw Outlook-agenda met WinRIS en/of andersom (ook het kunnen koppelen van afspraken vanuit Outlook aan een forecast en/of project). • Het synchroniseren van uw taken in Outlook met WinRIS en/of andersom. • Het synchroniseren van de voor u belangrijke contactpersonen uit WinRIS met Outlook en/of andersom. • Het openen van een bedrijvenscherm in WinRIS vanuit een e-mailbericht, taak of afspraak in Outlook. E-mailmodule

Zonder gebruik te hoeven maken van de Outlook Add-in, kan er ook gebruik worden gemaakt van de WinRIS E-mailmodule. De WinRIS E-mailmodule is een module die een koppeling legt tussen WinRIS en uw Emailprogramma MS Outlook. De doelstelling van de module is om e-mails, verzonden naar of ontvangen van relaties, centraal in WinRIS te registreren. Dit voorkomt dat (belangrijke) emailcorrespondentie met uw klanten, prospects, relaties etc. decentraal in de IN- en UIT-boxen van uw collega’s staan. Met de E-mailmodule kunt u ontvangen e-mails vanuit uw IN-box van uw e-mailprogramma als actie opslaan in WinRIS (al dan niet gekoppeld aan bedrijf, contactpersoon, project etc). Deze acties vindt u direct in uw te-doenlijst en worden u ook als pop-up getoond. Hierdoor wordt u direct in WinRIS gewaarschuwd dat u e-mail heeft ontvangen. Ook kunt u in WinRIS acties aanmaken die als e-mailbericht via uw e-mailprogramma naar uw relatie worden verstuurd. Op deze wijze kunt u al het e-mailverkeer van en naar uw relaties als historie terugvinden in de betreffende schermen (bedrijf, contactpersoon etc.) Alle e-mails die in WinRIS worden opgeslagen, vindt u ook nog terug in uw e-mailprogramma. WinRIS bewaart slechts kopieën van het bericht als actie in WinRIS. Tevens kunt u bij het ontvangen van e-mails in WinRIS aangeven of u e-mailberichten wel of niet in WinRIS wilt opslaan. Hiervoor kunt u een accordeerscherm laten tonen.

Outlook agendasynchronisatie module

Zonder gebruik te hoeven maken van Outlook Add-in kan er naast de E-mailmodule ook gebruik worden gemaakt van de de WinRIS Outlook-synchronisatiemodule. Deze module is een WinRISmodule die het mogelijk maakt afspraken, zowel gemaakt in de agenda van WinRIS als in de agenda of kalender van MS Outlook, met elkaar uit te wisselen zonder gebruik te maken van de Outlook Add-in –werkbalk in MS Outlook. Door deze synchronisatie is het onder andere mogelijk om afspraken tussen WinRIS en PDA’s of mobiele telefoons uit te wisselen (deze synchroniseren immers met MS Outlook). Tevens kan het


6

zijn dat niet al uw collega’s gebruik maken van WinRIS, maar dat zij wel inzicht in uw agenda moeten hebben. Hiervoor is deze module dan ook geschikt. Verschillen licenties

Bij WinRIS Functional en Professional wordt standaard de MS Outlook Add-in meegeleverd. Dit houdt in dat alle gebruikers van WinRIS (die gebruik maken van WinRIS versie 8.4 of hoger) beschikken over de functie voor het archiveren van het e-mailverkeer van de Outlook Add-in. Als u over de optionele outlook-sychronisatie beschikt, zijn de overige functies van de Outlook Add-in ook beschikbaar. Deze zijn: het synchroniseren van acties (soort: agenda, te-doen, overig) het synchroniseren van bepaalde contactpersonen. De volgorde van dit gedeelte van de handleiding is als volgt: • Uitleg van de MS Outlook Add-in module • Uitleg van de E-mailmodule • Uitleg van de MS Outlook agenda-synchronisatiemodule


7

De Outlook Add-in De installatie van de WinRIS Outlook Add-in De WinRIS Outlook Add-in is een programma dat naast de WinRIS-installatie apart geïnstalleerd moet worden. Plaats, om de installatie te starten, de WinRIS CD-Rom in de CD-speler en volg de instructies in het installatiemenu.

U kunt het menu ook vanaf het netwerk handmatig opstarten door op het bestand “Menu.exe” te klikken. Let op: Kies de juiste installatie, afhankelijk van de versie van Microsoft Outlook op uw computer. De Outlook Add-in werkt alléén met Microsoft Outlook versie 2003 of versie 2007.


8

Kies in het installatiemenu van de CD-Rom voor de knop Installatie Outlook Add-in, afhankelijk van de versie van Microsoft Outlook op uw computer (versie 2003 of versie 2007). Let op: Bij het installeren van MS Outlook versie 2007 heeft u een extra bestand nodig van Microsoft. Dit bestand is het installatiebestand voor Collaboration Data Objects (ExchangeCdo.MSI). U moet dit bestand downloaden van de site van Microsoft, omdat dit bestand bij deze versie van Office niet meer standaard wordt bijgeleverd door Microsoft. (het webadres is op het moment van schrijven: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=2714320D-C997-4DE1-986F24F081725D36&displaylang=en).

Installeer de Outlook Add-in door alle 3 de stappen uit te voeren (bij stap 2 ziet u alleen een scherm snel door het beeld gaan). Als u alle stappen doorlopen heeft, is de Outlook Add-in geïnstalleerd.

De Outlook Add-in instellen Om de synchronisatie tussen WinRIS en MS Outlook goed te laten verlopen, is het noodzakelijk vooraf een aantal zaken juist in te stellen. Een deel van de instellingen zal gedaan moeten worden door de applicatiebeheerder en een deel kunt u als gebruiker zelf instellen. In de onderstaande beschrijving zal worden vermeld of de aanpassingen door uzelf of door de applicatiebeheerder kunnen/moeten worden gedaan.


Autorisaties

9

De eerste stap naar de synchronisatie van de agenda tussen WinRIS en Outlook is het toekennen van de autorisatie om te synchroniseren. Hiertoe moet de applicatiebeheerder (op afdelingsniveau of op medewerkerniveau) de volgende autorisaties toevoegen: • • •

MS Outlook Add-in; E-mailmodule; Agenda-synchronisatie met Outlook.

Zie hiervoor het hoofdstuk Gebruikers en autorisaties in het deel Applicatiebeheer.

Door deze autorisaties verschijnen twee extra menu-opties: E-mail en Outlook.

Let op: Wanneer, ondanks de toegekende autorisatie, de menu-optie “Outlook” niet verschijnt, gebruikt u een licentie waarin de Outlook Add-in of de Agenda export niet is geactiveerd. Dit kan betekenen dat uw bedrijf deze modules niet heeft aangeschaft of dat u een verkeerde (oude) licentie gebruikt, waarin de opties “Add-in voor Microsoft Outlook” of “Agenda Export” niet zijn opgenomen. Neem hiervoor contact op met uw applicatiebeheerder.

De systeeminstellingen Wanneer afspraken en taken (te-doen-acties), gemaakt in Outlook, door middel van de synchronisatie in WinRIS geplaatst worden, zullen deze worden opgeslagen als acties in WinRIS. Door middel van de systeeminstellingen in WinRIS wordt bepaald onder welke voorwaarden deze acties worden opgeslagen. Deze systeeminstellingen kunnen alleen door een aplicatiebeheerder worden doorgevoerd. Open hiervoor in het menu Applicatiebeheer de optie Systeeminstellingen. Er verschijnt een systeeminstellingenvenster met een aantal tabbladen. Selecteer het tabblad Outlook sync. De volgende velden verschijnen:


10

Afspraken (agenda-acties en evenement-acties) en taken (te-doen-acties) moeten verschillend worden ingesteld. Via deze velden bepaalt u hoe acties vanuit Outlook in WinRIS zullen worden opgeslagen. Synchronisatie agenda

•

Standaard bedrijf: wanneer u, door middel van de zoekknop naast het veld, een bedrijf selecteert, zal elke actie standaard worden gekoppeld aan dit bedrijf.

•

Standaard contactpersoon: de actie wordt standaard aan deze persoon toegewezen.

Tip: Het is het meest gangbaar de geïmporteerde actie niet standaard aan een bedrijf en/of contactpersoon te koppelen. Hiervoor kunt u simpelweg beide velden leeglaten. Het is dan later altijd mogelijk om per actie (afspraak of te-doen) alsnog het juiste bedrijf en de juiste contactpersoon toe te voegen. •

Standaard actietype: wanneer de actie wordt geplaatst in WinRIS krijgt deze het actietype dat u hierbij invult. U krijgt via de zoekknop naast het veld slechts de keuze uit de actietypes die als standaard actiesoort “agenda” toegewezen hebben gekregen. De applicatiebeheerder kan een standaard actie aanmaken voor alle afspraak acties vanuit Outlook.

•

Standaard actietype evenementen: wanneer evenementen (gebeurtenissen die de hele dag duren) vanuit Outlook worden toegevoegd aan WinRIS zullen ook deze als actie worden aangemaakt in WinRIS. Het actietype dat voor deze acties gebruikt wordt, moet u hierin bepalen.

•

Standaard prioriteit: kies de prioriteit die aan de geïmporteerde actie moet worden gekoppeld (dit is verplicht in te vullen).


11

Tip: Om snel te kunnen zien dat een afspraak uit Outlook afkomstig is, kunt u hiervoor eventueel een speciaal actietype gebruiken (bijvoorbeeld “actie vanuit Outlook”) met een afwijkende kleur in de agenda.

Synchronisatie tedoen- acties

•

Standaard bedrijf: wanneer u, door middel van de zoekknop naast het veld, een bedrijf selecteert, zal elke te-doen-actie standaard worden gekoppeld aan dit bedrijf.

•

Standaard contactpersoon: de te-doen-actie wordt standaard aan deze persoon toegewezen.

•

Standaard actietype: wanneer de taak wordt geplaatst in WinRIS krijgt deze het standaard actietype dat u hierbij invult. U krijgt via de zoekknop naast het veld slechts de keuze uit de actietypes die als standaard actiesoort “agenda” toegewezen hebben gekregen. De applicatiebeheerder kan een standaard actie aanmaken voor alle te-doen-acties vanuit Outlook (taken).

•


Gebruikersinstellingen Wanneer de Outlook Add-in is geïnstalleerd, kunt u Outlook opstarten. U zult dan zien dat er een extra werkbalk is verschenen. In deze werkbalk vindt u in eerste instantie slechts één knop:

Klik deze knop aan. Er verschijnt een venster waarmee u de Outlook Add-in kunt configureren.

In dit venster moet u de volgende 3 stappen doorlopen:

1.

Klik op de knop met het WinRIS-pictogram

. Daarmee wordt de Outlook


12

Add-in geactiveerd.

2.

Klik op de knop . Door deze knop aan te klikken, controleert u of de Add-in verbonden is met de juiste WinRIS-database. Meestal is hierin al de juiste database ingesteld (dit wordt overgenomen van uw WinRIS-programma).

Let op: Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de Buitendienstmodule moet er altijd met dezelfde database vanuit Outlook worden gesynchroniseerd. Er kan niet met 2 verschillende databases afwisselend gesynchroniseerd worden, want dat kan problemen opleveren. U kunt dus alleen óf met de hoofddatabase óf met een lokale (zogenaamde vestigings-) database synchroniseren.

3.

. Hier voert u uw inlognaam en wachtwoord in van Klik op de knop WinRIS. Met deze knop zorgt u ervoor dat direct bij het openen van Outlook ook direct een verbinding met WinRIS gelegd wordt. Onder deze knop kan ook een andere taal ingesteld worden. Dit zal over het algemeen dezelfde taal zijn als die in WinRIS wordt gebruikt. Het kan ook een andere taal zijn, dan moet WinRIS lokaal wel minstens eenmaal in die taal zijn gestart.

Let op: Het kan weleens voorkomen dat u Outlook opstart en dat de WinRIS-werkbalk wel wordt getoond, maar geen knoppen bevat. Dat ziet er als volgt uit:

U moet de Outlook Add-in dan handmatig in Outlook activeren.

Handmatig activeren

U kunt de Add-in activeren door in Outlook in het menu Extra, voor Opties te kiezen. Open vervolgens het tabblad Overige.


13

Kies voor Geavanceerde opties en klik in het verschijnende venster op de knop COM-invoegtoepassingen.

Vink in de lijst met beschikbare invoegtoepassingen de WinRIS Outlook Add-in aan.

En klik op

. Hierdoor verschijnt de Add-in werkbalk weer.

Synchronisatie configureren Acties van WinRIS kunnen worden gesynchroniseerd met de agenda en takenlijst van Outlook. Bij het synchroniseren van de agenda’s van WinRIS en Outlook worden de agenda’s van beide systemen met elkaar uitgewisseld. Synchronisatie instellen

Wanneer u uw acties, afspraken en te-doen-acties wilt synchroniseren met Outlook moet u de synchronisatie in Outlook instellen. Klik op de knop Instellingen in de WinRIS Add-in-werkbalk.


14

Het instellingenscherm wordt dan weergegeven:

Klik op de knop

.

Op het eerste tabblad, het tabblad Algemeen, kunt u onder andere de modus van de synchronisatie instellen. Met het veld “Te gebruiken E-mail profiel” kunt en hoeft u niets te doen. De WinRIS Outlook Addin zal altijd onder het geopende Outlookprofiel zichtbaar zijn. Om de modus in te stellen kunt u kiezen uit de volgende opties: 0. WinRIS is leading Afspraken, gemaakt en gewijzigd in WinRIS, zullen worden geëxporteerd naar Outlook. Wijzigingen aangebracht in Outlook zullen niet worden verwerkt in WinRIS. Afspraken die verwijderd worden in Outlook zullen vanuit WinRIS worden teruggeplaatst. 1. Outlook is leading Afspraken, gemaakt en gewijzigd in Outlook, zullen worden geïmporteerd in WinRIS. Wijzigingen aangebracht in WinRIS zullen niet worden verwerkt in Outlook. Afspraken die verwijderd worden in WinRIS zullen vanuit Outlook worden teruggeplaatst. 2. Automatisch Wijzigingen in afspraken gemaakt in zowel Outlook als WinRIS zullen worden gesynchroniseerd, waarbij de meest recente wijziging als leidend zal worden beschouwd. Nieuwe afspraken en verwijderde afspraken worden altijd gesynchroniseerd. 3. Vragen Nieuwe afspraken gemaakt in zowel Outlook als WinRIS zullen gesynchroniseerd worden. Bij wijziging en verwijdering van bestaande afspraken zal u worden gevraagd de wijziging te


15

autoriseren. Deze modus werkt alleen als de synchronisatie vanuit WinRIS wordt geinitieerd én er niet gekozen is om op de achtergrond te synchroniseren.

Onder de modusinstellingen kan er gekozen worden of het synchroniseren op de achtergrond uitgevoerd moet worden. Als dit vinkje aanstaat, komt er geen synchronisatieschermpje in beeld wanneer de synchronisatie wordt uitgevoerd. U kunt ervoor kiezen van het synchroniseren een logbestand aan te laten maken. In dit logbestand worden alle regels die in het synchroniseerscherm verschijnen opgeslagen. Hierin kunt u dan later terugvinden of activiteiten zijn gesynchroniseerd en zo ja, vanaf wanneer (van de afspraken worden slechts de actienummers getoond, welke u in de WinRIS-database kunt terugvinden). Het verdient aanbeveling het logbestand op de lokale PC aan te maken. Eerste keer synchroniseren! Let op: Het is zeer belangrijk de juiste modus te kiezen bij de eerste keer synchroniseren! Bedenk goed welke agenda initieel gevuld is en zet deze op Leading. Als u nog geen gebruik heeft gemaakt van WinRIS, maar wel van MS Outlook, moet de modus op “Outlook is leading” staan. Als u al wel gebruik heeft gemaakt van WinRIS (er zijn al acties geregistreerd) en nog niet van de Outlookagenda, moet de modus “WinRIS is leading” worden gekozen. Dit is belangrijk, want als de verkeerde modus gekozen is, kunnen er gegevens verwijderd worden. Na de eerste keer synchroniseren kan de modus veranderd worden in “Automatisch” of “Vragen”. Zie ook het hoofdstuk E-mailmodule verderop in dit deel. Op het tabblad Interval kan worden bepaald wanneer er gesynchroniseerd moet worden. Als u kiest voor Synchroniseren bij start, dan wordt de synchronisatie uitgevoerd bij het opstarten van Outlook. U hoeft dan niet meer de knop aan te klikken op de WinRIS-werkbalk als u Outlook geopend heeft. U kunt het uitvoeren van de synchronisatie ook automatisch na een bepaalde tijdsinterval laten verlopen. U kunt zelf een tijdsinterval bepalen voor het uitvoeren van de synchronisatie.


16

Wanneer er een keuze is gemaakt voor Synchroniseren bij start of Automatisch synchroniseren moet er gekozen worden vanuit welk programma er gesynchroniseerd wordt: vanuit WinRIS of vanuit Outlook. Als Synchroniseren bij start of Automatisch synchroniseren geen van beide is aangevinkt, kan elk moment naar believen vanuit WinRIS of vanuit de Add-in worden gesynchroniseerd. Op het tabblad Agenda kunt u bepalen of er afspraken (actiesoort Agenda) gesynchroniseerd moeten worden. Dit doet u door een vinkje te plaatsen. Daaronder kan er ingesteld worden of de eerstvolgende keer eventueel meer dan 20 afspraken mogen worden verwijderd. WinRIS heeft een beveiliging ingebouwd tegen het onopzettelijk verwijderen van te veel gegevens. Het kan voorkomen dat van de ene op de andere dag in MS Outlook alle afspraken zijn verdwenen. Dit kan meerdere oorzaken hebben: • • •

Het PST-bestand is vervangen door een andere versie die leeg is (bijvoorbeeld bij herinstallatie van Outlook of wanneer u WinRIS lokaal wilt synchroniseren, nadat u dit normaliter op het netwerk doet). De afspraken zijn uit uw PDA verdwenen (bijvoorbeeld door een lege batterij) en na het uitwisselen met MSOutlook zijn daarop ook alle afspraken uit MS Outlook verdwenen. De modus is verkeerd ingesteld.

In dit soort gevallen zouden er veel gegevens verloren kunnen gaan. Om dat te voorkomen zal WinRIS normaliter niet meer dan 20 acties in één keer verwijderen. Als dit wél moet gebeuren, moet het vinkje worden aangezet.


17

Er zal een melding worden gegeven

Klik dan op Ja om door te gaan. De acties zullen verwijderd worden. Op het tabblad Te doen acties kunt u bepalen welke acties (actiesoort Te doen en/of Overig) moeten worden gesynchroniseerd. U kunt een vinkje plaatsen voor Te doen acties synchroniseren en/of Overige acties synchroniseren. Deze actiesoorten worden beide als taken in MS Outlook weergegeven.

Daarnaast kan bepaald worden of er tijdens de eerstvolgende synchronisatie eventueel meer dan 20 acties mogen worden verwijderd. In Outlook kan de omschrijving van de te-doen-acties worden aangevuld met één van de volgende velden van WinRIS: • Geen aanvulling • Naam van het bedrijf • Zoeknaam van het bedrijf • Naam van de contactpersoon (voorletters en achternaam) • Zoeknaam van de contactpersoon (achternaam, voorletters) Ook kan er voor gekozen worden een reservekopie te laten maken van verwijderde acties uit Outlook. Dit zijn de acties die afgehandeld zijn in WinRIS. Hiervoor kan een map in Outlook worden geselecteerd om de kopieën in op te slaan. Op het laatste tabblad, Contactpersonen, kunt u kiezen of u contactpersonen wilt synchroniseren. Ook voor contactpersonen kan er ingesteld worden dat bij de eerstvolgende synchronisatie meer dan 20 contactpersonen mogen worden verwijderd.


Contactpersonen in WinRIS

18

In WinRIS kunt u per contactpersoon selecteren of de gegevens van de contactpersoon geplaatst moeten worden in uw Outlook. Dat doet u door het vinkje aan te zetten voor de Outlookkoppeling in WinRIS rechtsonder op het tabblad Algemeen van de betreffende contactpersoon.

Er kunnen meerdere contactpersonen tegelijkertijd geselecteerd worden voor de synchronisatie. Hiervoor moet dan wel eerst een selectie worden gemaakt met daarin de contactpersoonsgegevens. Neem in die selectie het veld contactpersoon-code mee. In het resultaat van die selectie kan vervolgens via het rechter muismenu één of meerdere van de contactpersonen worden meegenomen in de MS Outlook-synchronisatie. Het vinkje Meenemen met MS Outlook synchronisatie is een persoonlijke instelling. De toestand van het vinkje wordt bijgehouden per gebruiker van WinRIS. Wanneer u klaar bent met het configureren van de instellingen, moet MS Outlook opnieuw opgestart worden.

Synchroniseren van acties Handmatig synchroniseren met WinRIS

Zodra u de gewenste instellingen hebt ingesteld, kan WinRIS gesynchroniseerd worden met uw Outlook. om uw acties te synchroniseren. Klik op de knop Er wordt dan een statusscherm getoond. (Wanneer u het vinkje Synchroniseren op de achtergrond uitvoeren aangezet heeft op het tabblad Algemeen bij de instellingen, wordt onderstaand scherm niet getoond.)


Na het synchroniseren zijn de acties en eventuele contactpersonen van WinRIS in Outlook geïmporteerd en/of andersom. Afspraken

Hieronder is een voorbeeld van een agenda/te-doen-lijst weergegeven van WinRIS.

We nemen als voorbeeld de afspraak van 14.00 uur bij de Westlandse Bouwcombinatie B.V. Het actie-onderhoudscherm van de afspraak van 14.00 uur ziet er als volgt uit:

19


20

Na synchronisatie worden de afspraken van WinRIS gekopieerd in de agenda van MS Outlook.

De omschrijving van het actietype wordt als onderwerp in MS Outlook geplaatst. De naam van het bedrijf, de naam van de contactpersoon en de vestigingsplaats van het bedrijf worden in het locatieveld geplaatst in MS Outlook. In het memoveld worden de volgende gegevens geplaatst: • Naam van het bedrijf • Naam van de contactpersoon • Adres van het bedrijf • Telefoonnummer van het bedrijf • Mobiele telefoonnummer van de contactpersoon; • En de eventuele memo bij de actie (onder de stippellijn)


Te-doen-acties

21

In dit voorbeeld is na de afspraak een offerte gemaakt en opgestuurd. Hierbij is er in WinRIS een te-doen-actie aangemaakt: Offerte gestuurd. Te-doen-acties worden als taken weergegeven in MS Outlook, mits het vinkje is aangezet bij de synchronisatie-instellingen op het tabblad Te doen acties. Alle onafgehandelde te-doen-acties van WinRIS worden gesynchroniseerd met MS Outlook. De te-doen-actie Offerte gestuurd ziet er na synchronisatie zo in Outlook uit:

Het onderwerp van de taak is de actie-omschrijving van WinRIS. De einddatum is de datum van de actie.


22

In het memoveld worden de volgende gegevens van WinRIS geplaatst: • Naam van het bedrijf • T.a.v.-veld van de contactpersoon • Adres van het bedrijf • Telefoonnummer van het bedrijf • Mobiele telefoonnummer van de contactpersoon • De eventuele memo van de actie (onder de stippellijn) Let op: Als de modus in MS Outlook op WinRIS is leading staat, heeft het geen zin om te-doen-acties af te handelen in MS Outlook, want als u daarna gaat synchroniseren met WinRIS zullen de taken weer als niet voltooid in MS Outlook weergegeven worden. Dit worden dus weer onafgehandelde te-doen-acties. Het is daarom belangrijk om te weten wat de modus is van uw MS Outlook, dit is te zien op het tabblad Algemeen bij de synchronisatieinstellingen!

Afspraken vanuit Outlook

Wanneer de synchronisatiemodus op Outlook is Leading of op Automatisch staat kunnen afspraken en taken gemaakt worden in MS Outlook die daarna worden gesynchroniseerd met WinRIS.


23

Na het synchroniseren vanuit MS Outlook zullen in WinRIS de gesynchroniseerde afspraken wit getoond worden in de agenda (een andere kleur kan ingesteld worden door uw applicatiebeheerder) met als actietype Actie vanuit Outlook (ook instelbaar). De afspraak is nu nog niet gekoppeld aan een specifiek actietype, bedrijf en/of contactpersoon. In WinRIS kunnen het juiste actietype en bijbehorend bedrijf en/of contactpersoon geselecteerd worden.


Actiedetails openen

24

In MS Outlook kunnen de actiegegevens van WinRIS bekeken en/of bewerkt worden. Er kan van te voren in MS Outlook worden bepaald waaraan de actie gekoppeld moet worden: • Bedrijf • Contactpersoon • Forecast • Project Klik daarvoor op de knop

, het volgende scherm wordt geopend:

Hier kan de actie gekoppeld worden aan gegevens in WinRIS. U kunt de juiste actiegegevens . selecteren met behulp van de zoekknoppen Na het instellen van de actiegegevens kan MS Outlook gesynchroniseerd worden met WinRIS.


25

Synchroniseren van contactpersonen Vanuit Microsoft Outlook

In Outlook kunnen contactpersonen worden toegevoegd en die kunnen daarna worden gesynchroniseerd met WinRIS. Let op: Let op dat er in de juiste modus wordt gesynchroniseerd! Zie hiervoor paragraaf Synchronisatie configureren.

Zodra de contactpersoon is aangemaakt in Outlook, moet de contactpersoon geselecteerd worden (als de naam donker gemarkeerd is, is de persoon geselecteerd). Er kunnen meerdere personen geselecteerd worden door het ingedrukt houden van de control (CTRL)knop en de personen te selecteren met uw muis.

Klik vervolgens op de knop om de contactpersonen te markeren voor WinRIS. Nu wordt (eventueel na elkaar, per persoon) het volgende scherm getoond:


26

Er kan een keuze gemaakt worden uit de volgende opties: •

Koppelen met: De contactpersoonsgegevens van Outlook kunnen gekoppeld worden met een bestaande contactpersoon in WinRIS.

•

Een nieuwe contactpersoon aanmaken bij: Als de contactpersoon van Outlook nog niet bestaat bij een bestaand bedrijf in WinRIS, kan er vanuit Outlook een contactpersoon worden aangemaakt bij een bedrijf.

•

Een nieuwe contactpersoon aanmaken: De contactpersoon van Outlook kan ook als een losse contactpersoon worden opgeslagen in WinRIS. Dat wil zeggen dat de persoon niet aan een bedrijf wordt gekoppeld, maar als een particulier in WinRIS wordt opgeslagen.

•

Niet koppelen: Hiermee kan een eerdere koppeling ongedaan worden gemaakt.

Zodra er een keuze is gemaakt, is/zijn de perso(o)n(en) gemarkeerd voor WinRIS. om te synchroniseren. De modus van de Outlook Klik op de knop Add-in moet op Outlook is Leading of op Automatisch staan, anders zal de contactpersoon niet in WinRIS terechtkomen. Open bedrijf in WinRIS

Vanuit Outlook kan het bij de contactpersoon behorende bedrijfsscherm (of in het geval van een losse contactpersoon; het contactpersoonscherm) in WinRIS geopend worden met behulp van de knop

.

In WinRIS kunnen de contactpersoonsgegevens aangepast en aangevuld worden. Als een contactpersoon vanuit MS Outlook wordt gesynchroniseerd, is het geslacht van de


27

contactpersoon in WinRIS nog onbekend (ook al is het geslacht al bepaald in MS Outlook). De functieomschrijving is wel ingevuld, maar de functiecode moet nog geselecteerd worden. Dit is belangrijk, zodat er later selecties gemaakt kunnen worden. Het vinkje Meenemen met MS Outlook synchronisatie bij de contactpersoon staat gelijk aan, omdat de contactpersoon vanuit Outlook gesynchroniseerd is.

Synchroniseren vanuit WinRIS

Wanneer de gegevens van een contactpersoon zijn aangevuld in WinRIS en het vinkje Meenemen met MS Outlook synchronisatie staat aan, wordt die contactpersoon meegenomen in de synchonisatie met MS Outlook. Als er niet gekozen is voor automatisch synchroniseren, kan er in Outlook op de knop geklikt worden om de gegevens vanuit WinRIS in Outlook te krijgen. Het adres van het bijbehorende bedrijf wordt na de synchronisatie bij de contactpersoon weergegeven.

Ook de andere gegevens van WinRIS staan nu in Outlook bij de betreffende contactpersoon.


28

E-mailverkeer archiveren in WinRIS Uw binnengekomen e-mailberichten leest u in MS Outlook. Wanneer u het bericht belangrijk Inkomende e-mail archiveren genoeg vindt om te archiveren in WinRIS, selecteer dan het bericht in Outlook en klik in de WinRIS-werkbalk op de knop

.

Een e-mailbericht wordt als actie opgeslagen in WinRIS. In de Outlook Add-in kunt u vooraf voor het e-mailbericht bepalen of dit ook aan een project of forecast gekoppeld moet worden. Het project of forecast kunt u opzoeken en selecteren met de zoekknopjes achter de velden (het tonen van deze beide velden kunt u bij de instellingen eventueel uitzetten). Als u de actie in WinRIS alvast afgehandeld wilt hebben, dan kunt u het vakje aanvinken.


29

Wanneer het e-mailadres in WinRIS bij een contactpersoon bekend is, dan zal de Add-in u al voorstellen het mailbericht aan deze contactpersoon te koppelen.

Wanneer het e-mailadres van de afzender niet in WinRIS kan worden gevonden, dan kunt u zelf een contactpersoon toewijzen. Dat doet u door op de blauwe hyperlink te klikken.

Mocht de contactpersoon nog niet aanwezig zijn in WinRIS, dan kunt u het bericht wel alvast in WinRIS opslaan om het eventueel later aan een contactpersoon te koppelen. Kies in dat geval voor de tweede optie in het scherm.

De e-mail komt dan als actie in uw te-doen-lijst. Let op dat u, als u de actie nog aan een bedrijf of contactpersoon wilt koppelen, de mail dan niet bij het in WinRIS opslaan op afhandelen zet. Instellingen bewaren

Wanneer u een contactpersoon hebt gekozen, dan kunt u ervoor kiezen om deze keuze altijd te gebruiken wanneer u opnieuw een e-mailbericht van deze afzender archiveert. Vink in dat geval het vakje

aan.

Als het e-mailadres van de contactpersoon nog niet opgeslagen is in WinRIS, dan wordt er een . Als u het e-mailadres extra optie weergegeven: behorende bij het e-mailbericht wilt opslaan in WinRIS bij de geselecteerde contactpersoon, vink dan deze optie aan.


30

Let op: Kies niet voor E-mail adres opslaan <..>, als er al een ander e-mailadres is opgeslagen in WinRIS bij de contactpersoon. Het oude adres wordt anders overschreven!

Opslaan in WinRIS

Als u klaar bent met de instellingen en het e-mailbericht wilt opslaan in WinRIS, klik dan op . Op dat moment zal er in WinRIS een actieregel worden aangemaakt:

• • •

Het onderwerp van het e-mailbericht wordt weergegeven in de omschrijving. De tekst van het bericht wordt in de memo opgeslagen. Eventuele attachments worden als bijlagen aan de actie gekoppeld.

Tevens wordt het e-mailbericht in zijn originele vorm aan de actie gekoppeld. Er is dan in het actie. onderhoudsscherm een extra knop zichtbaar: Klikt u deze aan, dan zal het originele bericht in Outlook geopend worden. Weergave “opgeslagen in WinRIS” aanpassen in Outlook

Wanneer u besloten heeft een bericht in WinRIS op te slaan, dan zal dit bericht in Outlook gemarkeerd worden als opgeslagen in WinRIS. U kunt deze markering eventueel ook zichtbaar maken door dit veld in de weergave van uw berichten in Outlook toe te voegen: Klik met uw rechter muisknop op de kopregel boven uw lijst met ingekomen berichten (de grijze balk onder “Postvak IN”) en kies voor de optie Huidige weergave aanpassen.

In dat venster klikt u op de knop Velden.


31

Kies onder de tekst Beschikbare velden selecteren uit: in de keuzelijst de optie Gebruikersvelden in Postvak IN en dubbelklik het veld WinRISimported.

Het verschijnt dan in het rechter veldenlijstje. Nu zal een extra kolom in de weergave getoond worden die aangeeft of het mailbericht in WinRIS is opgeslagen. Door te slepen kunt u het op de gewenste plaats zetten. Via de knop Knoppen opmaken in het scherm waarin u zojuist voor Velden hebt gekozen, kunt u de kolom ook eventueel een andere koptekst meegeven. Let op: WinRISimported is een “globaal” vinkje dat voor alle gebruikers van WinRIS in uw organisatie geldt. Als er meerdere collega’s hetzelfde e-mail bericht hebben ontvangen en het is al eerder door een ander geïmporteerd, zal het vinkje ook getoond worden in de kolom.


Opnieuw opslaan in WinRIS

32

Wanneer u een e-mailbericht dat al eerder in WinRIS is opgeslagen opnieuw wilt archiveren in WinRIS, dan kunt u simpelweg dezelfde procedure hanteren als eerder beschreven is. U zult echter wel in het scherm voor het opslaan een extra verschenen veld moeten aanvinken:

Waarna u het bericht opnieuw in WinRIS kunt opslaan. Het bericht zal als een nieuwe actie worden opgeslagen. Verzonden e-mailberichten archiveren

Naast het archiveren van inkomende e-mailberichten kunt u ook een door u (vanuit Outlook) verzonden bericht direct in WinRIS opslaan. Hiervoor hoeft u geen bijzondere handelingen te verrichten. Wanneer u een bericht verzendt door op de Verzenden-knop te klikken, dan wordt niet alleen het bericht verzonden, maar wordt u op dat moment ook gevraagd of u dit bericht in WinRIS wilt opslaan. Daartoe verschijnt een scherm dat vergelijkbaar is met het scherm waarmee u uw inkomende berichten verwerkt. In dit venster heeft u de gelegenheid om het bericht op te slaan als actie bij alle geadresseerden van de mail. Dit geldt voor zowel de direct-geadresseerden als voor de eventuele cc of bcc geadresseerden.

Op deze wijze kunt u per geadresseerde bepalen of deze verzonden mail onder de betreffende contactpersoon moet worden gearchiveerd in WinRIS. Ook in dit venster kunt u ervoor kiezen om het e-mailadres van de geadresseerde(n) direct in WinRIS op te slaan.


33

Wanneer u uw keuze, bijvoorbeeld het opslaan van een bericht bij een geadresseerde, altijd wilt gebruiken, markeert u het vinkje Gebruik deze keuze altijd voor deze contactpersoon. Er zal dan voortaan, wanneer u weer een e-mailbericht naar dit adres verzendt, geen scherm meer verschijnen en het bericht wordt altijd opgeslagen. Let op: De actie die in WinRIS wordt aangemaakt van een verzonden e-mailbericht zal altijd meteen afgehandeld zijn.

Openen WinRIS vanuit Outlook Open bedrijf in WinRIS

Vanuit MS Outlook kunnen bedrijvenschermen en contactpersoonschermen (als het een losse contactpersoon is) van WinRIS geopend worden met behulp van de .

knop

Het openen van het bijbehorende scherm in WinRIS kan op twee manieren: Vanuit contactpersoon WinRIS openen

Vanuit een “losse” contactpersoon in MS Outlook; Nadat een contactpersoon gesynchroniseerd is met een losse contactpersoon (zonder bedrijf) in WinRIS, kan de contactpersoon in MS Outlook geselecteerd worden, om dan op te knop te klikken om de contactpersoon in WinRIS te openen. Als de contactpersoon aan een bedrijf gebonden is (in WinRIS), dan wordt het bedrijfsscherm geopend.

Vanuit een emailbericht WinRIS openen

Vanuit een e-mailbericht in MS Outlook; Wanneer een e-mailbericht is gearchiveerd in WinRIS en het e-mailadres ook is opgeslagen in WinRIS kan het bedrijvenscherm worden geopend met behulp van de knop U dient eerst het betreffende e-mailbericht te selecteren en dan op de knop te klikken. Wanneer er geen e-mailadres gevonden kan worden, wordt de volgende melding weergegeven:

Wijzigen van uw voorkeuren U zult in de loop van de tijd diverse gemaakte keuzes bij het opslaan van e-mailverkeer hebben opgeslagen in uw voorkeuren. Mocht u achteraf toch de behoefte hebben om één of meerdere keuzes te wijzigen, dan kunt u dit doen door in de menubalk op de knop WinRIS en dan Instellingen te klikken.

.


34

Kies in het scherm vervolgens voor de optie E-mail importeren. Er verschijnt dan een venster met een aantal standaardinstellingen en daaronder de opgeslagen voorkeuren per e-mailadres.

U kunt per scenario standaard waarden instellen: 1. E-mailadres bekend in WinRIS: Welke keuze maakt het systeem voor u wanneer een emailadres van een geadresseerde of afzender kan worden gevonden. • • •

Altijd opslaan in WinRIS: Als deze optie gekozen wordt, worden alle e-mailberichten met een bekend e-mailadres in WinRIS altijd automatisch gearchiveerd in WinRIS. Negeren: Er wordt geen actie op het e-mailbericht ondernomen, ook al is het e-mailadres bekend in WinRIS. Vragen: Ook al is een e-mailadres bekend in WinRIS, er zal altijd gevraagd worden of de e-mail gearchiveerd moet worden in WinRIS bij een bepaalde contactpersoon.

2. E-mailadres onbekend in WinRIS: Welke keuze wordt gemaakt als een e-mailadres niet kan worden gevonden in WinRIS • •

Negeren: Als een e-mailadres niet bekend is in WinRIS, wordt het e-mailbericht niet geïmporteerd. Er wordt dus geen scherm getoond om het bericht te archiveren bij een bepaalde contactpersoon. Vragen: Als een e-mail adres niet bekend is in WinRIS, vraagt de Outlook Add-in bij welke contactpersoon het e-mailbericht moet worden gearchiveerd.

3. Geïmporteerde e-mail direct afhandelen: Moet de e-mail, die als actie in WinRIS wordt aangemaakt, wel of niet direct worden afgehandeld. • •

Afhandelen: Alle geïmporteerde e-mailberichten zijn altijd afgehandelde acties in WinRIS. Het vinkje in het E-mail in WinRIS opslaan-scherm staat altijd aan. Niet afhandelen: Geïmporteerde e-mailberichten zijn nooit standaard afgehandeld in WinRIS. Het vinkje in het E-mail in WinRIS opslaan-scherm staat altijd uit.

WinRIS Outlook Add-in •

35

Vragen: In het scherm waarmee u de e-mail archiveert in WinRIS zal het afhandelvinkje worden getoond zodat u die per bericht naar believen kunt invullen.

Tevens vult u in het instellingenscherm uw eigen e-mailadres in. Dit e-mailadres zal worden genegeerd als u bijvoorbeeld ook uzelf in een te verzenden bericht als geadresseerde meeneemt.Verder wordt hiermee bepaald of een e-mailbericht verzonden of ontvangen is. Het is dus essentieel dat dit veld correct wordt ingevuld! Tip: Alléén voor Exchangeserver-gebruikers: Voer achter het eigen e-mailadres uw alias in dat wordt gebruikt in de Exchange-instellingen. Bijvoorbeeld: [email protected]; Jan Krijger Microsoft Outlook herkent dat de alias bij Jan Krijger hoort en zal niet meer vragen of het bericht moet worden opgeslagen. In de grid onderin het scherm heeft u de gelegenheid om per bekend e-mailadres de opgeslagen keuze (opslaan, niet opslaan, vragen) te wijzigen. Als u bij het importeren van een e-mailbericht de optie Gebruik deze keuze altijd voor dit e-mail adres aangevinkt heeft, zal deze instelling hier worden opgeslagen. Deze opgeslagen voorkeuren kunnen per e-mailadres worden gewijzigd. Naast de al opgeslagen e-mailadressen kunt u andere contactpersonen en bijbehorende emailadressen toevoegen aan dit lijstje met voorkeuren. Als u op de knop klikt, kunt u handmatig een e-mailadres invoeren en de bijbehorende contactpersoon in WinRIS opzoeken.


36


37

E-mailmodule Inleiding Zonder gebruik te hoeven maken van de Outlook Add-in kan er ook gebruik worden gemaakt van de WinRIS E-mailmodule. De E-mailmodule van WinRIS maakt gebruik van de e-mailfunctionaliteiten van MS Outlook. Dit programma fungeert als “doorgeefluik” van e-mail voor WinRIS. De berichten die via deze applicatie van en naar WinRIS worden verzonden kunnen daarom ook nog altijd in het postvak IN en postvak UIT van het betreffende programma worden teruggevonden. Let op: In dit hoofdstuk wordt er vanuit gegaan dat u een correct werkende MS Outlook heeft waarmee u zonder problemen e-mail kunt verzenden en ontvangen. Is dit niet het geval, neem dit dan eerst met uw systeembeheerder op. De WinRIS E-mailmodule maakt slechts gebruik van deze applicatie en heeft geen invloed op de werking ervan.

Voorbereiding E-mailmodule Profielen installeren

WinRIS kan zowel worden gebruikt met Outlook, aangesloten op een MS Exchange-server, als met e-mail die wordt verwerkt in een lokaal pst-bestand. Voor MS Outlook dient de optie Gegevensbestanden voor samenwerking (CDO: Collaboration data objects) te worden geïnstalleerd. Dit kon voorheen (tot versie MS Office 2007) geïnstalleerd worden vanaf de cd-rom van MS Office. Let op: Bij het installeren van MS Outlook versie 2007 heeft u een extra bestand nodig van Microsoft. Dit bestand is een Collaboration Data Objects – bestand (ExchangeCdo.MSI). Dit moet u downloaden van de site van Microsoft, omdat dit sinds versie 2007 niet meer standaard wordt bijgeleverd door Microsoft. (het webadres is op het moment van schrijven: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=2714320D-C997-4DE1-986F24F081725D36&displaylang=en). WinRIS maakt bij het communiceren met deze programma’s gebruik van een zogenaamd profiel dat speciaal voor een gebruiker kan worden aangemaakt. Dit profiel is een standaard onderdeel van MS Outlook. Elke gebruiker die op een PC zijn of haar e-mail wil ophalen, zal een apart profiel krijgen waarin precies is gedefinieerd van welke e-mailadressen de berichten zullen worden opgehaald en waar de PC deze berichten kan vinden. Om te controleren met welk profiel de e-mail wordt opgehaald moet u het volgende doen: Open het configuratiescherm van Windows (“Control panel” in de Engelstalige versie) en kies de optie Post of E-mail.


Hierdoor verschijnt een scherm dat afhankelijk is van uw versie van Outlook. Voor Outlook 97, 98 of Outlook 2000:

Voor Outlook XP of Outlook 2003/2007:

Klik op de knop Profielen weergeven voor een lijst met de aanwezige profielen.

38


39

Wanneer deze lijst uit slechts één regel bestaat, dan is direct duidelijk welk profiel gebruikt wordt voor de e-mail. Staan er meerdere neem dan contact op met uw systeembeheerder. Deze zal u kunnen vertellen welk van de getoonde profielen gebruikt wordt voor het ophalen van uw e-mail. Noteer de precieze naam van het profiel. Deze moet later worden ingevuld in een instellingenscherm in WinRIS.

Gebruikersinstellingen e-mail Bij het in gebruik nemen van de e-mailfunctionaliteit moet elke gebruiker zijn eigen instellingen aangeven om via een profiel contact te kunnen maken met de e-mailbox en het gebruik van de diverse functionaliteiten. Hiervoor moet een instellingenscherm worden ingevuld; dit verschijnt zodra u voor het eerst inlogt, mét E-mailautorisatie, of wanneer in de werkbalk van WinRIS in het menu E-mail de optie Instellingen wordt geselecteerd.

Deze persoonlijke instellingen hoeven maar eenmalig te worden ingesteld om in de volgende keren dat WinRIS gebruikt wordt de E-mailmodule te kunnen gebruiken.


40

In dit scherm moet u (eenmalig) een aantal velden invullen om de e-mail goed te kunnen verwerken in WinRIS: •

Te gebruiken E-mail profiel: Dit is het belangrijkste veld van dit scherm. Hierin wordt aangegeven welk E-mailprofiel voor deze gebruiker zal worden gebruikt om de emailberichten vanuit de E-mailbox op te halen en om de uitgaande berichten te kunnen versturen. Hierin vult u letterlijk het profiel in zoals u dat in het eerste deel van dit hoofdstuk hebt genoteerd. Voor alle duidelijkheid: hierin niet uw e-mailadres invullen!

•

Login-venster tonen: Dit veld heeft (nog) geen functie binnen de E-mailmodule.

•

Outlook of Groupwise: Kies hier welk programma u gebruikt voor uw e-mail.

•

Inhoud standaard e-mail: In dit scherm kan een tekst worden geplaatst die onder alle door deze gebruiker verzonden e-mailberichten zal worden neergezet. Dit kan beschouwd worden als de standaardtemplate voor alle te verzenden e-mailberichten.

Tip: In de standaard e-mail bij Inhoud standaard e-mail kunnen twee samenvoegvelden worden geplaatst; de datum van versturen en de aanhef van de contactpersoon. Hiervoor moeten deze in hoofdletters tussen < > worden geplaatst: en . Deze kunnen dan tijdens het aanmaken van het bericht worden ingevuld door de knop “codes invoegen” aan te klikken in het scherm voor snel E-mail verzenden. Dit werkt alleen als er vanuit WinRIS een mail verstuurd wordt en als het vinkje uitstaat bij MS Outlook gebruiken om e-mail op te maken. •

E-mail accorderen voor: Wanneer u e-mailberichten vanuit uw e-mailprogramma binnenhaalt, zouden daar ook berichten tussen kunnen zitten die niet in WinRIS thuishoren (privé e-mail, reclameboodschappen etc.). Door middel van een accoordeerfilter kunt u deze boodschappen al uitfilteren alvorens deze in WinRIS zouden worden opgeslagen. Het al of niet gebruiken van dit filter kunt u door middel van deze instelling bepalen.


41

In deze groep velden kunt u aangeven of • •

•

Alle e-mailberichten door u moeten worden bekeken en desgewenst doorgesluisd naar WinRIS of juist niet (dan blijft het bericht nog wel in de IN-box van het e-mailprogramma staan). Kies hiervoor de optie alle berichten. Alle berichten waarvan in WinRIS het E-mailadres van de afzender bekend is en automatisch moeten worden doorgesluisd als actieregel naar WinRIS bij de betreffende contactpersoon. Echter alle berichten waarvan het e-mailadres van de afzender niet bekend is, moeten alsnog handmatig worden bekeken en verwerkt. Kies hiervoor de optie Berichten met een onbekend adres. Elk bericht automatisch in WinRIS moet worden ingevoerd. Hierbij zullen e-mailberichten waarvan de afzender onbekend is, naar een speciaal daarvoor gedefinieerd bedrijf en contactpersoon gaan.

Overigens zullen de e-mailberichten niet verplaatst, maar gekopieerd worden naar WinRIS. Elk bericht blijft altijd (als gelezen gemarkeerd) in Outlook aanwezig. Tip: Wanneer u besluit alle e-mailberichten automatisch in WinRIS te laten importeren, zullen deze als actie in uw te-doenlijst verschijnen en ook als pop-up worden getoond. Op die plaats heeft u de mogelijkheid om niet gewenste mail alsnog te filteren. Het voordeel van deze methode is dat u de mailtjes maar éénmaal hoeft te bekijken en direct kunt verwerken. Wanneer u de mails eerst filtert, krijgt u de mail in het filter getoond, maar zullen ze na akkoord ook nog eens in uw te-doenlijst verschijnen alwaar u de mailtjes alsnog moet verwerken (afhandelen, beantwoorden etc.). •

Ophalen en verzenden bij start: Door dit aan te vinken zal WinRIS na het opstarten direct de e-mails verzenden die klaar staan om verzonden te worden voor de betreffende medewerker, en ontvangen.

•

Automatisch ophalen en verzenden: Deze optie zal indien aangevinkt periodiek de email automatisch verzenden en ophalen vanuit en in WinRIS. Dit gebeurt dan met tussenpozen van het aantal minuten die in het bijbehorende intervalveld zijn ingevuld.

•

Fouten bij ophalen en verzenden direct melden: Als er tijdens het ophalen en verzenden van de e-mail fouten optreden (zoals een onmogelijk bestaand e-mailadres), zal WinRIS direct een foutmelding geven met de mogelijkheid om het verzenden te annuleren. Dit gebeurt alleen bij aanvinken van deze optie. Is deze niet aangevinkt, dan zal de foutmelding wel in het inlogscherm zichtbaar zijn, maar zal WinRIS het verzenden en ontvangen blijven voortzetten.

•

Andere medewerkers mogen mijn E-mail ophalen en verzenden: Door dit vinkje aan te zetten is het voor andere gebruikers mogelijk om uw e-mail op te halen in WinRIS (zie paragraaf Ophalen en verzenden voor).

•

MS Outlook gebruiken om e-mail op te maken: Deze optie kan alleen worden gebruikt als er gebruik wordt gemaakt van de Outlook Add-in. Wannneer dit vinkje aanstaat, wordt de template (het sjabloon) van MS Outlook gebruikt dat ingesteld is bij Sjabloon (volgende alinea). Wanneer dit vinkje uitstaat kan er gebruik worden gemaakt van de sjablonen die in WinRIS gemaakt zijn. De sjablonen kunnen worden gemaakt onder het menu Applicatiebeheer (zie verderop hoofdstuk Direct E-mail). Let wel: dit zijn sjablonen in platte tekst, dus geen HTML opmaak.

•

Sjabloon: Hier kan naar een template (OFT. bestand) worden verwezen (d.m.v. een pad). Dit template is alleen te gebruiken wanneer de optie MS Outlook gebruiken om e-mail op te maken aan staat. Als er een e-mailactie wordt gestart vanuit WinRIS wordt er een scherm in outlook geopend met een template (sjabloon). De lay-out van de template is in MS Outlook aan te passen. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van html. De lay-out van een template kan daardoor naar persoonlijke wens aangepast worden of in de huisstijl van uw bedrijf. Er kan geen gebruik worden gemaakt


42

van invoegvelden van WinRIS. •

Log bestand: Door in het bijbehorende veld een bestandsnaam (inclusief het pad er naartoe) zonder extensie in te voeren, zal elke ophaal- en verzendactiviteit binnen WinRIS worden geregistreerd in een logfile met de ingevoerde naam. Dit logfile wordt steeds aangevuld met nieuwe informatie om periodiek een overzicht van eventueel opgetreden fouten te kunnen maken.

•

Ophalen en verzenden voor: Deze optie werkt alleen wanneer u gebruik maakt van MS Exchange-server! In het onderstaande overzicht worden alle medewerkers aangegeven waarvoor e-mail wordt opgehaald bij het activeren van Verzenden en ontvangen. Gebruikers kunnen echter alleen aan deze lijst worden toegevoegd als in de E-mailinstellingen van die gebruiker daarvoor toestemming is gegeven (de optie Andere medewerkers mogen mijn E-mail ophalen en verzenden moet in hun instellingen geactiveerd zijn, zie boven). Door de knoppen en toegevoegd en van de lijst worden verwijderd.

kunnen medewerkers aan de lijst worden

Let op: Om e-mail voor anderen te kunnen ophalen, moet de profielnaam waarmee uw collega e-mail ophaalt een andere naam hebben dan uw eigen profiel. Dit profiel moet, naast uw eigen profiel, ook worden aangemaakt op uw werkstation. Tevens moet u volledig beheer over de mailbox van uw collega hebben. Neem hiervoor contact op met uw systeembeheerder.

E-mail verzenden en ontvangen Het moment van verzenden en ontvangen van e-mail in WinRIS wordt bepaald door: • De instellingen van de gebruiker (deze kan hebben bepaald dat er moet worden verzonden en ontvangen bij het opstarten, of dat er automatisch periodiek moet worden verzonden en ontvangen. Deze periode is in te stellen in de gebruikers e-mailinstellingen). • Door in de werkbalk onder het menu E-mail één van de de opties Nu zenden Nu ontvangen Nu zenden en ontvangen te activeren. Op dat moment verschijnt het logscherm waarin wordt weergegeven wat er gebeurt:


43

Bij verzenden: Alle klaarstaande berichten worden vanuit WinRIS naar de E-mailapplicatie gestuurd, waarna deze berichten daadwerkelijk worden verstuurd. De bijbehorende acties worden in WinRIS afgehandeld. Bij ontvangen: Postvak In van MS Outlook wordt nagezocht op nieuwe (ongelezen) berichten om te kunnen kopiëren naar WinRIS. E-mail ontvangen Nadat WinRIS e-mail heeft ontvangen, zal WinRIS de binnengekomen berichten afhandelen in WinRIS volgens de E-mailinstellingen:

Is in deze instellingen bepaald dat geen enkel bericht moet worden geaccordeerd, dan zullen na het “verzenden en ontvangen” alle berichten doorgestuurd worden naar de WinRIS-database. Hierbij zullen de afzenders van alle berichten worden geanalyseerd: Is het e-mailadres van de afzender gelijk aan dat van een binnen WinRIS geregistreerde contactpersoon, dan zal bij de betreffende contactpersoon een actieregel worden aangemaakt waarin het bericht zal worden opgeslagen. Is het adres van de afzender onbekend, dan zal het bericht worden opgeslagen als actieregel zonder koppeling aan een bedrijf en contactpersoon. Het kan voorkomen dat de applicatiebeheerder heeft ingesteld dat e-mails waarvan de afzender niet gevonden kan worden wel worden gekoppeld aan een bepaald bedrijf en contactpersoon. In dat geval vindt u de e-mailacties in het actiescherm van dat bedrijf terug. Is in de accordeerinstellingen aangegeven dat berichten met een onbekend adres moeten worden geaccordeerd, dan zullen de adressen die worden “herkend” zoals hierboven beschreven direct in het WinRIS-bestand worden weggeschreven. Is het adres van de afzender onbekend, dan zal het bericht worden getoond in een accordeerscherm. Is in de accordeerinstellingen aangegeven dat alle berichten moeten worden geaccordeerd, dan zal voor elk binnenkomend bericht een accordeerscherm worden getoond, ongeacht of het adres wel of niet wordt herkend. E-mail accorderen

Het accorderen van binnenkomende e-mailberichten moet plaatsvinden afhankelijk van de accordeerinstellingen. Het accorderen van e-mailberichten heeft twee functies: • Het filteren van ongewenste E-mail: tijdens het accorderen van e-mail kan de gebruiker bepalen welke berichten opgeslagen moeten worden in de WinRIS-database en welke worden geweigerd (overgeslagen). • E-mailberichten aan de juiste contactpersoon toewijzen: tijdens het accorderen kan de gebruiker bepalen bij welk contactpersoon van welk bedrijf het bericht moet worden opgeslagen. Het accorderen van e-mail vindt direct na het “verzenden en ontvangen” plaats. Voor elk te accorderen bericht zal een accordeerscherm verschijnen.


44

In het veld E-mail adres wordt het e-mailadres van de afzender getoond. Als dit adres bekend is bij een contactpersoon in WinRIS, dan zal deze contactpersoon in het scherm worden getoond, evenals het bijbehorende bedrijf. Dit gebeurt alleen wanneer u hebt ingesteld dat u alle berichten wilt accorderen. In de andere gevallen zou deze mail automatisch in WinRIS zijn opgeslagen. In het tweede deel van het accordeerscherm wordt het onderwerp en de inhoud van het bericht getoond. Is het e-mailadres van de afzender onbekend, dan kan met de keuzeknoppen naast de velden Bedrijf en Contactpersoon het bericht worden geplaatst in de WinRIS-database. Is er bepaald waar het bericht moet worden opgeslagen, activeer dan de knop Vervolgens zal de volgende vraag gesteld worden:

.

Door deze vraag bevestigend te beantwoorden zal in het contactpersonenscherm van de betreffende persoon het e-mailadres worden ingevuld. Stond daar al een adres ingevuld, dan wordt gevraagd of dit moet worden overschreven. Als het bericht niet in WinRIS opgeslagen hoeft te worden, kan het geweigerd worden door op de -knop te klikken. Het bericht (bijvoorbeeld een privé-bericht of zogeheten “junk mail”) zal dan niet in WinRIS worden geplaatst, maar is alleen in het externe E-mailprogramma (MS Outlook) terug te vinden. Door in het accordeerscherm de knop Wijzigen aan te klikken, is het mogelijk het bericht te wijzigen alvorens deze in WinRIS op te slaan. Berichten verwerken

Het e-mailbericht dat in WinRIS wordt bewaard, wordt opgeslagen als actieregel. Je zou kunnen zeggen dat het e-mailbericht wordt “vertaald”. Hierin worden de verschillende eigenschappen van het e-mailbericht vertaald naar specifieke eigenschappen van een actie. Het onderwerp van de mail wordt opgeslagen als omschrijving van de actie. Wanneer het


45

onderwerp langer is dan 50 tekens zullen de eerste 50 tekens worden opgeslagen in de omschrijving en het volledige onderwerp in de memo worden geplaatst. Het actietype dat bij de actie wordt opgeslagen is een type dat door de applicatiebeheerder als actietype inkomende e-mail is gedefinieerd in de e-mailinstellingen onder het menu applicatiebeheer. De datum en tijd waarop de mail is binnengekomen (niet de datum waarop de mail in WinRIS wordt ingelezen) wordt vastgelegd in de datum en begintijd van de actieregel. De tekst van het e-mailbericht zal als “platte”tekst in de memo van de actie worden opgeslagen. In de memo vindt u daarnaast de “header” van het bericht: hierin staat de informatie over het oorspronkelijke bericht. Deze informatie kan nuttig zijn wanneer de actie door een WinRIS gebruiker wordt aangepast. In de header is dan altijd te zien aan wie de mail oorspronkelijk gericht was, wanneer deze is verstuurd etc.

Eventuele bijlagen (attachments) zullen worden gekopieerd naar een directory (map) die door de applicatiebeheerder is ingesteld. Om een overzicht van de bijlagen te krijgen, kan in het actieonderhoudscherm de bijlagenknop

worden geactiveerd.

De acties waarmee de e-mailberichten zijn opgeslagen in WinRIS zullen niet-afgehandeld zijn. Deze actie zal daarom ook in uw te-doenlijst verschijnen, zodat deze alsnog wordt opgemerkt, gelezen en vervolgens wordt afgehandeld (vergelijkbaar met het als “gelezen” beschouwen van een e-mailbericht in MS Outlook).

Pop-upscherm

Om u nog duidelijker van de binnengekomen berichten op de hoogte te stellen, zal de actie waarin het bericht is opgenomen ook getoond worden door een pop-upscherm. Deze pop-up is standaard blauw, maar deze kleur kan door de applicatiebeheerder zijn aangepast.


46

Dit scherm is hetzelfde als het pop-upscherm dat gebruikt wordt om “gewone” acties van een dwingender karakter te voorzien. Het zal dan ook tussen de andere pop-ups getoond worden in dezelfde frequentie. Deze frequentie is in te stellen onder de gebruikersinstellingen (zie hiervoor de paragraaf Acties als pop-up in het deel WinRIS Basis). De omschrijving van het bericht: in de regel direct links onder de titelbalk wordt de omschrijving van de actieregel getoond. Als het pop-upscherm blauw is (hetgeen betekent dat het een emailbericht betreft), zal deze omschrijving het onderwerp (de titel) van het oorspronkelijke emailbericht zijn. Datum/Tijd: rechtsbovenin toont WinRIS u de datum en tijd waarop het bericht is ontvangen. Bedrijf, Contactpersoon en E-mailadres: deze waardes geven aan bij welke contactpersoon van welk bedrijf dit bericht is opgeslagen. Indien er in de persoonlijke e-mailinstellingen is ingesteld dat er voor geen enkel bericht geaccordeerd hoeft te worden, kan het zijn dat het bedrijf en contactpersoon, getoond in dit bericht, onjuist zijn; simpelweg omdat het e-mailadres van de afzender niet in WinRIS bekend is. WinRIS plaatst het bericht dan bij een, door de applicatiebeheerder vooraf bepaalde, contactpersoon. Dit kan worden gecorrigeerd door de actie te wijzigen en het juiste bedrijf en de juiste contactpersoon te selecteren (knop Wijzigen). Bericht: hierachter wordt het memo van de actieregel getoond. Op het pop-upscherm zijn een aantal knoppen en keuzerondjes (radiobuttons) te vinden, waarmee de gebruiker de mogelijkheid heeft om deze te verwerken. Bij de drie radiobuttons (Opnieuw melden na X minuten, Niet opnieuw melden en Afgehandeld) kan er gekozen worden voor één van de drie waardes. Opnieuw melden na X minuten: zolang bij het afsluiten van het scherm (door op de OK-knop te klikken) gekozen is voor deze optie zal het bericht na X minuten weer in beeld springen. De waarde voor X is in te stellen bij de persoonlijke instellingen (Menu: Bestand / Instellingen). Niet opnieuw melden: wanneer hiervoor is gekozen, zal het bericht niet meer als pop-up worden getoond, maar zal de achterliggende activiteit nog steeds als niet-afgehandeld worden beschouwd, waardoor deze nog wel zichtbaar is in de te-doenlijst van de medewerker. Afgehandeld: door met deze optie geselecteerd het scherm af te sluiten zal de actie worden afgehandeld, waardoor deze alleen nog in de historie van het betreffende bedrijf terug te vinden is. Rechts naast de radiobuttons zijn twee kleine knoppen te vinden, namelijk een memoknop en een knop met een paperclip.


47

-knop kan worden aangeklikt zodat het volledige e-mailbericht wordt getoond.

De

is voor eventuele bijlagen. Door deze aan te klikken is het mogelijk om een overzicht De knop te krijgen van de bijlagen die bij het bericht zijn opgeslagen. Door het aanklikken van de knop zal van het getoonde bericht het actieonderhoudscherm worden getoond. Hierdoor kunnen er wijzigingen in de actie worden aangebracht. Is het bericht dat in het pop-upscherm staat niet gewenst in de database van WinRIS (is het junkmail of een privé-bericht) dan kan deze uit WinRIS verwijderd worden door de knop aan te klikken. De actie zal dan permanent uit WinRIS verwijderd zijn. De knop geeft u de mogelijkheid direct naar de afzender van de actie (het ontvangen e-mailbericht) een antwoord te sturen. Hiervoor zal het bericht in de memo van een nieuw aangemaakte actie worden geplaatst en een e-mailinvoerscherm worden getoond waarin het bericht kan worden aangemaakt. Het oorspronkelijke bericht zal al in dit nieuwe bericht weergegeven zijn. Zie ook het hoofdstuk over het aanmaken van e-mailberichten. Let op: Ook het antwoord dat verstuurd wordt als e-mail zal als een nieuwe actie in WinRIS worden opgeslagen bij alle geadresseerden.

E-mail verzenden Het is mogelijk om direct vanuit WinRIS e-mailberichten naar contactpersonen te versturen. Hierbij kan tevens worden bepaald of datzelfde bericht naar meerdere contactpersonen moet worden verzonden (ook via Cc en Bcc). Hiervan worden dan in WinRIS acties gemaakt. Deze acties zullen na het aanmaken direct worden verzonden. De aangemaakte berichten (acties) hebben altijd hetzelfde actietype. Alleen acties met dit actietype zullen namelijk als e-mail verstuurd worden. Dit actietype is door de applicatiebeheerder bepaald. Vraag hier naar bij de applicatiebeheerder. Let op: Bij het verzenden van e-mailberichten vanuit WinRIS moet de gebruiker zich realiseren dat een bericht alleen kan worden verstuurd wanneer deze als actie met het speciale e-mailactietype in WinRIS is opgeslagen. Dit geldt ook voor de “Cc” –berichten. Dit betekent dat elke actie met dit actietype door WinRIS automatisch als emailbericht verstuurd zal worden. Het aanmaken van een nieuw e-mailbericht kan op vier verschillende manieren: 1.

Door in het menu E-mail de optie Bericht versturen te selecteren (of sneltoets CTRL+E op het toetsenbord in te drukken).

2.

Door een actie aan te maken met het e-mailactietype.

3. 4.

Door in het actie-onderhoudscherm op de e-mailknop Door te antwoorden vanuit een blauw pop-upscherm.

te klikken.

Bij alle bovengenoemde manieren van aanmaken zal WinRIS een nieuwe actie aanmaken met het vooraf gedefinieerde e-mailactietype. Bij de voorbeelden 3 en 4 betekent dit dat er een extra actie wordt aangemaakt in WinRIS. Die extra actie zal dan als e-mailbericht worden verstuurd. Het onderwerp zal in dat geval worden voorafgegaan door “Re:”.


48

Let op: Naast de bovengenoemde opties is het ook mogelijk door middel van een mail-merge een e-mailbericht te laten samenstellen op basis van een sjabloon. Dit wordt in WinRIS “Direct-mail” genoemd. Hierover later meer. Na het uitvoeren van een van de bovengenoemde mogelijkheden voor het maken van een emailbericht zal een e-mail-invoervenster worden geopend. Hierin kan het bericht worden ingevoerd.

In dit scherm kunt u bepalen naar wie het bericht zal worden verstuurd. In sommige gevallen zal in het venster Aan al een naam staan (wanneer vanuit een actieonderhoudscherm of als antwoord op een blauw pop-upscherm dit venster wordt geopend). U kunt bij het versturen bepalen of en naar wie het bericht moet worden verstuurd als Cc of Bcc. In elk van de drie adresseringsvensters kunnen meerdere contactpersonen worden geplaatst. Klik hiervoor naast het betreffende adresseringsvenster op de knop . Er verschijnt een contactpersonenzoekscherm waarin gezocht kan worden naar de contactpersoon waar het bericht (ook) naartoe gestuurd moet worden. Is de persoon geselecteerd, dan verschijnt deze in de lijst met contactpersonen. E-mailadres invullen

Is van de geselecteerde contactpersoon geen e-mailadres opgeslagen in WinRIS, dan zal de volgende vraag worden gesteld:


49

Wanneer dit bericht verschijnt heeft WinRIS geen e-mailadres van de gekozen contactpersoon kunnen vinden. Wanneer dit adres wel bij de gebruiker bekend is, kan dit direct in het witte invoerveld worden ingevuld, waarna WinRIS dit direct zal opslaan bij de contactpersoon in de database. Hierdoor zal er niet meer om een adres gevraagd worden wanneer deze persoon opnieuw wordt gemaild. Is het e-mailadres van het contactpersoon echt niet bekend, dan kan ervoor gekozen worden om het e-mailadres van het bedrijf waarbij de contactpersoon werkzaam is te gebruiken. Klik daarvoor de keuze Het bericht naar het bedrijf sturen aan. Bij dit bedrijf zal dan natuurlijk wel het e-mailadres moeten zijn ingevoerd. Zoniet, dan kunt u alsnog het e-mailadres van het bedrijf invullen. Is dit ook niet bekend, dan zal WinRIS hier direct een melding van geven en zal de contactpersoon niet toegevoegd kunnen worden.

In het onderste gedeelte van het scherm Snel e-mail verzenden kan het bericht worden ingevoerd. Het eerste veld (één regel hoog) is het onderwerp (subject) van het bericht; dit zal als omschrijving van de aan te maken actie worden opgeslagen in WinRIS. In het tweede, grotere venster kan het tekstbericht worden ingevoerd. Dit zal in de memo van de aangemaakte actie worden opgeslagen in WinRIS. Het bericht kan alleen onopgemaakte tekst bevatten. Let op: In dit scherm kan gebruik gemaakt worden van twee extra codes: en (ingetikt inclusief de vierkante haakjes). Deze codes kunnen dan worden omgezet naar de betreffende aanhef, zoals Geachte mevrouw de Rijk, door tijdens het invullen van het bericht op de knop te klikken. Deze optie werkt echter alleen indien er in het bovenstaande scherm een bericht naar één persoon wordt verstuurd. Wordt het bericht gestuurd naar meerdere personen, dan zal bij het aanklikken van de knop een melding verschijnen. Met het bericht kunnen tevens bijlagen worden meegestuurd (attachments). Deze bijlagen kunnen


50

aan te klikken. Het bijlagescherm zal verschijnen waarin u worden toegevoegd door de bijlagen kunt toevoegen, welke als attachments met de e-mail moeten worden meegestuurd. Zie voor het toevoegen van bijlagen het hoofdstuk over het invoeren en wijzigen van acties in het deel WinRIS Basis. Het bericht verzenden

Zodra het bericht is gemaakt, kan het worden verzonden, door de knop klikken. Het bericht zal dan direct worden verzonden.

aan te

Bij elke contactpersoon dat in één van de adresseringsvensters is ingevoerd, zal een actie worden aangemaakt waarin deze verstuurde mail is beschreven. Dit betekent dat er, ondanks dat er één bericht verzonden is, meerdere acties in WinRIS bij de betreffende personen zijn opgeslagen. In de memo van deze actie kunt u de header van het verstuurde bericht terugvinden, zodat direct te zien is naar wie het bericht verzonden is.

Direct e-mail WinRIS heeft ook de mogelijkheid om e-mailberichten te versturen op basis van een vooraf gedefinieerde template (een sjabloon). De werking ervan is eigenlijk eenvoudig: u heeft een contactpersoon of actie (gekoppeld aan een contactpersoon) geselecteerd in WinRIS en start de direct mail. Hiervoor klikt u de optie Direct email aan in het menu Extra of gebruikt u de sneltoets CTRL+D. U kiest het sjabloon, vult het onderwerp in, past eventueel de tekst aan en plaatst bijlagen, waarna de mail wordt verstuurd. In deze mail kunt u dan gebruik maken van samenvoegvelden zoals u die ook kunt gebruiken bij het samenvoegen met Word (zie het hoofdstuk Mail-merge in het deel Selectie en Mail-merge). Het maken van een template

Een e-mailtemplate is een sjabloon waarin tekst kan worden opgeslagen welke regelmatig als email moeten worden verzonden. Het template kan bestaan uit een standaardtekst, maar kan ook worden voorzien van zogenaamde samenvoegcodes. Deze samenvoegcodes zorgen ervoor dat contactpersoonspecifieke informatie kan worden gebruikt in de tekst (mensen worden met hun eigen naam aangeschreven, de naam van hun bedrijf wordt in het bericht genoemd etc.) De e-mailtemplates worden bewaard in een aparte lijst, de stamtabel E-mailtemplates. Deze stamtabel is alleen aan te passen door een WinRIS-gebruiker die rechten heeft voor de Emailmodule én de rechten om stamtabellen aan te passen. Doe, voor meer informatie over deze rechten, navraag bij de applicatiebeheerder of raadpleeg in deze de WinRIS-handleiding het hoofdstuk Applicatiebeheer. Open, om de stamtabel E-mailtemplates te bekijken, het menu Applicatiebeheer in de werkbalk en klik boven in het uitklapmenu de optie Stamtabellen aan. Hierdoor verschijnt een submenu, waarin


51

de optie E-mailsjablonen aangeklikt kan worden. Hierdoor verschijnt de stamtabel met alle eerder aangemaakte e-mailsjablonen.

, en kunnen sjablonen worden Met de knoppen gemaakt, onderhouden en weggegooid. Bij het maken of wijzigen van een template verschijnt het emailtemplatescherm.

Boven in het scherm staan twee velden: Sjablooncode en Omschrijving sjabloon. Deze twee velden zijn de stamtabelvelden waarmee het template zal worden opgeslagen in de tabel met Emailtemplates, hierbij moet de templatecode uniek zijn in de tabel. Dit geldt niet voor de templateomschrijving. In het grote witte memoveld kan de tekst worden ingevoerd die als E-mail zal worden verstuurd bij de e-mailing. Hierbij kan “platte” tekst worden gebruikt die in dezelfde vorm bij de begunstigde zal aankomen. Er kunnen tabs in de tekst worden geplaatst; deze dienen dan te worden ingevoerd als CTRL+TAB. Bij het samenstellen van de e-mailtekst kan ook van samenvoegcodes gebruik gemaakt worden. Samenvoegcodes zijn stukjes tekst die tijdens het genereren van de mailing zullen worden omgezet in een tekst die betrekking heeft op degene naar wie het bericht zal worden verzonden. De samenvoegcodes zijn herkenbaar aan de vierkante haakjes < en > die eromheen staan. Voorbeeld: zal in het uiteindelijk te versturen bericht worden omgezet in de tekst Geachte heer Jansen als deze naar de heer Jansen wordt verstuurd, of in Geachte mevrouw de Boer als mevrouw de Boer wordt aangeschreven.


52

Om een samenvoegcode in het bericht te verwerken kan het driehoekje naast Veld worden aangeklikt. Er verschijnt een rij met velden waar door middel van de schuifbalk doorheen gebladerd kan worden.

Klik het gewenste veld uit de lijst aan en klik vervolgens op Invoegen. Op de plaats waar de cursor in het bericht staat, zal het veld als samenvoegcode worden ingevoegd. In principe kan elk veld uit WinRIS als samenvoegcode in een e-mailbericht worden opgenomen (ook project- of forecastvelden). Houd er echter rekening mee dat, wanneer gebruik gemaakt wordt van bijvoorbeeld actievelden, het sjabloon alleen gebruikt kan worden wanneer vanuit een actieregel wordt samengevoegd. Voegt u samen vanuit een contactpersoon en is in het sjabloon gebruik gemaakt van actie-samenvoegvelden, dan zullen deze niet juist worden samengevoegd (er is dan immers geen actie-informatie voorhanden). Het samenvoegen Wanneer er door de applicatiebeheerder e-mailsjablonen zijn aangemaakt, kunt u gebruik maken van de direct E-mailfunctionaliteit. Zodra u een contactpersoon of actie hebt geselecteerd, start u de Direct e-mail via de sneltoets CTRL+D. Hierdoor verschijnt de Direct-mailwizard.

U ziet dat de informatie van de geselecteerde persoon of de geselecteerde actie direct in de wizard verwerkt is. Kies bovenin het scherm met behulp van de zoekknop het sjabloon dat u voor de e-mail wilt . gebruiken. En klik op Hierdoor verschijnt stap 2 van de wizard waarin u de mail verder kunt definiëren.


53

In dit wizardscherm bepaalt u de omschrijving die met de mail wordt meegestuurd en kunt u tevens wat eigenschappen meegeven met de actie die zal worden aangemaakt in WinRIS. dan krijgt u het (samengevoegde) bericht te zien en kunt u ook daar nog Klikt u op de knop aanpassingen in aanbrengen alvorens de mail te versturen. Wanneer u tevreden bent met het resultaat, klikt u op de knop klaargezet. Hiervan krijgt u een melding:

. Hierna wordt het e-mailbericht in WinRIS

Het bericht staat nu in de wachtrij om verzonden te worden. De eerstvolgende keer dat u de optie Nu Zenden of Nu ontvangen activeert, wordt dit mailbericht naar het contactpersoon verzonden. Het bericht zal tevens als actie worden opgeslagen in WinRIS, tenzij in het wizardscherm het vinkje verwijderen na verzenden is aangekruist. In dat geval zal na het verzenden de actie uit WinRIS worden verwijderd.


54


55

E-mailings verzorgen Inleiding Het is met WinRIS tevens mogelijk om mailings via e-mail (e-mailings) naar contactpersonen te versturen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een selectie en een template (sjabloon) voor het bericht. Deze worden tijdens de mailing verwerkt tot een e-mailing. De mailing zal elke contactpersoon een eigen e-mailbericht sturen, daardoor kan elke contactpersoon in het bericht met zijn of haar naam, bedrijfsnaam et cetera worden aangeschreven. Hierbij dient wel te worden aangetekend dat meegestuurde bijlagen ook zo vaak worden verstuurd als er contactpersonen worden gemaild. Dit kan dus in sommige gevallen een behoorlijke belasting van de emailverbinding tot gevolg hebben. Houd hier rekening mee tijdens het genereren van een e-mailing. Tip: De e-mailing die u rechtstreeks vanuit WinRIS verstuurt, bestaat uit platte tekst. Het is niet mogelijk enige opmaak aan de verstuurde mails mee te geven. Wilt u e-mailings versturen met daarin plaatjes, links en opgemaakt volgens uw eigen huisstijl, maak dan gebruik van de WinRIS E-marketingmodule. Zie hiervoor het deel E-marketing . Het maken van een e-mailing in WinRIS bestaat uit drie afzonderlijke stappen: 1. 2. 3.

Het maken van een selectie en deze bewerken voor gebruik in een e-mailing. Het maken van een e-mailtemplate waarin het bericht wordt gemaakt dat zal worden verstuurd, inclusief samenvoegcodes. Het uitvoeren van de e-mailwizard.

Het maken van de selectie voor de e-mailing Alvorens een e-mailing verstuurd kan worden, dient te worden bepaald naar welke contactpersonen deze mailing verstuurd dient te worden. Hiervoor moet een selectie (dynamisch of een contactpersonenlijst) worden gemaakt met behulp van de Selectiemodule. Zie voor het maken van een selectie of contactpersonenlijst het gedeelte Selectie in het deel Selectie en Mail-merge. De selectie waarmee de e-mailing wordt bewerkt, moet onder andere twee velden bevatten die de verplichte e-mailvelden worden genoemd. De verplichte e-mailvelden zijn: • •

Bedrijfsvolgnummer (Tabel:Bedrijf, Veld:Volgnummer); Contactpersoonscode (Tabel:Contactpersoon,Veld:Code).

Overigens, deze twee velden zijn dezelfde velden als degene die nodig zijn voor het maken van een contactpersonenlijst. De selectie moet tevens minimaal één veld bevatten waarin het e-mailadres wordt getoond waarnaar


56

de e-mailing moet worden gestuurd. Dit hoeft niet perse het e-mailadres van de contactpersoon te zijn, maar kan ook een privé e-mailadres (voor een privé e-mailing) of het e-mailadres van het bedrijf zijn. Dit veld wordt gemarkeerd als het “e-mailveld”. Om deze markering aan te brengen moet het selectie-onderhoudscherm worden geopend, het te markeren veld worden geselecteerd (door het éénmaal met de linker muisknop aan te klikken) en vervolgens het vakje E-mail veld aan te vinken.

Het e-mailbericht dat voor een contactpersoon zal worden gegenereerd, wordt gestuurd naar het emailadres dat is opgeslagen in dat veld. Tip: Om ervoor te zorgen dat alle contactpersonen in de lijst daadwerkelijk worden gemaild, moet men er wel zeker van zijn dat van de betreffende contactpersoon of het bijbehorende bedrijf een e-mailadres bekend is. Zo niet, dan heeft het geen zin de persoon in de lijst op te nemen. Het is daarom verstandig om in de betreffende selectie een criterium mee te nemen dat alleen een contactpersoon in de lijst opneemt als een e-mailadres ingevuld is. Gebruik daarvoor het volgende criterium: groter dan 0. Maak vervolgens een kopie van de selectie en verander in de kopie het bovengenoemd criterium in: groter dan 0. Maak van beide selecties een contactpersonenlijst en tel deze twee bij elkaar op.

Let op: Als laatste is het noodzakelijk dat alle velden die als samenvoegcode in het sjabloon worden gebruikt (zie de paragraaf over het maken van de e-mailsjabloon) ook als veld in de selectie zijn opgenomen!


57

De e-mailwizard Zodra selectie en template zijn gemaakt (zie hiervoor het deel Selectie en Mail-merge), kan de mailing daadwerkelijk worden gemaakt. Klik in het menu E-mail in de werkbalk de optie Wizard aan. Er verschijnt dan een emailwizardscherm dat bestaat uit twee afzonderlijke stappen. Stap 1

Hierin moeten het e-mailsabloon en de selectie worden gekozen die samengevoegd zullen worden tot een e-mailing. Zie voor het maken van een e-mailsjabloon de gelijknamige paragraaf eerder dit hoofdstuk. . Klik vervolgens op de knop Indien in de gekozen selectie één of meerdere contactpersonen voorkomen waarbij in het gemarkeerde e-mailveld geen e-mailadres staat, dan zal WinRIS gaan zoeken naar het e-mailadres van het bedrijf waarbij de persoon werkt. Het bericht zal daar dan automatisch naartoe gezonden worden. Is ook dit niet ingevoerd in WinRIS, dan verschijnt de volgende melding:

Kiest u voor

dan zal de wizard terugspringen naar stap 1. Kiest u de optie

dan moet voor elk contactpersoon een e-mailadres of een bedrijfse-mailadres worden ingevoerd in het verschijnende scherm.


58

In dit scherm kan het e-mailadres van de contactpersoon worden ingevuld, of kan, door de optie Het bericht naar het bedrijf sturen aan te klikken, het e-mailadres van het bedrijf worden ingevoerd. Alle e-mailadressen die in dit scherm worden ingevoerd, zullen direct worden opgeslagen in het bedrijven- en contactpersonenbestand van WinRIS. Is elk ontbrekend adres ingevuld, dan verschijnt automatisch stap 2 van de e-mailwizard. Stap 2

Wanneer WinRIS een e-mailing moet versturen, zal het van elk te versturen bericht een actie aanmaken met als actietype het voorgedefinieerde e-mailactietype. Deze acties worden in stap 2 gedefinieerd. Deze manier van werken zorgt ervoor dat verstuurde e-mailings altijd worden geregistreerd in de historie van de verschillende bedrijven. Het onderwerp van het te versturen bericht moet worden ingevuld in het veld Omschrijving. Dit zal dus boven het e-mailbericht komen te staan wanneer deze door de ontvanger wordt gelezen. In de historie van het bedrijf zullen de verstuurde berichten onder deze omschrijving worden opgeslagen. In het veld Tijd zet WinRIS automatisch de tijd neer waarop de wizard is gestart. Dit zijn dus de tijd en tijdsduur die aan de actie gekoppeld worden. De velden Actietype en Actiesoort zijn in de e-mailwizard niet benaderbaar, aangezien de applicatiebeheerder heeft bepaald welk actietype er voor uitgaande e-mailberichten is gereserveerd. De naam die in veld Medewerker wordt ingevuld (WinRIS zet daar standaard de naam neer van de gebruiker die de wizard uitvoert) is de medewerker die aan de actie gekoppeld wordt.


59

De overige velden, Project, Prioriteit, Forecast, Kostensoort en Kosten zijn niet verplicht en zullen, indien ingevuld, bij elke aan te maken actie worden ingevuld. De memo- en bijlagenknop hoeven niet in stap 2 van de e-mailwizard te worden gebruikt, zij zijn immers al bij het maken van de e-mailtemplate gedefinieerd en het aanpassen in dit scherm zal alleen effect op het eerste bericht hebben (wanneer de memoknop wordt aangeklikt, is ook te zien dat de samenvoegcodes al zijn verwerkt). Wanneer het niet gewenst is om alle gestuurde e-mailberichten in de historie van de bedrijven op te slaan, kan in het scherm van stap 2 van de e-mailwizard worden aangegeven dat alle aangemaakte acties (die nu eenmaal nodig zijn om de berichten te versturen) na afloop van het verzenden automatisch worden verwijderd. De optie Verwijderen na verzenden moet dan aangeklikt worden.


60


61

Speciale gebeurtenissen en e-mail Inleiding Het is mogelijk om eigen medewerkers vanuit WinRIS berichten te sturen bij speciale gebeurtenissen. Het gaat hierbij om het versturen van een afdruk van de actie bij het aanmaken van een actie (waarschuwen via E-mail) of het sturen van een wijziging van een agenda-afspraak naar een collega (wijzigingen in afspraak doorgeven via E-mail). Deze beide opties werken alleen wanneer de applicatiebeheerder dit mogelijk heeft gemaakt door dit in de systeem e-mailinstellingen te activeren (zie het hoofdstuk Applicatiebeheer) Let op: Bij het versturen van e-mail bij speciale gebeurtenissen zal WinRIS de berichten verzenden naar medewerkers. Deze zijn opgeslagen in de stamtabel medewerkers (zie hiervoor het deel Applicatiebeheer). In deze tabel zullen ook de e-mailadressen van de medewerkers moeten worden ingevoerd, zodat de berichten die WinRIS bij speciale gebeurtenissen verstuurt, kunnen worden gepost.

Waarschuwen via e-mail Bij het aanmaken van een actie kan de medewerker (een collega) buiten WinRIS om van de actie op de hoogte gebracht worden door middel van een e-mailbericht dat zal worden gemaakt van de ingevoerde actie. Dit zal plaatsvinden indien bij het invoeren van de actie in de actiestatus van het actie-onderhoudscherm de optie Waarschuwen via E-mail wordt aangevinkt

Let op: Van de actie zal alleen een e-maibericht worden aangemaakt wanneer de medewerker, geregistreerd in de actie, verschilt met degene die de actie aanmaakt, met andere woorden: u kunt alleen anderen via e-mail waarschuwen, niet uzelf. Wanneer u vervolgens op OK klikt, verschijnt er een klein schermpje met alle collega’s waarvan in WinRIS het e-mailadres is geregistreerd.


62

In dit scherm kunt u, terwijl u de CTRL-toets ingedrukt houdt, extra collega’s aanklikken die deze waarschuwing ook moeten ontvangen. Wanneer aan de actie één of meer bijlagen gekoppeld zijn, verschijnt tevens de vraag of u deze bijlagen met het waarschuwings e-mailbericht wilt versturen. Kies Ja wanneer u dit wilt.

Wanneer het bericht verzonden is, krijgt u daarvan bericht.

Waarna het e-mailbericht direct naar uw collega(’s) wordt verzonden (hiervoor hoeft u niet apart te zenden).


63

Wijzigingen in afspraak doorgeven via e-mail Wanneer voor medewerkers afspraken worden gemaakt, kunnen deze worden geregistreerd in WinRIS door per afspraak een actieregel aan te maken. Deze actieregel zal als actiesoort Agenda hebben. Hierdoor verschijnt een afspraak in de agenda van de betreffende medewerker als geblokte tijd. Deze tijdsblokken kunnen in de dag- of weekagenda door middel van slepen worden verschoven, waardoor ook het tijdstip (en eventueel de datum van de actie) wordt aangepast. Deze handeling kan worden vergezeld door een e-mailbericht. Deze wordt verstuurd naar de medewerker voor wie de afspraak ingepland is (zijn e-mailadres is door de applicatiebeheerder in de medewerkerstabel ingevoerd). Dit wordt echter alleen gedaan als voldaan is aan twee eisen: De applicatiebeheerder moet in de e-mailsysteeminstellingen de optie Wijzigingen in afspraak doorgeven via E-mail aangevinkt hebben. En de afspraak die verschoven wordt, moet van een andere medewerker zijn dan degene die de afspraak verschuift. Met andere woorden: alleen wanneer voor een ander een afspraak wordt verschoven, zal een e-mailbericht worden aangemaakt. Wordt een eigen afspraak verschoven, dan zal dit nooit als e-mail worden verstuurd. Is de actie verschoven en verstuurd als e-mail dan verschijnt ter bevestiging:

Waarna het volgende bericht naar uw collega is verzonden:


64


65

De Outlook-beveiliging In de recentere versies van MS Outlook is door Microsoft een beveiliging ingebouwd die het benaderen van e-mail door externe programma’s (zoals WinRIS) moeilijker maakt. Deze beveiliging is door Microsoft ingebouwd in de strijd tegen virussen die zich vaak via MS Outlook verspreidden. Het gevolg hiervan is dat u, wanneer u gebruik maakt van de WinRIS E-mailmodule u bij het ontvangen en verzenden van e-mail meldingen van deze beveiliging zult zien. De beveiliging zult u tegenkomen in de volgende versies van MS Outlook: • Outlook 2000 met SR-2 • Outlook XP (2002) • Outlook 2003 • Outlook 2007 De beveiliging is niet ingebouwd in de volgende versies: • Outlook 97 • Outlook 98 • Outlook 2000 t/m SR-1 De meldingen worden in deze handleiding behandeld om te voorkomen dat u mocht vermoeden dat er iets fout is ingesteld in WinRIS of MS Outlook. Melding bij mail ontvangen

Wanneer u in WinRIS e-mail ontvangt zal uw Outlookprogramma de volgende melding tonen:

In dit scherm moet u het vinkje Toegang toestaan aankruisen en op wordt de mail alsnog ontvangen. Melding bij-mail verzenden

Wanneer u vanuit WinRIS mail wilt versturen, zal Outlook allereerst het scherm laten verschijnen waarin u dezelfde toestemming moet verlenen als bij het ontvangen van e-mail. Hierna toont Outlook u een venster waarin u enige bedenktijd wordt gegund of u de mail, die WinRIS via Outlook wil verzenden, ook daadwerkelijk wilt verzenden. De bedenktijd wordt weergegeven door een voortgangsindicator.

klikken. Hierna


Pas nadat deze indicator geheel gevuld is, kunt u op de klikken en zal de mail worden verzonden.

66

knop

Bij gebruik van de Outlook Add-in werkbalk in Outlook zal de waarschuwing niet worden getoond.

Let op: Er zijn programma’s in omloop die deze Outlook-meldingen onderdrukken door geautomatiseerd voor u op “ja” te klikken. Hierdoor zult u geen last meer hebben van deze beveiligende maatregelen van MSOutlook. Het gebruik hiervan valt echter onder uw eigen verantwoordelijkheid. WinRIS zal geen ondersteuning bieden op het gebruik ervan.


67

De Outlook-agenda synchronisatiemodule De WinRIS Outlook-synchronisatiemodule kan gegevens uitwisselen met de volgende MS Outlookversies: • MS Outlook 97 • MS Outlook 98 • MS Outlook 2000 • MS Outlook XP • MS Outlook 2003 • MS Outlook 2007 Outlookinstallatie

Voor een correcte werking van de WinRIS Outlook-synchronisatiemodule is een correct werkende Outlook noodzakelijk. Deze kan zowel aangestuurd worden door MS Exchange als door een lokaal geïnstalleerd .PST-bestand.

Welke informatie wordt gesynchroniseerd ? Bij het synchroniseren van de agenda’s van WinRIS en Outlook worden de agenda’s van beide systemen met elkaar uitgewisseld. Grondregel daarbij is dat na afloop van de synchronisatie de inhoud van beide agenda’s identiek is. Dit betekent dat afspraken automatisch zullen worden toegevoegd, gewijzigd en verwijderd wanneer dit nodig is. Hierop kunnen uitzonderingen van toepassing zijn, welke verderop in dit hoofdstuk beschreven staan. Het onderliggende synchronisatiesysteem is gelijk aan dat van de Outlook Add-in. Zie de beschrijving van de Outlook Add-in. Synchronisatie criteria

Wanneer de synchronisatie wordt uitgevoerd, worden vanuit WinRIS alle acties en vanuit Outlook alle afspraken en taken gesynchroniseerd welke voldoen aan de volgende criteria: • •

Synchronisatie data

De WinRIS-actie is gekoppeld aan de medewerker wiens agenda op dat moment wordt gesynchroniseerd. De WinRIS-actie of Outlook-afspraak/taak heeft een uitvoeringsdatum die in de toekomst ligt of welke niet ouder is dan 7 dagen (dit geeft u 7 dagen de gelegenheid om gespreksnotities in Outlook of op uw PDA bij te werken nadat de afspraak heeft plaatsgevonden).

Van elke afspraak zal de omschrijving worden gesynchroniseerd. Wanneer het een omschrijving uit Outlook betreft die langer is dan 50 tekens, zal de omschrijving worden afgebroken na vijftig tekens. Wanneer de actie in WinRIS gekoppeld is aan een bedrijf en contactpersoon, dan worden de volgende gegevens naar het beschrijvingsveld van Outlook gesynchroniseerd: • • • • •

Naam van het bedrijf Naam van de contactpersoon Adres van het bedrijf Telefoonnummer van het bedrijf Mobiele telefoonnummer van de contactpersoon

De naam van het bedrijf, de naam van de contactpersoon en de vestigingsplaats van het bedrijf worden in het locatieveld geplaatst in MS Outlook. , , Het memo van de WinRIS-actie zal worden omgezet naar het deel van het memoveld onder de


68

scheidingslijn (stippellijn). Alle tekst die in Outlook onder deze scheidingslijn wordt ingevoerd of aangepast, zal bij synchronisatie in het corresponderende actiememo van WinRIS worden geplaatst. Let op: In Outlook mogen alleen ónder de scheidingslijn van het memoveld notities worden gemaakt. Wanneer u de informatie boven de scheidingslijn wijzigt, zal het volledige memo van Outlook (inclusief de gewijzigde tekst van boven de scheidingslijn) in het WinRIS-actiememo geplaatst worden. Dit zal erin resulteren dat vanuit WinRIS een nieuw blok met bedrijfs-/contactpersoonsgegevens in het Outlookmemo wordt toegevoegd.


69

De Outlook-synchronisatie instellen Om de synchronisatie tussen WinRIS en MS Outlook goed te laten verlopen, is het noodzakelijk vooraf een aantal zaken juist in te stellen. Een deel van de instellingen zal gedaan moeten worden door de applicatiebeheerder en een deel kunt u als gebruiker zelf instellen. In de onderstaande beschrijving zal worden vermeld of de aanpassingen door uzelf of door de applicatiebeheerder kunnen/moeten worden gedaan. Autorisaties

De eerste stap naar de synchronisatie van de agenda tussen WinRIS en Outlook is het toekennen van de autorisatie om te synchroniseren. Hiertoe moet de applictiebeheerder u (op afdelingsniveau of persoonlijk) de autorisatie Agenda-synchronisatie met Outlook en E-mail-module toekennen. Zie hiervoor het hoofdstuk Gebruikers en autorisaties van het deel Applicatiebeheer.

Door deze autorisatie verschijnt een extra menu-optie:

Let op: Wanneer, ondanks de toegekende autorisatie, de menu-optie Outlook niet verschijnt, gebruikt u een licentie waarin de Outlook-synchronisatie niet is geactiveerd. Dit kan betekenen dat uw bedrijf deze module niet heeft aangeschaft of dat u een verkeerde (oude) licentie gebruikt. Neem hiervoor contact op met uw applicatiebeheerder.


70

De systeeminstellingen Wanneer een afspraak, gemaakt in Outlook, door middel van de synchronisatie in de agenda van WinRIS geplaatst wordt, zal deze worden opgeslagen als actie. Door middel van de systeeminstellingen wordt centraal bepaald onder welke voorwaarden deze actie zal worden opgeslagen. Deze systeeminstellingen kunnen alleen door een aplicatiebeheerder worden doorgevoerd. Open hiervoor in het menu Applicatiebeheer de optie Systeeminstellingen. Hierdoor verschijnt een systeeminstellingenvenster met een aantal tabbladen. Klik het tabblad met de titel Outlook sync. aan. De volgende velden verschijnen:

Via deze velden bepaalt u hoe afspraken en taken vanuit Outlook in WinRIS zullen worden opgeslagen. Synchronisatie agenda

•

Standaard bedrijf: wanneer u, door middel van de zoekknop naast het veld, een bedrijf selecteert, zal elke actie standaard worden gekoppeld aan dit bedrijf.

•

Standaard contactpersoon: de actie wordt standaard aan deze persoon toegewezen.

Tip: Het is het meest gangbaar de geïmporteerde actie niet standaard aan een bedrijf en/of contactpersoon te koppelen. Hiervoor kunt u simpelweg beide velden leeglaten. Het is dan later altijd mogelijk om per actie (afspraak of te-doen) alsnog het juiste bedrijf en de juiste contactpersoon toe te voegen. •

Standaard actietype: wanneer de actie wordt geplaatst in WinRIS krijgt deze het actietype dat u hierbij invult. U krijgt via de zoekknop naast het veld slechts de keuze uit de actietypes die als standaard actiesoort agenda hebben. De applicatiebeheerder kan een standaard actie aanmaken voor alle afspraak-acties vanuit Outlook.


71

•

Standaard actietype evenementen: wanneer evenementen (gebeurtenissen die de hele dag duren) vanuit Outlook worden toegevoegd aan WinRIS zullen ook deze als actie worden aangemaakt in WinRIS. Het actietype dat voor deze acties gebruikt wordt, moet u hierin bepalen.

•


Tip: Om snel te kunnen zien dat een afspraak uit Outlook afkomstig is, kunt u eventueel een speciaal actietype gebruiken (bijvoorbeeld “actie vanuit Outlook”) met een afwijkende kleur in de agenda.

Synchronisatie te doen acties

•

Standaard bedrijf: wanneer u, door middel van de zoekknop naast het veld, een bedrijf selecteert, zal elke te doen actie standaard worden gekoppeld aan dit bedrijf.

•

Standaard contactpersoon: de te-doen-actie wordt standaard aan deze persoon toegewezen.

•

Standaard actietype: wanneer de taak wordt geplaatst in WinRIS krijgt deze het standaard actietype dat u hierbij invult. U krijgt via de zoekknop naast het veld slechts de keuze uit de actietypes die als standaard actiesoort agenda hebben. De applicatiebeheerder kan een standaard actie aanmaken voor alle te-doen-acties vanuit Outlook (taken).

•


De gebruikersinstellingen Nadat de systeeminstellingen door de applicatiebeheerder zijn ingesteld, zal elke gebruiker zelf een aantal persoonlijke gebruikersinstellingen moeten doorvoeren. Deze instellingen hoeven niet door de applicatiebeheerder te worden ingevuld, maar kunnen door elke gebruiker met Outlooksynchronisatierechten zelf worden ingesteld. De instellingen zijn onder te verdelen in een aantal stappen: De koppeling met het Outlook-profiel leggen Het bepalen van de synchronisatiemodus Het bepalen of de synchronisatie periodiek geautomatiseerd moet plaatsvinden. Daarnaast kan elke gebruiker bepalen of zijn agenda door anderen gesynchroniseerd mag worden en of hij/zij agenda’s van collega’s synchroniseert (deze laatste optie is alleen mogelijk bij gebruik van MS Exchange-server) Koppeling met Outlook maken

Om WinRIS met Outlook te laten synchroniseren is het noodzakelijk om in WinRIS vast te leggen hoe deze de agenda van Outlook kan benaderen. Hiervoor zijn twee methodes mogelijk: • Benadering van de agenda op een MS Exchange-server • Koppeling met een profiel MS Exchange-server Wanneer uw bedrijf gebruik maakt van een centrale Outlookagenda op basis van MS Exchangeserver, worden alle afspraken centraal opgeslagen. Hierdoor is het mogelijk agenda’s te delen en elkaars agenda in te zien (en eventueel te wijzigen). Wanneer een Exchange-server is geïnstalleerd, is het voor WinRIS-gebruikers mogelijk de eigen agenda, maar ook elkaars agenda te synchroniseren.


72

Om WinRIS te laten communiceren met de Exchange-server, moet uw applicatiebeheerder uw exchange-alias invoeren in de medewerkerstabel. Koppeling met een profiel Wanneer uw bedrijf geen MS Exchange-server heeft, worden afspraken in Outlook opgeslagen in een apart bestand (dit bestand heeft de extensie .PST). In dit geval kan de WinRIS-gebruiker alleen zijn/haar eigen agenda synchroniseren. De koppeling met Outlook wordt tot stand gebracht door middel van het profiel dat op uw werkstation is ingesteld (vergelijkbaar met de wijze waarop de E-mailmodule Outlook benadert, zie het hoofdstuk over de WinRIS E-mailmodule). Om te controleren wat de naam van het profiel is moet u het volgende doen: Open het configuratiescherm van Windows (“Control panel” in de Engelstalige versie) en kies de optie Post of E-mail.

Hierdoor verschijnt een scherm dat afhankelijk is van uw versie van Outlook. Voor Outlook 97, 98 of Outlook 2000:


73

Voor Outlook XP of Outlook 2007:

Klik op de knop Profielen weergeven voor een lijst met de aanwezige profielen.

Wanneer deze lijst uit slechts één regel bestaat, dan is direct duidelijk welk profiel gebruikt wordt voor uw Outlook-agenda. Staan er meerdere neem dan contact op met uw systeembeheerder. Deze kan u vertellen welk van de getoonde profielen gebruikt wordt voor het ophalen van uw e-mail. Noteer de precieze naam van het profiel. Keer nu terug naar WinRIS en kies in het Outlook-menu de optie Instellingen. Hierdoor verschijnt het onderstaande scherm:


74

In het eerste veld van dit scherm (Te gebruiken profiel) vult u de naam van het profiel in dat u zojuist had opgezocht in het configuratiescherm. Hiermee is de koppeling met Outlook gelegd. Let op: Wanneer uw applicatiebeheerder uw Exchange-alias heeft ingevoerd in de medewerkerstabel, dan zal het profiel dat u in het bovengenoemde instellingenscherm hebt ingevuld, niet worden gebruikt. De instelling van het exchange-alias wordt door WinRIS geprevaleerd boven de instelling van het profiel !!

Synchronisatie modus

Onder het ingevulde profiel vind u het veld Modus. Dit heeft betrekking op de wijze waarop WinRIS omgaat met de afspraken en acties die gesynchroniseerd worden. Er kan één van de volgende synchronisatiemodi worden toegekend: 0: WinRIS is leading. Wanneer u deze modus gebruikt worden alleen de afspraken vanuit WinRIS naar Outlook geëxporteerd. Vanwege de grondregel dat na de synchronisatie de agenda’s gelijk moeten zijn, betekent dit dat tijdens de synchronisatie alle afspraken, gemaakt in Outlook, worden verwijderd! 1: Outlook is leading. Wanneer u deze modus gebruikt worden alleen de afspraken vanuit Outlook in WinRIS geïmporteerd. Vanwege de grondregel dat na de synchronisatie de agenda’s gelijk moeten zijn, betekent dit dat tijdens de synchronisatie alle agenda-acties, gemaakt in uw WinRISagenda, worden verwijderd! 2: Automatisch. Deze modus wordt het meeste gebruikt. Het zorgt voor een automatische synchronisatie van alle afspraken, gemaakt in zowel WinRIS als Outlook. Alle nieuwe afspraken worden automatisch toegevoegd “aan de andere kant” en verwijderingen van afspraken zullen ook automatisch worden doorgevoerd. Wanneer een bestaande afspraak aan één of zelfs beide kanten wordt gewijzigd tussen twee synchronisaties door, zal de wijziging die het meest recent is doorgevoerd de voorrang krijgen.


75

3: Vragen. Wanneer u deze modus activeert, worden alle afspraken die in één van de systemen zijn toegevoegd automatisch ook “aan de andere kant” doorgevoerd. Wanneer een bestaande afspraak is verwijderd of gewijzigd, krijgt u hiervan een melding en kunt u op dat moment bepalen of en zo ja, welke wijziging/verwijdering u wilt doorvoeren. Let op: De modi 0 en 1 worden in de regel slechts gebruikt om een eenmalige export of import van afspraken in of uit WinRIS te doen. Wanneer u dit voor de eerste maal doet, kunt u daarvoor zelfs de automatische modus gebruiken. Wanneer u echter één van beide zijden hebt gewist (door stroomgebrek is uw PDA-inhoud gewist of u heeft al eerder tussen WinRIS en uw lokale Outlook gesynchroniseerd, maar besluit voortaan met de centrale Outlook-agenda van het bedrijf te synchroniseren) dan start u dus weer met een lege agenda. Wanneer u dan synchroniseert onder de automatische modus, zullen de afspraken beschouwd worden als verwijderd uit Outlook (recenter dan het plaatsen van de afspraak) en zullen dus ook uit WinRIS verwijderd worden! Op dat moment zult u, om uw afspraken in WinRIS te behouden, eenmalig de synchronisatiemodus moeten omzetten naar 0:WinRIS leading! WinRIS heeft een beveiliging ingebouwd tegen het onopzettelijk verwijderen van te veel gegevens. Het zou bijvoorbeeld kunnen voorkomen dat de modus verkeerd is ingesteld. In dat geval zouden er veel gegevens verloren kunnen gaan. Om dat te voorkomen zal WinRIS normaliter niet meer dan 20 acties in één keer verwijderen. Als dit wél moet gebeuren, moet het vinkje worden aangezet.

Logbestand

U kunt ervoor kiezen van het synchroniseren een logbestand aan te laten maken. In dit logbestand worden alle regels die in het synchroniseerscherm verschijnen opgeslagen. Hierin kunt u dan later terugvinden of activiteiten zijn gesynchroniseerd en zo ja, vanaf wanneer (van de afspraken worden dan slechts de actienummers getoond, welke u in de WinRIS-database kunt terugvinden). Het verdient aanbeveling het logbestand op de lokale PC aan te maken. Zie het hoofdstuk Synchronisatie configureren voor informatie over de andere tabbladen.

Delegeren

Het laatste tabblad is alleen van toepassing bij gebruik van een MS Exchange-server. Deze maakt het mogelijk om collega’s elkaars Outlookagenda met WinRIS te laten synchroniseren. Hiervoor dient de exchange-alias van de WinRIS-gebruikers te zijn vastgelegd in de medewerkersstamtabel (zoals uitgelegd in het begin van deze paragraaf).

Het eerste veld in het tabblad vinkt u aan wanneer u het andere WinRIS-gebruikers mogelijk wilt maken uw agenda te synchroniseren. In de grid eronder ziet u een opsomming van medewerkers van wie u de agenda synchroniseert. Dit


76

lijstje kunt u aanvullen door op de knop te klikken. Er verschijnt dan een lijst met WinRIS-gebruikers die anderen toestemming hebben gegeven hun agenda te synchroniseren. Zodra de synchronisatie start, worden alle agenda’s uit deze lijst achtereenvolgens gesynchroniseerd. Tip: Om alle agenda’s zoveel mogelijk up-to-date te houden, zou u kunnen overwegen een PC in te stellen als “Synchronisatie-station”. U installeert daarop WinRIS, logt in als Applicatiebeheerder en stelt in dat deze alle agenda’s van alle medewerkers synchroniseert. Tevens stelt u in dat de synchronisatie elk kwartier wordt uitgevoerd. De gebruikers hoeven zich dan niet meer bezig te houden met de synchronisatie. Zodra u alles goed heeft ingesteld, start u WinRIS opnieuw op om alle instellingen te activeren. U bent dan klaar om uw agenda te synchroniseren.

Het starten van de synchronisatie De agenda-synchronisatie tussen WinRIS en MS Outlook (zonder gebruik te maken van de Outlook Add-in) wordt altijd vanuit WinRIS geactiveerd. Dit betekent dat het WinRIS-programma op dat moment geopend moet zijn. WinRIS zorgt er vervolgens voor dat de Outlook-agenda wordt geactiveerd. Het is dan ook niet perse nodig dat MS Outlook op dat moment gestart is. Het synchroniseren geschiedt in de eerste plaats onder invloed van de interval-instellingen van de gebruiker (zie de paragraaf Gebruikersinstellingen van dit hoofdstuk). Dit betekent dat de synchronisatie plaatsvindt na het starten van WinRIS of na een ingestelde periode. Ook kunt u handmatig de synchronisatie starten door de knop in de knoppenbalk aan te klikken, de sneltoets F12 op uw toetsenbord te gebruiken of in het menu Outlook de optie Nu synchroniseren aan te klikken. Het synchroniseren

Nadat de synchronisatie is gestart, verschijnt een klein venster waarin de voortgang van de synchronisatie wordt getoond. Zolang dit scherm in beeld is, kunt u niet met WinRIS werken.

In het synchronisatieproces kunt u drie fases onderscheiden. Als eerste wordt de Outlook-agenda geopend. Wanneer MS Outlook op dat moment geopend is, zal dit sneller gaan dan wanneer MS Outlook door WinRIS moet worden geopend. Hierna zal de WinRIS-agenda worden doorlopen, op zoek naar afspraken die moeten worden gesynchroniseerd. Van elke gevonden afspraak wordt afzonderlijk bekeken of deze al eerder is gesynchroniseerd.


77

Nee: dan zal de afspraak worden toegevoegd aan MS Outlook (tenzij de synchronisatiemodus ingesteld staat op Outlook is leading; in dat geval wordt de afspraak uit WinRIS verwijderd). Ja: dan wordt gecontroleerd of er verschil bestaat tussen de afspraak in WinRIS en de afspraak in MS Outlook. Het verschil wordt dan, afhankelijk van de ingestelde modus, bijgewerkt. Staat de synchronisatiemodus op Vragen, dan zal een scherm verschijnen waarin de afspraak uit zowel WinRIS als MS Outlook wordt getoond. U dient dan zelf te bepalen welke afspraak u wilt behouden.

Kies voor versie van de afspraak te behouden.

of

om de gewenste

Om de keuze voor één van beide te vergemakkelijken, geeft WinRIS d.m.v. een Asterisk aan welke van de twee afspraken het meest recent gewijzigd is. Wanneer alle afspraken van WinRIS op deze wijze zijn gecontroleerd, vindt deze verwerking nogmaals plaats. Tijdens deze derde fase wordt elke afspraak in Outlook vergeleken met WinRIS. Deze fase is noodzakelijk om alle afspraken die zijn toegevoegd in Outlook toe te voegen in WinRIS (tenzij de synchronisatiemodus is ingesteld op WinRIS is leading, in dat geval zullen alle afspraken gemaakt in Outlook worden verwijderd). Let op: In Outlook aangemaakte repeterende afspraken zonder gedefinieerde einddatum kunnen niet zomaar naar WinRIS worden gekopieerd. Hierover wordt u tijdens de synchronisatie om een handeling gevraagd. Zie hiervoor het hoofdstuk Bijzondere gevallen. Wanneer u WinRIS voor het eerst synchroniseert kan het daarom voorkomen dat die vraag u veel gesteld wordt. Houd er rekening mee dat dit echter maar eenmalig hoeft te gebeuren.


78

Na de synchronisatie Wanneer alle afspraken zijn gesynchroniseerd, verschijnt de melding:

In het synchronisatievenster eronder is een samenvatting van de synchronisatie geplaatst. Hierin wordt opgesomd hoeveel afspraken er in WinRIS resp. MS Outlook zijn toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. U kunt deze samenvatting terugvinden in het logbestand of u kunt de melding met uw muis verplaatsen om deze samenvatting direct te kunnen lezen.

Bijzondere gevallen Bij het synchroniseren kan het voorkomen dat er afspraken moeten worden gesynchroniseerd welke niet zonder meer in WinRIS kunnen worden opgenomen. Hieronder volgen er een aantal. Repeterende afspraken zonder einddatum

Het is in Outlook mogelijk om een afspraak een repeterend karakter te geven. Dit betekent dat de afspraak elke dag, week, maand etc. zal verschijnen in de agenda. Het is daarbij niet noodzakelijk om aan te geven wanneer dit terugkeerpatroon ophoudt. De afspraken in WinRIS worden opgeslagen als afzonderlijke acties in een agenda. Wanneer een afspraak dus tot “in het oneindige” zou kunnen doorgaan, zal de WinRIS-database vollopen en daarmee onbruikbaar raken. Om dat te voorkomen maakt WinRIS oneindige afspraken 1 jaar vooruit aan. In Outlook blijft de afspraak doorgaan.


Verwijderen afspraken

79

Wanneer de synchronisatie wordt gestart (ook in automatische modus), zal WinRIS doorrekenen of en zo ja, hoeveel afspraken er uit WinRIS zouden worden worden verwijderd tijdens de synchronisatie. Wanneer daarbij het aantal van twintig wordt overschreden, zal WinRIS, vóór het synchroniseren, de volgende melding tonen.

De reden voor deze melding is een praktische. Het kan voorkomen dat van de ene op de andere dag in MS Outlook alle afspraken zijn verdwenen. Dit kan meerdere oorzaken hebben: •

Het PST-bestand is vervangen door een andere versie die leeg is (bijvoorbeeld bij herinstallatie van Outlook of wanneer u WinRIS lokaal wilt synchroniseren, nadat u dit normaliter op het netwerk doet).

•

De afspraken zijn uit uw PDA verdwenen (bijvoorbeeld door een lege batterij) en na het uitwisselen met MS-Outlook zijn ook alle afspraken uit MS Outlook verdwenen.

Om dan te voorkomen dat u al uw afspraken definitief kwijtraakt, kunt u beslissen om de synchronisatie niet door te zetten. U kunt dan de situatie “repareren”door de synchronisatiemodus tijdelijk op WinRIS is leading te zetten, opnieuw te synchroniseren (de Outlook-agenda wordt dan opnieuw gevuld) en vervolgens de synchronisatiemodus weer terug te zetten op Automatisch.

WinRIS Outlook Add-in

Recommend Documents