Wie bewaakt mijn geld? Financiële controle en risicobeheersing binnen de gemeente Nuth
De taak van de raad onder het dualisme • • • •
Kaders stellen (WMO, Jeugdwet, handhaving) Budgetteren (begroting) Lokale wetgeving (APV, B.P.) Controleren
Hoe controleert de raad? • Beleidsinhoudelijke verantwoording door B&W (programma- of projectniveau) • Financiële verantwoording door B&W (jaarstukken, tussentijdse rapportages) • Onderzoek door de Rekenkamer of Auditcommissie. • Rapport van de accountant of de provincie. • Zelf waarnemen.
Belangrijk. De raad moet zelf ten aanzien van beleidsvelden de vorm, de omvang, de inrichting en de frequentie van de verantwoording aangeven als de wet dat niet doet. (voorbeeld Motie M.10 begroting 2015)
Hoe controleren? Inrichting van de financiële administratie op basis van de Gemeentewet en het BBV. 2 doelen: • voortgang bewaken van de inkomsten en uitgaven t.b.v. B&W en de raad. • Controle door de accountant mogelijk maken.
Centrale vraag. • Hoe beheren we het geld van de inwoners? • Mijn geld, uw geld, ons geld.
Managementletter 2014 Wat zegt de accountant? 3.2 Weerstandsvermogen U maakt periodiek een analyse van de risico’s die de gemeente loopt. De gemeente Nuth besteedt bij de begroting en de jaarrekening expliciet aandacht aan de inventarisatie van deze risico’s. In de begroting 2015 heeft u betreffende risico’s onderkend en verwerkt. Echter, de financiële impact van deze risico’s komt in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting 2015 terug door de koppeling te maken met de bestemmingsreserves en voorzieningen. Op dit moment is nog geen kwantificering gemaakt van de overige risico’s en de relatie met het vrij besteedbaar vermogen. U verwacht dit in de jaarrekening 2014 wel een plek te kunnen geven. Op deze wijze heeft u ook geen inzicht in het feit of uw weerstandscapaciteit voldoende is om deze financiële risico’s te kunnen ondervangen. In het accountantsverslag 2013 hebben wij hier ook uw aandacht voor gevraagd. Wij zien dat dit in de begroting 2015 nog niet heeft geleid tot aanpassingen van de paragraaf weerstandsvermogen waarin deze analyse verwerkt dient te worden. Vanuit de verslaggevingsvoorschriften BBV wordt in artikel 11 benoemd dat zulke analyse noodzakelijk is. Wij wijzen u op deze verplichte analyse conform de verslaggevingsvoorschriften en adviseren u deze te verwerken in de jaarstukken over begrotingsjaar 2014. Bij de jaarrekeningcontrole toetsen wij de ge-update risicoanalyse in relatie tot de paragraaf weerstandsvermogen.
Beheren (beheersen) = controleren • Het grootste gedeelte van de begroting is bekend en voorzienbaar. • Een gedeelte niet. • Hoe ramen we de risico’s die de gemeente loopt? • Paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing (art. 11 BBV).
Artikel 11 BBV 1. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de …. gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. 2. De paragraaf betreffende het weerstandsvermogen en risicobeheersing bevat ten minste: a. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; b. een inventarisatie van de risico's; c. het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's.
De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bevat ten minste: a. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; b. een inventarisatie van de risico's; c. het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's.
• Het begint met b. een inventarisatie van de risico's; • Dat zit al in de begroting: volgens een vast stramien worden de risico’s bezien. In de tekst wordt ook vermeld welke wettelijk kader daarbij worden gehanteerd en of er al een voorziening is getroffen. • Maar is dat voldoende of teveel??
Welke soorten risico’s? • Budgettaire risico's: open eind regelingen, bodemvervuiling, onzorgvuldig overheidshandelen, juridische claims, prijsstijgingen, beleggingsrisico’s. • Risico’s op eigendommen en grondexploitatie. • Risico’s die samenhangen met de interne organisatie: bestuurlijk en ambtelijk .
Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing begroting 2015 c. Risico's die samenhangen met de interne organisatie Door de laatste verandering van het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) moet de paragraaf Weerstandsvermogen worden aangevuld met een onderdeel Risicobeheersing. In het kader van het Provinciaal Verdiepingsonderzoek is door de provincie aan de gemeente geadviseerd uiterlijk in 2014 door de raad een beleid te laten vaststellen voor weerstandsvermogen en risicomanagement en het risicomanagement vanaf 2015 in de hele organisatie te implementeren. Hierdoor kunnen de risico’s beter in beeld worden gebracht en kan een meer verantwoorde afweging worden gemaakt over de gewenste omvang van het weerstandsvermogen. Het managen van risico’s bestaat op de eerste plaats uit het in beeld brengen welke risico’s de gemeente loopt. In deze paragraaf wordt daar op ingegaan. Teneinde zo volledig mogelijk te voldoen aan de aanbevelingen van de provincie, de accountant en de Auditcommissie wordt een systeem gehanteerd waarbij door managers en ambtenaren onder leiding van de concerncontroller risico’s in beeld worden gebracht die de gemeente mogelijkerwijs kan lopen bij de dagelijkse gang van zaken. Daarvoor wordt acht geslagen op bedrijfsprocessen, technische aspecten, menselijk handelen, financiële, juridische en communicatieve gevolgen van een incident. Uit allerlei bronnen worden die risico’s geïnventariseerd: aanbevelingen van de provincie, de accountant, adviezen van de Auditcommissie, Ledenbrieven van de VNG, vragen en opmerkingen van burgers, bestuurders, ambtenaren en externe instanties. Maar bijvoorbeeld ook worden de gevolgen van bezwaar,- beroeps- en klachtprocedures bestudeerd, ervaringen van andere gemeenten, overschrijding van budgetten etc. Al die informatie wordt afgezet tegen de gevolgen voor de gemeente. Op advies van het Management bepaalt het college vervolgens in welke volgorde de risico’s worden bestudeerd en van een plan van aanpak worden voorzien. Zo is bijvoorbeeld het risico van stroomuitval in het gemeentehuis in beeld gebracht, maar is ook een protocol vastgesteld voor de tijdige afhandeling van WOBverzoeken. In de jaarstukken zal in het vervolg over dit risicomanagement worden gerapporteerd. Een heel belangrijk risico is informatiebeveiliging. Recent is daarvoor een beleid vastgesteld dat bij de stukken van de begroting ter inzage ligt. Informatiebeveiliging is de verzamelnaam voor de processen, die ingericht worden om de betrouwbaarheid van gemeentelijke processen, de gebruikte informatiesystemen
en de daarin opgeslagen gegevens te beschermen tegen al dan niet opzettelijk onheil. Het begrip ‘informatiebeveiliging’ heeft betrekking op: • beschikbaarheid/continuïteit: de zorg dragen voor het beschikbaar zijn van informatie en informatie verwerkende bedrijfsmiddelen op de juiste tijd en plaats voor de gebruikers; • exclusiviteit/vertrouwelijkheid: het beschermen van informatie tegen kennisname en mutatie door onbevoegden. Informatie is alleen toegankelijk voor diegenen die hiertoe geautoriseerd zijn; • integriteit/betrouwbaarheid: het waarborgen van de correctheid, volledigheid, tijdigheid en controleerbaarheid van informatie en informatieverwerking. Informatie is één van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van een gemeente. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor een gemeente, die zich verantwoordelijk gedraagt, aanspreekbaar en servicegericht is, die transparant en proactief verantwoording aflegt aan burgers en raadsleden en die met minimale middelen maximale resultaten behaalt. De bescherming van waardevolle informatie is hetgeen waar het uiteindelijk om gaat. Hoe waardevoller de informatie is, hoe meer maatregelen er getroffen moeten worden. Het bestuur en management spelen een cruciale rol bij het uitvoeren van dit informatiebeveiligingsbeleid. Zo maakt het management een inschatting van het belang dat de verschillende delen van de informatievoorziening voor de gemeente hebben, de risico’s die de gemeente hiermee loopt en welke van deze risico’s onacceptabel hoog zijn. Op basis hiervan zet het management dit beleid voor informatiebeveiliging op, draagt dit uit naar de organisatie en ondersteunt en bewaakt de uitvoering ervan. Dit hele proces van risicobeheersing en risicomanagement werkt volgens het principe van de lerende organisatie en is een permanent proces van PDCA (PlanDo-Check-Act). Op deze manier worden de risico’s binnen de interne organisatie zo goed mogelijk aangepakt.
Art. 11, 2e lid a. BBV: Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit • • • • •
Reserves en Voorzieningen; Meerjarige onderhoudsplannen; Belastingcapaciteit; Post Onvoorzien; Budgettaire kansen: Dividend en externe bronnen (subsidies).
En nu het beleid. ( c) We hebben een inventarisatie van de weerstandscapaciteit. We hebben een nieuwe inventarisatie van de risico's. En dan formuleert de raad nu bij de Jaarstukken en in de begroting 2016 (Kadernota) het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's.
Beleid. Een voorzet. Op basis van een jaarlijkse evaluatie van de risico’s, waarbij ook acht wordt geslagen op een periode van vier jaren voorruit, wordt bezien of de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om niet-begrote kosten te dekken voldoende zijn voor gezonde en toekomstbestendige financiën van de gemeente zodat reeds vastgesteld beleid uitgevoerd kan worden, de wettelijk verplichte taken naar behoren uitgevoerd worden en daarnaast financieel ruimte behouden wordt voor noodzakelijke uitgaven ten behoeve van de uitvoering van de Strategische Visie, een coalitieakkoord of raadsprogramma. Als dat niet het geval is worden aanvullende maatregelen getroffen om de risico’s verder te beheersen en te reduceren en worden zo nodig uitgaven ten behoeve van de uitvoering van de Strategische Visie, het coalitieakkoord of raadsprogramma uitgesteld of geschrapt.
Stand van zaken. Dat hebben we nu gedaan: een risicoanalyse en op basis daarvan een becijfering van de noodzakelijke omvang van het weerstandsvermogen. Mijn indruk? Voorzienbare kosten zijn voldoende afgedekt. Vraag: Stopt de raad niet te veel geld in de Algemene Reserve?
Slot. Op die manier bewaakt de raad mijn geld! Wat vindt u hiervan?
