@wEURk: Instructie veiligstellen en verplaatsen van lokale data Wegwijs in de @wEURk werkomgeving
Deze instructie heeft als doel u te assisteren bij het verplaatsen van lokaal opgeslagen bestanden en het meenemen van instellingen van veel gebruikte programma’s naar de nieuwe @wEURk werkplek. Indien u deze data en instellingen namelijk niet bewaard, zullen ze bij de installatie van @wEURk verloren gaan!
Inhoudsopgave 1.
Inleiding ....................................................................................................................................2
2.
Wat zijn lokaal opgeslagen data? ..............................................................................................2
3.
Wie is verantwoordelijk voor het veiligstellen van deze lokale data? ........................................2
4.
Wat kan niet mee? ....................................................................................................................2
5.
Hoe verplaats ik mijn lokale data?.............................................................................................3
6.
5.1.
Overzicht mogelijk aanwezige lokale data en instellingen ...................................... 3
5.2.
Handmatig verplaatsen van data ............................................................................ 4
5.3.
Automatische export van instellingen ..................................................................... 4
5.4.
Toelichting op lokaal gekoppelde e-mailboxbestanden .......................................... 5
Ondersteuning en Support ........................................................................................................6
Versie: September 2014
1
1. Inleiding Op uw huidige werkplek (uw desktop of laptop), kunt u uw gegevens op twee verschillende plaatsen bewaren. Namelijk op het kantoornetwerk en eventueel op uw eigen computer. Dit laatste noemen we hier ‘lokaal’. Met de komst van de @wEURk werkplek is er voor gekozen om zoveel mogelijk gegevens op het kantoornetwerk te plaatsen en niet meer lokaal. Hierdoor kan namelijk gegarandeerd worden dat er regelmatig backups van uw gegevens worden gemaakt. Bovendien beschikt u dan op een andere @wEURk-werkplek waar u inlogt weer over uw programma’s, instellingen en gegevens zoals u gewend bent op uw eigen kantoorwerkplek. Bij de installatie van de nieuwe @wEURk werkplek zullen alle data die op het kantoornetwerk geplaats zijn, bijvoorbeeld op uw Homedrive (H: schijf), automatisch weer beschikbaar komen op de nieuwe werkplek. Echter, de data die u lokaal op uw desktop of laptop heeft geplaatst, gaan tijdens de installatie verloren! Het is daarom noodzakelijk dat u alle lokale data die u wilt behouden van uw eigen computer verplaatst naar het kantoornetwerk, voordat uw huidige werkplek wordt omgezet naar de nieuwe @wEURk werkplek. Deze instructie geeft aan op welke wijze u dit het beste kunt doen. Tevens geven we in de instructie aan waar u de lokale data naartoe kunt verplaatsen.
2. Wat zijn lokaal opgeslagen data? Met lokale data bedoelen we alle bestanden en instellingen die door een gebruiker zijn opgeslagen op zijn eigen computer Typische locaties waar u deze data vindt, zijn de lokale harde schijven zoals C:\ en D:\ en in (sub)folders daarvan.
3. Wie is verantwoordelijk voor het veiligstellen van deze lokale data? U bent als gebruiker zelf verantwoordelijk voor de lokale data op uw computer en voor het veiligstellen en het verplaatsen ervan naar de nieuwe werkomgeving. De ICT servicedesk kan u assisteren en adviseren bij het verhuizen van uw lokale data maar is niet verantwoordelijk voor het eindresultaat waarbij alle data is veiliggesteld.
4. Wat kan niet mee? De nieuwe werkplek heeft een gelimiteerde opslag beschikbaar en is alleen bedoeld voor zakelijke data. Het is daarom van belang om bij het verplaatsen van gegevens na te gaan welke niet meer relevant zijn en dus niet mee hoeven naar de nieuwe werkplek. Data die veel ruimte in beslag nemen zijn bijvoorbeeld foto-albums, videos, adresboeken, mailboxen, MP3/muziekcollecties et cetera. Om voldoende opslagruimte te behouden op uw nieuwe werkplek kunt u dit soort data bijvoorbeeld verplaatsen naar een cloud-voorziening zoals Microsoft Onedrive, Google+, Dropbox of naar u eigen externe harde schijf of flash drive (USB-stick).
Versie: September 2014
2
Ook persoonlijk aangeschafte en al dan niet geïnstalleerde software kan helaas niet mee naar de nieuwe werkomgeving. U kunt deze programmabestanden op dezelfde manier veiligstellen zoals hierboven beschreven. Verder kunt u opgeslagen informatie in browsers zoals geschiedenis, downloadgeschiedenis, cookies en ingevulde formulieren niet verplaatsen.
5.
Hoe verplaats ik mijn lokale data? Een deel van de lokale data dient u zelf, handmatig, te verplaatsen. Een ander deel - veelal frequent gebruikte programma’s – kan geautomatiseerd worden verplaatst met een zogenaamd ‘exportscript’. Hieronder begeleiden we u bij het verplaatsen van lokaal opgeslagen data en het verplaatsen van de instellingen van veel gebruikte programma’s. 5.1.
Overzicht mogelijk aanwezige lokale data en instellingen
Hieronder vindt u een overzicht van lokale data die u mogelijk op uw computer aantreft en geven we aan hoe u deze data kunt verplaatsen naar de nieuwe omgeving. Dit overzicht omvat mogelijk niet alle gegevens die op uw computer staan. Controleer daarom goed of u naast data genoemd in de onderstaande lijst nog andere data en instellingen heeft die verhuisd moeten worden.
Lokale data
Hoe te verplaatsen?
Macro’s
Handmatig
(Access) Databases
Handmatig
Templates
Handmatig
Niet standaard Fonts (lettertypes)
Handmatig
Personal Address Book en Windows Address Book (PAB en WAB bestanden)
Handmatig
Lokale niet-EUR e-mailboxen (zie paragraaf 6.4)
Handmatig
Outlook 2010 Signature (handtekening)
Automatisch
Outlook Auto Complete 2007 (automatisch aanvullen van contacten)
Automatisch
Internet Explorer Bookmarks (favorieten)
Automatisch
Google Chrome Bookmarks (favorieten)
Automatisch naar Internet Explorer
Mozilla Firefox Boomarks (favorieten)
Automatisch naar Internet Explorer
Versie: September 2014
3
5.2.
Lokale data
Hoe te verplaatsen?
Overige opgeslagen informatie in browsers (bijv.: geschiedenis, cookies, ingevulde formulieren, downloadgeschiedenis, etc.)
Niet mogelijk om te verplaatsen
Handmatig verplaatsen van data
U kunt de lokale data verplaatsen naar een folder op uw Homedrive (uw H: schijf op uw computer, zie afbeelding 1) of naar een andere geschikte plaats op een (gedeelde)netwerkschijf. Waar of in welke subfolder u de data op deze netwerkschijven plaatst, maakt niet uit. Dit zijn handmatige kopieeracties die u eenvoudig met de Windows Verkenner (Windows Explorer) kunt uitvoeren.
Afbeelding 1: Homedrive op uw computer
5.3.
Automatische export van instellingen
Voor een aantal veelgebruikte toepassingen is er een programma (‘exportscript’) beschikbaar dat de gebruikersinstellingen en voorkeuren automatisch verplaatst naar een “tussenlocatie” op uw persoonlijke netwerkschijf. Wanneer u uw @wEURk werkplek in gebruik neemt, kunt u een zogenaamd ‘importscript’ starten waarmee de instellingen van programma’s op uw oude werkplek automatisch geïmporteerd worden naar de juiste locatie(s) op uw nieuwe werkplek. Het exportscript kunt u vinden op de volgende locatie met de Windows Verkenner:
Versie: September 2014
4
\\campus.eur.nl\system\adm\migrate\shortcuts
Afbeelding 2: Vindplaats exportscript
Wanneer u het script ‘Export local settings’ aanroept op de bovenstaande locatie, dan worden de volgende instellingen en data verplaatst naar de nieuwe werkomgeving: 5.4.
Outlook 2010 Signature (handtekening) Outlook Auto Complete (automatisch aanvullen van contacten) Internet Explorer Bookmarks (favorieten) Google Chrome Bookmarks (favorieten worden in Internet Explorer geïmporteerd, niet in Chrome) Mozilla Firefox Boomarks (favorieten worden in Internet Explorer geïmporteerd, niet in Firefox) Lokale e-mailboxbestanden
Toelichting op lokaal gekoppelde e-mailboxbestanden
U kunt op uw huidige werkplek ook lokale e-mailboxen of e-mailboxbestanden aangemaakt hebben (zogenoemde.pst bestanden). Deze komen niet in de EUR Exchange e-mailomgeving voor. Deze kunt u echter wel meenemen naar uw nieuwe werkplek. U dient deze lokale e-mailboxen en –bestanden (de .pst bestanden) dan te verplaatsen naar uw Homedrive of naar een andere (gedeelde) netwerklocatie. Het exportscript geeft een melding als u één of meerdere lokale e-mailbox(en) heeft aangemaakt. Persoonlijke e-mailboxen en e-mailconfiguraties (bijvoorbeeld uw e-mailbox bij uw eigen internet provider) kunnen niet worden meegenomen naar de nieuwe werkplek.
Versie: September 2014
5
Wilt u controleren of al uw e-mailboxen en lokale data verplaatst zijn naar de nieuwe omgeving? Log dan in op uw Remote Desktop (RDS) omgeving. (Voor instructies over hoe u de Remote Desktop kunt benaderen en gebruiken: www.eur.nl/atweurk/instructies/flexibel_werken_via_remote_desktop/) Wanneer er in Remote Desktop (RDS) één of meerdere e-mailboxen niet aanwezig zijn die wél op uw huidige werkplek aanwezig zijn, dan kunt u deze lokale e-mailboxen alsnog vanuit uw oude werkplek verplaatsen naar uw Homedrive of naar een andere (gedeelde) netwerklokatie. De servicedesk kan u eventueel begeleiden bij het verplaatsen van deze e-mailbox-bestanden.
6. Ondersteuning en Support Voor het verhuizen van uw lokale data en instellingen bent u zelf verantwoordelijk. Bereidt u goed voor en zorg dat u goed controleert of u daadwerkelijk alle relevante data hebt gelokaliseerd en verplaatst. Er is een aantal hulpmiddelen beschikbaar waarmee u zelf de meest gangbare instellingen automatisch kunt exporteren (zie paragraaf 5.3). Hebt u vragen of heeft u hulp nodig bij het verplaatsen en veiligstellen van uw gegevens? Neem contact op met de ICT-servicedesk: :
[email protected] of bel naar 82555.
Versie: September 2014
6
