Waar ligt de nadruk van communicatie binnen organisaties. een online onderzoek uitgevoerd onder zowel Belgische als Nederlandse bedrijven

Waar ligt de nadruk van communicatie binnen organisaties een online onderzoek uitgevoerd onder zowel Belgische als Nederlandse bedrijven

GC2 Najaarsonderzoek 2009

© Copyright GC2 bvba 2010 Alle informatie opgenomen in deze publicatie is beschermd onder het internationale auteursrecht. Het is op geen enkele wijze toegestaan om deze auteursrechtelijke werken te scannen, in meervoud te printen, te kopiëren, op andere wijze te dupliceren, aan te passen, te wijzigen, te bewerken, te vertalen, te verhuren, te archiveren, rubriceren of indexeren, uit te lenen, of op andere wijze aan derden ter beschikking te stellen, publiekelijk voor te dragen, of anderszins openbaar te maken, in welke vorm of op welke manier dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van GC2 bvba.

2

© 2010 GC2 Communicatie

Woord vooraf Communicatie is een breed begrip. En elke organisatie vult dit begrip op haar wijze zo goed mogelijk in. De rapportage van het GC2-Najaarsonderzoek geeft antwoord op de vraag waar de nadruk van communicatie binnen organisaties ligt.

Om antwoord op deze vraag te krijgen, hebben we van november 2009 tot en met medio januari 2010 een online onderzoek uitgevoerd onder zowel Belgische als Nederlandse bedrijven. Overeenkomsten, maar juist ook verschillen tussen de twee landen komen in deze rapportage aan bod. Alle percentages, genoemd in de tekst, zijn een gemiddelde van de twee landen tezamen. De figuren tonen de percentages per land. Daarnaast toont de rapportage de vele aspecten die het begrip Communicatie omvat.Volgens de respondenten. Maar ook volgens ons. We kijken bijvoorbeeld naar de organisatie van communicatie, maar ook naar de aanwezigheid van belangrijke protocollen. We leggen verbanden tussen de gegeven antwoorden en tonen de meest opvallende resultaten. In de bijlage vindt u de volledige vragenlijst én alle antwoorden per vraag. Het is de eerste keer dat dit onderwerp op deze manier wordt onderzocht. Door het onderzoek komende jaren te herhalen, kunnen we de trends goed in kaart brengen. Wij danken alle respondenten voor hun deelname en wensen alle lezers veel inspiratie toe.

GC2 Communicatie februari 2010

NB De begrippen organisatie en bedrijf worden door elkaar gebruikt en zijn uitwisselbaar. En daar waar gesproken wordt over hem, hij en zijn, kan ook haar, zij en haar gelezen worden.


3


4


Inhoudsopgave Woord vooraf Samenvatting 1. Organisatie Deelnemende organisaties Missie Afdeling communicatie Motieven Balans 2. Organisatie van communicatie Begrip Verantwoordelijkheden Beslisser 3. Strategie Positionering Communicatiestrategie Communicatieplan Crisiscommunicatie Persbeleid Communicatiemiddelen Standaardisatie Cijfers en onderzoek 4. Budget Factoren Uitbesteden Evaluatie 5. Interne communicatie Overleg Medewerkertevredenheid Middelen 6. Externe communicatie Klanten Overige doelgroepen Middelen 7. Druk Vraag en aanbod Uitbesteden Briefing 8. Trots Ambassadeurs Toekomst Slot Over GC2 De vragenlijst

3 7 11 11 14 15 16 17 19 19 20 22 23 23 25 26 26 27 27 29 30 31 31 33 34 35 35 36 37 39 39 40 41 43 43 44 44 47 47 48 51 53 55


5


6


Samenvatting Communicatie is een breed begrip. En elke organisatie vult dit begrip op haar wijze zo goed mogelijk in. Het Najaarsonderzoek achterhaalde waar de nadruk van communicatie binnen organisaties op ligt. Niet alleen verschillen tussen interne en externe communicatie kwamen naar voren, ook de verschillen tussen België en Nederland. Met een gemiddelde score van 6,1 op het gebied van communicatie, behalen de bedrijven net een voldoende.

Strategie Slechts 31,7% geeft aan een communicatieplan te hebben. En een klein gedeelte van hen geeft aan ook een crisiscommunicatieplan in huis te hebben. De communicatiemiddelen zijn bij de overige respondenten leidend. Dit gaat veelal ten koste van het resultaat. Maar aangezien in slechts 12,9% van de gevallen de communicatieuitingen worden geëvalueerd, zal dit niet snel aan het licht komen.

Budget Hoe meer budget er gereserveerd is voor communicatie, hoe meer activiteiten worden uitbesteed aan derden. En dat terwijl het juist voor kleinere bedrijven met een minder groot budget heel interessant kan zijn om werk uit te besteden. Dit gaat veelal sneller, beter en professioneler, omdat de kennis en kunde niet in huis is. Overigens werkt gemiddeld 52,8% van de ondervraagden zonder communicatiebudget. Die bedrijven zijn uiteindelijk duurder uit, de resultaten zijn onvoorspelbaar en de boodschap wordt afgegeven niet kritisch met geld om te gaan.

Interne communicatie Opvallend is dat de communicatie van de Belgische bedrijven veel meer intern gericht is dan de communicatie van de Nederlandse bedrijven. Desondanks geeft ruim 90% van die Belgische bedrijven aan de tevredenheid van de medewerkers niet te meten. Onder de Nederlandse bedrijven ligt dit percentage iets lager, namelijk 63,2%.

Externe communicatie Niet meer dan 46,8% weet wie hun klanten zijn en voor wie ze het allemaal doen. De communicatieboodschap juist afstemmen is dan onmogelijk. En het geschikte medium vinden al helemaal. Slechts 2,7% geeft aan daadwerkelijk social media (o.a. blogs, Twitter, Facebook, LinkedIn) in te zetten. Een opvallende score, zeker omdat de media vele hogere percentages laten zien.


7


Toekomst 53,7% van de Vlaamse respondenten geeft aan niet trots te zijn op de onderneming waarvoor zij werken. Onder Nederlandse bedrijven ligt dit percentage op 48,6. Bovendien geeft 58,8% van de Belgische respondenten aan binnen nu en twee jaar niet meer voor de huidige organisatie te werken. In Nederland ligt dit percentage beduidend hoger. Daar geeft namelijk slechts 20,7% aan over twee jaar nog wel voor de huidige organisatie te werken. Opvallend is dat de respondenten die aangeven wel trots zijn op de organisatie (33,3%) binnen twee jaar ook niet meer bij de organisatie werkt. Het binden van medewerkers is daarmee voor die bedrijven een groot punt van aandacht.

8


GC2 Najaarsonderzoek Waar ligt de nadruk van communicatie binnen organisaties?


9


10


Hoofdstuk 1

Organisatie

1. Organisatie Om alle antwoorden in een juiste context te plaatsen, geeft het eerste hoofdstuk weer wie de respondenten waren. In welke branche zij werken. Hoe groot hun organisatie is. Waar hun organisatie voor staat. Welke functie zij bekleden. Enzovoort.

Deelnemende organisaties In het najaar van 2009 werden enkele honderden bedrijven rechtstreeks online benaderd om deel te nemen aan het onderzoek. Daarnaast werden alle bezoekers van onze website gevraagd deel te nemen. Aangezien we een Belgisch bedrijf zijn, in België wonen, maar Nederlanders zijn, werken we voor zowel Belgische als Nederlandse organisaties. Ook de respondenten zijn verspreid over deze twee landen. Figuur 1 toont de respons verdeeld per land.

Figuur 1 Respons verdeeld per land


11

Hoofdstuk 1


De omvang van de bedrijven verschilt nogal. De volgende figuren laten de omvang qua medewerkers en de omvang qua omzet zien. De gevolgen hiervan op het gebied van communicatie komen verderop in deze rapportage aan de orde.

Figuur 2 Respons naar bedrijfsomvang

Figuur 2a Respons naar omzet

12


Hoofdstuk 1

Organisatie

25,7% van alle respondenten geeft aan dat hun organisatie niet slechts op één locatie actief is, maar ook nog andere vestigingen heeft. Hetzij in hetzelfde land. Hetzij in het buitenland. Figuur 3 geeft het totaaloverzicht,

Figuur 3 Vestigingen op andere locaties

We vroegen de respondenten naar de functie die zij binnen het bedrijf bekleden. De resultaten zijn weergegeven in figuur 4. In 82,9% van de gevallen waren het juist niet de communicatieprofessionals die de vragenlijst invulden.

Figuur 4 Functies van respondenten © 2010 GC2 Communicatie

13

Hoofdstuk 1


Missie Uit het onderzoek blijkt dat 11,7% niet weet waar het bedrijf voor staat waar zij werken. Op de vraag of de respondenten bekend zijn met de missie van de organisatie antwoordt 17,3%, nee. Een groot deel hiervan geeft aan dat er binnen hun organisatie wel een missie aanwezig is.

{ In de meest ideale wereld weet iedereen waar zijn bedrijf voor staat. De praktijk blijkt echter anders! } Het feit dat 88,3% weet waar het bedrijf voor staat, zou te maken kunnen hebben met de grootte van de organisatie. Figuur 5 toont het aantal medewerkers in relatie met het kennen van de missie. Hieruit is op te maken dat hoe meer medewerkers een organisatie telt, hoe minder men bekend is met de missie. Of interne communicatie hierbij een rol speelt, leest u terug in hoofdstuk 5.

Figuur 5 Medewerkers zijn bekend met de missie

14


Hoofdstuk 1

Organisatie

Afdeling communicatie Figuur 2 toont dat in ruim 10% van de gevallen medewerkers die werken bij grote bedrijven de vragenlijst hebben ingevuld. Naarmate de omvang van de organisatie groter is, mag verwacht worden dat communicatie een grotere rol speelt in de bedrijfsvoering. De volgende grafiek toont aan hoeveel bedrijven een eigen afdeling hebben die zich bezighoudt met communicatieactiviteiten in relatie tot hun omzet.

Figuur 6 Bedrijven met een zelfstandige (staf)afdeling communicatie

In 44,6% van de gevallen heeft een bedrijf een eigen afdeling communicatie. Uit hoeveel fte deze afdeling bestaat en of het een stafafdeling betreft, toont onderstaand figuur. We zijn er hierbij vanuit gegaan dat 1 fte, 40 werkuren omvat.

Figuur 7 Aantal fte op de (staf)afdeling communicatie


15

Hoofdstuk 1


Motieven Elk bedrijf heeft natuurlijk zijn eigen redenen om te communiceren. Onderstaand figuur geeft weer wat volgens de respondenten de meest belangrijke reden is geweest voor de organisatie om in 2009 te communiceren. Op deze vraag was slechts één antwoord mogelijk.

Figuur 8 Motieven

Daarnaast vroegen we de respondenten de gegeven functies van communicatie in volgorde van belang te plaatsen. Figuur 9 toont de resultaten. Uit de tabel is af te lezen dat de redenen voor communiceren nagenoeg overeenkomen met de volgorde van belang. Een verschil is dat de Belgische organisaties een grotere naamsbekendheid belangrijker vinden dan de Nederlandse bedrijven. Zij geven juist aan meer belang te hechten aan de ondersteunende rol van communicatie bij de verkoopactiviteiten en het informeren van klanten/collega’s.

Figuur 9 Volgorde van belang

16


Hoofdstuk 1

Organisatie

Balans De centrale vraag uit het Najaarsonderzoek was: “Waar ligt de balans op het gebied van communicatie binnen organisaties?” Figuur 10 geeft de balans van communicatie weer volgens de respondenten. Waar de balans volgens ons ligt, leest u het best in de samenvatting.

Figuur 10 Balans van communicatie binnen mijn organisatie

Opvallend is dat de communicatie van Belgische bedrijven veel meer intern gericht is, dan de communicatie van Nederlandse bedrijven. Eén van de redenen kan zijn dat communicatie in België vaker dan in Nederland onder de verantwoording van HR valt.

{ Opvallend is dat de communicatie van Belgische bedrijven veel meer intern gericht is, dan de communicatie van Nederlandse bedrijven. }


17

Hoofdstuk 1

18



Hoofdstuk 2

Organisatie van communicatie

2. Organisatie van communicatie De plek die communicatie inneemt in een organisatie laat zien welke waarde een organisatie hecht aan het vak. Maar dit is geen garantie voor succes. De wijze waarop communicatie is georganiseerd en wordt gerespecteerd is dat wel. Dat, dat veel verder gaat dan een plek in het organigram, toont dit hoofdstuk.

Begrip Dat communicatie een breed begrip is, blijkt onder andere uit de antwoorden die de respondenten geven op de vraag welke 3 kernwoorden het beste het begrip communicatie in uw organisatie weergeven. Figuur 11 toont de meest voorkomende antwoorden. Het volledige overzicht, vindt u in de bijlage.

Figuur 11 Kernwoorden communicatie


19

Hoofdstuk 2


Verantwoordelijkheden Communicatie heeft verschillende verantwoordelijkheden Een van de oorzaken is het feit dat het begrip Communicatie op een andere wijze wordt ingevuld. Zo is 29,7% verantwoordelijk voor communicatie én het bijbehorende budget voor advies en uitvoering. Opvallend is het grote verschil tussen België en Nederland in hoeverre de opdrachtgever het budget bepaalt. Het volgende figuur laat de precieze verdeling zien.

Figuur 12 Een communicatieopdracht wordt...

Figuur 12a De communicatie-verantwoordelijke is zorgt ook voor het bijbehorende budget

In 73,8% van de gevallen is het niet duidelijk waar de verantwoordelijkheden precies liggen. Dit bemoeilijkt de werkprocessen. Toch vindt er onderling afstemming plaats, zoals u kunt zien in figuur 13. 20


Hoofdstuk 2

Organisatie van communicatie

Figuur 13 Afstemming tussen afdelingen

Alle medewerkers werken doorgaans samen aan de bedrijfsdoelstellingen. Om dat zo effectief en efficiënt mogelijk te doen, heeft de hele organisatie behoefte aan informatie. Over diensten. Over goederen. Over producten. Over processen. Over financiën. Over medewerkers. En meer. Communicatie is noodzakelijk om deze informatie juist over te brengen.

{ Communicatie is noodzakelijk om de informatie over te brengen die nodig is om alle medewerkers samen aan de bedrijfsdoelstellingen te laten werken. }


21

Hoofdstuk 2


Beslisser De eindbeslisser tot slot is in 63,9% van de gevallen de directie. De landen laten hier enkele verschillen zien.Vaak is de directie ook degene die de opdracht betaalt (32,7%). Degene die de meeste communicatieactiviteiten uitvoert is in 28,3% van de gevallen de communicatiemedewerker. Door hem meer beslissingsbevoegdheden te geven, zal hij zich meer betrokken voelen bij de organisatie. Meer over het binden en boeien van medewerkers leest u onder andere in hoofdstuk 5 en 7.

Figuur 13a Verantwoordelijke communicatie

22


Hoofdstuk 3

Strategie

3. Strategie Dit hoofdstuk gaat in op de vraag of en hoe organisaties een strategie hebben bepaald. Na de positionering, behandelen we de communicatiestrategie. Tot slot kijken we naar de randvoorwaarden die nodig zijn om de strategie op een efficiënte en effectieve wijze door te voeren. Welke rol heeft het meten daarin?

Positionering Het is de kunst een goede plaats in het hoofd van uw doelgroep te bemachtigen. Deze positie geeft uw organisatie een toevoegde waarde ten opzichte van de concurrent en zorgt ervoor dat klanten voor u (blijven) kiezen. Positioneren is het kiezen van de juiste plek in het hoofd van je doelgroep. Hoe wilt u in de markt staan? Hoe wilt u gekend worden door de diverse doelgroepen? Bij het vaststellen van een onderscheidende en relevante positionering is het van belang naar uw eigen organisatie én daarbuiten te kijken: wat zijn de ontwikkelingen, wie is de concurrentie, wat zijn de trends, et cetera. Daarom hebben we onder andere de volgende vragen voorgelegd: • Bent u bekend met de missie van uw organisatie? • Weet u waar uw organisatie voor staat? • Heeft een risicoanalyse voor communicatie?

Figuren 14, 15 en 16 tonen de antwoorden.


23

Hoofdstuk 3


Figuur 14 Missie is bekend

Figuur 15 Kernwaarden van de organisatie zijn duidelijk

Figuur 16 Risicoanalyse voor communicatie 24


Hoofdstuk 3

Strategie

Communicatiestrategie Nauw samen met uw (gewenste) positionering hangt uw communicatiestrategie. Deze moet voor een positief effect in overeenstemming zijn met zowel uw identiteit (de wijze waarop u zich profileert) als uw imago (het beeld van uw organisatie volgens de buitenwereld).Volgende vragen geven weer welke plaats de communicatiestrategie inneemt binnen de organisatie. De antwoorden vindt u terug in de figuren 17 en 18. • Ik weet waar de kansen en bedreigingen liggen op het gebied van communicatie • Onze organisatie heeft een crisiscommunicatieplan dat geoefend wordt

Figuur 17 Kansen en bedreigingen op het gebied van communicatie zijn bekend

Figuur 18 Het crisiscommunicatieplan wordt geoefend


25

Hoofdstuk 3


Communicatieplan In een communicatieplan worden vragen beantwoord als: • Wat gaat u communiceren? Maar belangrijker nog: waarom gaat u communiceren? • Welk effect wilt u daarmee bereiken? • Bij wie wilt u dit effect bereiken? Hoe omschrijft u uw doelgroep? • Hoe bereikt u uw gewenste effect het best? Welke middelen moet u daarvoor inzetten? • Welke planning hangt daaraan vast? Hoeveel impact heeft dit op uw organisatie? • Hoe meten we achteraf of de doelstellingen behaald zijn? Hoewel 31,7% aangeeft een communicatieplan te hebben, geeft 13,1% aan dat projecten op het gebied van communicatie altijd worden geëvalueerd. Daaruit concluderen we dat een evaluatie niet altijd onderdeel is van het communicatieplan of dat er niet volgens een communicatieplan gewerkt wordt. En dat is jammer. Want werken zonder vooropgezet communicatieplan zorgt voor minder grip op de situatie. Grip op kosten. Grip op resultaat. Kortom, grip op omzet.

{ Werken zonder communicatieplan zorgt voor minder grip op de situatie. Grip op kosten. Grip op resultaat. Kortom, grip op omzet. }

Crisiscommunicatie De economische omstandigheden hebben er voor gezorgd dat 59,9% anders op het gebied van communicatie is gaan handelen. Maar een crisis kan meer zijn dan alleen een economische crisis waarbij massaontslagen vallen. Denk bijvoorbeeld maar eens aan een productiefout met gevolgen voor de volksgezondheid, een dodelijk ongeval, een bedrijvenpand dat instort, een grote brand bij een verhuurwoning van woningcorporatie, enzovoort. Wilt u reputatieschade voorkomen? Wees dan goed voorbereid en zorg voor een correct beleid en plan. Figuur 19 toont de bedrijven die de laatste vijf jaar met één of meerdere crisissen te maken hebben gehad.

26


Hoofdstuk 3

Strategie

Figuur 19 In de laatste vijf jaar hebben we te maken gehad met één of meerdere crisissen

Slechts een klein gedeelte van hen geeft aan ook een crisiscommunicatieplan in huis te hebben. 8,7% van de Belgen in vergelijking tot 21,1% van de Nederlanders. De Nederlandse bedrijven lopen iets voorop en hebben van voor 1999 een dergelijk plan. De Belgen volgden een jaar later. 2,8% (B) en 4,1% (NL) daarvan oefent jaarlijks ook de uitvoering ervan.

Persbeleid Onderdeel van een PR-plan is het pers- en mediabeleid. Een proactief beleid betekent bouwen aan een structurele relatie met de pers. Dus breng goed, maar zeker ook slecht nieuws zelf naar buiten. Het pers- en mediabeleid omvat onder andere een contactenlijst, zodat iedereen weet wie zij moeten benaderen. 71,1% van de ondervraagden geeft aan dat zij geen pers- en/of mediabeleid hebben.

Communicatiemiddelen Aan de hand van het communicatieplan, worden de middelen afgeleid. Hoe meer geïntegreerd, hoe beter! Dus vroegen we onder andere het volgende en zetten de antwoorden voor u in de figuren 20 tot en met 22: • Communicatie-uitingen zijn ondersteunend aan het doel • Communicatiemiddelingen worden onderling op elkaar afgestemd • Communicatiemiddelen bevatten altijd de centrale communicatieboodschap © 2010 GC2 Communicatie

27

Hoofdstuk 3


Figuur 20 Communicatie-uitingen zijn ondersteunend aan het doel

Figuur 21 Communicatiemiddelingen worden onderling op elkaar afgestemd

Figuur 22 Communicatiemiddelen bevatten altijd de centrale communicatieboodschap 28


Hoofdstuk 3

Strategie

In hoofdstuk 5 en 6 leest u welke communicatiemiddelen het meest zijn ingezet in 2009.

Standaardisatie Voor een geïntegreerde aanpak is het zinvol bepaalde zaken te standaardiseren. Dit vergroot namelijk de eenduidigheid, integratie en werkt uiteindelijk kostenbesparend. Figuur 23 laat zien welke standaard middelen organisaties gebruiken bij de totstandkoming van een communicatiemiddel. • Communicatieplan • Huisstijlhandboek • Schrijfwijzer • Beleidsplan Sponsoring • Templates voor briefings • Templates voor correspondentie • Templates voor presentaties

Figuur 23 Overzicht aanwezige standaard communicatiemiddelen


29

Hoofdstuk 3


Cijfers en onderzoek { Hoeveel u ook investeert in communicatie: het is prettig en zinvol te weten of die investering en de inspanningen die daarbij horen de juiste zijn. } Om te kijken of bedrijven inderdaad kostenefficiënt omgaan met communicatie, is onder andere gevraagd of men aan de hand van gedegen onderzoek, weet hoe de doelgroepen over het bedrijf denken. Immers, de communicatieboodschap dient op de doelgroepen afgestemd te worden. Slechts 16,6% geeft aan dit inderdaad van hun doelgroepen te weten. De communicatieactiviteiten van de concurrenten zijn nog minder inzichtelijk. 11,5% van de respondenten geeft aan te weten waaruit deze bestaan. Het percentage bedrijven dat de medewerkertevredenheid onderzoekt, ligt iets hoger, namelijk 23,3%.Van deze groep geeft 67,5% aan dat dit onderzoek jaarlijks wordt uitgevoerd. De voordelen van een dergelijk onderzoek leest u in hoofdstuk 5. Tot slot worden in slechts 12,9% van de gevallen de communicatie-uitingen geëvalueerd. Wilt u uw communicatie-uitingen meten of meet u deze al? Let dan op dat u een juiste balans vindt in het meten van de kwantiteit en de kwaliteit van communicatie. Want net zoals de kwantitatieve (veelal snel meetbare resultaten), kan ook de kwalitatieve informatie onderzocht worden. Hoewel dit in basis meer inspanningen vergt, leveren deze resultaten juist vaak zeer waardevolle informatie op voor een organisatie. Blijf tot slot om u heen kijken en meet regelmatig. De omstandigheden veranderen namelijk voortdurend!

30


Hoofdstuk 4

Budget

4. Budget Hoeveel kan en wil een bedrijf uitgeven aan communicatie? En welke factoren bepalen volgens de theorie de grootte van het budget? Hoofdstuk 4 geeft hierop antwoord en toont aan of een groter budget ervoor zorgt dat communicatieactiviteiten sneller uit handen worden gegeven.

Factoren Er komt veel kijken bij het opstellen van een communicatiebudget. Wellicht is dat de reden waarom maar liefst 60,9% van de Belgische bedrijven aangeeft geen apart budget voor communicatieactiviteiten gereserveerd te hebben. Het percentage Nederlandse bedrijven die geen apart budget heeft gereserveerd bedraagt 44,8. Figuur 24 toont dit.

Figuur 24 Heeft uw organisatie een apart budget voor communicatieactiviteiten?


31

Hoofdstuk 4


De volgende tips kunnen u helpen bij het opstellen van een communicatiebudget. • Bepaal een centrale communicatiedoelstelling en formuleer deze in termen van kennis, houding en gedrag • Omschrijf de doelgroepen en zorg ervoor dat deze leven binnen uw organisatie • Stel vooraf de meest optimale middelenmix vast • Weet wat uw positie in het marktgebied is waarin u als bedrijf opereert • Benoem de fase waarin uw bedrijf of uw product zich bevindt • Maak inzichtelijk wat uw positie ten opzichte van de concurrent is • Geef antwoord op de vraag of u een lage winstmarge wil voorkomen of juist wil behalen Respondenten die aangeven dat hun bedrijf een apart budget heeft opgenomen, geven in 6,9% van de gevallen aan dat dit budget elke keer veranderd, aangezien communicatie als sluitpost wordt gezien. Door deze methode te hanteren, verschilt het budget van jaar tot jaar en wordt een lange termijn planning onmogelijk. Daarnaast bestaat het risico dat bedrijven te weinig besteden, waardoor ze juist extra omzet laten schieten.

{ Maar liefst 52,8% werkt zonder communicatiebudget. Die bedrijven zijn duurder uit, de resultaten zijn onvoorspelbaar en de boodschap wordt afgegeven niet kritisch met geld om te gaan. }

32


Hoofdstuk 4

Budget

Uitbesteden Door werk uit te besteden, kunt u zich blijven concentreren op uw eigen taken, krijgt het nieuwe project de aandacht die het verdient en blijven uw klanten tevreden. Soms heeft u het gewoon te druk of de expertise niet in huis. Uit het onderzoek blijkt dat 65,0% van de bedrijven aangeeft bureau(s) in te schakelen voor opmaak, advies en/of design. De precieze verdeling vindt u in het volgende figuur.

Figuur 25 Uitbesteed werk

Aangezien 52,8% geen apart communicatiebudget heeft vastgesteld, is het niet verwonderlijk dat maar 33,0% aan kan geven welk percentage van de communicatiekosten naar de inhuur van derden gaat. Maar ook onder de bedrijven die wel een budget hebben vastgesteld, kan slechts 26,1% een schatting maken hoeveel van het communicatiebudget aan externe bureaus wordt besteed. Figuur 26 geeft een overzicht.

Figuur 26 Budget externe bureaus in relatie tot totale communicatiebudget


33

Hoofdstuk 4


Evaluatie In hoofdstuk 3 zagen we al dat slechts 12,9% van de respondenten aangeeft hun communicatieactiviteiten te evalueren. Zij geven aan dat slechts 4,3% van alle projecten op het gebied van communicatie verlopen volgens planning en budget. Figuur 27 toont de score van alle respondenten, dus ook van degene die aangeven hun communicatieactiviteiten niet te evalueren.

Figuur 27 Projecten verlopen volgens planning en budget

Een bijzondere score die het eindresultaat uiteindelijk minder effectief maakt. Door namelijk vooraf een goede planning en budget op te stellen, vergeet u minder snel aspecten, maar kunt u ook tussentijds zien of u nog op schema ligt. Of, anders gezegd, of u het afgesproken eindresultaat nog gaat halen. Een goede planning geeft daarnaast snel de mogelijkheden weer waar eventuele vertragingen in te halen te zijn.

{ 4,3% van alle projecten verloopt volgens planning en budget. Onnodig! Goed projectmanagement zorgt voor een juiste planning en dito budget. }

34


Hoofdstuk 5

Interne communicatie

5. Interne communicatie Interne communicatie. Het belang ervan wordt nog altijd onderschat. Toch is het belangrijk voor het goed functioneren van de medewerkers én het bedrijf zelf. Dit hoofdstuk geeft inzicht in de plek die interne communicatie inneemt bij de ondervraagde bedrijven.

Overleg Van alle interne communicatie gaat een deel van de tijd op aan intern overleg. Om een goed overzicht te krijgen hoeveel impact dat heeft op het aantal fte, hebben we deze vragen naast elkaar gezet. Opvallend is dat de Nederlandse bedrijven met maximaal 0,5 fte voor communicatie, meer overlegtijd nodig hebben per week dan hun Belgische collega’s in deze categorie.

Figuur 28 Uren intern overleg in relatie tot aantal fte

Het is niet voor iedereen binnen de organisatie duidelijk waar de verantwoordelijkheden liggen op het gebied van communicatie. 81,1% geeft aan dat dit niet duidelijk is. Mindere focus op interne communicatie kan hiervan de oorzaak zijn. Eén van de functies van interne communicatie is namelijk het informeren van medewerkers. Geef organisatorische, praktische en operationele informatie door zodat alle medewerkers weten wat ze moeten doen, volgens welke procedures en technieken.


35

Hoofdstuk 5


Medewerkertevredenheid Twee andere functies van interne communicatie zijn het betrekken en binden van medewerkers. Het is voor elke organisatie een grote uitdaging om de beste medewerkers te behouden.

{ Goede en tevreden medewerkers zijn vaak beter gemotiveerd en zetten net een stapje extra. Zowel uw bedrijf als uw klanten hebben daar voordeel van. } Door de tevredenheid onder medewerkers te onderzoeken, komen bovenstaande zaken (betrekken en binden) aan het licht en kunt u daar snel op inspelen. U krijgt daarnaast een indruk van de bedrijfscultuur. Bovendien geeft u aan met een dergelijk onderzoek, dat u bereid bent naar de medewerkers te luisteren. Mits u natuurlijk een juiste opvolging gepland heeft. Van alle ondervraagden geeft maar liefst gemiddeld 76,6% aan, de tevredenheid onder medewerkers niet te meten.Voor de Belgische bedrijven ligt dit percentage zelfs op ruim 90%. Degenen (23,4%) die de tevredenheid wel meten, hanteren de volgende frequentie.

Figuur 29 Frequentie medewerkerstevredenheidsonderzoek

36


Hoofdstuk 5

Interne communicatie

Middelen “Het staat op intranet, dus het is intern gecommuniceerd”. Helaas, niets is minder waar. Interne communicatie vergt meer dan alleen maar het zenden van een boodschap. Welke middelen, naast intranet, bedrijven zoal inzetten voor het overbrengen van een interne boodschap, toont volgend figuur.

Figuur 30 Ingezette interne communicatiemiddelen

Bijzonder weinig bedrijven geven aan (nog) een personeelsblad in te zetten. En dat terwijl een personeelsblad in de meeste gevallen een grote bijdrage kan leveren aan de functies ´betrekken´ en ´binden´. Het lezen van een blad zorgt nu eenmaal voor een andere beleving dan het lezen van een intranetbericht. Belangrijke voorwaarden zijn dan onder andere dat de afstand tot de lezer klein is en er niet te veel informatie gericht op de organisatie wordt opgenomen.

{ Bijzonder weinig bedrijven geven aan (nog) een personeelsblad in te zetten. En dat terwijl een personeelsblad in de meeste gevallen een grote bijdrage kan leveren aan de functies “betrekken” en “binden”. }


37

Hoofdstuk 5

38



Hoofdstuk 6

Externe communicatie

6. Externe Communicatie Wanneer de organisatie van de communicatie en de interne communicatie goed opgebouwd zijn, vergroot dat de kans van slagen van uw externe communicatie. Maar voor het optimale resultaat is natuurlijk meer nodig. Het zesde hoofdstuk geeft inzicht in de organisatie van externe communicatie en de middelen die daarmee samenhangen.

Klanten Klanten geven gevraagd en ongevraagd veel informatie waar u als bedrijf uw voordeel mee kunt doen.

{ Goed inzicht in degenen die uw diensten of producten afnemen is dan ook cruciaal voor de afstemming van de communicatieboodschap. } De kans dat mannen zich aangesproken voelen om een typisch damesproduct te gaan gebruiken, is beduidend kleiner dan dat vrouwen dat zullen zijn. Eerder kwam al naar voren dat slechts 46,8% weet wie hun klanten daadwerkelijk zijn. Daar kunnen we aan toevoegen dat 78,0% van de gevallen op regelmatige basis iets van zich laat horen. Figuur 31 toont hiervan het overzicht.


39

Hoofdstuk 6


Figuur 31 Klanten horen regelmatig iets van de organisatie

Overigens, ook al is de aanleiding van het contact een klacht, zet de klacht dan om in een kans door de volgende vijf stappen te doorlopen. 1. Luister 2. Toon begrip 3. Verzamel feiten 4. Bied oplossingen 5. Controleer Als u deze stappen professioneel uitvoert, heeft u er een klant voor het leven bij. En het winnen van een nieuwe klant kost gemiddeld acht maal zoveel als het behouden van een bestaande klant. Van de respondenten die aangeven te weten wie de klanten zijn en voor wie ze het allemaal doen, blijkt dat 46,8% niet weet wie hun concurrenten zijn en op welk gebied ze onderscheidend zijn.

Overige doelgroepen Niet alleen klanten behoren tot de doelgroep, ook bijvoorbeeld toekomstige klanten, stakeholders, aandeelhouders en persrelaties verdienen aandacht van uw bedrijf. Omdat zij in mindere mate voor directe omzet zorgen, worden zij ook wel de secundaire doelgroep genoemd. Deze groep kan grote invloed hebben op het imago van een onderneming en mag daarom niet worden vergeten. Toch geeft maar 57,8% te kennen dat de organisatie op regelmatige basis deze groep ook iets laat weten. Figuur 32 maakt dit duidelijk.

40


Hoofdstuk 6

Externe communicatie

Figuur 32 Secundaire doelgroep hoort regelmatig iets van de organisatie

Middelen In hoofdstuk 3 zijn de standaardmiddelen weergegeven die binnen de organisaties aanwezig zijn, om de communicatiemiddelen goed te kunnen ontwikkelen.Volgend figuur toont een overzicht van de communicatiemiddelen die afgelopen jaar extern zijn ingezet. Het antwoord ´overig´ bevat onder andere het organiseren van events, het spreken op events en workshops en inspiratiesessies.

Figuur 33 Ingezette externe communicatiemiddelen

Opvallend is dat er in de media zoveel geroepen wordt over de opkomst van social media, maar dat slechts 2,7% aangeeft daadwerkelijk blogs, Twitter of andere social media in te zetten. Hier is er wel een groot onderscheid tussen België en Nederland met respectievelijk 1,0% en 4,4%.


41

Hoofdstuk 6

42



Hoofdstuk 7

Druk

7. Druk Druk druk druk. Hopelijk bent u niet te druk om hoofdstuk 7 te lezen. U komt er dan namelijk achter hoe onze respondenten met druk omgaan. Wanneer besteden zij bijvoorbeeld werk uit? En waarom? En als ze werk uitbesteden, hoe ziet hun briefing er dan uit?

Vraag en aanbod Natuurlijk, iedereen geeft aan het druk te hebben op zijn werk. Maar er is een verschil tussen ´druk´ en het echt niet meer alleen bol kunnen werken. Zeker wanneer communicatie veel operationele werkzaamheden moet uitvoeren, is dit een veelvoorkomend gegeven. Als daar ook nog bij komt dat de werkzaamheden meer adhoc worden uitgevoerd dan gepland, wordt het nog lastiger. Op onze vraag of de verantwoordelijke voor communicatie, in het algemeen, de vraag uit de organisatie aan kan, antwoordde dan ook 35,8% met nee.

Figuur 34 De verantwoordelijke voor communicatie, in het algemeen, kan de vraag aan


43

Hoofdstuk 7


Uitbesteden Om de druk te verlichten, schakelen veel bedrijven bureaus in die de communicatieactiviteiten voor hen verrichten. Hierbij geldt, hoe meer budget er ter beschikking is, hoe sneller er een project uit handen wordt gegeven. Figuur 35 toont het aantal bedrijven dat externen inhuurt in relatie tot de omzet.

Figuur 35 Inhuur externen in relatie tot omzet

Externe bureaus worden met name ingezet voor advies (34,6%).

Briefing Hoewel in 30,4% van de gevallen externe bureaus voor vorm worden ingeschakeld, ontvangen zij slechts in 25,7% een schriftelijke briefing. Figuur 36 toont aan of en hoe er gebriefd wordt. Als er wordt gebriefd, dan wordt er in de meeste gevallen niet volledig gebriefd. Slechts 0,9% geeft aan dat een briefing ´mijlpalen´ bevat. Voor een project toch een essentieel onderdeel.

{ Een correcte briefing kan heel wat irritaties achteraf voorkomen. }

44


Hoofdstuk 7

Druk

Figuur 36 Briefing

Er zijn bedrijven die alle onderstaande opties terug laten komen in een briefing. Een briefing bevat daardoor juist te veel informatie.

Figuur 37 Een briefing bevat de volgende onderdelen


45

Hoofdstuk 7

46



Hoofdstuk 8

Trots

8.Trots Het laatste hoofdstuk toont de persoon achter de organisatie. Wie is hij? Wat doet hij? Wat zou hij doen als hij mocht kiezen? Is hij trots op zijn werk? Werknemers die trots zijn op het bedrijf waarvoor ze werken, zijn meer betrokken, efficiënter en dus ook goedkoper.

Ambassadeurs Van de respondenten geeft slechts 48,8% aan trots te zijn op de organisatie waarvoor ze werken. Anders gezegd, maar liefst 1 op de 2 medewerkers is niet trots op de organisatie waarvoor ze werkt.

{ Trots op de organisatie en respect op je werk zijn belangrijke voorwaarden om bij een bedrijf te willen (blijven) werken. } Betrek en bind je medewerkers dus! Het zijn twee van de belangrijkste functies die interne communicatie kent en die het verschil maken tussen een medewerker en een ambassadeur. Overigens zijn het die respondenten die trots zijn, die tevens aangeven dat de organisaties hun medewerkertevredenheid te meten. De redenen waarom zij trots zijn lopen uiteen en variëren van: “Het blijkbaar werkt wat we doen. We willen kwaliteit leveren met maximale service en persoonlijk zijn naar de klanten” en “het een mooi bedrijf is dat werkt uit de kracht van de oorsprong” tot “De organisatie een belangrijke maatschappelijke functie vervult”.


47

Hoofdstuk 8


Figuur 38 Ik ben trots op mijn organisatie

Toekomst 43,4% van alle ondervraagden werkt waarschijnlijk over 2 jaar niet meer bij deze organisatie. Opvallend is dat 33,3% van de respondenten die aangeven trots te zijn op hun organisatie ook niet meer bij de organisatie werkt. Het uiteindelijk gemiddelde rapportcijfer voor organisaties op het gebied van communicatie is een 6,1. Hoe dit gemiddelde tot stand is gekomen toont figuur 39.

Figuur 39 Rapportcijfer op het gebied van communicatie

Bijzonder is dat degene die zelf een communicatiefunctie bekleden gemiddeld een lager cijfer toekennen dan degene die geen communicatiefunctie of soortgelijk vervullen. Zij willen ook vaker dan de anderen iets veranderen. 25,1% van de gevallen geeft aan dat als zij mogen kiezen, door te gaan op de wijze waarop zij nu werken. In figuur 40 staan alle antwoorden op een rij.

48


Hoofdstuk 8

Trots

Figuur 40 Als ik iets mag veranderen in de toekomst dan…

Voldoende stof dus om komend jaar voor iedereen na te denken hoe de communicatie beter, effectiever en efficiënter kan. Of dat uiteindelijk ook gelukt is, leest u in het Najaarsonderzoek van 2010.

{ gemiddelde rapportcijfer voor organisaties op het gebied van communicatie is een 6,1 }


49

Hoofdstuk 8

50



Tot slot Wij hopen dat deze rapportage u geprikkeld heeft en u in de praktijk gebruik kunt maken van een aantal elementen. De rapportage van het Najaarsonderzoek geeft globaal weer waar de nadruk ligt op het gebied van communicatie binnen organisaties.

Door dit onderzoek komende jaren te herhalen, kunnen we de trends achterhalen. We waarderen het zeer als u uw medewerking in 2010 wilt verlenen en stellen het op prijs als u uw opmerkingen over het Najaarsonderzoek 2009 met ons wilt delen. Wij wensen u veel succes met communiceren en graag tot ziens in het najaar van 2010.

Namens GC2 Communicatie Mirjam Claassens-Goes en Edwin Claassens


51


52


Over GC2 Uw organisatie is uniek. Uniek voor uw organisatie is ook de wijze van communiceren. En natuurlijk wilt u een boodschap zo effectief en efficiënt mogelijke overbrengen. Wij kunnen u daarbij helpen. Door zowel interne als externe communicatie als onze drie specialismen – adviseren, meten en coachen – te integreren in onze werkwijze, kan uw organisatie extra groei ondergaan. Belangrijke trends in uw branche en ons vakgebied ontbreken daarbij niet.

Figuur 41 Integratiedriehoek

We zijn een Belgisch bedrijf, wonen in België, maar zijn Nederlanders. We werken dan ook voor Belgische en Nederlandse organisaties. Deze verdubbeling van nationaliteit zorgt ervoor dat we extra denken gedragspatronen hebben ontwikkeld en andere keuzemogelijkheden tot onze beschikking hebben. Want ook al wordt er in beide landen Nederlands gesproken, communicatie is meer dan een aantal woorden die een correcte zin vormen. Wij helpen u graag. In beide landen zijn we actief voor financiële en zakelijke dienstverleners, woningcorporaties, energieleveranciers, industriële ondernemingen, kennisondernemingen, onderwijsinstellingen en de overheid. Alle trajecten die we geleid en begeleid hebben, hadden een gemeenschappelijke deler: Hoe kan communicatie als instrument ingezet worden om de organisatie te verbeteren.


53


54


De vragenlijst

De vragenlijst Bijlage

Hartelijk dank voor het invullen van het Najaarsonderzoek. U hebt ervoor gekozen om het onderzoek niet anoniem in te vullen en maakte daarmee kans op een benchmark. Het verheugt ons u te mogen meedelen dat u inderdaad tot de eerste 50 respondenten behoort en een benchmark ontvangt. In deze bijlage treft u de volledige vragenlijst en alle antwoorden. Uw eigen antwoorden zijn in het groen weergegeven, zodat u uw eigen antwoord snel en gemakkelijk kunt vergelijken. Mocht u vragen hebben over uw score ten opzichte van andere bedrijven of uw eigen score willen verbeteren? Neem dan gerust contact met ons op.

1.

Wat is volgens u de meest belangrijke reden geweest voor uw organisatie om in 2009 te communiceren?

Vergroten naamsbekendheid Ondersteunen (verkoop)activiteiten Verbeteren identiteit/imago Informeren van klanten/collega’s (kenniscomponent) Overtuigen van klanten/collega’s (houdingscomponent) Binden van klanten/collega’s (gedragscomponent) Anders, namelijk

vraag 1 Meest belangrijke reden om te communiceren in 2009


55

De vragenlijst 2.


Bent u bekend met de missie van uw organisatie?

Ja, ik ben bekend met de missie van onze organisatie Nee, ik ben er niet mee bekend, onze organisatie heeft wel een missie Nee, onze organisatie heeft geen missie

vraag 2 Bekendheid zijn met de missie

3.

Weet u waar uw organisatie voor staat? (kernwaarden)

Ja, maar ik ben volgens mij een van de weinigen Ja, en uit gedegen onderzoek blijkt ook dat anderen dat weten Nee

vraag 3 Kernwaarden

56


De vragenlijst 4.

Hoeveel medewerkers werken er in totaal bij uw organisatie? Iedere respondent kon één enkel open antwoord geven.

....

vraag 4 Medewerkers

5.

Heeft uw organisatie een eigen afdeling die zich bezighoudt met communicatieactiviteiten?

Ja

Nee

vraag 5 Eigen communicatieafdeling


57

De vragenlijst


5a. Uit hoeveel fte bestaat de afdeling Communicatie? (1 fte = 40 uur)

...

vraag 5a Aantal fte

5b. Is de afdeling Communicatie een stafafdeling?

Ja

Nee

vraag 5b Communicatie als stafafdeling

58


De vragenlijst 6.

Wie (functie) voert de meeste communicatieactiviteiten uit? Iedere respondent kon één enkel open antwoord geven

.

7.

vraag 6 Communicatie uitvoering

Hoeveel uur per week heeft u intern overleg over activiteiten die betrekking hebben op communicatie voor uw eigen organisatie?

vraag 7 Uren intern aan communicatieoverleg


59

De vragenlijst 8.


Kan de verantwoordelijke voor communicatie, in het algemeen, de vraag uit de organisatie aan?

Ja, ook zonder hulp van derden Nee

Ja, maar alleen met hulp van derden Weet ik niet

vraag 8 Werkdruk

9.

Heeft uw organisatie een apart budget voor communicatieactiviteiten?

Ja, maar hoeveel weet ik niet Ja, minder dan 5.000 euro Ja, tussen 5.000 en max. 25.000 euro Ja, tussen 25.000 en max. 50.000 euro Ja, tussen 50.000 en max. 100.000 euro Ja, tussen 100.000 en max. 500.000 euro Ja, meer dan 500.000 euro Ja, maar dat verandert elke keer (is meer een sluitpost) Nee

vraag 9 Communicatiebudget 60


De vragenlijst 10. Heeft uw organisatie een eigen communicatieplan voor 2010 opgesteld?

Ja, dit plan is bij iedereen ook bekend Ja, de mensen van Communicatie kennen dit Nee Weet ik niet

vraag 10 Communicatierplan

11. Waar ligt op dit moment, volgens u, binnen uw organisatie de balans op het gebied van communicatie?

(meer) Intern gericht Evenveel intern als extern gericht

(meer) Extern gericht

vraag 11 Balans in communicatie


61

De vragenlijst


12. Onderzoekt uw organisatie de medewerkertevredenheid?

Ja

Nee

vraag 12 Medewerkertevredenheidsonderzoek

12a. Hoe vaak wordt dit onderzoek uitgevoerd?

Elk jaar

Elke vijf jaar

vraag 12a frequentie Medewerkerstevredenheidsonderzoek

62


Anders, namelijk

De vragenlijst 13. Vink aan welke communicatiemiddelen afgelopen jaar intern zijn ingezet. (meerdere antwoorden mogelijk)

Advertenties Events Huisbezoeken Narrowcasting Personeelsblad Telefoon

(Discussie)bijeenkomsten Factsheets Intranet Nieuwsbrieven Posters Vergadering/overleg

E-mail FAQ’s Introductieprogramma’s Nota’s, verslagen et cetera Presentaties Overig, namelijk

vraag 13 Interne communicatiemiddelen

14. Schakelt uw organisatie bureaus in, die communicatieactiviteiten voor u verrichten?

Ja, voor opmaak en design Ja, voor advies, opmaak en design Anders, namelijk...

Ja, voor advies Nee, alles gebeurt in huis

vraag 14 Externe bureaus © 2010 GC2 Communicatie

63

De vragenlijst


14a. Uw organisatie schakelt bureau(s) in voor opmaak en design. Geef een schatting van het deel van het totale communicatiebudget:

0-10% 26-50% We werken niet met een budget

11-25% 51% of meer Weet ik niet

vraag 14a Externe bureaus voor opmaak en design

14b. Uw organisatie schakelt bureau(s) in voor advies. Geef een schatting van het deel van het totale communicatiebudget:



vraag 14b Externe bureaus voor advies

64


De vragenlijst 14c. Uw organisatie schakelt bureau(s) in voor advies, opmaak en design. Geef een schatting van het deel van het totale communicatiebudget:



vraag 14c Externe bureaus voor advies, opmaak en design


65

De vragenlijst


15. Een briefing (mondeling of schriftelijk) bevat bij ons de volgende onderdelen (meerdere antwoorden mogelijk)

* SWOTI-analyse: Naast de gebruikelijke termen Strenghts, Weaknesses, Opportunities en Threats, voegen we Issues toe. De Issues zijn de schakel tussen de vier gebruikelijke termen. Met deze bedrijfsinformatie krijgt u een goed zelfbeeld, kunt u uw positie herzien en onderbouwd beslissingen nemen al dan niet voor de ontwikkeling van een nieuwe strategie.

Aanleiding Budgetverdeling Doelgroep Materialen Planning Teksten Verwachtingen

Achtergrondinfo v.d. org. Communicatiemiddelen Doelstelling Mijlpalen Randvoorwaarden Tone of voice Overig, namelijk...

vraag 15 Onderdelen in een briefing

66


Beeldmateriaal Concurrenten Evaluatie Opdrachtomschrijving SWOTI-analyse * Verantwoordelijkheden

De vragenlijst 16. Geef aan wat er binnen uw organisatie aanwezig is. Communicatieplan

Ja, en er wordt mee gewerkt Nee, is in ontwikkeling Weet ik niet

Ja, maar er wordt niet mee gewerkt Nee NVT

vraag 16 Communicatieplan

16a. Geef aan wat er binnen uw organisatie aanwezig is. Huisstijlhandboek



vraag 16a Huisstijlhandboek


67

De vragenlijst


16b. Geef aan wat er binnen uw organisatie aanwezig is. Schrijfwijzer



vraag 16b Schrijwijzer

16c. Geef aan wat er binnen uw organisatie aanwezig is. Beleidsplan Sponsoring



vraag 16c Beleidsplan Sponsoring

68


De vragenlijst 16d. Geef aan wat er binnen uw organisatie aanwezig is.Templates voor briefings



vraag 16d Templates voor briefings

16e. Geef aan wat er binnen uw organisatie aanwezig is.Templates voor correspondentie



vraag 16e Templates voor correspondentie


69

De vragenlijst


16f. Geef aan wat er binnen uw organisatie aanwezig is.Templates voor presentaties



vraag 16f Templates voor presentaties

16g. Geef aan wat er binnen uw organisatie aanwezig is. Crisiscommunicatieplan



vraag 16g Crisiscommunicatieplan

70


De vragenlijst 16h. Geef aan wat er binnen uw organisatie aanwezig is. Pers- en mediabeleid



vraag 16h Pers- en mediabeleid

16i. Geef aan wat er binnen uw organisatie aanwezig is. Missie/visie



vraag 16i Missie/visie


71

De vragenlijst


17. Onze klanten (primaire doelgroep) horen regelmatig iets van de organisatie. (Geef het best passende antwoord)

Ja, namelijk elke dag Ja, meerdere malen per maand Nee, niet dat ik weet

Ja, meerdere malen per week Ja, meerdere malen per jaar

vraag 17 Primaire doelgroep

17a. Onze secundaire doelgroep (leveranciers, [toekomstige] klanten, omgeving, stakeholders, aandeelhouders, persrelaties et cetera) horen

Ja, namelijk elke dag Ja, meerdere malen per maand Nee

Ja, meerdere malen per week Ja, meerdere malen per jaar

vraag 17a Secondaire doelgroep

72


De vragenlijst 18. Mijn organisatie weet, aan de hand van gedegen onderzoek, hoe onze doelgroepen over ons denken

Ja, dit weten we alleen van onze primaire doelgroep Ja, dit weten we alleen van onze secundaire doelgroep Ja, dit weten we van zowel onze primaire als secundaire doelgroep Nee

vraag 18 Wij weten hoe de doelgroepen over ons denken

19. Ik weet waar de kansen en bedreigingen liggen op het gebied van communicatie

Ja Min of meer Nee, maar anderen in de organisatie weten dit wel Nee, en anderen in de organisatie weten dit ook niet

vraag 19 Kansen en bedreigingen


73

De vragenlijst


20. De volgende communicatiemiddelen hebben we het afgelopen jaar (laatste 12 maanden) extern ingezet (meerdere antwoorden mogelijk)

Advertenties Billboard Busreclame (reclame in het o.v.) E-mail Internet Open dag Poster SMS Vlaggen

Banners Blog Commercials (radio, TV, Internet) Free publicity Jaarverslag Persoonlijke (verkoop)gesprekken Presentatie Sponsoring Overig, namelijk

vraag 20 Externe communicatiemiddelen

21. Ik ben trots op de organisatie waar ik voor werk

Ja, omdat

Nee, omdat

vraag 21 Trots op de organisatie

74


Beurs Brochure Huis-aan-huis-reclame Nieuwsbrief Relatiemagazine Twitter

De vragenlijst

Ja, omdat • Het blijkbaar werkt wat we doen. We willen kwaliteit leveren met maximale service en persoonlijk zijn naar de klanten. • we met beperkte middelen en een moeilijk te verkopen product onszelf goed in de markt zetten. • Het voldoet aan de de verwachtingen die ik heb van een bedrijf • we door de bijzondere organisatiestructuur van de bank fier overeind staan na een crisisjaar. Onze initiatieven op coöperatief gebied hebben zichtbaar bijgedragen aan de resultaten van onze bank. • wij maken deel uit van een wereldwijde organisaties maar zijn nog een jong bedrijf op de Belgische markt en hebben ondanks de jonge leeftijd toch al zeer mooie realisaties en resultaten kunnen voorleggen. • Onze organisatie is resultaat van een fusie van 4 bedrijven. tijdens een periode van 3 jaar van zwaar weer, is de organisatie ontwikkeld tot een efficiente onderneming met kundig en betrouwbaar personeel, waarin cost efficiency, service-gerichtheid en organisatie-/productontwikkeling belangrijke waarden zijn. • het een mooi bedrijf is dat werkt uit de kracht van de oorsprong • Ze goed werk doen voor de samenleving • We altijd werken aan kwalitatieve verbetering. Er ruimte is voor de persoonlijke ontwikkeling van mensen. • Omdat in uitzenden ik alleen voor het A label wil werken. • de passie waarmee ik mijn vak kan uitoefenen voor mij het allerbelangrijkste is • De organisatie een belangrijke maatschappelijke functie vervult • Het een leuke organisatie is Nee, omdat • er ontbreekt strategie, het is zowel intern als extern niet duidelijk wat nu precies de producten zijn. Er wordt veel gewisseld van huisstijl en uitstraling. Als de directeur een kant op wil, dan gaan we die kant op, ongeacht of hij het goed heeft of niet. • Gemeente/politiek • Omdat ik de communicatie vaak zeer onprofessioneel vind, het onbreekt aan leiderschap (management is ontslagen en de vacature staat al maanden open) en beslissingen vaak genomen worden op basis van de korte termijn behoeftes, waarbij wordt ingeleverd op mogelijkheden om de kwaliteit op de lange termijn te verbeteren. • heel veel interne politiek en gekonkel • aan de buitenkant wij een andere organisatie zijn, dan wij aan de binnenkant voelen. • Ik vind dat we veel te weinig aan interne communicatie doen.


75

De vragenlijst


22. Sinds wanneer (jaartal) heeft uw organisatie een crisiscommunicatieplan?

vraag 22 Eerste jaar crisiscommunicatieplan

23. Bij het inschakelen van een bureau:

Briefen wij hen altijd schriftelijk Briefen wij hen meestal schriftelijk Briefen wij hen nooit schriftelijk, maar altijd mondeling (telefonisch of gesprek) Briefen wij hen alleen schriftelijk als de opdracht meer dan 5.000 euro bedraagt Briefen wij nooit Brief ikzelf nooit, maar een van mijn collega’s Wij maken geen gebruik van bureaus

vraag 23 Briefen van een bureau

76


De vragenlijst 24. Over 2 jaar werk ik zeker nog bij deze organisatie

Ja Alleen als er uitdagende opdrachten blijven komen

Nee Weet ik niet

vraag 24 Over 2 jaar werk ik zeker nog bij deze organisatie

25. Geef aan wat voor u de volgorde van belang is van de activiteiten op het gebied van communicatie voor uw organisatie.

Vergroten naamsbekendheid Verbeteren identiteit/imago Informeren van klanten/collega’s (kenniscomponent) Anders, namelijk

Ondersteunen (verkoop)activiteiten Binden van klanten/collega’s Overtuigen van klanten/collega’s (houdingcomponent)

vraag 25 Ranking communicatie


77

De vragenlijst


26. Als ik zou mogen kiezen dan...

wil ik meer budget voor communicatieactiviteiten wil ik extra personeel aannemen voor Communicatie wil ik de medewerkers laten bijscholen op communicatievlak zou ik doorgaan zoals we nu doen Anders, namelijk

vraag 26 Als ik zou mogen kiezen dan...

27. Welk rapportcijfer geeft u uw organisatie op het gebied van communicatie?

vraag 27 Rapportcijfer

78


De vragenlijst 28. In welke sector is uw organisatie actief?

Administratie/Secretariaat Consultancy Farmaceutische industrie Horeca Industrie/Productie Medische zorg Sport/Cultuur/Ontspanning Zakelijke dienstverlening

Bouw Detailhandel/Retail Financiële dienstverlening Human Resources Juridisch Onderwijs Techniek Anders, namelijk

Commercieel/Verkoop Facilitaire dienstverlening Grafische industrie ICT Marketing/pr/Communicatie Overheid Transport/Logistiek

vraag 28 Sectoren

29. In welk land is uw organisatie gevestigd? (vul uw locatie in)

België

Nederland

Anders, namelijk

vraag 29 Locatie in land


79

De vragenlijst


30. Bestaat uw organisatie uit meerdere vestigingen, divisies of dochtermaatschappijen op andere locaties?

Ja

Nee

vraag 30 Vestigingen, divisies of dochtermaatschappijen

30a. U heeft geantwoord dat uw organisatie meerdere vestigingen, divisies of dochtermaatschappijen op andere locaties heeft in België. Geef aan hoeveel

vraag 30a België

80


De vragenlijst 30b. U heeft geantwoord dat uw organisatie meerdere vestigingen, divisies of dochtermaatschappijen op andere locaties heeft in Nederland. Geef aan hoeveel

vraag 30b Nederland

30c. U heeft geantwoord dat uw organisatie meerdere vestigingen, divisies of dochtermaatschappijen op andere locaties heeft in overige landen. Geef aan hoeveel

vraag 30c Overige landen


81

De vragenlijst


31. Wat is uw functie?

vraag 31 Functies

32. Hoeveel bedraagt de jaaromzet van uw organisatie?

Minder dan 100.000 euro Tussen 100.000 en max. 250.000 euro Tussen 250.000 en max. 500.000 euro Tussen 500.000 en max. 1.000.000 euro Meer dan 1.000.000 euro Weet ik niet

vraag 32 Jaaromzet

82


De vragenlijst 33. Communicatie is binnen uw organisatie verantwoordelijk voor:

Inhoud Vorm Inhoud en vorm Communicatie voert alleen uit, de verantwoordelijkheden liggen bij de opdrachtgever

vraag 33 Communicatie is verantwoordelijk voor

34. Wie is de eindbeslisser (functie) op de gebied van communicatie binnen uw organisatie?

vraag 34 Eindbeslisser


83

De vragenlijst


35. Een communicatieopdracht wordt:

betaald door de afd. Communicatie betaald door de opdrachtgever betaald door de directie betaald uit eenzelfde budget als alle andere activiteiten

vraag 35 Betaling communicatieopdracht

36. In uw organisatie vindt er direct afstemming plaats tussen Communicatie en ... (meerdere antwoorden mogelijk)

Directie ICT Leveranciers (communicatie) Prospects Anders, namelijk

Financiën HR Juridische Zaken Klanten Leveranciers (core buss) Mediarelaties Er vindt geen onderlinge afstemming plaats

vraag 36 Afstemming

84


De vragenlijst 37. Wat zijn voor uw organisatie de 3 woorden die het beste het begrip Communicatie omschrijven?

vraag 37 Top 10 van associaties met het begrip Communicatie

altijd | belangrijk | beleid | Bereikbaar | Betrokken | Bewustwording | binding | commercieel | committeren | complex | contact maken | core-business | creatief | dienen | diepgang | direct | doelgericht | doelgroepkennis | doen | duidelijkheid | Expertise | extern | gericht | herkenbaarheid | In ontwikkeling | informeren | innovatief | integriteit | intern | interpreteren | kennen | klanten | kwaliteit | marketing | Middelencreatie | Naamsbekendheid | ondergewaardeerd | onderscheiden | ondersteunen | one-way | ontvangen | open | Originaliteit | overtuigend | Persoonlijk(heid) | positioneren | PR | Professioneel | projectmatig | push | samenwerking | snel | Terughoudendheid | terugkoppelen | transparantie | uitdaging | Uitvoerend | vak | verfrissend | vertrouwen | zenden | ...


85

De vragenlijst


Geef per stelling aan of deze al dan niet van toepassing is op uw organisatie.

38. Ik weet wie onze klanten zijn en voor wie we het allemaal doen

Ja Weet ik niet

Nee NVT

vraag 38 Ik weet wie onze klanten zijn

38a. De communicatieactiviteiten van onze concurrenten zijn inzichtelijk

Ja Weet ik niet

Nee NVT

vraag 38a Concurrentie is inzichtelijk

86


De vragenlijst 38b. Voor iedereen binnen de organisatie is het duidelijk waar de verantwoordelijkheden liggen op het gebied van communicatie

Ja Weet ik niet

Nee NVT

vraag 38b Verantwoordelijkheden

38c. Degene die verantwoordelijk is voor communicatie, levert ook het budget voor advies en uitvoering

Ja Weet ik niet

Nee NVT

vraag 38c Verantwoordelijk voor communicatie en ook voor het budget


87

De vragenlijst


38d. Elk jaar oefent de organisatie de uitvoering van het crisiscommunicatieplan

Ja Weet ik niet

Nee NVT

vraag 38d Oefenen crisiscommunicatieplan

38e. Communicatie-uitingen zijn ondersteunend aan het doel

Ja Weet ik niet

Nee NVT

vraag 38e Communicatie-uitingen zijn ondersteunend aan het doel

88


De vragenlijst 38f. Alle projecten op het gebied van communicatie verlopen volgens planning en budget

Ja Weet ik niet

Nee NVT

vraag 38f Planning en budget

38g De economische omstandigheden zorgen ervoor dat ik anders op het gebied van communicatie handel

Ja Weet ik niet

Nee NVT

vraag 38g Anders handelen


89

De vragenlijst


38h. Communicatiemiddelen worden onderling op elkaar afgestemd

Ja Weet ik niet

Nee NVT

vraag 38h Onderlinge afstemming van de communicatiemiddelen

38i. Communicatiemiddelen bevatten altijd de centrale communicatieboodschap

Ja Weet ik niet

Nee NVT

vraag 38i Centrale communicatieboodschap

90


De vragenlijst 38j. Projecten op het gebied van communicatie worden altijd geëvalueerd

Ja Weet ik niet

Nee NVT

vraag 38j Evaluatie

38k. Onze organisatie beschikt over een recente risicoanalyse in zake communicatie

Ja Weet ik niet

Nee NVT

vraag 38k Recente risicoanalyse in zake communicatie


91

De vragenlijst


38l. In de laatste 5 jaar heeft de organisatie te maken gehad met 1 of meerdere crisissen

Ja Weet ik niet

Nee NVT

vraag 38l Crisissen in de laatste 5 jaar

39. Wij benadrukken nogmaals dat uw antwoorden vertrouwelijk behandeld worden. Wilt u automatisch van ons het digitale onderzoeksrapport ontvangen? Vul dan uw gegevens in.

Naar mijn gegevens invullen

Nee, dank u wel. Ik wil anoniem deelnemen.

vraag 39 bekende respondenten

92


De vragenlijst


93


| GC2 Communicatie | Bosvelden 52 | 2370 Arendonk | België | 014/431659 | www.gc2.be |

94


Waar ligt de nadruk van communicatie binnen organisaties. een online onderzoek uitgevoerd onder zowel Belgische als Nederlandse bedrijven

Recommend Documents