Vrijwilligersbeleid januari 2015
Inhoudsopgave
Inleiding
3
Visie op vrijwillige inzet
3
Vrijwillige inzet bij Buurtwerk
4
Procedure van werving tot en met uitstroom
6
Positie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
6
Rechten en plichten
6
Inspraak en informatie-uitwisseling
8
Afstemming vrijwillige inzet
8
Deskundigheidsbevordering
8
Use on demand
9
Veiligheid
9
Verzekering
9
Gegevensregistratie
10
Verplichtingen vrijwilligersbeleid
10
Bijlage 1: Gedragscode beroepskrachten
11
Bijlage 2: Zelfsturingspiramide
12
2
Inleiding
Buurtwerk zet zich in voor het welzijn van bewoners en de sociale kwaliteit van de leefomgeving. We zijn ervan overtuigd dat dit alleen gezamenlijk met bewoners kan. We stimuleren vrijwillige inzet en willen het mogelijk maken dat bewoners eigen ideeën en initiatieven ontwikkelen en uitvoeren die ten goede komen aan de samenleving.
Bij Buurtwerk zijn veel vrijwilligers actief die direct betrokken zijn bij de organisatie en uitvoering van de activiteiten. Het vrijwilligersbeleid is van toepassing op deze groep vrijwilligers. Daarnaast ondersteunen we en werken we samen met (zelfstandige) vrijwilligersgroepen die hun eigen initiatieven ontwikkelen. Het uitgangspunt bij deze ondersteuning is dat de inzet van Buurtwerk een tijdelijke stimulans is, waarbij wordt toegewerkt naar maximale zelfstandigheid.
Visie op vrijwillige inzet
Het Sociaal Cultureel Planbureau (SCP) definieert vrijwilligerswerk als ‘werk dat in enig georganiseerd verband onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van anderen of de samenleving’. Dit is een gangbare definitie die voor vrijwillige inzet bij Buurtwerk goed van toepassing is.
Belang van vrijwillige inzet voor de samenleving Vrijwillige inzet bindt en verbindt mensen, schept onderling vertrouwen en brengt sociaal kapitaal en sociale cohesie voort. Het is een uiting van betrokkenheid en zorgt voor een socialere samenleving. Vrijwillige inzet is voor mensen een middel om deel te nemen aan het maatschappelijk verkeer, te (re)integreren of in te burgeren. Naast deze sociale aspecten zit er ook een praktisch aspect aan het belang van vrijwillige inzet: veel activiteiten en initiatieven die nu plaatsvinden zouden zonder vrijwilligers niet mogelijk zijn. Door de inzet van vrijwilligers kan er veel meer werk verricht worden en is er extra kennis en kunde beschikbaar. Door de huidige maatschappelijke ontwikkelingen waarbij overheidsmiddelen afnemen en er een groter beroep op burgers wordt gedaan, wordt het belang van vrijwilligers en vrijwillige inzet extra zichtbaar.
Belang van vrijwillige inzet voor Buurtwerk De missie van Buurtwerk is om mensen te inspireren het beste uit zichzelf en hun buurt te halen. Buurtwerk activeert, ondersteunt en faciliteert bewoners om in hun buurt een actieve rol te nemen en een bijdrage te leveren aan het sociale leven in de wijk. In onze
3
visie wordt de lokale samenleving door bewoners samen met Buurtwerk en andere wijkpartners vormgegeven. De opdracht voor de komende jaren is het werken aan de sociale vitaliteit en onderlinge betrokkenheid in buurten, het mobiliseren van burgerkracht en het bevorderen van zelfredzaamheid. Om dit mogelijk te maken is de vrijwillige inzet van de wijkbewoners, direct voor de buurt of bijvoorbeeld via activiteit bij Buurtwerk, onmisbaar. Deze inzet wordt ook steeds belangrijker. Daarom is het nodig dat het vrijwilligersbeleid van Buurtwerk duidelijkheid geeft over de visie op vrijwilligerswerk en hoe wij met onze vrijwilligers willen omgaan. De honderden vrijwilligers bij Buurtwerk maken tenslotte het werk mogelijk.
Vrijwillige inzet bij Buurtwerk
Categorieën vrijwilligers Buurtwerk onderscheidt twee categorieën vrijwilligers:
(Zelfstandige) vrijwilligersgroepen die hun eigen initiatieven ontwikkelen. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen vrijwilligersgroepen waarmee we samenwerken en vrijwilligersgroepen die we ondersteunen. Van samenwerking is sprake als er een gezamenlijk project is en wanneer onze inzet zich beperkt tot het leveren van faciliteiten (ruimte, keuken e.d.). Van ondersteuning is sprake als we inhoudelijk of op het gebied van de groepsprocessen adviseren of aspecten organiseren voor de groep. Het uitgangspunt bij ondersteuning is volledige verzelfstandiging, maar in bepaalde gevallen is dat niet het doel of niet haalbaar.
Vrijwilligers(groepen) die betrokken zijn bij activiteiten die direct verbonden zijn aan de opdracht van Buurtwerk. Alleen de vrijwilligers(groepen) in deze categorie rekenen we tot vrijwilligers van Buurtwerk. Het vrijwilligersbeleid is van toepassing op deze vrijwilligers.
De categorieën moeten worden gezien als theoretische, ideaaltypische categorieën. In de praktijk zullen er grensgevallen en overlappingen zijn.
Streven naar zelfsturing Buurtwerk wil bewoners ondersteunen bij het ontwikkelen en uitvoeren van initiatieven en activiteiten die ten goede komen aan de samenleving. Vaak is bij de totstandkoming van zulke initiatieven geen professional nodig, maar waar dat wel nodig is kan Buurtwerk passende ondersteuning bieden. Deze ondersteuning is afhankelijk van de aard van het werk en de vaardigheden en behoeften van de vrijwilliger of groep. Waar mogelijk wordt toegewerkt naar maximale zelfstandigheid. Met groepen wordt dit proces inzichtelijk
4
gemaakt door middel van de Zelfsturingspiramide. De Zelfsturingspiramide en een toelichting bij dit instrument zijn te vinden in bijlage 2.
Wie en welke initiatieven ondersteunt Buurtwerk? Iedereen is welkom als vrijwilliger bij Buurtwerk, mits hiervoor geen wettelijke of ethische bezwaren zijn en het gedrag van een vrijwilliger niet in strijd is met de organisatiedoelstellingen. Initiatieven en groepen worden ondersteund zolang dat aansluit bij de opdracht en doelstellingen van Buurtwerk. Daarnaast moeten activiteiten laagdrempelig zijn en open staan voor alle mensen binnen de doelgroep.
Verplichte tegenprestatie en vrijwilligerswerk Mensen met een bijstandsuitkering kunnen sinds 1 januari 2012 door gemeenten verplicht worden een tegenprestatie te leveren. De Nederlandse Organisatie Vrijwilligerswerk (NOV) neemt in dit kader het standpunt in dat vrijwilligerswerk een uitstekende tegenprestatie is voor een bijstandsuitkering, maar dat vrijwilligerswerk als tegenprestatie nooit verplicht kan zijn. Ook wettelijk gezien kan dit niet. In lijn met dit standpunt vindt Buurtwerk dat niemand verplicht kan worden om bij Buurtwerk vrijwilligerswerk te doen. Wanneer mensen er voor kiezen om invulling te geven aan de verplichte tegenprestatie door als vrijwilliger aan de slag te gaan bij Buurtwerk, dan zijn zij echter van harte welkom.
Overige uitgangspunten
Iedereen moet de gelegenheid krijgen vrijwillige inzet te verrichten. Uitgangspunt voor de vrijwilliger is dat de onbetaalde werkzaamheden aansluiten bij wensen en behoeften. Dat betekent dat er overeenstemming met de vrijwilliger moet zijn over wat hij of zij wil doen, hoe dit vorm krijgt en waar het eindigt.
Vrijwilligerswerk is vrijwillig maar niet vrijblijvend.
Buurtwerk streeft er naar laagdrempelig te zijn, open te staan voor verschillende doelgroepen en aansluiting te vinden bij de wensen en mogelijkheden van de potentiële vrijwilliger.
Daar waar Buurtwerk niet kan voorzien in de vraag van een potentiële vrijwilliger, leidt zij deze binnen haar mogelijkheden toe naar andere organisaties.
Vrijwilligers werken voor hun plezier. Vrijwillige inzet bij Buurtwerk moet zinvol, prettig en interessant zijn.
Buurtwerk erkent de uiteenlopende motivatie van vrijwilligers en het verschil in (ondersteunings-)behoeften. Daar waar nodig, zinvol en mogelijk wordt daarvoor gedifferentieerd.
5
Alle beroepskrachten bij Buurtwerk onderschrijven het belang van vrijwilligerswerk en onderschrijven deze uitgangspunten. Ook zijn zij op de hoogte van en houden zij zich aan de Gedragscode beroepskrachten (bijlage 1). Buurtwerk zorgt er voor dat beroepskrachten hun taken ten opzichte van vrijwilligers naar behoren kunnen uitvoeren.
Procedure van werving tot en met uitstroom
Vrijwilligers moeten zich welkom voelen bij de organisatie en hun werkzaamheden goed en met plezier kunnen uitvoeren. Daarvoor is het in de eerste plaats nodig dat vrijwilligers ingezet worden op een plek die bij hun voorkeuren, vaardigheden en wensen past. Wanneer vrijwilligers daadwerkelijk aan de slag gaan moeten ze kunnen rekenen op een goede introductie in de organisatie, begeleiding en ondersteuning die past bij de behoeften en vaardigheden van de vrijwilliger en zichtbare waardering voor hun inzet. Ook bij vertrek is aandacht voor de vrijwilliger nodig. Er zal altijd een afsluitend gesprek plaatsvinden waarin de ervaringen van de vrijwilliger en de reden van vertrek besproken worden. De procedure van werving tot en met uitstroom is uitgewerkt in het vrijwilligershandboek.
Positie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Vrijwilligers en vrijwilligersgroepen verschillen van elkaar. Sommige groepen voeren zelfstandig activiteiten uit, andere groepen helpen de beroepskracht bij de uitvoering. Positie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn daarom niet voor elke groep hetzelfde. Om beroepskrachten en vrijwilligersgroepen een handvat te geven bij het bepalen van de goede mix van verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft Buurtwerk de Zelfsturingspiramide ontwikkeld. Aan de hand van de Zelfsturingspiramide wordt minimaal een keer per jaar bepaald welke positie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden een vrijwilligersgroep heeft.
Rechten en plichten
Voor alle werksoorten/sectoren die deel uitmaken van Buurtwerk geldt dat aan vrijwilligers de volgende mogelijkheden worden geboden:
6
vrijwilligers hebben een vast aanspreekpunt binnen de organisatie. Dit kan een beroepskracht of een ervaren vrijwilliger zijn;
er bestaat een duidelijke organisatie van en informatie over het werk, zodat vrijwilligers weten waar zij aan toe zijn;
eventuele klachten van vrijwilligers worden behandeld volgens de klachtenprocedure;
in overleg met de beroepskracht worden noodzakelijke kosten die vrijwilligers maken voor het werk vergoed, met uitzondering van kosten voor woonwerkverkeer;
er is een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering tijdens het werk voor schade of letsel aan derden en een verzekering voor het risico van ongeval van de vrijwilliger zelf;
indien de vrijwilliger kinderen heeft die vallen binnen de doelgroep waarvoor het vrijwilligerswerk wordt verricht, bestaat de mogelijkheid - altijd na overleg met de beroepskracht - om de kinderen kosteloos te laten deelnemen aan de activiteit;
de directie van Buurtwerk stelt jaarlijks een waarderingsbudget voor vrijwilligers vast.
Vrijwilligers werkzaam binnen Buurtwerk spreken af:
verantwoordelijkheid te nemen voor de taken die zij op zich nemen en zich te houden aan de gemaakte afspraken;
zich tijdig af te melden bij verhindering en (indien vooraf afgesproken) te zorgen voor vervanging;
deel te nemen aan overleg, indien noodzakelijk voor de uitvoering van de taak;
de organisatie op correcte wijze te vertegenwoordigen en zorgvuldig om te gaan met interne informatie;
in teamverband te werken als de situatie daarom vraagt;
zorgvuldig om te gaan met de apparatuur, het materiaal en de ruimtes waarvan gebruik wordt gemaakt tijdens activiteiten;
zich te houden aan geldende huisregels;
zich te onthouden van discriminerende uitingen en/of activiteiten;
hun geloofsovertuiging of politieke voorkeur niet actief uit te dragen met als doel anderen tot hun standpunt te bekeren.
Overige afspraken:
de vrijwilliger doorloopt een intake en een proefperiode. Tijdens het intakegesprek worden afspraken gemaakt over de duur van de proefperiode, de uit te voeren
7
taken en de begeleiding. Dit geldt niet voor vrijwilligerswerk met een meer incidenteel karakter;
er is een vrijwilligersovereenkomst opgesteld;
aan het eind van de proefperiode gaat de beroepskracht na of de vrijwilliger behoefte heeft aan een evaluatiegesprek;
de vrijwilliger kan zelf verzoeken om een evaluatiegesprek met de beroepskracht;
voor het werken tijdens nachtelijke uren (tussen 0.00 uur en 6.00 uur) en achter de bar geldt voor vrijwilligers een minimumleeftijd van 18 jaar;
de vrijwilliger heeft een Verklaring Omtrent Gedrag overlegd, wanneer hij/zij werkt met kwetsbare groepen (jeugd, mensen met een lichamelijke beperking en/of psychiatrische problematiek, ouderen met beperkte zelfredzaamheid). Kosten die daartoe worden gemaakt worden vergoed door Buurtwerk;
De vrijwilliger heeft desgewenst recht op een getuigschrift.
Inspraak en informatie-uitwisseling
Vraaggerichtheid (‘Wat willen de vrijwilligers?’) en praktische zaken (o.a. besteding waarderingsbudget) worden lokaal geregeld. Dit kan op drie manieren: a) het instellen van een vrijwilligersraad; b) het instellen van een tijdelijke werkgroep; c) consultatie van vrijwilligers(groepen) door de uitvoerend medewerker c.q. de beroepskracht die in het team als contactpersoon voor vrijwilligerszaken is aangewezen. Voorop staat in elk geval dat beslissingen en keuzes in samenspraak met de vrijwilligers worden gemaakt.
Inspraak en meedenken over het organisatiebeleid wordt één of twee keer per jaar georganiseerd in aparte bijeenkomsten waarvoor de vrijwilligers van Buurtwerk en eventueel derden worden uitgenodigd.
Afstemming vrijwillige inzet
Bij Buurtwerk is de Functionaris Afstemming Vrijwillige Inzet (FAVI) verantwoordelijk voor het regelen van praktische zaken rondom vrijwillige inzet. De FAVI adviseert Buurtwerkbreed en zorgt voor afstemming. Ook is de FAVI het aanspreekpunt voor de contactpersonen voor vrijwilligerszaken. Binnen elk team is minimaal één beroepskracht
8
aangewezen als contactpersoon. Zij zijn het aanspreekpunt voor de vrijwilligers en de FAVI.
Deskundigheidsbevordering
Buurtwerk stelt een budget beschikbaar voor deskundigheidsbevordering van vrijwilligers. Deskundigheidsbevordering kan nodig zijn om taken zelfstandiger uit te voeren of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Hierbij kan worden gedacht aan zaken als EHBO, verantwoord alcoholgebruik of sociale vaardigheden. Jaarlijks bepaalt de directie het beschikbare budget. De contactpersoon vrijwilligerszaken uit ieder team inventariseert met de vrijwilligers(groepen) welke behoefte er is aan deskundigheidsbevordering en dient in overleg met de leidinggevende van het team en de FAVI van Buurtwerk een aanvraag bij de directie in. De directie bepaalt op grond van de beschikbare middelen of en in welke mate de aanvraag wordt goedgekeurd.
Use on demand
Op steeds meer plekken ondersteunt Buurtwerk vrijwilligers en activiteiten buiten de eigen accommodaties (use on demand). Buurtwerk maakt geen principieel onderscheid tussen groepen binnen en buiten de eigen accommodaties. Een extra aandachtspunt is wel, dat er goede afspraken worden gemaakt met de organisatie waar met use on demand wordt gewerkt. Het moet bijvoorbeeld duidelijk zijn hoe vrijwilligers verzekerd zijn, welke begeleiding door wie wordt gegeven of wie aanspraak kan maken op de regeling voor deskundigheidsbevordering. De verantwoordelijkheid voor deze afspraken ligt bij de contactpersoon vrijwilligerszaken uit ieder team, eventueel in samenwerking met de FAVI.
Veiligheid
Voor Buurtwerk is de veiligheid van vrijwilligers, medewerkers en bezoekers een belangrijk onderwerp. Rondom veiligheid zijn de richtlijnen van de SWKGroep van toepassing, zoals de richtlijn omgaan met agressie en het deelbeleid veiligheid. Medewerkers van Buurtwerk kunnen deze vinden in het Kwaliteits Managementsysteem (KMS). Ook maatregelen zoals een verplichte VOG voor vrijwilligers die met kwetsbare
9
groepen werken, dragen bij aan een veilig klimaat. Buurtwerk verwacht van vrijwilligers dat zij ongewenste of vreemde situaties altijd melden bij een beroepskracht.
Verzekering
Buurtwerk neemt deel aan de Rotterdamse Vrijwilligersverzekering. Deze verzekering is een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering (WA) en ongevallenverzekering voor individuele vrijwilligers. Als een individuele vrijwilliger iets doet of nalaat en dat levert schade op, of een individuele vrijwilliger heeft een ongeval, dan kan er een beroep worden gedaan op de Rotterdamse Vrijwilligersverzekering. De polisvoorwaarden van de Rotterdamse Vrijwilligersverzekering zijn te vinden op de website van Vrijwilligerswerk Rotterdam (vrijwilligerswerkrotterdam.nl).
Gegevensregistratie
Voor de verzekering van vrijwilligers en de verantwoording van Buurtwerk richting opdrachtgevers is het noodzakelijk om bepaalde gegevens van vrijwilligers te registeren. Dit geldt zowel voor vaste vrijwilligers als voor incidentele vrijwilligers. Buurtwerk streeft ernaar deze registratie zo eenvoudig mogelijk te houden. Persoonsgegevens uit deze registratie worden niet uitgewisseld met derden, met uitzondering van situaties waarbij er aanspraak wordt gemaakt op de Rotterdamse Vrijwilligersverzekering. Buurtwerk gaat zorgvuldig met gegevens om en hanteert hierbij een privacyreglement.
Verplichtingen vrijwilligersbeleid
De verantwoordelijkheid voor de invoering van het vrijwilligersbeleid ligt bij de directie en leidinggevenden van de teams; de directie geeft opdracht tot de invoer van het (nieuwe) beleid en de leidinggevenden verzorgen de implementatie. De leidinggevenden zijn ook verantwoordelijk voor voortgang en bewaking. Het vrijwilligersbeleid wordt minimaal tweemaal per jaar geagendeerd in het reguliere overleg van leidinggevenden (MToverleg). Bijstelling van het vrijwilligersbeleid valt onder de verantwoordelijkheid van stafmedewerkers. Iedere twee jaar wordt het beleid geëvalueerd door de staf en de FAVI. Voorstellen voor verbetering en bijstelling worden voor advies voorgelegd aan de vrijwilligers (zie: inspraak en informatie-uitwisseling) en de Gemeenschappelijke
10
Ondernemingsraad (GOR). De uiteindelijke beslissingsbevoegdheid met betrekking tot het vrijwilligersbeleid ligt bij de directie van Buurtwerk. De kaders voor het vrijwilligersbeleid worden bepaald door het Hoofdbeleid Vrijwilligersbeleid van de SWKGroep.
Bij dit vrijwilligersbeleid hoort het vrijwilligershandboek. Richtlijnen en uitgangspunten die in het beleid globaal staan beschreven, worden in het handboek meer concreet uitgewerkt. De FAVI zorgt er in samenwerking met de staf voor dat dit handboek actueel blijft.
11
Bijlage 1: Gedragscode beroepskrachten
De beroepskrachten van Buurtwerk hebben vaak en veelvuldig contact met vrijwilligers. Onze organisatie hecht grote waarde aan haar vrijwilligers en ziet graag dat vrijwilligers zich serieus genomen voelen door de beroepskrachten. Om een eenduidige houding te bepalen tegenover de vrijwilligers is het een goede zaak om een aantal spelregels te hanteren voor het werken met vrijwilligers. De beroepskrachten zijn hiervan op de hoogte en houden zich hier aan.
De beroepskrachten van Buurtwerk zorgen voor een goede service aan vrijwilligers door:
telefonische en schriftelijke vragen snel en correct te beantwoorden;
een leidinggevende of een collega in te schakelen als de betreffende vraag niet door hem of haar kan worden beantwoord;
alle klachten volgens de daarvoor geldende procedure af te handelen;
in voldoende mate bereikbaar te zijn.
De beroepskrachten laten hun waardering blijken door:
vrijwilligers te bedanken voor hetgeen zij doen, zeker en juist als iets extra's is gepresteerd, of wanneer iets is afgerond;
complimenten uit te delen;
successen te waarderen en op allerlei plekken in de organisatie te vermelden;
te organiseren dat het waarderingsbudget goed wordt besteed.
De beroepskrachten zijn zich bewust van het feit dat vrijwilligers hun werkzaamheden vaak buiten de reguliere kantooruren verrichten en houden daar zoveel mogelijk rekening mee. Zonodig en incidenteel zijn de beroepskrachten bereid hun werktijden aan te passen aan de uitgevoerde activiteiten van de vrijwilliger.
Vrijwilligers kunnen rekenen op:
voldoende en tijdige informatie
adequate en snelle reactie op vragen en verzoeken
een luisterend oor
opbouwende kritiek zonder betutteling
oplossing van knelpunten
bemiddeling bij conflicten
nakomen van gemaakte afspraken
snelle betaling van declaraties
12
Bijlage 2: Zelfsturingspiramide
13
