VRAGEN EN ANTWOORDEN TENDER GELDERSE MAAT RONDE 2

VRAGEN EN ANTWOORDEN TENDER GELDERSE MAAT RONDE 2 De provincie Gelderland zoekt drie pilots voor lokale duurzame energie in het kader van de Tender Gelderse Maat. Deze tender bestaat uit twee rondes. In de eerste helft van 2014 is de tweede ronde van de tender actueel. Voor deze ronde zijn vragen gesteld waarvan de antwoorden hierop relevant kunnen zijn voor betrokkenen. In dit document zijn de vragen verzameld alsmede de antwoorden met als doel deze kennis te delen met de betrokkenen. Dit document is te vinden op www.gelderland.nl via het Provincieloket/Subsidies in het alfabetisch overzicht onder Energietransitie tender Decentrale energie Gelderse Maat. 1. Vraag Valt de tender Gelderse maat (tweede ronde) onder de aanbestedingsregels en volgen hier consequenties uit? Antwoord De tender is bedoeld als subsidie-instrument om initiatiefnemers/pilots te ondersteunen in de ontwikkeling van energieprojecten. Op de relatie tussen de provincie en subsidieontvangers zijn de regels van de aanbesteding(swet) niet van toepassing; er is geen sprake van een opdracht. Dit kan anders liggen tussen de subsidieontvangers en degene die in hun opdracht werkzaamheden gaat uitvoeren. In deze opdracht-relatie kan er sprake zijn van aanbestedingsregels. Aanbestedingsplicht geldt bij bepaalde drempels in ieder geval voor overheden en publiekrechtelijke organisaties. Indien de subsidieontvanger een van bovenstaande entiteiten is kan het aanbestedingsrecht van toepassing zijn. Als bij subsidieontvangers de waarde van de opdracht boven een bepaalde drempel ligt, dan gelden de aanbestedingsregels. Als voorbeeld kan deze groep subsidieontvangers het aanbestedingsbeleid van de provincie Gelderland hanteren, maar het wel of niet aanbesteden blijft een verantwoordelijkheid van de subsidieontvanger zelf. 2. Vraag Kan de subsidie van de tender Gelderse maat worden gestapeld met andere subsidies? Antwoord Onder stapeling van subsidies wordt verstaan het – op grond van diverse regelingen – ontvangen van subsidies voor dezelfde activiteiten. Het kan bewust beleid zijn van subsidieverstrekkers om dit te doen. Stapelen van subsidies is niet mogelijk wanneer voor een en dezelfde activiteit meerdere subsidies worden aangevraagd. De Subsidieverordening vitaal Gelderland 2011, artikel 1.4 onder a schrijft voor dat indien kosten uit andere hoofde zijn of kunnen worden gesubsidieerd, provincie Gelderland de subsidie weigert. Voor de tender Gelderse Maat is geen afwijking van deze regel gemaakt. Wanneer – via een of meer subsidieverstrekkers – voor activiteiten die achter elkaar plaatsvinden en die uiteindelijk moeten bijdragen tot eenzelfde doel subsidies worden verstrekt, is geen sprake van stapeling. Te denken valt aan een aantal subsidiemogelijkheden in verband met de activiteiten per ontwikkelstadium waarbij verschillende activiteiten tot zekere hoogte worden gesubsidieerd. Met andere woorden, voor een project mogen de activiteiten van bijvoorbeeld een haalbaarheidsstudie, business plan en andere ontwikkelactiviteiten vanuit verschillende bronnen worden gesubsidieerd, mits dit past binnen de regels van staatssteun. Zo moet, wanneer gebruik wordt gemaakt van de Deminimis vrijstellingsverordening, de subsidieontvanger alle steun die in dit kader is verstrekt bij elkaar optellen.

3. Vraag Kan een business plan of delen hiervan een niet openbaar karakter hebben/krijgen als hierom wordt verzocht om commerciële bedrijfsbelangen? Antwoord Binnen de regels van de tender, paragraaf 10 van de Herziene regels energiebesparing en hernieuwbare energie 2013, zijn geen expliciete voorwaarden opgenomen over openbaarheid. Tegelijk, het doel van het ondersteunen van de pilot is koplopers ondersteunen zodat volgers hiervan kunnen leren. De achtergrond van waaruit de tender is uitgezet is motie 3 waarin de volgende overweging is opgenomen: ‘Dat door “goed voorbeeld doet volgen” een dergelijke uitrol van hernieuwbare energie in Gelderland het best gestart kan worden, door dit eerst in een aantal pilots te realiseren’. Kortom, het primair uitgangspunt van het business plan uit ronde 1 is dat het een openbaar karakter zal krijgen. Voor het subsidiedossier van partijen in de tender kan een ieder een verzoek doen om de stukken openbaar te maken. De Provincie zal dan de betrokken partijen op de hoogte brengen van het ontvangen verzoek. Partijen kunnen aangeven waarom zij menen dat het verzoek niet zou moeten worden ingewilligd. De redenen waarom de provincie een verzoek kan afwijzen zijn opgenomen in de Wet Openbaarheid Bestuur (Wob). Het moet gaan om zwaarwegende redenen. 4. Vraag De subsidie uit de tender Gelderse maat kan als geoorloofde staatsteun enkel verstrekt worden met toepassing van de De-minimis vrijstellingsverordening. Deze verordening schrijft voor dat de organisatie die subsidie aanvraagt in de afgelopen drie belastingjaren, inclusief de nu aangevraagde subsidie niet meer dan 200.000 euro subsidie heeft ontvangen. Steun die onder andere vrijstellingsverordeningen verstrekt is telt niet mee. Om de hoeveelheid aan ontvangen steun te beoordelen verzoekt de Provincie om een De-minimis-verklaring te overhandigen. Hoe kunnen aanvragers hierin voorzien? Antwoord De De-minimis verklaring is een formulier dat een aanvrager naar waarheid moet invullen. Aanvragers verklaren daarmee dat zij de afgelopen drie belastingjaren niet meer dan 200.000 euro steun hebben ontvangen, steun die niet onder andere vrijstellingsverordeningen is verleend. Bij het aanvraagformulier is een blanco verklaring opgenomen; deze wordt dan met de aanvraag ingediend. 5. Vraag Welke bijlagen dienen minimaal bijgevoegd te worden bij de aanvraag voor de tweede ronde zodat problemen omtrent de volledigheid van de aanvragen voorkomen worden? Antwoord Gebruikt u de volgende checklist om te bepalen of uw aanvraag in zijn geheel volledig is: ○

Volledig ingevuld algemene aanvraagformulier, incl. datering en ondertekening

○

Volledig ingevuld formulier programma specifieke vragen

○

Projectvoorstel c.q. uitgewerkt business plan naar aanleiding van eerste ronde Uitgewerkt projectvoorstel waaruit zowel de inhoudelijke en financiële aanpak van het uitvoeringsplan blijkt als ook in hoeverre het plan aansluit bij de selectiecriteria zoals gesteld in de Regels Subsidieverordening vitaal Gelderland 2011, artikel 5.10.19.3. De voorkeur ten aanzien van deze bijlage gaat uit naar het verkrijgen van het business plan naar aanleiding van de eerste ronde in de tender.

○

Toelichting/onderbouwing kostenbegroting Uitgebreide toelichting en onderbouwing van de kostenbegroting; een toelichting gaat in ieder geval in op: • noodzaak van alle kostenposten; • wijze waarop de eenheden en de prijzen zijn bepaald;

• •

aanduiding van partijen/personen die betrokken worden, met naam en toenaam (zowel voor de interne als de externe kosten); een toelichting op de berekening van het totale bedrag van de BTW.

Waar de begroting externe kosten betreft, voegt u offertes bij. Waar de begroting interne loonkosten betreft – kosten van een medewerker van de aanvragende partij – voegt u een onderbouwing en specificatie van de werkzaamheden, het aantal uren en het bijbehorende tarief bij. Indien interne loonkosten worden begroot, verwijzen wij u naar artikel 1.5 van de Subsidieverordening vitaal Gelderland 2011. Een kostenbegroting heeft alleen betrekking op kostenposten waar ook een financiële transactie aan gekoppeld is. Met andere woorden, alleen daadwerkelijke gemaakte en betaalde kosten komen voor subsidie in aanmerking. NB. Wij vereisen dat minimaal de begroting voor de uitvoering van een pilot zoals omschreven in een business plan is onderbouwd. ○

De-minimisverklaring Zoals toegelicht onder het antwoord van vraag 4.

○

Machtingsverklaring en samenwerkingsovereenkomst (indien van toepassing) U voegt een machtigingsverklaring bij indien een derde partij de aanvrager begeleidt en namens de aanvrager de aanvraag indient. Indien sprake is van een juridisch samenwerkingsverband, dient ook de samenwerkingsovereenkomst die hieraan ten grondslag ligt, overlegd te worden.

○

Cofinancieringsverklaringen Wanneer sprake is van cofinanciering door derde partijen, dient van elke partij een cofinancieringsverklaring te worden overlegd waaruit blijkt dat de bijdrage aan het project gegarandeerd wordt. De financiering moet volledig gedekt en bevestigd zijn met dergelijke verklaringen. Een eventuele eigen bijdrage wordt bevestigd door ondertekening van het aanvraagformulier.

○

Kopie bankafschrift, uittreksel van de Kamer van Koophandel, statuten en een jaarrekening Genoemde bijlagen zijn van toepassing indien voor het project ten behoeve van ronde 2 een andere of nieuwe partij ten opzichte van ronde 1 subsidie aanvraagt.

VRAGEN GESTELD OP BIJEENKOMST 14 MEI 2014 6. Vraag Waar kan ik meer informatie vinden over het aanleveren van een de-minimis verklaring? Antwoord Een modelverklaring met bijbehorende toelichting over de achtergrond bij de verordening is beschikbaar op de website van de provincie Gelderland, te vinden via het Provincieloket/Subsidies in het alfabetisch overzicht onder Energietransitie tender Decentrale energie Gelderse Maat. 7. Vraag Welk percentage van het subsidiebedrag kan als voorschot worden uitgekeerd? Antwoord Bij subsidieverlening naar aanleiding van de aanvragen uit de tweede ronde, zal automatisch een bevoorschotting van 80% van het verleende subsidiebedrag worden plaats vinden.

8. Vraag Kunnen de eisen ten aanzien van de onderbouwing van cofinanciering en/of investeringsplan nader worden geduid/omschreven? Hierbij opgemerkt dat het niet altijd mogelijk is om van potentiële investeerders een financieringsverklaring te ontvangen gezien financiers hiervoor voorwaarden kunnen stellen als vergunningen, leveringscontracten et cetera. Antwoord Wat minimaal vereist is om aan te tonen dat een financiële bijdrage van een derde partij wordt geleverd, is het overleggen van een eenvoudige verklaring waarin staat dat de partij een bijdrage (met vermelding bedrag) beschikbaar stelt voor het project (met verwijzing naam project) en deze ondertekend (met aanduiding van de datum van ondertekening). Indien dergelijke verklaringen niet mogelijk zijn om te overleggen, kan de aanvragende partij zelf verklaren garant te staan voor de bijdragen waarvan een cofinancieringsbijdrage ontbreekt. Wel moet dan uit de middelen van de aanvrager blijken dat hiervoor voldoende financiële draagkracht aanwezig is. 9. Afspraken/mededelingen a) Toevoeging van CV’s is geen vereiste maar facultatief als een CV een aanvulling is op het business plan. b) Afgesproken is dat de initiatiefnemers gebruik maken van de pre-toets op volledigheid. Hiervoor zullen de aanvragen uiterlijk op 27 juli 2014 als pre deadline worden ingediend. c) Een derde bijeenkomst wordt gehouden op 25 juni 2014, 9.00-12.00h op het Provinciehuis. Concreet voorstel voor de bijeenkomst volgt, rekening houdend met de gegeven ideeën: − Ruimte voor reflectie op elkaars plannen met doel om het plan tot een hoger niveau te brengen waar mogelijk en relevant; − Geïnspireerd te raken over elkaars ideeën; − Terugkoppeling geven op (bovenstaande) vragen uit de bijeenkomst 14 mei 2014. d) Adviescommissie uitnodigen voor de bijeenkomst van 25 juni aanstaande voor kennismaking van de initiatiefnemers, toelichting op projecten en eventueel discussie. Aanvoelend hoe de initiatiefnemers staan ten opzichte van de bijeenkomst, wordt verondersteld dat hiermee wordt ingestemd door de initiatiefnemers. VRAGEN GESTELD OP BIJEENKOMST 25 JUNI 2014 10. Vraag Is het mogelijk om de aanvraag voor de tweede ronde in te dienen namens de huidige aanvrager uit ronde 1 terwijl de penvoerder en begunstigde van de subsidie in een later stadium wijzigt in een nieuw op te richten entiteit, bijvoorbeeld een nieuwe energiecoöperatie? Antwoord Wij vragen u in dit geval de aanvraag in te dienen als zijnde de aanvrager uit de eerste ronde. In een later stadium als de nieuwe partij opgericht is en deze het project overneemt, bent u verplicht dit aan ons te melden omdat het een wijziging van het project betreft. U kunt dit dan het best melden door een overeenkomst te overleggen waaruit blijkt dat de oude partij die de aanvraag voor de tweede ronde nog heeft ingediend overeenkomt met de nieuwe partij dat het project wordt overgenomen. Met wederzijds goedvinden draagt de oude partij dan alle verantwoordelijkheden en verplichtingen ten aanzien van het subsidieproject over aan de nieuwe partij. 11. Vraag Wat te doen met de situatie dat de aanvragende partij uit de eerste ronde niet langer van toepassing is en er dus al sprake is van een nieuwe aanvragende partij ten behoeve van de tweede ronde? Antwoord Vergelijkbaar als bij het antwoord op de vorige vraag bent u nu al verplicht melding te maken van het feit dat de oorspronkelijke aanvragende partij wijzigt in een nieuwe aanvragende partij. Beide partijen dienen dan een overeenkomst op te stellen zoals geformuleerd is bij het antwoord op de vorige vraag. Als deze situatie zich voordoet voor het moment van indienen van de tweede aanvraag, verzoeken wij u de gewijzigde situatie dus nu al te melden, maar een toelichting van deze melding ook op te nemen bij de aanvraag voor de tweede ronde.

12. Vraag Als ik als organisatie niet BTW-plichtig ben, betaalde BTW dus niet kan terugvorderen en de penvoerder/begunstigde wijzigt gedurende de uitvoering van mijn project in een organisatie die wel BTW-plichtig is, wat doe ik bij het opstellen van de begroting dan met de BTW? Antwoord Indien u zeker weet dat de aanvragende partij wijzigt en BTW kan verrekenen met de belastingdienst, dan kan de BTW in de begroting op dit moment al als verrekenbare BTW (en dus niet subsidiabel) worden opgenomen. Het feit dat u straks BTW kunt verrekenen is alleen maar positief ten aanzien van de totale kosten voor het project. Wij vragen u wel toe te lichten wat de reden is dat de aanvragende partij in een later stadium kan wijzigen. Als het niet zeker is of de aanvragende partij wijzigt in een nieuwe en u dus ook niet weet of u straks wel BTW kunt verrekenen, dan is het raadzaam de begroting nog wel op te stellen inclusief niet verrekenbare BTW om de reden dat achteraf de subsidie op basis van hogere kosten niet naar boven bijgesteld kan worden. 13. Vraag Met welke richtlijnen in relatie tot het Rijksbreed Subsidiekader moet ik rekening houden ten aanzien van de subsidiebijdrage vanuit de provincie Gelderland? Antwoord Op http://www.gelderland.nl/4/Provincieloket/Subsidies.html onder Subsidiesystematiek kunt u alle informatie terug vinden over mate van verantwoording naar hoogte van het toegekende subsidiebedrag. Voor de tweede ronde binnen de tender, krijgt iedereen te maken met arrangement 3. Let u daarom met name op het document over verantwoordingsarrangementen onderaan de aangehaalde pagina op de website, of rechtstreeks via deze link: http://www.gelderland.nl/4/Home/Verantwoordingsarrangementen.html. 14. Vraag Aanvullend op de vraag over stapelen van subsidies. Hoe dien ik om te gaan met het wel of niet stapelen van subsidies als in mijn project sprake is van een samenwerkingsverband van meerdere partijen? Dezelfde vraag ten aanzien van het wel of niet moeten overleggen van een Deminimisverklaring. Antwoord Als het samenwerkingsverband als één partij aan wie de subsidie ten goede komt, kan worden beschouwd – bijvoorbeeld een stichting – dient geredeneerd te worden vanuit deze ene partij. Er is dan sprake van één partij die één project uitvoert. Hierop is het eerder geformuleerde antwoord op vraag 2 van toepassing. Het samenwerkingsverband kan ook uit meerdere individuele partijen bestaan aan wie (een deel van) de subsidie ten goede komt. Meerdere partijen (en dus eindbegunstigden) die hun samenwerking zijn overeengekomen met bijvoorbeeld een samenwerkingsovereenkomst. In dat geval dient elke partij die verantwoordelijk is voor kosten waarvoor subsidie wordt aangevraagd, toe te lichten hoe deze kosten worden gefinancierd, rekening houdend met de regels over stapelen van subsidies. Ook dient elke partij uit het samenwerkingsverband dan een De-minimisverklaring aan te leveren. 15. Vraag Hoe toon je bijdragen van derden aan (bijvoorbeeld bijdragen die worden geschonken via crowdfunding) terwijl voor de bijdragen nog niet getekend is? Antwoord Indien sprake is van derde partijen die een bijdrage leveren aan het project, maar waar (nog) geen bevestiging van kan worden overlegd, dan kan de aanvrager zelf garant staan voor deze bijdrage. Voor het garant staan van deze bijdrage vragen wij dan een verklaring op te stellen. Wel moet dan uit de middelen van de aanvrager blijken dat hiervoor voldoende financiële draagkracht aanwezig is. Nota bene, het aanleveren van dergelijke cofinancieringsverklaringen maakt onderdeel uit van de volledigheid van een aanvraag. De financiering moet volledig gedekt zijn en bevestigd door de betreffende partijen.

16. Vraag Hoe kan ik na indiening van mijn aanvraag en als ik nog aanspraak wil maken op de 10 werkdagen termijn, aanvullende informatie het beste aanleveren bij de provincie Gelderland? Antwoord Stuur uw aanvullende informatie altijd met vermelding van het zaaknummer naar [email protected] en in cc aan Geert Kurvers via [email protected]. Door het eerste adres te hanteren wordt uw dossier bijgewerkt en door het tweede adres als extra te hanteren, wordt de coördinator van de regeling van de afdeling Subsidieverlening van de provincie Gelderland op de hoogte gesteld van de informatie. 17. Vraag Op welke wijze stel ik mijn aanvraag ten aanzien van de begroting en financiering op, zodanig dat voldaan wordt aan de voorwaarden van het invullen van de van toepassing zijnde formulieren? Antwoord Uw aanvraag bestaat globaal gezien uit vier componenten:

Zorgt u ervoor dat u vanuit de beschreven activiteiten en bijbehorende kosten ten behoeve van de uitvoering van een pilot zoals beschreven in een businessplan (de begroting dus) uit component 3 een één-op-één vertaalslag maakt naar component 2 en 1. Dus in component 3 staat van deze activiteiten en kosten een uitgebreide uitwerking, dezelfde informatie staat samengevat in component 2 en in hoofdlijnen in component 1. Steeds komen beschrijvingen en bedragen met elkaar overeen. Alle informatie die te vinden is in bijvoorbeeld component 1 moet te herleiden zijn tot informatie in component 2 en 3 en andersom. Van component 4 moet duidelijk zijn waar de betreffende bijlagen betrekking op hebben. Het verdient de aanbeveling van elke bijlage in een van de andere componenten een verwijzing op te nemen. Met betrekking tot de financiering van het plan, geeft u per activiteit met bijbehorende kostenpost uit de begroting aan hoe u deze activiteit gaat financieren, dus welke bronnen u hiervoor wilt benutten. Als u gebruikt maakt van meerdere externe financieringsbronnen, is het zaak eenduidig in beeld te brengen hoe de bronnen verdeeld zijn in de financiering omwille van het punt van stapelen van subsidies. 18. Vraag Als ik op het moment van indienen van de aanvraag voor de tweede ronde een uitgewerkt business plan naar aanleiding van de eerste ronde nog niet beschikbaar heb, wat kan ik dan het beste doen? Antwoord Uw aanvraag dient minimaal een projectvoorstel te bevatten waaruit de inhoudelijke en financiële aanpak van uw project blijkt. Bij voorkeur ontvangen wij graag het uitgewerkt business plan naar aanleiding van de eerste ronde. Als dit niet lukt, dient u dus minimaal een projectvoorstel aan te leveren.

19. Vraag Tot wanneer kan ik mijn aanvraag indienen zodat ik nog gebruik kan maken van de 10 werkdagentermijn ten behoeve van het eventueel toesturen van aanvullende informatie? Antwoord De regeling tender Decentrale energie Gelderse Maat is opengesteld van 11 februari 2014 tot 11 augustus 2014. Dat betekent dat uw aanvraag uiterlijk 10 augustus 2014 23.59u ingediend moet zijn. Na deze tijd heeft u geen mogelijkheid meer de aanvraag aan te vullen. Als u de aanvraag uiterlijk 27 juli 2014 23.59u indient, komt u – indien naar aanleiding van de volledigheidstoets blijkt dat uw aanvraag onvolledig is – in aanmerking voor de mogelijkheid tot het toesturen van aanvullende informatie. Ons advies is 25 juli 2014 de aanvraag in te dienen zodat u bij eventuele problemen met indienen gebruik kan maken van het door ons georganiseerde telefonische spreekuur die dag van 13.00u tot 16.00u. Over het spreekuur wordt nog nader gecommuniceerd. Als u uw aanvraag 27 juli 2014 indient, dan krijgt u van ons uiterlijk 1 augustus 2014 bericht over of uw aanvraag volledig is of niet. Indien uw aanvraag op dat moment niet volledig is, dan heeft u tot en met 10 augustus 2014 23.59u de gelegenheid uw aanvraag aan te vullen. 11 augustus 2014 worden door ons alle volledigheidstoetsen afgerond op basis van de dan beschikbare informatie per project. U zult daarna spoedig geïnformeerd worden over of uw aanvraag zal worden voorgelegd aan de adviescommissie. 20. Vraag Waar is alle informatie te vinden ten behoeve van het opstellen en indienen van een aanvraag voor de tweede ronde van de tender? Antwoord Op http://www.gelderland.nl/4/Energietransitie,Tender-Decentrale-energie-Gelderse-Maat,subsidies.html is alle informatie terug te vinden over het opstellen en indienen van de aanvraag. Voor de goede orde, de volgende regelgeving is van toepassing op de aanvraag: • Algemene subsidieverordening Gelderland 1998 (AsG), te vinden via de Regelgevingsbank van de provincie Gelderland: http://www.gelderland.nl/4/Provincieloket/Regelgevingsbank.html); • Subsidieverordening vitaal Gelderland 2011 (SvG 2011); • Regels Subsidieverordening vitaal Gelderland 2011, specifiek artikel 5.10.19; • Beleidsregel aanvullende informatie bij tenders 5 juni 2013. Voor het opstellen van de aanvraag is met name paragraaf 2 uit de AsG van belang en vanuit de SvG 2011 artikel 1.3, 1.4, 1.5 en 2.1. Voorliggend document is bedoeld als algemene toelichting ter ondersteuning voor de initiatiefnemers en is beschikbaar gesteld via de website van de provincie Gelderland: www.gelderland.nl via Provincieloket/Subsidies in het alfabetisch overzicht onder Energietransitie tender Decentrale energie Gelderse Maat. Versie: 3 juli 2014