VNITŘNÍ PŘEDPIS PRO POSKYTOVÁNÍ CESTOVNÍCH NÁHRAD Ústavu informatiky AV ČR, v.v.i.
Vnitřní předpis vychází z ustanovení zákona 262/06 Sb., zákoník práce (dále jen ZP), ve znění pozdějších předpisů. Nahrazuje Vnitřní předpis pro poskytování cestovních náhrad, platný od 1. 1. 2007 a zohledňuje změny, platné od 1. 1. 2012. Stanoví postup pro určení podmínek konání pracovní cesty, poskytování zálohy na cestovní náhrady, vyúčtování a likvidaci nákladů na pracovní cesty zaměstnanců. Za zaměstnance se pro uvedené účely považují zaměstnanci v pracovním poměru, pracovníci, přijatí na dohody mimo pracovní poměr (DPP, DPČ), u kterých je poskytnutí náhrady v dohodě výslovně sjednáno, a to včetně místa pravidelného pracoviště. Dále osoby, jejichž příjmy za odvedenou práci jsou zdaňované dle par. 6 zákona č. 586/92 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, přestože výkon jejich činností nemůže být předmětem pracovní smlouvy. Pracovní cestou se dle par. 42 ZP rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Na pracovní cestu lze zaměstnance vyslat na dobu nezbytné potřeby jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci dle pokynů ředitele nebo jiného vedoucího pracovníka, který ho na pracovní cestu vyslal. Pravidelné pracoviště se sjednává se zaměstnancem v pracovní smlouvě v návaznosti na sjednané místo výkonu práce, po dohodě s vedoucím pracovníkem, do jehož působnosti je zaměstnanec organizačně zařazen. Změna pravidelného pracoviště může být provedena po dohodě se zaměstnancem formou písemné dohody, která je nedílnou součástí pracovní smlouvy. Pravidelné pracoviště nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec. Pravidelné pracoviště může být sjednáno i v bytě zaměstnance, pokud druh práce sjednaný v pracovní smlouvě lze v něm vykonávat. Pravidelným pracovištěm, není-li sjednáno jinak, je místo výkonu práce – Ústav informatiky AV ČR, v. v. i., Pod Vodárenskou věží 2, Praha 8. Podmínky pracovní cesty, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, určí předem odpovědný pracovník zaměstnavatele (řešitel projektu či grantu, vedoucí odd., zástupci ředitele, ředitel), přihlíží přitom k oprávněným zájmům zaměstnance. Pokud zaměstnavatel vyšle zaměstnance na pracovní cestu, náleží zaměstnanci úhrada cestovních výdajů v rozsahu a výši, stanovených zákonem a upravených tímto vnitřním předpisem. Nelze připustit, aby se zaměstnanec náhrad zřekl. Zaměstnanec je povinen řádně a neprodleně předat veškeré doklady a vyplnit všechny údaje, nutné pro výpočet výše cestovních náhrad. 1. Tuzemské pracovní cesty Před uskutečněním cesty musí být vyplněn a zaevidován cestovní příkaz, jehož součástí je vyplnění údajů, rozhodných pro uskutečnění a vyúčtování cesty. Jde o určení místa nástupu na pracovní cestu (adresa ústavu, bydliště nebo jiného místa, ze kterého pracovník cestu nastupuje a z něhož mu náleží úhrada jízdních výdajů),
datum a hodina počátku pracovní cesty, místo výkonu práce a účel cesty, způsob dopravy, datum a místo ukončení cesty. Mohou být stanoveny cenové limity pro ubytování. Vyslání na pracovní cestu potvrzuje podpisem pracovník k tomu určený zpravidla řešitel grantu, ze kterého je cesta hrazena nebo vedoucí oddělení. Cestovní příkaz musí obsahovat číslo zakázky, ze které bude hrazen. -
Zaměstnanci náleží tyto náhrady: náhrada jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku (pokud není dohodnuto jinak, v případě vlaku se za určený dopravní prostředek považuje II. vlaková třída) a úhrada použití taxislužby ve zvláště mimořádných případech – v dokladem prokázané výši; - náhrada jízdních výdajů za místní jízdné v prokázané výši, v případě místního jízdného v Praze není třeba prokazovat jízdenkou; - použití soukromého vozidla je možné pouze se souhlasem zaměstnavatele, při splnění těchto podmínek: řádně uhrazeného povinného ručení, uzavřené a uhrazené havarijní pojistky, platné technické prohlídky použitého vozidla a proškolení řidiče. Splnění těchto podmínek doloží zaměstnanec pracovníkovi, provádějícímu evidenci a vyúčtování cestovních příkazů. Požadovány jsou tyto doklady: kopie velkého technického průkazu vozidla s doložením platné technické prohlídky, kopie dokladu o úhradě povinného ručení, kopie smlouvy o havarijním pojištění a dokladu o jeho úhradě, kopie dokladu o absolvování školení řidičů (pokud bylo školení organizováno ústavem, není třeba dokládat). Doklady k používanému vozidlu pracovník doloží při první pracovní cestě s ním, následně je povinen je aktualizovat. Tuto skutečnost pracovník potvrdí čestným prohlášením, které je součástí cestovního příkazu. Povolením jízdy soukromým vozidlem organizace přebírá se všemi důsledky zodpovědnost za jeho použití, bez doložení uvedených skutečností nemůže vedoucí pracovník, schvalující cestovní příkaz, cestu soukromým vozidlem povolit. Použití soukromého vozidla bez splnění výše uvedených podmínek je považováno za hrubé porušení pracovní kázně s plnou zodpovědností pracovníka. - pro náhradu za použití soukromého vozidla Zákoník práce rozlišuje dvě situace. Pokud zaměstnanec po předchozí dohodě se zaměstnavatelem a splnění výše uvedených podmínek použije soukromé vozidlo z vlastního rozhodnutí namísto určeného dopravního prostředku, náleží mu cestovní náhrady ve výši jízdného při použití původně určeného způsobu dopravy (cena jízdenky); - pokud zaměstnavatel určí se souhlasem zaměstnance použití soukromého vozidla, hradí zaměstnavatel za každý vykázaný km jízdy základní náhradu dle vyhlášených sazeb a náhradu za spotřebované PHM. Cenu PHM pracovník prokazuje dokladem o koupi PHM, z něhož musí být patrná souvislost s pracovní cestou (nákup den před cestou, příp. v den cesty, v případě více nákupů PHM v průběhu cesty se stanoví průměrná cena). Pokud pracovník neprokáže nákup PHM, zaměstnavatel k výpočtu náhrady použije průměrnou cenu PHM dle vyhlášky. - náhrada výdajů za ubytování v prokázané výši; - náhrada zvýšených stravovacích výdajů (dále jen "stravné"). Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel zaměstnanci stravné ve výši horní sazby rozpětí, stanoveného pro jednotlivá časová pásma v par. 176, (resp. par. 189). Při pracovní cestě, spadající do dvou kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro
-
zaměstnance výhodnější. Doby za 2 kalendářní dny se sčítají a pracovník obdrží stravné ve vyšším pásmu. (např. 1. den 4 hod. prac. cesty - posouzeno odděleně nezakládají nárok na stravné, 2. den 16 hod. - II. pásmo, sečtením dob pracovník dostane vyšší stravné - III. pásmo). Toto pravidlo neplatí pro stravné za tuzemskou část zahraniční cesty, zde se stanoví vždy za každý kalendářní den samostatně. Bylo-li zaměstnanci na pracovní cestě poskytnuto tzv. „hlavní“ jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře (nikoliv občerstvení), na které zaměstnanec sám finančně nepřispíval, je stravné dle par. 163 kráceno, a to následovně o: 70% výše sazby stravného, pokud cesta trvá 5 až 12 hodin a bylo poskytnuto 1 jídlo, pokud byla poskytnuta 2 jídla, není na stravné tento den nárok 35% za každé jídlo, pokud trvá cesta déle než 12 nejvýše však 18 hodin, pokud byla poskytnuta 3 hlavní jídla, není na stravné tento den nárok 25% za každé jídlo, pokud trvá cesta nad 18 hodin, pokud bylo poskytnuto celodenní stravování (3 hlavní jídla), pracovníkovi náleží 25% stravného Zaměstnanec je povinen při vyúčtování cesty uvést údaje, rozhodné pro výši vyúčtování, v cestovním příkazu uvede, zda mu bylo poskytnuto jídlo (např. oběd poskytnut v rámci konferenčního poplatku, stravování v rozsahu plné penze hrazeno v rámci konferenčního poplatku, snídaně v ceně ubytování atp.) Je-li zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do místa svého bydliště, které je odlišné od jeho místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, přísluší mu stravné pouze za cestu do místa jeho bydliště a zpět a za dobu výkonu práce v tomto místě. náhrada nutných vedlejších výdajů - zaměstnavatel uhradí zaměstnanci vedlejší výdaje, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou ve výši, kterou zaměstnanec prokáže dokladem. Nemůže-li zaměstnanec výši nutného vedlejšího výdaje prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání cesty, pokud tyto vedlejší výdaje vyplývají z průběhu cesty. 2. Zahraniční pracovní cesty
Pro zahraniční pracovní cesty platí stejná pravidla jako pro cesty tuzemské, cesta musí být předem schválena - zaměstnanec je vyslán na cestu zaměstnavatelem. K tomuto účelu slouží tzv. návrhový list, který je třeba před cestou vyplnit a opatřit příslušnými podpisy, vč. stanovení zakázky - čísla úkolu, ze kterého bude cesta hrazena. Termín podání návrhového listu je alespoň 14 dní před cestou, pokud pracovník požaduje její plné zabezpečení. Je-li potřeba zajistit víza, je nutno tento termín přiměřeně prodloužit. Zahraniční pracovní cesta začíná v případě letecké přepravy dnem a hodinou plánovaného odletu z České republiky a končí dnem a hodinou příletu do České republiky, deklarovanou leteckou společností. V případě, že dojde k narušení průběhu cesty a jejímu prodloužení, předkládá zaměstnanec potvrzení o této změně, vydané přepravcem. Pokud je toto potvrzení z nějakého důvodu nemožné získat, lze akceptovat prohlášení zaměstnance o této skutečnosti. Zahraniční cesta, při níž není použita letecká doprava, začíná a končí přechodem české státní hranice, čas přechodu je zaměstnanec povinen prohlásit (uvést ve vyúčtování cesty).
Lze kombinovat pracovní cestu a dovolenou - např. pracovník odlétá na konferenci do místa, kde chce návazně čerpat dovolenou. Cestu lze přerušit v dohodnutý den (den skončení konference), navázat dovolenou. Návrat je možno v odůvodněných případech považovat za pokračování služební cesty a jako takový jej uhradit. Tyto skutečnosti je třeba sjednat před nástupem na služební cestu, povoluje je pracovník, k tomu určený (řešitel grantu, nadřízený). Po dobu přerušení pracovní cesty nenáleží zaměstnanci žádné cestovní náhrady. Souhlas s postupem dává ještě zástupce ředitele pro vědu podpisem návrhového listu. Zaměstnanci náleží úhrada těchto cestovních výdajů: - náhrada jízdních výdajů platí stejná pravidla jako u cest tuzemských. V případě, že pracovník použije soukromé vozidlo (viz podmínky stanovené u tuzemských cest), hradí zaměstnavatel náhradu za spotřebované PHM v cizí měně pouze za kilometry, ujeté mimo území České republiky. Cena PHM je doložena dokladem o nákupu s datem, které se váže k termínu pracovní cesty. Pokud ve výjimečném případě nelze doklad o nákupu PHM mimo území ČR získat, může zaměstnavatel poskytnout náhradu za spotřebované PHM v cizí měně na základě prohlášení zaměstnance o skutečně vynaložené ceně PHM a důvodech jejího nedoložení (par. 167); - náhrada výdajů za ubytování v doložené výši; - zahraniční stravné poskytuje zaměstnavatel v cizí měně, při stanovení jeho výše se použije základní sazba stanovená platnou vyhláškou MF pro stát, ve kterém zaměstnanec strávil v kalendářním dni nejvíce času. - pokud zaměstnanci vzniklo v kalendářním dni právo na tuzemské stravné (tj. 5 hod. a déle trvající cesta na území ČR), přísluší zaměstnanci kromě tuzemského stravného zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby, ale pouze v případě, že doba strávená v tomto kalendářním dni mimo území ČR byla delší než 5 hodin. Byla-li doba strávená v zahraničí kratší (tj. až 5 hodin), zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší, doba strávená v zahraničí se přičítá k době tuzemské části cesty a zaměstnanci náleží náhrada dle pravidel pro cesty tuzemské. - jestliže zaměstnanci v kalendářním dni nevzniklo právo na tuzemské stravné, přísluší mu zahraniční stravné ve výši základní sazby v případě, že doba strávená mimo ČR trvá v kalendářním dni déle než 18 hodin. Trvá-li tato doba déle než 12 hodin, nevýše však 18 hodin, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši 2/3 základní sazby, trvá-li doba strávená mimo území ČR 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, náleží zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby. - pokud bylo zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto „hlavní“ jídlo, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, snižuje se zahraniční stravné za každé bezplatně poskytnuté jídlo: 70% jde-li o zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby 35% jde-li o zahraniční stravné ve výši 2/3 základní sazby 25% jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby. - kapesné - zaměstnanec může obdržet kapesné až do výše 40% zahraničního stravného, které zaměstnanci přísluší. Úhrada kapesného a jeho procentuální výše musí být schválena a uvedena na návrhovém listu, včetně stanovení čísla zakázky, ze kterého bude toto kapesné hrazeno. O jeho přidělení a výši rozhoduje řešitel grantu, ze kterého je hrazena cesta, případně jiný vedoucí pracovník (pracovník vysílající zaměstnance na služební cestu). - náhrada nutných vedlejších výdajů - viz tuzemské cesty.
3. Úhrada místního jízdného Zaměstnancům, vykonávajícím krátké pracovní cesty po Praze (např. opakované cesty do banky, knihoven atp.) náleží úhrada místního jízdného. Pracovník provede vyúčtování za určené období (měsíčně, max. kvartálně) na formulář pro toto vyúčtování určený, uvede zde datum, místo určení a částku k vyúčtování (jízdenky po Praze není třeba dokládat). Vyúčtování bude schváleno zodpovědným pracovníkem (vedoucí odd., řešitel grantu) s uvedením čísla zakázky, ze které bude náhrada uhrazena. 4. Zálohy a vyúčtování pracovních cest -
-
-
-
zaměstnanci náleží před tuzemskou služební cestou výplata zúčtovatelné zálohy až do předpokládané výše cestovních náhrad. Zaměstnanec se může rozhodnout, že tuto zálohu nebude požadovat. Pokud zálohu požaduje, musí o ni požádat v pokladně ústavu alespoň 3 pracovní dny před započetím cesty; zaměstnanci náleží před zahraniční služební cestou výplata zálohy až do předpokládané výše cestovních náhrad. Záloha může být po dohodě se zaměstnancem vyplacena i v české měně; v případě neuskutečnění pracovní cesty je zaměstnanec povinen vrátit zálohu nejpozději do tří pracovních dnů po původně určeném datu zahájení pracovní cesty; po ukončení tuzemské pracovní cesty zaměstnanec podá zprávu o výsledku cesty vedoucímu pracovníkovi, kterým byl vyslán (může být požadována i zpráva písemná). Po ukončení zahraniční pracovní cesty zaměstnanec bezodkladně vypracuje a předá písemnou zprávu; jestliže se zaměstnanec a zaměstnavatel nedohodnou jinak, je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty předat zaměstnavateli veškeré doklady a podklady, rozhodné pro vyúčtování pracovní cesty. Pokud nebude dohodnuto jinak, pracovník zaměstnavatele k tomu určený provede výpočet a vyúčtování služební cesty v dalších 10 pracovních dnech. Pokud byla záloha vyšší než vyúčtování, zaměstnanec vrací ve měně vybavení, případně v korunách českých. Částka, kterou má zaměstnanec po přepočtu na Kč vrátit se zaokrouhluje na Kč nahoru. Pokud zaměstnanci náleží doplatek k poskytnuté záloze, zaměstnavatel může provést výplatu v měně vybavení i v Kč. Při výplatě v Kč se částka poskytnutá zaměstnanci zaokrouhlí na Kč směrem nahoru. Při výplatě zálohy v cizí měně a výpočtu nároku na cestovní náhrady se použije kurz ČNB, platný v den poskytnutí zálohy. V případě, že záloha nebyla poskytnuta, použije se při výpočtu náhrady kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční cestu; pokud zaměstnanec nedoloží požadovaný doklad a v případě zákonem povoleném využije možnost prohlášení, je na zaměstnavateli, zda tuto prohlášenou částku uzná. Pracovníkem, který posoudí oprávněnost požadavku, je zástupce ředitele pro THS. 5. Cestovní náhrady poskytované v rámci mezinárodní smlouvy nebo na základě dohod o vzájemné výměně zaměstnanců se zahraničním zaměstnavatelem
V návrhovém listu musí být uvedeno, že se jedná o tento typ cesty. Pokud zaměstnanci náleží podle mezinárodní smlouvy náhrada cestovného v nižší výši než
stanoví český zákon, poskytuje zaměstnavatel vyrovnání cestovní náhrady ve výši rozdílu mezi právem vyplývajícím ze zákona a náhradou, poskytovanou dle mezinárodní smlouvy. Zaměstnanec je povinen po návratu z cesty doložit výši poskytovaných náhrad ve stanovené lhůtě tak, aby mohl zaměstnavatel dopočítat a doplatit tento rozdíl(blíže viz par. 188).
V Praze dne 27. 2. 2012
prof. RNDr. Jiří Wiedermann, DrSc. ředitel
Ing. Petr Cintula, Ph.D. předseda Rady ÚI AV ČR, v.v.i.
