VÁROSI ÖNKORMÁNYZAT POLGÁRMESTERI HIVATALA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT, ÜGYREND

1. sz. melléklet

Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala 6041 Kerekegyháza, Fő u. 47/a.__________

VÁROSI ÖNKORMÁNYZAT POLGÁRMESTERI HIVATALA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT, ÜGYREND

A Képviselő-testület jóváhagyta: 181/2009. (IX. 15) sz. Kth. Hatályos: 2009. szeptember 15-től 1

Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata, Ügyrendje

Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testülete a Magyar Köztársaság Alkotmányáról szóló 1949. évi XX. törvény 44/A. § (1) bekezdés e) pontja, valamint a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 35. § (2), 36. § (2) és 38. § (1) bekezdésekben kapott felhatalmazás, továbbá az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 13/A. §-ában meghatározottak figyelembe vételével, a Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 22/2007. (VIII. 15.) rendelet rendelkezései alapján Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselőtestülete Kerekegyháza város lakossága érdekeinek képviselete, kommunális igényeinek megfelelő kielégítése, a helyi közügyek intézésének gyorsabbá és színvonalasabbá tétele érdekében a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról az alábbiak szerint rendelkezik.

I. fejezet Általános rendelkezések 1. A hivatal legfontosabb adatai a) A hivatal neve: Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala b) A hivatal rövidített neve: Kerekegyháza Polgármesteri Hivatal c) A hivatal székhelye: 6041 Kerekegyháza, Fő u. 47/a. d) A hivatal telephelye: nincs e) Alapító szerve: Kerekegyháza Város Önkormányzata f) Irányító szerve: Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testülete (Kerekegyháza, Fő u. 47/a.) g) Irányító szerv vezetője: Polgármester h) Alapító okirat kelte, száma: 2003. március 5., 32/2003. (III. 05.) sz. Kth. i) Alapítás éve: 1989. j) A hivatal szakágazati számjele: 841105 Helyi önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége k) A hivatal KSH azonosítója: 15337908-8411-321-03 l) A hivatal törzsszáma: 337902 m) A hivatal adószáma: 15337908-2-03 n) A hivatal feladatellátását szolgáló vagyon: Kerekegyháza Város Önkormányzat tulajdonát képező Polgármesteri Hivatal Kerekegyháza, Fő u. 47/a., 8/5 hrsz., és Tanácsterem, irodák Kerekegyháza, Fő u. 47/a., 8/2 hrsz. alatt nyilvántartott ingatlan, valamint mindaz az ingóvagyon, amely leltár szerint az intézmény használatába van adva. o) A hivatal illetékességi területe: Kerekegyháza város közigazgatási területe p) A bankszámlavezető pénzintézet neve, címe: OTP Bank Rt, Dél-Alföldi Régió, Kecskemét, Szabadság tér 5. 2

q) Az önkormányzat számlaszámai: számla neve

számlaszáma

Költségvetési elszámolási számla: 11732002-15337908-00000000 Egyéb bevételek beszedési számla: 11732002-15337908-08800000 Letéti számla: 11732002-15337908-06530000 Társadalmi összefogással megvalósított Közműfejlesztési lebonyolítási számla: 11732002-15337908-00930000 Állami hozzájárulás számla: 11732002-15337908-05120000 Magánszemélyek kommunális adója elszámolási számla: 11732002-15337908-02820000 Tartózkodás utáni idegenforgalmi adó elszámolási számla: 11732002-15337908-03090000 Iparűzési adó beszedési számla: 11732002-15337908-03540000 Bírság számla: 11732002-15337908-03610000 Késedelmi pótlék számla: 11732002-15337908-03780000 Gépjárműadó beszedési számla: 11732002-15337908-08970000 Termőföld bérbeadásból származó személyi jövedelemadó beszedési számla: 11732002-15337908-08660000 Lakásépítési kölcsön számla: 11732002-23207071 Eljárási illeték 11732002-15337908-03470000 Széchenyi-terv lakástámogatás 11732002-15337908-02200000 Munkabér hitel 11732002-15337908-10030008 Területfejlesztési támogatás 11732002-15337908-10040007 Bérlakás építés lebonyolítási számla 11732002-15337908-10050006 Napközi Otthonos Óvoda 11732002-15337908-31520009 Móra F. Általános Iskola 11732002-15337908-31520008 Katona J. Művelődési Ház 11732022-15337908-31520007 Humán Szolgáltató Központ 11732002-15542195 2. A hivatal jogállása a) A Polgármesteri Hivatal a Képviselő-testület által létrehozott szervezet, mint egységes hivatal, amely az önkormányzat működésének biztosítására, az közigazgatási ügyek intézésére hivatott. b) A Polgármesteri Hivatal önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, mely az alább felsorolt önállóan működő költségvetési szervek, közintézmények gazdálkodási feladatait is ellátja. -

-

Móra Ferenc Általános Iskola és Alapfokú Művészetoktatási Intézmény 6041 Kerekegyháza, Szt. István tér 6. Napközi Otthonos Óvoda 6041 Kerekegyháza, Rákóczi u. 70. 6041 Kerekegyháza, Fő u. 74. telephely 6041 Kerekegyháza, Andrássy u. 99. telephely Katona József Művelődési Ház és Könyvtár 6041 Kerekegyháza, Szt. István tér 12. Humán Szolgáltató Központ 6041 Kerekegyháza, Fő u.76. Gondozási Központ, házi segítségnyújtás 6076 Ágasegyháza, Rákóczi u. 49. telephely 3

c) A polgármester önkormányzati, valamint államigazgatási feladatait és hatásköreit a hivatal közreműködésével látja el. A jegyző vezeti a Polgármesteri Hivatalt, a polgármester irányításával. d) A hivatal szervezete -

Igazgatási, Ügyviteli Iroda, Pénzügyi, Adó- és Költségvetési Iroda, Műszaki és Városüzemeltetési Iroda, Okmányiroda Városi Gyámhivatal II. fejezet A Polgármesteri Hivatal feladatai 1. A Polgármesteri Hivatal által ellátandó tevékenységek

a) Alaptevékenysége: a létrehozásáról rendelkező jogszabályban (határozatban) és az alapító okiratban a költségvetési szerv szakmai alapfeladataként meghatározott közszolgáltató tevékenység. 014034 452025 552312 552323 552411 621 622 631211 701015 751153 7511531 7511532 7511533 751164 751175 751186 751845

Kisegítő mg. szolg. Mezőőri sz. Helyi közutak létesítése, falu Óvodai intézményi étkeztetés Iskolai intézményi étkeztetés Munkahelyi vendéglátás KONYHA Konyha Közutak, hideg alagutak üzem. Saját v. bérelt ingatlan hasznos Önk. igazg. tev: Múzeumi tevékenység Esküvői rendezvények Igazgatás Helyi kisebbségi önkorm. igazg. Országgyülési képv.vál.lal kapcs. Önkormányzati képv.vál.lal kapcs. Városgazdálkodási szolgáltatás: 7518451 Városgazd.: Közmunka Városgazd.: közcélú fogl. Városgazd.: VKG Városgazd.: Tűzoltó Városgazd.: Piac Városgazdasági Kft. szolgáltatás Települési vízellát. és vízmin. Köztemető fenntartás Közvilágítási feladatok

7518452 7518453 7518454 7518455 7518456 751856 751867 751878 4

751922 751966 751999 801115 801214 801225 801313 805113 851219 8512191 8512192 8512193 8512194 8512195 8512196 851231 8512311 8512312 851297 851912 851967 853233 853244 8532441 8532442 853255 853266 853311 853322 853333 853344 853355 901116 902113 921815 923127 924014 924036 924047

Önkormányzatok elszámolásai Önkorm. feladatra nem tervezhető e. Finanszírozási műveletek elszá. Óvodai nevelés, iskolai életm.f Nappali rendsz.ált.műv.megalap Fogyatékos tanulók ált. iskola Alapfokú művészet-oktatás Napköziotthoni és tanulószobai Háziorvosi szolgálat Háziorvosi szolgálat: Mánya I. Háziorvosi szolgálat: Berényi Háziorvosi szolgálat: Benkő M. Háziorvosi szolgálat: GYUJTO Háziorvosi szolgálat: Gyermekorvos Háziorvosi szolgálat: Ügyelet Kieg. alapellátás: BONTOTT Kieg. alapellátás: Labor Kieg. alapellátás: Kieg. ellátás Védőnői szolg. Anya-, gyermek- és csecsemővédelem Egészségügyi ellátás egyéb feladatai Házi segítségnyújtás Csal. seg. BONTOTT Tanyagondnok Családsegítés Szociális étkeztetés Nappali szociális ellátás Rendszeres pénzbeli ellátások Rendszeres gyermekvédelmi ellátások Aktív korúak rendsz. szoc. seg. Eseti pénzbeli ellátások Eseti gyermekvédelmi ellátások Szennyvízelvezetés- és kezelés Települési hull.kez. Szemétsz. Művelődési központok, házak te Könyvtári tev. Sportlétesítmények működtetése Diáksport Sportfeladatok

b) Az intézmény kiegészítő tevékenységébe tartozó feladatok: A költségvetési szerv alaptevékenységével megegyező, az alaptevékenység ellátására létrehozott kapacitás kihasználását célzó, a költségvetésben az alaptevékenységre meghatározott mértékén felül, támogatáson kívüli forrásból, más jogi személy vagy természetes személy számára nem kötelezően és nem haszonszerzés céljából végzett tevékenységek köre: 75195-8

Költségvetési szervek által végzett egyéb kiegészítő tevékenység

5

c) Kisegítő és vállalkozási tevékenységet az intézmény nem folytathat. E tevékenységet az intézmény az irányító szerv előzetes engedélyével végezhet. d) A feladatok forrását Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének a hatályos jogszabályok keretei között összeállított mindenkori éves költségvetési rendelete tartalmazza. 2. A Polgármesteri Hivatal feladatai A Polgármesteri Hivatal feladata – többek között – a Képviselő-testület, annak bizottságai, tisztségviselői, munkájának elősegítése. Ellátja a törvényben, jogszabályban meghatározott feladatokat, előkészítő, szervező, végrehajtó, ellenőrző, szolgáltató tevékenységet folytat. a) A Képviselő-testület tevékenységével kapcsolatban: •

szakmailag előkészíti az önkormányzati előterjesztéseket, a határozati javaslatokat;

•

nyilvántartja a Képviselő-testület döntéseit;

•

ellátja a Képviselő-testület rendelkezéseinek, döntéseinek végrehajtását, szervezi a végrehajtás ellenőrzését;

•

ellátja a Képviselő-testület feladatokat.

munkájával

rendelet-tervezeteket,

kapcsolatos

ügyviteli,

a

testületi

adminisztrációs

b) A Képviselő-testület bizottságai működésével kapcsolatban: •

biztosítja

•

biztonsági előterjesztések, előkészítését végzi;

•

a bizottságok kezdeményezéseinek megvalósítási lehetőségeiről tájékoztatást nyújt; a bizottságokhoz érkező kérelmeket, javaslatokat - azok igénye alapján szakmailag véleményezi; döntésre előkészíti

•

végzi a bizottsági döntések végrehajtását.

a

bizottságok

működéséhez

szükséges

ügyviteli

jelentések, beszámolók, egyéb

feltételeket;

anyagok szakmai

c) A képviselő-testületi tagok munkájának segítése érdekében: •

a hivatal köztisztviselői kötelesek a képviselőt a teljes hivatali munkaidőben soron kívül fogadni és részére a szükséges felvilágosítást megadni, illetve megfelelően intézkedni.

d) Tisztségviselők munkájával kapcsolatban:

6

•

a döntéseket előkészíti, szervezi azok végrehajtását.

e) Részt vesz az önkormányzat intézményeivel kapcsolatos irányítási, ellenőrzési feladatok ellátásban. f) Az önkormányzat pénzügyi, igazgatási feladatainak koordinálása, elvégzése, operatív gazdasági feladatok ellátása. Központi és a helyi szabályozásban megállapított adók beszedésével kapcsolatos feladatok ellátása. g) Az önkormányzati vagyon működtetésében, hasznosításában közreműködés. h) A Képviselő-testület, a polgármester és a jegyző jogszabályban meghatározott államigazgatási feladatainak előkészítése, végrehajtásuk szervezése. i) Ellátja a településfejlesztéssel és rendezéssel kapcsolatos előkészítő és végrehajtási feladatokat. j) A Polgármesteri Hivatal által ellátott feladatok részletes felsorolását irodánként meghatározva jelen Szabályzat III. fejezete tartalmazza. III. fejezet Polgármesteri hivatal belső szervezeti felépítése 1. A hivatal szervezeti felépítése a) A hivatal szervezeti felépítését alá-és fölérendeltség, illetve munkamegosztás szerint az SZMSZ 1. sz. melléklete tartalmazza. b) Polgármesteri Hivatal vezetője: a jegyző A jegyző helyettesítését: az aljegyző látja el. c) A Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységei az irodák, amelyek jogi személyiséggel nem rendelkeznek. Az irodák élén az irodavezetők állnak. d) A Polgármesteri Hivatal irodái: 1.Igazgatási és Ügyviteli Iroda vezetését az irodavezető látja el:

létszáma: 12 fő

2.Pénzügyi, Adó és Költségvetési Iroda: vezetését az irodavezető látja el:

létszáma: 10 fő

3.Műszaki és Városüzemeltetési Iroda: vezetését az irodavezető látja el:

létszáma: 3 fő

7

4. Okmányiroda vezetését az irodavezető látja el:

létszáma: 5 fő

5. Városi Gyámhivatal vezetését az irodavezető látja el:

létszáma: 2 fő

6. A kistérségi referens a jegyző közvetlen irányítása alá tartozik. 1 fő 2. A Polgármesteri Hivatal által ellátott feladatok irodánként a) Jegyző A Jegyző a hivatal vezetője, aki szakmailag felelős a hivatal működéséért, az ügyek operatív konkrét megoldásáért. Tevékenysége során felelős a közérdeknek és a jogszabályoknak megfelelő szakszerű, pártatlan és igazságos, a színvonalas ügyintézés szabályainak megfelelő eljárásért. Ebből eredően feladatai a következő: • A hivatal vezetése: - megszervezi a hivatal munkáját, - kinevezi a hivatal dolgozóit, - gondoskodik a dolgozók továbbképzéséről, - szükség szerint munkaértekezletet tart, - gondoskodik a törvényesség betartásáról, - szignálja a postai küldeményeket az irodavezetők közreműködésével, - gondoskodik az éves szabadságolási ütemterv elkészítéséről, - ellenőrzi a hivatali dolgozók munkavégzését, - gyakorolja a kiadmányozási jogot és megbízásából kiadmányozási jogot biztosít az irodavezetők számára, •

egyéb feladatai: - ellátja a választásokkal kapcsolatos feladatokat, - biztosítja a Képviselő-testület és a bizottságok működésének technikai feltételeit, - döntésre előkészíti a Polgármester hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyeket, - végzi az utalványozás ellenjegyzését, - végrehajtja a Képviselő-testület döntéseit, - biztosítja a Képviselő-testület zavartalan működését, - előkészíti a képviselő-testület rendeleteinek tervezeteit, - elkészíti a hivatal belső szabályzatait, - a Polgármesterrel együttesen aláírja a kötelezettségvállalást, - a Polgármesteri Hivatal működéséről kétévenként összefoglaló jelentést készít és terjeszt a Képviselő-testület ülése elé, - felelős a lakosság beadványainak megfelelő intézésért, biztosítja a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. tv. következetes alkalmazását - közreműködik az önkormányzat érdekkörébe tartozó pályázatok előkészítésével, benyújtásával kapcsolatos teendők ellátásában

b) A Jegyzőt akadályoztatása esetén és általános helyettesítési jelleggel az Aljegyző helyettesíti:

8

- közreműködik a Képviselő-testület, a polgármester és a jegyző hatáskörében tartozó ügyek előkészítésében és a döntések végrehajtásában. - kapcsolattartás a társadalmi, kormányzati és önkormányzati szervekkel, vezetőivel. - kapcsolattartás az önkormányzati intézményekkel, az önkormányzati társulásokkal, - ellátja az adatvédelmi felelősi feladatokat, - ellátja a belső ellenőrzési vezetői feladatokat. c) Pénzügyi, Adó- és Költségvetési Iroda által ellátandó főfeladatok, • az éves költségvetés tervezése •

az előirányzat módosítás,

•

a vagyon használat, hasznosítás,

•

a pénzkezelés,

•

a pénzellátás,

•

a könyvvezetés,

•

a beszámolási kötelezettség, valamint

•

az adatszolgáltatás.

Az iroda munkatársai az alábbi rész feladatokat végzik: • • • • • • •

• •

• • •

az iroda ügykörébe tartozó ügyiratok kezelése a költségvetéssel kapcsolatos munkálatok végrehajtása A rendelkezésre álló jogszabályok, irányelvek, önkormányzati döntések alapján előkészíti az önkormányzat költségvetési rendeletét és a rendelet módosításait a számviteli feladatok végzése a számviteli, pénzügyi szabályzatok készítése és a folyamatos karbantartása az éves gazdálkodási terv (költségvetés, gördülő tervezés), beszámoló, jelentések, feladások készítése az EU által, az ISPA támogatásával kivitelezésre kerülő Szennyvízcsatorna építéshez kapcsolódó ügyintézés, az ISPA támogatás keretében megvalósuló szennyvíz beruházás pénzügyi feladatainak intézése, (Ezen kiegészítés 2006. május 1-től a beruházás lezárásáig és azt követő ellenőrzések, befejezéséig terjed.) Ellátja az időszakos ÁFA bevallással kapcsolatos feladatokat és a rehabilitációs hozzájárulás bevallását a Polgármesteri Hivatal vonatkozásában A költségvetési intézmények APEH felé fennálló kötelezettségeit (ÁFA, rehabilitációs hozzájárulás) a bevallási időszakoknak megfelelően számfejti, valamint az intézmények elektronikus adóbevallásra feljogosított dolgozóinak a bevallás elkészítéséhez szakmai és számítástechnikai segítséget nyújt. A bevallott fizetési kötelezettségek Pénzügyi, számviteli tárgyú belső- és külső ellenőrzések esetén az ellenőrzésekhez adatszolgáltatást biztosít, szervez Pénzügyi, számviteli tárgyú belső- és külső ellenőrzések esetén az ellenőrzésekhez adatszolgáltatást biztosít, szervez. Szükség esetén elkészíti az önkormányzat hitelkérelmét Szükség szerint közreműködik az adott illetve kapott támogatásokkal való elszámolások ellenőrzésében 9

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

A gazdálkodás eredményeit elemzi és értékeli Kincstári rendszert működteti Leltározás megszervezése és lebonyolítása A selejtezés dokumentálásának szabályszerűségét biztosítja Közreműködik az intézmények működtetésének, fenntartásának biztosításában. Költségvetés illetve gazdálkodással kapcsolatos iratokat ügyintézi Segítséget nyújt a Pénzügyi Ellenőrző és Gazdasági Bizottság munkájához Ellátja a kötelezettségvállalói, utalványozói, ellenjegyzési feladatokat az erről szóló szabályzat szerint Beérkező számlákat ellenőrzi, és a nyilvántartásban rögzíti (Polisz program alkalmazásával) Ellátja az érvényesítési feladatokat az erről szóló szabályzat szerint Kimenő számlákat elkészíti (Polisz program alkalmazásával) Számlákkal kapcsolatos levelezést végez, intézi a vevő-szállító folyószámla ellenőrzést, egyeztetést és elkészíti a zárlati (analitikus) kimutatásokat Pénzforgalom tételeit könyveli Munkabérelőlegekkel kapcsolatos adminisztrációt végzi Az átutalási számlákat pénzügyileg rendezi (banki indítás), napi banki egyenleg ellenőrzést végez, Hivatali irodai készleteket és anyagkészleteket megrendeli. Étkezési utalványokat beszerzi, kiosztja a dolgozók részére. Kötelezettség vállalás nyilvántartását vezeti és könyveli Részt vesz a testületi anyagok, előterjesztések, beszámolók készítésében Pénzforgalom nélküli és vegyes tételek számviteli rendezését végzi Polisz program törzsadattárát karbantartja Előirányzatok könyvelését végzi Továbbítja a pénzforgalmi adatszolgáltatást a Magyar Államkincstárhoz A vagyon nyilvántartási feladatait végzi: tárgyi eszköz forgalmi adatainak könyvelése és a kettős könyveléssel való egyezőség ellenőrzése útján (SÁFÁR program alkalmazásával), valamint elkészíti a vagyonleltárak kiértékelését Tárgyi eszközök értékcsökkenésének elszámolását végzi az önkormányzat időszakos beszámolójának készítése Adatok kigyűjtésével részt vesz a statisztikai jelentések elkészítésében Gondoskodik az államkincstári E-Adat levelező rendszer levelezési forgalmának lebonyolításáról Vezeti és intézi a Polgármesteri Hivatal és a Vodafone Magyarország Zrt. közötti telefon nyilvántartást Vezeti és nyilvántartja a hivatali telefonok magáncélú használatával kapcsolatos adatokat, és gondoskodik az IMI programban történő feladásról Segítséget nyújt a Hivatal LAN rendszerének munkaállomásain előforduló kisebb hibák elhárításában Pénzforgalmi helyesbítő és vegyes könyvelési tételek kontírozása és rögzítése Pénztár ellenőri feladatokat végzi Közreműködik az éves gazdálkodási terv (költségvetés), beszámolók, jelentések elkészítésében az önköltség számítást végzi Az Általános Iskola konyhájának általános költségeit negyedévente felosztja. Humán Szolgáltató Központ gyűjtő szakfeladat költségeit negyedévente felosztja. 10

• • • • • • • • • • •

• • • • • • •

Lakbérekkel kapcsolatos ügyintézést végez, vezeti a kötelezettségek és teljesítések nyilvántartását Vagyonnyilvántartást vezeti a kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartásával és leltári elszámolásával kapcsolatos feladatok útján Rendszeres könyvviteli ellenőrzést végez, havi zárások alkalmával és az időszaki beszámolók előtt. Helyi adók elszámolását, értékelését zárások alkalmával ellenőrzi A lejelentett béreket kifizetés előtt ellenőrzi és könyvelésre előkészíti Statisztikai adatszolgáltatást (naturális, beruházási, egészségügyi, stb.) végez Vagyon-nyilvántartási munkákat végez: függő bevétel, kiadási analitikát vezet, gondoskodik a tételek rendezéséről Felújítások, fejlesztések (beruházások) bonyolítása a műszaki ügyintéző közreműködésével Végzi a polgári védelmi igazgatással kapcsolatos teendőket. Az önkormányzat közbeszerzéssel kapcsolatos ügyeinek intézése, szervezése, Képviselő-testület hatáskörébe tartozó közbeszerzési tárgyú előterjesztések készítése (Közbeszerzési Terv elkészítése, aktualizálása; közbeszerzések előkészítése, döntés utáni végrehajtása, lebonyolítása, beszámoló írása) Kapcsolattartás az önkormányzat intézményeivel, intézményvezetőivel; önkormányzat gazdasági társaságaival Közreműködés az önkormányzati intézmények eszközbeszerzésének előkészítésében, tanácsadás, működésük segítése szakmai önállóságuk tiszteletben tartása mellett. Pályázatíró, városüzemeltetési referensek munkájának koordinálása Önkormányzati pályázatok koordinálása Gazdasági Programban meghatározott feladatok szervezése, előkészítése Felújításokat, fejlesztéseket pénzügyileg lebonyolítja a műszaki ügyintéző közreműködésével Ellátja a közterület foglalási engedély kiadásával kapcsolatos feladatokat • az adóigazgatási eljárásban az adók kivetését és beszedését végzi • ellátja a mezőgazdasági jellegű Ptk-val kapcsolatos feladatokat, termőföld (adásvétel) kapcsolatos kifüggesztés TFT. • az adóügyi feladatok végrehajtása, az adóalapok kimunkálása és adóbevételi tervek teljesítése • gondoskodik az adózók időbeni szükséges kiértesítéséről, adóbevallásra felhívásáról és figyelmezteti az adózókat a mulasztások következményeire • végzi az önkormányzat hatáskörébe tartozó központi és helyi adók kivetését • végzi az elemi károk és egyéb adóval kapcsolatos helyszíni szemléket • elvégzi a soron kívüli adókivetést, ahol az adóbefizetés veszélyeztetve van, ott megteszi a szükséges intézkedést a behajtásra • elvégzi az adóívek, fizetési meghagyások és határozatok előkészítését, az adóíveket aláírja • foglalkozik az adózók méltányossági kérelmével, azt döntésre előkészíti • tényállás tisztázása érdekében az adózót meghallgatja, bizonyítékokat szerez be, helyszíni szemlét tart • gondoskodik lefoglalt ingóságok értékesítéséről, különös tekintettel a romlás veszélyének kitett ingóságokra

11

• eredménytelen felhívás után végrehajtási eljárás kezdeményezésével biztosítja az adó és más köztartozás rendezését, amennyiben lehetséges, úgy letiltást eszközöl, adók módjára behajtás • Ellenőrzi a letiltásokra beérkezett befizetéseket • elvégzi az adóbeszedéssel kapcsolatos könyvelést és az adóbeszedési munkálatokat, vezeti a könyveléssel kapcsolatos előírt nyilvántartásokat, • gondoskodik a veszettség elleni kötelező védőoltás végrehajtásának megszervezéséről • Házipénztári, pénzkezelési feladatokat ellátja (bizonylatok kezelése) a POLISZ program alkalmazásával • Fizetési kötelezettségeket rendezi (gépjármű elszámolások, elszámolásra kiadott előlegek) • Védőnők és laborasszisztensek (betegsége és szabadsága idejére) helyettesítését számfejti • Gondoskodik a MEP szerződések megújításáról, elvégzi a szükséges ügyintézést, levelezést • Elvégzi a munkavállalók munkaegészségügyi vizsgálatával, felülvizsgálatával kapcsolatos ügyintézést, vezeti a nyilvántartásokat. • Művelődési ház rendezvényeire belépőjegyeket kiadja, elszámoltatja • Értékpapír kezelést végez • A fent felsorolt feladatok elvégzését számítógép és informatikai programok rendszeres használatával látja el, belső szabályzat szerint. • Minden esetben az összeférhetetlenségi szabályok figyelembevételével biztosítja a belső helyettesítési rendet. d) Okmányiroda Az iroda által ellátott feladatok: •

• • • • • • • •

Személyi okmányokkal kapcsolatos ügyintézés: − Személyazonosító igazolvány, − útlevél, − vezetői engedély, − lakcímet igazoló hatósági igazolvány, − mozgásukban korlátozott személyek parkolási igazolványa. • Vállalkozói igazolvány kapcsolatos ügyintézés. • Ügyfélkapu Rendszerrel kapcsolatos feladatok ellátása. • Népesség-nyilvántartás. • Cím- és körzet-nyilvántartási rendszerrel kapcsolatos feladatok ellátása. • A „VIZUAL REGISZTER” kezelése karbantartása. Járműigazgatási feladatok. Közlekedésigazgatás hatósági feladatainak ellátás. Közlekedés igazgatási hatósági díjak bizonylatainak elkészítése. Okmányirodai belső levelezőrendszer és faliújság használata. Az „XR” rendszer adminisztrátori teendőinek ellátása. A biankó okmányok, rendszámtáblák, okmányirodai eszközök kezelésével kapcsolatos feladatok ellátása. A napi anyagok felküldése a KEK KH Körponti Okmánytár részére. Adatszolgáltatás gépjárműadóhoz. 12

• • •

Külön megbízás alapján ellátja a választással, népszavazással összefüggő, informatikai, okmányirodai feladatokat. Jogosultságnak megfelelő iktatási feladatok ellátása. A fent felsorolt feladatok elvégzését számítógép és informatikai programok rendszeres használatával látja el, belső szabályzat szerint.

e) Gyámhivatal Az iroda által ellátott feladatok: A gondnoksággal kapcsolatban: •

•

cselekvőképtelen, vagy korlátozottan cselekvőképes személy részére gondnokot rendel, irányítja és felügyeli a gondnok tevékenységét, elbírálja a gondnokok rendszeres és eseti számadását, dönt a gondnokok gondnokoltak képviseletében tett jognyilatkozatainak jóváhagyásáról. Meghatározott esetekben zárlatot rendel el, zárgondnokot, eseti gondnokot, ügygondnokot, az ügyei vitelében akadályozott személy képviseletére és méhmagzat részére gondnokot rendel és ment fel, továbbá megállapítja a munkadíjukat.

A vagyonkezeléssel kapcsolatban: •

• • • • • • •

dönt a gyámoltak készpénzvagyonának gyámi fenntartásos betétben vagy folyószámlán történő elhelyezéséről, illetve az elhelyezett pénz felhasználásáról, államilag garantált értékpapírba, biztosítási kötvénybe történő befektetéséről, letétben kezeléséről, valamint egyéb tárgyak letétbe helyezéséről, dönt a gyám jognyilatkozata érvényességéhez szükséges jóváhagyásról, rendszeres felügyelete alá vonhatja a vagyonkezelést, ha a szülők a gyermek vagyonának kezelése tekintetében kötelességüket nem teljesítik, elbírálja a gyám rendszeres és az eseti számadását, meghatározott esetekben a végszámadását, közreműködik a gyámoltak ingó és ingatlan vagyonával és vagyonértékű jogával kapcsolatos ügyekben, közreműködik a hagyatéki eljárásban. dönt a gondnokok és szülők vagyonkezeléséhez kapcsolódó jognyilatkozata érvényességéhez szükséges jóváhagyásról nyilvántartja a gondnokoltak és kiskorúak ingó, ingatlan és készpénzvagyonát - a gondnokot a vagyonkezelésről számadás formájában beszámoltatja, azt elbírálja

Az örökbefogadással kapcsolatban: a/ dönt a gyermeket örökbe fogadni szándékozók alkalmasságáról, b/ dönt a gyermek örökbefogadhatónak nyilvánításáról, c/ elbírálja és jóváhagyja a szülőnek azon jognyilatkozatát, amelyben hozzájárul gyermeke ismeretlen személy általi örökbefogadásához, d/ dönt az örökbefogadás engedélyezéséről, illetve felbontásáról e/ kérelemre felvilágosítást adhat a vér szerinti szülő adatairól. A gyermekek védelme érdekében: •

elhelyezi a gyermeket ideiglenes hatállyal a különélő másik szülőnél, más hozzátartozónál vagy alkalmas más személynél, illetve nevelőszülőnél, - ha erre nincs 13

• • • • • •

mód - gyermekotthonban vagy más bentlakásos intézményben, dönt a más szerv által alkalmazott ideiglenes hatályú elhelyezés megszüntetéséről és megváltoztatásáról, átmeneti, tartós nevelésbe veszi a gyermeket, és egyidejűleg gyámot (hivatásos gyámot) rendel, dönt a gyermek kapcsolattartásáról, dönt a gyermek átmeneti vagy tartós nevelésbe vételének megszüntetésérõl, dönt az utógondozás és az utógondozói ellátás elrendelésérõl, dönt a gondozási díjfizetési kötelezettség megállapításáról, illetve megszüntetésérõl, megállapítja az átmeneti vagy a tartós nevelésbe vett gyermek lakóhelyét,

A gyámsággal kapcsolatban: • • •

a gyermek részére gyámot, hivatásos gyámot rendel, irányítja és felügyeli a gyám, a hivatásos gyám tevékenységét, felfüggeszti, elmozdítja vagy felmenti a gyámot

A vagyonkezeléssel kapcsolatban: • •

dönt az otthonteremtési támogatás megállapításáról, dönt a gyermektartásdíj megelőlegezéséről.

A gyermek családi jogállásának rendezése érdekében: • • •

teljes hatályú apai elismerő nyilatkozat felvétele, a gyermek családi és utónevének megállapítása, hozzájárulás - cselekvőképtelen jogosult esetén - a családi jogállás megállapítására irányuló per megindításához és egyidejűleg eseti gondnok rendelése.

Döntést hoz a gyámhivatal hatáskörébe tartozó szülői felügyeleti joggal kapcsolatos ügyekben. Közoktatási referensi feladatok ellátása. f) Műszaki és Városüzemeltetési Iroda • • • • • • • •

- Építésügyi hatósági engedélyezések: bontási engedély, bontás megkezdésének bejelentése elvi építési engedély, építési engedély telekalakítás építési engedély kérelem, módosítás építkezés megkezdésének nyilvántartása, bejelentése használatbavételi engedélyezés fennmaradási engedély kérelemre, hivatalból rendeltetés megváltoztatásához hatósági bizonyítvány - Építésügyi hatósági kötelezések • építéshatósági és egyéb kötelezés • rendeltetéstől eltérő használat megszüntetése • szabálytalan építési munka megszüntetése, az építést megelőző állapot helyreállítása 14

• a műszaki követelményeknek meg nem felelő építési termékek kicserélése • építmény, építményrész felújítása • egyéb, az engedélytől, a rendezési tervben foglaltaktól és az országos egyéb jogszabályoktól eltérő módon vagy következményekkel végzett tevékenység vagy állapot befejezése, megváltoztatása • építési terület, terep felszínének eredeti, illetve az engedélyben meghatározott engedélyezett állapotra alakítása, átadása • környezeti károk megszüntetése • telek bekerítése • kertépítés, egyéb, kerttel kapcsolatos tevékenységek • építési hulladék elszállítása • • • • • • •

- További építéshatósági ügyek felvonó és mozgólépcső engedélyezési eljárás jogutódlás iránti kérelem építéshatósági ellenőrzések lefolytatása építéshatósági bírságolás építésügyi nyilvántartások vezetése házszámozás, házszámrendezés helyrehozatali kötelezés - hatósági statisztikai jelentések készítése és elküldése - Hatósági bizonyítványok kiadása az ingatlanok rendezési tervi besorolásáról - Településrendezési Terv módosításainak előkészítése: • ügyfél kérelmek előterjesztése a képviselő-testületi döntéshez • kapcsolattartás a tervezővel és a szakhatóságokkal • tervezési, szakértői és településrendezési szerződések előkészítése - Útkezelői és tulajdonosi hozzájárulások előkészítése - Tájékoztatás • Igazgatási, kommunális és egyéb hirdetmények előkészítése, hirdetőtáblán és honlapon történő elhelyezése • Más hatóságok hirdetményeinek elhelyezése és ezek visszaigazolása • Adatszolgáltatás az ingatlanokról és a rendezési tervről • Építésügyi jogszabályok és szabály változások ismertetése - Kommunális feladatok • Képviselő-testületi döntések előkészítése a temetővel, állattartással, hulladékkezeléssel, környezetvédelemmel kapcsolatos ügyekben • Kapcsolattartás a növényvédő, a temető kezelő és a hulladékkezelő vállalkozásokkal • Játszóeszközök karbantartásának ellenőrzése, minőségtanúsítási ügyintézés • A kötelező közszolgáltatásokkal kapcsolatos feladatok koordinálása, különösen a szilárd-, ill. folyékonyhulladék kezelés, kéményseprő-ipari közszolgáltatás, állati hulladék elhelyezés, veszélyes hulladék elhelyezés, temetkezés témakörében 15

- Ingatlanvagyon kataszter vezetése a pénzügyi irodával egyeztetve - Fakivágások nyilvántartása - Adó- és érték bizonyítványok, értékbecslések készítése - Közműfejlesztési hozzájárulások ügyintézése - Közreműködés az önkormányzat éves, fejlesztési javaslatainak kidolgozásában. - A helyi közutak hó eltakarítási, és síkosság-mentesítési munkálatainak koordinálása. - Közreműködés pályázatok műszaki előkészítésében. - Műszaki előkészítői, szükséglet felmérési, és bonyolítói feladatok biztosítása az önkormányzati beruházások megvalósítása során. Közműegyeztetések biztosítása. - A városüzemeltetési feladatok keretében biztosítja az önkormányzat kezelésében lévő közutak, az azokon lévő műtárgyak fenntartási munkáinak elvégzésének az ellenőrzését. - A közterületek rendben tartásának, a fakivágások és fa ültetések felügyelete. - Közreműködés a város területén lévő és önkormányzati kezelésbe tartozó kisebb vízfolyások és helyi jelentőségű közcélú vízi létesítmények létesítésével, üzemeltetésével és kezelésével kapcsolatos munkákban, a csapadékvíz elvezetési munkákban, a belvízvédekezés, valamint a helyi vízkárelhárítás igazgatási feladatainak előkészítésében. - Az önkormányzat tulajdonában lévő építmények műszaki állapotának ellenőrzése. - Az önkormányzati tulajdonú intézmények téli működésre való átállításának felügyelete. g) Igazgatási és Ügyviteli Iroda: Az Iroda feladatai: • • •

Kimenő és bejövő posta kezelése, a beérkező ügyiratok főszámos iktatása és az iktatással kapcsolatos feladatok ellátása az Iratkezelési Szabályzatban leírtak szerint az iroda ügykörébe tartozó postai küldemények szignálása az irattári jellel való ellátása, alszámos iktatása Teljes körű elvégzése: o az aktív korúak ellátásával, o a lakásfenntartási támogatással, o az időskorúak támogatásával, o a közhasznú és közcélú munkavégzéssel, o az átmeneti segélyezéssel, o az egészségügyi jogosultságokkal, o a szociális ellátásokhoz szükséges jövedelem vizsgálattal, o a rehabilitációs eljárással, 16

a közgyógyellátási jogosultsággal, az ápolási díjakkal, a mozgáskorlátozottakkal, a gyermekvédelmi eljárással, a rendszeres és rendkívüli gyermekvédelmi kedvezménnyel, a jegyzői gyámügyi feladatok ellátásával, a hatósági bizonyítványokkal, az anyakönyvi igazgatással, az állampolgársági ügyekkel, a szociális otthonba elhelyezést kérők eljárásának lefolytatásával, a családi jogállás rendezésével, a temetési segélyezéssel, a köztemetéssel, a növényvédelemmel, a Bursa Hungarica ösztöndíjpályázattal, az önkormányzat területére elrendelt helyi zárlat végrehajtásával, a birtokvédelemmel, a szabálysértési eljárással, az üzletek működési engedélyezésével, a kereskedelmi szálláshellyel, a magánszálláshellyel, a hagyatéki eljárással, a lakásépítési kedvezménnyel, a szociális intézmények jegyzői működési engedélyezésével és ennek ellenőrzésével, o a gyümölcstelepítési engedély kiadásával, o a parlagfű és egyéb gyomnövényekkel, o a vándorméhek nyilvántartásával, o a lakossági bejelentésekkel kapcsolatos tájékoztatási, adminisztrációs, kiadmányozásra előkészítési, nyilvántartási, adatszolgáltatási, ellenőrzési feladatoknak a vonatkozó szabályzatban meghatározottak szerint a szakmai igazolási, utalványozási, ellenjegyzési, FEUVE szerinti ellenőrzési jogkör ellátása, képviselő-testületi, köztisztviselői, intézményvezetői vagyon-nyilatkozattétellel kapcsolatos feladatok ellátása Földhivatali, bíróság, szabálysértési kifüggesztések, hirdetmények kezelése Képviselő-testületi anyagok előkészítése, jegyzőkönyvezése, adminisztrációs utómunkálatainak elvégzése Pályázatírással kapcsolatos teljes körű feladat ellátása a hivatali dolgozók és intézményvezetők szabadságának nyilvántartása az iroda általános feladatkörébe tartozó EU jogharmonizációs feladatok ellátása az önkormányzati társulásokkal kapcsolatos feladatok teljes körű ellátása, Az Egészségügyi és Szociális Bizottsággal, valamint az Ügyrendi Bizottsággal kapcsolatos teendők ellátása, feladatok végrehajtása A szociális tárgyú rendelet-tervezetek előkészítése A város nemzetközi kapcsolataival, testvértelepülései kapcsolattartásával összefüggő feladatok előkészítése, lebonyolítása o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o

• • • • • • • • • • •

17

• • • • • • • • • • •

Közreműködés a települési rendezvények szervezésében, részvétel a lebonyolításban A külföldiek ingatlanszerzésével és a polgármester kiadmányozásába tartozó iratokkal kapcsolatos ügyintézés A Köztisztviselők és a Hivatal egyéb munkavállalóihoz kapcsolódó személyzeti feladatok ellátása, közreműködés az önkormányzat egyéb munkavállalóinak kinevezési, felvételi okiratainak elkészítésében A talált tárgyak kezelése Az IMI rendszer teljes körű használata az önkormányzat összes intézménye részére, adóbevallással kapcsolatos feladatok ellátása, Hivatali képzési tervek készítése Tanyagondnokok, mezőőr szakmai irányításának ellátása Kapcsolattartás a társhatóságokkal, önkormányzati intézményekkel Polgármesteri Hírlevél szerkesztése, hirdetések felvétele és közzététele A telefonközpont kezelése A hivatal takarítása, tisztántartása, napi nyitása, zárása, riasztó rendszerének kezelése

h) Kistérségi referens feladatai: • Kistérségi társulási feladatok adminisztrációs feladatainak ellátása, • képviselő-testületi ülések anyagának előkészítése és végrehajtása • Kapcsolattartás a társhatóságokkal, önkormányzati intézményekkel • Közreműködés a települési rendezvények szervezésében, részvétel a lebonyolításban • Esélyegyenlőségi referensi feladatok ellátása • Az autóbusz menetrenddel kapcsolatos egyeztetések, levelezések elvégzése • a vonatkozó szabályzatban meghatározottak szerint a szakmai igazolási, FEUVE szerinti ellenőrzési jogkör ellátása.

3. Szervezés és irányítás rendje a) A Polgármesteri Hivatal vezetője a jegyző. b) A jegyző a Polgármesteri Hivatalt, mint egységes hivatalt az irodavezetőkön keresztül irányítja. Az irodák egymással mellérendelt kapcsolatban állnak. Munkájuk során egymással együttműködnek. A kapcsolattartás, adatszolgáltatás a hivatali út betartása mellett külön íven megfogalmazott átirat segítségével történik. Az irányítás, vezetés biztosítása érdekében hetenként irodavezetői értekezletre kerül sor. Ennek keretében a jegyző az irodavezetőket hetenként beszámoltatja a végzett munkáról és megtárgyalják a következő hét feladatait. A jegyző köteles gondoskodni az ügyrend naprakész állapotáról és az új jogszabályok megfelelő alkalmazásának biztosításáról. c) A jegyzőt távolléte esetén az aljegyző helyettesíti. d) Az irodavezetők feladatai, felelősségi köre - Az irodavezetők az ügyrendben meghatározott feladataik mellett közvetlenül szervezik és irányítják az iroda dolgozóinak munkáját. Ebből eredően szükség esetén a jegyző utasítása alapján az iroda köztisztviselőit kötelesek a munkaköri leírásban foglaltak szerinti feladatok elvégzésével megbízni. 18

- Az ügyintézés során felelősek az ügyintézők által elkészített döntések megalapozottságát és helyességét felülvizsgálatáért. - Kötelesek gondoskodni az irodát érintő jogszabályok, szabályzatok megfelelő alkalmazásának biztosításáról, ennek érdekében a központi és helyi jogalkotást figyelemmel kísérik. - Kötelesek a vezetői értekezleteken elhangzottakat az iroda dolgozóival megbeszélni és azokat munkájukban alkalmazni. - A hivatal belső szervezeti egységei élén álló irodavezető az irodához csoportosított feladatok színvonalas szakmai ellátásáról gondoskodik. - Felelősek az irodán belüli hatékony és célszerű munkamegosztásért, a feladatok gyors, szakszerű és törvényes ellátásáért, az eredményes munkáért. - Felelősek az iroda feladatkörében a jegyző megbízásából ellátott hatósági ügyek törvényes és szakszerű intézéséért. - Felelősek a Képviselő-testületi előterjesztések törvényes és szakszerű elkészítéséért, részt vesznek a Képviselő-testületi üléseken. - Gondoskodnak a polgármester, a bizottságok és a Képviselő-testület döntéseinek időbeni, szakszerű végrehajtásának megszervezéséről. - Feladatkörükben tájékoztatják az állampolgárokat. - Elkészítik és karbantartják az iroda dolgozóinak munkaköri leírását, meghatározzák a helyettesítés rendjét. - Javaslatot tesznek az iroda dolgozóinak továbbképzésére. - Gondoskodnak a Képviselő-testület illetékes bizottságai szakmai segítéséről. e) A Polgármesteri Hivatal ügyintézői a feladatkörükbe tartozó ügyekben önállóan járnak el, illetve a Kiadmányozási szabályzatban meghatározottak szerint.

IV. Fejezet Működési szabályok 1. Ügyfélfogadási rend a) A Polgármesteri Hivatal ügyfélfogadási rendje: hétfő : 8.00 – 12.00 kedd: 13.00 – 16.00 szerda 8.00 – 12.00 13.00 - 16.00 csütörtök nincs ügyfélfogadás péntek 8.00 – 12.00 b) Az Okmányiroda ügyfélfogadás rendje: hétfő: 8.00 – 11.30 kedd: 13.00 - 15.30 szerda: 8.00 - 11.30 és 13.00 – 15.30 csütörtök: nincs ügyfélfogadás péntek: 8.00 - 11.30

19

c) A polgármester minden hónap 3. péntekén előzetes bejelentés alapján 08-12 óráig tart ügyfélfogadást. d) A jegyző ügyfélfogadása megegyezik a Polgármesteri Hivatal ügyfélfogadási rendjével. 2. Képviselet rendje a) Az Önkormányzatot a polgármester, a Polgármesteri Hivatalt a jegyző, akadályoztatása esetén az aljegyző, illetve eseti jelleggel az általuk megbízott személy, vagy dolgozó jogosult képviselni. b) A hivatal belső működése során az irodákat az irodavezetők jogosultak képviselni. c) Az önkormányzat és szervei munkájáról sajtónyilatkozatot kizárólag a polgármester, távolléte esetén az alpolgármester, hatósági ügyet érintő kérdésben a jegyző, vagy a Polgármesteri Hivatal érintett irodavezetője tehet a jegyző engedélyével. d) A Polgármesteri Hivatal jogi képviseletét a jegyző az általa megbízott személy útján látja el. 3. Kiadmányozás rendje A Kiadmányozás rendjét a Polgármesteri Hivatalban a polgármester, ill. a jegyző szabályozza az SZMSZ 2. sz. mellékletében foglaltak szerint. 4. Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés rendje A Polgármesteri Hivatal módosított teljesítési szemléletű, kettős könyvvitelt vezet és könyvviteli rendjét számviteli politikájában rögzíti. A részletes szabályokat Kerekegyháza Város Önkormányzat számviteli politikájának 7. sz. melléklete szabályozza: Pénzgazdálkodással kapcsolatos jogkörök: kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés rendje. 5.A munkába járás, a munkavégzés költségeinek megtérítése a) A munkáltató köteles a munkába járás költségeit, annak jogszabályban meghatározott százalékát a vonatkozó rendelkezések értelmében megtéríteni.

b) Ha a dolgozónak alkalmazása során a munkába járás körülményeiben változás állt be, azt a jegyző részére azonnal be kell jelentenie.

6. Egyéb juttatások A közszolgálatban állók egyéb juttatásait az Egységes Közszolgálati Szabályzat tartalmazza. 7. Ügyiratkezelés

20

Az ügyiratkezelésre vonatkozó szabályokat Kerekegyháza Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Egyedi Iratkezelési Szabályzata tartalmazza. 8. Bélyegző-használat nyilvántartása a.) Díszes okleveleken, ünnepélyes meghívókon a "Kerekegyháza Város Pecsétje 2001" feliratú, a település címerével ellátott körpecsét használata szükséges. Ennek használatára a polgármester és a jegyző jogosult. b.)A "Kerekegyháza Város Polgármestere Bács-Kiskun megye" a "Kerekegyháza Város Önkormányzat Jegyzője Bács-Kiskun megye" feliratú bélyegzők használatára a polgármester és a jegyző jogosult. c.) A “Kerekegyháza Város Önkormányzata” közepén a magyar címerrel, az 1-2. sorszámig feliratú bélyegzők használatára a polgármester és a jegyző jogosult. d.)A hivatal hivatalos körbélyegzője: "Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Kerekegyháza” közepén a magyar címerrel, az 115. sorszámig. e.)A hivatal levelezése során a "Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatala 6041 Kerekegyháza, Fő u. 47/a" feliratú hosszú bélyegzőt használja. f) A hivatalos bélyegző lenyomatát csak a kiadmányozásra jogosult aláírásával ellátott kiadmányon lehet használni. A bélyegzőkről a jegyző nyilvántartást vezet. 9. Munkaidő, munkarend a)A hivatal dolgozóinak munkaideje heti 40 óra, hétfőtől-csütörtökig 7.30–16.00 óráig, pénteken 7.30-13.30 óráig tart. b) A polgármester, a jegyző, az aljegyző és az irodavezetők munkaideje rugalmas, tekintettel az általuk végzett munka sajátosságára, a munkafeladatok egyenlőtlen elosztására. Esetükben a munkahelyen töltött törzsidő hétfőtől csütörtökig: 8–14 óráig, pénteken: 8-12 óráig tart. c)A munkából való távolmaradásról (betegség, fizetés nélküli szabadság) minden hónap 10-éig a Pénzügyi, Adóés Költségvetési Iroda jelentést küld a MÁK-nak. d) A hivatal munkarendjének betartásáért, a hivatal működőképességéért a jegyző a felelős. e)A hivatal munkáját a Ktv., a Ket., az Ötv., valamint az ágazati jogszabályokban meghatározottak szerint végzi. 10. Egyéb szabályok

21

a) Telefonhasználat: A hivatalban lévő telefonokat magáncélra nem lehet használni. Indokolt esetben a jegyző engedélyével térítés ellenében engedélyezheti a magánbeszélgetést, a munkahelyi telefonok magáncélú használatáról szóló szabályzatban, valamint a Kerekegyháza Város Önkormányzat Polgármesterének és Jegyzőjének a mobiltelefon-készülékek használatáról szóló 2/2005. számú utasításában és az azt módosító 1/2007. számú utasításban foglaltak szerint. b) Fénymásolás: A hivatalban csak a szakmai munkával összefüggő anyagok fénymásolása történhet. c) Dokumentumok kiadásának szabályai: A dokumentumok kiadása Kerekegyháza Város Polgármesteri Hivatalának Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatában és a közérdekű adatok kezeléséről szóló szabályzatban foglaltak betartásával történhet. 11. A dolgozók jogainak érvényesülése, érdekeinek védelme a) A munkahelyi érdekvédelmi szervezetek joga a dolgozók anyagi, szociális és kulturális ellátási színvonalát, valamint élet- és munkakörülményeit érintő jogainak képviselete, illetőleg védelme. b) A polgármester és a jegyző az érdekvédelmi szervezetekkel együttműködik, tevékenységüket elősegíti. Észrevételeikre, javaslataikra álláspontját és azok indokait közli.

V. fejezet 1. A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos sajátos előírások, feltételek A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos különleges előírásokat, feltételeket a Képviselő-testület által jóváhagyott költségvetési koncepció, az éves költségvetési rendelet és a gazdasági szervezet ügyrendje tartalmazza, mely jelen szabályzat 3. sz. függeléke. 2. Belső ellenőrzés a) Kerekegyháza Város Önkormányzata, a Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározottak szerint a Polgármesteri Hivatal és az költségvetési intézmények belső ellenőrzés megszervezéséről a Kerekegyházi Belső Ellenőrzési Társulás útján gondoskodik. A belső ellenőrzési vezető feladatokat az aljegyző látja el, aki felelős az Önkormányzat belső ellenőrzési tevékenységének megszervezéséért, megfelelő végzettségű külső erőforrás bevonásával a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben és a vonatkozó jogszabályokban előírtak szerint. A függetlenített belső ellenőrzés a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók alapján a Jegyző által jóváhagyott Belső Ellenőrzési Kézikönyv előírásai szerint működik, a feladatellátás részletes szabályait tartalmazva b) A belső ellenőrzés magában foglalja az önkormányzat belső ellenőrzését és az 1991. évi XX. tv. 140. § (1) bek. e) pontja szerinti ellenőrzést is. c) Az első számú vezetői ellenőrzés Polgármesteri Hivatal és az intézmények tekintetében a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (továbbiakban: FEUVE). 22

Ennek működtetésére vonatkozó szabályzatok jelen szabályzat „Folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszere:” című 1. sz. melléklete tartalmazza: FEUVE szabályzat, ellenőrzési nyomvonal, kockázatkezelési szabályzat, szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje, vezetői elszámoltathatóság, belső ellenőrzés feladatának meghatározása.

VI. fejezet Záró rendelkezések 1. Jelen Szervezeti és Működési Szabályzat kihirdetése napján lép hatályba. 2. A Szervezeti és Működési Szabályzatot Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselőtestülete .../2009. (IX. 15.) sz. határozatával jóváhagyta. 3. A Szervezeti és Működési Szabályzat függelékeinek naprakész állapotban tartásáról a jegyző gondoskodik. 4. A Szervezeti és Működési Szabályzat mellékletei és függelékei: 1. sz. melléklet: Kerekegyháza Város Polgármesteri Hivatalának szervezeti felépítése 2. sz. melléklet: Kiadmányozási szabályzat 3. sz. melléklet: FEUVE szabályzat 3/1. sz. melléklet: Ellenőrzési nyomvonal 3/2. sz. melléklet: Kockázatkezelési szabályzat 3/3. sz. melléklet: Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje 3/4. sz. melléklet: Vezetői elszámoltathatóság szabályzata 3/5. sz. melléklet: Belső ellenőrzés feladatának meghatározása 4. sz. melléklet: Polgármesteri Hivatalnál vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett köztisztviselők köre

1. sz. függelék: A Polgármesteri Hivatal dolgozóinak feladat-és hatáskörei, helyettesítés rendje 2. sz. függelék: Polgármesteri Hivatal Alapító Okirata 3. sz. függelék: Kerekegyháza Város Polgármesteri Hivatal Gazdasági szervezetének ügyrendje 4. sz. függelék: A hivatal tevékenységeit meghatározó alapvető jogszabályok jegyzéke 5. sz. függelék: Kerekegyháza Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Egyedi Iratkezelési Szabályzata 6. sz. függelék: Kerekegyháza Város Polgármesteri Hivatalának Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzata 7. sz. függelék: Kerekegyháza Város Polgármesteri Hivatalának Informatikai Szabályzata 8. sz. függelék: Szabályzat a közérdekű adatok kezeléséről 9. sz. függelék: Egységes Közszolgálati Szabályzat 10. sz. függelék: Kulcskezelési Szabályzat 11. sz. függelék: Munkavédelmi Szabályzat 23

12. sz. függelék: Szabályzat a vagyonnyilatkozatok kezeléséről 13. sz. függelék: Tűzvédelmi Szabályzat 14. sz. függelék: Szabályzat a munkahelyi telefonok magáncélú használatáról 15. sz. függelék: Kerekegyháza Város Önkormányzat Polgármesterének és Jegyzőjének a mobiltelefon-készülékek használatáról szóló 2/2005. számú utasítása és az azt módosító 1/2007. számú utasítás Kerekegyháza, 2009. szeptember 15.

Dr. Kelemen Márk polgármester

Vincze Miklós jegyző

24

1. sz. melléklet

Kerekegyháza Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti felépítése Polgármester Polgármester (1(1 fő) fő) Jegyző (1 fő)

Alpolgármester (1fő) fő)társ.megb. Aljegyző ( 1 fő)

Kistérségi ügyintéző (1 fő) Igazgatási és Ügyviteli Iroda (12 fő)

Okmányiroda (5 fő)

Műszaki és Városüzemeltetési Iroda ( 3 fő) Gyámhivatal (2 fő)

Pénzügyi, Adó és Költségvetési Iroda (10 fő) ellátja az Ámr. 17. §-a szerinti gazdasági szervezet feladatait

25

26

2. sz. melléklet

Kiadmányozási szabályzat 1./ Kerekegyháza Város polgármestere hatáskörébe tartozó önkormányzati hatósági ügyek kiadmányozásának rendjéről: A polgármester hatáskörébe tartozó önkormányzati hatósági ügyekben hozott határozatok kiadmányozási jogát a polgármester gyakorolja. Ennek keretében az egyedi ügyekben hozott határozatokat a polgármester ellenőrzi és kiadmányozza. Ezen ügyekben más hatóságokhoz küldendő jelentések továbbításához a polgármester előzetes hozzájárulása szükséges. A Polgármesteri Hivatal dolgozói jogosultak a polgármester hatáskörébe tartozó önkormányzati hatósági ügyekben az előkészítés, levelezés kiadmányozására. Ezen közbenső intézkedések során eljáró szervként a polgármestert kell megnevezni, és a határozat aláírásában szükséges feltüntetni, hogy a kiadmányozó "a polgármester nevében és megbízásából" jár el. 2./ Kerekegyháza Város jegyzője hatáskörébe tartozó államigazgatási hatósági ügyek kiadmányozásának rendjéről: A jegyző hatáskörébe tartozó közigazgatási hatósági ügyekben minden esetben kiadmányozási joggal rendelkezik az ügyrend alapján az ügykörhöz kapcsolódó irodavezető. A felettes hatóságokhoz küldött jelentések továbbításához a jegyző előzetes hozzájárulása szükséges. A Polgármesteri Hivatal köztisztviselői a jegyző megbízásából jogosultak a közigazgatási ügyek előkészítő levelezésében aláírásra, kiadmányozásra. A közigazgatási hatósági ügyekben hozandó döntéseknél eljáró szervként a jegyzőt kell megnevezni, a határozatban szükséges feltüntetni, hogy kiadmányozó a "jegyző nevében és megbízásából" jár el. Az aljegyző jogosult a jegyző megbízásából mindazon iratok kiadmányozására, melyekre a jegyző lenne jogosult. A szabályzat szerint kiadmányozásra jogosultak: Vincze Miklós jegyző; Verosztáné Csorba Mónika aljegyző; Halcsikné Szabó Ágnes Pénzügyi, Adó- és Költségvetési Iroda vezetője; Nagy Zsuzsanna ügyintéző; Meleg Antalné ügyintéző; Hum József Városi Gyámhivatal vezetője, oktatási referens; dr. Halász Anett gyámhivatali ügyintéző; Stróbl Alajos Műszaki Iroda vezetője; Bartha Erika Igazgatási és Ügyviteli Iroda vezetője; Ferencz Péter közbeszerzési és beruházási referens; Bodorné Bóta Valéria személyügyi ügyintéző; Bertók Istvánné Okmányiroda vezetője; Szabó Attiláné okmányirodai ügyintéző, főmunkatárs; Bodorné Pancza Zsuzsanna okmányirodai ügyintéző; Molnár Zsanett okmányirodai ügyintéző; Jakubikné Tuman Tekla okmányirodai ügyintézők.

27

3. sz. melléklet

Folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszere:

I. FEUVE szabályzat II. ellenőrzési nyomvonal III. kockázatkezelési szabályzat IV. szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje V. vezetői elszámoltathatóság szabályzata VI. belső ellenőrzés feladatának meghatározása.

28

Folyamatba épített ELŐZETES, UTÓLAGOS ÉS VEZETŐI ELLENŐRZÉS RENDSZERE Kerekegyháza Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszerét (a továbbiakban FEUVE) az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény 121. §-a, az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 145/A §-a, illetve a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló többször módosított 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet alapján a következők szerint határozom meg. I. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az Államháztartási törvény alapján a költségvetési szerv vezetője felelős: − a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért, − az alapító okiratban előírt tevékenységek követelményeknek megfelelő ellátásáért,

jogszabályban

meghatározott

− A polgármesteri hivatal gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, − a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, − a gazdasági lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, a polgármesteri hivatali számviteli rendjéért, − a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működtetéséért. A költségvetési forrás felhasználásában résztvevő költségvetési szerv vezetőjének az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, (a továbbiakban Áht.) valamint az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.) szabályozásának megfelelően kell megszerveznie és működtetnie a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést a költségvetési szerven belül. A FEUVE rendszere az alábbi négy fő területet szabályozza: −

az ellenőrzési nyomvonal kialakításának kötelezettsége,

−

a kockázatkezelés - Kockázatkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint,

−

a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakításának kötelezettsége.

−

vezetői elszámoltathatóságot,

−

belső ellenőrzés feladatának meghatározását.

1. A FEUVE rendszer működésének célja, tartalma 29

A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat, melyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős az államháztartásért felelős miniszter által közzétett irányelvek figyelembevételével. 2. Az első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok a FEUVE rendszerében Az első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják: − a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), − az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottság szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, − a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás). A felsorolt tevékenységek feladatköri elkülönítését az Áht. 121. §.-ában meghatározottak szerint biztosítani kell. Az első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy − a költségvetési szerv valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel, − az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, − megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv gazdálkodásával kapcsolatosan, − a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek, − a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. 3.

A FEUVE rendszerében alkalmazott fogalmak, működésükkel kapcsolatos feladatok, eljárás rendek

valamint

megvalósításukkal,

A költségvetési szerv vezetője köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. 3.1. Szabályosság

30

A szabályosság azt jelenti, hogy az adott költségvetési szerv vagy szervezeti egysége működése, tevékenysége megfelel-e a vonatkozó szabályoknak, előírásoknak. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző feladata, hogy a költségvetési szerv dolgozói számára biztosítsa − a hatályos központi megismerhetőségét,

jogszabályok,

és

más

kötelező

szabályozások

− a belső szabályokhoz való hozzáférést. A szabályosság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: Gondoskodni kell a polgármesteri hivatalt közvetlenül érintő, a mindennapi tevékenységben alkalmazni szükséges valamennyi központi jogszabály, előírás, ajánlás hozzáférhetőségéről. A központi jogszabályok megfelelő alkalmazása érdekében biztosítani kell az adott területen dolgozók számára a továbbképzésen, értekezleten, konzultáción való részvételt, illetve egyéb szakmai anyagok, pl.: szakkönyvek, segédletek beszerzését, illetve az internetes honlapokhoz való hozzáférést. A belső szabályzatok kezelésének úgy kell történnie, hogy az érintettek számára könnyen hozzáférhető legyen. A belső szabályzatok kiadásakor, a régi szabályozások felülvizsgálatakor az érintett dolgozókat részletesen tájékoztatni kell az új végleges szabályokról. A központi előírások és a helyi szabályok betartását, azaz a szabályosságot a következő eszközökkel kell biztosítani: − előzetes vezetői ellenőrzéssel, − egymásra épülő, egymást ellenőrző folyamatok rendszerével, − utólagos vezetői ellenőrzéssel, − független belső ellenőrzéssel. A szabályosság területén az előzetes vezetői ellenőrzés legfontosabb eszköze a területen dolgozók, illetve a folyamatgazdák szabályozottsággal kapcsolatos ismereteinek megismerése megbeszélés, beszámoltatás stb. útján. A folyamatba épített ellenőrzés legfontosabb eszköze a szabályosság tekintetében az, hogy a szabályok kialakításánál ügyelnek arra, hogy adott tevékenység több részfolyamatból, feladatból álljon, s a folyamatokat, feladatokat ne ugyanaz a személy lássa el, s az adott feladatot ellátó személynek kötelező legyen az előző feladat elvégzésének ellenőrzése is. Az utólagos vezetői ellenőrzés eszköze a szabályosság vonatkozásában leginkább a szabályzatban foglaltak betartásának ellenőrzése beszámoltatással, dokumentumok áttekintésével, megbeszéléssel stb. A független belső ellenőrzés a szabályosság vonatkozásában a nagyobb kockázatot képviselő területeken gyakrabban ellenőrzi a szabályzatok betartását. 3.2. Szabályozottság

31

A szabályozottság azt jelenti, hogy a költségvetési szerv vagy annak szervezeti egysége működése, tevékenysége, illetve valamely tevékenységi folyamata, részfolyamata, alaptevékenységi körébe tartozó szakfeladata megfelelően szabályozott-e, a rögzített szabályok megfelelnek–e a hatályos jogszabályoknak, előírásoknak, egyéb vezetői rendelkezéseknek. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző feladata az, hogy gondoskodjon arról, hogy a polgármesteri hivatal − mindig a hatályos jogszabályoknak, előírásoknak figyelembevételével lássa el belső szabályozási feladatait, ezekről a központi szabályokról tájékozott legyen, − a hatályos jogszabályok alapján kötelezően előírt belső szabályozási követelményeknek eleget tegyen, gondoskodjon a kialakított belső szabályok megismertetéséről, − a belső szabályozásnál figyelembe vételre kerüljenek a fenntartó által meghatározott útmutatások, célkitűzések is. − a polgármesteri hivatal helyi sajátosságait is figyelembe véve a szabályozandó területek feltárásra kerüljenek, a szabályzatok elkészítése során ennek megfelelően készítsék el a vonatkozó szabályzatokat. A szabályozottság érdekében a jegyzőnek meg kell határozni azokat a területeket, mely területek szabályozásáról gondoskodni kell a kötelező központi előírások miatt. Az érvényben lévő szabályzatok listája az 1/1. sz. melléklet. A belső szabályozás előtt, vagy azok felülvizsgálatakor előzetes konzultációt kell folytatni a területen dolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdáival. Csak az előzetes tájékozódást követően lehet elkészíteni a szabályzat tervezetét, melyet véglegesítés előtt ismét meg kell beszélni az érintett dolgozókkal, illetve folyamatgazdákkal. A szabályozottság megfelelő minősége érdekében a szabályozottságot jogszabályi változás vagy szervezeti módosulás esetén felül kell vizsgálni. A felülvizsgálatnál figyelembe kell venni a munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzés tapasztalatait, a független belső ellenőrzés megállapításait, valamint a felügyeleti, illetve egyéb külső ellenőrzés észrevételeit is. 3.3. Gazdaságosság A gazdaságosság egy adott tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségének optimalizálását jelenti a megfelelő minőség biztosítása mellett. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző feladata, hogy a feladatai ellátására szolgáló bevételi és kiadási előirányzatokkal, a létszám-előirányzattal, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a gazdaságosság követelményeit. A gazdaságosság követelménye az, hogy adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségei – a minőség fenntartása mellett – optimalizálva legyenek. 32

A gazdaságosság biztosítása érdekében a jegyzőnek az alábbi feladatokat kell elvégeznie, az eljárás rendet kialakítani: Gazdaságossági számításokat kell végezni − a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában, mivel nem tekinthető gazdaságosnak a kiadási előirányzatok felhasználása akkor, ha nem veszik figyelembe, hogy mikor, hol lehet a legkedvezőbb áron megszerezni a működéshez, feladatellátáshoz szükséges eszközöket, készleteket, vásárolt szolgáltatásokat. − a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében, mivel a létszám előirányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha a helyi körülmények figyelembe vételével a létszám szükségletet a legkevesebb költséggel oldják meg. -

a vagyongazdálkodás során fontos a gazdaságossági számítás, mert ki kell számítani, hogy adott feladat ellátását hogyan lehetne a meglévő vagyonnal úgy ellátni, hogy az a legkevesebb költséggel járjon.

3.4. Hatékonyság A hatékonyság egy adott tevékenység során előállított termékek, szolgáltatások és egyéb eredmények, valamint az előállításukhoz felhasznált források közötti kapcsolat. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző feladata úgy gazdálkodni, hogy figyelembe vegye a hatékonyság követelményeit. A hatékonyság követelményeinek érvényesülnie kell a bevételi és kiadási előirányzatokkal, a létszám-előirányzattal, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. A hatékonyság követelménye, hogy adott feladat, tevékenység során az ellátott feladat, nyújtott szolgáltatás, valamint ezek elvégzéséhez felhasznált források közötti kapcsolat megfelelő legyen. A tevékenység akkor hatékony, ha a polgármesteri hivatal a lehető legkevesebb tárgyi és munkaerő felhasználásával a lehető legtöbb, és legjobb minőségű feladatellátást végez. A hatékonyság biztosítása érdekében hatékonysági számításokat kell végezni a jegyzőnek −

a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában, Vizsgálni kell, hogy a teljesített feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás hogyan viszonyul az elvárásokhoz mennyiségben és minőségben. Vizsgálni kell, hogy a legjobb minőségű feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás érdekében hogyan lehet a legkevesebb tárgyi eszközt igénybe venni, a legkevesebb készletbeszerzési kiadást teljesíteni, és a legkevesebb vásárolt szolgáltatást igénybe venni.

−

a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében, A létszám-előirányzatok felhasználása milyen hatással van a nyújtott szolgáltatások mennyiségére, annak lehetséges igénybevételére, valamint a létszám felhasználása hogyan hat a szolgáltatást igénybevevőkre.

33

-

A polgármesteri hivatalnak vizsgálnia kell, hogy a minőség javítása, vagy legalább is szinten tartása mellett, minél több feladatot hogyan tud a legkevesebb létszám, illetve személyi juttatás előirányzat igénybevételével ellátni. A vagyongazdálkodás során a hatékonysági vizsgálat arra terjed ki, hogy a rendelkezésre álló vagyon megfelelően kihasznált-e. A feladatellátáshoz nem szükséges, illetve a nem megfelelően hasznosított vagyon nem eredményezi a költségvetési szerv hatékony működését.

3.5. Eredményesség Eredményesség egy adott tevékenység céljai megvalósításának mértéke, a tevékenység szándékolt és tényleges hatása közötti kapcsolat. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző feladata, hogy a gazdálkodás során vegye figyelembe az eredményesség elveit, követelményeit. Az eredményesség elveinek érvényesülnie kell kiadási előirányzatok, a létszám-előirányzat felhasználása, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. Az eredményesség a költségvetési szerv tevékenysége, nyújtott szolgáltatása megvalósításának mértéke, azaz a feladatellátás tervezett és tényleges teljesítése közötti kapcsolat. Az eredményesség azt mutatja, hogy a költségvetési szerv működése, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása eléri-e a célját, s ha elérte, ott milyen hatást váltott ki. A költségvetési szerv adott tevékenysége, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása akkor eredményes, ha azt az érdekeltek ténylegesen igénybe vették, s azzal elégedettek. 4. Beszámolási kötelezettség A Jegyző évente - az Áht. 97.§. (2) bekezdésében meghatározott kötelezettségének megfelelően - az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzésének működtetéséről a 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet 23. sz. mellékletének megfelelően, és azt az éves költségvetési beszámolóval együttesen megküldi a képviselő-testületnek. Az Áht.-ban meghatározott kötelezettség a Jegyző feladata, amely a szervezeti struktúrában meghatározott egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán valamint jelen szabályzaton keresztül valósul meg. Amennyiben évközben változás történik a vezető személyében, (továbbá ha a polgármesteri hivatal átalakul, vagy megszűnik) úgy a távozó vezető (az átalakuló, vagy megszűnő szervezet vezetője) az eltelt időszak vonatkozásában köteles kitölteni űrlapot, és át kell adnia az új vezetőnek (jogutódnak), aki köteles azt a saját nyilatkozatához mellékelni.

34

II. AZ ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL 1. Az ellenőrzési nyomvonal fogalma Az Ámr. rendelkezése szerint az ellenőrzési nyomvonal A Polgármesteri Hivatal tervezési, pénzügyi lebonyolítási folyamatainak, valamint ellenőrzési folyamatainak szöveges, vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, mely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá az irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.

2. A költségvetési szerv vezetőjének felelőssége és kötelezettsége az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során A jegyző köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló erőforrások szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A jegyző köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, táblázatba foglalt leírása.

3. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a költségvetési szerv működésében Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel: − a költségvetési szerv működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellenőrzési pontok (típusok) összességét, − kialakításával a költségvetési szervre jellemző valamennyi tevékenység, valamennyi „szereplő”, funkció együttes koordinálására kerül sor, − valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak, − megmutatja a szervezet folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti elő.

4. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a felelősségi szintek területén 35

Az ellenőrzési nyomvonal egy standardot jelent, eljárások együttesét, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelősök, az ellenőrzési pontok. Az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős. Az ellenőrzési nyomvonal megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik.

5. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeten belüli együttműködés erősítése területén A különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától. Az ellenőrzési nyomvonal a teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze. 6. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeti működés területén A megbízható ellenőrzési nyomvonal kialakításának jelentősége abban áll, hogy segítségével feltérképezhető a szervezet összes folyamatában rejlő működési kockázat. A hibásan kialakított ellenőrzési nyomvonal gátolhatja a szervezet folyamatainak pontos ismeretét, így a működtetését. Az ellenőrzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása működési zavarokhoz vezethet. 7. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése A költségvetési szerv működési folyamatai a szervezet célkitűzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek (a működési folyamatoknak) megfelelően kell a költségvetési szervet működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez a működési folyamatokhoz (gazdasági eseményekhez) kell hozzárendelni. A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a költségvetési szerv tevékenységére vonatkozó gazdasági eseményekről, műveletekről, a műveletekben résztvevőkről, a felelősségeikről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról. A szabályszerűen vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a művelettel kapcsolatos információkat, a művelet időpontját, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során a működési folyamatok pontos és teljes körű meghatározása, a szabályzatokban való rögzítése a jegyző felelőssége és kötelezettsége.

36

8. Az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal kialakításának gyakorlati megvalósítása A költségvetési szerv gazdálkodásának, működési sajátosságainak figyelembe vételével szükséges az ellenőrzési nyomvonalat kialakítani. Rendszeres időközönként a már érvényben lévő ellenőrzési nyomvonalakat felül kell vizsgálni, folyamatosan aktualizálni kell. Az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatáért és folyamatos aktualizálásáért jegyző felelős. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának első lépése a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása. A költségvetési szerv működési folyamatait a főfolyamatok mentén kell csoportosítani, majd a főfolyamatokat részfolyamatokká kell bontani. A működési folyamatok szabályozottságára lehet alapozni az ellenőrzési pontok, nyomvonalak elkészítését. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának feladatát támogatják a költségvetési szerv rendelkezésére álló belső szabályzatok, dokumentációk, egyéb információk, a lezárt ellenőrzésekkel kapcsolatos jelentésekben tett megállapítások, javaslatok, illetve az elkészített intézkedési tervek felhasználása. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során különféle ellenőrzési pontokat kell beiktatni. Az ellenőrzési pontok meghatározása és működtetése, annak minősége, a FEUVE erősségeit, illetve gyengeségeit mutatja meg. Az ellenőrzési pontok lehetnek − vezetői ellenőrzési pontok − szervezeti ellenőrzési pontok − jóváhagyási ellenőrzési pontok − működési ellenőrzési pontok − hozzáférési ellenőrzési pontok − megszakítási ellenőrzési pontok A polgármesteri hivatal ellenőrzési nyomvonalának kialakításakor a gazdasági események sorrendiségének kiválasztásában a költségvetési szervre vonatkozó legjellemzőbb folyamat az elsődleges szempont. A gazdasági esemény, folyamat meghatározása alapján kerül sor a polgármesteri hivatal ellenőrzési nyomvonalának táblázatba történő foglalására. 9. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer A gazdasági eseményekre vonatkozó táblarendszer elsősorban az érintett szervezet felelősségi és az információs szintjeit tartalmazza, a kapcsolódásokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatot. 37

A táblarendszer fejlécének adatai, melyet valamennyi esemény leírásánál egységesen használunk: − sorszám − tevékenység, feladat − jogszabályi alap − előkészítés − keletkező dokumentum − felelős/kötelezettségvállaló − határidő − ellenőrzés/érvényesítés − utalványozás/ellenjegyzés − pénzügyi teljesítés − könyvvezetésben való megjelenés A táblázatok elkészítése során hivatkozni kell az érvényben lévő szabályzatokra a táblázatok egyes rovatain belül. A táblarendszer az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatosan a teljes folyamatot írja le, vagyis a tervezéstől a végrehajtáson át a beszámolás fázisáig, megjelölve a folyamatot és a felelőst, ellenőrzési pontot, a dokumentumokat (adatbázist), amelyet az adott folyamat használ és az ezekért való felelősségeket. A gazdasági eseménycsoportok, mint alapfolyamatok esetében az egyes szakaszokhoz hozzárendelhető az adott tevékenység felelőse (ellenőrzési pont), a beérkező dokumentum típusa, valamint a tevékenység következtében előálló és már a következő feladat inputját képező dokumentum jellege. A Polgármesteri Hivatal ellenőrzési nyomvonalát, táblarendszerét a szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza.

38

III. KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Kerekegyháza Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) kockázatkezelési szabályzatát az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (továbbiakban: Vhr.) 145/C. §-nak megfelelően, a következők szerint határozom meg. A KOCKÁZATKEZELÉS CÉLJA, TARTALMA 1. A SZABÁLYZAT

CÉLJA

A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani ÖNKORMÁNYZAT tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A kockázatkezelési szabályzat része a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésnek (FEUVE). A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján ÖNKORMÁNYZAT érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. 2. A kockázatkezelési szabályzat tartalma − a kockázat fogalma, − a kockázat kezelője (útvonal), − a kockázatkezelési hatókör meghatározása, − a kockázat azonosítása, − a kockázatkezelés, − a kockázatkezelés időtartama, − a kockázatok és intézkedések nyilvántartása. A KOCKÁZAT FOGALMA 1. A kockázat fogalma A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitűzéseire. A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendő kockázat: amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata, és Ellenőrzési kockázat: az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző, illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat. A kockázatok forrása lehet ÖNKORMÁNYZAT-ára nézve külső eredetű kockázat, vagy a saját tevékenysége (vagy annak hiánya) hatására kialakuló kockázat.

39

KÜLSŐ KOCKÁZATOK Infrastrukturális Gazdasági Jogi és szabályozási

Környezetvédelmi

Politikai

Piaci Elemi csapások

Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést. Kamatláb-változások, árfolyam-változások, infláció negatív hatással lehetnek a tervekre. A jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak. A környezetvédelmi megszorítások a szervezet működési területén korlátot szabhatnak a lehetséges tevékenységeknek. Egy kormányváltás megváltoztathatja a kitűzött célokat. Egy szervezet tevékenysége magára vonhatja a politika érdeklődését vagy kiválthat politikai reakciót. Versenyhelyzet kialakulása vagy szállítói probléma negatív hatással lehet a tervekre. Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. A katasztrófavédelmi terv elégtelennek bizonyulhat.

Belső szervezeti kockázatok: PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK Költségvetési A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenül. Csalás vagy lopás Eszközvesztés. A források nem elegendőek a kívánt megelőző intézkedésre. Biztosítási Nem lehet a megfelelő biztosítást megkötni elfogadható költségen. A biztosítás elmulasztása. Tőke beruházási Nem megfelelő beruházási döntések meghozatala. Felelősségvállalási A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni. TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Működés-stratégiai Nem megfelelő stratégia követése. A stratégia elégtelen vagy pontatlan információra épül. Működési Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg. Információs A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez. Hírnév A nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki. Például a kialakult rossz megítélés csökkentheti a

40

kívánt tevékenység terjedelmét. Kockázat-átviteli Az átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása. Projekt A megfelelő előzetes kockázatelemzés, hatástanulmány nélkül készült el a projekt-tervezet. A projektek nem teljesülnek a költségvetési vagy funkcionális határidőre. Újítási Elmulasztott újítási lehetőségek. Új megközelítés alkalmazása a kockázatok megfelelő elemzése nélkül. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti munka A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya. Egészség és Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a biztonsági figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat.

A KOCKÁZAT KEZELŐJE A Polgármesteri Hivatal és Intézményei Ügyrendjében, illetve SZMSZ-ében meghatározott belső szervezeti egységek – irodák – és intézmények vezetői ( továbbiakban: Vezetők) felelősek az általuk irányított egységekben a kockázatok felismeréséért, kezeléséért. A kockázatkezelési tevékenység feladat és hatáskörét, a szabályzat tartalmazza. A KOCKÁZATKEZELÉSI HATÓKÖR ÖNKORMÁNYZAT Jegyzőjének felelőssége és kötelessége – a Vezetőkkel együttműködve - az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és folyamatba épített ellenőrzése, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése. A kockázatelemzés felöleli a Polgármesteri Hivatal minden tevékenységi területét. ÖNKORMÁNYZAT szervezeti egységei a Polgármesteri Hivatal és az Intézmények. A vezetők az éves munkaterv elkészítése során elkészítik a területe célkitűzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés), a kockázatok kezelési módját. ÖNKORMÁNYZAT- szervezeti egységeinek Vezetői a felméréseik eredményéről- az eljárási dokumentumok becsatolásával – írásbeli tájékoztatást nyújtanak az általuk vezetett szervezeti egység kockázati helyzetéről a Jegyző részére. A KOCKÁZATOK AZONOSÍTÁSA A kockázat azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek az ÖNKORMÁNYZAT célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok.

41

A kockázatok azonosításához szükséges kockázatelemzés részletes bemutatását az 2/a. sz. melléklet tartalmazza. A KOCKÁZAT KEZELÉS A kockázatkezelésért felelős vezetőknek, tevékenységében támaszkodnia kell a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira. A kockázat azonosítással a megfelelő válaszlépések kialakíthatók, így a kockázatok mérsékelhetők. A költségvetési évre szóló munkaterv/célkitűzések végrehajtását megakadályozó tényezők, kockázatok azonosítását követően a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó válasz/intézkedés meghatározása szükséges. A választott intézkedést és a kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni, a felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel. A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében a Jegyző vagy a Belső Ellenőrzési Vezető intézkedik a legmagasabb kockázatú terület/tevékenység ellenőrzéséről (preventív ellenőrzés), folyamatos jelentést, beszámolót kér vagy helyszíni vizsgálatot tart vagy felkéri a belső ellenőrzést vizsgálat elvégzésére. A hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal kialakítása. Az ellenőrzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelő kockázatelemzési tevékenységet ellátni. A kockázatkezelést a Jegyző végezheti egyedül, testületi munkában, átruházhatja az egyes szakmai területek vezetőire a területet érintő kockázatok kezelését. A KOCKÁZATKEZELÉS IDŐTARTAMA A kockázatkezelés tevékenységét a döntés előkészítésnél, a költségvetési tervezés első szakaszaiban kell megkezdeni az adott szervezeti egység Vezetőjének. A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követnie a folyamatokat, frissítenie a megállapításait, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait a kockázatok folyamatos változásával. A KOCKÁZATOK ÉS INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA A feltárt kockázatok, hibák nyilvántartása annak a Vezetőnek a feladata, amely szakterületen a hibát észlelték. A kockázatos tevékenységek ellenőrzése elsősorban a belső ellenőrzés és a Vezetőjének feladata. A Vezető kockázatkezelési tevékenységét az aktuálisan felmerülő probléma esetén végzi. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedően:

42

a bekövetkezés valószínűségét, az esetleg felmerülő kár mértékét, a kockázat kezelésére javasolt intézkedést, a felelős munkatárs nevét. A nyilvántartás mintáját a 2. sz. melléklet tartalmazza. A kockázatkezelési eseteket a belső ellenőr elemzi és szükség esetén javaslatot tesz ÖNKORMÁNYZAT Jegyzőjének vagy az Intézményvezetőnek az egyes tevékenységek szabályozásának korszerűsítésére. A kockázatos tevékenységek elemzésének felülvizsgálatát a feladatok változása esetén aktuálisan, illetve 4 évente kötelező elvégezni.

IV. A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK RENDJE Az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 145/A. § (5) bekezdésének megfelelően a Jegyző kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani. A szabálytalanságok fogalomköre széles, a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési, eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, belső szabályzat, stb.) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben, stb. előfordulhat. 1. A szabálytalanságok alapesetei A szabálytalanságok alapestei: − a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.)

sikkasztás,

− a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság) − mulasztások

Szabálytalanságok mértékük alapján: 43

- bűntető - szabálysértési, - kártérítési, illetve - fegyelmi eljárás megindítására adhatnak okot. A szabálytalanságok kezelési rendje meghatározásának célja a szabálytalanságok újbóli előfordulásának megelőzése. 2. A szabálytalanságok megelőzése A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen a jegyző felelőssége. A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan a jegyző felelőssége, hogy: − a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a polgármesteri hivatal, − a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel a vezető, − szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy: − megakadályozza a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások megszegését, (megelőzés) − keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen. A polgármesteri hivatalban a szabálytalanságok kezelése a jegyző feladata. Az intézményekben az intézményvezetők. 3. A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerében A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszerében történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt. A FEUVE rendszer kialakításáért felelõs költségvetési szerv vezetõjének kell gondoskodnia arról, hogy az elsõ szintû pénzügyi irányítási és kontroll rendszer megfelelõségének és hatékonyságának vizsgálatával és értékelésével a szabálytalanságok bekövetkezését elkerüljék. A FEUVE rendszer kielégítõ mûködését biztosítani kell a szerv minden tevékenysége vonatkozásában. A szerv azon tevékenységeire, mûködési folyamataira, ahol a szabálytalanságok elõfordulásának kockázata magas, külön figyelmet kell szentelni. A szerveknél nagyobb kockázatot rejtõ feladatok, folyamatok a következõk:

44

•

a tervezési folyamatok egyes területei,

•

a pénzügyi cselekmények eljárásrendje,

•

a szerv belsõ eljárási rendjének áttekintésekor nagy kockázatot rejtõ feladatnak, folyamatnak minõsített területek,

•

a pénzügyi tranzakciók tesztelésekor nagy kockázatot rejtõ feladatnak, folyamatnak minõsített területek.

4. A tervezési folyamatok esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje: 1.

A korábbi évek tapasztalatai alapján, - a költségvetési beszámolók adatait is figyelembe véve, - meg kell keresni azokat a tételeket, melyek különösen kényes területek, (elsõsorban olyan területek, ahol nagyobb mennyiségû készpénz, illetve készletmozgás van);

2. Gondoskodni kell a nagyobb, egyösszegû kiadások teljesítésével járó területek, pl: beruházások, rendszeres intézmény finanszírozások fokozott ellenõrzési rendjének meghatározásáról; 3.

Biztosítani kell egyes, az elmúlt évek tapasztalatai, illetve a megváltozott szabályozások miatt megnõtt jelentésû területek fokozott ellenõrzését, a szabályosság kontrollálását.

4. Figyelembe kell venni a külsõ ellenõrzés által tett észrevételeket, melyek kihatnak a tervezési tevékenységre is. 5.2. A pénzügyi cselekmények viszonylag nagy kockázati lehetõségét rejtõ folyamatok, esetükben a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következõ: 1. Meg kell határozni, írásban rögzíteni kell olyan belsõ rendet, politikát, melyek az illegális pénzügyi cselekmények megelõzését célozzák, mely a legális pénzügyi cselekményeket erősíti. 2. Gondoskodni kell arról, hogy a szerv dolgozói számára ismert eljárásrend legyen arra az esetre, ha illegális pénzügyi cselekmény gyanúja merül fel. Ismertnek kell lenni az ilyen esetek bejelentési, illetve vizsgálati szabályainak. 3. Tájékozódni kell az illegális pénzügyi cselekmények elõfordulási típusairól, területeirõl, feladathoz, intézményhez, esetleg személyhez köthetõségérõl. Az illegális pénzügyi cselekmények külön figyelmet igénylõ területeit, folyamatait az alábbi ismérvek alapján kell meghatározni: •

az adott terület költségvetési terv, illetve tényszám adatai költségvetési fõösszeghez viszonyított nagyságrendjének vizsgálatával, 45

•

azt a százalékot, melytõl jelentõs tételnek számítható a terület, a szerv a vizsgálat során maga – de írásban is rögzítve - határozza meg,

•

az adott terület ellenõrzéssel, közvetlen irányítással való kapcsolatának vizsgálatával, azaz annak ellenõrzésével, hogy a terület milyen mélységig szabályozott, a szabályozást az érintettek megismerték-e, a szabályok betartását a tevékenység során ellenõrzik-e, utólag mikor történik ellenõrzés, illetve, hogy a területet érintette e a független belsõ ellenõri, illetve esetleg külsõ ellenõri tevékenység. Az a terület lesz figyelmet érdemlõ, mely az ellenõrzés szempontjából a legkevésbé lefedett.

A fenti két fõ szempont együttes értékelésével kell meghatározni azokat a területeket, melyek a legnagyobb figyelmet igénylik. 5.3. A szerv belsõ eljárási rendjének áttekintésekor nagy kockázatot rejtõ feladatnak, folyamatnak minõsített területek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következõ: •

rendszeresen át kell tekinteti a szerv belsõ eljárásrendjét, különös tekintettel a belsõ szabályozottságra, és az ott szabályozott folyamatokra,

•

vizsgálni kell a tényleges folyamatok és a folyamatleírások közötti összhangot, eltérés esetén meg kell keresni az okokat és a szabályosság követelményének megfelelõen gondoskodni kell a szabályok módosításáról, illetve a betartatás ellenõrzésérõl.

5.4. A pénzügyi tranzakciók tesztelésekor nagy kockázatot rejtõ feladatnak, folyamatnak minõsített területek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következõ: a valódiság és hitelesség érdekében egyes pénzügyi tranzakciók folyamatában való teljes végigkísérése történik meg. Ilyen pénzügyi tranzakció csoportok lehetnek pl.: dologi kiadások készlet beszerzéseinek nyomon követése, a rendszeres és nem rendszeres személyi juttatások köre, a beruházások pénzügyi lebonyolítása, stb. A pénzügyi tranzakció csoport egyik lehetséges területének a dologi kiadások készletbeszerzéseinek nyomon követése esetében a tényleges ellenõrzési feladatok például a következõk lehetnek: a beszerzés kezdeményezése körülményeinek, dokumentumának vizsgálata,

46

a beszerzés kezdeményezés ellenõrzése, áttekintése jogosság, célszerûség szempontjából, a megrendelés áttekintése az alábbi szempontokból: a megrendelõ jogosult volt-e a megrendelésre, mint kötelezettségvállaló, megtörtént-e a megrendelésnek, mint egyfajta kötelezettségvállalásnak az ellenjegyzése, az ellenjegyzést az ellenjegyzésre jogosult végezte-e, gazdaságosság elvét szem elõtt tartották-e; a megrendelés nyilvántartása megfelelõségének, átlátható rendszerben történõ kezelésének ellenõrzése, a megrendelés beérkezésekor a szakmai teljesítés igazolása körülményeinek áttekintése, •

a készletjellegû termékek beérkezést követõ nyilvántartásba vételének, tárolásának vizsgálata,

•

a pénzügyi teljesítés elõtt az érvényesítõi feladatok ellátásának teljes ellenõrzése – a feladat valamennyi mozzanatára kiterjedõen,

a pénzügyi teljesítés elõtt az utalványozás körülményeinek, megalapozottságának áttekintése, az utalvány ellenjegyzésének ellenõrzése, a tényleges pénzügyi teljesítés dokumentumainak vizsgálata, a pénzügyi teljesítést követõ számviteli folyamatok nyomon követése. A pénzügyi tranzakciókkal kapcsolatban a ténylegesen vizsgálandó területeket, valamint a részterületeket mindig a feladat-ellátáskor kell külön, írásban meghatározni. 6. Szabálytalanságok észlelésének jelzése: Amennyiben a szabálytalanságot a polgármesteri hivatal, vagy valamely intézmény munkatársa észleli, köteles értesíteni a vezetőjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a vezető felettesét, annak érintettsége estén a felügyeleti szervet kell értesítenie. Ha a szervezeti egység vezetője megalapozottnak látja a szabálytalanságot, úgy arról értesíti a jegyzőt. A költségvetési szerv vezetőjének kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. 47

A vezető észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére. Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. A költségvetési szervnek intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, az intézkedési tervet végre kell hajtania. A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el. A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján intézkedési tervet kell kidolgozni. 7. A költségvetési szerv vezetõjének értékelési feladata a szabálytalanságok megakadályozása érdekében A szerv vezetõje a szabálytalanságok megakadályozása érdekében legalább évente egy alkalommal értékeli a szerv egyes mûködési folyamatait. Az értékelési feladatok ellátásába más személyeket, különösen a folyamatgazdákat is bevonja. Az értékelés során át kell, hogy tekintsék legalább a következõket: a szervnél, illetve annak tevékenységeinél, feladatellátásánál mennyire tudatos a FEUVE tevékenység, a FEUVE rendszer fejlesztése, javítása megfelelõ ütemben történik-e, kellõ rugalmassággal válaszol-e a feltárt szabálytalanságok kezelésére, az ellenõrzési tapasztalatok nem utalnak-e olyan területekre, ahol a FEUVE rendszer még nem került kialakításra, a FEUVE rendszerhez kapcsolódóan megfelelõek-e a kialakított ellenõrzési nyomvonalak, a FEUVE szabályzata elkészült-e, annak betartására fordítanak-e kellõ figyelmet. A költségvetési szerv vezetõje a FEUVE tevékenységet köteles értékelni a független belsõ ellenõr, valamint a külsõ ellenõri szervezet megállapításai alapján is.

48

8. A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása A jegyző, illetve intézményvezető (továbbiakban: Vezetők) felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Büntető- vagy szabálysértési ügyekben a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. Fegyelmi ügyekben a Vezető vizsgálatot rendel el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat (indokolt esetben külső szakértőt) kér fel a munkajogi szabályok tiszteletben tartásával. 9. Intézkedések, eljárások nyomon követése A Vezető: − nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntéseket, illetve a megindított eljárások helyzetét, − figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását, − a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további „szabálytalanság-lehetőségeket” beazonosítja, (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása) információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást. 10. A szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása A Vezető feladata: − a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok (jogszabály szabályozza) nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről gondoskodik; − egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat; − nyilván tartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket;

49

V. A VEZETŐI ELSZÁMOLTATHATÓSÁG A vezetői elszámoltathatóságnak az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. tv. (továbbiakban: Áht.) 97. §-ának (2) bekezdésében megfogalmazott kötelezettségek költségvetési szervben történő megvalósításának eljárásrendjét az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.) módosítása teremtette meg. Az Ámr. 149. § (2) bekezdésének megfelelően a költségvetési szerv felügyeleti szerve a költségvetési szervei részére előírja, hogy az Áht. 97. § (2) bekezdésében meghatározott kötelezettségnek eleget téve a megadott módon értékelje a belső kontroll rendszer működését, és az éves költségvetési beszámolóval együttesen küldje meg a felügyeleti szervnek. A rendelkezés célja, hogy a költségvetési szervek vezetői nyilatkozzanak arról, hogy az általuk vezetett szervezet megfelelő folyamatokat működtet feladatainak megfelelő ellátása érdekében. A nyilatkozat bevezetése elősegíti, hogy a költségvetési szervek vezetői megalapozott információkkal rendelkezzenek a vezetésük alatt álló költségvetési szerv működéséről, és ez alapján a valóságnak megfelelően tölthessék ki és írhassák alá az éves beszámolóval együtt az Ámr. 23. mellékletében szereplő nyilatkozatot. A jól működő beszámolási rendszer segítségével könnyebben meghatározhatók a költségvetési szerv működésében lévő potenciális kockázatok, és így kiépíthető a kezelésükre hivatott kockázatkezelési rendszer is. A vezetői ellenőrzés hatékonyságának alapfeltétele, hogy a hatáskörök elhatároltak legyenek, az információáramlás, kommunikáció gyors, pontos és döntés-centrikus legyen. Eredményességét a folyamatosság, rendszeresség, szakszerűség és pontosság biztosítja. A vezetőnek meg kell győződnie a kiadott intézkedések végrehajtásáról, így ellenőrzési funkciója révén megismeri döntéseinek, utasításainak hatását, helyességét, a végrehajtást befolyásoló körülményeket, a változásokat, és azt is, hogy az irányítása alá rendelt kollektíva mennyiben elégedett a vezetési gyakorlattal, a célok meghatározásával, a munkájuk végzéséhez szükséges feltételek megteremtésével, megszervezésével. A vezetői tájékozódás és tájékoztatás minden vezetési szinten érvényesül, és a tájékoztatás, tájékozódás kölcsönös. 2. A VEZETŐI ELSZÁMOLTATHATÓSÁG RENDSZERÉNEK KIÉPÍTÉSE Az Ámr. előírja, hogy az Áht. 97. § (2) bekezdésében meghatározott kötelezettségnek megfelelően a költségvetési szerv vezetője értékelje a FEUVE rendszer működését, és az éves költségvetési beszámolóval együttesen küldje meg nyilatkozatát a felügyeleti szervnek Az éves költségvetési beszámolással egyidejűleg elkészítendő vezetői nyilatkozat a költségvetési szerv által – a jogszabályi előírásoknak megfelelően, kötelezően – működtetett vezetői beszámolási rendszeren alapul, mely kiegészül az önellenőrzés módszerével. 2.1. A vezetői beszámolási rendszer használata a nyilatkozat elkészítéséhez A jegyző a költségvetési szervre kötelező vezetői ellenőrzési rendszerben előírt, az adott költségvetési év során működtetett beszámoló rendszert alátámasztó jelentések, ellenőrzési listák összegzése, értékelése alapján teszi meg a nyilatkozatot. A beszámolási rendszer alapvető elemei a következők: - a költségvetési szerv éves beszámolója (számviteli törvény és végrehajtási rendeletei alapján); 50

- a belső ellenőrzés működéséről készített éves ellenőrzési jelentés (193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 31. § alapján) - a belső ellenőrök (saját, felügyeleti szerv, KEHI) által készített ellenőrzési jelentések; - a költségvetési szervet vizsgáló külső ellenőrök által készített ellenőrzési jelentések - szervezeti egységek vezetőinek nyilatkozatai. Az előre definiált, tartalmi kerettel, ütemezéssel elrendelt jelentési rendszer előnye, hogy periodikusán, a költségvetési szerv vezetőjének külön beavatkozása nélkül készül el. 2.2.Az önellenőrzés használata a nyilatkozat elkészítéséhez Az önellenőrzés előnyei: -

Szervezet-specifikus Folyamatos ellenőrzést biztosít A felelős vezető jól ismeri a kockázatokat A felelős vezetés aktivizálódik A hiányosságok, problémák feltárásának eszköze

A szervezeti egységek vezetőinek nyilatkozata A költségvetési szerv vezetőjének a költségvetési beszámolóval egyidejűleg elkészítendő vezetői nyilatkozata valamennyi szervezeti egység vezető azonos tartalmú tájékoztatása alapján készülhet el, így a szervezet teljes vertikumát felöleli, a nyilatkozat valódi, megbízható képet nyújt. A szervezet vezetője dönthet úgy, hogy hasonló tartalmú nyilatkozatot kell minden szervezeti egység vezetőjének kiállítania. Ezeken, az alátámasztó nyilatkozatokon keresztül bizonyosodhat meg a költségvetési szerv vezetője arról, hogy a szervezeten belül jól körülhatárolt a felelősségi körök meghatározása, működtetése, a vezetők a szervezet minden szintjén tisztában voltak a célokkal és azok elérését szolgáló eszközökkel annak érdekében, hogy végre tudják hajtani a kitűzött feladatokat, és értékelni tudják az elért eredményeket. 3.A KÖLTSÉGVETÉSI SZERV VEZETŐJÉNEK EGYSZEMÉLYI FELELŐSSÉGE Amennyiben a vezető elszámoltatása során hiányosságokra derül fény, a vezető felelősségre vonható, tettei vagy mulasztása következményeiért felelősséggel tartozik. A vezető teljes felelősséggel tartozik az általa irányított szervezet, szervezeti egység működéséért. Ez közvetett felelősséget is jelent, azaz a cselekedetei közvetlen következményein túl általánosságban felel az általa irányított szervezet / szervezeti egység tevékenységéért, a tevékenység ellátása közben bekövetkező hibákért, a hibás működés (pl. nem megfelelő belső kontroll rendszer miatt észre nem vett, a szervezet bármely dolgozója által elkövetett szándékos szabálytalanság) következtében jelentkező károkért. A felelősség fogalma A jogszabályok, a belső szabályzatok, előírások megsértése esetén – annak súlyosságától függően – indokolt és szükséges az elkövető felelősségének felvetése. Ennek megfelelően az ellenőrzött szerv azon vezetőjével vagy dolgozójával szemben kell a személyes felelősséget megállapítani, akinek a cselekménye, mulasztása, magatartása folytán a kötelességszegés (a törvények, rendeletek, más jogszabályok, szabályzatok előírásainak megsértése) bekövetkezett. 51

A gazdálkodó szervezet dolgozója (vezetője vagy beosztott munkatársa) tehát az adott munkaköri kötelezettségek jó teljesítéséért visel felelősséget. A felelősség, mint fogalom azt fejezi ki, hogy bárki, akinek a munkakörébe vagy feladatkörébe tartozó tartós kötelezettségét nem teljesíti, előírt feladatát elmulasztja kellő színvonalon teljesíteni vagy jogszabályba ütköző cselekményével, illetve mulasztásával kárt, anyagi hátrányt okoz, akkor felelősségre vonható. A felelősségre vonás a vezető feladata, ez az intézkedés a belső ellenőrzés hatáskörébe nem tartozhat.

A vezetői elszámoltathatóság a kötelezettség fogalomrendszerén keresztül ragadható meg legjobban.

számonkérés

-

következmény

A vezető kötelezettségeit a vonatkozó jogszabályok jól meghatározzák. Ezekre és a különböző útmutatókra, szakmai anyagokra alapozva lehet a költségvetési szerven belül kiépíteni a vezetői ellenőrzés rendszerét, amely tulajdonképpen alapjául szolgál a vezető számon kérhetőségének. A számonkérés további feltétele az átláthatóság, a beszámoltatást a belső és külső ellenőrzések teszik kézzelfoghatóvá. Összegzésként megállapítható, hogy a költségvetési szerv vezetője egyszemélyi felelőse a költségvetési szervnek, ezért mindenképpen érdeke, hogy jól működő belső kontroll rendszert építsen ki a szervezeten belül a szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes működés érdekében.

VI. A belsõ ellenõrzési feladatának meghatározása

A költségvetési szervek belsõ ellenõrzésérõl szóló 193/2003. (XI. 26.) Kormányrendelet 4. § (2) bekezdése alapján a szerv az alábbiak szerint rendelkezik a belsõ ellenõrzési kötelezettségrõl, a belsõ ellenõrzést végzõ személy/szervezet jogállásának, feladatának meghatározásáról. 1. A belsõ ellenõrzési kötelezettség A szerv köteles megszervezni és gondoskodni a vonatkozó jogszabályok, valamint az elkészített „Belsõ ellenõrzési” kézikönyve által meghatározott elõírások szerinti belsõ ellenõrzésrõl. A belsõ ellenõrzés kialakításáról és megfelelõ mûködtetésérõl – az államháztartási törvényben meghatározottak szerint – a költségvetési szerv vezetõje köteles gondoskodni. Kerekegyháza Város Önkormányzata 2005-ben gesztorként csatlakozott a kerekegyházi Belső Ellenőrzési Társuláshoz. A belső ellenőrzési vezetői feladatokat az aljegyző végzi. 2. A belsõ ellenõrzési tevékenységet ellátó személy/szervezet jogállása A belsõ ellenõrzési tevékenység a Társuláson belül, külső megbízott útján kerül településünkön ellátásra. 52

A belsõ ellenõrzést végzõ szervezet tevékenységét a.)az önkormányzat és intézményeitől funkcionálisan elkülönülve végzi b.)együttműködve a jegyzővel és a belső ellenőrzési vezetővel, c.)jelentéseit közvetlenül a Polgármesternek küldi meg. A belsõ ellenõr funkcionális (feladatköri és szervezeti) függetlenségét az önkormányzat biztosítani köteles, különösen az alábbiak tekintetében: a.) az éves ellenõrzési terv kidolgozásának véleményezése, kockázatelemzési módszerek alapján és a soron kívüli ellenõrzések figyelembevételével, b.)az ellenõrzési program elkészítése és végrehajtása, c.)az ellenõrzési módszerek kiválasztása, d.) következtetések és ajánlások kidolgozása, ellenõrzési jelentés elkészítése, e.) a belsõ ellenõr ellenõrzési tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be. A belsõ ellenõrzés függetlenségét biztosító szervezeti felépítést a Belsõ ellenõrzési kézikönyv tartalmazza. A belsõ ellenõrzést végzõ személyek feladatainak maradéktalan ellátása érdekében az ellenõrzött szerv, illetve szervezeti egység • • • • • •

bármely helyiségébe beléphet, számára akadálytalan hozzáférést kell biztosítani valamennyi irathoz, adathoz és informatikai rendszerhez, kérésére az ellenõrzött szerv, illetve szervezeti egység bármely dolgozója köteles szóban vagy írásban információt szolgáltatni.

A belsõ ellenõrzést végzõ személy az ellenõrzött szervnél, illetve szervezeti egységnél • •

államtitkot, szolgálati titkot, üzleti titkot tartalmazó iratokba és más dokumentumokba is betekinthet, azokról másolatot, kivonatot kérhet, illetve személyes adatokat kezelhet, a jogszabályokban meghatározott adat- és titokvédelmi elõírások betartásával.

3. Az ellátandó feladatok 3.1.A belsõ ellenõrzési tevékenység során végezendõ ellenõrzések A belsõ ellenõrzési tevékenység során

53

• • • • • •

szabályszerûségi, pénzügyi, rendszer ellenõrzéseket és teljesítmény-ellenõrzéseket, illetve informatikai rendszerellenõrzéseket kell végezni, valamint az éves beszámolókról megbízhatósági igazolásokat és az európai uniós források tekintetében zárónyilatkozatokat kell kibocsátani.

3.2.A belső ellenõrzést végzõ személyek munkavégzésének keretei A belsõ ellenõrzést végzõ személy munkáját • • • •

a vonatkozó jogszabályok, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók és nemzetközi belsõ ellenõrzésre vonatkozó standardok, továbbá a Kerekegyházi Belső Ellenőrzési Társulás Belsõ Ellenõrzési Kézikönyve

szerint végzi. VII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

A szabályzatot jogszabályváltozás, belső szervezeti változás vagy feladatváltozás során módosítani kell. A Jegyző gondoskodik arról, hogy a FEUVEszabályzatban foglalt előírásokat az érintett munkatársak megismerjék, annak tényét a szabályzathoz csatolt íven (megismerési nyilatkozaton) aláírásukkal igazolják.

54

1.

sz. melléklet

A belső szabályzatok listája Belső szabályzatok megnevezése 1. Tervezéshez kapcsolódó szabályozások Tervezési és beszámolási szabályzat Önkormányzat gazdasági programja 2. Tevékenységhez, működéshez kapcsolódó általános szabályozások Szervezeti és működési szabályzat részeként a következők - Ügyrend - függelék -FEUVE részeként: ellenőrzési nyomvonal, kockázatkezelési szabályzat, szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje, vezetői elszámoltathatóság, belső ellenőrzési feladatellátásának meghatározása. Egységes Közszolgálati szabályzat

Felülvizsgálatok ideje évente 4 évente évente értelemszerűen értelemszerűen évente

évente

Informatikai Szabályzat, Stratégiai Terv, 2 évente Informatikai Katasztrófaelhárítási Terv Vagyonnyilatkozat-tételi Szabályzat szükség szerint Közérdekű adatok nyilvánosságáról sz. Szabályzat szükség szerint Európai Uniós forrásokkal kapcsolatos pályázatfigyelés, 2 évente pályázatkészítés és lebonyolítás szabályzata

Adatvédelmi szabályzat Tűzvédelmi szabályzat Munkavédelmi szabályzat 3. Tevékenység pénzügyi-számviteli szabályozása Költségvetési rendelet részeként - az előirányzat és felhasználási ütemterv Likviditási terv Vagyonértékesítésére, hasznosítására, a szolgáltatások ellátásának biztosítására vonatkozó versenyeztetés (pályázati eljárás) szabályai Számviteli szabályzatgyűjtemény részeként a következők - Számviteli politika és egyéb fontosabb előírások - Pénztár és pénzkezelési szabályzat - Bizonylati szabályzat és bizonylati album - Bankszámlapénz kezelési szabályzat - Selejtezési és hasznosítási szabályzat - Leltározási és leltárkészítési szabályzat Pénzgazdálkodással kapcsolatos kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás és érvényesítés hatásköri rendje - Eszközök és források értékelési szabályzata 55

2 évente évente évente évente évente szükség szerint évente

- Önköltségszámítási Szabályzat - Készletgazdálkodási szabályzat

évente

Számlarend részeként a következők évente - I. rész a főkönyvi számlák számlakapcsolatai - II. rész Egyéb szabályozási elemek további részeként a következők - A főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartások tartalmára vonatkozó szabályok - A számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rend - Az analitikus nyilvántartások formájának, tartalmának és azok vezetésének módjára vonatkozó szabályzat. - Analitika album 3. Ellenőrzéshez kapcsolódó szabályok Belső ellenőrzési kézikönyv évente 4. Közbeszerzéshez kapcsolódó szabályzatok Közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések szabályzata Közbeszerzési szabályzat 5. Speciális feladatellátáshoz, tevékenységhez kapcsolódó szabályozások Takarítási Szabályzat Gépjármű üzemeltetési szabályzat Kulcskezelési Szabályzat

56

szükség szerint szükség szerint szükség szerint szükség szerint szükség szerint

1.2. számú melléklet

KEREKEGYHÁZA VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATAL

ELLENŐRZÉSI NYOMVONALA

57

1. számú táblázat

A tervezéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal Munkafolyamat, tevékenység

Előzetes vezetői ellenőrzés Módja, Feladat Határeszköze ellátója idő

Folyamatba épített ellenőrzés Utólagos vezetői ellenőrzés Módja, Feladat Határ- Módja, Feladat Határeszköze ellátója idő eszköze ellátója idő

1. Gazdasági program - a képviselő-testület gazdasági programjának előkészítése

Megbeszélés

Jegyző és Legalább polgármester program készítésenként Jegyző és Ciklusonpolgármester ként min. 1-szer

Tervezet megtekintése, konzultáció

Jegyző és Feladat polgármester alatt min. egyszer

Tervezet megtekintése, konzultáció

Jegyző és Feladat polgármester alatt min. egyszer

Gazdasági vezető, Jegyző

Koncepció összeállítása előtt

Jogszabályi és belső Gazdasági előírásokkal való vezető folyamatos egyeztetés

Folyamatos Megbeszélés, konzultáció során annak ellenőrzése, hogy a koncepcióban figyelembe vették-e a helyen képződő bevételeket, valamint az ismert kötelezettségeket

Jegyző

A koncepció összeállítás át követően

Beszámoltatás arról, Gazdasági hogy a vezető véleményeztetésre jogosultak megkapták a koncepció tervezetet

A véleménye ztetés alatt legalább 1 alkalommal

- a képviselő-testület gazdasági programjának módosítása, felülvizsgálata 2. Költségvetési koncepció - koncepció összeállítása

- koncepció véleményeztetése

- koncepció benyújtása

Megbeszélés

Megbeszélés, illetve a tárgyév ¾. éves gazdálkodásról szóló beszámoló tervezet áttekintése. Az önkormányzat bevételi forrásainak számbavétele. Az ellátandó feladatok felmérése (ha van, akkor az intézményekre is kiterjedően). Beszámoltatás, hogy a koncepció véleményeztetése mely szerveket érinti (helyi önkormányzati bizottságok, illetve helyi kisebbségi önkormányzat ) A véleményezett koncepció tervezet benyújtás előtti áttekintése

Jegyző, A polgármester benyújtás előtt

58

Végleges gazdasági program tervezet megtekintése, ellenőrzése A módosítás tervezet, illetve a felülvizsgálat eredményének megtekintése, ellenőrzése

Jegyző

Aktuálisan

Jegyző

Aktuálisan

Jegyző, Gazdasági vezető, polgármester

A koncepció véle ményeztetése előtt

Dokumentum Jegyző ellenőrzés: a véleményeket csatolták e a koncepció tervezethez

A koncepció benyújtása előtt

A képviselő-testületi ülés jegyzőkönyve alapján a végleges, jóváhagyott koncepció áttekintése

- koncepció megtárgyalása

3. Költségvetési tervezés - a tervezet elkészítésére való elméleti, szakmai felkészülés - a tervezés munkafolyamatokra való lebontása, munkamegosztás

- a tervezéssel kapcsolatos feladatellátásra vonatkozó általános szabályok meghatározása és betartatása - a költségvetési rendelet címrendjének kialakítása, a címrend szerinti tervezés

Szakmai konzultáció, Polgármester Tervezési értekezleten való , Jegyző, munkák részvétel megbeszélése gazdasági előtt vezető Írásos feljegyzés az Jegyző Tervezési egyes tervezési munkák munkafolyamatok előtt ellátásának várható időszakairól, és a munkamegosztás rendjéről Szóbeli, illetve írásbeli Jegyző Tervezési utasítás az egyes munkák tervszámok előtt alátámasztásának rendjéről (pl. tapasztalati adatok, részletes számítások stb. követelménye) Vezetői szóbeli Jegyző Tervezési beszámoltatás munkák előtt

- a tervezés során ellátandó egyeztetési feladatok

Konzultáció az Jegyző ellátandó egyeztetési feladatokról

Tervezési munkák előtt

- a személyi juttatások és a létszám-előirányzat tervezése

A tervezést végző Jegyző személy személyi juttatások tervezésére vonatkozó jogszabályi, illetve belső szabályozási háttérismereteiről való tájékozódás, illetve a szükséges tájékoztatás megadása

Személyi juttatások tervezése előtt

Központi irányelvek, Gazdasági útmutatók áttekintése vezető

Jegyző, koncepció polgármester megtárgyal , gazdasági ása után vezető

Folyamatos A tervezés elméleti Jegyző szakmai dokumentumai meglétének ellenőrzése Folyamatos Szóbeli beszámoltatás Jegyző a tervezési feladatok ellátásának menetéről

Tervezés során

A tervezés Gazdasági munkapéldányaiba, vezető alapszámításaiba történő betekintés, tájékoztatás kérés

Folyamatos A tervezési Jegyző dokumentáció – beleértve valamennyi tervszámot megalapozó számítást, nyilvántartást stb áttekintése

Tervezési feladatok végén

A tervezési munkák megkezdése során az egyes címrendek költségvetésébe való betekintés Az egyeztetési feladatok dokumentumainak, feljegyzéseinek áttekintése A tervezési folyamatok szakmai nyomonkövetése az elvégzett munka áttekintésével, szükség esetén konzultáció

Folyamatos A tervezési Jegyző dokumentáció, a költségvetési rendelettervezet címrend szerinti ellenőrzése Legalább 1 Az egyeztetés Jegyző alkalommal folyamatának áttekintése utólag, a rendelkezésre álló dokumentumok alapján A tervezés A területre Jegyző alatt vonatkozóan elkészült legalább 2 tervezet és az azt alkalommal megalapozó számítások áttekintése, illetve beszámoltatás az elvégzett feladatról

Tervezési feladatok végén

Egyezetés, szóbeli Gazdasági beszámoltatás, vezető valamint az elkészült írott anyagokba történő betekintés

59

Gazdasági vezető

Gazdasági vezető

Gazdasági vezető

Tervezési feladatok végén

Tervezési feladatok végén A személyi juttatások tervezési feladatellát ását követően

- a munkaadókat terhelő járulékok tervezése

- dologi jellegű kiadások tervezése

- juttatások, támogatások tervezése

A tervezést végző Jegyző személy munkaadókat terhelő járulékok tervezésére vonatkozó, a tervezésnél alkalmazandó jogszabályi ismereteiről való tájékozódás, illetve a szükséges tájékoztatás megadása A tervezést végző Jegyző személy egyes dologi kiadásokra vonatkozó jogszabályi, (Pl. áfa) illetve belső szabályozási (munkaruha, étkezési költségtérítés stb), illetve a tervezésnél figyelembe veendő egyéb tényezőkkel (Pl. feladatváltozás) kapcsolatos ismereteiről való tájékozódás, illetve a szükséges tájékoztatás megadása Tájékozódás, a Jegyző tervezést végző személy érintett területre vonatkozó jogszabályi, belső szabályozási (bele értve a területre vonatkozó helyi rendeletet is) ismereteiről, valamint a szerv tervezésnél figyelembe veendő kötelezettségvállalásainak megbeszélése

A munkaadók at terhelő járulékok tervezése előtt

A tervezési folyamatok Gazdasági szakmai vezető nyomonkövetése az elvégzett munka áttekintésével, szükség esetén konzultáció a személyi juttatások tervezését végző bevonásával

A tervezés alatt legalább 2 alkalommal

A területre Jegyző vonatkozóan elkészült tervezet és az azt megalapozó számítások áttekintése, illetve beszámoltatás az elvégzett feladatról

A munkaadók at terhelő járulékok tervezési feladatellát ását követően

Dologi jellegi kiadások tervezése előtt

A tervezési folyamatok Gazdasági szakmai vezető nyomonkövetése az elvégzett munka áttekintésével, szükség esetén konzultáció

A tervezés alatt legalább 2 alkalommal

A területre Jegyző vonatkozóan elkészült tervezet és az azt megalapozó számítások áttekintése, illetve beszámoltatás az elvégzett feladatról

A dologi kiadások tervezési feladatellát ását követően

A terület A tervezési folyamatok Gazdasági tervezése szakmai vezető előtt nyomonkövetése az elvégzett munka áttekintésével, szükség esetén konzultáció

A tervezés alatt legalább 2 alkalommal

A területre Jegyző vonatkozóan elkészült tervezet és az azt megalapozó számítások áttekintése, illetve beszámoltatás az elvégzett feladatról

A terület tervezési feladatellát ását követően

60

- beruházások, felújítások és egyéb felhalmozási célú kiadások, támogatások tervezése

- saját bevételek tervezése

- az állami támogatások, hozzájárulások, átvett pénzeszközök tervezése - az előző évi pénzmaradvány tervezése - a bevételi és kiadási előirányzatok egyensúlyának megteremtése, tartalék és/vagy hitel tervezése

- a rendelet-tervezet elkészítése

Tájékozódás, a tervezést végző személy érintett területre vonatkozó aktuális ismereteiről, az önkormányzat ilyen irányú elképzeléseiről, valamint a szerv tervezésnél figyelembe veendő kötelezettségvállalásainak megbeszélése Az ismert és a várható bevételi források áttekintése, konzultáció a folyamatban lévő szerződésekről, testületi elképzelésekről Az egyes források igénybevételi lehetőségeinek szakmai áttekintése, az előzetes adatszolgáltatás újra ellenőrzése A tervezés feltételeinek szakmai áttekintése a jogszabályi háttérismeretről való beszámoltatással Előzetes konczultáció a bevételi és kiadási előirányzatokról, azok főösszegeiről, az egyezőség megteremtésének lehetőségeiről

Jegyző

A terület A tervezési folyamatok Gazdasági tervezése szakmai nyomon vezető előtt követése az elvégzett munka áttekintésével, szükség esetén konzultáció, javaslat terv variánsok kidolgozására

A tervezés alatt legalább 2 alkalommal

A területre Jegyző vonatkozóan elkészült tervezet és az azt megalapozó számítások áttekintése, illetve beszámoltatás az elvégzett feladatról, a tervvariánsok megalapozottságának ellenőrzése konzultációval,

A terület tervezési feladatellát ását követően

Jegyző, A terület A tervezés folyamán a Gazdasági polgármester tervezése munkapéldányok vezető előtt áttekintése, a meglévő szerződésekkel egyéb dokumentumokkal való összevetése

A tervezés alatt legalább 2 alkalommal

A bevétel tervének Jegyző elkészítése után a tervezett adatokról konzultáció

A saját – bevételek tervezése után

Jegyző

A terület A tervezési Gazdasági tervezetése munkapéldányok, vezető előtt egyéb adatszolgáltatások egyeztetése, beszámoltatás

A tervezés alatt legalább 2 alkalommal

A bevételi tervek teljes Jegyző dokumentációjának ellenőrzése, szükség esetén szóbeli beszámoltatás

A terület tervezése után

Jegyző

A terület A pénzmaradvány Gazdasági tervezése tervezésének, vezető előtt számításainak ellenőrzése

A tervezés A pénzmaradvány Jegyző alatt tervezését alátámasztó legalább 1 számítások ellenőrzése alkalommal

A terület tervezési feladatellát ását követően

Jegyző

A részterülete k tervezését követően

Az egyensúly Gazdasági megteremtésére vezető vonatkozó levezetések, munkalapok áttekintése

A feladat alatt legalább 1 alkalommal

Az összesített adatokat tartalmazó tervek elkészítését követően

Előzetes szakmai konzultáció a rendelettervezet tartalmával, formájával kapcsolatos vezetői elvárásokról

Jegyző, polgármester , (pénzügyi bizottság elnöke)

A tervszámok kidolgozása után

A rendelet-tervezet Gazdasági kidolgozása során vezető szóbeli egyeztetés, illetve a félkész anyagok, piszkozatok áttekintése

61

A bevételi és kiadási Jegyző előirányzatok egyezőségének ellenőrzése az összesített adatokat tartalmazó dokumentumok, kimutatások alapján A rendelet- A kész rendelet- Jegyző tervezet tervezet áttekintése, összeállítás illetve beszámoltatás a a során feladat ellátásáról legalább 2 alkalommal

A rendelettervezet elkészítését követően

- a rendelet-tervezetet megalapozó információk elkészítése

Előzetes megbeszélés Jegyző, a testület által kért polgármester információk tartalmáról, mélységéről

A rendelettervezet elkésztését követően

Az információk Gazdasági elkészítése során a vezető dokumentumtervezetek , munkapéldányok ellenőrzése, megbeszélés

- a rendelet-tervezet előterjesztésének elkészítése

A vonatkozó belső előírások, pl. SZMSZ áttekintése, és az előterjesztéssel szembeni elvárások megbeszélése

A rendelettervezet elkészítését követően

Gazdasági vezető

- az államháztartási mérlegek összeállítása

A mérlegekre Jegyző vonatkozó jogszabályi, és kötelezően elkészített belső szabályok megbeszélése, iránymutatás a mérlegek elkészítésére vonatkozóan A képviselő-testület Jegyző rendeletet megtárgyaló ülésére, mint tájékoztatást adó személy felkészültségének ellenőrzése konzultációval Az elemi költségvetés Jegyző tartalmi követelményeivel kapcsolatos szakmai ismeretek felfrissítése konzultációval, a tervezési segédanyagok áttekintésével

- a költségvetési rendelet megtárgyalása, jóváhagyása

- az elemi költségvetés megállapítása, dokumentációjának elkészítése, továbbítása

- a költségvetési dokumentációk megőrzése

Jegyző, polgármester , (pénzügyi bizottság elnöke)

A kész dokumentációk Jegyző kezelésére vonatkozó utasítás megadása

Az előterjesztés összeállítása közben a készülő dokumentációba való betekintés, illetve szükség esetén konzultáció A mérlegek A mérlegek készítése elkészítése során a előtt munkapéldányok ellenőrzése, szükség esetén konzultáció

Gazdasági vezető

Az információ k összeállítás a alatt legalább 1 alkalommal Az előterjeszté s elkészítése közben legalább 1 alkalommal A mérlegek elkészítés során legalább 2 alkalommal

Az információk Jegyző elkészítése során a kész dokumentáció ellenőrzése

A végleges információ elkészítés után

A kész előterjesztés Jegyző áttekintése, szóbeli beszámoltatás a feladatról

Az előterjeszté s elkészítését követően

A kész mérlegek Jegyző áttekintése, szóbeli tájékoztatás kérése munka elvégzéséről

Az Áht-s mérlegek elkészítése után

Folyamatos Az elkészített elemi Jegyző an költségvetés és a jóváhagyott költségvetési rendelet áttekintésével

Az elemi költségveté s elkészítését követően, de annak információ s rendszerbe való továbbítása előtt Alkalomsz erűen

A testületi ülés előtt

Elemi költségveté s összeállítás a előtt

Az elemi költségvetés Gazdasági megállapítása során a vezető munkapéldányok ellenőrzése

A dokumentá ciók elkészítését követően

62

A dokumentációk Jegyző tárolásának ellenőrzése beszámoltatással, illetve a kezelés módjának áttekintése

2. számú táblázat

A végrehajtással kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal Előzetes vezetői ellenőrzés Folyamatba épített ellenőrzés Utólagos vezetői ellenőrzés Munkafolyamat, tevékenység Módja, Feladat Határ- Módja, Feladat Határ- Módja, Feladat Határeszköze ellátója idő eszköze ellátója idő eszköze ellátója idő 1. Szabályzatok elkészítése, aktualizálása Megbeszélés Jegyző Legalább Tervezet megtekintése, Jegyző Feladat Kész szabályzatok Jegyző Aktuálisan - működést megalapozó évente konzultáció alatt min. megtekintése, szabályzatok elkészítése, egyszer ellenőrzés aktualizálása Jegyző Legalább Tervezet megtekintése, Jegyző Feladat Kész szabályzatok Jegyző Aktuálisan - a pénzügyi-gazdálkodási terület Megbeszélés évente konzultáció alatt min. megtekintése, költségvetési végrehajtási egyszer ellenőrzés szabályzatainak elkészítése, aktualizálása 2. A személyi juttatások és a létszám előirányzat felhasználása feladat ellátásával Jegyző A A nyilvántartások, GazdaságiAz év A nyilvántartások Jegyző Évente - személyi juttatások és a létszám Akapcsolatos vezetői költségveté kimutatások vezető során vezetéséről legalább a előirányzat felhasználásának elvárások s vezetésének havonta 1 beszámoltatás féléves, megbeszélése jóváhagyás áttekintése, alkalommal illetve az nyomon követése át követően alapdokumentumokkal éves való egyeztetése

- jutalom előirányzata és a jutalmazásra kifizetett összegek ellenőrzése

A területre vonatkozó Jegyző jogszabályi és belső szabályozási kérdések megbeszélése

Jutalom előirányzat ának meghatároz ása, illetve felhasználá sa előtt

A jutalmazás Gazdasági előirányzatának vezető meghatározásának, valamint a kifizetésének nyomon követése, a számítások ellenőrzése

63

Előirányzat változtatás, illetve Jutalom kifizetése előtt

A területre vonatkozó Jegyző nyilvántartások, számítások utólagos áttekintése

beszámoló hoz kapcsolódv a 1 alkalommal Évente legalább a féléves, illetve az éves beszámoló hoz kapcsolódv a 1 alkalommal

- az előirányzat-felhasználási terv személyi juttatásokra vonatkozó részének betartása, módosítási javaslatok kidolgozása

Az előirányzat- Jegyző felhasználási terv személyi juttatásokra vonatkozó részének áttekintése, vezetői iránymutatás megadása

3. A dologi kiadások előirányzatának felhasználása - a dologi kiadások beszerzésével Atevékenységek,feladatok, Jegyző kapcsolatos munkamegosztás szakfeladatok és az általuk felhasznált áttekintése tevékenységi dologi kiadások területenként, feladatonként, áttekintése, felelősök meghatározása szakfeladatonként - a megrendelések és felhasználások kezelése - az előirányzat-felhasználási terv dologi kiadásokra vonatkozó részének betartása, módosítási javaslatok kidolgozása

A megrendelések és a Jegyző dologi kiadások felhasználása rendjére vonatkozó utasítás kiadása, rendszer felállítás Az előirányzat- Jegyző felhasználási terv dologi kiadásokra vonatkozó részének áttekintése, vezetői iránymutatás megadása

4. A felhalmozási kiadások előirányzatának felhasználása A felhalmozási Jegyző - a felhalmozási kiadások kiadások teljesítésével teljesítésével kapcsolatos kapcsolatban a döntés felelősségi kategóriák áttekintése előkészítésért (előkalkuláció, árajánlatok) valamint a döntésért, valamint a döntés végrehajtásért felelősök meghatározása, a vonatkozó belső szabályok áttekintése

A negyedéven ként min 1 alkalommal

Az előirányzat- gazdasági felhasználási ütemterv vezető teljesítésének figyelemmel kísérése – dokumentumok alapján

Havonta 1 Az előirányzat- Jegyző alkalommal felhasználási terv és annak teljesítéséről való beszámoltatás

Évente legalább a féléves, illetve az éves beszámoló hoz kapcsolódv a

Évente 1- A feladat ellátókkal Gazdasági szer, illetve való megbeszélés vezető feladatválto záskor

Igény szerint

A feladatok, Jegyző tevékenységek, szakfeladatok dologi kiadásaiért felelős személyek szóbeli beszámoltatása a végzett tevékenységükről

Évente 1szer, illetve feladatválto záskor

Gazdasági vezető

Havi rendszeress éggel

A felelősök Jegyző beszámoltatása

Évente legalább a féléves, illetve az éves beszámoló hoz kapcsolódv a Évente legalább 2 alkalommal

Gazdasági vezető

Havonta 1 Az előirányzat- Jegyző alkalommal felhasználási terv és annak teljesítéséről való beszámoltatás

Évente legalább a féléves, éves beszámoló hoz kapcsolódv a

Szükség szerint

Évente legalább a féléves, illetve az éves beszámoló hoz kapcsolódv a

A felállított rendszer és az utasítás ellenőrzése a nyilvántartásokba való betekintéssel, illetve beszámoltatással A Az előirányzatnegyedéven felhasználási ütemterv ként min 1 teljesítésének alkalommal figyelemmel kísérése – főkönyvi kivonat alapján

Évente 1szer, illetve nagyobb felhalmozá si kiadás esetén

A feladat ellátókkal Gazdasági való megbeszélés, a vezető döntéselőkészítés, a döntés, és a döntés végrehajtás dokumentum tervezeteinek áttekintése

64

A beruházási Jegyző tevékenységről a feladatellátók utólagos szóbeli beszámoltatása a megvalósítással kapcsolatos dokumentumok párhuzamos áttekintésével

- az előirányzat-felhasználási terv felhalmozási kiadásokra vonatkozó részének betartása, módosítási javaslatok kidolgozása

Az előirányzat- Jegyző felhasználási terv felhalmozási kiadásokra vonatkozó részének áttekintése, vezetői iránymutatás megadása

5. A saját bevétek előirányzat teljesítése A feladatok, - a saját bevételek beszedésével tevékenységek, kapcsolatos munkamegosztás szakfeladatok és az általuk beszedendő áttekintése tevékenységi bevételek, és a területenként, feladatonként, beszedéssel kapcsolatos feladatok szakfeladatonként áttekintése, felelősök - a bérleti díjak beszedése

- az adóbevételek beszedése

- egyéb az előzőekben ki nem emelt bevételek

Jegyző

meghatározása A meglévő Jegyző szerződések és a bérleti díjakra, feltételekre vonatkozó szabályozások áttekintése, a bérbeadásokkal kapcsolatos lebonyolítási eljárás meghatározása Az adóbevételekkel Jegyző kapcsolatos központi, és helyi jogszabályok (rendeletek) áttekintése, a fontosabb változásokkal kapcsolatos konzultáció Bevétel típusonként a Jegyző bevétellel kapcsolatos eljárási rend megbeszélése, felelősök meghatározása

A negyedéven ként min 1 alkalommal

Az előirányzat- Gazdasági felhasználási ütemterv vezető teljesítésének figyelemmel kísérése – főkönyvi kivonat alapján

Havonta 1 Az előirányzat- Jegyző alkalommal felhasználási terv és annak teljesítéséről való beszámoltatás

Évente legalább a féléves, éves beszámoló hoz kapcsolódv a

Évente 1- A feladat ellátókkal Gazdasági szer, illetve való megbeszélés vezető feladatválto záskor

Igény szerint

Évente 1szer, illetve szükség esetén

A felállított rendszer és Gazdasági az utasítás ellenőrzése vezető a nyilvántartásokba, bérleti szerződésekbe való betekintéssel, illetve beszámoltatással

Havi rendszeress éggel

A feladatok, Jegyző tevékenységek, szakfeladatok bevételeinek beszedéséért felelős személyek szóbeli beszámoltatása a végzett tevékenységükről A felelősök Jegyző beszámoltatása, a rendelkezésre álló dokumentumok ellenőrzése

Évente legalább a féléves, illetve az éves beszámoló hoz kapcsolódv a Évente legalább 2 alkalommal

Évente 1szer, illetve szükség esetén

Gazdasági vezető

Havi rendszeress éggel

A felelősök Jegyző beszámoltatása, a rendelkezésre álló dokumentumok ellenőrzése, a féléves és éves időszakra a tervezett, a tényleges adóbevétel, valamint a hátralékok áttekintése; beszámoltatás

Évente legalább 2 alkalommal (a féléves és az éves beszámolás hoz kapcsolódó an)

Gazdasági vezető

Havi rendszeress éggel

A felelősök Jegyző beszámoltatása, a rendelkezésre álló dokumentumok ellenőrzése

Évente legalább 2 alkalommal

Az adóztatási folyamat figyelemmel kísérése, az adóbevallások, illetve adókivetések kezelésének ellenőrzése, a fizetési fegyelem nyomonkövetése, adóbehajtási intézkedésekre való utasítás Évente 1- A meghatározott szer, illetve eljárási rend szükség betartásának esetén ellenőrzése a nyilvántartásokba, szerződésekbe való betekintéssel, illetve beszámoltatással

65

- az előirányzat-felhasználási terv bevételekre vonatkozó részének betartása, módosítási javaslatok kidolgozása

Az előirányzat- Jegyző felhasználási terv saját bevételekre a vonatkozó részének áttekintése, vezetői iránymutatás megadása

A negyedéven ként min 1 alkalommal

Az előirányzat- Gazdasági felhasználási ütemterv vezető teljesítésének figyelemmel kísérése – főkönyvi kivonat alapján

Havonta 1 Az előirányzat- Jegyző alkalommal felhasználási terv és annak teljesítéséről való beszámoltatás

6. Állami támogatásokkal, hozzájárulásokkal, egyéb központi forrás előirányzatának teljesítése Az igényléssel Jegyző A Az igénylések Gazdasági Havonta 1 - az év közben igényelhető kapcsolatos negyedéven rendjének, illetve azok vezető alkalommal támogatások, hozzájárulások, jogszabályok, illetve ként min 1 teljesítésének tájékoztató leiratok, alkalommal figyelemmel kísérése egyéb források igénylése továbbá az igénylési az igénylő feltételek áttekintése

- pályázatok

Az egyes pályázatok Jegyző figyelésével, pályázati elképzelésekkel kapcsolatos elvek, felelősök meghatározása

dokumentumok, valamint a támogatást megítélő értesítések alapján Havonta A pályázatokkal Gazdasági min 1 kapcsolatos vezető alkalommal tevékenység figyelemmel kísérése, a pályázati javaslatok áttekintése

Évente legalább a féléves, éves beszámoló hoz kapcsolódv a

Az állami támogatás Jegyző egyeztető tábla, valamint a szervnél kimutatott adatok egyeztetése, és szóbeli beszámoltatás

Évente legalább a féléves, éves beszámoló hoz kapcsolódv a

Havonta 1 A pályázat Jegyző alkalommal tervezeteinek áttekintése, jóváhagyása, szóbeli beszámoltatás

Havonta min 1 alkalommal

Havonta 1 A főkönyvi kivonatok jegyző alkalommal áttekintése, a teljesítési adatok előirányzattokkal, és előirányzatfelhasználási ütemtervvel való összehasonlítása, szóbeli beszámoltatás

A beszámolás i tevékenysé gekhez kapcsolódó an, azok előtt

7. Főkönyvi és analitikus könyvelés

- a főkönyvi könyvelés

A főkönyvi könyvelés Jegyző adott év sajátosságainak, változásának áttekintése. A főkönyvi számla alábontásokra való igény meghatározása. A főkönyvi könyvelés során a munkamegosztás rendjének kialakítása, belső határidők megadása.

Évente 1 alkalommal , a központi, részletes számlakeret -tükör ajánlás megjelenés ét követően

A főkönyvi könyvelés Gazdasági kialakított rendjének vezető betartatása a főkönyvi kivonatok és a számlaforgalmak ellenőrzésével, szükség esetén iránymutatással

66

A központi előírás Jegyző miatt kötelező, illetve a saját belső információigény kielégítése céljából fontos analitikus nyilvántartások körének, vezetési módjának adott évre vonatkozó meghatározása, az esetleges változásokra figyelemfelhívás A feladások rendjének, Jegyző belső szabályozásának érintettekkel való megbeszélése

Évente 1 alkalommal , az adott évi tényleges könyvelési munkák megkezdés e előtt

Az analitikus Gazdasági nyilvántartások vezető kialakított rendjének ellenőrzése a nyilvántartásokba való betekintésre, azok alapossága, naprakészsége stb. szempontjából

Havonta 1 Szóbeli beszámoltatás alkalommal

Jegyző

A beszámolás i tevékenysé gekhez kapcsolódó an, azok előtt

Évente 1 alkalommal , a tényleges könyvelési feladatok előtt

A feladások Gazdasági elkészítésének vezető figyelemmel kísérlése, a feladások számszaki ellenőrzése

Feladásonk Szóbeli beszámoltatás ént 1 alkalommal

Jegyző

A beszámolás i tevékenysé gekhez kapcsolódó an, azok előtt

- a bizonylati rend

A bizonylati rend adott Jegyző évi kiemelt terülteinek áttekintése, az esetleges új elemek megtárgyalása

Évente 1 alkalommal , a tényleges könyvelési feladatok előtt

A bizonylati rend Gazdasági betartásának nyomon vezető követése a folyamatokba való betekintésbe, illetve szóbeli beszámoltatás

Feladásonk Szóbeli beszámoltatás ént 1 alkalommal

Jegyző

- bizonylatkezelés

A bizonylatkezelés Jegyző fontosabb területeinek áttekintése, különös tekintettel az új bizonylatkezelési területekre

Évente 1 alkalommal , a tényleges könyvelési feladatok előtt

A bizonylatkezelés Gazdasági betartásának nyomon vezető követése a folyamatokba való betekintésbe, illetve szóbeli beszámoltatás

Havonta 1 Szóbeli beszámoltatás alkalommal

Jegyző

A beszámolás i tevékenysé gekhez kapcsolódó an, azok előtt A beszámolás i tevékenysé gekhez kapcsolódó an, azok előtt

- analitikus könyvelés

- a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások közötti kapcsolat, feladások

8. Bizonylati rend és bizonylatkezelés

67

9. Házipénztári pénzkezelési tevékenység A pénztáros, pénztár - a szerv készpénzforgalmának helyettes, illetve bonyolítása bevételi és kiadási pénztárellenőr személyének pénztárbizonylat alapján felülvizsgálata, a

Jegyző

Évente 1 alkalommal , illetve szükség szerint

A pénztár Gazdasági tevékenységének vezető áttekintése a pénztárnapló, illetve a pénztárjelentések alapján, szükség esetén rovancs készítése, beszámoltatás

Havonta 1 A pénztári tevékenység Jegyző alakalomm ellenőrzése szóbeli al beszámoltatással

Évente 1-2 alkalommal

A bankszámlán Jegyző keresztül bonyolódó forgalom során a bankszámla felett rendelkezési jogosultsággal bírók áttekintése, a belső nyilvántartási és utalási rend megbeszélése Az utalások teljesítési Jegyző rendje elveinek, a vezetendő nyilvántartások tartalmának meghatározása

Évente 1 alkalommal , illetve szükség szerint

A bankszámlaforgalom Gazdasági áttekintése a vezető banknapló, illetve a bankszámlaforgalom tételes vizsgálatával

Havonta 1 A bankszámla kezelési Jegyző alakalomm tevékenység al ellenőrzése szóbeli beszámoltatással

Évente 1-2 alkalommal

Évente 1 alkalommal , illetve szükség szerint

Az utalások rendjének Gazdasági áttekintése a vezető nyilvántartások alapján, fizetési felszólítások, késedelmes fizetések esetén konzultáció

Havonta 1 Beszámoltatás a bejövő Jegyző alakalomm számlák utalási rendje al betartásáról

Évente 1-2 alkalommal

A leltározással Jegyző kapcsolatos jogszabályi előírások áttekintése, a változások megbeszélése Az eszközök és Jegyző források értékelési szabályai megbeszélése, és a leltározási tevékenységre kiható feladatok megbeszélése

Évente 1 alkalommal , illetve szükség szerint

Gazdasági vezető

Leltározásr Beszámoltatás a való felkészülésről felkészülés során 1-2 alkalommal

a Jegyző

Évente 1 alkalommal

Gazdasági vezető

Leltározásr Beszámoltatás az Jegyző a való értékelési feladatok felkészülés ellátásáról során 1-2 alkalommal

Évente 1 alkalommal

felelősségi nyilatkozatok meglétének ellenőrzése, az összeférhetetlenségi helyzetek feloldása

10. A bankszámlaforgalom kezelési tevékenység

- a bankszámlaforgalom bonyolítása

- az utalások teljesítése

11. A leltározási tevékenység

- a leltározásra vonatkozó aktuális szabályok áttekintése - a leltározás értékelésénél figyelembe veendő értékelési szabályok

A leltározásra való felkészülés során szakmai beszámoltatás, az alkalmazandó nyomtatványok áttekintése Évente 1 Az értékelés során alkalommal szakmai tájékoztatás , illetve nyújtása és konzultáció szükség a feladatellátóval szerint

68

- a leltározási ütemterv elkészítése

A leltározási ütemterv Jegyző elkészítésével kapcsolatos feladatok megbeszélése

- a leltározási tevékenység tényleges végrehajtása

A leltározási Jegyző tevékenység előtt a feladatok átbeszélése

Évente 1 alkalommal , az ütemterv késztése előtt Évente 1 alkalommal , a leltározás végrehajtás a előtt

A készülő ütemterv Gazdasági áttekintése, vezető ellenőrzése, szükség esetén konzultáció

Leltározási Beszámoltatás az Jegyző ütemterv elkészült leltározási elkészítése ütemtervről alatt 1-2 alkalommal

Évente 1 alkalommal

A leltározás Gazdasági végrehajtásának vezető áttekintése a leltározási dokumentumok alapján

Leltározás végrehajtás a alatt 1-2 alkalommal

A leltározás záró Jegyző jegyzőkönyvének átvétele, szükség esetén konzultáció

Évente 1 alkalommal

Évente 1 alkalommal , illetve szükség szerint

Gazdasági vezető

A selejtezésre való felkészülés során 1-2 alkalommal A selejtezési kezdemény e-zés elkészítése alatt 1-2 alkalommal

Beszámoltatás felkészülésről

a Jegyző

Évente 1 alkalommal

Beszámoltatás az Jegyző elkészült a selejtezési kezdeményezéssel kapcsolatban ellátott feladatokról

Évente 1 alkalommal

Selejtezési tevékenysé g alatt 1-2 alkalommal

A selejtezési javaslat, Jegyző eljárások stb. áttekintése, megbeszélése, a végleges selejtezési dokumentumok átvétele

Szükség szerint

11. A selejtezési tevékenység

- a selejtezésre vonatkozó aktuális szabályok áttekintése - a selejtezés kezdeményezése

- a selejtezési tevékenység tényleges végrehajtása

A selejtezéssel Jegyző kapcsolatos jogszabályi előírások áttekintése, a változások megbeszélése A selejtezés Jegyző kezdeményezésével kapcsolatos feladatok, jogkörök megbeszélése

A selejtezési Jegyző tevékenység előtt a feladatok átbeszélése

A selejtezésre való felkészülés során szakmai beszámoltatás, az alkalmazandó nyomtatványok áttekintése Évente 1 A készülő selejtezési alkalommal kezdeményezések , a megbeszélése selejtezési kezdemény ezés határidejét megelőző 3 hónapban Évente 1 A selejtezés alkalommal végrehajtásának , a áttekintése a selejtezési selejtezés dokumentumok végrehajtás alapján a előtt

Gazdasági vezető

Gazdasági vezető

12. Pénzgazdálkodással kapcsolatos tevékenység (kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés) jogkör Jegyző, Évente A szabályok általános Gazdasági Havonta Szóbeli beszámoltatás - a területre vonatkozó szabályok Valamennyi gyakorlására polgármester legalább 1 érvényesülésének vezető legalább 1- a szabályok áttekintése jogosulttal közös alkalommal figyelemmel kísérése, 2 betartásával megbeszélés, a központi és a helyi szabályok áttekintése, értelmezése

, év elején

szabályozásban lévő értelmezési problémák megbeszélése

69

alkalommal kapcsolatban

Jegyző

Szükség szerint

- a kötelezettségvállalások bonyolítása

A Jegyző, kötelezettségvállalásra polgármester vonatkozó előírások megbeszélése, a nyilvántartásokra vonatkozó előírások rögzítése, pontosítása

Évente legalább 1 alkalommal , év elején

A Gazdasági kötelezettségvállalási vezető dokumentumok áttekintése, egyeztetése más dokumentumokkal

- a kötelezettségvállalások ellenjegyzése

Az ellenjegyzés Jegyző kötelező jellegének, körülményeinek, tartalmának megbeszélése, a felhatalmazott feladatellátók tájékoztatása A teljesítés szakmai Jegyző igazolása menetének, az igazolás szempontjainak, valamint módjának meghatározása, közös értelmezés

Évente legalább 1 alkalommal , év elején

A kötelezettségvállalások ellenjegyzése során az ellenjegyzés tartalmának megfelelő kontroll ellátása

Évente legalább 1 alkalommal , év elején

A teljesítés szakmai Gazdasági igazolása menetébe vezető történő betekintés, beszámoltatás.

- a teljesítés szakmai igazolása

- érvényesítés

Az érvényesítés kötelező jellegének, körülményeinek, tartalmának megbeszélése, a felhatalmazott feladatellátók tájékoztatása

- utalványozás

Az utalványozásra vonatkozó előírások megbeszélése, feladatellátók tájékoztatása

ellenjegyző, illetve Gazdasági vezető

A teljesítés és a Feladatellátó kötelezettségvállalás összehasonlítása. Jegyző Évente Az érvényesítés Gazdasági legalább 1 mentébe történő vezető alkalommal betekintés, , év elején beszámoltatás. Feladatellátó Az érvényesítendő dokumentumok és az érvényesítés alapját képező szakmai igazolás, valamint fedezet meglétének, összegszerűségnek, és alaki követelmények betartásának ellenőrzése Jegyző, Évente Az utalványozott Gazdasági polgármester legalább 1 dokumentumok vezető alkalommal áttekintése, egyeztetése , év elején más dokumentumokkal

70

Havonta legalább 12 alkalommal

Szóbeli beszámoltatás, Jegyző illetve a kötelezettségvállalások nyilvántartásának, valamint az előirányzatfelhasználási ütemterv teljesítésének áttekintése Minden Szóbeli beszámoltatás Jegyző kötelezettsé az ellenjegyzési gvállalás tevékenységgel esetén kapcsolatban

Legalább a féléves és éves beszámoló hoz kapcsolódv a

Havonta 1- Szóbeli beszámoltatás Jegyző 2 a szakmai teljesítés alkalommal igazolásával kapcsolatban

Legalább a féléves és éves beszámoló hoz kapcsolódv a

Folyamatos an

Legalább a féléves és éves beszámoló hoz kapcsolódv a

Havonta 1- Szóbeli beszámoltatás Jegyző 2 az érvényesítési alkalommal tevékenység ellátásával kapcsolatban Folyamatos an

Legalább a féléves és éves beszámoló hoz kapcsolódv a

Havonta Szóbeli beszámoltatás legalább 12 alkalommal

Legalább a féléves és éves beszámoló hoz kapcsolódv a

Jegyző

Az ellenjegyzés Jegyző kötelező jellegének, körülményeinek, tartalmának megbeszélése, a felhatalmazott feladatellátók tájékoztatása

Évente legalább 1 alkalommal , év elején

Az utalványok ellenjegyzése során az ellenjegyzés tartalmának megfelelő kontroll ellátása.

A Jegyző vagyonnyilvántartásra vonatkozó szabályok áttekintése, megbeszélése

Évente legalább 1 alkalommal , év elején

A Gazdasági vagyonnyilvántartások vezető ba való betekintés, az egyeztetést célzó dokumentumok elkészíttetése

- a meglévő vagyon hasznosítása

A hasznosítási Jegyző lehetőségek számbavétele, a vonatkozó belső szabályok áttekintése, felelősök meghatározása

Évente legalább 1 alkalommal , év elején

- a meglévő vagyon értékesítése

Az értékesítésére Jegyző vonatkozó belső szabályok áttekintése, értékesítési irányok meghatározása

- utalványozás ellenjegyzése

13. Vagyongazdálkodás - a vagyon nyilvántartása

Minden utalványoz ás esetén

Szóbeli beszámoltatás Jegyző az ellenjegyzési tevékenységgel kapcsolatban

Legalább a féléves és éves beszámoló hoz kapcsolódv a

Legalább negyedéve nként

Szóbeli beszámoltatás, Jegyző vagyonkimutatások áttekintése

Gazdasági vezető

Legalább negyedéve nként

Szóbeli beszámoltatás, Jegyző vagyonhasznosítással kapcsolatos bevételek és kiadások megbeszélése

Évente egyszer, legalább a beszámoló hoz kapcsolódv a Évente egyszer, legalább a beszámoló hoz kapcsolódv a

Gazdasági vezető

A vagyon A vagyonváltozásokkal Jegyző értékesítése kapcsolatos számszaki előtt és szóbeli információ kérés

Legalább negyedéve nként

Jegyző

A féléves A féléves beszámolóra Gazdasági beszámoló való felkészültségről vezető előtt tájékozódás, értekezletek megbeszélése

A féléves A féléves beszámolási Jegyző beszámoló tevékenység során késztése szóbeli tájékozódás előtt és során szükségsze rűen

Megbeszélés az egyes Jegyző féléves beszámolási munkafolyamatok ellátásának várható időszakairól, és a munkamegosztás rendjéről

A féléves Egyezetés, szóbeli Gazdasági beszámoló beszámoltatás, vezető előtt valamint az elkészült írott anyagokba történő betekintés

Folyamatos Szóbeli beszámoltatás Jegyző a féléves beszámolási feladatok ellátásának menetéről

A féléves beszámolás i tevékenysé g során legalább 23 alkalommal Féléves beszámolás i feladatok végén

14. A féléves beszámolási tevékenység - a féléves beszámoló elkésztésére Ajogszabályokvonatkozó való felkészülés áttekintése, a kiadott útmutatók megbeszélése

- a féléves beszámolás főbb munkafolyamatokra való lebontása, munkamegosztás

A vagyonhasznosításra vonatkozó előírások betartásának ellenőrzése az egyes hasznosítások során (dokumentumok ellenőrzése, illetve beszámoltatás) Évente Az értékesítési legalább 1 eljárások figyelemmel alkalommal kísérése, beszámoltatás , év elején

71

ellenjegyző, illetve gazdasági vezető

- a féléves beszámolóval kapcsolatos feladatellátásra vonatkozó általános szabályok meghatározása és betartatása

Szóbeli, illetve írásbeli Jegyző utasítás az egyes előirányzatokhoz tartozó beszámolás rendjéről (pl. az időarányos teljesítéstől való eltérés magyarázata stb.)

A féléves beszámolás i munkák előtt

A féléves beszámolók Gazdasági munkapéldányaiba, vezető alapszámításaiba történő betekintés, tájékoztatás kérés

- a költségvetési rendelet címrendjéről való tájékozódás, a címrend szerinti féléves beszámolás

Vezetői szóbeli Jegyző beszámoltatás

A féléves beszámoló munkák előtt

A féléves beszámolás Gazdasági munkák megkezdésé vezető során az egyes címrendek beszámoló tervezetébe való betekintés

- a féléves beszámoló során ellátandó egyeztetési feladatok

Konzultáció az Jegyző ellátandó egyeztetési feladatokról

A féléves beszámoló munkák előtt

Gazdasági vezető

- a féléves beszámoló számszaki adatainak előkészítése

A féléves beszámoló Jegyző adatszolgáltatás valódisága érdekében betartandó szempontok megbeszélése

- a féléves főkönyvi kivonat elkésztése címrend szerint is

A főkönyvi kivonat Jegyző címrend szerinti elkészítésének megbeszélése a könyvelési sajátosságok figyelembevételével A féléves beszámoló Jegyző számszaki elkészítése a címrend szerinti főkönyvi kivonatok felhasználásával, az esetleges kritikus pontok megbeszélése

- a féléves beszámoló számszaki elkészítése

Az egyeztetési feladatok dokumentumainak, feljegyzéseinek áttekintése A féléves A számszaki adatok beszámoló valódiságának munkák ellenőrzése, a főkönyvi előtt kivonat és az egyes szánmlaforgalmak ellenőrzése, szükség szerint a könyvelés korrekciója A főkönyvi A címrend szerinti kivonatok főkönyvi kivonatok készítése számításainak, előtt esetleges adatgyűjtésének áttekintése A főkönyvi kivonatok készítése után

Gazdasági vezető

Gazdasági vezető, címek vezetői

A készülő számszaki Gazdasági beszámoló vezető tervezetekbe való betekintés

72

Folyamatos A féléves beszámoló dokumentáció – beleértve valamennyi előirányzat-teljesítést, és időarányos eltérést kifejtő, igazoló számítást, nyilvántartást, és szöveges tájékoztatást stb. – áttekintése Folyamatos A féléves beszámoló dokumentációinak, a határozat (illetve) rendelet tervezet címrendek szerinti összeállításának ellenőrzése Legalább 1 Az egyeztetés alkalommal folyamatának áttekintése utólag, a rendelkezésre álló dokumentumok alapján Legalább a Szóbeli beszámoltatás féléves az adatok valódisága beszámoló érdekében ellátott elkészítése feladatokról, azok előtt 1 eredményeiről alkalommal

Jegyző

A féléves beszámolás i feladatok végén

Jegyző

A féléves beszámolás i feladatok végén

Jegyző

A féléves beszámolás i feladatok végén

Jegyző

A féléves beszámolás i feladatok végén

A főkönyvi A főkönyvi kivonatok Jegyző kivonatok áttekintése készítése során folyamatos an

A főkönyvi kivonatok elkészítését követően

A számszaki beszámoló elkésztése során folyamatos an

A számszaki beszámoló k elkészítése után

A számszaki Jegyző beszámolók áttekintése

- a féléves beszámolót jóváhagyó testületi dokumentum (határozat/rendelet) elkészítése

- a féléves beszámoló előterjesztésének összeállítása - a féléves beszámoló megtárgyalása, jóváhagyása

- a féléves elemi beszámoló megállapítása, dokumentációjának elkészítése, továbbítása

- a féléves beszámoló dokumentációk megőrzése 15. Az éves tevékenység

A jóváhagyó dokumentum elkészítésével kapcsolatos elvárások meghatározása, alapvető összefüggések áttekintése A féléves beszámoló előterjesztésével kapcsolatos elvárások, fontosabb pontok tisztázása A képviselő-testület féléves beszámolót megtárgyaló ülésére, mint tájékoztatást adó személy felkészültségének ellenőrzése konzultációval Az elemi beszámoló tartalmi követelményeivel kapcsolatos szakmai ismeretek felfrissítése konzultációval, a beszámoló elkészítését segítő anyagok áttekintésével

Jegyző

A számszaki beszámoló elkészítését követően

A dokumentum Gazdasági tervezetbe való vezető betekintés, konzultáció

A A dokumentum Jegyző feladatellát tervezet ellenőrzése, ás során tájékoztatás kérése folyamatos an

A tervezet elkészítése után

Jegyző

A számszaki beszámoló után

Az előterjesztés Gazdasági tervezet vezető összeállításakor

A A dokumentum Jegyző feladatellát tervezet ellenőrzése, ás során tájékoztatás kérése folyamatos an

A tervezet elkészítése után

Jegyző

A testületi ülés előtt

Jegyző

A féléves elemi beszámoló összeállítás a előtt

A féléves elemi Gazdasági beszámoló vezető megállapítása során a munkapéldányok ellenőrzése

Folyamatos Az elkészített féléves Jegyző an elemi beszámoló és a testület által jóváhagyott beszámoló egyeztetése

A kész dokumentációk Jegyző kezelésére vonatkozó utasítás megadása

A dokumentá ciók elkészítését követően

A féléves elemi beszámoló elkészítését követően, de annak információ s rendszerbe való továbbítása előtt Alkalomsz erűen

beszámolási

73

A dokumentációk Jegyző tárolásának ellenőrzése beszámoltatással, illetve a kezelés módjának áttekintése

- az éves beszámoló elkésztésére való felkészülés

A vonatkozó jegyző jogszabályok áttekintése, a kiadott útmutatók megbeszélése

Az éves Az éves beszámolóra Gazdasági beszámoló való felkészültségről vezető előtt tájékozódás, értekezletek megbeszélése

A A beszámolási Jegyző beszámoló tevékenység során késztése szóbeli tájékozódás előtt és során szükségsze rűen

- az éves beszámolás főbb munkafolyamatokra való lebontása, munkamegosztás

Megbeszélés az egyes Jegyző zárszámadáshoz kapcsolódó munkafolyamatok ellátásának várható időszakairól, és a munkamegosztás rendjéről Szóbeli, illetve írásbeli Jegyző utasítás az egyes előirányzatokhoz tartozó beszámolás rendjéről (pl. az időarányos teljesítéstől való eltérés magyarázata stb.)

Az éves Egyezetés, szóbeli Gazdasági beszámoló beszámoltatás, vezető előtt valamint az elkészült írott anyagokba történő betekintés

Folyamatos Szóbeli beszámoltatás Jegyző az éves beszámolási feladatok ellátásának menetéről

A beszámolás i munkák előtt

A beszámoló Gazdasági munkapéldányaiba, vezető alapszámításaiba történő betekintés, tájékoztatás kérés

- a költségvetési rendelet címrendjéről való tájékozódás, a címrend szerinti éves beszámolás

Vezetői szóbeli Jegyző beszámoltatás

A beszámolás i munkák előtt

A beszámolás munkák Gazdasági megkezdésé során az vezető egyes címrendek beszámoló tervezetébe való betekintés

- az éves beszámoló során ellátandó egyeztetési feladatok

Konzultáció az Jegyző ellátandó egyeztetési feladatokról

A beszámolás i munkák előtt

Gazdasági vezető

- az éves beszámoló számszaki adatainak előkészítése

Az éves beszámoló Jegyző adatszolgáltatás valódisága érdekében betartandó szempontok megbeszélése

Folyamatos A beszámoló dokumentáció – beleértve valamennyi előirányzat-teljesítést, és időarányos eltérést kifejtő, igazoló számítást, nyilvántartást, és szöveges tájékoztatást stb – áttekintése Folyamatos A beszámoló dokumentációinak, a rendelet tervezet címrendek szerinti összeállításának ellenőrzése Legalább 1 Az egyeztetés alkalommal folyamatának áttekintése utólag, a rendelkezésre álló dokumentumok alapján Legalább a Szóbeli beszámoltatás beszámoló az adatok valódisága elkészítése érdekében ellátott előtt 1 feladatokról, azok alkalommal eredményeiről

- az éves beszámolóval kapcsolatos feladatellátásra vonatkozó általános szabályok meghatározása és betartatása

Az egyeztetési feladatok dokumentumainak, feljegyzéseinek áttekintése A A számszaki adatok beszámolás valódiságának i munkák ellenőrzése, a főkönyvi előtt kivonat és az egyes szánmlaforgalmak ellenőrzése, szükség szerint a könyvelés korrekciója

74

Gazdasági vezető

A beszámolás i tevékenysé g során legalább 23 alkalommal A beszámolás i feladatok végén

Jegyző

A beszámolás i feladatok végén

Jegyző

A beszámolás i feladatok végén

Jegyző

A beszámolás i feladatok végén

Jegyző

A beszámolás i feladatok végén

- a pénzmaradvány, és a személyi juttatások maradványának meghatározása

- az éves főkönyvi kivonat elkésztése címrend szerint is

- az éves beszámoló számszaki elkészítése

- az államháztartási mérlegek összeállítása

- az éves beszámolót jóváhagyó testületi rendelet elkészítése

- az éves beszámoló előterjesztésének összeállítása

A vonatkozó jogszabályi háttér, a vonatkozó belső szabályok, a vezetett nyilvántartások áttekintése, a követendő eljárás meghatározása A főkönyvi kivonat címrend szerinti elkészítésének megbeszélése a könyvelési sajátosságok figyelembevételével A beszámoló számszaki elkészítése a címrend szerinti főkönyvi kivonatok felhasználásával, az esetleges kritikus pontok megbeszélése A mérlegekre vonatkozó jogszabályi és kötelezően elkészített belső szabályok megbeszélése, iránymutatás a mérlegek elkészítésére vonatkozóan A jóváhagyó dokumentum elkészítésével kapcsolatos elvárások meghatározása, alapvető összefüggések áttekintése Az éves beszámoló előterjesztésével kapcsolatos jogszabályok, elvárások, fontosabb pontok tisztázása

Jegyző

Jegyző

A beszámolás i munkák közben

A pénzmaradványkimutatások tervezetének ellenőrzése, az alátámasztást szolgáló nyilvántartások, főkönyvi számlák ellenőrzése A főkönyvi A címrend szerinti kivonatok főkönyvi kivonatok készítése számításainak, előtt esetleges adatgyűjtésének áttekintése

Gazdasági vezető

A beszámoló készítés közben legalább 2 alakalomm al

Szóbeli beszámoltatás Jegyző a pénzmaradvány alakulásáról, és a személyi juttatások maradványának felhasználhatóságáról

A pénzmarad vány kimutatás elkészítését követően

Gazdasági vezető, címek vezetői

A főkönyvi A főkönyvi kivonatok Jegyző kivonatok áttekintése készítése során folyamatos an

A főkönyvi kivonatok elkészítését követően

A számszaki Jegyző beszámolók áttekintése

A számszaki beszámoló k elkészítése után

Jegyző

A főkönyvi kivonatok készítése után

A készülő számszaki Gazdasági beszámoló vezető tervezetekbe való betekintés

Jegyző

A mérlegek A mérlegek készítése Gazdasági elkészítése során a vezető munkapéldányok ellenőrzése, szükség esetén konzultáció

A számszaki beszámoló elkésztése során folyamatos an A mérlegek készítése során legalább 2 alkalommal

A kész mérlegek Jegyző áttekintése, szóbeli tájékoztatás kérés

Az ÁHT-s mérlegek elkészítése után

Jegyző

A számszaki beszámoló elkészítését követően

A dokumentum Gazdasági tervezetbe való vezető betekintés, konzultáció

A A dokumentum Jegyző feladatellát tervezet ellenőrzése, ás során tájékoztatás kérése folyamatos an

A tervezet elkészítése után

Jegyző

A számszaki beszámoló után

Az előterjesztés Gazdasági tervezet vezető összeállításakor

A A dokumentum Jegyző feladatellát tervezet ellenőrzése, ás során tájékoztatás kérése folyamatos an

A tervezet elkészítése után

75

- az éves beszámoló megtárgyalása, jóváhagyása

- az éves elemi beszámoló megállapítása, dokumentációjának elkészítése, továbbítása

- az éves beszámoló dokumentációk megőrzése

A képviselő-testület a Jegyző zárszámadást megtárgyaló ülésére, mint tájékoztatást adó személy felkészültségének ellenőrzése konzultációval Az elemi beszámoló Jegyző tartalmi követelményeivel kapcsolatos szakmai ismeretek felfrissítése konzultációval, a beszámoló elkészítését segítő anyagok áttekintésével

A testületi ülés előtt

A kész dokumentációk Jegyző kezelésére vonatkozó utasítás megadása

A dokumentá ciók elkészítését követően

Az elemi beszámoló összeállítás a előtt

Az elemi beszámoló Gazdasági megállapítása során a vezető munkapéldányok ellenőrzése

76

Folyamatos Az elkészített elemi Jegyző an beszámoló és a testület által jóváhagyott beszámoló egyeztetése

A dokumentációk Jegyző tárolásának ellenőrzése beszámoltatással, illetve a kezelés módjának áttekintése

Az elemi beszámoló elkészítését követően, de annak információ s rendszerbe való továbbítása előtt Alkalomsz erűen

77

2. sz. melléklet A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése

Pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok megnevezése

Feladatkörök megnevezése

1. Pénzügyi dokumentumok elkészítése 1.1. Intézményi költségvetés - azt intézményre vonatkozó költségvetési koncepció - A polgármesteri hivatal éves költségvetési terve -A polgármesteri hivatal költségvetésének módosításai - A polgármesteri hivatalt érintő normatív állami támogatások adatszolgáltatása a fenntartónak 1.2. Féléves beszámoló

előkészítés tervezés gazdálkodá- intézménysi vezető, pü. ügyintézők ivez. gazdálkodá- jegyző, si pü. ivez. ügyintézők gazdálkodá- jegyző, si pü. ivez. ügyintézők gazdálkodási ügyintézők gazdálkodási ügyintézők

ügyintézők

jegyző

1.3.Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek - beszerzések

Előkészítés előterj. érintett pénzügyi ügyintézők iroda ügyintézők jegyző gazdálkodási ügyintézők

- selejtezés 2. Előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyása, ellenőrzése 2.1.Költségvetési terv - jóváhagyása - előirányzat-felhasználási ütemterv - likviditási terv 2.2. Kötelezettségvállalások ellenjegyzése

jegyző jegyző jegyző jegyző jegyző

78

képviselőtestület

képviselőtestület képviselőtestület

gazdálkodási ügyintézők

1.4. Kötelezettségvállalás dokumentumai

- értékesítések

képviselőtestület

intézmény- képviselővezető testület

pénzügyi irodavezet ő gazdálkodá- pü. si irodavez.

1.3. Éves beszámoló

elfogadás képviselőtestület

Döntés szabályzato k szerint szabályzato k szerint szabályzat szerint

3. Egyéb gazdasági események elszámolása 3.1. Költségvetési bevételi és kiadási előirányzatok gazdálkodá könyvelése -si ügyintézők - eredeti előirányzatok gazdálkodá -si ügyintézők - módosított előirányzatok gazdálkodá -si ügyintézők 3.2. Előirányzat teljesítések könyvelése gazdálkodá -si ügyintézők

79

2/A. SZ. MELLÉKLET KOCKÁZATELEMZÉS A kockázat értékelési folyamatoknál meg kell határozni a pontos kritériumokat, amelyek a céloknak való megfelelést biztosítják. Meg kell határozni, hogy: - mely kockázatok jelentősek, - mely kontrollok fogják csökkenteni a kockázatot, - milyen további kiegészítő kontrollok szükségesek, - milyen jellegű nyomon követés szükséges? Egy terület tényleges vagy potenciális kockázatának értékeléséhez véleményt kell alkotni az adott terület kulcsfontosságú tényezőinek meghatározása és mérlegelése alapján, amelyek az elvégzett tevékenységekkel, a létező kontroll rendszerekkel, múltbéli és valószínűsíthető jövőbeli eseményekkel, a működési környezettel stb. kapcsolatosak. A pénzügyi és gazdasági tényezők ebben a folyamatban általában nagyobb hangsúllyal jelennek meg, hiszen általában a pénzügyi kockázatot és a műveletek nagyságrendjét jól jellemzik. A kockázati tényezők a következőképpen osztályozhatók: Pénzügyi és gazdasági

bevétel volumene, kiadások, készpénz összege, likviditás és forgó- illetve tőkeeszközök értéke, egyéb befektetett erőforrások értéke, a művelet értéke a szervezet számára.

Magatartási

a vezetők és a munkatársak személyes tulajdonságai és értékei; szerepek és helyzetek; tisztesség, megbízhatóság, motiváció; a belső ellenőrzéssel szemben tanúsított hozzáállás, elszámoltathatóság és kontroll.

Történeti

múltbéli veszteségek, hibák, szabálytalanságok, kontroll vétségek stb. volumene, gyakorisága és oka. Ez a fennálló aggályokat is magában foglalja.

Működési

műveletek mérete, komplexitása, műszaki jellege, láthatósága, érzékenysége, stabilitása; változás mértéke és valószínűsége,. A műveletekben, munkatársak személyében és folyamatokban rejlő kockázat; elhelyezkedés, delegálás.

Környezeti

külső tényezők: pénzügyi, gazdasági, jogi stb.; a környezet dinamizmusa; kapcsolódások más rendszerekhez, más műveletektől való függés (pl. informatika); vezetőség, közvélemény aggályai stb.

Belső kontrollhoz kapcsolódó a problémák megelőzésére, észlelésére és korrigálására, a rendszerek gyengeségeinek kiemelésére és kijavítására, a kellemetlen események kezelésére és a célkitűzések elérésének elősegítésére tervezett belső kontrollok megléte és eredményessége. A műveletek és pénzügyi kontrollok, illetve az átruházott kontrollok és delegált hatáskör terjedelme hatást gyakorol majd a szervezet működésére. Közvélemény

a közvéleményre gyakorolt hatás.

A vezetők véleményét, megítélését figyelembe kell venni arra vonatkozóan, hogy mely területeket kell nagy kockázatúnak tekinteni. A kockázat értékelése alapvetően a fent említett, különféle tényezők kvalitatív minősítésén alapul, amely a tapasztalatokra és a rendelkezésre álló információkra támaszkodó megítélést eredményez.

81

2/B. SZ. MELLÉKLET KOCKÁZATELEMZÉSI MÓDSZER A kockázatelemzés és felmérés célja megállapítani Kerekegyháza Város Önkormányzata kockázatos tevékenységeinek mértékét, jelentőségük szerinti sorba állítani annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínűsége, és azok milyen hatással lehetnek a szervezetekre, ha valóban felmerülnek. A magas kockázatú rendszereket gyakrabban kell ellenőrizni. Az ellenőrzések tekintetében magas prioritású rendszerek beazonosításához nemcsak a kockázatértékelést kell figyelembe venni, hanem más lehetséges tényezők hatását is értékelni kell (pl. a vezetőség kérései stb.). KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK KOCKÁZAT ÉRTÉKELÉSÉNEK KIDOLGOZÁSÁNÁL SZÁMBA KELL VENNI A GAZDASÁGI FOLYAMATOK KÖZÜL A KOCKÁZATOS TEVÉKENYSÉGEKET, AMELYEK VEZETŐI ÉS BELSŐ ELLENŐRI MÉRLEGELÉS UTÁN A KÖVETKEZŐK: •

Költségvetés tervezése

•

Normatíva igénylése

•

Beruházás, felújítás

•

Közbeszerzési eljárás

•

Kötelezettségvállalás

•

Bizonylati rend, bizonylatok kezelése, pénzkezelés

•

Szabályozottság

•

Vagyongazdálkodás, leltározás, selejtezés

•

Pályázati dokumentumok kezelése, elszámolás

•

Beszámolók (negyedévenként)

•

Követelések behajtása

Kockázati tényezők és alkalmazott súlyozás 1. Pénzügyi szabálytalanságok valószínűsége 1) Kicsi 2) Közepes 3) Nagy Súly: 6 2. Előirányzaton belüli gazdálkodás 1) stabilan tervezhető 2) bizonytalan 3) tervezhetetlen, előre láthatatlan Súly: 5

82

3. Legutóbbi ellenőrzés óta eltelt idő 1) 1 év 2) 2 év 3) 3 év 4) 3 évnél több Súly: 4 4. Munkatársak végzettsége, tapasztalata 1) az adott szakterületen megfelelő képzettséggel és tapasztalattal rendelkező munkatársak dolgoznak 2) megfelelően képzettek, de nem rendelkeznek elegendő tapasztalattal 3) sok tapasztalattal bírnak, de a szakterülethez nem megfelelő végzettséggel rendelkeznek 4) A kevés tapasztalat és a megfelelő végzettség hiánya a jellemző Súly: 3 5. A helyi szabályozás 1) Megfelelő 2) Hiányos 3) Nem értékelhető Súly: 3 6. A külső hatások (központi szabályozás, gyakran változó jogszabályok) 1) Kicsi 2) Közepes 3) Nagy Súly: 2 E szakasz végére kockázatos tevékenységeket be kell sorolni magas, közepes, alacsony kategóriákba. A várható kockázatok teljes körének összegyűjtését követően, az egyes kockázatokat - azok valószínűsége és a szervezetre gyakorolt hatása alapján – térképen kell ábrázolni: Kockázati tényezők és alkalmazott súlyozás Kockázati tényező terjedelme

Súly

1-3

6

6 - 18

2. Előirányzaton belüli gazdálkodás

1-3

5

5 - 15

3. Legutóbbi ellenőrzés óta eltelt idő

1-4

4

4 - 16

1-4

3

3 - 12

5. A helyi szabályozás

1-3

3

3-9

6. A külső hatások

1-3

2

2-6

SorKockázati tényező szám 1.

4.

Pénzügyi valószínűsége

Munkatársak tapasztalata

szabálytalanságok

végzettsége

és

83

Ponthatár

A kockázatok bekövetkezésének valószínűségét a kockázati tényezők terjedelme és az alkalmazott súly szorzataként kapjuk meg. A szorzatot elosztjuk a kockázati tényező maximális ponthatár összegével és a kapott eredmény alapján besoroljuk a bekövetkezés valószínűségét alacsony, közepes illetve magas osztályokba. A kockázati térkép elemzése: A ponthatárok 25-79 közé esnek. •

45 pontig az adott tevékenység alacsony kockázatúnak tekinthető

•

46 és 55 pont között közepes kockázatot jelent a költségvetési szerv számára

•

56 pont fölött kiemelt figyelemmel kell kísérni az adott tevékenységet

A jobb felső négyzetben azonosított kockázatok a legjelentősebb kockázatok, a bal alsó négyzet kockázatai a legkisebb szintűnek minősíthetők. A bal felső és a jobb alsó négyzet kockázatai mérsékeltnek minősíthetők. A közöttük lévő négyzetek közepes szintűnek minősíthetőek. A MEGHATÁROZOTT TEVÉKENYSÉGEK KOCKÁZATÁNAK CSÖKKENTÉSE Az adott tevékenységek kockázatainak mértékét folyamatba épített vezetői ellenőrzéssel és rendszeres, egy időszakot átfogó vagy céljellegű ellenőrzéssel lehet csökkenteni. A vezetők által elvégzett ellenőrzések dokumentálása különösen azért fontos, hogy a problémásabb területek többször visszatérő ellenőrzésekkel nagyobb figyelmet kapjanak. A belső ellenőrzési vezetőnek az ellenőrzések ütemezésekor szem előtt kell tartani a különféle tevékenységek kockázati szintjét: Magas prioritású rendszerek

Kétéves ciklusokban ellenőrizendők

Közepes prioritású rendszerek

Hároméves ciklusokban ellenőrizendők

Alacsony prioritású rendszerek

Ötéves ciklusokban ellenőrizendők

Az elemzések eredménye A kockázatelemzés eredménye információval szolgál a stratégiai ellenőrzési terv elkészítéséhez, ami a ténylegesen rendelkezésre álló erőforrásokat veszi figyelembe. A stratégiai terv meghatározza azokat a rendszereket, amelyekre vonatkozóan a következő ötéves időszakon belül ellenőrzéseket kell végrehajtani, amennyiben az erőforrásokat allokálták. Évente, az éves tervvel és a megfelelő vezetőségi tagokkal egyeztetett változtatásokkal összhangban kell felülvizsgálni.

84

Kerekegyháza Város Polgármesteri Hivatalának kockázat elemzése (minta)

Munkatársak végzettsége, tapasztalata

Az adott szakterületen a helyi szabályozás

Külső hatások

Kockázati tényező terjedelme

1-3

1-3

1-4

1-4

1-3

1-3

Súlyozás

6

5

4

3

3

2

Ponthatár

6-18

5-15

4-16

3-12

3-9

2-6

A z

e

l é r t

felelős

Legutóbbi ellenőrzés óta eltelt idő

Kockázat mértéke magas közepes alacsony

Előirányzaton belüli gazdálkodás

Pontszám összesen

Kockázati tényező

Pénzügyi szabálytalanságok valószínűsége

p o n t

Költségvetés tervezése

Polgármester, Gazdasági Irodavezető

Normatíva igénylése

Polgármester, Gazdasági Irodavezető

Beruházás, felújítás

Polgármester, Gazdasági Irodavezető

Közbeszerzési eljárás

Polgármester, érintett irodavezető

Kötelezettségvállalás

Polgármester, Jegyző, Gazdasági Irodavezető

Bizonylati rend, bizonylatok kezelése, pénzkezelés

Jegyző, Gazdasági Irodavezető

Szabályozottság

Jegyző

Vagyongazdálkodás, leltározás, selejtezés

Polgármester, Gazdasági Irodavezető, vagyongazdálkodásért felelős irodavezető

Pályázati dokumentumok kezelése, elszámolás

Polgármester, Jegyző, érintett irodavezető

Beszámolók (féléves, háromnegyedéves, éves)

Polgármester, Jegyző, Gazdasági Irodavezető

Követelések behajtása

Polgármester, érintett irodavezető

86

Kerekegyháza Város ……….. Intézményének kockázat elemzése (minta)

Munkatársak végzettsége, tapasztalata

Az adott szakterületen a helyi szabályozás

Külső hatások

Kockázati tényező terjedelme

1-3

1-3

1-4

1-4

1-3

1-3

Súlyozás

6

5

4

3

3

2

Ponthatár

6-18

5-15

4-16

3-12

3-9

2-6

A z

e

l é r t

felelős

Legutóbbi ellenőrzés óta eltelt idő

Kockázat mértéke magas közepes alacsony

Előirányzaton belüli gazdálkodás

Pontszám összesen

Kockázati tényező

Pénzügyi szabálytalanságok valószínűsége

p o n t

Költségvetés tervezése

Intézményvezető vagy az által kijelölt személy

Normatíva igénylése

Intézményvezető vagy az által kijelölt személy

Beruházás, felújítás közreműködés

Intézményvezető vagy az által kijelölt személy

Közbeszerzési eljárás közreműködés

Intézményvezető vagy az által kijelölt személy

87

Kötelezettségvállalás

Intézményvezető vagy az által kijelölt személy

Bizonylati rend, bizonylatok kezelése, pénzkezelés

Intézményvezető vagy az által kijelölt személy

Szabályozottság

Intézményvezető vagy az által kijelölt személy

Vagyongazdálkodás, leltározás, selejtezés

Intézményvezető vagy az által kijelölt személy

Pályázati dokumentumok kezelése, elszámolás

Intézményvezető vagy az által kijelölt személy

Szakmai Beszámolók

Intézményvezető vagy az által kijelölt személy ő Intézményvezető vagy az által kijelölt személy

Egyéb

88

3.2/C. sz. melléklet A KOCKÁZATOK ÉS INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA

Dátum

Kockázatos tevékenység

Felmerülő Bekövetkezés kár mértévalószínűsége ke

Kockázat kezelésére javasolt intézkedés

Felelős munkatárs neve

4. sz. melléklet

Polgármesteri Hivatalnál vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett köztisztviselők köre Az önkormányzat Polgármesteri Hivatalánál az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény (továbbiakban: Törvény) alapján vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök: I./ A Törvény 3. § (1) bekezdés b) pontja alapján évenként: - közbeszerzési és beruházási referens II./ A Törvény 3. § (1) bekezdés c) pontja alapján kétévenként: - jegyző - aljegyző - pénzügyi irodavezető - pénzügyi ügyintézők (3 fő) - számviteli ügyintézők (2 fő) - pénztáros - polgármesteri titkár, rendezvényszervező III./ A Törvény 3. § (2) bekezdés c) pontja alapján ötévenként: - igazgatási iroda vezetője - műszaki iroda vezetője - okmányiroda vezetője - gyámhivatal vezetője IV./ A Törvény 3. § (1) bekezdés a) pontja alapján ötévenként: - igazgatási ügyintéző, anyakönyvvezető - személyzeti és szabálysértési ügyintéző - igazgatási ügyintéző, hagyatéki leltározó - műszaki ügyintéző - kistérségi ügyintéző - adóügyi ügyintézők (2 fő) - szociális igazgatási ügyintézők (2 fő) - gyámhivatali ügyintéző - okmányirodai ügyintézők (4 fő) A vagyonnyilatkozatok őrzéséért felelős személy: - igazgatási irodavezető / személyzeti és szabálysértési ügyintéző

90