Uitgebreid verslag ALV 2014 21 maart 2014 Plaats: Boerke Mutsaers, Tilburg Aanwezige bestuursleden: Frans van den Broek, voorzitter Tiny Clout-Niessen, secretaris Charles Clout, penningmeester a.i. Ria Biezen Aanwezige leden: 31, inclusief bestuursleden 1. Opening De voorzitter opent de vergadering. Hij heet allen van harte welkom, met name de nieuwe Sed Vitae-leden en de directeur van HOVO Brabant, mevrouw K. van Helvert. In 2013 zijn, voor zover bij ons bekend, 3 leden overleden: de heer E.Th.B v. d. Brekel, mevr. M.A.C. Dirkx – v.d. Sanden en mevr. M.M. Croonen. Onze gedachten gaan uit naar hun dierbaren; wij wensen hun veel sterkte. Er volgt een moment van stilte ter nagedachtenis. Voorts merkt de voorzitter op dat op basis van artikel 12 van de statuten betreffende besluitvorming, minstens 1/4e deel van de leden aanwezig moet zijn. Dit quorum van 77 leden is thans niet aanwezig. Derhalve moeten die onderdelen die onder deze besluitvorming vallen in de 2e Algemene Ledenvergadering die al voor 11 april 2014 is geconvoceerd, aan de orde komen. 3. Notulen Algemene Ledenvergadering van 22 maart en 5 april 2013 In SV-Nieuws is een beknopte versie van het verslag van de algemene ledenvergadering van vorig jaar opgenomen; het volledige verslag staat op de website van Sed Vitae, te vinden onder [ons archief]. Tevens heeft u bij binnenkomst een compleet verslag ontvangen. Er zijn geen vragen en/of opmerkingen in zake het verslag. Het verslag wordt vastgesteld met dank aan de vorige secretaris Joop Bruinsma. 2. Mededelingen en ingekomen stukken a. Secretaris: “Er zijn afmeldingen per mail en mondeling binnengekomen, waarvoor dank.” b. Wijzigingen in de organisatie: de voorzitter meldt dat Wim van der Heijden n.a.v. het resultaat van de controle van de kascommissie het penningmeesterschap met onmiddellijke ingang in de Bestuursvergadering van 28 februari heeft neergelegd. Al eerder was gebleken dat de balans tussen inspanningen en plezier in de functie van penningmeester voor hem verstoord was. De ‘weerstand’ die hij ondervond van de kascommissie was de bekende druppel die de emmer deed overlopen. c. Charles Clout is benoemd tot penningmeester a.i. Wim zal de lopende taken blijven vervullen totdat de benodigde bevoegdheden voor de penningmeester zijn overgedragen. Daarnaast heeft hij de toegezegd tot 1 juli a.s. de ledenadministratie te verzorgen. Getracht zal worden beide vacatures in te vullen. 4. Realisering beleid 2013 4.1 Jaarverslag 2013 van de secretaris. Mondeling van Forum, Cultuur, Natuur, Publicaties (SV-Nieuws en -website) en Stichting Studiefonds 4.2 Financieel verslag 2013 en controle Kascommissie Jaarverslag 2013 Algemeen: (toelichting secretaris procesmatig): het jaarverslag is tot stand gekomen door het tijdig aanleveren van kopij van bestuursleden, voorzitters commissies, Stichting Studiefonds en Publicaties (SV-Nieuws en -website). Het jaarverslag is ter vergadering aanwezig voor belangstellenden. Er zijn geen verdere toevoegingen of vragen, het jaarverslag wordt vastgesteld.
Beleidsmatig: (toelichting door de voorzitter inhoudelijk) a ) Externe contacten: de belangrijkste ontwikkelingen HOVO-NL Dit jaar zijn nieuwe statuten vastgesteld met daarin een andere positie van de Vrienden. In die nieuwe bestuursstructuur is Sed Vitae geen lid meer. Voorzien is in een lidmaatschap van LVV-HOVO. De inbreng van de Vrienden in HOVO Nederland is daarmee behouden, zij het minimaal. In het volgend overleg zal bepaald worden of Sed Vitae nog contributie moet betalen. LVV-HOVO Het geplande overleg is uitgesteld en er is nog geen nieuwe datum vastgesteld. Door de nieuwe structuur van HOVO NL en de positie van de Vrienden daarin, zal LVV-HOVO zich moeten beraden op de nieuwe situatie. Gezien de nieuwe positie in HOVO NL, heeft Frans van den Broek zijn functie als voorzitter van LVV-HOVO neergelegd. Deze is overgenomen door een vertegenwoordiger van de Vriendenkring Utrecht. Charles Clout neemt voortaan deel aan het overleg LVVHOVO als afgevaardigde van het SV-bestuur. Overleg directeur HOVO Brabant De gebruikelijke gespreksonderwerpen, zoals de start van de programma’s, de cursusevaluaties, afstemming PR en activiteiten zijn de revue gepasseerd. Door personeelsproblemen op het HOVO-kantoor, is de directeur van HOVO Brabant nog niet in de gelegenheid geweest haar standpunt/reactie op het plan van aanpak dat het SV- bestuur in 2012 heeft gepresenteerd, te geven. Na een uitvoerige discussie is destijds het voorstel voor een plan van aanpak gedaan, om de meerwaarde van de Vrienden voor HOVO en zijn cursisten te verbeteren. Sed Vitae hoopt dit jaar meer duidelijkheid te krijgen over wat HOVO van de Vrienden verwacht. b ) De bestuursactiviteiten van het afgelopen jaar: deze zijn uitvoerig beschreven in het jaarverslag en kunnen als volgt worden samengevat. 1) Het bestuur heeft gedaan wat het kan om het ledenaantal op peil te houden: - informatie bij cursusmateriaal - praatje voorzitter bij Opening Academisch Jaar Ondanks deze inspanningen is het ledenaantal met 2% gedaald, waardoor de continuïteit op termijn in gevaar komt. Opvallend is dat nieuwkomers weer snel vertrekken. 2) Uitvoering gegeven aan de verenigingstaken: - overleg met HOVO, - publicaties verzorgd via SV-Nieuws en -website, - korte verslagen van elke bestuursvergadering op de website. 3) Beraden over een afnemende belangstelling voor de vervulling van functies en taken, is de bestuursstructuur gewijzigd. Het bestuur is teruggebracht van 7 naar 5 personen en als volgt samengesteld: voorzitter, secretaris, penningmeester, contactpersoon voor Publicaties en voor de Activiteiten-commissies. In verband met het plotselinge en voortijdige vertrek van penningmeester Wim van der Heijden is Charles Clout bereid het penningmeesterschap a.i. op zich te nemen. Getracht wordt deze vacature zo snel mogelijk definitief in te vullen. Wim van der Heijden heeft toegezegd tot uiterlijk 1 juli de ledenadministratie te voeren. Ook voor deze vacature worden op korte termijn kandidaten gezocht. Frans van den Broek zal de functie van contactpersoon Publicaties tijdelijk vervullen. Het bestuur is naarstig op zoek naar kandidaten voor diverse functies of voor ondersteunende taken. Toelichting vanuit commissies op hun jaarverslag/activiteiten/ personele mutaties Redactiecommissie SV-Nieuws en -website (Cocky Verweij) Marjorie Gisolf heeft in 2013 de commissie verlaten. Voorts zijn er geen personele mutaties. Webcolors heeft zijn activiteit als provider overgedragen aan Resbo IT.
Webcolors profileert zich voortaan uitsluitend op ontwikkrling van software en bouw en onderhoud van websites. Ton Poelman bedankt Cocky Verweij voor gebruik van de website door de Stichting Studiefonds. De vergadering is van mening dat de website er thans mooi uitziet. Om de website te verfraaien, vraagt Cocky aan de aanwezigen om mooie en geschikte ’lentefoto’s’ aan haar te sturen. Gemeld wordt dat een inschrijving voor een activiteit via de website niet is aangekomen. Dit wordt onderzocht. Forum (Bert van Esch) Bert meldt dat de samenstelling van de Forumcommissie is gewijzigd. Wil Breedveld–Gerretsen maakt al 20 jaar deel uit van Forum, zij treedt eind 2014 terug uit de commissie. Zij blijft binnen het studiefonds nog actief als voorzitter. Daarnaast verlaat Corrie Tulfer-Paymans, sinds 2003 actief als secretaris, de commissie Forum. Frans (voorzitter) neemt het woord en bedankt namens het bestuur van Sed Vitae Corrie voor de bijdrage die zij de afgelopen periode aan de vereniging en aan HOVO-activiteiten heeft geleverd en overhandigt haar een boeket bloemen. Als nieuwe commissieleden worden voorgesteld: Marietta D’ Arnaud en Wim Heij. Bert spreekt van een goed jaar. De commissie slaagt er nog steeds in goede sprekers te vinden. Het gemiddeld aantal bezoekers lag in 2013 op 46 personen. Ter vergelijking: in 2011 was dit 45, in 2012 64 personen. In verband met ziekte van een spreker hebben slechts 5 van de 6 bijeenkomsten doorgang kunnen vinden. Forum heeft een batig saldo van € 743,=. Een daling van € 150,= t.o.v. 2012. E.e.a. is mede een gevolg van toename van reiskosten en verhoging van de zaalhuur. Cultuur (Joop Vlottes) Joop geeft een korte toelichting op de activiteiten van de commissie Cultuur. In 2013 is tweemaal een Vriendencontactdag georganiseerd, te weten in januari het Vincentre in Nuenen en het Nationaal Beiaard- en natuurmuseum in Asten en in september in Roermond, de geboorte- en werkstad van architect Pierre Cuypers. Beide zijn succesvol verlopen. De samenstelling van de commissie Cultuur is in 2013 veranderd. Joop Vlottes is toegetreden als voorzitter van de commissie. Joop bedankt zijn voorganger Wim Heij die gedurende vele jaren een belangrijke bijdrage aan de commissie heeft geleverd. Tiny Clout zal haar taak binnen de commissie neerleggen. Zij wordt opgevolgd door Georgette en Joop Bruinsma. Financieel gaat het gelukkig nog steeds goed. De commissie heeft op dit moment een batig saldo van ruim € 1000,-. Het overschot zal worden aangewend om toekomstige activiteiten betaalbaar te houden. De commissie overweegt in de toekomst 3 activiteiten te organiseren. In januari een binnenactiviteit waarbij tegemoet gekomen wordt aan de ‘minder mobielen’ en het risico van de weersgesteldheid wordt ondervangen. Daarnaast de gebruikelijke 2 vriendencontactdagen in april en september. Natuur (Cocky Verweij) Cocky geeft een korte terugblik op de 2 activiteiten van het afgelopen jaar. In mei het bezoek aan de Moerputten, zowel qua natuur als historie een bijzondere omgeving, en in oktober ‘In en rondom Valkenswaard’. Zij spreekt van een redelijk jaar met een matig batig saldo. De commissie heeft het afgelopen jaar veel in het werk gesteld om de oorzaak van de afnemende belangstelling voor de natuur-activiteiten te achterhalen. Die is nog onvoldoende duidelijk en een afdoende aanbod om de teruggang een halt toe te roepen, is nog niet gevonden. De geplande activiteit naar de Brabantse Wal op 1 april a.s. kan, gezien, het aantal inschrijvingen mogelijk niet doorgaan. Cocky doet een beroep op alle aanwezigen om suggesties/ideeën aan te dragen en zodoende het voortbestaan van de commissie Natuur te waarborgen.
Stichting Studiefonds (Ton Poelman) Ton geeft een korte toelichting. Het bestuur van de Stichting is gewijzigd: voorzitter Onno Gebhard is met ingang van 1 oktober 2013 om gezondheidsredenen teruggetreden. Hij wordt opgevolgd door Wil Breedveld-Gerretsen. Wim van der Heijden is afgetreden. Ton Poelman verwelkomt Ria Biezen als nieuw bestuurslid van de stichting, echter niet als verbinding met het SV-bestuur, aangezien Ria statutair maart jl. uit het bestuur is moeten treden. Het aantal personen dat van het fonds een studiebijdrage ontvangt, is de laatste 5 jaar redelijk constant en ligt tussen de 10 en 12. Ton bedankt de leden van Sed Vitae voor de extra bijdragen. Deze zijn ten goede gekomen aan het studiefonds. Mede hierdoor kon het jaar met slechts een gering verlies worden afgesloten. 4.2. Financieel verslag 2013 en controle kascommissie In verband met het plotselinge vertrek van de penningmeester zijn financieel verslag 2013 en begroting 2014 door de kascommissie samengesteld, en voorzitter en de penningmeester a.i. van Sed Vitae. Sed Vitae kan terugkijken op een mooi positief resultaat. Dit is mede tot stand gekomen door een zuinig beleid van bestuur en commissies. Hierdoor is een contributieverhoging niet nodig. Joop Vlottes informeert naar de post correctie voorgaande jaren. Antwoord: bij de vertaalslag 2011 naar 2012 is de reservering voor het Lustrum ad €1816 niet meegenomen. Het financieel verslag over voorgaande was al goedgekeurd. Daarom is besloten die correctie in 2013 alsnog toe te passen en daarmee de ommissie 2011/2012 recht te trekken. Verder zijn er geen vragen en/of opmerkingen van de leden. Kascontrolecommissie (Marcel Braun) Marcel Braun vertegenwoordigt de kascontrolecommissie. Hij verwoordt dat de kascommissie de controle heeft uitgevoerd en, na aanpassing van de stukken, in orde heeft bevonden. De aansluiting met de bank klopte en de saldi waren juist. Hij verzoekt de vergadering om de financiële verslaglegging goed te keuren en het bestuur décharge te verlenen. De Algemene Ledenvergadering, gehoord hebbende het verslag van de kascommissie en de penningmeester, keurt de jaarrekening 2013 unaniem goed en verleent het bestuur décharge voor het gevoerde beleid. 5. Beleidsvoornemens 2014 Begroting 2014 en benoeming nieuw lid kascommissie Joop Vlottes vraagt een nadere toelichting op de post Bestuur ad. € 600. Deze post is begroot in samenhang met de post Publicaties. Onder deze posten is voorzien in kosten die gemaakt worden voor de beveiliging van de formulieren op de website en enkele verbeteringen. Door te bezuinigen op de post Bestuur en de post Publicaties denken we het extra bedrag van € 600 voor de noodzakelijke aanpassingen in de website te kunnen financieren binnen de exploitatie van 2014. Dit staat los van de post Bestuur werkelijk 2013 ad. € 559,39. Kascommissie: Marcel Braun blijft nog een jaar lid van de kascommissie. H. Grob volgt Wim Heij op, die aftredend is. De vergadering gaat hiermee akkoord. Voorgenomen bestuursactiviteiten komend jaar Met betrekking tot de beleidsvoornemens 2014 licht Frans van den Broek toe dat deze zich het komend jaar op het beheer van de vereniging richt, in het bijzonder op de continuïteit van de werkzaamheden en daarmee ook de toekomst van Sed Vitae. Hij memoreert aan de uitkomst van de discussiebijeenkomst aansluitend aan de ALV 2013 (zie verslag) te weten: a. we moeten de tijd nemen; b. we wachten op een reactie van HOVO Brabant t.a.v. onze voorstellen; c. we gaan door met hetgeen waar we goed in zijn;
d. we stellen de zelfstandigheid van Sed Vitae niet ter discussie. Aan al deze punten is gevolg gegeven. Het resultaat is evenwel een neergaande lijn, zonder perspectief op verbetering: een zorgelijke situatie. Immers, het ledenaantal neemt af, evenals de belangstelling voor functies en taken onder leden. De uitslag van de hiervoor gehouden enquête is verontrustend, terwijl slechts 11% heeft gereageerd. Frans licht de uitslag van de enquête nader toe. Hij doet nogmaals een dringend oproep aan de leden zichzelf of andere belangstellenden aan te melden voor vacatures of ondersteunende taken. Deze betreffen met name bestuurs- en bestuursgerelateerde taken. Het bestuur zal zich het komend jaar nader beraden hoe hiermee verder te gaan. 6. Bestuursverkiezing Aftredend is Ria Biezen (statutair niet herkiesbaar). Het bestuur stelt voor om Rob Vorst, die al een tijdje heeft meegelopen in het bestuur, te benoemen tot bestuurslid en wel in de functie van contactpersoon voor activiteiten-commissies Forum, Cultuur en Natuur. De vergadering gaat hiermee akkoord. Rob stelt zich voor aan de vergadering. De voorzitter dankt Ria Biezen voor 12 jaar trouwe dienst in het bestuur en haar bijdrage aan diverse activiteiten van de vereniging. Bovendien heeft zij zich ook voor HOVO Brabant ingezet. Ria blijft werkzaamheden voor Forum doen. Hij kenschetst Ria als nauwgezet, integer, loyaal: op en top Sed Vitae. Het bestuur zal haar missen. Als dank overhandigt hij haar een cadeaubon en een bloemetje. 7. HOVO Brabant, mevr. dr. Korrie van Helvert, directeur Korrie van Helvert bedankt Sed Vitae voor de uitnodiging om tijdens deze Algemene Ledenvergadering een woordje te mogen spreken. Zij geeft te kennen dat zij door problemen in de personele bezetting van het kantoor HOVO Brabant niet in staat is geweest haar visie over de relatie HOVO–Sed Vitae uit te werken. De continuïteit van HOVO Brabant is door haar als prioriteit gesteld. Zij vraagt begrip voor deze situatie. Zij spreekt haar waardering uit voor de inzet van de voorzitter en de delegatie van het bestuur. Zij kijkt terug op een goed jaar voor de HOVO. 2250 personen hebben aan een cursus deelgenomen; dit komt neer op gemiddeld 28 deelnemers per cursus. Dit is een redelijk stabiel beeld. Verder attendeert zij op de Zomeracademie. Er zijn 9 cursussen op de website vermeld. Zij geeft een korte toelichting op het cursusaanbod. In 2015 bestaat HOVO Brabant Seniorenacademie 25 jaar. Bij dit jubileum is gekozen voor het thema ‘Generatiewisseling’. In dit kader vraagt Korrie aan HOVOstudenten van Sed Vitae om aan te geven of zij kinderen hebben van 50 jaar of ouder die ook aan HOVO-cursussen deelnemen. N.a.v. een recent voorval meldt Korrie nogmaals dat de deelnemerslijst van de cursussen uitsluitend gebruikt mogen worden voor HOVO cursusdoeleinden. 8. Rondvraag Op een vraag van Cocky over de plaats van Sed Vitae op de website van HOVO antwoordt Korrie dat zij hierover zal nadenken. In het kader van kostenbesparing suggereert Cocky om voortaan per adres maar één exemplaar van SV-Nieuws te verzenden. Het blijkt dat dit in het verleden ook het geval is geweest. Frans zal dit binnen het bestuur bespreken en hierover uitsluitsel geven 9. Sluiting Alvorens de vergadering te sluiten, attendeert de voorzitter op de noodzakelijke 2e Algemene Ledenvergadering, dd. 11 april 2014, 14.00 uur.
Na de pauze verzorgt dr. Paul Overmeer een lezing met de titel ‘Kurt Tucholsky en de Republiek van Weimar’. Aan de hand van dia’s geeft hij een geanimeerde uiteenzetting over het leven en werk van deze schrijver-colomnist en journalist. Klik hier voor het verslag. Verslag van de extra ALV d. 11 april 2014 Plaats: Boerke Mutsaers Aanwezige bestuursleden: Frans van den Broek, voorzitter Ria Biezen Afwezige bestuursleden: Tiny Clout-Niessen, secretaris Charles Clout, penningmeester a.i. Totaal aanwezige leden: 39 (inclusief bestuursleden) Voorzitter Frans van den Broek opent deze extra vergadering, nodig doordat bij de ledenvergadering van 21 maart jl. het aantal aanwezige leden te gering was (minimaal 77 leden) om besluiten te kunnen nemen. Statutair dient dan een nieuwe vergadering gehouden te worden. De te nemen besluiten zijn: vaststelling jaarverslag Sed Vitae 2013 vaststelling verslag Algemene Leden Vergadering 2013 vaststelling van jaarrekening en balans 2013 décharge verlenen aan penningmeester en bestuur vaststelling van de begroting 2014 benoeming van Harry Grob tot kascommissielid 2014 De voorzitter stelt voor de besluiten als geheel aan de orde te stellen. Hij vraagt de leden of iemand discussie wil of vragen wil stellen. De voorzitter stelt voor de besluitvorming bij acclamatie te doen. De vergadering gaat hiermee akkoord. Vervolgens stemt de vergadering unaniem in met voornoemde besluiten. Omdat er geen behoefte is aan een rondvraag, sluit de voorzitter om 14.03 uur de vergadering met dank aan de leden. secretaris Sed Vitae Secretariaat: Mw. T.Clout-Niessen, Vinkenslag 42, 4901 AP Oosterhout Tel. 0162422875. E-mail: tniessenxs4all.nl
