VERSLAG VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING d.d. 27 maart 2015. Plaats: Boerke Mutsaers, Tilburg.
(14/15-28)
Aanwezige bestuursleden: Frans van den Broek, voorzitter Tiny Clout-Niessen, secretaris Charles Clout, penningmeester a.i. Rob Vorst Afwezige bestuursleden: Geen Aanwezige leden: 24 (inclusief bestuursleden) 1. Opening door de voorzitter. De voorzitter opent de vergadering. Hij heet allen van harte welkom, met name de nieuwe Sed Vitae leden en de directeur van HOVO Brabant, mevrouw K. van Helvert. In 2014 zijn voor zover bij ons bekend 3 leden overleden, de heren P.A.A. Veeger, C.G. v.d. Voet en mevr. B. van Kampen – v.d. Smissen. Onze gedachten gaan uit naar hun dierbaren en wij wensen hen veel sterkte. Er volgt een moment van stilte ter nagedachtenis. Tenslotte merkt de voorzitter op dat op basis van artikel 12 van de statuten betreffende besluitvorming, minstens 1/4 deel van de leden aanwezig moet zijn. Dit quorum (68 leden) is thans niet aanwezig, derhalve moeten onderwerpen e waarover een besluit genomen moet worden aan de orde komen in de 2 Algemene Ledenvergadering die al is geconvoceerd voor 10 april 2015. 2. Mededelingen en ingekomen stukken. Secretaris: Er zijn afmeldingen per mail en mondeling binnengekomen, waarvoor dank. 3. Notulen Algemene Ledenvergadering van 21 maart en 11 april 2014. In SV Nieuws is een verkorte versie van het verslag van de algemene ledenvergadering van vorig jaar opgenomen en het volledige verslag is op de website van Sed Vitae geplaatst. Tevens heeft u bij binnenkomst eventueel een compleet verslag ontvangen. Er zijn geen vragen en/of opmerkingen inzake het verslag. Het verslag wordt vastgesteld met dank aan de secretaris Tiny Clout – Niessen. 4. Beleidsrealisatie 2014. 4.1 Jaarverslag 2014 van de secretaris. Mondeling van Forum, Cultuur, Natuur, Publicaties (SV-Nieuws en Website) en Stichting Studiefonds. 4.2 Financieel verslag 2014 en verslag Kascontrolecommissie. Jaarverslag 2014 : Algemeen: (toelichting secretaris procesmatig): Het jaarverslag is tot stand gekomen door het tijdig aanleveren van copij van bestuursleden, voorzitters commissies, Stichting Studiefonds en Publicaties (SV Nieuws en Website). De indeling van het jaarverslag is gewijzigd. De inhoudelijke onderwerpen zijn echter hetzelfde gebleven. Het jaarverslag was ter vergadering aanwezig voor belangstellenden. Er zijn geen verdere toevoegingen of vragen; het jaarverslag wordt vastgesteld. Beleidsmatig: ( toelichting door de voorzitter inhoudelijk): a ) Externe contacten : De belangrijkste ontwikkelingen: HOVO-NL: De eerste jaarvergadering van het ‘hervormde HOVO –NL’ moet nog plaatsvinden. Wel zijn er overlegvergaderingen van de Coördinatoren van de HOVO’s geweest. De vertegenwoordigers van de vriendenkringen hebben op dit moment geen zicht op de situatie m.b.t. HOVO Nederland. LVV-HOVO: De eerste bijeenkomst om de nieuwe positie van de Vrienden in beeld te brengen vond in het najaar van 2014 plaats in Amersfoort. De 5 overgebleven vriendenkringen (Brabant, Utrecht, Groningen, Zwolle en Rotterdam) hebben van gedachte gewisseld omtrent het doel van LVV-HOVO in de toekomst. Er wordt momenteel door 2 leden een lijn uitgezet. Op basis daarvan zullen de 5 leden komen tot een gezamenlijk toekomstig te voeren beleid. Een vervolgoverleg is nog niet gepland.
1
Overleg directeur HOVO Brabant: De gebruikelijke gespreksonderwerpen, zoals de start van de programma’s, de cursusevaluaties, feedback en informatieuitwisseling zijn de revue gepasseerd. Ook dit jaar is de directeur vanwege problemen in de personele bezetting op het HOVO-bureau nog niet in de gelegenheid geweest haar visie uit te werken over de relatie HOVO-Sed Vitae. b ) De bestuursactiviteiten van het afgelopen jaar. De bestuursactiviteiten zijn uitvoerig beschreven in het jaarverslag en kunnen als volgt worden samengevat: 1) De ontwikkeling van een visie op de Vriendenrelatie met HOVO Brabant. Het bestuur is er zich van bewust dat een betekenisvolle Vriendenrelatie met HOVO haar bestaansgrond is. Voor HOVO moet een Vriendenvereniging een meerwaarde hebben. Al lang (medio 2009) is deze meerwaarde door de directie van HOVO in twijfel getrokken. Het bestuur heeft in februari 2012 de Vriendenrelatie geanalyseerd en geconcludeerd dat deze verbetering behoeft. Er zijn dan ook wederzijds voorstellen gedaan ter verbetering. De laatste voorstellen zijn verwoord in een notitie van februari 2013. Gegeven het lange wachten op een visie van de directeur van HOVO op de relatie HOVO-Sed Vitae heeft het bestuur meerdere malen over de mogelijkheden gediscussieerd. Dit heeft geleid tot voortschrijdend inzicht en een voorstelvisie welke, na overleg met de directeur, medio februari j.l. geagendeerd is voor ons reguliere overleg HOVO – Sed Vitae. Onder agendapunt 5 wordt hier nader op ingegaan. 2) De uitvoering van de gebruikelijke organisatorische zaken. Zie jaarverslag februari 2015 (14/15-24). 3) De bestuurlijke verantwoordelijkheid over en de zorg voor de continuïteit van Publicaties. SV Nieuws en website. Toelichting vanuit commissies op hun jaarverslag/activiteiten/ personele mutaties: Redactiecommissie SV. Nieuws en website (Cocky Verweij). Cocky spreekt namens de Redactiecommissie en meldt dat Gerke Poelstra de commissie gaat verlaten, waardoor de commissie nog bestaat uit Phita Overdijk en Cocky Verweij. Voortaan zal in SV Nieuws een interview met een HOVO docent worden gepubliceerd. Hierdoor is het mogelijk om enthousiaste HOVO-docenten te interviewen en daarvan verslag te doen, een mooie gelegenheid enkele HOVO-cursussen onder de aandacht van onze leden te brengen en hen te stimuleren door te gaan met leren. Als eerste is de keuze gevallen op Jana Waarts. Cocky vraagt aan de aanwezigen om te melden indien zij een geschikte docent voor een interview weten of deze persoon zelf te interviewen en daarvan verslag te doen aan de reactie. De voorkeur gaat nu uit naar een docent in de exacte vakken. Cocky geeft in het kort de huidige stand van zaken t.a.v. de website weer en de problemen die zijn ontstaan met de huidige leverancier. Voor verdere informatie m.b.t. de toekomst zie onder agendapunt 5, website. Forum (Bert van Esch) Bert meldt dat de commissie er nog steeds in slaagt om interessante onderwerpen en daarvoor goede sprekers te vinden. De financiële positie van de commissie dreigt echter in gevaar te komen. Het bestuur is hiervan op de hoogte gesteld en heeft Forum geattendeerd op de bestaande garantieregeling. Om het voortbestaan van Forum niet in gevaar te brengen is de commissie genoodzaakt m.i.v. 2016 de toegangsprijs voor de lezingen als volgt vast te stellen: leden € 5,00 en niet leden € 6,50. De commissie bestaat thans uit: Mariëtta d’Arnaud, Ria Biezen, Chris Verkaar- van den Bosch, Bert van Esch en Wim Heij. Het gemiddeld aantal bezoekers lag in 2014 op 49 personen. In verband met ziekte van een spreker hebben slechts 5 van de 6 bijeenkomsten doorgang kunnen vinden. Cultuur (Joop Vlottes) Joop geeft een korte toelichting op de activiteiten van de commissie Cultuur. De samenstelling van de commissie is als volgt: Joop en Georgette Bruinsma, Will van Doorn en Joop Vlottes. Hij meldt dat het aantal deelnemers aan activiteiten wat terug loopt. De aanwas vanuit nieuwe leden is gering. In 2014 werd tweemaal een Vriendencontactdag georganiseerd t.w. in januari naar de Oude Kerk en het Scheepvaartmuseum in Amsterdam en in september naar Woudrichem en Slot Loevestein. In het voorjaar 2015 is een indooractiviteit georganiseerd om tegemoet te komen aan de ‘minder mobielen’ en het risico van de weersgesteldheid te ondervangen. De belangstelling voor deze activiteit viel ook tegen. Hij zegt toe dat de commissie zich zal blijven inzetten om interessante en betaalbare programma’s aan te bieden aan de leden. Financieel gaat het gelukkig nog steeds goed. De commissie beschikt nog over een bescheiden financiële reserve. Natuur (Cocky Verweij) Cocky geeft een korte terugblik op de 2 activiteiten van het afgelopen jaar. In april een wandeling over De Brabantse Wal nabij Bergen op Zoom en in Augustus een rondvaart vanuit Drimmelen over de Biesbosch. Mooie uitstapjes, maar het aantal deelnemers is nog steeds teleurstellend. Zij spreekt van een redelijk jaar met een positief saldo. De commissie heeft het afgelopen jaar alles in het werk gesteld om de oorzaak van de afnemende belangstelling voor de activiteiten te achterhalen. De oorzaak is nog niet duidelijk. In april is een vriendencontactdag georganiseerd naar De Hoge Veluwe en het Kröller-Möller museum, samen met de commissie Cultuur. Belangstellenden kunnen zich nog aanmelden tot maandag 13 april. 27 augustus staat het gebied ten zuiden van Kampina op het programma. De commissie bestaat thans uit: Cocky Verweij, Jules de Nivelles, Ad v.d. Pol en Will van Doorn. Will is onlangs toegetreden tot de commissie en benoemd tot voorzitter. Stichting Studiefonds (Ton Poelman) Ton geeft een korte toelichting. Het bestuur van de Stichting is gewijzigd en bestaat thans uit: Wil Breedveld-Gerretsen, Ria Biezen en Ton Poelman. Ria is het afgelopen jaar toegetreden tot het bestuur en heeft als taak de behandeling van de verzoeken tot een tegemoetkoming in de studiekosten. Hij wenst haar veel succes met deze taak.
2
In 2014 hebben 9 personen een tegemoetkoming in de studiekosten ontvangen t.o.v. 11 in 2013. Ton bedankt de leden van Sed Vitae voor de extra bijdragen. Deze zijn ten goede gekomen aan het studiefonds. Mede hierdoor kon het jaar met slechts een gering verlies worden afgesloten. 4.2. Financieel verslag 2014 en verslag kascontrolecommissie Charles Clout, penningmeester a.i., geeft een korte toelichting op het financieel verslag 2014 en de begroting 2015 samengesteld in overleg en samenwerking met Marcel Braun, kandidaat-penningmeester. Charles gaat nader in op acties die noodzakelijk waren om de achterstand in de contributiebetaling in te halen. Het bestuur heeft toestemming gegeven om, de leden die 2 jaar geen contributie betaald hebben en hierop meerdere malen geattendeerd zijn, als lid uit te schrijven. Door deze maatregel is het ledenbestand per 1 januari 2015 gecorrigeerd naar 271. Hierin zijn ook de nieuwe aanmeldingen verwerkt. Tevens heeft het bestuur een nieuwe procedure voor contributiebetaling vastgesteld. Deze procedure is per 1 januari 2016 van kracht. Sed Vitae kan terugkijken op een mooi positief resultaat. Dit is mede tot stand gekomen door een zuinig beleid van bestuur en commissies. Hierdoor is een contributieverhoging vooralsnog niet nodig. Er zijn geen vragen en/of opmerkingen van de leden. Kascontrolecommissie (Harrie Grob) Harrie Grob vertegenwoordigt de kascontrolecommissie en verwoordt dat de commissie de controle heeft uitgevoerd en de stukken in orde heeft bevonden. De aansluiting met de bank klopte en de saldi waren juist. Hij verzoekt de vergadering om de financiële verslaglegging goed te keuren en het bestuur décharge te verlenen. De Algemene Ledenvergadering, gehoord hebbende het verslag van de kascontrolecommissie en de penningmeester a.i., keurt de jaarrekening 2014 unaniem goed en verleent het bestuur décharge voor het gevoerde beleid. De voorzitter dankt iedereen voor hun inzet en in het bijzonder het bestuur voor hun activiteiten in het afgelopen jaar. 5. Beleidsvoornemens 2015 Begroting 2015 en benoeming nieuw lid kascontrolecommissie. Charles Clout geeft een korte toelichting en informeert of er vragen zijn over de voorliggende begroting. Vanuit de vergadering wordt geen nadere toelichting gevraagd. De vergadering stemt, desgevraagd, in met de vaststelling van de begroting. Kascontrolecommissie: Harrie Grob blijft nog een jaar lid van de kascontrolecommissie. Peter van den Oetelaar heeft Marcel Braun het afgelopen jaar vervangen en stelt zich nog voor twee jaar beschikbaar als lid van de kascontrolecommissie. De vergadering gaat hiermee akkoord. Voorgenomen bestuursactiviteiten komend jaar. Met betrekking tot de beleidsvoornemens 2015 licht Frans van den Broek toe dat deze zich het komend jaar richten op het beheer van de vereniging en in het bijzonder de continuïteit van de werkzaamheden en daarmee ook de toekomst van Sed Vitae. Hij meldt dat het bestuur een mogelijk voorstel visie heeft ingebracht in het regulier overleg HOVO-SV. Begin maart is er naar aanleiding daarvan overleg geweest met de bestuursvoorzitter en de directeur van HOVO en een delegatie van ons bestuur (Frans, Charles en Tiny). Ons is duidelijk gemaakt dat onze voorstellen niet passen binnen de randvoorwaarden/uitgangspunten die HOVO voor de samenwerking met SV stelt. Deze randvoorwaarden/ 1 uitgangspunten zijn zodanig dat dit de inhoud van onze relatie beperkt tot het huidige pakket. D.w.z. de klankbordfunctie (overleg HOVO-SV) en ondersteuning van SV vrijwilligers bij incidentele activiteiten (duidelijk omschreven met een begin en eind). Na een zoekproces van bijna drie jaar is de conclusie dat er geen mogelijkheden zijn om onze relatie meer inhoud te geven. In feite zegt HOVO anno 2015 dat een vriendenvereniging niet meer nodig is, maar zolang deze nog bestaat zij er gebruik van wil maken op het huidige niveau. Een standpunt dat overigens op landelijk niveau ook al duidelijk is geworden. Dit is gelet op onze inspanningen teleurstellend, aldus de voorzitter. De consequenties voor de nabije toekomst: 1. Het goede nieuws is dat wij, gezien onze vermogenspositie, het nog lang kunnen volhouden, mits de ledendaling niet groter wordt dan de trend die we de afgelopen jaren gewend zijn. Het bestuur blijft zoeken naar mogelijkheden om de ledendaling te keren. Bovendien is een contributieverhoging ook nog mogelijk. Op de exploitatie is alleen nog versobering mogelijk op de post publicaties. 2. Het meest zorgelijk is dat het aantal leden dat zich actief wil inzetten voor de vereniging afneemt. Gegeven de prioriteit in voorkeur (Commissiewerk –bestuurstaken waaronder de hand- en spandiensten voor HOVO) wordt het bestuur de zwakste schakel binnen SV. Gegeven het voorgaande is er geen mogelijkheid tot nieuw beleid dat de positie van Sed Vitae kan verbeteren. Het bestuur kan zich derhalve richten op het onderhoud van de bestaande contacten met HOVO, zowel plaatselijk als landelijk, en mogelijk verbeteringen van de verenigingsorganisatie tot stand brengen. In dat kader zijn onze Publicaties het grootste aandachtsgebied. Website. Charles Clout gaat nader in op de ontwikkelingen m.b.t. de ontstane website-problematiek. De website heeft inmiddels een vaste en belangrijke plaats ingenomen op het gebied van “Publicaties”. Daarom zijn onze eisen m.b.t. de website gegroeid. Helaas geeft onze huidige leverancier door zich terug te trekken uit het verder ontwikkelen van het basissysteem (CMS: Casa Mila) hierop geen antwoord. Reden waarom wij momenteel, ter waarborging van onze publicatiemogelijkheden, op zoek zijn naar een alternatieve oplossing. De groep die hiermee bezig is, wordt gevormd door Charles Clout (bestuur Sed Vitae), Cocky Verweij (webmaster) en Will van Doorn (backup webmaster). 6. Bestuursverkiezing. - Aftredend is Charles Clout als penningmeester ad interim. Het bestuur stelt voor om Marcel Braun, die al enige tijd heeft meegelopen in het bestuur, te benoemen als penningmeester. De vergadering gaat hiermee akkoord. Marcel stelt zich voor aan de vergadering. Strikte scheiding van inhoud, organisatie, publicatie, eenduidige geldstromen en geen vormen van zeggenschap.
1
3
De voorzitter dankt Charles voor de werkzaamheden die hij de afgelopen periode als penningmeester a.i. heeft verricht en overhandigt hem als waardering daarvoor een fles wijn. Tevens bedankt hij Wil Breedveld – Gerretsen voor haar werkzaamheden binnen Forum. Als dank ontvangt zij een boeket bloemen. - Aftredend is ook de voorzitter Frans van den Broek. Frans heeft eind augustus aan het bestuur zijn besluit bekend gemaakt om zowel als voorzitter, als lid van het bestuur terug te treden en zich niet meer herkiesbaar te stellen voor een derde termijn. Na 8 jaar veel energie gestoken te hebben in de vereniging is het tijd om het stokje over te dragen. Hij stelt dat zijn motivatie en omstandigheden ontoereikend zijn om het voorzitterschap nog goed te kunnen vervullen. Na de vacaturestelling onder zowel de leden als wel onder de cursisten van HOVO en de inschakeling van de netwerken van actieve leden, waaronder die van hemzelf, is het niet gelukt om een opvolger/ster te vinden. Hij heeft beloofd om zo nodig het voorzitterschap nog enige tijd te continueren tot uiterlijk maart 2016. Als er dan geen opvolger/ster is dan zullen de zittende bestuursleden tijdelijk het voorzitterschap moeten waarnemen. Dit is geen wenselijke situatie voor de collega bestuursleden. Hij doet dan ook een beroep op de aanwezigen om in het belang van SV te zoeken naar een geschikte opvolger. De voorzitter stelt het volgende voor: Mocht het bestuur voor volgend jaar een geschikte kandidaat vinden dan stelt het bestuur voor om deze na schriftelijke consultatie van de leden te benoemen. Deze procedure komt niet in de statuten voor, maar er zijn ook geen artikelen die zich daartegen verzetten. De vergadering stemt in met een tussentijdse consultatieprocedure onder de leden ter benoeming van een nieuwe voorzitter. 7. HOVO Brabant: Dr. Korrie van Helvert , directeur Korrie van Helvert bedankt Sed Vitae voor de uitnodiging om tijdens deze Algemene Ledenvergadering een woordje te mogen spreken. Zij spreekt haar waardering uit voor de inzet van de voorzitter en de delegatie van het bestuur. Vervolgens geeft zij de leden de gelegenheid om haar vragen te stellen. Cocky reageert hierop met een vraag ter zake de situatie op het HOVO-kantoor. Korrie antwoordt dat de aanloopproblemen met de nieuwe administratieve systemen voorbij zijn en de problematiek m.b.t. de personele bezetting is opgelost. De inschrijvingen voor de cursussen zijn stabiel en de HOVO staat er financieel gezond voor. Met name is er veel belangstelling voor de zomer- en wintercursussen. In het najaar wordt Film en Filosofie weer in pakket opgenomen. HOVO tracht ook in de toekomst een zo breed mogelijk cursuspakket aan te bieden. Ook in Eindhoven gaat in het najaar een avondcursus van start in het gebouw van het Academisch Genootschap. Voorts meldt zij dat Peter van den Oetelaar namens Sed Vitae zitting neemt in de lustrumcommissie van de HOVO. Zij nodigt allen uit voor het 25-jarig jubileum van de HOVO 5 november a.s. 8. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruik gemaakt. 9. Sluiting. e Alvorens de vergadering te sluiten, attendeert de voorzitter op de noodzakelijke 2 Algemene Ledenvergadering, dd. 10 april 2015 om 14.00 uur. De voorzitter sluit de vergadering en dankt allen voor hun bijdrage en aanwezigheid. Er volgt een korte pauze. Na de pauze verzorgt Olga de Kort – Koulikova een lezing over Boris Pasternak. Aan de hand van dia’s geeft zij een geanimeerde uiteenzetting over het leven en werk van deze Russische romanschrijver, dichter en literair vertaler. Hij werd bekroond met de Nobelprijs voor de Literatuur.
VERSLAG VAN DE EXTRA ALGEMENE LEDENVERGADERING d.d. 10 april 2015 Plaats: Boerke Mutsaers. Aanwezige bestuursleden: Frans van den Broek, voorzitter Tiny Clout-Niessen, secretaris Charles Clout, penningmeester a.i. Rob Vorst De voorzitter, de heer F. van den Broek, opent om 14.00 uur deze extra vergadering welke gehouden wordt omdat bij de ledenvergadering van 27 maart j.l. het aantal aanwezige leden te gering was (minimaal 68 leden) om besluiten te kunnen nemen. Statutair dient dan een nieuwe vergadering gehouden te worden. De te nemen besluiten zijn: vaststelling jaarverslag Sed Vitae 2014 vaststelling verslag Algemene Leden Vergadering 2014 vaststelling van de jaarrekening en balans 2014 décharge verlenen aan de penningmeester en het bestuur voor het gevolgde financieel beleid vaststelling van de begroting 2015 benoeming van Peter van den Oetelaar als lid van de kascontrolecommissie 2015 benoeming van Marcel Braun als penningmeester toestemming om een nieuwe voorzitter tussentijds te benoemen via een schriftelijke consultatieprocedure onder de leden.
4
De voorzitter stelt voor de besluiten als geheel aan de orde te stellen. Hij vraagt aan de leden of zij of een van hen discussie wil of vragen wil stellen. Er zijn geen vragen en opmerkingen. De voorzitter stelt voor de besluitvorming bij acclamatie te doen. De vergadering gaat hiermee akkoord. Vervolgens stemt de vergadering unaniem in met voornoemde besluiten. Omdat er geen behoefte is aan een rondvraag sluit de voorzitter om 14.03 uur de vergadering met dank aan de leden. Oosterhout, april 2015, secretaris Sed Vitae. Secretariaat: Mw. T.Clout-Niessen, Vinkenslag 42, 4901 AP Oosterhout. Tel. 0162422875. E-mail: tniessenxs4all.nl
5
