NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING TVA DATUM PLAATS TIJDSTIP VOORZITTER
23 januari 2012 Roelofarendsveen 20.00 uur Kees van Ruiten
AANWEZIGE BESTUURSLEDEN ACHTER TAFEL VOOR PAUZE
AANWEZIGE BESTUURSLEDEN ACHTER TAFEL NA PAUZE
Kees van Ruiten (Voorzitter)
Kees van Ruiten (Voorzitter)
Ruud van der Meer (Penningm.)
Ruud van der Meer (Penningm.)
Michel van Klink (TC)
Michel van Klink (TC)
Danny Loos (JC)
Danny Loos (JC)
Jan de Jong (KC) Rob Helsloot (SC)
Jan de Jong (KC) Rob Helsloot (SC)
Frank Schouten (Parkc.)
Frank Schouten (Parkc.)
Merel Vesseur (Secr.)
Merel Vesseur (Secr.)
1. Opening ●
KvR opent om 20.05 uur de vergadering en heet alle aanwezigen (54 leden incl. 8 Bestuursleden) welkom.
2. Ingekomen stukken en mededelingen ●
●
Afmeldingen ontvangen van: Moniek van de Put, Rob van der Zwan, Jan-Willem Vesseur, Sjors Hoogenboom, Claudy Hoogenboom, Andy van der Zwet, Peter het Lam, Lyneke de Koning, Leo Olijerhoek, Wilma Stokdijk, Esther de Koning, Cindy van der Zwet, John de Jong, Hans Bouwmeester en Anoesjka van den Bogaard. Twee schriftelijke punten van Lyneke de Koning bestemd voor de Technische commissie en de Kantinecommissie. Beide punten worden voorgelezen door Merel. Hieropvolgend deelt Kees mee dat wij deze punten in de reguliere bestuursvergadering zullen bespreken. 3. Mededelingen bestuur
● ●
Rond 21.00 uur is een korte pauze. Er wordt een moment stilte gehouden voor Tinie Verduin, zij is begin januari overleden. Tinie is jarenlang lid geweest van onze vereniging. 4. Goedkeuring conceptnotulen van de Algemene Ledenvergadering van 17 januari 2011
●
●
Jan van Gaalen vraagt of het bestuur nog actie heeft ondernomen inzake zijn voorstel om een enquete te houden onder reeds gestopte leden, waarom zij het lidmaatschap opgezegd hebben. Nee, er is nog geen echte actie op ondernomen. Het is een punt van aandacht voor het bestuur. Zowel Kees als Ruud lichten toe wat voor opzeggingen er onder andere binnen zijn gekomen, het grootste deel van de opzeggingen gaan per mail en daar staat bijna in alle gevallen de reden bij. Jan van Gaalen zegt toe om een format op te stellen, verdere afhandeling zal in overleg gaan met de ledenadministratie. De notulen van de Algemene Ledenvergadering van 17 januari 2011 worden goedgekeurd.
1
5. Goedkeuring conceptnotulen van de Extra Algemene Ledenvergadering van 27 maart 2011 ●
De notulen van de Extra Algemene Ledenvergadering van 27 maart 2011 worden goedgekeurd.
6. Jaarverslagen commissies ● ● ● ● ● ● ●
Jaarverslag Evenementencommissie: geen vragen of opmerkingen Jaarverslag Smashredactie: geen vragen of opmerkingen Jaarverslag Parkcommissie: geen vragen of opmerkingen Jaarverslag Jeugdcommissie: geen vragen of opmerkingen Jaarverslag Kantinecommissie: geen vragen of opmerkingen Jaarverslag Technische commissie / OTC: geen vragen of opmerkingen Jaarverslag Sponsorcommissie: geen vragen of opmerkingen. 7. Jaarverslag secretariaat
●
Jaarverslag Secretariaat: geen vragen of opmerkingen 8. Jaarverslag kascommissie
●
●
De kascommissie bestond in 2011 uit Jan van Gaalen en Hans Paasman. Voorafgaand aan deze vergadering hebben zij een getekende verklaring vooraf overhandigd aan het bestuur, het verslag wordt door de secretaris voor gelezen. Naar aanleiding van het jaarverslag en de gedane controle, adviseert de kascommissie om het bestuur en de penningmeester decharge te verlenen voor zijn financiele verslaglegging over 2010. Er volgt een applaus van de aanwezigen voor de penningmeester en het bestuur. Voor de kascommissie 2012 is Jan van Gaalen aftredend, Hans Paasman blijft nog een jaar lid van de kascommissie en krijgt versterking van Ton de Jong. 9. Jaarverslag penningmeester
● ● ●
● ● ● ●
Het woord is aan Ruud en hij geeft een korte toelichting, naast het (schriftelijke) jaarverslag. We hebben een bijzonder hoog en positief resultaat behaald, de redenen hiervoor worden door Ruud opgenoemd, incl. het ‘sparen’ vanuit de voorziening van vorig jaar. De verbouwing van de keuken en kleedkamers, bestuurskamer, hal en toiletgroepen is wel duur, maar we weten dat de investering heel wat jaren mee zal gaan. Ballenfonds; rondom het Open Toernooi zijn er teveel ballen besteld dit jaar. Zelfs zoveel dat we komend seizoen niet of nauwelijks hoeven in te kopen. Rene Schoo vraagt waarom de ballen dan niet als voorraad zijn opgenomen in de begroting, dit is een keuze die Ruud gemaakt heeft. Kwaliteit en kwantiteit van de ballen is nog niet geheel duidelijk. Tevens noemt Ruud de hoge solvabiliteit. Zeer weinig vreemd vermogen is nodig en de hypothecaire lening zal al komend seizoen gedeeltelijk worden afgelost. Hein Opdam vraagt waar de reservering voor het vervangen van de gravel-banen is gebleven welke in het jaarverslag van 2011 is opgenomen. De gravelbanen zijn op dit moment nog van een zodanige kwaliteit dat het niet nodig is om hier een bedrag voor te reserveren. Rene Schoo heeft nog een paar vragen over details van de resultaten; deze worden door Ruud beantwoord en tips in acht genomen. Martijn Warmerdam vraagt naar de baanhuur die MATCH aan leden heeft doorberekend die in de winter op de smashcourtbanen les nemen. Deze winter is voor het eerst aan MATCH de mogelijkheid geboden om les te geven en daar moeten zij huur voor betalen; in de winter zullen vroeg de lampen e.d. aan moeten. Wij als bestuur hebben ervoor gekozen om dit aan MATCH door te berekenen. In de zomermaanden maken zij kosteloos gebruik van de banen. Robert Vet en Jan Graumans sluiten hierop aan en hebben beide een aanvulling op de opmerking van Martijn. Martijn merkt op dat het overkomt alsof de trainende leden een speelbal zijn tussen MATCH en het bestuur, er wordt door MATCH gezegd ‘ga naar het bestuur’ en andersom. MATCH is van tevoren ingelicht over deze baanhuur. Danny neemt het woord en legt uit hoe het de afgelopen 3 jaar is gegaan (sinds de smashcourtbanen er zijn) wat betreft buiten training door MATCH in de winter. In het eerste jaar is er ’s winters buiten geen training verzorgd, in het 2e jaar is er alleen aan junioren training gegeven. In het 3e jaar (huidige jaar) is er voor het eerst dat MATCH aan seniorleden training gaf.
2
●
●
Edwin Koster vraagt of de leden die training hebben van tevoren wisten wat de kosten waren die MATCH in rekening zou brengen. Een aantal leden, die voor het eerst gingen wintertrainen, vonden de kosten aan de te hoge kant. Martijn Warmerdam ziet geen verschil in de reserveeravonden in de winter ten opzichte van de zomer. Ciska Pouw merkt op dat het na de uitleg van Danny helder is dat het geen verkapte contributieverhoging is. In de bestuursvergadering is dit beleid bepaald. Leonora van Klink stelt de vraag: waarom gaan we niet naar een zomer en een winterlidmaatschap? Het bestuur ziet hier het voordeel niet van in, mede door lastige handhaving en het geeft ook veel extra administratie. Het bestuur zal in de loop van het seizoen wel terugkomen op het systeem van reserveren in het winterseizoen 2012-2013. 10. Vaststelling contributie en begroting
●
● ●
●
De inflatiecorrectie is weer verwerkt in de contributie-bedragen. Het entreegeld voor senioren en junioren is verlaagd om drempels voor nieuwe leden te verlagen. Een bijdrage voor de interne recreatiecompetitie op zaterdagmiddag is komen te vervallen. Bij de junioren is de mogelijkheid gemaakt om een half jaar lid te worden. Er zijn geen bezwaren tegen de veranderingen van de contributie zoals voorgesteld. Ook de begroting leidt niet tot evt. wijzigingen voorgesteld door de aanwezige leden Hans Paasman heeft een vraag waarom de interne recreatiecompetitie heren op zaterdag niet meer hoeven te betalen? Deze interne recreatiecompetitie is niet in samenwerking met de KNLTB, wij hoeven daar geen extra bijdrage voor te betalen. Deze competitie zal op zaterdag wel moeten wachten op de reguliere KNLTB competitie. Lucia vraagt waar het introducee geld voor de junioren is in het overzicht, dit is inderdaad per ongeluk niet vermeld. Voor junioren, die geintroduceerd worden, zijn de kosten € 2,50 per introducee. Verzoek van het bestuur: als je iemand introduceert zorg er voor dat het introducee geld betaald wordt. Dit gebeurt namelijk niet altijd. Er waren 5 speciale afhang introduce passen, maar deze zijn bijna allemaal verdwenen. Het bestuur is hiermee bezig; dit is een punt van aandacht. 11. Bestuurssamenstelling
●
●
Kees van Ruiten (voorzitter TVA), Frank Schouten (voorzitter Parkcommissie) en Danny Loos (voorzitter Jeugdcommissie zijn aftredend en herkiesbaar. De voorzitter TVA zal na de Algemene Ledenvergadering in januari 2013 aftreden vanwege het bereiken van de 70-jarige leeftijd, dit is statutair vastgesteld. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld bij de secretaris, alledrie de heren worden herkozen, er volgt een applaus. Mocht iemand interesse hebben in het voorzitterschap, dan kan hij/zij zich melden bij het bestuur. Rooster van aftreden: 2013 – Penningmeester, Voorzitter Technische Commissie en Voorzitter Sponsorcommissie 2014 – Voorzitter Kantinecommissie en Secretaris 12. Commissiemutaties
●
●
● ● ●
Helma Kerkvliet en Plony de Koning gaan de Technische Commissie verlaten. In de loop van 2011 zijn Evi van der Meer, Bianca van der Meer en Luuk de Koning toegetreden tot de Technische Commissie. Uit handen van Michel ontvangen Plony en Helma een bos bloemen en een cadeaubon. Esther zal haar bloemen en bon morgen ontvangen. Jet van der Star, Cecile Coens en Joke Klein-van Leeuwen gaan stoppen met de redactie van de Smash. Zij worden opgevolgd door Marije Cozijn en Marian Voortman. Merel overhandigd de bloemen aan Jet en doet tevens een klein woordje. Jet zorgt er voor dat Cecile en Joke hun bloemen en bon ontvangen. Esther de Koning en Andy van der Zwet gaan de Open Toernooi Commissie verlaten. Tijdens het Open Toernooi van juli 2011 zijn Marloes Bisschop, Pascal van der Meer en Patries Schouten al toegetreden tot de Open Toernooi Commissie. Annelies van Loon en Melvin Huigsloot gaan de Jeugdcommissie versterken. Andy van der Zwet is onlangs toegetreden tot de Jeugdcommissie.
3
13. Melding aantal competitieteams ●
● ● ●
Michel krijgt het woord en noemt het aantal competitieteams voor de voorjaarscompetitie 2012 op: zaterdag: 12 senioren, 1 jeugdteams (maximaal aantal teams bereikt) zondag: 12 senioren, 3 jeugdteams maandag overdag: 5 damesteams maandagavond: 1 woensdagavond: 3 woensdagmorgen: 1 woensdagmiddag: 4 jeugdteams De competitie zal starten vanaf 7 april. Omdat we komende voorjaarscompetitie op zaterdag vol zitten, zijn we voornemens om de vrije baan die op zaterdag vrij gehouden werd voor recreanten ook voor competitie te gaan gebruiken. Op zondag wordt dit al een aantal jaar gehanteerd. De competitiebijdrage wordt nu door ons per speler doorberekend, wij dragen de bijdrage aan de KNLTB af per team. Door het bestuur is besloten om vanaf volgend seizoen ook de competitiebijdrage per team te gaan factureren. Ciska Pouw reageert op de voorgelezen mail van Lyneke, het komt niet helemaal overeen. De TC zal hier intern naar gaan kijken. Als we naar de normen die de KNLTB hanteert kijken, zitten wij als vereniging aan de “verkeerde kant” en hebben teveel teams op te weinig banen. Hans Paasman heeft nog een vraag over de zaterdagcompetitie, er is namelijk een team wat zich niet of te laat heeft opgegeven. Bij het inschrijfformulier is een uiterste inschrijfdatum opgegeven en dat men er niet van uit moet gaan, dat zij door de TC opnieuw opgegeven worden. Michel voorziet Hans van een reactie. 14. Verbouw/nieuwbouw clubgebouw
●
●
De officiële opening van het clubgebouw zal plaatsvinden op zondag 25 maart. Danny en Merel zijn verantwoordelijk voor de invulling van deze dag, Merel geeft alvast een klein voorproefje op de dagindeling. Een uitnodiging voor de leden volgt via de eerstvolgende Smash. Frank Schouten neemt het woord en noemt de laatste werkzaamheden die de komende weken nog uitgevoerd gaan worden en noemt een aantal aanwezigen persoonlijk op. Ciska Pouw is van mening dat het er allemaal erg mooi uitziet. Zij wordt bijgevallen door meerdere leden die haar mening delen. 15. Overgang Smash naar digitale tijdperk
●
Marian Voortman en Marije Cozijn krijgen het woord. Zij zijn een aantal maanden geleden benaderd door Jet van der Star. Op dit moment zitten zij nog vol in de voorbereiding, de Smash zal in het vervolg niet meer als een papieren versie verschijnen maar als een digitale versie in de mailbox van de leden. Leden die geen email hebben, kunnen zich melden bij de secretaris. Er wordt voorgesteld om de nieuwsbrief te printen en eventueel in het clubgebouw neer te leggen. Pim van der Meer geeft het bestuur de tip dat het printen van nieuwsbrieven niet handig is, omdat je dan het zicht op de website kwijt bent en leden qua informatie achter kunnen lopen. 16. Invulling bardiensten 2012
● ● ● ● ●
Jan de Jong neemt het woord, voor 2012 komen we bardiensten te kort. Martijn Warmerdam geeft aan dat het afkopen van de bardiensten € 60,00 laag is, hier zal ook naar gekeken worden. Ciska Pouw vraagt of je in plaats van bardienst ook ingedeeld kan worden voor een schoonmaak of andere dienst? Jan van Gaalen: hoe kan het dat er zoveel bardiensten over zijn als we meer leden hebben sinds de uitbreiding? We zijn vanwege de uitbreiding en de smashcourtbanen, ook langer open en niet alleen van april t/m oktober. Lony Hoogenboom vraagt of de boete en afkoopsom hetzelfde bedrag is? Nee, de boete is per enkele bardienst en de afkoopsom is voor 2 bardiensten.
4
● ● ●
Pim van der Meer komt met het idee om naar 4 bardiensten te gaan en dan de duur van de bardienst in te korten? Jan Graumans: afkoopsom per bardienst in 1 x? Voorstel van het bestuur aan de aanwezigen: naar 3 bardiensten gaat iedereen hiermee akkoord? Hein Opdam is het hier niet mee eens, als je de bardiensten naar 3 gaat verhogen, is er een grote kans dat leden die weinig tennissen gaan opzeggen. Evi van der Meer en Monique Binedell komen met het voorstel om commissieleden ook voor 1 bardienst in te delen. Het bestuur en de kantinecommissie gaan hiermee aan de slag. 16. Rondvraag
●
● ● ●
Martijn Warmerdam wil graag zijn complimenten maken over de aankleding en verbouwing van het park. Hij heeft tevens de vraag of er een openbare wifi-verbinding kan komen op de tennis. Ruud vindt het een goed voorstel en zal er naar kijken, zeker met het oog op het komende digitale Smash tijdperk is het een goed idee. Robert Vet vraagt of de ballen in de winter aangepast kunnen worden naar een betere kwaliteit en minder aantal. Er komt een nieuwe ballenbak, de voorraad ballen bevindt zich binnenkort volledig binnen het gebouw. Lony Hoogenboom vraagt of er Tretorn X ballen besteld kunnen worden voor de smashcourtbanen. Omdat we op dit moment een zeer grote voorraad hebben, zal eerst de huidige voorraad opgemaakt moeten worden (dit zijn geen Tretorn X ballen). Riet Akerboom geeft aan dat zij altijd begrepen heeft dat men in de winter eigen ballen mee moest nemen, vandaar dat de ballen zo weinig ververst worden. 17. Sluiting
●
Kees van Ruiten sluit om 21.55 uur de Algemene Ledenvergadering en dankt de leden en het bestuur voor hun aanwezigheid. Tevens biedt hij de aanwezigen een drankje aan.
5
