Toelichting bij het formulier jaarrapportage in het kader van de Subsidieregeling ESF-EQUAL Programmaperiode Tweede tranche

Toelichting bij het formulier jaarrapportage in het kader van de Subsidieregeling ESF-EQUAL 2004 Programmaperiode 2001 - 2006 Tweede tranche

Inhoud Inhoud

2

A

Algemeen Jaarrapportage Informatie ten behoeve van NTN’s en actualisatie projecten website Waar kan de jaarrapportage worden ingediend? Binnen welke termijn?

3 3 4 4 4

B

Toelichting per onderdeel van het jaarrapportageformulier De opbouw van het jaarrapportageformulier

5 5

1

Algemene gegevens

6

2

Projectgegevens

7

3

Realisatie activiteiten actie 2 en doelstelling

8

4

Deelnemers

12

5

Gegevens betreffende het Ontwikkeling partnerschap (OP)

13

6

Transnationale samenwerking

14

7

Empowerment

15

8

Disseminatie & mainstreaming, gender mainstreaming en evaluatie

16

9

Financiële gegevens

18

10 Financiering

20

11 Managementletter

21

12 Best practice selectie NTN’s en actualisatie projecten website

22

13 Overzicht van de verplichte bijlagen bij de jaarrapportage

23

14 Ondertekening

24

ESF-EQUAL 2004

Toelichting bij het formulier jaarrapportage

A

Algemeen De Europese Unie biedt met het Communautaire Initiatief EQUAL de mogelijkheid om over de periode 2001 tot en met 2006 met Europese subsidie in de lidstaten vernieuwende initiatieven te ontwikkelen gericht op ‘het bestrijden van discriminatie en ongelijkheid op de arbeidsmarkt’. De programmaperiode van EQUAL is opgedeeld in twee periodes van drie jaar. De eerste tranche EQUAL loopt, in verband met de geboden mogelijkheid tot verlenging, door tot medio mei 2005. De tweede tranche is gestart per 1 mei 2004 met de call for proposals. Inmiddels is voor de aanvragers van de tweede tranche actie 1 (de voorbereidingsfase) afgerond en is actie 2, de fase waarin de projecten bezig zijn met de daadwerkelijke uitvoering van de projectactiviteiten veelal begonnen op 1 juli 2005. Voor de tweede tranche van EQUAL heeft Nederland er voor gekozen de Europese middelen in te zetten voor initiatieven onder de noemer van de volgende thema’s: A verbetering van (her)intredemogelijkheden op de arbeidsmarkt; B bestrijding van racisme op de arbeidsmarkt; C het scheppen van mogelijkheden om een bedrijf te starten; D versterking van de sociale economie, in het bijzonder de maatschappelijke dienstverlening, waarbij de nadruk wordt gelegd op uitbreiding van het aantal arbeidsplaatsen en de verbetering van de kwaliteit daarvan; E scholing, bevorderen van combinatie werken/leren en bevordering van integrerende manieren van werken; F versterken van het vermogen van bedrijven en mensen om gebruik te maken van informatietechnologie en andere technologieën; G combinatie van arbeid en zorg; H verkleining van horizontale en verticale segregatie (genderkloof); I asielzoekers. Voor achtergrondinformatie over het Nederlandse EQUAL-programma voor de periode 2001-2006 kunt u terecht op de website van het Agentschap SZW: www.agentschapszw.nl Daar vindt u onder meer uitgebreide documentatie over EQUAL zoals bijvoorbeeld het Nederlandse Programmadocument ‘Europees Sociaal Fonds EQUAL, periode 2004-2006’, de Subsidieregeling ESF-EQUAL 2004, de handleiding projectadministratie ESF-EQUAL 2004 en actuele informatie over bijvoorbeeld bijeenkomsten en voortgang van het programma. Ook vindt u daar het e-mailadres van de postbus van het team EQUAL ([email protected]) en het telefoonnummer (070-333 6326) waar u met uw vragen terecht kunt. Jaarrapportage In de Subsidieregeling ESF-EQUAL 2004 is aangegeven dat u na afloop van elk kalenderjaar een rapportage moet indienen bij het agentschap die in de regeling wordt aangeduid met de term ‘jaarrapportage’. De jaarrapportages van alle projecten vormen de basis voor de declaratie die door de lidstaat Nederland elk kalenderjaar bij de Europese Commissie moet worden ingediend. Daarnaast krijgt het agentschap inzicht in de stand van zaken bij de uitvoering van het project en de werkelijke kosten die in een jaar zijn gemaakt. De jaarrapportage bestaat uit een inhoudelijk deel en een financieel deel. Verschuivingen over kostenposten, wijzigingen in de verdeling interne en externe kosten, veranderingen in de budgetverdeling over de jaren of andere ingrijpende wijzigingen ten opzichte van de stand van zaken die het laatst bekend is bij het agentschap, dienen vooraf schriftelijk te worden afgestemd met het agentschap. Overigens geldt dit ook voor wijzigingen van inhoudelijke aard.

3

ESF-EQUAL 2004


Informatie ten behoeve van NTN’s en actualisatie projecten website Belangrijk uitgangspunt bij EQUAL is dat de vernieuwingen worden verspreid (disseminatie) en dat nieuwe methodieken in regulier beleid worden geïmplementeerd (mainstreaming). De Nationaal Thematische Netwerken (NTN’s) zijn opgericht om het ministerie en projectuitvoerders te ondersteunen bij deze activiteiten. Opdracht aan de NTN’s is om uit de projectresultaten succesvolle methoden en leerervaringen (oftewel best practices) te selecteren en hierover aanbevelingen te doen voor een bredere implementatie. Verder heeft het ministerie ook een projecten website ontwikkeld om de resultaten uit de EQUAL-projecten breed bekend te maken ten behoeve van verdere mainstreaming. U wordt verzocht om in onderdeel 12 van dit formulier een aantal vragen met betrekking tot de gerealiseerde vernieuwing, disseminatie en mainstreaming te beantwoorden. Op deze wijze wordt er noodzakelijke informatie verkregen voor de NTN’s ten behoeve van de best practice selectie en daarnaast kan zo de projecten website jaarlijks geactualiseerd worden. Waar kan de jaarrapportage worden ingediend? Het Ministerie van SZW heeft de uitvoering van het Communautair Initiatief EQUAL in Nederland opgedragen aan het Agentschap SZW. Jaarrapportages in het kader van EQUAL kunnen uitsluitend bij het Agentschap SZW worden ingediend. Binnen welke termijn? U dient de jaarrapportage uiterlijk drie maanden na afloop van het desbetreffende jaar in te dienen, onder gebruikmaking van een daartoe door de minister ter beschikking gesteld formulier. Bijgaand formulier voor de jaarrapportage is daarvoor bestemd.

4

ESF-EQUAL 2004


B

Toelichting per onderdeel van het jaarrapportageformulier De opbouw van het jaarrapportageformulier 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Algemene gegevens Projectgegevens Realisatie activiteiten actie 2 en doelstelling Deelnemers Gegevens betreffende het Ontwikkelingspartnerschap (OP) Transnationale samenwerking Empowerment Disseminatie & mainstreaming, gender mainstreaming en evaluatie Financiële gegevens Financiering Managementletter Best practice selectie NTN’s en actualisatie projecten website Overzicht van de verplichte bijlagen bij de jaarrapportage Ondertekening

Net als bij de initiële aanvraag en de vervolgaanvraag geldt dat een aantal velden in het Engels vertaald dient te worden. Deze informatie wordt opgenomen in de database van de Europese Commissie (ECDB), die alle EQUAL-ontwikkelingspartnerschappen in de Europese lidstaten bevat. Deze database blijft ook gedurende actie 2 en 3 operationeel. Ten slotte verdient het vermelding dat een aantal velden in het formulier jaarrapportage dat u heeft ingevuld onder meer gebruikt zullen worden voor de actualisatie van de (digitale) projecten website en voor de best practice selectie door de NTN’s. Deze (digitale) projecten website, die samengesteld wordt door het Agentschap SZW, is bedoeld voor actoren die direct of indirect betrokken zijn bij het EQUAL-programma. Het gaat dan onder andere om projectaanvragers, beleidsmakers en de NTN’s. Bij de velden waar dit voor geldt, zal dit in het aanvraagformulier en/of in de toelichting op het aanvraagformulier worden vermeld. U wordt daarom verzocht om deze velden met extra zorg in te vullen en te letten op taalgebruik en stijl.

5

ESF-EQUAL 2004


1

Algemene gegevens Deze gegevens heeft u zowel bij de initiële aanvraag als de vervolgaanvraag reeds moeten verschaffen. Deze zijn ook in het formulier jaarrapportage opgenomen om te kunnen verifiëren of hier geen wijzigingen zijn opgetreden. Mocht dit het geval zijn, dan dient u in bijlage 0 aan te geven wat hiervan de reden is. N.B.: Wijzigingen die geen betrekking hebben op onderdeel 1 of 2 dient u niet in bijlage 0 te beschrijven, maar in de desbetreffende bijlage die hiervoor bedoeld is.

§ 1.1

Vraag 1.1 betreft de gebruikelijke gegevens met betrekking tot tenaamstelling, adres en vestigingsplaats van de partner die namens het OP de jaarrapportage indient. De aanvrager is namens het gehele OP verantwoordelijk voor uitvoering van alle projectactiviteiten en aanspreekpunt voor het agentschap. U wordt gevraagd het type organisatie te vermelden. U kunt daarbij kiezen uit de volgende mogelijkheden: Tabel 1 • Publieke organisatie (nationaal, regionaal of lokaal) • Onderneming • Werkgeversorganisatie • Vakbond • Financiële instelling • Kamer van Koophandel • Belangenorganisatie van een bepaalde doelgroep • Organisatie op het gebied van arbeidsbemiddeling • Coöperatieve organisatie • Sociale dienst • Opleidings-/scholingsinstituut • Universiteit/onderzoeksinstelling • Organisatie specifiek in het leven geroepen voor het OP • Anders, namelijk ............ Vermeld de rechtsvorm van de organisatie en kies daarbij uit de volgende mogelijkheden: Tabel 2 • Overheidsorganisatie • Semi-publieke organisatie (o.a. ZBO) • Stichting • Vereniging • Coöperatie • NV • BV • Anders, namelijk...... Vermeld de grootte van de organisatie uitgedrukt in fulltime equivalenten (fte’s) van werknemers/leden om een indruk te geven van de grootteklasse van de organisatie. De aanvrager dient naast een eerste contactpersoon ook een tweede contactpersoon (plaatsvervanger) aan te wijzen die namens hem de contacten met het Agentschap SZW onderhoudt (ingeval van vakantie, ziekte etc.).

§ 1.2

Bij vraag 1.2 dient de aanvrager een functionaris aan te wijzen, die onder meer bevoegd is namens de aanvrager de jaarrapportage in te dienen. U wordt erop gewezen dat alle rechtshandelingen van de in het formulier vermelde functionarissen geacht worden te zijn gedaan namens de aanvrager. De twee eerder genoemde contactpersonen dienen evenals de genoemde bevoegde functionaris bevoegd te zijn om mondelinge en schriftelijke communicatie met het agentschap te voeren.

6

ESF-EQUAL 2004


2

Projectgegevens Bijna al deze gegevens heeft u bij de initiële aanvraag en de vervolgaanvraag reeds moeten verschaffen. Deze zijn ook in het formulier jaarrapportage opgenomen om te kunnen verifiëren of hier geen wijzigingen zijn opgetreden. Mocht dit het geval zijn, dan dient u in bijlage 0 aan te geven wat hiervan de reden is. N.B.: Wijzigingen die geen betrekking hebben op onderdeel 1 of 2 dient u niet in bijlage 0 te beschrijven, maar in de desbetreffende bijlage die hiervoor bedoeld is.

§ 2.1en § 2.2

De vragen 2.1 en 2.2 hebben betrekking op de naam van het project en de vertaling van de projectnaam in het Engels, zoals deze reeds bij het Agentschap SZW bekend zijn.

§ 2.3

Bij vraag 2.3 dient u het projectnummer te vermelden dat u door het Agentschap SZW is toegekend bij het indienen van de initiële aanvraag, beginnende met 2004/EQ./....

§ 2.4

Bij vraag 2.4 dient u allereerst aan te vinken welk rapportagejaar het betreft en daarnaast nader te specificeren over welke precieze periode het gaat. N.B.: In het eerste jaar waarover u rapporteert, 2005, betekent dit dat de periode begint met de startdatum van het project. Achter t/m vermeldt u 31 december 20.. als het project nog doorloopt, of de einddatum van het project als het project eerder in het jaar is geëindigd. N.B.: Indien de jaarrapportage het jaar 2005 betreft, dient u alleen de gegevens betreffende actie 2 en 3 in te vullen in dit formulier jaarrapportage. Het gedeelte van het jaar 2005 dat betrekking heeft op actie 1 heeft u reeds ingediend bij de einddeclaratie over actie 1.

7

ESF-EQUAL 2004


3

Realisatie activiteiten actie 2 en doelstelling

§ 3.1

Vraag 3.1 verplicht de aanvrager in bijlage 1 een concrete beschrijving te geven van de uitgevoerde actie 2-activiteiten en van de gerealiseerde doelstellingen van het OP en in het betreffende rapportagejaar. U dient in bijlage 1 op de volgende vijf punten in te gaan: 1. Een concrete beschrijving van de actie 2-activiteiten. Welke activiteiten zijn uitgevoerd in het betreffende rapportagejaar? Beschrijft u de activiteiten s.v.p. in een chronologische volgorde en u wordt verzocht hierbij de nummering van de activiteiten te hanteren zoals bij de vervolgaanvraag in bijlage 5 is gebruikt. U dient niet alleen aan te geven welke activiteiten zijn uitgevoerd, maar ook in te gaan op hoe de activiteiten zijn verlopen en wie hierbij betrokken waren (ontwikkelingspartners en partijen buiten het OP). 2. Zijn er afwijkingen ten opzichte van geplande activiteiten voor het betreffende rapportagejaar en zo ja welke? a. Wat is de reden van de afwijkingen? b. In het geval er sprake is van achterblijvende realisatie, in hoeverre bent u in staat om in de resterende looptijd van het project de beoogde resultaten te behalen? (Zie bijlage 6 vervolgaanvraag) 3. Welke (tussentijdse/voorlopige) producten zijn in het betreffende rapportagejaar voortgekomen uit de gerealiseerde actie 2-activiteiten? 4. In hoeverre zijn de hoofddoelstelling en de daaruit voortvloeiende subdoelstellingen, zoals weergegeven in bijlage 2 van de vervolgaanvraag in betreffend rapportagejaar gerealiseerd? 5. Zijn er afwijkingen ten opzichte van de geplande hoofddoelstelling en de daaruit voortvloeiende subdoelstellingen en zo ja, welke? a. Wat is de reden van de eventuele afwijkingen? b. In het geval er sprake is van achterblijvende realisatie, in hoeverre is dit nog in te halen in de resterende looptijd van het project?

§ 3.2

Bij vraag 3.2 wordt u ten behoeve van het actualiseren van de inhoud van de ECDB een korte Engelstalige samenvatting te geven van de ondernomen nationale activiteiten van zowel actie 2 als actie 3 in het betreffende rapportagejaar. Let op: U dient dus ook de activiteiten ondernomen in het kader van disseminatie en mainstreaming (actie 3) in deze samenvatting mee te nemen.

8

ESF-EQUAL 2004


4

Deelnemers Zoals u heeft kunnen lezen op pagina 14 van de ‘Toelichting bij het aanvraagformulier voor verlening van projectsubsidie in het kader van de Subsidieregeling ESF-EQUAL 2004’ is er een onderscheid te maken tussen deelnemers uit de finale doelgroep en deelnemers uit de intermediaire doelgroep.

§ 4.1

Geef bij vraag 4.1 aan of u zich in het betreffende rapportagejaar heeft bezig gehouden met de begeleiding van deelnemers uit finale doelgroepen.

§ 4.1.1

Indien u zich in het betreffende rapportagejaar heeft bezig gehouden met deelnemers uit de finale doelgroepen (en dus bij vraag 4.1 ja heeft ingevuld), dan dient u bij vraag 4.1.1 het totaal aantal ingestroomde deelnemers uit de finale doelgroepen, uitgesplitst naar geslacht, aan te geven. N.B.: Om dubbeltelling te voorkomen dient u deelnemers die reeds in een eerder rapportagejaar in het project zijn ingestroomd en dus al in de instroomcijfers van een eerder rapportagejaar zijn meegenomen, niet voor een tweede keer mee te tellen (alleen de nieuwe deelnemers in het betreffende rapportagejaar tellen mee).

§ 4.1.2

Indien u zich in het betreffende rapportagejaar heeft bezig gehouden met deelnemers uit de finale doelgroepen, dan dient u het totaal aantal ingestroomde deelnemers uit de finale doelgroepen uit te splitsen naar de verschillende categorieën. Er zijn in dit onderdeel zes hoofdcategorieën (met ieder weer een aantal subcategorieën) te onderscheiden: a. situatie op de arbeidsmarkt voor aanvang van deelname aan het project; b. opleidingsniveau voor aanvang; c. afkomst; d. arbeidshandicap; e. sociale belemmeringen; f. leeftijd. Elk van de zes hoofdcategorieën dient op hetzelfde totaal aantal deelnemers uit te komen. U dient per hoofdcategorie uit te splitsen hoeveel deelnemers onder de genoemde subcategorieën vallen. Als een van de subcategorieën niet van toepassing is, dient u het getal ‘0’ in te vullen. Het aantal deelnemers dat u per blok onder de subcategorie ‘Anders, namelijk...’ of ‘overige deelnemers’ invult, dient samen met de daarboven genoemde subcategorieën per hoofdcategorie altijd op te tellen tot het totale aantal deelnemers dat in het betreffende rapportagejaar is ingestroomd. Met andere woorden, dit totaal aantal voor ieder van de hoofdcategorieën dient altijd precies aan te sluiten op het totaal aantal ingestroomde deelnemers dat u bij onderdeel 4.1.1 hebt ingevuld en is dan gelijk aan 100% van de in het betreffende rapportagejaar aantal ingestroomde deelnemers. Deelnemers kunnen dus niet in meerdere subcategorieën voorkomen. Ingeval een deelnemer tot meerdere subcategorieën behoort, kunt u gebruik maken van de subcategorie ‘Anders, namelijk’. N.B.: Indien u onder een of meerdere van de hoofdcategorieën gebruik maakt van de subcategorie ‘Anders, namelijk...’ dient u in maximaal 25 tekens de betekenis van deze subcategorie te specificeren. a. Situatie op arbeidsmarkt De bij deze hoofdcategorie genoemde subcategorieën spreken grotendeels voor zich. Met de subcategorie huisvrouw/huisman/nugger wordt met de laatst genoemde term bedoeld iemand die geen werk heeft, maar niet-uitkeringsgerechtigd is. b. Opleidingsniveau voor aanvang Bij deze hoofdcategorie gaat het er om dat u uitgaat van de hoogst afgeronde opleiding van de deelnemers uit de finale doelgroepen vóór deelname aan de projectactiviteiten. c. Afkomst Bij deze hoofdcategorie dient u de afkomst van de deelnemers weer te geven.

9

ESF-EQUAL 2004


Om te bepalen of iemand autochtoon of allochtoon is, zijn de gegevens over het geboorteland van de persoon zelf en het geboorteland van de ouders relevant. Tot de eerste generatie allochtonen worden volgens de CBS definitie gerekend allen die in Nederland woonachtig zijn en ‘zelf in het buitenland zijn geboren met minstens één in het buitenland geboren ouder’. Dienovereenkomstig worden tot de tweede generatie allochtonen gerekend ‘zij die zelf in Nederland zijn geboren met eveneens minstens één in het buitenland geboren ouder’. Een van de subcategorieën van de hoofdcategorie ‘Afkomst’ betreft ‘Niet-westerse allochtonen’. Voor de definitie van deze subcategorie kunt u uitgaan van de definitie die het CBS hanteert. Tot de niet-westerse allochtonen behoren personen uit onder meer Latijns Amerika, Afrika, Turkije, Marokko, Suriname en de Nederlandse Antillen. U dient vluchtelingen met een verblijfsvergunning, oudkomers en nieuwkomers onder de subcategorie nietwesterse allochtonen onder te brengen. Tot de westerse allochtonen behoren personen uit Europa (exclusief Turkije), NoordAmerika, Indonesië, voormalig Nederlands Indië, Japan en Oceanië. Voor de subcategorie ‘asielzoekers (zonder verblijfsvergunning)’ wordt de definitie gehanteerd in de zin van artikel 8, onder f, van de Vreemdelingenwet 2000, te weten ‘een vreemdeling die rechtmatig in Nederland verblijft en die in afwachting is van de verlening van een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd asiel’. Alléén thema I is bedoeld voor asielzoekers. Projecten in de acht andere thema’s van EQUAL zijn nadrukkelijk niet bedoeld voor de doelgroep asielzoekers. Het is derhalve niet mogelijk om activiteiten in de thema’s A tot en met H uit te voeren voor de doelgroep asielzoekers. d. Arbeidshandicap, e. Sociale belemmeringen en f. Leeftijd De bij deze drie hoofdcategorieën genoemde subcategorieën spreken voor zich. § 4.1.3

Geef bij vraag 4.1.3 aan of er in het betreffende rapportagejaar deelnemers uit finale doelgroepen uit het project zijn uitgestroomd.

§ 4.1.4

Indien er in het betreffende rapportagejaar sprake is geweest van uitstroom van deelnemers uit de finale doelgroepen en u dus bij vraag 4.1.3 ‘ja’ heeft ingevuld, dan dient u bij onderdeel 4.1.4 deze uitstroom in aantallen onder te verdelen in ‘uitstroom na volledige voltooiing van een traject’ en ‘voortijdige uitstroom’. Met ‘uitstroom na volledige voltooiing van een traject’ wordt bedoeld diegenen die gedurende de projectperiode het volledige deelnemerstraject hebben doorlopen (ongeacht de uitkomst hiervan) of die eerder dan beoogd het voor hen geplande individuele uitstroomprofiel hebben gerealiseerd. Onder voortijdige uitstroom wordt dus verstaan die deelnemers die niet het voor hen geplande deelnemerstraject volledig hebben afgerond. N.B.: Om dubbeltelling te voorkomen dient u de deelnemers die reeds in een eerder rapportagejaar zijn uitgestroomd niet voor een tweede keer mee te tellen.

§ 4.1.5 en § 4.1.5.a Indien er sprake is van uitstroom van deelnemers uit de finale doelgroepen na volledige voltooiing van een traject, dan dient u de aantallen (naar geslacht) in te vullen en een onderverdeling te maken naar de verschillende richtingen waarnaar de deelnemers zijn uitgestroomd. Per uitgestroomde deelnemer kunt u slechts één uitstroomrichting aangeven, dit ook om dubbeltellingen te voorkomen. Indien u gebruik maakt van de uitstroomrichting ‘Anders, namelijk...’ dient u in maximaal 25 tekens de betekenis ervan te specificeren. N.B.: Het totaal van de uitstroom na voltooiing traject bij 4.1.5.a dient overeen te komen met het totaal aantal van de uitstroom na voltooiing traject zoals u bij onderdeel 4.1.4 heeft aangegeven. § 4.1.6 en § 4.1.6.a Indien er sprake is van voortijdige uitstroom van deelnemers uit de finale doelgroepen dan dient u de aantallen (naar geslacht) in te vullen en een onderverdeling te maken naar de reden(en) van deze voortijdige uitstroom. Per voortijdig uitgestroomde deelnemer kunt u slechts één reden aangeven, dit ook om dubbeltellingen te voorkomen. Indien u gebruik maakt van de reden ‘Anders, namelijk...’ dient u in maximaal 25 tekens de betekenis ervan te specificeren. 10

ESF-EQUAL 2004


N.B.: Het totaal van de voortijdige uitstroom bij 4.1.6.a dient overeen te komen met het totaal aantal van de voortijdige uitstroom zoals u bij onderdeel 4.1.4 heeft aangegeven. § 4.1.7

Bij vraag 4.1.7 dient u aan te geven of er sprake is van behaalde kwalificaties/certificaten door de deelnemers uit de finale doelgroep(en) uitgesplitst naar onderwijsniveau.

§ 4.1.8

Vul, indien van toepassing, voor het betreffende rapportagejaar in hoeveel deelnemers uit de finale doelgroep als direct resultaat van de uitgevoerde projectactiviteiten kwalificaties/ certificaten hebben behaald, uitgesplitst naar niveau. Het kan hierbij zowel gaan om deelnemers die het volledige traject hebben doorlopen als om deelnemers die voortijdig zijn gestopt, maar wel kwalificaties/certificaten hebben behaald. In twee subcategorieën wordt gesproken van CREBO-erkend. Het CREBO (Centraal Register Beroepsopleidingen) is een op grond van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs (WEB) ingesteld register. Het bevat een systematische verzameling gegevens over beroepsopleidingen en bijbehorende opleidings- en exameninstellingen.

§ 4.1.9

U diende in de onderdelen 4.1.5 t/m 4.1.8 kwantitatieve informatie te verschaffen m.b.t. de deelnemersgerelateerde resultaten met finale doelgroep(en). Voor vraag 4.1.9 wordt u verzocht om in bijlage 2 een nadere kwalitatieve onderbouwing te geven van de deelnemersgerelateerde resultaten. U dient hierbij in te gaan op de volgende verplichte punten: 1. In hoeverre is als rechtstreeks gevolg van de projectactiviteiten de arbeidsmarktpositie van de deelnemers uit de finale doelgroep verbeterd ten opzichte van hun positie bij aanvang van deelname? 2. In hoeverre zijn de in het project ontwikkelde methodieken en instrumenten effectief gebleken voor de deelnemers uit de finale doelgroep(en)? NB u dient hierbij ook in te gaan op in hoeverre de methoden/instrumenten aansluiten op de behoeften van de finale doelgroep(en). N.B.: Indien er geen sprake is van deelnemers in uw project, dan is deze bijlage voor u niet van toepassing. U wordt verzocht deze bijlage in te dienen met de vermelding niet van toepassing.

§ 4.2

Voor vraag 4.2 wordt u verzocht om in bijlage 3 een kwalitatieve omschrijving te geven van de bereikte doelgroepen in het betreffende rapportagejaar. U dient in bijlage 3 op de volgende vragen in te gaan: 1. Geef een kwalitatieve beschrijving van de deelnemers (uit de finale doelgroepen en/of intermediaire doelgroepen) die in het betreffende rapportage in de deelnemersgerelateerde activiteiten hebben geparticipeerd. 2. Indien er sprake is van verschillen in de kenmerken van de gerealiseerde doelgroepen (finaal en/of intermediair) ten opzicht van bijlage 3 van de vervolgaanvraag, dan dient u in te gaan op onderstaande punten: a. U wordt verzocht deze verschillen te benoemen en te verklaren. b. U wordt verzocht aan te geven hoeveel deelnemers in het betreffende jaar zijn ingestroomd in het project die niet (volledig) voldoen aan de kenmerken van de deelnemers zoals weergegeven in bijlage 3 van de vervolgaanvraag. c. Ten slotte dient u aan te geven in hoeverre de doelstelling van het project gehandhaafd blijft bij een gewijzigde doelgroep. Let op: de doelstelling van het project dient overeind te blijven. 3. In hoeverre ligt u met de realisatie van de deelnemersaantallen (uit de finale doelgroepen en/of intermediaire doelgroepen) op schema? Indien er sprake is van overrealisatie of onderrealisatie, dan dient u deze wijzigingen te beargumenteren. In het geval er sprake is van onderrealisatie in het aantal deelnemers dient u tevens aan te geven in hoeverre deze achterstand is in te lopen in de resterende looptijd van het project. N.B.: Indien er geen sprake is van deelnemers in uw project, dan is deze bijlage voor u niet van toepassing. Ik verzoek u deze bijlage in te dienen met de vermelding niet van toepassing.

§ 4.3

Finale doelgroep Bij vraag 4.3 wordt u verzocht in het blok van de finale doelgroep het totaal aantal deelnemers uit de finale doelgroep(en) aan te geven dat in het betreffende rapportagejaar heeft deelgenomen aan de deelnemersgerelateerde activiteiten.

11

ESF-EQUAL 2004


N.B.: Dit aantal hoeft dus niet overeen te komen met het totaal aantal deelnemers dat u bij onderdeel 4.1.1 heeft aangegeven; deelnemers die in een eerder rapportagejaar zijn ingestroomd en in het betreffende rapportagejaar nog steeds participeren in deelnemersgerelateerde activiteiten, moeten in het totaal aantal deelnemers bij 4.3 ook worden meegenomen. Uiteraard kan zich dat niet in het eerste rapportagejaar voordoen. Daarnaast dient u bij 4.3 het totaal aantal gerealiseerde uren te vermelden dat de deelnemers uit de finale doelgroep(en), zoals vermeld bij onderdeel 4.3, binnen het betreffende rapportagejaar aan de deelnemersgerelateerde activiteiten hebben besteed. Indien er geen sprake is van inkomen deelnemers, is het niet verplicht om een urenregistratie voor de deelnemers bij te houden. Wel dient dan een aanwezigheidsadministratie gevoerd te worden. Het is tevens aan te bevelen om op basis van de aanwezigheidsadministratie en bijvoorbeeld het curriculum van de trajecten bij vraag 4.3 het totaal aantal gerealiseerde deelnemersuren in te vullen, mede ter onderbouwing van de door u opgevoerde kosten voor het betreffende rapportagejaar. Intermediaire doelgroep Voor het blok van de intermediaire doelgroep geldt hetzelfde. Ten eerste dient u het totaal aantal deelnemers uit de intermediaire doelgroep(en) die in het betreffende rapportagejaar aan deelnemersgerelateerde activiteiten hebben deelgenomen te vermelden. Daarnaast dient u het totaal aantal gerealiseerde uren te vermelden dat deze deelnemers binnen het betreffende rapportagejaar gerealiseerd hebben door deelname aan de deelnemersgerelateerde activiteiten. § 4.4

Indien sprake is van een project dat zich niet (alleen) heeft gericht op de begeleiding van deelnemers, maar (ook) op het veranderen van structuren die discriminerend uitwerken, wordt de aanvrager bij onderdeel 4.4 gevraagd om de velden van discriminatie aan te kruisen waar het project zich op heeft gericht en daarbij de mate van intensiteit aan te geven. U dient zowel de voorgenomen intensiteit (zoals aangegeven bij onderdeel 4.6 van de vervolgaanvraag) als de gerealiseerde intensiteit in het betreffende rapportagejaar weer te geven. Geef daarnaast in het toelichtingsveld een toelichting op eventuele verschillen tussen de beoogde mate en de gerealiseerde mate van intensiteit.

§ 4.5

Bij vraag 4.5 wordt u verzocht om in bijlage 4 nader in te gaan op de gehanteerde methode van werving en selectie van de projectdeelnemers (uit de finale doelgroepen en/of intermediaire doelgroepen). U dient hierbij in te gaan op de volgende punten: 1. Welke partijen (binnen en buiten het OP) waren betrokken bij de werving en selectie van deelnemers? 2. Via welke kanalen zijn de deelnemers naar uw project (door)verwezen? 3. Op welke wijze en/of op basis van welke criteria zijn de aangemelde deelnemers voor deelname aan het project geselecteerd? 4. Indien er sprake is van verschillen in de gerealiseerde wijze van werving en selectie en de hierbij betrokken actoren ten opzichte van de voorgenomen wijze van werving en selectie zoals deze in bijlage 4 van de vervolgaanvraag is gegeven, licht dan toe wat de verschillen zijn en wat hiervan de reden is. N.B.: Indien er geen sprake is van deelnemers in uw project, dan is deze bijlage voor u niet van toepassing. Ik verzoek u deze bijlage in te dienen met de vermelding niet van toepassing.

5

§ 5.1 en § 5.2

Gegevens betreffende het Ontwikkeling partnerschap (OP) Het is verplicht om het Agentschap SZW op de hoogte te houden van wijzigingen in de naam/ adres/contactpersoon van de partners in uw OP. Bij de vervolgaanvraag heeft u de contactgegevens en overige relevante gegevens van alle in uw OP opgenomen partners verschaft. Verifieer voor alle partners of er in het betreffende rapportagejaar wijzigingen zijn opgetreden in deze gegevens. Vul bij vraag 5.1 voor iedere partner in het OP, met uitzondering van de aanvrager, de naam van de organisatie in. Geef hierbij aan of de contactgegevens en overige relevante gegevens van desbetreffende partner conform tabel 5.1 van de vervolgaanvraag of conform tabel 5.2.a van de voorgaande jaarrapportage is. Indien de informatie niet conform is, dient u bij tabel 5.2.a de betreffende gewijzigde gegevens in te vullen. Indien de informatie wel conform is, dan hoeft u de gevraagde informatie bij 5.2.a niet in te vullen. Voor het invullen het type organisatie en rechtsvorm in tabel 5.2.a kunt u gebruik maken van tabel 1 en tabel 2 (zie onderdeel 1 van de toelichting). Tevens dient u de datum van toetreding tot het OP te vermelden. Vul tevens bij vraag 5.1 in of de gegevens van de contactpersoon van de betreffende partner conform tabel 5.1 van de vervolgaanvraag of conform tabel 5.2.b van de voorgaande jaarrapportage is. Indien de informatie niet conform is, dient u bij tabel 5.2.b de betreffende gewijzigde gegevens in te vullen. Indien de informatie wel conform is, dan hoeft u de gevraagde informatie bij 5.2.b niet in te vullen.

§ 5.3

Bij vraag 5.3 wordt u verzocht om in bijlage 5 een beschrijving te geven van hoe het OP heeft gefunctioneerd in het betreffende rapportagejaar. U dient op de volgende vragen in te gaan: 1. Ga in op de wijze van samenwerking binnen het OP in het betreffende rapportagejaar. U dient hierbij onder meer in te gaan op: a. de intensiteit van de samenwerking met de verschillende partners (onderbouw ook waar dit uit blijkt); b. de kwaliteit van de samenwerking inhoudelijk en procesmatig (wat ging goed/wat ging niet of minder goed binnen het OP?); c. In hoeverre heeft het EQUAL-project bijgedragen aan een betere samenwerking met de partnerorganisaties in het veld of uit de keten? 2. Indien er sprake is van wijzigingen in de samenstelling van het OP ten opzichte van de bij de vervolgaanvraag ingediende Overeenkomst Ontwikkelingspartnerschap, dan dient u op onderstaande punten in te gaan: a. Geef concreet aan welke wijziging(en) er in het OP zijn opgetreden. b. Voorts dient u te beschrijven welke redenen ten grondslag liggen aan de wijziging(en). c. Ten slotte dient u te onderbouwen in hoeverre u kunt waarborgen dat oorspronkelijk voorgenomen doelstellingen en geplande activiteiten actie 2 en actie 3 met het gewijzigde OP kunnen worden uitgevoerd. N.B.: Indien er sprake is van een wijziging in de samenstelling van uw OP, kan er gevraagd worden naar een addendum op uw Overeenkomst Ontwikkelingspartnerschap. Overigens is het in uw belang om zulke wijzigingen onverwijld mede te delen.

13

Subsidieregeling ESF-EQUAL


6

Transnationale samenwerking

§ 6.1

In bijlage 6 dient u een beschrijving te leveren van de in het betreffende rapportagejaar gerealiseerde activiteiten in het kader van de transnationale samenwerking. U wordt verzocht om in deze beschrijving op onderstaande vragen in te gaan: 1. Geef een beschrijving van de gerealiseerde transnationale activiteiten in het betreffende rapportagejaar; geef hierbij ook aan waar de activiteiten plaatsvonden en wie er vanuit uw project (binnen en buiten het OP) bij betrokken waren. 2. Indien er sprake is van verschillen in de realisatie ten opzichte van het voorgenomen werkprogramma zoals vermeld in de TCA, geef dan aan welke verschillen er zijn en wat de reden hiervan is. 3. Indien er sprake is van achterstand in de realisatie van de transnationale activiteiten, in hoeverre is deze achterstand nog in te lopen in de resterende looptijd van het project. 4. Welke meerwaarde heeft u in het betreffende rapportagejaar met uw transnationale samenwerking behaald; met andere woorden, welk effect had de transnationale samenwerking op het nationale deel van uw project? N.B.: Indien er sprake is van participatie in meer dan 1 TCA, dan verzoek ik u deze vragen voor iedere TCA apart te beantwoorden.

§ 6.2

Tevens wordt u gevraagd ten behoeve van het actualiseren van de inhoud van de ECDB een korte Engelstalige samenvatting te geven van de ondernomen transnationale activiteiten in het betreffende rapportagejaar.

14



7

Empowerment Zoals u heeft kunnen lezen op pagina 21 van de ‘Toelichting bij het aanvraagformulier voor verlening van projectsubsidie in het kader van de Subsidieregeling ESF-EQUAL 2004’ is er een onderscheid te maken tussen empowerment binnen het OP en empowerment op deelnemersniveau. Ook is daar een nadere toelichting verstrekt op de inhoud van beide niveaus van empowerment.

§ 7.1

In uw vervolgaanvraag heeft u reeds op twee niveaus aangegeven hoe u van plan was het aspect empowerment binnen uw project te operationaliseren. Het betrof het niveau van het ontwikkelingspartnerschap en het niveau van de deelnemers. Bij onderdeel 7.1 dient u toe te lichten op welke wijze uw project gestalte heeft gegeven aan empowerment binnen het ontwikkelingspartnerschap. Geef aan op welke wijze en in welke mate u gedurende het betreffende rapportagejaar empowerment binnen het ontwikkelingspartnerschap heeft gerealiseerd. Gaat u hierbij in op de volgende vragen: 1. Op welke wijze zijn de partners in het OP betrokken bij de verdere opzet, uitvoering en evaluatie van de projectactiviteiten? 2. Op welke wijze heeft de besluitvorming over de verdere opzet, uitvoering en evaluatie plaatsgevonden?

§ 7.2

In de vervolgaanvraag heeft u bij onderdeel 6.2 bij empowerment op het niveau van de deelnemers een of meerdere van deze vormen van empowerment aangekruist. Bij vraag 7.2 in het jaarrapportageformulier wordt u gevraagd aan te kruisen welke vormen van empowerment van de deelnemers u gedurende het betreffende rapportagejaar heeft gerealiseerd. Daarnaast wordt u verzocht om in het toelichtingveld alle door u aangekruiste keuzemogelijkheden puntsgewijs concreet toe te lichten met voorbeelden uit de praktijk.

15



8

Disseminatie & mainstreaming, gender mainstreaming en evaluatie

§ 8.1

Voor disseminatie en mainstreaming is in EQUAL een belangrijke plaats ingeruimd. Actie 3 is speciaal bedoeld voor de disseminatie en mainstreaming van uw projectresultaten en producten. Disseminatie betekent het breed verspreiden van uw projectresultaten. Met mainstreaming wordt bedoeld het opnemen van de in het project ontwikkelde instrumenten en methoden in regulier beleid en uitvoering. U heeft hiertoe in actie 1 (de voorbereidingsfase) een disseminatie- en mainstreamplan opgesteld. Bij vraag 8.1 wordt u verzocht in bijlage 7 weer te geven welke concrete activiteiten en middelen u gedurende het betreffende rapportagejaar concreet op het gebied van disseminatie en mainstreaming heeft gerealiseerd. Vergelijk daarbij de gerealiseerde activiteiten met de voorgenomen activiteiten zoals u deze in bijlage 10 van de vervolgaanvraag heeft aangegeven. In bijlage 7 bij de jaarrapportage dienen de onderstaande vraagpunten uitgewerkt te worden: 1. Concrete beschrijving van de actie 3-activiteiten: welke activiteiten zijn uitgevoerd en welke middelen zijn ingezet in het betreffende rapportagejaar? U dient hierbij de nummering van de activiteiten en middelen te hanteren zoals u heeft aangegeven in bijlage 10 (bouwsteen 5 ‘activiteiten en middelen’) van de vervolgaanvraag. U dient niet alleen aan te geven welke activiteiten en middelen zijn uitgevoerd, maar ook in te gaan op hoe de activiteiten zijn verlopen en wie hierbij betrokken waren (partners in het OP en partijen buiten het OP). 2. Indien er sprake is van afwijkingen/wijzigingen ten opzichte van geplande actie 3- activiteiten voor het betreffende jaar zoals is opgenomen in bijlage 10 van de vervolgaanvraag, geef dan aan welke afwijkingen/wijzigingen het betreft en wat hiervan de reden is. Indien er sprake is van achterblijvende realisatie van actie 3, dient u met het oog op de voorgenomen beleidsmatige effecten te onderbouwen in hoeverre dit nog in te halen is in de resterende looptijd van het project? 3. Welke stappen heeft u in het betreffende rapportagejaar gezet om mainstreaming binnen en buiten uw eigen ontwikkelingspartnerschap te bevorderen? 4. Op welke wijze heeft u in het betreffende rapportagejaar binnen uw project uiting gegeven aan de Europese boodschap?

§ 8.2

Bij vraag 8.2 wordt gevraagd een korte Engelstalige samenvatting te geven van de deelname van uw OP aan de activiteiten van de Nationaal Thematische Netwerken (NTN) en de Europese Thematische Groepen (ETG) in het betreffende rapportagejaar. Dit is ten behoeve van het actualiseren van de inhoud van de ECDB.

§ 8.3

Bij vraag 8.3 dient u in bijlage 8 een beschrijving te geven van de concrete inspanningen/ activiteiten die u in het kader van gender mainstreaming heeft verricht in het betreffende rapportagejaar. U dient in deze bijlage op de volgende punten in te gaan: 1. Beschrijf de concrete activiteiten die u in het betreffende rapportagejaar heeft uitgevoerd ten behoeve van het aspect gender mainstreaming. Geef hierbij aan op welke cruciale momenten (zoals deze in uw bijlage 11 van de vervolgaanvraag zijn geformuleerd) deze gender mainstreamingsactiviteiten betrekking hebben. 2. Zijn er afwijkingen ten opzichte van de in bijlage 11 van de vervolgaanvraag geplande activiteiten in het kader van gender mainstreaming? Zo ja, wat voor afwijkingen betreft het en wat is de reden van de afwijking? 3. In hoeverre zijn de gerealiseerde activiteiten in het kader van gender mainstreaming succesvol gebleken (m.a.w. hebben de onder punt 1 genoemde activiteiten ertoe geleid dat vrouwen even veel kunnen profiteren van uw project als mannen)? Onderbouw kwantitatief en kwalitatief aan de hand van ieder van de door u geïdentificeerde cruciale momenten (als de werving en selectie, het verloop van de deelnemerstrajecten, evaluatie en disseminatie en mainstreaming) de door u behaalde resultaten/successen op het vlak van gender mainstreaming.

§ 8.4

Bij vraag 8.4 dient u in bijlage 9 inzicht te geven in de activiteiten die er gedurende het rapportagejaar zijn verricht ten behoeve van de evaluatie van het project. U dient voor deze bijlage in te gaan op de volgende vragen: 1. Wie heeft er in het betreffende rapportagejaar activiteiten ten behoeve van de evaluatie uitgevoerd ( een of meerdere van de partners in het OP)? 2. Op welke momenten en met welke frequentie heeft u zich gedurende het betreffende rapportagejaar met evaluatie van uw project bezig gehouden?

16



3. Welke aspecten van uw project heeft u geëvalueerd (voortgang van nationale activiteiten, voortgang van transnationale activiteiten, financiële voortgang, procesgang, voortgang van deelnemers)? 4. Op welke wijze heeft u deze aspecten geëvalueerd (o.a. verificatiebronnen en onderzoeksvormen)? 5. Heeft u op basis van de uitkomsten van tussentijdse evaluaties of van ongoing monitoring uw project bijgestuurd en zo ja, hoe?

17



9

Financiële gegevens

§ 9.1

In de vervolgaanvraag heeft u de kosten van actie 2 en 3 volledig gespecificeerd en onderbouwd. Hetzelfde geldt voor de eventuele inkomsten van het project. Bij vraag 9.1 dient u een samenvattend overzicht te geven van de begrote kosten, de begrote indirecte kosten, eventuele begrote kosten na afloop van het project en eventuele begrote inkomsten in betreffend rapportagejaar van actie 2 en actie 3. U dient de begrote kosten uit te splitsen naar begrote kosten te maken binnen het OP (tegen werkelijke kosten) en kosten te maken buiten het OP (tegen externe tarieven).

§ 9.2

Bij vraag 9.2 doet u hetzelfde zoals vermeld onder 9.1, maar dan voor de feitelijk gerealiseerde kosten.

§ 9.3

Bij vraag 9.3 worden de gegevens automatisch berekend. U dient per kostenpost alle verschillen, waarbij de afwijking tussen begroot en gerealiseerd meer dan 10 % bedraagt, gedetailleerd in punt 5 van bijlage 10 toe te lichten (zie § 9.4).

§ 9.4

Bij vraag 9.4 wordt u gevraagd om in bijlage 10 gedetailleerd op de onderstaande vijf punten in te gaan: 1. Onderbouwing kosten U dient een gedetailleerde onderbouwing te geven van de opgevoerde kosten. Dit houdt in, dat per kostenpost dient te worden aangegeven hoe deze is opgebouwd. Er kan niet alleen worden volstaan met het noemen van subtotalen. Tevens zal een onderbouwing van deze subtotalen moeten worden gegeven (aantal * prijs of uren * tarief). Ook moeten de berekeningsgrondslagen van de opgevoerde tarieven en prijzen onderbouwd worden. De berekeningswijze moet logisch en controleerbaar zijn. Het is niet toegestaan om de kostenposten, zoals opgevoerd in tabel 9.2, uit te drukken als opslagpercentage op het bruto-uurloon. 2. Koppeling tussen activiteiten en gerealiseerde kosten in betreffend rapportagejaar Alle kosten die u onder tabel 9.2 opvoert, dienen in bijlage 10 gekoppeld te zijn aan de in bijlage 1 (actie 2) en bijlage 7 (actie 3) benoemde activiteiten. Er moet een duidelijk aantoonbare koppeling zijn tussen de activiteiten en de gerealiseerde kosten in betreffend rapportagejaar. 3. Externe kosten (indien van toepassing) U wordt verzocht voor alle in tabel 9.2 opgenomen externe kosten aan te geven, welke activiteiten door welke externe partijen gedurende het rapportagejaar uitgevoerd zijn. Per externe partij/activiteit dient u aan te geven op welke wijze de externe uitvoerders gedurende het rapportagejaar zijn geselecteerd: (Europese) aanbesteding, offerte procedure of andere wijze. 4. Inkomsten (indien van toepassing) Op de opgevoerde kosten dienen de inkomsten van het project, anders dan die voortvloeien uit de ESF-subsidie en de publieke en/of private cofinanciering, in mindering te worden gebracht. De inkomsten, die u hier dient op te geven, betreffen bijvoorbeeld de opbrengsten uit verkoop van producten die in het kader van het project zijn vervaardigd, etc. 5. Verschillen tussen begrote en feitelijk gerealiseerde kosten (indien van toepassing) U dient per kostenpost alle verschillen (zie tabel 9.3), waarbij de afwijking tussen begroot en gerealiseerd meer dan 10 % bedraagt, gedetailleerd toe te lichten.

§ 9.5

Bij onderdeel 9.5 a dient u, indien van toepassing, een voorschot voor uw project aan te vragen. Met betrekking tot de bevoorschotting van het project wordt u verwezen naar artikel 13 van de ‘Subsidieregeling ESF-EQUAL 2004’. Indien u aan de onder artikel 13 genoemde vereisten voldoet, kunt u een voorschot voor het rapportagejaar aanvragen.

18



Let op: Vergeet u niet bij onderdeel 9.5 a.) het eventuele voorschotverzoek te laten onder tekenen door de tekenbevoegde functionaris. Bij onderdeel 9.5 b dient u indien van toepassing de reeds ontvangen voorschotten in te vullen. § 9.6

Bij vraag 9.6 wordt u gevraagd per keuzemogelijkheid de intensiteit en kosten van deze activiteiten in te vullen. Let op: Het bedrag voor de experimentele activiteiten en het bedrag voor de transnationale activiteiten samen dienen op te tellen tot het bedrag van de feitelijke gerealiseerde kosten van het project in het betreffende jaar zoals opgegeven in het formulier onder 9.2.

19

ESF-EQUAL 2004


10

Financiering

§ 10.1

Vraag 10.1 bevat het schema, dat inzicht moet bieden in de wijze van financiering van het project en de daarbij gevraagde specificatie. Bij het financieringsoverzicht wordt onderscheid gemaakt tussen de eigen middelen van de aanvrager die als financiering worden ingezet, de publieke / private cofinanciering door partners in het OP en de publieke/private cofinanciering door derden. Daarnaast dient een onderscheid gemaakt te worden tussen lokale publieke financiering, regionale publieke financiering en nationale publieke financiering. Het totaal van de gerealiseerde financiering dient overeen te stemmen met het totaal van de gerealiseerde kosten uit 9.2. Het maakt hierbij niet uit of de cofinanciering van publieke dan wel van private bronnen afkomstig is.

§ 10.2

Bij vraag 10.2 wordt u gevraagd een prognose te geven van de verwachte kosten respectievelijk de verwachte financiering voor het hele project. Deze verwachting is gebaseerd op het inzicht, dat u op het moment van rapportage heeft. Het bestaat uit de gerealiseerde kosten vanaf de start van het project vermeerderd met de nog te verwachten kosten. U wordt verzocht opmerkelijke verschillen toe te lichten.

§ 10.3

Bij vraag 10.3 wordt u gevraagd om in bijlage 11 inzicht te bieden in alle partijen die aan de financiering bijgedragen hebben in het betreffende rapportagejaar, de betreffende bedragen en in de eventuele voorwaarden waarvan het verkrijgen van deze financiering afhankelijk was/is. Wellicht ten overvloede, cofinanciering kan op twee manieren zijn ingebracht: een harde cofinanciering (vaste contante bijdrage), danwel zachte cofinanciering (inzet in natura, middelen). Er moet sprake zijn van daadwerkelijke en aantoonbare kosten. Het moet duidelijk zijn welke kosten met welke financieringsbron worden gefinancierd. Om deze reden wordt u verzocht de waarde van de gerealiseerde harde financiering en van de gerealiseerde zachte financiering in het betreffende rapportagejaar aan te geven. Geef duidelijk de partijen aan die gedurende het rapportagejaar aan de cofinanciering hebben bijgedragen. Voorbeeld van partijen die harde of zachte cofinanciering in brengen

20

Organisatie

Soort financiering

Bedrag

Naam organisatie = X

Zachte Financiering

Uren * tarief(of anders b.v. middelen)

Naam organisatie = Y

Harde financiering

Y = vast bedrag



11

Managementletter

§ 11.1

Bij vraag 11.1 wordt u gevraagd om als bijlage 12 een management letter te overleggen. De controlerend accountant rapporteert zijn bevindingen met betrekking tot het onderzoek naar de AO/IC in de vorm van de managementletter. Op grond van punt 3.3 van het controle- en accountantsprotocol bijlage 1 bij de Subsidieregeling ESF-EQUAL 2004 is de aanvrager verplicht gelijk met de jaarrapportage een afschrift van deze management letter aan het Agentschap SZW te doen toekomen. Voor de managementletter is geen standaard model ontwikkeld, aangezien de opzet hiervoor wordt overgelaten aan de controlerende accountant. Wel dienen ten minste de volgende onderwerpen in de managementletter door de accountant behandeld te worden: - de deelnemersadministratie; - de urenadministratie; - de financiële administratie; - de interne controle maatregelen; - publiciteit (artikel 16); - follow up van eerder gedane aanbevelingen en bevindingen, welke volgen uit preventieve werkzaamheden of interim controle aanbevelingen ter verbetering van de AO/IC; - eventuele aanbevelingen/bevindingen ter verbetering van de AO/IC.

§ 11.2

Bij vraag 11.2 wordt u gevraagd om in bijlage 13 uw reactie te geven op eventuele bevindingen in de managementletter (zie bijlage 12). In bijlage 12 heeft de accountant zijn bevindingen met betrekking tot het onderzoek naar de AO/IC in de vorm van een management letter opgenomen. Indien de accountant geconstateerd heeft dat de werking van de AO/IC niet of alleen gedeeltelijk aan de in de regelgeving gestelde eisen voldoet, dient u in bijlage 13 aan te geven welke maatregelen u op korte termijn gaat treffen om de geconstateerde tekortkomingen op te lossen.

21



12

Best practice selectie NTN’s en actualisatie projecten website Het doel van EQUAL is het stimuleren van nieuwe benaderingen voor de bestrijding van arbeidsmarktgerelateerde discriminatie en ongelijkheid. Projecten ontwikkelen een nieuwe werkwijze waarmee de effectiviteit van het reguliere beleid substantieel kan worden verbeterd, of waarmee voorzien wordt in een (beleids)behoefte waar nog geen maatregel voorhanden is. Het is uiteindelijk de bedoeling dat succesvolle innovatieve praktijken voortkomend uit de projecten worden opgenomen in regulier beleid en uitvoering. De projecten zijn in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor de disseminatie en mainstreaming van hun goede praktijken. Zoals reeds in het algemene deel van deze toelichting is aangegeven, zijn op landelijk niveau Nationaal Thematische Netwerken in het leven geroepen. Zij ondersteunen de projecten in het proces van mainstreaming. De in onderdeel 12 gevraagde informatie is bedoeld om de NTN’s te voorzien van belangrijke informatie om best practices uit de projecten te kunnen selecteren. Verder zal de in onderdeel 12 gevraagde informatie gebruikt worden ten behoeve van de jaarlijkse actualisatie van de projecten website welke voor een breed publiek via www.agentschapszw.nl toegankelijk is. Het is dus van belang om zo concreet en volledig mogelijk de gestelde vragen in onderdeel 12 te beantwoorden. Het helpt u om uw projectresultaten zo effectief mogelijk te verspreiden en vergroot uw kansen op een succesvolle mainstreaming. N.B.: De informatie die u in de onderdelen 1 t/m 11 hebt verstrekt, heeft alleen betrekking op het desbetreffende rapportagejaar. Echter, de informatie die u bij de beantwoording van de in onderdeel 12 gestelde vragen dient te verstrekken, dient een weergave te zijn van de situatie tot dan toe. Dit betekent dat u bij de beschrijving ervan informatie uit eventuele voorgaande rapportage jaren moet meenemen opdat een zo volledig mogelijk beeld van de situatie tot dusverre wordt geschetst.

§ 12.1

De vragen bij onderdeel 12.1 hebben betrekking op de wijze waarop de vernieuwende aanpak tot dusverre heeft uitgewerkt in de praktijk. Bij onderdeel 12.1.c worden de termen ‘opschaalbaar’ en ‘overdraagbaar’ gebruikt. Met opschaalbaar wordt bedoeld dat de resultaten die uitgetest zijn/worden binnen kleine eenheden (bijvoorbeeld een kleine groep deelnemers of binnen een kleine organisatie) ook toepasbaar zijn op grotere eenheden. Met overdraagbaar wordt bij 12.1.c bedoeld dat de ontwikkelde werkwijze ook in een andere context (bijvoorbeeld voor een andere doelgroep of door organisaties buiten het OP) gebruikt kan worden. De overige vragen in onderdeel 12.1 spreken voor zich.

§ 12.2

De vragen bij onderdeel 12.2 hebben betrekking op het proces van mainstreaming en de hieruit voortvloeiende beleidsaanbevelingen. De vragen in het formulier voor dit onderdeel spreken voor zich.

22



13

Overzicht van de verplichte bijlagen bij de jaarrapportage De aanvrager dient zorg te dragen voor het overleggen van de in dit onderdeel genoemde verplichte bijlagen bij het jaarrapportage formulier. U dient hier alle bijlagen die bij het jaarrapportageformulier heeft bijgevoegd aan te vinken. Deze aanvinklijst kunt u als controleinstrument gebruiken zodat u voordat u het jaarrapportage formulier en de diskette verstuurt, kunt nagaan of alle verplichte bijlagen daadwerkelijk bijgevoegd zijn.

23



14

Ondertekening De jaarrapportage dient in onderdeel 14 middels een originele handtekening van de functionaris die namens de organisatie bevoegd is tot het indienen van de jaarrapportage (zie ook vraag 1.2) te worden bekrachtigd.

24



Toelichting bij het formulier jaarrapportage in het kader van de Subsidieregeling ESF-EQUAL Programmaperiode Tweede tranche

Recommend Documents