Succesvol contractmanagement: start inkoop Strategische beleidsprioriteiten als basis
Prof.dr.ing. Jacques J.A.M. Reijniers MBA
Congres 2012 ‘’inkoop+beleid=meerwaarde”
Datum: 7 juni 2012
Leadership • Entrepreneurship • Stewardship
[email protected] T + 31 (0)346-291 291 x www.nyenrode.nl
De praktijk: nog steeds een dagelijkse realiteit Succesvol contractmanagement realiseren is een worstelproces, maar …
Visie, wilskracht, creativiteit, kennis en ervaring nodig Bron: oratie Reijniers
Geen 50 sheets, wél uw vragen: een inspiratiebron …
Masterclass (definitie!)
De praktijk over inkoop vandaag is niet acceptabel ….
Inleiding
Door professioneel inkoopproces anders!
Praktische worstelingen tijdens uitvoering ‘uitbesteding’. Enkele centrale observaties… Onduidelijkheid relatie business doelstellingen Niet beantwoorde verwachtingen
Uw eigen ervaringen?
Té hoge verwachtingen: tijd, resultaat of financiën Discussie contract: commercie vs operatie Onvoldoende bekendheid businessprocessen klant Te veel ‘control’ tijdens uitvoering: té veel kpi’s
Inadequate voorbereiding: ‘té rigide?’ Bron: analyse Reijniers
De essentie bij inkopen en uitbesteden Wensen/aanbod op elkaar afstemmen door offerte ... Opdrachtgever
oplossing
probleem
op tijd binnen voorwaarden maatschappij 3-P
(verzoek) offerte
Leverancier
opdracht/omzet naamsbekendheid referenties zichtbaar innovatief/flexibiliteit meerwaarde
Zes beginselen: objectief gelijke behandeling transparant relevant proportioneel lage admin lasten
Vertrouwen of controle na contracteren?
Contract management is méér dan beheer: vroegtijdig strategische prioriteiten aangeven… Strategie
Waarom/hoe
‘Piketpalen’ slaan
1. Specificeren
Wat
2. Selecteren
Wie
3. Contracteren
Hoe
Formeel aanbestedingsproces
4. Bestellen
5. Bewaken/ contract management
6. Nazorg en evaluatie
Wanneer
X
procederen
Leveran.
Kennis leveranciers vroeg benutten: ‘pull’ ipv ‘push’
Beleidsprioriteiten organisatie zijn de basis voor meerwaarde uitbesteding én kpi’s contractmanagement…. Strategische beleidsaspecten, prioriteiten uitbestedingsbijdrage
systemen
organisatie
proces
procedures
Resultaat uitbesteding
Voorbeelden … Kostenbesparing Kwaliteitsverbetering Duurzaamheidsbev.
Inkoop/contractmanagementbeleid- en doelstellingen
Het spanningsveld intern/extern vraagt om meer integrale oplossingen inkoop organisatie….
Marktkennis/inzicht leveranciers
Contractmanagement (kpi’s vooraf afgesproken tijdens strategiefase)
Dynamiserend inspelen op externe ontwikkelingen
Hanteren van ondernemende innovatieve inkoopmethoden, bv.:+ het ‘Zeeuws-model concept’: kwaliteit binnen budget + ontkoppeling kwaliteit en prijs: ‘Kashiwagi’
Innovatie benutten gedurende proces: meer toegevoegde waarde
Kenmerken professionele zakelijke diensten (omvangrijk binnen publieke sector) zijn uniek ….
Vooraf precies specificeren operationele behoefte niet gemakkelijk
Resultaat eerst na prestaties te beoordelen
Moeilijk reproduceerbaar en eerdere ervaring beperkt mee te nemen
Kwaliteitsgaranties vooraf slechts beperkt mogelijk
Uitgaan van het gewenste eindresultaat tijdens strategiefase bij bepalen kpi’s contractmanagment
De belangen van betrokkenen zijn verschillend bij bepalen kpi’s contractmanagement (voorbeelden)…
budgethouder: behoefte, oplossing, tijdig, moment, doel
facilitymanager: zicht op kwaliteit
controller: grip op proces, kosten, transparantie
inkoop: regie, faciliteren, adviseren, grip op leveranciers
accountant: rechtmatigheid, doelmatigheid, duurzaamheid
Samenhangende strategische inbedding als basis
Professioneel contractmanagement nodig vanwege …
Risico-issues en beoordelingscriteria reeds in strategiefase
Aantonen rechtmatigheid, doelmatigheid, duurzaamheid, kosten en transparantie door adequate controle en sturing
Kostenbesparing door strategisch inzicht en pro-actief anticiperen
Continuïteit in bedrijfsvoering door flexibel inspelen
Vernieuwing en innovatie tijdens en door evaluaties
Realisatie strategie door vroegtijdige borging operaties
Afhankelijk soort inkoopvraag, andere aanpak en focus bij contractmanagement … Investering Verkoop
‘Shopping’
‘Problemsolving’ Verkoop
‘Transaction’ Verkoop
‘Partnership’
Bron: Kraljic, Rackham
Investering Inkoop
Een operationele aanpak: voorwaarden succes Leveranciersmeerwaarde voor succesvol resultaat als basis voor succesvol contractmanagement ….
Vroegtijdig innovatie-meerwaarde laten tonen Onderscheidende kracht kunnen laten zien in offerte Eenduidig kunnen lezen van gunningscriteria Kwalitatieve gunningscriteria SMART omschrijven Voldoende gelegenheid tot het stellen van vragen Vervolgens op antwoorden nog eens kunnen reageren Leveranciersmarkt en –ontwikkelingen kennen
Professionele inkoopaanpak opdrachtgever
Essentie succesvolle bijdrage leveranciers …
Behoeftesteller is leidend !
Inkoop is faciliterend en adviserend: dienstbaar
Leveranciersmarktkennis, –gebruik en -research
Professioneel contractmanagement
Invulling categoriemanagement
Accountportfolio management
‘Lostlaten’ detailering (technisch specificeren) vooraf
‘Loslaten’ historisch kopiëren kennis/ervaring
r ee t zi n Be
ge
gin be
t!
Voorbeelden uit de praktijk ….
Contractmanagement uitbesteding leerlingenvervoer (Nova uitzending) Prestaties schoonmaak (Zembla uitzendingen) Vele andere uit de geschreven media (Praktijk)
Aandachtspunten professioneel contractmanagement …
Leverancier en opdrachtgever samen optimaliseren contractuitvoering
Niet éénzijdig vanuit opdrachtgever
Leveranciersmanagement
Prestatiebeoordeling
Continue verbering prestaties
Vroegtijdig inspelen op ontwikkelingen en bijsturen
Opdrachtgever en opdrachtnemer randvoorwaarden en condities
Focus op eindresultaat (strategische kpi’s)
Vermijden onnodige en té gedetailleerde kpi’s
Achtfasenmodel Kotter voor realisatiesucces bij vernieuwing contractmanagement … Draagvlak Verandervisie
Successen
Visie en strategie
Leidende coalitie
Consolideren
Beleidsdoelen!
Verankeren
Urgentiebesef
Consequenties niet doen?
Tenslotte, als inspiratiebron vernieuwingen …
[email protected]
slide 20
© Nyenrode Business Universiteit
+31 (0)346 - 291 211
[email protected]
Find us on:
