Subsidie veilig stellen

ROC Nijmegen International Office

Handleiding verantwoording Leonardosubsidie Voor studenten en personeel Versie 25-4-2013

Subsidie veilig stellen. Van ROC Nijmegen heb je voor je stage een Leonardosubsidie ontvangen. Om die te verantwoorden hebben we na je stage enkele “bewijzen” nodig. De belangrijkste zijn: 1. 2. 3. 4.

Europass Mobillity. Met dit certificaat heb je meer kans bij een sollicitatie. Participant Report. Dit is een soort enquête. Persoonlijk verslag van de stage-ervaringen. (Enkel voor studenten). Bewijs Afrekening /declaratie na afloop reis. (Alleen voor personeel roc. Niet bestemd voor studenten).

Uitgave: Renie Hesseling International Office ROC Nijmegen

1


Bewijs 1: Europass Mobility. Invullen einde stage 1. Sla deze handleiding na ontvangst per e-mail eerst op zodat je er ook in het buitenland bij kunt!! 2. Zoek het mailtje dat je kort voor de aanvang van je stage ontvangen hebt van My Europass Mobility [email protected] (Het kan bij de spam of ongewenste mail zijn terechtgekomen of per ongeluk gedeletet). Het mailtje ziet er ongeveer zo uit:

3. Klik op de link waar Engels bij staat (zie voorbeeld boven). Gebruik de Nederlands pass enkel in België. Als het goed is dan heeft de link een afwijkende kleur waardoor de cursor meldt “volg de link”. (Is dit niet het geval kopieer dan enkel datgene wat tussen de aanhalingstekens staat (“http: ……”) en plak dit in je browser). 4. Opent de link / document niet, neem dan contact op met secretaresse van het International Office van ons roc (zie laatste pagina). 5. Open het Word document. Je krijgt nu de onderstaande Europass te zien die al op jouw naam staat.

6. Sla de Europasss op (laptop, usb, webmail) zodat je er later in het buitenland bij kunt 7. Je mag de Europass pas op het einde van je stage invullen.

Voer deze opdrachten pas tegen het einde van je stage uit. 1. Je buitenlandse, stageverlenende bedrijf / instelling moet in de Europass een handtekening en een stempel zetten. Deel dit je begeleider ruim voor het einde van je stage mee.

2


2. Open de Europasss en controleer of de reeds aanwezige gegevens juist zijn. Het kan zijn dat je op een andere plek stage loopt. Wijzig dan de naam van de organisatie, het stageadres, de naam van de contactpersoon. 3. Noteer de eventuele afwezige gegevens (naam, e-mailadres van je stagebegeleider enz). 4. Het rechter witte vakje (zie voorbeeld hieronder) bij “Stamp and / or signature”, hoef je nu niet in te vullen.” Dat gebeurt bij terugkeer op het roc.

5. Vul vraag 4 in (zie onder). Gebruik de kant en klare antwoorden in het rood hieronder.

Vragen uit het voorbeeld hierboven:

Vul deze Nederlandse antwoorden in:

Objectives of the Europass….

Een eerste werkervaring opdoen in een internationale omgeving Leonardo da Vinci ROC Nijmegen MBO Vul hier de volledige naam van je opleiding in Vul hier de begin- en einddatum in van je stage in. Let op voor leerlingen die in het buitenland een taalcursus volgende: deze periode telt ook mee.

Community or mobility programme…. Initiative during which … Qualification …. Duration of the Europasss

6. Ga verder met vraag 5 (hieronder). Geef per vraag max. drie voorbeelden van wat je op de stage gedaan en geleerd hebt (in de Engelse taal want jouw leidinggevende in het buitenland moet het ondertekenen in de taal die hij / zij begrijpt). Controleer de spelling! Uitleg van begrippen: - Skills: vaardigheden (bijvoorbeeld groepsindeling maken, leiding geven)

3


-

Competences acquired: Verworven competenties. Je hebt bijv. geleerd om: met een bepaald boekingssysteem of gereedschap te werken, met verschillende culturen om te gaan enz..

7. Vraag 3 vult het International Office in als je de Europass op het roc inlevert. Overslaan dus. 8. Een Europass is alleen geldig met jouw pasfoto op pagina 1. Voeg nu een digitale pasfoto in. (Je kunt de ruimte waarin je pasfoto moet komen groter maken door de horizontale lijn naar beneden te trekken). Geen digitale pasfoto? Ga dan verder. 9. Print de Europass uit. Ga nu met de print aan de slag. 10. Laat je stageverlenende organisatie in het buitenland in het witte vak (zoals in het voorbeeld hieronder), bij “Stamp and / or signature” een handtekening en een stempel (indien aanwezig) zetten. Hiermee verklaart men officieel dat je alles wat je beschreven hebt, ook daadwerkelijk geleerd is.

11. Zet jouw handtekening bij “Signature of the holder”. 12. Had je geen digitale foto dan moet je nu een ouderwetse hard copy inplakken. BEWIJS 1 is nu helemaal klaar. Neem de print mee naar International Office.

4


Bewijs 2: Participant Report. Invullen terug in Nederland We gaan nu verder met het tweede bewijs. Dit is de een enquête van de Europese subsidiegever die graag wil weten of het geld goed besteed is. Van de organisatie [email protected] ontving je in het begin van je stage een mail (onderwerp: Participant report request) die er ongeveer uitziet zoals hieronder.

1. Zoek het mailtje op in je mailbox. Niet gevonden? Kijk in je: - mailbox bij de ongewenste mail / spamberichten of in - je prullenbak (je hebt ‘m per ongeluk gedeletet). - Heb je heel goed gezocht maar niets gevonden, neem dan contact op met secretaresse International Office (zie laatste pagina). 2. Download het PDF (installeer de gevraagde versie van Adobe Acrobat reader) en sla het op. 3. Vul het report op het einde of kort na je stage in. (Dus niet binnen 30 dagen zoals de mededeling luidt als je de link volgt). 4. Open het Participant Report. Hieronder zie je hoe het eruit ziet.

5. Op de eerste pagina hoef je niets in te vullen. Klik op “Validate”. Je krijgt de opmerking “The form is valid”. M.a.w.: je hebt alles goed ingevuld. Ga verder met C2.3. (Boven C2.3. hoef je niets in te vullen. Dus ook geen “submission id” of “form id”).

5


6. Ga de vragen in het NEDERLANDS beantwoorden. (Uiteraard heb je eventuele (opbouwende) kritiek al eerder bij je eigen sector gemeld).

INLEIDING bij onderstaande vraag:

VERTALING van de vraag: Geef aan welke talen je tijdens je stage hebt gebruikt. OPDRACHT: Klik, indien nodig, op de + button en voeg de talen toe je gebruikte. 7. Je kunt na iedere pagina of op het einde van je Participant Report op “validate” klikken. 8. De onderstaande melding betekent dat je een verplichte (“mandatory”) vraag, daar waar nu je cursor staat, niet hebt ingevuld. Vul het betreffende veld in.

C2.4. Algemene weergave van de mobiliteit (= stage of studiebezoek). VRAAG C2.4. INLEIDING bij onderstaande vraag:

VERTALING van de vraag: Beschrijf de doelen van je stage (beschrijf eventueel het programma), de activiteiten die je uitvoerde, (of je een netwerk ontwikkeld hebt), de accommodatie (kamer of hotel) of de activiteiten die je in de vrije tijd ondernam. OPDRACHT: Geef nu jouw antwoord op deze vraag.

6


VERTALING van de vraag: Wat was je belangrijkste persoonlijke reden om aan deze stage (studiebezoek enz.) deel te nemen? OPDRACHT: Geef nu jouw antwoord op deze vraag.

C2.5. VOORBEREIDING. INLEIDING bij onderstaande vraag:

VERTALING van de hoofdvraag: Heb je voorbereidende activiteiten verricht voordat je op stage ging? VERTALING van de subvraag: Leg uit hoe de voorbereiding voor je stage verliep. Denk aan taalvoorbereiding; hoe heb je het gastland en je stageadres gevonden? Hoe heb je je voorbereid op de landscultuur en de organisatie van het werk? Enz., enz. OPDRACHT: Geef nu jouw antwoord op deze vraag.

C.2.6. INHOUD INLEIDING bij onderstaande vraag.

VERTALING van de hoofdvraag: Tot op welke hoogte ben je tevreden met de volgende onderdelen van de inhoud van je stage? VERTALING van de keuzemogelijkheden in de rode vensters: "To a very small extent" = heel klein beetje tevreden. 7


"To a small extent" = beetje tevreden "To a high extend" = erg tevreden "To a very hig extend" = heel erg tevreden "Totally accomplished" = 100% tevreden. VERTALING van de subvragen: - I was given proper help: werd je goed geholpen om een passend stageadres te vinden? - De organisatie waar ik stage liep voldeed aan mijn trainingsbehoefte. - I knew clearly...: Ik wist precies wat ik op mijn stageadres moest doen en leren - De stage duurde voldoende lang om in mijn trainingsbehoefte te voldoen. - Proposed activities..: De activiteiten hielden rechtstreeks verband met mijn opleiding en opleidingsdoelen in Nederland - Ik ontving de juiste uitrusting en middelen (denk aan bedrijfskleding, gereedschappen) - Ik wist wie mijn buitenlandse mentor / begeleider was om mijn programma uit te voeren en resultaten te bespreken - My sending school..: ROC Nijmegen was behulpzaam tijdens mijn stage - Mijn eindconclusie over mijn stage luidt: OPDRACHT: Maak nu je keuzes onder “Evaluation”

INLEIDING bij de onderstaande vraag:

VERTALING van de bovenstaande vraag: Leg uit hoe het roc en de ontvangende organisatie of instelling waar de stage plaats vond je mobiliteit / stage organiseerden. Zorgde het roc voor een stageplek, een stagebemiddelende organisatie of vond je de stageplek zelf? OPDRACHT: Geef nu jouw antwoord op bovenstaande vraag.

INLEIDING bij onderstaande vraag.

VERTALING van de bovenstaande vraag: Wat was jouw rol in de organisatie van de stage (studiebezoek)? OPDRACHT: Geef nu jouw antwoord op deze vraag.

INLEIDING bij onderstaande vraag. 8


VERTALING van de bovenstaande vraag: Beschrijf je ervaring van wat je geleerd hebt tijdens de stage (studiebezoek). OPDRACHT: Geef nu jouw antwoord op bovenstaande vraag.

C.2.7. Erkenning INLEIDING bij onderstaande vraag.

VERTALING van de bovenstaande vraag: Tot op welke hoogte ben je tevreden met de erkenning van je stage / mobiliteit? UITLEG: Studenten: Leonardo / Europa zien graag dat stages écht deel uitmaken van de opleiding en dat je in het buitenland voor je studie ook leert. Voor studenten geldt dat alle stages erkend worden. Personeel roc: De erkenning van je stage / studiebezoek vindt plaats in de vorm van een Europass of een verklaring van je stageplek (host declaration). Beiden worden opgenomen in je persoonlijk dossier bij Personeelszaken (Wet Bio). OPDRACHT: Geef nu jouw antwoord op bovenstaande vraag.

INLEIDING bij onderstaande vraag:

VERTALING van bovenstaande vraag: Maak een keuze van het type certificering dat je van de organisatie(s) hebt ontvangen. 9


OPDRACHT 1 voor studenten: Klik op het + teken en voer nog tweemaal ROC Nijmegen in zoals in het voorbeeld hierboven. Voer de keuzes in zoals in het voorbeeld hierboven. OPDRACHT 2 voor studenten: Indien van toepassing: Heb je ook een (taal)certificaat ontvangen, een bewijs van goed gedrag, een aanbeveling enz? Klik dan op de + button en maak een keuze in het uitvalvenster. (Ski-studenten en docenten met een taalstage voegen toe “course specific certificate”). OPDRACHT voor personeel roc: Maak in het uitvalvenster de keuze voor Europass Mobility (als je deze ontvangt) of kies voor “Other” indien je een host dedlaration ontvangt.

INLEIDING op onderstaande vraag:

VERTALING van bovenstaande vraag: Beschrijf, indien mogelijk, op welke wijze het certificaat bijdroeg aan de ontwikkeling van je beroep. OPDRACHT: Je kunt bijvoorbeeld antwoorden dat je een (of meerdere) bewijzen hebt van je stage waarmee je in je cv beter aantoont wat je leerervaringen zijn. Hierdoor een betere kans op de arbeidsmarkt.

C2.8. Leerresultaten. INLEIDING onderstaande vraag.

VERTALING van de vraag “To what extent…”: Tot op welke hoogte ben je tevreden met de volgende onderdelen van je stage (studiebezoek)? VERTALING van de subvragen: - “I got..”: Ik maakte kennis met een ander systeem van beroepsonderwijs en/of van een Leven Lang Leren en/of loopbaan- of leerlingenbegeleiding. 10


- “I discovered..”: Ik ontdekte nieuwe (leer)inhouden, technieken, nieuwe methodes of technieken in mijn beroepsveld - “I gathered…”: Ik verzamelde bruikbaar lesmateriaal en relevante documenten - “I developed my…”: Ik ontwikkelde mijn algemene taalvaardigheden - “I developed linguistic..”: Ik ontwikkelde taalvaardigheden voor de uitoefening van mijn beroep - “I developed useful…”: Ik ontwikkelde bruikbare contacten voor toekomstige partnerschappen - “I intend..”: Ik ben van plan mijn netwerk verder te ontwikkelen - “I now ..”: Ik heb nu een beter begrip van training en praktijk in het beroepsonderwijs - “I now have..”: Ik heb een beter begrip van de eisen die de economie en arbeidsmarkt stellen - “Overall..”: Mijn eindoordeel over de uitkomst van mijn stage luidt... OPDRACHT: Maak nu je keuzes onder “Evaluation”

INLEIDING onderstaande vraag:

VERTALING van bovenstaande vraag Beschrijf de waarde van je buitenlandse verblijf en van de mogelijke impact op je beroepsmatige of persoonlijk leven, op je roc, je studenten en mensen met wie je samenwerkt. OPDRACHT: Maak de vraag

VRAAG C2.9. Praktische regelingen: INLEIDING onderstaande vragen:

VERTALING van de vragen: - I completed....: Ik heb bij ROC Nijmegen voor mijn stage een overeenkomst ondertekend. - I am satisfied...: Ik ben tevreden met de Leonardosubsidie - Ik ben tevreden met het vervoer (TRANSPORTATION) naar mijn stageplek - Ik ben tevreden over de verzekering (INSURANCE) via het roc - Ik ben tevreden over de informatie en steun die ik kreeg over mijn sociale veiligheid (PractSocialProtect) - Ik ben tevreden over de informatie (calamiteiten) en steun die ik kreeg over mijn persoonlijke veiligheid (PractSafety) 11


- Ik ben tevreden over de ontvangen steun bij de praktische zaken (zoals bijv. deze handleiding) bij mijn stage (PractPract) - “Overall satisfaction..”: Mijn eindoordeel over de praktische steun van het roc luidt... - “Overall satisfaction..”: Mijn eindoordeel over prktsiche steun van de stageverlende organisatie in het buitenland luidt.. - “Overall satisfaction..”: Mijn eindoordeel over de financiële Leonardo ondersteuning luidt... OPDRACHT: Maak nu je keuzes onder “Evaluation”

INLEIDING onderstaande vragen. VERTALING staat in blauwe vakjes.

OPDRACHT: Beantwoord de vragen hierboven.

1. De handtekening bij vraag E kun je pas invullen nadat het document geprint is. Dat doen we na de volgende handelingen. 2. Ga eerst dit PDF via Internet insturen (uploaden). Dat gaat en als volgt: Zorg dat je een internetaansluiting hebt. Ga naar de laatste pagina van het document. Zie voorbeeld hieronder

3. Klik op “Submit online”. 12


4. Er komt een beveiligwaarschuwing. Klik op “Toestaan”. 5. Er komt nu een venster met de vraag: “Wil je de wijzingen opslaan voordat enz..”. Antwoord met “Ja”. 6. Wacht een minuutje. Je ziet op de laatste pagina van het Report dat de status is veranderd. Dat wordt herkenbaar door mededelingen als “This is a confirmation that you have succesfully submitted your form” / “Submission status OK”. 7. Errors. Er kunnen “Error” mededelingen volgen. - Je krijgt geen verbinding: Herhaal de handeling (op een later tijdstip); - Een tweede error is de mededeling “Form has already been submitted”. In dat geval kun je hem gewoon uitprinten. - Ook kun je een error mededeling krijgen “Non consistent data”. In dat geval is heb je eerder een Participant Report ontvangen en is het daarna op de website aangepast. Meld dit bij de secretaresse van International Office. Zij zal je waarschijnlijk een nieuw Report laten sturen. 8. Wat te doen als het document is “succesfully submitted”? (Let op: Zonder de deze mededeling is het document als bewijs onbruikbaar). Sla het document nu op. 9. Maak een print van het document. 10. Vul de gegevens met een pen in bij F. (zie onder). VERTALING van de tekst (“I, undersigned…): Ik verklaar dat de informatie in dit document juist is en in overeenstemming met de feiten.

11. Nu ben je met dit onderdeel gereed. Dit is BEWIJS 2. De print lever je later op school in. Ga verder met bewijs drie.

13


Bewijs 3: Persoonlijk verslag van je stage-ervaringen. (Enkels voor studenten. Personeel kan dit onderdeel overslaan). Om je subsidie te verantwoorden verlangen we van iedere student een persoonlijk, individueel verslag (in het Nederlands) dat we op de studentenportal plaatsen. Dit verslag is dus iets heel anders dan wat je voor je opleiding moet maken. Met het inleveren van jouw verslag en eventuele foto’s geef je meteen toestemming om dit te publiceren.

1. Vormgeving. Iedere student begint zijn tekst met: 1. Voornaam en achternaam: 7. Naam bedrijf: 2. Sector: 8. Hierna volgt je verslag in minimaal 3. Opleiding: 350 woorden. 4. Leeftijd: 9. Verwerk in je tekst enkele foto’s die 5. Periode van je stage: een indruk geven van je stage. 6. Land: 2. Toelichting van punt 8 (verslag): Vertel vooral iets over de taal en (bedrijfs)cultuur: andere gewoontes op je bedrijf of instelling, reacties van mensen op jou. 3. Geef informatie over: - Voorbereiding: subsidie, reisboeken, afspraken met stagebedrijven - Uitvoering: kennismaking bedrijf, collega’s, werkzaamheden - Accommodatie en reizen naar je stageplaats; - Contacten die je hebt overgehouden met klanten, patiënten, collega’s. - Toekomst: wat ga je de volgend weer / niet doen enz.

14

15

Afronding op roc voor studenten (niet voor personeel): Volgens de overeenkomst ben je als student binnen twee weken na terugkomst in Nederland verplicht de bewijzen van het buitenlands verblijf bij het International Office in te leveren. Wacht niet te lang en maak een afspraak (nrs. onderaan).

Samenvatting van de bewijzen die studenten moeten inleveren: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Een print van je Europass met een (ingescande) foto en je handtekening Een print van je Participant Report. Onderaan de pagina’s moet “submitted online” staan. Zet je handtekening op de laatste pagina. Indien van toepassing: vliegtickets of treintickets van de héén- en terugreis Indien van toepassing: de mails (A4’s) van de boeking van de vlucht waarin staan: je naam, de prijs en data van vertrek én van de retourvlucht (zie voorbeeld onder). Indien van toepassing: de boarding card / de instapkaarten vliegtuig van 5 bij 3 cm. Indien van toepassing: ontvangen certificaten, bewijs van goed gedrag, enz. Mail je persoonlijke DIGITALE verslag van je stage-ervaringen tbv portal

Check: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Maak bij terugkomst van je stage een afspraak om de documenten in te leveren: Secretaresse: Margot Poel – de Jong: 024 890 4667 op di. t/m vrij. van 15.00 tot 17.00 uur of per mail: [email protected] Renie Hesseling 06 2695 3699 / 024 890 4082 ma. t/m do. of per mail: [email protected]

Voorbeeld van bewijs 4:

15

16

Bewijs 4: Declaratie personeel (niet voor studenten). Helaas kost de afrekening vaak wat tijd (rond een uurtje of zo). Onderstaande aanwijzingen helpen. Heb je niet in een groep gereisd dan kun je 1 t/m 3 overslaan en beginnen bij 4. 1. Groepsreizen. Reis je met meerdere collega’s dan dient ieder individu de reis individueel financieel te verantwoorden. Alle handelingen hieronder dienen in dat geval individueel te worden uitgevoerd. 2. Groepsreis en vliegen: Heeft één persoon de vliegreis geboekt, maak dan een x aantal kopieën, omcirkel de naam van iedere reiziger en voeg een kopie toe aan het individueel pakketje afrekeningen). 3. Groepsreis en hotelrekening: Maak voor iedere declarant een kopie van de rekening. Omcirkel steeds de naam van de declarant of zet deze op de rekening en omcirkel. Noteer achter het totaalbedrag : 3 (als je bijv. met z’n drieën was) en de prijs per persoon. Zet déze prijs per reiziger in je Excel.

4. 5. 6.

7.

Individuele reizen hier beginnen: Voorzie alle bonnen die je wilt declareren van een nummer en omcirkel het te declareren bedrag. Gebruik een nietmachine en niet de bonnen in volgorde vast op een A4. Maak er svp geen zoekplaatje van anders keurt de concernadministratie je declaratie af (vertraging!). Maak (per reiziger) een Excel-staatje met de kosten en het eindtotaal. Gebruik de indeling hieronder. Stel je wilt € 1.000 declareren, dan dienen er voor dat bedrag bij elk individueel pakketje ook bonnen te zijn. Heb je rekeningen in twee verschillende valuta, zet de bedragen dan in twee verschillende kolommen en reken het eindtotaal om met de koers (zie voorbeeld onder).

6. Download van intranet per reiziger een Afrekening Voorschot. Open Intranet en type in het zoekvenster rechts boven “Afrekening Voorschot”.(Bel anders met een medewerker van de Concernadministratie). Neem niet weer alle bedragen over, maar verwijs naar je Excelbijlage . 16

17 Vul het Afrekening Voorschot digitaal in (niet schrijven!!) met het eindtotaal van alle kosten.

7. Maak twee kopieën van de afrekening voorschot, van de A4’s met de rekeningen en je Exceloverzicht. 8. Lever origineel met bijlagen in bij het International Office. 9. De kopie van de afrekening (incl. kopietjes van de bijlagen) is voor je eigen administratie 10. Nadat International Office een stempel op de Europass heeft gezet, stuur je een kopie via de interne post (eventueel certificaat e.d.) naar Personeelszaken (PSA) t.a.v. Bert Gruijthuijsen, o.v.v. “archivering bekwaamheidsdossier”.

Samenvatting bewijzen personeel roc (niet studenten): Volgens de overeenkomst ben je verplicht om binnen twee weken na terugkomst in Nederland alle bewijzen International Office in te leveren. Maak een (telefonische) afspraak (nrs. onderaan). Samenvatting bewijzen personeel roc:

Check:

1. 2.

Een print van je Europass met een (ingescande) foto en je handtekening Een print van je Participant Report. Onderaan de pagina’s moet “submitted online” staan. Zet je handtekening op de laatste pagina. 3. Indien van toepassing: vliegtickets of treintickets van de héén- en terugreis 4. Indien van toepassing: de mails (A4’s) van de boeking van de vlucht waarin staan: je naam, de prijs en data van vertrek én van de retourvlucht. 5. Indien van toepassing: de boarding passes / de instapkaarten vliegtuig van 5 bij 3 cm. 6. Eventueel ontvangen (taal)certificaten 7. Mail je persoonlijke DIGITALE verslag van je stage-ervaringen tbv portal 8. Afrekening Voorschot met genummerde bonnetjes, niet los maar alles geniet op A4 en corresponderend met Excel-overzicht. 9. Een kopie van de hele declaratie incl. bijlagen voor je eigen administratie. 10. Stuur een kopie van je Europass naar Personeelszaken (PSA) t.a.v. Bert Gruijthuijsen, o.v.v. “archivering bekwaamheidsdossier” 11. Reiziger doet verslag van ervaringen in teamvergadering.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Maak bij terugkomst van je stage een afspraak om de documenten in te leveren: Secretaresse Margot: Margot Poel – de Jong: 024 890 4667 op di. t/m vrij. van 15.00 tot 17.00 uur of per mail: [email protected] Renie Hesseling: 06 2695 3699 / 024 890 4082 ma. t/m do. of per mail: [email protected]

17

Subsidie veilig stellen

Recommend Documents