INTERNE CONTROLE FRACTIEBUDGETTEN GEMEENTE COEVORDEN PROCESEIGENAAR: Bert Kunnen
1. Doel en aanpak controle Doel onderzoek Het doel van de controle is om vast te stellen dat de verstrekte fractiebudgetten juist tot stand zijn gekomen en de bestedingen van de gelden rechtmatig plaatsvinden. Steekproefomvang Omvang van de steekproef in 2010: Gehele financiële boekhouding met betrekking tot de fractiebudgetten. Aanpak Tijdens de interne controle wordt allereerst vastgesteld of de beheersmaatregelen in het proces (nog) aanwezig zijn (bestaan). Vervolgens wordt via een steekproef vastgesteld of de beheersmaatregelen effectief zijn. De selectie vindt plaats op basis van een overzicht vanuit de financiele administratie met hierin de verstreke fractiebudgetten. De controle betreft de gehele voorliggende periode. Uitvoerders interne controle Van de afdeling Planning & Kwaliteit Van het te controleren proces Controleperiode Gecontroleerde periode
: Michel van der Woude : Bert Kunnen : 2010 : januari tot en met december
Interne controle Fractiebudgetten gemeente Coevorden
1
2
Regelgeving
Extern Gemeentewet
Intern Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning 2003 (10-12-2002) Verordening Rechtspositie wethouders raads- en commissieleden (19-01-2010)
3
Risico inventarisatie en beschrijving beheersmaatregelen
Proces:
Treasury
Korte beschrijving: Risico’s Intern en Extern Fractie budgetten
Declareren van kosten in strijd met wettelijke bepalingen, de verordening en overige regelingen Ongeautoriseerde betaling
Ontbreken van facturaties ten behoeve van declaraties
Juistheid en volledigheid van de betaling Juistheid en volledigheid factiebudgetten
Juistheid en volledigheid betaling factiebudgetten
Alle facturaties m.b.t. de fractiebudgetten. Wie Formulier/ Document/ Systeem Controles door de penningmeesters van Penningmeester Factuur de diverse fracties Beheersmaatregelen
Functiescheiding tussen aanvrager declaratie, penningmeester en de financiële administratie De penningmeester controleert of alle facturaties volledig en juist zijn ontvangen. Dit houdt in: factuur plus bijbehorende ingevulde en geparafeerde declaratieformulier. Penningmeester controleert en parafeert de facturen voor betaling Berekening aan de hand van de verordening door de griffier. Deze wordt gecontroleerd door financieel beheer alvorens tot betaling wordt over te gaan. Betaalprocedure
Interne controle Fractiebudgetten gemeente Coevorden
Bestaan
Bestaat
Beoordelen effectiviteit (na deelw.) Effectief
Penningmeester Financiele afdeling
functiescheiding
Bestaat
Effectief
Penningmeester
Factuur en declaratieformulier
Bestaat
Effectief
Penningmeester
Factuur
Bestaat
Effectief
Griffier / financieel beheer
Berekening fractiebudgetten
Bestaat
Effectief
Financiële afdeling
Betaallijsten
Bestaat
Effectief
2
4
Deelwaarneming
Controleactiviteiten:
Bevindingen:
Stel vast dat het Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning actueel is en De verordening is niet actueel. is vastgesteld door de Raad. Stel van alle budgetten vast dat: - De fractiebudgetten zijn allen vastgesteld op basis van de verordening minus 20%. de vastgestelde fractiebudgetten conform de verordening zijn berekend; De 20% vermindering is niet aangepast in de verordening. de vastgestelde budgetten zijn betaald aan de diverse fracties; - De fractiebudgetten zijn allen conform de richtlijnen betaald aan de diverse fracties. de reservering voor het volgende jaar 30% bedraagt van het overgebleven saldo; - De 30% reservering is juist toegepast. Dit houdt in dat 30% van het totaal terugbetalingen uit het voorgaande boekjaar daadwerkelijk hebben plaatsgevonden toegekende budget mag worden meegenomen naar het volgende boekjaar. - De terugbetalingen 2008 en 2009 zijn allen volledig en juist ontvangen. conform de voorschriften. Stel van alle declaraties vast dat: Alle fracties hun financiële boekhouding hebben ingediend - Er ontbreken diverse declaratieformulieren. Dit heeft niet direct een financiële een declaratieformulier is toegevoegd, welke ondertekend is door zowel de declarant consequentie voor de rechtmatigheid van de betalingen maar is niet conform de als de verantwoordelijke penningmeester; gemaakte afspraken. Hierdoor zullen de facturen die niet zijn voorzien van een alle facturen ter onderbouwing aanwezig zijn; declaratieformulier worden beschouwd als formeel onrechtmatig. (Formele onrechtmatigheden worden in de jaarrekeningcontrole niet opgenomen als de facturen zichtbaar zijn beoordeeld middels paraaf op de factuur (voor betaling); financiele onrechtmatigheid of onzekerheid en hebben dus geen financiele een financieel overzicht is opgesteld aangaande het financieel boekjaar waarop de consequentie). controle van toepassing is; - Niet alle facturen zijn aanwezig ter onderbouwing van de gemaakte kosten. de dagafschriften zijn toegevoegd ter controle op de betalingen. VVD – zes facturen ontbreken; PAC – een factuur ontbreekt. - De facturen zijn allen zichtbaar gecontroleerd door de penningmeesters. Middels een paraaf is dit aangegeven op de facturen. - Alle fracties hebben een financieeloverzicht meegezonden ter verantwoording. - Alle dagafschriften behorende bij het financieel overzicht van de diverse fracties zijn aanwezig.
Interne controle Fractiebudgetten gemeente Coevorden
3
5 Conclusies en aanbevelingen Conclusies Op basis van bovenstaande bevindingen kunnen de volgende conclusies worden getrokken: Conclusie 1
Niet alle fracties hebben de gehele financiële boekhouding aangeleverd.
Conclusie 2
Bij diverse fracties ontbreken een of meerdere declaratieformulieren.
Conclusie 3
Er is een financiële onrechtmatigheid geconstateerd van € 103,70 in verband met het ontbreken van facturen.
Conclusie 4
Er zijn geen onzekerheden geconstateerd.
Conclusie 5
De formele onrechtmatigheid bedraagt € 1812,79 als gevolg van het ontbreken van de voorgeschreven declaratieformulieren. De penningmeester van de fractie heeft wel de controle mogelijkheden op de betalingen middels de bankafschriften, maar er is niet controleerbaar of de penningmeester vooraf akkoord heeft gegeven voor betaling middels het declaratieformulier. Hierbij moet tevens worden aangegeven dat niet controleerbaar is of hier nog bedragen in zijn meegenomen die niet aangemerkt dienen te worden als declaratie, door het ontbreken van declaratieformulieren. Betalingen welke rechtstreeks door de fractie worden gedaan aan ondernemers vallen buiten de declaraties en kunnen dan ook zonder declaratieformulier betaald worden en verantwoord.
Conclusie 6
De verordening is niet actueel. Er is besloten om de fractiebijdragen en bijdragen per raadszetel te verlagen met 20% en dit is niet opgenomen in de verordening. Tevens zal een aanpassing moeten plaatsvinden inzake de uitvoering van de controle welke niet meer wordt uitgevoerd door de accountant.
Interne controle Fractiebudgetten gemeente Coevorden
4
Aanbevelingen Bovenstaande conclusies leiden tot de volgende aanbevelingen: Aanbeveling 1
Wij adviseren de fracties om bij het aanleveren van de verantwoording aan te sluiten bij de in de verordening aangegeven termijnen.
Aanbeveling 2
Het gebruik van declaratieformulieren is een interne richtlijn, indien van toepassing (declaratieformulier is niet van toepassing rechtstreekse betalingen aan bedrijven) dient iedere fractie deze te gebruiken. Hiermee wordt aangegeven wie de declarant is, dat de declaratie is gecontroleerd door de penningmeester en beide partijen ondertekenen het formulier ter verantwoording van de ingediende kosten.
Aanbeveling 3
Het ontbreken van facturen zorgt voor een onrechtmatigheid m.b.t. de bestedingen. Een strengere controle hierop is noodzakelijk om deze onrechtmatigheden te voorkomen.
Aanbeveling 4
De bedragen die als onrechtmatig worden aangemerkt zijn meegenomen in de berekening met betrekking tot de terug te betalen bedragen. Deze bedragen worden beschouwd als zijnde niet besteed.
6
Uitvoering aanbevelingen
De proceseigenaar geeft op de volgende uitvoering aan de aanbeveling: Nummer van de aanbeveling 1 2 3
Overnemen (ja/nee) Indien nee, motiveren
Interne controle Fractiebudgetten gemeente Coevorden
Specificatie uitvoering (wanneer en door wie)
5
7
Ondertekening
Proceseigenaar: M. van den Berg
Interne controle Fractiebudgetten gemeente Coevorden
Verantwoordelijke B. Kunnen
6
