INTERNE CONTROLE FRACTIEBUDGETTEN GEMEENTE COEVORDEN PROCESEIGENAAR: Bert Kunnen
1. Doel en aanpak controle Doel onderzoek Het doel van de controle is om vast te stellen dat de verstrekte fractiebudgetten juist tot stand zijn gekomen en de bestedingen van de gelden rechtmatig plaatsvinden. Steekproefomvang Omvang van de steekproef in 2012: Gehele financiële boekhouding met betrekking tot de fractiebudgetten. Aanpak Tijdens de interne controle wordt allereerst vastgesteld of de beheersmaatregelen in het proces (nog) aanwezig zijn (bestaan). Vervolgens wordt via een steekproef vastgesteld of de beheersmaatregelen effectief zijn. De selectie vindt plaats op basis van een overzicht vanuit de financiële administratie met hierin de verstrekte fractiebudgetten. De controle betreft de gehele voorliggende periode. Uitvoerders interne controle Van de afdeling Planning & Kwaliteit Controleperiode Gecontroleerde periode
: Michel van der Woude : 2012 : januari tot en met december
Interne controle Fractiebudgetten gemeente Coevorden
1
2
Regelgeving
Extern Gemeentewet
Intern Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning 2003 (10-12-2002) Verordening Rechtspositie wethouders raads- en commissieleden (19-01-2010)
3
Risico inventarisatie en beschrijving beheersmaatregelen
Proces:
Treasury
Korte beschrijving: Risico’s Intern en Extern Fractie budgetten
Declareren van kosten in strijd met wettelijke bepalingen, de verordening en overige regelingen Ongeautoriseerde betaling
Ontbreken van facturaties ten behoeve van declaraties
Juistheid en volledigheid van de betaling Juistheid en volledigheid factiebudgetten
Juistheid en volledigheid betaling factiebudgetten
Alle facturaties m.b.t. de fractiebudgetten. Wie Formulier/ Document/ Systeem Controles door de penningmeesters van Penningmeester Factuur de diverse fracties Beheersmaatregelen
Functiescheiding tussen aanvrager declaratie, penningmeester en de financiële administratie De penningmeester controleert of alle facturaties volledig en juist zijn ontvangen. Dit houdt in: factuur plus bijbehorende ingevulde en geparafeerde declaratieformulier. Penningmeester controleert en parafeert de facturen voor betaling Berekening aan de hand van de verordening door de griffier. Deze wordt gecontroleerd door financieel beheer alvorens tot betaling wordt over te gaan. Betaalprocedure
Interne controle Fractiebudgetten gemeente Coevorden
Bestaan
Bestaat
Beoordelen effectiviteit (na deelw.) Effectief
Penningmeester Financiële afdeling
functiescheiding
Bestaat
Effectief
Penningmeester
Factuur en declaratieformulier
Bestaat
Effectief
Penningmeester
Factuur
Bestaat
Effectief
Griffier / financieel beheer
Berekening fractiebudgetten
Bestaat
Effectief
Financiële afdeling
Betaallijsten
Bestaat
Effectief
2
4
Deelwaarneming
Controleactiviteiten:
Bevindingen:
Stel vast dat het Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning actueel is en Verordening is aangepast en van toepassing op de controle 2013. In werkingtreding 21is vastgesteld door de Raad. 12-2012. Afspraak is om de 30% reserveringsregeling per boekjaar 2012 te laten vervallen en uit te gaan van de berekening: budget – uitgaven mbt boekjaar 2012 = saldo eventueel terug te storten. Stel van alle budgetten vast dat: de vastgestelde fractiebudgetten conform de verordening zijn berekend; de vastgestelde budgetten zijn betaald aan de diverse fracties; de reservering bedraagt 30% van het overgebleven saldo; terugbetalingen uit het voorgaande boekjaar daadwerkelijk hebben plaatsgevonden conform de voorschriften. Stel van alle declaraties vast dat: Alle fracties hun financiële boekhouding hebben ingediend een declaratieformulier is toegevoegd, welke ondertekend is door zowel de declarant als de verantwoordelijke penningmeester; alle facturen ter onderbouwing aanwezig zijn; de facturen zichtbaar zijn beoordeeld middels paraaf op de factuur (voor betaling); een financieel overzicht is opgesteld aangaande het financieel boekjaar waarop de controle van toepassing is; de dagafschriften zijn toegevoegd ter controle op de betalingen.
Interne controle Fractiebudgetten gemeente Coevorden
Zie voorgaande opmerking; Budgetten zijn betaald conform de richtlijnen die verwerkt zullen worden in de verordening; De reserveringsregeling is niet meer van toepassing op de budgetten 2012. Zoals besloten in overleg tussen de fracties en de griffier. De terugbetalingen hebben conform de voorschriften plaatsgevonden. Alle fracties hebben de financiële boekhouding aangeleverd; Voor rechtstreekse betalingen aan derden is geen declaratieformulier nodig en deze bedragen zijn dan ook conform de richtlijnen betaald. Dit betreft bankbetalingen en betalingen per pinpas van de fractie; De facturen zijn middels een paraaf beoordeeld; Er is een financieel overzicht opgesteld aangaande het financiële boekjaar 2012; De dagafschriften zijn niet allen aanwezig. De controle op de betalingen is uitgevoerd. (Zie checklist bevindingen)
3
5 Conclusies en aanbevelingen Conclusies Op basis van bovenstaande bevindingen kunnen de volgende conclusies worden getrokken: Conclusie 1
PvdA: de fractie heeft twee zakelijke rekeningen die in gebruik zijn voor transacties m.b.t. de fractiebudgetten. Slechts één van de twee is opgenomen in het verantwoordingsmodel hoewel de dagafschriften van beide rekeningen zijn toegevoegd ter verantwoording.
Conclusie 2
Gemeente Belangen: Er ontbreekt een declaratieformulier mbt declaratie van de penningmeester zelf. Factuur is desalniettemin door twee personen ondertekend en zal worden meegenomen als formele onzekerheid.
Conclusie 3
Bovenstaande resulteert in een formele onzekerheid van: € 16,95 € 16,95
Aanbevelingen Interne controle Fractiebudgetten gemeente Coevorden
4
Bovenstaande conclusies leiden tot de volgende aanbevelingen: Aanbeveling 1
Nauwkeurig volgen van de voorschriften betreffende de verantwoording middels facturen en declaratieformulieren en het voorgeschreven verantwoordingsmodel;
Aanbeveling 2
Indien mogelijk betalingen laten plaatsvinden in het boekjaar waarop ze betrekking hebben.
6
Uitvoering aanbevelingen
De proceseigenaar geeft op de volgende uitvoering aan de aanbeveling: Nummer van de aanbeveling 1 2 3
7
Overnemen (ja/nee) Indien nee, motiveren
Specificatie uitvoering (wanneer en door wie)
Ondertekening
Controleur: M. van der Woude
Interne controle Fractiebudgetten gemeente Coevorden
Verantwoordelijke B. Kunnen
5
