SKRIPSI EFEKTIVITAS PENGAWASAN RETUR PENJUALAN DAN PIUTANG DALAM SISTEM MULTIUSER PADA PT. BINTANG TIMUR PRIMA LESTARI MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM S1 EKSTENSI MEDAN

SKRIPSI EFEKTIVITAS PENGAWASAN RETUR PENJUALAN DAN PIUTANG DALAM SISTEM MULTIUSER PADA PT. BINTANG TIMUR PRIMA LESTARI MEDAN

Oleh :

Nama NIM Departemen

: Evi Tria Juliana : 060522146 : Akuntansi

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi 2009

Evi Tria Juliana : Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan Dan Piutang Dalam Sistem Multiuser Pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, 2010.


PENANGGUNG JAWAB SKRIPSI

NAMA

: EVI TRIA JULIANA

N.I.M

: 060522146

DEPARTEMEN

: AKUNTANSI

Judul Skripsi

: EFEKTIVITAS PENGAWASAN RETUR PENJUALAN DAN PIUTANG DALAM SISTEM MULTIUSER PADA PT. BINTANG TIMUR PRIMA LESTARI MEDAN

Medan,

Juni 2009

Menyetujui Pembimbing

(Drs. Sucipto, MM, Ak.)



Telah diuji pada Tanggal

PANITIA PENGUJI SKRIPSI

Ketua

: Drs. Arifin Akhmad, M.Si.,Ak.

Pembimbing : Drs. Sucipto, MM, Ak. Anggota

: 1. Tapi Anda Sari Lubis, M.Si, Ak. 2. Drs. M. Utama Nasution, MM, Ak.



PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA

: EVI TRIA JULIANA

N.I.M

: 060522146

DEPARTEMEN

: AKUNTANSI

Judul Skripsi

: EFEKTIVITAS PENGAWASAN RETUR PENJUALAN DAN PIUTANG DALAM SISTEM MULTIUSER PADA PT. BINTANG TIMUR PRIMA LESTARI MEDAN

Tanggal …………………….

Ketua Departemen Akuntansi

(Drs. Arifin Akhmad, M.Si.,Ak.)

Tanggal …………………….

Dekan

(Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec.)


PERNYATAAN

Dengan ini, saya menyatakan skripsi yang berjudul “Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan dan Piutang Dalam Sistem Multiuser pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan” adalah benar hasil karya sendiri dari judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan, atau diteliti oleh mahasiswa lain, dalam konteks penulisan skripsi level Program S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Medan. Semua sumber data, dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas, dan benar apa adanya. Apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Medan.

Medan, Juni 2009 Yang Membuat Pernyataan,

Evi Tria Juliana NIM: 060522146


KATA PENGANTAR

Terlebih dahulu penulis mengucapkan puji syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala berkat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan dan Piutang Dalam Sistem Multiuser pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan.” ini dengan baik, guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Program S1 Ekstensi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Medan. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu, dengan hati yang tulis dan iklas penulis menerima kritik dan saran yang bersifat membangun guna penyempurnaan skripsi ini. Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak memperoleh bantuan dan petunjuk dari berbagai pihak. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Medan. 2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si.,Ak., selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Medan. 3. Bapak Fahmi Natigor Nasution,SE.,M.Acc,Ak., selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Medan. 4. Bapak Drs. Sucipto, MM, Ak., selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini.


5. Ibu Tapi Anda Sari Lubis, M.Si, Ak., selaku Penguji I dan Bapak Drs. M. Utama Nasution, MM, Ak., yang telah memberikan masukan dan saran kepada penulis. 6. Bapak-bapak dan Ibu-ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Medan, yang telah memberikan pengajaran yang berharga selama perkuliahan. 7. Pimpinan dan karyawan PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan, yang telah memberikan izin kepada penulis untuk mengambil data yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini. 8. Kepada kedua orang tua, yang telah banyak berkorban baik moral maupun material, serta doa dan dorongan kepada penulis selama kuliah hingga dapat diselesaikannya penulisan skripsi ini. Akhirnya, penulis mengharapkan kiranya skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak dan semoga yang kita lakukan mendapat rahmat dari Tuhan Yang Maha Kuasa.

Medan,

Juni 2009

Penulis,

Evi Tria Juliana NIM: 060522146


ABSTRAK

Penelitian ini didasari pada pemikiran bahwa pentingnya efektivitas pengawasan retur penjualan dan piutang dalam sistem multiuser pada perusahaan. Penelitian ini bertujuan untuk meneliti efektivitas pengawasan retur penjualan dan piutang dalam sistem multiuser perusahaan pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif. Lokasi penelitian berada di Jalan Perbaungan No. 2-I-J-K Medan dan jadwal penelitian mulai dilakukan pada bulan Maret 2009. Sumber dan jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah teknik wawancara dan teknik dokumentasi. Metode analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif. Hasil penelitian yang diperoleh, dan sekaligus menjadi kesimpulan penelitian ini adalah pengawasan retur penjualan dan piutang dalam sistem multiuser perusahaan belum efektif, karena mempunyai kekurangan yaitu belum adanya kemampuan untuk mengolah data transaksi retur penjualan, terjadi ketidaksesuaian jumlah pelunasan piutang customer dengan saldo piutang yang tercatat dalam sistem jika terjadi retur penjualan, dan belum adanya pembagian hak akses yang dapat memicu manipulasi data. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan untuk mengembangkan sistem ini, sehingga mampu mengolah data retur penjualan, adanya pengaturan dan pembagian hak akses dalam sistem ini, dan adanya pengendalian intern yang baik untuk meminimalkan terjadinya manipulasi/penyelewengan data. Kata kunci : pengawasan retur penjualan, piutang, sistem multiuser


ABSTRACT

This research is constituted at idea that is important of effectiveness him observation of sale retur and receivable in system of multiuser at company. This research aim to to check effectiveness observation of sale retur and receivable in system of multiuser company at PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan. Research type the used is descriptive. Research location reside in Road;Street of Perbaungan No. 2-I-J-K Field and research schedule start to be done/conducted in March 2009. Source and data type the used is primary data and data of sekunder. Technique data collecting the used is technique interview and documentation technique. Method analyse data the used is descriptive method. Result of obtained research, and at the same time become conclusion of this research is observation of sale retur and receivable in system of multiuser company not yet is effective, because having lacking of that is there is no ability him to process transaction data of retur sale, happened of amount redemption of receivable of customer with registered in receivable balance is system if happened sale retur, and there is no him is division of rights access able to trigger data manipulation. Therefore, company require to allow for to develop this system, so that can process data of retur sale, existence of arrangement and division of rights access in this system, and existence of internal control which good to minimization the happening of manipulation / deviation of data. Keyword : observation of sale retur, receivable, system of multiuser.


DAFTAR ISI

PERNYATAAN .................................................................................

i

KATA PENGANTAR ........................................................................

ii

ABSTRAK ..........................................................................................

iv

ABSTRACT .......................................................................................

v

DAFTAR ISI ......................................................................................

vi

DAFTAR TABEL ..............................................................................

ix

DAFTAR GAMBAR ..........................................................................

x

BAB I: PENDAHULUAN .................................................................

1

A. Latar Belakang Masalah ......................................................

1

B. Batasan Masalah ..................................................................

3

C. Perumusan Masalah .............................................................

3

D. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................

3

1. Tujuan Penelitian .............................................................

3

2. Manfaat Penelitian ...........................................................

4

E. Kerangka Konseptual ...........................................................

4

BAB II: TINJAUAN PUSTAKA .......................................................

7

A. Penjualan dan Retur Penjualan ............................................

7

I. Penjualan ........................................................................

7

I. Retur Penjualan .................................................................

13

B. Piutang ................................................................................

14

C. Pengertian Sistem ................................................................

20


D. Pengertian Electronic Transaction Processing System .........

22

E. Sistem Multiuser ..................................................................

23

F. Pengendalian Intern pada Sistem Multiuser ..........................

28

BAB III: METODE PENELITIAN ...................................................

31

A. Jenis, Tempat dan Waktu Penelitian ....................................

31

B. Sumber dan Jenis Data .........................................................

32

C. Teknik Pengumpulan Data ...................................................

32

D. Metode Analisis Data ..........................................................

32

BAB IV: HASIL PENELITIAN ........................................................

34

A. Data Penelitian..................................................................

34

1. Gambaran Umum Perusahaan .......................................

34

a. Sejarah Singkat Perusahaan .......................................

34

b. Struktur Organisasi Perusahaan .................................

35

2. Sistem Multiuser pada Perusahaan ................................

41

3. Pengendalian Intern pada Sistem Multiuser Perusahaan

43

B. Analisis Hasil Penelitian ...................................................

44

1. Analisis Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan dan Piutang Dalam Sistem Multiuser pada Perusahaan ........

44

2. Analisis Pengendalian Intern pada Sistem Multiuser Perusahaan ....................................................................

51

3. Pembahasan Hasil Analisis ...........................................

53

BAB V: KESIMPULAN DAN SARAN ............................................

55

A. Kesimpulan .........................................................................

55

B. Saran ...................................................................................

57


DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................

58


DAFTAR TABEL

Tabel

Judul

3.1. Jadwal Penelitian ........................................................................

Halaman 31


DAFTAR GAMBAR

Gambar

Judul

Halaman

1.1. Kerangka Konseptual ...................................................................

5

2.1. Bagan Alir Dokumen Penjualan Kredit ........................................

11

2.2. Bagan Alir Dokumen Penjualan Kredit (Lanjutan) .......................

12

2.3. Bagan Alir Dokumen Piutang .......................................................

18

2.4. Bagan Alir Dokumen Piutang (Lanjutan) .....................................

18

4.1. Struktur Organisasi PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan ......

36

4.2. Tampilan Menu Data ...................................................................

44

4.3. Tampilan Menu Transaksi ...........................................................

45

4.4. Tampilan Menu Laporan .............................................................

46

4.5. Tampilan Form Data Barang .......................................................

46

4.6. Tampilan Form Data Customer ...................................................

47

4.7. Tampilan Form Data Penjualan Kredit ........................................

47

4.8. Tampilan Form Data Penerimaan Piutang ...................................

48

4.9. Tampilan Form Data Login Aplikasi ...........................................

49

4.10. Tampilan Laporan Penjualan .......................................................

49

4.11. Tampilan Faktur Tagihan ............................................................

50

4.12. Tampilan Laporan Piutang Jatuh Tempo .....................................

50

4.13. Tampilan Laporan Penerimaan Piutang .......................................

51


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Kemajuan teknologi yang demikian pesat mendorong setiap orang untuk memanfaatkan hasil dari kemajuan teknologi tersebut dengan sebaik-baiknya. Begitu juga halnya dengan kemajuan teknologi komputer, dimana teknologi komputer mempunyai peranan yang penting untuk membantu perusahaan dalam memecahkan berbagai masalah yang dihadapi dan penyajian informasi yang cepat. Penerapan sistem multiuser merupakan salah satu contoh pemanfaatan teknologi komputer. Penggunaan sistem multiuser dapat membantu pekerjaan perusahaan, terutama dalam masalah pengolahan data dan pengaksesan informasi. Sistem multiuser merupakan suatu sistem komputer yang menghubungkan dua atau lebih komputer, untuk melakukan pertukaran data dan informasi. Informasi berpindah dari komputer satu ke komputer lainnya. Pemanfaatan sistem multiuser melalui perantara manusia dapat membuat pertukaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat. Sistem multiuser dapat digunakan perusahaan untuk membantu pengawasan, seperti pengawasan penjualan kredit, retur penjualan dan piutang. Untuk menerapkan sistem multiuser, perusahaan menggunakan perangkat lunak komputer yang dapat mendukung teknologi tersebut. Perangkat lunak tersebut dapat digunakan secara bersamaan oleh masing-masing bagian perusahaan.


PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan perangkat keras komputer. Jenis penjualan perusahaan kebanyakan kredit. Hal ini disebabkan transaksi penjualan perusahaan dalam skala yang besar, sehingga perusahaan memberikan kemudahan kepada pelanggannya dalam bertransaksi. Bagian keuangan akan melakukan penagihan piutang jika telah jatuh tempo, dimana tanggal jatuh tempo piutang ditentukan paling lama 1 bulan dari tanggal penjualan. Bagian penjualan harus dapat mengambil tindakan untuk membatalkan transaksi penjualan kredit, jika terdapat pelanggan yang memiliki saldo piutang yang belum dilunasi. Bagian penjualan bekerja sama dengan bagian keuangan dalam memperoleh informasi histori pembayaran piutang pelanggan. Sebelumnya, bagian keuangan sulit memberikan informasi secara cepat dan akurat histori pembayaran piutang pelanggan kepada bagian penjualan, sehingga sering terjadi bagian penjualan tetap melakukan transaksi penjualan kredit kepada pelanggan yang belum melunasi piutangnya. Hal ini menyebabkan kerugian bagi perusahaan, karena banyaknya piutang tidak tertagih. Oleh karena itu, perusahaan menerapkan sistem multiuser, dimana memiliki kelebihan yaitu terintegrasinya data penjualan kredit dan piutang dalam satu sistem, sehingga bagian penjualan dapat memeriksa langsung histori data pembayaran piutang pelanggan. Dengan demikian, bagian penjualan dapat mengambil tindakan yang cepat dan tepat, untuk membatalkan transaksi jika terdapat

pelanggan

yang

belum

melunasi

piutangnya.

Dari

penelitian

pendahuluan, ditemukan bahwa sistem multiuser perusahaan belum efektif, karena belum adanya kemampuan untuk mengolah data transaksi retur penjualan, dimana


transaksi retur penjualan mempengaruhi saldo piutang pelanggan, sehingga terjadi ketidaksesuaian jumlah pelunasan piutang pelanggan dengan saldo piutang yang tercatat dalam sistem. Hal ini menyebabkan bagian keuangan sulit menyajikan informasi pelunasan piutang yang akurat kepada manajer keuangan. Berdasarkan uraian tersebut di atas, penulis tertarik untuk mengadakan penelitian mengenai masalah ini pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan dan menuliskannya dalam sebuah skripsi yang berjudul “Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan dan Piutang Dalam Sistem Multiuser pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan.”

B. Batasan Masalah Batasan masalah dalam penelitian ini meliputi pengawasan retur penjualan dan piutang dalam sistem multiuser perusahaan.

C. Perumusan Masalah Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah: “Apakah terdapat efektivitas pengawasan retur penjualan dan piutang dalam sistem multiuser perusahaan ?”

D. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Tujuan dilakukan penelitian ini adalah untuk meneliti efektivitas pengawasan retur penjualan dan piutang dalam sistem multiuser perusahaan.


2. Manfaat Penelitian Manfaat dilakukan penelitian ini adalah : 1. Bagi penulis, yaitu dapat lebih memahami efektivitas sistem multiuser dalam melakukan pengawasan retur penjualan dan piutang perusahaan. 2. Bagi perusahaan, yakni sebagai bahan pertimbangan atau masukan atas kekurangan yang terdapat pada pengawasan retur penjualan dan piutang dalam sistem multiuser yang diterapkan perusahaan. 3. Bagi pendidikan, yakni sebagai bahan referensi bagi calon peneliti berikutnya yang berminat melakukan penelitian menyangkut masalah yang dibahas ini.

E. Kerangka Konseptual Adapun bagan proses efektivitas pengawasan retur penjualan dan piutang dalam sistem multiuser pada perusahaan seperti pada Gambar 1.1. berikut


PERUSAHAAN

Data Penjualan Kredit

Data Piutang

Sistem Multiuser

Pengendalian Intern

Pengawasan Piutang

Informasi Histori Piutang

Kesimpulan

Gambar 1.1. Kerangka Konseptual

Penjelasan dari kerangka konseptual di atas yaitu: 1. Data penjualan kredit dan piutang pelanggan akan diolah dalam sistem multiuser. Sistem multiuser perusahaan dapat diolah dan diakses secara


bersamaan, sehingga bagian penjualan dan bagian keuangan dapat mengolah data, dan mengakses informasi secara bersamaan.

2. Agar sistem multiuser dapat diterapkan dengan baik, diperlukan adanya pengendalian intern. Dengan adanya pengendalian intern, pengawasan penjualan kredit dan piutang dapat lebih efektif. 3. Dalam melakukan pengawasan penjualan kredit dan piutang, sistem multiuser perusahaan akan menampilkan informasi histori pembayaran piutang pelanggan, sehingga bagian penjualan dapat mengambil tindakan untuk membatalkan transaksi jika terdapat pelanggan yang belum melunasi piutangnya. 4. Sistem multiuser ini tidak dapat mengawasi retur penjualan. 5. Pada tahap akhir, akan dibuat kesimpulan penelitian.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Penjualan dan Retur Penjualan I. Penjualan Menurut Baridwan (2001:109), penjualan adalah “urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan) dan pencatatan penjualan.“ Baridwan (2001:109) menambahkan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur penjualan yaitu: 1. Bagian pesanan penjualan Dalam perusahaan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh seorang karyawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam perusahaan besar bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri di bawah bagian penjualan. Untuk kedua keadaan tersebut, bagian pesanan penjualan mempunyai fungsi sebagai berikut: a. Mengawasi semua pesanan yang diterima. b. Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesman dan melengkapi informasi yang kurang yang berhubungan dengan spesifikasi produk dan tanggal pengiriman. c. Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit. d. Menentukan tanggal pengiriman. Apabila gudangnya lebih dari satu, menentukan dari gudang mana akan dilakukan pengiriman. e. Membuat surat perintah pengiriman (shipping orders) dan back orders beserta tembusan-tembusannya. f. Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan-pesanan mana yang belum dipenuhi. g. Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan dan mengeluarkan bukti memorial (journal voucher)untuk bagian piutang. h. Mengawasi pengiriman barang-barang untuk contoh (sample).


2. Bagian kredit Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit, harus mendapatkan persetujuan dari bagian kredit. Agar dapat memberikan persetujuan,bagian kredit menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya,jumlah maksimum dan ketepatan waktu pembayarannya. Persetujuan dari bagian kredit biasanya ditunjukkan dalam formulir surat perintah pengiriman yang diterima dari bagian pesanan penjualan. 3. Bagian gudang Dalam hubungannya dengan penjualan, bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang seperti yang tercantum dalam surat perintah. Barangbarang ini diserahkan ke bagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli. 4. Bagian pengiriman Bagian pengiriman bertugas untuk mengirim barang-barang pada pembeli. Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman yang sah. Selain itu bagian pengiriman juga bertugas mengirimkan kembali barang-barang kepada penjual yang keadaannya tidak sesuai dengan yang dipesan. Pengembalian barang ini dilakukan apabila ada debit memo untuk retur pembelian. 5. Bagian billing (pembuatan faktur atau penagihan) Tugas bagian pembuatan faktur adalah: a. Membuat (menerbitkan) faktur penjualan dan tembusan-tembusannya. (Kadang-kadang tidak membuat faktur tetapi melengkapi data harga dan perkalian dalam faktur). b. Menghitung biaya kirim penjualan dan Pajak Pertambahan Nilai. c. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan dalam faktur. Menurut Mulyadi (2001:215), informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam sistem penjualan adalah: 1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. 3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jngka waktu tertentu. 4. Nama dan alamat pembeli. 5. Kuantitas produk yang dijual 6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. 7. Otorisasi pejabat yang berwenang.


Menurut Mulyadi (2001:216), dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan adalah: 1. 2. 3. 4.

Surat order pengiriman dan tembusannya. Faktur dan tembusannya. Rekapitulasi harga pokok penjualan. Bukti memorial. Mulyadi (2001:221) menyatakan bahwa terdapat catatan akuntansi yang

digunakan dalam sistem penjualan yaitu: 1. Jurnal penjualan berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun secara kredit. 2. Kartu piutang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. 3. Kartu persediaan merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4. Kartu gudang berfungsi untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 5. Jurnal umum berfungsi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Mulyadi (2001:211) menambahkan fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit, yaitu: 1.

2.

3.

4.

5.

Fungsi penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi kredit Fungsi ini bertanggung jawab meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Fungsi gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. Fungsi pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.


6.

Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Adapun bagan alir dokumen penjualan kredit, seperti pada gambar berikut:


Gambar 2.1. Bagan Alir Dokumen Penjualan Kredit Sumber : Mulyadi,2001,229


Gambar 2.2. Bagan Alir Dokumen Penjualan Kredit (Lanjutan) Sumber : Mulyadi,2001,229


II. Retur Penjualan Menurut Mulyadi (2001:233), retur penjualan merupakan ”kegiatan yang terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan.” Selain itu, Mulyadi (2001:233) menyatakan bahwa terdapat fungsi-fungsi yang terkait dalam retur penjualan adalah: 1. 2. 3. 4.

Fungsi penjualan Fungsi penerimaan Fungsi gudang Fungsi akuntansi Fungsi penjualan bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan

mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli. Fungsi penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi gudang bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan. Menurut Mulyadi (2001:234), dokumen yang terkait dalam retur penjualan adalah: 1. Memo kredit. 2. Laporan penerimaan barang. Memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut dalam kartu piutang dan jurnal umum atau


jurnal retur penjualan. Laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit.

B. Piutang Transaksi penjualan kredit akan menimbulkan piutang. Menurut Smith dan Skousen (2001:286), piutang merupakan “klaim uang pada perusahaan maupun individu dimana klaim tersebut biasanya didapatkan dari penjualan barang atau jasa ataupun dari peminjaman uang.” Menurut Astuti dan Purwantini (2003:43), piutang merupakan “tagihan kepada pihak lain yang timbul karena penjualan barang atau jasa secara kredit, dimana jangka waktu piutang biasanya kurang dari satu tahun.” Astuti dan Purwantini (2003:43) menambahkan terdapat jenis-jenis piutang yaitu: 1. Piutang Dagang. Pengakuan terhadap piutang dagang relatif mudah dilakukan karena dipengaruhi oleh penjualan barang dagangan. Biasanya potongan tunai pembelian diberikan oleh produsen kepada pedagang besar atau dari pedagang besar kepada pengecer yang pada umumnya merupakan pelanggan atau pembeli dalam partai besar. Potongan semacam ini sangat jarang dijumpai pada penjualan dari pengencer kepada konsumennya. Piutang dagang akan dilaporkan di neraca sebesar jumlah kas (netto) yang dapat direalisasi. Jumlah kas yang dapat direalisasi adalah jumlah kas yang diharapkan dapat diterima. Hal ini untuk menghindari pelaporan piutang dagang yang terlalu besar karena biasanya ada sebagian piutang dagang yang tidak dapat ditagih. Dalam laporan neraca, piutang dagang akan dikurangi dengan piutang dagang yang diperkirakan tidak dapat ditagih. Taksiran piutang dagang yang tidak dapat ditagih ini dicatat dalam rekening cadangan kerugian piutang dagang. 2. Piutang Wesel. Di dunia usaha, kredit seringkali diberikan dalam bentuk yang lebih formal yaitu dengan menggunakan instrumen kredit yang disebut wesel atau promes. Wesel adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak


yang mempunyai piutang kepada orang yang berhutang, yang namanya tertulis dalam surat tersebut pada tanggal yang telah ditetapkan. Promes adalah surat janji yang dibuat oleh pihak yang berhutang kepada pihak yang mempunyai piutang untuk membayar sejumlah uang pada tanggal yang telah ditetapkan. Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari kreditur, retur penjualan dan penghapusan piutang. Menurut Astuti dan Purwantini (2003:45), ada dua metode akuntansi kerugian piutang dagang yaitu : 1. Metode Cadangan (Metode Tidak Langsung). Metode ini digunakan apabila besarnya kerugian piutang yang biasa terjadi jumlahnya cukup besar. Dalam metode ini ada 3 hal penting yang harus diperhatikan antara lain : a. Perkiraan besarnya piutang dagang yang tidak dapat ditagih didasarkan atas besarnya penjualan yang terjadi pada periode yang sama. b. Besarnya piutang dagang yang tidak dapat ditagih akan dicatat dalam jurnal penyesuaian pada akhir periode dengan mendebit rekening kerugian piutang dagang dan mengkredit rekening cadangan kerugian piutang dagang. c. Piutang dagang yang tidak dapat tertagih akan dicatat dengan mendebitkan rekening cadangan kerugian piutang dagang dan mengkreditkan rekening piutang dagang pada saat piutang dagang dihapus dari pembukuan. 2. Metode Penghapusan Langsung. Berbeda dengan metode cadangan, dalam metode ini tidak ada penafsiran besarnya kerugian piutang dan tidak ada rekening cadangan kerugian piutang. Ketika suatu piutang ditetapkan tidak dapat ditagih maka kerugian ini akan dicatat dengan mendebit rekening kerugian piutang dagang dan mengkredit rekening piutang dagang. Kerugian piutang dalam metode ini menunjukkan kerugian rill sebagai akibat adanya piutang dagang yang tidak tertagih. Piutang dagang dilaporkan sebesar nilai brutonya di dalam neraca. Dalam metode penghapusan langsung, kerugian piutang sering dilaporkan pada periode yang berbeda dengan periode pelaporan pendapatan. Dilihat dari segi penandingan antara pendapatan dan biaya, sebenarnya metode ini tidak menunjukkan penandingan yang tepat dalam laporan rugi/laba.


Metode ini juga tidak dapat menunjukkan jumlah kas yang biasa direalisasi di dalam neraca. Mulyadi (2001:259) menambahkan informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah : 1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur. 2. Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur. 3. Umur piutang kepada setiap debitur ada saat tertentu.

Menurut mulyadi (2001:260), dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang, adalah : 1. Faktur penjualan Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri dengan Surat Muat (bill of lading) dan Surat Order Pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit. 2. Bukti kas masuk Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur. Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer melalui sistem perbankan, bukti kas masuk tidak perlu dibuat oleh perusahaan yang menerima pembayaran, karena cancelled check dapat berfungsi sebagai tanda terima uang bagi pembayar. Sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang digunakan surat pemberitahuan (remittance advice) sebagai dokumen sumber. 3. Memo kredit Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh Bagian Order Penjualan dan jika dilampiri dengan Laporan Penerimaan Barang yang dibuat oleh bagian penerimaan, merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan. 4. Bukti memorial (journal voucher) Bukti memorial adalah dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum. Dalam pencatatan piutang dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi.


Mulyadi (2001:262), catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah: 1. Jurnal penjualan Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. 2. Jurnal retur penjualan Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan. 3. Jurnal umum Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih. 4. Jurnal penerimaan kas Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur. 5. Kartu piutang Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur.


Adapun bagan alir dokumen piutang, seperti pada Gambar 2.3. berikut: Bagian Sekretariat

Bagian Kassa 1

Mulai

Cek Surat Pemberitahuan

Menerima cek & surat pemberitahuan dari debitur

Daftar Surat Pemberitahuan

Meminta tanda tangan endorsment atas cek

Cek Surat Pemberitahuan

Membuat bukti kas masuk

Membuat daftar surat pemberitahuan

Cek Daftar Surat Pemberitahuan

Cek

Surat Pemberitahuan 2

Menyetor cek ke bank

Surat Pemberitahuan

1 Daftar Surat Pemberitahuan

Bukti Kas Masuk

Bukti setor Dikirim ke debitur 3

2

1

Gambar 2.3. Bagan Alir Dokumen Piutang Sumber : Mulyadi,2001,259


Bagian Jurnal

Bagian Piutang Dagang

2

3

Surat Pemberitahuan

Bukti Setor

2 Daftar Surat Pemberitahuan

Bukti Kas Masuk

N Kartu Piutang

Jurnal Penerimaan Kas

Selesai N

Gambar 2.4. Bagan Alir Dokumen Piutang (Lanjutan) Sumber : Mulyadi,2001,259


C. Pengertian Sistem Menurut Sutabri (2004: 17), sistem adalah ”sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.” Sedangkan O’Brien (2005: 29) mendefinisikan, sistem merupakan “sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.” Dari definisi di atas, dapat diketahui bahwa sistem adalah kumpulan bagian/komponen yang saling berhubungan, dan bekerja sama di dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu tujuan bersama. O’Brien (2005: 29) menambahkan, sistem memiliki 3 komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi, yaitu: 1. Input. Melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses. 2. Pemrosesan. Melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output. 3. Output. Melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya. O’Brien (2005: 39) menyatakan, komponen sistem tersebut meliputi aktivitas: 1. Input sumber daya data. Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan melalui aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data, seperti pencatatan dan pengeditan.

2. Pemrosesan data menjadi informasi.


Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan, seperti penghitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran. Aktivitasaktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data hingga mengubahnya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir. 3. Output produk informasi Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir, dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir. Produk informasi umum meliputi pesan, laporan, formulir, dan gambar grafis, yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio, produk kertas, dan multimedia. Suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik dan tujuan disebut dengan sistem lingkaran terbuka (open-loop-system). Suatu sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme kontrol dan lingkaran umpan balik) disebut dengan sistem lingkaran tertutup (closed-loop-system). Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut dengan sistem terbuka (open system). Suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya disebut dengan sistem tertutup (closed system). Dalam suatu sistem, terdapat cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau kelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa langkah yang teratur, terkoordinasi dan berulang, yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Pengguna sistem merupakan mayoritas pekerja informasi. Tidak seperti pemilik sistem, pengguna sistem cenderung tidak mengacuhkan biaya dan keuntungan sistem, mereka cenderung memperhatikan fungsionalitas sistem yang disediakan untuk pekerjaan mereka dan kemudahan pembelajaran serta penggunaan sistem. Pengguna sistem terdiri dari pengguna sistem internal dan pengguna sistem eksternal. Para pengguna internal adalah mayoritas pengguna sistem dalam


kebanyakan bisnis, seperti pekerja administrasi dan layanan, staf teknis dan profesional dan supervisor. Pengguna sistem eksternal adalah mayoritas pengguna sistem, seperti pelanggan, pemasok, rekan kerja dan karyawan.

D. Pengertian Electronic Transaction Processing System Pengolahan data terkomputerisasi atau dikenal dengan istilah electronic transaction processing system merupakan sistem pengolahan data akuntansi secara elektronik/komputerisasi. Pada saat ini, semakin banyak sistem akuntansi yang terkomputerisasi menggantikan sistem akuntansi yang manual. Hal ini banyak dilakukan di perusahaan-perusahaan yang kecil. Banyak aspek dari pemrosesan data secara komputerisasi yang cenderung meningkatkan eksposur organisasi terhadap peristiwa yang tidak diinginkan. Pemrosesan data secara mekanis, penyimpanan data secara mekanis dan kompleksitas pemrosesan merupakan aspek pemrosesan komputer yang dapat meningkatkan risiko atau potensi kerugian akibat eksposur yang dihadapi organisasi, tidak peduli apakah pemrosesan komputer digunakan di perusahaan atau tidak. Electronic data interchange/EDI merupakan “pertukaran antar perusahaan dari informasi bisnis yang dapat diperoleh oleh komputer dalam bentuk standar.” Dengan adanya EDI, perusahaan dapat melakukan penghematan biaya seperti penyesuaian data, dimana EDI mengurangi atau bahkan menghilangkan kebutuhan untuk pemasukan data.Pengurangan kesalahan, dimana perusahaan menggunakan EDI melihat pengurangan dalam kesalahan penyesuaian data, penafsiran manusia dan kesalahan pengklasifikasian dan kesalahan pengarsipan


(kehilangan dokumen). Pengurangan dari kertas, dimana penggunaan amplop dan dokumen elektronik mengurangi secara drasatis bentuk kertas dalam sistem tersebut.Perangko, dimana dokumen yang dikirim dengan pos diganti dengan pengiriman data yang lebih murah.Prosedur otomatis, dimana aktivitas manual otomatis EDI berhubungan dengan pembelian, pemrosesan pesanan penjualan, pengeluaran dana kas dan penerimaan kas dan pengurangan persediaan, dengan memesan secara langsung seperti yang dibutuhkan dari penjual, EDI mengurangi waktu tertinggal yang meningkatkan akumulasi persediaan.

E. Sistem Multiuser Multiuser merupakan penggunaan komputer-komputer dan perangkat keras secara bersamaan, sehingga tercipta suatu efisiensi. Sistem multiuser merupakan sistem yang mengatur agar komputer, dan perangkat keras dapat saling berhubungan, yang disebut juga dengan jaringan komputer. Jaringan komputer merupakan “Himpunan ”interkoneksi” antara 2 komputer automous atau lebih yang terhubung dengan media transmisi kabel atau tanpa kabel (wireless).“ Syafrizal;Melwin(2005:2) Perangkat-perangkat yang terdapat dalam jaringan komputer bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan, dimana informasi

berpindah dari komputer ke

komputer lainnya dengan menggunakan jaringan daripada melalui perantara manusia, sehingga membuat pertukaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat. Kebanyakan jaringan dasar

memiliki dua buah komputer

yang

berkomunikasi satu sama lain dengan medium kabel ataupun medium lainnya.


Ketika komputer terhubung ke komputer lain, Anda dapat memindahkan informasi dengan cepat dan efisien. Secara umum, klasifikasi jaringan komputer meliputi intranet dan extranet. Intranet adalah “sebuah jaringan yang dibangun berdasarkan teknologi internet yang didalamnya terdapat basis arsitektur berupa aplikasi web dan teknologi komunikasi data..” Syafrizal;Melwin(2005:189). Kadang-kadang, istilah intranet hanya merujuk kepada layanan yang terlihat, yakni situs web internal perusahaan. Intranet hanya digunakan dalam internal perusahaan, kantor, bahkan warung internet (WARNET) pun dapat dikategorikan intranet. Antar intranet dapat saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya, melalui sambungan internet yang memberikan tulang punggung komunikasi jarak jauh. Pada praktiknya sebuah intranet tidak perlu sambungan luar ke internet untuk berfungsi secara benar. Intranet menggunakan semua protocol TCP/IP dan aplikasi-nya sehingga kita memiliki “private” internet. Jika sebuah badan usaha/bisnis/institusi mengekspos sebagian dari internal jaringannya ke komunitas di luar, hal ini disebut ekstranet. Memang biasanya tidak semua isi intranet dikeluarkan ke publik untuk menjadikan intranet menjadi ekstranet. Misalnya kita sedang membeli software, buku dari sebuah toko, maka biasanya kita dapat mengakses sebagian dari intranet toko tersebut. Badan usaha/perusahaan dapat memblokir akses ke intranet mereka, melalui router dan meletakan firewall. Suatu sistem multiuser dapat saling berhubungan, tentunya memiliki topologi.

Topologi

jaringan

adalah

”gambaran

perencanaan

hubungan

antarkomputer dalam local Area Network yang umumnya menggunakan kabel


(sebagai media transmisi), dengan konektor, ethernet card, dan perangkat pendukung lainnya.” Syafrizal;Melwin (2005:39) Topologi sistem jaringan komputer dapat dibedakan atas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Topologi Bus. Topologi Ring. Topologi Star. Topologi Daisy-Chain (Linear). Topologi Tree/Hierarchical. Topologi Mesh dan Full Connected Topologi Hybrid. Syafrizal;Melwin (2005:43) Topologi bus merupakan bentangan satu kabel yang kedua ujungnya

ditutup, dimana di sepanjang kabel terdapat node-node. Dalam topologi ini masing masing komputer akan terhubung ke satu kabel panjang dengan beberapa terminal, dan pada akhir dari kabel harus di akhiri dengan satu terminator. Topologi ini sudah sangat jarang digunakan di dalam membangun jaringan komputer biasa, karena memiliki beberapa kekurangan, diantaranya kemungkinan terjadinya tabrakan aliran data. Jika salah satu perangkat putus atau terjadi kerusakan pada satu bagian komputer, maka jaringan langsung tidak akan berfungsi sebelum kerusakan tersebut diatasi. Topologi Ring atau yang sering disebut dengan cincin adalah topologi jaringan berupa lingkaran tertutup yang berisi node-node. Dimana setiap komputer yang terhubung membuat lingkaran, dengan arti setiap komputer yang terhubung kedalam satu jaringan saling terkoneksi ke dua komputer lainnya, sehingga membentuk satu jaringan yang sama dengan bentuk cincin. Topologi star atau yang lebih sering disebut dengan topologi bintang adalah node (station) berkomunikasi langsung dengan station lain melalui central node (hub/switch),


traffic data mengalir dari node ke central node dan diteruskan ke node (station) tujuan. Pada topologi ini, sudah menggunakan bantuan alat lain untuk mengkoneksikan jaringan komputer. Contoh alat yang dipakai disini adalah hub, switch dan lainnya. Topologi Daisy-Chain merupakan peralihan dari topologi bus dan topologi ring, dimana tiap simpul terhubung langsung ke dua simpul lain melalui segmen kabel, tetapi segmen membentuk saluran, bukan lingkaran utuh. Topologi Treen atau disebut juga topologi Hierarchical dan bisa juga disebut topologi bertingkat, merupakan topologi yang bisa digunakan pada jaringan di dalam ruangan kantor yang bertingkat. Topologi Mesh dan Full Connected menerapkan hubungan antarasentral secara penuh. Topologi Hybrid merupakan gabungan dari beberapa topologi yang ada, yang bisa memadukan kinerja dari beberapa topologi yang berbeda, baik yang berbeda sistem maupun berbeda media transmisinya. Perusahaan dapat membagi sumber yang ada, dalam arti dapat digunakan secara bersama-sama seperti program, peralatan atau peripheral lainnya, sehingga dapat dimanfaatkan setiap orang yang ada pada jaringan komputer tanpa harus terpengaruh oleh lokasi. Jaringan komputer dapat memungkinkan terjadinya komunikasi antar pengguna jaringan, baik itu untuk teleconference, instant messaging, chatting, mengirim surat elektronik (e-mail) maupun mengirim informasi penting lainnya. Jaringan komputer dapat mencegah ketergantungan pada komputer pusat dimana setiap proses data tidak harus dilakukan pada satu komputer saja, melainkan dapat didistribusikan ke tempat lainnya atau dengan kata lain, dapat dikerjakan oleh komputer-komputer lain yang ada dalam jaringan,


dapat memberikan perlindungan terhadap data melalui pengaturan hak akses pengguna dan password serta teknik perlindungan yang lainnya. Jaringan komputer dapat mengakses informasi dalam jaringan komputer perusahaan, misalnya dengan menggunakan web browsing. Web browser memungkinkan untuk melihat informasi yang ada di dalam sebuah web server, di suatu tempat di dalam internet. Selain itu, perusahaan dapat menghemat biaya peralatan yang digunakan karena dapat digunakan secara bersama-sama. Manfaat yang diperoleh jika perusahaan menerapkan sistem multiuser, yaitu: 1. Dapat saling berbagi (sharing) penggunaan peralatan yang ada, baik itu harddisk, printer, modem dan lainnya, tanpa harus memindahkan peralatanperalatan tersebut kepada yang membutuhkan. Dengan demikian terjadi peningkatan efesiensi waktu dan biaya pembelian hardware. 2. Dapat saling berbagi (sharing) penggunaan data akuntansi yang ada pada server atau pada masing-masing workstation. Dengan demikian, untuk mendapatkan suatu informasi tertentu, dapat dilakukan dengan cepat. Dalam hal ini terjadi peningkatan efesiensi waktu. 3. Aplikasi dapat dipakai bersama sama (multiuser), misalnya oleh bagian pembelian, bagian penjualan dan bagian persediaan. 4. Pengontrolan para pemakai ataupun pemakaian data data secara terpusat dan oleh orang orang tertentu. 5. Tidak tergantung kepada orang yang menyimpan data (apabila orangnya tidak ada) karena penyimpanan data tersentralisasi 6. Data yang selalu uptodate, karena server senantiasa menguptodatekan data begitu ada input (data entry) (http://one.indoskripsi.com, tanggal akses 15 Mei 2009) Secara umum, efektivitas pengawasan retur penjualan dan piutang dalam sistem multiuser, adalah: 1. Data penjualan kredit, retur penjualan dan piutang dapat terintegrasi, sehingga mempercepat pengolahan data dan penyajian informasi. 2. Memudahkan pemeriksaan data histori penjualan kredit dan pelunasan piutang pelanggan.


3. Memudahkan pengawasan piutang. 4. Laporan penjualan kredit, retur penjualan dan piutang dapat disajikan setiap saat diperlukan.

F. Pengendalian Intern pada Sistem Multiuser Menurut Mulyadi (2002:165), definisi pengendalian intern terdapat beberapa konsep dasar, yaitu: 1. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern itu sendiri, bukan merupakan suatu tujuan. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan, dari infrastruktur entitas. 2. Pengendalian intern dijalankan oleh orang. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personel lain. 3. Pengendalian intern dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak. 4. Pengendalian sistem ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan : pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi. Dari definisi di atas, maka dapat diketahui bahwa pengendalian intern berisi suatu proses yang dijalani oleh orang, yang diharapkan dapat memberikan keyakinan memadai untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Mulyadi (2002:165), menambahkan bahwa tujuan pengendalian intern adalah “memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan: (1) keandalan informasi keuangan, (2) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, (3) efektivitas dan efisiensi operasi.”


Pengolahan data akuntansi dalam sistem multiuser mempunyai kelemahan, jika tidak ditangani dengan baik. Dalam sistem multiuser, setiap kesalahan yang terjadi akan menimbulkan dampak yang lebih besar dibandingkan dengan kesalahan pada sistem manual. Oleh sebab itu, tidak seperti pada sistem manual, pengawasan kelayakan dan kecermatan data dalam sistem multiuser lebih sulit dilakukan. Sistem multiuser cenderung mengaburkan jejak audit (audit trail), sehingga akuntan lebih sulit untuk melacak jejak tersebut. Akibatnya, peluang untuk menyalahgunakan kecanggihan sistem untuk penyelewengan akan lebih besar. Menurut Wijayanto dan Nugroho (2001:234), perlu dilakukan pengendalian intern untuk: 1. Mengamankan sumber daya organisasi dari penyalahgunaan dan menjaga kecermatan data akuntansi. 2. Mendorong efisiensi operasi organisasi sehingga kebijaksanaan ataupun tujuan manajemen yang telah digariskan dapat tercapai. Wijayanto dan Nugroho (2001:234), menambahkan pengendalian intern tersebut meliputi: 1. Pengendalian akuntansi (accounting control). Yaitu mengamankan sumber daya organisasi dari penyalahgunaan dan menjaga kecermatan data akuntansi. 2. Pengendalian administratif (administrative control). Yaitu mendorong efisiensi operasi dan mengupayakan agar kebijakan ataupun tujuan manajemen dapat tercapai. 3. Pengendalian preventif atau umpan maju. Pengendalian yang diarahkan kepada pengamanan aktiva dari penyalahgunaan, dengan jalan menangkal sebelum permasalahan itu sendiri terjadi. 4. Pengendalian detektif (detective control). Yaitu mengungkap permasalahan dalam suatu aktivitas segera setelah aktivitas itu terjadi. 5. Pengendalian korektif. Yaitu mengoreksi kesalahan yang ditemukan oleh pengendalian detektif, yang meliputi beberapa prosedur yang diambil untuk menentukan sebab


permasalahan, memperbaiki kesalahan yang disebabkan oleh permasahan tersebut dan memodifikasi sistem demikian rupa, sehingga permasalahan serupa dapat dihindari atau diminimalkan di masa depan. Menurut Wijayanto dan Nugroho (2001:236), penerapan sistem multiuser dalam pengolahan data memerlukan pengendalian intern yang meliputi: 1. Pengendalian input. 2. Pengendalian proses. 3. Pengendalian output. Pengendalian input merupakan pengendalian yang dirancang untuk menjaga agar data yang dimasukkan ke dalam sistem adalah data yang akurat, sahih (valid) dan resmi (authorized). Sebagai contoh, komputer dapat diprogram untuk menolak penginputan data penjualan oleh bagian gudang dalam sistem jaringan komputer. Pengendalian proses merupakan pengendalian yang dirancang untuk menjaga agar semua transaksi diproses secara cermat (accurate) dan lengkap (complete) sehingga semua file dan record dapat dimutakhirkan dengan baik. Contohnya adalah pemrosesan data pembelian dan penjualan untuk menghasilkan informasi persediaan yang akurat dan lengkap. Pengendalian output adalah bentuk pengendalian yang dirancang untuk menjaga output sistem dapat dikendalikan dengan baik. Sebagai contoh adalah bentuk pengendalian untuk mencegah agar bagian gudang tidak dapat menampilkan informasi piutang pelanggan.


BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis, Tempat dan Waktu Penelitian Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif, dengan cara menyusun dan mengklasifikasikan data yang diperoleh dari perusahaan kemudian diinterprestasikan dan dianalisis sehingga memberikan gambaran yang jelas mengenai masalah yang diteliti. Lokasi penelitian berada di jalan Perbaungan No. 2-I-J-K Medan dan jadwal penelitian dilakukan pada bulan Maret 2009. Adapun jadwal penelitian ini digambarkan pada Tabel 3.1. berikut: Tabel 3.1. Jadwal Penelitian Waktu Penelitian (Bulan) No

Kegiatan

1

Kunjungan Ke Perusahaan

2

Pengesahan Judul

3

Pra riset

4

Penyusunan proposal

5

Seminar proposal

6

Perbaikan proposal

7

Pengumpulan data

8

Penyusunan skripsi

9

Bimbingan skripsi

Mar’09

Apr’09

Mei’09

Jun’09

Jul’09

Aug’09


B. Sumber dan Jenis Data Sumber dan jenis data yang digunakan yaitu: 1. Data primer, yaitu data yang diproses dari hasil wawancara dan observasi tentang objek penelitian dan data tersebut merupakan data yang belum diolah. 2. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perusahaan dan data tersebut sudah diolah seperti sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, dan pengawasan retur penjualan dan piutang pada perusahaan.

C. Teknik Pengumpulan Data Dalam proses penelitian dan penulisan skripsi, penulis menggunakan dua metode pendekatan dalam pengumpulan data dan keterangan yang berkaitan dengan judul skripsi, yaitu: 1. Teknik wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab langsung dengan pihak yang kompeten, dalam hal ini karyawan bagian penjualan untuk mengetahui informasi penjualan kredit, retur penjualan, dan bagian keuangan untuk mengetahui piutang perusahaan. 2. Teknik dokumentasi, yaitu mengadakan pengamatan langsung pada laporan penjualan kredit dan laporan piutang perusahaan.

D. Metode Analisis Data Metode analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif, dengan mengumpulkan semua data untuk mendukung tulisan ini untuk diinterpretasikan sehingga dapat memberikan gambaran yang objektif tentang objek dan masalah yang diteliti.


BAB IV HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian Data penelitian yang dilakukan meliputi gambaran umum perusahaan, yang meliputi sejarah singkat perusahaan dan struktur organisasi perusahaan, dan pengawasan retur penjualan dan piutang perusahaan.

1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat Perusahaan PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan perangkat keras komputer dengan berbagai merek. Perusahaan didirikan pada tahun 1994 dan berada di jalan Perbaungan No. 2-I-J-K Medan. Perusahaan bekerja sama dengan perusahaan komputer yang ada di Jakarta maupun di luar negeri untuk mensuplai barang dan dijual di Wilayah Sumatera Utara, khususnya Medan. Kondisi ekonomi makro pada tahun 2005 yang masih belum kondusif dengan pertumbuhan ekonomi yang rendah, ambruknya daya beli masyarakat akibat kenaikan harga bahan bakar minyak (BBM) yang menyebabkan rendahnya investasi langsung, baik asing maupun lokal membuat persaingan semakin meningkat sesama pelaku industri. Pada tahun 2005 jelas bukan tahun yang mudah, begitu juga pada PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan. Berbagai langkah telah dilakukan pimpinan tidak hanya mengantisipasi tuntutan permodalan, namun telah mengambil langkah-langkah strategis guna meningkatkan sistem informasi dan pengawasan,


perubahan struktur manajemen serta lebih fokus untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia. Hasilnya pada tahun 2006, perusahaan mulai pulih kembali dimana mulai memperoleh laba dari banyaknya transaksi pembelian dari pelanggan. Secara umum, tujuan didirikannya perusahaan ini adalah untuk: 1. Memperoleh laba. 2. Memasarkan produk komputer ke Wilayah Sumatera Utara, khususnya Medan. 3. Membantu program pemerintah dalam menciptakan lowongan kerja.

b. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi perusahaan merupakan pola formal yang akan mempengaruhi sistem kerja dari perusahaan tersebut. Struktur organisasi yang baik harus dapat memisahkan antara fungsi, kedudukan, batas wewenang, tanggung jawab, serta kewajiban dari masing-masing karyawan, agar para karyawan mengetahui apa saja yang menjadi tugas dan tanggung jawab mereka. PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan membagi tugas masing-masing karyawannya dengan teratur, agar tujuan perusahaan dapat terlaksana dengan baik. PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan menggunakan struktur organisasi lini/komando. Bentuk struktur organisasi PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan seperti pada Gambar 4.1. berikut:


Gambar 4.1. Struktur Organisasi PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan Sumber : PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan

Pada struktur organisasi di atas, maka dapat dilihat bahwa perusahaan memiliki 5 orang manajer yang membawahi masing-masing bagian. Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian, yaitu: 1. Direktur. Tugas dan tanggung jawab Direktur, adalah: a. Menentukan arah kebijaksanaan perusahaan serta menetapkan rencana kerja dan tata pelaksanaannya. b. Memilih pegawai yang akan menduduki posisi pimpinan atau staf serta menetapkan kekuasaan dan tanggung jawab dari setiap pimpinan dalam lingkungan staf. c. Melakukan pengawasan terhadap kondisi keuangan perusahaan. d. Menerima pertanggungjawaban dari masing-masing manajer. 2. Manajer Akuntansi. Tugas dan tanggung jawab Manajer Akuntansi, adalah : a. Mengatur kerja bagian keuangan dan bagian akuntansi.


b. Melakukan pengawasan keuangan perusahaan. c. Memeriksa laporan keuangan perusahaan. d. Mengatur aliran kas perusahaan. 3. Bagian Keuangan. Tugas dan tanggung jawab Bagian Keuangan, adalah : a. Mencatat pelunasan piutang customer. b. Menerima dan melakukan pembayaran kas. c. Melakukan pencatatan penerimaan kas dan pengeluaran kas. d. Bertanggungjawab atas penerimaan kas dan pengeluaran kas perusahaan. e. Menyajikan laporan kepada manajer akuntansi. 4. Bagian Akuntansi. Tugas dan tanggung jawab Bagian Akuntansi, adalah : a. Membukukan segala transaksi yang terjadi di dalam perusahaan yang bersifat finansial dan pada setiap akhir periode tertentu. b. Menghitung pajak penghasilan (PPh Pasal 21) dari setiap karyawan perusahaan. c. Menyusun laporan keuangan. d. Memberikan laporan keuangan yang dibutuhkan oleh manajer keuangan dalam rangka pengambilan keputusan. e. Mencatat dan membuat laporan biaya tetap dan biaya variabel perusahaan. 5. Manajer Penjualan. Tugas dan tanggung jawab Manajer Penjualan, adalah : a. Mengatur kerja bagian penjualan. b. Menentukan target laba yang ingin dicapai.


c. Memeriksa hasil perencanaan bagian penjualan dalam mencapai target laba. d. Menyusun strategi dan tindakan untuk pencapaian target laba. 6. Bagian Penjualan. Tugas dan tanggung jawab Bagian Penjualan, adalah : a. Memberikan informasi produk yang dijual perusahaan b. Mencatat data pelanggan c. Membuat faktur penjualan. d. Membuat laporan penjualan. 7. Manajer Operasional. Tugas dan tanggung jawab Manajer Operasional, adalah : a. Mengatur kerja bagian pembelian dan gudang. b. Melakukan pemeriksaan jumlah biaya pembelian barang. c. Melakukan pemeriksaan laporan persediaan barang. 8. Bagian Pembelian. Tugas dan tanggung jawab Bagian Pembelian, adalah : a. Memilih supplier yang tepat untuk perusahaan. b. Menentukan jumlah pembelian barang. c. Melakukan pemesanan barang yang diperlukan perusahaan. d. Melakukan transaksi pembelian dengan supplier e. Membuat laporan pembelian. 9. Bagian Gudang. Tugas dan tanggung jawab Bagian Gudang, adalah : a. Melakukan pendataan persediaan barang (stok) di gudang.


b. Mengeluarkan barang yang dibeli oleh pelanggan c. Memasukkan barang yang dibeli dari supplier. d. Bertanggung jawab atas persediaan barang-barang di gudang. e. Membuat laporan persediaan barang. 10. Manajer Personalia. Tugas dan tanggung jawab Manajer Personalia, adalah : a. Mengatur kerja bagian supir dan bagian personalia. b. Meningkatkan kesejahteraan karyawan. c. Memutuskan apakah calon karyawan bisa terima atau tidak untuk bekerja di perusahaan. d. Melakukan pemecatan karyawan yang tidak disiplin. 11. Bagian Supir. Tugas dan tanggung jawab Bagian Supir, adalah : a. Mengirim barang ke tempat konsumen. b. Bertanggung jawab atas mobil inventaris. 12. Bagian Personalia. Tugas dan tanggung jawab Bagian Personalia, adalah : a. Melakukan perekrutan dan seleksi calon karyawan. b. Memberikan laporan hasil seleksi kepada Manajer Personalia. c. Mengurus administrasi karyawan. d. Mengkoordinasi dan melaksanakan penilaian prestasi karyawan. e. Mengadakan pengembangan karyawan, seperti pemberian motivasi. f. Melakukan pemecatan karyawan yang tidak disiplin. 13. Manajer EDP.


Tugas dan tanggung jawab Manajer EDP, adalah : a. Mengatur kerja bagian EDP (Electronic Data Processing). b. Mengupayakan agar pengolahan data akuntansi pada perusahaan dapat secara komputerisasi, guna mewujudkan efisiensi dan kecepatan informasi. c. Mengajukan permohonan kepada direktur perusahaan jika diperlukan pergantian komputer untuk mendukung kelancaran pengolahan data akuntansi pada perusahaan. 14. Bagian EDP. Tugas dan tanggung jawab Bagian EDP, adalah : a. Merancang sistem komputer, seperti sistem pengawasan penjualan kredit dan piutang. b. Bertanggung jawab atas aplikasi komputer yang dirancang. c. Melakukan perbaikan sistem komputer yang rusak. d. Memberikan pelatihan penggunaan sistem komputer. e. Membantu bagian penjualan dalam memberikan informasi produk komputer yang dijual perusahaan jika diperlukan.

2. Sistem Multiuser pada Perusahaan Dalam pengolahan data penjualan kredit dan piutang, perusahaan menggunakan aplikasi komputer yang terdapat dalam sistem multiuser perusahaan. Tujuan pengolahan data penjualan kredit dan piutang dalam sistem multiuser oleh perusahaan, yaitu:


1. Data penjualan kredit, dan piutang dapat terintegrasi, sehingga bagian penjualan tidak perlu menginput data tersebut secara terpisah. 2. Bagian penjualan dapat melakukan pemeriksaan data histori pelunasan piutang pelanggan sebelum dilakukan penjualan. 3. Penyajian laporan dapat dilakukan dengan cepat, karena telah dibuat secara otomatis oleh sistem berdasarkan data yang diinput. Pengolahan data penjualan kredit dan piutang dalam sistem multiuser ini, meliputi elemen-elemen sebagai berikut: 1. Piranti keras (hardware), yaitu perangkat keras (mesin) komputer yang diperlukan dalam menghidupkan suatu komputer. 2. Piranti lunak (software), yaitu aplikasi komputer yang diperlukan agar dapat menjalankan sistem multiuser ini. 3. Personel dalam perusahaan (brainware), yaitu karyawan/staf perusahaan yang menggunakan sistem multiuser ini. Adapun piranti keras yang digunakan perusahaan adalah: 1. Kartu jaringan, yaitu mesin komputer yang digunakan untuk menghubungkan antara satu komputer dengan komputer yang lain. 2. Harddisk 160 GB, yaitu media penyimpanan data. 3. RAM 1 GB, yaitu memori yang diperlukan agar komputer dapat berjalan dengan cepat. 4. Processor Intel Pentium IV, yaitu mesin utama suatu komputer, yang digunakan sebagai pusat pengendali. 5. Kartu grafis 128 MB dengan resolusi monitor 800 x 600, yaitu peralatan komputer yang digunakan untuk menampilkan objek di layar monitor.


6. Printer Canon IP 1200, yaitu peralatan mesin untuk mencetak data ke kertas. 7. Keyboard, yaitu peralatan mesin untuk mengetik. 8. Mouse, yaitu peralatan mesin untuk memilih, menggerakkan, dan menjalankan aplikasi komputer. 9. CD-ROM 52x, yaitu peralatan mesin untuk membaca data disk. Adapun piranti lunak yang digunakan perusahaan adalah: 1. Microsoft Windows XP, yaitu sistem operasi utama suatu komputer. 2. Microsoft Visual Basic 6.0, yaitu bahasa pemrograman untuk membuat aplikasi komputer. 3. Seagate Crystal Report 8.5, yaitu perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membuat laporan aplikasi. Adapun personel dalam perusahaan yang berhubungan dengan sistem ini, adalah bagian penjualan, bagian gudang dan manajer penjualan. Dalam sistem multiuser ini, jika terdapat customer baru yang ingin bertransaksi dengan perusahaan, maka bagian penjualan akan menginput data customer tersebut. Setelah itu, bagian penjualan akan menginput data penjualan atas barang-barang yang dipesan customer. Jika terdapat customer yang pernah bertransaksi dengan perusahaan, maka sewaktu customer tersebut ingin melakukan transaksi dengan perusahaan, maka bagian memeriksa histori data pembayaran piutang customer. Jika terdapat saldo piutang yang belum dilunasi, maka bagian penjualan akan mengambil tindakan untuk membatalkan transaksi penjualan dengan customer tersebut. Dalam sistem multiuser ini, bagian gudang akan menginput data barang yang dimiliki perusahaan. Bagian gudang akan senantiasa memantau persediaan


barang, dan memberikan informasi kepada bagian penjualan mengenai sisa persediaan barang, sehingga bagian penjualan dapat mengetahui apakah barang yang dipesan customer mencukupi atau tidak. Dengan adanya sistem multiuser ini, manajer penjualan dapat mengawasi data transaksi penjualan kredit dan piutang, memeriksa laporan penjualan kredit, laporan piutang jatuh tempo, penerimaan piutang, faktur tagihan, dan lainnya. Dengan demikian, sistem multiuser dapat memberikan manfaat bagi perusahaan.

3. Pengendalian Intern pada Sistem Multiuser Perusahaan Dalam sistem multiuser yang diterapkan perusahaan, belum adanya pengendalian

intern

yang

pengendalian

preventif,

digunakan,

pengendalian

seperti detektif,

pengendalian pengendalian

akuntansi, korektif,

pengendalian umum, dan pengendalian aplikasi. Dengan demikian, kemampuan pengaksesan data secara bersamaan dalam sistem multiuser ini meningkatkan resiko pada perusahaan, misalnya manipulasi data.

B. Analisis Hasil Penelitian 1. Analisis Efektivitas Pengawasan Retur Penjualan dan Piutang Dalam Sistem Multiuser pada Perusahaan Untuk dapat menganalisis efektivitas pengawasan retur penjualan, dan piutang dalam sistem multiuser perusahaan, maka akan diuraikan bentuk tampilan dan fasilitas dari aplikasi, yaitu: 1. Tampilan menu aplikasi


Menu aplikasi berfungsi untuk memudahkan pengguna dalam menjalankan aplikasi. Menu aplikasi terdiri dari Data, Transaksi dan Laporan. Bentuk dan penjelasan masing-masing menu yaitu : a. Data Berisi sub-menu Barang, Customer dan Tutup seperti pada Gambar 4.2. yaitu :

Gambar 4.2. Tampilan Menu Data Sumber : PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan Keterangan masing-masing sub-menu yaitu : a. Barang, berfungsi untuk melakukan pendataan barang. b. Customer, berfungsi untuk melakukan pendataan customer. c. Tutup, berfungsi untuk menutup aplikasi. b. Transaksi Berisi sub-menu Penjualan dan Penerimaan Piutang seperti pada Gambar 4.3. yaitu :

Gambar 4.3. Tampilan Menu Transaksi


Sumber : PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan Keterangan masing-masing sub-menu yaitu : a. Penjualan Kredit, berfungsi untuk melakukan pendataan transaksi penjualan kredit. b. Penerimaan Piutang, berfungsi untuk melakukan pendataan transaksi penerimaan piutang. c. Laporan Berisi sub-menu laporan Penjualan, Faktur Tagihan, Piutang Jatuh Tempo dan Penerimaan Piutang seperti pada Gambar 4.4. yaitu :

Gambar 4.4. Tampilan Menu Laporan Sumber : PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan Keterangan masing-masing sub-menu yaitu : a. Penjualan, berfungsi untuk menampilkan laporan penjualan. b. Faktur Tagihan, berfungsi untuk menampilkan faktur tagihan piutang. c. Piutang Jatuh Tempo, berfungsi untuk menampilkan laporan piutang jatuh tempo. d. Penerimaan

Piutang,

berfungsi

untuk

menampilkan

laporan

penerimaan piutang 2. Tampilan Form


Form merupakan tempat pengguna memasukan atau mengolah data. Bentuk dan penjelasan masing-masing form yang terdapat pada aplikasi ini, adalah: a. Form Data Barang Bentuk tampilan form Data Barang seperti pada Gambar 4.5. yaitu :

Gambar 4.5. Tampilan Form Data Barang Sumber : PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan b. Form Data Customer Bentuk tampilan form Data Customer seperti pada Gambar 4.6. yaitu:

Gambar 4.6. Tampilan Form Data Customer Sumber : PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan c. Form Data Penjualan Kredit Bentuk tampilan form Data Penjualan Kredit seperti pada Gambar 4.7. yaitu:


Gambar 4.7. Tampilan Form Data Penjualan Kredit Sumber : PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan

d. Form Data Penerimaan Piutang Bentuk tampilan form Data Penerimaan Piutang seperti pada Gambar 4.8. yaitu:

Gambar 4.8. Tampilan Form Data Penerimaan Piutang Sumber : PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan


e. Form Data Login Aplikasi Form data login aplikasi merupakan security aplikasi, dimana untuk menjalankan aplikasi ini harus mengetahui kode password yang valid agar dapat menggunakan aplikasi yang berada di sistem jaringan komputer. Setelah user memasukkan user ID dan kode password, maka dapat menekan tombol Login untuk masuk ke aplikasi dan tombol Cancel untuk batal masuk aplikasi. Bentuk tampilan form data login seperti pada Gambar 4.9. berikut:

Gambar 4.9. Tampilan Form Data Login Aplikasi Sumber : PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan 3. Tampilan Report Laporan (Report) merupakan hasil pengolahan data yang dilakukan oleh sistem. Bentuk dan penjelasan masing-masing laporan pada aplikasi ini yaitu: a. Laporan Penjualan Bentuk tampilan Laporan Penjualan seperti pada Gambar 4.10. yaitu :

Gambar 4.10. Tampilan Laporan Penjualan


Sumber : PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan b. Faktur Tagihan Bentuk tampilan Faktur Tagihan seperti pada Gambar 4.11. yaitu :

Gambar 4.11. Tampilan Faktur Tagihan Sumber : PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan

c. Laporan Piutang Jatuh Tempo Bentuk tampilan Laporan Piutang Jatuh Tempo seperti pada Gambar 4.12. yaitu :


Gambar 4.12. Tampilan Laporan Piutang Jatuh Tempo Sumber : PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan

d. Laporan Penerimaan Piutang Bentuk tampilan Laporan Penerimaan Piutang seperti pada Gambar 4.13. yaitu :

Gambar 4.13. Tampilan Laporan Penerimaan Piutang Sumber : PT. Bintang Timur Prima Lestari Medan

2. Analisis Pengendalian Intern pada Sistem Multiuser Perusahaan


Oleh karena belum adanya pengendalian intern yang digunakan pada sistem multiuser perusahaan, maka kemampuan pengaksesan data secara bersamaan dalam sistem multiuser ini, mempunyai kelemahan di antaranya: 1. Pengawasan kelayakan pengolahan data dalam sistem multiuser ini lebih sulit dilakukan, karena sistem multiuser yang diterapkan perusahaan tidak mempunyai pembagian hak akses, sehingga bagian penjualan dapat mengubah data barang, dan bagian gudang juga dapat mengubah data penjualan. Dengan demikian,

jika

terjadi kesalahan

maka pimpinan sulit

memperoleh

pertanggungjawaban. 2. Tingkat manipulasi data dapat lebih besar, karena tidak adanya pembagian hak akses. Oleh karena itu, diperlukan pengendalian-pengendalian intern pada sistem multiuser ini, yaitu: 1. Pengendalian akuntansi, untuk mengamankan sumber daya organisasi dari penyalahgunaan dan menjaga kecermatan data akuntansi, misalnya bagian penjualan tidak dapat mengakses, maupun mengubah data barang, dan lainnya. 2. Pengendalian preventif, untuk menangkal sebelum permasalahan terjadi dan untuk mencegah terjadinya ketidakefisienan, misalnya melakukan duplikasi data secara rutin. 3. Pengendalian detektif, untuk mengungkap permasalahan dalam suatu aktivitas setelah aktivitas itu terjadi, misalnya dengan memeriksa kembali laporan yang dihasilkan sebelumnya dengan data yang ditampilkan saat ini.


4. Pengendalian korektif, untuk mengoreksi kesalahan yang ditemukan oleh pengendalian detektif, misalnya dengan memasukkan kembali data yang benar sebelum ditemukannya kesalahan. 5. Pengendalian umum, untuk menjaga lingkungan pengendalian organisasi menjadi stabil dan terkelola dengan baik sehingga dapat mendukung efektivitas pengawasan retur penjualan dan piutang dalam sistem multiuser. 6. Pengendalian aplikasi, untuk mencegah, mendeteksi, dan memperbaiki kesalahan serta penyimpangan (irregularities) dalam transaksi pada saat input data, proses, dan output.

3. Pembahasan Hasil Analisis Setelah dilakukan analisis efektivitas pengawasan retur penjualan, dan piutang dalam sistem multiuser pada perusahaan, maka dapat diketahui bahwa sistem ini dapat membantu perusahaan dalam hal: 1. Sebelum bagian penjualan bertransaksi dengan customer, bagian penjualan dapat melihat laporan penerimaan piutang, untuk mengetahui histori pelunasan piutang customer, sehingga jika customer masih memiliki saldo piutang yang besar, maka bagian penjualan dapat mengambil tindakan untuk membatalkan penjualan. 2. Bagian keuangan dapat mudah mengetahui jumlah pelunasan piutang, dan sisa piutang yang belum dilunasi. 3. Bagian keuangan dapat mudah mengetahui laporan piutang yang akan jatuh tempo, sehingga dapat dilakukan penagihan piutang.


Akan tetapi sistem ini belum efektif dalam pengawasan retur penjualan, dan piutang karena: 1. Belum mampunya sistem ini dalam mengolah data retur penjualan. 2. Jika terjadi transaksi retur penjualan, maka saldo piutang customer menjadi tidak akurat, sehingga terjadi ketidaksesuaian jumlah pelunasan piutang customer dengan saldo piutang yang tercatat dalam sistem. Untuk mengatasi kelemahan sistem ini, maka perusahaan menerapkan cara sebagai berikut: 1. Jika terjadi retur penjualan, maka bagian penjualan akan mengubah kuantiti penjualan di form data penjualan kredit. 2. Bagian gudang akan menyesuaikan kembali data saldo jual dan saldo akhir di form data barang. Menurut penulis, hal ini kurang efektif dilakukan perusahaan, karena: 1. Manajer penjualan menjadi sulit mengetahui data transaksi penjualan sebelumnya. 2. Manajer penjualan tidak dapat mengetahui jumlah barang yang diretur customer. 3. Adanya fasilitas untuk dapat mengubah kuantiti jual dan kuantiti saldo jual di sistem ini, akan memperbesar resiko manipulasi data. Seharusnya, sistem ini harus dapat memproteksi pengubahan tersebut. Oleh karena itu, perlu dikembangkan sistem ini agar dapat mengatasi kekurangan-kekurangan yang telah diuraikan di atas, sehingga sistem ini dapat lebih efektif dalam melakukan pengawasan retur penjualan dan piutang, karena transaksi retur penjualan akan mempengaruhi saldo piutang customer.



BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan uraian dan penelitian yang telah dilakukan, maka kesimpulan yang dapat diberikan penulis adalah: 1. Pengawasan retur penjualan dan piutang dalam sistem multiuser perusahaan belum efektif, karena mempunyai kekurangan yaitu

belum adanya

kemampuan untuk mengolah data transaksi retur penjualan, terjadi ketidaksesuaian jumlah pelunasan piutang customer dengan saldo piutang yang tercatat dalam sistem jika terjadi retur penjualan, dan belum adanya pembagian hak akses yang dapat memicu manipulasi data. 2. Pengawasan retur penjualan dan piutang dalam sistem multiuser perusahaan telah bejalan dengan baik, yaitu data penjualan kredit, dan piutang telah terintegrasi, sehingga bagian penjualan tidak perlu menginput data tersebut secara terpisah, dan bagian penjualan dapat melakukan pemeriksaan data histori pelunasan piutang pelanggan sebelum dilakukan penjualan, dan laporan penjualan kredit, piutang jatuh tempo, dan penerimaan piutang dapat disajikan secara cepat kepada manajer keuangan. 3. Pengawasan retur penjualan dan piutang dalam sistem multiuser perusahaan memerlukan pengendalian intern yang baik, yang meliputi pengendalian akuntansi, pengendalian preventif, pengendalian detektif, pengendalian korektif, pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.


4. Tidak adanya pengaturan dan pembagian hak akses dalam sistem multiuser ini, sehingga pengawasan kelayakan pengolahan data dapat lebih mudah dilakukan. 5. Tidak adanya pengendalian intern yang baik untuk meminimalkan terjadinya manipulasi/penyelewengan data.


B. Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis memberikan beberapa saran guna memecahkan persoalan yang dihadapi perusahaan, yang juga mungkin berguna bagi semua pihak, yaitu: 1. Sebaiknya perusahaan perlu mempertimbangkan untuk mengembangkan sistem ini, sehingga mampu mengolah data retur penjualan, karena transaksi retur penjualan akan mempengaruhi saldo piutang customer. 2. Sebaiknya perlu ada pengaturan dan pembagian hak akses dalam sistem multiuser ini, sehingga pengawasan kelayakan pengolahan data dapat lebih mudah dilakukan. 3. Sebaiknya perlu ada pengendalian intern yang baik untuk meminimalkan terjadinya manipulasi/penyelewengan data.


DAFTAR PUSTAKA Astuti, C. Wigawati dan Purwantini, Cornelio. 2003. Akuntansi Keuangan. Yogyakarta: Penerbit Kanisius Bar idwan, Zak i. 2001. Sist em Akuntansi, Ed is i- 5. Yogyakart a: BPFE. Hall, J.A. 2002. Sistem Informasi Akuntansi, Alih Bahasa Thomson Learning, Edisi-1. Jakarta: Salemba Empat. Horngren, Harrison, Robinson dan Secokusumo. 2001. Akuntansi Di Indonesia, Buku Ke-1, Alih Bahasa Maudy Warouw dan Elly Idawati. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. McLeod, Raymond. 2004. Sistem Informasi Manajemen, Alih Bahasa Hendra Teguh. Jakarta: Penerbit Indeks Mulyadi. 2001. Akuntansi Manajemen: Konsep, Manfaat dan Rekayasa, Edisi Ke-3. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. ………..2002. Auditing, Edisi Ke-6, Cetakan Ke-1. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta: Salemba Empat Smith, Jay M dan Skousen, K. Fred. 2001. Akuntansi Intermediate, Diterjemahkan oleh Tim Penerjemah Penerbit Erlangga. Jakarta: Erlangga Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Syafrizal, Melwin. 2005. Pengantar Jaringan Komputer. Penerbit Andi, Yogyakarta Wijayanto dan Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit Erlangga, Jakarta. Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2004. Buku Petunjuk Teknis Penulisan Proposal Penelitian dan Penulisan Skripsi. Medan. Ilmu Komputer. 2009. Sistem Multiuser. Pp.1. http://one.indoskripsi.com



SKRIPSI EFEKTIVITAS PENGAWASAN RETUR PENJUALAN DAN PIUTANG DALAM SISTEM MULTIUSER PADA PT. BINTANG TIMUR PRIMA LESTARI MEDAN

Recommend Documents