SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DI DINAS PEKERJAAN UMUM BINA MARGA DAN PEMATUSAN KOTA SURABAYA

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DI DINAS PEKERJAAN UMUM BINA MARGA DAN PEMATUSAN KOTA SURABAYA

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DI DINAS PEKERJAAN UMUM BINA

MARGA DAN PEMATUSAN KOTA SURABAYA Rachmad Fuji Sanjuli dan Meylia Elizabeth Ranu Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Surabaya [email protected] ABSTRACT Archive Management System has an important role as a source of information and media documentation. As a source of information, then archives the material or data for making a decision appropriately, so that the archive can be said to be a system where each other are interwoven in one bond is intact because the archive can support an organization's program of activities, both in terms of planning, execution and control of the organization concerned duties ranging from events leading up to the decision making. Archives as media documentation, the archive is official evidence that can be accounted for government activities, therefore, be mandatory for every employee who works on archival unit in this organization to carry out their duties properly, so that the service correspondence can more effectively and efficiently, as for the purpose of this research was to analyze the Archives Management System in the Department Public Works of Highway and Drainage the city of Surabaya. In research, researchers used a descriptive research method with qualitative approach. The research seeks to develop concepts and facts to answer how deeply Archive Management System in the Department Public Works of Highway and Drainage the city of Surabaya. Archive Management System that uses an incorporation system of number and system of date, This is even less effective, It is even less effective but it has already well underway, because the use of a combined procedure between centralization and decentralization. Keyword : Archive, Management, System

ABSTRAK Sistem Pengelolaan Arsip memiliki peranan penting sebagai sumber informasi dan media dokumentasi. Sebagai sumber informasi, maka arsip merupakan bahan/data untuk pengambilan suatu keputusan secara tepat, sehingga arsip dapat dikatakan suatu sistem dimana satu sama yang lain saling berkaitan dalam satu ikatan yang utuh, karena arsip dapat menunjang suatu program kegiatan organisasi, baik dari segi perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian tugas organisasi yang bersangkutan mulai dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Arsip sebagai media dokumentasi, maka arsip merupakan bukti resmi yang dapat dipertanggungjawabkan untuk kegiatan pemerintah, oleh karena itu menjadi kewajiban bagi setiap pegawai yang berkerja pada unit kearsipan dalam organisasi ini untuk melaksanakan tugasnya dengan baik, agar pelayanan surat menyurat bisa lebih efektif dan efisien, adapun tujuan dari penelitian ini untuk menganalisis Sistem Pengelolaan Arsip di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga dan Pematusan Kota Surabaya. Dalam penelitian ini peneliti menggunakan cara penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian ini berupaya mengembangkan konsep dan fakta secara mendalam untuk menjawab bagaimanakah Sistem Pengelolaan Arsip di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga dan Pematusan Kota Surabaya. Sistem Pengelolaan arsip di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga dan Pematusan Kota Surabaya menggunakan sistem nomor dan sistem tanggal yang masih kurang efektif tetapi sudah berjalan dengan baik, dikarenakan menggunakan prosedur gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Kata kunci : Sistem, Pengelolaan, Arsip.

1


setiap pegawai yang berkerja pada unit kearsipan PENDAHULUAN

dalam organisasi ini untuk melaksanakan tugasnya

Setiap pekerjaan kantor, baik pemerintah maupun

swasta

penyimpanan,

memerlukan pencatatan,

dengan baik, agar pelayanan surat menyurat bisa

penciptaan,

lebih efektif dan efisien.

pemeliharaan,

Untuk menangani arsip dengan baik, maka

penyusutan, penghapusan, dan pengelolaan surat,

diperlukan suatu sistem pengelolaan arsip yang

baik surat masuk maupun surat keluar sampai

baik pula yang meliputi penciptaan, penyimpanan,

dengan

pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

penghapusan

surat

dengan

sistem

pengelolaan arsip tertentu dan dapat dipertanggung-

SOP

jawabkan secara hukum. Arsip sebagai salah satu

pelaksanaan

kegiatan perkantoran memiliki peranan yang sangat

penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, sampai

penting. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus

dengan

dikelola dengan baik akan membantu tugas

konvensional maupun arsip elektronik (ANRI

pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari

nomor 20 pasal 1 tahun 2012).

Pengelolaan

Arsip

pengelolaan

penyusutan

arsip,

adalah arsip

baik

petunjuk

mulai

dari

untuk

arsip

seluruh pegawai instansi yang bersangkutan dalam

Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga dan

pencapaian tujuan. Informasi yang diperlukan

Pematusan Kota Surabaya dalam operasionalisasi

melalui arsip dapat menghindari salah komunikasi,

penyelenggaraan jalan dan pematusan berpedoman

mencegah

pada keputusan Walikota Surabaya nomor 62 tahun

adanya

duplikasi

pekerjaan

dan

membantu mencapai efisiensi kerja. Sistem

memiliki

Strategi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga dan

peranan penting sebagai sumber informasi dan

Pematusan Kota Surabaya, Tahun 2011-2015).

media dokumentasi. Sebagai sumber informasi,

Sistem pengelolaan arsip yang ada di Dinas

maka

untuk

Pekerjaan Umum dan Pematusan kota Surabaya

pengambilan suatu keputusan secara tepat, sehingga

yaitu: 1)Surat atau dokumen masuk ke TU, setelah

arsip dapat dikatakan suatu sistem dimana satu

itu data di input ke dalam komputer. 2)Surat yang

sama yang lain saling berkaitan dalam satu ikatan

sudah di data akan diserahkan kepada sekretaris

yang utuh, karena arsip dapat menunjang suatu

untuk disetujui atau tidaknya surat tersebut, surat

program kegiatan organisasi, baik dari segi

yang disetujui atau tidak akan diserahkan ke TU

perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian

untuk dilakukan pendataan kembali. 3)Surat atau

tugas organisasi yang bersangkutan mulai dari

dokumen disimpan oleh TU untuk diarsipkan.

arsip

kegiatan

Pengelolaan

merupakan

terdepan

Arsip

2010 tentang rincian tugas dan fungsi. (Rencana

bahan/data

sampai

pada

kegiatan

Walaupun kearsipan mempunyai peranan

pengambilan keputusan.

yang penting dalam administrasi, namun didalam

Arsip sebagai media dokumentasi pada

kegiatan perkantoran masih banyak kantor-kantor

Kantor Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga dan

(pemerintah

Pematusan Kota Surabaya sebagai bukti resmi yang

melakukan penataan arsip dengan baik. Hal ini juga

dapat

dialami oleh Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga

dipertanggungjawabkan

untuk

kegiatan

pemerintah, oleh karena itu menjadi kewajiban bagi

dan

2

maupun

Pematusan

Kota

swasta)

Surabaya.

yang

belum

Berdasarkan


observasi peneliti menemukan beberapa fenomena,

Pekerjaan Umum Bina Marga dan Pematusan Kota

fenomena pertama yang terjadi adalah pada ruang

Surabaya.

penyimpanan berkas dokumen kurang luas atau penataan susunan kurang baik, yang menimbulkan

KAJIAN PUSTAKA

arsip sukar ditemukan kembali apabila dibutuhkan

Pengertian Arsip Arsip adalah “arsip merupakan salah satu

dan dapat menyebabkan proses sistem pengelolaan arsip bisa terhambat.

produk pekerjaan kantor (office work). Produk

Fenomena kedua adalah masih ditemukan

pekerjaan kantor (office work) lainnya adalah

arsip yang menumpuk sehingga membuat proses

formulir, surat, dan laporan” (Amsyah, 2002:4).

pengelolaan

dalam

Perkataan arsip yang dalam bahasa Belanda archief

penanganannya serta dapat mengakibatkan arsip

berasal dari bahasa Yunani yaitu arche. Perubahan

hilang atau rusak. Fenomena ketiga adalah pegawai

bentuk kata arche menjadi archea yang selanjutnya

lupa untuk mengembalikan arsip yang dipinjam

berubah pula menjadi archeon. Menurut arti kata

ketempat penyimpanan arsip. Fenomena ini jelas

itu sendiri maka arche berarti permulaan dan berarti

sangat memperlambat sistem pengelolaan arsip

pula jabatan atau kekuasaan serta fungsi peradilan.

dalam faktor efisiensi waktu dan pemeliharaan

Archea berarti dokumen atau catatan tentang

arsip. Adanya sistem pengelolaan kearsipan yang

masalah

baik, teratur dan terarah dapat memudahkan para

beluknya. Archeon berarti Balai Kota tempat

pegawai untuk menemukan kembali arsip dalam

dilangsungkan

waktu yang cepat dan penataan arsip yang baik

masalah pemerintahan.

dapat meminimalis terjadinya kerusakan arsip.

Arsip

arsip

menjadi

lama

pemerintahan

dengan

pengurusan

sendiri

segala

seluk

dokumen/catatan

mirip

benar

dengan

Dengan demikian sistem pengelolaan arsip dapat

perkataan bahasa latin archium yang berarti balai

berjalan semakin lancar.

kota. Dari asal kata serta pengertiannya maka arsip

Dari fenomena tersebut, maka dilakukan

dapat berarti dokumen dan juga tempat/balai kota.

penelitian dengan judul “Sistem Pengelolaan arsip

Dalam Bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan

di Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga dan

istilah file, yang berasal dari Bahasa Latin felum

Pematusan Kota Surabaya”

yang berarti tali atau benang. Pada awalnya orangorang Amerika menyatukan warkat dengan cara

Rumusan Masalah

mengikatnya dengan tali atau benang. Dalam

Rumusan masalah dalam penelitian ini

bahasa Arab disebut warkat yang berarti surat.

adalah bagaimanakah Sistem Pengelolaan Arsip di

Menurut pengertian tersebut, maka surat

Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga dan Pematusan

dapat

Kota Surabaya?

arsip

apabila

memenuhi

persyaratan sebagai berikut: 1)Surat tersebut harus

Tujuan Penelitian Tujuan

dikatakan

penelitian

masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, ini

adalah

untuk

organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa

menganalisis Sistem Pengelolaan Arsip di Dinas

kini maupun untuk masa yang akan datang. 2)Surat

3


tersebut,

karena

kepentingan

masih

harus

mempunyai disimpan

nilai

2009 mengenai kearsipan).

dengan

Kemudian

pemerintah

mengeluarkan

mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga

kembali UU RI No. 8 Tahun 1997 tentang dokumen

dengan mudah dan cepat ditemukan apabila

perusahaan. Menurut UU nomor 43 Tahun 2009

sewaktu-waktu diperlukan kembali.

mengenai kearsipan, beberapa pengertian mengenai

Sedangkan menurut beberapa ahli arsip

arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I

adalah “kumpulan warkat yang disimpan secara

Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian

teratur

suatu

arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun

kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat

2009: 1)Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan

ditemukan kembali” (Sugiyono, 2011). Jelas bahwa

dengan arsip. 2)Arsip adalah rekaman kegiatan atau

arsip merupakan penunjang kegiatan perkantoran

peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai

maka arsip harus mudah ditemukan apabila

dengan perkembangan teknologi informasi dan

dibutuhkan.

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga

berencana

karena

mempunyai

Menurut pengertian tersebut, warkat yang

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat

perusahaan,

sebagai berikut: 1)Warkat tersebut harus masih

kemasyarakatan,

mempunyai kegunaan. 2)Warkat tersebut harus

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

disimpan secara teratur dan berencana. 3)Warkat

dan bernegara.

tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat

Arsip

apabila diperlukan kembali. Mengingat

arti

organisasi dan

dinamis

politik,

organisasi

perseorangan

adalah

dalam

arsip

yang

digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip,

arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang

4)Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya

besar terhadap arsip. Hal ini terbukti dengan

merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan

dikeluarkannya

Undang-

operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui,

Undang (UU) yang mengatur tentang kearsipan

dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Nasional. Peraturan pertama kali yang mengatur

5)Arsip

tentang kearsipan Nasional ialah UU nomor 19

penggunaannya tinggi dan/atau

Tahun 1961,

6)Arsip

beberapa

pentingnya

peraturan

tentang pokok-pokok

kearsipan

aktif

inaktif

adalah

arsip

adalah arsip

yang

frekuensi

terus menerus. yang

frekuensi

Nasional, yang dimuat dalam lembaran Negara

penggunaannya telah menurun. 7)Arsip statis

tahun 1961 No. 310, tambahan lembaran Negara

adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip

No. 2368. Kemudian UU tersebut dicabut dan

karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis

diganti dengan UU nomor 7 Tahun 1971 tentang

retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang

ketentuan-ketentuan pokok kearsipan Nasional,

telah diverifikasi baik secara langsung maupun

yang dimuat dalam lembaran Negara tahun 1971

tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik

nomor 32, tambahan lembaran Negara nomor 2964.

Indonesia (ANRI) dan/atau lembaga kearsipan.

(UU ini telah diganti dengan UU Nomor 43 Tahun

8)Arsip terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan

4


dengan keberadaan dan kelangsungan hidup Bangsa

informasi

adalah

dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan,

mengumpulkan,

dan keselamatannya. 9)Arsip umum adalah arsip

memproses,

yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

dan/atau

suatu

teknik

menyiapkan,

menyimpan,

mengumumkan,

menyebarkan

untuk

menganalisis,

informasi.

4)Dokumen

Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun

elektronik adalah setiap informasi elektronik yang

2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan.

dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau

Tinggal

disimpan

bagaimana

penerapannya

dalam

dalam

bentuk

analog,

digital,

pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan,

elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang

organisasi, perusahaan dan perkantoran sehingga

dapat

pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah

melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk

air yang terkelola secara optimal, efektif dan

tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar,

efisien. Dari beberapa rumusan di atas, dapat

peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda,

disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan surat

angka, kode akses, simbol atau perforasi yang

atau kumpulan warkat yang mengandung arti dan

memiliki makna hanya dapat dipahami oleh orang

mempunyai

yang mampu memahaminya. 5)Sistem elektronik

kegunaan baik

organisasi

maupun

bagi kepentingan

bagi

pribadi/perorangan/individu

kepentingan

yang

dilihat,

adalah

disimpan

ditampilkan,

serangkaian

elektronik

yang

dan/atau

perangkat

berfungsi

mengumpulkan,

ditemukan

menyimpan,

menampilkan,

mengirimkan,

dan

apabila

sewaktu-waktu

diperlukan. Pemerintah

juga

mengeluarkan

UU

prosedur

mempersiapkan,

sedemikian rupa sehingga dengan mudah dan cepat kembali

dan

didengar

mengolah,

menganalisis, mengumumkan,

menyebarkan

informasi

elektronik.

Republik Indonesia (RI) Nomor 11 tahun 2008

Sedangkan pada Bab III Pasal 5 UU No.

tentang informasi dan transaksi elektronik pada Bab

43 Tahun 2009: 1)Informasi elektronik dan/atau

I Ketentuan Umum Pasal 1 yang dimaksud sebagai

dokumen

berikut: 1)Informasi elektronik adalah satu atau

merupakan alat bukti hukum yang sah. 2)Informasi

sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak

elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau

terbatas

peta,

hasil cetaknya sebagaimana dimaksud pada ayat 1

rancangan, foto, Electronic Data Interchange

merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai

(EDI), surat elektronik (e-mail), telegram, teleks,

dengan hukum acara yang berlaku di Indonesia.

telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode

3)Informasi

akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang

elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan

memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang

sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang

mampu memahaminya.

2)Transaksi elektronik

diatur dalam UU ini. 4)Ketentuan mengenai

adalah perbuatan hukum yang dilakukan dengan

informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik

menggunakan

komputer,

sebagaimana dimaksud pada ayat 1 tidak berlaku

dan/atau media elektronik lainnya. 3)Teknologi

untuk: (a)Surat yang menurut UU harus dibuat

pada

tulisan,

komputer,

suara,

gambar,

jaringan

5

elektronik

dan/atau

elektronik

hasil

dan/atau

cetaknya

dokumen


dalam

bentuk

tertulis,

dan

(b)Surat

beserta

Pentingnya Arsip Bagi Suatu Kantor

dokumennya yang menurut UU harus dibuat dalam

Menurut beberapa ahli bahwa “arsip bukan

bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh

hanya berupa bundelan-bundelan kertas saja, tetapi

pejabat pembuat akta.

lebih dari itu. Arsip memiliki arti dan peranan yang

Pengertian kearsipan sendiri berasal dari

besar dalam organisasi” (Amsyah, 2002). Sebuah

perkataan arsip atau filing yang berasal dari

arsip tidaklah terdiri dari kertas saja (dalam arti

perkataan

administrasi

sebagai fisik), akan tetapi yang lebih penting adalah

perkantoran filing atau penyimpanan warkat adalah

bagaimana kertas itu dapat memberikan informasi.

kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu

Setiap kejadian atau peristiwa yang terjadi dapat

tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem,

direkam pada arsip.

file.

Dalam

kamus

susunan dan tata cara yang telah ditentukan,

Selain itu arsip juga diangap penting

sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat

karena memiliki nilai guna menurut The Liang Gie

dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat

(2000), nilai guna arsip yaitu: 1)Nilai Kegunaan

secara cepat ditemukan kembali.

Administrasi: Seorang pimpinan hendaknya dapat

Dari

rumusan

tersebut

diatas

dapat

mengurus atau menyelesaikan setiap persoalan

disimpulkan pula bahwa kearsipan (filing) adalah

yang

suatu proses kegiatan pengaturan arsip mulai dari

membuat keputusan dengan tepat. Untuk dapat

pembuatan

cara

membuat keputusan dengan tepat perlu adanya

penyimpanan arsip. Pengaturan tersebut dibantu

catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi.

dengan mempergunakan sistem tertentu, sehingga

dengan tersedianya warkat yang diperlukan untuk

arsip-arsip

menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat

arsip

dapat

sampai

dengan

ditemukan

tata

kembali

ketika

diperlukan.

dihadapi

tersebut

dengan

dapat

sebaik-baiknya

mempunyai

nilai

serta

kegunaan

administrasi. 2)Nilai Kegunaan Hukum: Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut

Jenis-Jenis Arsip Jenis arsip ialah “bentuk arsip bisa

hukum maka sesuatu warkat dapat pula digunakan

beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan

sebagai

bahan

pembuktian

tulisan pada umumnya” (Amsyah, 2002). Namun

Kegunaan Keuangan: Warkat mempunyai nilai

dalam setiap kantor, arsip memang terutama berupa

kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu

surat/warkat/dokumen berbentuk lembaran kertas

dapat

bertulisan. Adapun jenis arsip antara lain: 1)Arsip

keuangan. 4)Nilai Kegunaan Haluan Organisasi:

menurut Subjek dan Isinya. 2)Arsip menurut

Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan

Bentuk dan Wujud Fisik. 3)Arsip menurut Nilai

untuk mengambil kebijakan atau haluan sesuatu

atau Kegunaannya. 4)Arsip menurut Undang-

organisasi dalam mencapai tujuannya. 5)Nilai

Undang (UU) 43 Tahun 2009.

Kegunaan Organisasi: Sesuatu warkat dapat pula

menimbulkan

digunakan

untuk

akibat

dasar

hukum.

atau

3)Nilai

menyangkut

pelaksanaan

suatu

pekerjaan. 6)Nilai Kegunaan Sejarah: Warkat dapat

6


pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat

menjelaskan

dapat menerangkan peristiwa yang terjadi pada

diciptakan,

masa lampau. 7)Nilai Kegunaan Penelitian: Warkat

kegiatannya. (b)Nilai guna informasional, yaitu

dapat berguna sebagai bahan untuk pengembangan

arsip yang mempunyai nilai

ilmu

bahan

ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung

penelitian. 8)Nilai Kegunaan Penerangan: Warkat

dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan

dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan

penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan

penerangan kepada khalayak ramai.

lembaga

pengetahuan

Sedangkan Republik Indonesia

lebih

lanjut

menurut

atau

Arsip

Nasional

tentang

bagaimana

dikembangkan,

atau

instansi

instansi

itu

fungsi

dan

diatur

guna informasional

penciptanya,

seperti

mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah

ditinjau dari kepentingan

dan sejenisnya.

penggunaan arsip maka nilai guna arsip didasarkan

Setiap pimpinan dalam kehidupan sehari-

pada kegunaan nilai guna primer dan nilai guna

hari selalu dihadapkan dengan berbagai masalah

sekunder. (ANRI nomor 20 tahun 2012). 1)Nilai

yang menuntut penanganan dan pemecahan yang

guna primer, yaitu arsip yang didasarkan pada

tepat serta dapat diterapkan. Setiap tugas-tugas

kegunaan

fungsi

yang dilakukan tersebut harus dilaksanakan dengan

lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer

penuh pertimbangan dan perhitungan-perhitungan

meliputi: (a)Nilai guna administrasi, yaitu nilai

yang akurat. Agar pertimbangan dan perhitungan

guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi

itu akurat maka sangat diperlukan informasi atau

pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi

keterangan-keterangan

pencipta

sebagai bahan dalam menentukan keputusan atau

pelaksanaan

arsip.

(b)Nilai

tugas

guna

dan

hukum,

yaitu

yang

kebijaksanaan.

bukti-bukti yang mempunyai kekuasaan hukum atas

keterangan ini dapat ditemukan / diperoleh dari

hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

berbagai catatan/naskah yang disebut arsip. Mengingat

atau

dijadikan

mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan

(c)Nilai guna keuangan, yaitu yang mempunyai

Informasi

dapat

pentingnya

keterangan-

arsip

dalam

nilai guna keuangan, berisi segala hal ihwal yang

organisasi maka yang menjadi peranan arsip yaitu:

menyangkut keuangan. (d)Nilai guna ilmiah dan

1)Sebagai Alat Bantu Ingatan Organisasi: Arsip

teknologi, yaitu bernilai guna ilmiah dan teknologi

merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi.

mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai

Arsip bukan hanya sebagai fisik saja, akan tetapi

akibat hasil penelitian murni atau terapan. 2)Nilai

juga informasi yang ada di dalam arsip tersebut.

guna sekunder, yaitu arsip yang mempunyai

Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang

pengertian atau sebagai tolak ukur apakah berkas,

baik

data atau dokumen itu bernilai bagi kepentingan

memengaruhi tingkat reputasi atau perkembangan,

Negara dan ilmu pengetahuan di kemudian hari.

sehingga organisasi tersebut akan mengalami

Nilai guna sekunder meliputi: (a)Nilai guna

hambatan-hambatan.

pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta dan

menampung beraneka ragam bahan informasi yang

keterangan

berguna maka perlu disusun suatu rencana program

yang

dapat

digunakan

untuk

7

pengelolaannya

maka

Karena

akibatnya

arsip

akan

dapat


pengelolaan arsip sehingga bila diperlukan arsip

ciri penyelenggaraan sistem arsip yang baik yaitu :

dapat dengan cepat dan tepat disajikan. 2)Sebagai

1)Mengurus sedikit warkat/arsip. 2)Warkat yang

Bahan atau Alat Pembuktian: Setiap transaksi

berkualitas.

kegiatan

menghemat biaya, tenaga, dan waktu.

yang

memerlukan informasi

dilakukan

oleh

pembuktian.

sangat

organisasi

Keabsahan

ditentukan

oleh

suatu

3)Warkat

yang

selektif.

4)Dapat

Dapat disimpulkan sistem pengelolaan

bukti-bukti

arsip adalah

paduan tata cara yang sistematis

otentik. Dalam hal ini arsip sebagai rekaman setiap

dalam mengolah arsip agar tersimpan dengan aman

peristiwa dapat dijadikan sebagai alat pembuktian.

dan dapat ditemukan dengan mudah sewaktu

3)Sebagai Bahan Pengambilan Keputusan: Arsip

diperlukan. Sistem pengelolaan arsip yang baik

dapat memberikan informasi yang diperlukan

harus sesuai dengan kondisi organisasi, sederhana,

apabila

keputusan.

mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah

4)Sebagai Barometer/Alat Ukur Kegiatan Suatu

diadaptasikan bila ada perubahan sistem serta

Organisasi:

fleksibel

seseorang

akan

Setiap

membuat

aktifitas

yang

dilakukan

dan

elastis murah,

untuk aman,

menampung

organisasi selalu direkam dalam warkat. Rekaman

perkembangan,

akurat.

Bagi

peristiwa tersebut dapat dijadikan sebagai bahan

lembaga, departemen atau perusahaan swasta yang

pertanggungjawaban. Pengelolaan warkat-warkat

tidak begitu luas, dapat pula menyelenggarakan

dengan baik akan memudahkan setiap orang dalam

susunan organisasi arsip dengan lebih sederhana

melaksanakan kegiatan. Pelayanan akan berjalan

dan mudah, dengan tidak mengurangi tugas

dengan lancar apabila didukung oleh informasi

penyelenggaraan arsip yang hemat dan cermat serta

yang tersedia.

praktis.

Arsip dapat memberikan informasi dalam

ANRI (Peraturan kepala Arsip Nasional

menunjang aktifitas organisasi, sehingga jika

Republik Indonesia nomor 20 tahun 2012 tentang

pencarian data maupun informasi melalui arsip

pedoman pengelolaan unit kearsipan pada lembaga

tidak

Negara)

dapat

segera

diperoleh

maka

akan

menjelaskan jawab

bahwa dalam

unit

kearsipan

mengganggu pelaksanaan aktifitas organisasi. Arsip

bertanggung

menyusun

sistem

yang tidak tertata dengan baik dapat mencerminkan

pengelolaan arsip, yang tertuang dalam Standar

kinerja yang buruk suatu organisasi.

Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan arsip atau manual arsip, yang terdiri dari: 1)SOP tentang penciptaan arsip yang terdiri dari: (a)Tata naskah

Sistem Pengelolaan Arsip Sistem kearsipan adalah “suatu sistem,

dinas. (b)Pengurusan surat. (c)Sistem klasifikasi

metode atau cara yang dipergunakan dalam

keamanan

penyimpanan

dan

kembali

penggunaan dan pemeliharaan arsip antara lain:

arsip/dokumen”

(Amsyah,

Meliputi

(a)Klasifikasi arsip. (b)Pemberkasan arsip aktif.

kegiatan planning, organizing, actuating dan

(c)Pengelolaan arsip aktif. (d)Penataan arsip inaktif.

controlling. Agar sistem arsip dapat berjalan secara

(e)Pemeliharaan dan perawatan arsip. (f)Program

efektif dan efisien, maka harus berpedoman pada

arsip vital. (g)Pengelolaan arsip media baru.

penemuan 2002:71).

8

dan

akses

arsip.

2)SOP

tentang


(h)Pemberkasan, pelaporan, dan penyerahan arsip

apabila surat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

terjaga. (i)Tata cara alih media arsip. (j)Autentikasi

(Amsyah, 2002). Sedangkan Menurut Moekijat

arsip. 3)SOP tentang penyusutan arsip antara lain:

(2002) bahwa secara umum sistem penyimpanan

(a)Jadwal Retensi Arsip. (b)Pemindahan Arsip.

arsip (filing system) ada 5 cara, yaitu: (a)Sistem

(c)Pemusnahan Arsip. (d)Penyerahan Arsip.

abjad

(alphabetical

system)

adalah

sistem

Petugas arsip harus dapat melakukan hal-

penyimpanan arsip dengan menggunakan metode

hal yang berhubungan dengan pengelolaan arsip

penyusunan secara abjad atau alfabetis (menyusun

seperti

nama dalam urutan nama-nama

melakukan

persiapan

penataan

arsip,

menentukan indek berkas, menata kartu kendali,

mulai dari

A

sampai dengan Z).

menata sekat dan menata folder dalam sekat. Selain

Sistem abjad lebih cocok digunakan

itu, petugas arsip juga harus dapat mengetahui

terhadap arsip yang dasar penyusunannya dilakukan

kapan penyusutan suatu arsip harus dilakukan

terhadap nama orang, nama organisasi, nama

sehingga dapat mendayagunakan arsip dinamis

lokasi/tempat, nama benda dan masalah/subyek.

sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi dan

Dalam menggunakan sistem abjad dibutuhkan

memantapkan penyelamatan arsip yang bernilai

mengindeks

tinggi serta dapat dimanfaatkan untuk kepentingan

menentukan ciri/tanda dari sesuatu dokumen yang

lain pada masa datang.

akan dijadikan petunjuk/tanda pengenal untuk

yaitu

memudahkan

cara

mengetahui

menemukan

tempat

dan

dokumen

disimpan. (b)Sistem perihal / masalah / subyek

Ruang Lingkup Sistem Pengelolaan Arsip Ruang lingkup sistem pengelolaan arsip

(subject system) disebut juga sistem masalah

dalam penelitian ini meliputi: 1)Penciptaan Arsip:

merupakan

Menurut Ricks dan Gow Penciptaan arsip/warkat

didasarkan pada pokok masalah surat. Sebelum

(records creation) adalah penulisan surat, memo,

menerapkan sistem subyek, terlebih dahulu harus

petunjuk/instruksi,

gambar,

disusun pedomannya yang dijadikan sebagai dasar

kopian, output komputer, film dan sebagainya yang

penataan arsip pada tempat penyimpanannya.

kemudian didistribusikan atau disampaikan kepada

Pedoman tersebut disebut pola klasifikasi. Dalam

seseorang

(perusahaan).

penyusunan pola klasifikasi arsip, unsur fungsi,

(Yohannes, 2006). Sedangkan menurut ANRI

struktur dan masalah saling menunjang satu dengan

Pencipta Arsip adalah “pihak yang mempunyai

lainnya.

dan

formulir,

atau

laporan,

organisasi

kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi,

sistem

Unsur

penyimpanan

fungsi

yang

arsip

tercermin

yang

dalam

tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan

kegiatan operasional dapat dijadikan sebagai dasar

arsip dinamis”. ANRI (ANRI pasal 1 nomor 25

untuk menyusun klasifikasi arsip. (c)Sistem nomor

tahun 2012). 2)Penyimpanan Arsip: Penyimpanan

(numerical system) adalah suatu sistem penataan

arsip adalah pekerjaan yang dilaksanakan pada

arsip berdasarkan nomor-nomor kode tertentu yang

penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat

ditetapkan untuk setiap arsip. Dalam sistem nomor

yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat

terdapat beberapa variasi, antara lain sistem nomor

9


menurut Decimal Dewey, sistem nomor menurut

wilayah

Terminal Digit, Middles Digit, Soundex System,

2)Pemeliharaan

Duplex Numeric, dan Straight-Numeric. Sistem

pemeliharaan arsip adalah “usaha-usaha yang

Nomor yang umum digunakan adalah sistem nomor

dilakukan

Decimal Dewey (Dewey Decimal Classification)

kerusakan dan kemusnahan”. (Najaf, 2012). Jadi

atau Universal Decimal Classification (UDC) yang

pemeliharaan arsip merupakan usaha pengamanan

mengelompokkan semua subyek yang mencakup

arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah

keseluruhan ilmu pengetahuan manusia ke dalam

kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya

suatu susunan yang sistematis dan teratur. Sistem

arsip.

ini

biasa

digunakan

di

perpustakaan

untuk

yang

menjadi Arsip:

untuk

Menurut

jangkauannya.

Menurut

menjaga

arsip

Sulistyo-Basuki

Wursanto

dari

tata

segala

kerja

penempatan buku-buku dan pembuatan nomor

pemeliharaan arsip meliputi kegiatan pengaturan

buku. (d)Sistem tanggal (chronological system)

arsip di rak, membersihkan dan menghilangkan

yaitu sistem penyimpanan surat yang didasarkan

debu serta pembetulan letak arsip. (Najaf, 2012).

kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk)

3)Penyusutan Arsip: Penyusutan arsip adalah

dan tanggal surat dikirim (untuk surat ke luar).

kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara

Dalam suatu surat biasanya ada 3 tanggal

pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke Unit

terdiri dari tanggal surat dibuat/diketik, tanggal

Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki

surat

yang

nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada

Namun

lembaga kearsipan. (ANRI pasal 1 nomor 25 tahun

penyimpanan surat dengan sistem ini berdasarkan

2012). 4)Pemusnahan Arsip: Pemusnahan Arsip

tanggal

surat

adalah “kegiatan memusnahkan arsip yang tidak

bersangkutan. Untuk mengetahuinya maka dalam

mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui

sistem ini diperlukan buku arsip yang berfungsi

jangka waktu penyimpanan”. (ANRI pasal 1 nomor

sebagai

25 tahun 2012).

dikirim/diterima

menyebutkan

tanggal

permasalahan

penerimaan

alat

disimpan

dan

atau

pencatat saja.

(geographical

surat.

pengiriman

surat-surat

(e)Sistem

system)

yang

akan

wilayah/daerah

adalah

suatu

sistem

METODE PENELITIAN

penyimpanan arsip berdasarkan wilayah atau

Jenis Penelitian

daerah.

Jenis penelitian ini adalah penelitian Penyusunan

arsip-arsip

dilakukan

deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pendekatan

berdasarkan pembagian wilayah daerah yang

kualitatif

menjadi alamat suatu surat. Warkat yang disimpan

digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek

dalam

alamiah”. (Sugiyono, 2012). Sedangkan menurut

folder-folder

pada

umumnya

diatur

adalah

Taylor

penelitian

mendefinisikan

yang

berdasarkan metode abjad atas dasar wilayah.

Bogdan

Dalam penerapannya juga perlu disusun daftar

pendekatan kualitatif ialah prosedur penelitian yang

klasifikasi wilayah. Sistem ini sudah digunakan

menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata

oleh PT. Pos dan giro dengan menggunakan daerah

tertulis dari orang-orang dan perilaku yang dapat

10

dan

“metode

bahwa


diamati. (moleong, 2011:4). Artinya data yang

latar

dikumpulkan nantinya bukan berupa angka-angka,

mendapatkan informasi yang dapat dipercaya dan

melainkan kata-kata dan bahasa dari naskah

tidak memakan waktu yang lama maka peneliti

wawancara, catatan lapangan, dokumen pribadi,

menggunakan

memo, dan dokumen resmi lainnya. Sehingga yang

partisipan sebagai subjek penelitian. Informan

menjadi tujuan dari penelitian kualitatif ini adalah

kunci adalah orang pertama yang dipilih karena

ingin menggambarkan realita empirik di balik

dianggap lebih mengetahui tentang masalah yang

fenomena secara mendalam, rinci dan tuntas.

diteliti, informan pertama dalam penelitian ini

Penelitian

deskriptif digunakan

penelitian

(Moleong

informan

:

2011).

kunci

dan

Untuk

informan

untuk

adalah Sekretaris Dinas Pekerjaan Umum Bina

mendeskripsikan atau menggambarkan data yang

Marga dan Pematusan kota Surabaya yaitu bpk Ir.

telah

peneliti

Ach. Sugeng Wibowo, Kepala Sub. Bagian dan

dengan

Kepegawaian yaitu ibu Ir. Endang Roesmalawati

terkumpul.

menggunakan pendekatan

Pertimbangan

penelitian kualitatif

diungkapkan

oleh

deskriptif

ini

sebagaimana Moleong

yang

dan

pegawai

sekretariat

yaitu

ibu

Endang

(2011):

Nurdiyanti, S.Sos, MM. Karena Informan kunci

1)Menyesuaikan metode kualitatif lebih mudah

lebih mengetahui tentang keadaan yang ada pada

apabila berhadapan dengan kenyataan ganda.

lokasi penelitian.

2)Metode ini secara tidak langsung hakikat

Objek Penelitian

hubungan antara peneliti dan responden. 3)Metode

Objek dalam penelitian ini adalah Sistem

ini lebih peka dan menyesuaikan diri dengan

Pengelolaan Arsip di Dinas Pekerjaan Umum Bina

manajemen pengaruh bersama terhadap pola-pola

Marga dan Pematusan kota Surabaya.

nilai yang dihadapi. Teknik Pengumpulan Data Penentuan teknik pengumpulan data yang

Dari definisi para ahli di atas dapat disintetiskan bahwa penelitian deskritif dengan

tepat sangat menentukan kebenaran ilmiah suatu

pendekatan kualitatif adalah penelitian dengan

penelitian.

tujuan utama memahami fenomena yang dialami

Selain

itu

penentuan

teknik

pengumpulan data yang sesuai dengan masalah

oleh peneliti dengan memberikan gambaran atau

yang diteliti akan membantu memperlancar tujuan

deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa,

penelitian yang telah ditetapkan. Tehnik yang

tentang suatu keadaan secara alamiah.

digunakan dalam pengumpulan data pada penelitian ini adalah: 1)Wawancara. 2)Dokumentasi.

Subyek dan Obyek Penelitian Subjek Penelitian

Teknik Analisis Data

Subjek penelitian merupakan informan

Teknik Analisis data dalam penelitian ini

atau orang-orang yang akan memberikan berbagai macam informasi yang dibutuhkan oleh peneliti. Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk

berlangsung

bersamaan

pengumpulan

data.

Miles

dengan dan

proses Huberman

mengemukakan bahwa aktivitas dalam analisis data

memberikan informasi tentang situasi dan kondisi

kualitatif

11

dilakukan

secara

interaktif

dan


berlangsung secara terus menerus sampai tuntas,

penelitian, yaitu : 1)Liza Dwi Ariyana selaku

sehingga datanya sudah jenuh. Ada tiga tahapan

pegawai sekretariat. 2)Ema Lusiana selaku pegawai

dalam analisis data yaitu data reduction, data

sekretariat.

display, dan conclusion drawing / verification (Sugiyono, 2012).

PEMBAHASAN

Reduksi data (data reduction) berarti merangkum,

memilih

hal-hal

yang

Sistem

pokok,

Pengelolaan

Arsip

di

Dinas


memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari

Surabaya yang meliputi:

tema dan polanya. Dengan demikian data yang

Penciptaan Arsip Dinas Pekerjaan Umum Bina

telah direduksi akan memberikan gambaran yang

Marga dan Pematusan Kota Surabaya

lebih jelas, dan mempermudah peneliti untuk

Proses

penciptaan

arsip

pada

Dinas

melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan


mencari bila diperlukan.

Surabaya yaitu surat masuk maupun surat keluar

Pada

penyajian

data

(data

display)

pada Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga dan

dilakukan penyajian informasi melalui bentuk teks

Pematusan Kota Surabaya menggunakan asas

naratif yang menggambarkan data yang diperoleh

sentralisasi dan asas desentralisasi dengan sistem

setelah melalui tahap reduksi data.

nomor dan sistem tanggal yang artinya bahwa

Pada tahap ke tiga adalah penarikan

proses pengurusan surat baik itu surat masuk

kesimpulan dan verifikasi (conclusion drawing /

maupun surat keluar dilakukan bersama-sama yaitu

verification)

antara sekretariat yang diwadahi oleh sekretaris dan

yaitu

kesimpulan

awal

yang

dikemukakan masih bersifat sementara, dan akan

sub

berubah jika tidak ditemukan bukti-bukti yang kuat

penyampaian

untuk mendukung pada tahap pengumpulan data

kearsipannya dilakukan oleh masing-masing sub

berikutnya.

awal

bagian tetapi proses pemberian nomor dilakukan

didukung oleh bukti-bukti yang valid dan konsisten,

oleh sekretariat dan sebaliknya untuk surat masuk,

maka kesimpulan yang dikemukakan merupakan

penyampaian

kesimpulan yang kredibel.

sekretariat yang kemudian diteruskan ke kasi/sub

Tetapi

apabila

kesimpulan

bagian

lainnya

dimana

surat

keluar

surat

masuk

dalam dan

hal

ini

penanganan

dilakukan

oleh

Uji keabsahan data dalam penelitian ini

bagian lainnya, hal ini sudah benar Menurut Ricks

dilakukan dengan triangulasi sumber. “Triangulasi

dan Gow bahwa Penciptaan arsip/warkat (records

sumber digunakan untuk menguji keabsahan data

creation)

dilakukan dengan cara mengecek data yang

petunjuk/instruksi,

diperoleh melalui sumber” (Sugiyono, 2012).

kopian, output komputer, film dan sebagainya yang

Dalam penelitian ini menerapkan pemeriksaan

kemudian didistribusikan atau disampaikan kepada

melalui sumber

seseorang

dengan pertanyaan yang sama.

Sumber dalam penelitian ini adalah 2-3 orang

adalah

dan

(Yohannes, 2006).

anggota sekretariat selain yang dijadikan subyek

12

penulisan formulir,

atau

surat,

memo,

laporan,

gambar,

organisasi

(perusahaan).


Dalam proses penciptaan arsip/surat juga

Pemeliharaan Arsip Dinas Pekerjaan Umum

ada kendala yaitu salah penulisan dan salah alamat

Bina Marga dan Pematusan Kota Surabaya

kirim surat masuk maupun surat keluar sedangkan

Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga dan

solusinya adalah dengan mengembalikan surat

Pematusan Kota Surabaya telah menggunakan

tersebut untuk direvisi yaitu diperbaiki kembali

peralatan yang ada dan sesuai dengan teori Menurut

dengan diberi paraf kepala bagian. Dan maupun di

Wursanto bahwa pemeliharaan arsip adalah “usaha-

kembalikan ke instansi pengirim surat serta kendala

usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip dari

dalam segi SDM adalah masih belum bisa mencipta

segala kerusakan dan kemusnahan”. (Najaf, 2012).

dan menata arsip dengan rapi dalam hal ini perlu

Arsip di dinas tersebut dijaga dengan tata kerja

dilakukan seminar tentang arsip sehingga pegawai

meliputi menghindarkan arsip dari sinar matahari

dapat terampil dalam mencipta dan menata arsip

secara

dengan baik.

penyimpanan arsip, memberi kapur barus dan

Penyimpanan Arsip Dinas Pekerjaan Umum

menyemprotkan cairan anti rayap supaya arsip


tidak rusak. Hal ini sudah baik menurut Sulistyo-

Proses

penyimpanan

arsip

di

langsung,

mengatur

suhu

ruang

Basuki bahwa “tata kerja pemeliharaan arsip

Dinas


meliputi

Surabaya menggunakan sistem nomor dan sistem

membersihkan dan menghilangkan debu serta

tanggal. Pernyataan ini didukung oleh teori bahwa

pembetulan letak arsip”. (Najaf, 2012).

secara

Penyusutan Arsip Dinas Pekerjaan Umum Bina

umum

sistem

penyimpanan

arsip

menggunakan sistem nomor dan sistem tanggal.

kegiatan

pengaturan

arsip

di

rak,

Marga dan Pematusan Kota Surabaya

(Moekijat, 2002). Dengan menggunakan sistem

Penyusutan arsip pada Dinas Pekerjaan

nomor dan sistem tanggal akan dapat memperlancar

Umum Bina Marga dan Pematusan Kota Surabaya

penyimpanan arsip dan mempermudah penemuan

berjalan dengan baik dan sesuai dengan teori

kembali surat maupun arsip.

Menurut ANRI bahwa Penyusutan arsip adalah

Dalam proses

penyimpan

arsip

juga

kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara

terdapat kendala yaitu kurangnya tenaga arsiparis.

pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke Unit

Mengakibatkan kearsipan pada Dinas Pekerjaan

Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki

Umum Bina Marga dan Pematusan Kota Surabaya

nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada

ini masih harus dibenahi kembali, serta masih

lembaga kearsipan. (ANRI pasal 1 nomor 25 tahun

terbatasnya alat dan ruang penyimpanan arsip,

2012). Hal ini dapat dilihat dari adanya prosedur

menurut penelitian terdahulu oleh H.M. Nawawi

dalam penyusutan arsip dinas itu sendiri, dimana

Dg. Sibalali mengemukakan “Sistem kearsipan

arsip inaktif yang digudangkan dan sudah melalui

akan menjadi optimal jika menggunakan peralatan

pencatatan dari sekretariat dipindahkan ke gudang

yang sesuai”. (nawawi, 2012). Dengan demikian

induk.

peralatan penyimpanan arsip yang telah digunakan

Pemusnahan Arsip Dinas Pekerjaan Umum

harus disesuaikan dengan jenis arsip tersebut.


13


Pemusnahan arsip adalah kegiatan akhir

dengan baik, dalam proses pemeliharaan arsip dinas

dari kearsipan, Dalam pemusnahan arsip Dinas

tersebut sudah menggunakan peralatan yang ada

Pekerjaan Umum Bina Marga dan Pematusan sudah

untuk mencegah kerusakan arsip. Dalam proses

sesuai dengan Perda 3 tahun 2013 Tentang

penyusutan arsip pada dinas tersebut sudah berjalan

Penyelenggaraan Kearsipan Kota Surabaya, di

dengan cukup baik, ini dilihat dari adaanya

Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga dan Pematusan

prosedur penyusutan arsip itu sendiri. Serta dalam

Kota Surabaya arsip yang berumur kurang lebih 10

proses pemusnahan arsip dinas tersebut sudah

tahun

dan

berjalan dengan baik, ini dapat dilihat dari adanya

dikoordinasikan dengan badan arsip. Dan didukung

kesepakatan antara Dinas Pekerjaan Umum Bina

dari teori Menurut ANRI

Marga dan Pematusan Kota Surabaya dengan

akan

dilaksanakan

pemusnahan

Pemusnahan Arsip

adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak

Badan Kearsipan.

mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui

Sistem

Pengelolaan

arsip

di

Dinas

jangka waktu penyimpanan. (ANRI pasal 1 nomor


25 tahun 2012). Sehingga dapat disimpulkan bahwa

Surabaya menggunakan sistem nomor dan sistem

dalam pelaksanaan

Dinas

tanggal yang masih kurang efektif tetapi sudah


berjalan dengan baik, dikarenakan menggunakan

Surabaya telah bekerja sama dengan Badan

prosedur

Kearsipan Kota.

desentralisasi. Hal tersebut terbukti dari hasil

Sistem

pemusnahan

Pengelolaan

arsip,

Arsip

yang

observasi

gabungan

langsung

antara

dan

sentralisasi

wawancara

dan

dengan

menggunakan penggabungan sistem nomor dan

informan yang mengungkapkan sebagai pengelola

sistem tanggal alangkah baiknya bila ditambah

dan penanggungjawab bahwa setiap sub bagian

dengan sistem wilayah misalnya penggabungan tiga

benar-benar menyimpan sendiri arsipnya (arsip asli)

sistem sekaligus antara sistem nomor, sistem

dan adanya sub pengontrolan dari sekretariat yang

tanggal dan sistem wilayah agar dalam Sistem

memberikan penomoran dan tanggal, serta adanya

Pengelolaan Arsip bisa lebih optimal.

ruang lain yang menjadi pusat penyimpanan duplikat arsip.

SIMPULAN Setelah dilakukan penelitian tentang bagaimanakah

DAFTAR PUSTAKA

“Sistem Pengelolaan arsip di Dinas Pekerjaan

Amsyah. Zulkifli. 2002. Manajemen Kearsipan.

Umum

Bina

Marga

dan

Pematusan

Kota

Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Surabaya”, maka dapat disimpulkan:

Arsip

Dalam proses penciptaan arsip Dinas

Nasional

Republik

Peraturan

Kepala

Indonesia. Arsip

2012.

Nasional


Republik Indonesia Nomor 20 Tahun

Surabaya belum bisa menciptakan asip dengan

2012 Tentang Pedoman Pengelolaan

baik, dalam proses penyimpanan arsip dinas

Unit Kearsipan Pada Lembaga Negara

tersebut sudah melakukan penyimpanan arsip

dan Peraturan Kepala Arsip Nasional

14


Republik Indonesia Nomor 25 Tahun

Konvensional

2012 Tentang Pedoman Pemusnahan

Yogyakarta: Gava Media.

Arsip. (http://www.anri.go.id, Diakses

Sugiyono. 2011. Metode Penelitian Administrasi.

18 April 2013). Bakhtaruddin,

Febdia

Najaf,

Komputer.

Arsip

Nst.

2012.

Sugiyono. 2012. Metode Penelitian Kuantitatif

di

Kantor

Kualitatif dan R&D. Bandung: CV.

Pengadilan Tinggi Padang. Jurnal Informasi

Perpustakaan

Alfabeta.

dan

Suryabrata, Sumadi. 2008. Metodologi Penelitian.

Kearsipan, (online), Vol. 1, No. 1.

Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.

(http://download.portalgaruda.org

The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran

/article.php?article=24649&val=1516,

Modern. Yogyakarta : Liberty.

Diaksesunduh 14 Februari 2015).

Tim Penyusun. 2006. Panduan Penulisan dan

Lestari, Tri Pamuji. 2013. Kontribusi Sistem

Penilaian Skripsi Universitas Negeri

Pengarsipan dan Layanan Satu Atap

Surabaya. UNESA.

Terhadap Efisiensi Kerja di Dinas

Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun

Kependudukan dan Pencatatan Sipil

2009 tentang Kearsipan dan Undang-

Kabupaten

Lamongan.

Jurnal

undang Republik Indonesia No. 43

Administrasi

Perkantoran

(JPAP),

Tahun 2007 tentang Perpustakaan dan

(online),

Vol.

1,

No.

(https://ejournal.unesa.ac.id.

3.

Undang-Undang Republik Indonesia

Diakses

Nomor

13 Mei 2014). Moekijat.

Basis

Bandung : CV. Alfabeta.

Pemeliharaan

Ilmu

ke

2002.

11

Tahun

2008

tentang

Informasi dan Transaksi Elektronik.

Administrasi

Perkantoran.

(http://www.litbang.depkes.go.id/regul

Bandung : CV. Mandar Maju.

asi/uu, Diaksesunduh 18 April 2013).

Moleong. Lexy J. 2011. Metodologi Penelitian

Wirjokusumo, Iskandar dan Ansori, Soemardji.

Kualitatif. Bandung: Remadja Karya.

2009. Metode Penelitian Kualitatif.

Nazir, M. 2009. Metode Penelitian. Bogor: Ghalia

Surabaya: Unesa University Press.

Indonesia.

Yanur, Desi. 2010. Pengaruh Sistem Kearsipan

Sibali, H.M. Nawawi, Dg. 2010. Penerapan Sistem

Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai

Arsip Pada Kantor Arsip Daerah

pada Subbag Kepegawaian dan Umum

Kabupaten Kutai Barat. Jurnal eksis,

Dinas Perindustrian dan Perdagangan

(Online),

Provinsi Jawa Barat. (online), Skripsi

Vol.

6,

No.

2.

(http://karyailmiah.polnes.ac.id/Downl

tidak

oad-PDF. Diakses 18 April 2013).

repository.upi.edu, Diakses 18 April

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005.

2013).

Manajemen Kearsipan Modern dari

15

diterbitkan.

(http//www.

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DI DINAS PEKERJAAN UMUM BINA MARGA DAN PEMATUSAN KOTA SURABAYA

Recommend Documents