SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KEARSIPAN PADA KANTOR KECAMATAN MEDAN SUNGGAL
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Oleh :
SYAFRIZAL HADI ALAMSYAH ARUAN NIM : 1004200
JENJANG PENDIDIKAN STRATA – 1 (S1) PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNIK POLIPROFESI MEDAN 2014
0
KATA PENGANTAR Puji Syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas segala berkat dan anugerah-Nya yang di berikan kepada Penulis, sehingga Penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dengan baik. Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dilakukan untuk melengkapi salah satu syarat
untuk penulisan skripsi pada Program Studi Teknik Informatika
jenjang Pendidikan Strata – 1 (S-1) di STT Poliprofesi Medan, Praktek Kerja Lapangan ini Penulis lakukan pada Pemko Medan Kantor Kecamatan Medan Sunggal Jln.TB.Simatupang No.193 Medan. Selesainya penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini tidak terlepas dari dorongan, bantuan moril maupun materil dari berbagai pihak. Untuk itu Penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Amrin Mulia Utama, S.Kom, MM selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan masukan dan pengarahan kepada Penulis. 2. Ibu Raheliya Br. Ginting M.Kom, selaku Ketua Yayasan Pendidikan Poliprofesi Medan. 3. Bapak Sulaiman Ginting, SH, selaku BPH
Yayasan Pendidikan
Poliprofesi Medan. 4. Bapak David JM. Sembiring M.Kom , selaku Ketua Sekolah Tinggi Teknik Poliprofesi Medan. 5. Bapak Positron Bangun,S.Kom,MT, selaku Pembantu Ketua I Sekaligus Ketua Program Studi Teknik Informatika Medan.
i
ii
6. Bapak / Ibu Dosen Sekolah Tinggi Teknik Poliprofesi yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis dan seluruh Staf Pegawai yang ada di STT Poliprofesi Medan. 7. Bapak/Ibu Pimpinan dan seluruh Staf Pegawai yang ada di Kantor Kecamatan Medan Sunggal. 8. Yang teristimewa, Ayahanda dan Ibunda tercinta serta adik dan keluarga besar penulis yang telah memberikan dukungan moril dan materil serta mendoakan penulis dalam setiap langkah dan usaha dalam menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dengan baik. 9. Dan teman-teman seperjuangan yang telah banyak membantu Penulis dalam menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dengan baik. Penulis menyadari bahwa Laporan Praktek Kerja Lapangan ini masih banyak terdapat kekurangan, untuk itu penulis dengan segala kerendahan hati menerima saran ataupun masukkan guna kesempurnaan isi dari Laporan Praktek Kerja Lapangan ini. Akhirnya dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan banyak terima kasih dan semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Medan, 19 Mei 2014 Penulis,
SYAFRIZAL HADI ALAMSYAH ARUAN NIM : 1004200
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .............................................................................
i
DAFTAR ISI ...........................................................................................
iii
DAFTAR GAMBAR........................................................................ ..........
v
DAFTAR TABEL....................................................................................
vi
DAFTAR LAMPIRAN.... ........................................................................
vii
BAB I. PENDAHULUAN .......................................................................
1
I.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan...................................
1
I.2. Tujuan Dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan ..........................
2
I.3. Ruang Lingkup Praktek Kerja Lapangan ..................................
4
I.4. Metode Pengumpulan Data ......................................................
4
I.5. Lokasi Praktek Kerja Lapangan ................................................
7
BAB II. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ....................................
8
II.1. Sejarah Singkat Perusahaan .....................................................
8
II.2. Struktur Organisasi ..................................................................
12
II.3. Mekanisme Sistem Yang Berjalan............................................
26
BAB III. TINJAUAN PUSTAKA ............................................................
27
III.1. Pengertian Sistem ....................................................................
27
III.2. Pengertian Informasi................................................................
31
III.3. Pengertian Sistem Informasi ....................................................
33
III.4. Pengertian Data .......................................................................
34
III.5. Pengertian Database ................................................................
37
III.6. Hirarki Data.............................................................................
38
III.7. Tujuan Pengolahan Data ..........................................................
39
iv
III.8. Konsep-Konsep Yang Memegang Dalam Peranan Data ...........
40
III.9. Pengertian Arsip dan Kearsipan ..............................................
41
BAB IV. PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ..................................
42
IV.1. Pengamatan .............................................................................
42
IV.2. Pembahasan ............................................................................
44
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN...................................................
46
V.1. Kesimpulan ..............................................................................
46
V.2. Saran ........................................................................................
47
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN I.1.
Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan Pesatnya perkembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Informasi
dewasa ini sangat berpengaruh terhadap dunia bisnis dan pendidikan. Dunia pendidikan dituntut untuk dapat menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang mampu beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan serta memiliki inisiatif dan kreatif tanpa mengabaikan ketaqwaan seiring dengan perkembangan dan kemajuan zaman. Oleh karena itu, kerja sama pendidikan dengan dunia usaha maupun didalam Lembaga Pemerintahan dan Masyarakat haruslah sejalan, sehingga timbul keterpaduan yang sempurna, dimana semua unsur yang terkait dapat berperan sebagaimana yang di harapkan. Sekolah Tinggi Teknik Poliprofesi Medan sebagai salah satu Lembaga Pendidikan Tinggi menekankan pada Pendidikan Profesional dalam menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang memiliki sikap, kemampuan, berkompeten dan mampu menangani pekerjaan-pekerjaan dan mempunyai disiplin yang tinggi. Untuk mencapai sasaran tersebut, salah satu usaha Sekolah Tinggi Teknik Poliprofesi Medan adalah dengan mewajibkan seluruh Mahasiswa/I semester akhir melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Lembaga Pemerintahan dengan harapan agar para Mahasiswa/I memahami dan mengetahui bagaimana praktek operasi di Lembaga Pemerintahan maupun Swasta. Disamping itu Praktek Kerja Lapangan merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan
1
2
Strata – 1 (S-1) di STT Poliprofesi Medan. Mengingat betapa pentingnya masalah kearsipan dalam pelaksanaan administrasi di Kantor Kecamatan Medan Sunggal maupun penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini, maka hal inilah yang mendorong Penulis untuk memilih judul “ Sistem Informasi Pengolahan Data Kearsipan Pada Kantor Kecamatan Medan Sunggal “. Judul ini di ambil sesuai dengan kegiatan yang biasa penulis lakukan selama melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Kantor Kecamatan Medan Sunggal yang bertempat di Jl. TB.Simatupang No.193 Medan. I.2.
Tujuan Dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan Adapun tujuan dilaksanakannya Praktek Kerja Lapangan adalah : 1. Sebagai salah satu syarat menyelesaikan Pendidikan Strata – 1 (S-1) di STT Poiprofesi Medan. 2. Berguna bagi penulis yang lain sebagai bahan perbandingan dalam melaksanakan penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan di masa yang akan datang. 3. Untuk mengetahui dunia kerja yang sebenarnya dan mempersiapkan diri dalam memasuki dunia kerja. 4. Untuk menghadapi situasi dan kondisi kerja sehingga Mahasiswa dapat melatih komunikasi dan menyelesaikan tugas-tugas yang di berika atasan.
3
5. Memberi kesempatan kepada Mahasiswa untuk dapat menerapkan dan membandingkan teori-teori yang di peroleh di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang terjadi di lapangan. 6. Memperoleh pengalaman sebagai seorang karyawan perusahaan yang diharapkan dengan cepat dalam menyesuaikan diri pada saat terjun di dunia usaha. 7. Membangun kesiapan Mahasiswa dalam menghadapi situasi dan kondisi kerja sehingga Mahasiswa dapat melatih komunikasi dan menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan. 8. Mempererat
hubungan dan meningkatkan kerjasama antara STT
Poliprofesi Medan dengan perusahaan khususnya yang membutuhkan tenaga siap pakai. Adapun manfaat yang di peroleh Mahasiswa selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan adalah : 1. Penulis dapat mengetahui beberapa kuatnya kerja sama di dalam menjalankan suatu pekerjaan didalam sebuah instansi. 2. Penulis dapat mengetahui struktur dan perbedaan yang dikerjakan disetiap masing-masing instansi. 3. Mendapat motivasi, dedikasi, serta inisiatif pada pekerjaan yang sesuai dengan ketrampilan, pengetahuan yang didapat dibangku kuliah kemudian menerapkannya di tempat Praktek Kerja Lapangan. 4. Mengetahui secara langsung bagaimana cara kerja yang baik
4
5. Peserta dapat menilai diri pribadi, tentang kemampuan mengaplikasikan diri kepada pekerjaan di tempat Praktek Kerja Lapangan. 6. Mendapatkan pengetahuan yang baru, yang belum pernah didapatkan dibangku kuliah, yaitu pengetahuan aplikasi teori kepada pekerjaan yang sebenarnya di tempat Praktek Kerja Lapangan. I.3.
Ruang Lingkup Praktek Kerja Lapangan Masalah yang sering terjadi yaitu pada Sistem Informasi Pengolahan Data
Tata Cara Kearsipan yang dilakukan masih menggunakan sistem manual, sehingga prosesnya akan semakin lambat dan tidak efesien. Untuk mendapatkan waktu yang tepat dan kinerja yang efesien, maka penulis mengidentifikasikan dan merumuskan masalah yang ada didalam Data Pegawai, Gaji Pegawai, dan Absensi Pegawai masih di lakukan secara manual, sehingga tidak terorganisir dengan baik dan mengakibatkan kesulitan dalam pencarian data-data kearsipan pegawai yang diperlukan setiap bulannya. I.4.
Metode Pengumpulan Data Penelitian merupakan suatu proses yang panjang. Yang berawal pada
minat untuk mengetahui fenomena tertentu dan selanjutnya berkembang menjadi gagasan, teori, konseptualisasi, pemilihan metode penelitian yang sesuai, dan seterusnya. Hasil akhirnya, melahirkan gagasan dan teori baru pula senhingga merupakan suatu proses yang tiada hentinya. Hal yang sangat penting bagi peneliti adalah adanya minat untuk mengetahui masalah sosial atau fenomena sosial tertentu. Minat tersebut dapat
5
timbul dan berkembang karena rangsangan bacaan, diskusi, seminar, atau pengamatan. Titik tolak yang sesungguhnya bukanlah metode penelitian, tetapi kepekaan dan minat, ditopang oleh akal sehat (common sence). Seperti disebutkan diatas, berbagai tahap harus ditempuh hingga tercapai hasil penelitian yang memenuhi kaidah-kaidah ilmiah, dan tiap tahap perlu dilaksanakan dengan kritis, cermat dan sistematis. Setelah di sederhanakan, langkah-langkah yang lazim ditempuh dalam pelaksanaan survei adalah sebagai berikut : 1. Merumuskan masalah penelitian dan menentukan tujuan survei 2. Menentukan konsep hipotesa serta menggali keputusan pada saat hipotesa tidak di perlukan, misalnya pada penelitian operasional. 3. Pengambilan sample. 4. Pekerjaan lapangan, termasuk memilih dan melatih pewawancara. 5. Pengolahan data. 6. Analisa dan pelaporan. Dalam menyusun Laporan Praktek Kerja Lapangan ini, Penulis melakukan penerapan metode penelitian dalam mendapatkan data yang di perlukan sehingga penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat di selesaikan dengan baik dan benar. Maka penulis menggunakan beberapa metode-metode penelitian yang dapat membantu didalam pembuatan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini sebagai berikut :
6
1. Penelitian Lapangan (Field Research) a. Obsevasi Observasi yang dilakukan penulis merupakan metode pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap objek yang diselidiki. Jadi penulis menyelidiki secara langsung yang menyangkut sistem kerja/operasional perusahaan dalam mengumpulkan sebuah data dari instansi Kearsipan. Misalnya, pada saat penerimaan sebuah surat masuk dan surat keluar penulis dapat terlebih dahulu meneliti dalam kesempurnaan kalimat serta isi dari setiap pokok bahasa agar tidak memiliki kesalahapahaman. b. Wawancara Wawancara merupakan cara pengumpulan data yang dilakukan penulis dengan cara tanya jawab. Dalam wawancara ini penulis melakukannya pada pegawai yang khusus menangani tentang masalah yang ada di dinas tersebut. 2. Penelitian Pustaka (Library Research) Penelitian Pustaka dilakukan penulis agar dapat mendapatkan data yang bersifat teoritis, dalam hal ini yang perlu diperhatikan objek yang di teliti, khususnya buku bacaan yang di jadikan pedoman untuk pembahasan masalah yang di dapat dari penelitian yang di lakukan. 3. Sampling Yaitu meneliti dan memilih suatu dokumen perusahaan yang tersedia dan sesuai dengan bidang yang di pilih. Di sini penulis melakukan penelitian dengan cara membentuk golongan dari suatu kumpulan berkas dan data
7
yang berisikan tentang tujuan-tujuan dari pemanfaatan pengumpulan dari sebuah instansi/perusahaan yang berbentuk box besi atau juga di sebut ruang dokumentasi. 4. Teknik Observasi Partisipasi Yaitu mahasiswa ikut serta dalam kegiatan kerja dan mengadakan pengamatan seluruh data yang diperlukan. I.5.
Lokasi Praktek Kerja Lapangan Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan pada tanggal 24 Maret 2014 s/d 08
Mei 2014 yang bertempat di Pemko Medan Kantor Kecamatan Medan Sunggal yang beralamat di Jln. TB.Simatupang No. 193 Medan. Dimana Penulis memilih tempat PKL tersebut sesuai dengan bidang ilmu yang di miliki penulis di Perusahaan/Instansi tersebut.
8
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN II.1.
Sejarah Singkat Perusahaan Kecamatan Medan Sunggal berasal dari nama kerajaan Sunggal serba
nyaman yang sebelumnya bernama Sunggal yaitu sebuah kampung yang didirikan oleh datuk adir Surbakti di daerah Sembuaikan di kaki gunung sibayak. Kemudian oleh keturunan beliau yang bernama Datuk Abdullah Ahmad Surbakti pada tahun 1945 memindahkan pusat pemerintahan ke sunggal yang sekarang ada di sekitar Jl.PAM Tirtanadi kec.Medan Sunggal. Kemudian pada tahun 1866-1895 Datuk Badiuzzaman memerintah kerajaan Sunggal dengan gelar Datuk Sri Diraja Indra Pahlawan dan karena melawan penjajahan Belanda beliau di asingkan ke Cianjur Jawa Barat hingga akhir hayatnya. Luas wilayah Kecamatan Medan Sunggal ±8Km², dengan batas-batas sebagai berikut : Sebelah Utara berbatasan
: dengan Kecamatan Medan Helvetia
Sebelah Selatan berbatasan
: dengan Kecamatan Medan Selayang
Sebelah Barat berbatasan
: dengan Kabupaten Deli Serdang
Sebelah Timur berbatasn
: dengan Kecamatan Medan Baru/Petisah
Alamat Kantor Kecamatan Medan Sunggal : Jl.TB Simatupang No.198
9
Jarak Kantor Kecamatan Medan Sunggal ke Kantor Walikota : ±8Km Letak Kecamatan Medan Sunggal diatas permukaan laut : 25 meter Dalam melaksanakan tugas, tidak terlepas dari unsur muspika serta instansi vertikal dan lintas sektoral sesuai dengan peraturan pemerintah No.6 tahun 1988, tentang koordinasi kegiatan instansi vertikal di daerah. -
Koramil 06 / MS
-
Kapolsekta Medan Sunggal
-
UPT Dinas Pendidikan
-
Puskesmas / Puskesmas Pembantu
-
Kantor Urusan Agama
-
Pengawas PLKB
-
Mantri Statistik
-
PPL Pertanian
Untuk Mendukung jalannya pelaksanaan Pemerintahan di Kecamatan Medan Sunggal memiliki sebuah kantor dan di dukung oleh 6 gedung kantor Kelurahan yang terbesar di wilayah Kec.Medan Sunggal yang ke semua bangunan dalam bentuk permanen. Dalam mendukung jalannya pemerintah perlu Struktur organisasi baik secara internal maupun external. Bagan Struktur Organisasi Kecamatan Medan Sunggal dapat di lihat pada gambar di bawah ini :
10
Tabel II.1. Nama Camat yang pernah memimpin di Kecamatan Medan Sunggal sejak Tahun 1974 s/d Sekarang No
Nama Pejabat
Masa bakti
1
ABD. RAHMAN
2
M. SYAIM PANGGABEAN
1982 s/d 1986
3
RADJA THAMRIN
1986 s/d 1989
4
ASLAN HARAHAP, SH
1989 s/d 1994
5
NASRUL
1994 s/d 1996
6
SABARULLAH
1996 s/d 1999
7
DRA. CHADIDJAH
1999 s/d 2001
8
DRS.M.AMIN DAULAY
2001 s/d 2007
9
DRS. NURLI
2007 s/d 2011
10
PAHRI, S.Sos
2011 s/d 2012
11
SYAHRUL EFFENDI RAMBE, S.Sos
2012 s/d Sekarang
Tabel II.2. Nama-nama Pegawai Kantor Camat Medan Sunggal Dan Staff NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9. 10.
NAMA SYAHRUL EFENDI RAMBE,S.Sos RUDY ASRIANDY,S.STP Drs.Suharto P.Hasibuan Ardi Paisal,SE Sugiono Samsul Rizal Dalil Siregar Suprianto Drs.Ruslan Isra Pulungan Faridah Mardiani, S.Sos
JABATAN Camat Sekcam Kasi Trantib Staf Seksi Trantib Staf Seksi Trantib Staf Seksi Trantib Staf Seksi Trantib Staf Seksi Trantib Kasi Kesos Staf Seksi Kesos
11
11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23 24. 25 26 27 28 29 30 31 30 32 33 34 35 36 37
M.Taufik Nasution Elviyanti Pohan,SE Rina Zul Iskandar Nasution Emma Suwanty Widiastuti,S.STP Nurmaid Usman Rangkuti Imelda Yusreina I.Lubis SP Dra.Marlina Ikhwansyah Rozainur Cut Adiyarni,Amd Ali Sofian Hasibuan T.Mahari Abdillah,S.STP Rakum Sujono Herlina Diana Sari Yudistira Yaksa Nugraha Amd.Kom Rio Bambang Saputra Nadeak Nisa Chairani Nadeak Muhammad Hamid Syabari Hendra Arya, S.STP Ardi Sani Manullang,SE Suci br.Ginting Tahi Simanjutak Aidal Safitra Kasmono,SE Dina Syafitri Harahap
Staf Seksi Kesos Kasi Pemerintahan Staf Seksi Pemerintahan Staf Seksi Pemerintahan Staf Seksi Pemerintahan Kasi PMK Staf Seksi PMK Staf Seksi PMK Staf Seksi PMK Kasubbag.Umum Staf Subbag.Umum Staf Subbag.Umum Staf Subbag.Umum Staf Subbag.Umum Staf Subbag.Umum Staf Subbag.Umum Staf Subbag.Umum Staf Subbag.Umum Staf Subbag.Umum Staf Subbag.Umum Staf Subbag.Umum Staf Subbag.Umum Kasubbag.Keuangan Bendahara Pengeluaran Bendahara Penerima Staf Subbag.Keuangan Staf Subbag.Program Staf Subbag.Program
Tabel II.3. Nama Kelurahan, Lurah, Luas Lahan dan Jumlah Kepala Lingkungan No
Kelurahan
Nama Lurah
Luas Wilayah Lingkungan
1
Lalang
Subhan Fajri Harahap, S.STP
125 Ha
13
2
Sei Sikambing B
Derliana
284 Ha
22
3
Sunggal
Jalaludin Nasir Pohan
493 Ha
14
4
Babura
Kasrin
106 Ha
11
12
5
Tanjung Rejo
Abu Kosim, S.Sos
350 Ha
24
6
Simpang Tanjung
Hobbiner
032 Ha
4
1390 Ha
88
Jumlah
II.2.
Struktur Organisasi Setiap Perusahaan ataupun Instansi memiliki Struktur Organisasi dan
manajemen tersendiri. Adanya struktur Organisasi menunjukkan adanya pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam mencapai suatu tujuan. Penyusunan Struktur Organisasi harus dapat memberi gambaran yang jelas mengenai bidang-bidang tugas yang terdapat dalam suatu Perusahaan maupun Instansi. Berhasilnya suatu organisasi dalam mencapai tujuan di tentukan oleh mengerti atau tidaknya seseorang terhadap fungsi dan tugas di dalam organisasi tersebut. Dengan demikian struktur organisasi bukanlah menjadi tujuan organisasi tetapi dipergunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk menjamin kelancaran kegiatan dalam Pemko Medan Kecamatan Medan Sunggal, maka perlu memiliki struktur organisasi yang baik agar mempelancar dan mempertegas atau mempermudah prosedur kerja agar terdapat koordinasi yang efesien dan efektif. Kantor Kecamatan Medan Sunggal mempunyai struktur Organisasi berbentuk garis dimana wewenang dialirkan dari atasan (CAMAT ) kepada bawahan, Kepala bagian dan Sub Bagian demikian seterusnya dan tanggung jawab bawahan di alirkan kepada atasan yang berada setingkat diatasnya, sehingga bawahan hanya mempunyai tanggung jawab kepada seorang atasan.
13
Untuk lebih jelas Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Sunggal dapat di lihat pada gambar berikut : Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Sunggal
CAMAT
Sekretaris Camat
Kasubbag Umum
Kasi Pemerintahan
Kasi Pemberdayaan Masyarakat
Kasubbag Program
Kasi Ketentraman dan Ketertiban Umum
Kasubbag Keuangan
Kasi Kesejahteraan Sosial
Gambar II.1. Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Sunggal
Dengan melihat Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Sunggal, kita dapat mengetahui bagaimana tugas-tugas ini di bagi-bagikan, serta pendelegasian wewenang menurut fungsinya masing-masing. Adapun uraian tugas masingmasing bagian adalah sebagai berikut :
14
1.
Camat Camat mempunyai tugas melaksanakan kewenangan pemerintahan yang di limpahkan oleh Walikota untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah dan menyelenggarakan tugas umum pemerintahan. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, Camat menyelenggarakan fungsi : -
Mengoordinasi kegiatan pemberdayaan masyarakat.
-
Mengoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum.
-
Mengoordinasikan penerapan dan penegakkan peraturan perundang-undangan.
-
Mengoordinasikan pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum.
-
Mengoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di tingkat kecamatan.
-
Membina penyelenggaraan pemerintahan kelurahan.
-
Melaksanakan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang lingkup tugasnya dan/atau yang belum dapat dilaksanakan pemerintahan kelurahan.
-
Melaksanakan tugas lain yang di berikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.
15
2.
Sekretaris Camat Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Sekretariat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Camat melingkupi kesekretariatan meliputi pengelolaan administrasi umum, keuangan dan penyusunan program. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretariat menyelenggarakan fungsi : -
Penyusunan
rencana,
program, dan kegiatan kesekretariatan. -
Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program Kecamatan.
-
Pelaksanaan penyelenggaraan
pelayanan
administrasi
dan
kesekretariatan
Kecamatan yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan, dan kerumahtanggaan Kecamatan. -
Pengelolaan
dan
pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan organisasi, dan ketatalaksanaan. -
Pelaksanaaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas Kecamatan.
-
Penyiapan pembinaan, pengawasan dan pengendalian.
bahan
16
-
Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kesekretariatan.
-
Pelaksanaan tugas lain yang di berikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya.
a.
Sub Bagian Umum Sub Bagian Umum di pimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. Sub Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretariat lingkup administrasi umum. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana di maksud pada ayat (1), Sub Bagian Umum menyelenggarakan fungsi : -
Penyusunan
rencana,
program, dan kegiatan Sub Bagian Umum. -
Penyusunan
bahan
petunjuk teknis meliputi pengelolaan tata dan naskah dinas, penataan
kearsipan,
perlengkapan,
dan
penyelenggaran
kerumahtanggaan Kecamatan. -
Pengelolaan administrasi kepegawaian.
-
Penyiapan
bahan
pembinaan dan pengembangan kelembagaan, ketatalaksanakan, dan kepegawaian.
17
-
Penyiapan
bahan
pembinaan, pengawasan, dan pengendalian. -
Penyiapan
bahan
monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas. -
Pelaksanaan tugas lain yang oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.
b.
Sub Bagian Keuangan Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub Bagian Keuangan menyelenggarakan fungsi : -
Penyusunan
rencana,
program, dan kegiatan Sub Bagian Keuangan. -
Penyusunan
bahan
petunjuk teknis pengelolaan administrasi keuangan. -
Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi kegiatan penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan dan verifikasi.
-
Penyiapan
bahan
/
pelaksanaan koordinasi pengelolaan administrasi keuangan. -
Penyusunan keuangan Kecamatan.
laporan
18
-
Penyiapan
bahan
pembinaan, pengawasan, dan pengendalian. -
Penyiapan
bahan
monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas. -
Pelaksanaan tugas lain yang di berikan Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.
c.
Sub Bagian Penyusunan Program Sub Bagian Penyusunan Program dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretariat lingkup penyusun program dan pelaporan. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub Bagian Penyusunan Program menyelenggarakan fungsi : -
Penyusunan
rencana,
program, dan kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program. -
Penyiapan
bahan
penyusunan rencana dan program Kecamatan. -
Pengumpulan
bahan
petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan program Kecamatan. -
Penyiapan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian.
bahan
19
-
Penyiapan
bahan
monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas. -
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.
d.
Seksi Tata Pemerintahan Seksi Tata Pemerintahan dipimpin oleh Kepala Seksi yang berada di bawah
dan
bertanggung
jawab
kepada
Camat.
Seksi
Tata
Pemerintahan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok Camat lingkup tata pemerintahan. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Tata Pemerintahan menyelenggarakan fungsi : -
Penyusunan
rencana,
program, dan kegiatan Seksi Tata Pemerintahan. -
Penyusunan
petunjuk
teknis lingkup tata pemerintahan. -
Penyiapan
bahan
pembinaan dan pengawasan tertib administrasi pemerintahan kelurahan. -
Penyiapan
bahan
pembinaan dan koordinasi dalam penyelenggaraan kegiatan pemerintahaan di tingkat Kecamatan.
20
-
Penyiapan
bahan
koordinasi pembinaan kegiatan sosial politik, ideologi negara, dan kesatuan bangsa. -
Penyiapan
bahan
Pelaksanaan
proses
Pelaksanaan
kegiatan
pembinaan dibidang keagrariaan. pelayanan administrasi kependudukan. -
pencatatan monografi kecamatan dan kelurahan. -
Pelaksanaan
proses
pelayanan administrasi lainnya lingkup tata pemerintahan. -
Pemantauan pelaksanaan pemungutan Pajak Bumi dan Bangunan.
-
Penyiapan
bahan
monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas. -
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya.
e.
Seksi
Pemberdayaan
Masyarakat Seksi Pemberdayaan Masyarakat dipimpin oleh Kepala Seksi, yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Seksi Pemberdayaan Masyarakat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok Camat lingkup pemberdayaan masyarakat.
21
Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Pemberdayaan Masyarakat menyelenggarakan fungsi : -
Penyusunan
rencana,
program, dan kegiatan Seksi Pemberdayaan Masyarakat. -
Penyusunan bahan dan petunjuk teknis lingkup pemberdayaan masyarakat.
-
Penyiapan
bahan
pembinaan terhadap kegiatan pemberdayaan masyarakat, seperti Lembaga
Pemberdayaan
Masyarakat
(LPM),
Lembaga
Perekonomian, Koperasi, Usaha Mikro,Kecil dan Menengah. -
Pelaksanaan
proses
pelayanan masyarakat lingkup pemberdayaan masyarakat. -
Penyiapan
bahan
koordinasi dalam penyelenggaraan pemberdayaan masyarakat. -
Penyiapan
bahan
monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas. -
Pelaksanaan tugas lain yang di berikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya.
f.
Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum dipimpin oleh Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum mempunyai tugas pokok
22
melaksanakan sebagian tugas Camat lingkup ketentraman dan ketertiban umum. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum menyelenggarakan fungsi : -
Penyusunan
rencana,
programn dan kegiatan Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum. -
Penyusunan
petunjuk
teknis lingkup ketentraman dan ketertiban umum. -
Penyiapan
bahan
pembinaan ketentraman dan ketertiban umum. -
Penyiapan
bahan
pelaksanaan koordinasi dengan satuan kerja perangkat daerah dalam penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum, pengamanan, dan penertiban terhadap pelanggaran peraturan daerah dan peraturan perundang-undangan lainnya di wilayah kecamatan. -
Penyiapan
bahan
pelaksanaan pembinaan polisi pamong praja, pertahanan sipil, dan perlindungan masyarakat. -
Membantu
pelaksanaan
pengawasan terhadap penyaluran bantuan dan pengamanan akibat bencana alam dan bencana lainnya.
23
-
Pelaksanaan
proses
pelayanan masyarakat lingkup ketentraman dan ketertiban umum. -
Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.
-
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya.
g.
Seksi
Kesejahteraan
Sosial Seksi Kesejahteraan Sosial dipimpin oleh Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Seksi Kesejahteraan Sosial mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok Camat lingkup kesejahteraan sosial. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Kesejahteraan Sosial menyelenggarakan fungsi : -
Penyusunan
rencana,
program, dan kegiatan Seksi Kesejahteraan Sosial. -
Penyusunan
petunjuk
teknis lingkup kesejahteraan sosial. -
Penyiapan
bahan
Pelaksanaan
proses
pembinaan kesejahteraan sosial. -
pelayanan masyarakat lingkup kesejahteraan sosial.
24
-
Penyiapan koordinasi
dalam
penyelenggaraan
bahan
pembinaan
kehidupan
keagamaan, pendidikan, kepemudaan, kebudayaan, olah raga, kesehatan masyarakat, dan kesejahteraan sosial lainnya. -
Membantu
pelaksanaan
tugas-tugas penanggulangan bencana alam dan bencana lainnya. -
Penyiapan
bahan
monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas. -
Menerima laporan Raskin
-
Melaksanakan tugas ahli waris
-
Pelaksanaan tugas lain yang di berikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Arti / Lambang Logo Pemerintah Kota Medan dapat di lihat pada gambar di bawah ini :
Gambar II.2 Logo Pemerintah Kota Medan Pengertian Lambang Kota Medan :
25
1.
Suatu perisai terbagi atas 5 bagian yang masing-masing melukiskan 5 bahan pokok terpenting yang diekspor dari Medan yakni ; Nenas Sisal, Teh, Pohon Getah, Kelapa Sawit dan Tembakau.
2.
Suatu
lingkaran
yang
terdiri dari setangkai padi dan sedahan kapas, masing-masing terdiri dari 17 biji padi dan 8 bunga kapas. 3.
Suatu
bambu
runcing
Suatu
bintang
bambu
yang terletak dibelakang perisai. 4.
runcing dan 4 tiang yang menjinjing perisai dan lingkaran tersebut dan menghubungkan pita sutera. Arti lambang – lambang yang terdapat pada Logo Kota Medan : 1.
17
biji
padi
berarti
tanggal 17 dari Hari Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia. 2.
8 bunga kapas berarti bulan ke-8 dari tahun Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.
3.
4 tiang dan 5 bahagian dari perisai berarti tahun 45 dari Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.
4.
Satu bambu runcing yang terletak di belakang perisai, adalah lambang perjuangan Kemerdekaan Republik Indonesia, dan lima bahan-bahan pokok yang terpenting di
26
hadapan bambu runcing, berarti kemakmuran serta Keadilan Sosial yang merata ada dihadapan kita. 5.
Bintang
yang
bersinar
lima adalah Bintang Nasional yang berarti bahwa hidup penduduk Kota Medan khususnya dan Indonesia umumnya akan bersinar-sinar, bahagia dan lepas dari kemiskinan dan kemelaratan. 6.
Lima sinar bintang, lima bahan-bahan pokok terpenting yang di ekspor dari Medan dan lima bahagian perisai berarti Pancasila, yang menjadi Dasar Negara Republik Indonesia. Visi adalah cara pandang jauh ke depan, kemana instansi pemerintahan
harus di bawa agar dapat exsisi, antisipatif dan inovatif. Secara umum Visi adalah pandangan ideal masa depan yang ingin di wujudkan oleh Kecamatan Medan Sunggal. Penepatan Visi mencerminkan apa yang ingin di capai, memberikan arah dan fokus strategis yang jelas, berorientasi terhadap masa depan dan selanjutnya diharapkan mampu menumbuhkan komitmen dilingkungan Kecamatan Medan Sunggal. Visi di Kecamatan Medan Sunggal dirumuskan untuk mendukung Visi dan Misi Kota Medan secara dimensional yang berfokus ke masa depan berdasarkan
pemikiran
masa
kini dan
pengalama
masa
lalu,
dengan
memperhatikan tugas pokok dan fungsi yang dimiliki serta kondisi dan proyeksi yang di inginkan kedepan, maka Visi Kecamatan Medan Sunggal “ Perwujudan Aparatur Pemerintah yang Kredibel dan Profesional Serta Memberikan Pelayanan Prima Kepada Masyarakat Dalam Melaksanakan Otonomi Daerah “
27
Penjabaran dari visi diatas adalah : a. Kredibel, mengandung makna : -
Daya tangkap atas permasalahan dan tuntutan masyarakat.
-
Cepat bertindak dan cepat menyesuaikan dengan lingkungan dan tuntutan.
-
Keinginan untuk memberi pelayanan terbaik (pelayanan prima)
b. Profesional, mengandung makna : -
Good governance (Supermasi hukum, akuntabilitas, partisipatif, transparansi, kesetaraan)
-
Kemampuan SDM aparat Kecamatan dan kelurahan.
-
Pemahaman aturan dan prosedur
c. Pelayanan dan prima, mengandung makna : -
Pelayanan tepat waktu, tepat guna dan tepat sasaran.
-
Sikap dan prilaku sebagai birokrat dan pelayanan
-
Aspiratif / Akomodasi
Misi merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan oleh pemerintahan dan pihak-pihak lain yang berkepentingan agar harapan pada masa mendatang tercapai. Dalam mencapai visi maka dirumuskan misi sebagai tugas utama yang harus dilakukan dalam mencapai tujuan organisasi dalam kurun waktu tertentu. Untuk mewujudkan hal tersebut maka Kecamatan Medan Sunggal memenuhi visi tersebut, pemerintahan Kecamatan Medan Sunggal menjabarkan kedalam misi sebagai berikut :
28
-
Meningkatkan tugas pemerintahan umum.
-
Meningkatkan tugas-tugas yang di limpahkan Walikota yang meliputi aspek perijinan, rekomendasi, koordinasi, pembinaan, pengawasan, fasilitas, penetapan penyelenggaraannya.
-
II.3.
Meningkatkan pelayanan prima kepada seluruh masyarakat.
Mekanisme Sistem Yang Berjalan Adapun mekanisme sistem yang sedang berjalan saat ini di Kantor
Kecamatan Medan Sunggal, baik dalam penginputan suatu sistem data pegawai, gaji pegawai dan absen pegawai masih menggunakan sistem manual kadang menggunakan sistem komputerisasi bagi sebagian pegawai yang memiliki fasilitas komputer diruangannya sehingga jika di butuhkan kearsipan data-data suatu waktu membutuhkan waktu yang lama dan tidak efesien dalam sistem kinerjanya.
29
BAB III TINJAUAN PUSTAKA III.1. Pengertian Sistem Kata Sistem berasal dari bahasa yunani yang mengandung arti “ Kesatuan “
atau keseluruhan dari bagian-bagian yang berhubungan satu dengan yang
lainnya yang sama. Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, bersama-sama melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu saran tertentu. Pernyataan sistem menurut beberapa ahli dapat didefenisikan sebagai berikut : Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi : 2012: Edisi Pertama:4, Penerbit Andi, Yogyakarta). “Sistem adalah bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuk suatu sistem. “ Menurut Jogiyanto (Sistem Teknologi Informasi: 2009: Edisi III: 24, Penerbit Andi). “Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk kesatuan dalam usaha mencapai tujuan. “ Menurut Budi Sutedjo (Sistem Teknologi Informasi: 2009: Edisi Pertama: 34, Penerbit Andi). “ Sistem adalah kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. “ Jadi, Sistem merupakan sekumpulan komponen objek, alat, metode, atau aturan yang saling berhubungan atau terkait satu sama lain secara fungsional dan
30
dapat bekerja sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode prosedur, teknik yang di gabung dan diatur sedemikian rupa, sehingga menjadi satu kesatuan yang berfungsi untuk mencapai data. Sistem memiliki karakteristik sebagai berikut : a. Komponen Sistem ( Component ) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagianbagian dari sistem. b. Batasan Sistem (Boundary) Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan kerjanya. c. Subsistem Bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing. d. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Suatu sistem yang ada diluar dari batas sistem yang di pengaruhi oleh operasi sistem. e. Penghubung Sistem (Interface) Media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lain. Adanya penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya.
31
f. Masukan Sistem (Input) Energi yang masuk ke dalam sistem, berupa perawatan dan sinyal. Masukkan perawatan adalah energi yang di masukkan supaya sistem tersebut dapat berinteraksi. g. Keluaran Sistem (Output) Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. h. Pengolahan Sistem (Procces) Suatu tempat dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. i.
Sasaran Sistem Tujuan yang ingin dicapai sistem, akan dikatakan berasil apabila mengenai sasaran atau tujuan.
Klasifikasi sistem terdiri dari : a. Sistem abstrak dan sistem fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu suatu sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan , sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia dan sebagainya. b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
32
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadi siang dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan manusia dengan mesin, yang disebut human machine system . Sistem informasi berbasis komputer merupakan contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. c. Sistem deterministik dan sistem probabilistic Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku Sistem yang beroperasi dengan
tingkah
laku
yang
dapat
diprediksi
disebut
sistem
deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas. d. Sistem terbuka dan sistem tertutup Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan pihak dari luar. Sedangkan system terbuka adalah system yang behubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang dapat menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistemnya.
33
III.2. Pengertian Informasi Informasi merupakan hasil pengumpulan dan pengolahan data yang telah memunculkan arti (makna bagi manusia). Pengertian Informasi menurut beberapa ahli dapat di defenisikan sebagai berikut : Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi: 2012: Edisi Pertama: 22,
Penerbit
Andi,
Yogyakarta).
“Informasi
adalah data yang telah
diklasifikasikan atau diolah atau di interprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. “ Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi, 2011: 16, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta). “Informasi merupakan data yang terstruktur hasil olahan data diproses menjadi informasi.” Menurut Deni Darmawan (Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi: 2012: Cetakan Pertama: 21, PenerbitRemaja Rosdakarya, Bandung). “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan. “ Jadi Sistem informasi adalah sekumpulan proses, prosedur dan aturan yang di organisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi atau laporan-laporan yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.
34
Penyimpanan
Output
Proses
Input
Kontrol
Gambar III.1. Kegiatan Sistem Informasi Kegiatan yang terdapat pada sistem informasi antara lain : a. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang akan diproses. b. Proses,
menggambarkan
bagaimana
suatu
data
diproses
untuk
menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah. c. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas. d. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. e. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
35
III.3. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi. Tugas dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan data. Komponen-komponen sistem informasi yaitu :
Input
Model
Output
Basis Data
KONTROL Gambar III.2. Komponen dari sistem informasi Menurut beberapa ahli pengertian Sistem Informasi adalah sebagai berikut: Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi : 2011: 17, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta). “Sistem Informasi merupakan sekumpulan proses, mengeksekusi data mentah, untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. “ Menurut Bambang Haryanto (Dasar Informatika dan Ilmu Komputer,
36
2009: Edisi III: 36, Penerbit Andi). “Sistem Informasi adalah suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manaterial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.” Menurut Jogiyanto (Sistem Teknologi Informasi: 2009: Edisi II: 33, Penerbit Andi). “Sistem Informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi.” Menurut Murdick, R.G (Sistem Informasi :2009: Edisi 1: 7, Penerbit Salemba). “Sistem Informasi adalah Seperangkat Elemen yang membentuk kumpulan atau prosedur-prosedur / bagan-bagan Pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data/barang pada tujuan tertentu. “ Jadi, Sistem Informasi adalah sekumpulan perangkat komunikasi seperti hardware dan software komputer, prosedur (aturan pemakaian sistem informasi tersebut), dokumentasi (dokumen yang dipergunakan untuk memperoleh data), form (formulir users interfacenya) dan orang-orang uang bertanggung jawab terhadap manajemen dan informasi. Sementara tugas dari sistem informasi adalah sebagai alat untuk memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi. III.4. Pengertian Data Data berasal dari bahasa Yunani “ Datum” yang berarti fakta. Maka kata data bagi manusia adalah segala sesuatu yang dapat diterima oleh indera manusia
37
dari rancangan yang ada disekitarnya. Sedangkan makna kata dalam komputer adalah segala sesuatu yang bisa dikodekan (dilambangkan) dengan kode, symbol/lambang yang telah disediakan oleh komputer. Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi: 2012: Edisi Pertama: 25, Penerbit andi, Yogyakarta). “Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita sehingga perlu diolah lebih lanjut.” Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi: 2011: 16, Penerbit Mitra Wacana Media ,Jakarta). “Data merupakan kumpulan/himpunan fakta, dari suatu objek.” Menurut Deni Dermawan (Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi: 2012: Cetakan Pertama: 1, Penerbit Remaja Rosdakarya, Bandung). “Data adalah fakta, kejadian, berita, fenomena dan sejenisnya yang dapat diolah atau diproses berdasarkan prosedur tertentu yang pada akhirnya menjadi keluaran dalam bentuk informasi.” Menurut
Andri
Kristanto
(Perancangan
Sistem
Informasi
dan
Aplikasinya: 2009: Edisi Rewvisi: 8, Gavasa Media, Yogyakarta). “Pengolahan data adlaah waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.”
Input
Proses
Gambar III.3. Siklus Pengolahan Data Dari gambar diatas dapat diuraikan satu persatu yaitu :
Output
38
1. Tahapan Input Tahapan input merupakan proses masukkan data ke dalam proses komputer lewat alat input (Input Device). Tang merupakan alat input masukkan adalah peralatan yang berfungsi untuk menerima dan yang diberikan oleh manusia atau peralatan lainnya yang mengirimkan data tersebut dalam bentuk digital kepada komputer. 2. Tahapan Proses Tahapan proses merupakan pengolahan dari data yang sudah di masukkan dan dilakukan oleh alat pemroses (Prosessing device) yang berupa proses menghitung membandingkan, mengklasifikasikan, mengatur, mengendalikan atau mencari. 3. Tahapan output Tahapan output merupakan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data. Tiap tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dikembangkan lebih lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambah tiga atau lebih tahapan lagi. Dari pendapat para ahli diatas dapat diambil kesimpulan bahwa data merupakan fakta atau bagian dari fakta yang belum tersusun yang mempunyai arti yang di hubungkan dengan kenyataan yang benar-benar terjadi. Data juga dapat disebut sebagai bahan mentah informasi sebagai kelompok simbol-
39
simbol yang menyajikan kuantitas (jumlah), kegiatan atau objek. Pengolahan data memiliki dua metode yang digunakan yaitu : a. Batch Processing Method (Metode Pengolahan Kumpulan) Batch Proccesing Method merupakan pengolahan data yang dikumpulkan lebih dahulu selama beberapa periode. Data yang digunakan biasanya data yang telah dikumpulkan beberapa tahun yang lalu. b. On-Line Proccesing Method (Metode Pengolahan Transaksi) On-Line Proccesing Method adalah metode pengolahan yang mempunyai karakteristik yang tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara langsung digunakan untuk memutahirkan file induk. III.5. Pengertian Database Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi. Jadi, dapat diartikan bahwa database merupakan kumpulan data yang berhubungan dengan suatu interprise untuk beberapa penggunaan dan merupakan sistem dari data tersebut. Database yang merupakan kumpulan data yang harus diolah untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat di pergunakan sistem manajemen database, hasil pengolahan data akan lebih baik.
40
III.6. Hirarki Data a. Database Manajemen Sistem (DBMS) Database Manajemen Sistem diartikan sebagai program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, memanipulasi dan memperoleh data/informasi dengan praktis dan efesien. b. Database Database merupakan file yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. c. File File terdiri dari record-record yang menggambarkan suatu kesatuan data yang sejenis. d. Record Record merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang satu entity secara lengkap satu record mewakili satu data atau informasi tentang record. e. Field Satu field yang menggambarkan satu attribute dari record yang menunjukkan satu item dari kata. Contoh : nama, alamat dan sebagainya. f. Karakter / byte Karakter atau byte adalah bagian data yang terkecil yang dapat berupa karakter numeric, huruf atau karakter-karakter yang membentuk suatu item data. Contoh : A, 1, *
41
g. Bit Bit merupakan digit pada bilangan biner
DBMS
Field
Database
Karakter
File
Byte
Record
Bit
Gambar III.4. Hirarki Pembentukan Data
III.7. Tujuan Pengolahan Data Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan suatu output atau keluaran yang nantinya akan digunakan yaitu sebagai dasar untuk pengambilan keputusan atau informasi. Informasi harus memiliki beberapa komponen-komponen yaitu : 1. Data input 2. Proses 3. Hasil/informasi
42
III.8. Konsep-Konsep Yang Memegang Dalam Peranan Data Ada beberapa konsep yang berhubungan dengan pengolahan data, pemakaian informasi dan nilai informasi yaitu : a. Informasi adalah data yang telah diolah dan laporannya disajikan sehubungan dengan waktu dan mutu. b. Manusia sebagai Pengolah Data, yaitu menentukan sistem informasi dan sering mengesankan dasar rancangan dari diri manusia itu sendiri. c. Konsep sistem, merupakan sebuah sistem informasi manajemen sehingga diperlukan suatu konsep untuk memahami dan merancang yang mengacu kepada pengembangan sistem informasi. d. Konsep Organisasi Manajemen, merupakan sistem informasi yang selalu berada dalam sebuah organisasi dan dirancang untuk mendukung fungsi manajemen, dengan kata lain informasi adalah penentu yang penting dalam bentuk keorganisasian. e. Konsep
Pengambilan
Keputusan,
perancangan
sistem
informasi
manajemen bukan hanya harus mencerminkan rancangan yang rasional terhadap optimasi, tetapi juga teori keperlakuan pengambilan keputusan dalam organisasi. f. Nilai informasi, dimana informasi dapat merubah semua keputusan, perubahan dalam nilai hasil akan menentukan nilai dari suatu informasi.
43
III.9. Pengertian Arsip dan Kearsipan
Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan, sering juga kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti balai kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut
bahasa
Belanda
yang
dikatakan
“Archief”
mempunyai
arti:
1.Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain. 2.Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan, gambar, grafik dan sebagainya. 3.Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.
Pengertian kearsipan menurut pakar/ahli adalah sebagai berikut : Menurut Odgers (2005) “ Kearsipan adalah manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik “. Menurut Charman (1998) “ Kearsipan yaitu sebagai proses yang menitik beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan “. Jadi, Kearsipan adalah hal-hal yang berhubungan dengan arsip atau suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
44
BAB IV PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN IV.1. Pengamatan
Berdasarkan hasil pengamatan yang penulis amati pada Kantor Kecamatan Medan Sunggal yang menjadi penempatan praktek kerja lapangan penulis adalah di bagian Subbagian Umum. Subbagian Umum bertanggung jawab atas segala kearsipan dinas, arsip pegawai seperti slip gaji dan surat perjalanan dinas, dan proses persuratan yang ada di Kantor Kecamatan Medan Sunggal mulai dari proses surat masuk maupun proses surat keluar. Di Subbagian Umum penulis belajar bagaimana urut-urutan atau proses pembuatan dan pengelolaan arsip-arsip di Kantor Kecamatan Medan Sunggal, namun dalam prosesnya masih menggunakan cara penulisan manual contohnya seperti pada proses surat masuk dan surat keluar. Proses Surat Masuk di Kantor Kecamatan Medan Sunggal diterima di bagian Kearsipan dicatat pada buku agenda untuk diberi nomor surat, tujuan surat, perihal, kemudian surat diberi lembaran disposisi. Lembaran disposisi ini digunakan sebagai tempat Camat memberikan tanggapan pada isi surat, surat-surat masuk yang telah dicatat diberi lembaran disposisi disampaikan kepada Subbagian Program untuk diketahui isi, dan dilakukan pengecekan surat. Selanjutnya Subbagian Program memberi tanggapan apakah surat tersebut perlu dibalas atau
45
tidak. Jika surat tersebut tidak dibalas maka surat dan lembar disposisi akan dikembalikan ke bagian kearsipan untuk diarsipkan, dan jika surat tersebut membutuhkan balasan, maka Subbagian Umum akan membuat surat balasan dan membuat laporan surat yang kemudian diserahkan kepada Camat untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani, surat balasan diserahkan ke bagian kearsipan untuk diarsipkan dan kemudian dikirimkan ke instansi yang bersangkutan. Pada proses Surat Keluar di Kantor Kecamatan Medan Sunggal, Surat keluar atau surat balasan merupakan jawaban dari surat masuk ataupun informasi yang perlu disampaikan kepada pihak lain, baik berupa laporan-laporan maupun informasi lainnya. Cara penanganan surat keluar tidak berbeda dengan surat masuk, surat keluar tidak diberi lembaran disposisi. Sebelum surat keluar/surat balasan dikirim ke alamat yang dituju terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi yang bersangkutan untuk diarsipkan. Jadi apabila ingin mencari arsip surat terdahulu maka harus mencari secara manual di buku agenda yang pastinya membutuhkan waktu yang cukup lama. Sehingga dengan adanya Sistem Informasi Pengolahan Data Kearsipan Pada Kantor Kecamatan Medan Sunggal
dengan
menggunakan Visual Basic 6.0 Dan MySQL akan membuat proses pengarsipan surat masuk maupun surat keluar menjadi lebih dinamis yaitu lebih efisien dari segi waktu dan kinerja pegawai.
46
IV.2. Pembahasan
Setelah mengadakan peninjauan awal pada Kantor Kecamatan Medan Sunggal, salah satunya pada bagian Umum yang mengurusi segala hal mengenai kepegawaian,arsip dinas dan persuratan. Dalam pengarsipan baik surat masuk maupun surat keluar pada Subbagian umum, disini dalam pemrosesan surat masuk dan surat keluar belum menggunakan komputerisasi tetapi masih secara manual, yaitu masih dicatat dalam bentuk sebuah buku. Hal ini mengakibatkan surat, baik yang masuk maupun yang keluar terkesan bersifat tidak dinamis dan sering terlambat di proses. Begitu pentingnya peran pengarsipan dalam menangani surat masuk dan surat keluar tersebut dan makin berkembangnya teknologi komputer, maka penulis mencoba untuk menerapkan sistem pengarsipan yang lama dengan sistem pengarsipan yang lebih dinamis dan lebih cepat dalam pemrosesannya yaitu dengan
menggunakan
sistem
komputer,
yang
diharapkan
dapat
lebih
mempermudah dalam pengolahan data dan mendapatkan informasi yang cepat sehingga kerja lebih efisien. Berdasarkan hasil analisis tersebut, maka penulis mencoba menyarankan kepada Kantor Kecamatan Medan Sunggal untuk menerapkan sistem pengarsipan dengan bantuan aplikasi Visual Basic 6 dan MySQL. Adapun desain tabel surat masuk dan surat keluar yang penulis buat adalah sebagai berikut :
Field No
Type INT
Size
Keterangan PK
47
No_surat
VARCHAR
20
Tanggal_surat
DATE
Asal surat
VARCHAR
Tanggal masuk
DATE
Tanggal keluar
DATE
Ditujukan
VARCHAR
50
Isi surat
VARCHAR
250
Isi disposisi
VARCHAR
250
Ditujukan
VARCHAR
50
20
Tabel IV.1. Desain Surat Masuk Field
Type
Size
No
INT
No_surat
VARCHAR
Tanggal_surat
DATE
Tanggal keluar
DATE
Ditujukan
VARCHAR
50
Isi Surat
VARCHAR
250
Catatan
VARCHAR
250
Keterangan PK
20
Tabel IV.2 Desain Surat Keluar
48
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN V.I
Kesimpulan Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Pemko Medan Kantor
Kecamatan Medan Sunggal, tanggal 24 Maret sampai tanggal 08 Mei 2014, Penulis banyak menemui hal – hal baru seperti penulis belajar bagaimana uruturutan atau proses pembuatan dan pengelolaan arsip-arsip di Kantor Kecamatan Medan Sunggal. Yang bertanggung jawab atas segala kearsipan dinas, arsip pegawai seperti slip gaji dan surat perjalanan dinas, dan proses persuratan yang ada di Kantor Kecamatan Medan Sunggal mulai dari proses surat masuk maupun proses surat keluar adalah Subbagian Umum. Berdasarkan analisa dan evaluasi penulis pada saat melakukan Praktek Kerja Lapangan di Kantor Kecamatan Medan Sunggal penulis dapat menarik kesimpulan terhadap Sistem Cara Kearsipan yang ada di perkantoran tersebut sebagai berikut : -
Pengolahan Data Kearsipan, baik surat masuk maupun surat keluar pada Subbagian umum, disini dalam pemrosesan surat masuk dan surat keluar belum menggunakan komputerisasi tetapi masih secara manual, yaitu masih dicatat dalam bentuk sebuah buku agenda.
-
Apabila ingin mencari arsip surat terdahulu maka harus mencari secara manual di buku agenda. Hal ini mengakibatkan surat, baik yang masuk
49
maupun yang keluar terkesan bersifat tidak dinamis dan sering terlambat di proses. V.2.
Saran Setelah penulis menganalis, mengevaluasi dan menarik kesimpulan dari
apa yang penulis dapatkan ketika Praktek Kerja Lapangan di Kantor Kecamatan Medan Sunggal, penulis ingin memberikan saran-saran yang mungkin nantinya akan berguna bagi semuanya yaitu : -
Diharapkan bagi Kantor Kecamatan Medan Sunggal agar dapat meningkatkan sistem komputerisasi dan informasi dengan memberikan fasilitas yang dapat menunjang kemajuan di kantor tersebut.
-
Perlunya dibuat suatu sistem data base kearsipan dengan sistem komputerisasi menggunakan Visual Basic 6.0 Dan MySQL agar lebih efesien dalam sistem kinerja kearsipannya di Kantor Kecamatan Medan Sunggal. Demikianlah beberapa saran yang penulis buat. Semoga Laporan Praktek
Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Sebelum dan sesudahnya penulis ucapkan terima kasih.
50
DAFTAR PUSTAKA Sutabri Tata, 2012, Analisis Sistem Informasi, Edisi Pertama, Penerbit Andi, Yogyakarta. Jogiyanto, 2009, Sistem Teknologi Informasi, Edisi III, Penerbit Andi, Yogyakarta. Sutedjo Budi, 2009, Sistem Teknologi Informasi, Edisi Pertama, Penerbit Andi, Yogyakarta. Murhada dan Yo Ceng Giap, 2011, Pengantar Teknologi Informasi, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta. Haryanto Bambang, 2009, Dasar Informatika dan Ilmu Komputer, Edisi III, Penerbit Andi. Darwamawan Deni, 2012, Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi, Cetakan Pertama, Penerbit Remaja Rosdakarya, Bandung. Murdick, R.G, 2009, Sistem Informasi, Edisi 1, Penerbit salemba. Kristanto Andri, 2009, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Edisi Rewvisi, Gayasa Media, Yogyakarta. Badri, Munir Sukoco.2007.Manajemen Administrasi Perkantoran:Jakarta
