VERSLAG VOORBESPREKING Jaarrekening en Jaarverslag 2013, daarna uitgebreide presentatie m.b.t. uitleg voor nieuwe raadsleden over Financiën 27 mei 2014 Samenvattend verslag van de openbare voorbespreking van de gemeenteraad van de gemeente Wijk bij Duurstede
Gespreksleider
de heer J.C. Bloemheuvel
Griffiemedewerker
mevrouw A. van Wees
Leden SP
de heer J. Oechies
VVD
de heer J.W.A. van Dijk
GroenLinks
de heer A.J. Willems
D66
de heer A. van Veen
PCG
de heer G. Taute
CDA
de heer G. Migchels
BurgerBelangen Nu
de heer W.G. Smit
PvdA
de heer T.V. Baas
Gast
de heer R. Schumer, PWC
Ambtelijk
mevrouw S. van Middelkoop
Portefeuillehouders
de heer J.A.G. Burger de heer J. Marchal
Notulist
mevrouw J.M. Kiep-de Jongh notulistenbureau Leeuwenburgh Vendrig
Beeldvorming De gespreksleider opent de voorbespreking, heet iedereen welkom en schetst het doel van de avond. Hij constateert vervolgens dat er geen insprekers zijn.
Voorbespreking Jaarrekening en Jaarverslag 2013, 27 mei 2014
1
De heer Schumer geeft een presentatie. Hij licht het verslag toe aan de hand van pagina 4. Er is een goedkeurende verklaring afgegeven. Er zijn geen bevindingen in het verslag opgenomen. De grondexploitaties zijn nadrukkelijk bekeken. Over verleden en toekomst is een oordeel gegeven. De toekomst is nog onzeker. Gekeken is hoe de woningbouwplannen in de grondexploitaties zijn verrekend. Eén en ander valt binnen een aanvaardbare bandbreedte. In 2014 en 2015 wordt uitgegaan van een grote hoeveelheid af te geven woningen. Hij wijst hierbij op het actualiseren van de woonvisie om een koppeling te kunnen maken. De auditcommissie heeft gewezen op de paragraaf weerstandsvermogen. Ten opzichte van vorig jaar zijn er logische stappen gezet. De decentralisaties zullen een enorme impact hebben, maar het is nog steeds onbekend hoe één en ander exact zal gaan. Wijk bij Duurstede ligt vanwege haar proactieve houding voor op andere gemeenten die een afwachtende houding aannemen, maar het zal geen risicovrije exercitie zijn. De controle wordt samengevat in een managementletter die vervolgens in het auditoverleg aan de orde zal komen. Er wordt aandacht gevraagd voor de verbijzonderde interne controle. In de komende maanden wordt bekeken hoe één en ander vertaald kan worden in de werkwijze van 2014. De gespreksleider biedt de heer Baas gelegenheid om een toelichting te geven vanuit zijn rol als voorzitter van het auditoverleg. De heer Baas geeft aan dat zijn toelichting ook in een memo is opgenomen. Het auditoverleg treedt namens de raad op als opdrachtgever van de accountant en hierover wordt één tot tweemaal per jaar gerapporteerd. De grondexploitaties zijn al aan de orde geweest. Het is getrouw, maar er zit spanning op de prognoses. Eén en ander wordt kritisch gevolgd. Het gaat om grote verkoopaantallen, per saldo moeten voor dezelfde opbrengst meer kavels afgezet worden. De grondexploitatie wordt goedgekeurd door de raad. Hij refereert vervolgens aan het inkoopbeleid. Vorig jaar zijn de aanbestedingsregels gewijzigd. De accountant heeft bij enkele dossiers bevindingen aangegeven. Met betrekking tot het weerstandsvermogen geeft hij aan dat er structureel minder dekking is dan er nodig is op basis van de risico’s. Voordat risico’s optreden worden er al veel beheersingsmaatregels ingezet. Er is voldoende buffer om zaken incidenteel op te vangen, maar het moet vervolgens wel structureel geregeld worden. Hij wijst in dit kader op het belang van het leggen van een verbinding tussen het beleid en de cijfers. De verbijzonderde interne controle is uitgebreid aan de orde geweest. Bekeken wordt of één en ander breder getrokken kan worden dan alleen op procesniveau. Interne controles in samenwerking opzetten, personele problemen tackelen en kijken naar het opleidingsniveau. De accountant moet kunnen blijven leunen op werk dat al gedaan wordt. Afsluitend refereert hij aan de gezamenlijke aanbesteding met de gemeente Bunnik. Voorgesteld wordt om het contract in ieder geval voor een jaar te verlengen ter voorbereiding op een goede aanbestedingsprocedure. PWC stelt hiervoor een offerte op. Voorgesteld wordt om bij wijze van proef de vragen te stellen in het auditoverleg. De vragen die vervolgens nog overblijven worden schriftelijk beantwoord. De gespreksleider biedt gelegenheid om vragen te stellen. De heer Willems (GroenLinks) merkt op dat er sprake is van portefeuillewisseling en informeert hoe de nieuwe portefeuillehouder tegen één en ander aankijkt, mede gezien zijn kritische houding ten opzichte van de cijfers toen de portefeuillehouder nog raadslid was. Wethouder Marchal antwoordt dat het proces en de rapportage steeds beter worden. Er is sprake van een positief resultaat. Hij wijst in dit kader op de grote post overheveling. Het Voorbespreking Jaarrekening en Jaarverslag 2013, 27 mei 2014
2
vermogen is toegenomen. Er komt nog een vervolgslag met betrekking tot de planning en control cyclus. Meer op hoofdlijnen, indicatoren stellen, waar wil het college op sturen, het auditoverleg en de raad erbij betrekken om tot een betere jaarrekening te komen. Beleid wat gevoerd is moet te allen tijde verdedigd worden door verantwoording af te leggen. De jaarrekening dient een prominente plaats te krijgen in de raad. De heer Baas (PvdA) vult aan dat het voorstel er op ziet of de accountant aanwezig is. Wethouder Marchal vervolgt dat de discussie op hoofdlijnen in de raad gevoerd dient te worden. De heer Smit (BurgerBelangen Nu) verwijst naar pagina 8 van de managementrapportage waar aangegeven wordt dat de grondexploitatie een kritische noot krijgt omdat de inschattingen optimistisch zijn. Dit kan grote gevolgen hebben voor de begroting. De aannames zijn discutabel. Hij is van mening dat één en ander realistischer dient te worden opgesteld en informeert hoe de nieuwe portefeuillehouder hiermee om zal gaan. Wethouder Marchal antwoordt dat hij bij het auditoverleg aanwezig is geweest. De accountant dient kritisch naar de grondexploitaties te kijken. Als de optimistische prognose niet wordt gehaald, is er een probleem. Wethouder Burger vult aan dat het aantal woningen optimistisch is. Ieder jaar zijn er meer woningen gebouwd dan werd aangegeven in de prognose. Er zijn contracten gesloten met de Provincie over de Engk, de Heul en de Horden. Het gaat vooral om inbreiding. Als het aantal woning niet gehaald wordt, komt het college terug naar de raad. Er is zeker vraag naar een bepaald type woningen. De heer Taute (PCG) wijst op de risico’s in begroting en jaarrekening. Hij vreest voor het onderhoudsplan bruggen en wegen waardoor er wellicht extra kosten zullen ontstaan. Wethouder Marchal antwoordt dat het in de eerste jaren nog wel zal gaan, maar bij de bruggen en wegen zullen wel kosten ontstaan. Richting de begroting zal hier nog wat mee gedaan moeten worden om één en ander op te vangen. Hij zou hier graag op anticiperen, maar wil zaken wel reëel onder ogen zien. De heer Taute (PCG) informeert of er wordt gedacht aan een bestemmingsreserve. Wethouder Marchal vervolgt dat er ideeën zijn om voor de grote projecten een voorziening te vullen aan de hand van een goed onderhoudsplan. De heer Taute (PCG) merkt op dat er een aantal bestemmingsreserves wordt opgeheven. Deze hadden als doel de rente en afschrijving van panden te dekken. Hij verzoekt om verduidelijking. Wethouder Burger antwoordt dat deze reserves zijn doorgelicht en vrij kunnen vallen. De heer Veen (D66) refereert aan de financiële weerbaarheid van de gemeente die zijn fractie enige zorgen baart. Hij wijst vervolgens op een structurele mismatch. Hij vraagt of het college het advies van de accountant overneemt om het weerstandsvermogen te scheiden. Hij vraagt Voorbespreking Jaarrekening en Jaarverslag 2013, 27 mei 2014
3
voorts welke maatregelen genomen kunnen worden om het jaarlijks genormaliseerde tekort op te lossen. Hij vraagt afsluitend hoe de portefeuillehouder denkt de expliciete koppeling tussen de beleidsmatige en financiële realisatie te kunnen realiseren. Wethouder Marchal antwoordt dat er incidentaal zaken opgevangen moeten worden, maar het moet wel structureel aangepakt worden. Dit heeft meer dan de normale aandacht. Hij hoopt dat er in de komende jaren een genormaliseerd resultaat in de plus gemeld kan worden. Om tot een duurzaam financieel evenwicht te komen, zullen er stappen gemaakt moeten worden. De koppeling wordt een spannende zaak tussen college, raad en auditoverleg. De Kadernota komt deze week in een eerste versie naar de raad. Hierin wordt al een voorzet gedaan, maar het collegeakkoord moet daarin nog verwerkt worden. De jaarrekening moet afgestemd worden op de begroting. De heer Veen (D66) verwijst naar de incidentele weerstandscapaciteit en vraagt op welke termijn deze beschikbaar is. Wethouder Burger antwoordt dat er nog twee slagen nodig zijn. Een vooruitblik op wegen, bruggen, kunstwerken, integraal huisvestingsplan onderwijs en daarnaast het sociale domein. Hij kan zich niet voorstellen dat financieel verantwoordelijken stellen er is een buffer dus het komt wel goed. Er zal directer gestuurd moeten worden op de domeinen, wellicht met nieuwe mechanismen. Het bedrag wordt steeds minder vanwege de risico’s die worden gelopen. De heer Baas (PvdA) vult aan dat er gekwantificeerd wordt hoe de risico’s beheerst worden. Het model waarmee één en ander in kaart wordt gebracht moet herzien worden. Het deel wat buiten de macht ligt is het meest spannend en de vraag is of de gemeente daartegen gewapend is. De heer Migchels (CDA) spreekt zijn complimenten uit voor de jaarrekening die redelijk binnen de begroting is gebleven. Er wordt een aantal zaken overgeheveld. Hij wijst in dit kader op de grote post voor de organisatieontwikkeling waar hij graag over in debat zou willen. Hij hoopt dat er een stuk komt aan de hand waarvan de raad onderling in debat kan gaan om vervolgens tot besluitvorming te komen over de jaarrekening. Wethouder Burger antwoordt dat er morgen stukken volgen waarin de onderbouwing wordt gegeven. De heer Migchels (CDA) verwijst naar de decentralisaties en zou graag per kwartaal rapportages hierover ontvangen. De heer Oechies (SP) wijst op de interne controle die voldoende kwaliteit en zekerheid moet bieden met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Hij informeert of de reden hiervoor de verscherpte accountantscontrole is. De heer Schumer antwoordt dat de achtergrond van deze vraag is waarvoor dient een interne controlefunctionaris. Deze is er vooral ten behoeve van college en raad. Daarnaast dient er een aantal randvoorwaarden gesteld te worden waar één en ander aan dient te voldoen. Zijn er voldoende waarborgen in het proces waardoor gesteund kan worden op de uitkomsten. Hij wijst in dit kader op de professionalisering in de organisatie waar een accountant op kan
Voorbespreking Jaarrekening en Jaarverslag 2013, 27 mei 2014
4
steunen om te voorkomen dat er aanvullende werkzaamheden gedaan moeten worden om tot een oordeel te komen. De heer Oechies (SP) merkt op dat de kans op het maken van fouten groter wordt. De heer Schumer vervolgt dat de verbijzonderde interne controle niet toeziet op het primaire proces, maar op de kritische ijkpunten waarop gestuurd kan worden. Wethouder Marchal vult aan dat deze punten intern met de ambtelijke organisatie zijn gedeeld en één en ander wordt opgepakt. Dit wordt zeker serieus meegenomen. Wethouder Burger wijst in dit kader op horizontaal toezicht wat een mooi moment is om nog eens over dit onderwerp te spreken. De heer Van Dijk (VVD) heeft als deelnemer aan het auditoverleg voldoende antwoord gekregen op de vragen die hij heeft gesteld. Hij refereert aan het optimisme ten aanzien van de grondexploitaties waar al naar verwezen is en vraagt of er een mogelijkheid is om met elkaar een nadere verdieping te maken hoe grondexploitaties tot stand komen. Wethouder Marchal antwoordt dat één en ander bij de grondexploitaties uitgebreid aan de orde kan komen. De heer Taute (PCG) informeert waar de accountant zich op baseert als hij stelt dat het optimistisch is. De heer Schumer antwoordt dat gekeken is naar de ontwikkeling van het aantal inwoners van Wijk bij Duurstede en de prognoses in huishoudens. Dit levert spanning op kijkend naar het aantal woningen dat is ingeboekt. De grondexploitaties worden benaderd vanuit verschillende invalshoeken. Wijk bij Duurstede heeft in de afgelopen jaren best wat woningen verkocht, maar de komende jaren worden kritische jaren. Als de prognoses niet gehaald worden, kan dit enorme financiële gevolgen hebben. Wethouder Marchal vult aan dat de woonvisie niet actueel is. De heer Taute (PCG) begrijpt dat voorgesteld wordt dat het auditoverleg overlegt met de accountant. Hij zou vanuit de raad graag meer tijd besteden aan de beleidsmatige kant met het college. Oordeelsvorming De gespreksleider concludeert dat het stuk wordt geagendeerd ter besluitvorming in de raadsvergadering van 10 juni a.s. zonder debat. De fractie van het CDA heeft aangegeven te willen debatteren over het doorschuiven van kosten met betrekking tot de organisatie. Fracties hebben wel de mogelijkheid om een stemverklaring af te leggen. Mevrouw Van Middelkoop geeft een uitleg met betrekking tot financiën. Als er behoefte is aan nadere uitleg kan er altijd een afspraak gemaakt worden zodat er dieper op de materie ingegaan kan worden. In de Gemeentewet is vastgelegd dat gemeenten jaarlijks een begroting opstellen. In het BBV is de regelgeving voor de begroting opgenomen. Beleidsnota’s die van Voorbespreking Jaarrekening en Jaarverslag 2013, 27 mei 2014
5
toepassing zijn worden aan de raad voorgelegd. De Provincie heeft onlangs een nieuw beleidskader vastgesteld. De Provincie stelt jaarlijks de richtlijnen voor de begroting op en toetst daar vervolgens op. In het ergste geval kan een gemeente onder toezicht geplaatst worden. De raad moet erop toezien dat de begroting in evenwicht is en dient een drietal verordeningen vast te stellen (artikel 212, artikel 213 en artikel 213a). Zij gaat in op de rol van de raad. De raad stelt de kaders en daarnaast is er de controlerende rol. De kaders worden voorafgaand aan de begroting vastgesteld. Aangaande de controlerende rol noemt zij de controle-instrumenten (beleidskaders, verordeningen, controle, verantwoording). Daarnaast wordt er verantwoording afgelegd in voorjaarsnota en najaarsnota en vervolgens komt één en ander terug bij de jaarrekening voorzien van een controleverklaring van de accountant. Zij somt de verplichte paragrafen op die in de programmabegroting opgenomen dienen te worden. De programmabegroting dient structureel in evenwicht te zijn. Structurele uitgaven moeten gedekt worden door structurele inkomsten. Zij gaat in op de inkomsten van de gemeente. Het grootste gedeelte komt vanuit het gemeentefonds. Over de algemene uitkering hoeft geen verantwoording afgelegd te worden. Deze mag vrij besteed worden. Als het Rijk moet bezuinigen daalt de algemene uitkering. De afgelopen jaren was de algemene uitkering steeds onderhevig aan grote fluctuaties. De integratie-uitkering wordt overgeheveld naar de algemene uitkering. De WMO is hier een voorbeeld van. Specifieke uitkeringen zijn geoormerkt en moeten besteed worden aan bepaalde taken. Als het geld niet wordt gebruikt, moet het terug naar het Rijk. Zij noemt afsluitend de eigen financiële middelen (OZB, toeristenbelasting, hondenbelasting, precariobelasting, et cetera) en gaat in op de uitgaven van de gemeente. Allereerst de wettelijke taken (inzamelen en afvoeren afvalwater, afvalstoffenheffing, kosten onderwijshuisvesting). Daarnaast de niet wettelijke taken (sport, cultuur, grondexploitaties). De gespreksleider biedt gelegenheid om vragen te stellen. De heer Van Bochove (geen idee welke fractie) wijst op de geoormerkte doeluitkering van het Rijk en vraagt of er een voorbeeld gegeven kan worden. Mevrouw Van Middelkoop antwoordt de uitkering voor de uitvoering van de WWB die niet terugbetaald hoeft te worden en noemt vervolgens als voorbeeld de melding voortijdig schoolverlaters en bestrijding verkeerslawaai. Eén en ander is opgenomen in de SISA-bijlage. De gespreksleider bedankt mevrouw Van Middelkoop voor haar heldere presentatie. Hij bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de voorbespreking.
Toezeggingen: Er zijn geen toezeggingen gedaan.
Voorbespreking Jaarrekening en Jaarverslag 2013, 27 mei 2014
6
