RR. Evaluatie subsidiebeleid Naar eigen vermogen

Evaluatie subsidiebeleid “Naar eigen vermogen”

INT09.0024/RR

Leeswijzer In deze notitie staan de resultaten van de uitgevoerde evaluatie naar de uitvoering van het op 1 januari 2004 in werking getreden subsidiebeleid “Naar eigen vermogen”. Op basis van dit subsidiebeleid is eveneens per 1 januari 2004 de Algemene Subsidieverordening voor de gemeente Brummen (verder te noemen: ASV) in werking getreden. Met de evaluatie van het subsidiebeleid is ook de werking en uitvoering van de ASV geëvalueerd. In de navolgende paragrafen wordt allereerst aangegeven wat de uitgangspunten van het nieuwe subsidiebeleid zijn geweest. Daarna volgen paragrafen over doel, uitvoering en respons van/op de evaluatie. Na het benoemen van enkele algemene conclusies uit zowel de evaluatie onder verenigingen en andere organisaties, als de evaluatie in de gemeentelijke organisatie, volgen dan de uitwerkingen van een 9-tal specifieke onderwerpen uit de evaluatie. Waar dit tot aanbevelingen leidt, zijn die per onderwerp benoemd. Deze aanbevelingen zijn in de laatste paragraaf nog een keer allemaal onder elkaar gezet. De notitie sluit af met een tweetal bijlagen. De eerste bijlage is een overzicht van vragen en antwoorden uit de evaluatie onder verenigingen en andere organisaties. De tweede bijlage beschrijft de situatie in omliggende gemeenten met betrekking tot subsidiëring van lokale afdelingen van landelijke organisaties.

Gemeente Brummen, Evaluatie subsidiebeleid , april 2009 INT09.0024/RR

1

Inleiding Op 19 december 2002 stelde de gemeenteraad het subsidiebeleid “Naar eigen vermogen” vast. Met dit nieuwe subsidiebeleid zorgde de raad voor een ingrijpende wijziging in het tot dan toe bestaande subsidiebeleid. Bij de vaststelling van het nieuwe subsidiebeleid werd afgesproken om dit nieuwe beleid eind 2008 te evalueren. Eind 2005 vond al een tussentijdse evaluatie plaats. De resultaten daarvan zijn in het voorjaar van 2006 aan de gemeenteraad aangeboden. De raad vond hierin geen aanleiding om het in 2002 vastgestelde subsidiebeleid bij te stellen.

Uitgangspunten subsidiebeleid Voor alle duidelijkheid volgen hieronder nog een keer de uitgangspunten van het te evalueren subsidiebeleid: 1. de gemeente dient maatschappelijk van belang geachte activiteiten en ontwikkelingen te ondersteunen of in stand te houden, die anders niet of onvoldoende van de grond komen; 2. de gemeente waardeert de activiteiten en initiatieven vanuit het maatschappelijk middenveld c.q. de (vrijwilligers)organisaties op het terrein van welzijn 3. de gemeente vervult een ondersteunende rol in het zoeken naar oplossingen bij knelpunten en vraagstukken bij de diverse organisaties en heeft daartoe een budget 4. de (nieuwe) regeling moet in alle opzichten helder, eenduidig en eenvoudig zijn, zowel naar de subsidiegever als naar de subsidie ontvanger toe. 5. Eventuele indexering vindt plaats volgens het algemene loon- en prijsindexcijfer voor de gezinsconsumptie van alle huishoudens volgens het CBS 6. een sluitende exploitatie is (in eerste aanleg) een verantwoordelijkheid van de instelling. De gemeenteraad heeft aangegeven alleen subsidie te verstrekken aan organisaties, die activiteiten verrichten die van belang zijn voor de Brummense samenleving en die zonder subsidie niet van de grond zouden komen.

Doel evaluatie De uitgevoerde evaluatie van het subsidiebeleid gaat over de totale periode vanaf de invoering in het subsidiejaar 2004 tot en met het subsidiejaar 2008. De tussentijdse evaluatie in 2005 wordt in de totale evaluatie meegenomen. De evaluatie moet antwoord geven op de vraag of het doel van het nieuwe subsidiebeleid is gerealiseerd en of daarbij gehanteerde uitgangspunten reëel en uitvoerbaar zijn gebleken. Tevens dient de evaluatie om te beoordelen of het huidige subsidiebeleid moet worden bijgesteld of kan worden gecontinueerd.


2

Uitvoering evaluatie; 1. extern onder verenigingen en andere organisaties Aan de organisaties die subsidie ontvangen, maar ook organisaties waarvan het verzoek is afgewezen, is een evaluatieformulier toegezonden. In totaal zijn 146 brieven met vragenlijsten verstuurd. In de begeleidende brief is de medewerking van de organisaties gevraagd. Naast het vragenformulier is de brief voorzien van een toelichting, waarom de evaluatie werd gehouden. De vragen van de huidige evaluatie kwamen overeen met de vragen zoals die in 2005 aan de organisaties zijn gesteld. Dit om vergelijkingen te kunnen maken tussen de resultaten van de beide evaluaties. De brief aan de organisaties is verstuurd op 11 juni 2008 en de organisaties is verzocht om de evaluatieformulieren voor 25 juli 2008 ingevuld terug te sturen. Voor de terugzending was een antwoordenveloppe bijgevoegd. 2. intern binnen de gemeentelijke organisatie Naar de ervaringen bij de uitvoering van het subsidiebeleid zoals dat in 2002 is ingezet, is ook binnen de gemeentelijke organisatie navraag gedaan. De evaluatie spitste zich hierbij vooral toe op de ervaringen ten aanzien van het beleidsuitgangspunt dat de (subsidie)regeling helder, eenduidig en eenvoudig moet zijn. Daarnaast zijn ook ervaringen op andere beleidsuitgangspunten meegenomen, die gedurende de periode 2004-2008 zijn opgedaan met het werken met het subsidiebeleid. Voor de interne evaluatie zijn uitvoerders van het subsidiebeleid bevraagd. Ook de juridische ervaringen zijn in de evaluatie verwerkt.

De respons op de externe evaluatie Uiteindelijk zijn 70 ingevulde formulieren teruggestuurd. Omdat de evaluatie zich deels afspeelde tijdens de zomervakantie, zijn ook de formulieren die tot 2 weken na de sluitingsdatum zijn ontvangen nog meegenomen in deze evaluatie. Met 146 verstuurde formulieren, is percentage teruggestuurde formulieren 47,9%. Bij de tussentijdse evaluatie in 2005 zijn destijds 142 formulieren verstuurd, waarvan er 80 werden terugontvangen (56,3 %). De 70 teruggestuurde formulieren vormen de basis voor de evaluatie 2008. Dat zijn er minder dan in 2005, maar uit de ontvangen reacties hebben wij de overtuiging dat kritische organisaties wel van de gelegenheid om te reageren gebruik hebben gemaakt. Wij menen daarom dat een evaluatie op basis van de ontvangen reacties voldoende verantwoord kan worden uitgevoerd.


3

Conclusies vooraf

1. uit de evaluatie onder verenigingen en andere organisaties Er zijn op diverse vragen en onderdelen op- en aanmerkingen gemaakt. Veel van die op- en aanmerkingen staan op zich. Slechts op een enkel onderdeel is er sprake van meerdere gelijke inhoudelijke opmerkingen. Hierdoor kan de conclusie worden getrokken, dat over het algemeen het bestaan van de subsidieverordening en de subsidiebeleidsregels goed bekend is. Met een percentage van 94% is het voor de organisaties ook voldoende duidelijk wat de procedures volgens de subsidieverordening en de subsidiebeleidsregels zijn. Ten opzichte van de tussentijdse evaluatie valt hier op, dat nog slechts enkele opmerkingen zijn gemaakt over de procedure. Met name gaat het dan om de naleving van termijnen. Ook de bekendheid van de organisaties met de Vrijwilligerscentrale laat nog te wensen over. De bekendheid met de Vrijwilligerscentrale is wel verbeterd, maar hier ligt nog een taak. Met het inzetten van het huidige subsidiebeleid is de nadruk voor de ondersteuning aan organisaties verlegd van de financiële ondersteuning (subsidie) naar het bieden van concrete steun aan organisaties, door het instellen van de Vrijwilligerscentrale (voorheen het Vrijwilligerssteunpunt en het Lokaal Ondersteuningspunt Sport en Spel). Vanuit de Vrijwilligerscentrale wordt ondersteuning aangeboden, in de vorm van deskundigheidsbevordering, concrete activiteiten, de vrijwilligers vacaturebank etc.. 2. uit de evaluatie in de gemeentelijke organisatie Eén van de uitgangspunten van het nieuwe subsidiebeleid was, dat de regeling in alle opzichten helder, eenduidig en eenvoudig moest zijn, zowel naar de subsidiegever, als naar de subsidie ontvanger toe. Uit de interne evaluatie zijn met name zaken naar voren gekomen, die betrekking hebben op de Algemene Subsidieverordening en de Subsidiebeleidsregels, zoals die jaarlijks door het college worden vastgesteld. Daarbij is aandacht gevraagd voor de reikwijdte van de huidige ASV, het al dan niet opnemen van Awbvoorschriften in de verordening en de wenselijkheid van zogenaamde “kan”-bepalingen. Verder zijn suggesties gedaan om de vorming van reserves en voorzieningen op actualiteit te toetsen, het gebruik van rekening- en verantwoordingsformulieren voor te schrijven en mogelijke vereenvoudiging van regels en voorwaarden verder te onderzoeken. Ook werd in de interne evaluatie de vraag opgeworpen of de ondergrens van € 10.000,00 voor de verplichte accountantsverklaring bij subsidies niet opgetrokken zou moeten worden. In de externe evaluatie is hierover ook een opmerking gemaakt. Op de volgende pagina’s in deze evaluatie komen wij hier op terug.


4

Hieronder wordt nader ingegaan op de diverse vragen en opmerkingen, waarbij tevens aanbevelingen worden gedaan. 1. De statutaire vestigingseis versus subsidiëring lokale afdelingen landelijke organisaties. Net als bij de tussentijdse evaluatie zijn er opmerkingen gemaakt over de voorwaarde van statutaire vestiging. Vooral door besturen van lokale afdelingen van landelijke organisaties wordt het subsidiebeleid hierdoor als niet rechtvaardig ervaren. De gestelde eis van statutaire vestiging in de gemeente Brummen om voor subsidie in aanmerking te komen, speelt een cruciale rol bij de beoordeling van een subsidieaanvraag. De lokale afdelingen zijn geen zelfstandig functionerende organisaties, zijn dus niet statutair gevestigd in de gemeente en voldoen daarmee niet aan de eisen om voor subsidie in aanmerking te komen. Overigens is de eis van statutaire vestiging niet zo hard, als men suggereert. Indien het gaat om een organisatie die activiteiten uitvoert, waarin niet op een andere wijze wordt voorzien, dan kan het college besluiten van die eis af te wijken. Onderscheid men zich door een uniek aanbod, dan is subsidie dus wel degelijk mogelijk, ook al is de organisatie niet statutair in onze gemeente gevestigd. De Insteek voor deze beleidslijn was dat de beperkte financiële middelen ten goede moesten komen aan de inwoners van de gemeente. In gesprekken met vertegenwoordigers van lokale afdelingen van landelijke organisaties is ook meermalen gesproken over de statutaire vestigingseis in onze gemeente ten opzichte van omliggende gemeenten. In dat kader hebben wij bij onliggende gemeenten geïnventariseerd hoe daar wordt omgegaan met subsidiëring van lokale afdelingen van landelijke organisaties . De gehouden inventarisatie onder buurgemeenten leert, dat met subsidiëring van lokale afdeling van landelijke bonden divers wordt omgegaan (zie bijlage 2). Niet in elke gemeente geldt voor het verkrijgen van een subsidie (welke vorm dan ook) de eis van statutaire vestiging, zoals die in de gemeente Brummen is vastgelegd. Zutphen kent geen statutaire vestigingseis, maar er wordt geen subsidie verstrekt aan lokale afdelingen van landelijke organisaties. Uitsluitend aan het overkoepelend orgaan van samenwerkende ouderenbonden. De andere benaderde buurgemeenten kennen wel op de één of andere wijze aan lokale afdelingen een subsidie toe. Dat kan een enkele organisatie zijn, zoals in Bronckhorst (wel statutaire vestiging, maar uitzondering voor de gehandicaptensport) en in Lochem (geen statutaire vestiging maar alleen subsidie van de lokale afdeling van de ANBO op basis van oude rechten). In Doesburg bestaat geen statutaire vestigingseis en is er geen beperking in subsidiëring van afdelingen van landelijke organisaties. De gemeente Voorst kent wel de statutaire vestigingseis, maar heeft in de beleidsregels voor ouderenwerk een uitzondering voor ouderenbonden vastgelegd. De gemeente Rheden kent wel de statutaire vestigingseis, maar wijkt hiervan af als de afdeling is aangesloten bij een landelijke organisatie en een eigen huishoudelijk reglement heeft. De gemeente Apeldoorn kent voor organisaties op het gebied van sport en cultuur wel de statutaire vestigingseis, maar voor de ouderenbonden niet. Apeldoorn verstrekt aan de lokale afdelingen verschillende subsidiebedragen. Een voorstel om tot één subsidiebedrag te komen bleek politiek/bestuurlijk niet haalbaar. Conclusie uit deze inventarisatie is dat alle gemeenten er dus verschillend mee omgaan. In de uitwerking lijkt de handelwijze van Zutphen het meest op het effect van de behandeling in onze gemeente. Verschil is, dat in onze gemeente de statutaire vestigingseis wel bestaat. Effect is dat in beide gemeenten het koepelorgaan van de samenwerkende ouderenbonden wordt gesubsidieerd en niet de afzonderlijke lokale afdelingen. Het gegeven, dat lokale afdelingen van landelijke organisaties geen subsidie ontvangen betekent niet dat het werk dat men doet niet gewaardeerd wordt. Om die waardering wel met een subsidie te kunnen onderstrepen, gaat het naar ons idee te ver om de statutaire vestigingseis in zijn algemeenheid dan maar te laten vervallen. Uiteindelijk kan van de mogelijkheid gebruik gemaakt worden om in bijzondere gevallen van de betreffende bepaling van de ASV af te wijken. Het benoemen van de bijzonderheid van de activiteiten van specifiek genoemde lokale afdelingen lijkt hierbij een mogelijkheid. Een werkwijze die lijkt op die in de gemeenten Voorst en Apeldoorn. In de beleidsregels kan de benoeming van die bijzondere geGemeente Brummen, Evaluatie subsidiebeleid , april 2009 INT09.0024/RR 5

vallen worden vastgelegd, waarbij ook de jaarlijkse vaststelling van de beleidsregels enige flexibiliteit biedt. Gevolg hiervan kan wel zijn, dat meerdere lokale afdelingen van landelijke organisaties een verzoek zullen doen om als “bijzonder” te worden aangemerkt. Aanbeveling 1 In de subsidiebeleidsregels uitvoeringsrichtlijnen opnemen met betrekking tot de mogelijkheid om af te wijken van de statutaire vestigingseisen zoals die in de ASV zijn vastgesteld. Daarmee mogelijk makend om de waardering voor de activiteiten van lokale afdelingen van landelijke organisaties te onderstrepen door deze lokale afdelingen in aanmerking te laten komen voor een waarderingssubsidie.

2. Aanvraag waarderingssubsidie De procedure voor de aanvraag van de waarderingssubsidie is in onze beleving vrij eenvoudig. Toch is er bij de schriftelijke evaluatie aangegeven dat de aanvraag en verstrekking eenvoudiger zou mogen. Wij hebben de bestaande procedure nog eens doorgelicht. Uit die doorlichting komen een aantal punten, die de totale aanvraag en verstrekking van de waarderingssubsidie nog eenvoudiger kunnen maken. Allereerst is er het aanvraagformulier dat jaarlijks ingevuld moet worden. Naast enkele variabele gegevens, gaat het deels ook om gegevens die maar beperkt wijzigen. Wij stellen daarom voor om de bekende gegevens op het formulier van de betreffende aanvrager te vermelden. Daardoor hoeft de aanvrager alleen nog de variabele gegevens en de wijzigingen op de bekende gegevens door te geven. Ten tweede is de inleverdatum van 1 april in het verleden voor veel aanvragers lastig gebleken. Toch is er over de afgelopen jaren een zekere gewenning ontstaan bij de aanvragers. Het aantal aanvragen dat te laat binnenkomt wordt ook steeds minder. De inleverdatum is deels gebaseerd op de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht en gedeeltelijk om tijdig de financiële consequenties voor het betreffende (begrotings)jaar in beeld te hebben. Wij zijn ervan overtuigd, dat het stellen van een datum altijd kan leiden tot een overschrijding, of dat nu 1 april, 1 juli of 1 oktober is. Wij constateren een gewenning bij de aanvragers, nu al 5 jaar achtereen 1 april als inleverdatum wordt gehanteerd. Naast de voorgestelde vereenvoudiging van het aanvraagformulier, hebben wij de mogelijkheid onderzocht om de waarderingssubsidie niet meer jaarlijks, maar voor meerdere jaren achtereen te verlenen. De Algemene wet bestuursrecht spreekt over het verlenen van subsidie voor een bepaald tijdvak. De ASV kent niet de mogelijkheid voor het verlenen van meerjarige waarderingssubsidies. Met het instellen van de waarderingssubsidie heeft de gemeenteraad in 2002 besloten uitdrukking te geven aan het feit dat het organiseren van activiteiten door verenigingen wordt gewaardeerd. Verenigingen werden daarbij geacht niet langer afhankelijk te zijn van een jaarlijkse gemeentelijke bijdrage. De hoogte van de waarderingssubsidie is daarop ook vastgesteld. Gelet op de aard en de hoogte van de waarderingssubsidie, de vraag om verdere vereenvoudiging van de procedures rond de afhandeling van waarderingssubsidies en het verminderen van ambtelijke inzet rond subsidieverlening, zien wij in de mogelijkheid van een meerjarige waarderingssubsidie een antwoord om aan die vragen tegemoet te komen. Om een meerjarige waarderingssubsidie te kunnen introduceren, moet de ASV wel worden aangepast. Voor de ambtelijke organisaties betekent een en ander een vermindering van activiteiten Met het oog op de voorgestelde vereenvoudigingen en dan vooral door het langere tijdvak waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, is volgens ons een wijziging van de uiterste aanvraagdatum (1 april) minder urgent. Er moet een redelijke termijn zijn tussen start van het subsidietijdvak en de aanvraagdatum. Binnen die termijn moeten aanvragen worden afgehandeld. Met de huidige aanvraagdatum van 1 april, hebben aanvragers voor 1 juli al een subsidiebeschikking ontvangen voor de komende periode van 1 kalenderjaar of - zo daartoe wordt besloten - het eerstkomende tijdvak van 4 kalenderjaren. In dat kader opteren wij er dan voor om telkens een tijdvak vast te stellen, bijvoorbeeld het tijdvak 2011 tot en met 2014. Nieuwe aanvragen die later worden ingediend, worden dan toegekend tot uiterlijk 2014. Voorbeeld: een aanvraag wordt op 10 maart 2012 ingediend en leidt bij toekenning tot een beschikking voor het tijdvak Gemeente Brummen, Evaluatie subsidiebeleid , april 2009 INT09.0024/RR

6

2013-2014. Daarmee vervallen alle verstrekte waarderingssubsidies op dezelfde einddatum. In het andere geval ontstaat een meer foutgevoelige administratie door de wisselende einddata/vervaldata en nieuwe aanvraagverplichtingen. Aanbeveling 2 Het aanvraagformulier voor het aanvragen van een waarderingssubsidie vereenvoudigen door het formulier te voorzien van al bekende gegevens. Aanbeveling 3 De waarderingssubsidie in de toekomst voor een bepaald tijdvak (bijvoorbeeld 4 jaar) verlenen en de subsidieverordening hiertoe aanpassen. Aanbeveling 4 De bestaande inleverdatum voor de waarderingssubsidie handhaven op 1 april.

3. Indieningsdatum instandhoudings- en budgetsubsidie Anders is het gesteld met de indieningsdatum voor de organisaties die in aanmerking komen voor een instandhoudings- of budgetsubsidie. Ook deze organisaties moeten voor 1 april de subsidieaanvraag voor het komende jaar indienen. Om een goed onderbouwde aanvraag te kunnen doen, is het zaak dat die organisaties kunnen beschikken over de jaarcijfers van het voorbije jaar. Daardoor moet al een tijdvakverschil van 2 jaar tussen jaarrekening en in te dienen begroting worden verwerkt. In het eerste kwartaal van het actuele jaar moeten de gegevens van het voorbije jaar dan al beschikbaar zijn. Wij begrijpen, dat dit tot grote druk op die organisaties leidt en dat een verlenging van die indieningstermijn tot een beter onderbouwde subsidieaanvraag en -afrekening zal leiden. Daarbij speelt ook mee, dat veel van die organisaties met een vrijwilligersbestuur werken. Een gedifferentieerde indieningstermijn is op basis van de Algemene wet bestuursrecht ook mogelijk. Kiezen voor de indieningsdatum van 1 juni biedt organisaties meer ruimte en past ook binnen de voorbereiding van de jaarlijkse gemeentebegroting. De ASV zal hiervoor wel aangepast moeten worden. In de inventarisatie onder de buurgemeenten is ook de vraag gesteld of men gebruik maakt van de mogelijkheid om meerjarige subsidies te verstrekken. Op basis van de huidige verordening is dat in de gemeente Brummen wel mogelijk. Er wordt echter geen gebruik van gemaakt. Wel zijn er meerjarige overeenkomsten met een tweetal organisaties (Stichting Welzijn Brummen en de Bibliotheek BrummenVoorst) afgesloten, maar daar zijn geen meerjarige subsidiebesluiten aan gekoppeld. De inventarisatie laat zien, dat het daadwerkelijk verstrekken van subsidies over een langer tijdvak dan één jaar maar in een enkele gemeente voorkomt. Op dit moment alleen nog in Doesburg en Zutphen. In Doesburg geldt daarbij de voorwaarde, dat er ook een meerjarig convenant tussen de betreffende organisatie en de gemeente moet zijn. Ook in Zutphen geldt een dergelijke voorwaarde. Daarbij werd door de gemeente Zutphen echter wel gewaarschuwd voor een mogelijke valkuil bij een meerjarige subsidie, namelijk dat men langere tijd geen contact meer heeft met een organisatie. De gemeente Apeldoorn is inmiddels weer afgestapt van de meerjarige subsidies, omdat er in onvoldoende mate financieel toezicht kon worden gehouden en raad en college bij grote organisaties een jaarlijkse controle op de financiële positie van die organisaties wilde. Daarnaast maken (rechtmatigheids)controle en regelgeving een jaarlijkse vaststelling van subsidies noodzakelijk. Voor het overige wordt er in de buurgemeenten geen gebruik gemaakt van subsidieverlening over een meerjarig tijdvak. De vraag om een subsidie over een langer tijdvak is niet uit de externe evaluatie gebleken. De wenselijkheid om toch jaarlijks met - het bestuur van - de organisatie contact te hebben, maakt ook dat de mogelijkheid voor een subsidie over meerdere jaren tot nu toe niet is geëffectueerd. Aanbeveling 5 De inleverdatum voor de instandhoudings- en budgetsubsidie aanvragen vaststellen op 1 juni en hiertoe ook de verordening aan te passen. Gemeente Brummen, Evaluatie subsidiebeleid , april 2009 INT09.0024/RR

7

4. Verplichte accountantsverklaring bij subsidie boven € 10.000,00 Bij de beantwoording is door één van de respondenten een opmerking gemaakt over de vereiste accountantsverklaring bij de subsidie-afrekening. Ook bij de interne evaluatie is hierover vanuit de ambtelijke organisatie opgemerkt, dat het drempelbedrag aanpassing behoeft. Op grond van de huidige Algemene Subsidieverordening is deze verklaring nodig bij subsidies boven de € 10.000,00. De kosten die met een dergelijke verklaring zijn gemoeid moeten door de organisaties uit het subsidiebedrag worden gedekt. Hierdoor wordt het subsidiebedrag voor een substantieel deel belast met procedurekosten en kunnen gelden daardoor niet aan het gesubsidieerde doel worden besteed. Uiteraard is een duidelijke en correcte verantwoording van bestede gemeenschapsgelden nodig. Toch kunnen wij ons vinden in de geuite kritiek. Volgens de huidige voorschriften is voor subsidies tot € 10.000,00 een verklaring van een kascommissie over de besteding van de gelden voldoende. Wij stellen voor om in de toekomst bij subsidiebedragen tot de € 50.000,00 te volstaan met een verklaring van een kascommissie en daarboven een accountantsverklaring te vragen. Ter illustratie: voor subsidies die de gemeente van het rijk ontvangt hoeft tot een bedrag van € 125.000,00 geen accountantsverklaring te worden ingediend. In het geval dat er vraagtekens zijn bij een afrekening, kan op basis van de ASV te allen tijde een onderzoek worden ingesteld. Aanbeveling 6 De verplichting om de subsidieafrekening te voorzien van een accountantsverklaring, bij subsidiebedragen boven de € 10.000,00 te wijzigen en het drempelbedrag voor de verplichte accountantsverklaring te verhogen naar € 50.000,00.

5. Reikwijdte ASV en ontwikkelen overkoepelende algemene subsidieverordening De reikwijdte van de ASV is omschreven in de toelichting bij artikel 2 van de ASV, voor de gebieden cultuur, zorg, educatie, sport, recreatie en welzijn. De titel “Algemene” subsidieverordening suggereert echter een nog bredere inzetbaarheid van de verordening. In de afgelopen jaren is ook enkele malen verwarring ontstaan, omdat de reikwijdte van de verordening een beperkende factor is voor subsidieverzoeken die niet vallen onder de genoemde gebieden. Te denken valt hierbij aan subsidieverzoeken op het gebied van (ge)bouwen, (godsdienst)onderwijs, ontwikkelingswerk, treffen van vervoersvoorzieningen, toerisme en dergelijke. In dat kader lijkt het beter om de huidige ASV om te zetten naar een subsidieverordening die aansluit op de gebieden zoals destijds bedoeld. Voor andere gebieden/werkvelden dien(t)en (een) afzonderlijke subsidieverordening(en) te worden opgesteld, om subsidieaanvragen te kunnen afhandelen. Om eenheid in de verschillende verordeningen te bewerkstelligen, is het raadzaam om boven de specifieke “werkveld”-verordeningen een centrale of overkoepelende algemene subsidieverordening te positioneren. In deze overkoepelend verordening worden de algemeen op te nemen bepalingen vastgelegd. Aanbeveling 7 De reikwijdte van de huidige “Algemene subsidieverordening gemeente Brummen” (ASV) niet aanpassen, waarbij deze een deelverordening wordt onder de overkoepelende algemene subsidieverordening (aanbeveling 8). Aanbeveling 8 Een nieuwe “Algemene subsidieverordening gemeente Brummen” (ASV) opstellen, die fungeert als overkoepelende algemene subsidieverordening. Gemeente Brummen, Evaluatie subsidiebeleid , april 2009 INT09.0024/RR

8

6. Awb-bepalingen in de verordening en de wenselijkheid van “kan”-bepalingen. Bij het opstellen van de ASV in 2002 is ervoor gekozen om bepalingen van de Awb over te nemen in de ASV. In het kader van de leesbaarheid/klantvriendelijkheid is niet in alle gevallen de letterlijke tekst overgenomen. In de uitvoering is daardoor de ervaring opgedaan, dat er door afwijkende bewoordingen onduidelijkheden zijn ontstaan. Juridisch is daarbij aangegeven, dat het voor de duidelijkheid beter is de bepalingen van de Awb in zijn geheel niet meer op te nemen in de verordening. Ook de klant (subsidieontvanger) is bij die duidelijkheid gebaat, terwijl de (ambtelijke) organisatie in de uitvoering van de verordening ook tegen de beperkingen van de (niet-identieke) tekst van de Awb in de verordening aan loopt. Dit laatste is ook van toepassing op de “kan”-bepalingen in de verordening. Door deze bepalingen is het niet altijd duidelijk wat de regels en voorwaarden zijn. Dit leidt zowel aan de kant van de subsidie-ontvanger, als bij de ambtelijke uitvoering tot onduidelijkheden. Ook zijn hier in de afgelopen periode juridische opmerkingen over gemaakt. Hiermee wordt ook niet tegemoet gekomen aan de gewenste helderheid, eenduidigheid en eenvoud van het subsidiebeleid. Om die reden kiezen we ervoor om de “kan”-bepalingen uit de verordening te verwijderen. Dit heeft overigens wel tot gevolg, dat daardoor minder afwijkingsmogelijkheden worden geboden. Helderheid en eenduidigheid prevaleren hier naar onze mening Aanbeveling 9 De huidige bepalingen vanuit de Awb verwijderen uit de verordening en ook in de toekomst niet meer in de verordening opnemen, om onduidelijkheden te voorkomen. Aanbeveling 10 De huidige verordening ontdoen van de “kan”-bepalingen, waardoor helder en eenduidig is wat met de bepalingen in de verordening wordt bedoeld.

7. Actualisering vorming reserves en voorzieningen In de ASV zijn bepalingen opgenomen, die te maken hebben met het vormen van reserves en voorzieningen door subsidieontvangers. Dit is van toepassing op de ontvangers van instandhoudings- en budgetsubsidies. In de beleidsregels is aan die bepalingen verder uitvoering gegeven. Uitgangspunt van het nieuwe subsidiebeleid was, dat gesubsidieerde organisaties niet met de ontvangen subsidies zouden overgaan tot het creëren van overmatige reserves. In de afgelopen jaren is daar ook bij de vaststelling van de subsidie streng op toegezien, wat heeft geresulteerd in het regelmatig lager vaststellen van verstrekte subsidies en de verplichting van organisaties om ontvangen subsidiegelden terug te betalen. De uitvoeringsregels over de vorming van reserves en voorzieningen zijn inmiddels 7 jaar geleden opgesteld. Tijdens de uitvoering van de regels zijn geen problemen ontstaan, die niet oplosbaar bleken. Uit de evaluatie blijkt dat de regels duidelijk zijn en deze in de uitvoering ook naar behoren werken.

8. Gebruik van rekening- en verantwoordingsformulier formaliseren In de afgelopen jaren is de uitvoering van de ASV ook aan accountantsonderzoeken onderworpen geweest. Naast de beoordeling van de jaarlijkse subsidieverstrekkingen en -afrekeningen is in overleg met de accountant inmiddels een rekening- en verantwoordingsformulier voor instandhoudings- en budgetsubsidies ontwikkeld. Dit formulier wordt met de subsidieontvanger, in het kader van de jaarlijkse verantwoording in een gesprek doorgenomen en uiteindelijk ondertekend. Het formulier maakt inmiddels deel uit van de subsidievaststelling. Het gebruik van het formulier is voor alle partijen duidelijk en geeft antwoord op de vragen en onderdelen die voor het bepalen van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van de verstrekte subsidie van belang zijn. Het formulier is door het college van burgemeester en wethouders inmiddels al vastgesteld. Het gebruik van het formulier zal in de jaarlijks vast te stellen subsidiebeleidsregels worden voorgeschreven. Aanbeveling 11 In de beleidsregels het verplicht gebruik van formulier voor de rekening en verantwoording van de instandhoudings- en budgetsubsidie vastleggen. Gemeente Brummen, Evaluatie subsidiebeleid , april 2009 INT09.0024/RR

9

9. Bekendheid met de Vrijwilligerscentrale Brummen-Eerbeek In het evaluatieformulier voor de verenigingen en andere organisaties is de vraag voorgelegd of men bekend is met het bestaan van de Vrijwilligerscentrale. Op deze vraag antwoordde 20% van de respondenten dat men niet bekend was met de Vrijwilligerscentrale. Zie hiervoor bijlage I, pagina 3. Dit percentage is vrij hoog, als wordt bedacht, dat de Vrijwilligerscentrale regelmatig nieuwsbrieven opstelt en rond stuurt . Ook worden zeer regelmatig in lokale bladen redactionele stukken en advertenties geplaatst. Toch geeft het percentage ook aan dat aandacht nodig is voor de bekendheid van de Vrijwilligerscentrale. Inmiddels zijn er na de evaluatie al twee activiteiten geweest, die een positieve invloed op de bekendheid (zullen) hebben. Met name gaat het daarbij om: a. het goed bezochte Sportcafé op 9 februari 2009 en b. de onlangs afgesloten verzekering voor alle vrijwilligers in de gemeente Brummen, waar de Vrijwilligerscentrale een rol in de informatieverstrekking en schademelding op zich heeft genomen. Verder zal in het overleg met bestuur en directie van de Stichting Welzijn Brummen nog naar meer mogelijkheden worden gekeken die de bekendheid van de Vrijwilligerscentrale verbeteren. Aanbeveling 12 In overleg met de Stichting Welzijn Brummen mogelijkheden blijven (onder)zoeken om de Vrijwilligerscentrale Brummen-Eerbeek nog meer onder de aandacht van organisaties in onze gemeente te brengen.


10

10. Samenvatting aanbevelingen Hieronder vindt u in één overzicht alle aanbevelingen die in deze evaluatie bij de verschillende onderwerpen zijn gedaan. 1.

In de subsidiebeleidsregels uitvoeringsrichtlijnen opnemen met betrekking tot de mogelijkheid om af te wijken van de statutaire vestigingseisen zoals die in de ASV zijn vastgesteld. Daarmee mogelijk makend om de waardering voor de activiteiten van lokale afdelingen van landelijke organisaties te onderstrepen door deze lokale afdelingen in aanmerking te laten komen voor een waarderingssubsidie. 2. Het aanvraagformulier voor het aanvragen van een waarderingssubsidie vereenvoudigen door het formulier te voorzien van al bekende gegevens. 3. De waarderingssubsidie in de toekomst voor een bepaald tijdvak (bijvoorbeeld 4 jaar) verlenen en de subsidieverordening hiertoe aanpassen. 4. De bestaande inleverdatum voor de waarderingssubsidie handhaven op 1 april. 5. De inleverdatum voor de instandhoudings- en budgetsubsidie aanvragen vaststellen op 1 juni en hiertoe ook de verordening aan te passen. 6. De verplichting om de subsidieafrekening te voorzien van een accountantsverklaring, bij subsidiebedragen boven de € 10.000,00 te wijzigen en het drempelbedrag voor de verplichte accountantsverklaring te verhogen naar € 50.000,00. 7. De reikwijdte van de huidige “Algemene subsidieverordening gemeente Brummen” (ASV) niet aanpassen, waarbij deze een deelverordening wordt onder een overkoepelende verordening (aanbeveling 8). 8. Een nieuwe “Algemene subsidieverordening gemeente Brummen” (ASV) opstellen, die fungeert als overkoepelende algemene subsidieverordening. 9. De huidige bepalingen vanuit de Awb verwijderen uit de verordening en ook in de toekomst niet meer in de verordening opnemen, om onduidelijkheden te voorkomen. 10. De huidige verordening ontdoen van de “kan”-bepalingen, waardoor helder en eenduidig is wat met de bepalingen in de verordening wordt bedoeld. 11. In de beleidsregels het verplichte gebruik van formulier voor de rekening en verantwoording van de instandhoudings- en budgetsubsidie vastleggen. 12. In overleg met de Stichting Welzijn Brummen mogelijkheden blijven (onder)zoeken om de Vrijwilligerscentrale Brummen-Eerbeek nog meer onder de aandacht van organisaties in onze gemeente te brengen.

Bijlagen: I

De externe evaluatie: “Antwoorden op de gestelde vragen in het kader van de evaluatie van het subsidiebeleid “naar eigen vermogen”.


11

II

Overzicht inventarisatie onder buurgemeenten, met betrekking tot subsidiëring van lokale afdelingen van landelijke organisaties.


12

RR. Evaluatie subsidiebeleid Naar eigen vermogen

Recommend Documents