Reserveringssysteem en Elektronisch Klachtenboek
[Handleiding voor Leden]
Versie
4
status:
Definitief
datum:
24 juni 2011
door:
John van Asperen
1
Inleiding.......................................................................................................................................................... 4
2
Doelstelling .................................................................................................................................................... 4
3
Wat heb je nodig ? ......................................................................................................................................... 5
4
Het Reserveringssysteem............................................................................................................................... 5
5
Schedule ......................................................................................................................................................... 7 5.1 Tabblad Dagelijks ......................................................................................................................................... 8 5.1.1
Reserveren vliegtuig....................................................................................................................... 9
5.1.2
Wachtlijst / Stand-by.................................................................................................................... 12
5.2
Reserveren instructeur ........................................................................................................................ 14
5.2.1
Wijzigen reservering .................................................................................................................... 15
5.2.2
Verwijderen reservering .............................................................................................................. 16
5.3
Tabblad Wekelijks ................................................................................................................................ 16
5.4
Tabblad Maandelijks ............................................................................................................................ 16
5.5
Tabblad Lijsten ..................................................................................................................................... 17
5.6
Tabblad Instructeurs ............................................................................................................................ 17
6
Aircraft Details ............................................................................................................................................. 18
7
Aircraft Records ........................................................................................................................................... 20 7.1
Flight records ....................................................................................................................................... 20
7.2
Maintenance records ........................................................................................................................... 22
8
Accounts....................................................................................................................................................... 22 8.1
Accounts............................................................................................................................................... 22
8.2
Transactions ......................................................................................................................................... 23
8.3
Invoices ................................................................................................................................................ 23
8.4
Mogelijkheden wijzigen en verwijderen .............................................................................................. 24
8.5
De workflow ......................................................................................................................................... 24
9
Problem Reports .......................................................................................................................................... 27 9.1
Klachten bekijken ................................................................................................................................. 28
9.2
Klachten invoeren ................................................................................................................................ 32
9.3
Klachten wijzigen of verwijderen ......................................................................................................... 32
9.4
Klachten becommentariëren ............................................................................................................... 34
9.5
Commentaar wijzigen of verwijderen.................................................................................................. 35
10
Persoonlijk................................................................................................................................................ 36
11
Log off ...................................................................................................................................................... 39
12
Afspraken en instellingen......................................................................................................................... 40
2
12.1
Instellingen ........................................................................................................................................... 40
12.2
Afspraken ............................................................................................................................................. 40
12.3
Enkele vertalingen................................................................................................................................ 41
13
Bijlage: Klachtenformulier VCT ................................................................................................................ 43
3
1 Inleiding Dit is de Handleiding van het Reserverings Systeem van de Vliegclub Twente. Aangezien een gebruiker meer kan bedenken dan kan worden voorzien, wordt het op prijs gesteld als eventuele omissies in het systeem of in deze handleiding worden gemeld bij de Penningmeester of via
[email protected]. Suggesties voor een volgende druk blijven ook altijd welkom. Deze handleiding is ook te vinden op de Homepage van de Reserveringssite onder [Documenten]:
2 Doelstelling De Vliegclub Twente heeft bij dit systeem een aantal doelen voor ogen, onder andere: • • • • • • •
Reserveren vanaf huis mogelijk maken. 24 uur/7 dagen per week bereikbaar. Goede informatie bieden over de club, de (staat van de) vliegtuigen en de Instructeurs. Last minute vliegen mogelijk maken, doordat je op de dag zelf nog voor vluchten kunt reserveren. Meevliegers zoeken, contact met clubgenoten stimuleren. Standby staan op drukke dagen. Toegankelijk op de club via Coördinatie-PC.
Daarnaast biedt ook het nieuwe elektronische klachtensysteem de volgende voordelen: • • • • • •
Altijd – ook vanaf huis - inzicht in de openstaande klachten van ieder toestel. Check wel op de club voor vertrek - altijd de laatste stand! Mogelijkheid om opmerkingen/commentaar toe te voegen bij klachten van andere vliegers. Duidelijke status van iedere klacht. Zichtbaar maken van de afhandeling en historie. Vluchtbeperkingen worden duidelijk zichtbaar in het reserveringsscherm. Alle klachten - inclusief commentaar - krijgen een eenduidige klachtnummer/versie referentie.
4
3 Wat heb je nodig ? Voor het gebruik van het reserveringssysteem heb je de volgende configuratie nodig: • • • • •
Aanbevolen browser: Internet Explorer 6.0 Cookies aan / Javascript aan Een beeldschermresolutie van minimaal 1280x1024 Bij voorkeur een ADSL of kabel internetverbinding Als browser is Firefox 1.0.2 ook getest.
Omdat het systeem toch wel wat ruimte nodig heeft, is het handig om het window te maximaliseren. Bovendien moet je het gebruik van de browser-knoppen om heen en weer te gaan tussen de schermen vermijden. Als je naar een ander scherm of ander tabblad wilt gaan klik op de menu knoppen aan de linkerkant van het scherm of op de tabs.
4 Het Reserveringssysteem Via de homepage van de clubsite (www.vliegclubtwente.nl ) kun je het Reserveringssysteem van de Vliegclub Twente benaderen. Als je klikt op de menuoptie ‘Reserveren’ in
kom je op de homepage van het reserveringssysteem. Vervolgens moet je nog wel een aantal schermen door om uiteindelijk de definitieve boeking te maken. Hieronder volgen stap voor stap de schermen die in het reserveringssysteem beschikbaar zijn.
5
Homepage Reserveringssysteem Vliegclub Twente:
Klik op ‘Members Only’ en vul in het volgende scherm je lidnummer bij Member (bijvoorbeeld: 1301) en bij Password het wachtwoord. De 1e keer dat je inlogt, is het wachtwoord ‘mixture’. Als je het wachtwoord wilt wijzigen, doe je dat bij menuoptie PERSOONLIJK (hoofdstuk 8). Als je het wachtwoord bent vergeten, kun je deze via Recover Password' opvragen. Je ontvangt dan via een email het juiste wachtwoord. Overigens moet in dat geval je e-mailadres dan wel bekend zijn bij de VCT. Klik op 'Submit' en vervolgens kom je in het welkomstscherm, waar een aantal laatste updates staan over het Systeem.
Klik op 'Continue' en je komt in de 1e van het rijtje menuopties, te weten • SCHEDULE Van hieruit vinden de boekingen plaats. Naast SCHEDULE zijn nog de volgende menuopties beschikbaar: • • • •
AIRCRAFT DETAILS PROBLEM REPORTS PERSOONLIJK LOG OFF
6
Deze worden in afzonderlijke hoofdstukken beschreven. Op alle schermen blijven de volgende delen zichtbaar: De menuopties zelf:
Over degene die is ingelogd (indien aangevinkt)
Er zijn Help-tabbladen beschikbaar die kort – in het Engels – aangeven hoe e.e.a. in zijn werk gaat. Deze tabbladen worden in deze handleiding niet apart beschreven. In deze handleiding wordt alles wat daarin voorkomt uitgelegd.
5 Schedule Vanuit SCHEDULE kan de beschikbaarheid van de vliegtuigen, instructeurs, de clubruimte en het leslokaal worden nagegaan en kunnen de reserveringen worden gedaan. Er zijn daarvoor 7 tabbladen beschikbaar: 1
Dagelijks
Hier bekijk je de reserveringen per dag en maak je nieuwe reserveringen.
2 3
Wekelijks Maandelijks
Bekijk hier de reserveringen per toestel per week. Bekijk de reserveringen per maand.
7
4
Persoonlijk
5
Lijsten
6 7
Instructeurs Help
Via tabblad Persoonlijk kun je je eigen reserveringen terugvinden. Deze moet je niet verwarren met de menuoptie Persoonlijk, links van het scherm. Zie daarvoor hoofdstuk 8. Hier heb je een overzicht van je persoonlijke reserveringen, incl. stand-by en meevliegers. Geeft een overzicht van de beschikbaarheid van de Instructeurs. Bevat in het Engels een korte uitleg over de reserveringsschermen.
Met uitzondering van de tabbladen Lijsten en Help kennen de schermen een 'Ververs'-toets. Als je daarop klikt, dan checkt het systeem of er nog interacties met de database hebben plaatsgevonden en er dus nieuwe reserveringen zijn gedaan. Belangrijk is daarom dat je geregeld op deze knop drukt, zodat je te maken hebt met de meest recente gegevens. Op dezelfde schermen vind je ook de toetsen , , en waarmee je naar de gewenste datum kunt navigeren. Overigens worden de reserveringen die liggen voor de datum van vandaag niet meer weergegeven. Op een aantal schermen kun je kiezen voor een lay-out in de vorm van een lijst of als grafische voorstelling. Hieronder volgt een beschrijving van de afzonderlijke tabbladen en hun (on)mogelijkheden.
5.1 Tabblad Dagelijks Dit tabblad geeft een overzicht van alle reserveringen van de vliegtuigen en instructeurs van vandaag. Links zie je de lijst van vliegtuigen en instructeurs. Ook de clubruimte en het leslokaal staan daarbij. De gele balk geeft de daglichtperiode (LT) aan. Daaronder vind je per vliegtuig of instructeur de eventuele reserveringen aangegeven met een balk over de betreffende tijd van de dag. Als je met je muis over de verschillende onderdelen van het scherm gaat verschijnen vanzelf de details die daarbij horen.
Voor meer details van de reserveringen zul je op de balk zelf moeten klikken. Wat voor soort reservering het is (Privé, Instructie enz.) kun je zien aan de verschillende kleuren, waarvan de verklaringen geheel links van het scherm zijn aangegeven.
8
Als je met de cursor over de callsign van de vliegtuigen gaat, verschijnen de details van de kist. Sinds de invoering van het elektronische klachtenboek in januari 2007 zie je ook per vliegtuig in rood de eventuele actuele klachten. Dit wordt verder beschreven in hoofdstuk 7. Achter de instructeurs verschijnen ook – indien opgegeven - details over bevoegdheden en type vliegtuigen waarop door betrokkene les wordt gegeven. 5.1.1 Reserveren vliegtuig Vliegtuigen kunnen alleen via het scherm Dagelijks worden gereserveerd!
Klik achter het gewenste vliegtuig met je linker muisknop op het tijdstip waarop je de reservering wil laten ingaan; houd de knop vast en sleep deze naar rechts net zolang als je de vlucht wil laten duren. Er verschijnt dan een roodomlijnde reservering. Wanneer je de linkermuisknop los laat verschijnt het scherm Reservation met de details van de gekozen reservering.
9
Bij het reserveren van een vliegtuig zal het systeem – naast het gekozen vliegtuig en tijdstippen - standaard je lidnummer en als Type vlucht Privé aangeven. Als dit scherm de juiste reservering aangeeft, klik op 'OK' en je keert terug naar het tabblad Dagelijks, waar je de boeking – nu in blauw - zult terugvinden. Wanneer de gegevens niet correct of volledig zijn, kun je in dit scherm – met uitzondering van je lidnummer – alle gegevens meteen aanpassen of aanvullen. Bij Type vlucht heb je ook de mogelijkheid te kiezen voor • •
Instructie of Examen.
Naar wens kan nog worden aangegeven of er sprake is van een IFR vlucht. Op het tabblad Details heb je de mogelijkheid nadere details over de vlucht op te nemen.
10
Je hebt de keuze aan te geven of je de reservering terugkerend is tot een bepaalde einddatum of niet, door bij de rubriek herhalen te klikken op: • • •
Geen (standaardinstelling); Dagelijks tot Wekelijks tot
Als je de vlucht wilt delen met anderen (Meevliegers/Flight sharing) kun je dat hier aangeven. Je moet dan ook wel wat nadere informatie zetten bij de Opmerkingen. Doe je dat niet dan verschijnt de melding met de vraag of je dat alsnog wilt doen. Je klikt vervolgens op 'OK' en springt automatisch terug naar het tabblad Dagelijks. De boeking is opgeslagen en de groene omlijning laat zien – ook voor anderen – dat je anderen uitnodigt mee te vliegen. Let op! Als je reserveert op de PC van Coördinatie en die is ingelogd, dan maak je eerst de reservering. Nadat je de reservering hebt opgeslagen via ‘OK’, dan verschijnt het scherm waarop je je lidnummer en wachtwoord moet opgeven alvorens je de boeking verder kunt opslaan. Wanneer je een reservering maakt, worden checks uitgevoerd: 1
Privileges
Leden kunnen reserveringen voor zichzelf maken, wijzigingen of verwijderen. Alleen Operations kan dat voor anderen doen.
2
Lidmaatschap
Nagegaan wordt of je het lidmaatschapsgeld hebt betaald.
3
Brevet / medical / Moeten geldig zijn. Op dit moment volgt alleen een herinnering. De boeking clubcheck kan wel worden gemaakt. Keuze vliegtuig Bij de keuze van het vliegtuig wordt nagegaan of je bent uitgecheckt op het type. Als je een kist reserveert, waarop je niet bent uitgecheckt dan volgt de melding dat je niet bent uitgecheckt. Je kunt de kist wel reserveren, maar alleen als instructievlucht.
4
11
5
Keuze IFR
Als je een vliegtuig kiest wat niet IFR is uitgerust, kun je IFR niet aanvinken. Als je een bestaande reservering op een IFR kist verandert naar een niet IFR kist krijg je een waarschuwing en de boeking wordt niet gemaakt. Wil je die kist toch hebben moet je het IFR vinkje weghalen.
6
Tijdstip reservering
Nagegaan wordt of de starttijd minimaal 30 minuten na het tijdstip van de reservering ligt en niet langer dan 90 dagen van te voren. Een reservering wijzigingen kan wel. Dit is bedoeld voor de gevallen dat iemand bijvoorbeeld tot 6 uur heeft geboekt, maar al om 4 uur al terug is.
7
Minimale vliegtijd
Nagegaan wordt of de reservering van start tot eind tenminste 30 minuten is.
8
Instructieblokken
Nagegaan wordt of de instructievluchten op de bloktijden worden geboekt. Alleen Operations kan hiervan afwijken.
Het is wel mogelijk per lid meer dan 1 vliegtuig te reserveren op hetzelfde tijdstip (voor evenementen, formatievluchten e.d.), maar ieder vliegtuig moet wel apart worden geboekt. 5.1.2 Wachtlijst / Stand-by Het tabblad Dagelijks biedt ook de mogelijkheid jezelf op een wachtlijst zetten wanneer de gewenste kist of instructeur op de door jou gewenste tijd niet beschikbaar is. Je komt dan op volgorde van invoer op een lijst te staan en zodra er een vliegtuig vrijkomt die voldoet aan je specificaties wordt de reservering gemaakt. Je ontvangt dan een mail of sms ter bevestiging – als deze gegevens bekend zijn.
Door op de Stand-by Reserveringknop te klikken, verschijnt er een scherm met een tabblad Reservation waar je jezelf op de wachtlijst kunt zetten.
12
Je hebt in het venster achter Vliegtuig de keuze uit: • • • •
het eerst beschikbare vliegtuig; een type; en specifieke kist of het club- of leslokaal
Op het tabblad Details kun je nog optioneel nadere wensen opgeven.
13
Op dezelfde wijze als bij eerder beschreven bij het reserveren kunnen de gegevens worden gemuteerd met 'OK', Wijzigen', 'Verwijderen' en ‘Afbreken’.
5.2 Reserveren instructeur Op hetzelfde tabblad en op dezelfde wijze als je een vliegtuig reserveert, kun je een instructeur boeken. Nadat je in het tabblad Dagelijks een instructeur hebt geboekt voor een bepaalde tijd, verschijnt er ook een detailscherm met 2 tabbladen, te weten: Reservation en Details.
Op het tabblad Reservation kun je de boeking bekijken en als deze correct is op 'OK' klikken. Eventuele aanvullingen of wijzigingen kunnen hier meteen worden aangegeven. Je kunt op het tabblad Details nog nadere informatie toevoegen:
14
Je hebt daar ook de keuze aan te geven of je de instructie terugkerend is tot een bepaalde einddatum of niet, door achter 'herhalen' te klikken op: • • •
Geen Dagelijks tot Wekelijks tot
Ook hier is het mogelijk aan te geven of je de vlucht wilt delen met anderen. Bij het boeken van een instructeur worden checks uitgevoerd: 1
Instructeur
Bij het boeken van een instructeur wordt nagegaan of hij of zij beschikbaar is. Instructeurs die op regelmatige basis komen staan op het dagschema en degenen die op afroep beschikbaar zijn niet.
2
Boeking van te voren
Tenminste 36 uur van te voren moet een instructeur worden geboekt, anders volgt een foutmelding.
Zie ook hoofdstuk 9 (Afspraken). 5.2.1 Wijzigen reservering Om een al gemaakte reservering te wijzigen klik je vanuit het tabblad Dagelijks met de linker muisknop op je eigen reservering (blauw). Het detailscherm verschijnt weer. Let op: Je kunt alleen je eigen reservering wijzigen! Klik bij het detailscherm eerst op 'Wijzigen'. Pas daarna is het dan mogelijk de wijzigingen of aanvullingen door te voeren. Klik vervolgens op 'OK' en het tabblad Dagelijks zal weer verschijnen met de gewijzigde reservering. Reserveringen in het verleden, kunnen overigens niet meer worden gewijzigd.
15
5.2.2 Verwijderen reservering Om een reservering te verwijderen volg je de stappen zoals bij wijzigen zijn aangegeven. In plaats van te klikken op 'Wijzigen', klik je dan op 'Verwijderen'. Reserveringen die zijn verlopen kun je niet meer wijzigen of verwijderen.
5.3 Tabblad Wekelijks Dit tabblad geeft een overzicht per week per vliegtuig. De reserveringen komen overeen met die op het tabblad Dagelijks. Door op het callsign te klikken kun je de week onder het betreffende vliegtuig verbergen of open klappen.
Op dit tabblad kun je geen reserveringen doen. Voordat je reserveert op het tabblad Dagelijks, kun je hier checken welke kisten er in de gekozen week vrij zijn. Een rode streep achter een dag betekent dat de kist niet beschikbaar is. Operations kan in dit tabblad een kist blokkeren (bijvoorbeeld voor onderhoud). In het Dagelijks-scherm wordt dan een rode lijn zichtbaar en de kist is niet te reserveren.
5.4 Tabblad Maandelijks Dit tabblad geeft een overzicht van de gehele maand per vliegtuig. Wanneer een dag vet is afgedrukt, dan bestaan er reserveringen voor dat vliegtuig op die dag. Als je vervolgens daarop klikt, verschijnt de betreffende dag en reservering. Op dit tabblad kun je geen reserveringen doen. Voordat je reserveert op het tabblad Dagelijks kun je checken welke kisten in de gekozen maand vrij zijn.
16
Via deze knop is het mogelijk om alle kisten of een specifieke kist te selecteren
5.5 Tabblad Lijsten Hier zijn in de vorm van een lijst al je persoonlijke reserveringen zichtbaar.
Via deze knop kun je kiezen tussen de reserveringen: • • •
Personal Share Stand-by
Je hebt op deze manier een goed overzicht van je reserveringen en kan ze dus niet vergeten. Scheelt weer uren voor de club!
5.6 Tabblad Instructeurs Op dit tabblad heb je een overzicht van de beschikbare instructeurs. Ook hier betekent een rode streep dat de instructeur niet beschikbaar is. De reservering gebeurt weer via het scherm Dagelijks.
17
Door op de naam van de instructeur te klikken kun je beschikbaarheid in de huidige week bekijken. Wil je andere weken (in de toekomst) zien, scroll dan weer door de kalender. Wil je de beschikbaarheid van alle instructeurs bekijken, klik dan op 'Expand all'. Om deze weer te sluiten klik je op 'Collapse all'.
6 Aircraft Details Naast de mogelijkheid om vliegtuigen, instructeurs, de clubruimte en het leslokaal te reserveren is de menuoptie AIRCRAFT DETAILS beschikbaar. Daarin zitten de volgende tabbladen: • • •
Tabblad Description Tabblad Weight & Balance Documentation
Het tabblad Description geeft per geselecteerd vliegtuig aan het type, de flight rules, equipment en eventuele nadere details. Hierop zijn ook eventuele actuele klachten in rood zichtbaar.
Vanuit dit tabblad kun je de details van alle kisten bekijken.
18
In het tabblad Weight en Balance (zie volgende pagina) zitten alle vaste gegevens van alle kisten.
Om voor iedere kist en vlucht de Weight and balance te laten berekenen, hoef je alleen nog maar de volgende variabele gegevens in te voeren:
Bij Fuel en – indien van toepassing - Wing tanks kun je de hoeveelheid specificeren door Specify te kiezen. Een andere mogelijkheid is te kiezen voor Full. Dan wordt automatisch – per kist – de tankinhoud weergegeven en kun je dit variabele veld erachter niet meer aanpassen. Op het tabblad Documentation kun je via de vermelde hyperlinks de verschillende boorddocumenten ophalen.
Let op! Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.
19
7 Aircraft Records De menu optie Aircraft Records heeft 2 tabbladen:
7.1 Flight records Leden kunnen een overzicht per vliegtuig of hun persoonlijke records zien binnen een opgegeven tijd spanne. Operations kan ook selecteren voor een bepaalde vlieger. De Flight Records moeten direct na de vlucht worden gevuld via het ‘Schedule’.
Klik met de linkermuisknop het planningsbalkje van uw vlucht aan. Vervolgens verschijnt het volgende venster:
Ga naar het tabblad ‘Flight Records’:
20
En klik op
Vul hier de gevraagde gegevens in. Bij Pilot kunt u óf uw lidnummer invoeren óf in het tweede veld uw naam. Bij route vult u per leg een record in. Dus als u vliegt van EHTW naar EHHO, daar landt en vervolgens terugvliegt, zijn dat 2 legs, waarvan de 1e als volgt moet worden ingevuld:
En de 2e
21
Als u niet landt op EHHO, maar bijvoorbeeld daar omkeert is de route
Vervolgens vult u de Tachometer stand in en onder ‘Engine On/Off’ de Hobbs-meterstand. Het systeem berekent vervolgens de tijden decimaal en in hr:mm. Onder ‘Fuel to be reimbursed’ kunt u aangeven of u ergens getankt en zelf betaald heeft. Dit wordt dan verrekend met u.
Onder de ‘Landing Fees, ATC charges, etc’ selecteert u ‘Landing EHTW’ en 1 stuks als u op EHTW landde. Dit aantal wordt vermenigvuldigd met € 10,- door de Penningmeester als bijdrage in de Brandwachtkosten.
Vervolgens herhaalt u dit voor alle gevlogen legs. Na het invullen van het laatste leg klikt u op en vervolgens op
.
7.2 Maintenance records
>>>> TO BE COMPLETED <<<< 8 Accounts In het reserverings systeem zit een “Flight record” registratie module en een basic “accounting” module. Het idee is dat de vlieger zoveel mogelijk informatie invult en dat Operations voornamelijk een controlerende rol heeft. Door het gehele systeem kunnen kolommen gesorteerd worden door op de titel van de kolom te gaan staan. Het rode driehoekje geeft aan in welke volgorde de kolom is gesorteerd. Het huidige systeem is gebouwd rond drie datasets: een flight record, een transactie en een invoice.
Leden kunnen in deze schermen alleen hun eigen informatie zien.
8.1 Accounts Dit is een lijst van alle leden met hun actuele financiële status.
22
8.2 Transactions Operations kan ervoor kiezen om alle transacties, openstaande transacties of transacties van een bepaald lid te zien. Klikken op een dataveld in de kolom Flight, Transaction of Invoice brengt het corresponderende details scherm op.
Met de knop ‘New’ kan Operations een nieuwe transactie voor een lid aanmaken (purchase of deposit):
Met de knop ‘Make Invoices’ voor ‘All Open Transactions’ of ‘Selected Transactions’ kan Operations Invoices genereren en vervolgens e-mailen naar de leden.
8.3 Invoices
23
Operations kan ervoor kiezen om alle invoices, openstaande invoices of invoices van een bepaald lid te zien. Met de knop ‘Mail all unsent invoices’ worden in 1x alle onverzonden invoices ge-emailed. De invoices kunnen ook per stuk ge-emailed worden. Klikken op een invoice-id brengt het detailscherm op.
8.4 Mogelijkheden wijzigen en verwijderen
Een flightrecord kan door de vlieger en operations worden gewijzigd zolang deze nog niet is approved. Leden kunnen alle flightrecords lezen, maar alleen hun eigen records wijzigen. Leden kunnen alleen hun eigen transacties en invoices zien, maar niet wijzigen. Operations kan transacties wijzigen of deleten zolang er nog geen invoice is gegenereerd. Als een transactie wordt verwijderd kan de flightrecord waarop deze is gebaseerd weer worden gewijzigd. Operations kan invoices wijzigen of deleten zolang de invoice nog niet is verstuurd. Als een invoice wordt verwijderd kunnen de transacties waarop deze zijn gebaseerd weer worden gewijzigd.
Het flight record bevat zoveel mogelijk informatie waaruit de vliegkosten kunnen worden afgeleid - vliegtuig, vlieger, start en eind tijden, gemaakte kosten. Er staat nu ook informatie in specifiek voor EHTW (landingen, lokaal of xcountry, passagiersbelasting).
Een Flightrecord wordt vervolgens omgezet in een transactie uitgedrukt in euros. De vliegkosten zijn afhankelijk van het vliegtuig, of de vlieger een urenregeling heeft of niet en de soort vlucht. Behalve de transacties die uit een flight record worden afgeleid kan operations ook andere transacties aanmaken (stortingen, extra kosten) Een invoice is een textuele weergave van 1 of meer transacties. Hiernaast bevat deze set ook informatie om een invoice te kunnen volgen.
8.5 De workflow Stap 1: de vlieger vult voor elk been van de vlucht een Flight Record in (zie 7.1). Hierin kunnen ook eventuele kosten worden gedeclareerd. Stap 2a: Operations valideert de flight record en voegt eventueel informatie toe. In dit geval is het expenses veld gewijzigd.
24
Stap 2b: Als de informatie OK is klikt operations op “Approve”. In het veld “Rate Basis” staat een keus van de tarieven die voor de vlieger van toepassing zijn. Deze tarieven staan in de. Naast de standaard tarieven kunnen hier ook andere tarieven staan (ferry, onderhoud, test, etc) ter discretie van Operations. Zodra Operations op OK klikt wordt er een transactie gemaakt.
Stap 3: Transacties kunnen desgewenst door operations worden aangepast.
Step 4: Uit transacties worden invoices gegeneerd. Een invoice bevat alle nog niet eerder gefactureerde transacties voor de vlieger.
25
De invoice wordt –na preview – door operations naar de gebruiker gemaild.
Stap 5: Zodra de betaling binnen is conform de invoice kan operations de invoice als Betaald aanmerken. Dit resulteert in een credit transactie ter waarde van de invoice en een stempel ‘Paid’ op de invoice.
26
Indien het systeem staat ingesteld op Rekening-Courant-Mode dan worden geen invoices gegenereerd, maar Account Statements die het saldo op de RC van het lid tonen. Ontvangen betalingen worden getoond.
9 Problem Reports De menuoptie PROBLEM REPORTS kent 3 tabbladen:
In het tabblad Problems kunnen alle klachten worden bekeken, ingevoerd, gewijzigd en becommentarieerd. Het tabblad Overview is een totaaloverzicht. Zoals eerder aangegeven wordt Help hier niet nader beschreven. Voordat de werking hiervan wordt uitgelegd eerst wat algemene opmerkingen. In verband met de vliegveiligheid zijn er een (wettelijke) eisen geformuleerd waaraan een klachtensysteem moet voldoen. Of dit nu in een papieren of een elektronische vorm is. Om het elektronische klachtenboek te kunnen invoeren was daarom toestemming nodig van het IVW. Het gaat te ver om alle wettelijke, internationale eisen in deze handleiding te vermelden, daarom is dit beperkt tot het noodzakelijke. Een klachtensysteem is om de (technische) problemen met een vliegtuig te onderkennen en vast te kunnen leggen, zodanig dat iedere vlieger daartoe toegang heeft. Iedere piloot zal voor vertrek altijd het elektronische klachtenboek moeten raadplegen. Aangezien systemen of energietoevoer kunnen uitvallen, zal er van de aangemelde en nog niet afgehandelde of afgesloten klachten een papieren versie beschikbaar (moeten) zijn, vergelijkbaar met het oorspronkelijke papieren klachtenboek. Om het invoeren van dit elektronische systeem zo laagdrempelig mogelijk te houden en om te voldoen aan de eis van het IVW dat vliegers klachten ook mondeling of schriftelijk moeten kunnen melden aan de balie is een leeg papieren klachtenformulier voorhanden, die - na invulling – direct dient te worden overhandigd aan Coördinatie . Zie bijlage 1. Een klachtensysteem in de luchtvaart kent een aantal stappen en/of statussen. Daarnaast zijn verschillende personen/functionarissen en instellingen bevoegd om de verschillende statussen aan te geven en/of te wijzigen.
27
In de volgende tabel zijn deze statussen en functionarissen en instellingen met hun bevoegdheden weergegeven: Status Reported
Verklaring Complaint has been reported Waiting on verification by checkpilot
Vertaling Klacht is gerapporteerd
Bevoegd is: Lid Vlieger
Wacht op verificatie door checkpilot
Not Reproducible
Checkpilot has been unable to reproduce the complaint
Klacht niet reproduceerbaar
Validationpilot (Een piloot die door de Postholder is aangewezen om klachten te verifiëren) Lid Vlieger en Validationpilot
Validated
A check pilot, maintenance or postholder has confirmed this complaint
Klacht is geverifieerd
Resolved
Solved without maintenance
Opgelost zonder dat onderhoud nodig was
Pending
Work put on hold until planned maintenance or until further in-formation is received Maintenance authorised to start repair
Klacht wordt later behandeld
Klacht in behandeling
Postholder en Maintenance
Repaired
Maintenance work has been completed
Onderhoud voltooid
Maintenance
Closed
Complaint has been closed
Klacht afgesloten
Postholder
Withdrawn
Problem has been withdrawn by author
Klacht is ingetrokken
Lid Vlieger die klacht heeft aangemeld
Superseded
A new version of the problem description has been made.
Deze versie is vervangen door een nieuwere
Postholder
Second Opinion
Active
Postholder (=degene die bevoegd is de klacht aan het onderhoudsbedrijf door te geven en verantwoordelijk is voor het budget) en Validationpilot Validationpilot (= piloot die door de Postholder is aangewezen om klachten te checken) Postholder
9.1 Klachten bekijken Om de actuele klachten van een vliegtuig te bekijken ga je naar het tabblad Problems. Selecteer het betreffende vliegtuig en de actuele klachten ervan verschijnen op het scherm.
28
Onder Description wordt een korte omschrijving gegevens van de klacht. Vervolgens de status van die klacht, de datum en het tijdstip van melding en eventuele restricties die zijn opgelegd. Restricties mogen alleen opgelegd worden door de Postholder, Maintenance en Coördinatie . Als er restricties zijn, zijn deze – in rood zichtbaar onder de kolom “Restrictions”. Wil je vervolgens de details van de klacht zien, dan klik je op de korte omschrijving onder kolom Description. De betreffende klacht wordt als volgt getoond:
Klik je op Flight condition of History dan verschijnen respectievelijk de omstandigheden waaronder de klacht is ontstaan – indien ingevuld – of de geschiedenis van de betreffende klacht. Iedere klacht heeft een hoofdnummer en aanvullingen, statuswijzigingen of commentaren krijgen een subnummer. Eén van de eisen is namelijk dat de historie van (afgehandelde) klachten bewaard blijft.
Standaard staat het scherm op . Dit zijn alle klachten die zijn gerapporteerd en nog niet zijn afgehandeld of ingetrokken. Daarnaast zijn er nog
29
.Dit zijn alle actuele klachten die nog niet zijn ingetrokken of verwijderd en . Dit zijn alle klachten die zijn ingetrokken. Om de lijst met Flight Conditions of History weer in te klappen klik je nogmaals op resp. Flight Conditions of History. Om terug te gaan naar het totaaloverzicht van de klachten van een kist, klik je op . Om het klachtenformulier zelf te bekijken en printen klik je op de knop
rechtsboven of op version:
Het klachtenformulier zelf verschijnt dan op het scherm - met het eventuele commentaar:
Het formulier kan worden geprint, via de knop Description.
. Via de knop
kom je weer in het tabblad
Tabblad Overview geeft een overzicht van alle vliegtuigen met een korte omschrijving van de actuele klachten. Dit is vooral bedoeld als een totaaloverzicht voor de Postholder, Maintenance en Coördinatie .
30
Deze lijst staat standaard ook op Daarnaast kun je ook kiezen voor:
en
en
Dit zijn de klachten die zijn verholpen, maar nog niet door de Postholder zijn verwijderd c.q. afgeboekt. De lijst kan worden gesorteerd (alfabetisch en numeriek) op de getoonde kolommen door op één van de titels van de kolom te klikken.
Klik bijvoorbeeld op Reg om te sorteren op de callsigns van de vliegtuigen. De 1e keer klikken is oplopende sortering (A-Z) of (1,2,3,..) en de 2e keer aflopend (Z-A, ….3,2,1). Voor nadere details klik je op de betreffende onderstreepte korte omschrijving.
31
9.2 Klachten invoeren Als er een probleem met een vliegtuig is geconstateerd kun je deze klacht opnemen onder menuoptie PROBLEM REPORTS, tabblad Problems. Voordat je een nieuwe klacht invoert, zul je eerst moeten bekijken of de klacht al is gerapporteerd. Zo ja, ga dan verder naar hoofdstuk 7.3 (Klachten wijzigen of verwijderen). Is er sprake van een nieuwe klacht selecteer dan het betreffende vliegtuig.
Klik vervolgens op
. Vervolgens verschijnt het volgende scherm:
De datum (Date Of Flight) staat standaard op de dag van vandaag. Vul zoveel mogelijk alle velden met relevante informatie. Als je met je cursor over de velden gaat, wordt kort aangegeven wat er ingevuld moet worden. Verplicht zijn in ieder geval Description en Details. (*). Net als bij het papieren klachtenboek, kun je maar 1 klacht per formulier invullen. Om terug te keren naar het vorige scherm klik je na invoer op 'OK' of – als je de klacht toch niet wilt opvoeren - op 'Cancel'. (N.B. De knop BACK werkt hier nog niet, maar daar wordt aan gewerkt.)
9.3 Klachten wijzigen of verwijderen Voor het wijzigen of verwijderen van een klacht geldt dat dit alleen kan door degene die de klacht heeft aangemeld en zolang de status nog op Reported staat!
32
Klik op de betreffende klacht die je eerder zelf hebt ingevoerd. Je komt dan in het volgende detailscherm.
Klik vervolgens op Edit.
Zodra je de klacht hebt gewijzigd klik je op ‘OK’ Om een eerder ingevoerde klacht van jezelf te verwijderen klik je op Delete. In dat geval wordt nog even voor de zekerheid een bevestiging gevraagd:
33
Klik vervolgens op ‘OK’ en de klacht is verwijderd. Klik op ‘ Annuleren’ als je de klacht toch niet wilt verwijderen.
9.4 Klachten becommentariëren Als een klacht reeds is opgevoerd is het mogelijk om daarop commentaar te geven, bijvoorbeeld als je nadere informatie hebt of iets over de klacht zelf hebt geconstateerd. Hiertoe is iedere vlieger bevoegd. Je klikt op het overzicht op de betreffende klacht en nadat de details zijn verschenen klik je op 'Comment'.
Vervolgens verschijnt er een scherm waarin je het commentaar kunt invoeren:
Wil je het commentaar opslaan klik dan op 'Add Comment' of op 'Cancel' als je je hebt bedacht. Het commentaar wordt vervolgens weer opgeslagen onder een nieuw subnummer en is ten alle tijde te volgenbij History, waar ieder commentaar een subnummer krijgt.
34
Of bij Details:
9.5 Commentaar wijzigen of verwijderen Als je commentaar hebt gegeven op een klacht en je wilt dit commentaar wijzigen of verwijderen dan klik je op het overzicht op de betreffende klacht. Voor het wijzigen of verwijderen van eerder commentaar geldt dat dit alleen kan door de degene die het commentaar heeft gegeven.
35
Klik voor het wijzigen op de knop “Edit” in het beige veld en vervolgens verschijnt het volgende scherm:
Selecteer in het tekstvak "Comment” de tekst die je wilt wijzigingen en nadat je de tekst hebt aangepast klik je op de knop 'Update'. Wil je tijdens het aanpassen toch liever geen wijzigingen aanbrengen klik dan op 'Cancel'. Om je eigen commentaar op een klacht te verwijderen klik je in het beige veld op Delete. In dat geval wordt nog even voor de zekerheid een bevestiging gevraagd:
Klik vervolgens op ‘OK’ en het commentaar is verwijderd. Klik op ‘ Annuleren’ als je het commentaar uiteindelijk toch niet wilt verwijderen.
10 Persoonlijk Menuoptie PERSOONLIJK kent 4 tabbladen: •
Contact
36
• • • •
Preferences Experience License Privileges
De eerste 4 zijn te muteren. Privileges zijn echter alleen te lezen en kunnen niet vanuit het systeem door een lid worden gemuteerd. Contact bevat de gegevens zoals deze vanuit de administratie van de Vliegclub bekend zijn en in het systeem zijn opgenomen.
Om deze gegevens te wijzigen of aan te vullen klik je op 'edit'. Nadat je de wijzigingen hebt doorgevoerd, klik je op 'submit'. De wijzigingen zijn dan doorgevoerd. Er wordt dan automatisch een mail gegenereerd naar de vliegclub, waarin is aangegeven dat er gegevens zijn gewijzigd. Met 'cancel' kun je eventuele wijzigingen - die je net hebt ingevoerd en nog niet hebt opgeslagen - annuleren. Op dezelfde manier als op het tabblad Contact kun je op het tabblad Preferences het reserveringssysteem naar eigen believen instellen, door bijvoorbeeld na 'edit' te kiezen voor een andere taal (Engels (= standaardinstelling), Nederlands, Frans, Duits en Haags).
37
Op het tabblad LICENSE kun je de gegevens van je brevet kwijt.
38
Het laatste tabblad van deze menuoptie geven de autorisaties aan. Wat mag je wel en wat mag je niet! De instellingen zoals die per lid zijn opgenomen zijn van invloed op eerder genoemde checks. Op dit blad kun je zelf geen wijzigingen aanbrengen. Dit gebeurt via Ledenadministratie.
Als de inhoud niet correct is, zul je dit dus met Ledenadministratie moeten kortsluiten. Als je op dit tabblad iets hebt gewijzigd, zal het scherm niet meer terugkeren. Via aanklikken van een menuoptie kun je wel naar het gewenste scherm.
11 Log off Als je de reserveringen hebt bekeken, je boekingen hebt gedaan en eventuele klachten ingevoerd, kun je via deze menuoptie de verbinding verbreken. Je komt dan terug in het Welkomstscherm en kunt deze - net als andere applicaties - afsluiten door te klikken op het kruisje in de rechterbovenhoek. Let op! Totdat je bent uitgelogd via LOG OFF blijft het systeem open staan, OOK ALS JE DE INTERNET BROWSER AFSLUIT! Zeker op een PC voor meerdere gebruikers zoals bijvoorbeeld op de club moet je er dus op letten dat je altijd “Log off” gebruikt. Na gedurende 20 minuten zonder interacties, zal het systeem zich automatisch afsluiten en zul je opnieuw je lidnummer en het wachtwoord moeten invoeren.
39
12 Afspraken en instellingen 12.1 Instellingen Het systeem is op dit moment als volgt ingesteld: 1
Langste reservering die je in het systeem kan maken:
24 uur Voor langere reizen graag even overleg met Operations in verband met het onderhoudsschema van de kisten.
2
Kortste reservering die je kunt maken
30 minuten.
3
Tot hoe ver van te voren kan je reserveringen maken. Minimum tijd van te voren waarop een reservering voor een instructeur gemaakt, gewijzigd of verwijderd kan worden .
90 dagen.
5
Minimum tijd van te voren voor het verwijderen van een reservering
0. Reserveringen mogen tot kort van te voren verwijderd worden, wel graag een reden opgeven. Je kunt geen verlopen reserveringen wijzigen of deleten
6
Clubcheck / brevet / medical
7
Instructieblokken (LT)
8
Contributie
Moeten geldig zijn. Wordt alleen een herinnering gegeven. 08:30-10:30, 10:30-12:30, 13:00-15:00, 15:00-17:00, 17:30-19:30, 19:30-21:30 Moet betaald zijn. Wordt alleen een herinnering gegeven.
4
36 uur. Voor instructie reserveringen korter van tevoren graag contact opnemen met de balie, zodat deze de instructeur kan bellen.
Bovenstaande kan door het bestuur worden aangepast en/of aangevuld. Als je wordt beperkt door bovenstaande checks en je wilt toch een reservering wilt maken, bel dan met de Penningmeester. Die kan de boeking wel voor je maken.
12.2 Afspraken Vooralsnog gelden de volgende afspraken: 1 2
Je kunt alleen je eigen reserveringen en klachten –inclusief commentaar - boeken, wijzigen of verwijderen. Operartions heeft als enige het recht om reserveringen van de leden te wijzigen. Als het betrokken lid bij de persoonlijke instellingen (Preferences) deze mogelijkheid heeft aangezet en het emailadres of telefoonnummer is bekend, wordt er meteen een mail of sms verzonden.
40
12.3 Enkele vertalingen Engels Active Cancel Classroom Closed Comment Continue Current Daily Daily until Delete Description Edit Exam/Examination Flight conditions Flight sharing Full History Instruction Instructors License Log off Maintenance Member Monthly No repeat Overview Password Pending Personal Postholder Preferences Private Privileges Problem Recover Password Refresh Remarks Repaired Report Reported Reproducible Reservation
Nederlands In behandeling Afbreken Leslokaal Gesloten Commentaar Ga door Actueel Dagelijks Dagelijks tot Verwijderen Beschrijving Wijzigen Examen Vluchtomstandigheden Meevliegers Vol Geschiedenis Instructie Instructeurs Brevet uitloggen Onderhoudsbedrijf Lid Maandelijks Geen herhaling / eenmalig Overzicht Wachtwoord Aangehouden Persoonlijk Aangewezen verantwoordelijke voor onderhoud en budget Voorkeuren Privé-vlucht Autorisaties Klacht/probleem Herstel wachtwoord Ververs Opmerkingen Gerepareerd Rapport Gerapporteerd Reproduceerbaar Reservering
41
Engels Resolved Schedule Specify Standby Submit Superseded Today Validated Validationpilot Version Weekly Weekly until Withdrawn
Nederlands Opgelost Schema Specificeer / bepaal nader Wachtlijst OK Teruggetrokken / achterhaald Vandaag Geverifieerd / nagegaan Door Postholder aangewezen checkpilot Versie Wekelijks Wekelijks tot Ingetrokken
42
13 Bijlage: Klachtenformulier VCT Na invullen dit formulier direct overhandigen aan Coördinatie ter invoer in het systeem! Toestel PHNaam vlieger:
Invuldatum en tijd:
Titel van de klacht: Omschrijving van de klacht:
Vlieg omstandigheden Datum van vlucht Tijdstip Route Plaats Hoogte Weersomstandigheden
Ondertekening vlieger
In te vullen door Coördinatie na invoer in klachtensysteem Datum/Tijd invoer: Volgnummer: Paraaf Coördinatie
43
