Realizace projektu 7.RP - externí management (vztah konsorcia s EK)
Květen 2011, Praha Seminář MANAGEMENT PROJEKTŮ 7.RP - 2. den: Jak řídit projekt financovaný ze zdrojů 7.RP Lenka Chvojková (Lepičová)
1
Struktura smluvních vztahů v projektech 7.RP Evropská komise, DG Research GRANTOVÁ DOHODA (Grant Agreement, GA)
Přílohy ke GA I, II, III, Form A, B,C,D,E
KONSORCIUM Koordinátor Konsorciální dohoda
Řešitelé (příjemci) P,R,S,T, ČR VŠ/VVI, X,Y,Z
Annex I- Popis práce projektu (Work programme), Annex II – Všeobecné podmínky GA, Annex III - Zvláštní ujednání vztahující se k typu projektu, FORM A – souhlas příjemců s přistoupením k GA, FORM B – přistoupení nových příjemců k GA, FORM C - finanční výkaz způsobilých nákladů a příjmů projektu za dané hodnotící období FORM D – certifikát finančního výkazu nebo FORM E - certifikát metodologie 2 Hradec n M. 12.9.2007
Interní x externí management Potřebné informace + Reportování EK
KONSORCIUM
GA EVROPSKÁ KOMISE
Koordinátor Partner
CA
Partner Partner
Potřebné informace + Finanční příspěvek EU
Projektový úředník EK
Finanční a technický audit (Auditor EK, OLAF, Účetní dvůr)
• Jednotliví účastníci projektu tvoří konsorcium – Interní management – Konsorciální smlouva (CA)
• Účastníci jsou ve vztahu k EK zastupováni koordinátorem (zprostředkovatel pro jakoukoliv komunikaci s EK) – Externí management – Grantová dohoda (GA) 3
Povinnosti partnerů a koordinátora Povinnosti každého partnera v projektu
Výměna informací
• informuje ostatní partnery a EK o: odpovědných osobách, změně statutu, okolnostech, které by mohli ovlivnit realizaci projektu a podmínky účasti
Reportování Evropské komisi
• poskytuje prostřednictvím koordinátora informace o průběhu řešení vlastní části projektu
Audity Zasílání finančních prostředků
• poskytne EK informace požadované v rámci kontrol a auditů •-
Specifické povinnosti koordinátora • zprostředkovatel informací • zasílá zprávy o řešení projektu EK (kontroluje je) •-
• spravuje finanční příspěvek EU 4
5
Realizace projektu - reportování a cash flow
Předkládání zpráv EK Guidance Notes on Project Reporting http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html
• Co se předkládá:
– Deliverables, milestones, use of the resources (identifikované v Annexu I) – Průběžné zprávy a Zpráva závěrečná • Do 60ti dní od ukončení každého vykazovaného období – Po obdržení finální platby (do 30ti dní) • Zpráva o rozdělení finančního příspěvku mezi účastníky projektu
• Jak se předkládá:
– prostřednictvím koordinátora, elektronicky (PP,FORCE/NEF,SESAM, email) + v tištěné podobě poštou podepsané originály: Formulář C Osvědčení o finančních výkazech (metodologii) Čestné prohlášení podepsané koordinátorem
x reportování činností koordinátorovi v rámci konsorcia 6
Průběžné zprávy: 6.RP x 7.RP
7
Povinnosti koordinátora a ostatních partnerů • Povinnosti koordinátora
– „Shromáždit“ finanční výkazy (formuláře C) a případné Osvědčení o finančních výkazech od všech partnerů – Vyplnit svůj finanční výkaz – Napsat průběžnou technickou zprávu na základě odvedené práce a informací od ostatních partnerů – Předložit (submit) průběžnou zprávu Evropské komisi – Odpovídat na otázky PO a poskytovat vysvětlení a doplnění týkající se průběžné zprávy (hl. finančních aspektů) – Sloužit jako prostředník mezi PO a ostatními partnery konsorcia
• Povinnosti účastníka (ostatních partnerů) a) finance
– Vyplnit své finanční výkazy (formuláře C) – Podepsat formulář C a zaslat jej koordinátorovi – Poskytnout osvědčení o finančních výkazech – kde je potřeba
b) vlastní řešení projektu
– Vyplnit vše o povedených aktivitách za něž daný účastník zodpovídá – buď elektronicky nebo do tabulek od koordinátora 8
Šablona pro průběžné zprávy Technická zpráva Úvodní stránka
Prohlášení koordinátora (self declaration by the coordinator) – NOVÉ Publikovatelný souhrn (Publishable summary) Cíle projektu (Project objectives) Pokrok a dosažené výsledky (Progress of work and achievements) Výstupy a milníky projektu (Deliverables and milestones tables) Project Management Informace o čerpání zdrojů (Explanation of the use of the resources) Osvědčení (Certificates) – pokud je nutné Formuláře C (Financial statements - Forms C)
9
→ Úvodní stránka
10
→ Prohlášení koordinátora • Podepisuje kontaktní osoba z instituce koordinátora uvedená v čl. 8.1 („scientific representative“!)
11
→ Publikovatelný souhrn
• V takovém stavu, aby mohlo být beze změn publikováno EK • Max. 4 stránky • Odkaz na webovou stránku projektu – tam kde je relevantní • Souhrnný popis cílů projektu, práce vykonaná od začátku projektu, očekávané konečné výsledky, potenciální dopad a využití • Vhodně doplnit grafy, fotografiemi a logem projektu • Obnovováno po skončení každého období
12
→ Cíle projektu
• Přehled cílů projektu relevantních pro dané období podle Annexu I • Shrnutí doporučení z předchozích období a jak byly vzaty v úvahu
13
→ Pokrok a dosažené výsledky
• Přehled průběhu práce – podle struktury v Annex I • Pro každý pracovní balíček (work package) – Mimo WP mamagenemt – Souhrn jak bylo dosaženo cílů a úkolů – Zdůraznit významné výsledky – Vysvětlit důvody pro odchylky od Annexu I – Důvody proč nebyly dosaženy některé cíle a časový harmonogram – Použití zdrojů (hl. plnění člověkoměsíců) – Návrh případných opatření a řešení – Co-ordination activities – komunikace mezi partnery
14
→ Výstupy a milníky
15
→ Informace o čerpání zdrojů • Vysvětlení k osobním nákladům, subdodávkám a dalším „major direct costs“ vynaloženým účastníky (např. investice, cestovné, materiál…) ve spojitosti s WP • Př.:
16
→ Osvědčení o finančních výkazech či metodologii Osvědčení o finančních výkazech (Formulář D) - Annex VII – když kumulovaný příspěvek EK o kterém ještě nebylo vydáno osvědčení ≥ 375 tis. €
• Osvědčení o metodologii (Formulář E) - Annex VII – musí být předem schváleno auditorem i EK – subjekty, které měly v 6. RP min. 8 projektů s příspěvkem EK ≥ 375.000 € apod. pro 7.RP 17
→ Formulář C • •
Annex VI GA = finanční výkaz tři části:
– – –
•
Finanční výkaz, který je vyplňován samostatně každým účastníkem projektu Finanční výkaz, který je vyplňován třetí stranou (jen pokud je použita speciální doložka ke GA č. 10) Souhrnný finanční výkaz automaticky vygenerovaný za celé konsorcium
Každý z účastníků vyplní samostatně relevantní část Formuláře C (online přes FORCE/NEF či excell sheet), koordinátor zkontroluje a zašle všechny výkazy i automaticky vyplněný „souhrnný finanční výkaz“ (online přes FORCE/NEF) a zprávy EK ta schvaluje a zasílá platbu na účet koordinátora.
18
19
20
SESAM: Reporting/Deliverables (Resources to be committed) FORCE: Financial reporting
NEF: Netogiation/Amendgemnts
21
FORCE (1) = FORM C EDITOR • Nový online nástroj pro podávání formulářů C pro DG RTD, DG ENTERPRISE, agentury (REA and ERC) • Pro vyplnění, elektronické odeslání EK, vytištění, a úpravu formulářů C v projektech 6.RP (dobrovolné) a 7.RP (povinné) • Do aplikace FORCE se uživatel dostane pomocí – ECAS (European Commission Authentication Service) – EK doporučuje používat už nyní https://webgate.ec.europa.eu/formC – Přístup do SESAM je od 15.6.09 možný pouze přes ECAS
• Přístup do FORCE má koordinátor i všichni ostatní partneři
22
FORCE (2) • Postup: 1. zaregistrovat se jako nový uživatel ECAS (všichni partneři) 2. vyžádat si přístup ke konkrétnímu projektu (koordinátor od projektového úředníka EK, ostatní partneři od koordinátora) 3. editace formuláře C (vybrat příslušné období, vyplnit a uložit) a jeho odeslání (submit) (ostatní partneři koordinátorovi ke schválení a koordinátor EK) 4. vytisknout formuláře C, podepsat a originály zaslat EK 5. pokud PO požaduje změny, nutné provést ve FORCE a opět odeslat (submit) 6. PO uzamkne období a jsou uvolněny peníze • Více informací na CORDIS: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/presentation-force_en.pdf 23
FORCE (6) • 3. Editace formulářů C a jejich odeslání EK
Zdroj: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/presentation-force_en.pdf
24
→ Finanční audit
• Kdykoliv během trvání projektu a až do 5ti let od skončení projektu • Obvykle kontrolováno více projektů organizace najednou a dodržování finančních pravidel 7. RP ale také na účetní, systémové a manažerské aspekty týkající se obvyklé praxe v organizaci – možnost zjištění systémové chyby a extrapolace
• Realizovány: – přímo auditorem EK – Evropským účetním dvorem – auditorskou firmou určenou EK (KPMG)
25
→ Technický audit
• Kdykoliv během trvání projektu a až do 5ti let od skončení projektu • Zhodnocení dosavadní činnosti v projektu za již uplynulé období na základě předložených zpráv a výsledků • Vědecké a technické hledisko – Stupeň plnění projektového plánu – Použité zdroje v závislosti na dosaženém pokroku – Metody managementu a procesy v projektu – Příspěvky jednotlivých účastníků, jejich zapojení do projektu – Očekávaný dopad a plán účastníků na užití a šíření nových znalostí
26
Děkuji za pozornost Ing. Anna Mittnerová, VŠCHT Praha,
[email protected] Ing. Lenka Chvojková (Lepičová), TC AV ČR,
[email protected]
© Technologické centrum AV ČR
27
