seminář Management projektů 7. RP
Sestavení projektového konsorcia a podávání návrhu projektu Praha, 9. května 2011
Ing. Kateřina Rakušanová
[email protected] NCP pro finanční a právní záležitosti, TC AV ČR
Sestavení projektového konsorcia
Příprava projektového návrhu
Podání návrhu projektu
Hodnocení návrhu projektu Vyjednávání s Evropskou komisí o projektu Realizace projektu
PROJEKTOVÉ KONSORCIUM, MONO-BENEFICIARY Projektové konsorcium – klíčový je správný výběr partnerů do projektu (organizací) Výjimky, kdy jsou projekty předkládány „jednotlivci“ (konsorcium tvoří jeden subjekt – tzv. mono-beneficiary)
projekty výzkumných stáží (v rámci SP Lidé),
projekty předkládané jedním výzkumníkem nebo vědeckým týmem (v rámci SP Myšlenky)
projekty Výzkumného potenciálu (v rámci SP Kapacity)
podpůrné akce (v rámci SP Spolupráce)
CESTA DO PROJEKTU 7. RP
Téma v Pracovním programu – mohu se zapojit?
Správné načasování, dostatečné kapacity v organizaci (personální, materiálové, časové, administrativní podpora, ….)
Začít včas – poradit se, konzultovat téma s NCP (viz dále)
Projektové konsorcium – důležité aspekty
Klíčové pro úspěch projektu je zvolení správných projektových partnerů
Rozložení mezi „EU 15“ a tzv. „nové členské země“
Zastoupení univerzit, MSP, výzkumných institucí, ….
Správná volba koordinátora
JAK SE ZAPOJIT DO PROJEKTU (I) Aktivní X Pasivní přístup k zapojení se do projektu
Ideálně kombinovat obojí, větší šance na úspěch
S kým spolupracuji nyní?
Stávající kontakty, vazby na výzkumná pracoviště z jiných projektů
Spojit se s těmi nejlepšími
organizace, které již úspěšně realizovaly projekty RP (CORDIS)
organizace, které jsou mezi špičkami v oboru
Kde získat kontakty?
Odborné veletrhy a výstavy
Technologické burzy (tzv. brokerage events) – konkrétní nabídky a poptávky po spolupráci
JAK SE ZAPOJIT DO PROJEKTU (II) Kde získat informace?
Informační dny (pořádaných v ČR nebo Bruselu či jinde v zahraničí) ke konkrétní výzvě (tématu)
Sledovat nabídky spolupráce na specializovaných stránkách, např.
http://www.fp7.cz/partner-search/
http://www.czelo.cz/nabidky-spoluprace/
Kontaktovat NCP (Národní kontaktní pracovník) dané tematické priority
http://www.fp7.cz/cz/narodni-informacni-pracovnici/
PARTNER SEARCH NÁSTROJE CORDIS (všechny priority) http://cordis.europa.eu/fp7/partners_en.html Ideal-Ist (ICT) http://www.ideal-ist.net/partner-search/partner-search IGLO (všechny priority) http://www.iglortd.org/services/partner.html TC AV ČR, CZELO (všechny priority)
….
http://www.fp7.cz/partner-search http://www.czelo.cz/nabidky-spoluprace/
CORDIS
HTTP://CORDIS.EUROPA.EU/HOME_EN.HTML
CORDIS – jaké informace zde najdete:
odkazy na aktuální stránky související s evropským výzkumem
kompletní informace Evropské komise k 7. RP
výzvy pro předkládání návrhů projektu 7. RP
databázi vyhledávání úspěšných projektů
odkaz na evidenci účastníků 7. RP (databáze URF)
elektronický systém podávání projektů
odkazy na sítě NCP v jednotlivých zemích (odborná pomoc v otázkách 7. RP)
všechny důležité dokumenty týkající se 7. RP
vyhledávací databázi Partners service
CORDIS
CORDIS
IGLO
Neformální skupina styčných kanceláří pro výzkum a vývoj v Bruselu
Formulář partner search
co organizace hledá / nabízí do projektu rozšířen mezi jednotlivé členy skupiny IGLO – zástupce členských států EU + zástupců Izraele, Norska, Švýcarska a Turecka
Více na http://www.iglortd.org/services/partner.html
IGLO
IDEAL-IST
Projekty tematické priority ICT (informační a komunikační technologie)
Tzv. projektové vyhledávání Organizace publikují svůj záměr, jaké aktivity chtějí realizovat a za jakých podmínek jejich „vědecká myšlenka“ je ohodnocena týmem nezávislých expertů pracujících pro Ideal-ist a je jí udělen certifikát Potenciální partneři projevují zájem o účast v konkrétním projektu http://www.ideal-ist.net/partner-search/partner-search
IDEAL-IST
NÁVRH PROJEKTU 7.RP
Výzvy k podávání návrhů projektů, obsah a struktura
Témata ve výzvách
EPSS aplikace na podávání návrhů projektů
Část A návrhu projektu
VÝZVA K PODÁVÁNÍ NÁVRHŮ PROJEKTŮ
Návrh projektu možno podávat pouze do otevřené výzvy (Call for Proposal): http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm
Výzvy jsou rozděleny do jednotlivých specifických programů
Základní informace o výzvě:
Call identifier Call Title Publication date Deadline
OBSAH A STRUKTURA VÝZVY (I)
Záhlaví výzvy
Identifikátor výzvy
Datum zveřejnění
Rozpočet
Reference na Úřední věstník EU
Specifický program
Téma
Omezení účastníků
OBSAH A STRUKTURA VÝZVY (II)
Informační balíček:
Tzv. „Call Fiche“ Pracovní programy Průvodce pro žadatele – Guide for Applicants FP7 Factsheets
OBSAH A STRUKTURA VÝZVY (III)
Odkaz na EPSS (Electronic Proposal Submission Service)
Dodatečné dokumenty
Právní základ pro realizaci projektů Další dokumenty, liší se u jednotlivých tematických priorit Kontakty na projektové úředníky EK zodpovědné za výzvu, jak zaslat pre-proposal check návrhu projektu, atp. Kde získat pomoc
Get support – kontakty na NCP v jednotlivých zemích (Build your consortium) Jak kontaktovat potenciální partnery do projektu
PŘÍPRAVA NÁVRHU PROJEKTU (I)
Klíčovou osobou je koordinátor
Komunikuje s jednotlivými partnery, dává dohromady informace
Svolává schůzky budoucích partnerů projektu (tzv. Proposal Preparation meetings), v průměru 2 schůzky za dobu přípravy
Rozdělení zodpovědností mezi partnery
koncept projektu
„nástin“ projektu
návrh projektu
měsíce -7
-3
deadline
PŘÍPRAVA NÁVRHU PROJEKTU (II)
Předchozí zapojení organizace do RP
Role organizace v projektu Koordinátor, partner, třetí strana Vedoucí pracovního balíčku (WP leader)
Celkový rozpočet projektu X příspěvek EU na projekt
Typ projektu (výzkumný, koordinační/podpůrný)
Počet partnerů v konsorciu, předchozí vazby, vzájemná komunikace
Míra zapojení do přípravy návrhu Organizace se spolupodílí na formování znění návrhu Organizace dostane přidělenou roli, činnosti, rozpočet
PŘÍPRAVA NÁVRHU PROJEKTU (III) Plánování nákladů (tzv. Indicative budget breakdown) Doporučené kategorie nákladů (přímé a nepřímé):
Režijní/nepřímé (Overheads/indirect costs)
PŘÍMÉ NÁKLADY
Osobní (Personnel costs) Cestovné (Travel and subsistance costs) Spotřební materiál (Consumables) Dlouhodobý majetek (Dubagle equipment) Subdodávky (Subcontracts) Ostatní přímé (Other direct costs)
Cestovné Spotřební materiál Dlouhodobý majetek Ostatní přímé náklady
PŘÍPRAVA NÁVRHU PROJEKTU (IV)
Letter of Intent, Memorandum of Understanding, Confidentality Agreement (Dopis o záměru)
Ve fázi přípravy návrhu projektu
Mezi budoucími partnery projektu
Ustanovení o otázkách důvěrnosti, mlčenlivosti a často i duševního vlastnictví IPR
Nezávazné a závazné části, mohou být i finanční sankce při porušení Zajištění toho, aby se důvěrné informace související s přípravou projektu nedostaly třetím stranám - „konkurenci“ Připravuje koordinátor, většinou předkládá na schůzce s budoucími partnery
ADMINISTRATIVNÍ ÚKONY Komunikace uvnitř organizace Účetní oddělení (odpisy, režijní náklady,…) Personální oddělení (sazba na člověkoměsíc, …) Vedení (nutnost spolufinancovat účast, …)
Kontaktní údaje o organizaci, právní status Pro účely vyplnění formulářů A Informace o organizaci v části B (popis partnerů projektu) Kontaktovat osobu LEARa (spravuje údaje o organizaci pro účely účasti v projektech 7. RP) První účast X opakovaná účast v projektu
EPSS – ELECTRONIC PROPOSAL SUBMISSION SERVICE (I)
Internetová aplikace na podávání projektových návrhů
https://www.epss-fp7.org Součástí každé otevřené výzvy Cordis FP7 Find a call EPSS
EPSS – ELECTRONIC PROPOSAL SUBMISSION SERVICE (II)
Do systému lze nahrávat data a měnit je – nové uložení přepíše původní verzi
Projekt není odeslán, dokud není stisknuto tlačítko SUBMIT
Hodnocena je vždy poslední odevzdaná verze!
EPSS – ELECTRONIC PROPOSAL SUBMISSION SERVICE (III) Identifikace návrhu (Proposal setup) koordinátor vyplní kontaktní údaje o své organizaci a jednotlivých partnerech Část A Koordinátor a partneři vyplní požadované formuláře
Uložení dokumentů (Upload documents) Část B návrhu projektu; vždy pouze jeden soubor ve formátu PDF Velikost souboru je určena pro konkrétní výzvu, nutno dodržet!
Přílohy – v některých výzvách (Annexes) Stejná pravidla jako pro vkládání části B Odlišný název od souboru ukládaného jako část B!
Kontrola (Validation Check) Před odeslání návrhu upozorní na chyby, varování
Odeslání návrhu (Submit proposal) Možno měnit až do uzávěrky výzvy !!!
KOORDINÁTOR
Registrace u dané výzvy (Call for Proposal), do které bude podáván návrh projektu, obdrží přihlašovací jméno a heslo do systému EPSS pro sebe a pro partnery.
Vyplní informace o projektovém konsorciu
Vyplní část A návrhu projektu
A1 – za celé konsorcium A2 – za svůj subjekt Formulář pro část B návrhu projektu – po kompletním zpracování uloží do sytému
Odesílá celkový návrh Evropské komisi – část A+B (submit proposal) Musí dodržet datum a čas uzávěrky!
PROJEKTOVÍ PARTNEŘI
Od koordinátora obdrží přihlašovací jméno a heslo do systému EPSS
Vyplní svou část návrhu projektu v systému EPSS – detaily o účastníkovi A.2
Formulář pro část B návrhu projektu – vyplní svou část, po dohodě s koordinátorem. Koordinátor uloží finální verzi za celé konsorcium do systému. Část B mohou partneři pouze stahovat, ne nahrávat.
Mohou nahlížet do celého návrhu projektu
Při podávání návrhu projektu není Evropskou komisí vyžadován souhlas statutárního zástupce organizace.
STRUKTURA PROJEKTOVÉHO NÁVRHU – ČÁST A (I)
Část A.1 – informace o návrhu projektu
Číslo návrhu projektu (Proposal number) PIC (Participant Identification Code) Zkratka (Proposal Acronym) Název (Proposal Name) Délka trvání projektu Kód výzvy Klíčová slova Abstrakt, … Část A.2 – údaje o jednotlivých partnerech Vyplňuje každý partner zvlášť
STRUKTURA PROJEKTOVÉHO NÁVRHU – ČÁST A (II)
Část A3.1 – rozpočet
Typy aktivit v projektu, osobní náklady, subdodávky, ostatní přímé náklady, nepřímé náklady, celkový rozpočet, požadovaný příspěvek EU, plánované příjmy (pokud jsou) Část A3.2 – souhrnný rozpočet projektu za všechny partnery
Návrh projektu 7. RP
Návrh projektu 7. RP
Návrh projektu 7. RP
URF – UNIQUE REGISTRATION FACILITY
Centrální registr pod správou EK – Participant Portal (PP)
Data o institucích, které se účastní projektů 7. RP Právní status, existence, kontaktní údaje, jména http://ec.europa.eu/research/participants/portal/appmanager /participants/portal
ECAS účet – European Commission Authentication Service Registrace uživatele
URF
Institucím je přidělen 9-ti místný identifikační kód, tzv. PIC (Participant Identification Code)
Jedna instituce (IČ) = jeden PIC
Použití PIC
Podávání návrhu projektu – není povinné, ale usnadní práci Negociace (vyjednávání o podmínkách grantové dohody) – povinnost mít PIC
Instituce nebude muset opakovaně prokazovat existenci a právní statut při účasti na projektech 7.RP – veškeré relevantní údaje a dokumenty jsou uloženy pod PIC, aktualizaci a správu dat provádí tzv. LEAR
LEAR (Legal Entity Appointed Representative):
Jediná osoba za instituci, jmenována statutárním orgánem Aktualizuje data v PIC a URF, komunikuje s EK Informuje výzkumníky a řešitele o PIC v rámci instituce
UŽITEČNÉ ODKAZY EPSS Helpdesk Tel. +32 2 23 33 760 (pracovní dny; 8-20 hod.) Email:
[email protected] URF https://ec.europa.eu/research/participants/urf/secure/new/p articipantRegistration.do (registrace organizace)
[email protected] (URF helpdesk)
[email protected] (centrální validační tým)
[email protected]
PROJEKTOVÝ NÁVRH formuláře A, rozpočtová tabulka
část A návrhu projektu detailní popis nákladů
část B návrhu projektu
PROJECT PROPOSAL
Děkuji Vám za pozornost. Ing. Kateřina Rakušanová
[email protected] Tel. 234 006 158 Technologické centrum AV ČR Rozvojová 135, 165 02 Praha 6
www.tc.cz
[email protected] © Technologické centrum AV ČR - NICER
