RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT PADA DINAS KEBERSIHAN DAN KEBAKARAN KOTA PANGKALPINANG
Yusika Program Studi Sistem Informasi STMIK Atma Luhur Pangkalpinang Jl. Jend Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Bangka Belitung E-mail :
[email protected]
Abstrak : Dinas Kebersihan dan Kebakaran Kota Pangkalpinang adalah Instansi yang memberikan Pelayanan Prima dalam bidang Kebersihan, Pengelolaan Sampah dan Pencegahan/Penanggulangan Bahaya Kebakaran serta menciptakan organisasi yang kuat, unggul dan dinamis guna menjawab kebutuhan masyarakat Kota Pangkalpinang. Hal ini dalam berkoordinasi pemberitahuan ataupun penyampaian agar melali surat yang akan ditunjukan kepada Kepala Dinas dan diserahkan ke bagian tata usaha untuk dimasukan sebagai laporan surat yang ada.Proses pencatatan dan laporan yang dilakukan pada Dinas Kebersihan dan Kebakaran Kota Pangkalpinang sampai saat ini masih bersifat manual. Oleh karena itu, sering terjadi kesalahan-kesalahan dalam melaksanakan proses-proses penerima data transaksi surat. Diantaranya sering terjadi kesalahan dalam penerima surat ke bagian, keterlambatan proses transaksi surat yang dirasakan terlalu lama, dan belum adanya sistem yang terkomputerisasi yang membuat proses pengolahan dan penerima surat transaksi menjadi tidak teratur, tidak efektif dan efisien.Untuk mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan suatu sistem komputerisasi Penanganan Surat yang sangat sesuai untuk mendukung kemajuan dan perkembangan Teknologi. Sehingga dapat mengatasi permasalahan atau kendala pada sistem yang berjalan saat ini. Dengan memanfaatkan sistem komputerisasi yang diusulkan ini secara baik dan benar, kemungkinan pengawasan atau kontrol terhadap Penanganan Surat menjadi lebih mudah.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Surat dan Transaksi
1
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
1.
manajemen dalam mengambil
Pendahuluan Seperti diketahui
bahwa
kegiatan administrasi akan selalu ada pada
perusahaan
besar
keputusan. b.
maupun
manfaat
perusahaan kecil. Baik itu lembaga pemerintahan
maupun
swasta.
Informasi harus relevan, ada bagi
membutuhkannya. c.
Informasi harus tepat waktu,
Kegiatan ini akan terlihat sebagai
sehingga
fungsi kantor yang menyediakan jasa
keterlambatan
informasi
dibutuhkan.
baik
untuk
keperluan
internal maupun eksternal kantor. Informasi didefinisikan
sendiri sebagai
hasil
yang
Kegunaan
tidak
ada
pada
informasi
saat
adalah
dapat
untuk mengurangi ketidakpastian di
dari
dalam proses pengambilan keputusan
pengolahan dalam suatu bentuk yang
tentang
lebih
informasi dikatakan bernilai bila
berguna
dan
bearti
bagi
suatu
keadaan.
Suatu
penerimanya yang menggambarkan
manfaatnya
suatu kejadian yang nyata digunakan
dibandingkan dengan biaya untuk
untuk
pengambilan
mendapatkan informasi tersebut.Jasa
keputusan.Sumber informasi adalah
informasi yang tersedia salah satunya
data. Data menyatakan segala hal,
antara
peristiwa atau kenyataan lain apapun
penanganan baik itu surat masuk
yang
sesuatu
yang dimulai dari surat diterima
pengetahuan yang dijadikan dasar
sampai surat ditindaklanjuti sebagai
untuk
bahan pertimbangan hingga berkas
mengandung
penyusun
pembuatan
keterangan,
meliputi
efektif
kegiatan
atau
tersebut menjadi arsip. Demikan juga
Informasi
pada penanganan surat keluar sejak
mentah
berkas berupa konsep lalu ditangani
diproses dan diolah. Informasi harus
hingga dikirim.Pada instansi atau
memenuhi beberapa kriteria, antara
perusahaan
lain :
menjadi kendala adalah penanganan
penetapan diperoleh
a.
kesimpulan
lain
lebih
keputusan. saat
data-data
terkait
yang
sering
Informasi
harus
akurat,
surat masuk, sering kali atasan
sehingga
mendukung
pihak
merasa surat yang menjadi bahan
2
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
pertimbangan
untuk
pengambilan
keputusan terselip atau hilang. Penanganan surat yang baik tentu diperlukan untuk meningkatkan kinerja instansi dalam bidang Tata Usaha. Pada Dinas Kebersihan dan Kebakaran
Kota
2003],54) pada dasarnya, sistem adalah : “Sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan” b. Konsep Dasar Informasi Data yang telah diproses atau disusun kedalam suatu format
Pangkalpinang,
lebih bearti untuk seseorang,
Penanganan surat yang dilakukan selama
ini
masih
informasi
menggunakan
penuh harapan dapat mempunyai
buku agenda. Dalam hal ini, penulis untuk
arti bagi penerimanya.
melakukan
Sehingga
Rancang Bangun Sistem Informasi
sistem
Penanganan Surat Pada Dinas
surat
tujuan,
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Sistem Informasi Teori ini menjelaskan suatu sistem,
informasi
hubungan
erat.
informasi,
dapat
ditangani lebih efektif dan efisiensi.
konsep
dan
sangat
Pangkalpinang dengan tujuan agar pengarsipan
dalam kaitannya
mempunyai
Kebersihan dan Kebakaran Kota
proses
dari
kombinasi dari data yang dengan
sistem manual dengan mencatat di
bermaksud
dibentuk
Dalam
terdapat yaitu
yang sistem
inti
dan
menghasilkan
informasi
itu
sendiri.
Sesederhana
apapun
sistem
informasi yang dikembangkan, jika bisa menghasilkan informasi
informasi,
yang
diharapkan,
maka
pengembangan sistem, perencanaan
pengembangannya
sistem
berhasil begitu pula sebaliknya
informasi,
pengembangan sistem,
sistem,
perancangan
metodologi analisis
jka
sistem,
dihasilkan
danteknologi basis data. a.
Konsep Dasar Sistem Istilah sistem bukanlah hal yang asing bagi kebanyakan orang. Menurut ([Abdul
informasi
dikatakan
tidak sesuai
dapat yang
diharapkan. c.
Konsep Sistem Informasi Dari segi etimologi, kata sistem sebenarnya berasal dari Bahas Yunani yaitu “Systema”,
3
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
yang
dalam
dikenal
Bahasa
dengan
Inggris
“systema”,
yang digunakan untuk menetapkan atau
menguraikan
yang mempunyai satu pengertian
perangkat
yaitu sehimpunan bagian atau
obyek”.
lunak
suatu
sistem
dalam
bentuk
saling
Unified Modelling Language
berhubungan secara teratur dan
(UML) adalah sebuah “bahasa” yang
merupakan
telah menjadi standar dalam industri
komponen
yang
satu
keseluruhan
untuk visualisasi, merancang dan
yang tidak terpisahkan. Dalam
arti
didefinisikan sekumpulan
dapat
mendokumentasikan sistem piranti
sebagai
lunak. UML menawarkan sebuah
luas
elemen-elemen
standar
untuk
merancang model
yang saling berhubungan dan
sebuah sistem. Dengan menggunakan
saling
UML kita dapat membuat model
bergantungan
untuk
untuk semua jenis aplikasi piranti
mencapai suatu tujuan. Menurut ([Jeffrey 2004], 12)
lunak, dimana aplikasi tersebut dapat
dapat
berjalan pada piranti keras, sistem
diartikan sebagai suatu susunan
operasi danjaringan apapun, serta
dari orang, data, proses, dan
ditulis dalam bahasa pemrograman
teknologi informasi yang saling
apapun. Tetapi karena UML juga
berkaitan untuk mengumpulkan,
menggunakan class dan operation
memproses,
dan
dalam konsep dasarnya, maka ia
menyediakan keluaran informasi
lebih cocok untuk penulisan piranti
yang
lunak
:
Sistem
informasi
menyimpan,
dibtuhkan
untuk
dalam
bahasa-bahasa
mendukung suatu organisasi.
berorientasi obyek. Notasi UML
Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek Dengan UML 2.2.1 UML ( Unified Modelling Language) Menurut ([Jeffrey 2004], 430) :
terutama diturunkan dari 3 notasi
“
Ivar
2.2
Unified
Modelling
Language
adalah satu set peragaan konvensi
4
yang telah ada sebelumnya : Grady Booch
OOD
Design),
Jim
(Object-Oriented Rumbaugh
OMT
(Object Modelling Technique), dan Jacobson
OOSE
(Object-
Oriented Software Engineering).
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
Ada masukan dan 2.2.2 Analisa Sistem Berorientasi Obyek a. Activity Diagram Activity diagram adalah teknik untuk mendiskripsikan logika
procedural,
proses
bisnis dan aliran kerja dalam banyak
kasus
([Munawar,
2005],109). Activity diagram mempunyai
persan
seperti
halnya flow chart, akan tetapi perbedanya dengan flow chart adalah aktivity diagram bisa mendukung perilaku paralel sedangkan flow chart tidak bisa.
Simbol-simbol
yang
sering digunakan pada saat pembuatan
activity
diagram
sebagai berikut : 1)
Start menggambarkan
point, awal
End
point,
menggambarkan
akhir
dikehendaki
ada 1 atau lebih transisi. b) Miracle activities Tidak ada masukan tetapi
ada
keluarannya, biasanya
proses
bisnis Jenis - jenis activities : a) Black hole activities
pada waktu start dan
point
dikehendaki ada 1 atau lebih transisi. c) Parallel activities Suatu activity yang berjalan
secara
berbarengan.
Terdiri
dari: (1)
Fork
) Mempunyai 1
atau
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
lebih
transisi keluar. Ketika ada > 1
5
dipakai
masuk dan 2
Activities, menggambarkan
bila
transisi
dari aktifitas 3)
biasanya digunakan
(percabangan
dari aktifitas 2)
tidak ada keluaran,
transisi
masuk
ke
fork
5)
yang
Guard (kunci) Adalah sebuah kondisi
sama,
benar sewaktu melewati
gabunglah
sebuah
transisi.
dengan
Digambarkan
dengan
sebuah
diletakkan diantara tanda
decision
[
point.
guard untuk menangkap
]. Tanda [otherwise]
(2) Join
suatu kondisi yang belum
(penggabungan)
terdeteksi. Setiap transisi
Mempunyai 2
dari/ke
atau
harus mempunyai guard
lebih
decision
point
yang harus konsisten dan
transisi masuk
dan
lengkap
hanya
1
overlap.
transisi
Contoh :
keluar.
x<0,
serta
x=0
tidak
dan
x>0
konsisten 4)
x<=0 dan x>=0
Decision point Digambarkan
lambang
wajik
konsisten
dengan
atau
x<0
belah
(sebuah
garis
6)
x>0
Swimlane
dari/ke decision point ).
Sebuah
Setiap transisi yang ada
mengelompokkan
harus
activity
mempunyai
cara
untuk
berdasarkan
GUARD (kunci). Tidak
actor (mengelompokkan
ada sebuah keterangan
activity
(pertanyaan) pada tengah
urutan yang sama). Actor
belah
bisa ditulis nama actor
ketupat
seperti
pada flowchart.
6
dan
bagaimana jika x=0 ?
ketupat. Mempunyai transisi
tidak
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
dalam
sebuah
ataupun sekaligus dalam
lambang
actor
(stick
figure) pada use case
d.
Swimlane
diagram.
digambar secara vertical, walaupun kadang-kadang digambar
secara
horizontal. 7)
Swimarea Ketika sebuah activity mempunyai
diagram
banyak swimlane, perlu dipikirkan
dengan
pendekatan
swimarea.
Swimarea mengelompokkan berdasarkan
activity kegiatan
didalam
use
case.
b.
Analisa Dokumen Keluaran Analisa keluaran adalah
2.2.3 Perancangan
analisa mengenai dokumen – dokumen
keluaran
yang
Use Case Diagram Use Case Diagram menggambarkan sebuah fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem dan bagaimana sistem berinteraksi dengan dunia luar. Yang ditekankan dalam Usecase Diagram adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana” sistem itu melakukannya. Sebuah Usecase merepresentasikan sebuah interaksi antara actor dengan sistem. Usecase Diagram juga menjelaskan manfaat sistem jika dilihat menurut pandangan orang yang berada diluar sistem (actor). Usecase merupakan sebuah pekerjaan tertentu, misalnya login ke sistem, meng-create sebuah daftar belanja, dan sebagainya.
Beriorientasi Objek a.
dihasilkan dari sebuah system.
Entity Relationship Diagram ( ERD ) Entity
c.
Analisa Dokumen Masukan Analisa masukkan adalah bagian
dari
pengumpulan
informasi tentang system yang sedang berjalan. Tujuan analisa masukkan adalah memahami prosedur berjalan. 7
Sistem
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
Diagram
Relationship adalah
model
konseptual mendeskripsikan antara
yang hubungan
penyimpanan.
Relationship
Entity
Diagram
digunakan untuk memodelkan
Basis data (data base)
struktur data dan hubungan Entity
adalah kumpulan dari data
Relationship Diagram, model
yang saling berhubungan satu
dapat
dengan
antar
data.
Dengan
diuji
mengabaikan
dengan
proses
Logical
komputer Record
digunakan
lunak
untuk
memanipulasinya. Sedangkan
LRS digambarkan oleh
sistem
berbasis
data
adalah
suatu
dengan nama yang unik. File
sistem
penyusunan
dan
record pada LRS ditempatkan
pengelolaan
record-record
dalam kotak. LRS terdiri dari
dengan
menggunakan
link-link diantar tipe record
komputer dengan tujuan untuk
lainnya, banyaknya link dari
menyimpan
LRS yang diberi nama oleh
serta melihat data operasional
field-field yang kelihatan pada
lengkap
kedua link tipe record.
organisasi, sehingga mampu
Tabel/Relasi
menyediakan informasi yang
kotak persegi
Tabel objek
diorganisasi
panjang dan
adalah
yang
sekumpulan
terdiri elemen secara
mempunyai
yang adress
merekam
pada
sebuah
proses pengambilan keputusan.
dari yang
kontigu,
e.
Rancangan
Dokumen
Keluaran Rancangan keluaran ini
antara satu elemen dengan elemen
atau
diperlukan untuk kepentingan
Koleksi
artinya memori yang dialokasi
d.
yang
perangkat
Structure
(LRS)
c.
lainnya,
tersimpan di perangkat keras
yang
dilakukan. b.
yang
lainnya
dimaksudkan untuk memberi
yang
gambaran mengenai keluaran
berurutan.
dari
sebuah
sistem
yang
Spesifikasi Basis Data
diusulkan. Data yang telah
Menurut ([Jogiyanto 2003], 46)
diolah menjadi informasi pada sistem ini memiliki berbagai
:
8
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
keluaran
sesuai
yang
dengan
Rancangan
UML
menyediakan dua jenis diagram
Dokumen
untuk
Masukan
melukiskan
interaksi
dengan
nyata.
tersebut
Rancangan masukan ini dimaksudkan untuk memberi
Sequence
gambaran mengenai masukan
collaboration diagram.
dari
sebuah
sistem
yang
i.
diolah menjadi informasi pada sistem ini memiliki berbagai masukan
sesuai
dengan
penggunaan sistem. Rancangan Layar Program Rancangan merupakan
tampilan
bentuk
Diagram
dan
Class Diagram Class diagram adalah suatu diagram yang melukiskan kelas yang sesuai dengan komponen-komponen yang digunakan untuk membangun aplikasi perangkat lunak.
diusulkan. Data yang telah
g.
didesain
sebelumnya.
penggunaan sistem. f.
telah
2.3 Teori Pendukung 2.3.1 Teori Surat
tampilan
Surat
adalah
Sarana
sistem layar komputer sebagai
komunikasi yang digunakan untuk
antar muka dengan pemakai
menyampaikan
yang
oleh suatu pihak kepada pihak lain.
alan
dihasilkan
dari
informasi
tertulis
sistem yang dirancang. h.
Sequence Diagram Setelah kita menentukan
2.3.2 Teori Project Execution plan
tanggung jawab dan perilaku
(PEP)
dari
dapat
Sebuah rencana eksekusi suatu
menciptakan suatu model yang
proyek sangat erat kaitannya dengan
terperinci dari bagaimana objek
estimasi biaya, dimana keduanya
tersebut
saling
saling bergantungan dan tidak akan
berhubungan satu sama lain
terpenuhi keduanya secara total jika
untuk
satu
objek,
kita
akan
menyediakan
kemampuan/fungsi
yang
terselesaikan.
ditetapkan pada setiap use case
9
diantara
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
keduanya
tidak
b.
Mengentri Data Pegawai
c.
Mengentri Data Bagian
proyek
d.
Mengentri Data Surat Masuk
konstruksi sangat berkaitan dengan
e.
Mengentri Data Surat Keluar
proses manjemen didalamnya. Pad
f.
Mengentri Data Surat Tugas
atahpan itu, pengelolaan anggaran
g.
Mengentri
2.3.3 Rencana Anggaran Biaya ( RAB) Pelaksanaan
sebuah
Data
Surat
Keputusan
biaya untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, perlu dirancang dan disusun
h.
Cetak Disposisi
sedemikian rupa berdasarkan sebuah
i.
Cetak Kartu Surat Masuk
konsep estimasi yang terstruktur
j.
Cetak Laporan Surat Masuk
menghasilkan nilai estimasi nilai
k.
Cetak Laporan Surat Keluar
rancangan yang tepat dalam arti
l.
Cetak Laporan Surat Tugas
ekonomis.
m.
Cetak
Laporan
Surat
Keputusan 3.
PENGELOLAAN PROYEK
3.1
Ruang
Lingkup
(
Scope)
3.2
Tujuan Proyek Tujuan
Proyek
proyek
ini
adalah
yang
dapat
Aplikasi
membangun
sistem
Sistem Informasi di dinas kebersihan
memberikan
informasi
dan kebakaran kota pangkalpinang
dengan
adalah proyek untuk membangun
menyurat yang terjadi di Dinas
sistem informasi penanganan surat
Kebersihan dan Kebakaran Kota
mulai dari pendataan sampai surat ini
Pangkalpinang.
diarsipkan kembali. Sistem informasi
masalah pembuatan laporan secara
yang akan dibangun tersebut diberi
otomatis
nama
demikian
Proyek
Pembuatan
rancang
Bangun
Sistem
permasalahan
oleh
berkaitan surat
-
Penyelesaian
sistem.
akan
Dengan
memberikan
Informasi Pada Dinas Kebersihan
kemudahan serta keuntungan baik
dan Kebakaran Kota Pangkalpinang.
bagi pihak instansi maupun petugas
Sistem informasi tersebut harus dapat
surat - menyurat.
: a.
Mengentri Data Instansi
10
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
3.3
Project Execution Plan
N
Proses
o
sumber
mengkoordinasikan
daya
yang
ada
1
dalam proyek agar menghasilkan 2
produk sesuai yang ditargetkan.
Project
Remar
(Softcopy/Har
k
3
Hardcopy
Softcopy
Hardcopy
Charter Software Aplikasi Laporan
3.3.1 Identifikasi Stakeholder
Type
dcopy/lainnya)
untuk
menjalankan sejumlah pekerjaan di
Deliverables
Pertanggung jawab
Tabel III.1
Manajer Proyek (Yusika)
Deliverables Check-list
Sponsor Proyek (Dinas Kebersihan dan Kebakaran Kota Pangkalpinang ) Sekretaris Proyek (Bustam)
3.4
User Sistem (Devi/P2SDM)
Analis Sistem (Anditya Octora )
Analis Bisnis ((Adrian)
Kontrol Proyek (Adri)
Penjadwalan Proyek Mendefeniskan pekerjaan yang
Admin Proyek (Chiko)
dibutuhkan
Programmer ( Teguh Pradipta)
dalam
proyek
dan
memecah-mecah menjadi pekerjaan-
Perancang Database (Mico )
pekerjaan yang lebih manageable. Pecahan
pekerjaan
menjadi
pekerjaan yang lebih dapat dikelola Gambar III.1
disebut
Stakeholder Proyek
yang
jelas
Software, jenis hardware, laporan teknis, materi training yang perlu ke
tanggung jawab.
pihak
pemberi
sebuah proyek karena membantu meningkatkan
akurasi
estimasi
waktu, biaya dan sumber daya, memberi acuan ukuran kinerja dan pengendalian
proyek,
memperjelas pertanggungjawaban kerja.
11
ruang
baik sangat penting untuk suksesnya dari
produk yang akan dihasilkan proyek.
diserahkan
defenisi
lingkup. Defenisi ruang lingkup yang
3.4.1 Identifikasi deliverables Gambaran
dengan
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
dan dalam
Berdasarkan
3.4.1 Work Breakdown Structure
Daerah ( PERDA ) Nomor 03 tahun
(WBS)
2008
3.4.2 Gantt Chart 3.5
Rencana
Anggaran
Biaya
tentang
Responsibility
Assigment
dan Kebakaran Kota Pangkalpinang adalah
3.7
Analisa Resiko(Project Risk)
wewenang
3.8
Rencana
pelayanan
Rapat
(Meeting
Instansi
yang
untuk
diberikan
melaksanakan
kebersihan
lingkungan
dan pelayanan terhadap pencegahan
Plan)
dan ANALISA
DAN
Sejarah
Singkat
Dinas
penanggulangan
bahaya
kebakaran di Kota Pangkalpinang. Seiring dengan pertumbuhan
PERANCANGAN SISTEM 4.1
dan
Susunan Organisasi Pemerintah Kota
Matrix (RAM)
4.
Pembentukan
Pangkalpinang, Dinas Kebersihan
(RAB) 3.6
Peraturan
penduduk jumlah penduduk Kota
Kebersihan dan Kebakaran
Pangkalpinang
sebagai
ibukota
Kota Pangkalpinang
Propinsi Kepulauan Bangka Belitung
Undang – undang Nomor 32
serta meningkatkanya pembangunan
Pemerintah
sektor perdagangan, industri dan jasa
Daerah sebagaimana telah diubah
yang merupakan kegiatan utama
beberapa
dengan
dikota yang berpenduduk 184.000
undang – undang Nomor 12 Tahun
jiwa maka kebersihan lingkungan
2008 dan diberlakukannya Peraturan
dan keamanan dari bahaya kebakaran
Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007
sangat
penting
tentang
dalam
mendukung
tahun
2004
tentang
kali,
terakhir
pembagian
Pemerintah
antara
Urusan Pemerintah,
Pemerintah Daerah Propinsi dan
visi
terlebih Kota
Pangkalpinang sebagai kota Jasa dan Perdagangan.
Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota memberikan kewenangan Pemerintah Kota untuk mengatur rumah tangga sendiri dalam rangka menciptakan pelayanan prima bagi masyarakat.
12
artinya,
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
4.2
Struktur Organisasi
4.7
Analisa Keluaran Analisa
merupakan
Keluaran dari
adalah
pengumpulan
informasi tentang sistem berjalan ,salah satu tujuan analisa keluaran adalah memahami prosedur sistem yang sedang berjalan. Berikut ini adalah
dokumen
keluaran
diantaranya sebagai berikut : a.
Form Disposisi
Gambar IV. 1
b.
Kartu Surat masuk
Struktur Organisasi Dinas
c.
Laporan Surat Masuk
Kebersihan dan Kebakaran Kota
d.
Laporan Surat Keluar
Pangkalpinang
e.
Laporan Surat Tugas
f.
Laporan Surat Keputusan
4.8
Analisa Masukan
4.6
Activity Diagram
Pemerintah
Analisa masukan merupakan
Staf Tu
bagian dari pengumpulan informasi tentang sistem yang sedang berjalan, Serahkan Data Rincian Kode Klasifikasi (RKK)
Terima Data Rincian Kode Klasifikasi (RKK)
salah satu tujuan analisa masukan adalah memahami prosedur sistem yang sedang berjalan. Berikut ini
Simpan RKK
adalah
dokumen
masukan
pada
Dinas Kebersihan dan Kebakaran Kota Pangkalpinang : a.
Rincian
Kode
(RKK)
Gambar IV. 2 Activity Diagram Pendataan
b.
Data Instansi
Rincian Kode Klasifikasi (RKK)
c.
Data Pegawai
d.
Data Bagian
13
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
Klasifikasi
e.
Surat masuk
f.
Surat Keluar
Kode_RKK Nm_RKK
No_SM No_RKK
1
RKK
Surat Tugas
h.
Surat Keputusan
1
No_SKluar No_RKK
SuratMasuk
Kd_instansi No_SM
Kd_instansi Nm_instansi Alamat Telp Fax
1
M
kirim
1
1
Kd_instansi No_SKluar
muncul M
4.10 Diagram Packcage
N
SuratKeluar
ada
1
1
buat
Kode_bgn No_ST
M
No_ST No_agendaST Tgl_ST Perihal Tgl_terima Wilayah Jlh_hari Tgl_mulai Tgl_akhir
SuratTugas NIP No_ST KetST
Transaksi
Laporan
SuratKeputusan
Gambar IV. 18 Entity Relationship Diagram
Gambar IV. 14 Diagram Packcage
4.13 Entity Relationship Diagram (ERD)
14
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
M
N
isi No_pegawai No_SK KetSK
Master
Kd_bgn No_SK
cetak
N
M
M
dapat Kode_bgn Nm_bgn Nm_bdg
No_SKluar Kd_bgn
Pegawai
No_ksm Tgl_ksm
Bagian
No_SKluar No_agendaSKluar No_SKluar Tgl_Skluar Sifat Lampiran Perihal Tgl_terima
KartuSuratMasuk
No_disposisi No_ksm
No_disposisi Kode_bgn Ket_kadis Ket_sekretaris Ket_tambahan
1
M
1
dapat
No_disposisi Tgl_disposisi
M
NIP Nm_pegawai Pangkat Golongan Jabatan
1
Disposisi
Identifikasi Kebutuhan
Berdasarkan hasil analisa dan uraian umum mengenai sistem yang sedang berjalan pada Dinas Kebersihan dan Kebakaran Kota Pangkalpinang, maka dapat diidentifikasikan kekurangan yang ada
No_SM No_disposisi
punya
dapat
serah
4.9
No_SM No_agendaSM Tgl_SM Sifat Lampiran Perihal Tgl_terima
1
Instansi
g.
M
ada
No_SK No_agendaSK Tgl_SK Perihal Tgl_terima Tgl_mulai Tgl_akhir
4.15 Logical 4.14 Transformasi ERD ke LRS Kode_RKK Nm_RKK
No_SM No_RKK
1
RKK
M
kirim
SuratMasuk
Kd_instansi No_SM Kd_instansi Nm_instansi Alamat Telp Fax
1
(LRS)
No_SM No_agendaSM Tgl_SM Sifat Lampiran Perihal Tgl_terima
1 1
Structure
M
ada
Instansi
Record
1
punya No_SM No_disposisi
dapat No_SKl uar No_RKK
1
serah
Disposisi
Kd_instansi No_SKluar M
muncul N
M
M
SuratKeluar
No_SKluar No_agendaSKluar No_SKluar Tgl_Skluar Sifat Lampiran Perihal Tgl_terima
M
No_ksm Tgl_ksm
dapat Kd_bgn No_SK
cetak
Kode_bgn No_ST
M
No_ST No_agendaST Tgl_ST Perihal Tgl_terima Wilayah Jlh_hari Tgl_mulai Tgl_akhir
N
buat
NIP Nm_pegawai Pangkat Golongan Jabatan
KartuSuratMasuk
Kode_bgn Nm_bgn Nm_bdg
1
M
1
No_disposisi Kode_bgn Ket_kadis Ket_sekretaris Ket_tambahan
Bagian
No_SKluar Kd_bgn
Pegawai
dapat No_disposisi No_ksm
1
1
ada
1
No_disposisi Tgl_disposisi
SuratTugas NIP No_ST KetST
M
N
isi
SuratKeputusan No_pegawai No_SK KetSK
No_SK No_agendaSK Tgl_SK Perihal Tgl_terima Tgl_mulai Tgl_akhir
Gambar IV. 19 Transformasi ERD ke LRS
SuratMasuk
Instansi Kd_instansi Nm_instansi Alamat Telp Fax
Kd_instansi
No_SM No_agendaSM Tgl_SM Sifat Lampiran Perihal Tgl_terima Kd_instansi No_RKK
Disposisi No_SM
KartuSuratMasuk
No_disposisi Tgl_disposisi No_SM
No_disposisi
No_disposisi
Kd_instansi muncul
No_RKK
No_disposisi Kode_bgn Ket_kadis Ket_Sekretaris Ket_tambahan
RKK Kode_RKK Nm_RKK
Kode_bgn
No_RKK
SuratKeluar No_Skluar No_agendaSKluar Tgl_SKluar Sifat Lampiran Perihal Tgl_terima Kode_bgn Kd_instansi No_RKK
Kode_bgn
Bagian Kode_bgn Nm_bgn Nm_bdg Kode_bgn SuratTugas
Pegawai NIP Nm_pegawai Pangkat Golongan jabatan
buat NIP
NIP No_ST KetST
No_ST
No_ST No_agendaST Tgl_ST Perihal Tgl_terima Wilayah Jml_hari Tgl_mulai Tgl_akhir Kode_bgn
NIP
SuratKeputusan Isi No_SK NIP No_SK KetSK
15
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
No_SK No_agendaSK Tgl_SK Perihal Tgl_terima Tgl_mulai Tgl_akhir Kode_bgn
Kode_bgn
No_ksm Tgl_ksm No_disposisi
SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT PADA DINAS KEBERSIHAN DAN KEBAKARAN KOTA PANGKALPINANG
Gambar IV. 20 Logical Record Structure Master
Entry Rincian Kode Klasifikasi (RKK)
4.16 Tabel a.
RKK
Kode_RKK
Transaksi
Laporan
Entry surat masuk
cetak laporan surat masuk
Entry Data Instansi
Cetak Disposisi
cetak laporan surat keluar
Entry Data Pegawai
Cetak Kartu Masuk
cetak laporan surat tugas
Keluar
Nm_RKK
PK
Tabel IV.8
Entry Surat Keluar
Entry Data Bagian
Tabel RKK
cetak laporan surat keputusan
Entry Surat Tugas Entry Surat Keputusan
4.17 Spesifikasi Basis Data Spesifikasi basis data merupakan
Gambar IV. 21
uraian rincian tentang tiap–tiap tabel.
Struktur Tampilan Sistem Informasi
Berikut adalah spesifikasi basis data
Penanganan Surat
yang diusulkan : a.
Nama File
b.
: RKK
Media
: Harddisk
Isi
:
Rincian
Rancangan Layar
Kode
Klasifikasi
MENU UTAMA Master
Organisasi
: Index Sequential
Primary Key
: Kod_RKK
Panjang Record
: 25 Byte
Jumlah Record
: 960 Record
Struktur
:-
4.19 Rancangan Dialog Layar a.
Struktur Tampilan
16
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
Transaksi
Laporan
Keluar
Gambar IV. 22
MENU UTAMA
Rancangan Layar Menu Utama
Master
Transaksi
Laporan
Keluar
Entry Surat Masuk Cetak DIsposisi
MENU UTAMA Master
Transaksi
Laporan
Cetak Kartu Surat Masuk
Keluar
Entry Rincian Kode Klasifikasi ( RKK)
Entry Surat Keluar
Entry Data Instansi
Entry Surat Tugas
Entry Data Pegawai
Entry Surat Keputusan
Entry Data Bagian
Gambar IV. 28 Gambar IV. 23
Rancangan Layar Menu
Rancangan Layar Menu
Transaksi
Master
ENTRY SURAT MASUK
ENTRY SURAT MASUK ENTRY SURAT MASUK
No Surat Masuk
ENTRY DATA RINCIAN KODE KLASIFIKASI
ENTRY DATA RKK
Input SysDate
Sifat
Input
Input
Nama RKK
Input
Input
Lampiran
Enter Text
Perihal
DATA RINCIAN KODE KALSIFIKASI
Kode RKK
Auto
No Agenda Surat Masuk Tanggal Surat Masuk
SysDate
Tanggal Terima
DATA INSTANSI
Kode Instansi
No
Kode RKK
Nama RKK
Display
Display
Display
Z
Z
Display
Display
Display
ENTRY RINCIAN KODE KLASIFIKASI
Display
Alamat
Display
Fax
Display
No
Z
Pilih
Nama Instansi
Kode RKK
Pilih
Nama RKK
Display
No Surat Masuk
No Agenda Surat Masuk
Tanggal Surat Masuk
Sifat
Lampiran
Perihal
Tanggal Terima
Kode Instansi
Kode RKK
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Z
Z
Z
Z
Z
Z
Z
Z
Z
Z
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
TOMBOL Simpan
Batal
Exit
TOMBOL Simpan
Ubah
Hapus
Batal
Gambar IV. 29
Keluar
Rancangan Layar Entry Surat Gambar IV. 24 Rancangan Layar Entry Data RKK
17
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
Masuk
CETAK DISPOSISI
CETAK LAPORAN SURAT MASUK
CETAK DISPOSISI CETAK DISPOSISI
No Disposisi
Auto
Tanggal Disposisi
CETAK LAPORAN SURAT MASUK
SysDate
No Surat Masuk
Pilih
No Agenda Surat Masuk
Display
Cari
Masukan Tanggal
Dsiplay
Perihal
Display
Tanggal terima
DATA BAGIAN
Kode Bagian
KETERANGAN SURAT Display
Nama Bagian
Display
Nama Bidang
Display
Cari
Ke Kadis
Ket Sekretaris
S/D
Pilih
Tambah
Input
Input Input
Cetak
Ket Tambahan
No
Kode Bagian
Nama Bagian
Nama Bidang
Ket Kadis
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Z
Z
Z
Z
Z
Display
Display
Display
Display
Display
Z Z Display
Display
Pilih
Keluar
Ket Sekretaris Ket Tambahan Display
Gambar IV. 36
TOMBOL Simpan
Cetak
Keluar
Rancangan Layar Cetak Gambar IV. 30
Laporan Surat Masuk
Rancangan Layar Cetak Disposisi
4.20 Sequence Diagram a.
Diagram
Entry
Rincian Kode Klasifikasi
MENU UTAMA Master
Sequence
Transaksi
Laporan
Keluar
Cetak Laporan Surat Masuk Ctak Laporan Surat Keluar
: StafTU
: Fmenuutama
: FRKK
: CtrlRKK
: Instansi
Open( )
Cetak Laporan Surat Tugas Open( )
getRKK( ) getRKK( )
Cetak Laporan Surat Keputusan InputRKK( )
SimpanRKK( )
InputRKK( )
SimpanRKK( ) SimpanRKK( )
displayRKK( )
UbahRKK( ) UbahRKK( )
UbahRKK( )
displayRKK( )
HapusRKK( ) HapusRKK( )
displayRKK( )
BatalRKK( ) Bat alRKK( )
Showbersih( )
Keluar( )
Gambar IV. 35 Rancangan Layar Menu Laporan
18
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
Keluar( ) Keluar( )
HapusRKK( )
5.
d.
Penutup
Kesulitan
dalam
pembuatan
laporan secara manual, dapat
5.1 Kesimpulan
dipermudah
Setelah melakukan riset pada
dan
Dinas Kebersihan dan Kebakaran Kota
dengan
Pangkalpinang
komputerisasi.
dan
mempelajari
dipercepat
adanya
sistem
permasalahan yang dihadapi dan solusi yang ditawarkan, maka penulis dapat memberikan
kesimpulan
berikut: a.
Dengan
adanya
Adapun beberapa hal yang dapat
surat
sistem
masukan
secara
bermanfaat bagi perkembangan dan
yang
diharapkan
komputerisasi, maka pengolahan
kemajuan
surat, penyajian informasi akan
Kebakaran
lebih cepat, serta keamanan data
diantaranya sebagai berikut:
akan
a.
lebih
terjamin
karena
Dinas
dapat
Kebersihan
Kota
dan
Pangkalpinang
Hendaknya
penggunaan
tempat atau media penyimpanan
teknologi
lebih terjaga.
diterapkan dan ditingkatkan, agar
Tingkat
kesalahan
pada
komputerisasi
bermanfaat
dalam
lebih
pengolahan
penggunaan sistem manual lebih
data sehingga transaksi dapat
besar
berjalan lebih efektif dan efisien.
dibanding
dengan
menggunakan sistem yang sudah
c.
Saran
disampaikan penulis sebagai saran atau
Penanganan
b.
5.2
sebagai
b.
Diperlukan perangkat keras dan
terkomputerisasi seperti dalam
perangkat
proses laporan .
menunjang
Dalam
rancangan
sistem
informasi ini, kepala dinas dapat dengan
cepat
c.
memperoleh
perkembangan
maju
sistem
yang
dapat
ini
jika
diterapkan. Dengan teknologi komputerisasi, maka informasi yang dihasilkan
laporan-laporan yang diperlukan, sehingga
lunak
lebih cepat, tepat,dan akurat. d.
Memberikan
pelatihan
atau
mundurnya Instansi dapat dengan
training kepada pegawai untuk
cepat diketahui.
memperkenalkan dan membantu
19
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
Manajemen. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta, 2003.
mereka terhadap sistem yang baru. e.
Ketelitian
yang
ditingkatkan
harus
agar
lebih tingkat
[Jeffrey,2004]
kesalahan data akan semakin rendah sehingga keluaran yang dihasilkan akan sesuai dengan yang diinginkan. f.
Diperlukan maintanance terhadap hardware maupun software, agar terhindar dari masalah-masalah yang
dapat
merugikan
perusahaan. g.
Perlu dilakukan back-up data secara berkala terhadap data-data yang
penting
mengantisipasi tidak
untuk
keadaan
diinginkan,
yang
[Jogiyanto,2003] Jogiyanto Hartono, Analisa dan Design Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta, 2003. [Munawar,2005] Munawar, Permodelan Sistem dengan UML, Jakarta: Graha Ilmu, 2005. [Hendra,2008]
Hendra Poerwanto, Konsep Penganggaran Manajemen, 2008.
[Sukoaji,2007]
M. Sukoaji, Pengetahuan Rencana Anggaran, Yogyakarta, 2007.
[Alam,2006]
Ashurt Alam, Perencanaan Anggaran Biaya, Jakarta, 2006.
seperti
hilangnya data.
DAFTAR PUSTAKA
[Abdul,2003]
20
Abdul Kerangka Sistem
Whitten Jeffrey L., Metode Design dan Analisis Sistem, Edisi 6, Andi, Yogyakarta, 2004.
Kadir, Dasar Informasi
| YUSIKA_(1222510095) SISTEM INFORMASI
