Vol.4, No.2, Desember 2016.
Musrifah, dkk.
PROTEKSI ARSIP VITAL PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH DI YOGYAKARTA
Musrifah Dosen Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Program Studi D-3 Ilmu Perpustakaan Universitas Tanjungpura Email:
[email protected]
ABSTRAK Arsip vital merupakan arsip dinamis dan juga arsip kelas satu yang memerlukan perlakuan khusus baik dalam hal pengamanan maupun perlindungan, karena informasi yang dimilikinya sangat terkait dengan keberadaan dan kelangsungan organisasi. Oleh karenanya, tidak ada alasan apapun bagi organisasi untuk mengabaikan keberadaan arsip vital ini. Proteksi arsip vital merupakan tindakan preventif yang dilakukan sebelum terjadinya suatu peristiwa yang berdampak kepada rusak dan musnahnya arsip. Inilah yang melatarbelakangi penulis untuk mengungkap tentang proteksi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di Yogyakarta. Adapun penelitian ini secara umum bertujuan untuk mengetahui proteksi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di Yogyakarta. Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa, proteksi arsip vital yang dilakukan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di Yogyakarta, yaitu lebih mengutamakan fisik dari arsip vital itu sendiri supaya tetap utuh tersimpan dan selamat dari berbagai bencana, dan arsip vital tersebut disimpan pada setiap unit kerja yang selalu memanfaatkannya.
ABSTRACT Vital archives are vital records and also records the class that requires special treatment both in terms of security and protection, because the information it has is closely related to the existence and survival of the organization. Therefore, there is no reason whatsover for the organization to ignore the existence of these vital records. Vital records protection is a preventive action performed before the occurrence of an event that affects the damaged and destruction of records. This is what lies behind the author to reveal about the protection of vital records at the National Library and Regional Archives in Yogyakarta. As this study aims to determine the general protection of vital records at the National Library and Regional Archives in Yogyakarta. Based on the results of this study concluded that, protection of archives vital conducted by the National Library and Regional Archives in Yogyakarta, which prefer the physical archive vital itself to remain intact saved and survived the disaster, and archive vital is stored on each work unit always use it. Keyword: Protection, Archive, Vital records
Kata Kunci : Pemeliharaan, Arsip, Arsip Vital
eISSN: 2540-9239
113 113
Vol.4, No.2, Desember 2016.
Musrifah, dkk.
Informasi tidak lagi dianggap
PENDAHULUAN Kondisi sekarang menuntut se-
sebagai sesuatu yang hanya berfungsi
makin dikembangkannya sistem pela-
sebagai keterangan yang bisa dijadikan
yanan informasi yang sesuai dengan
alat menambah pengetahuan, tetapi
tuntutan dan kebutuhan masyarakat.
lebih dari itu, informasi berfungsi
Informasi tidak lagi dianggap sebagai
banyak dalam kehidupan manusia di
barang bebas yang siapa saja bisa
zaman ini. Apalagi pentingnya infor-
mengambil dan mengaksesnya, karena
masi pada zaman teknologi seperti
alasan diperlukan biaya dan keahlian
sekarang ini maka justru informasilah
tertentu
yang menduduki bagian yang amat
untuk
mendapatkannya.
Namun, ada informasi yang tergolong
menentukan
masih bebas di akses oleh orang tanpa
kegiatan di masyarakat. Di dunia bisnis
per- syaratan tertentu. Dengan adanya
dan ekonomi, informasi merupakan
ke- nyataan ini maka profesi di bidang
komuditas yang sangat mengagumkan.
kearsipan dan informasi menjadi se-
dalam
hampir
segala
Mirmani (2011, 1.11) mengatakan bahwa salah satu informasi terekam
makin berkembang. Widyawan (2012, 21), menga-
yang dikenal banyak orang adalah
takan bahwa informasi adalah sesuatu
dalam bentuk atau istilah kata yang
yang dapat memberikan pemahaman,
disebut arsip; istilah ini berhubungan
baik berupa komunikasi tertulis, lisan, foto, seni, musik, atau segala sesuatu yang
bisa
diamati.
Dalam
dunia
akademis, orang memfokuskan informasi sebagai bahan yang disimpan dan
erat dengan kegiatan sehari-hari yang dijalani banyak. Misalnya surat menyurat antar kantor, surat perjanjian jual beli di antara pelaku bisnis, bukti pembayaran PBB (Pajak Bumi dan Bangunan),
rekening
pembayaran
dapat mendidik kita dalam memahami
listrik, daftar nilai semester mahasiswa
dunia dengan lebih baik. Informasi
di suatu perguruan tinggi, dan lain
dapat didokumentasikan dalam bentuk
sebagainya. Kegiatan tersebut yang
apa saja yang kemudian dirujuk sebagai
dilakukan akan berhubungan dengan
sarana pemahaman dan untuk men-
kertas
ciptakan informasi baru. Jumlahnya
mengandung informasi dan mencakup
banyak sekali dan sering sulit dicari
rentang waktu tertentu, baik kegiatan
kembali, tentu saja untuk menafsirkan
yang baru terjadi maupun rentang waktu
informasi ini penuh tantangan.
kegiatan yang sudah lama terjadi.
eISSN: 2540-9239
atau
media
lain,
yang
114 114
Vol.4, No.2, Desember 2016.
Musrifah, dkk.
Keberadaan arsip dengan infor-
khusus baik dalam hal pengamanan
masi yang dimiliki bagi setiap or-
maupun perlindungan karena informasi
ganisasi merupakan tulang punggung
yang dimilikinya sangat terkait dengan
manajemen organisasi. Arsip meru-
keberadaan dan kelangsungan orga-
pakan sumber acuan organisasi, baik
nisasi itu sendiri. Oleh karenanya, tidak
pada sebelum maupun sesudah mela-
ada alasan apapun bagi organisasi untuk
kukan kegiatan. Informasi yang terekam
mengabaikan keberadaan arsip vital ini.
dalam arsip merupakan informasi ber-
Selanjutnya
harga yang tidak hanya digunakan untuk
6.33) mengatakan bahwa arsip vital atau
merencanakan suatu kegiatan, tetapi
vital records adalah arsip yang penting
juga sebagai bukti yang terekam dari
bagi kegiatan instansi atau perusahaan.
adanya suatu kegiatan.
Arsip vital disebut juga arsip kelas 1.
Menurut Rustam (2014, 1.3) arsip merupakan
memori
(2013,
Arsip vital dapat berwujud berbagai
bagi
media, seperti kopi makas (hard copy),
organisasi yang menciptakannya. Arsip
media magnetis, mikro bentuk atau
memberikan
tindakan,
bentuk mikro (microform), dan cakram
keputusan dan komuniksi serta meru-
optic (optical disc). Apapun bentuk
pakan bahan akuntabilitas dari instansi
median- nya atau tingkat hidupnya,
yang memilikinya. Arsip lebih dari
informasi yang terekam dalam rekod
sekedar
arsip
vital diperlukan demi kelangsungan
merupakan bukti dari tindakan dan
instansi atau perusahaan. Oleh sebab itu,
keputusan. Untuk dianggap sebagai
maka
arsip, suatu dokumen harus memiliki isi,
perlindungan
struktur dan konteks. Suatu arsip yang
dikarenakan arsip vital merupakan arsip
memiliki atribut ini disebut arsip yang
yang penting dan merupakan arsip
lengkap. Namun demikian, agar dapat
tingkat
dijadikan bukti, arsip tidak hanya harus
kelangsungan aktivitas suatu organisasi.
lengkap, tetapi juga dapat diakses,
Menurut Krihanta (2013, 7.3),
bukti
berisi
data
korporat
Sulistyo-Basuki
bagi
karena
perlu
adanya terhadap
atau
akan
kelas
proteksi
atau
arsip
vital,
satu
pentingnya
untuk
reliable, otentik, akurat dan tidak dapat
kesadaran
perlin-
diganggu gurat.
dungan arsip vital sebagai “darah”-nya
Krihanta (2013, 1.17) mengatakan
organisasi diharapkan mampu mence-
bahwa arsip vital merupakan arsip
gah timbulnya risiko yang berupa
dinamis yang memerlukan perlakuan
kerugian atau hilangnya kesempatan
eISSN: 2540-9239
115 115
Vol.4, No.2, Desember 2016.
Musrifah, dkk.
memperoleh keuntungan oleh organisasi
Untuk menjawab rumusan masa-
maupun perusahaan. Setiap organisasi
lah tersebut maka perlu dirumuskan
menyadari bahwa upaya perlindungan
beberapa pertanyaan yang meliputi:
terhadap arsip vital diharapkan men-
1. Bagaimana proteksi arsip vital pada
cegah segala risiko kerugian yang lebih
Badan
luas, bukan lagi kepentingan unit kerja
Daerah di Yogyakarta?
tetapi juga organisasi. Salah satu cara mengantisipasi hal tersebut maka diperlukan suatu perencanaan terhadap perlindungan arsip
Perpustakaan
dan
Arsip
2. Bagaimana ciri-ciri dan fungsi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di Yogyakarta? 3. Faktor-faktor
apa
yang
mem-
vital. Sebagaimana yang dikatakan oleh
pengaruhi penetapan metode arsip
Kallberg (2012) dalam jurnalnya yang
vital pada Badan Perpustakaan dan
berjudul “Archivists 2.0: Redefining The
Asrip Daerah di Yogyakarta?
Archivist’s Profession in The Digital
4. Bentuk-bentuk yang
metode
seperti
digunakan
untuk
Age”. Seorang arsiparis, baik arsiparis
apakah
tradisional maupun arsiparis IT, harus
melindungi arsip vital pada Badan
menyimpan dan melindungi atau men-
Perpustakaan dan Arsip Daerah di
jaga serta melestarikan record untuk
Yogyakarta?
jangka panjang, karena record/arsip
5. Bagaimanakah proteksi arsip elek-
berisi informasi yang sangat penting.
tronik vital pada Badan Perpustakaan
Selain itu, record harus bisa diakses
dan Arsip Daerah di Yogyakarta?
oleh masyarakat, kecuali record/arsip yang sifatnya sangat rahasia.
Menurut Betty R.Ricks dalam Krihanta (2013, 7.3) proteksi arsip vital
Berdasarkan hal di atas, maka
merupakan tindakan preventif yang
penulis tertarik untuk mengkaji bagai-
dilakukan sebelum terjadinya suatu
mana proteksi arsip vital pada Badan
peristiwa yang berdampak kepada rusak
Perpustakaan dan Arsip Daerah di
dan musnahnya arsip. Harus diakui
Yogyakarta. Sehingga penulis meng-
bahwa setiap proteksi yang baik dan
ambil judul “Proteksi Arsip Vital pada
aman selalu membutuhkan biaya yang
Badan Perpustakaan dan Asrip Daerah
besar dan waktu yang lebih lama karena
di Yogyakarta”.
memerlukan tenaga operasional yang terus-menerus secara intensif melaksanakan tugasnya.
eISSN: 2540-9239
116 116
Vol.4, No.2, Desember 2016.
Musrifah, dkk.
Terdapat beberapa kriteria dalam
sumber informasi utama bagi kehidupan
melakukan proteksi arsip vital Menurut
pemerintah maupun swasta, karena
Krihanta (2013, 7.3), yaitu sebagai
menyediakan dasar untuk merumuskan,
berikut:
menerapkan dan menjaga agar suatu
1. Memperioritaskan fisik arsip vital
kebijakan itu efektif, menjaga akun-
agar tetap utuh tersimpan dan ter-
tabilitas, melindungi hak karyawan dan
selamatkan
warganegara serta melestarikan kesi-
oleh
organisasi
dari
segala bencana.
nambungan
pengetahuan
sepanjang
2. Informasi arsip vital tersimpan pada
masa. Selain itu arsip menurut Barthos
setiap satuan unit kerja yang senan-
(1997, 11) adalah naskah-naskah yang
tiasa memanfaatkan arsip vital ter-
dibuat dan diterima oleh lembaga-
sebut.
lembaga
3. Mudah melakukan pemulihan ter-
Negara
pemerintahan
dan
dalam
badan-badan bentuk
corak
hadap arsip vital apabila terjadi suatu
apapun, baik dalam keadaan tunggal
bencana.
maupun berkelompok, dalam rangka
4. Apapun tingkat perkembangan arsip vital, tetap dilakukan secara khusus.
pelaksanaan kegiatan pemerintahan Sedangkan arsip vital menurut
Menurut Undang-Undang Repub-
Krihanta (2013, 2.3) pada dasarnya
lik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
berasal dari arsip dinamis yang memer-
Tentang Kearsipan, arsip adalah reka-
lukan pengamanan dan perlindungan
man kegiatan atau peristiwa dalam
secara khusus karena informasi dalam
berbagai bentuk dan media sesuai
arsipnya sangat menentukan kelang-
dengan perkembangan teknologi infor-
sungan bagi setiap organisasi. Adapun
masi dan komunikasi yang dibuat dan
pengertian arsip vital yang dikemukakan
diterima oleh lembaga negara, peme-
oleh pakar kearsipan yaitu sebagai
rintahan daerah, lembaga pendidikan,
berikut:
perusahaan, organisasi politik, orga-
a. Ira Penn mengatakan arsip vital
nisasi
kemasyarakatan,
dan
perse-
adalah arsip dinamis yang esensial
orangan dalam pelaksanaan kehidupan
dan mempunyai fungsi berkelanjutan
bermasyarakat, berbangsa, dan ber-
pada suatu prganisasi, baik sebelum
negara.
maupun sesudah adanya keadaan
Selanjutnya Lasa HS (2009, 27),
darurat (emergency) dan arsip ter-
mengemukakan bahwa arsip merupakan
sebut harus dilindungi secara baik
eISSN: 2540-9239
117 117
Vol.4, No.2, Desember 2016.
Musrifah, dkk.
karena terkait dengan organisasi,
sebab itu, keberadaan arsip tersebut
pekerja, pimpinan sebagai penentu
harus senantiasa ada, apa dan
kebijakan, konsumen dan masya-
bagaimanapun peristiwanya, tidak
rakat.
terkecuali adanya situasi bencana.
b. Marry Robek, arsip vital sama
3) Aspek Risiko, akan mudah dicerna
dengan arsip tingkat kelas satu,
dan dipahami apabila kita mencoba
merupakan arsip yang diperlukan
melakukan pendekatan dari segi
untuk kelangsungan aktivitas suatu
pembiayaan. Menganalisis besarnya
organisasi
biaya untuk mendapatkan/mencip-
setelah
adanya
suatu
keadaan darurat.
takan arsip ataupun memelihara
c. William Saffady, arsip vital adalah
arsip, bagaimana risiko yang di-
arsip tertentu yang berisi informasi
timbulkan dari upaya untuk men-
yang sangat diperlukan bagi kelang-
dapatkan/menciptakan arsip atau-
sungan misi kegiatan penting, yaitu
pun apabila kita bandingkan dengan
proses bisnis/kegiatan dan aktivitas
memelihara arsip.
penting bagi pencapaian tujuan dan
Selanjutnya
menurut
Mirmani
(2011, 6.24), agar dapat melindungi
kewajiban organisasi. Berdasarkan pengertian arsip vital
arsip vital secara tepat, layak dilakukan
dari beberapa ahli di atas, dapat dilihat
dengan
adanya beberapa aspek penting dari
dengan melakukan analisis resiko atau
arsip vital, menurt Krihanta (2013,
perencanaan
yang
matang,
juga dapat disebut dengan perkiraan risiko. Dalam hal ini menentukan dan
2.4-2.6) yaitu: 1) Aspek Fungsi, dalam konteks arsip vital maka informasinya masih berfungsi dinamis, yaitu arsip yang
mengevaluasi risiko yang dapat menyebabkan kerusakan, kehancuran atau kehilangan arsip hasil analisis risiko dapat digunakan sebagai dasar per-
informasinya masih dipergunakan
lindungan terhadap arsip vital serta
secara langsung oleh organisasi
penetapan pengelolaan arsip lainnya.
pencipta
Analisis risiko dilakukan dengan cara
arsip
dalam
rangka
mencapai tujuan organisasi.
melihat jenis ancaman bahaya yang
2) Aspek Situasi, dalam konteks arsip vital, keberadaan informasi haruslah
ada
dalam
situasi
kemungkinan menyebabkan kerusakan atau kehilangan informasi.
apapun
selama organisasi itu ada. Oleh eISSN: 2540-9239
118 118
Vol.4, No.2, Desember 2016.
Adapun
Musrifah, dkk.
ciri-ciri
arsip
vital
yang terkait
dengan
pembuktian
menurut Krihanta (2013, 2.13), yaitu
ataupun kepentingan hukum harus
harus ada demi kelangsungan hidup
disajikan fisik arsip vitalnya, berbeda
organisasi,
dengan arsip vital yang di luar
fisik
dan
informasinya
memerlukan perlindungan dan peng-
kepentingan
amanan, fisik arsipnya tidak dapat
mungkin bisa disajikan dalam bentuk
tergantikan,
yang lain.
merupakan
asset
bagi
organisasi, memiliki fungsi dinamis, dan diklasifikasikan
2. Lamanya Masa Simpan, tidak semua arsip vital akan disimpan selamanya,
kat/kelas satu. Sedangkan fungsi arsip
informasi arsip vital akan menurun
vital menurut Krihanta (2013, 2.13),
begitu tercipta informasi arsip yang
yaitu
memori
baru dan ditetapkan sebagai arsip
organisasi, arsip vital sebagai bukti
vital. Dan perbedaan masa simpan
hukum dan menunjang litigasi, seta
arsip vital bisa berimbas kepada
arsip
untuk
bentuk proteksi arsip vital yang
melindungi kepentingan hak pribadi
dipilih sesuai dengan masa simpan
maupun hak lainnya.
dari setiap arsip vital.
vital
vital
arsip
hukum,
ting-
arsip
sebagai
pembuktian
sebagai
sebagai
asset
Jadi, berdasarkan ciri-ciri dan
Ada 2 (dua) macam penyim-
fungsi arsip vital yang telah disebutkan
panan
menurut
Amsyah
di atas dapat disimpulkan, arsip vital
(2003:63-67), yaitu sebagai berikut:
harus ada dan bernilai guna untuk
a. Penyimpanan
Sementara
(File
kelangsungan hidup organisasi, yang
Pending), adalah file yang di-
secara proporsional untuk kepentingan
gunakan
pertanggungjawaban
sementara sebelum suatu warkat
dalam
situasi
apapun.
untuk
penyimpanan
selesai diproses.
Sedangkan faktor yang berperan
b. Penyimpanan Tetap (Permanent
mempengaruhi seleksi ataupun pemi-
File), langkah-langkah atau pro-
lihan
sedur
metode
proteksi
arsip
vital,
penyimpanan
tetap
ini,
menurut Krihanta (2013, 7.4) ada tiga
meliputi pemeriksaan, mengin-
(3) faktor yaitu sebagai berikut:
deks, memberi tanda, menyortir,
1. Kebutuhan Akses, arsip vital harus
dan menyimpan.
disesuaikan
dengan
kepentingan
organisasi, misalnya arsip-arsip vital eISSN: 2540-9239
119 119
Vol.4, No.2, Desember 2016.
Musrifah, dkk.
3. Kualitas Fisik Arsip, setiap arsip vital
c.
Pemindahan (transfer), sumber
yang dimanfaatkan oleh pengguna
asli arsip vital dipindahkan ke
apabila disajikan dalam bentuk yang
tempat penyimpanan arsip vital
asli, maka lambat laun fisik arsip
(records central), biasanya yang
vital tersebut juga mengalami pe-
dipindahkan dari tempat semula
nurunan dari segi kualitas.
adalah
Menurut
Krihanta
(2013,
7.6)
bentuk-bentuk metode proteksi arsip
arsip
vital
dinamis
inaktif. d.
Peralatan
khusus
(vaulting),
vital di antaranya sebagai berikut:
peralatan khusus yang dimaksud
1. Duplikasi (duplication), atau peng-
adalah sarana penyimpanan yang
gandaan merupakan salah satu cara
tahan api, tahan air serta tahan
untuk membuat salinan arsip aslinya
benturan keras sehingga mem-
serta mengantisipasi keberadaan ar-
berikan perlindungan dari ba-
sip yang hilang serta sebagai sarana
haya (hazard) terbuat dari besi
pencegahan.
(vauts) jika perlu berada dalam
2. Pemencaran, terdapat beberapa cara pemencaran/penyebaran arsip vital
lokasi ruang bawah tanah. e.
Penyimpanan
di
pusat
arsip
yang bisa dilakukan yaitu sebagai
(records center), sebagai tempat
berikut:
penyimpanan arsip vital karena
a.
Exiting dispersal, pemencaran
memiliki
atau penyebaran arsip vital telah
menyimpan
diprogramkan sehingga saat du-
disimpan dalam jangka waktu
plikasi sudah diketahui jumlah
yang lama, termasuk adanya
atau tempat penyimpanan arsip
jaminan keamanan fisik dan
yang disimpan di tempat lain.
informasi karena bangunannya
Improvised dispersal, pemen-
telah dirancang ksusus sesuai
caran atau penyebaran arsip vital
konstruksi tahan bencana.
b.
kemampuan arsip-arsip
untuk yang
dibuat akibat adanya situasi atau
Bentuk perlindungan yang lain
kebutuhan organisasi sehingga
adalah melakukan preventif terhadap
penambahan
dapat
kerusakan arsip, sebagaimana yang
terjadi di luar rencana terutama
dikemukakan oleh Patricia E. Wallace
pada tempat yang terpisah.
dalam Krihanta (2013, 7.8) menge-
duplikasi
mukakan bahwa bentuk-bentuk yang eISSN: 2540-9239
120 120
Vol.4, No.2, Desember 2016.
Musrifah, dkk.
dianjurkan dalam melakukan perlin-
pembersih udara untuk
dungan arsip, misalnya berikut ini:
mengurangi debu 8
Cahaya
Membatasi pintu dan
Tabel 1.
jendela yang mengarah
Bentuk-Bentuk Perlindungan Arsip
ke ruang penyimpanan arsip vital
N Ancaman
Perlindungan yang
9
Bahan
Hanya digunakan
o
Bahaya
Dianjurkan
kimia yang
untuk duplikasi arsip
1
Pencurian
Menggunakan sistem
berbahaya
vital
keamanan 2
Penempata
Membatasi jalan
n yang
masuk arsip ke
salah
penyimpanan arsip yang asli
3
4
pengukuran
umum
untuk
melindungi semua rekod, yaitu sebagai berikut:
informasi
yang mengakses arsip
a. Pengawasan dan mengatur suhu dan
Air
Jangan menyimpan
kelembaban ruangan penyimpanan.
arsip vital di area
b. Pembatasan cahaya.
lantai dasar serta
c. Menyaring udara untuk mengurangi polusi udara dan mengurangi polutan dari wilayah penyimpanan arsip.
Serangga
Memelihara dan
d. Melindungi arsip dari bencana banjir.
& hewan
mengoptimalkan
e. Mencegah tumbuhnya jamur.
pengerat
sarana pembasmi
f. Mengurangi serangan serangga dan
hewan
tikus. g. Melindungi rekod dari kesalahan
Jamur,
Memberikan
lumut dan
temperature yang
kelembaba
layak berjarak 65
Menurut Mirmani (2014, 6.26),
n yang
sampai 57 derajat
adapun rosedur pelaksanaan program
berlebihan
Fahrenheit serta menjaga kelembaban
7
macam
Membatasi pengguna
kebocoran gedung
6
mengemukakan bahwa ada berbagai
Kebocoran
memeriksa secara rutin
5
Selain itu, Mirmani (2014, 2.33)
Debu
eISSN: 2540-9239
penanganan atau kejahatan.
rekod prosedur
vital, harus
standar
operasional
dikembangkan
dan
sekitar 40%-50%
dituliskan untuk menyakinkan bahwa
Menggunakan
perlindungan rekod vital dijalankan 121 121
Vol.4, No.2, Desember 2016.
Musrifah, dkk.
dengan sesungguhnya. Dalam prosedur
Standar media lain hanya mampu
harus mencakup:
menyimpan secara berkualitas tidak
1) Siapa
yang
bertanggung
untuk
memelihara program rekod vital, dan
lebih dari 7 tahun. 2. Microforms
sebagai
Sumber
siapa yang boleh mengakses rekod
Cadangan (Back-up Source), peng-
vital.
gunaan
microform
mempunyai
2) Sistem untuk program rekod vital, di
beberapa keuntungan sebagai ca-
mana dan bagaimana rekod dicatat,
dangan back-up data arsip vital
bagaimana rekod diakses dan bagai-
elektronik.
mana rekod itu disimpan.
salah satu media terbaik untuk
Microform
merupakan
3) Prosedur untuk memastikan rekod
menyimpan data vital yang meng-
vital baru yang diidentifikasi dan
utamakan masa simpan arsip yang
tercakup dalam program.
lebih lama maupun ruang penyim-
4) Prosedur untuk pemindahan rekod atau kopi untuk penyimpanan yang aman dan fasilitasnya
panan yang terbatas. 3. Perlindungan File-File EDP, perlindungan file-file EDP sangat berhu-
5) Informasi yang dicatat tentang rekod vital
bungan dengan lokasi dari computer. Penempatan komputer yang menyim-
Adapun untuk proteksi arsip vital
pan file-file EDP harus bebas dari
elektronik menurut Krihanta (2013,
ancaman kerusakan arsip yang secara
8.5-8.6), pada dasarnya sangat rentan
fisik menimpa komputer, baik itu
terhadap kerusakan yang diakibatkan
bahaya dan ancaman api dan air.
adanya bencana. Ada beberapa metode
Sedangkan
menurut
Sulistyo-
proteksi arsip vital elektronik, yaitu
Basuki (2003, 240), perlindungan arsip
sebagai berikut:
elektronik, perlengkapan yang diper-
1. Metode Rekaman Data, metode ini
lukan yaitu:
mengharuskan
setiap
arsip
vital
a. Analisis Aplikasi Komputer, masing-
eletronik direkam pada beberapa
masing
media tertentu dan dilakukan secara
dianalisis dan dipisahkan karena
periodik mengingat sarana apapun
takut bila terjadi bencana.
yang digunakan untuk merekam data
aplikasi
b. Penyusunan
Prosedur,
elektronik itu tidak terlalu lama,
perlindungan
bahkan menurut National Bureau of
membuat
eISSN: 2540-9239
komputer
mencakup
cadangan,
harus
prosedur rencana
siapa
yang 122 122
Vol.4, No.2, Desember 2016.
Musrifah, dkk.
menunjang sistem, frekuensi pelak-
pendekatan penelitian kualitatif. Adapun
sanaan
teknik-teknik yang peneliti gunakan
dan
di
mana
informasi
cadangan disimpan.
dalam upaya pengumpulan data yaitu,
c. Lokasi Alternatif, untuk menentukan lokasi
alternatif
setelah
observasi, wawancara mendalam dan
terjadi
dokumentasi. Hasil pengumpulan data
bencana, yang perlu dipertimbangkan
selanjutnya dianalisis dengan meng-
yaitu metode, karakteristik, keun-
gunakan analisis deskriptif.
tungan dan kerugian.
Penulis akan menyajikan teori-
d. Rencana Tindakan, dibuat harus
teori untuk mendukung data yang
mencakup: petugas yang bertang-
diperoleh di lapangan, berdasarkan hasil
gung jawab, siapa yang meninjau
wawancara
prosedur, siapa yang mengambil alih
seorang arsiparis Ahmadia di Badan
pimpinan
bencana,
Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD)
prosedur sesudah terjadi bencana,
Daerah Istimewa Yogyakarta pada hari
apa yang perlu dilakukan secara
Kamis tanggal 28 Mei 2015, pukul
sistematis, di mana, bagaimana, me-
08.30-10-15. WIB. Sistematika pem-
ngapa, dan bagaimana arsip dinamis
bahasan ini akan dipaparkan secara
vital dilindungi, dan proses pe-
deskriptif
mulihan yang dilakukan sesudah
masalah.
bencana.
1. Proteksi Arsip Vital pada Badan
e. Uji
bila
terjadi
Kesiagaan,
Setelah
rencana
menghadapi bencana dibuat maka
dilakukan
sebelum
sesuai
bapak
dengan
Suhardo
rumusan
Perpustakaan dan Arsip Daerah di Yogyakarta
rencana tersebut harus diuji. Uji ini harus
dengan
Berdasarkan hasil wawancara
terjadi
dengan Bapak Suhardo, seorang
bencana sesungguhnya. Uji kesia-
arsiparis di Badan Perpustakaan dan
gaan harus dilakukan secara berkala
Arsip
dan prosedur penanggulangan ben-
Istimewa
cana harus selalu dimutakhirkan.
Kamis tanggal 28 Mei 2015, pukul
Daerah
(BPAD)
Yogyakarta
Daerah
pada
hari
08.30-10-15. WIB. Menurut Bapak Suhardo pengelolaan arsip vital lebih
HASIL DAN PEMBAHASAN Metode yang digunakan untuk
menekankan kepada metode bagai-
memperoleh data dalam penelitian ini
mana upaya untuk melindungi arsip
adalah
vital. Karena arsip vital itu ibarat
metode
eISSN: 2540-9239
deskriptif
dengan
123 123
Vol.4, No.2, Desember 2016.
mata
uang
Musrifah, dkk.
yang
bisa
Apabila arsip vital itu tidak
dipisahkan, maksudnya arsip vital itu
dilindungi, maka organisasi itu akan
tidak
kehilangan
bisa
tidak
dipisahkan
dengan
asetnya,
kehilangan
organisasi. Selain itu, menurut Bapak
kekayaanya, kehilangan hak-haknya,
Suhardo, arsip vital itu adalah arsip
dan
yang sangat penting sekali, yang
operasionalnya, makanya di dalam
pengaruhnya sangat besar terhadap
record manajemen ada program-
masyarakat, bangsa dan Negara, di
program untuk menyelamatkan arsip
dalam Undang-Undang pun lebih
vital tersebut. Hal tersebut sesuai
meng-
utamakan kepada penjagaan
dengan pendapat Krihanta (2013,
atau perlindungan terhadap arsip vital
2.4), bahwa arsip tersebut senantiasa
itu sendiri. Karena apabila arsip
berfungsi dan dipergunakan untuk
tersebut musnah, rusak atau hilang
kepentingan
maka organisasi itu akan terhenti
aktivitas
akti- vitasnya. Dan ketika organisasi
sebagai alat dasar manajemen yang
tersebut melakukan aktivitas tran-
meliputi kepentingan administrasi,
saksi maka akan menghasilkan suatu
hukum, keuangan, penelitian, pen-
bukti-bukti
didikan atau ilmu pengetahuan.
yang
akan
disimpan
dalam file-file.
tidak
bisa
melakukan
operasional
suatu
ataupun
organisasi,
yaitu
Menurut Bapak Suhardo, da-
Bukti-bukti itu nanti ada arsip
lam melakukan perlindungan atau
kelas satu (1) yang dinamakan vital,
proteksi terhadap arsip vital di
arsip kelas dua (2) yang dinamakan
Badan
penting, arsip kelas tiga (3) yang
Daerah (BPAD) Daerah Istimewa
dinamakan berguna, dan arsip kelas
Yogyakarta (DIY), yaitu lebih meng-
empat (4) yang dinamakan tidak
utamakan fisik dari arsip vital itu
berguna. Dan arsip vital tersebut
sendiri supaya tetap utuh tersimpan
informasinya masih berfungsi dina-
dan selamat dari berbagai bencana,
mis, maksudnya arsip yang infor-
dan arsip vital itu disimpan pada
masinya masih digunakan secara
setiap unit kerja yang selalu me-
langsung oleh organisasi pencipta
manfaatkan arsip vital tersebut.
Perpustakaan
dan
Arsip
arsip dalam rangka untuk mencapai
Selanjutnya Bapak Suhardo,
tujuan yang diinginkan oleh or-
mengemukakan bahwa dalam mem-
ganisasi.
proteksi atau melindungi arsip vital
eISSN: 2540-9239
124 124
Vol.4, No.2, Desember 2016.
Musrifah, dkk.
di Badan Perpustakaan dan Arsip
vital yang dilindungi atau diamankan
Daerah (BPAD) Daerah Istimewa
di Badan Perpustakaan dan Arsip
Yogyakarta, dilakukan perencanaan
Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa
yang matang, di buat suatu prosedur
Yogyakarta, yaitu ciri-cirinya, per-
supaya apabila terjadi regulasi atau
tama, arsip tersebut sangat penting
perubahan kepemimpinan, arsiparis
dan berpengaruh bagi kelangsungan
selanjutnya bisa melihat langsung
organisasi. Kedua, arsip itu tidak
prosedur tersebut. Di Badan Perpus-
dapat digantikan dengan arsip atau
takaan dan Arsip Daerah (BPAD)
informasi yang lainnya. Ketiga, arsip
Daerah Istimewa Yogyakarta, juga
itu
melakukan analisis resiko. Maksud-
organisasi, karna apabila aset ter-
nya dengan melihat jenis bahaya apa
sebut hilang, maka organisasi atau
yang akan terjadi bila informasi atau
lembaga akan merasa kehilangan
arsip vital itu hilang atau musnah.
kekayaannya,
Apabila hal tersebut terjadi, maka
hak-haknya,
akibatnya akan besar sekali, baik dari
melakukan opera- sional.
segi
biaya
suatu
aset
bagi
kehilangan dan
tidak
bisa
mendapatkan/
Dan terakhir, arsip tersebut
menciptakan kembali arsip tersebut,
dianggap sebagai arsip kelas satu
maupun waktu yang lebih lama
(arsip yang sangat penting). Hal
karena memerlukan tenaga opera-
tersebut sesuai dengan apa yang
sional yang terus-menerus secara
dikemukakan oleh Krihanta (2013,
intensif melaksanakan tugas tersebut.
2.13), bahwa ciri-ciri arsip vital
Adanya analisis resiko ini maka
yaitu: harus ada demi kelangsungan
ditetapkan suatu perlindungan baik
hidup
perlindungan terhadap arsip vital itu
informasinya
sendiri
arsip
perlindungan dan peng- amanan,
lainnya, seperti arsip statis dan
fisik arsipnya tidak dapat tergantikan,
dinamis.
merupakan asset bagi organisasi,
atau
untuk
merupakan
pengelolaan
2. Ciri-Ciri dan Fungsi Arsip Vital pada
organisasi,
memiliki
fungsi
Badan Perpustakaan dan Arsip Dae-
diklasifikasikan
rah di Yogyakarta
tingkat/kelas satu.
fisik
dan
memerlukan
dinamis, sebagai
dan arsip
Berdasarkan hasil wawancara
Sedangkan fungsi dari arsip
dengan Bapak Suhardo, ciri-ciri arsip
vital itu menurut Bapak Suhardo di
eISSN: 2540-9239
125 125
Vol.4, No.2, Desember 2016.
Badan
Musrifah, dkk.
Perpustakaan
dan
Arsip
dalam bentuk fisiknya, beda halnya
Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa
dengan arsip vital yang di luar
Yogyakarta, Sebagai aset organisasi
kepentingan hukum, bisa disajikan
dan sebagai memori organisasi, di
dalam
mana aktivitas yang dilakukan oleh
dengan cara arsiparis memperlihat-
organisasi dapat menghasilkan bukti-
kannya saja.
bukti yang akan disimpan dalam
Selain
bentuk
media
itu
komputer
menurut
Bapak
file-file, dan file-file tersebut akan
Suhardo, faktor yang mempengaruhi
berfungsi bagi organisasi di masa
penetapan metode arsip vital itu
yang akan mendatang. Karena arsip
adalah lamanya masa simpan, dan
vital fungsinya sebagai bukti hukum,
Bapak Suhardo, juga mengatakan
serta melindungi kepentingan hak
bahwa arsip vital tidak selamanya
individu
yang
akan disimpan, apabila tercipta arsip
lainnya, misalnya arsip tentang surat
yang baru. Arsip vital juga bisa
tanah, dan arsip lainnya.
musnah, disiang atau disusupkan
ataupun
hak-hak
3. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi
apabila sudah tidak penting lagi. Dan
Penetapan Metode Arsip Vital pada
dalam memusnahkan arsip vital ini
Badan
tidak
Perpustakaan
dan
Asrip
Daerah di Yogyakarta
retensi,
tidaknya arsip vital tersebut.
penetapan metode arsip vital pada Perpustakaan
jadwal
karena tergantung pada penting atau
Faktor yang mempengaruhi
Badan
ditentukan
dan
Dan
faktor
yang
terakhir
Arsip
adalah karena kualitas fisik dari arsip
Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa
vital tersebut. Sebab apabila arsip
Yogyakarta, adalah karena kebutuhan
vital tersebut selalu disajikan dalam
akses, dan yang boleh mengakses
bentuk fisik kepada pengguna, maka
arsip tersebut hanyalah orang-orang
lama-kelamaan
tertentu saja, dan sebelum mengakses
berbentuk fisik tersebut akan menjadi
orang tersebut harus meminta izin
rusak,
dulu kepada penciptanya. Kebutuhan
penetapan untuk memproteksi atau
akses ini harus disesuaikan dengan
melindungi
kebutuhan organisasi. Seperti arsip-
supaya terhindar dari kerusakan.
arsip yang berhubungan dengan pembuktian
hukum,
eISSN: 2540-9239
harus
disajikan
oleh
arsip
sebab
arsip
vital
itu
vital
yang
diadakan
tersebut
4. Bentuk-Bentuk Metode yang Digunakan untuk Melindungi Arsip Vital 126 126
Vol.4, No.2, Desember 2016.
Musrifah, dkk.
pada Badan Perpustakaan dan Arsip
mengurangi polusi udara terhadap
Daerah di Yogyakarta
penyimpanan arsip, melindungi arsip
Menurut
Bapak
Suhardo
dari
bencana
banjir,
kebakaran,
bentuk metode yang digunakan untuk
serangga atau hewan, tumbuhnya
melindungi arsip vital pada Badan
jamur, dan yang terakhir melindungi
Perpustakaan
arsip dari manusia yang menyalah-
dan
Arsip
Daerah
(BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta, yaitu menggunakan beberapa metode,
yang
pertama,
metode
gunakan arsip tersebut. 5. Proteksi Arsip Vital Elektronik pada Badan
Perpustakaan
duplikasi, maksudnya arsip vital
Daerah di Yogyakarta
yang ada di BPAD di duplikasi atau
Proteksi
digandakan
untuk
atau
dan
Asrip
perlindungan
mengantisipasi
yang dilakukan terhadap arsip vital
terjadinya kerusakan. Kedua, dila-
elektronik pada Badan Perpustakaan
kukan pemencaran atau penyebaran
dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah
arsip vital ke tempat lain yang aman.
Istimewa Yogyakarta yaitu dengan
Ketiga, pemindahan (transfer), dalam
cara cadangan (back-up) arsip vital
mentransfer arsip vital ini dipin-
elektronik tersebut supaya apabila
dahkan ke tempat penyimpanan pusat
terjadi
arsip (record center) atau lembaga
sekaligus musibah yang lainnya,
komersial (lembaga yang bergerak di
informasinya
bidang kearsipan).
diselamatkan, dan disimpan ke dalam
kerusakan
atau
masih
bencana
bisa
tetap
Selain menggunakan metode
server yang berbeda-beda. Selain itu
tersebut, banyak perlindungan yang
diusahakan direkam pada beberapa
dilakukan oleh Badan Perpustakaan
media
dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah
media atau alat elektronik misalnya
Istimewa Yogyakarta, untuk men-
komputer yang di dalamnya berisi
cegah arsip vital itu rusak, misalnya
tentang arsip vital dari bahaya yang
dari segi fisik. Badan Perpustakaan
akan menimpa seperti air dan api.
tertentu,
dan
menjauhkan
dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta melakukan pengawasan dan mengatur kelembaban
KESIMPULAN DAN SARAN Proteksi
atau
perlindungan
ruang penyimpanan, serta mengatur
terhadap arsip vital yang dilakukan oleh
pencahayaan, menyaring udara untuk
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
eISSN: 2540-9239
127 127
Vol.4, No.2, Desember 2016.
Musrifah, dkk.
(BPAD) Daerah Istimewa Yogyakarta
fisik dari arsip vital tersebut. Sedangkan
(DIY), yaitu lebih mengutamakan fisik
bentuk metode yang digunakan untuk
dari arsip vital itu sendiri supaya tetap
melindungi arsip vital yaitu meng-
utuh
dari
gunakan metode duplikasi, pemencaran
berbagai bencana, dan arsip vital itu
atau penyebaran arsip vital ke tempat
disimpan pada setiap unit kerja yang
lain yang aman. Ketiga, pemindahan
selalu
vital
(transfer), ke tempat penyimpanan pusat
tersebut. Selain itu, juga melakukan
arsip (record center) atau lembaga
analisis resiko dengan melihat jenis
komersial.
tersimpan
dan
memanfaatkan
selamat
arsip
bahaya apa yang akan terjadi bila
Selain
menggunakan
metode
informasi atau arsip vital itu hilang atau
tersebut, BPAD di Daerah Istimewa
musnah. Adapun ciri-ciri arsip vital
Yogyakarta
yang dilindungi atau yang diamankan
awasan dan mengatur kelembaban ruang
yaitu pertama, arsip tersebut sangat
penyimpanan, mengatur pencahayaan,
penting
bagi
menyaring udara untuk mengurangi
kelangsungan organisasi. Kedua, arsip
polusi udara, melindungi arsip dari
itu tidak dapat digantikan dengan arsip
bencana banjir, kebakaran, serangga
atau informasi yang lainnya. Ketiga,
atau hewan, jamur, dan yang terakhir
arsip itu merupakan suatu asset bagi
melindungi arsip dari manusia yang
organisasi.
tersebut
menyalah gunakan arsip. Untuk proteksi
dianggap sebagai arsip kelas satu.
terhadap arsip vital elektronik yaitu
Sedangkan fungsi yaitu sebagai asset
dengan cara mem-back-up dan disimpan
organisasi, sebagai memori organisasi,
ke dalam server yang berbeda-beda.
sebagai
untuk
Selain itu diusahakan direkam pada
melindungi kepentingan hak pribadi
beberapa media tertentu, dan menjauh-
ataupun hak-hak yang lainnya.
kan media atau alat elektronik yang di
dan
berpengaruh
Keempat,
bukti
hukum,
arsip
serta
juga
melakukan
peng-
Adapun faktor yang mempe-
dalamnya berisi tentang arsip vital dari
ngaruhi penetapan metode arsip vital
bahaya yang akan menimpa seperti air
pada Badan Perpustakaan dan Arsip
dan api.
Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta, adalah karena kebutuhan akses, lamanya masa simpan, dan faktor yang terakhir adalah karena kualitas eISSN: 2540-9239
128 128
Vol.4, No.2, Desember 2016.
DAFTAR PUSTAKA Amsyah, Zulkiflih. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Barthos, Basir. (1997). Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. Krihanta. (2013). Pengelolaan Arsip Vital. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka. Kallberg, Maria. (2012). Archivists 2.0: Redefining The Archivist’s Profession in The Digital Age. Download dari Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Melalui Emerald. [Pada Tanggal 06 Maret 2015] Lasa HS. (2009). Kamus Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarta: Pustaka Book Publisher.
eISSN: 2540-9239
Musrifah, dkk.
Mirmani, Anon. (2011a). Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka. ______________. (2014b). Pengawasan Kearsipan. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka. Rustam, Muhammad. (2014). Pengelolaan Arsip Elektronik. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka. Sulistyo-Basuki. (2003a). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. _____________. (2013b). Pengantar Ilmu Kearsipan. Tanggerang Selatan: Universita Terbuka. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Widyawan, Rosa. (2012). Pelayanan Referensi Berawal Dari Senyuman. Bandung: CV Bahtera Ilmu.
129 129
