Vol.4/No.2, Desember 2016, hlm. 135-148
135
JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN
PROTEKSI ARSIP VITAL PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH DI YOGYAKARTA
1
Musrifah1 Program Studi D-3 Ilmu Perpustakaan Universitas Tanjungpura 1
[email protected]
ABSTRACT – Vital archives are vital records and also records the class that requires special treatment both in terms of security and protection, because the information it has is closely related to the existence and survival of the organization. Therefore, there is no reason whats- over for the organization to ignore the existence of these vital records. Vital records protection is a preventive action performed before the occurrence of an event that affects the damaged and destruction of records. This is what lies behind the author to reveal about the protection of vital records at the National Library and Regional Archives in Yogyakarta. As this study aims to determine the general protection of vital records at the National Library and Regional Archives in Yogyakarta. Based on the results of this study concluded that, protection of archives vital con- ducted by the National Library and Regional Archives in Yogyakarta, which prefer the physical archive vital itself to remain intact saved and survived the disaster, and archive vital is stored on each work unit always use it. Keywords: Protection, archive,vital records
di Yogyakarta. Adapun penelitian ini secara umum bertujuan untuk mengetahui proteksi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di Yogyakarta. Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa, proteksi arsip vital yang dilakukan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di Yogyakarta, yaitu lebih mengutamakan fisik dari arsip vital itu sendiri supaya tetap utuh tersimpan dan selamat dari berbagai bencana, dan arsip vital tersebut disimpan pada setiap unit kerja yang selalu memanfaatkannya. Kata kunci: Pemeliharaan, arsip, arsip vital
PENDAHULUAN Kondisi
sekarang
menuntut
semakin
dikembangkannya sistem pelayanan informasi yang sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan masyarakat. Informasi tidak lagi dianggap sebagai barang bebas yang siapa saja bisa mengambil dan mengaksesnya, karena alasan diperlukan biaya
ABSTRAK - Arsip vital merupakan arsip dinamis dan juga arsip kelas satu yang memerlukan perlakuan khusus baik dalam hal pengamanan maupun perlindungan, karena informasi yang dimilikinya sangat terkait dengan keberadaan dan kelangsungan organisasi. Oleh karenanya, tidak ada alasan apapun bagi organisasi untuk mengabaikan keberadaan arsip vital ini. Proteksi arsip vital merupakan tindakan preventif yang dilakukan sebelum terjadinya suatu peristiwa yang ber- dampak kepada rusak dan musnahnya arsip. Inilah yang melatarbelakangi penulis untuk mengungkap tentang proteksi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
dan keahlian tertentu untuk mendapatkannya. Namun, ada informasi yang tergolong masih bebas diakses oleh orang tanpa persyaratan tertentu.
Dengan
adanya kenyataan ini maka
profesi di bidang kearsipan dan informasi menjadi semakin berkembang. Widyawan adalah
sesuatu
mengatakan bahwa informasi yang
dapat
memberikan
pemahaman, baik berupa komunikasi tertulis,
ISSN: 2303-2677 / © 2016 JKIP
136
Musrifah.
JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN
lisan, foto, seni, musik, atau segala sesuatu yang
atau media lain, yang mengandung informasi
bisa diamati (Widyawan, 2012). Dalam dunia
dan mencakup rentang waktu tertentu, baik
akademis, orang memfokuskan informasi sebagai
kegiatan yang baru terjadi maupun rentang waktu
bahan yang disimpan dan dapat mendidik kita
kegiatan yang sudah lama terjadi.
dalam memahami dunia
dengan
lebih
baik.
Keberadaan arsip dengan informasi yang
Informasi dapat didokumentasikan dalam bentuk
dimiliki bagi setiap organisasi merupakan tulang
apa saja yang kemudian dirujuk sebagai sarana
punggung
pemahaman dan untuk menciptakan informasi
merupakan sumber acuan organisasi, baik pada
baru. Jumlahnya banyak sekali dan sering sulit
sebelum maupun sesudah melakukan kegiatan.
dicari kembali, tentu saja untuk menafsirkan
Informasi yang terekam dalam arsip merupakan
informasi ini penuh tantangan.
informasi berharga yang tidak hanya digunakan
Informasi tidak lagi dianggap sebagai sesuatu
manajemen
untuk merencanakan
organisasi.
suatu
kegiatan,
Arsip
tetapi
yang hanya berfungsi sebagai keterangan yang
juga sebagai bukti yang terekam dari adanya
bisa dijadikan alat
suatu kegiatan.
tetapi lebih
dari
menambah itu,
pengetahuan, berfungsi
Menurut Rustam arsip merupakan memori
banyak dalam kehidupan manusia di zaman ini.
korporat bagi organisasi yang menciptakannya
Apalagi
zaman
(Rustam, 2014). Arsip memberikan bukti bagi
teknologi seperti sekarang ini maka justru
tindakan, keputusan dan komuniksi serta meru-
informasilah yang menduduki bagian yang amat
pakan bahan akuntabilitas dari instansi yang
menentukan dalam hampir segala kegiatan di
memilikinya. Arsip lebih dari sekedar berisi data
masyarakat. Di dunia bisnis dan ekonomi,
karena arsip merupakan bukti dari tindakan dan
informasi merupakan komuditas yang sangat
keputusan. Untuk dianggap sebagai arsip, suatu
mengagumkan.
dokumen harus memiliki isi, struktur dan konteks.
pentingnya
Mirmani
informasi
informasi
satu
Suatu arsip yang memiliki atribut ini disebut arsip
banyak
yang lengkap. Namun demikian, agar dapat
orang adalah dalam bentuk atau istilah kata yang
dijadikan bukti, arsip tidak hanya harus lengkap,
disebut
tetapi juga dapat diakses, reliable, otentik, akurat
informasi
mengatakan bahwa
pada
terekam yang
arsip;
istilah
ini
salah
dikenal
berhubungan erat
dengan kegiatan sehari-hari yang dijalani banyak (Mirmani, 2011). Misalnya surat menyurat antar
dan tidak dapat diganggu gurat. Krihanta mengatakan bahwa arsip vital
kantor, surat perjanjian jual beli di antara pelaku
merupakan arsip dinamis
yang
memerlukan
bisnis, bukti pembayaran PBB (Pajak Bumi dan
perlakuan khusus baik dalam hal pengamanan
Bangunan), rekening pembayaran listrik, daftar
maupun perlindungan karena informasi yang
nilai semester mahasiswa di suatu perguruan
dimilikinya sangat terkait dengan keberadaan dan
tinggi, dan lain sebagainya. Kegiatan tersebut
kelangsungan organisasi itu sendiri
yang dilakukan akan berhubungan dengan kertas
2013). Oleh karenanya, tidak ada alasan apapun
(Krihanta,
Vol.4/No.2, Desember 2016, hlm. 135-148
137
JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN
bagi organisasi untuk mengabaikan keberadaan
Archivist’s Profession in The Digital Age”.
arsip vital ini. Selanjutnya Sulistyo Basuki
Seorang arsiparis, baik arsiparis tradisional
mengatakan bahwa arsip vital atau vital records
maupun arsiparis IT, harus menyimpan dan
adalah arsip yang penting bagi kegiatan instansi
melindungi atau men- jaga serta melestarikan
atau perusahaan. (Basuki, 2003).
record untuk jangka panjang, karena record/arsip
Arsip vital disebut juga arsip kelas 1. Arsip
berisi informasi yang sangat penting. Selain itu,
vital dapat berwujud berbagai media, seperti kopi
record
harus
bisa
diakses oleh masyarakat,
makas (hard copy), media magnetis, mikro
kecuali record/arsip yang sifatnya sangat rahasia
bentuk atau bentuk mikro (microform), dan
(Kallberg, 2012).
cakram optic (optical disc). Apapun bentuk
Berdasarkan hal di atas, maka penulis tertarik
mediannya atau tingkat hidupnya, informasi yang
untuk mengkaji bagai- mana proteksi arsip vital
terekam
rekod vital diperlukan demi
pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di
kelangsungan instansi atau perusahaan. Oleh
Yogyakarta. Sehingga penulis meng- ambil judul
sebab itu, maka perlu adanya proteksi atau
“Proteksi Arsip Vital pada Badan Perpustakaan
perlindungan terhadap arsip vital, dikarenakan
dan Asrip Daerah di Yogyakarta”.
dalam
arsip vital merupakan arsip yang penting dan
Untuk menjawab rumusan masa- lah tersebut
merupakan arsip tingkat atau kelas satu untuk
maka perlu dirumuskan beberapa pertanyaan
kelangsungan aktivitas suatu organisasi.
yang meliputi:
Menurut
Krihanta,
kesadaran
akan
1.
Bagaimana proteksi arsip vital pada
pentingnya perlindungan arsip vital sebagai
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
“darah”-nya
di Yogyakarta?
organisasi
diharapkan
mampu
mencegah timbulnya risiko yang berupa kerugian atau
2.
hilangnya kesempatan memperoleh
pada Badan Perpustakaan dan Arsip
keuntungan oleh organisasi maupun perusahaan (Krihanta, 2013). Setiap organisasi menyadari
Bagaimana ciri-ciri dan fungsi arsip vital
Daerah di Yogyakarta? 3.
3. Faktor-faktor
apa
yang
mem-
bahwa upaya perlindungan terhadap arsip vital
pengaruhi penetapan metode arsip vital
diharapkan mencegah segala risiko kerugian yang
pada Badan Perpustakaan dan Asrip
lebih luas, bukan lagi kepentingan unit kerja
Daerah di Yogyakarta?
tetapi juga organisasi.
4.
Salah satu cara mengantisipasi hal tersebut maka diperlukan suatu peren- canaan perlindungan
terhadap
arsip vital. Sebagaimana yang
Bentuk-bentuk metode seperti apakah yang digunakan untuk melindungi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di Yogyakarta?
dikatakan oleh Kallberg dalam jurnalnya yang berjudul
“Archivists
2.0:
Redefining
The
ISSN: 2303-2677 / © 2016 JKIP
138
Musrifah.
JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN
5.
Bagaimanakah
proteksi
arsip
elek-
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
tronik vital pada Badan Perpustakaan
pendidikan,
perusahaan,
organisasi
politik,
dan Arsip Daerah di Yogyakarta?
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
TINJAUAN PUSTAKA Menurut Betty R.Ricks dalam Krihanta,
Selanjutnya Lasa HS, mengemukakan bahwa
proteksi arsip vital merupakan tindakan preventif
arsip merupakan sumber informasi utama bagi
yang
kehidupan pemerintah maupun swasta, karena
dilakukan
sebelum
terjadinya
suatu
peristiwa yang berdampak kepada rusak dan
menyediakan
musnahnya arsip (Krihanta, 2013). Harus diakui
menerapkan dan menjaga agar suatu kebijakan itu
bahwa setiap proteksi yang baik dan aman selalu
efektif, menjaga akun- tabilitas, melindungi hak
membutuhkan biaya yang besar dan waktu yang
karyawan dan warganegara serta melestarikan
lebih lama karena memerlukan tenaga operasional
kesi- nambungan pengetahuan sepanjang masa
yang
melak-
(HS, 2009). Selain itu, arsip adalah naskah-
sanakan tugasnya Terdapat beberapa kriteria
naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-
dalam melakukan proteksi arsip vital (Krihanta,
lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan
2013), yaitu sebagai berikut:
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
1.
terus-menerus
secara
Memperioritaskan
intensif
fisik
arsip
vital
3.
4.
untuk
merumuskan,
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
agar tetap utuh tersimpan dan ter-
pelaksanaan kegiatan pemerintahan
selamatkan oleh organisasi dari segala
1997).
bencana. 2.
dasar
(Barthos,
Sedangkan arsip vitalpada dasarnya berasal
Informasi arsip vital tersimpan pada
dari
setiap satuan unit kerja yang senan- tiasa
pengamanan dan perlindungan secara khusus
memanfaatkan arsip vital tersebut.
karena
Mudah
pemulihan
menentukan kelangsungan bagi setiap organisasi
terhadap arsip vital apabila terjadi suatu
(Krihanta, 2013). Adapun pengertian arsip vital
bencana.
yang dikemukakan oleh pakar kearsipan yaitu
Apapun tingkat perkembangan arsip
sebagai berikut:
melakukan
vital, tetap dilakukan secara khusus. Menurut
a.
dinamis
informasi
Ira
Penn
yang
dalam
memer-
arsipnya
mengatakan
arsip
lukan
sangat
vital
Republik
adalah arsip dinamis yang esensial dan
2009 Tentang
mempunyai fungsi berkelanjutan pada
Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau
suatu prganisasi, baik sebelum maupun
peristiwa dalam berbagai
sesudah
Indonesia
Undang-Undang
arsip
Nomor
43
Tahun
bentuk
dan
media
adanya
keadaan
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
(emergency) dan arsip tersebut
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
dilindungi secara
darurat harus
baik karena terkait
Vol.4/No.2, Desember 2016, hlm. 135-148
dengan organisasi, pekerja, pimpinan
b.
c.
139
JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN
3) Aspek Risiko, akan mudah dicerna dan
sebagai penentu kebijakan, konsumen
dipahami
apabila
dan masyarakat.
melakukan
kita
pendekatan
mencoba dari
Menganalisis
segi
Marry
Robek,
arsip
vital
sama
pembiayaan.
dengan
arsip
tingkat
kelas
satu,
biaya untuk mendapatkan/menciptakan
merupakan arsip yang diperlukan untuk
arsip
kelangsungan aktivitas suatu organisasi
bagaimana risiko yang ditimbulkan dari
setelah adanya suatu keadaan darurat.
upaya untuk mendapatkan/menciptakan
William Saffady, arsip vital adalah
arsip bandingkan dengan memelihara
arsip tertentu yang berisi informasi yang
arsip.
sangat diperlukan bagi kelangsungan misi kegiatan penting,
ataupun
besarnya
Selanjutnya agar
memelihara
dapat
arsip,
melindungi arsip
yaitu proses
vital secara tepat, layak dilakukan dengan
bisnis/kegiatan dan aktivitas penting
perencanaan yang matang, dengan melakukan
bagi pencapaian tujuan dan kewajiban
analisis resiko atau juga dapat disebut dengan
organisasi.
perkiraan risiko (Mirmani, 2011). Dalam hal ini
Berdasarkan pengertian arsip vital dari
menentukan dan mengevaluasi risiko yang dapat
beberapa ahli di atas, dapat dilihat adanya
menyebabkan
beberapa
kehilangan arsip hasil analisis risiko dapat
aspek
penting
dari arsip
vital
(Krihanta, 2013), yaitu:
kerusakan,
kehancuran
atau
digunakan sebagai dasar perlindungan terhadap
1) Aspek Fungsi, dalam konteks arsip vital maka informasinya masih berfungsi dinamis, yaitu arsip yang informasinya
arsip vital serta penetapan pengelolaan arsip lainnya. Analisis risiko dilakukan dengan cara melihat
masih dipergunakan secara langsung
jenis
oleh organisasi pencipta arsip dalam
menyebabkan
rangka mencapai tujuan organisasi.
informasi. Adapun ciri-ciri arsip vital, yaitu
2) 2)
ancaman
bahaya kerusakan
yang atau
kemungkinan kehilangan
Aspek Situasi, dalam konteks arsip
harus ada demi kelangsungan hidup organisasi,
vital, keberadaan informasi haruslah ada
fisik dan informasinya memerlukan perlindungan
dalam
selama
dan peng- amanan, fisik arsipnya tidak dapat
Oleh sebab itu,
tergantikan, merupakan asset bagi organisasi,
organisasi keberadaan
situasi itu
apapun ada.
arsip
tersebut
harus
memiliki fungsi dinamis, dan diklasifikasikan
senantiasa ada, apa dan bagaimanapun
sebagai arsip tingkat/kelas satu. Sedangkan fungsi
peristiwanya, tidak terkecuali adanya
arsip vital yaitu arsip vital sebagai memori
situasi bencana.
organisasi, arsip vital sebagai bukti hukum menunjang ISSN: 2303-2677 / © 2016 JKIP
litigasi,
dan
aset arsip vital sebagai
140
Musrifah.
JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN
aset untuk melindungi kepentingan hak pribadi
untuk penyimpanan sementara sebelum
maupun hak lainnya (Krihanta, 2013).
suatu warkat selesai diproses.
Jadi, berdasarkan ciri-ciri dan fungsi arsip vital
b.
yang telah disebutkan di atas dapat
Penyimpanan Tetap (Permanent File), langkah-langkah
atau
pro-
disimpulkan, arsip vital harus ada dan bernilai
penyimpanan
guna untuk kelangsungan hidup organisasi, yang
pemeriksaan,
secara
tanda, menyortir, dan menyimpan. 3.
proporsional
untuk
kepentingan
pertanggungjawaban dalam situasi apapun. Sedangkan
faktor
yang
tetap
sedur
ini,
meliputi
mengindeks,
memberi
Kualitas Fisik Arsip, setiap arsip vital
berperan
yang
dimanfaatkan
oleh
pengguna
mempengaruhi seleksi ataupun pemilihan metode
apabila disajikan dalam bentuk yang asli,
proteksi arsip vital (Krihanta, 2013) ada tiga
maka lambat laun fisik
(3) faktor yaitu sebagai berikut:
tersebut juga mengalami penurunan dari
1.
Kebutuhan Akses, arsip vital harus disesuaikan
dengan
kepentingan
2.
segi kualitas. Menurut Krihanta bentuk-bentuk
organisasi, misalnya arsip-arsip vital
proteksi
yang terkait dengan pembuktian ataupun
(Krihanta, 2013):
kepentingan hukum harus disajikan fisik
1.
metode
arsip vital di antaranya sebagai berikut
Duplikasi
(duplication),
atau
peng-
arsip vitalnya, berbeda dengan arsip vital
gandaan merupakan salah satu cara
yang di luar kepentingan pembuktian
untuk membuat salinan arsip aslinya
hukum, mungkin bisa disajikan dalam
serta mengantisipasi keberadaan arsip
bentuk yang lain.
yang
Lamanya Masa Simpan, tidak semua
pencegahan.
arsip vital akan disimpan selamanya,
2.
hilang
serta
sebagai
Pemencaran, terdapat
sarana
beberapa cara
informasi arsip vital akan menurun
pemencaran/penyebaran arsip vital yang
begitu tercipta informasi arsip yang baru
bisa dilakukan yaitu sebagai berikut:
dan ditetapkan sebagai arsip vital. Dan
a.
Exiting
dispersal,
pemencaran
perbedaan masa simpan arsip vital bisa
atau penyebaran arsip vital telah
berimbas kepada bentuk proteksi arsip
diprogramkan
vital
duplikasi sudah diketahui jumlah
yang dipilih sesuai dengan masa
simpan dari setiap arsip vital.
(Amsyah, 2003) yaitu sebagai berikut: Penyimpanan
Sementara
sehingga
saat
atau tempat penyimpanan arsip yang
Ada 2 (dua) macam penyimpanan arsip
a.
arsip vital
disimpan di tempat lain. b.
Improvised
dispersal,
pemen-
(File
caran atau penyebaran arsip vital
Pending), adalah file yang digunakan
dibuat akibat adanya situasi atau kebutuhan
organisasi
sehingga
Vol.4/No.2, Desember 2016, hlm. 135-148
penambahan duplikasi dapat terjadi
melakukan
di luar rencana terutama pada
2013), misalnya berikut ini:
tempat yang terpisah. c.
141
JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN
perlindungan arsip
(Krihanta,
Tabel 1. Bentuk-Bentuk Perlindungan Arsip
Pemindahan (transfer), sumber asli arsip vital dipindahkan ke tempat
No
Ancaman Bahaya Pencurian
1
Perlindungan yang dianjurkan Menggunakan sistem
penyimpanan arsip vital (records
lama, termasuk adanya jaminan
Membatasi jalan masuk arsip ke penyimpanan arsip Kebocoran Membatasi pengguna informasi yang mengakses arsip Air Jangan menyimpan arsip vital di area lantai dasar serta memeriksa secara rutin kebocoran Serangga Memelihara dan & hewan mengoptimalkan sarana pengerat pembasmi hewan Jamur, lumut Memberikan dan temperature yang layak kelembaban berjarak 65 sampai 57 yang berlebihan derajat Fahrenheit serta menjaga kelembaban sekitar 40%-50% Debu Menggunakan pembersih udara untuk mengurangi debu Cahaya Membatasi pintu dan jendela yang mengarah ke ruang penyimpanan Bahan kimia Hanya digunakan yang berbahaya untuk duplikasi arsip vital Sumber: (Krihanta, 2013)
keamanan fisik dan informasi karena
Selain itu, Mirmani mengemukakan bahwa
bangunannya telah dirancang ksusus
ada berbagai macam pengukuran umum untuk
sesuai konstruksi tahan bencana.
melindungi semua rekod (Mirmani, 2011), yaitu
central), biasanya yang dipindahkan dari tempat semula adalah
Peralatan
Penempatan yang salah
arsip 3
vital dinamis inaktif. d.
2
khusus
(vaulting),
4
peralatan khusus yang dimaksud adalah sarana penyimpanan yang tahan api, tahan air serta tahan benturan
keras
sehingga
5
mem-
berikan perlindungan dari ba- haya
6
(hazard) terbuat dari besi (vauts) jika perlu berada dalam lokasi ruang bawah tanah. e.
Penyimpanan di pusat arsip (records center),
sebagai
tempat
penyimpanan arsip vital memiliki
kemampuan
menyimpan
7
karena
8
untuk
arsip-arsip
yang
9
disimpan dalam jangka waktu yang
Bentuk
perlindungan
yang
lain
adalah
melakukan preventif terhadap kerusakan arsip,
sebagai berikut: a.
kelembaban ruangan penyimpanan.
sebagaimana yang dikemukakan oleh Patricia E.
Wallace dalam Krihanta mengemukakan
bahwa
bentuk-bentuk yang dianjurkan
Pengawasan dan mengatur suhu dan
b.
Pembatasan cahaya.
dalam
ISSN: 2303-2677 / © 2016 JKIP
142
Musrifah.
JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN
c.
Menyaring udara untuk mengurangi
1.
Metode Rekaman Data, metode ini
polusi udara dan mengurangi polutan
mengharuskan setiap arsip vital eletronik
dari wilayah penyimpanan arsip.
direkam pada beberapa media tertentu
d.
Melindungi arsip dari bencana banjir.
dan dilakukan secara periodik mengingat
e.
Mencegah tumbuhnya jamur.
sarana apapun yang digunakan untuk
f.
Mengurangi
serangan
serangga
dan
merekam data elektronik itu tidak terlalu
tikus. g.
lama, bahkan menurut National Bureau
Melindungi
rekod
dari
kesalahan
of Standar media lain hanya mampu
penanganan atau kejahatan.
menyimpan
Adapun prosedur pelaksanaan program rekod vital,
standar
operasional prosedur harus
tidak
lebih dari 7 tahun. 2.
Microforms sebagai Sumber Cadangan
dikembangkan dan dituliskan untuk menyakinkan
(Back-up
bahwa perlindungan
microform
rekod
secara berkualitas
vital dijalankan
Source),
peng-
mempunyai
gunaan beberapa
dengan sesungguhnya. Dalam prosedur harus
keuntungan sebagai ca- dangan back-up
mencakup:
data arsip vital elektronik. Microform
1.
2.
Siapa
yang
bertanggung
untuk
merupakan salah satu media terbaik
memelihara program rekod vital, dan
untuk menyimpan data vital yang meng-
siapa yang boleh mengakses rekod vital.
utamakan masa simpan arsip yang lebih
Sistem untuk program rekod vital, di
lama maupun ruang penyim- panan yang
mana dan bagaimana rekod dicatat,
terbatas.
bagaimana rekod diakses dan bagai-
3.
mana rekod itu disimpan.
Perlindungan File-File EDP, perlindungan file-file EDP sangat berhu-
4) Prosedur untuk memastikan rekod vital
bungan dengan lokasi dari computer.
baru yang diidentifikasi dan tercakup
Penempatan komputer yang menyim-
dalam program.
pan file-file EDP harus bebas dari
5) Prosedur untuk pemindahan rekod atau
ancaman kerusakan arsip yang secara
kopi untuk penyimpanan yang aman dan
fisik menimpa komputer, baik itu bahaya
fasilitasnya
dan ancaman api dan air.
6) Informasi yang dicatat tentang rekod vital
Sedangkan perlindungan
Pada dasarnya arsip vital elektronik sangat rentan terhadap kerusakan yang diakibatkan
menurut arsip
a.
memerlukan
Analisis Aplikasi Komputer, masingmasing
arsip vital elektronik
dianalisis
sebagai berikut:
elektronik,
Basuki
perlengkapan (Basuki, 2003) yaitu:
adanya bencana. Ada beberapa metode proteksi (Krihanta, 2013), yaitu
Sulistyo-
aplikasi dan
komputer dipisahkan
takut bila terjadi bencana.
harus karena
Vol.4/No.2, Desember 2016, hlm. 135-148
b.
c.
Penyusunan
Prosedur,
perlindungan
mencakup
membuat
cadangan,
menunjang
sistem,
143
JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN
prosedur rencana
Metode yang digunakan untuk memperoleh data
dalam
penelitian
adalah
metode
siapa
yang
frekuensi
pelak-
kualitatif. Adapun teknik-teknik yang peneliti
sanaan dan di mana informasi cadangan
gunakan dalam upaya pengumpulan data yaitu,
disimpan.
observasi,
Lokasi Alternatif, untuk menentukan
dokumentasi.
lokasi alternatif setelah terjadi bencana,
selanjutnya
yang
analisis deskriptif.
perlu
dipertimbangkan
yaitu
deskriptif
ini
dengan pendekatan penelitian
wawancara Hasil dianalisis
mendalam
dan
pengumpulan
data
dengan
menggunakan
metode, karakteristik, keun- tungan dan kerugian. d.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Rencana
harus
Penulis akan menyajikan teori- teori untuk
mencakup: petugas yang bertang- gung
mendukung data yang diperoleh dari hasil
jawab, siapa yang meninjau prosedur,
wawancara dengan bapak Suhardo seorang
siapa yang mengambil alih pimpinan
arsiparis Ahmadia di Badan Perpustakaan dan
bila terjadi bencana, prosedur
Arsip
terjadi
Tindakan,
bencana,
dibuat
apa
sesudah
yang
perlu
(BPAD)
Daerah
Istimewa
Yogyakarta. Sistematika pembahasan ini akan
dilakukan secara sistematis, di mana,
dipaparkan secara deskriptif sesuai
bagaimana, mengapa, dan bagaimana
rumusan masalah.
arsip dinamis vital dilindungi, dan proses
e.
Daerah
1.
Proteksi
Arsip
Vital
pada
dengan
Badan
pe- mulihan yang dilakukan sesudah
Perpustakaan dan Arsip Daerah di
bencana.
Yogyakarta
Uji
Kesiagaan,
menghadapi
Setelah
bencana
dibuat
rencana
Berdasarkan hasil wawancara dengan
maka
Bapak Suhardo, pengelolaan arsip vital lebih
rencana tersebut harus diuji. Uji ini harus
menekankan
dilakukan
bencana
upaya untuk melindungi arsip vital. Karena
sesungguhnya. Uji kesia- gaan harus
arsip vital itu ibarat mata uang yang tidak
dilakukan secara berkala dan prosedur
bisa dipisahkan, maksudnya arsip vital itu
penanggulangan ben- cana harus selalu
tidak bisa dipisahkan dengan organisasi.
dimutakhirkan.
Arsip vital adalah arsip yang sangat penting
sebelum
terjadi
kepada
metode
bagaimana
sekali pengaruhnya terhadap masyarakat, bangsa dan negara, di dalam Undang-Undang METODE PENELITIAN
pun lebih mengutamakan kepada penjagaan atau perlindungan terhadap arsip vital itu ISSN: 2303-2677 / © 2016 JKIP
144
Musrifah.
JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN
sendiri.
Karena
apabila
arsip
tersebut
Perpustakaan
dan
Arsip Daerah (BPAD)
musnah, rusak atau hilang maka organisasi
Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), yaitu
itu akan terhenti aktivitasnya. Dan ketika
lebih meng- utamakan fisik dari arsip vital itu
organisasi
aktivitas
sendiri supaya tetap utuh tersimpan dan
transaksi maka akan menghasilkan suatu
selamat dari berbagai bencana, dan arsip vital
bukti-bukti yang akan disimpan dalam file-
itu disimpan pada setiap unit kerja yang
file.
selalu memanfaatkan arsip vital tersebut.
tersebut
melakukan
Bukti-bukti itu nanti ada arsip kelas satu
Selanjutnya Bapak Suhardo, mengemukakan
(1) yang dinamakan vital, arsip kelas dua (2)
bahwa dalam mem- proteksi atau melindungi
yang dinamakan penting, arsip kelas tiga (3)
arsip vital di Badan Perpustakaan dan Arsip
yang dinamakan berguna, dan arsip kelas
Daerah (BPAD) Daerah Istimewa Yogyakarta,
empat (4) yang dinamakan tidak berguna.
dilakukan perencanaan yang matang, di buat
Dan arsip vital tersebut informasinya masih
suatu prosedur supaya apabila terjadi regulasi
berfungsi dina- mis, maksudnya arsip yang
atau
infor- masinya masih digunakan secara
selanjutnya bisa melihat langsung prosedur
langsung oleh organisasi pencipta arsip
tersebut. Di Badan Perpustakaan dan Arsip
dalam rangka untuk mencapai tujuan yang
Daerah (BPAD) Daerah Istimewa Yogyakarta,
diinginkan oleh organisasi.
juga melakukan analisis resiko. Maksud- nya
perubahan
kepemimpinan,
arsiparis
Apabila arsip vital itu tidak dilindungi,
dengan melihat jenis bahaya apa yang akan
maka organisasi itu akan kehilangan asetnya,
terjadi bila informasi atau arsip vital itu hilang
kehilangan kekayaanya, kehilangan hak-
atau musnah. Apabila hal tersebut terjadi, maka
haknya,
melakukan
akibatnya akan besar sekali, baik dari segi biaya
operasionalnya, makanya di dalam record
untuk mendapatkan/ menciptakan kembali arsip
manajemen ada program- program untuk
tersebut, maupun
menyelamatkan arsip vital tersebut. Arsip
karena memerlukan tenaga operasional yang terus
senantiasa berfungsi dan dipergunakan untuk
menerus secara intensif melaksanakan tugas
kepentingan operasional ataupun aktivitas
tersebut. Adanya analisis resiko ini maka
suatu organisasi, yaitu sebagai alat dasar
ditetapkan suatu perlindungan baik perlindungan
manajemen
terhadap arsip vital itu sendiri atau pengelolaan
dan
tidak
bisa
yang meliputi kepentingan
administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pen-
didikan
atau
ilmu
pengetahuan
(Krihanta, 2013). Menurut
Bapak
waktu
yang
lebih
lama
arsip lainnya, seperti arsip statis dan dinamis. 2.
Ciri-Ciri dan Fungsi Arsip Vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di
Suhardo,
melakukan
perlindungan
terhadap
arsip
vital
atau
da-
lam
Yogyakarta
proteksi
Berdasarkan hasil wawancara dengan
di Badan
Bapak Suhardo, ciri-ciri arsip vital yang
Vol.4/No.2, Desember 2016, hlm. 135-148
dilindungi
atau
145
JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN
diamankan
di
Badan
organisasi di masa yang akan mendatang.
Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di
Karena arsip vital fungsinya sebagai bukti
Daerah Istimewa Yogyakarta, yaitu ciri-
hukum, serta melindungi kepentingan hak
cirinya, per- tama, arsip tersebut sangat
individu ataupun hak-hak yang lainnya,
penting dan berpengaruh bagi kelangsungan
misalnya arsip tentang surat tanah, dan arsip
organisasi. Kedua, arsip itu tidak dapat
lainnya.
digantikan dengan arsip atau informasi yang
3.
Faktor-Faktor
yang
Mempengaruhi
lainnya. Ketiga, arsip itu merupakan suatu
Penetapan Metode Arsip Vital pada
aset bagi organisasi, karerna apabila aset
Badan Perpustakaan dan Asrip Daerah
tersebut
hilang,
di Yogyakarta
lembaga
akan
maka
organisasi
merasa
atau
kehilangan
kekayaannya, kehilangan hak-haknya,
dan
tidak bisa melakukan opera- sional.
Faktor yang mempengaruhi penetapan metode arsip vital pada Badan Perpustakaan dan
Dan terakhir, arsip tersebut dianggap
Arsip Daerah (BPAD) di Daerah
Istimewa
Yogyakarta,
adalah
karena
sebagai arsip kelas satu (arsip yang sangat
kebutuhan akses, dan yang boleh mengakses
penting). Hal tersebut sesuai dengan apa
arsip tersebut hanyalah orang-orang tertentu
yang dikemukakan
Krihanta bahwa
saja, dan sebelum mengakses orang tersebut
vital yaitu: harus ada demi
harus meminta izin dulu kepada penciptanya.
kelangsungan hidup organisasi, fisik dan
Kebutuhan akses ini harus disesuaikan
informasinya memerlukan perlindungan dan
dengan kebutuhan organisasi. Seperti arsip-
pengamanan, fisik arsipnya tidak dapat
arsip yang berhubungan dengan pembuktian
tergantikan, merupakan asset bagi organisasi,
hukum,
memiliki fungsi dinamis, dan diklasifikasikan
fisiknya, beda halnya dengan arsip vital yang
sebagai arsip tingkat/kelas satu
di luar kepentingan hukum, bisa disajikan
ciri-ciri
arsip
oleh
(Krihanta,
2013).
harus
disajikan dalam bentuk
dalam bentuk media komputer dengan cara
Sedangkan fungsi dari arsip vital itu menurut
Bapak
Suhardo
di
Badan
arsiparis memperlihat- kannya saja. Selain itu menurut Bapak Suhardo,
Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di
faktor
Daerah Istimewa Yogyakarta, Sebagai aset
metode arsip vital itu adalah lamanya masa
organisasi dan sebagai memori organisasi, di
simpan,
mana
mengatakan
aktivitas
yang
dilakukan
oleh
yang
dan
mempengaruhi
Bapak bahwa
penetapan
Suhardo,
arsip
vital
juga tidak
organisasi dapat menghasilkan bukti- bukti
selamanya akan disimpan, apabila tercipta
yang
arsip yang baru. Arsip vital juga bisa
akan
disimpan
dalam file-file, dan
file-file tersebut akan berfungsi
bagi
musnah, disiang atau disusupkan apabila
ISSN: 2303-2677 / © 2016 JKIP
146
Musrifah.
JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN
sudah
tidak
penting
lagi.
Dan
dalam
(BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta,
memusnahkan arsip vital ini tidak ditentukan
untuk men- cegah arsip vital itu rusak,
jadwal
misalnya dari segi fisik. Badan Perpustakaan
retensi, karena tergantung pada
penting atau tidaknya arsip vital tersebut. Dan faktor yang terakhir adalah karena
dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa
Yogyakarta
melakukan
kualitas fisik dari arsip vital tersebut. Sebab
pengawasan dan mengatur kelembaban ruang
apabila arsip vital tersebut selalu disajikan
penyimpanan, serta mengatur pencahayaan,
dalam bentuk fisik kepada pengguna, maka
menyaring udara untuk mengurangi polusi
lama-kelamaan arsip vital yang berbentuk
udara
fisik tersebut akan menjadi rusak, oleh sebab
melindungi
itu diadakan penetapan untuk memproteksi
kebakaran, serangga atau hewan, tumbuhnya
atau melindungi arsip vital tersebut supaya
jamur, dan yang terakhir melindungi arsip
terhindar dari kerusakan.
dari manusia yang menyalahgunakan arsip
4.
Bentuk-Bentuk
Metode
yang
Digu-
nakan untuk Melindungi Arsip Vital
terhadap arsip
penyimpanan dari
arsip,
bencana
banjir,
tersebut. 5.
Proteksi Arsip Vital Elektronik pada
pada Badan Perpustakaan dan Arsip
Badan Perpustakaan dan Asrip Daerah
Daerah di Yogyakarta
di Yogyakarta
Menurut Bapak Suhardo bentuk metode
Proteksi
atau
perlindungan yang
yang digunakan untuk melindungi arsip vital
dilakukan terhadap arsip vital elektronik pada
pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
(BPAD) di Daerah Istimewa Yogya- karta,
(BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta
yaitu menggunakan beberapa metode, yang
yaitu dengan cara cadangan (back-up) arsip
pertama, metode duplikasi,
maksudnya
vital elektronik tersebut supaya apabila
arsip
vital yang ada di BPAD di duplikasi
terjadi kerusakan atau bencana sekaligus
atau
digandakan
musibah yang lainnya, informasinya masih
terjadinya
untuk
kerusakan.
mengantisipasi
Kedua,
dilakukan
bisa tetap diselamatkan, dan disimpan ke
pemencaran atau penyebaran arsip vital ke
dalam server yang berbeda-beda. Selain itu
tempat lain yang aman. Ketiga, pemindahan
diusahakan direkam pada beberapa media
(transfer), dalam mentransfer arsip vital ini
tertentu, dan menjauhkan media atau alat
dipindahkan ke tempat penyimpanan pusat
elektronik
arsip (record center) atau lembaga komersial
dalamnya berisi tentang arsip vital dari
(lembaga yang bergerak di bidang kearsipan).
bahaya yang akan menimpa seperti air dan
Selain menggunakan metode tersebut,
api.
banyak perlindungan yang dilakukan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
SIMPULAN
misalnya
komputer
yang
di
Vol.4/No.2, Desember 2016, hlm. 135-148
1.
Proteksi atau perlindungan terhadap arsip
melindungi arsip vital yaitu menggunakan
vital
metode
yang
dilakukan
oleh
Badan
duplikasi,
pemencaran
atau
Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD)
penyebaran arsip vital ke tempat lain yang
Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), yaitu
aman. Ketiga, pemindahan (transfer), ke
lebih mengutamakan fisik dari arsip vital itu
tempat penyimpanan pusat arsip (record
sendiri supaya tetap utuh
center) atau lembaga komersial.
selamat
2.
147
JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN
tersimpan
dan
dari berbagai bencana, dan arsip
4.
BPAD Daerah Istimewa Yogyakarta juga
vital itu disimpan pada setiap unit kerja yang
melakukan
selalu memanfaatkan arsip vital tersebut.
kelembaban ruang penyimpanan, mengatur
Selain itu, juga melakukan analisis resiko
pencahayaan,
dengan melihat jenis bahaya apa yang akan
mengurangi polusi udara, melindungi arsip
terjadi bila informasi atau arsip vital itu
dari bencana banjir, kebakaran, serangga
hilang atau musnah.
atau hewan, jamur, dan yang terakhir
Adapun
ciri-ciri
dilindungi
atau
arsip
yang
vital yang
diamankan
melindungi
yaitu
pertama, arsip tersebut sangat penting dan
pengawasan
menyaring
arsip
dari
dan
mengatur
udara
manusia
untuk
yang
menyalah gunakan arsip 5.
Untuk proteksi terhadap arsip vital elektronik
berpengaruh bagi kelangsungan organisasi.
yaitu
Kedua,
arsip itu tidak dapat digantikan
disimpan ke dalam server yang berbeda-
dengan arsip atau informasi yang lainnya.
beda. Selain itu diusahakan direkam pada
Ketiga, arsip itu merupakan suatu asset bagi
beberapa media tertentu, dan menjauhkan
organisasi. Keempat, arsip tersebut dianggap
media atau alat elektronik yang di dalamnya
sebagai arsip kelas satu. Sedangkan fungsi
berisi tentang arsip vital dari bahaya yang
yaitu
akan menimpa seperti air dan api.
sebagai
asset
organisasi,
sebagai
dengan
cara
mem-back-up
dan
memori organisasi, sebagai bukti hukum,
3.
serta untuk melindungi kepentingan hak
DAFTAR PUSTAKA
pribadi ataupun hak-hak yang lainnya.
Amsyah, Z. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Barthos, B. (1997). Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. Basuki, S. (2003). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. HS, L. (2009). Kamus Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarta: Pustaka Book Publisher. Kallberg, M. (2012). Archivists 2.0: Redefining The Archivist’s Profession in The Digital
Adapun
faktor
yang
mempengaruhi
penetapan metode arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta, adalah karena kebutuhan akses, lamanya masa simpan, dan faktor yang terakhir adalah karena kualitas fisik dari arsip vital tersebut. Sedangkan bentuk
metode
yang
digunakan
untuk
ISSN: 2303-2677 / © 2016 JKIP
148
JURNAL KAJIAN INFORMASI & PERPUSTAKAAN
Age. Retrieved Maret 2015, from Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga . Krihanta. (2013). Pengelolaan Arsip Vital. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka. Mirmani, A. (2011). Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka.
Musrifah.
Rustam, M. (2014). Pengelolaan Arsip Elektronik. Tanggerang : Universitas Terbuka. Widyawan, R. (2012). Pelayanan Referensi Berawal Dari Senyuman. Bandung: Bahtera Ilmu.
