PROSEDUR STANDARD OPERASI (SOP) DAN ARAHAN KERJA (WI) KAWASAN RUKUN TETANGGA TAMAN BUKIT BUJANG SOP (STANDARD OPERATION PROSEDURE) 1. Perancangan aktiviti 2. Perlaksanaan aktiviti 3. Penyedian Laporan 4. SRS WI (WORK INSTRUCTION) –Arahan Kerja Jawatankuasa (urusetia) program MATLAMAT SOP DAN WI 1. Langkah permulaan bagi menuju standard piawaian ISO 9002 dari segi pengurusan 2. Panduan untuk merancang dan melaksanakan aktiviti 3. Mewujudkan suasana kerja yang lebih efisen, teratur dan bersistemmatik 4. Memastikan perancangan dan perlaksanaan aktiviti / program mematuhi piawaan yang ditetapkan oleh JPNIN dibawah Akta Rukun Tetangga 2012 5. Memastikan perlaksanaan aktiviti mencapai tujuan dan obkjektif. 6. Meningkatkan prestasi dan kecekapan pengurusan Ahli Jawatankuasa 7. Memastikan sumber dan tenaga kerja mencukupi 8. Memastikan setiap AJK berfungsi sepenuhnya dengan melaksanakan tanggungjawab penuh adil, komited, konsisten dan berintegriti TANGGUNGJAWAB 1. Pengerusi 2. Timbalan Pengerusi 3. Setiausaha 4. Timbalan Setiausaha 5. Bendahari 6. Ahli Jawatankuasa Rukun Tetangga. 7. Ketua / Pengerusi cawangan Jiran dan Biro 8. Ketua Keselamatan LAPORAN / DOKUMEN 1. Format A.1 – Kertas Kerja program 2. Format B - Cadangan Program Setengah tahun Pertama dan Kedua 3. Borang Permohonan Peruntukan (borang Kuning) 4. Borang Tuntutan Perbelanjaan 5. Laporan aktiviti – Lisan / bertulis / gambar 6. Borang Tuntutan Aktiviti (borang biru) 7. Laporan bergambar 1 8. Laporan Bergambar 2 9. Laporan KRT – Perlaksanaan program dan aktiviti 10. Laporan SRS – Perlaksanaa Skim Rondaan Sukarela 11. Laporan Inventori 12. Laporan Kewangan bulanan 13. Laporan Kewangan tahunan
JPNIN JPNIN JPNIN KRTTBB KRTTBB JPNIN JPNIN KRTTBB JPNIN JPNIN JPNIN JPNIN JPNIN
14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
Salinan Surat Kelulusan (salinan Borang kuning) Salinan Jadual Rondaan Salinan rekod kehadiran Rondaan Salinan Minit Mesyuarat AJK Salinan Minit Mesyuarat Program / kemajuan Aktiviti Salinan Minit Mesyuarat Cawangan Jiran / Biro Salinan Minit Mesyuarat Post Mortem
CARTA ALIRAN. (SOP FLOW CHART) 1. Perancangan aktiviti 2. Perlaksanaan aktiviti 3. Penyedian Laporan 4. SRS
-
sila lihat lampiran sila lihat lampiran sila lihat lampiran sila lihat lampiran
ARAHAN KERJA 1
PENYELARAS PROGRAM
2
JAWATANKUASA SAMBUTAN DAN JEMPUTAN
3
JAWATANKUASA MAKAN DAN MINUM
4
JAWATANKUASA HADIAH, CENDERAMATA DAN SIJIL
5
JAWATANKUASA KESELAMATAN DAN LALULINTAS
6
JAWATANKUASA PENYERTAAN , PAMERAN DAN PERTANDINGAN
7
JAWATANKUASA PENGANGKUTAN /LOGISTIK
8
JAWATANKUASA PERASMIAN DAN PROTOKOL
9
JAWATANKUASA PUBLISITI DAN SIARAYA
10
JAWATANKUASA PERSEMBAHAN DAN PENTAS
11
JAWATANKUASA DEKORASI DAN KEBERSIHAN
12
JAWATANKUASA PERSIAPAN TEMPAT DAN PERALATAN
13
JAWATANKUASA KEWANGAN
14
JAWATANKUASA LAPORAN DAN DOKUMENTASI
JPNIN JPNIN JPNIN JPNIN KRTTBB KRTTBB KRTTBB
1. PENYELARAS PROGRAM 1.1. Ketua Perancang/Programmer/Master mind 1.2. Mengatur dan memanggil Mesyuarat Jawatankuasa Program. 1.3. Mengetahui dengan jelas KONSEP dan MATLAMAT program yang dianjurkan 1.4. Menjalankan kajian (research) atau menghubungi agensi luar tentang maklumat program terlebih dahulu sebelum perlaksanaan. 1.5. Menyelia dan penyelaras keseluruhan kemajuan dan perjalanan program 1.6. Memberi tugasan dan arahan yang jelas kepada AJK kecil program atau jawatankuasa / urusetia dibawah kawal selianya 2. URUSETIA SAMBUTAN DAN JEMPUTAN 2.1. Merancang tentatif /aturcara program. 2.2. Mengenalpasti dan menjemput tetamu untuk perasmian dan jemputan. 2.3. Mengenal pasti sasaran penonton dan hadirin samada keseluruhan dari penduduk atau kumpulan atau individu tertentu bergantung kepada program yang dianjurkan 2.4. Mengedar Surat/kad jemputan rasmi/tidak rasmi. (berkerjasama dengan Setiausaha KRT) 2.5. Mengatur /mengiring sambutan ketika ketibaan tetamu (berkerjasama dengan Urusetia perasmian dan protokol) 3. JAWATANKUASA MAKAN DAN MINUM 3.1. Merancang menu makan dan minum bersesuaian dengan tetamu, jemputan dan konsep program 3.2. Mengenalpasti kuantiti makan dan minum bersesuaian dengan kapasiti jemputan 3.3. Mengenalpasti kaedah penyediaan. Samada secara gotong-royong atau pekhidmatan siapsedia(catering) 3.4. Menyediakan tempat dan peralatan untuk makan dan minum (Persiapan Meja VIP/meja buffet/tempat mencuci dan lain-lain yang berkaitan) 4. JAWATANKUASA HADIAH, CENDERAMATA DAN SIJIL 4.1. Mengenalpasti jenis / kuantiti hadiah, cenderamata dan sijil bergantung kepada konsep program 4.2. Mengenalpasti pembekal/ mengurus tempahan hadiah atau cenderahati atau sijil. 4.3. Mengatur, menyediakan, menyerahkan hadiah, cenderahati atau sijil ketika acara penyampaian. Menyediakan senarai penerima mengikut aturan.(kerjasama dengan urusetia Sambutan dan Jemputan). 5. JAWATANKUASA KESELAMATAN DAN LALULINTAS 5.1. Mengenalpasti keperluan keselamatan dan lalulintas bergantung kepada konsep program. 5.2. Mengenalpasti risiko dan kemungkinan berlaku kemalangan atau pun jenayah. 5.3. Mengenalpasti kekuatan anggota, dan memantau keselamatan jemputan, peserta, orang ramai dan hartabenda sepanjang program berlangsung. (berkerjsama dengan anggota SRS, Polis Trafik, RELA, JPAM, Jabatan Kesihatan, Hospital dan lain-lain. 5.4. Mengenalpasti dan menyediakan tempat letak kenderaan ketika program berlangsung 5.5. Memaklumkan kepada Pihak Polis atau Pihak Berkuasa Tempatan tentang program yang yang akan berlangsung termasuk permohonan permit sekiranya perlu.
5.6. 5.7. 5.8. 5.9.
Menyediakan tempat , peralatan (first aids kit) dan bersiap sedia memberikan rawatan awal sekiranya berlaku kecemasan. Mempunyai matlumat hubungan (Nombor talifon) dengan agensi keselamatan dan kesihatan (POLIS, Hospital, Bomba, JPAM dan lain-lain) Mempunyai pengetahuan asas tentang rawatan awal (CPR) sekiranya berlaku kes kecemasan dan mempunyai ciri ketegasan dan kekuatan fizikal (mahir dalam Self defence / Martial art) Mengenalpasti keperluan kewangan
6. JAWATANKUASA PENYERTAAN , PAMERAN DAN PERTANDINGAN 6.1. Mengenalpasti dan menyediakan keperluan pendaftaran peserta untuk kursus, kelas, pameran dan pertandingan bergantung kepada konsep program 6.2. Menyediakan dan mengatur ruang, tempat dan acara program (berkerjasama dengan Jawatankuasa sambutan dan jemputan, Jawatankuasa Persembahan dan Pentas) 6.3. Berhubung dengan dengan agensi-agensi luar untuk penyertaan pameran 6.4. Menyediakan pengadil atau juri untuk pertandingan 6.5. Mengenal pasti kadar bayaran / perbelanjaan 7. JAWATANKUASA PENGANGKUTAN /LOGISTIK 7.1. Mengenalpasti dan menyediakan keperluan pengangkutan untuk peserta bergantung kepada konsep program dan kapasiti peserta 7.2. Menyediakan jadual/aturcara penjalanan 7.3. Mengurus dan mendapatkan kemudahan insuran perjalanan kepada peserta bergantung kepada keperluan program 7.4. Memastikan prosedur keselamatan perjalanan terutama melibatkan banyak kenderaan (konvoi) (berkerjasama dengan Jawatankuasa Keselamatan) 7.5. Mendapatkan maklumat kadar/bayaran /sewaan untuk perkhidmatan pengangkutan 8. JAWATANKUASA PERASMIAN DAN PROTOKOL 8.1. Mengetahui asas tatacara protokol sesuatu program. (berkerjasama dengan Jawatankuasa Sambutan dan Jemputan) 8.2. Mengenalpasti keperluan, alatan, turutan, susunan, pakaian, tingkah laku, rasmi atau tidak rasmi bergantung kepada konsep program 9. JAWATANKUASA PUBLISITI DAN SIARAYA 9.1. Mengenalpasti keperluan/jenis Publisiti dan Siaraya bergantung kepada konsep program 9.2. Mengenalpasti dan mendapatkan kemudahan perkhidmatan Siaraya (PA Sistem) 9.3. Bertanggungjawab menyediakan, mempamerkan, mengiklankan, mengedarkan sebarang bentuk publisiti, tunjuk arah, peta laluan bagi mempromosikan sesuatu program 9.4. Menyediakan ruang dan tempat untuk kemudahan Siaraya 9.5. Menyediakan / mendapatkan perkhidmatan photografi dan video. 9.6. Mengenalpasti kadar bayaran/sewaan 10. JAWATANKUASA PERSEMBAHAN DAN PENTAS 10.1. Mengenalpasti keperluan/jenis Persembahan dan Pentas bergantung kepada konsep program 10.2. Menyediakan kemudahan Pentas
10.3. 10.4. 10.5.
Menyenarai dan aturcara persembahan (perlu berkerjsama dengan Jawatankuasa penyertaan dan Jawatankuasa Sambutan) Berhubungan dengan agensi luar seperti kelab kebudayaan, Nasyid, Band, persatuan silat, event management dan lain-lain Mengenalpasti kadar bayaran dan perbelanjaan
11. JAWATANKUASA DEKORASI DAN KEBERSIHAN 11.1. Mengenalpasti keperluan/jenis Dekorasi dan Kebersihan bergantung kepada konsep program 11.2. Merekabentuk, menggubah, membuat dekorasi bergantung kepada konsep program (berkerjasama dengan Jawatankuasa Persembahan dan Jawatankuasa Sambutan) 11.3. Menyediakan kemudahan tong sampah yang cukup 11.4. Memastikan kebersihan setelah selesai program 11.5. Mengenalpasti perbelanjaan 12. JAWATANKUASA PERSIAPAN TEMPAT DAN PERALATAN 12.1. Mengenalpasti keperluan/jenis Persiapan Tempat dan Peralatan bergantung kepada konsep program dan kapasiti program 12.2. Mendapatkan dan menyediakan peralatan seperti khemah, kerusi, meja dan lain-lain. 12.3. Menyusun atur tempat dan peralatan (perlu berkerjasama dengan Semua Jawatankuasa) 12.4. Mengenalpasti perbelanjaan 13. JAWATANKUASA KEWANGAN 13.1. Mengenalpasti keperluan kewangan sebelum perlaksanaan sesuatu program 13.2. Mengenalpasti dan merancang mendapatkan sumber atau dana tambahan untuk sesuatu program 13.3. Memantau dan mengawal perbelanjaan untuk setiap jawatankuasa . 13.4. Memberikan kemudahan kewangan kepada setiap jawatankuasa 13.5. Perlu berkerjasama dengan penyelaras program 14. JAWATANKUASA LAPORAN DAN DOKUMENTASI 14.1. Kemuka permohonan aktiviti tahunan 14.2. Menyediakan Laporan Bulanan 14.3. Membuat permohonan tuntutan aktiviti
