Projekt-végrehajtás és lebonyolítás a HEFOP pályázatos programjaiban Megvalósítás és monitoring Törökné Rózsa Judit 2006. június 13.
Projekt megvalósítása • A projekt szakmai és pénzügyi előrehaladásáról Projekt előrehaladási jelentést - PEJ-t kell benyújtania. • Célja: – Kifizetések alátámasztása – A támogatást a szerződésben meghatározott célra használják – Információ szolgáltatás az ellenőrző szervezeteknek – Mennyiségi és minőségi információk a projektről, – Eredményesség és hatékonyság vizsgálata
Projekt előrehaladási jelentés fajtái • Projekt előrehaladási jelentés (3 havonta szerződésben meghatározott határnapon nyújtandó be) • Időközi projekt előrehaladási jelentés (negyedéves elszámolások között) • Projekt záró jelentés (az utolsó elszámolási időszak, valamint a teljes projekt esetében történő jelentés) • Projekt fenntartási jelentés (projekt zárást követően évente kell beszámolnia a Kedvezményezett kötelezettségeiről)
Időközi Projekt Előrehaladási Jelentés • Támogatási szerződés rögzíti, hogy milyen esetekben nyújtható be az elszámolási időszakok között. • Egyszerűsített formadokumentum benyújtása • Esetei lehetnek: – Előleget vett igénybe a Kedvezményezett és az előleg 90 %-t elköltötte – Előleget nem vett igénybe a Kedvezményezett és közvetlen a szállítói felé történő kifizetést kezdeményez – Előleget nem vett igénybe a Kedvezményezett és 30 millió Ft-ot elérnek a kifizetései
Projekt előrehaladási jelentés tartalma I. • A projekt tevékenységeinek részletes bemutatása • A projekt tevékenységeinek és a hozzá kapcsolódó költségeknek a bemutatása. – A kedvezményezettnek igazolnia kel, hogy a tevékenység és a költség a projekt érdekében merült fel.
Projekt előrehaladási jelentés tartalma II. • A projekt előrehaladását a meghatározott mérföldkövek tekintetében is be kell mutatni. • Az esetleges ütemezésben bekövetkezett csúszások bemutatása és indoklása. • Megvalósítást nehezítő problémák és a megoldásukra tett intézkedések bemutatása. • A projekt kockázatainak vázolása.
Projekt előrehaladási jelentés tartalma III.
• A közbeszerzés végrehajtásával és szabályosságával kapcsolatos jelentés. • Esélyegyenlőségi szempontok érvényesülése a projekt megvalósítása kapcsán: – Nemek közötti esélyegyenlőség – Romák esélyegyenlősége – Fogyatékkal élők esélyegyenlősége
• Környezeti fenntarthatóság a projekt során
Projekt előrehaladási jelentés tartalma IV. • Nyilvánosság és tájékoztatás követelményeinek teljesítése • Indikátorok, számszerűen mérhető mutatószámok teljesülése • Pénzügyi előrehaladás bemutatása.
Projekt előrehaladási jelentés mellékletek • •
Pénzügyi mellékletek (lásd részletes bemutatását a pénzügyi menedzsment előadásban) Szakmai mellékletek: – a megvalósítás első jelentésének mellékleteként három havonkénti bontású ütemezést a számszerűsíthet célkitűzések teljesüléséről (indikátorok); – a megvalósítás első jelentésének mellékleteként közbeszerzési ütemterv; – az előrehaladást igazoló dokumentumok (pl. beruházás fotói, kiadvány egy példánya, tanfolyam jelenléti ívének másolata, stb.); – a lefolytatott közbeszerzési eljárás (csak az eljárás lefolytatását követ első projekt jelentéshez szükséges benyújtani); – beszállító által – közbeszerzési szabályok alapján – szolgáltatandó garanciák, biztosítékok iratanyaga; – a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok (pl. plakátról vagy tábláról, rendezvényről (fénykép,kiadvány); – intézkedés-specifikus kiegészítő táblázat(ok);
Monitoring eljárások Kedvezményezett kötelezettsége • 3 havonta a Támogatási szerződésben meghatározott határnapon kell a jelentést benyújtani • Ezt megelőzően a Kedvezményezett kap egy „Felhívás előrehaladási jelentés benyújtására” tárgyú levelet a Közreműködő Szervezettől • Ha elmulasztja benyújtani, akkor 3 munkanapon belül megküldésre kerül a „felszólítás előrehaladási jelentés benyújtására” tárgyú levél • További 10 nap elteltével, ha a jelentést a Kedvezményezett nem adja le, szabálytalansági eljárás indul.
Monitoring folyamat Jelentés befogadása • A személyesen benyújtott jelentést „átadásátvételi elismervény” –el veszik át a Kedvezményezettől, az előre egyeztetett időpontban. • Formai ellenőrzés: – a támogatási szerződésben előírt eljárásnak megfelelően teljesíti a monitoringgal kapcsolatos kötelezettségeit; – az előírt dokumentumokat használva. – vizsgálják, hogy a dokumentumokat a PEJ kitöltési útmutatójában meghatározott módon és példányszámban nyújtották-e be a Kedvezményezettek.
Monitoring folyamat Hiánypótlás • A benyújtott dokumentumokat 3 munkanap alatt ellenőrzik formai szempontból. • Hiányosság esetén 15 nap áll a kedvezményezett rendelkezésére a hiánypótlás benyújtására. • A hiánypótlás benyújtását követően kezdődik meg a PEJ feldolgozása.
Monitoring folyamat • Szakmai Monitoring – – Oktatási Minisztérium Alapkezelő Igazgatóság
• Pénzügyi monitoring – – Magyar Államkincstár
• Eljárásrendi monitoring – ESZA támogatásnál: Foglalkoztatási Hivatal ERFA támogatásnál: Oktatási Minisztérium Alapkezelő Igazgatóság
Az illetékes szervezeteknek 15 munkanap áll rendelkezésre az elvégzésére, a feldolgozás tevékenysége párhuzamosan történik.
Eljárásrendi monitoring • Támogatási szerződéssel való összhang vizsgálata; a szerződésben rögzített dolgot szerezték be, az ott rögzített mennyiségben és értékben; • Lefolytatták-e a közbeszerzési eljárást; • Szükség volt-e rá, az értékhatárnak megfelelő eljárást alkalmazták-e; • Csatolták-e a szükséges dokumentumokat; • Született elmarasztaló Közbeszerzési Döntőbírósági határozat az eljárással kapcsolatban?
Szakmai monitoring • • • • • • • • • •
A projekt keretében folytatott tevékenységek megfelelő ütemben és minőségben valósultak meg, ezek a támogatás folyósításának alapját igazolják A teljesítés a pályázatban és szerződésben rögzített célok megvalósítását célozza, A megvalósítás ténylegesen a végső kedvezményezettek és a tervezett célcsoport, célterület szerződés szerinti támogatására irányul, Megfelelt-e az előrehaladás a tervezett ütemezésnek A forrásfelhasználás megfelelt-e a szerződésben rögzítetteknek Keletkezett-e új, vagy hozzáadott érték a megvalósítás során Az indikátor értéke az ütemezésnek megfelelően alakul-e Horizontális célok megvalósultak-e Eleget tett-e a kedvezményezett a tájékoztatási kötelezettségeknek A tevékenységek, eszközök, költségek, összességében az igényelt tételek összhangban vannak-e a támogatási szerződéssel és mellékleteivel (és a hazai ésEU jogszabályokkal).
Pénzügyi monitoring • A számlák összhangban vannak a Szerződéssel; • A számlá(ka)t a Kedvezményezettek nevére és címére állították ki; • A számlák a program keretében jóváhagyott projektre vonatkoznak; • A számla(k) elszámolásra benyújtott részét más programhoz nem nyújtották be; • A számlák a formai ellenőrzés alapján megfelelnek a jogszabályi előírásoknak; (részletesen lásd pénzügyi menedzsment előadás)
Korrekció • Az eljárásrendi, szakmai és pénzügyi monitoring eredményének megfelelően korrekció benyújtására szólítják fel a kedvezményezettet, amelyre 10 nap áll a rendelkezésére.
Hitelesítési tevékenység A PEJ (és korrekciója) ellenőrzését követően a KSZ-ek kiállítják a Hitelesítési Jelentéseket: • Kincstári Hitelesítési Jelentés (pénzügyi hitelesítés) • Szakmai Hitelesítési Jelentés (szakmai hitelesítés)
Forráslehívás, utalványozás • A jelentések alapján – ESZA esetében Foglalkoztatási Hivatal – ERFA esetében az Oktatási Minisztérium Alapkezelő Igazgatósága előállítja a Forráslehívást (kifizetésre javasolt összeget tartalmazza az ellenőrzések alapján)
• Megküldi a kifizetési javaslatot az Irányító Hatóságnak • Irányító Hatóság utalványoz (az ellenőrzéseit követően, amennyiben mindent rendben talál)
A lebonyolítás folyamata (ERFA) OMAI Szakmai ellenőrzés OMAI Kincstár Kincstár befogadja és továbbítja a PEJ-t
A Kedvezményezett benyújtja a PEJ-t, a Kincstár továbbítja az OMAI-ba
Pénzügyi ellenőrzés
Ellenőrzés, Hitelesítési jelentések kiállítása
OMAI Forráslehívás kezdeményezése
OMAI elkészíti a forráslehívás dokumentumait
IH Átutalás a Kedvezményezettnek
Forráslehívást IH elfogadta; átutalás kezdeményezése Kedvezményezett részére
A lebonyolítás folyamata (ESZA) OMAI
Szakmai ellenőrzés
FH
FH
IH
Kincstár FH befogadja és továbbítja a PEJ-t
Pénzügyi ellenőrzés
Forráslehívás kezdeményezése
Átutalás a Kedvezményezettnek
FH Eljárásrendi ellenőrzés
A Kedvezményezett benyújtja a PEJ-t
FH továbbítja a PEJ-t a KSZ-eknek
Ellenőrzés, Hitelesítési jelentések kiállítása
FH elkészíti a forráslehívás dokumentumait
Forráslehívást IH elfogadta; átutalás kezdeményezése Kedvezményezett részére
Helyszíni ellenőrzések célja A projekt végrehajtása és zárása során annak ellenőrzése, hogy – A támogatási szerződésben rögzített tevékenységek elvégzése történik. – Az előrehaladás megfelelő ütemben zajlik. – Az ellenőrzésre benyújtott dokumentumok valóban léteznek.
Helyszíni ellenőrzések Típusai: • Folyamatkövető helyszíni ellenőrzés: a projekt végrehajtása során egy alkalommal • Záró helyszíni ellenőrzés: a projekt zárását, a záró jelentés benyújtását követően • Rendkívüli helyszíni ellenőrzés: szükség esetén • Egyéb ellenőrzések esetlegesen: külső ellenőrző szervek ellenőrzései – KEHI 5%-os ellenőrzése – Európai Bizottság ESZA ERFA auditja
Helyszíni ellenőrzések résztvevői • Közreműködő szervezetek: – Oktatási Minisztérium Alapkezelő Igazgatósága – Magyar Államkincstár – Foglalkoztatási Hivatal (csak ESZA projektek esetén) – (eseti jelleggel Irányító Hatóság és egyéb ellenőrző szervezetek képviselői)
• Kedvezményezett képviselője.
Helyszíni ellenőrzések – az ellenőrzés dokumentumai • • • • • • •
támogatási szerződés; projektdokumentáció; (amennyiben már készültek, akkor) a korábbi előrehaladási jelentések; könyvelés; beszerzésekre vonatkozó szabályzat; közösségi politikákkal kapcsolatos összhang megteremtése (különösképp nyilvánosság); a Működési Kézikönyv előírásai, különös tekintettel az elszámolható költségekre; hazai jogszabályok.
Helyszíni ellenőrzés jegyzőkönyv • A helyszíni ellenőrzésről jegyzőkönyv készül. • A jegyzőkönyvben a közreműködő szervezetek kitöltik a vonatkozó részeket (eljárásrendi, szakmai, pénzügyi). • Minden jelenlevő aláírja, minden ellenőrző szervezet és a Kedvezményezett kap egy példányt.
Monitoring szakértők A helyszíni ellenőrzésektől megkülönböztetjük a szakmai monitor által egyedül kezdeményezett és végzett monitoring helyszíni látogatást. • adott területen megfelelő szakértelemmel rendelkező szakértők bevonása szükséges • monitoring feladatok elvégzéséhez • szakmai segítséget nyújtanak a projekt lebonyolításához.
Dokumentumkezelés • Minden, a projekt kapcsán felmerülő dokumentumot meg kell őrizni 2013. december 31.-ig. • Projekt dossziét kell vezetni. • Dokumentumokat ellenőrzések során bármikor be kell tudni mutatni
Projektdosszié I. • a pályázati formanyomtatvány és szükséges mellékletei másolata • a pályázat hiánypótlásának vagy módosításának másolata • a támogatási szerződés és módosításai (amennyiben módosult a támogatási szerződés) • a projekt előrehaladási jelentések és szükséges mellékletei másolata • az eredeti számlák és a kifizetést igazoló dokumentumok
Projektdosszié II. • a Támogatóval folytatott levelezés • amennyiben releváns, a közbeszerzési eljárás dokumentumai • a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos tevékenységek dokumentált bizonyítéka (pl. plakátról, tábláról, rendezvényről készített fénykép, kiadvány másolata stb.) • a projekt hátteréről vagy indokoltságáról szóló további dokumentumok (pl. megvalósíthatósági tanulmány, igényfelmérés stb.)
Jó tanácsok I. A projekt lebonyolításában és elszámolásában fontos figyelemmel lenni: •
a határidők betartására;
•
A kötelező formanyomtatványok pontos kitöltésére, minden melléklet benyújtására az előírt db számban;
•
Javasolt önellenőrzési listák összeállítása a csatolandó dokumentumok kapcsán;
•
A formadokumentumok cégszerű aláírására (aláírási címpéldánynak megfelelően, pecséttel ellátva), vagy az aláírási jog szabályos delegálása;
Jó tanácsok II. •
az elszámolási időszakra vonatkozó költségek szerepeltetésére, csak akkor nyújtsanak be elszámolásra számviteli bizonylatot, ha mind a teljesítés, mind a kifizetés megtörtént és az adott időszakot terheli;
•
a dokumentumokon a projekt azonosítószámnak a feltüntetésére;
•
a projekt előrehaladási jelentés és kötelező mellékleteinek (ellenjegyzett fizetési kérelem, számlaösszesítő) beadására abban az esetben is, ha nincs támogatási igényük;
Jó tanácsok III. •
A számlák, vagy azonos értékű bizonyító erejű számviteli bizonylatok záradékolására az ezekről készített másolatok hitelesítésére;
•
az elkülönített nyilvántartások (könyvelés, leltár, stb.) vezetésére,
•
a dokumentumok elkülönített nyilvántartására és december 31-ig történő megőrzésére.
2013.
Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Törökné Rózsa Judit
