Projectplan Uitvoeringsagenda Duurzaamheid
Versie 1.2 (16 juli 2015) 1
Project Duurzaamheid Naam van het project Uitvoeringsagenda duurzaamheid Opdrachtgever Bestuurlijk opdrachtgever: Ambtelijk opdrachtgever:
Dhr. F.A.J. Buijtelaar Dhr. J. Gorseling
Projectteam Projectleider:
Mevr. B. de Rijk, Ontwikkeling
Projectteamleden:
Dhr. T. Roelofs, KCC Dhr. A. Kuiper, Ontwikkeling Dhr. J.R. ten Hove, BORG Dhr. P. Beukers, VSO Mevr. V. van Kesteren, SEM
Projectsecretaris:
Mevr. L. Jalving
Versie 1.2 (16 juli 2015) 2
Inhoudsopgave 1
Inleiding en projectdefinitie ................................................................................... 4 1.1 Aanleiding…………………………………………………………………..4 1.2 Probleem en uitdaging ……………………………………………………...4 1.3 Doelstellingen…………………………………………………………….....5 1.4 Resultaten…………………………………………………………………...5 1.5 Afbakening………………………………………………………………….6 1.6 Effecten ....………………………………………………………………….6 1.7 Doelgroep…………………………………………………………………..6 1.8 Randvoorwaarden…………………………………………………………..6 1.9 Relatie met andere projecten en ontwikkelingen…………………………….7
2
Uitvoeringsagenda Duurzaamheid ........................................................................ 8 2.1 Interne organisatie…………………………………………………………..8 2.2 Inventarisatie activiteiten……………………………………………………8 2.3 Inwonersraadpleging………………………………………………………...9 2.4 Financiële mogelijkheden en praktische kansen …………………………….9 2.5 Dag van de Duurzaamheid………………………………………………....10 2.6 Implementatie in de organisatie….....………………………………………10
3
Begroting ............................................................................................................... 11
4
Planning................................................................................................................ 12 4.1 Uren projectteam…………………………………………………………..12 4.2 Uren collega's…………………………………….…………………...……12
5
Organisatie ........................................................................................................... 13 5.1 Stuurgroep…………………………………………………………………13 5.2 Opdrachtgever……………………………………………………………..13 5.2 Projectleider……………………………………………………………….13 5.3 Projectteam………………………………....……………………………...13 5.4 Projectsecretaris…………………………....………………………………13 5.5 Klankbordgroep………………………....…………………………………14
6
Informatie ............................................................................................................. 15 6.1 Projectadministratie……………………………………………………..…15 6.2 Overlegvorm en -frequentie………………………………………………..15 6.3 Projectplan…………….………………………………………………...…15
7
Communicatie ...................................................................................................... 16
8
7.1 Context……………………………………...……………………………. 16 7.2 Doelstelling en doelgroepen ....……………………….………...…………..16 7.4 Strategie……………………………………………………………………16 7.5 Middelen…………………………………………………………………..18 Risico- en krachtenveldanalyse ........................................................................... 188 8.1 Risicoanalyse………………………………………………………………17 8.2 Krachtenveldanalyse……………………………………………………….18
Versie 1.2 (16 juli 2015) 3
1
Inleiding en projectdefinitie
Voor u ligt het projectplan Uitvoeringsagenda Duurzaamheid. Het projectplan is een nadere uitwerking van de projectopzet. Het projectplan heeft als doel om een eenduidig startpunt (met opdracht) met betrekking tot het project Duurzaamheid vast te leggen. Daarnaast wordt vastgelegd welke activiteiten er gaan plaatsvinden, met daarbij een planning en kostenraming voor het uitvoeren van het project. 1.1 Aanleiding In 2011 heeft de gemeente Borger-Odoorn de ‘Kadernota Duurzame Ontwikkeling 2011-2014’ vastgesteld. Deze nota moet nu weer herijkt worden. Dit is eveneens in het collegeprogramma 2014-2018 opgenomen. Duurzaamheid leeft in de samenleving, daarom is duurzaamheid verkozen als één van de pijlers van het programma. De wens is om de kracht van de samenleving beter te gaan benutten, initiatieven van inwoners te ondersteunen en vragen (en opmerkingen) van inwoners te kunnen beantwoorden. Geconstateerd is dat de gemeente Borger-Odoorn een wat “bleek” profiel heeft als het gaat om duurzaamheid. 1.2 Probleem/Uitdaging Een citaat uit het collegeprogramma 2014-2018: ‘De gemeente streeft naar een duurzame ontwikkeling. Dit sluit aan bij het zijn van een Cittaslow-gemeente.’ Borger-Odoorn heeft dit hoog in het vaandel staan en duurzame ontwikkeling is al een aantal jaren een speerpunt van beleid. De gemeente probeert inwoners te stimuleren om op een duurzame manier te handelen en te leven, en wil daarbij zelf ook het goede voorbeeld geven. Toch moet ook worden gesteld dat Borger-Odoorn qua duurzaamheid - een wettelijke taak als afvalinzameling uitgezonderd - in Drents perspectief een zekere achterstand heeft weg te werken. En dan gaat het over twee zaken: wát er wordt gedaan en dat ook laten zíen. Dat laatste is vooral belangrijk omdat het enthousiasmerend en wervend werkt. De burger weet dan wat de gemeente doet en kunnen vragen adequater worden beantwoord. Door te laten zien ontstaat ook intern in de organisatie een integraal inzicht in hetgeen dat gedaan wordt en zal er een samenhang ontstaan tussen duurzaamheidsactiviteiten van verschillende beleidsthema’s. De wens om te verduurzamen wringt met bestaand beleid, zoals men wil graag zonnepanelen plaatsten op het dak maar de bomen kunnen niet worden gekapt omdat dit niet strookt met het kapbeleid. Om duurzaamheid concreet vorm te geven zijn er onvoldoende financiële middelen. Daarnaast wordt bij aanbestedingen, zoals het nu lijkt, te vaak gekozen voor (goedkope) korte termijn oplossingen die haaks staan op de wens om te verduurzamen, welke over het algemeen over een langere termijn gaat.
Versie 1.2 (16 juli 2015) 4
1.3 Doelstellingen Voor het project zijn de volgende doelstellingen geformuleerd:
Verbeteren van de integratie en samenhang van duurzaamheid in de bedrijfsvoering van de gemeente, tussen de oren krijgen. Het verduurzamen van de lokale fysieke en sociale leefomgeving. Bewustwording bij burgers en bedrijven. Duurzaam groen en duurzame energie. Initiatieven van bewoners/bewonersgroepen t.a.v. duurzaamheid faciliteren. Eigen kracht burgers t.a.v. duurzaamheid beter benutten /stimuleren / ondersteunen. Het energieverbruik en CO2-uitstoot in de gehele gemeente te verlagen (monitoring middels Energie in Beeld van Enexis) Het verbeteren van de informatieverstrekking over duurzaamheid aan de leefomgeving Verbeteren van communicatie/samenwerken zowel intern als extern m.b.t. duurzaamheid.
1.4 Resultaten Een Uitvoeringsagenda Duurzaamheid voor Borger-Odoorn, met de focus op concrete activiteiten en projecten. Waarbij een verband wordt gezocht met het kenmerk Cittaslow. De gewenste resultaten van het project zijn als volgt gedefinieerd: Onderwerp duurzaamheid als thema toe te voegen aan format college/raadsvoorstel. Duurzaamheid ingebed (als post) in de begroting vanaf 2016. Programmaplan Uitvoeringsagenda Duurzaamheid. Lijst met bestaande activiteiten via interne verkenning in samen werking met alle afdelingen Inwoners-/bedrijvenraadpleging (enquête). Overzicht van regelingen, subsidies, activiteiten, middelen etc. die door Gemeente kunnen worden gebruikt. Programma Dag van de duurzaamheid (waar mogelijk scholen, ondernemers, burgersinitiatieven en andere partijen). Voorstel implementatie in organisatie 2016-2018 (begeleidingsgroep). Eind juni overzicht met quick wins voor 2016. Begroting 2016 in september.
Versie 1.2 (16 juli 2015) 5
1.5 Afbakening De volgende onderdelen worden niet meegenomen binnen het project, maar zijn wel van belang: -
Uitvoeren Cittaslow-audit Leveren van Cittaslow-producten/promotiemateriaal Een communicatieplan voor de uitvoeringsfase
1.6 Effecten Het benoemen van een concrete ambitie kan betrokkenheid en middelen genereren. Je wilt immers samen een gesteld doel bereiken. Maar een ambitieuze opstelling kan ook een risico met zich meebrengen. Tijdig onderkennen, benoemen en adequate actie (bijstellen van middelen of bijstellen van ambitie?) moeten dit ondervangen. Effecten die kunnen ontstaan door het project zijn: Toename bewustwording en beleving t.a.v. duurzaamheid binnen de interne organisatie Interne onrust Toename werkdruk Toename bewustwording en beleving bij burgers en bedrijven Positief imago van de gemeente Cittaslow krijgt meer body Kostenbesparing 1.7 Doelgroep Alle medewerkers, MT, college van B & W, gemeenteraad, burgers, bedrijven, verenigingen, scholen, organisaties en instellingen, woningbouwcorporaties, flora/fauna organisaties, dorpsbelangenorganisaties, natuur en milieufederaties, kerken, landbouworganisaties en andere overheden 1.8 Randvoorwaarden Voor het project Duurzaamheid en specifiek voor het opstellen van de Uitvoeringsagenda Duurzaamheid stellen keuzes en ambities van partijen waar de gemeente van afhankelijk is, randvoorwaarden en uitgangspunten. Ook wettelijke regelingen en intern gemaakte keuzes stellen randvoorwaarden aan het project. De volgende regelingen, beleidsdocumenten en besluiten beschrijven deze randvoorwaarden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Coalitieakkoord Borger-Odoorn 2014-2018 MT-plan ‘LEF! Organisatieontwikkeling Borger-Odoorn 2013-2018 Wet- en regelgeving Visie ‘BORG, een nieuwe koers’ Alle beleidsstukken betreffende diverse afdelingen Kadernota Voorbeelden/ontwikkelingen buiten de gemeente (ook tijdens het project).
Eind juni zal een overzicht beschikbaar moeten zijn met quick wins voor 2016 en de begroting voor 2016 moet in september helder zijn. Eind november zal het project gereed zijn. Versie 1.2 (16 juli 2015) 6
Voor de start van het project is de opdrachtgever niet met een duidelijk budget gekomen. 1.9 Relatie met andere projecten en ontwikkelingen Binnen de gemeente spelen enkele andere projecten en ontwikkelingen waar raakvlakken mee bestaan. Het is belangrijk dat deze goed op elkaar aansluiten. Projecten en ontwikkelingen die voor project Duurzaamheid van belang zijn: 1) Decentralisatie van overheidstaken in het sociaal domein 2) Beheer- en onderhoudsprojecten in de openbare ruimte (ook door derden) 3) Bedrijvencontactfunctionaris en gebiedscoördinatoren 4) Eigen Kracht 5) Kern en Kader 6) Bezuinigingen 7) BORG 2018 8) Borger-Centrum 9) Nieuwbouw projecten 10) Nije Daip Nieuw-Buinen 11) Duurzaamheidsdoelstellingen en activiteiten Provincie Drenthe 12) Samenwerking andere gemeenten 13) Toerisme 14) Inkoop 15) De wijkeconomie 16) Bouw- en woonweken 17) Sociale teams
Versie 1.2 (16 juli 2015) 7
2
Uitvoeringsagenda Duurzaamheid
Het uiteindelijke resultaat van dit project is een Uitvoeringsagenda Duurzaamheid. De uitvoeringsagenda zal bestaan uit een korte inleiding, welke activiteiten (wat doen we al als gemeente en wat gaan we doen t/m voorjaar 2018, inclusief quick wins en prioritering), een planning en daarnaast een begroting 2016 in detail en 2017 t/m 2018 op hoofdlijnen. Ook zal beschreven worden hoe de organisatie zal plaatsvinden (wie gaat welke activiteit uitvoeren.) De Uitvoeringsagenda Duurzaamheid wordt een digitaal zichtbaar en dynamisch geheel: planning, werk in uitvoering en ‘etalage’ ineen. Om te komen tot een Uitvoeringsagenda Duurzaamheid is de projectopzet tijdens de Project Start Up -PSU- (methode projectmatig creëren) verder uitgewerkt. Tijdens deze PSU zijn er activiteiten benoemd die plaats moeten vinden om het gewenste eindresultaat te behalen. Deze activiteiten zijn vervolgens verdeeld worden onder een aantal deelprojecten. In de onderstaande paragrafen leest u per deelproject wat deze inhoud. 2.1 Interne organisatie Om duurzaamheid een vaste plek te geven bij de medewerkers en het management wil het projectteam het format van het college- en raadsvoorstel aanpassen door het onderwerp Duurzaamheid toe te voegen. Door dit toe te voegen aan de format hebben de medewerkers en het management aandacht voor duurzaamheid en wordt op deze wijze bewustwording gestimuleerd. Om Duurzaamheid een goede status te geven in de organisatie en hiervoor projecten uit te kunnen voeren zal in de begroting een aparte post voor Duurzaamheid moeten worden op genomen. 2.2 Inventarisatie activiteiten Er zal worden geïnventariseerd welke activiteiten de gemeente reeds uitvoert met betrekking tot duurzaamheid. Daarnaast zullen activiteiten worden beschreven die wij de komende jaren tot en met 2018 uit zullen voeren. Bestaande activiteiten Eén van de documenten die er al ligt bij de start van het project is de ‘Kadernota Duurzame Ontwikkeling 2010 -2014’. Hierin zijn al activiteiten beschreven die destijds al uitgevoerd werden. Deze lijst kan als basis gebruikt worden voor de huidige inventarisatie. Vanuit de afdelingen zal bekend moeten worden of er al meerdere projecten in het kader van duurzaamheid zijn opgestart of reeds zijn uitgevoerd. Dit zal door middel van interviews met de betreffende afdelingen worden uitgevoerd. Ook huidige activiteiten zullen worden opgenomen in de agenda. Zo wordt zichtbaarheid bewerkstelligd. En door actief te laten zien wat er allemaal gebeurt - qua activiteiten, onderlinge samenhang en resultaten - ontstaat een wenkend perspectief.
Versie 1.2 (16 juli 2015) 8
Nieuwe activiteiten Het overzicht met bestaande activiteiten kan als input dienen voor nieuw op te starten projecten/activiteiten. Hierbij zal worden beoordeeld of er specifieke projecten voor de gemeente Borger-Odoorn zijn. Vanuit de afdelingen zal beoordeeld moeten worden of er al meerdere projecten in het kader van duurzaamheid nog moeten worden opgestart. Er zal dan ook bij elk project gekeken moeten worden hoeveel uren/middelen er vrij gemaakt moeten worden (indien dit nog niet gedaan is). De organisatie van de uitvoering van de nieuwe activiteiten worden in apart hoofdstuk beschreven. Belangrijk bij het gehele proces overigens: het starten van activiteiten hoeft natuurlijk niet te wachten op een ‘definitieve’ versie van de op te stellen uitvoeringsagenda 2.3 Inwonersraadpleging Geloven is zien en zien is geloven. De gemeentelijke organisatie, buren, ondernemers, wijken en buurten maken de gemeente. Daarom willen we samen een duurzame, veilige, gezonde en prettige leefomgeving realiseren. De uitwisseling van kennis, ideeën en ervaringen tussen burgers, gemeenten en experts is belangrijk voor duurzame ontwikkeling. Hierbij is een gevoel van balans en evenwicht noodzakelijk. Bij burgers wordt dit onder andere versterkt als burgers vroegtijdig worden meegenomen in de ontwikkeling van plannen. Burgerparticipatie leidt niet alleen tot betere ideeën maar vooral ook tot draagvlak en verantwoordelijkheidsgevoel. Het zijn met name deze laatste twee termen die op wijkniveau zo belangrijk zijn voor continuïteit, blijvende hoge woonkwaliteit en daarmee ook duurzaamheid. Horen en gehoord worden en het gevoel hebben erbij te horen zijn hierbij belangrijk. Om te horen wat er bij de burgers en bedrijven speelt zal door het projectteam een inwonersraadpleging worden gehouden. Bij de bepaling op welke wijze deze raadpleging zal plaatsvinden zal ook aandacht worden gegeven aan Sociale Marketing. Ook de ervaringen van de enquête dienstverleningsconcept zullen worden meegenomen. De manier waarop zal ook bepalend zijn voor het budget, deze kan variëren van € 1000,- tot € 5000,-. Om de burgers en bedrijven te bewegen om mee te werken aan de inwonersraadpleging zal een prijs (nog nader te bepalen) worden verloot onder de deelnemers. 2.4 Financiële mogelijkheden en praktische kansen Om duurzaamheidsprojecten te realiseren kan veelal gebruikt worden gemaakt van subsidies van andere instanties en overheden. Daarnaast zijn er mogelijk bij andere instanties/overheden al lopende projecten waar de gemeente kan aanhaken. Het projectteam zal inventariseren welke financiële mogelijkheden en praktische kansen er zijn.
Versie 1.2 (16 juli 2015) 9
2.5 Dag van de Duurzaamheid Deze duurzaamheidsdag moet informatie geven over verschillende thema’s die betrekking hebben op duurzaamheid. Op deze wijze willen wij de aandacht vestigen op duurzaamheid. Het onderwerp duurzaamheid wordt tastbaar en begrijpelijk gemaakt door input van verschillende organisaties. Het idee van de projectteam is om dit in de vorm van een markt te organiseren. Naast dat gemeente kan laten zien wat zij aan duurzaamheid doet en gaat doen, wordt ook aan burgers, ondernemers en maatschappelijke organisaties de mogelijkheid geboden om te laten zien, voelen en proeven wat men in Borger-Odoorn met duurzaamheid doet. Op deze wijze kan er kennis overgebracht worden op het gebied van duurzaamheid. Tevens kunnen burgers, ondernemers en maatschappelijke organisaties elkaar leren kennen en hierdoor wordt de samenwerking gestimuleerd. 2.6 Implementatie in organisatie Nadat het project is afgerond zal de Uitvoeringsagenda Duurzaamheid goed ingebed moeten worden in de organisatie, zodat deze een vaste plek krijgt. Het projectteam zal een voorstel doen hoe dit mogelijk kan.
Versie 1.2 (16 juli 2015) 10
3
Begroting
Naast budget voor het uitvoeren van activiteiten zal ook budget nodig zijn voor het proces om te komen tot een Uitvoeringsagenda Duurzaamheid. Er worden kosten gemaakt voor bijvoorbeeld de catering van bijeenkomsten of ontwerpen en drukken van communicatiemiddelen. Voor het succes van het project zijn deze onderdelen (met budget) van groot belang . Deze budgetten gelden dan ook als randvoorwaarde voor het uitvoeren van specifieke onderdelen van het project. Onderdeel Project
Omschrijving Diverse projectkosten (materialen, zaalhuur etc.) Inwonersraadpleging Folder, formulieren, (afh. van vorm) overige communicatiemiddelen, prijs Inventarisatie activiteiten Intern en extern (o.a. en financiële mogelijkheden deskundigheid, inzet bureau en kansen voor Europese subsidies) Dag van de Duurzaamheid Zaalhuur, markt, folder, overige communicatiemiddelen Totaal
Indicatie € 2000,€ max. 5000,-
€ 2000,€ 5000,€ 14.000,-
Het college wordt gevraagd om hiervoor budget van € 14000,- vrij te maken. Bij de personele inzet vanuit de diverse gemeentelijke afdelingen wordt er van uitgegaan dat dit voor het grootste deel tot het reguliere werk behoort. Afhankelijk ook van de plannen die geformuleerd gaan worden kunnen in de loop van het traject mogelijk aanvullende uren nodig zijn. Om de daadwerkelijke Uitvoeringsagenda te laten slagen moet er voldoende budget zijn. Gedurende het proces - als duidelijk wordt welke activiteiten en projecten worden ingebracht - kan blijken dat vanuit de reguliere budgetten het gestelde doel niet kan worden gehaald. Dan zal aanvullende financiering mogelijk noodzakelijk zijn. Om dit mee te kunnen nemen in de begroting 2016 zal dit in september van dit jaar duidelijk moeten zijn. Vervolgens zal het definitieve programmaplan in december van dit jaar worden gepresenteerd.
Versie 1.2 (16 juli 2015) 11
4
Planning
De planning omvat ten eerste de inschatting van de benodigde tijd en ten tweede de bewaking ervan. Voor de projectfase in 2015 is als uitgangspunt een globale planning opgesteld. Het project kan op zijn vroegst begin december worden opgeleverd. Een belangrijke voorwaarde hierbij is dat alle inzet die van de teamleden en de overige medewerkers door het MT worden gehonoreerd. Als bijlage is een planning opgenomen. De planning is ambitieus en in grote mate afhankelijk van de medewerking van de betrokken partijen. Ook is het van belang dat aanvang of voortzetting van activiteiten en projecten niet hoeven te wachten op de op te stellen uitvoeringsagenda duurzaamheid. 4.1 Uren projectteam Om het project te kunnen uitvoeren moeten de leden van de projectteam de onderstaande uren leveren. Het MT wordt daarom gevraagd om akkoord te gaan met deze uren.
Bianca de Rijk Aries Kuiper Vera van Kesteren Jan Rolf ten Hove Ton Roelofs Peter Beukers Lucie Jalving
Benodigde capaciteit (uur) 300 100 100 80 80 100 60
4.2 Uren collega’s Voor diverse deelprojecten en de klankbordgroep is er ook inzet nodig van collega’s van de verschillende afdelingen. Om ook intern breed gedragen agenda uit te voeren is de inbreng van collega’s is van essentieel belang. Een overzicht van in te zetten uren van de collega’s gerangschikt per cluster en per onderdeel van het project vindt u in bijlage 2. De ureninzet van collega’s uit de verschillende afdelingen moeten door de managers gehonoreerd worden.
Versie 1.2 (16 juli 2015) 12
5
Organisatie
Dit hoofdstuk omvat de wijze waarop de partijen binnen het project samenwerken om het project succesvol te laten verlopen. 5.1 Stuurgroep De stuurgroep kan op projectniveau de verschillende belangen integraal afwegen en richtinggevend invloed uitoefenen op de besluitvorming in het project. De stuurgroep Duurzaamheid zal bestaan uit: -
portefeuillehouder duurzaamheid (wethouder F. Buijtelaar) portefeuillehouder Cittaslow (burgemeester J. Seton) Portefeuillehouder wonen (wethouder A. Souverein) ambtelijk opdrachtgever ( J. Gorseling) projectleider (B. de Rijk)
5.2 Opdrachtgever Er wordt onderscheid gemaakt tussen een bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgever. De bestuurlijke opdrachtgever (wethouder Freek Buijtelaar) stelt en bewaakt de projectkaders en bepaalt de projectresultaten. De ambtelijke opdrachtgever (Jaap Gorseling) draagt in de lijnorganisatie de formele eindverantwoordelijkheid van het project. Hij faciliteert ook de inzet van de projectteamleden (capaciteit), materialen en financiële middelen. Na afloop van het project moeten de resultaten ook (voor een deel) worden ingepast in de reguliere activiteiten van de organisatie. Daarvoor is de ambtelijke opdrachtgever de verbindende schakel. Hij beoordeelt het opgeleverde resultaat op kwaliteit, levertijd en kosten, is het eerste aanspreekpunt voor de projectleider en gesprekspartner bij problemen. De opdrachtgever neemt tijdig beslissingen over voortgangsdocumenten en is verantwoordelijk voor de evaluatie van het project. Beide opdrachtgevers accorderen het projectplan. 5.3 Projectleider De projectleider is Bianca de Rijk. Zij heeft het projectteam samengesteld en de PSU voorbereid. De projectleider is verantwoordelijk voor de voorbereiding en de realisatie van het project. Zij verzorgt de interne communicatie en is verantwoordelijk voor de voortgang van het project als het gaat om kwaliteit, geld, tijd, organisatie, informatie en risico’s. De projectleider is tevens verantwoordelijk voor de voorbereiding van bestuurlijke besluitvorming. 5.4 Projectteam Het projectteam draagt zorg voor de integrale uitvoering van het projectplan en de realisatie van de deelprojecten. De verschillende deelprojecten en activiteiten zijn verdeeld over de projectteamleden. De deelprojectleiders zijn verantwoordelijk voor het resultaat van deze onderdelen. Zij voeren hierover nauw overleg met de projectleider. Deze is uiteindelijk eindverantwoordelijk voor het geheel.
Versie 1.2 (16 juli 2015) 13
De teamleden moeten nauw met elkaar samenwerken en zijn afhankelijk van elkaars prestaties. Van de leden wordt verwacht een volwaardige en creatieve inbreng gebaseerd op enthousiasme, samenwerking en collegialiteit. Het projectteam heeft tot taak het integrale karakter te waarborgen, alsmede zorg te dragen voor kennisvergroting van het begrip “duurzaamheid” bij de medewerkers en management. Daarom zal het projectteam bestaan uit medewerkers van alle afdelingen. 5.4 Projectsecretaris De projectsecretaris geeft ondersteuning op administratief vlak voor wat betreft planning van afspraken, verslaglegging van vergaderingen en communicatie intern en extern. . Beheert de dossiermap op de Q-schijf en zorgt er voor dat definitieve documenten met de onderliggende stukken of bijlagen worden gearchiveerd in My Corsa. 5.5 Klankbordgroep Naast de projectteam zal een wat bredere klankbordgroep van gemeentelijke medewerkers betrokken worden - voor input én output. Doel is om een - ook intern breed gedragen agenda uit te voeren. Duurzaamheid zal duidelijk een meer centrale plaats moeten innemen dan nu bij afwegingen en beslissingen van de gemeente. Dat geldt voor alle beleidsvelden én voor de gemeentelijke bedrijfsvoering. Een organisatiebreed samengestelde groep gemeentelijke medewerkers met functionele én inhoudelijke betrokkenheid kan fungeren als klankbordgroep, als aanjager, verwerker en ondersteuner, om Borger-Odoorn duurzaam te laten zijn/worden. De klankbordgroep zou in principe het draagvlak voor het project moeten vergroten. Daarnaast zullen medewerkers in wisselende samenstellingen kunnen bijdragen. Bovendien, en van groot belang, kunnen zij bijdragen aan het concreet vormgeven van allerlei vormen van duurzaamheidsdoelstellingen in de gemeentelijke organisatie. Van inkoop tot groenvoorziening en van energievoorziening tot vervoer en reisgedrag. Een externe én een interne functie dus. De klankbordgroep bestaat idealiter uit ook inhoudelijk betrokken medewerkers uit de diverse geledingen van de organisatie. De verwachting is dat de klankbordgroep tijdens het project 1 keer in de maand, ca. 2 uur bij elkaar komen. De klankbordgroep zal bestaan uit de volgende personen: Bé Haak (verkeer) Wietze van der Harst (wonen) Henk Brink (RO en relatiebeheer provincie) Petra Hurkmans (groen) Dirkjan Haan (EZ) John Orsel (Bouwkunde) Willem Steenge (Facilitair)
Versie 1.2 (16 juli 2015) 14
6
Informatie
Voor het project is het van belang dat de informatievoorziening op een goede, open en eenduidige wijze wordt georganiseerd. Dit komt de samenwerking ten goede. 6.1 Projectadministratie Voor een goede informatievoorziening binnen het projectteam is op de Q-schijf een map ‘Duurzaamheid’ aangemaakt waar alle projectleden toegang tot hebben. De gegevens die aangeleverd worden door de projectleden en de documenten die op het project van toepassing zijn, worden ook op deze schijf opgeslagen in werkmappen. Deze map wordt beheert door de projectsecretaris. 6.2 Overlegvorm en -frequentie Het projectteam komt wekelijks een middag bij elkaar. De voorzitter van het overleg is de projectleider en notulist is de projectsecretaris. Dit overleg vindt vaker plaats wanneer nodig. Tussen opdrachtgever en projectleider zal regelmatig een overleg over de voortgang van het project. Terugkoppeling van dit overleg gebeurt in het eerstvolgende projectteamoverleg. 6.3 Projectplan Het projectplan dat is opgesteld door het projectteam, wordt door het projectteam voorgelegd aan de opdrachtgever. Na goedkeuring van het projectplan geeft de opdrachtgever na behandeling in het MT goedkeuring aan het plan. Dat is tevens de officiële start van het project.
Versie 1.2 (16 juli 2015) 15
7 Communicatie 7.1 Context Het project Duurzaamheid heeft als uitdagingen om beter te laten zien wat er in BorgerOdoorn al gedaan wordt aan duurzaamheid, en wat er nog meer gedaan kan worden. Daarbij is het nadrukkelijk van belang om samenhang te kweken in de duurzaamheidsactiviteiten. Deze essentiële onderdelen uit het projectplan hebben gemeen dat ze een sterke communicatiecomponent bevatten. In deze paragraaf schetsen we op hoofdlijnen de communicatie die vanuit de projectgroep in gang wordt gezet. De uitwerking hiervan moet aansluiten bij de inhoudelijke projectontwikkelingen, en zal dus in de loop van het project bijgesteld en uitgewerkt worden. 7.2 Doelstelling en doelgroepen Doelstelling is het intensiveren en verbeteren van de gemeentelijke informatievoorziening over duurzaamheid en mogelijkheden tot verduurzaming, om daarmee de bewustwording te vergroten en handvatten te bieden om duurzame initiatieven te ontplooien. De primaire doelgroep waarop de projectcommunicatie zich richt bestaat uit inwoners, bedrijven en organisaties in de gemeente Borger-Odoorn. Daarnaast onderscheiden we een aantal doelgroepen binnen de gemeentelijke organisatie (MT, medewerkers, college, gemeenteraad) die met name over de voortgang en resultaten van het project op de hoogte worden gehouden. 7.3 Strategie Duurzaamheid is een populaire en veelvoorkomende term. Het is echter tevens een containerbegrip dat voor veel mensen weinig zegt over de concrete inhoud. Daarom zullen we in de communicatie zoveel mogelijk sprekende voorbeelden gebruiken. Van duurzame energie (zonnepanelen en andere vormen van opwekking tot duurzaam wonen (isolatie, waterbeheer) en van afvalscheiding tot verkeer en vervoer (co2-reductie). Concrete maatregelen en tips helpen ontvangers zich een beter beeld te vormen van het begrip duurzaamheid. Dat is belangrijk in het kader van bewustwording, maar zeker als we inwoners en organisaties willen oproepen zelf een steentje bij te dragen. Daarbij benadrukken we dat het mes aan twee kanten snijdt: duurzaam leven is goed voor de wereld om ons heen, maar kan ons ook zelf (individueel of in groepsverband) veel (financieel) voordeel opleveren. We steken dan ook geen energie in een overkoepelende bewustwordingscampagne met een algemene ‘leef duurzaam’-boodschap. In plaats daarvan delen we zoveel mogelijk losse speldenprikken uit met een sterke en concrete duurzaamheidsboodschap, die aansluiten bij de belevingswereld van de doelgroepen. Vaak zal dat een versterking zijn van bestaande initiatieven, in plaats van in de communicatie opnieuw het wiel uit te vinden. Een andere manier om ervoor te zorgen dat het onderwerp aanslaat bij de doelgroepen, is om deze groepen zelf mee te laten denken. Daarom wordt in het project onder meer een inwonersraadpleging gehouden. Op die manier zorgen we ervoor dat de duurzaamheidsagenda van de gemeente ook aansluit bij de wensen en verwachtingen van de doelgroep. Versie 1.2 (16 juli 2015) 16
De strategie maken we concreet in een herkenbare, bondige kernboodschap, die de basis zal vormen voor de uitwerking in verschillende communicatiemiddelen. Tot slot willen we nog twee randvoorwaarden voor een succesvolle communicatiestrategie benoemen. Als eerste is het belangrijk dat de gemeente zelf ook werk maakt van duurzaamheid in haar bedrijfsvoering. Goed voorbeeld doet goed volgen, en om een geloofwaardige duurzaamheidsboodschap te vertellen is het zaak om zelf waar mogelijk ook duurzaam te handelen. Daarnaast is het essentieel dat de gemeente haar faciliterende rol waarmaakt. Een gemeente die duurzaamheid wil stimuleren bij inwoners en bedrijven moet daar ook daadwerkelijke voorwaarden voor scheppen, in de vorm van bijvoorbeeld een duurzaamheidslening. Wanneer de gemeente haar duurzaamheidscommunicatie wil intensiveren zonder dat er inhoudelijk ook echt iets te halen valt voor de ontvanger, ontstaat een loze belofte en mogelijk een averechts effect. 7.4 Middelen In de communicatiematrix in bijlage 3 is een voorlopig overzicht opgenomen van welke middelen ingezet kunnen worden voor welke doelgroep. Deze basisversie is grotendeels opgebouwd vanuit de gebruikelijke communicatiekanalen rondom een project (intern) en de structurele communicatiemiddelen van de gemeente (extern). De communicatieaanpak wordt verder uitgewerkt en afgestemd op de inhoudelijke ontwikkelingen binnen het project. Conform de communicatiestrategie zetten we daarbij niet in op grootschalige en vaak algemene campagnes en middelen. Geen ‘Doe duurzaam’-affiches of een website www.duurzaamborgerodoorn.nl, en bijvoorbeeld wel up to date informatie op de gemeentelijke websites over bruikbare regelingen.
Versie 1.2 (16 juli 2015) 17
8
Risico- en krachtenveldanalyse
8.1 Risicoanalyse Om het project tot een succes tot te brengen is het nodig om zicht te hebben op de risico’s die het project kunnen bedreigen en welke voorzorgsmaatregelen, dan wel noodscenario’s, kunnen worden getroffen of worden uitgevoerd. In de risicoanalyse spelen drie vragen een rol: 1. de kans dat het risico optreedt; 2. het effect, de gevolgen, voor het project; 3. de kans dat het risico vroegtijdig wordt onderkend en er daarmee tijd is om te reageren, de responstijd. Voor het berekenen van de risicowaarde worden de scores uit de tabellen met elkaar vermenigvuldigd: risicowaarde = kans x effect x responstijd. In de onderstaande tabel wordt de risicoanalyse weergegeven. Beschrijving risico Te weinig tijd voor het project Ziekte projectleider Ziekte projectteam Interne onrust (weerstand) medewerkers Onrust politiek (onvoldoende draagvlak) Onrust extern (onvoldoende draagvlak) Complexiteit project Basisgegevens (huidige stand van zaken) niet (volledig) te verzamelen Obstructie door een medewerker Onvoldoende financiële middelen voor project Niet halen deadlines Geen of onvoldoende respons inwonersraadpleging Gemeente weinig concrete maatregelen kan bieden (negatief) imago gemeente
Kans 8
Effect 4
Responstijd Risicowaarde Rangorde 0,1 3,2
1 1 4
8 4 2
8 8 2
64 32 16
2
16
2
16
2
4
1
8
4 2
8 2
4 2
64 8
1
1
2
2
4
16
2
128
1
4 4
4 2
4 4
64 32
3
4
8
4
128
2
2
2
2
8
4
Versie 1.2 (16 juli 2015) 18
Voorzorgsmaatregelen en noodscenario’s Rangorde 1 2 3 4
Beschrijving risico Onvoldoende financiële middelen voor project Gemeente weinig concrete maatregelen kan bieden Niet halen deadlines Ziekte projectleider
Voorzorgsmaatregel/noodscenario Variant uitwerken met minimale inzet en middelen Variant uitwerken met minimale maatregelen Marges in de planning opnemen Vervanger aanwijzen/reserve inwerken
8.2 Krachtenveldanalyse Met een krachtenveldanalyse wordt onderzocht wat het relatiepatroon is tussen de belangrijkste spelers in het krachtenveldanalyse en hun houding ten opzichte van het project. Tijdens de Project Start Up is deze een krachtenveldanalyse gemaakt, vanwege het persoonlijk karakter wordt deze niet opgenomen in het projectplan. Uit de krachtenveldanalyse is gebleken dat het krachtenveld van het projectteam een aandachtspunt is. De projectteamleden staan over het algemeen positief tegenover het project, maar hebben zorgen over randvoorwaarden, zoals beschikbare tijd. Ook de interne onrust en de relaties met de burgers en bedrijven bleken serieuze aandachtspunten te zijn.
Versie 1.2 (16 juli 2015) 19
