Projectplan Duurzaam Inkopen
Gemeente Franekeradeel, afdeling Bouwen en Milieu Minke Lotens - Eichhorn Augustus 2010
status: Definitief
Inhoudsopgave Inleiding __________________________________________________________________ 3 Doelstellingen projectplan ____________________________________________________ 4 Overige resultaten (geleverd door de afdelingen) __________________________________ 5 Afbakening ________________________________________________________________ 5 Randvoorwaarden en risico’s __________________________________________________ 5 Werkwijzer ________________________________________________________________ 5 Hoofdplanning _____________________________________________________________ 7 Taken ____________________________________________________________________ 7 Financiën _________________________________________________________________ 8 Offerteaanvraag ____________________________________________________________ 8
Inleiding In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen hebben het rijk en de VNG een klimaatakkoord opgesteld, Klimaatakkoord Gemeenten en Rijk 2007-2011. In dit convenant staat dat zij zich gezamenlijk gaan inspannen voor een schoner, duurzamer en zuiniger Nederland. In het akkoord is afgesproken dat gemeenten 75% duurzaam gaan inkopen in 2010 en 100% in 2015. In 75% van de publicaties van aanbestedingen en offerteaanvragen in 2010 moeten alle duurzaamheidcriteria worden meegenomen. Hiervoor zijn criteriadocumenten opgesteld per productgroep. Het college van B&W heeft besloten dat de Gemeente Franekeradeel wil voldoen aan het convenant voor duurzaam inkopen. Er is een budget van XXXXX euro voor de implementatie van duurzaam inkopen in de gemeentelijke organisatie. Het project Duurzaam Inkopen is op 2 maart 2010 gestart en de eerste implementatiefase zal ingaan in september 2010. De ambitie van de Gemeente Franekeradeel is dat in november 2011 de gemeentelijke organisatie voldoet aan 75% duurzaam inkopen, binnen één jaar na start implementatie. Doordat het project in 2010 is gestart, kan de Gemeente Franekeradeel dus niet voldoen aan het convenant. Echter, binnen één jaar na start van de implementatie voldoet de Gemeente Franekeradeel wel aan het convenant en kan het plan worden uitgebreid om in 2015 te voldoen aan 100% duurzaam inkopen. De Gemeente Franekeradeel zal voor dit project gaan samenwerken met de Gemeente Harlingen. Op 23-03-2010 is afgesproken dat de offerteaanvraag wordt opgesplitst in “modules”, zodat per module kan worden ingekocht en afgerekend. De offerteaanvraag is verzonden op 02-09-2010.
Doelstellingen projectplan Om aan de ambitie van de Gemeente Franekeradeel te kunnen voldoen, zijn er verschillende doelstellingen die behaald moeten worden. Deze doelstellingen worden volgens het SMART (Specifiek.Meetbaar.Acceptabel.Realistisch.Tijdsgebonden.) principe uitgewerkt. Er is gekozen voor dit principe om de implementatie zo vlot mogelijk te laten verlopen en zonodig tijdig bij te kunnen sturen. (Communicatieplanning, ’t Lam) Het projectplan zal de onderstaande resultaten afleveren. Per resultaat is kort aangegeven wat de doelstelling is. Deze resultaten vallen onder de verantwoordelijkheid van de projectleider. 1. Strategische nota Het doel van de strategische nota is de visie van de Gemeente Franekeradeel ten opzichte van duurzaam inkopen aangeven, zodat deze een kader kan vormen voor het projectplan en het beleid. 2. SWOT-analyse Gemeente Franekeradeel met betrekking tot inkoop Het doel is middels deze analyse met betrekking tot inkopen een plan van aanpak te maken om het gestelde beleidsdoel te halen, i.e. ambitie van de Gemeente Franekeradeel. Er wordt geanalyseerd welke beleidsmiddelen sterk/zwak zijn. 3. Presentatie Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en Duurzaam Inkopen voor alle afdelingen Het doel van de presentatie aan de afdelingen is om informatie te geven over de aankomende veranderingen ter vergroting van het draagvlak. 4. Nulsituatie per afdeling (7X) Het doel van de nulsituatie is om een ijkpunt te hebben om resultaten tegen te kunnen afzetten. Tevens is dit een inventarisatie van punten die al voldoen aan het convenant. Per afdeling zal een nulsituatie gemaakt worden. 5. SWOT per afdeling (7X) Het doel van de SWOT per afdeling is om een overzicht te krijgen wat de sterke/ zwakke punten zijn van de afdelingen. Daarnaast is het van belang welke punten gebruikt kunnen worden in de implementatie en met welke punten rekening gehouden moet worden. 6. Doelstellingenlijst per afdeling, getekend door het hoofd Het doel hiervan is om een duidelijk overzicht te creëren wat er per afdeling gedaan moet worden om aan de ambitie van de gemeente te kunnen voldoen. 7. Implementatieplan per afdeling Het doel van dit plan is om een duidelijk en werkbaar overzicht te verkrijgen voor het behalen van de opgestelde doelstellingen. Waarschijnlijk wordt een stagiair hierop ingezet. Het implementatieplan is niet meegenomen in de offerteaanvraag. 8. Monitoringsmodule per afdeling Het doel van de monitoringsmodule is het inzichtelijk maken in hoeverre de organisatie voldoet aan de ambitie (75% duurzaam inkopen).
Overige resultaten (geleverd door de afdelingen) Naast de bovengenoemde resultaten, zullen er ook andere resultaten volgen op de implementatie van dit project. Dit zijn de volgende; • Topdown implementatie duurzaam inkopen per afdeling naar 75% in september 2011 en 100% in 2015, zodat wordt voldaan aan het convenant. • Protocollen en/of richtlijnen per afdeling voor duurzaam inkopen, te schrijven vóór implementatie. Tijdens implementatie zullen deze maandelijks worden geëvalueerd en eventueel worden bijgesteld. • Monitoringssysteem om de voortgang van het project te kunnen toetsen • Duurzaam Inkopen opgenomen in Planning & Resultaat gesprekken
Afbakening De projectleider is verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen genoemd in “doelstellingen projectplan” en de daaropvolgende resultaten. De afdelingen worden geacht de doelstellingen uit “overige resultaten” te leveren met behulp van het externe adviesbureau. Op het behalen van deze overige resultaten heeft de projectleider geen invloed, i.e. draagt geen verantwoordelijkheid voor deze resultaten. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de betreffende afdelingen.
Randvoorwaarden en risico’s De belangrijkste randvoorwaarde is de inzet van de medewerkers van de organisatie. Om het project te laten slagen is het noodzakelijk dat de medewerkers en de afdelingshoofden zich committeren aan dit project. Een tweede randvoorwaarde is dat de ingehuurde externe partij werk naar behoren aflevert. De doelstellingenlijsten en de verdere implementatie worden gebaseerd op de onderzoeken (SWOT & nulsituaties) die deze externe partij zal afleveren. Is het niveau van de onderzoeken onder de maat, zal het gehele project gevaar lopen. Er zal tussentijds geëvalueerd worden om tijdig bij te kunnen sturen. Om dit risico te spreiden, zal deze tevens meegenomen worden in de offerteaanvraag. Een derde randvoorwaarde is dat het mogelijk moet zijn om per afdeling de inkoop zoals het tot nu toe is verlopen inzichtelijk te krijgen. Er is in de Gemeente Franekeradeel sprake van een gedecentraliseerde inkoop, welke goed in kaart moet worden gebracht alvorens veranderingen te kunnen aanbrengen. Mocht de projectleider onverhoeds het project niet kunnen aansturen, zal deze overgenomen worden door een andere medewerker van B&M. Dit projectplan en de hierop volgende stukken zullen een duidelijk overzicht geven van het project, waardoor dit relatief makkelijk overgenomen kan worden door een derde.
Werkwijzer De strategische nota zal uiterlijk 16-09-2010 worden overlegd met het afdelingshoofd en met de wethouder. Het projectplan en de urenraming zijn goedgekeurd door het S&H en de wethouder. Het projectplan wordt op 21-09-2010 voorgelegd aan het college van B&W. De offertes worden in week 35 aangevraagd met een offertetijd van 3 weken. Aan de hand van de presentaties van de verschillende partijen worden de offertes beoordeeld en wordt het project gegund. De presentaties zullen plaatsvinden in week 38 of 39.
De externe partij wordt ingehuurd voor: • presentaties aan alle afdelingen tijdens het werkoverleg van desbetreffende afdeling • nul-situatieonderzoeken • SWOT analyses van de afdelingen • afleveren rapportage SWOT & nul-situatieonderzoek per afdeling • begeleiding van afdelingen bij opstellen doelstellingenlijst en het vastleggen van een vlaggenschip • begeleiding van afdelingen bij opstellen afdelingspecifieke criteriadocumenten • opstellen implementatieplan (protocollen & richtlijnen) De afdelingen zelf moeten zo min mogelijk tijd kwijtraken aan het opstellen van doelstellingenlijsten en/of protocollen. De afdelingen moeten wel de input leveren aan de externe partij en aangeven wat voor hen de beste vorm is om mee te werken. De externe partij is ondersteunend en begeleidend en zal het meeste werk met betrekking tot deze lijsten, protocollen en criteriadocumenten verrichten. Er zal een presentatie gegeven worden aan alle afdelingen tijdens het werkoverleg van deze afdelingen. Er is reeds een presentatie beschikbaar voor dit doeleinde. Per afdeling zal een Nulsituatie worden gemaakt. De externe partij zal hier zorg voor dragen. Tevens zal per afdeling een SWOT worden gemaakt. De SWOT wordt in dezelfde rapportage gepresenteerd als de Nulsituatie. De uitkomsten hiervan worden meegenomen in de op te stellen doelstellingen van de afdeling. Na analyse door de externe partij en afdelingen van de SWOT (per afdeling) en nulsituatie wordt een doelstellingenlijst per afdeling samengesteld. De afdelingen worden begeleid en ondersteund door de externe partij om bruikbare input te leveren voor de doelstellingenlijsten c.q. criteriadocumenten. De externe partij zal de afdeling een concept van de doelstellingenlijst geven, waarop de afdeling commentaar kan leveren. Dit concept wordt zo spoedig mogelijk na afronding SWOT/nulsituatie rapportage voorgelegd aan de hoofden van de afdelingen. Na goedkeuring zullen deze lijsten worden getekend door het hoofd en dragen zij de zorg voor het nakomen van de doelstellingen. De stagiaire zal aan de hand van de doelstellingenlijsten een implementatieplan opstellen per afdeling. De externe partij zal medewerking verlenen aan de stagiair. De externe zal afdelingsspecifieke criteriadocumenten (menukaarten) opstellen. Agentschap NL heeft criteriadocumenten opgesteld met duurzaamheidcriteria voor ongeveer 52 verschillende productgroepen. Deze criteriadocumenten zullen als basis dienen voor het opstellen van de doelstellingenlijsten en de menukaart. Tevens zal er een module worden ontwikkeld door de externe partij om goed te kunnen monitoren.
Hoofdplanning In deze planning staat de maand aangegeven in welke deze resultaten geleverd moeten worden. Gedurende het verloop van het project zal deze planning worden gespecificeerd en bijgesteld in overleg met de verschillende afdelingen en de externe partij. Het moet beschouwd worden als een dynamisch document. Maand Doelstelling 1. Strat. Nota 2. SWOT org. 3. Presentaties 4. 0Sit. Per afdeling 5. SWOT per afdeling 6. Doelstellingenlijst
Sep-10 Okt-10 Nov-10 Dec-10 Jan-11 Feb-11 Mrt-11 X X X X X X X X X X
De externe partij werkt de eerste 6-8 weken zoveel mogelijk uur per week, afhankelijk van de beschikbaarheid van medewerkers van deze partij. De rapporten (SWOT & Nulsituatie) per afdeling moeten na deze 6 weken zijn afgerond en geëvalueerd met de projectleider en afdelingshoofden.
Taken Partij
Taak
Wethouder
Behandelen strategische nota en projectplan Strategie aangeven Behandelen nota, projectplan, urenraming Behandelen strategische nota, projectplan en urenraming Besluit nemen op doelstellingenlijsten Behandelen nota en projectplan Schrijven projectplan Schrijven strategische nota Schrijven urenraming Overleg hoofden van de afdelingen Aansturen externe partij Evaluatie voor tijdige bijsturing Budget bewaken Presentatie geven aan afdelingen Afleveren rapportages (SWOT & nulsituatie) per afdeling Ondersteunen afdelingen bij opstellen doelstellingenlijsten Opstellen afdelingspecifieke criteriadocumenten (menukaarten) Opstellen monitoringsmodule Communiceren met projectleider over voortgang Medewerking verlenen aan externe partij Opstellen doelstellingenlijsten Implementatie plan om aan doelstellingen te kunnen gaan voldoen Bijhouden monitoringsmodule Doelstellingenlijsten tekenen Uitvoeren implementatieplan Bijhouden monitoringsmodule Medewerking verlenen aan overleg/ evaluaties etc.
S&H College B&W Hoofd B&M Projectleider
Extern
Afdelingen
Hoofden Afdelingen
Financiën Er is een budget beschikbaar gesteld van xxxxx euro voor de implementatie van duurzaam inkopen in de gemeentelijke organisatie. Gedetailleerd overzicht uitgaven is hier tevens toegevoegd in de bijlage.
Offerteaanvraag De offerteaanvraag (onderhandse aanbesteding) wordt zo ingericht dat er per “module” wordt ingekocht. De gemeente Harlingen heeft aangegeven samen te willen werken met de Gemeente Franekeradeel om op die manier de kosten voor beide partijen te kunnen drukken. Door de offerteaanvraag op deze manier in te richten kunnen per module de gemeentes beslissen over de inkoop. De aanvraag is op 02-09-2010 neergelegd bij 4 verschillende partijen.
