Programma van Eisen en Casus. Electronisch Cliënten Dossier

Programma van Eisen en Casus Professionaliteit in de zorg voor mensen met functiebeperkingen Deze publicatie bevat een beschrijving van het speciﬁeke professionele karakter van zorg en ondersteuning zoals geleverd door instellingen voor gehandicaptenzorg.

De Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) is de branchevereniging voor organisaties die professionele zorg en ondersteuning aan mensen met een of meerdere handicaps bieden. De bij de VGN aangesloten instellingen bieden zorg, ondersteuning en dienstverlening aan cliënten met een verstandelijke, lichamelijke, en/of zintuiglijke handicap en aan hun directe omgeving.

VERENIGING GEHANDICAPTENZORG NEDERLAND

Oudlaan 4 3515 GA Utrecht

Postbus 413 3500 AK Utrecht

T (030) 27 39 300 F (030) 27 39 387

www.vgn.org [email protected]

Electronisch Cliënten Dossier

Programma van Eisen en Casus Electronisch Cliënten Dossier

Colofon Uitgave Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN), branchevereniging voor instellingen voor dienstverlening aan mensen met een beperking, Oudlaan 4, 3515 GA Utrecht, Postbus 413, 3500 AK Utrecht, telefoon 030-27 39 300, fax 030-27 39 387, e-mail [email protected], www.vgn.org. Auteurs drs. Sjoerd Visser, VGN Met medewerking van Advisares en gefinancierd door Zorg voor Beter Lay-out en druk Hollandrepro.nl, Oudlaan Utrecht Publicatienummer 708.181 Bestellingen Deze uitgave kan schriftelijk en telefonisch worden besteld bij de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland. Postbus 413, 3500 AK UTRECHT, T 030-27 39 300, F 030-27 39 387. Bestellen kan ook via [email protected]. Bij de bestellingen graag de titel, het publicatienummer en het gewenste aantal vermelden. Deze publicatie is tevens te downloaden via het ledennet van de VGN. Deze publicatie is met grote zorgvuldigheid en met gebruikmaking van de meest actuele gegevens tot stand gekomen. Het is evenwel niet geheel uitgesloten dat de informatie uit deze brochure onjuistheden of onvolkomenheden bevat. De VGN aanvaardt geen aansprakelijkheid voor directie of indirecte schade ontstaan door eventuele onjuistheden en/of onvolkomenheden. © Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of worden openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland.

december 2008

2

Programma van Eisen, Electronisch Cliënten dossier

Inhoudsopgave

Inleiding

7

1. Introductie

9

2. Tot stand komen en ontwikkeling van dit document 2.1.

Versie ontwikkeling

11

2.2.

Betrokkenen

12

2.3.

Wat verandert er nu in de kern?

13

3. Leeswijzer

15

3.1.

Inhoud hoofdstukken

15

3.2.

Gebruik van dit document

15

4. Doelstelling en scope

19

4.1.

80% dekkend

19

4.2.

Primair proces

19

4.3.

Soorten informatie

20

5. Algemene eisen 5.1.

23

Ondersteunt intramurale en extramurale dienstverlening inclusief dagbesteding

23

5.2.

Voldoen aan huidig Wettelijk kader

23

5.3.

Voldoen aan voorgenomen Wettelijk kader

24

5.4.

Voldoen aan Functionele kaders

25

5.5.

Voldoen aan Technische kaders

26

5.6.

Laagdrempelig gebruik

27

5.7.

Gelaagde en flexibele Autorisatie

27

5.8.

Open architectuur (i.v.m. gegevensuitwisseling met andere systemen)

28

5.9.

Schaalbaar

30

5.10.

Stabiliteit

30

5.11.

Ondersteunt decentrale uitvoering en mobiel gebruik van een cliëntendossier

3

11


31

5.12.

Flexibiliteit systeem (ruimte voor aanpassingen zonder programmeerwerk)

31

5.13.

Eenvoudig beheer

32

5.14.

Historie en Archivering

32

5.15.

Correspondentiefunctie

32

6. Aanmelden 6.1.

Oriëntatie

33

6.2.

Wachtlijstbeheer

33

6.3.

Cliëntregistratie

33

6.4.

Aanmaken Disciplinedossier

34

6.5.

Zorg- en dienstverleningsovereenkomst

36

7. Zorgen en ondersteunen

37

7.1.

Opstellen persoonsbeeld

37

7.2.

Opstellen Zorg- en Ondersteuningsplan

39

7.3.

Opstellen actieplannen

39

7.4.

Invullen Agenda

41

7.5.

Uitvoeren

41

7.6.

Evalueren Zorg en Ondersteuning

43

7.7.

Maken rapportages

44

8. Afmeldingsfase (overplaatsingsfase)

45

8.1.

Overplaatsing binnen instelling

45

8.2.

Afmeldings- of overplaatsingsbericht AZR

45

9. Management Informatie (interne rapportages)

47

9.1.

Bedrijfsvoering kwantitatief

47

9.2.

Bedrijfsvoering kwalitatief

48

Bedrijfsvoering koppeling kwantitatief en kwalitatief

50

10. Systeem signalering (triggers)

51

10.1.

Procestriggers

51

10.2.

Bedrijfsvoering triggers

51

10.3.

Diverse werkstroom besturing signaleringen

52

10.4.

Opvolgen signalering o.b.v. relevante velden uit het kwaliteitskader

4

33


52

11. Externe Rapportage (verantwoording) 11.1.

IGZ rapportage

57

11.2.

Input voor jaardocument

57

11.3.

Overige registraties, en overzichten

57

11.4.

Gerealiseerde zorg en ondersteuning (productie staat)

58

11.5.

Verantwoording naar cliënt

58

12. Instellingsspecifieke eisen

59

12.1.

Gebruikersvriendelijkheid

59

12.2.

Apparaat

60

12.3.

Mobiliteit

60

12.4.

Officesuite

60

12.5.

Aanvullende rapportage

61

12.6.

Training en opleiding

61

12.7.

Communicatie en koppelingen benoemen

61

12.8.

Conversie

61

12.9.

Details registratie geleverde zorg

62

12.10. Mate van werkstroombesturing

62

12.11. Pionier of bewezen

62

12.12. Best of breed of ERP

63

12.13. Een sector of multisectoraal

63

Bijlage A: Voorbeeld onderwerpen voor discipline dossiers

5

57

65

Voorbeelden vanuit AVG discipline

65

Voorbeelden vanuit gedragskundige discipline

66


6


Inleiding

In deze uitgave vindt u versie 1.1 van het Programma van Eisen voor een Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) en de bijbehorende casus. Het Programma van Eisen (PvE) kunt u gebruiken als basis voor uw eigen ECD en bevat die functionaliteit die voor iedere organisatie in de Gehandicapten Zorg van toepassing zal zijn. Het is dus niet het doel van dit PvE om een volledig Programma van Eisen te bieden: iedere organisatie maakt haar eigen keuzes binnen de algemene kaders en dit resulteert in andere eisen aan het ECD. Het nu voorliggende PvE zorgt ervoor dat het grootste gedeelte van uw eigen PvE al uitgewerkt is en u dit alleen nog maar hoeft aan te vullen met functionaliteit die voor uw specifieke organisatie van belang is. Ook zorgt dit PvE er voor dat voor softwareleveranciers inzichtelijk is waar hun pakket aan moet voldoen. De manier waarop dit door softwareleveranciers opgepakt wordt, zal echter verschillen (het PvE beschrijft alleen wat er moet zijn, niet hoe). Om voor u de verschillende softwarepakketten vergelijkbaar te maken, hebben wij een zogenaamde ECD casus ontwikkeld. Deze casus beschrijft in verhalende vorm de functionaliteit die in het Programma van Eisen beschreven is. Door vervolgens softwareleveranciers een demo te laten geven gebaseerd op deze casus, kunt u goed vergelijken hoe zij de vraagstukken in hun software opgelost hebben. Uiteraard kunt u de casus aanpassen op basis van uw eigen aanvullingen op het Programma van Eisen. Wij hopen u hiermee een waardevolle set hulpmiddelen aangereikt te hebben en wensen u veel succes bij het implementeren of vervolmaken van uw ECD.

7


8


1.

Introductie

In navolging van het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) project in de Verpleging, Verzorging & Thuiszorg (VVT) sector heeft in januari 2008 de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) het initiatief genomen tot een landelijk project omtrent het ECD voor de Gehandicapten Zorg (GZ) sector. Het project sluit aan bij het ZorgVoorBeter programma van ZonMw. Het project is gefinancierd vanuit een subsidie van ZonMw. Het resultaat van het project bestaat uit een Collectief Programma van Eisen (dit document), een Procesmodel en een Casus (verzameling van praktijkbeschrijvingen m.b.t. een ECD). Met dit resultaat wordt het volgende doel na gestreefd: “het aan de gehele sector beschikbaar stellen en overdragen van kennis en ervaring op het gebied van het ECD”. Onder de gehele sector worden alle doelgroepen van de GZ sector verstaan: • Verstandelijk Gehandicapten (VG) • Zintuiglijk Gehandicapten (ZG) • Lichamelijk Gehandicapten (LG) • Lichtverstandelijk Gehandicapten (LvG) • Sterk Gedragsgestoord Lichtverstandelijk Gehandicapten (SGLvG) Uiteindelijk is gebleken dat het verschil tussen de verschillende doelgroepen vooral tot uiting komt in de wijze waarop het sector brede Proces model wordt toegepast en de sector brede functionaliteit zoals beschreven in het Collectieve Programma van Eisen wordt gebruikt. Dit betekent dat in de Casus verschillen tot uiting komen, maar zowel het Proces model als het Programma van Eisen voor alle doelgroepen gelden. De term ECD staat in dit document voor een (combinatie van) geautomatiseerde toepassing. Een ECD is een hulpmiddel dat de zorgen bedrijfsvoeringactiviteiten ondersteunt. In het ECD komen kwalitatieve en kwantitatieve gegevens bij elkaar. Dat is in de gehandicaptenzorg van belang omdat zich op beide terreinen ingrijpende veranderingen voltrekken. Zo is het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg uitgewerkt in meetbare kwaliteitsindicatoren die onder andere een plaats krijgen in individuele zorgen ondersteuningsplannen. Ook de zorgzwaartebekostiging heeft gevolgen voor de individuele zorgbehoefte van cliënten. De effecten van beide ontwikkelingen worden zichtbaar in het ECD. De producten (Programma van Eisen [PvE], Procesmodel en Casus) zijn ontwikkeld door inbreng van de instellingen, leveranciers en andere stakeholders (zoals ministerie van VWS1, VGN en belangenverenigingen) onder regie van Advisaris. Een aantal concept versies is gepubliceerd via de VGN-website, besproken in werkgroepen en becommentarieerd door alle betrokkenen.

1 Volksgezondheid, Welzijn en Sport

9


10


2.

Tot stand komen en ontwikkeling van dit document

Het ECD raakt een scala aan onderwerpen. Aangezien de doelstelling van het project was om de functionele eisen en wensen aan het systeem ‘bestendig’ te maken tegen de ontwikkelingen binnen de GZ, is afstemming gezocht met de beleidsmakers op de betreffende gebieden, branche- en belangenvertegenwoordigers en met instellingen in de GZ zelf. Ook nu het PvE een definitieve status heeft, zal het een levend document blijven dat – wanneer daartoe aanleiding is - in een nieuwe versie zal worden uitgebracht. Mocht u vragen, aanvullingen (met een onderbouwing) of opmerkingen hebben over het PvE, het Procesmodel of de Casus dan kunt u via [email protected] doorgeven.

2.1. Versie ontwikkeling Deze versie van het PvE is als volgt tot stand gekomen: Interviews met dossierhouders VGN

V0.1 V0.2

maart 2008

Referentiebezoeken aantal instellingen

V0.3

maart/april 2008 (gepubliceerd op VGN website)

Gesprekken met leveranciers Gesprekken met overheid (VWS, NictiZ2) Werkgroepsessies met instellingen Gesprekken met overige stakeholders (cliënten- en beroepsorganisaties)

V0.4

juni 2008 (gepubliceerd op VGN website)

Terugkoppeling vanuit alle betrokkenen

V0.5

augustus 2008

Verwerking commentaar en “huiswerk” uit werkgroepen Stijl aanpassing

V0.6

september 2008 (gepubliceerd op VGN website)

Verwerking commentaar Toevoeging betrokkenen lijst

V1.0

oktober 2008 (gepubliceerd op VGN website)

Kleine aanpassingen in lijst met betrokkenen

V1.1

oktober 2008 (gedrukte versie)

2 Nationaal ICT instituut in de Zorg

11


2.2. Betrokkenen Zoals aangeven zijn de producten van dit project onder regie van VGN en Advisaris tot stand gekomen met de inbreng van vele betrokkenen. De VGN wil graag de betrokkenen opgenomen in de onderstaande lijst bedanken voor hun inbreng.

12


2.3. Wat verandert er nu in de kern? De kern van de verandering in werkwijze en hulpmiddel m.b.t. het ECD zit vooral in de volgende aspecten: 1. Een hulpmiddel (ECD) dat aansluit op de (voorgenomen) werkwijze voor instellingen. Hierbij afscheid nemend van ‘digitale kladblokken’, dus bewust de weg inslaand van een hulpmiddel dat een werkwijze/werkproces van zorginstellingen ondersteunt. 2. Het integraal kunnen volgen van de cliënt, zowel levenslang vanaf de oriëntering via wachtlijst, planning en uitvoering tot en met overdracht of overlijden, maar ook levensbreed op gebieden naast wonen en behandeling ook dagbesteding als school en werk. 3. Een methodische en transparante werkwijze, waarbij een aantoonbare relatie wordt aangebracht tussen kwalitatieve zorgen behandeldoelen en de uitvoering hiervan (cyclisch proces); 4. De vraagsturing van een cliënt in de werkwijze sterker verankeren (mede doordat de cliënt direct inzicht heeft, door toegang tot voor hem relevante delen van het ECD); 5. Het kunnen aggregeren van noodzakelijke informatie/kwaliteitsvelden die een wezenlijk onderdeel zijn van het Kwaliteitskader met de 12 domeinen en de indicatoren; 6. Een werkwijze en hulpmiddel dat recht doet aan de bewaking van een cliëntvolgend budget (indicatie) en de nieuwe zorgzwaartefinanciering die per 1/1/2009 effectief wordt (en waarvoor in 2008 wordt “schaduwgedraaid”); 7. De mogelijkheid voor het gebruik van een zorgen ondersteuningsplan als systematiek voor structurering van data en beschrijven van kenmerken van een cliënt; 8. Een ondersteunend hulpmiddel voor interne rapportage (bedrijfsvoering) en afgeleide externe rapportages vanuit het primair proces; 9. Informatie-uitwisseling op externe raakvlakken. Hiervoor zijn standaardisatie afspraken op landelijk niveau (o.a. HL-73 berichten, EMD4 en EPD5 ontwikkelingen, AZR6 en de eisen m.b.t. Goed Beheerde Sportsystemen). 10. Een hulpmiddel voor het ondersteunen van en het verlenen van zorgen ondersteuning in een omgeving met kenmerken als grote geografische spreiding, kleinschalig wonen, uitbreiding ketenzorg, een multidisciplinair karakter. In dit PvE is geprobeerd om het totale overzicht te bieden van de collectieve eisen, maar de verandering in de kern voor de GZ sector betreft met name de bovenstaande aspecten.

3 Health Level 7 4 Elektronisch Medicatie Dossier 5 Elektronisch Patiënten Dossier 6 AWBZ-brede zorgregistratie

13


14


3.

Leeswijzer

3.1. Inhoud hoofdstukken Het PvE is een opsomming van collectieve eisen voor een ECD in de GZ. Er zijn procesgerelateerde eisen en niet-procesgerelateerde eisen. Hoofdstuk 5 geeft de nietprocesgerelateerde eisen en de hoofdstukken 6, 7 en 8 behandelen de procesgerelateerde eisen. De hoofdstukken 9, 10 en 11 behandelen het totaal aan rapportage (intern en extern). Hoofdstuk 12 gaat in op de gebieden waarop een instellingsspecifieke eisen moet formuleren om samen met de collectieve eisen tot een volledig specifiek PvE voor de instelling te komen.

3.2. Gebruik van dit document Het Collectief PvE is de basis voor een instellingsspecifiek PvE. Hoe vanuit deze collectieve basis tot een instellingsspecifiek PvE komt en hoe dit specifieke PvE vervolgens verder wordt gebruikt, is afhankelijk van de situatie waarin de instelling zich bevindt. We onderscheiden hierbij de volgende situaties en/of fases: • Instelling zonder (onderdelen van) ECD • Instellingen met een of meerdere onderdelen van een ECD-pakket • Instellingen met een (gedeeltelijk) maatwerk/zelfbouw ECD-toepassing Instellingen zonder (onderdelen van) ECD Deze instellingen hebben momenteel nog geen substantiële geautomatiseerde ondersteuning van het primaire proces. Indien de instelling de behoefte heeft om op een of meerdere terreinen het primair proces door (een of meer onderdelen van) een ECD te laten ondersteunen worden een viertal stappen (gebruikmakende van dit document) aangeraden.

1.

Fasering Een instelling heeft bepaald welke onderdelen van het primair proces in welke volgorde (fasering) moeten worden ondersteund. De hoofdstukken 5, 6 en 7 bevatten de eisen die rechtstreeks gerelateerd zijn aan de verschillende onderdelen van het primaire proces. Alle eisen uit hoofdstuk 5 zijn altijd van toepassing. De (management) rapportage-eisen uit de hoofdstukken 9, 10 en 11 zijn altijd van toepassing, voor zover ze gerelateerd zijn aan de geselecteerde eisen uit de hoofdstukken 6, 7 en 87.

7 Indien wordt gekozen om de tijdverantwoording te laten ondersteunen door ECD (paragraaf 7.5), dan is ook de rapportage hierover relevant (paragraven 9.1, 10.1, 10.2, 11.4, 11.5 m.b.t. gerealiseerde zorg).

15


2.

Prioriteit (eisen en wensen) Van de relevante gebieden dient te worden vastgesteld welke items harde eisen zijn en welke items wensen zijn.

3.

Aanvullende eisen Voor de relevante gebieden dienen vervolgens aanvullende –instellingsspecifieke- eisen te worden geformuleerd. Hoofdstuk 12 geeft daarbij een aantal handreikingen.

4.

Selectie traject De bovenstaande stappen resulteren in een instellingsspecifiek, gefaseerd PvE dat is gebaseerd op het Collectief Programma van Eisen (dit document). Met dit instellingsspecifiek, gefaseerd PvE kunt u een ECD selectieproject starten. Bovenstaande stappen stellen een instelling in staat: 1. de afweging te maken tussen maatwerk/zelfbouw of standaardpakket aangezien inzichtelijk wordt welk deel van het uiteindelijke eisen pakket collectief is (en een standaardpakket verwacht kan worden te voldoen) en welk deel instellingsspecifiek is, 2. op eenduidige wijze te communiceren met leveranciers van standaardpakket. Instellingen met een of meerdere onderdelen van een ECD Deze instellingen hebben momenteel geautomatiseerde ondersteuning van (een of meer onderdelen van) het primaire proces d.m.v. een ECD. Indien een instelling de behoefte heeft de ondersteuning van het primaire proces door de huidige ECD-toepassing te evalueren en te verbeteren en/of uit te breiden, kan dit document gebruikt worden om huidige functionaliteit te vergelijken met collectieve eisen. Daarnaast kan hoofdstuk 12 gebruikt worden als handreiking voor keuzes ten aanzien van instellingsspecifieke zaken. Dit PvE stelt een instelling in staat: 1. een heldere vergelijking uit te voeren van huidige ten opzichte van collectief vereiste functionaliteit, 2. keuzes te maken ten aanzien van collectief vereiste functionaliteit en op dit moment relevante functionaliteit en op een later moment (fasering) relevante functionaliteit, 3. een discussie te starten (op basis van hoofdstuk 12) aangaande instellingsspecifieke functionaliteit, 4. eenduidige wijze te communiceren met leveranciers van een standaardpakket. Instellingen met een (gedeeltelijk) maatwerk/zelfbouw ECD-toepassing Deze instellingen hebben momenteel geautomatiseerde ondersteuning van (een of meer onderdelen van) het primaire proces d.m.v. maatwerk/zelfbouw eventueel in combinatie met een standaardpakket. De ontwikkeling van veel maatwerk/zelfbouw toepassing is een aantal jaren geleden gestart, aangezien de functionaliteit die toen werd geboden door standaardpakketten onvoldoende werd geacht voor de ondersteuning van het

16


primaire proces in de gehandicaptenzorg. Indien een instelling de behoefte heeft de ondersteuning van het primaire proces door de huidige ECD-toepassing (maatwerk met eventueel standaardpakket) te evalueren en te verbeteren en/of uit te breiden, kan dit document gebruikt worden om huidige functionaliteit te vergelijken met de collectieve eisen. Daarnaast kan hoofdstuk 12 gebruikt worden als handreiking voor keuzes ten aanzien van instellingsspecifieke zaken. Dit document stelt een instelling in staat: 1. een heldere vergelijking uit te voeren van huidige (maatwerk/zelfbouw eventueel in combinatie met standaardpakket) ten opzichte van collectief vereiste functionaliteit, 2. keuzes te maken ten aanzien van collectief vereiste functionaliteit en op dit moment relevante functionaliteit en op een later moment (fasering) relevante functionaliteit, 3. een discussie te starten (op basis van hoofdstuk 12) aangaande instellingsspecifiek functionaliteit, 4. een keuze te maken tussen maatwerk/zelfbouw of vervanging door (volledig) standaardpakket, 5. eenduidige wijze te communiceren met leveranciers van standaardpakket (indien al gedeeltelijk een standaardpakket in gebruik is, kan dit zijn met de huidige leverancier en met andere leveranciers).

17


18


4.

Doelstelling en scope

4.1. 80% dekkend Grondbeginsel voor het project is het feit dat de procesgang binnen de zorg leidend is voor de gewenste functionaliteit. Het ECD moet immers ondersteunend zijn bij de uitvoering en besturing van de zorg en ondersteuning. Voor het samenstellen van het PvE is het Zorg Informatie Model (ZIM) en daarin opgenomen procesgang/fasering als leidend uitgangspunt genomen. De VGN is betrokken geweest bij de ontwikkeling van dit ZIM.

Doelstelling binnen het ECD project is het geven van een collectief beeld van de gewenste functionaliteit van een ECD. Bewust wordt gestreefd naar 80% dekking voor de eisen van de diverse instellingen. Een limitatief dekkend PvE is niet zinvol aangezien geen enkel systeem meer aan deze eisen zal kunnen voldoen. Er is op deze manier ruimte voor instellingsspecifieke eisen en wensen en er resteert nog voldoende ruimte voor de verschillende ICT8-leveranciers om hun eigen invulling te geven aan het PvE. Het programma dicteert niet de verschijningsvorm of verdere uitwerking van het ECD.

4.2.

Primair proces Dit ZIM is verder uitgewerkt naar het Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) brede procesmodel. Het hoogste niveau van dit AWBZ -brede procesmodel is hieronder opgenomen. Het PvE geeft de collectieve eisen voor de ondersteuning van het primaire proces. Waar relevant wordt de link met de secundaire processen beschreven. Onder Aanmelding valt 8 Informatie en Communicatie Technologie

19


tevens het Wachtlijstbeheer en de Communicatie met het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ). Een cliënt “ontstaat” in sommige gevallen al wanneer hij/zij zich oriënteert op instellingen en eventueel vervolgens op de wachtlijst komt. Tijdens deze “wachtlijst periode” wordt over Indicatie gecommuniceerd met CIZ. Aangezien het CIZ al voor Dag Aanvang Zorg gegevens opvraagt m.b.t. persoonlijk plan, omvatten de gegevens van een cliënt op de wachtlijst al delen van een persoonlijk plan. In dit proces dient rekening gehouden te worden met het feit dat verschillende disciplines gelijktijdig beginnen aan het opstellen van het persoonlijk plan. Belangrijk is dat alle disciplines kunnen beschikken over de informatie tijdens het opstarten van dit proces (en daarna natuurlijk tijdens de uitvoering, rapportage en overdracht).

4.3. Soorten informatie Het ECD bevat verschillende soorten informatie. In dit PvE wordt de volgende onderverdeling gemaakt: • Stamgegevens: zie hoofdstuk 6.1 • Persoonsbeeld en perspectief: zie hoofdstuk 7.1 • Plannen (Zorg- en ondersteuningsplan en Werkplannen)9: zie hoofdstukken 7.2 en 7.3 • Agenda: zie hoofdstuk 7.4 • Discipline dossiers: zie hieronder en hoofdstuk 6.4 • Rapportages (Intern en Extern): zie hoofdstuk 9, 10 en 11 discipline dossiers Elke discipline (bijvoorbeeld medisch, gedragsdeskundig, fysiotherapie, persoonlijke begeleider) heeft een dossier voor elke relevante cliënt in het ECD. Deze dossiers bestaan uit een aantal onderdelen: 9 De vertaling van Werkplannen naar Agenda’s vindt plaats door de Handelingen/Activiteiten uit de Werkplannen in de tijd uit te zetten.

20


• • • •

Algemeen Discipline en Sector specifiek Discipline specifiek maar niet bijzonder voor sector Persoonlijk10

Onderstaande figuur geeft dit schematisch weer en tevens wordt aangegeven of dit een “echt” onderdeel is van het ECD of via een link toegankelijk is.

Discipline deel Algemeen

In ECD Discipline én GZ sector specifiek

In ECD Discipline, niet sector Link met specifiek

ECD

In ECD

Persoonlijk

Voor wie en welke taal Voor anderen relevante informatie in ABN

Voorbeelden inhoud • Aanpassingen medicatie • Speciale gebeurtenissen en observaties • Verkorte beschrijving diagnose • Verkorte beschrijving onderzoeken behandeling

Binnen discipline relevante (puur GZ sector specifieke) informatie in de binnen discipline gebruikte taal. Voor eigen gebruik en voor waarneming en overdracht.

• Uitslagen GZ sector specifieke diagnose instrumenten • Resultaten GZ sector specifieke meetschalen • Uitgewerkte aantekeningen

Binnen discipline relevante informatie in de binnen discipline gebruikte taal. Voor eigen gebruik en voor waarneming en overdracht.

• Uitslagen diagnose instrumenten • Resultaten meetschalen • Uitgewerkte aantekeningen

Alleen voor professional relevante informatie in haar/zijn taal.

• Niet uitgewerkte aantekeningen • Vermoedens

Een medewerker die tot een bepaalde discipline behoort (bijvoorbeeld “de AVG”), zal als volgt informatie bijhouden in het discipline dossier (bijvoorbeeld “Medisch dossier”): • Informatie die alleen voor hem persoonlijk van belang is (bijvoorbeeld “staccato aantekeningen van een gesprek met de ouder van de cliënt”), zal hij noteren in het Persoonlijk deel van het dossier. Niemand behalve de medewerker zelf heeft toegang tot dit deel. • Later kan hij een daadwerkelijke gestaafde diagnose na bijvoorbeeld een gesprek over hetzelfde onderwerp met de cliënt en/of op basis van meetresultaten dit onderbrengen in het Discipline specifiek deel van het dossier. Andere medewerkers van dezelfde discipline die bij behandeling van cliënt betrokken zijn (bijvoorbeeld “andere AVG of waarnemend AVG”) hebben zo ook toegang to deze gegevens. Doordat het niet sector specifieke deel van het dossier, bestaat uit een link met een systeem dat ook buiten de sector in gebruik is (bijvoorbeeld “HIS”), wordt niet sector specifieke informatie in dit systeem opgeslagen (bijvoorbeeld “gegevens over behandeling beenbreuk in Medisch dossier”). Hierdoor gebeurt gegevensuitwisseling met organisaties buiten de instelling (bijvoorbeeld “ziekenhuis voor Medisch dossier”) via dit systeem dat ook buiten de sector in gebruik is (bijvoorbeeld “HIS). • Informatie die ook buiten de discipline beschikbaar moet zijn wordt in het Algemeen deel opgenomen (bijvoorbeeld “medicatie aanpassing door AVG”). 10 Ten aanzien van het deel “Persoonlijk” moet worden aangegeven dat deze “persoonlijke werkaantekeningen” geen officieel onderdeel vormen van het dossier van de cliënt. Indien deze functionaliteit wordt gerealiseerd in ECD moet dit “gescheiden” worden van cliënt dossier (alleen toegankelijk voor specifieke professional). Deze verbijzondering van de discipline dossiers en de verschillende onderdelen is belangrijk in de specificatie van eisen ten aanzien van autorisatie (wie mag welke informatie zien en muteren) en toegankelijkheid (hoe eenvoudig is het om de informatie te benaderen).

21


22


5.

Algemene eisen

Hieronder worden de belangrijkste procesonafhankelijke eisen toegelicht.

5.1. Ondersteunt intramurale en extramurale dienstverlening inclusief dagbesteding • Het ECD dient zowel intramurale als extramurale zorg te ondersteunen. • Het ECD dient het voucher systeem11 voor dagbesteding te ondersteunen.

5.2. Voldoen aan huidig Wettelijk kader Aangezien diverse wettelijke kaders op de uitvoering van de zorg drukken en het ECD deze uitvoering moet ondersteunen, zal het ECD moeten voldoen aan de volgende wettelijke eisen die betrekking hebben op de werkwijze en inhoud van het ECD: • Kwaliteitswet Zorginstellingen (KZ) • Wet Bopz (Wet bijzonder opnemingen psychiatrische ziekenhuizen) • Wgbo (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst): o informatie12 & toestemming13 o dossier14 en bewaartermijnen15 o toegang tot patiëntgegevens16 Is van toepassing op de GZ voor zover het de geneeskundige behandeling betreft. De VGN-leden hebben al onderling afgesproken dat ze de principes van deze wet ook van toepassing laten zijn op alle andere vormen van zorgverlening, dus ook de agogische behandeling. • Wbp (Wet bescherming persoonsgegevens) • AWBZ (Algemene wet bijzondere ziektekosten) • Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning) • Wet Big (Wet Beroepen in de individuele gezondheidszorg) • Regeling AO/IC AWBZ –Zorgaanbieders (januari 2005)

11 De mogelijkheid om met vouchers zorg in te kopen is nieuw en geeft consumenten de gelegenheid om volledige én volwaardige dagbesteding naar eigen keuze in te kopen. Dat hoeft niet bij de zorgaanbieder te zijn waar de cliënt woont. 12 Informatie moet begrijpelijk (drempels weg) met cliënt worden uitgewisseld. Het moet mogelijk zijn bepaalde gegevens af te schermen voor de cliënt (wanneer hij daartoe verzoekt). 13 Informatie nodig voor een goede ondersteuning en behandeling dient te worden uitgewisseld (cliënt mag dit niet tegenhouden). 14 Indien persoonlijke werkaantekeningen opgenomen worden in het ECD moeten deze gescheiden zijn van “Dossier” (geen onderdeel van het dossier van de cliënt). Ook moeten cliëntverklaringen kunnen worden toegevoegd aan dossier op verzoek van cliënt (bijv. andere zienswijze van cliënt). 15 Niet alle gegevens waarover de instelling beschikt, maar wel die gegevens die de directe zorgverlening betreffen (gezondheid van de cliënt): 15 jaar bewaren. Wij houden daarbij aan 15 jaar na einde datum behandeling. Daarbij geldt wel dat dit langer kan zijn uit oogpunt van goed hulpverlenerschap. 16 Extra aandachtspunt: het dossier van een cliënt moet kunnen worden verwijderd (vernietigd op verzoek van cliënt).

23


• Regeling Controle en Administratie AWBZ-verzekeraars (januari 2007) • Wbsn-z (Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg)17 • Instrument Inspectiebezoek IGZ (Normen 2005/2006, uitgave 1 november 2005). Als toezichthouder/inspectie vanuit de wetgeving • Zvw (Zorgverzekeringswet) • CAO gehandicaptenzorg, CAO ziekenhuizen18 Binnen het procesmodel zijn de relevante indicatoren omtrent bovengenoemde wetten en richtlijnen opgenomen en gekoppeld aan het te ondersteunen proces.

5.3. Voldoen aan voorgenomen Wettelijk kader • Wijziging Kwaliteitswet Zorginstellingen (Algemene Maatregel van Bestuur) m.b.t. het verplichten tot hebben van een zorgen ondersteuningsplan voor elke cliënt: o In begrijpelijke taal o In overleg met de cliënt o Inspanningsverplichting om tot overeenstemming te komen (geen handtekening is vereist; er dient aantoonbaar te zijn [bijvoorbeeld door verslaglegging van besprekingen] dat cliënt en/of vertegenwoordiger akkoord is met de zorgen ondersteuning die is afgesproken ondersteuning ) o Moet middellange termijn doelen bevatten • Nieuwe wet (lex specialis) vervanging Bopz m.b.t. vrijheidbeperking/beneming (refnr. DVVO/JIZ-U-2593492) aangaande Zorg & dwang (onvrijwillige zorg). Hierin staat aangegeven dat: o Onvrijwillige zorg en dwang moet benoemd zijn in zorgen ondersteuningsplan (inclusief welk risico wordt afgewend); o Onvrijwillige zorg (zoals voorzien) moet halfjaarlijks worden geëvalueerd in zorgen ondersteuningsplan en indien nodig worden aangepast; o Elke keer als voorziene onvrijwillige zorg wordt toegepast moet dit in rapportage worden opgenomen; o Elke keer als onvoorziene onvrijwillige zorg wordt toegepast moet het zorgen ondersteuningsplan worden geëvalueerd en indien nodig worden aangepast19; • Wijziging Wgbo door deze ook van toepassing te laten zijn op care. • Wijziging AWBZ m.b.t. zorgzwaartefinanciering intramuraal refnr. DGB/FIG-2630465. Inclusief plan van aanpak zorgzwaartebekostiging refnr. DLZ-U-2655348. Laatste specificatie in brief aan de kamer van Bussemaker 5 augustus 2008. Daarnaast het Besluit Zorgplanbespreking AWBZ-zorg van staatssecretaris Bussemaker, waarmee de ministerraad op10 oktober akkoord is gegaan20. • Wijziging Wmo: overgang huishoudelijke verzorging naar de Gemeenten. • Wijziging Big21 (Bevoegdheidsregeling voorbehouden en risicovolle handelingen22) om 17 BSN moet als identificeerbaar item (bij voorkeur “key”) worden opgenomen bij alle gegevens cliënt. 18 Voor instellingen in de GZ die ook een cure-component hebben (zoals instellingen aangesloten bij SEIN). 19 Signalering op toepassen onvoorziene onvrijwillige zorg (na 7 dagen moet onvrijwillige zorg stoppen of worden opgenomen –na evaluatie- in ondersteuningsplan). 20 Aanbieders van langdurige zorg moeten in de toekomst verplicht met elke nieuwe cliënt de doelen van de zorgverlening bespreken. In het ECD moet naast het resulterende plan ook gespreksverslagen vastgelegd kunnen worden. 21 Signalering van activiteiten die Voorbehouden handelingen zijn (omvatten) en een koppeling naar bijhorend protocol dient te kunnen worden opgenomen. 22 De Inspectie ziet toepassen van vrijheidsbeperkende maatregelen als risicovolle handelingen waarvoor medewerkers moeten worden toegerust en waarvoor registratie moet worden bijgehouden welke medewerkers risicovolle handelingen mogen verrichten

24


bepaalde verpleegkundigen, bepaalde medicatie te laten voorschrijven. • Wijziging van de Wbsn-z in verband met de elektronische informatie-uitwisseling in de zorg. • Deze wet, straks getiteld “Kaderwet elektronische zorginformatie-uitwisseling” heeft ten doel de kaders te scheppen voor een landelijk elektronisch patiëntendossier23. • Brief over de zeven cliëntrechten (23 mei 2008)24 waarbij vetgedrukt van belang is voor ECD: 1. Het recht op beschikbare en bereikbare zorg 2. Het recht op keuze en op keuze-informatie25 3. Het recht op kwaliteit en veiligheid26 4. Het recht op informatie, toestemming, dossiervorming en privacy27 5. Het recht op afstemming tussen zorgverleners28 6. Het recht op een effectieve, laagdrempelige klacht- en geschillenbehandeling 7. Het recht op medezeggenschap en goed bestuur29

5.4. Voldoen aan Functionele kaders Los van de in dit document nader uitgewerkte functionele eisen, zal het ECD in lijn moeten zijn met de volgende functionele kaders die betrekking hebben op de werkwijze en inhoud van het ECD. Deze kaders zijn in een eerder stadium door de branche en/of de branchevereniging vastgesteld: • Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording30 • Visie document Kwaliteitskader. • Kwaliteitsindicatoren gehandicaptenzorg, concept versie 12 februari 2008 (na acceptatie van de definitieve set indicatoren wordt het Kwaliteitskader en de bijbehorende indicatoren een verplichting vanuit de VGN) • Handreiking Ondersteuningsplan voor de gehandicaptenzorg, september 2007 van Christelijke Hogeschool Nederland • Certificering HKZ31, certificering NIAZ32 • Treeknormen voor wachtlijstbeheer33 23 Via een gefaseerde invoer zal de kaderwet worden ingevoerd, steeds meer zorgaanbieders zullen er onder komen te vallen. Nadere regels worden gesteld bij algemene maatregelen van bestuur, waaronder ook een voor de care-sector. 24 Het is de intentie van het ministerie van VWS om de rechten van patiënten te verankeren in een nieuwe wet. Ook zullen dan gerelateerde wetten (zoals Wgbo) worden gewijzigd. 25 Rapportage/publicatie mogelijkheid van informatie over het zorgaanbod. Deze informatie moet waar relevant uit data uit ECD kunnen worden gegenereerd en kunnen worden gepresenteerd als begrijpelijk, betrouwbaar en vergelijkbaar. 26 De wijze waarop dit wordt gerealiseerd moet blijken uit zorgen ondersteuningsplan. 27 De cliënt (en/of vertegenwoordiger) kan zelf, zonder tussenkomst van de arts, zijn dossier raadplegen en zien wie zijn gegevens elektronisch heeft geraadpleegd. 28 Informatie uitwisseling en aansluiting van ECD data van zorgaanbieders die tegelijk of na elkaar zorg verlenen aan de cliënt. 29 Wijze waarop de instelling haar cliënten faciliteert om te kunnen en/of te leren kiezen. Informatie verstrekking over mogelijke invulling zorg-en ondersteuning is een eis. Zie ook voetnoot bij 2. Recht op keuze en keuze-informatie. 30 ECD moet informatie kunnen aanleveren voor DigiMV (voor zover het om cliënt gerelateerde in ECD opgeslagen informatie betreft). 31 Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorg 32 Voor instellingen in de GZ die ook een cure component hebben (zoals instellingen aangesloten bij SEIN). Hoewel de ‘Z’ in NIAZ staat voor ‘Ziekenhuizen’, biedt het NIAZ ook andere zorginstellingen de mogelijkheid zich aan te sluiten bij het NIAZ-accreditatieprogramma. 33 ECD moet signaleren wanneer normtijden m.b.t. een cliënt op de wachtlijst (dreigen) overschreden (te) worden. ECD moet statistische informatie kunnen opleveren over % gehaalde normen over gehele cliënten populatie.

25


5.5. Voldoen aan Technische kaders Binnen het project wordt geen Technisch Ontwerp van het ECD gegeven. Voor eisen en standaarden ten aanzien van gegevensuitwisseling en interne en externe communicatie wordt aangesloten bij en verwezen naar de betreffende instanties die daarover de kaders hebben aangegeven. De rol van de gebruikende organisatie Van groot belang is hierbij dat het voldoen aan deze Technische kaders niet alleen door (de inrichting van) het ECD-systeem kan worden geregeld. De eis aan het systeem is dat het kan worden ingericht zodanig dat het de gebruikende organisatie in staat stelt aan de kaders te voldoen. Dit is zeker van toepassing op kaders rondom beveiliging en autorisatie. Waar twee partijen nodig zijn Voor de kaders rondom gegevens uitwisseling is voldoen van het (ene) ECD-systeem aan de standaarden niet voldoende voor het slagen van succesvolle gegevensuitwisseling; de andere partij (waarmee gegevens moeten worden uitgewisseld) moet ook aan de standaarden voldoen. In dit Collectieve PvE wordt er vanuit gegaan dat ook de andere systemen (waarmee gegevens moeten worden uitgewisseld) -op termijn- ook aan de standaarden voldoen. Aangezien een ECD-systeem voor een langere periode wordt geselecteerd en ingericht is het een collectieve eis om te voldoen (en zo toekomst vast te zijn) aan de eisen van deze technische kaders. NictiZ De volgende NictiZ stukken zijn opgenomen als basis voor het PvE voor het ECD die betrekking hebben op onderdeel ICT infrastructuur en ketenzorg: • Handboek ICT-leveranciers in de zorg V4.1, 11 augustus 2006 • PvE voor een goed beheerd zorgsysteem V2, mei 2007 • Specificatie van de basisinfrastructuur in de zorg v2.4, 11 augustus 2006 • Architectuurontwerp basisinfrastructuur in de zorg v4.2, 16 november 2005 • Handboek BSN in de Zorg v1.0, 25 oktober 2006 • Implementatiehandleidingen HL7 v3, versie 2.5, augustus 2006 AZR De volgende AZR-stukken zijn opgenomen als basis voor het PvE voor het ECD die betrekking hebben op onderdeel ICT- infrastructuur en ketenzorg: • Vektis, Zorgregistratie AWBZ, digitaal berichtenverkeer in de keten (maart 2004) • AZR, fase 3, versie 2 Overig (standaard) berichten verkeer Vergelijkbaar met de AZR is er indicatie berichtenverkeer met Justitie en met Gemeenten. Het gaat hierbij om standaardberichten (wel nu nog op papier). De eis is dat deze standaardberichten in het ECD verwerkt kunnen worden op eenzelfde wijze als AZR indicatieberichten en als op termijn deze berichten elektronisch worden aangeboden door Justitie en/of Gemeenten deze ingelezen kunnen worden.

26


NEN34 7510 informatiebeveiliging De volgende NEN-stukken die betrekking hebben op onderdeel ICT-infrastructuur en ketenzorg zijn opgenomen als basis voor het PvE voor het ECD: • NEN 7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg, 10 november 2005 • NEN7511-2, voor ‘middelgrote organisaties’35

5.6. Laagdrempelig gebruik • Bij het ontwerp van het systeem dient het laagdrempelig gebruik een belangrijk aandachtspunt te zijn. De succesfactor van het systeem is immers de mate van acceptatie en gebruik. • Bij het ontwerp moet worden uitgegaan van basale ICT-vaardigheden bij de beoogde gebruikers, die zich beperken tot eenvoudig PC-werk. Het systeem zal voor de reguliere functionaliteit ter ondersteuning van het operationele proces qua benodigde vaardigheden aan moeten sluiten bij deze doelgroep. Voor het ondersteunen van het tactische proces (rapportage en sturing) dient te worden uitgegaan van enige ervaring met eenvoudige kantoorautomatiseringshulpmiddelen. • Het gebruik van het systeem moet eenvoudig aan te leren zijn. Gezien de omvang en diversiteit van de gebruikersgroep is het wenselijk dat een ‘train de trainer’ principe kan worden aangehouden. Een en ander stelt eisen in de intuïtieve werking van het systeem. • Voor een hoge acceptatiegraad zal van belang zijn dat het systeem een gebruiksvriendelijke user interface heeft. Gebruik van een muis is mogelijk in combinatie met functietoetsen (om risico op bijvoorbeeld RSI te verminderen) • Rekening houden dat het invoerwerk (daadwerkelijk typen) zo beperkt mogelijk wordt gehouden. Voorbeeld hiervan is ook het een keer invullen met een automatische kopie naar andere delen van ECD zoals bij een melding van onvrijwillige zorg. De melding gegevens dienen ook op een formulier/rapport vrijheidsbeperking te komen en op de dagrapportage. • Voor gebruikers moet de wijze van bevestigen van keuzes binnen het ECD op een eenvoudige maar ook eenduidige en consequente manier worden vormgegeven. • Taalgebruik: Nederlandse taal (spellingcontrole en eventueel grammaticacontrole) Voor het gebruik van het systeem door cliënten dient voor de delen van het ECD, waartoe cliënten eventueel toegang hebben (zorgen ondersteuningsplan, algemene deel van de rapportage en de agenda) te voldoen aan “drempels weg” eisen (www.drempelvrij.nl).

5.7. Gelaagde en flexibele Autorisatie • Om de juiste informatie aan de juiste persoon beschikbaar te stellen is het van belang een goede gelaagde autorisatiestructuur te kunnen aangeven. Instellingen dienen zelf de verschillende rollen en bijbehorende autorisatie te kunnen aangeven. Belangrijk hierbij is dat het mogelijk moet zijn ook cliënten en wettelijke vertegenwoordigers toegang te geven tot het systeem en alleen de voor hen relevante gegevens te tonen. 34 Nederlands Normalisatie Instituut 35 Dit document geeft een nadere uitwerking van NEN 7510 met een voorschrijvend, toetsbaar karakter voor de samenwerkingsverbanden in de zorg. Door naleving van de norm NEN 7510, in combinatie met het dit toetsbare voorschrift, wordt voldaan aan een passende beveiliging.

27


• Een juiste en flexibele autorisatiestructuur zal bijdragen aan het ‘doseren’ van de informatie. Doelstelling is om gebruikers niet te overspoelen met informatie, maar de voor hen relevante informatie op de juiste plek beschikbaar te stellen. • Ook voor de rapportagefunctionaliteit moet een juiste en flexibele autorisatie instelbaar zijn op gebruikersniveau • Voor nadere informatie hierover; zie ook de eisen van Goed Beheerd Zorgsysteem van NICTIZ die onderdeel zijn van het PvE voor het ECD. Het systeem moet direct een overzicht van de autorisatie instellingen kunnen geven: • Per medewerker: waartoe is de medewerker geautoriseerd (wat [lezen en/of wijzigen] kan de medewerker met welke informatie van welke cliënten). • Per cliënt: wie kan wat [lezen en/of wijzigen] met welke informatie van deze cliënt. Het systeem moet ook het daadwerkelijk gebruik van gegevens kunnen rapporteren: • Per medewerker: welke informatie van welke cliënten heeft de medewerker geraadpleegd en welke informatie van welke cliënten heeft de medewerker gewijzigd. • Per cliënt: welke medewerkers hebben welke informatie geraadpleegd en welke informatie gewijzigd.

5.8. Open architectuur (i.v.m. gegevensuitwisseling met andere systemen) Een belangrijke succesfactor voor de implementatie van een ECD is de mate waarin het systeem in de lokale architectuur kan worden ingepast en in een later stadium in de keten automatisering kan worden opgenomen. Interne gegevensuitwisseling Het systeem zal communicatie of koppeling met andere systemen moeten ondersteunen (zonder ingrijpende of omvangrijke technische wijzigingen). Dit wordt gerealiseerd door te voldoen aan de gestelde standaarden voor interne/externe communicatie en koppelingen. Voor een beschrijving van deze standaarden verwijzen we naar de relevante documenten die in hoofdstuk 5.5 (Voldoen aan Technische kaders) staan beschreven. Onderstaande figuur geeft het ECD en de gegevens uitwisseling met mogelijke andere systemen weer.

28


Specifiek worden de volgende interne communicatie en/of koppelingen met secundaire systemen genoemd, die noodzakelijk geacht worden voor een goede werking van een ECD : • Gegevensuitwisseling naar een declaratie c.q. financieel systeem (productieafspraken, declaratie en facturatie) o Cliënt stamgegevens (BSN, NAW1, NAW2, Telefoon1, Telefoon2, Bankrekening) o Incasso (BSN, Incasso j/n) o Productie AWBZ (Periode, Functie, volume) o Factuurregel (Periode, BSN, Product, Volume, Financieringsbron36) • Gegevensuitwisseling met roosterpakket om de capaciteitsberekening (in volume en deskundigheidsmix) uit het ECD door te geven aan roosterpakket en rooster terug te geven aan ECD o Capaciteitsvraag ( Datum, Tijd begin, Tijd eind, Eenheid37, Volume, Organisatorische eenheid, Deskundigheidsniveau) o Rooster (Datum, Tijd begin, Tijd eind, Eenheid, Organisatorische eenheid, Medewerker ID) • Gegevensuitwisseling vanuit personeelspakket ten aanzien van gebruikte deskundigheidsniveaus of overige medewerkerinformatie o Medewerkergegevens (Medewerker ID, Organisatorische eenheid, dienstverband volgnummer, Deskundigheidsniveau) Naast de bovengenoemde noodzakelijk geachte communicatie en/of koppelingen, worden de onderstaande voorzien als mogelijk: • Gegevensuitwisseling met alarmeringssystemen om alarmeringsverloop en opvolging van een cliënt te bewaken. o Melding (Tijdstip melding, Tijdstip aanvang opvolging, Oorzaak alarm melding, Actie/handeling, Tijdstip melding afgehandeld) • Gegevensuitwisseling vanuit kostprijsmodule die de kostprijs per AWBZ-functie berekent o AWBZ-functiekostprijs (AWBZ-functie ID, kostprijs) • Gegevensuitwisseling vanuit een Document Management Systeem (t.b.v. de contract administratie en protocollen/werkinstructies) o Documenten (Document ID) • Gegevensuitwisseling met zorgzwaarte-instrumenten en -meetschalen • Gegevens uitwisseling naar Facilitaire pakket en Voedingspakket (met name de cliëntgebonden afspraken over wasverzorging, telefoon, voeding/dieet, taxivervoer ed.) o Capaciteitsvraag (Afspraak ID, Datum, Tijd begin, Tijd eind, Locatie) • Gegevensuitwisseling met Tijdsregistratie of Urenregistratie pakket o Agenda item (Handeling ID, Datum, Plan Tijd begin,Plan Tijd eind, Medewerker ID) o Registratie (Handeling ID, Datum, Werkelijk Tijd begin, Werkelijk Tijd eind, Medewerker ID) • Gegevensuitwisseling met Domotica-toepassingen • Gegevensuitwisseling met een communicatie- of e-mailfunctionaliteit Externe gegevensuitwisseling Op het gebied van externe communicatie zijn een paar gebieden genoemd die cruciaal 36 Bijvoorbeed: WMO, privaat, andere instelling (hoofdaannemer en indicatie houder) 37 Eenheid = zelfstandig planbare eenheid (kan bijvoorbeeld een lokatie zijn, een groep woningen of school)

29


zijn in de keten voor de GZ-sector. Dit betreft vooral de transmurale communicatie binnen de zorg en met andere instellingen (bijv. justitie, onderwijs) en de communicatie naar familie/contactpersoon van de cliënt. Bij de communicatie van gegevens van de cliënt over organisatiegrenzen heen, zal nadrukkelijk rekening moeten worden gehouden met de privacywetgeving. De volgende potentiële externe communicatie of koppelingen zijn onderdeel van het Collectief PvE: • Zorgkantoor: o maandelijkse productiegegevens o aan-, afmeldings- en mutatieberichten • AZR: o indicatieberichten • Justitie: o inzage in het hebben van een Rechtelijke Machtiging (RM) van cliënt o maandelijkse productiegegevens op basis van DBBC38 o (toekomst) indicatieberichten o (toekomst) aan-, afmeldings- en mutatieberichten • Bureau Jeugdzorg: o maandelijkse productiegegevens o (toekomst) indicatieberichten o (toekomst) aan-, afmeldings- en mutatieberichten • Gemeenten (aan-, afmeldings- en mutatieberichten) o maandelijkse productiegegevens o (toekomst) indicatieberichten o (toekomst) aan-, afmeldings- en mutatieberichten • Gegevensuitwisseling met Apothekers Informatie Systeem (m.n. medicatiebewaking en medicatiegebruik) • Gegevensuitwisseling met Huisartsen Informatie Systeem (huisartsendossier met raakvlak naar de EMD ontwikkelingen) • Gegevensuitwisseling met Ziekenhuissysteem (met name de transfer naar ziekenhuis en visa versa, labuitslagen en de koppeling via het Landelijk Schakelpunt (LSP) naar landelijke ontwikkelingen van het EMD en EPD)

5.9. Schaalbaar De omvang van de instelling waarin het ECD gebruikt zal worden kan sterk variëren. Het systeem moet goed schaalbaar zijn (aantal gebruikers, omvang database, etc.) om met deze volumeverschillen om te gaan zonder benodigde ingrijpende software wijzigingen. Als richtlijn kan worden gehanteerd dat (mede ingegeven door de vele fusies die momenteel plaatsvinden in de sector) minimaal een verdubbeling (van aantal cliënten en aantal gebruikers) mogelijk moet zijn zonder negatieve invloed op de performance.

5.10. Stabiliteit Het ECD is een belangrijk middel om de continuïteit van zorg te bewerkstellingen. Het ECD is dus een bedrijfskritisch systeem in de Zorg. Zowel vanuit bedrijfsmatige redenen als vanuit weten regelgeving (o.a. m.b.t. IGZ) is de eis dat het systeem stabiel is. Dit wil 38 Diagnose behandeling en beveiliging combinatie

30


zeggen dat het systeem niet alleen een hoge beschikbaarheid (een indicatieve eis van 99% beschikbaarheid op jaarbasis exclusief gepland onderhoud lijkt noodzakelijk vanuit de bedrijfsvoering van instellingen gezien de bedrijfskritische functie van het ECD) dient te hebben, maar ook dat het systeem weinig uitvalmomenten kent. Hiermee zal bij de opbouw van het systeem (infrastructuur en gebruikte hulpmiddelen) rekening gehouden moeten worden.

5.11. Ondersteunt decentrale uitvoering en mobiel gebruik van een cliëntendossier • In de Gehandicaptenzorg is veelal sprake van een groot aantal locaties, verschillende woonvormen en zorgen ondersteuningsvormen. Een combinatie van decentrale invoer en centrale verwerking zal worden gehanteerd. Het systeem moet een dergelijke geografisch verspreide opzet van locaties en zorgvormen ondersteunen. Hierbij moet ook worden meegenomen dat de volgende externe instanties ook (waar nodig met volledige lees en schrijf39 mogelijkheden) toegang hebben tot het ECD: o Cliënten o Ouders/wettelijke vertegenwoordigers o Docenten/begeleiders op scholen o Managers/begeleiders op het werk Toegangverlening tot het ECD en tot bepaalde informatie van bepaalde cliënt(groepen), dient zorgvuldig te worden gekeken wat de relatie is van degene tot de cliëntinformatie. De wettelijke basis is dat er een behandel relatie moet zijn. Indien deze behandel relatie er niet is of indien er toegang wordt verleend tot bepaalde informatie die niet voor behandeling nodig is, dient toestemming verleent te worden door cliënt. Zie ook hoofdstuk 5.7, waarin de vereiste functionaliteit wordt beschreven om dit toestemmingverlening proces met de cliënt te faciliteren. • Mobiel gebruik: Veel instellingen stellen de eis dat een dossier op de locatie van de cliënt raadpleegbaar en muteerbaar moet zijn, zowel voor hulpverlener als de cliënt/familie. De keuze om te werken met een digitaal dossier ondersteund met mobiele digitale hulpmiddelen (bijvoorbeeld PDA, smartphone) dan wel een combinatie van digitaal dossier aangevuld met een decentraal papieren dossier is een instellingsspecifieke keuze. • Mobiel gebruik is tevens aan de orde in het kader van inzagerecht van de cliënt. Een van de uitdagingen bij gebruik van een Elektronisch Cliënten Dossier is de wijze waarop de cliënt inzage heeft en houdt in zijn of haar gegevens. Voorbeeldoplossingen hiervoor zijn het beschikbaar stellen van cliëntgegevens via werkstations op de gang, zusterpost, PDA’s of bijvoorbeeld via internet bij medewerkers thuis.

5.12. Flexibiliteit systeem (ruimte voor aanpassingen zonder programmeerwerk) Gezien de dynamiek in het speelveld waarin de instellingen opereren, moet het voor een instelling mogelijk zijn een belangrijk deel van de werking van het systeem te beïnvloeden, bijvoorbeeld door parameters in te stellen of tabelbeheer uit te voeren, zonder tussenkomst van een programmeur. Gezien de recente ontwikkelingen zal vooral 39 Dit is bedoelt als inclusief wijzigen van gegevens.

31


op het gebied van de koppeling tussen geleverde zorg en ondersteuning met de bekostigingswijze, de inhoud van de externe rapportages en de gegenereerde managementinformatie een zekere flexibiliteit betracht moeten worden.

5.13. Eenvoudig beheer Het ECD ondersteunt met de juiste autorisatie het eenvoudig aanpassen van gebruikte tabellen en parameters, waaronder: • Organisatie-eenheden • Autorisatierollen • Handelingsgroepen • Normtijden • Functies en behandelingsgroepen • Kostprijzen AWBZ functies • Arrangementen/diensten/producten

5.14. Historie en Archivering Archivering moet ertoe leiden dat er geen historische gegevens ongewenst worden gewijzigd of historische gegevens verloren gaan. Veel genoemd punt hierbij is de historie van het medicijngebruik en de behandelingen van een cliënt. Het ECD moet voorzien in: • De verrichte activiteiten in het zorgdossier per cliënt moeten tot 15 jaar te herleiden zijn en op redelijke termijn verstrekbaar • De historie van de cliëntgegevens moet tot 15 jaar te herleiden zijn en op redelijke termijn verstrekbaar. • Niet alle gegevens moeten 15 jaar bewaard worden, soms langer afhankelijk van de situatie van de cliënt en een cliënt kan ook verzoeken tot vernietiging van zijn gegevens. Bij de bewaartermijn moet dit per cliënt te realiseren zijn.

5.15. Correspondentiefunctie Het ECD zal in toenemende mate het proces van overdracht en de communicatiestroom tussen medewerkers over gegevens en gebeurtenissen van de cliënt moeten kunnen faciliteren. Dit is een wezenlijk onderdeel, wat geïntegreerd dan wel middels gekoppelde functionaliteit onderdeel zal moeten zijn van het ECD.

32


6.

Aanmelden

Bij aanmelden betreft de kernfunctionaliteit van het ECD het ondersteunen van de basisregistratie van de cliënt (ook als het gaat om een potentiële cliënt, die zich aan het oriënteren is of op de wachtlijst staat). Belangrijke functionele eisen betreffen het waarborgen van een eenvoudige en eenduidige vastlegging.

6.1. Oriëntatie De (potentiële) cliënt “ontstaat” wanneer de instelling actief vanuit de instelling of reactief met een cliënt in contact komt. Dit kan rechtstreeks met de cliënt of diens wettelijk vertegenwoordiger zijn of via professionele zorgbemiddelaars (zorgkantoren, gemeenten, justitie). De volgende functionaliteit moet worden geboden: • Registratie (basis van) stamgegevens40 • Inhoud van het contact (bijv. welke informatie is verstrekt, wat is voor follow-up afgesproken) • Signalering aanzetten voor follow-up

6.2. Wachtlijstbeheer Niet elke cliënt kan direct geplaatst worden en zal op de interne wachtlijst worden geplaatst. De volgende functionaliteit is vereist: • (Aanvullende) Registratie stamgegevens • Indicatie (of inschatting indien nog geen officiële indicatie beschikbaar is) • Cliëntprofiel (beschrijving basis cliënt behoefte) • Koppeling aan zorgarrangement • Additionele wensen cliënt (bijv. locatie) • Koppeling en signalering vrijgekomen en of vrijkomende plekken die voldoen aan zorgarrangement en locaties.

6.3. Cliëntregistratie Informatie uitwisseling met Indicatie stellende instanties • AZR: o Het inlezen van AZR berichten en daarmee direct de basale gegevens van de cliënt vast te leggen brengt direct een efficiencywinst met zich mee. Het moet mogelijk zijn binnen het systeem om de data van het AZR-bericht in te lezen en te verwerken. 40 Zie het Procesmodel voor een overzicht van stamgegevens

33


o Het aanleveren van AZR-berichten (herindicaties, mutatieberichten) aan het AZR vanuit het ECD. Het moet mogelijk zijn om binnen het systeem (de data voor) informatieberichten voor het ARZ aan te maken. Hierbij moet worden aangesloten op de nieuwe ontwikkelingen rondom mandatering bij het AZR. • Invoeren niet-AZR-indicaties (bijv. van Gemeenten of Justitie) indien het een cliënt via Justitie of Gemeente betreft. • Invoeren eventuele aanvullende behoefte (naast indicatie) en financiering. • Matchen met Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) verankeren in de keten, bij voorkeur vooraan, dus bij CIZ. (BSN is hierbij sleutel). Uitwisseling gegevens overige instanties • In geval van overplaatsing, Collega (vorige) zorgaanbieder: o Stamgegevens o Zorg- en ondersteuningsplan o (para) Medisch dossier o Agogisch dossier/agogische onderzoeksgegevens o Agenda • Vanuit disciplines betrokken bij behandeling cliënt, zoals huisartsen (verwijzing via huisarts), ziekenhuizen (verwijzing via ziekenhuis), therapeuten, gedragsdeskundigen, agogen: o (para) medische gegevens o Agogisch dossier/agogische onderzoeksgegevens Waarborgen eenduidige en eenmalige vastlegging van cliëntgegevens • Toewijzing unieke cliëntnummers (BSN) • Controle op dubbele invoer (combinatie naam/geboortedatum) • Controle op dubbele invoer (systeem geeft aan dat vergelijkbaar record bestaat; vervangen J/N) • Goede registratie en controle van contactadresgegevens en mogelijkheid om die aan te vullen met inloggegevens (digitale dossier bekijken) en e-mailadres. Voorselectie relevante (en/of verplichte) datavelden o.b.v. cliënt typering • Mogelijkheid om bepaalde velden zichtbaar of inzichtbaar te maken op basis van cliënt typering (op basis van invoer zorgzwaarte en/of zorgen ondersteuningsvorm en/of arrangement) • Mogelijkheid om bepaalde velden al dan niet verplicht te maken op basis van cliënttypering (op basis van invoer van zorgzwaarte en/of zorgvorm en/of arrangement)

6.4. Aanmaken Disciplinedossier Bij de initiële registratie wordt/kan een begin worden gemaakt met het aanleggen van de verschillende relevante disciplinedossiers. Later bij het opstellen van persoonsbeeld en perspectief en tijdens het verdere verloop van de behandelingen worden verdere gegevens toegevoegd aan de discipline dossiers en worden deze gegevens geraadpleegd.

34


Elke discipline moet voor die discipline relevante informatie verkregen vanuit eerdere instellingen, ouders, verwijzende instanties (bijvoorbeeld justitie, jeugdzorg) en ketenpartners (bijvoorbeeld huisarts, ziekenhuis) gestructureerd kunnen onderbrengen in hun deel van het dossier. Daarnaast worden vele verschillende instrumenten en meeschalen ingezet voor de bepaling van het persoonsbeeld en het perspectief (later worden deze en andere instrumenten en meetschalen weer ingezet om ontwikkeling te volgen). Afhankelijk van het instrument of de meetschaal (is het openbaar of niet) en de wens van de instelling, dient het ECD: • Resultaten van vragenlijsten en metingen te kunnen opslaan, zodanig dat latere vergelijking met eerdere metingen mogelijk is • De mogelijkheid te bieden om vragenlijsten aan te kunnen maken, zodat de meting in het ECD kan worden gedaan en de resultaten kunnen opslaan zodanig dat later vergelijking met eerdere metingen mogelijk is • De meest algemeen gebruikte instrumenten of meetschalen te ondersteunen. Disciplines Hieronder worden de disciplines geven waarvoor discipline dossiers moeten kunne worden aangelegd. Met name het “Sector specifieke” deel van het desbetreffende disciplinedossiers (zie bijlage A voor voorbeelden) kan het zo zijn dat bepaalde meetschalen (de meetschalen zelf en de resultaten van metingen) door meer dan een discipline wordt gebruikt binnen een instelling. In bijlage A zijn slechts voorbeelden opgenomen. Op basis van discussie binnen en tussen de disciplines worden deze voorbeelden wellicht in volgende versies verder uitgewerkt. Het zal altijd blijven geleden dat een instelling specifieke keuzes moet maken ten aanzien van de inhoud van de discipline dossiers, hoewel in het kader van informatie-uitwisseling (voor onderzoek en bij overdracht) een collectieve indeling noodzakelijk is. Voor de volgende disciplines moet het mogelijk zijn discipline dossiers aan te leggen: • Arts Verstandelijk Gehandicapten (AVG) • Bewegingsagogie • Diëtetiek • Ergotherapie • Fysiotherapie • Gedragsdeskunde • Logopedie • Maatschappelijk werk • Persoonlijk begeleider • Psychologie (motoriek, diagnostiek) • Tandheelkunde • Therapie (Spel, Creatieve, Muziek)

35


6.5. Zorg- en dienstverleningsovereenkomst Automatisch genereren basisovereenkomst (vertaling indicatie naar arrangement) op basis van de cliëntenregistratiegegevens. • Kunnen aangeven dat overeenstemming is bereikt met cliënt over overeenkomst. • Ondertekende (ingescande) versie kunnen toevoegen aan dossier41.

41 De wettelijke eis is dat moet kunnen worden aangetoond dat overeenstemming is bereikt met cliënt. Dit kan door een geprinte versie van de overeenkomst te laten ondertekenen. Andere mogelijkheden zijn verslaglegging in het ECD van aanmelding gesprekken met cliënt en vertegenwoordigers.

36


7.

Zorgen en ondersteunen

De kern van het volgen van de cliënt tijdens de zorg en ondersteuning. De samenhang van de relevante processen wordt in het onderstaande schema gegeven.

7.1. Opstellen persoonsbeeld In de fase omtrent het opstellen van het persoonsbeeld betreft de kernfunctionaliteit het ondersteunen en richtinggeven aan de diagnosefase van de cliënt d.m.v. aanvullende inhoudelijke informatie over de huidige toestand en het (zorg/ondersteunings-)verleden van de cliënt. In deze fase zullen de verschillende scores en diagnoses een plek krijgen binnen het ECD (o.a. de anamnese, lichamelijke onderzoek, eventuele labuitslagen, medicatie, therapieën en gedragsmatige aspecten). Uitgangspunt bij het opstellen van het persoonsbeeld is een werkwijze gebaseerd op methodisch handelen, waarbij zorgen ondersteuningsdoelen ook daadwerkelijk een relatie hebben met behoeften. Het cyclisch (kunnen) toetsen en daarmee verifieerbare karakter van het zorgen ondersteuningsplan is een harde eis. Bij ambulante cliënten kan een instelling ervoor kiezen alleen de ondersteuningsvraag en het ondersteuningsaanbod in kaart te brengen. Alleen daar waar noodzakelijk wordt een beeld van de cliënt omschreven. Registreren persoonsgegevens Het systeem biedt de mogelijkheid om verschillende data-elementen met eventueel onderlinge relaties toe te voegen aan de registratie van de cliënt. Voor een (nietlimitatieve) beschrijving van de data wordt verwezen naar het procesmodel. Rubrieken aanmaken voor aanvullende cliëntgegevens • Het systeem zal minimaal de meest gehanteerde systematieken (zoals Shalock) ondersteunen voor het rubriceren van cliënt gegevens, doelen en acties. • Wenselijk is dat een instelling zelf de rubricering kan invullen en derhalve verschillende data-elementen aan zelf ingestelde rubrieken kan aangeven (optioneel instelbaar voor instellingen die een andere rubricering willen aanbrengen) • Starten vanuit verschillende disciplines en vormen uiteindelijk 1 dossier (incl. communicatie)

37


Voorselectie relevante (en/of verplichte) datavelden o.b.v. cliënt typering • Mogelijkheid om bepaalde velden zichtbaar of inzichtbaar te maken op basis van cliënt typering (op basis van invoer zorgzwaarte en/of zorgen ondersteuningsvorm en/of arrangement) • Mogelijkheid om bepaalde velden al dan niet verplicht te maken op basis van cliënt typering (op basis van invoer zorgzwaarte en/of zorgen ondersteuningsvorm en/of arrangement) Ondersteuning meetschalen • Indicatoren van het Kwaliteitskader (zie “Opvolging signalering o.b.v. relevante velden uit Kwaliteitskader”). • Mogelijkheid om minimale dataset te definiëren en te gebruiken in verschillende meetschalen, ofwel een koppeling te leggen met een andere gebruikte toepassing voor het volgen van meetschalen. • Ondersteuning ICPC42 , ICD1043, DSMIV44, SIS45 , CEP46, AAMR47, ZZP48 Documenten koppelen • Het ECD is in beginsel een cliëntdossier en geen volledig Document Management Systeem (DMS), maar biedt de mogelijkheid om verwijzingen op te nemen bij een cliënt naar relevante documenten (in gescande of elektronische vorm). Zie ook paragraaf 5.8. Client input • De cliënt en/of vertegenwoordiger wordt indien mogelijk actief bij het opstellen van het persoonsbeeld betrokken. Het systeem moet de mogelijkheid bieden voor het vastleggen van input van de cliënt in een aanvulling/apart persoonsbeeld en eventueel een toekomst visie/verwachting. Cliënttevredenheidsscores • Mogelijkheid om minimale dataset te definiëren en te gebruiken voor een evaluatie van de cliënttevredenheid ofwel een koppeling te leggen met een andere gebruikte toepassing voor het volgen van de cliënttevredenheid.

42 International Classification of Primary Care; internationaal geaccepteerde standaard voor het coderen en classificeren van (registratie)gegevens in de eerstelijnszorg. 43 De ICD-10 is de tiende editie van de International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems. Het is een internationaal gehanteerde lijst van ziekten. 44 Het Diagnostic and Statistical Manual of Mental Disorders (kortweg DSM) is een Amerikaans handboek voor diagnose en statistiek van psychische aandoeningen dat in de meeste landen als standaard in de psychiatrische diagnostiek dient. De huidige versie (uit 2000) is een tekstrevisie van de vierde editie, aangeduid als DSM-IV-TR. 45 De Supports Intensity Scale is een instrument om de ondersteuningsbehoefte van mensen met een zorg- of ondersteuningsvraag precies en objectief te meten. Het instrument is ontwikkeld door de AAIDD (American Association on Intellectual and Developmental Disorders) en is compatibel met het nieuwe AAIDD model van verstandelijke beperkingen. 46 Consensusprotocol Ernstig Probleemgedrag: systematisch beschrijven probleemsituatie en vaststellen ernst (4 niveaus) van deze situatie. 47 American Association on Mental Retardation: definitie van de verstandelijke handicap naar de volgende gebieden: communicatie, zelfbepaling, samenleving, gezondheid en veiligheid, sociale vaardigheden, wonen, dagbesteding, vrije tijd, schoolse vaardigheden en zelfverzorging. 48 Zorgzwaarte Pakket: bepaling van de zorgzwaarte van een cliënt met behulp van het ZZP-scoreprogramma.

38


7.2. Opstellen Zorg- en Ondersteuningsplan Bij het opstellen van het zorgen ondersteuningsplan betreft de kernfunctionaliteit van het ECD de mogelijkheid om gestructureerd een inhoudelijk kader te schetsen voor de cliënt. Minimaal dienen Shalock en de systematiek gebaseerd op de 12 domeinen (1e 8 overeenkomstig Shalock) van het Kwaliteitskader ondersteund te worden. Er dient rekening gehouden te worden met het bestaan meerdere soorten zorgen ondersteuningsplannen binnen de VG-sector (bijvoorbeeld verblijf +/- behandeling, behandelplan, arbeidstherapie/dagbesteding, Vlaskamp, EVMB49). De mogelijkheid van integratie tot een totaal plan moet aanwezig zijn. Zie ook hoofdstuk 6.4 voor de discipline dossier gedachte. Mogelijkheid tot printen Zorg- en ondersteuningsplan Onder andere om de mogelijkheid te bieden aan een cliënt en/of vertegenwoordiger om het plan in te zien zal de mogelijkheid moeten bestaan het plan uit te printen en eventueel na ondertekening weer inscannen en toevoegen aan dossier. Zie ook hoofdstuk 6.5 over andere mogelijkheden om aan de wettelijke eis te voldoen dat aantoonbaar moet zijn dat het zorgen ondersteuningsplan tot stand is gekomen in samenspraak met de cliënt en/of vertegenwoordiger.

7.3. Opstellen actieplannen Bij het opstellen van actieplannen betreft de kernfunctionaliteit van het ECD de mogelijkheid om de doelstellingen uit de vorige fase te vertalen naar concrete handelingen/acties voor de cliënt met een bepaalde capaciteitsbehoefte (tijd en vaardigheden). Het systeem biedt de aansluiting tussen het inhoudelijk kader en de zorgzwaartebekostiging en zal eventuele afwijkingen /overschrijdingen moeten signaleren. Binnen deze fase staat centraal dat de gebruikte bouwstenen klein genoeg zijn om wijzigingen in de opbouw van de dienstverlening op te vangen (bijvoorbeeld opbouw op basis van ZZP’s). Door uit te gaan van handelingen of afzonderlijke diensten die binnen de instelling zijn gedefinieerd, is het mogelijk om het plan te laten blijven aansluiten bij wijzigende dienstverlening. In deze fase zal voor veel instellingen de brug worden gelegd tussen kwaliteit en kwantiteit van zorg en de verschuiving van ongeplande naar meer planbare zorg en ondersteuning. Communicatie met de cliënt en/of wettelijke vertegenwoordigers (bijv. ouders) over goedkeuren van het actieplan is onderdeel van deze fase. Ondersteunt opstellen van actieplan van de cliënt op handelingsniveau • Met behulp van lijsten kan per dagdeel (ochtend-middag-avond-nacht) en/of per tijdstip een uit te voeren handeling ingepland worden • Per handeling wordt een functionaris gekoppeld • Per handeling wordt een tijdsduur gekoppeld (eventueel een normtijd, die met de juiste autorisatie overschreven kan worden) 49 Ernstige Verstandelijke en Meervoudige Beperkingen

39


• Per handeling wordt een financieringsbron gekoppeld (AWBZ, Privaat, WMO, Justitie); eventuele andere financieringsbronnen kunnen geïntroduceerd worden • Per handeling wordt een setting aangegeven (bijvoorbeeld op kamer cliënt, op de huiskamer, groepsruimte, externe dagbestedingslocatie [bijv. school, werk], woning cliënt, bij ouders) • Per handeling kunnen eventueel benodigde hulpmiddelen of medicijnen aangegeven worden • Naast het aangeven van geplande zorg en/of ondersteuning zal tevens een ‘voorcalculatorische’ hoeveelheid ongeplande zorg/ondersteuning moeten kunnen worden aangegeven. Deze tijd wordt wel op de beschikbare tijd ‘afgeboekt’, maar wordt niet aan een specifieke handeling gekoppeld. Bewaking op aansluiting plan bij budget (ZZP of andere indicatie) • Controle op bandbreedte in uren per AWBZ-functie/-klasse/ZZP en/of kosten op basis van handelingen en voorcalculatorische kostprijs • Signalering bij overschrijding en onderschrijding van uren of kosten; dit kan de start zijn van herindicatietraject • Belangrijkste is zorg zonder indicatie, dus signalering einde indicatie Bewaking op aansluiting bij doelen uit het Zorg- en ondersteuningsplan • Voor het slaan van de brug tussen kwaliteit en kwantiteit is het van wezenlijk belang dat handelingen in daginvulling worden gekoppeld aan doelen uit het zorgen ondersteuningsplan. Hiermee wordt immers de link gelegd tussen de kwalitatieve kant van de zorg uit het plan en de kwantitatieve invulling daarvan in de dagelijkse uitvoering • Het systeem controleert of alle doelen een gekoppelde handeling hebben • Desgewenst controleert het systeem of alle handelingen een gekoppeld doel hebben Mogelijkheid tot uitdraaien actieplan van de cliënt Onder andere om de mogelijkheid te bieden aan een cliënt om zijn/haar actieplan in te zien zal de mogelijkheid moeten bestaan de agenda (=actieplan) van de cliënt uit te printen Mogelijkheid tot uitdraaien zorgroutes (waar relevant) Door een doorsnede te maken van de acties per dag/periode per functionaris kan tot een looplijst gekomen worden Mogelijkheid tot uitdraaien medicijnlijsten Door een doorsnede te maken van de medicijnen per cliënt per dag kan een medicijnlijst opgesteld worden Mogelijkheid tot export van capaciteitsbehoefte naar roosterapplicatie Een overzicht van de benodigde tijd per functie per dagdeel (per groep/afdeling/totaal) is input voor het roosteren. Het moet mogelijk zijn een export bestand te maken voor een externe roosterapplicatie (zie paragraaf 4.7).

40


7.4. Invullen Agenda Bij het invullen van de agenda betreft de kernfunctionaliteit van het ECD de mogelijkheid actieplannen uit te zetten in de tijd. Waar relevant kan de koppeling gemaakt worden naar een specifieke uitvoerende of behandelaar. De agenda moet aangeven: • wat (welke actie), • waar (welke locatie), • wanneer (tijdstip, afhankelijk van de soort actie globaal tijdsvlak of specifieke afspraak), • met wie (welke medewerker of afdeling), • volgens welk protocol (verwijzing naar protocol indien relevant), • bijzonderheden (verwijzing naar “algemeen dossier deel” indien relevant).

7.5. Uitvoeren In de fase Uitvoeren betreft de kernfunctionaliteit van het ECD het ondersteunen van de registratie van observaties en geleverde zorg en ondersteuning ter besturing van het primaire proces (effect van de handelingen t.o.v. de gestelde doelen en waarborgen handelen binnen bedrijfsmatige kaders). Registratie geleverde zorg en ondersteuning • Het systeem ondersteunt minimaal het aangeven van afwijkingen van de geplande en ongeplande zorg/ondersteuning in de agenda (het gaat hierbij zowel om numerieke afwijkingen in tijd als bijzonderheden die moeten worden opgenomen in “algemene dossier deel” als rapportage). • Het systeem moet gekoppeld kunnen worden met een systeem voor elektronisch tijdschrijven (bijvoorbeeld PDA, laptop, smartphone, MDA, tablet PC, UMPC) Registratie aanwezigheid/deelname dagactiviteiten • Om inzicht te krijgen/houden in de aanwezigheid bij en deelname aan dagactiviteiten dient een registratie bijgehouden te worden. Deze registratie is tevens van belang voor de leverbetrouwbaarheidsrapportage (daadwerkelijk geleverde of genoten zorg en ondersteuning). Het systeem biedt de mogelijkheid een lijst op te vragen met geplande deelnemers aan een activiteit, alsmede de mogelijkheid om de aanwezigheid vast te leggen. • Registratie en communicatie met de onderaannemers (voucher houders). Aangezien de onderaannemers een deel van de zorgen/of ondersteuning overnemen, vindt ook een deel van de dossier raadpleging en vorming plaats. • Mogelijkheid voor invoeren observaties • Medewerkers kunnen observaties invoeren voor cliënten, groepen of afdelingen Faciliteren invullen diverse controle lijsten • Voor het verbeteren van de kwaliteit van de zorg en ondersteuning is inzicht in de status en ontwikkeling van de cliënt op verschillende meetschalen relevant. In dit licht kunnen controlelijsten worden ingebed in de dagelijkse uitvoering van de zorg en ondersteuning. Het systeem zal de betreffende lijsten kunnen invoeren, tonen en medewerkers kunnen de gegevens verwerken. Het systeem biedt voorts inzicht in de

41


ontwikkeling van de cliënt/groep/afdeling over een bepaalde periode op één of meerdere meetschalen (zie hoofdstuk 6.5 omtrent evaluatie van de zorg en ondersteuning) Mogelijkheid voor inzien logfile met observatie op cliënt/afdeling/periode (i.h.k.v. overdracht) Medewerkers kunnen een overzicht van de rapportage over een bepaalde periode genereren voor een specifieke cliënt, groep of afdeling (het gaat hierbij over de informatie opgenomen in het “algemene dossier deel”. Hiermee wordt de overdracht ondersteund en kan de benodigde tijd voor groepsgewijze overdracht geminimaliseerd worden. Dit bevat relevante informatie uit zowel de dagbesteding en wonen. Inzage in protocollen en richtlijnen Voor een deugdelijke uitvoering van de zorg en ondersteuning is het vereist dat medewerkers inzicht hebben in de meest actuele protocollen en richtlijnen. In minimale vorm zal het systeem de locatie kunnen duiden waar de (voor de cliënt en/of handeling) relevante protocollen en richtlijnen zijn opgeslagen. Wenselijk is dat de betreffende documenten ook via het systeem benaderd kunnen worden voor inzage. Inzage in medicatielijsten/ ligplannen (decubitus) • Het systeem biedt de mogelijkheid om medicatielijsten (uiteindelijk via het landelijke EMD) of ligplannen (decubitus) in te zien, voor cliënten, groepen of afdelingen. In minimale vorm betekent dit dat de betreffende lijsten geprint kunnen worden om beschikbaar te stellen. • Een elektronische uitwisseling van uitzetlijsten (maakt deel uit van FOBO / Riskregistratie en is tevens kwaliteitsregistratie) moet eveneens mogelijk zijn. Registratie gebruikte materialen Voor een goed inzicht in de gebruikte materialen, de redenen hiervoor (bijvoorbeeld i.h.k.v. BOPZ) en de daaraan gerelateerde kosten is het wenselijk dat geplande en daadwerkelijk gebruikte materialen, gesplitst naar AWBZ en niet-AWBZ, kunnen worden vastgelegd. Het systeem biedt voorts inzicht in het verbruik per cliënt/groep/afdeling over een bepaalde periode Mogelijkheid tot uitdraaien rapportages voor gebruikers van het ECD Het is met de juiste autorisatie mogelijk om voor specifieke doelgroepen rapportages te definiëren en uit te draaien in het kader van overdracht of informatievoorziening Ondersteunen rapportage omtrent Kwaliteitskader Ten tijde van dit schrijven zijn de indicatoren gebaseerd op de 12 domeinen van het Kwaliteitskader nog in ontwikkeling. Voor een opsomming van de indicatoren wordt verwezen naar het hoofdstuk “Opvolging signalering o.b.v. relevante velden uit Kwaliteitskader”. Voor een uitleg “hoe” en “bij wie” te meten wordt verwezen naar het stuk “Overzicht kwaliteitsindicatoren gehandicaptenzorg van 12 februari 2008”. Ondersteunen dagen maandrapportage • Dag- en Maandrapportages zijn over het algemeen instellingsspecifiek. Eis voor het ECD is een flexibele vorm om dagen maandrapportages te kunnen maken, met

42


eigen unieke rapportnaamgeving, vanuit verschillende doelgroepen/gebruikers en datavelden van het ECD. • Over het geheel genomen wordt een onderscheid gemaakt tussen informatieve velden en telvelden. Informatieve velden bevatten data die niet geaggregeerd of gegroepeerd hoeft te worden, maar simpelweg een eigenschap of waarde weergeeft. De input op telvelden is echter te manipuleren (wat wil zeggen dat de data gebruikt kan worden om overzicht of inzicht op andere niveaus te krijgen). Het onderscheid tussen deze typen is wezenlijk om te voorkomen dat het ECD verwordt tot een digitaal kladblok.

7.6. Evalueren Zorg en Ondersteuning In de fase Evalueren betreft de kernfunctionaliteit van het ECD het samenbrengen en ondersteunen bij het interpreteren van de kwalitatieve en kwantitatieve informatie uit het gehele primaire proces. Trigger op verlopen zorgen ondersteuningsplan • Uitgangspunt is dat het zorgen ondersteuningsplan een dermate dynamisch en gebruikt item is dat er weinig kans is dat het gedurende langere tijd niet aangepast wordt. Echter, in het kader van kwaliteitsbeheersing is het noodzakelijk een timestamp op het zorgen ondersteuningsplan te kunnen geven zodat inzichtelijk is wanneer het plan voor het laatst geëvalueerd en/of aangepast is en per wanneer uiterlijk een nieuwe evaluatie dient plaats te vinden. • Plan is voor een bepaalde tijd geldig en in het algemeen zal de indicatie verlengd worden (dus zelfde functies of ZZP). Dit is echter wel een proces waarbij meerdere disciplines betrokken zijn (pedagoog, manager, zorgbemiddeling) en al deze disciplines dienen “gewaarschuwd” te worden. Evaluatie cliënttevredenheidsscore • Voor een goede evaluatie van de beleving van de zorg en ondersteuning zou inzicht (huidige score en trends) in de cliënttevredenheidsscore een indicator kunnen zijn als geheel of op verschillende onderdelen. Het gaat hier om een niet-anonieme bepaling van cliënttevredenheid. De vraag die in de werkgroepen moet worden beantwoord in welke mate de cliënt en/of vertegenwoordigers in staat zijn hun tevredenheid aan te geven. Indien dit mogelijk is kunnen desgewenst doelstellingen omtrent cliënttevredenheid met specifieke acties in de zorgen ondersteuningsplannen worden opgenomen. Reden voor de opname van cliënttevredenheidsscores in het ECD is de mogelijkheid voor instellingen om kort-cyclisch te sturen op relevante tevredenheidsscores van cliënten. • Deze cliënttevredenheidsscore is niet hetzelfde en moet niet verward worden met het instrument dat momenteel ontwikkeld wordt door de Stuurgroep Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg. • Er is niet 1 soort cliënttevredenheidsscore, maar er bestaan verschillende vragen voor wonen en dagbesteding. Tevens kunnen verschillende onderwerpen jaarlijks wijzigen. Dit is meer dynamisch dan ieder jaar dezelfde vragen stellen. Evaluatie van de acties versus doelen in het zorgen ondersteuningsplan • Op basis van de registratie van de geleverde zorg en ondersteuning kan inzicht

43


gegeven worden in de mate waarin de acties zoals overeengekomen op basis van het zorgen ondersteuningsplan daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Eventuele afwijkingen kunnen nader beschouwd worden.

7.7. Maken rapportages Trend/ontwikkeling op meetschalen • Om het effect van de uitgevoerde acties op de geestelijke en fysieke toestand van de cliënt te meten worden meetschalen toegepast. Door mede de trend/ontwikkeling op meetschalen te volgen van cliënten/groepen/afdelingen kan een beeld gevormd worden van de effectiviteit van de zorg en ondersteuning. Is de gewenste ontwikkeling of stabilisatie op een bepaald inhoudelijk gebied terug te vinden in de metingen? Is er aanleiding om andere (typen) acties op te nemen in het zorgen ondersteuningsplan? • In een volgend concept worden (indien beschikbaar) voorbeeldmeetschalen opgenomen. Vastleggen verbeteracties of veranderingen in zorgen ondersteuningsplan • Op basis van de evaluatie kunnen verbeteracties overeengekomen worden. Deze worden in het zorgen ondersteuningsplan doorgevoerd met wederom een timestamp zodat inzichtelijk is welke wijzigingen per wanneer zijn doorgevoerd. Te allen tijde dient de historie van het zorgen ondersteuningsplan inzichtelijk te blijven. Evaluatie maatregelen incidenten • Evaluatie proces op basis van gegenereerde rapportages Vastleggen resultaat van het MDO • MDO-rapportages zijn over het algemeen instellingsspecifiek. Eis voor het ECD is een flexibele vorm om MDO-rapportages te kunnen maken vanuit verschillende doelgroepen/gebruikers en datavelden van het ECD. Trigger ‘Laatste Mutatiedatum’ • Voor relevante contracten en afspraken in het dossier (in ieder geval de zorgen ondersteuningsovereenkomst en het zorgen ondersteuningsplan) is een indicatieveld ‘laatste mutatiedatum’ noodzakelijk voor verantwoording en actualiteitsbewaking Mutatieberichte AZR • Genereren en versturen van mutatieberichten t.b.v. de AZR.

44


8.

Afmeldingsfase (overplaatsingsfase)

In de afmeldingsfase of overplaatsingsfase betreft de basis functionaliteit van het ECD het registreren van het beëindigen van de zorg en ondersteuning, het afsluiten en waar nodig archiveren en overdragen van het dossier en de opgeslagen gegevens.

8.1. Overplaatsing binnen instelling Indien een cliënt wordt overgeplaatst naar een andere locatie of regio moet –indien de andere regio gebruik maakt van hetzelfde ECD- door mutatie van locatie, automatisch de aan locatie gerelateerde gegevens (bijvoorbeeld autorisatie) worden gemuteerd. Indien de andere regio gebruik maakt van een ander ECD dan is de functionaliteitseis als hieronder beschreven in “Ondersteuning overdracht van ene naar andere instelling”.

8.2. Afmeldings- of overplaatsingsbericht AZR • Genereren en versturen afmeldings- of overplaatsingsbericht Ondersteuning overdracht binnen de keten Een exportbericht met relevant (voor ontvangende partij) cliëntdata kan worden verzonden op het moment van: • overdracht van de cliënt binnen de keten (met name bij opnames en ontslag ziekenhuis). • dynamische communicatie met aannemer en onderaannemer (voucher houder en leverancier) indien geen directe actoren zijn in ECD • overdracht mantelzorg en ouders/ verzorgers (weekenden thuis, vakanties bij ouders, gezinshuizen en vakantieopvang) indien zij geen directe actoren zijn in het ECD Ondersteuning overdracht van ene naar andere instelling Informatie-uitwisseling van de ene instelling (ene ECD) naar de andere instelling (andere ECD) moet uiteindelijk via het LSP op basis van HL7-berichtenverkeer mogelijk zijn. Tot die tijd en daarnaast moet een export van de cliëntgegevens (minimaal zorgen ondersteuningsplan en dossier) naar een algemeen erkend databaseformaat mogelijk zijn. Aan de andere kant moet een import vanuit een algemeen erkend databaseformaat mogelijk zijn.

45


46


9.

Management Informatie (interne rapportages)

Een van belangrijkste functionaliteiten van een ECD zal de mogelijkheid zijn om managementinformatie te genereren. We willen immers het primaire proces besturen en daar is informatie voor nodig. Welke managementinformatie te genereren is, zal grotendeels afhangen van het gehanteerde datamodel binnen het ECD. Door verschillende data-elementen met elkaar te verbinden zijn doorsneden te maken op verschillende niveaus. Er is een grote flexibiliteitswens binnen de branche ten aanzien van management informatie, mede doordat nieuwe weten regelgeving kan leiden tot nieuwe kwalitatieve en kwantitatieve sturingskaders en derhalve behoefte aan nieuwe sturingsinformatie. Op het gebied van management informatie kan onderscheid gemaakt worden tussen standaardrapportages, zelfbouwrapportages en maatwerkrapportages. Standaardrapportages zijn als functionaliteit binnen het ECD opgenomen en zijn ‘met een druk op de knop’ te genereren. Zelfbouwrapportages zijn rapportages die niet standaard ingebouwd zijn, maar die zonder tussenkomst van programmeurs in te richten zijn in het systeem dan wel via een export naar een rapportagegenerator. Hiervoor moet de mogelijkheid bestaan om bepaalde data-elementen binnen een rapportage op te nemen. Maatwerkrapportages zijn ten slotte rapportages waarvoor een software inhoudelijke aanpassing nodig is (programmatuur en/of datamodel). Voor zelfbouwrapportages is de eis dat alle gegevens opgenomen in het ECD, dataelementen zijn in een toegankelijk datamodel. Hieronder is een aantal rapportages opgenomen dat we onder de categorie standaardrapportages zouden willen scharen.

9.1. Bedrijfsvoering kwantitatief Capaciteitsbehoefte per periode Op basis van de opgestelde daginvullingen van de cliënten waarin handelingen met bijbehorende tijden en functie staat aangegeven kan een overzicht gemaakt worden van de capaciteitsbehoefte per periode per functie. Om een overzicht op verschillende niveaus te kunnen maken zal een cliënt een relatie moeten hebben met een groep, een afdeling, een cluster, een locatie en een instelling. Dit ligt voor de dagbesteding complex (multidimensionaal): combinatie van activiteitensoort, omgevingsvoorwaarden, en soort en intensiteit van begeleiding (voorbeeld: behoefte aan dienstverlenende activiteiten, in een wel/niet beschutte omgeving,met wel/niet intensieve begeleiding in de directe nabijheid, met wel/niet specifieke kennis of vaardigheden). Geplande zorg en ondersteuning De geplande zorg en ondersteuning per periode (dagdeel/dag/week/maand) per cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling.

47


Gerealiseerde zorg en ondersteuning Op basis van de registratie van de gerealiseerde zorg en ondersteuning op het niveau van de cliënt kan een overzicht gemaakt worden van de gerealiseerde zorg en ondersteuning per cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/ instelling, waarbij tevens inzicht gegeven wordt in de gerealiseerde zorg en ondersteuning per financieringsbron (AWBZ, WMO, Privaat). Gerealiseerde ongeplande zorg en ondersteuning De ongeplande zorg en ondersteuning per periode (dagdeel/dag/week/maand) per cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling. Leverbetrouwbaarheid totaal en per cliënt Een wezenlijk sturingskengetal wordt de leverbetrouwbaarheidsindex. Deze index wordt bepaald door de gerealiseerde zorg en ondersteuning (desgewenst per AWBZ functie) te delen op de overeengekomen zorg en ondersteuning. Een index van 1 of meer wil dus zeggen dat minimaal de overeengekomen zorg en ondersteuning geleverd is. Een score van minder dan 1 wil zeggen dat in de betreffende periode minder dan de overeengekomen zorg en/of ondersteuning is geleverd. Zowel uitschieters naar boven als naar beneden zullen voor de instellingen aanleiding zijn tot aanvullende acties. Kosten per periode Op basis van de gerealiseerde zorg en ondersteuning en de bijbehorende handelingsgroep, functionaris, duur en (voorcalculatorische) kostprijs kan inzicht verkregen worden in de kosten van de levering over een gegeven periode voor een cliënt/ groep/ afdeling/ cluster/ locatie/ instelling. Inkomsten per periode Op basis van de gerealiseerde zorg en ondersteuning in (zorgzwaarte)pakketten en de bijbehorende tarieven kan inzicht gekregen worden in de opbrengsten van de levering over een gegeven periode voor een cliënt/ groep/ afdeling/ cluster/ locatie/ instelling. Resultaat per periode Inkomsten van de gerealiseerde zorg en ondersteuning minus de kosten van de gerealiseerde zorg en ondersteuning geven het resultaat.

9.2. Bedrijfsvoering kwalitatief Overzicht observaties per cliënt/groep per periode Medewerkers kunnen observaties bij een cliënt of groep invoeren. Dit kan zowel direct plaatsvinden als hiertoe de mogelijkheid bestaat op locatie of anders op een later moment. Een medewerker of manager moet eenvoudig de observaties voor de voor hem of haar relevante cliënten of groepen kunnen inzien over een gegeven periode (voorbeeld). • de cliënt: o in relatie tot zichzelf o in relatie tot huisgenoten o in relatie tot woonsituatie o in relatie tot eventuele behandeling

48


• • • •

o in relatie tot eventuele avond/nachtsituatie o in relatie tot medewerker(-s) rapportage op doelniveau rapportage op activiteitniveau overdracht in relatie tot cliënt/meerdere cliënten huishoudelijk/technisch (huishoudelijk werk/mankementen in woning/veiligheid)

Behoefte en trend Inzicht in de zorgen ondersteuningsbehoefte per cliënt, groep, afdeling, regio, cluster, instelling, soort ondersteuningsvraag en de trend ten aanzien van deze zorgen ondersteuningsbehoefte Interne controle AWBZ Inzicht per cliënt/ cliëntgroep/ locatie / instelling, juistheid van stamgegevens, zorgplan, aanwezigheid, communicatie zorgkantoor, productie gegevens. Overzicht doelen rapportage De status met betrekking to het behalen van doelen moet inzichtelijk kunnen worden gemaakt. Dit moet zowel per cliënt, cliëntgroep en sector als per domein/doel. Aangezien via rapportage op handelingsniveau in de agenda dagelijks gerapporteerd wordt over succes in het behalen van de doelen; dient ook dit overzicht direct opvraagbaar te zijn. De opgegeven redenen bij het niet volgens plan halen van de doelen, moet ook getoond kunnen worden. Overzicht observaties per medewerker/groep per periode Managers en medewerkers kunnen observaties bij hun medewerkers en zichzelf of groep invoeren. Dit kan zowel direct plaatsvinden als hiertoe de mogelijkheid bestaat op locatie of anders op een later moment. Een manager of medewerker moet eenvoudig de observaties voor de voor hem of haar relevante medewerkers of groepen kunnen inzien over een gegeven periode (voorbeeld): • medewerker/medewerker(s) • medewerker/bedrijfsvoering (bijvoorbeeld. omgang met protocollen/voorschriften) Overzicht observaties per cliënt/groep per periode Medewerkers kunnen observaties bij een cliënt of groep invoeren. Dit kan zowel direct plaatsvinden als hiertoe de mogelijkheid bestaat op locatie of anders op een later moment. Een medewerker of manager moet eenvoudig de observaties voor de voor hem of haar relevante cliënten of groepen kunnen inzien over een gegeven periode. Overzicht toepassing onvrijwillige zorg In het ECD worden de gegevens gerelateerd aan onvrijwillige zorg (middelen en maatregelen) vastgelegd. Gerapporteerd moet kunnen worden over de genomen middelen en maatregelen en juridische overeenkomsten moeten kunnen geproduceerd op diverse organisatieniveaus.

49


Overzicht incidenten In het ECD worden de gegevens gerelateerd aan incidenten vastgelegd. Gerapporteerd moet kunnen worden over de incidenten en de genomen vervolgacties. Overzicht decubitus In het ECD worden de gegevens gerelateerd aan decubitus vastgelegd. Gerapporteerd moet kunnen worden over de decubitus graad en de genomen vervolgacties. Demogratie kenmerken Kenmerken van de populatie zoals: • gemiddelde leeftijd cliënten instelling/locatie/cluster/afdeling/groep • gemiddelde verblijfsduur cliënten instelling/locatie/cluster/afdeling/groep • medicijngebruik per periode per cliënt/groep/afdeling/cluster/instelling

Bedrijfsvoering koppeling kwantitatief en kwalitatief De overzichten gegeven in hoofdstuk 9.1 en 9.2 moeten waar relevant gecombineerd kunnen worden tot overzichten die het complete beeld geven. Bijvoorbeeld een combinatie overzicht van “kosten per periode” en “overzicht doelen rapportage” voor de groep/afdeling/cluster/instelling.

50


10.

Systeem signalering (triggers)

Het systeem kan de dagelijkse uitvoering ondersteunen door bepaalde signaleringen. Een signalering betreft een signaal dat actie moet worden ondernomen. In het systeem kan voor de verschillende situaties worden ingesteld naar wie de betreffende signalering wordt gestuurd. Een instelling moet signalering (per trigger) kunnen aan- of uitzetten.

10.1. Procestriggers Een aantal van deze triggers is al aangegeven bij de opsomming van eisen per processtap. Wachtlijstbeheer Matching signalering Het systeem signaleert een vrijgekomen plek in een locatie van de instelling die overeenkomt met de specifieke wensen en behoeften van een cliënt op de wachtlijst. Verlopen indicatie in tijd Het systeem signaleert dat een indicatie bijna verlopen is (bijvoorbeeld 8 weken voor het verlopen van de indicatie). Trigger ‘Laatste Mutatiedatum’ Voor relevante contracten en afspraken in het dossier (in ieder geval de zorgen ondersteuningsovereenkomst en het persoonlijk plan) is een indicatieveld ‘laatste mutatiedatum’ noodzakelijk voor verantwoording en actualiteitsbewaking Overschrijding / onderschrijding indicatie in tijd Tijdens het opstellen van de agenda van de cliënt of na verwerking van gerealiseerde zorg en ondersteuning signaleert het systeem dat een overschrijding of onderschrijding plaats heeft gevonden ten opzichte van de tijd conform de indicatie/toewijzing/afspraak Overschrijding indicatie in kosten Tijdens het opstellen van de agenda van de cliënt of na verwerking van gerealiseerde zorg en ondersteuning signaleert het systeem dat een overschrijding plaats heeft gevonden ten opzichte van de verkregen vergoeding conform de indicatie

10.2. Bedrijfsvoering triggers Interne controle (per cliënt) De volgende signaleringen (actie als niet aan eis wordt voldaan of direct opvraagbaar per cliënt als rapportage) moeten vanuit de interne controle aanwezig zijn:

51


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

NAW en telefoonnummer cliënt zijn niet volledig opgenomen in stamgegevens Indien WMO, de cliënt is geen inwoner van gemeente Indien WMO, er is geen startdatum van dienstverlening opgenomen in stamgegevens Indien WMO, er is geen einddatum van dienstverlening opgenomen in stamgegevens BSN-nummer is niet juist opgenomen NAW en telefoonnummer contactpersoon niet opgenomen in stamgegevens Er is geen indicatiebesluit Indien cliënt AWBZ verzekerd is en verzekeringsgegevens zijn niet opgenomen in stamgegevens Er is geen ondertekende (ingescande) overeenkomst zorgen dienstverlening Er is geen zorgen ondersteuningsplan Er is geen ondertekend (ingescande) zorgen ondersteuningsplan De opgegeven evaluatiedatum voor het zorgen ondersteuningsplan is overschreden Totaal aan handelingen volgend uit zorgen ondersteuningsplan (vanuit Doelen en Basiszorg) overschrijdt de indicatie (in uren en/of in Euro’s) Termijn voor Melding Aanvang Zorg (MAZ) aan Zorgkantoor is overschreden Rapportage van levering (bijvoorbeeld aangeven aan/afwezigheid dagbesteding, tijd van behandeling) is niet binnen gestelde termijn gedaan Totaal aan geleverde handelingen overschrijdt de indicatie (in uren en/of in Euro’s)

Overschrijding zorgen ondersteuningsvraag Het systeem signaleert dat de cumulatieve zorgen ondersteuningsvraag die is opgenomen de gemaakte raamafspraken met het zorgkantoor of interne begroting overschrijdt. Zo ook bij onderschrijding.

Overschrijding productie Het systeem moet een overzicht kunnen geven waarbij de begrote productie vergeleken wordt met de werkelijke productie en tevens de productie op zorgovereenkomst niveau. Alarmering moet plaatsvinden bij onder- en overschrijding.

10.3. Diverse werkstroom besturing signaleringen • Standaard signaleringen (in te stellen bij opzet systeem) bij bepaalde acties (bijvoorbeeld rapportage van onvoorzien onvrijwillige zorg) • “Aanzetten signalering” bij rapportage (zodat op een vervolg actie kan worden geattendeerd).

10.4. Opvolgen signalering o.b.v. relevante velden uit het kwaliteitskader De indicatoren van het Kwaliteitskader zijn nog in concept en worden momenteel verder uitgewerkt. Indien een nieuwe versie van de set beschikbaar is zal die in een volgende versie worden opgenomen. Een definitieve set wordt begin 2009 verwacht. Voor de indicatoren waarvoor de brondata opgeslagen is in het ECD, moet de rapportage worden gegenereerd.

52


53

1.

Zorgafspraken en ondersteuningsplan 1. mate waarin cliënten over een adequaat zorgen ondersteuningsplan beschikken (beschikbaarheid, procedure, inhoud); 2. percentage cliënten / wettelijk vertegenwoordigers dat actief betrokken is bij het opstellen ven evalueren van hun zorgen ondersteuningsplan; 3. mate waarin cliënten / wettelijk vertegenwoordigers ervaren dat adequaat gewerkt wordt met zorgen ondersteuningsplannen; 4. percentage cliënten waarbij de zorgen ondersteuning volgens het zorgen ondersteuningsplan is geboden.

2.

Zelfbepaling 5. percentage cliënten / wettelijk vertegenwoordigers dat ervaart dat hij/zij keuzes kan maken op gebieden die voor de cliënt belangrijk zijn; 6. mate waarin de organisatorische eenheid de cliënt helpt voor hem/haar belangrijke keuzes te formuleren; 7. percentage cliënten / wettelijk vertegenwoordigers dat vindt dat de organisatorische eenheid de cliënt voldoende ondersteunt bij het realiseren van zijn/haar keuzes.

3.

Belangen 8. percentage cliënten / wettelijk vertegenwoordigers dat op de hoogte is van alle essentiële zaken; 9. mate waarin cliëntenraad en/of ouderraad ervaart voldoende inspraak te hebben in het beleid van de organisatorische eenheid.

4.

Lichamelijk welbevinden 10. percentage cliënten waarbij de organisatorische eenheid een inventarisatie heeft gemaakt van lichamelijke gezondheidsrisico’s; 11. mediane Body Mass Index; 12. mediane HbA1c-waarde van cliënten met diabetes; 13. percentage cliënten met een HbA1c-waarde die boven de norm ligt; 14. prevalentie van decubitus graad 2 tot en met 4; 15. percentage cliënten met een actuele, volledig ingevulde insultlijst; 16. percentage cliënten / wettelijk vertegenwoordigers dat voldoende ondersteuning ervaart bij het verbeteren van de gezondheid van de cliënt; 17. percentage cliënten / wettelijk vertegenwoordigers dat positief oordeelt over de persoonlijke verzorging; 18. percentage cliënten dat naar behoefte gebruik kan maken van benodigde hulpmiddelen.

5.

Psychisch welbevinden 19. percentage cliënten waarbij de organisatorische eenheid een inventarisatie heeft gemaakt van de psychische gezondheidsrisico’s; 20. prevalentie van depressie waarvaan geen speciale aandacht wordt besteed en waarvoor geen speciale zorg wordt ingezet; 21. prevalentie van angst waarvaan geen speciale aandacht wordt besteed en waarvoor geen speciale zorg wordt ingezet; 22. prevalentie van probleemgedrag waarvaan geen speciale aandacht wordt


besteed en waarvoor geen speciale zorg wordt ingezet; 23. percentage nare ervaringen bij cliënten waaraan de organisatorische eenheid aandacht heeft besteed; 24. percentage cliënten dat zich thuis en op zijn/haar gemak voelt op de plek van de zorgen of ondersteuning; 25. percentage cliënten dat ervaart serieus genomen te worden en met respect te worden behandeld. 6.

Persoonlijke ontwikkeling 26. mate waarin cliënten de mogelijkheid krijgen om zich op passende wijze te ontwikkelen.

7.

Interpersoonlijke relaties 27. mate waarin cliënten ondersteuning krijgen bij het opbouwen en onderhouden van sociale relaties; 28. percentage cliënten met weinig sociale contacten dat zich eenzaam voelt.

8.

Participatie en toegang tot de samenleving 29. percentage cliënten dat voldoende mogelijkheden krijgt voor deelname aan de samenleving; 30. mate waarin cliënten deelnemen aan de samenleving.

9.

Materieel welzijn 31. percentage cliënten dat positief oordeelt over zijn/haar woonruimte.

10. Cliëntveiligheid 32. percentage cliënten waarbij de organisatorische eenheid een inventarisatie heeft gemaakt van de veiligheidsrisico’s; 33. prevalentie van incidenten op het gebied van veiligheid de afgelopen 90 dagen 34. mate waarin de cliëntenraad en/of ouderraad ervaart dat de organisatorische eenheid in reactie op incidenten in voldoende mate een analyse maakt van de situatie en verbeteracties inzet om herhaling te voorkomen; 35. percentage cliënten waarvan de medicatie recentelijk is geëvalueerd; 36. percentage cliënten waarbij de rechten met betrekking tot vrijheidsbeperkende maatregelen worden gerespecteerd door de organisatorische eenheid; 37. mate waarin de organisatorische eenheid in reactie op vrijheidsbeperkende maatregelen in voldoende mate een analyse maakt van de gebeurtenis en verbeteracties inzet om herhaling te voorkomen. 11. Kwaliteit van medewerkers 38. percentage cliënten / wettelijk vertegenwoordigers dat de aanwezigheid van personeel voldoende en bekwaam vindt; 39. mate waarin de organisatorische eenheid zorgt voor voldoende en bekwaam personeel; 40. mate waarin de organisatorische eenheid met het beschikbare personeel het gewenste resultaat bereikt; 41. gemiddeld percentage ziekteverzuim over het afgelopen jaar.

54


12. Samenhang in zorg & ondersteuning 42. mate waarin de organisatorische eenheid zorgt voor goede samenhang in de geleverde zorg en ondersteuning; 43. mate waarin cliënten / wettelijk vertegenwoordigers een goede afstemming met ketenpartners ervaren.

Op het gebied van rapportages wordt veel flexibiliteit gewenst. Voor wat betreft de externe rapportages zal het systeem in ieder geval de volgende rapportages moeten kunnen opleveren.

55


56


11.

Externe Rapportage (verantwoording)

11.1. IGZ rapportage • • • • • • • • • • • • • •

Meldingen Incidenten Cliënten (MIC, inclusief valpartijen en agressie) Onvrijwillige zorg (Middelen en Maatregelen) Vocht en Voeding Medicatie veiligheid Decubitus Seksueel misbruik (cliënt als slachtoffer en/of pleger) Badincidenten Uitluistersystemen incidenten Tilliften incidenten Weglopen/vermissing Automutilatie Inname schadelijke stoffen Verkeersincidenten Brandincidenten

11.2. Input voor jaardocument Het DigiMV deel van het Jaardocument moet “gevuld” kunnen worden met de statistische gegevens voor zover die (ook in onberekende vorm; alleen als bron data) in het ECD beschikbaar zijn. Naast het Jaardocument over de gehele instelling voor de Maatschappelijke Verantwoording, is er ook sprake van het “Jaardocument cliënt” (kwaliteit en kwantiteit). Dit verantwoordt de individuele vraag (functies of ZZP). Alle jaardocumenten cliënt zouden dus het jaardocument maatschappelijke verantwoording vormen (in ieder geval zou hier aansluiting tussen te vinden zijn (kaderregeling, accountant)).

11.3. Overige registraties, en overzichten De overheid en brancheorganisaties houden registraties bij en publiceren overzichten voor de overheid zelf, de instellingen en de cliënten. Twee belangrijke zijn www.kiesbeter.nl en www.zorggegevens.nl Kiesbeter Naast ervaringsgegevens van cliënten en vertegenwoordigers (komt uit onafhankelijk cliëntwaarderingsonderzoek) zijn hier gegevens opgenomen over locaties en aangeboden

57


arrangementen. Deze gegevens zouden (gedeeltelijk) vanuit het ECD kunnen worden aangeleverd. Zorggegevens Op deze site wordt een overzicht gegeven van registraties en publicaties in de zorg (bijvoorbeeld de benchmark van Actiz en de benchmark van VGN). Ook hier moet “gevuld” kunnen worden met de statistische gegevens voor zover die (ook in onberekende vorm; alleen als bron data) in het ECD beschikbaar zijn.

11.4. Gerealiseerde zorg en ondersteuning (productie staat) • Uitdraai voor het Zorgkantoor met productie in (zorgzwaarte)pakketten per periode • Uitdraai van gerealiseerde zorg en ondersteuning naar financieringsbron (AWBZ, WMO, Privaat)

11.5. Verantwoording naar cliënt Van een specifieke cliënt: • Overzicht overeengekomen doelen en acties (in Werkplan) • Overzicht mate van realisatie doelen en gerealiseerde/uitgevoerde acties (in Werkplan) • Cliënttevredenheid (laatste opgave en trend voor zover beschikbaar) • Overzicht geplande zorg, ondersteuning en behandeling per cliënt • Overzicht gerealiseerde zorg, ondersteuning en behandeling per cliënt Het dient mogelijk te zijn een selectie van een of meerdere van de bovenstaande overzichten te tonen (bijvoorbeeld alleen kwalitatieve of juist alleen kwantitatieve gegevens). Het dient mogelijk te zijn een geïntegreerde overzichten samen te stellen (bijvoorbeeld afwijking geplande en gerealiseerde uren ten opzichte van afwijking geplande en gerealiseerde doelen). Deze verantwoording op cliëntniveau (een cliënt) moet ook geaggregeerd kunnen worden op verschillende hogere niveaus (zoals per groep, locatie, sector, instelling totaal).

58


12.

Instellingsspecifieke eisen

De Collectieve eisen zoals geformuleerd zijn van toepassing op alle instellingen in de GZsector. Indien een instelling besluit een bepaald deel van het primaire proces te laten ondersteunen door een ECD, dan zijn de bijbehorende eisen van toepassing. Een instelling dient vervolgens te bepalen welke aanvullende eisen gelden voor het ECD. In dit hoofdstuk worden op een aantal gebieden mogelijke aanvullende eisen gegeven.

12.1. Gebruikersvriendelijkheid Gebruikersvriendelijkheid of gebruikersgemak is juist iets dat instellingsspecifiek is. Er is een aantal criteria die de gebruikersvriendelijkheid van een automatiseringstoepassing definiëren. Een instelling moet bepalen wat het best bij hen aansluit. Hierbij kan eventueel onderscheid gemaakt worden naar verschillende gebruikersgroepen; het is applicatie/leveranciers specifiek of er aan de eisen tegemoet kan worden gekomen. Aantal klikken Het aantal klikken met de muis of via toetsencombinaties (gemiddeld en maximaal) dat een gebruiker moet doen om bij de benodigde informatie te komen. Denk hierbij ook aan de “diepte” van de lijsten (scrollen). Aantal schermen Het aantal schermen (gemiddeld en maximaal) dat een gebruiker moet raadplegen om een informatievraag of een invoeropdracht te voltooien. Hierbij moet worden opgemerkt dat “gering aantal schermen” niet altijd het beste bij een instelling past; dit zou kunnen betekenen dat erg volle schermen nodig zijn om in een “gering aantal schermen” de informatie vraag of invoeropdracht te voltooien. Muis of toetsen Navigatie door de verschillende onderdelen van de applicatie gebeurt meer met behulp van de muis of meer met behulp van functietoetsen. Intuïtief (Icoontjes, scherm aanraken, kleuren, geluid) De mate van intuïtiviteit van de applicatie kan worden aangegeven door het gebruik van icoontjes, kleuren en geluid ten opzicht van tekst om te communiceren met de gebruiker. En de mogelijkheid tot aanraken van scherm om keuzes te maken en invoeropdrachten te voltooien. Leesbaarheid Zaken als lettergrootte, contrast en kleur bepalen de leesbaarheid. Hierbij kunnen de eisen verschillen per gebruikersgroep.

59


Performance Hoe lang duurt het totdat je opgevraagde gegevens kunt zien en hoe lang duurt het totdat je gegevens kunt wijzigen en vervolgens weer kunt bewaren (en een volgende opvraag of invoer actie kunt uitvoeren). Hierbij moet ook de performance bekeken worden als er meerdere sessie (meerdere medewerkers ingelogd in ECD op hetzelfde moment, zoals bijvoorbeeld op de PC op de zusterspost) open staan.

12.2. Apparaat De apparaten waarop de applicatie moet kunnen werken, kunnen zeer divers zijn (PC, laptop, PDA, telefoon). De instelling moet bepalen voor welke gebruikersgroepen welke apparaten het meest geschikt zijn. Het bedieningsgemak en schermgrootte dienen te worden meegenomen in deze afweging. Een kleiner apparaat (bijvoorbeeld PDA) is eenvoudiger mee te nemen van de ene locatie naar de andere, maar heeft beperkingen ten aanzien van de informatie die zichtbaar is en kan worden ingevoerd en het bedieningsgemak (bijvoorbeeld ontbreken muis en klein toetsenbord). Bij het formuleren van eisen ten aanzien van de apparaten, moet ook bepaald worden wat geen directe interactie met het systeem vereist. Voor sommige activiteiten is informatie raadpleging en/of registratie mogelijk via papier (bijvoorbeeld uitgeprinte cliënttevredenheidsenquête met pen invullen op de bank bij cliënt en gegevens later invoeren).

12.3. Mobiliteit Sterk verbonden aan het soort apparaat is de mobiliteit. Een instelling moet per gebruikersgroep bepalen welke mobiliteit (waar moet de applicatie beschikbaar zijn) vereist is. Hierbij moet goed gekeken worden naar wat de medewerker daadwerkelijk ter plekke doet. Voor een juiste werking van elke ECD-applicatie is (meestal ook real-time) synchronisatie van gegevens vereist. Hiervoor moet verbinding zijn via een netwerk. Dit kan een vast (kabels) netwerk of een draadloos netwerk zijn. Natuurlijk is ook een combinatie mogelijk. Een vaste netwerk kan (gedeeltelijk) via het openbare netwerk lopen of geheel intern zijn. Ook een draadloos netwerk kan (gedeeltelijk) via het openbare netwerk lopen via UMTS (Universal Mobile Telecommunications Systeem). Een verbinding vanuit een publieke locatie (draadloos of via vaste verbinding) kan via een web browser of via een VPN (Virtual Private Network).

12.4. Officesuite Een ECD-applicatie is vaak geen applicatie op zich en zal informatie uitwisselen met andere specifieke applicaties (bijvoorbeeld financieel pakket, personeelspakket) en kantoor automatisering (bijvoorbeeld email). Het belang van de aansluiting en eventueel integratie van de ECD-applicatie met een Officesuite (zoals MS Office) moet worden overwogen.

60


In elke omgeving (zo ook bij Windows van Microsoft) moet eerst als gebruiker worden ingelogd in deze omgeving en vervolgens in de verschillende applicaties. Een veel toegepaste wijze van inloggen op de omgeving en vervolgens verschillende applicaties (om het gebruikersgemak) is het “single sign-on” principe. Het kan bij instellingen voorkomen dat meerdere medewerkers gebruik maken van hetzelfde apparaat (bijvoorbeeld PC op zusterspost). Voor dit apparaat (de omgeving) is vaak een inloglicentie aanwezig. Voor het juiste gebruik van de ECD-applicatie (autorisatie) is vaak een individuele inloglicentie per medewerker nodig. Bij de afweging van het toepassen van single sign-on moet eventuele additionele aanschaf van omgevingslicenties worden meegenomen.

12.5. Aanvullende rapportage Naast de collectieve eis van een aantal Standaardrapportages (zie hoofdstukken 8, 9 en 10), moet een instelling overwegen of aanvullende rapportages door de leverancier moeten worden gebouwd (maatwerkrapportages) of dat de voorkeur is om dit zelf te kunnen (zelfbouwrapportages). Ten aanzien van het rapporteren moet worden bepaald of dit in de ECD-applicatie moet kunnen of dat juist de rapportage buiten het ECD (report generator in sommige gevallen met behulp van een data warehouse) gedaan moet worden.

12.6. Training en opleiding Naast de inrichting van het ECD is ook de introductie bij de gebruikers van belang. Training en opleiding kan op verschillende manieren worden vormgegeven. Dit heft zowel betrekking op de vorm (bijvoorbeeld training door leverancier of door eigen mensen) en het materiaal (standaard van leverancier of instelling specifiek).

12.7. Communicatie en koppelingen benoemen In hoofdstuk 5.8 worden mogelijke communicatie en koppelingen voor gegevensuitwisseling genoemd. Voor het duidelijk en volledig formuleren dienen de daadwerkelijke applicaties (en versies) te worden benoemd. Tevens dient te worden aangegeven of het hier gaat om een periodieke uitwisseling of een real-time koppeling. Naast het benoemen van de specifieke applicatie en de versie van de applicatie, moet ook worden aangegeven welke data-elementen moeten worden uitgewisseld en of het gaat om eenrichtingsverkeer of dat het twee kanten op moet gaan (Van ECD-applicatie naar secundaire applicatie en van secundaire applicatie naar ECD-applicatie).

12.8. Conversie Ook als het gaat om een eenmalige conversie van gegevens (bijvoorbeeld van de oude ECD-applicatie naar de nieuwe) moet expliciet worden aangegeven om welke applicaties (en versies) het gaat en welke data-elementen moeten worden uitgewisseld. Bij

61


conversie is de vervuiling van de te converteren data een belangrijk punt; wordt de data opgeschoond voor of na de conversie?

12.9. Details registratie geleverde zorg In hoofdstuk 6.5 wordt de eis aangegeven dat het mogelijk moet zijn om in de agenda geleverde zorg te registeren. Het registreren van geleverde zorg kan op verschillende manieren en de instelling dient de keuze te maken. Wel is het raadzaam om een verdergaande wijze van registratie voor de toekomst niet uit te sluiten. Mogelijke wijzen van registratie in toenemend in mate van detail zijn: • Niet registreren • Steekproefsgewijs • Aan-/afwezigheid registreren • In blokken (bijvoorbeeld middag, eten) • In specifieke tijdseenheden (van bijvoorbeeld uur tot minuten) Natuurlijk kan ook een combinatie een eis zijn.

12.10. Mate van werkstroombesturing Op een aantal specifieke plaatsen is als collectieve eis werkstoombesturing opgenomen in de voorgaande hoofdstukken. Het gaat hier om besturing van werkstromen die volgen uit wettelijke kaders. Ook op andere (niet-wettelijk verplichte werkstromen) is werkstroombesturing mogelijk. Een instelling dient na te gaan waar verdergaande werkstroombesturing volgens instellingsspecifieke richtlijnen vereist of gewenst is. Bij werkstroombesturing zijn 3 niveaus te onderscheiden: 1. Geen signalering 2. Signalering dat een vervolgactie moet worden gedaan (bijvoorbeeld: na registratie incident, geeft ECD aan dat de MIC-commissie moet worden ingelicht) 3. Het “uitvoeren” van een vervolgactie ( bijvoorbeeld: na registratie incident wordt automatisch het incident op de agenda van de MIC gezet en krijgt de voorzitter een bericht) De instelling moet besluiten op welke onderdelen, welk niveau van werkstroom zij de besturing wil inrichten.

12.11. Pionier of bewezen De functionaliteit zoals beschreven in dit Collectieve PvE zal niet direct na de publicatie van de definitieve versie door elke leverancier geleverd kunnen worden in hun huidige versie en daarom ook niet in werkende vorm beschikbaar zijn bij instellingen. En ook op termijn –er vanuit gaande dat de leveranciers hun productontwikkeling afstemmen op de door de markt uitgesproken collectieve eisen- zullen instellingsspecifieke eisen niet altijd direct in huidige versies en werkend bij andere instellingen beschikbaar zijn. Een instelling dient de keuze te maken of ze voorop willen lopen met nieuwe functionaliteit of dat het bewezen functionaliteit moet zijn.

62


12.12. Best of breed of ERP Zoals eerder aangegeven kan de ECD-functionaliteit worden ingevuld door een of meerdere applicaties. Indien deze applicaties van meer dan een leverancier worden betrokken, wordt van een “best of breed” oplossing gesproken. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is het koppelen van de verschillende onderdelen. Ook een ERPtoepassing bestaat uit verschillende onderdelen en ook hier blijft integratie een aandachtspunt. Een belangrijk aandachtspunt bij een ERP-oplossing is, of de oplossing op de onderdelen die voor de instelling het belangrijkst zijn, ook een juiste invulling aan de eisen geeft.

12.13. Een sector of multisectoraal Indien de instelling in meerdere sectoren actief is (GZ, VV&T en GGZ) en dit wil ondersteunen vanuit een ECD-applicatie, moet de aansluiting op andere sectoren (voorkant met verschillende indicatie verstrekkende instellingen en informatie aanleverende organisaties; achterkant aan verantwoording organen) worden gewaarborgd.

63


64


Bijlage A: Voorbeeld onderwerpen voor discipline dossiers

Voorbeelden vanuit AVG discipline Een aantal van deze onderwerpen is wellicht ook relevant voor een andere discipline. De volgende data-elementen moeten als richtinggevend –naast de data die in het onderliggend HIS via een link met ECD (zie hoofdstuk 4.3)- kunnen worden vastgelegd in het ECD. In cursief de onderwerpen waarop het betrekking heeft, in het vet cursief hetgeen praktisch in het ECD zou moeten: • Niveau van functioneren vast kunnen leggen. • De oorzaken van de verstandelijke handicap en het onderzoek daarnaar, de preventie, opsporing, behandeling en begeleiding van medische problematiek hieraan gerelateerd; Healtwatch’s • Syndromen en syndroomgerelateerde medische problematiek (preventie, opsporing, behandeling en begeleiding); Healtwatch’s • Gedragsproblematiek, autisme, psychiatrische stoornissen (preventie, opsporing, behandeling en begeleiding); mogelijkheden om schalen bij te houden. • Communicatieve problemen (opsporing, behandeling, begeleiding, hulpmiddelen); • Epilepsie (herkenning, begeleiding en behandeling) en andere neurologische stoornissen; Overzichten aanvalsfrequentie • Medische problematiek van cliënten met ernstige meervoudige (complexe) stoornissen, zoals spasticiteit en (preventie, behandeling en begeleiding van) daaraan gerelateerde problemen, zoals mobiliteitsstoornissen, contracturen en luxaties, eeten drinkproblemen, luchtweginfecties, refluxziekte en obstipatie; fysiotherapeutische schalen; pijnschalen; ontlastingskalender • Motorische en neurologische stoornissen (opsporing, behandeling, begeleiding, hulpmiddelen); Schalen om motorische stoornissen te kunnen vervolgen; lijsten om hulpmiddelen bij te houden/aan te vragen • Opsporing, behandeling en begeleiding van (specifieke) verouderingsproblematiek, inclusief behandeling en begeleiding in de laatste levensfase van mensen met een verstandelijke handicap; Allerlei dementie en andere schalen • Preventieve geneeskunde bij mensen met een verstandelijke handicap, onder meer d.m.v. etiologie-gerelateerde programma’s voor gezondheidsbewaking (health watch); • Vaccinatieadviezen, infectiepreventie en hygiëneaspecten; screening en monitoring, mogelijkheden tot vastleggen hiervan. • Opsporing, behandeling en begeleiding van visus- en gehoorstoornissen; Registratie monitoring van de gevonden stoornissen • Advisering over of uitvoering van medicamenteuze ondersteuning bij onderzoeken en behandelingen, die door de cliënt als bedreigend worden ervaren (bijvoorbeeld de tandarts); registratie en montoring hiervan • Opsporing, behandeling en begeleiding van voedingsproblematiek, eetproblemen en slikstoornissen; bij kunnen houden gewichts- en voedingslijsten • Opsporing, behandeling en begeleiding van slaapstoornissen;

65


• Begeleiding bij anticonceptie en opsporing, behandeling en begeleiding van seksualiteitsproblematiek en seksueel misbruik; menstruatiekalender • Behandeling en begeleiding van mensen met Niet Aangeboren Hersenletsel (NAH). • Tandartsbezoeken (of zit die al in het ECD?) • Registratie chronisch medicatie

Voorbeelden vanuit gedragskundige discipline Een aantal van deze onderwerpen is wellicht ook relevant voor een andere discipline: • ABVK: (Korte)Amsterdamse Biografische vragenlijst voor kinderen. • ADVZ: Aangepaste dementievragenlijst(voor diep en ernstig verstandelijk gehandicapt) deze vragenlijst sluit beter aan op lage nivo’s dan de DVZ. • AVL: ADHD Vragenlijst die de gedragssymptomen meet van de ADHD problematiek bij kinderen van 4 - 18 jaar • AVZ-R: Autisme- en verwante stoornissen schaal. • BSID I: Een test voor kinderen van 0 ;1-3 ;6 jaar die de motorische en mentale ontwikkeling meet. • CBSK: Competentieschaal voor kinderen • CPG: Checklist pijngedrag. • DISCD 1: Diagnostisch interview deel één voor sociale en communicatieve stoornissen. • DISCD 2: Diagnostisch interview deel twee voor sociale en communicatieve stoornissen. • DSDS: Dementieschaal voor Downsyndroom. • DVZ: Dementievragenlijst voor verstandelijk gehandicapten. Observatieschaal die naast cognitieve achteruitgang ook functionele achteruitgang door niet cognitieve zaken meet. • DVZ: handleiding • ESSEON: Experimentele schaal voor de beoordeling van het sociaal-emotioneel ontwikkelingsniveau. • GIP: Gedragsobservatieschaal voor intramurale psychogeriatrie. • GTI : Gedrag taxatie instrument geeft een beeld van de mogelijkheden van de cliënt met EMB op verschillende aspecten. • HBS-H: Hoensbroeckse beperkingenschaal hersenletsel. • Hechting: Vragenlijst met betrekking tot sociaal emotionele ontwikkeling met name gericht op de hechting • IPZ: Inventarisatie persoonsbeeld en zorg. Gegevensverzameling van de ontwikkeling en situatie van een persoon tot dan toe • MAS: Vragenlijst die situaties tracht vast te stellen, waarin een persoon zich met een zekere waarschijnlijkheid op een bepaalde manier zal gedragen. • Neto: Neuropsychologische testserie voor oudere licht verstandelijk gehandicapten. • NPV-J: Nederlandse personenvragenlijst.. Voor kinderen van 9-15 jaar • OOB: Observatielijst ouder wordende bewoner. Opmerken van veranderingen in het ouderdomsproces. • PMT-K-83: Vragenlijst Een prestatie-motivatietest voor kinderen. • REISS-kinderen: Invullijst + handleiding(kopie) voor kinderen met een verstandelijke handicap van 4- 21 jaar om te beoordelen of een psychiatrisch symptoom recentelijk geen probleem, een probleem of een groot probleem is in het leven van een kind. • REISS-volwassenen: Invullijst + handleiding voor mensen van 12 jaar en ouder.

66


• SEO: Sociaal Emotionele ontwikkelingslijst. Vragen lijst over de emotionele ontwikkeling van 0-11jaar.) • SGZ/SMZ: SGZ is voor meten ongewenst gedrag en de SMZ voor motorische ontwikkeling. • Signaallijst Depressie voor zwakzinnigen: Vragenlijst (kopie)voor het snel opsporen van mensen met een depressie • SON-R 2 1/2-7 : Non-verbale intelligentietest met leeftijdsbereik van 2-7;11jaar. • SON-R 5 1/2-17: Non verbale intelligentietest met een leeftijdsbereik van 5-17;6 jaar • SRK : Sociale redzaamheidsschaal voor kinderdagverblijf bezoekers. Van 3-6jaar. • SRZ/SRZ-I: Deze schaal meet de mate van zelfstandigheid. • SRZ-P : Ook deze schaal meet de mate van zelfstandigheid op een hoger niveau. • TVZ: Temperamentschaal voor zwakzinnigen. • UCL: Utrechtse copinglijst. • VABS: Expanded versie van de Vineland. Aan de hand van een interview het bepalen van ontwikkelingsniveau / sociale redzaamheid bij kinderen met een verstandelijke beperking Leeftijdsbereik 0;1- 18;11jaar • VAK: Vragenlijst voor angst bij kinderen • Vineland-Z: Survey versie, genormeerd voor mensen met een verstandelijke beperking. Ontwikkelingsniveau. • VPF: invullijst functie probleemgedrag • WAIS III: Verbale intelligentietest met een leeftijdsbereik van 16-85 jaar • WISC III: Verbale intelligentietest met een leeftijdsbereik van 6-17 jaar • ZALC: Dit is een zinaanvullijst Curium voor leeftijdsbereik van 8 tot 25 jaar. (sociaal emotioneel niveau)

67


68


Casus Electronisch Cliënten Dossier V1.1 Definitief

Inhoudsopgave

1. Introductie 1.1. Doel van deze casus beschrijving

5

1.2. Uitgangspunten

5

2. Tot stand komen en ontwikkeling van dit document

7

3. Autorisatie

9

3.1. Inrichten 3.2. Rapporteren

4. Aanmelding

9 10

11

4.1. Oriëntatie

11

4.2. Aanmelding

12

5. Planning

15

5.1. Voortraject

15

5.2. Persoonsbeeld, plannen, agenda

16

6. Uitvoering

19

6.1. Aanvang dienst

19

6.2. Agressie-incident/ MIC melding

20

6.3. De agenda

20

6.4. Rapportage therapeuten

21

6.5. M&M noodmaatregel

21

7. Evaluatie

3

5

23

7.1. Rapportage en evaluatie

23

7.2. MDO

23

7.3. Recht op zorg

25

7.4. Ontslag/overplaatsing

26

7.5. Terug uit ziekenhuis

26

7.6. Naar andere instelling (ondersteuningsvorm)

26

7.7. Informatie over cliënten tussen verschillende instellingen

27

Casus, Electronisch Cliënten dossier

8. Managementinformatie

4

29

8.1. Capaciteitsbehoefte

29

8.2. AO/IC rapportage

29

8.3. Capaciteitsbehoefte exporteren naar rooster systeem

30

8.4. Gegevensuitwisseling financieel systeem

30

8.5. Inspectiebezoek

31


1.

Introductie

1.1. Doel van deze casus beschrijving • Biedt instellingen een kader in de taal van de instelling, om te beoordelen hoe ICT leveranciers hun software hebben opgebouwd. Het geeft een beeld van de toepassingsmogelijkheden van het ECD voor de instelling. • Biedt VGN en de Gehandicaptenzorg sector een hulpmiddel om een collectieve marktvraag voor het ECD bij ICT Leveranciers aan te bieden en transparantie te brengen in de gewenste mogelijkheden van ECD. • Biedt ICT leveranciers een hulpmiddel om zicht te krijgen op de collectieve marktvraag voor het ECD en de spelende processen c.q. gebeurtenissen in zorginstellingen zodat zij een goede demo kunnen ontwikkelen van hun ECD software.

1.2. Uitgangspunten 1) Herkenbaar voor de instellingen wat betreft de mogelijkheden van een ECD binnen de bestaande procesgang 2) Leesbaar, toegankelijk en uitnodigend voor gebruik 3) Toepasbaar: de gebeurtenissen in de demo worden duidelijk gemaakt aan de hand van kleine set gegevens, die representatief zijn 4) Bruikbaar voor demo doelstellingen en voorzien van gangbare gebeurtenissen die voorkomen in primair proces van zorginstellingen; 5) Aansluiten bij nieuwe ontwikkelingen als: a) Kwaliteitskader b) Zorgzwaartefinanciering c) Vraagsturing zorgvraag cliënt d) Kwaliteitsindicatoren e) Leveringsbetrouwbaarheid/ verantwoording aan cliënt 6) Ruimte voor de ICT leveranciers om de vormgeving naar eigen inzicht in te vullen en de mogelijkheid om eigen functionele toevoegingen te maken om unieke eigenschappen van het eigen ECD software pakket te tonen 7) Ondersteunend aan het programma van eisen voor het ECD en het digitaal procesmodel van het ECD

5


6


2.

Tot stand komen en ontwikkeling van dit document

Op basis van het Proces model zijn er met een aantal instellingen gesprekken gevoerd over de gang van zaken in de praktijk bij hun instelling. Deze praktijkbeschrijvingen hebben geleid tot een aantal “verhalen” per onderdeel van het Proces model. Een aantal onderwerpen moeten nog worden uitgewerkt. Mocht u vragen, aanvullingen (met een onderbouwing) of opmerkingen hebben over de Casus, dan kunt u die te allen tijde via [email protected] aan het project doen toekomen. Deze versie van de Casus is als volgt tot stand gekomen:

7

Interviews met instellingen

V0.1

september 2008

Terugkoppeling van instellingen

V0.2


Toevoeging gegevens uitwisseling met personeelssysteem

V0.3


Verwerken commentaar

V1.0

Oktober 2008 (gepubliceerd op VGN website)


8


3.

Autorisatie

3.1. Inrichten Na een aantal oriënterende gesprekken voorafgaand aan zijn daadwerkelijke indiensttreding op 1 november, is met Jan van Dolmen afgesproken dat hij gaat werken op de drie huizen Iep, Kastanje en Hazelaar. In het Personeelssysteem worden de personeelsgegevens van Jan opgenomen en wordt tevens aangegeven dat hij op de Iep, de Kastanje en de Hazelaar werkt (kostenplaatsen). De personeelsgegevens van Jan worden ingelezen in het ECD. Jan wordt persoonlijk begeleider van een 6-tal LVG jongeren. De Kastanje en de Hazelaar zijn huizen voor LVG jongeren. Iep is een groot huis met twee gedeelten: een deel voor LVG jongeren en een deel voor VG volwassenen. Om die reden is De Kastanje als een Organisatorische Eenheid (OE) gedefinieerd, de Hazelaar als een OE, maar de Iep opgedeeld in twee OE’s (een is het deel LVG jongeren, en een is het deel VG volwassenen). Binnen de instelling is het zo georganiseerd dat persoonlijk begeleiders voor alle cliënten die wonen op de Organisatorische Eenheid toegang krijgen tot het zorgen ondersteuningsplan, agenda en algemeen deel (van het dossier). Voor de cliënten waarvan zij persoonlijk begeleider zijn, krijgen ze ook toegang tot het volledige persoonlijk begeleider discipline dossier. Om die reden krijgt Jan de rol begeleider voor de drie OE’s (OEK1, OEH1, OEI2) met LVG jongeren en de rol persoonlijk begeleider voor het 6-tal LVG jongeren. De zorgmanager aan wie Jan rapporteert geeft door aan de afdeling automatisering dat Jan de rol van persoonlijk begeleider heeft voor Hans H, Dirk D, Frank F., Floor F. en Marie M. en hij tevens verbonden is als begeleider aan de 3 OES: OEK1, OEH1, OEI2. De medewerker van de afdeling automatisering maakt een account aan voor Jan met de juiste autorisaties door de rol begeleider te koppelen aan OEK1, OEH1, OEI2 en de rol persoonlijk begeleider aan Hans H, Dirk D, Frank F., Floor F. en Marie M. Na een aantal jaar met een vaste groep VG volwassenen te hebben gewerkt wil Frans Konijn, een rol waarbij hij met meerdere verschillende cliënten afwisselend werkt. Dit is mogelijk in de rol van Inval Pooler. Binnen de instelling is een aantal medewerkers dat in de functie van Inval Pooler, waar nodig, invallen in de rol van begeleider. De afdeling automatisering ondersteunt deze manier van werken door deze Inval Poolers te autoriseren op de agenda en het algemeen deel (van het dossier). Zo weten de inval poolers voor de cliënten waarmee ze op inval basis werken, wat cliënt net heeft gedaan en gaat doen en de bijzonderheden. Margot de Jonge gaat na jaren trouwe dienst van haar welverdiende pensioen genieten. Ze wordt door haar manager afgemeld bij personeelszaken. De medewerker personeelszaken verwerkt dit in het Personeelssysteem. Deze status wijziging van Margot wordt ingelezen in het ECD en zo wordt het account van Margot op niet-actief gezet. Hij wordt niet verwijderd aangezien de historie (van welke cliënten Margot gegevens heeft ingezien en gewijzigd) bewaard moet blijven.

9


Functionaliteit ECD • Inlezen gegevens uit Personeelssysteem (OE’s) • Inlezen gegevens uit Personeelssysteem (BSN, dienstverband volgnummer1, naam, rol) • Autorisatie op rol en OE en cliënt

3.2. Rapporteren Met de LVG jongeren Hans H. uit het huis de Iep wordt als onderdeel van het jaarlijks gesprek doorgenomen wie het afgelopen jaar toegang hebben gehad tot zijn dossier om hem goed te kunnen ondersteunen. Ter voorbereiding heeft een medewerker van de afdeling automatisering op verzoek van de persoonlijk begeleider een rapport gegenereerd vanuit het ECD met alle rollen die toegang hebben gehad tot zorgen ondersteuningsplan, agenda en algemeen deel (van het dossier) en een rapport op naam wie allemaal verdergaande toegang hebben gehad tot de discipline dossiers. Indien Hans vindt dat daartoe aanleiding is, kan hij ook het eerste overzicht op naam krijgen. Toen Hans een aantal jaar geleden bij de instelling kwam is als onderdeel van het overeenkomen van de zorgen ondersteuningsovereenkomst ook een bijlage overhandigd met de autorisatie instelling voor zijn dossier. De rollen met toegang tot het zorgen ondersteuningsplan werden genoemd en de namen van de personen die toegang hebben tot de discipline dossiers (persoonlijk begeleider, arts, orthopedagoog, gedragsdeskundige, etc.). Deze bijlage was door een medewerker van de afdeling automatisering gegenereerd vanuit het ECD nadat hij Hans als cliënt aan het ECD had toegevoegd in de juiste OE en met de juiste persoonlijk begeleider. Functionaliteit ECD • Inzicht in autorisaties (welke soorten informatie, heeft wie [rol/naam] toegang) per cliënt • Inzicht in wie heeft welke soorten informatie geraadpleegd en wie gewijzigd.

1 Een medewerker kan meer dan een dienstverband hebben. Zo is in de casus zowel persoonlijkbegeleider als begeleider.

10


4.

Aanmelding

4.1. Oriëntatie Tom van Vliet is 8 jaar. Hij heeft een verstandelijke beperking en woont gezellig bij zijn ouders thuis. Zijn ouders willen graag nog lang voor hem blijven zorgen, maar merken dat het wel steeds zwaarder wordt. Ze zijn ook de jongste niet meer. Wat nu als Tom niet meer thuis kan wonen? Een paar straten verderop staat een woning van de stichting Samen staan we sterk (SSWS). Joke en Kees, de ouders van Tom, hebben goede verhalen gehoord over SSWS. Binnenkort maar eens langs. Vandaag is het zover, met z’n drieën gaan ze op pad naar één van de woonprojecten van SSWS, de Regendruppel. Daar wonen 6 kinderen. Ze worden hartelijk welkom geheten door Tineke, de groepsleidster. Tom ziet opeens een bekende zitten, en loopt naar hem toe. Joke en Kees raken met Tineke in gesprek. Ze leggen de situatie uit, lopen een rondje door het huis. Ze zijn erg gecharmeerd van de omgeving. Na de rondleiding legt Tineke uit dat het de gewoonte is dat ze de gegevens van Tom noteert. Die kan ze dan later invoeren in het ECD onder het kopje ‘oriëntatie’. Op die manier kan goed bijgehouden worden wie er is wezen kijken en wanneer. Als Tom dan over een poosje in de Regendruppel komt wonen, kunnen ze bij SWSS zo zien dat hij al een keertje eerder is wezen kijken. Tineke legt ook uit wat er allemaal komt kijken voordat Tom in de Regendruppel kan komen wonen. Joke en Kees moeten daarvoor een indicatie aanvragen bij het CIZ en daarbij aangeven dat de SSWS, locatie de Regendruppel hun voorkeur heeft. Een medewerker van het CIZ komt dan bij Joke, Kees en natuurlijk Tom op bezoek om te kijken hoe het gaat en welke zorg Tom nodig zal hebben. Om in de Regendruppel te kunnen gaan wonen heeft Tom een ZZP nodig. Als het CIZ een indicatie afgeeft met een ZZP krijgt de SSWS een kopie daarvan. Dat gaat allemaal digitaal via het AZRberichtenverkeer. Zo weet de SSWS dat Tom binnenkort in de Regendruppel wil gaan wonen. Hij komt dan op de wachtlijst te staan. Joke en Kees hebben goed naar Tineke geluisterd en ze spreken af dat ze over een half jaar weer contact zullen hebben om te kijken hoe de situatie dan is. Functionaliteit van ECD • Stamgegevens (registratie basis) • Inhoud van het contact (registreren) • Signalering aanzetten voor follow-up

11


4.2. Aanmelding Casus 1 - Ambulante zorg Het is inmiddels een jaar later, Joke en Kees krijgen het steeds zwaarder met de zorg voor Tom. Regelmatig zijn er problemen met zijn gedrag. Ze weten het allemaal niet meer en bellen met het servicebureau van SSWS. De medewerker van het servicebureau, Eline, kan ze gelukkig verder helpen. Ze ziet in het ECD dat Joke en Kees al een keertje bij de Regendruppel zijn wezen kijken. Ze stelt een paar vragen en komt er zo achter dat Joke en Kees het liefst Tom nog een poosje thuis willen laten wonen. Eline legt uit dat dit prima kan, dit heet ambulante zorg. Verder vertelt ze nog het een en ander over indicaties en de mogelijkheden bij een persoonsgebonden budget (PGB). Joke en Kees zijn opgelucht, ze bellen meteen het CIZ om een indicatie voor Tom aan te vragen. Dit is zo geregeld en binnen 6 weken hebben ze de papieren in huis. Tom (en natuurlijk Joke en Kees) krijgen Ondersteunende begeleiding (OB) voor ongeveer 7 uur per week. Verder komt Tom in aanmerking voor begeleiding bij de gedragsproblemen, dit is weergegeven in de functie behandeling (BH). De SSWS heeft ook de indicatie binnengekregen als voorkeursaanbieder. De indicatie kwam binnen via AZR, en is meteen zichtbaar in het ECD op de afdeling Cliëntregistratie. Daarin is ook te zien dat Tom vanaf volgende week al OB en BH mag ontvangen. De BH is voor een korte tijd, de OB is geldig voor 5 jaar. De indicatie wordt doorgezet naar de Cliëntenservice en uitgeprint voor het papieren cliëntendossier. De afdeling Cliëntenservice bestaat uit een team van 7 consulenten. Iedere consulent bedient zijn/haar eigen regio. De indicatie van Tom valt onder de regio Zuid-West en komt dus bij de consulent van regio Zuid-West op het bureau. De consulent, Marieke, weet precies wat ze moet doen. Ze opent het ECD en zoekt de telefonische gegevens van Joke en Kees op. Die staan keurig in het systeem, net als de indicatie van Tom. Ze belt meteen en krijgt Kees aan de telefoon. Ze legt uit wat de bedoeling is van het gesprek en steekt van wal. Ze wil graag weten hoe het nu met Tom is (we zijn inmiddels toch ook al weer 2 maanden verder) en hoe het met Joke en Kees is. Kees vertelt en vertelt en Marieke maakt ondertussen snel aantekeningen. Aan het einde van het gesprek is er veel duidelijk geworden. Tom heeft snel begeleiding nodig en daarnaast moet de gedragskundige maar eens langs gaan. Die kan bepalen of Tom geholpen kan worden in het Behandelcentrum. Ze legt uit wat de verdere stappen zijn en wenst Kees veel sterkte toe. Marieke werkt haar verslag uit in het ECD en stuurt de gegevens door naar de manager van het ambulante team, Henk. Henk leest de informatie en belt naar Joke en Kees voor het maken van een afspraak. Het is namelijk de bedoeling dat Henk op huisbezoek gaat bij Joke en Kees om kennis met hen te maken, maar ook om een goed beeld van de situatie te krijgen. Zo kan hij beter bepalen welke begeleider Tom gaat ondersteunen. Ter voorbereiding aan het huisbezoek stel Henk een zorgovereenkomst op. Hierin staan allerlei formele dingen over rechten, plichten, zorgplan, etc. Als bijlage is er een formulier toegevoegd waar een samenvatting kan worden weergegeven van de afspraken die gemaakt worden: het initieel ondersteuningsplan (of arrangement). Joke en Kees én de directeur van SSWS tekenen deze overeenkomst. Na het huisbezoek verwerkt Henk

12


de gegevens uit de zorgovereenkomst in het ECD. Bij de indicatiegegevens wordt nu toegevoegd wat er is afgesproken over de inhoud van de zorg: Tom ontvangt vanaf volgende week op maandag en op donderdag van 13.00-16.00 uur begeleiding. Hij schrijft in het ECD ook een overdracht voor de gedragskundige, zo weet zij al een beetje van de situatie van Tom. Het enige wat Henk nu nog hoeft te doen is de planning aanpassen. Hij heeft al een medewerker in gedachten die wel goed zal passen bij Tom. Christina is een lieve begeleider. Hij controleert meteen in het ECD haar planning voor de komende weken en ziet dat zij wel ruimt heeft om met Joke, Kees en Tom te starten. Hij zorgt ervoor de Christina dit ook weet, door de gegevens van Tom in haar planning in te voeren. Ze krijgt dan meteen op haar PDA bericht dat ze vanaf maandag naar Tom gaat. Tot slot belt Henk nog even met Marieke om terug te koppelen wat er allemaal afgesproken is. Zo weet Marieke dat het dossier van Tom, voor wat haar werkzaamheden betreft, gesloten kan worden en dat Tom in goede handen is. Casus 2 – 24-uurs zorg Mevrouw De Zeeuw is 39 jaar, ze voelt zich nog niet zo oud en heeft liever dat de mensen haar Evelien noemen. Samen met haar zus Nelleke is ze pas wezen kijken bij de Zonnestraal, een woonproject voor verstandelijk gehandicapten. Een vriendin van haar, mevrouw Van Dijk woont daar ook al, ze heeft dus wel zin om te verhuizen. Vorige week hoorde ze namelijk dat er een plekje vrij is gekomen. Ze stond al een jaar op de wachtlijst en werd regelmatig gebeld door Ans van de Cliëntregistratie. Zij informeerde dan hoe het ging met Evelien en vertelde tegen Nelleke de laatste stand van zaken. Deze informatie vond Ans allemaal in het ECD bij de ‘wachtlijst’. Daar kan ze namelijk zien hoeveel mensen er op de wachtlijst staan, of ze nog voorkeuren hebben voor een woning en allerlei ander praktische informatie. Nu is het dus zover, ze mag naar de Zonnestraal. Het CIZ is vorig jaar al langs geweest en heeft haar toen een ZZP gegeven. Evelien denkt dat Nelleke wel weet wat dat precies betekent. Voor haar is het vooral belangrijk dat ze in de Zonnestraal mag wonen. Ans heeft inmiddels in het ECD aangegeven dat Evelien naar de Zonnestraal zal verhuizen. Als de coördinator van de Cliëntenservice dan het systeem opent, ziet ze meteen dat er een nieuwe cliënt van de wachtlijst afgaat en in zorg wordt genomen. De coördinator ziet dat de Zonnestraal in regio Noord staat, ze zet de indicatie weer door naar de regio. Ze ziet dat Ans van de Cliëntregistratie ook het ‘voordrachtformulier’ heeft ingevuld. Op dit formulier staan al vanuit de indicatie een paar dingen ingevuld: het ZZP, het aantal uren en de zorgvraag zoals die door het CIZ is aangegeven. Ans heeft ook nog wat extra gegevens gecontroleerd, die ze al eerder in het ECD heeft vastgelegd toen Evelien nog op de wachtlijst stond. Dit voordrachtformulier zet ze ook door naar regio Noord. De consulent krijgt dan de indicatie én het formulier te zien als ze het dossier opent. Annelies, de consulent van regio Noord is net terug van een heerlijke vakantie en logt na een periode van rust weer in op haar PC. Wanneer ze is aangemeld in het ECD ziet ze dat ze een hele berg werk op zich afkomen. De afspraak is dat nieuwe cliënten binnen twee weken worden bezocht of gebeld. Dat moet dus nog net lukken met Evelien. Ze belt

13


Nelleke, de zus en contactpersoon van Evelien, voor het afspreken van een huisbezoek. Annelies gaat het liefst altijd zelf kijken bij de nieuwe cliënten thuis, zo kan ze beter kennismaken. Ze neemt op de afgesproken tijd een print van de indicatie en van het voordrachtformulier mee. Ook print ze een blanco ‘antwoordformulier’. Dit is bedoeld als een antwoord op de voordracht: wanneer gaat Evelien verhuizen, welke zorg gaat er meteen gestart worden en wat (eventueel) nog niet, etc. Deze informatie gaat dan via het ECD naar het team waar de Zonnestraal onder valt. Evelien vindt het wel gezellig dat Annelies op bezoek komt. Ze kunnen het goed met elkaar vinden, Annelies verzamelt alle informatie en verteld de dames wat er wel en niet onder het ZZP valt. Evelien houdt niet zo van schoonmaken en opruimen, daarom spreken ze af dat de extra tijd die hiervoor nodig is door hen zelf betaald wordt. Annelies schrijft alles op, zodat ze straks de aantekeningen kan vastleggen in het ECD en maakt met Nelleke afspraken voor het vervolg. Evelien heeft namelijk ook de functie Behandeling in haar indicatie zitten. Daarom zal er in de eerste week na de verhuizing een dokter bij Evelien langskomen. Die zal inventariseren wat er precies nodig is voor haar. Terug op kantoor werkt Annelies haar aantekeningen uit en stelt ze de zorgovereenkomst op. Naast alle formele dingen, staat hierin welk ZZP er geleverd gaat worden aan Evelien en hoe dat er in grote lijnen uit gaat zien. Dit heet het voorlopige ondersteuningsplan. Als Evelien een paar weekjes in de Zonnestraal woont, zal het ondersteuningsplan verder worden verfijnd. Annelies stuurt alle informatie door naar Marijke, de manager van het team van de Zonnestraal. Die neemt het vanaf nu over, regelt de verhuizing en alles wat daarna komt. Vanaf het moment dat Evelien in de Zonnestraal woont, is het dossier voor Annelies afgesloten. Functionaliteit ECD • Stamgegevens en notities (opvragen en aanvullen) • Indicatie (initieel aangeven, inlezen van AZR) • Persoonsbeeld en Perspectief (initieel invullen, aanvullen en raadplegen) • Zorg- en ondersteuningsovereenkomst (vullen met reeds ingevulde informatie in ECD, aanvullen met behulp van arrangementen, aanvullen met overige zaken, afdrukken, inscannen) • Zorg- en ondersteuningsplan (initieel invullen, aanvullen en raadplegen) • Agenda (inzien Medewerker agenda, inplannen afspraak, signalering nieuwe afspraak) • Wachtlijst (signalering vrijgekomen passende plek) • Stamgegevens (aanpassen status cliënt) • Stamgegevens (aanzetten signalering voor follow-up) • Stamgegevens (aanvullende financiering) • Controle op dubbele invoer • Bepaalde velden zichtbaar of inzichtbaar te maken op basis van cliënt typering • Bepaalde velden al dan niet verplicht te maken op basis van cliënt typering Planning

14


5.

Planning

5.1. Voortraject Izaäk, is een jongen van 13 jaar en is al een aantal jaren in ambulante zorg. Onlangs zijn de ouders van Izaäk gescheiden en is vader verhuisd naar Zeeland. Izaäk heeft zeer emotioneel gereageerd op deze gebeurtenis en mist de structuur waar zijn vader thuis voor zorgde. De zorg voor Izaäk en zijn agressieve gedrag wordt te zwaar voor moeder en daarom wordt Izaäk aangemeld bij een LVG voorziening in het midden van het land. Samen met bureau jeugdzorg en de moeder is het anamnese- en intakeformulier ingevuld door het cliëntbureau. Binnen het samenwerkingsverband is uitwisseling van informatie mogelijk waardoor het verslag direct digitaal opgeslagen kan worden in het dossier van de cliënt binnen de organisatie, waar de zorg uiteindelijk geleverd gaat worden. In het verslag wordt uitgebreid informatie verzameld ten aanzien van de hulpvraag, voorgeschiedenis van de ambulante zorg, uitslagen van psychologisch onderzoek en de didactische gegevens van de school. Hiervoor wordt dankbaar gebruik gemaakt van de digitaal uitwisselbare informatiesystemen van de betrokken instanties. Het cliëntbureau zorgt ervoor dat het gevulde dossier terecht komt bij de T3 commissie van de LVG organisatie. Deze commissie bestaat uit gedragswetenschappers, die beoordelen of de aangemelde cliënten passen binnen de organisatie en zo ja, in welk cluster. Deze plaatsingscommissie heeft een akkoord verklaring afgegeven zodat een intake gesprek met Izaäk en zijn ouders gepland kan worden. Voor dit gesprek vragen de betrokkenen (de pedagoog, manager en systeemdeskundige) de nodige informatie op uit het dossier van Izaäk. Zij geven een positief advies en alle betrokkenen maken ieder in het digitale zorgdossier een aanvulling op het anamneseformulier zodat bij opname direct een compleet verslag ter inzage ligt bij de groepsbegeleiding. De voorzitter geeft via het ECD een bericht naar het cliëntbureau zodat de wachtlijstprocedure uitgevoerd kan worden, de zorgovereenkomst opgesteld en verstuurd wordt en de andere interne betrokkenen zoals de facilitaire- en technische – en medische dienst bericht krijgen van deze opname. Functionaliteit ECD • Stamgegevens (aanpassen) • Persoonsbeeld en perspectief (anamnese) • Gegevensuitwisseling (inlezen externe informatie) o Discipline dossier: gedragswetenschapper, orthopedagoog, persoonlijk begeleider (gegevens opnemen, aanvullen)

15


• Algemene deel discipline dossier (vullen en inzien) • Zorg- en ondersteuningsovereenkomst (vullen met reeds ingevulde informatie in ECD, aanvullen met behulp van arrangementen, aanvullen met overige zaken, afdrukken, inscannen) • Signalering relevante organisatie eenheden • Signalering zorgen ondersteuningsovereenkomst • Discipline dossier, medische discipline (aanpassen)

5.2. Persoonsbeeld, plannen, agenda Peter gaat de opname voorbereiden. In het algemene deel van het dossier (discipline orthopedagoog) ziet hij wat er al door het cliëntbureau en de orthopedagoog, die eindverantwoordelijk is voor de behandeling, is geregeld. Hij ziet dat de zorgovereenkomst vandaag nog ondertekend moet worden door de ouders en dat de medicijnlijst nog door gegeven moet worden aan de medische dienst. Gelukkig is wel door de orthopedagoog het voorlopig zorgen ondersteuningsplan opgesteld waarin de werkdoelen voor de eerste 6 weken staan. Sinds er gewerkt wordt met een format zorgen ondersteuningsplan met de standaard doelen, die in het ECD zijn opgenomen, is het voor de orthopedagogen haalbaar om op tijd een voorlopig plan te hebben op de groep. De telefoon gaat en Peter krijgt bericht dat de ouders en Izaäk zijn gearriveerd en naar de woning komen. Eerst maar koffie want zeker vader heeft een lange reis achter de rug en een opname is altijd een emotioneel gebeuren voor de ouders. Zijn manager zegt altijd “Je kind is geen auto, die je naar een garage brengt”. Na de koffie en algemene kennismaking neemt Peter met Izaäk en zijn ouders het voorlopig zorgen ondersteuningsplan door en maakt hij de eerste afspraken. Hij merkt dat de ouders door de ambulante zorg al gewend zijn aan het “zorgjargon”. Izaäk lijkt op zijn gemak maar uit de voorgeschiedenis weet Peter dat de jongen snel uit balans kan raken in nieuwe vreemde situaties. Dus hij informeert met name naar het vaste patroon en daginvulling van Izaäk zodat de begeleiding hierop kan aansluiten de eerste dagen. Tijdens het opnamegesprek gebruikt hij het standaard vragenformulier voor het opnameverslag. Gelukkig kan Izaäk blijven op dezelfde school zodat hierin continuïteit is. Peter vraagt naar de getekende zorgovereenkomst zodat vader hier niet apart voor terug te komen. Ook neemt hij samen met de ouders de belangrijke gegevens door die al eerder zijn vastgelegd in het ECD. Het mobiele nummer van vader is veranderd en dat kan Peter gelijk wijzigen in het systeem. Tevens neemt hij nogmaals de planning en gemaakte afspraken voor de komende periode door en geeft aan op welke nummers de groepsleiding altijd te bereiken is. Peter ziet in de agenda dat de orthopedagoog gelijk een afspraak heeft gepland in de agenda voor een evaluatiegesprek over 6 weken. Hij ziet direct dat de andere therapeuten, de manager en ouders hierover al bericht zijn maar de ouders nog niet. Peter sluit dit kort met de ouders en noteert dit in de checklist. Na het gesprek verwerkt Peter al zijn gegevens in het opnameverslag en verwerkt hij de interne communicatie over de komst van Izaäk.

16


Functionaliteit ECD • Discipline dossier (gegevens opnemen, aanvullen) • Algemene deel discipline dossier (vullen en inzien) • Zorg- en ondersteuningsplan (aanvullen, raadplegen en afdrukken) • Werkplan (aanvullen en raadplegen) • Agenda (inplannen afspraak, inzien, rapporteren)

17


18


6.

Uitvoering

6.1. Aanvang dienst Het is vroeg in de ochtend en nog rustig op het terrein als Peter zijn dienst begint. Hij werkt al 10 jaar in Zandwijk en werkt de laatste jaren al visor (verantwoordelijk begeleider) op cluster A. Binnen cluster A worden jongeren van 12 t/m 18 jaar opgenomen die naast hun licht verstandelijke beperking ook kampen met ernstige gedragsproblematiek. De leeftijd van de kinderen maar ook de dynamiek en de actie op de groep maken dat voldoende uitdaging is in het werk voor Peter. Vandaag komt er een opname en gisteren heeft hij het anamneseverslag al door geplozen vanuit het ECD. Vanmorgen heeft hij gepland om enkele zaken voor opname te regelen. Helaas de rust is snel voorbij als in de woning komt. Er zijn 2 zieken in het cluster wat betekent dat er beroep gedaan is op een invalkracht uit flexpool. Peter logt in op de groep en via zijn persoonlijke code kan hij in het ECD snel het dagjournaal lezen. Hierdoor weet hij direct de belangrijkste onderwerpen zodat hij de persoonlijke rapportage per bewoner even kan laten liggen. Daarna vangt hij Marjolein, de flex, op. Zij is gelukkig een ervaren kracht die al vaker op cluster A heeft gewerkt. Peter vraagt of zij nu een inlogcode heeft maar helaas dat is nog steeds niet geregeld. Hij geeft haar tegen de afspraak in toch maar de code van de zieke collega om de rapportage te lezen. Vervelend maar zij moet toch kunnen lezen en rapporteren! Marjolein krijgt ook inzage in de signaleringsplannen van de kinderen, die zij gaat begeleiden vandaag. Daarin kan zij lezen wat de signalen zijn van een bepaald gedrag en hoe zij dan moet handelen. Zeker belangrijk om escalatie en acting-out gedrag te voorkomen. De mogelijkheid om direct via de inlogcode bij deze plannen te komen is in crisissituaties erg praktisch. Ook geeft hij haar de pieper van de interventiemedewerker, die direct ingeschakeld kan worden bij probleemsituaties. Beiden vangen de jongeren op bij het ontbijt en Peter neemt de afspraken voor de dag met de groep door. Hij ziet in de agenda van het ECD dat er afspraken zijn voor twee kinderen bij de orthopedagoog en de bewegingstherapeut. Ook bespreekt hij met de groep dat er vandaag een nieuwe opname komt. Peter merkt dat een kind erg slecht geslapen heeft en opziet tegen het gesprek met de orthopedagoog. Dit kan problemen geven op school. Zo meteen maar een berichtje naar school om dit door te geven. Na het ontbijt heeft Marjolein tijd om in het kantoor achter de computer de rapportage en de zorgen ondersteuningsplannen in het dossiers door te lezen.

19


Functionaliteit ECD • Algemene deel discipline dossier (vullen en inzien) • Logfile met observatie op cliënt/afdeling/periode (i.h.k.v. overdracht) • Inzien en aanvullen agenda: wat (welke actie), waar (welke locatie), wanneer (tijdstip, afhankelijk van de soort actie globaal tijdsvlak of specifieke afspraak), met wie (welke medewerker of afdeling), volgens welk protocol (verwijzing naar protocol indien relevant), bijzonderheden (verwijzing naar “algemeen dossier deel” indien relevant) • Inzien zorgen ondersteuningsplan

6.2. Agressie-incident/ MIC melding Izaäk is nu 6 weken op de groep en het lijkt erop dat hij zich aardig kan handhaven. Peter is in het kantoor als hij door zijn collega wordt geroepen. Izaäk dreigt uit zijn dak te gaan want zijn vader heeft gebeld met het nieuws dat hij het weekend niet kan komen. Peter belt gelijk de interventiemedewerker om het team te ondersteunen. In het signaleringsplan staat in welke fase en met welk gedrag deze hulp ingeschakeld kan worden. De interventiemedewerker neemt Izaäk mee om zijn agressie buiten te uiten en voorkomt hierdoor dat Izaäk naar de afzonderingsruimte moet. Na afloop bespreekt Peter het incident met de interventiemedewerker en zij vullen samen het meldingincidenten (MIC)formulier digitaal in. De interventiemedewerker vertelt dat hij Izaäk buiten wel stevig vast heeft gehouden om te voorkomen dat hij ging slaan. Gelukkig kalmeerde Izaäk vrij snel en kon de medewerker het alleen af. Helaas is wel de blouse gescheurd tijdens deze gebeurtenis. Ook hiervan wordt verslag gedaan. Tegenwoordig zijn alle gegevens makkelijk in te vullen d.m.v. een afvinkmethode in het ECD. Dit scheelt heel wat administratieve rompslomp. Peter klikt binnen het systeem direct aan dat het MIC formulier naar de MIC commissie, de orthopedagoog en manager verstuurd wordt. Door de komst van het ECD wordt deze registratie direct vastgelegd en verstuurd waardoor intern de informatie bij de juiste personen komt. Voorheen koste hem dit meer tijd om iedereen op tijd te berichten over dit incident. De manager heeft hierdoor maandelijks direct gegevens over het aantal incidenten en de orthopedagoog volgt hierdoor de zorg en kan direct reageren als dit nodig is. Ook de MIC commissie kan direct de informatie verwerken in haar rapportage.

Functionaliteit ECD • Algemene deel discipline dossier (vullen en inzien) • Agenda (incident melding, doorsturen) • Rapporteren incidenten per soort

6.3. De agenda Simon, de teamleider heeft aan iedereen gevraagd om de individuele agenda’s van de kinderen bij te werken. Hij heeft deze informatie nodig voor zijn kwartaalrapportage en om te zien of de indicaties nog toereikend zijn. Peter werkt vandaag de agenda’s van zijn kinderen bij in het ECD. Door het handige formulier heeft hij vrij snel in de gaten of de geleverde zorg van afgelopen periode nog klopt binnen de indicatietijd van de ZZP. Als hij

20


klaar is verstuurt hij een mailtje aan Simon dat de agenda’s up-to-date zijn. Functionaliteit ECD • Inzien en aanvullen agenda: wat (welke actie), waar (welke locatie), wanneer (tijdstip, afhankelijk van de soort actie globaal tijdsvlak of specifieke afspraak), met wie (welke medewerker of afdeling), volgens welk protocol (verwijzing naar protocol indien relevant), bijzonderheden (verwijzing naar “algemeen dossier deel” indien relevant)

6.4. Rapportage therapeuten Sandra, de bewegingstherapeut heeft een afspraak met Izaäk. Peter heeft de school al gemeld van deze afspraak zodat Izaäk om 11.00 uur bij Sandra kan zijn. Izaäk geniet van deze uurtjes in de sportschool want hij oefent met Sandra op de boksbal en met gewichten. Vandaag regent het en Izaäk moet door storm en wind naar de sportschool. Hij baalt hiervan en zeker als hij merkt dat zijn band leeg staat. Hij komt hierdoor te laat en reageert direct zeer agressief als Sandra hem vraagt waarom hij te laat is. Sandra laat Izaäk afreageren op de boksbal en de woede kan zij later wel met hem bespreken. Zij laat Izaäk niet alleen naar de woning terug gaan maar regelt een interventiemedewerker om hem te begeleiden. In het ECD schrijft zij het verslag van de bijeenkomst zodat de groepsbegeleiding direct kunnen lezen wat er is voorgevallen. Sandra is erg tevreden over de mogelijkheid binnen het ECD om onderscheid te maken in open informatie naar groepsleiding en haar eigen privacy gevoelige informatie uit de behandelsessie. Functionaliteit ECD • Agenda (signalering afspraak) • Discipline dossier: bewegingstherapeut (gegevens opnemen, aanvullen) • Algemene deel discipline dossier (vullen)

6.5. M&M noodmaatregel Izaäk komt ondanks de opvang van de interventiemedewerker geïrriteerd op de woning. Marjolein, de flexwerker vangt hem op. Gelukkig had zij het verslag van Sandra gelezen. Al snel slaat Izaäk door en helaas is er niet meer met hem te onderhandelen. Marjolein en Peter brengen met Izaäk in de afzonderingsruimte waar Izaäk tot rust kan komen. Peter neemt direct na het voorval contact op met de orthopedagoog, want ondanks dat deze maatregel opgenomen is in het behandelplan, wil zij hiervan direct bericht hebben om eventueel extra maatregelen te nemen voor de avond en nacht. Peter vraagt in het ECD een M&M noodformulier op en vult dit in. Ook deze informatie wordt direct gemeld bij de intern betrokken personen. Tevens is het noodzakelijk dat de incidenten worden geregistreerd. Cliëntveiligheid is een van de velden uit het kwaliteitskader en hiervoor worden per cluster indicatoren opgesteld. Het is voor de teamleider en manager belangrijk om te volgen welke incidenten hebben plaatsgevonden, bij wie en welke maatregelen er zijn genomen.

21


Functionaliteit ECD • Algemene deel discipline dossier (inzien) • Agenda (incident melding, automatisch doorsturen) • Managementinformatie (rapportage incidenten)

22


7.

Evaluatie

7.1. Rapportage en evaluatie De groepsleiding heeft aan de hand van specifieke observatiedoelen elke dag gerapporteerd in het dossier. Door de komst van het ECD is kan een ieder specifiek rapporteren bij de opgestelde doelen in het bezorg- en ondersteuningsplan. Hierdoor is de registratie zorgvuldig en completer en is de voorbereiding van de evaluatie voor Peter veel eenvoudiger geworden. Peter leest hierdoor gelukkig niet meer terug “vandaag gevoetbald” want ja, dat doet Izaäk elke dag. Peter wil vandaag het evaluatieverslag afmaken over de observatieperiode. Hij kan nu gericht informatie verzamelen over de specifieke zaken die de doelen in het zorgen ondersteuningsplan staan. Volgende week is het evaluatiegesprek gepland waarin de observatieperiode en de stand van zaken ten aanzien van de doelen in het zorgen ondersteuningsplan worden besproken. Hij stuurt zijn verslag aan de personen, die bij het evaluatiegesprek aanwezig zijn. Ook de andere therapeuten maken een verslag en al deze informatie is voor een ieder ter voorbereiding in te zien in het ECD. De orthopedagoog, die verantwoordelijk is voor de behandeling checkt een paar dagen van te voren of een ieder zijn aandeel heeft verzorgd en zij kan hierdoor de bijeenkomst goed voorbereiden. Ook analyseert zij de uitslagen van de gebruikte testen en andere meetschalen, zoals de nulmeting of SSPP meting. Ook de school heeft zij gevraagd informatie op te sturen zodat er een compleet beeld is over de eerste periode op cluster A. Zij stelt aan de hand van deze informatie een concept zorgen ondersteuningsplan op en stuurt dit ter informatie op aan de ouders en andere betrokkenen zodat dit een uitgangspunt kan zijn voor het gesprek. Functionaliteit ECD • Doelen rapportage: doelen, acties, observaties/resultaten (genereren, aanvullen, signaleren gereedheid, inzien) • Discipline dossier (genereren rapportage meetresultaten, aanvullen) • Zorg- en ondersteuningsplan

7.2. MDO Er is een eerste MDO gepland voor Izaäk. Hiervoor worden alle therapeuten, die bij de behandeling betrokken zijn uitgenodigd. Bij opname zijn direct de data van de MDO’s voor het komende jaar gepland zodat alle betrokkenen dit terugzien in hun agenda. Het gesprek vindt plaats en samen met de ouders wordt het behandelplan vastgesteld. Alle therapeuten zijn zoveel mogelijk aanwezig. De afwezige therapeuten hebben hun

23


verslagen en opmerkingen bij het concept behandelplan vooraf digitaal ingeleverd bij de orthopedagoog. Het is een prettig gesprek waarin de vragen en twijfels van de ouders over de agressieproblematiek thuis goed besproken werd. Er wordt extra aandacht besteed aan de begeleiding van de ouders door de systeemdeskundige. Ook wordt afgesproken dat bij weekendbezoek de ouders een samenvatting van de rapportage krijgen zodat zij weten wat er afgelopen periode is gebeurd en afgesproken met Izaäk. De ouders gaan akkoord en ondertekenen het plan. Peter spreekt af om het plan met Izaäk door te nemen. Het accent ligt de komende periode op het onder controle gaan krijgen van zijn agressie. De orthopedagoog verwerkt alle gegevens en stuurt het definitieve plan op naar het cliëntbureau, die het plan verstuurt naar extern betrokkenen en de ouders. Het werkplan Na het gesprek werken alle betrokken disciplines hun eigen aandeel uit het zorgondersteuningsplan uit in hun specifieke deel- of werkplannen. De arts verwerkt de verandering van medicatie. Doordat de apotheek een eigen inlogcode heeft en kan inzien wat de veranderingen zijn, is de kans op medicatiefouten aanzienlijk afgenomen. Hij wil ook het aanvraagformulier voor extra hulpmiddelen invullen maar hij ziet dat de fysiotherapeut dit al heeft gedaan. Ook Peter maakt direct zijn werkplan af waarin hij voor de groepsbegeleiding uiteenzet hoe en waaraan gewerkt gaat worden. Gelukkig kan hij hiervoor gebruik maken van de standaard doelen zoals en acties, die in het ECD zijn opgenomen. Peter is geen schrijver en vond voorheen het formuleren van doelen een ‘crime’. Ook collega’s mopperde vaak over het opzetten en bijhouden van de werkplannen maar tegenwoordig hoort hij hun minder klagen over dit werk. Peter stelt bij de opgestelde ontwikkelingsgebieden de volgende doelen op: Peter gaat ook naar Izaäk om het gesprek en gemaakte plannen door te nemen. Izaäk reageert geïrriteerd op het plan. “Jullie weten zeker weer wat goed voor mij is…” Als Peter hem uitlegt dat hij ook een eigen persoonlijk plan kan maken, die opgenomen wordt in het zorgen ondersteuningsplan, wordt Izaäk enthousiaster en zeker als hij merkt dat hij dit op de computer kan doen in een standaard formulier.

Doel Leer mij omgaan met mijn frustraties

Subdoelen Ik kan aangeven wanneer ik boos ga worden

Leer mij mijn zelfredzaam- Help mij om mijn kamer heid te vergroten netjes te houden

24


Aktie “lekker in mijn lijf” schema invullen “standaard vragenlijst zelfredzaamheid” invullen Elke dag met begeleider de kamer opruimen

Functionaliteit ECD • Discipline dossier (gegevens opnemen, aanvullen) • Algemene deel discipline dossier (vullen en inzien) • Zorg- en ondersteuningsplan (aanvullen, raadplegen en afdrukken) • Werkplan (aanvullen en raadplegen)

7.3.

Recht op zorg De ouders van Lucy willen inzage in het zorgen ondersteuningsplan omdat zij het idee hebben dat hun kind niet de hoeveelheid ondersteuning krijgt waar zij recht op heeft. De ouders hebben telefonisch aangegeven dat zij willen praten over hoe de uren, die in het indicatiebesluit zijn weergegeven concreet zijn uitgewerkt in de plannen en agenda? De zorgmanager wil van de teamleider een verantwoording van de leveringsbetrouwbaarheid. Pim, teamleider van woning De Keet, zucht nadat hij de telefoon van zijn manager heeft neergelegd. De ouders van Lucy (een bewoonster met een verstandelijke beperking) zijn erg boos omdat zij dit weekend thuis gemerkt hebben dat Lucy na 6 maanden nog steeds niet goed kan fietsen. Dit was toch de vorige keer afgesproken en de nieuwe fiets is al aangeschaft. De ouders komen volgende week op gesprek omdat zij hierover uitleg willen krijgen. Pim draait alvast het zorgplan uit met daarin de gestelde doelen en activiteiten. Tevens gaat hij in de rapportage na wat hierover in de afgelopen periode is gerapporteerd. Gelukkig kan hij dit snel terugzien daar er sinds een aantal maanden in het ECD doelgericht gerapporteerd wordt. Pim leest in de rapportage dat Lucy de afgelopen maand twee keer gevallen is met haar fiets en daardoor erg bang is geworden. Er zijn diverse keren pogingen gedaan om haar te motiveren maar Lucy gaat de fiets niet op. Hij ziet ook in de rapportage dat Lucy een aantal dagen niet uit bed wilde komen vanwege haar angst om te moeten fietsen. De begeleiders hebben haar op de groep andere activiteiten aangeboden ter afleiding zoals wandelen en doen van spelletjes. Het heeft een week geduurd voordat met Lucy weer te praten was over de fiets. De begeleiders hebben nu afgesproken met de activiteitenbegeleiding dat zij eerst gaan oefenen op de tandem zodat Lucy over haar angst heen kan komen. Gelukkig heeft de persoonlijk begeleider van Lucy alles in het dossier goed bijgewerkt zodat Pim ook in de agenda kan zien dat de activiteitenbegeleiding s deze week 2 uur per week met Lucy deze activiteit op pakt. Ook ziet hij in de agenda precies welke zorg er naast deze activiteit geboden wordt op het gebied van de basiszorg en de dagbesteding. Hij maakt hier alvast een uitdraai van en stuurt deze agenda op naar zijn manager ter voorbereiding op de bespreking. Functionaliteit ECD • Doelen rapportage: doelen, acties, observaties/resultaten (genereren, inzien) • Zorg- en ondersteuningsplan (raadplegen en afdrukken)

25


7.4. Ontslag/overplaatsing 7.5. Terug uit ziekenhuis Jan is uitbehandeld in het ziekenhuis en komt voor zorg terug naar de instelling. Jan is een week opgenomen geweest en heeft een dossier in het ziekenhuis en deze informatie moet overgedragen worden naar de instelling. Hans is de verantwoordelijke AVG arts voor Jan en krijgt een signalering via het ECD (de cliënten administratie heeft de status van Jan in het ECD weer op “in zorg” gezet en dit genereert automatisch een signalering naar alle betrokken medewerkers). Hans kijkt in het ECD bij Jan en zonder dat hij extra handelingen hoeft te verrichten kan hij het dossier uit het ziekenhuis inzien in het onderliggende HIS. Hans maakt nog wat aantekeningen en neemt zich voor om later op de dag bij Jan langs te gaan om te kijken hoe het met hem gaat en te overleggen over nazorg. Functionaliteit ECD • Stamgegevens, status cliënt (aanpassen en signalering) • AVG Discipline dossier, HIS gegevens (inzien)

7.6. Naar andere instelling (ondersteuningsvorm) Peter begeleidt naast Izaäk ook nog 4 andere kinderen waaronder Agnes. Agnes woont al 4 jaar op de groep en wordt binnenkort 19 jaar en kan qua leeftijd niet meer langer blijven. Peter heeft een goede band met haar opgebouwd maar zij moeten binnenkort afscheid nemen. Er is al een evaluatiegesprek geweest en samen met de voogd van Agnes is gekeken naar de mogelijkheden. Agnes gaat mee doen in een begeleid wonen traject. Dit betekent dat zij over twee dagen met ontslag gaat. Peter is gevraagd om een eindverslag te maken. Hij verzamelt in het ECD alle nodige informatie die hij kan opsturen. Dit doet hij met een checklijst uit het ECD. Hierin ziet hij ook welke personen hij moet inlichten over het vertrek. In overleg met de voogd is afgesproken dat alle bezorg- en ondersteuningsplannen en verslagen meekunnen zodat de begeleiding direct gecontinueerd kan worden. Het zou zonde zijn als de aanpak van afgelopen jaren niet overgedragen wordt. Peter heeft hierover al contact gehad met de begeleider van het project. Peter vindt het erg jammer dat in de andere instelling met een ander digitaal programma gewerkt wordt waardoor het zorgen ondersteuningsplan niet zonder meer over te nemen is. Men werkt daar ook met een andere methodiek en werken met een woonplan waarin het wonen centraal staat. Hierdoor moet Peter de afdeling automatisering vragen een export bestand te genereren in een algemeen bruikbaar data base formaat met alle gegevens. De zware taak nadat de andere instelling zoveel mogelijk van de gegevens vanuit het export bestand heeft ingelezen zal het controleren en aanvullen van de gegevens worden. Gelukkig hoeft Peter alleen maar de begeleidende rapportage te genereren, te printen en op te sturen en is de controle- en aanvullingswerk voor de nieuwe instelling van Izaäk. Peter informeert ook de medische dienst, zodat er extra medicatie mee gegeven kan worden aan Agnes voor het weekend. Het zou toch mooi zijn als de apotheek van de andere instelling de medicatieoverzichten en de historiedirect kon inzien. Agnes is namelijk allergisch voor bepaalde soorten antibiotica en heeft in het verleden hier

26


vervelende ervaringen mee gehad. Peter vraagt aan de medische dienst om hiervan een rapportage te doen bij de medicijnoverzichtlijst. Functionaliteit ECD • Zorg- en ondersteuningsplan • Doelen rapportage: doelen, acties, observaties/resultaten (genereren, aanvullen, signaleren gereedheid, inzien) • Algemene deel discipline dossier (inzien) • Betrokkenen (geautoriseerden) rapportage • Export rapportage

7.7. Informatie over cliënten tussen verschillende instellingen Cliënt is onder behandeling van de stelling Behandelhuis en woont weer bij de instelling Woonhuis en werkt weer bij de instelling Werkhuis. Om ervoor te zorgen dat alle betrokken medewerkers van de verschillende instellingen beschikking hebben over de relevante gegevens, is besloten om de betrokken medewerkers van Behandelhuis en Werkhuis toegang te geven via een beveiligde verbinding met het ECD van instelling Woonhuis. De medewerkers van de verschillende instellingen krijgen rollen toegewezen waaraan speciale rechten worden toegekend en waarmee ze herkenbaar zijn in het systeem als externe medewerkers voor instelling Woonhuis. Functionaliteit ECD • Autorisatie op basis van herkenbare OEs en rollen • Zorg- en ondersteuningsplan (inzien) • Agenda (inzien en rapportage aanvullen) • Algemene deel discipline dossier (inzien en aanvullen)

27


28


8.

Managementinformatie

8.1. Capaciteitsbehoefte

Er is een interne vacature op de Keet. Pim is als teamleider druk bezig geweest met het opstellen van een goed profiel. Tevens heeft hij hierbij goed gekeken naar de zorgzwaarte van zijn cliënten en de huidige deskundigheid van zijn personeel. Het ECD geeft Pim informatie over de huidige ZZP’s en de nodige personeelsuren, die hij hiervoor kan inzetten. Uit het overzicht van de aanwezige ZZP’s binnen zijn cluster leest hij precies hoeveel uren per ZZP ingezet kunnen worden voor de basiszorg en behandeling. In totaaloverzichten ziet hij wat dit betekent voor zijn capaciteitsbehoefte in het gehele cluster. Uit deze analyse werd duidelijk dat hij een SPW-er niveau 3 nodig heeft binnen zijn formatie. Hij stuurt zijn gegevens door naar zijn manager, Marjolein zodat deze de vacature uitkunnen doen. Functionaliteit ECD • Rapporteren zorgzwaarte per cluster • Vergelijke aanwezige capaciteit en vraag (op basis van zorzwaarte)

8.2. AO/IC rapportage De HEAD wil inzicht in de status van de AO / IC zaken. Er wordt een rapport gegenereerd met de onderwerpen die in ECD worden bijgehouden. Zo kunnen zaken als de actualiteit van het zorgplan, de geldigheid van indicatie en verantwoording van de geleverde zorg tijdig en inzichtelijk gemaakt worden. De HEAD bericht alle managers dat hij de nodige informatie wil hebben. Marjolein werkt als manager en heeft naast de Keet nog vier andere woningen onder haar hoede. Zij ontvangt het bericht van de HEAD en gaat aan de slag om deze bedrijfsinformatie te verzamelen. Marjolein heeft van Pim, de teamleider, al gehoord dat de ZZP’s op de Keet niet dekkend zijn. Tevens heeft Pim aan Marjolein gemeld dat hij bij 4 cliënten wederom niet uitkomt met de uren, die in het arrangement zijn opgenomen. Toch hebben de cliënten deze zorg nodig. Marjolein controleert zelf ook een aantal zaken als personele bezetting, vorige kwartaalrapportages en de geleverde uren zorg en behandeling. Tevens vergelijkt zij deze gegevens met de huidige gegevens uit de arrangementen en de agenda’s van de cliënten binnen haar cluster. Hiervoor kan zij gelukkig gebruik maken mogelijkheid binnen het ECD om alle gegevens uit de agenda’s van alle bewoners te verzamelen en te genereren in een verzamelstaat. Het blijkt uit haar cijfers dat er toch overleg met het zorgkantoor moet plaatsvinden over het probleem van het niet kunnen leveren van zorg binnen de gestelde ZZP. Ook zijn 4

29


aangevraagde indicaties nog niet gehonoreerd door het CIZ zodat er meer zorg geleverd wordt dan op dit moment wordt geïndiceerd. Functionaliteit ECD • Rapporteren geplande en geleverde zorg

8.3. Capaciteitsbehoefte exporteren naar rooster systeem Eenmaal per drie maanden worden de begeleiders in cluster A gevraagd om hun wensen op te geven ten aanzien van het rooster. Marjolein verzamelt deze gegevens. Op basis van de ZZP’s van haar cluster weet ze wat haar capaciteitsbehoefte is. Het ECD geeft aan wat de totale capaciteit mag zijn voor zorg, wonen, dagbesteding en behandeling. Dit is nog maar een grove indeling: woonzorg, dagbesteding en behandeling. Om te weten wat ze op welk moment van de dag nodig heeft, moet ze de cliëntagenda’s raadplegen. Uit de cliëntagenda’s komt vervolgens naar voren wat er dan precies nodig is: per dag van de week en zelfs per dagdeel de hoeveelheid uren personeel per deskundigheid. In de roosterplanning worden deze gegevens verwerkt en op basis van deze gegevens kunnen de rooster digitaal gemaakt worden en ingelezen door de medewerkers. Naast de zorguren die een medewerker de komende periode zal maken, staan er ook nog wat opleidingsmomenten op de planning. Bovendien is er ook een voorlichtingsbijeenkomst over de nieuwe manier van werken voor alle medewerkers van haar cluster. Er is dus wat extra capaciteit voor organisatiegebonden tijd nodig. Dat wordt de volgende periode wel weer rechtgetrokken. De uitkomst van het rapport van de cliëntagenda’s, de benodigde tijd voor organisatiegebonden activiteiten én de wensen van de medewerkers worden verzonden naar de roostermaker (via export bestand)2. De roostermaker leest de gegevens in het roosterpakket in en na wat plussen en minnen volgt een eerste conceptrooster voor de volgende periode. Functionaliteit ECD • Genereren capaciteitsvraag vanuit zorgzwaarte (op basis van ZZPs) voor cluster • Genereren detail (geplande) capaciteitsvraag voor cluster • Agenda, aanpassen geplande zorg (aanpassen, signalering indien afwijking van indicatie of zorgplan) • Exporteren capaciteitsvraag

8.4. Gegevensuitwisseling financieel systeem Het is weer de 8e van de maand, tijd voor de productiecontrole. Robert opent het ECD en zoekt de productiegegevens van de vorige maand en selecteert het onderdeel Zorg in 2

30

Zou ook een directe gegevensuitwisseling kunnen zijn als er een koppeling is tussen ECD en rooster pakket.


Natura (ZIN). Gedurende de hele maand is bijgehouden wie welke zorg ontvangt. Nu is het tijd om te kijken of dat past bij wat begroot is. De opdracht van vandaag is te kijken welke afwijking er is per organisatorische eenheid (OE). Robert ziet dat een paar teams minder hebben geleverd dan begroot, de meeste teams laten een lichte overschrijding zien. Een tijdje geleden zijn in het ECD ook de tarieven ingevoerd. Zo kan Robert niet alleen zien of er een afwijking in uren, dagdelen of dagen is, maar ook wat dat voor het budget van de OE betekent. Robert exporteert de gegevens na controle naar het financieel systeem. Nu kunnen de resultaten verwerkt worden in de maandelijkse financiële rapportages. Als de productiecontrole klaar is, selecteert Robert een volgend onderdeel, de PGB’s. Hij maakt een exportbestand van de geleverde uren gereed en importeert dit bestand vervolgens in het financieel systeem. Hij selecteert die cliënten met een PGB, die de afgelopen maand zorg of ondersteuning hebben ontvangen. Alleen zij krijgen nu een factuur thuisgestuurd. Robert zet de facturen klaar voor verdere verwerking en verzending. Deze stap herhaalt hij nog een paar keer. De facturen voor de WMO moeten naar de verschillende gemeentes gestuurd worden. Er zijn ook een paar cliënten die niet alle zorg bij SSWS (Samen staan we sterk) afnemen. Sommige cliënten hebben bijvoorbeeld alleen maar dagbesteding bij SSWS en wonen ergens anders. Voor die cliënten wordt ook een factuur gemaakt van de geleverde zorg en begeleiding. Deze gaat naar de stichting waar de cliënt woont, de zogenaamde ‘hoofdaannemer’. Sinds kort is er ook een cliënt komen wonen die een indicatie heeft van Justitie. Voor hem gaat de factuur dus naar Justitie toe. Zo, Robert is bijna klaar. De laatste stap is de CAK-verantwoording. Daarvoor gaat Robert weer terug naar het ECD. Hij selecteert alle geleverde uren ambulante zorg en drukt op de knop ‘klaar maken voor verzending’. Het ECD genereert een exportbestand, wat Robert naar het CAK kan sturen. Het CAK leest dit weer in en berekent over de geleverde uren de eigen bijdrage voor de cliënten. Functionaliteit ECD • Genereren productie overzichten per financieringsbron • Exporteren naar financieel systeem

8.5. Inspectiebezoek De IGZ inspecteur komt langs en vraagt om de rapportage op basis van de indicatoren van het Kwaliteitskader. Marjolein, manager van cluster A heeft de vraag gekregen om voor haar woningen een rapportage te maken. Na het bezoek vorig jaar heeft Marjolein als manager van cluster A de kwaliteitsindicatoren voor haar cluster uitgewerkt en vastgesteld; ze heeft een selectie gemaakt uit het totaal aan indicatoren van het Kwaliteitskader, ook heeft ze nog een aantal organisatiespecifieke toegevoegd. Dit heeft zij gedaan om ervoor te zorgen dat ze gedurende het jaar in de gaten kon houden of de gebieden waarop in het jaarplan

31


verbeter acties zijn gedefinieerd ook daadwerkelijk verbeteren. DE meest gegevens voor de indicatoren (zoals bijvoorbeeld het aantal valincidenten wat een aandachtspunt is) worden door medewerkers aangelverd vanuit hun regulier rapportage. Voor een heeft zij specifieke vragenlijsten opgesteld, die de begeleiders elke maand moeten invullen voor hun cliënten. Deze vragenlijsten zijn ook opgenomen in het ECD (op te vragen en in te vullen). Gedurende het jaar heeft Marjolein periodiek het door haar zelf gedefinieerde “Kwaliteitsindicatoren” rapport voor cluster A gegenereerd en waar nodig op basis van de uitkomsten bijgestuurd. Voor het inspectie bezoek gegenereerd ze zowel de standaard (volledige) Kwaliteitsindicatoren rapportage als haar specifieke om een doelgericht gesprek te kunnen voeren met de inspecteur. Marjolein ziet het inspectiebezoek met vertrouwen tegemoet. Functionaliteit ECD • Genereren rapportages Kwaliteitsindicatoren • Aanmaken rapportages • Vragenlijsten (aanmaken en invullen)

32


Professionaliteit in de zorg voor mensen met functiebeperkingen Kenmerken, rol en voorwaarden

VERENIGING GEHANDICAPTENZORG NEDERLAND

Oudlaan 4 3515 GA Utrecht

Postbus 413 3500 AK Utrecht

T (030) 27 39 300 F (030) 27 39 387

www.vgn.org [email protected]

Programma van Eisen en Casus. Electronisch Cliënten Dossier

Recommend Documents