Programma van Eisen Elektronisch Cliënten Dossier. Versie 3.0

Programma van Eisen Elektronisch Cliënten Dossier Versie 3.0

Inhoudsopgave 1. 1.1. 1.2. 2. 2.1. 2.2. 3. 3.1. 3.2. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.5.1. 4.5.2. 4.5.3. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. 4.10. 4.11. 4.12. 4.13. 4.14. 4.15. 4.16. 4.17. 5. 5.1. 5.2. 5.3. 6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.3.1. 6.3.2. 6.3.3. 6.3.4. 6.3.5. 6.4. 6.4.1. 6.4.2. 6.4.3. 6.4.4. 6.4.5. 6.4.6. 6.4.7. 6.4.8.

Introductie ................................................................................. 4 Aanleiding voor het project ECD .................................................... 4 Wat verandert er nu in de kern ..................................................... 6 Tot stand komen en ontwikkeling van dit document ......................... 7 Opbouw documenten samenhang overige hulpmiddelen ................... 8 Doelstelling ECD project ............................................................... 9 Primair proces de basis voor ECD ................................................ 10 ZIM ......................................................................................... 10 Primair proces in procesmodel ..................................................... 11 Uitgangspunten en algemene eisen .............................................. 12 Ondersteunt intramurale en extramurale dienstverlening ................ 12 Voldoen aan huidig Wettelijk kader .............................................. 12 Voldoen aan voorgenomen Wettelijk kader ................................... 13 Voldoen aan Functionele kaders .................................................. 14 Voldoen aan Technische kaders ................................................... 14 Nictiz ................................................................................... 14 AZR ..................................................................................... 15 NEN 7510 informatiebeveiliging ............................................... 15 Laagdrempelig gebruik ............................................................... 15 Gelaagde en flexibele autorisatie ................................................. 16 Externe gegevensuitwisseling...................................................... 16 Interne gegevensuitwisseling ...................................................... 17 Schaalbaar ............................................................................... 18 Stabiliteit ................................................................................. 18 Ondersteunt decentrale uitvoering en mobiel gebruik van een cliëntendossier .......................................................................... 18 Flexibiliteit systeem ................................................................... 18 Eenvoudig beheer ...................................................................... 19 Historie en Archivering ............................................................... 19 Correspondentiefunctie .............................................................. 19 Layout formulieren en rapporten ................................................. 19 Aanmeldingsfase ....................................................................... 20 Oriëntatie ................................................................................. 20 Wachtlijstbeheer ....................................................................... 20 Cliëntregistratie......................................................................... 20 Zorg en Dienstverleningsfase ...................................................... 21 Opstellen persoonsbeeld ............................................................. 21 Opstellen Hoofddoel ................................................................... 22 Opstellen Werkplannen .............................................................. 22 Ondersteunt opstellen van daginvulling (agenda van de cliënt) van de cliënt op handelingsniveau ................................................. 22 Bewaking op indicatie (ZZP) ................................................... 23 Bewaking op aansluiting bij doelen uit het Zorgplan ................... 23 Printen van werkplannen ........................................................ 23 Mogelijkheid tot export van capaciteitsbehoefte naar roosterapplicatie.................................................................... 24 Uitvoeren Zorg en dienstverlening ............................................... 24 Registratie geleverde zorg ...................................................... 24 Registratie aanwezigheid/deelname dagactiviteiten .................... 24 Mogelijkheid voor invoeren observaties .................................... 24 Faciliteren invullen diverse controle lijsten ................................ 24 Mogelijkheid voor inzien logfile met observatie op cliënt/afdeling/periode ........................................................... 24 Inzage in protocollen en richtlijnen .......................................... 24 Inzage in medicijnlijsten/ ligplannen (decubitus) ....................... 25 Registratie gebruikte materialen .............................................. 25

Programma van Eisen versie 3.0

2

6.4.9. 6.4.10.

Registratie alarm opvolging .................................................... 25 Mogelijkheid tot uitdraaien rapportages voor gebruikers van het ECD ..................................................................................... 25 6.4.11. Ondersteunen rapportage omtrent Normen Verantwoorde Zorg ... 25 6.4.12. Ondersteunen dagen maandrapportage .................................. 26 6.5. Evalueren Zorg- en Dienstverlening ............................................. 27 6.5.1. Trigger op verlopen zorgplan .................................................. 27 6.5.2. Evaluatie cliënttevredenheidsscore .......................................... 27 6.5.3. Evaluatie van de acties versus doelen in het zorgplan ................ 27 6.5.4. Trend/ontwikkeling op meetschalen ......................................... 27 6.5.5. Interpreteren van en acteren op de vergaarde managementinformatie .......................................................... 27 6.5.6. Evaluatie maatregelen incidenten ............................................ 28 6.5.7. Vastleggen resultaat van het MDO ........................................... 28 6.5.8. Trigger „Laatste Mutatiedatum‟ ................................................ 28 6.5.9. Mutatiebericht AZR ................................................................ 28 7. Afmeldingsfase .......................................................................... 29 8. Externe Rapportage ................................................................... 30 8.1. IGZ rapportage ......................................................................... 30 8.2. Kwaliteitskaart .......................................................................... 30 8.3. Input voor jaardocument maatschappelijke verantwoording ............ 30 9. Managementinformatie (interne rapportages) ............................... 31 9.1. Bedrijfsvoering .......................................................................... 31 9.2. Zorg ........................................................................................ 32 10. Externe verantwoording ............................................................. 33 10.1. Gerealiseerde zorg per groep/periode/cliënt .................................. 33 10.2. Gerealiseerde zorg op instellingsniveau (productiestaat) ................ 33 11. Systeem signalering (triggers) .................................................... 34 11.1. Totale zorgvraag overschrijdt de raamafspraken met zorgkantoor (productieplafond) ..................................................................... 34 11.2. Triggers rondom de indicatie van de cliënt .................................... 34 11.3. Opvolgen signalering op basis van relevante velden uit verantwoorde zorg ......................................................................................... 34 12. Instellingsspecifieke eisen .......................................................... 36 12.1. Gebruikersvriendelijkheid ........................................................... 36 12.1.1. Aantal klikken ....................................................................... 36 12.1.2. Aantal schermen ................................................................... 36 12.1.3. Muis of toetsen...................................................................... 36 12.1.4. Intuïtief (Icoontjes, scherm aanraken, kleuren, geluid) .............. 36 12.1.5. Leesbaarheid ........................................................................ 36 12.1.6. Performance ......................................................................... 36 12.2. Apparaat .................................................................................. 36 12.3. Mobiliteit .................................................................................. 37 12.4. Officesuite ................................................................................ 37 12.5. Aanvullende rapportage ............................................................. 37 12.6. Training en opleiding.................................................................. 38 12.7. Communicatie en koppelingen benoemen ..................................... 38 12.8. Conversie ................................................................................. 38 12.9. Details registratie geleverde zorg ................................................ 38 12.10. Meetschalen.............................................................................. 38 12.11. Mate van werkstroombesturing ................................................... 39 12.12. Pionier of bewezen .................................................................... 39 12.13. „Best of breed‟ of ERP ................................................................. 39 12.14. Een sector of multisectoraal ........................................................ 39 12.15. Disciplinedossiers ...................................................................... 40


3

1. Introductie In de zomer 2005 is door VWS aan ActiZ de opdracht gegeven een landelijk project op te starten omtrent het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). De algemene doelstelling van het project is het aan de gehele sector beschikbaar stellen en overdragen van kennis en ervaring op het gebied van het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). In dit Programma van Eisen (PvE) zijn de collectieve wensen en eisen voor een ECD van zorginstellingen in de VVT-sector samengesteld. In dit eerste hoofdstuk van dit Programma van Eisen worden de ontwikkelingen geschetst die de aanleiding vormen voor het starten van het project ECD. Tevens wordt er weergegeven wat de kern van de verandering in de werkwijze is met de komst van het ECD.

1.1.

Aanleiding voor het project ECD

De ontwikkelingen in de zorg die aanleiding vormen voor het project ECD zijn weergegeven in figuur in. Tevens is er per blok een omschrijving gemaakt van de belangrijkste wijzigingen.

Figuur 1: belangrijkste veranderingen in de VVT-sector

Zorgzwaarte bekostiging De bekostiging van de zorg is een belangrijk agendapunt voor alle betrokkenen. Een heldere bekostiging van de zorg begint met een helder inzicht in de overeengekomen en geleverde zorg. Knelpunt voor de instellingen, is het gebrek aan een hulpmiddel, dat dit inzicht kan creëren dan wel kan ondersteunen. Van aanbod naar vraag Er is een kentering waar te nemen van traditionele aanbodsturing naar vraagsturing in de zorg (dan wel dialoog gestuurde zorg). Vraagsturing veronderstelt een helder inzicht in de mogelijkheden ten aanzien van de te leveren zorg (bij zowel de cliënt als de instelling) en een zekere flexibiliteit om op de vraag in te gaan. Vraagsturing impliceert tevens dat er op cliëntniveau inzicht is in de gewenste en geleverde zorg, met de bijbehorende kosten. Huidige knelpunten ten aanzien van vraagsturing zijn het gebrek aan inzicht op


4

cliëntniveau (leverbetrouwbaarheid) en een beperkt zicht op de impact van een wijzigende vraag op bijvoorbeeld de planning van de benodigde formatie. Gezien de opkomst van Zorgzwaartepakketten (ZZP‟s) met daarbij mogelijk aanvullende private financiering en de WMO ontwikkelingen zal een opdeling van zorg naar financieringsbron noodzakelijk zijn binnen het te ontwikkelen ECD. Kwaliteit en Normen verantwoorde zorg Zowel binnen de sector als in de pers, is de afgelopen periode veel aandacht besteed aan kwaliteit in de zorg. De gemiddelde instelling heeft onvoldoende grip op de kwaliteit van de dienstverlening of kan deze op zijn minst onvoldoende zichtbaar maken. In dit licht zijn diverse initiatieven opgestart omtrent de kwaliteit van de zorg. Dit heeft geresulteerd in de Normen Verantwoorde zorg voor de VVT-sector. Kwaliteit wordt veelal gedefinieerd door de verhouding prijs/prestatie, en heeft ook een relatie naar het zorgdossier. Het zorgdossier moet primair die gegevens bevatten die nodig zijn om kwalitatief goede zorg te verlenen. Hiermee wordt een koppeling gelegd tussen de inhoudelijke zorg en de gemaakte kosten. Knelpunt in de zorg is veelal, dat het eenduidig vaststellen en volgen van zowel de geleverde zorg als de gemaakte kosten, onvoldoende ondersteund wordt. Dit vormt een zware beperking voor het evalueren en bijstellen, wat een wezenlijk onderdeel van kwaliteitsmanagement is. Een voorspelbare kwaliteit kan alleen als er planmatig invulling wordt gegeven aan een ECD per cliënt met kwantitatieve en kwalitatieve elementen. Zorgleefplan Het zorgleefplan is een van de initiatieven die zijn voortgekomen uit de bij Kwaliteit en Normen Verantwoorde zorg beschreven initiatieven. Het Zorgleefplan is opgebouwd uit vier domeinen:  Lichamelijk welbevinden  Mentaal welbevinden  Participatie  Woon&Leef omstandigheden Met deze domeinen wordt een richtlijn gegeven voor inhoudelijke zorg. Knelpunt voor de instelling is dat het huidige Zorgplan veelal te statisch is en vaak uitgaat van het medisch model. Er is geen goed hulpmiddel om input uit de daadwerkelijk geleverde zorg (van de verzorgenden) te gebruiken voor rapportage en evaluatie en eventueel het bijstellen van het Zorgplan. Opkomst EPD in de Cure sector In het kader van de ontschotting van de zorg, is het van belang om goed aan te sluiten op de landelijke ontwikkelingen van het EPD en EMD binnen de Cure sector. Met name op het vlak van uitwisseling van gegevens (communicatie standaarden) is een afstemming vereist. Concreet betekent dit aansluiten bij de standaarden voor landelijke communicatie (NICTIZ). Cliëntvolgsysteem Veel instellingen bevinden zich in de omslag van zorgaanbieder naar zorgondernemer. Hierbij komt meer dan in het verleden het accent te liggen op marketing en het weten wie je (potentiële) klant is. Zelfs wanneer een cliënt nog niet in huis is zal er informatie moeten worden opgeslagen in een ECD. Een ECD ontwikkeld zich dus steeds meer als een cliëntvolgsysteem.


5

1.2.

Wat verandert er nu in de kern

De kern van de verandering in werkwijze van het primaire proces en de introductie van het hulpmiddel ECD zit vooral in de volgende aspecten: 1. Een hulpmiddel (ECD) wat aansluit op de (voorgenomen) werkwijze voor zorginstellingen. Hierbij afscheid nemend van „digitale kladblokken‟, dus bewust de weg inslaand van een hulpmiddel wat een werkwijze/werkproces van zorginstellingen ondersteunt. 2. Methodische werkwijze, waarbij een aantoonbare relatie wordt aangebracht tussen kwalitatieve zorg- en behandeldoelen en de uitvoering hiervan (cyclisch proces); 3. De vraagsturing van een cliënt in de werkwijze sterker verankeren; 4. Het kunnen aggregeren van noodzakelijke informatie/kwaliteitsvelden die een wezenlijk onderdeel zijn van de norm verantwoorde zorg en de externe verantwoording hiervan; 5. Een werkwijze en hulpmiddel dat recht doet aan de bewaking en de balans tussen de indicatie en de zorgzwaarte financiering en de balans tussen kwaliteit en kwantiteit. 6. De mogelijkheid voor het gebruik van zorgleefplan als systematiek voor structurering van data en beschrijven van kenmerken van een cliënt; 7. Een ondersteunend hulpmiddel voor interne rapportage (bedrijfsvoering) en afgeleide externe rapportages vanuit het primair proces; 8. Informatie-uitwisseling op externe raakvlakken. Hiervoor zijn standaardisatie afspraken op landelijk niveau (o.a. HL-71 berichten, EMD2 en EPD3 ontwikkelingen, AZR4 en de eisen m.b.t. Goed Beheerde Systemen). 9. Een mobiel hulpmiddel voor het ondersteunen van en het verlenen van zorg- en ondersteuning in een omgeving met kenmerken als grote geografische spreiding, kleinschalig wonen, uitbreiding ketenzorg, een multidisciplinair karakter. 10. ECD ontwikkeld zich steeds meer tot een integraal cliëntvolgsysteem. Onder andere doordat ook de gegevens van potentiële cliënten worden vastgelegd. 11. Het ECD is een hulpmiddel bij de omslag van zorgaanbieder naar zorgondernemer. 12. Inzetten van meerdere financieringsbronnen en vormen in instellingen (AWBZ,Privaat, DBC, WMO); In dit Programma van Eisen is geprobeerd om het totale overzicht te bieden van de collectieve eisen, maar de verandering in de kern voor de VVT-sector betreft met name de bovenstaande aspecten.

1 2 3 4

Health Level 7 Elektronisch Medicatie Dossier Elektronisch Patiënten Dossier AWBZ-brede zorgregistratie


6

2. Tot stand komen en ontwikkeling van dit document Het Elektronisch Cliënten Dossier raakt een scala aan onderwerpen. Aangezien de doelstelling van het project is om de functionele eisen en wensen aan het systeem „bestendig‟ te maken tegen de recente ontwikkelingen binnen de VVT, is afstemming gezocht met de beleidsmakers op de betreffende gebieden, brancheen belangenvertegenwoordigers en met instellingen in de VVT-sector zelf. Het Programma van Eisen zal in diverse stadia met verschillende betrokkenen getoetst en aangevuld worden. Het is daarmee een levend document dat gedurende het project zijn „definitieve‟ vorm zal aannemen. Mocht u vragen, aanvullingen (met een onderbouwing) of opmerkingen hebben over het Programma van Eisen, dan kunt u die te allen tijde via [email protected] aan het project doen toekomen. Wij nodigen eenieder uit om gezamenlijk een helder beeld te scheppen van de gewenste ontwikkelrichting. Deze versie van het Programma van Eisen is als volgt tot stand gekomen: Inventarisatie wettelijk kader Bespreking wettelijk kader met VWS en ActiZ Wettelijk kader vastgesteld in Programma Commissie Voorgesprekken met Kennispartners op het gebied van ECD‟s Voorzet Programma van Eisen op basis van wettelijk kader, procesgang en recente ontwikkelingen Toetsing en aanvullingen opzet PvE met instellingen (1e ring) Verwerken aanvullingen en opstellen eerste concept voor externe bespreking Vaststellen concept Programma van Eisen voor externe bespreking Bespreking met ICT leveranciers Verwerken commentaar en aanvullingen en opstellen definitief Programma van Eisen als uitgangspunt voor de pilots Bespreken 2e concept voor externe plaatsing op websites. Gelegenheid tot reacties op 2e concept en verwerken commentaar en aanvullingen zorginstellingen en ICT Leveranciers Toetsen Programma van Eisen bij pilotinstellingen en bijstelling waar noodzakelijk Laatste input voor definitieve versie uit bespreking met ICT leveranciers Opstellen Definitief Programma van


December januari 2006 17 januari 2006 4 maart 2006 15 februari 2006 Februari/maart 2006

6, 8, 9 maart 2006 Maart/april 2006 25 april 2006 26 en 27 april en 9, 10 en 11 mei 2006 April/mei 2006

13 juni 2006 Periode 23 juni-1 augustus 2006

September 2006 – januari 2007

29 en 30 januari, 7, 12 en 13 februari 2007 Februari – maart 2007

7

Eisen (versie 2.2.) Goedkeuring voor plaatsing Publicatie versie 2.2 Aanpassen Programma van Eisen op basis van (versie 3.0) wettelijke veranderingen en voortschrijdend inzicht opgedaan in diverse ECDpilotprojecten

Maart – april 2007 April 2007 April 2009

Doelstelling met versie 2.1 van het PvE was een stabiele markvraag te formuleren. Met deze versie zijn binnen de pilot instellingen nadere ervaringen opgedaan. De beoogde stabiliteit van de vraag wordt bevestigd door het feit dat de functionaliteit zoals beschreven in versie 2.1 in beginsel geheel overeind is gebleven na toetsing bij de pilots en de reacties uit het veld. Wijzigingen in versie 2.2 ten opzichte van de vorige versie hebben betrekking op:  update van de kaders (vooral technisch kader bevat nu definitieve versies vanuit Nictiz)  update van terminologie (IZA verwijderd, intramuraal alles naar ZZP overgezet)  tekstuele aanpassingen (zonder functionaliteitwijziging)  uitbreiding en/of verduidelijking bij functionaliteit omtrent rapportage en mobiel gebruik Wijzigingen in versie 3.0 hebben betrekking op de volgende onderdelen van het Programma van Eisen:  update van het wettelijk kader en het opnemen van de voorgenomen wijzigingen op dit vlak.  de interne gegevensuitwisseling is een schematisch overzicht toegevoegd (paragraaf 4.8.1.).  een hoofdstuk over instellingsspecifieke eisen is toegevoegd. Een onderdeel hiervan zijn de disciplinedossiers.  het hoofdstuk 5 waarin de oriëntatiefase is beschreven zijn de oriëntatiefase en het wachtlijstbeheer toegevoegd. Dit is ook verwerkt in het procesmodel wat hoort bij dit PvE.

2.1.

Opbouw documenten samenhang overige hulpmiddelen

In het project ECD zijn een drietal producten ontwikkeld. Dit betreft dit Programma van Eisen, de ECD-casus en het ECD-procesmodel.   

Het Programma van Eisen: is een omschrijving van de functionele eisen en wensen voor het Electronisch cliënten dossier. ECD-Procesmodel: hierin staan de processen uitgewerkt die samenhangen met het Electronisch Cliënten dossier. Deze processen staan ook beschreven in dit Programma van Eisen (vanaf hoofdstuk 5). ECD-casus: per procesonderdeel is een casus gemaakt. In deze casus staat beschreven hoe een ECD zou moeten werken vanuit de optiek van de gebuiker. Aan de hand van deze ECD-casus kan het ECD getoetst worden aan het Programma van Eisen.


8

2.2.

Doelstelling ECD project

Doelstelling binnen het ECD project is het geven van een collectief beeld van de gewenste functionaliteit van een Elektronisch Cliënten Dossier. Alleen de collectieve eisen van een ECD zijn beschreven (80%). Voorbeelden van instellingsspecifieke eisen (20%) staan in hoofdstuk 12. ICT-leveranciers kunnen zich onderscheiden door de uitvoering van een ECD en door de opbouw van deze functionaliteiten.


9

3. Primair proces de basis voor ECD Grondbeginsel voor het project is het feit dat de procesgang binnen de zorg leidend is voor de gewenste functionaliteit, het ECD moet immers ondersteunend zijn bij de uitvoering en besturing van de zorg. Met andere woorden, het primaire proces is leidend.

3.1.

ZIM

Voor het samenstellen van het Programma van Eisen is het Zorg Informatie Model (ZIM) en daarin opgenomen procesgang/fasering als leidend uitgangspunt genomen. In het ZIM staat het primaire proces centraal. In figuur 2 is dit proces weergegeven.

Figuur 2: Zorg Informatie Model


10

3.2.

Primair proces in procesmodel

Het ZIM is verder uitgewerkt naar een algemeen procesmodel wat het primaire proces van de zorg weergeeft . Het hoogste niveau van dit AWBZ-brede procesmodel is in figuur 3 weergegeven.

Figuur 3: Procesmodel

Het primaire proces is in het procesmodel opgeknipt in een drietal hoofdfasen (hoofdstuk5, 6 en 7 van het PvE):  Aanmeldingsfase met daar in ook de voorfase: het oriënteren;  Zorg- en dienstverleningsfase met de volgende onderdelen: o Opstellen persoonsbeeld o Opstellen hoofddoel o Opstellen werkplannen o Uitvoeren zorg- en dienstverlening o Evalueren zorg- en dienstverlening  Afmeldingsfase Het Programma van Eisen geeft de collectieve eisen voor de ondersteuning van het primaire proces weer. Waar relevant wordt de link met de secundaire processen beschreven


11

4. Uitgangspunten en algemene eisen Naast het Zorg Informatie Model zijn er ook proces onafhankelijke eisen en wensen aan het ECD. Hieronder worden de belangrijkste toegelicht.

4.1.

Ondersteunt intramurale en extramurale dienstverlening

Het ECD dient zowel intramurale als extramurale zorg te ondersteunen.

4.2.

Voldoen aan huidig Wettelijk kader

Aangezien diverse wettelijke kaders op de uitvoering van de zorg drukken en het ECD deze uitvoering moet ondersteunen, zal het ECD moeten voldoen aan de volgende wettelijke eisen die betrekking hebben op de werkwijze en inhoud van het ECD (deze wettelijke kaders zijn ook opgenomen in het procesmodel).   

          

Kwaliteitswet Zorginstellingen (KZ) Wet Bopz (Wet bijzonder opnemingen psychiatrische ziekenhuizen (voorgenomen is deze wet te wijzigen in Wet Verplichte Geestelijke Gezondheidszorg) Wgbo (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst): o informatie5 & toestemming6 o dossier7 en bewaartermijnen8 o toegang tot patiëntgegevens9 Wbp (Wet bescherming persoonsgegevens) AWBZ (Algemene wet bijzondere ziektekosten) Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning) Wet Big (Wet Beroepen in de individuele gezondheidszorg) Regeling AO/IC AWBZ –Zorgaanbieders (januari 2005) Regeling Controle en Administratie AWBZ-verzekeraars (januari 2007) Wbsn-z (Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg) 10 Instrument Inspectiebezoek IGZ (Normen 2005/2006, uitgave 1 november 2005). Als toezichthouder/inspectie vanuit de wetgeving Zvw (Zorgverzekeringswet) CAO Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg Regeling verslaglegging WTZi 11

5

Informatie moet begrijpelijk (drempels weg) met cliënt worden uitgewisseld. Het moet mogelijk zijn bepaalde gegevens af te schermen voor de cliënt (wanneer hij daartoe verzoekt). 6 Informatie nodig voor een goede ondersteuning en behandeling dient te worden uitgewisseld (cliënt mag dit niet tegenhouden). 7 Indien persoonlijke werkaantekeningen opgenomen worden in het ECD moeten deze gescheiden zijn van “Dossier” (geen onderdeel van het dossier van de cliënt). Ook moeten cliëntverklaringen kunnen worden toegevoegd aan dossier op verzoek van cliënt (bijv. andere zienswijze van cliënt). 8 Niet alle gegevens waarover de instelling beschikt, maar wel die gegevens die de directe zorgverlening betreffen (gezondheid van de cliënt): 15 jaar bewaren. Wij houden daarbij aan 15 jaar na einde datum behandeling. Daarbij geldt wel dat dit langer kan zijn uit oogpunt van goed hulpverlenerschap. 9 Extra aandachtspunt: het dossier van een cliënt moet kunnen worden verwijderd (vernietigd op verzoek van cliënt). 10 BSN moet als identificeerbaar item (bij voorkeur “key”) worden opgenomen bij alle gegevens cliënt. 11 Wet Toelating Zorginstellingen


12

4.3.

Voldoen aan voorgenomen Wettelijk kader

Ook verwachtte wetswijzingen maken onderdeel uit van het wettelijk kader.  Wijziging Kwaliteitswet Zorginstellingen (Algemene Maatregel van Bestuur) m.b.t. het verplichten tot hebben van een zorg- en ondersteuningsplan voor elke cliënt: o In begrijpelijke taal o In overleg met de cliënt o Inspanningsverplichting om tot overeenstemming te komen (geen handtekening is vereist; er dient aantoonbaar te zijn [bijvoorbeeld door verslaglegging van besprekingen] dat cliënt en/of vertegenwoordiger akkoord is met de zorg- en ondersteuning die is afgesproken ondersteuning ) o Moet middellange termijn doelen bevatten  Nieuwe wet (lex specialis) vervanging Bopz m.b.t. vrijheidbeperking/beneming (refnr. DVVO/JIZ-U-2593492) aangaande Zorg & Dwang (onvrijwillige zorg). Hierin staat aangegeven dat: o Onvrijwillige zorg en dwang moet benoemd zijn in zorg- en ondersteuningsplan (inclusief welk risico wordt afgewend); o Onvrijwillige zorg (zoals voorzien) moet halfjaarlijks worden geëvalueerd in zorg- en ondersteuningsplan en indien nodig worden aangepast; o Elke keer als voorziene onvrijwillige zorg wordt toegepast moet dit in rapportage worden opgenomen; o Elke keer als onvoorziene onvrijwillige zorg wordt toegepast moet het zorg- en ondersteuningsplan worden geëvalueerd en indien nodig worden aangepast12;  Wijziging Wgbo door deze ook van toepassing te laten zijn op care.  Wijziging AWBZ m.b.t. zorgzwaartefinanciering intramuraal refnr. DGB/FIG2630465. Inclusief plan van aanpak zorgzwaartebekostiging refnr. DLZ-U2655348. Laatste specificatie in brief aan de kamer van Bussemaker 5 augustus 2008. Daarnaast het Besluit Zorgplanbespreking AWBZ-zorg van staatssecretaris Bussemaker, waarmee de ministerraad op10 oktober akkoord is gegaan13.  Wijziging Wet Big14 (Bevoegdheidsregeling voorbehouden en risicovolle handelingen15) om bepaalde verpleegkundigen, bepaalde medicatie te laten voorschrijven.  Wijziging van de Wbsn-z in verband met de elektronische informatieuitwisseling in de zorg.  Deze wet, straks getiteld “Kaderwet elektronische zorginformatie-uitwisseling” heeft ten doel de kaders te scheppen voor een landelijk elektronisch patiëntendossier16.  Brief over de zeven cliëntrechten (23 mei 2008)17 waarbij vetgedrukt van belang is voor ECD:

12

Signalering op toepassen onvoorziene onvrijwillige zorg (na 7 dagen moet onvrijwillige zorg stoppen of worden opgenomen –na evaluatie- in ondersteuningsplan). 13 Aanbieders van langdurige zorg moeten in de toekomst verplicht met elke nieuwe cliënt de doelen van de zorgverlening bespreken. In het ECD moet naast het resulterende plan ook gespreksverslagen vastgelegd kunnen worden. 14 Signalering van activiteiten die Voorbehouden handelingen zijn (omvatten) en een koppeling naar bijhorend protocol dient te kunnen worden opgenomen. 15 De Inspectie ziet toepassen van vrijheidsbeperkende maatregelen als risicovolle handelingen waarvoor medewerkers moeten worden toegerust en waarvoor registratie moet worden bijgehouden welke medewerkers risicovolle handelingen mogen verrichten 16 Via een gefaseerde invoer zal de kaderwet worden ingevoerd, steeds meer zorgaanbieders zullen er onder komen te vallen. Nadere regels worden gesteld bij algemene maatregelen van bestuur, waaronder ook een voor de care-sector.


13

1. 2. 3. 4.

Het recht op beschikbare en bereikbare zorg Het recht op keuze en op keuze-informatie18 Het recht op kwaliteit en veiligheid19 Het recht op informatie, toestemming, dossiervorming en privacy20 5. Het recht op afstemming tussen zorgverleners21 6. Het recht op een effectieve, laagdrempelige klacht- en geschillenbehandeling 7. Het recht op medezeggenschap en goed bestuur22

4.4.

Voldoen aan Functionele kaders

Los van de in dit document nader uitgewerkte functionele eisen, zal het ECD in lijn moeten zijn met de volgende functionele kaders die betrekking hebben op de werkwijze en inhoud van het ECD. Deze kaders zijn in een eerder stadium door de branche en-of de branchevereniging vastgesteld: 1. 2. 3. 4.

Kwaliteitskader Verantwoorde Zorg (oktober 2007) Professionele verantwoordelijkheid en verantwoorde zorg (Aracres, mei 2004) Verantwoorde zorg visie en verwezelijking. Werken met het model Zorgleefplan (2006). CAO V&V en capaciteitsplanningsmodel ActiZ (capaciteitsvraagstukken en inzet medewerkers)

Binnen het procesmodel zijn de relevante indicatoren omtrent bovengenoemde wetten en richtlijnen opgenomen en gekoppeld aan het te ondersteunen proces.

4.5.

Voldoen aan Technische kaders

Binnen het project wordt geen technisch ontwerp van het ECD gegeven. Voor eisen en standaarden ten aanzien van koppelingen en interne-externe communicatie wordt aangesloten bij en verwezen naar de betreffende instanties die daarover de kaders hebben aangegeven 4.5.1.

Nictiz

De volgende Nictiz stukken zijn opgenomen als basis voor het Programma van Eisen voor het ECD die betrekking hebben op onderdeel ICT infrastructuur en keten zorg: 1. 2. 3. 4.

Handboek ICT-leveranciers in de zorg V4.1, 11 augustus 2006 Programma van Eisen voor een goed beheerd zorgsysteem V2, mei 2007 Specificatie van de basisinfrastructuur in de zorg v2.4, 11 augustus 2006 Architectuurontwerp basisinfrastructuur in de zorg v4.2, 16 november 2005

17

Het is de intentie van het ministerie van VWS om de rechten van patiënten te verankeren in een nieuwe wet. Ook zullen dan gerelateerde wetten (zoals Wgbo) worden gewijzigd. 18 Rapportage/publicatie mogelijkheid van informatie over het zorgaanbod. Deze informatie moet waar relevant uit data uit ECD kunnen worden gegenereerd en kunnen worden gepresenteerd als begrijpelijk, betrouwbaar en vergelijkbaar. 19 De wijze waarop dit wordt gerealiseerd moet blijken uit zorg- en ondersteuningsplan. 20 De cliënt (en/of vertegenwoordiger) kan zelf, zonder tussenkomst van de arts, zijn dossier raadplegen en zien wie zijn gegevens elektronisch heeft geraadpleegd. 21 Informatie uitwisseling en aansluiting van ECD data van zorgaanbieders die tegelijk of na elkaar zorg verlenen aan de cliënt. 22 Wijze waarop de instelling haar cliënten faciliteert om te kunnen en/of te leren kiezen. Informatie verstrekking over mogelijke invulling zorg-en ondersteuning is een eis. Zie ook voetnoot bij 2. Recht op keuze en keuze-informatie.


14

5. Handboek BSN in de Zorg v1.0, 25 oktober 2006 6. Implementatiehandleidingen HL7 v3, versie 2.5, augustus 2006 4.5.2.

AZR

De volgende AZR stukken zijn opgenomen als basis voor het Programma van Eisen voor het ECD die betrekking hebben op onderdeel ICT infrastructuur en keten zorg: 1. Vektis, Zorgregistratie AWBZ, digitaal berichtenverkeer in de keten (maart 2004) 2. AZR versie 2.2 4.5.3.

NEN 7510 informatiebeveiliging

Deze NEN stukken zijn opgenomen als basis voor het Programma van Eisen voor het ECD die betrekking hebben op onderdeel ICT infrastructuur en keten zorg: 1. NEN 7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg, 10 november 2005; 2. NEN7511-2, voor „middelgrote organisaties‟23

4.6.

Laagdrempelig gebruik

Bij het ontwerp van het systeem dient het laagdrempelig gebruik een belangrijk aandachtspunt te zijn. De succesfactor van het systeem is immers de mate van acceptatie en gebruik. Belangrijke gebruikersgroepen (intern, dan wel extern ingehuurd) zijn verzorgenden, verpleegkundigen, behandelaars (waaronder artsen, fysiotherapeuten, logopedisten, ergotherapeuten, diëtisten.), cliëntadministrateurs, (team)managers, cliënten, familie en geestelijke verzorgende. Bij het ontwerp moet worden uitgegaan van basale ICT vaardigheden bij de beoogde gebruikers, die zich beperken tot eenvoudig PC werk. Het systeem zal voor de reguliere functionaliteit ter ondersteuning van het operationele proces qua benodigde vaardigheden aan moeten sluiten bij deze doelgroep. Voor het ondersteunen van het tactische proces (rapportage en sturing) dient te worden uitgegaan van enige ervaring met eenvoudige kantoorautomatisering hulpmiddelen. Het gebruik van het systeem moet eenvoudig aan te leren zijn. Gezien de omvang en diversiteit van de gebruikersgroep is het wenselijk dat een „train de trainer‟ principe kan worden aangehouden. Een en ander stelt eisen in de intuïtieve werking van het systeem. Voor een hoge acceptatiegraad zal van belang zijn dat het systeem een gebruiksvriendelijke user interface heeft. Gebruik van een muis is mogelijk in combinatie met functietoetsen (om risico op bv RSI te verminderen). Daarnaast moet er rekening mee worden gehouden dat invoerwerk (daadwerkelijk typen) zo beperkt mogelijk is. Voor gebruikers moet de wijze van bevestigen van keuzes binnen het ECD op een eenvoudige maar ook eenduidige en consequente manier worden vormgegeven. Tot slot moet het taalgebruik in het systeem de Nederlandse taal zijn.

23

Dit document geeft een nadere uitwerking van NEN 7510 met een voorschrijvend, toetsbaar karakter voor de samenwerkingsverbanden in de zorg. Door naleving van de norm NEN 7510, in combinatie met het dit toetsbare voorschrift, wordt voldaan aan een passende beveiliging.


15

4.7.

Gelaagde en flexibele autorisatie

Om de juiste informatie aan de juiste persoon beschikbaar te stellen is het van belang een goede gelaagde autorisatiestructuur te kunnen aangeven. Instellingen dienen zelf de verschillende rollen en bijbehorende autorisatie te kunnen aangeven. Belangrijk hierbij is dat het mogelijk moet zijn ook cliënten toegang te geven tot het systeem en alleen de voor hen relevante gegevens te tonen. Een juiste en flexibele autorisatie structuur zal bijdragen aan het „doseren‟ van de informatie. Doelstelling is om gebruikers niet te overspoelen met informatie, maar de voor hen relevante informatie op de juiste plek beschikbaar te stellen. Ook voor de rapportage functionaliteit moet een juiste en flexibele autorisatie instelbaar zijn op gebruikersniveau Voor nadere informatie hierover zie ook de eisen van Goed Beheerd Zorgsysteem van NICTIZ die onderdeel zijn van het Programma van Eisen voor het ECD.

4.8.

Externe gegevensuitwisseling

Een belangrijke succesfactor voor de implementatie van een ECD is de mate waarin het systeem in de lokale architectuur kan worden ingepast en in een later stadium in de keten automatisering kan worden opgenomen. Het systeem zal communicatie of koppeling met andere systemen moeten ondersteunen (zonder ingrijpende of omvangrijke technische wijzigingen). Dit wordt gerealiseerd door te voldoen aan de gestelde standaarden voor interne/externe communicatie en koppelingen. Op het gebied van externe communicatie zijn een paar gebieden genoemd die cruciaal zijn in de keten voor de VVT-sector. Dit betreft vooral de transmurale communicatie en de communicatie naar familie/contactpersoon van de cliënt. Deze externe communicatie zal moeten plaats vinden conform de beschreven standaardisatie eisen van Nictiz. Bij de communicatie van gegevens van de cliënt over organisatiegrenzen heen zal nadrukkelijk rekening moeten worden gehouden met de privacywetgeving. De volgende potentiële externe koppelingen zijn onderdeel van het collectief Programma van Eisen:     

AZR (aan-afmelding en mutatieberichten) Koppeling met Apothekerssysteem (m.n. medicatiebewaking en medicatiegebruik) Koppeling met Huisartsen systeem (huisartsendossier met raakvlak naar de EMD ontwikkelingen) Koppeling met Ziekenhuis systeem (met name de transfer naar ziekenhuis visa versa, labuitslagen en de koppeling via het landelijk schakelpunt naar landelijke ontwikkelingen van het EMD en EPD) Communicatie met familie/contactpersoon Een bijzondere koppeling is de koppeling en communicatie naar familie en contactpersonen. Inzagerecht van het cliënten dossier en verantwoording worden als redenen opgegeven. Minimale variant is de inzage van het dossier (rekening houdend met privacy wetgeving) al dan niet op papier of digitaal.


16

4.9.

Interne gegevensuitwisseling

Het systeem zal communicatie of koppeling met andere systemen moeten ondersteunen (zonder ingrijpende of omvangrijke technische wijzigingen). Dit wordt gerealiseerd door te voldoen aan de gestelde standaarden voor interne/externe communicatie en koppelingen. Voor een beschrijving van deze standaarden verwijzen we naar de relevante documenten die in paragraaf 4.4 (Voldoen aan Technische kaders) staan beschreven. Figuur 4 geeft weer hoe de interne communicatie en/of koppelingen met secundaire systemen die noodzakelijk geacht worden voor een goede werking van het ECD eruit zou kunnen zien:

Extern

Workflow

Scope ECD

Extramuraal

Intramuraal

Roosterplanning

Tijdsregistratie Cliëntagenda & capaciteitsclaim Zorgplan (ZLP/ normen verantw.zorg Cliëntadministratie & Productieregistratie

Voedingsadministratie

Financiële administratie

Personeels- & Salarisadministratie

Gebouwbeheer & Investeringsregistratie

Voorraadbeheer

Kantoorautomatisering Figuur 4: koppelingen met intere systemen

Een beschrijving van de vier belangrijkste koppelingen die met het ECD gemaakt moeten worden zijn:    

Koppeling met het personeels- salarissysteem ten aanzien van gebruikte deskundigheidsniveaus of overige medewerkerinformatie Koppeling met een declaratie c.q. financieel systeem (productieafspraken, declaratie en facturatie) Koppeling met b.v. roosterpakket om de capaciteitsberekening (in volume en deskundigheidsmix) uit het ECD door te geven aan roosterpakket Koppeling met Tijdsregistratie of Urenregistratie pakket

Ook dient met de volgende systemen een koppeling te kunnen worden gemaakt:  

Een wachtlijst en/of prospect (CRM) systeem (t.b.v. monitoren van aanwas van nieuwe cliënten) Alarmeringsystemen om alarmeringsverloop en opvolging van een cliënt te bewaken. Het systeem biedt de mogelijkheid om relevante gegevens van een bepaalde melding vast te leggen o Tijdstip melding o Tijdstip aanvang opvolging


17

    

o Oorzaak alarm melding o Actie/handeling o Tijdstip melding afgehandeld Met kostprijsmodule die de kostprijs per AWBZ-functie of dienst/product berekent Een Document Management Systeem (t.b.v. de contract administratie en protocollen/werkinstructies) Zorgzwaarte instrumenten en meetschalen Een facilitair pakket en Voedingspakket (met name de cliëntgebonden afspraken over wasverzorging, telefoon, voeding/dieet, taxivervoer ed.) Een communicatie of email functionaliteit.

4.10. Schaalbaar De omvang van de instelling waarin het ECD gebruikt zal worden kan sterk variëren. Het systeem moet goed schaalbaar zijn (aantal gebruikers, omvang database, etc.) om met deze volumeverschillen om te gaan zonder benodigde ingrijpende software wijzigingen. Als richtlijn kan worden gehanteerd dat (mede ingegeven door de vele fusies die momenteel plaatsvinden in de sector) minimaal een verdubbeling (van aantal cliënten en aantal gebruikers) mogelijk moet zijn zonder negatieve invloed op de performance.

4.11. Stabiliteit Het ECD is een belangrijk middel om de continuïteit van zorg te bewerkstellingen, het is een bedrijfskritisch systeem. Zowel vanuit bedrijfsmatige redenen als vanuit weten regelgeving (o.a. m.b.t. IGZ) is de eis dat het systeem stabiel is. Dit wil zeggen dat het systeem niet alleen een hoge beschikbaarheid (een indicatieve eis van bv. >99% beschikbaarheid op jaarbasis exclusief gepland onderhoud en maximale tijdsduur per incident lijkt noodzakelijk vanuit de bedrijfsvoering van instellingen gezien de bedrijfskritische functie van het ECD) dient te hebben, maar ook dat het systeem weinig uitvalmomenten kent. Hiermee zal bij de opbouw van het systeem (infrastructuur en gebruikte hulpmiddelen) nadrukkelijk rekening gehouden moeten worden.

4.12. Ondersteunt decentrale uitvoering en mobiel gebruik van een cliëntendossier Bij instellingen met meerdere locaties en zorgvormen (verzorgingshuiszorg, verpleeghuiszorg en thuiszorg) is het zeer wel mogelijk dat een combinatie van decentrale invoer en centrale verwerking wordt gehanteerd. Het systeem moet een dergelijke geografisch verspreide opzet van locaties en zorgvormen ondersteunen. De mogelijkheid voor mobiel gebruik moet ondersteund worden. Het dossier moet op de locatie van de cliënt raadpleegbaar en muteerbaar zijn zowel voor hulpverlener als de cliënt/familie. Mobiel gebruik is tevens aan de orde in het kader van inzage recht van de cliënt en/of de familie. Een van de uitdagingen bij gebruik van een elektronisch cliënten dossier is de wijze waarop de cliënt inzage heeft en houdt in zijn of haar gegevens. Voorbeeld oplossingen hiervoor zijn het beschikbaar stellen van cliëntgegevens via internet, werkstations op de gang of de zusterpost.

4.13. Flexibiliteit systeem Gezien de dynamiek in het speelveld waarin de instellingen opereren, moet het voor een instelling mogelijk zijn een belangrijk deel van de werking van het systeem te beïnvloeden, bijvoorbeeld door parameters in te stellen of tabelbeheer uit te voeren, zonder tussenkomst van een programmeur. Gezien de recente ontwikkelingen zal vooral op het gebied van de koppeling tussen geleverde zorg


18

en ondersteuning met de bekostigingswijze, de inhoud van de externe rapportages en de gegenereerde managementinformatie een zekere flexibiliteit betracht moeten worden.

4.14. Eenvoudig beheer Het ECD ondersteunt met de juiste autorisatie het eenvoudig aanpassen van gebruikte tabellen en parameters, waaronder:  Organisatie-eenheden  Autorisatierollen  Handelingsgroepen  Normtijden  Functies en behandelingsgroepen  Kostprijzen AWBZ functies  Arrangementen/diensten/producten

4.15. Historie en Archivering Archivering moet ertoe leiden dat er geen historische gegevens ongewenst worden gewijzigd of historische gegevens verloren gaan. Een veel genoemd punt hierbij is de historie van het medicijngebruik en de behandelingen van een cliënt. Het ECD moet voorzien in:  De verrichte activiteiten in het zorgdossier per cliënt moeten tot 15 jaar te herleiden zijn en op redelijke termijn verstrekbaar  De historie van de cliëntgegevens moet tot 15 jaar te herleiden zijn en op redelijke termijn verstrekbaar.  Niet alle gegevens moeten 15 jaar bewaard worden, soms langer afhankelijk van de situatie van de cliënt en een cliënt kan ook verzoeken tot vernietiging van zijn gegevens. Bij de bewaartermijn moet dit per cliënt te realiseren zijn.

4.16. Correspondentiefunctie Het ECD zal in toenemende mate het proces van overdracht en de communicatiestroom tussen medewerkers over gegevens en gebeurtenissen van de cliënt moeten kunnen faciliteren. Dit is een wezenlijk onderdeel, wat geïntegreerd dan wel middels gekoppelde functionaliteit onderdeel zal moeten zijn van het ECD.

4.17. Layout formulieren en rapporten Er is (vooralnog) geen collectieve marktvraag te definiëren met betrekking tot. de layout van formulieren van de zorginhoudelijke vastlegging (o.a. diagnose, anamnese, lichamelijk onderzoek, multi-disciplinaire vastlegging). Zorginstellingen kennen erg veel (eigen) formulier indelingen en formulier naamgeving. Hierover zijn ook erg veel opmerkingen gemaakt op basis van het eerste concept. De gebruikte datavelden hebben echter wel een collectieve karakter. Het flexibel kunnen samenstellen van een layout van een formulier is een collectieve wens van zorginstellingen. Voor leveranciers zal dit in de realisatie fase een lastige vraag zijn. Echter met het oog op de diversiteit van formuliergebruik en het productbreed kunnen aanbieden binnen de VVT-sector is het een noodzakelijk eis De indeling en layout voorbeelden van het zorgleefplan van ActiZ kunnen zeker een ondersteunende rol spelen voor instellingen op dit gebied.


19

5. Aanmeldingsfase In de aanmeldingsfase betreft de kernfunctionaliteit van het ECD het ondersteunen van de basisregistratie van de cliënt ook als het gaat om een potentiële cliënt, die zich aan het oriënteren is of op de wachtlijst staat. Belangrijke functionele eisen betreffen het waarborgen van een eenvoudige en eenduidige vastlegging.

5.1.

Oriëntatie

De (potentiële) cliënt “ontstaat” wanneer de instelling actief vanuit de instelling of reactief met een cliënt in contact komt. Ondanks dat er nog geen indicatie is wordt er in deze fase al wel informatie van de cliënt geregistreerd. De volgende functionaliteit moet hierbij worden geboden:  Registratie van basisgegevens van de cliënt (zie paragraaf 5.3 Cliëntregistratie)  Inhoud van het contact (bijv. welke informatie is verstrekt, wat is voor followup afgesproken)  Signalering aanzetten voor follow-up

5.2.

Wachtlijstbeheer

Niet elke cliënt kan direct geplaatst worden en zal op de interne wachtlijst worden geplaatst. De volgende functionaliteit is vereist:  (Aanvullende) Registratie stamgegevens (zie paragraaf 5.3 Cliëntregistratie)  Indicatie (of inschatting indien nog geen officiële indicatie beschikbaar is)  Cliëntprofiel (beschrijving basisbehoefte van een cliënt)  Koppeling aan zorgarrangement  Additionele wensen cliënt (bijv. locatie)  Koppeling en signalering vrijgekomen en of vrijkomende plekken die voldoen aan zorgarrangement en locaties.

5.3.

Cliëntregistratie

De registratie van cliëntgegevens bestaat uit drie onderdelen: 1. Inlezen AZR berichten: Het inlezen van AZR berichten en daarmee direct de basale gegevens van de cliënt vast te leggen brengt direct een efficiency winst met zich mee. Het moet mogelijk zijn binnen het systeem om de data van het AZR bericht in te lezen en te verwerken. 2. Waarborgen eenduidige en eenmalige vastlegging van cliëntgegevens:  Toewijzing unieke cliëntnummers  Controle op dubbele invoer (combinatie naam/geboortedatum)  Controle op dubbele invoer (systeem geeft aan dat vergelijkbaar record bestaat; vervangen J/N) De basisgegevens die in de oriëntatiefase zijn vastgelegd, kunnen hier weer worden gebruikt. 3. Voorselectie relevante (en/of verplichte) datavelden op basis van cliënttypering:  Mogelijkheid om bepaalde velden zichtbaar of inzichtbaar te maken op basis van cliënt typering (op basis van invoer zorgzwaarte en/of zorgvorm)  Mogelijkheid om bepaalde velden al dan niet verplicht te maken op basis van cliënt typering (op basis van invoer van zorgzwaarte en/of zorgvorm)


20

6. Zorg en Dienstverleningsfase 6.1.

Opstellen persoonsbeeld

In de fase omtrent het opstellen van het persoonsbeeld betreft de kernfunctionaliteit het ondersteunen en richting geven aan de diagnose fase van de cliënt door middel van aanvullende inhoudelijke informatie over de huidige toestand en het (zorg)verleden van de cliënt. In de fase zullen de verschillende scores en diagnoses een plek krijgen binnen het ECD (onder andere de anamnese, lichamelijke onderzoek, eventuele labuitslagen, medicatie, therapieën). Uitgangspunt bij het opstellen van het persoonsbeeld is een werkwijze gebaseerd op methodisch handelen, waarbij zorgdoelen ook daadwerkelijk een relatie hebben met zorgbehoeften. Het cyclisch (kunnen) toetsen en daarmee verifieerbare karakter van het zorgplan is een harde eis. De gegevens die worden vastgelegd om een volledig persoonsbeeld op te kunnen stellen zijn de volgende: a. Registreren persoonsgegevens Het systeem biedt de mogelijkheid om verschillende data elementen met eventueel onderlinge relaties toe te voegen aan de registratie van de cliënt. Voor een (niet limitatieve) beschrijving van de data wordt verwezen naar het procesmodel. b. Rubrieken aanmaken voor aanvullende cliëntgegevens Het systeem zal minimaal de twee meest gehanteerde systematieken ondersteunen voor het rubriceren van cliënt gegevens, doelen en acties, namelijk de SAMPC en Zorgleefplan systematiek. Wenselijk is dat een instelling zelf de rubricering kan invullen en derhalve verschillende data elementen aan zelf ingestelde rubrieken kan aangeven. (optioneel instelbaar voor instellingen die een andere rubricering willen aanbrengen). c. Voorselectie relevante (en/of verplichte) datavelden o.b.v. cliënt typering Mogelijkheid om bepaalde velden zichtbaar of inzichtbaar te maken op basis van cliënt typering (op basis van invoer zorgzwaarte en/of zorgvorm) Mogelijkheid om bepaalde velden al dan niet verplicht te maken op basis van cliënt typering (op basis van invoer zorgzwaarte en/of zorgvorm). d. Ondersteuning meetschalen Mogelijkheid om minimum data set te definiëren en te gebruiken in verschillende meetschalen, ofwel een koppeling te leggen met een andere gebruikte toepassing voor het volgen van meetschalen (b.v. RAI). e. Documenten koppelen Het ECD is in beginsel een cliëntdossier en geen volledig document management systeem, maar biedt de mogelijkheid om koppelingen op te nemen bij een cliënt naar relevante documenten (in gescande of elektronische vorm). Een voorbeeld van documenten die gekoppeld kunnen worden is de zorgovereenkomst. f. Cliënttevredenheid Mogelijkheid om minimum dataset te definiëren en te gebruiken voor een evaluatie van de individuele cliënttevredenheid (als input voor het MDO bijvoorbeeld) ofwel een koppeling te leggen met een andere gebruikte toepassing voor het volgen van de cliënttevredenheid.


21

6.2.

Opstellen Hoofddoel

In de fase Opstellen (hoofd)doel betreft de kernfunctionaliteit van het ECD de mogelijkheid om gestructureerd een inhoudelijk kader te schetsen voor de cliënt. De twee ordeningsprincipes SAMPC en de domeinen van het zorgpleefplan kunnen hiervoor als basis dienen. Het ECD moet beide ordeningsprincipes ondersteunen. a. Het Zorgleefplan De volgende domeinen worden in het zorgleefplan onderscheiden: Per domein wordt aangegeven welke gegevens van de cliënt er kunnen worden vastgelegd:  Domein woon- en leefomstandigheden Inrichting appartement, eisen opgeruimd & schoon, veiligheid, dagritme, bewegingsmogelijkheden, meubilair en gebruiksgemak  Domein participatie Sociale activiteiten, rollen in samenleving en intermenselijk contact  Domein mentaal welbevinden en autonomie Eigenheid, beleving, zingeving, bejegening, zelfstandigheid en afhankelijkheid.  Domein lichamelijk welbevinden en gezondheid Gezondheid, energie, verzorgd lichaam, voeding, lichamelijke functies, zintuigen, medicijnlijst, rust en beweging, gezondheid en gezondheidsproblemen. b. De SAMPC-aanpak De SAMPC-aanpak onderscheidt de volgende aandachtsgebieden:  Somatisch aandachtsgebied  Algemene levensverrichtingen  Maatschappelijk aandachtsgebied  Psychisch aandachtsgebied  Communicatief aandachtsgebied

6.3.

Opstellen Werkplannen

In de fase Opstellen werkplannen betreft de kernfunctionaliteit van het ECD de mogelijkheid om de doelstellingen uit de vorige fase te vertalen naar concrete handelingen/acties voor de cliënt met een bepaalde capaciteitsbehoefte (tijd en vaardigheden). Het systeem biedt de aansluiting tussen het inhoudelijk kader en de zorgzwaartebekostiging en zal eventuele afwijkingen /overschrijdingen moeten signaleren. Centraal binnen deze fase staat dat de gebruikte bouwstenen klein genoeg zijn om wijzigingen in de opbouw van de dienstverlening op te vangen (b.v. opbouw op basis van zorgzwaartepakketten). Door uit te gaan van handelingen of afzonderlijke diensten die binnen de instelling zijn gedefinieerd wordt de gewenste resistentie voorzien. In deze fase zal voor veel instellingen de brug worden gelegd tussen kwaliteit en kwantiteit van zorg en de verschuiving van ongeplande zorg naar meer planbare zorg. 6.3.1.

Ondersteunt opstellen van daginvulling (agenda van de cliënt) van de cliënt op handelingsniveau

Een dergelijke agenda van de cliënt moet de volgende onderdelen bevatten:  Met behulp van lijsten kan per dagdeel (ochtend-middag-avond-nacht) en/of per tijdstip een uit te voeren handeling ingepland worden  Per handeling wordt een functionaris gekoppeld  Per handeling wordt een tijdsduur gekoppeld (eventueel een normtijd, die met de juiste autorisatie overschreven kan worden)  Per handeling wordt een financieringsbron gekoppeld (AWBZ,Privaat, WMO); eventuele andere financieringsbronnen kunnen geïntroduceerd worden


22

  

Per handeling wordt een setting aangegeven (bv op kamer cliënt, op de huiskamer, groepsruimte) Per handeling kan eventueel benodigde hulpmiddelen of medicijnen aangegeven worden Naast het aangeven van geplande zorg zal tevens een „voorcalculatorische‟ hoeveelheid ongeplande zorg moeten kunnen worden aangegeven. Deze tijd wordt wel op de beschikbare tijd „afgeboekt‟, maar wordt niet aan een specifieke handeling gekoppeld;

Opgemerkt moet worden is dat de agenda van de cliënt niet te verwarren is met het afspraken blad wat nu wel binnen instellingen gebruikt wordt om bijzondere afspraken aan te geven. 6.3.2.

Bewaking op indicatie (ZZP)

Om de indicatie van de cliënt te kunnen bewaken moeten er in het ECD een tweetal controles worden ingebouwd:  Controle op bandbreedte in uren per AWBZ functie/klasse/ZZP en/of kosten op basis van handelingen en voorcalculatorische kostprijs  Signalering bij overschrijding en onderschrijding van uren of kosten  De opgestelde Cliëntagenda (paragraaf 6.3.1.) kan hierbij een hulpmiddel zijn. 6.3.3.

Bewaking op aansluiting bij doelen uit het Zorgplan

Voor het slaan van de brug tussen kwaliteit en kwantiteit is het van wezenlijk belang dat handelingen in daginvulling worden gekoppeld aan doelen uit het zorgplan. Hiermee wordt immers de link gelegd tussen de kwalitatieve kant van de zorg uit het zorgplan en de kwantitatieve invulling daarvan in de dagelijkse zorg. Om dit doel te bereiken moet het ECD de volgende controles uitvoeren: 1. Het systeem controleert of alle doelen een gekoppelde handeling hebben 2. Desgewenst controleert het systeem of alle handelingen een gekoppeld doel hebben 6.3.4.

Printen van werkplannen

De volgende werkplannen moeten ook uitgeprint kunnen worden: a. Zorgplan Onder andere om de mogelijkheid te bieden aan een cliënt om zijn/haar zorgplan in te zien zal de mogelijkheid moeten bestaan het zorgplan uit te printen. b. Agenda van de cliënt Om de cliënt de mogelijkheid te bieden om zijn/haar „agenda‟ in te zien zal de mogelijkheid moeten bestaan de agenda van de cliënt uit te printen. c. Looplijsten Door een doorsnede te maken van de acties per dag/periode per functionaris kan tot een looplijst gekomen worden. d. Medicijnlijsten Door een doorsnede te maken van de medicijnen per cliënt per dag kan een medicijnlijst opgesteld worden.


23

6.3.5.

Mogelijkheid tot export van capaciteitsbehoefte naar roosterapplicatie

Een overzicht van de benodigde tijd per functie per dagdeel (per groep/afdeling/totaal) is input voor het roosteren. Het moet mogelijk zijn een export bestand te maken voor een externe roosterapplicatie (zie paragraaf 4.8)

6.4.

Uitvoeren Zorg en dienstverlening

In de fase Uitvoeren zorg en dienstverlening betreft de kernfunctionaliteit van het ECD het ondersteunen van de registratie van observaties en geleverde zorg ter besturing van het primaire proces (effect van de handelingen t.o.v. de gestelde doelen en waarborgen handelen binnen bedrijfsmatige kaders). 6.4.1.

Registratie geleverde zorg

Het systeem dient minimaal twee vormen van registratie van de geleverde zorg te ondersteunen:  Vastleggen van afwijkingen van de geplande zorg en ongeplande zorg;  Koppeling met een systeem voor elektronisch tijdschrijven (b.v. PDA, clicker, IO) moet mogelijk zijn. 6.4.2.

Registratie aanwezigheid/deelname dagactiviteiten

Om inzicht te krijgen/houden in de aanwezigheid bij en deelname aan dagactiviteiten dient een registratie bijgehouden te worden. Deze registratie is tevens van belang voor de leveringsbetrouwbaarheidsrapportage (daadwerkelijk geleverde of genoten zorg). Het systeem biedt de mogelijkheid een lijst op te vragen met geplande deelnemers aan een activiteit, alsmede de mogelijkheid om de aanwezigheid vast te leggen. 6.4.3.

Mogelijkheid voor invoeren observaties

Medewerkers kunnen observaties invoeren voor cliënten, groepen of afdelingen 6.4.4.

Faciliteren invullen diverse controle lijsten

Voor het verbeteren van de kwaliteit van de zorg is inzicht in de status en ontwikkeling van de cliënt op verschillende meetschalen relevant. In dit licht kunnen controle lijsten worden ingebed in de dagelijkse uitvoering van de zorg. Het systeem zal de betreffende lijsten kunnen invoeren, tonen en medewerkers kunnen de gegevens verwerken. Het systeem biedt voorts inzicht in de ontwikkeling van de cliënt/groep/afdeling over een bepaalde periode op één of meerdere meetschalen. Voor een meer gedetailleerde beschrijving van de relevante data-elementen en data-groepen wordt verwezen naar het procesmodel. 6.4.5.

Mogelijkheid voor inzien logfile met observatie op cliënt/afdeling/periode

Medewerkers kunnen een overzicht van de rapportage over een bepaalde periode genereren voor een specifieke cliënt, groep of afdeling. Hiermee wordt de overdracht ondersteund en kan de benodigde tijd voor groepsgewijze overdracht geminimaliseerd worden 6.4.6.

Inzage in protocollen en richtlijnen

Voor een deugdelijke uitvoering van de zorg is het vereist dat medewerkers inzicht hebben in de meest actuele protocollen en richtlijnen. In minimale vorm zal het systeem de locatie kunnen duiden waar de (voor de cliënt en/of handeling) relevante protocollen en richtlijnen zijn opgeslagen. Wenselijk is dat de betreffende documenten ook via het systeem benaderd kunnen worden voor inzage.


24

6.4.7.

Inzage in medicijnlijsten/ ligplannen (decubitus)

Het systeem biedt de mogelijkheid om medicijnlijsten (uiteindelijk via het landelijke EMD) of ligplannen (decubitus) in te zien, voor cliënten, groepen of afdelingen. In minimale vorm betekent dit dat de betreffende lijsten geprint kunnen worden om beschikbaar te stellen. 6.4.8.

Registratie gebruikte materialen

Voor een goed inzicht in de gebruikte materialen, de redenen hiervoor (b.v. i.h.k.v. BOPZ) en de daaraan gerelateerde kosten is het wenselijk dat geplande en daadwerkelijk gebruikte materialen, gesplitst naar AWBZ en niet AWBZ, kunnen worden vastgelegd. Het systeem biedt voorts inzicht in het verbruik per cliënt/groep/afdeling over een bepaalde periode 6.4.9.

Registratie alarm opvolging

Uit de koppeling met een alarmeringssysteem dient het alarmeringsverloop en de opvolging daarvan geregistreerd te worden (zie ook paragraaf 4.9 Interne koppelingen). 6.4.10. Mogelijkheid tot uitdraaien rapportages voor gebruikers van het ECD Het is met de juiste autorisatie mogelijk om voor specifieke doelgroepen rapportages te definiëren en uit te draaien in het kader van overdracht of informatievoorziening 6.4.11. Ondersteunen rapportage omtrent Normen Verantwoorde Zorg In onderstaande opsomming wordt wat uitgebreider en gedetailleerder ingegaan op de Normen Verantwoorde Zorg. Naast een vrij veld voor opmerkingen biedt het systeem de mogelijkheid om relevante items aan te vinken ter input van de signaleringsfunctie zoals beschreven in hoofdstuk 11. Om te kunnen rapporteren omtrent het toetsingskader Verantwoorde Zorg zullen de volgende items per cliënt eenduidig moeten kunnen worden aangegeven:  Cliënt heeft geaccordeerd zorgovereenkomst [J/N]  Cliënt heeft geaccordeerd Zorgleefplan [J/N]  Cliënt heeft geaccordeerde „agenda van de cliënt” [J/N]  Decubitus graad  Gewichtstoename of afname in kg  Gebruikt meer dan 9 soorten medicatie per dag [J/N]  Vaccinatie tegen griep [J/N]  Vaccinatie geldig tot [datumveld]  Incontinentiegeval waarbij bij de diagnose incontinentie een arts of incontinentie verpleegkundige betrokken is [J/N]  Prevalentie urine-incontinentie  Cliënt heeft verblijfskatheter [J/N]  Bij cliënt wordt gewerkt met „zachte domotica‟ zoals een belmat, een lus met chips. Etc [J/N]  Cliënt heeft in afgelopen periode verbaal of fysiek agressief of gewelddadig gedrag vertoond [J/N]  Bij intramuraal verblijvende psychogeriatrische cliënt is met instemming (van cliënt of vertegenwoordiger) fixatie toegepast met onrustband, tafelblad en/of diepe stoel [J/N]  Cliënt heeft blijvend letsel opgelopen tijdens toepassing fixatie [J/N]  Cliënt heeft minstens 2 gediagnosticeerde symptomen van depressie [J/N] De volgende items hebben betrekking op een beoordeling van de cliënt van de dienstverlening. Om niet volledig afhankelijk te zijn van de uitkomsten van een volledig Cliënttevredenheidsonderzoek wordt in het systeem de mogelijkheid


25

geboden om aan te geven of een cliënt een opmerking/klacht (echter geen formele klacht ingediend) heeft over:  De mate waarin organisatorische eenheid adequaat met cliënten en familie communiceert [J/N]  De mate waarin de organisatorische eenheid adequaat cliënten en familie informeert [J/N]  De mate waarin cliënten een adequate bejegening door personeel ervaren [J/N]  De mate waarin cliënten zich als schoon en verzorgd ervaren [J/N]  De mate waarin de organisatorische eenheid zorgt voor smakelijke maaltijden, hapjes en drankjes [J/N]  De mate waarin de rechten van cliënten m.b.t. vrijheidsbeperking worden gerespecteerd [J/N]  % cliënten dat aangeeft dat bij pijn en/of ziekte adequate maatregelen worden genomen [J/N]  % cliënten dat aangeeft dat organisatorische eenheid goed inspeelt op zijn/haar beperking of mogelijkheden [J/N]  De mate waarin een organisatorische eenheid comfortabele woonruimte biedt [J/N]  De mate waarin cliënten zich thuis voelen [J/N]  De mate van privacy in de (woon)ruimten [J/N]  De mate van bewegingsvrijheid en –mogelijkheden in de (woon) ruimten [J/N]  De mate waarin de organisatorische eenheid cliënten in staat stelt te participeren in de samenleving [J/N]  De mate waarin de organisatorische eenheid cliënten mogelijkheden biedt voor dagbesteding en – structurering [J/N]  De mate waarin de organisatorische eenheid cliënten aandacht en ondersteuning geeft voor de eigen identiteit en levensinvulling [J/N] 6.4.12. Ondersteunen dagen maandrapportage Dag en Maandrapportages zijn over het algemeen instellingsspecifiek. Eis voor het ECD is een flexibele vorm om dag en maandrapportages te kunnen maken, met eigen unieke rapportnaamgeving, vanuit verschillende doelgroepen/gebruikers en datavelden van het ECD. Over het geheel genomen wordt een onderscheid gemaakt tussen informatieve velden en telvelden. Informatieve velden bevatten data die niet geaggregeerd of gegroepeerd hoeft te worden, maar simpelweg een eigenschap of waarde weergeeft. De input op telvelden is echter te manipuleren (wat wil zeggen dat de data gebruikt kan worden om overzicht of inzicht op andere niveaus te krijgen). Het onderscheid tussen deze typen is wezenlijk om te voorkomen dat het ECD verwordt tot een digitaal kladblok.


26

6.5.

Evalueren Zorg- en Dienstverlening

In de fase Evalueren zorg en dienstverlening betreft de kernfunctionaliteit van het ECD het samenbrengen en ondersteunen bij het interpreteren van de kwalitatieve en kwantitatieve informatie uit het zorgproces 6.5.1.

Trigger op verlopen zorgplan

Uitgangspunt is dat het zorgplan een dermate dynamisch en gebruikt item is dat er weinig kans is dat het gedurende langere tijd niet aangepast wordt. Echter, in het kader van kwaliteitsbeheersing is het wenselijk een time-stamp op het zorgplan te kunnen geven zodat inzichtelijk is wanneer het zorgplan voor het laatst geëvalueerd en/of aangepast is en per wanneer uiterlijk een nieuwe evaluatie dient plaats te vinden. 6.5.2.

Evaluatie cliënttevredenheidsscore

Voor een goede evaluatie van de beleving van de zorg is inzicht (huidige score en trends) in de cliënttevredenheidsscore vereist als geheel of op verschillende onderdelen. Desgewenst kunnen doelstellingen omtrent cliënttevredenheid met specifieke acties in de zorgplannen worden opgenomen. Reden voor de opname van cliënttevredenheidsscores in het ECD is de mogelijkheid voor instellingen om kort-cyclisch te sturen op relevante tevredenheidsscores van cliënten. 6.5.3.

Evaluatie van de acties versus doelen in het zorgplan

Op basis van de registratie van de geleverde zorg kan inzicht gegeven worden in de mate waarin de acties zoals overeengekomen op basis van het zorgplan daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Eventuele afwijkingen kunnen nader beschouwd worden. 6.5.4.

Trend/ontwikkeling op meetschalen

Om het effect van de uitgevoerde acties op de geestelijke en fysieke toestand van de cliënt te meten worden meetschalen toegepast. Door mede de trend/ontwikkeling op meetschalen te volgen van cliënten/groepen/afdelingen kan een beeld gevormd worden van de effectiviteit van de zorg. Is de gewenste ontwikkeling of stabilisatie op een bepaald inhoudelijk gebied terug te vinden in de metingen? Is er aanleiding om andere (typen) acties op te nemen in het zorgplan? Er is een bijzonder breed scala aan gehanteerde meetschalen in de zorg. Er is een doorsnede te maken van de dataset die voor deze meetschalen gebruikt wordt. Het systeem zal ofwel zelf de mogelijkheid bieden om metingen vast te leggen, ofwel de mogelijkheid bieden om een koppeling te leggen naar resultaten van metingen buiten het systeem. Op basis van de resultaten uit de meetschalen worden verbeteracties of veranderingen in zorgplan vastgelegd. Deze verbeteracties kunnen op basis van evaluatie overeengekomen worden. Deze worden in het zorgplan doorgevoerd met wederom een time-stamp zodat inzichtelijk is welke wijzigingen per wanneer zijn doorgevoerd. Te allen tijde dient de historie van het zorgplan inzichtelijk te blijven. 6.5.5.

Interpreteren van en acteren op de vergaarde managementinformatie

Evaluatie van de zorg vindt vooral plaats op basis van gegenereerde management informatie. Gezien het belang van management informatie is hier in hoofdstuk 9 apart aandacht voor.


27

6.5.6.

Evaluatie maatregelen incidenten

Het vastleggen en evalueren van de cliëntgerelateerde incidenten (MICrapportages) in de instelling. 6.5.7.

Vastleggen resultaat van het MDO

MDO rapportages zijn over het algemeen instellingsspecifiek. Eis voor het ECD is een flexibele vorm om MDO rapportages te kunnen maken vanuit verschillende doelgroepen/gebruikers en datavelden van het ECD. We verwijzen naar het procesmodel v3.0 voor een nadere beschrijving van de te ondersteunen procesgang omtrent het MDO. 6.5.8.

Trigger ‘Laatste Mutatiedatum’

Voor relevante contracten en afspraken in het zorgdossier (in ieder geval de zorgverleningsovereenkomst en het zorgleefplan) is een indicatieveld „laatste mutatiedatum‟ noodzakelijk voor verantwoording en actualiteitsbewaking 6.5.9.

Mutatiebericht AZR

Genereren en versturen van mutatieberichten ten behoeve van de AZR.


28

7. Afmeldingsfase In de afmeldingsfase betreft de basis functionaliteit van het ECD het registreren van het beëindigen van de zorg en het afsluiten en waar nodig archiveren van het zorgdossier en de opgeslagen gegevens Deze fase van het proces bestaat uit drie onderdelen: 1. Genereren en versturen afmeldingsbericht Daarnaast moet er spake zijn van ondersteuning van de overdracht binnen de keten: 2. Een export bericht met cliëntdata kan worden verzonden op het moment van overdracht van de cliënt binnen de keten (met name bij opnames en ontslag ziekenhuis en overdracht van thuiszorg naar verzorgingshuis en verpleeghuiszorg). 3. Van de transmurale berichten zal een nadere uitwerking worden gedaan van de meest gebruikte gegevensstandaarden middels de projecten van Nictiz.


29

8. Externe Rapportage Op het gebied van rapportages wordt veel flexibiliteit gewenst. Voor wat betreft de externe rapportages zal het systeem in ieder geval de volgende rapportages moeten kunnen opleveren.

8.1.     

8.2.

IGZ rapportage MIC (inclusief valpartijen) Middelen en Maatregelen Vrijheidsbeperkende maatregelen Vocht en Voeding Decubitus

Kwaliteitskaart

Het betreft hier input voor de site: www.kiesbeter.nl. Op deze site wordt een overzicht gegeven van kwalitatieve en kwantitatieve aspecten van een zorginstelling.

8.3.

Input voor jaardocument maatschappelijke verantwoording

Voor een uitgebreidere beschrijving van de gebruikte data-elementen en datagroepen wordt verwezen naar het procesmodel. In een volgend concept zullen ook wat modellen en voorbeelden worden toegevoegd.


30

9. Managementinformatie (interne rapportages) Een van belangrijkste functionaliteiten van een ECD zal de mogelijkheid zijn om managementinformatie te genereren. We willen immers het primaire proces van de zorg besturen en daar is informatie voor nodig. Welke management informatie te genereren is, zal grotendeels afhangen van het gehanteerde datamodel binnen het ECD. Door verschillende data elementen met elkaar te verbinden zijn doorsneden te maken op verschillende niveaus. Er is een grote flexibiliteitswens binnen de branche ten aanzien van managementinformatie, mede doordat nieuwe weten regelgeving kan leiden tot nieuwe kwalitatieve en kwantitatieve sturingskaders en derhalve behoefte aan nieuwe sturingsinformatie. Op het gebied van managementinformatie kan onderscheid gemaakt worden tussen standaard rapportages, zelfbouw rapportages en maatwerk rapportages. Standaard rapportages zijn als functionaliteit binnen het ECD opgenomen en zijn „met een druk op de knop‟ te genereren. Zelfbouw rapportages zijn rapportages die niet standaard ingebouwd zijn, maar die zonder tussenkomst van programmeurs in te richten zijn in het systeem dan wel via een export naar een rapportagegenerator. Hiervoor moet de mogelijkheid bestaan om bepaalde data elementen binnen een rapportage op te nemen. Maatwerkrapportages zijn ten slotte rapportages waarvoor een software inhoudelijke aanpassing nodig is (programmatuur en/of datamodel). Hieronder is een aantal rapportages opgenomen dat we onder de categorie standaard rapportages zouden willen scharen.

9.1.

Bedrijfsvoering

De volgende managementrapportages op het gebied van bedrijfsvoering dienen ondersteund te worden:  

 





Inzicht in de zorgbehoefte per cliënt/groep/afdeling/cluster/instelling en de trend ten aanzien van deze zorgbehoefte Op basis van de opgestelde daginvullingen van de cliënten waarin handelingen met bijbehorende tijden en functie staat aangegeven kan een overzicht gemaakt worden van de capaciteitsbehoefte per periode per functie. Om een overzicht op verschillende niveaus te kunnen maken zal een cliënt een relatie moeten hebben met een groep, een afdeling, een cluster, een locatie en een instelling. Geplande zorg per periode (dagdeel/dag/week/maand) per cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling Op basis van de registratie van de gerealiseerde zorg op het niveau van de cliënt kan een overzicht gemaakt worden van de gerealiseerde zorg per cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/ instelling, waarbij tevens inzicht gegeven wordt in de gerealiseerde zorg per financieringsbron (AWBZ, WMO, Privaat). Een wezenlijk sturingskengetal wordt de leverbetrouwbaarheids- index. Deze index wordt bepaald door de gerealiseerde zorg (desgewenst per AWBZ functie) te delen op de overeengekomen zorg. Een index van 1 of meer wil dus zeggen dat minimaal de overeengekomen zorg geleverd is. Een score van minder dan 1 wil zeggen dat in de betreffende periode minder dan de overeengekomen zorg is geleverd. Zowel uitschieters naar boven als naar onderen zullen voor de instellingen aanleiding zijn tot aanvullende acties. Medewerkers kunnen observaties bij een cliënt of groep invoeren. Dit kan zowel direct plaatsvinden als hiertoe de mogelijkheid bestaat op locatie of anders op een later moment. Een medewerker of manager moet


31







9.2.

eenvoudig de observaties voor de voor hem of haar relevante cliënten of groepen kunnen inzien over een gegeven periode. Op basis van de gerealiseerde zorg en de bijbehorende handelingsgroep, functionaris, duur en (voorcalculatorische) kostprijs kan inzicht gekregen worden in de kosten van de zorglevering over een gegeven periode voor een cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling Op basis van de gerealiseerde zorg in (zorgzwaarte)pakketten en de bijbehorende tarieven kan inzicht gekregen worden in de opbrengsten van de zorglevering over een gegeven periode voor een cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling Inkomsten van de gerealiseerde zorg minus de kosten van de gerealiseerde zorg geven het resultaat.

Zorg

Hieronder wordt een aantal voorbeeld indicatoren gegeven om het primaire proces te besturen. Veelal betreft het deelrapporten die al op een hoger niveau extern verplicht zijn.  Incidenten totaal en per groep/afdeling per periode  Medicijngebruik per periode per cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling  Incidenten medicatiebewaking  BOPZ maatregelen totaal en per groep/afdeling per periode  Uitkomsten decubitus meting totaal en per periode per groep/afdeling  Inzet en percentage ongeplande zorg per periode per cliënt/groep/afdeling/cluster/locatie/instelling  Historie en trends vanuit meetschalen (met link naar benodigde acties/bijstellingen)  Gemiddelde leeftijd cliënten  Gemiddelde verblijfsduur cliënten  Scores cliënttevredenheidsonderzoek


32

10.

Externe verantwoording

In dit hoofdstuk staat beschreven welke gegevens het ECD op moet leveren om de externe verantwoording te kunnen realiseren.

10.1. Gerealiseerde zorg per groep/periode/cliënt Uitgangspunt bij de overgang naar zorgzwaartebekostiging is dat er geen urenverantwoording per cliënt benodigd is in het kader van verantwoording. Er zijn echter andere kaders zoals de kaderwet AO/IC die wel eisen stellen aan het bijhouden en inzicht kunnen geven aan de gerealiseerde zorg per cliënt. Voor de eigen bedrijfsvoering is het wenselijk een dergelijk inzicht te hebben. Dit staat los van het vraagstuk op welke wijze en met welke hulpmiddelen dit inzicht wordt verkregen. Daarnaast is het mogelijk voor een cliënt een overzicht uit te draaien van de gerealiseerde zorg. Tot slot is een uitdraai van gerealiseerde zorg naar financieringsbron (AWBZ, WMO, Privaat) mogelijk.

10.2. Gerealiseerde zorg op instellingsniveau (productiestaat) Dit betreft de volgende uitdraaien:  Uitdraai voor het zorgkantoor met productie in (zorgzwaarte)pakketten per periode  Uitdraai van gerealiseerde zorg naar financieringsbron (AWBZ, WMO, Privaat)


33

11.

Systeem signalering (triggers)

Het systeem kan de dagelijkse uitvoering van de zorg ondersteunen door bepaalde signaleringen. Een signalering betreft een signaal dat actie moet worden ondernomen. In het systeem kan voor de verschillende situaties worden ingesteld naar wie de betreffende signalering wordt gestuurd.

11.1. Totale zorgvraag overschrijdt de raamafspraken met zorgkantoor (productieplafond) Het systeem signaleert dat de cumulatieve zorgvraag die is opgenomen de gemaakte raamafspraken met het zorgkantoor of interne begroting overschrijdt. Zo ook bij onderschrijding.

11.2. Triggers rondom de indicatie van de cliënt Met de komst van Zorgzwaartebekostiging is het van belang tijdig te signaleren wanneer de indictatie niet meer passend of verlopen is. Hiervoor zijn de volgende triggers:  Het systeem signaleert dat een indicatie bijna verlopen is;  Tijdens het opstellen van de agenda van de cliënt of na verwerking van gerealiseerde zorg signaleert het systeem dat een overschrijding of onderschrijding plaats heeft gevonden ten opzichte van de tijd conform de indicatie/toewijzing/afspraak;  Tijdens het opstellen van de agenda van de cliënt of na verwerking van gerealiseerde zorg signaleert het systeem dat een overschrijding plaats heeft gevonden ten opzichte van de verkregen vergoeding conform de indicatie.

11.3. Opvolgen signalering op basis van relevante velden uit verantwoorde zorg Naast de signalering van de zorgzwaartebekostiging is ook signalering op de velden van de Normen verantwoorde zorg van belang. Dit levert de onderstaande lijst van triggers en signaleringen op:  Signalering op cliënten zonder getekende Zorgovereenkomst  Signalering op cliënten zonder geaccordeerd Zorgleefplan  Signalering op cliënten zonder geaccordeerde agenda van de cliënt  % cliënten bij wie zorg niet conform zorgplan wordt geboden  De mate waarin organisatorische eenheid adequaat met cliënten en familie communiceert (signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door cliënten)  De mate waarin de organisatorische eenheid adequaat cliënten en familie informeert (signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door cliënten)  De mate waarin cliënten een adequate bejegening daar personeel ervaren (signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door cliënten)  De mate waarin cliënten zich als schoon en verzorgd ervaren (signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door cliënten)  De mate waarin de organisatorische eenheid zorgt voor smakelijke maaltijden, hapjes en drankjes (signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door cliënten)  Signalering prevalentie decubitusgraad (opvolging graad 2-4)  % cliënten in de intramurale zorg waarbij sprake is van gewichtsafname van meer dan 3 kilo in de laatste maand of gewichtsafname van meer dan 6 kilo in de laatste 6 maanden


34

                    

  

% intramuraal verblijvende cliënt dat in een bepaalde periode te maken had met valincident % intramuraal verblijvende cliënten dat meer dan 9 verschillende medicijnen per dag gebruikt Signalering bij < 90% Vaccinatiegraad tegen influenza bij bewoners Signalering bij < 50% Vaccinatiegraad tegen influenza bij medewerkers % Incontinentiegevallen waarbij bij de diagnose incontinentie een arts of incontinentie verpleegkundige betrokken is Prevalentie urine-incontinentie % cliënten met een verblijfskatheter Mate waarin organisatorische eenheid werkt met „zachte domotica‟ zoals een belmat, een lus met chips. Etc De mate waarin de rechten van cliënten m.b.t. vrijheidsbeperking worden gerespecteerd (signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door cliënten) % cliënten dat in jaar x verbaal of fysiek agressief of gewelddadig gedrag vertoonde % intramuraal verblijvende psychogeriatrische cliënten waarbij in jaar x met instemming (van cliënt of vertegenwoordiger) fixatie is toegepast is met onrustband, tafelblad en/of diepe stoel % fixaties waarbij intramuraal verblijvende psychogeriatrische patiënten lichamelijk letsel hebben opgelopen % cliënten dat aangeeft dat bij pijn en/of ziekte adequate maatregelen worden genomen % cliënten dat aangeeft dat organisatorische eenheid goed inspeelt op zijn/haar beperking of mogelijkheden De mate waarin een organisatorische eenheid comfortabele woonruimte biedt (signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door cliënten) De mate waarin cliënten zich thuis voelen (signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door cliënten) De mate van privacy in de (woon)ruimten (signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door cliënten) De mate van bewegingsvrijheid en –mogelijkheden in de (woon) ruimten (signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door cliënten) De mate waarin de organisatorische eenheid cliënten in staat stelt te participeren in de samenleving (signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door cliënten) De mate waarin de organisatorische eenheid cliënten mogelijkheden biedt voor dagbesteding en – structurering (signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door cliënten) De mate waarin de organisatorische eenheid cliënten aandacht en ondersteuning geeft voor de eigen identiteit en levensinvulling (signalering wanneer hieromtrent x maal binnen bepaalde periode opmerkingen zijn geplaatst door cliënten) % cliënten met minstens 2 gediagnosticeerde symptomen van depressie Er is in de organisatorische eenheid voor cliënten met een indicatie verblijf en verpleging of behandeling wel / niet 7x24 uur een verpleegkundige binnen 10 minuten ter plaatse Er is in de organisatorische eenheid voor cliënten met een indicatie verblijf en verpleging of behandeling wel / niet 7x24 uur een arts bereikbaar en oproepbaar. Deze arts reageert binnen 10 minuten en is binnen 30 minuten ter plaatse


35

12.

Instellingsspecifieke eisen

De collectieve eisen zoals geformuleerd in dit Programma van Eisen zijn van toepassing op alle instellingen in de VVT-sector. Indien een instelling besluit (een bepaald deel van) het primaire proces te laten ondersteunen door een ECD, dan kunnen onderstaande eisen aanvullend van toepassing zijn. In dit hoofdstuk worden op een aantal gebieden voorbeelden van aanvullende eisen gegeven.

12.1. Gebruikersvriendelijkheid Gebruikersvriendelijkheid of gebruikersgemak is juist iets dat instellingsspecifiek is. Er is een aantal criteria dat de gebruikersvriendelijkheid van een automatiseringstoepassing definiëren. Een instelling moet bepalen wat het best bij hen aansluit. Hierbij kan eventueel onderscheid gemaakt worden naar verschillende gebruikersgroepen; het is applicatie/leveranciers specifiek of er aan de eisen tegemoet kan worden gekomen. 12.1.1. Aantal klikken Het aantal klikken met de muis of via toetsencombinaties (gemiddeld en maximaal) dat een gebruiker moet doen om bij de benodigde informatie te komen. Denk hierbij ook aan de “diepte” van de lijsten (scrollen). 12.1.2. Aantal schermen Het aantal schermen (gemiddeld en maximaal) dat een gebruiker moet raadplegen om een informatievraag of een invoeropdracht te voltooien. Hierbij moet worden opgemerkt dat “gering aantal schermen” niet altijd het beste bij een instelling past; dit zou kunnen betekenen dat erg volle schermen nodig zijn om in een “gering aantal schermen” de informatie vraag of invoeropdracht te voltooien. 12.1.3. Muis of toetsen Navigatie door de verschillende onderdelen van de applicatie gebeurt meer met behulp van de muis of meer met behulp van functietoetsen. 12.1.4. Intuïtief (Icoontjes, scherm aanraken, kleuren, geluid) De mate van intuïtiviteit van de applicatie kan worden aangegeven door het gebruik van icoontjes, kleuren en geluid ten opzicht van tekst om te communiceren met de gebruiker. En de mogelijkheid tot aanraken van scherm om keuzes te maken en invoeropdrachten te voltooien. 12.1.5. Leesbaarheid Zaken als lettergrootte, contrast en kleur bepalen de leesbaarheid. Hierbij kunnen de eisen verschillen per gebruikersgroep. 12.1.6. Performance Hoe lang duurt het totdat je opgevraagde gegevens kunt zien en hoe lang duurt het totdat je gegevens kunt wijzigen en vervolgens weer kunt bewaren (en een volgende opvraag of invoer actie kunt uitvoeren). Hierbij moet ook de performance bekeken worden als er meerdere sessie (meerdere medewerkers ingelogd in ECD op hetzelfde moment, zoals bijvoorbeeld op de PC op de zusterspost) open staan.

12.2. Apparaat De apparaten waarop de applicatie moet kunnen werken, kunnen zeer divers zijn (PC, laptop, PDA, telefoon). De instelling moet bepalen voor welke gebruikersgroepen welke apparaten het meest geschikt zijn.


36

Het bedieningsgemak en schermgrootte dienen te worden meegenomen in deze afweging. Een kleiner apparaat (bijvoorbeeld PDA) is eenvoudiger mee te nemen van de ene locatie naar de andere, maar heeft beperkingen ten aanzien van de informatie die zichtbaar is en kan worden ingevoerd en het bedieningsgemak (bijvoorbeeld ontbreken muis en klein toetsenbord). Bij het formuleren van eisen ten aanzien van de apparaten, moet ook bepaald worden wat geen directe interactie met het systeem vereist. Voor sommige activiteiten is informatie raadpleging en/of registratie mogelijk via papier (bijvoorbeeld uitgeprinte cliënttevredenheidsenquête met pen invullen op de bank bij cliënt en gegevens later invoeren).

12.3. Mobiliteit Sterk verbonden aan het soort apparaat is de mobiliteit. Een instelling moet per gebruikersgroep bepalen welke mobiliteit (waar moet de applicatie beschikbaar zijn) vereist is. Hierbij moet goed gekeken worden naar wat de medewerker daadwerkelijk ter plekke doet. Voor een juiste werking van elke ECD-applicatie is (meestal ook real-time) synchronisatie van gegevens vereist. Hiervoor moet verbinding zijn via een netwerk. Dit kan een vast (kabels) netwerk of een draadloos netwerk zijn. Natuurlijk is ook een combinatie mogelijk. Een vaste netwerk kan (gedeeltelijk) via het openbare netwerk lopen of geheel intern zijn. Ook een draadloos netwerk kan (gedeeltelijk) via het openbare netwerk lopen via UMTS (Universal Mobile Telecommunications Systeem). Een verbinding vanuit een publieke locatie (draadloos of via vaste verbinding) kan via een web browser of via een VPN (Virtual Private Network). Een instellingsspecifieke keuze is de selectie van de mobile oplossing (apparaat) en de keuze welke doelgroep gebruik gaat maken van welk hulpmiddel (tablet pc, laptop, smartphone).

12.4. Officesuite Een ECD-applicatie is vaak geen applicatie op zich en zal informatie uitwisselen met andere specifieke applicaties (bijvoorbeeld financieel pakket, personeelspakket) en kantoor automatisering (bijvoorbeeld email). Het belang van de aansluiting en eventueel integratie van de ECD-applicatie met een Officesuite (zoals MS Office) moet worden overwogen. In elke omgeving (zo ook bij Windows van Microsoft) moet eerst als gebruiker worden ingelogd in deze omgeving en vervolgens in de verschillende applicaties. Een veel toegepaste wijze van inloggen op de omgeving en vervolgens verschillende applicaties (om het gebruikersgemak) is het “single sign-on” principe. Het kan bij instellingen voorkomen dat meerdere medewerkers gebruik maken van hetzelfde apparaat (bijvoorbeeld PC op zusterspost). Voor dit apparaat (de omgeving) is vaak een inloglicentie aanwezig. Voor het juiste gebruik van de ECD-applicatie (autorisatie) is vaak een individuele inloglicentie per medewerker nodig. Bij de afweging van het toepassen van single sign-on moet eventuele additionele aanschaf van omgevingslicenties worden meegenomen.

12.5. Aanvullende rapportage Behalve de collectieve eis van een aantal standaardrapportages (zie hoofdstukken 8, 9 en 10), moet een instelling overwegen of aanvullende rapportages door de leverancier moeten worden gebouwd (maatwerkrapportages) of dat de voorkeur is om dit zelf te kunnen (zelfbouwrapportages). Ten aanzien van het rapporteren moet worden bepaald of dit in de ECD-applicatie moet kunnen of dat juist de rapportage buiten het ECD (report generator in sommige gevallen met behulp van een data warehouse) gedaan moet worden.


37

12.6. Training en opleiding Naast de inrichting van het ECD is ook de introductie bij de gebruikers van belang. Training en opleiding kan op verschillende manieren worden vormgegeven. Dit heft zowel betrekking op de vorm (bijvoorbeeld training door leverancier of door eigen mensen) en het materiaal (standaard van leverancier of instelling specifiek).

12.7. Communicatie en koppelingen benoemen In hoofdstuk 5 worden mogelijke communicatie en koppelingen voor gegevensuitwisseling genoemd. Voor het duidelijk en volledig formuleren dienen de daadwerkelijke applicaties (en versies) te worden benoemd. De belangrijkste koppelingen die beschreven moeten worden zijn:  Koppeling met het personeels- salarissysteem ten aanzien van gebruikte deskundigheidsniveaus of overige medewerkerinformatie;  Koppeling met een declaratie c.q. financieel systeem (productieafspraken, declaratie en facturatie);  Koppeling met b.v. roosterpakket om de capaciteitsberekening (in volume en deskundigheidsmix) uit het ECD door te geven aan roosterpakket;  Koppeling met Tijdsregistratie of Urenregistratie pakket. Van deze koppelingen moet in het instellingsspecifieke PvE worden beschreven:  Betreft het een periodieke uitwisseling of een real-time koppeling.  Wat is de specifieke applicatie;  Wat is de versie van de applicatie;  Welke data-elementen moeten worden uitgewisseld;  Betreft het eenrichtingsverkeer of moet de koppeling twee kanten op gaan (Van ECD-applicatie naar secundaire applicatie en van secundaire applicatie naar ECD-applicatie).

12.8. Conversie Ook als het gaat om een eenmalige conversie van gegevens (bijvoorbeeld van de oude ECD-applicatie naar de nieuwe) moet expliciet worden aangegeven om welke applicaties (en versies) het gaat en welke data-elementen moeten worden uitgewisseld. Bij conversie is de vervuiling van de te converteren data een belangrijk punt; wordt de data opgeschoond voor of na de conversie?

12.9. Details registratie geleverde zorg In hoofdstuk 6 wordt de eis aangegeven dat het mogelijk moet zijn om geleverde zorg te registeren. Het registreren van geleverde zorg kan op verschillende manieren en de instelling dient de keuze te maken. Wel is het raadzaam om een verdergaande wijze van registratie voor de toekomst niet uit te sluiten. Mogelijke wijzen van registratie in toenemend in mate van detail zijn:  Steekproefsgewijs  Aan- of afwezigheid registreren  In blokken (bijvoorbeeld middag, eten)  In specifieke tijdseenheden (van bijvoorbeeld uur tot minuten). Natuurlijk kan ook een combinatie van manieren van registratie zijn.Niet registeren is natuurlijk ook een optie.

12.10.

Meetschalen

In hoofdstuk 6 wordt toegelicht hoe meetschalen kunnen worden ingezet om het effect van ingezet beleid op de geestelijke en fysieke toestand van de cliënt te meten. Voorbeelden van meetschalen die in de praktijk door verschillende disciplines gebruikt worden zijn:  De Barthel-index  SNAQ-lijst (Short Nutritional Assessment Questionnaire)


38

 MDS/RAI  Tinetti-test (inschatten valrisico‟s)  Decubitus risicoscore  GAF-score  GIP-score  Pijnscoreschaal Naast deze meetschalen kunnen ook de resultaten van meetwaarden worden vastgelegd:  Gewichtsverloop  Bloedsuiker- en andere labwaarden  Bloeddruk  Ontlasting en urineproductie.

12.11. Mate van werkstroombesturing Op een aantal specifieke plaatsen is als collectieve eis werkstoombesturing opgenomen in de voorgaande hoofdstukken. Het gaat hier om besturing van werkstromen die volgen uit wettelijke kaders. Ook op andere (niet-wettelijk verplichte werkstromen) is werkstroombesturing mogelijk. Een instelling dient na te gaan waar verdergaande werkstroombesturing volgens instellingsspecifieke richtlijnen vereist of gewenst is. Bij werkstroombesturing zijn 3 niveaus te onderscheiden: 1. Geen signalering 2. Signalering dat een vervolgactie moet worden gedaan (bijvoorbeeld: na registratie incident, geeft ECD aan dat de MIC-commissie moet worden ingelicht) 3. Het “uitvoeren” van een vervolgactie ( bijvoorbeeld: na registratie incident wordt automatisch het incident op de agenda van de MIC gezet en krijgt de voorzitter een bericht) De instelling moet besluiten op welke onderdelen, welk niveau van werkstroom zij de besturing wil inrichten.

12.12. Pionier of bewezen De functionaliteit zoals beschreven in dit collectieve PvE zal niet direct na de publicatie van de definitieve versie door elke leverancier geleverd kunnen worden in hun huidige versie en daarom ook niet in werkende vorm beschikbaar zijn bij instellingen. En ook op termijn –er vanuit gaande dat de leveranciers hun productontwikkeling afstemmen op de door de markt uitgesproken collectieve eisen- zullen instellingsspecifieke eisen niet altijd direct in huidige versies en werkend bij andere instellingen beschikbaar zijn. Een instelling dient de keuze te maken of ze voorop willen lopen met nieuwe functionaliteit of dat het bewezen functionaliteit moet zijn.

12.13. ‘Best of breed’ of ERP Zoals eerder aangegeven kan de ECD-functionaliteit worden ingevuld door een of meerdere applicaties. Indien deze applicaties van meer dan een leverancier worden betrokken, wordt van een “best of breed” oplossing gesproken. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is het koppelen van de verschillende onderdelen. Ook een ERP-toepassing bestaat uit verschillende onderdelen en ook hier blijft integratie een aandachtspunt. Een belangrijk aandachtspunt bij een ERPoplossing is, of de oplossing op de onderdelen die voor de instelling het belangrijkst zijn, ook een juiste invulling aan de eisen geeft.

12.14. Een sector of multisectoraal Indien de instelling in meerdere sectoren actief is (GZ, VVT en GGZ) en dit wil ondersteunen vanuit een ECD-applicatie, moet de aansluiting op andere sectoren (voorkant met verschillende indicatie verstrekkende instellingen en informatie


39

aanleverende organisaties; achterkant aan verantwoording organen) worden gewaarborgd.

12.15. Disciplinedossiers Elke bij de cliënt betrokken functionaris binnen een instelling heeft toegang tot onderdelen van het elektronisch cliënten dossier. Figuur 5 is een voorbeeld van een opbouw van de verschillende disciplines en functionarissen en hun gebruik van en toegang tot het ECD. Dit schema kan als basis gebruikt worden om de autorisatie van het ECD in te richten.

Discipline deel

Voor wie en welke taal

In EDC

Algemeen

In EDC

Disciplines rondom het primaire proces

 AZR-gegevens  Gegevens contactpersonen  NAW-gegevens  Zorgplan  MDO-verslag  Medicatie  Rapportage zorg

In EDC

Discipline specifiek

Voor alle betrokkenen in het primaire en administratieve proces rondom de cliënt. Taal is ABN Alle disciplines die bij het primaire proces betrokken zijn. Voor gezamenlijk gebruik, waarneming en overdracht. Taal is ABN Gegevens alleen toegankelijk voor de eigen discipline (bijvoorbeeld verpleeghuisarts, zorg, fysio). Voor eigen gebruik, waarneming en overdracht. Taal is vakterminologie van de discipline.

In EDC of aantekeningen op papier

Persoonlijk

Alleen voor professional relevante informatie in haar/zijn taal.

 Persoonlijke werkaantekeningen  Vermoedens

Figuur 5: discipline dossiers

Voorbeelden

 Medisch dossier  Uitslagen van onderzoeken  meetschalen  Testresultaten  Specifieke anamnese formulieren  Protocollen

Deze figuur kan als volgt gelezen worden:  In het Algemene deel staat algemene informatie over de cliënt zoals de NAWgegevens en andere contact gegevens.  Informatie die ook buiten de discipline beschikbaar moet zijn wordt in het deel opgenomen wat ook voor andere disciplines (de verzorgenden) toegankelijk is (bijvoorbeeld “medicatie aanpassing door de verpleeghuisarts”).  In het discipline specifieke deel staan de gegevens waar alleen medewerkers van een specifieke discipline toegang toe hebben. Dit betekent dat bijvoorbeeld ook “een waarnemend verpleeghuisarts” toegang heeft tot deze gegevens.  Informatie die alleen voor de professional persoonlijk van belang is (bijvoorbeeld “staccato aantekeningen van een gesprek met de familie van de cliënt”), zal deze medewerker noteren in het Persoonlijk deel van het dossier. Niemand behalve de medewerker zelf heeft toegang tot dit deel.


40

Programma van Eisen Elektronisch Cliënten Dossier. Versie 3.0

Recommend Documents