Profesní předpoklady interních auditorů

----------------------------------------------------------- Kapitola 21: Výběr a vzdělávání pracovníků

Kapitola 21

Výběr a vzdělávání pracovníků auditu Profesní předpoklady interních auditorů: přizpůsobivost, porozumění a rozhodnost. Zdroje nových auditorů: univerzity a vysoké školy, CPA - certifikovaní veřejní účetní, uvnitř vlastní organizace, IIA - Institut interních auditorů. Jak vybírat interní auditory: pohovory, otázky, které se mají klást, testy. Orientace: programy a průvodce. Umění jak udělat instruktáž. Školící programy: individuální studium, podpora soustavného vzdělávání, nové školící kurzy pro starší interní auditory, pracovní porady, výzkum, IIA. Soustavný profesní rozvoj. Rozsáhlý vnitropodnikový školící program. Do interního auditu přichází specializace. Hodnocení pracovníků. Vyhodnocování dosažených úspěchů a charakterových vlastností. Různé formuláře používané pro vyhodnocování. Auditorské úkoly. Restrukturalizace prvku lidských vztahů. Silné stránky, konflikty a porušení. Příklady obou aspektů. Rozvoj etické kultury organizace. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Profesní předpoklady interních auditorů Odborný interní audit potřebuje odborné pracovníky. Rozsáhlé zaměření moderního interního auditu vyžaduje značné znalosti auditorských metod a technik. Tyto požadavky stanoví vysoké standardy pro interní audit – standardy, které by se neměly zradit. Je mnohem lepší mít nedostatek pracovníků, než zaměstnat jednoho interního auditora, který při jediném úkolu dokáže zničit důvěryhodnost, jejíž vybudování trvalo mnoho let. Ředitel interního auditu proto musí při výběru pracovníků a při rozhodování o jejich udržení, brát v úvahu některé atributy odborných znalostí a charakterových vlastností. Vzdělávání rozvíjí odborné schopnosti; vlastní zkušenosti je zdokonalí. Vzdělávání má rozvinout znalosti, dovednosti a disciplíny nevyhnutelně potřebné pro vykonávání práce odborného interního auditu. Široký záběr interního auditu téměř neumožňuje, aby kterýkoliv jednotlivec získal úplné znalosti o všech předmětech auditu. Auditorský tým jako celek by však měl mít odborné znalosti potřebné k realizaci všech zakázek auditu – nebo by měl mít přístup k těmto odborným znalostem. Jednotlivý auditor má být odborně zdatný v určitých základních dovednostech, jež jsou potřebné pro široce založené interní audity, mít pochopení pro jiné a mít schopnost uznat ostatní. Standardy pro profesionální praxi interního auditu (Standardy) ilustrují tyto pojmy a popisují jejich použitelnost. Doporučení pro praxi 1210-1, „Vysoká úroveň odborných znalostí“, to však správně vystihuje: 1. Každý interní auditor by měl mít následující určité znalosti a dovednosti: (a) Při provádění zakázek auditu se vyžaduje odbornost při uplatňování standardů interního auditu, postupů a metod. Odbornost znamená schopnost uplatnit znalosti v situacích, se kterými je možné se setkat a řešit je bez rozsáhlé možnosti použít v nouzi technický výzkum a asistenci. (b) Od auditorů, kteří pracují ve velkém rozsahu s finančními záznamy a zprávami se vyžadují odborné znalosti účetních zásad a metod. (c) Pochopení zásad řízení se vyžaduje z důvodu zjištění a vyhodnocení závažnosti a významnosti odchylek od dobré podnikatelské praxe. Pochopení znamená schopnost

uplatnit široké spektrum znalostí v situacích, které mohou pravděpodobně vzniknout, schopnost rozpoznat významné odchylky a být schopen uskutečnit výzkum, nevyhnutelně potřebný k tomu, aby se dospělo ke správnému řešení. (d) Vyžaduje se pochopení základů takových oborů, jako je například účetnictví, ekonomie, komerční právo, daně, finance, kvantitativní metody a informační technologie. Chápání znamená schopnost rozpoznat existenci problémů nebo potenciálních problémů a stanovit další průzkum, který je zapotřebí provést nebo specifikovat pomoc, kterou je zapotřebí získat. 2. Interní auditoři by měli mít dovednosti v jednání s lidmi a také být schopni efektivní komunikace. Interní auditoři by měli rozumět lidským vztahům a udržovat uspokojivé vztahy s klienty, pro které se zakázky provádí. Interní auditoři by měli mít takové dovednosti v ústní a písemné komunikaci, aby mohli jasně a efektivně sdělovat takové záležitosti, jak jsou například cíle zakázky, vyhodnocení, závěry a doporučení. 3. Ředitel útvaru interního auditu by měl stanovit vhodná kritéria vzdělání a zkušeností pro obsazování funkcí interních auditorů, přičemž přikládá přiměřený důraz na rozsah práce a úroveň odpovědnosti. Je zapotřebí získat přiměřenou jistotu ohledně kvalifikace a odborných schopností každého budoucího auditora. 4. Pracovníci interního auditu by kolektivně měli mít potřebné znalosti a dovednosti k praktickému uplatňování profese v rámci organizace. Tyto atributy zahrnují odborné schopnosti při uplatňování standardů interního auditu, postupů a metod. Ke splnění nároků stanovených moderním interním auditem jsou potřebné určité charakterové vlastnosti: kromě jiného je to přizpůsobivost, pochopení a rozhodnost. Z důvodu zvládnutí různorodosti problematiky interního auditu a adaptování se na neustále se měnící prostředí, se kterým se interní auditoři setkávají při svých různorodých úkolech, potřebují interní auditoři přizpůsobivost. Vyžaduje to schopnost pružně absorbovat žargon, který se vyvinul během dané činnosti společně se schopností přeložit tyto informace do jednoduché angličtiny.Vyžaduje to čilost při rychlém reagování na nové problémy, na nové cíle organizace a na nová stanoviska managementu. Pro úspěšné jednání s lidmi musí mít auditoři pochopení pro to, co přivádí lidi k příznivé reakci a co je přivádí k nesouhlasu. Auditoři potřebují empatii, aby pochopili problémy lidí a byli schopni se na chvíli ocitnout v jejich kůži. Potřebují ohleduplnost, aby určili, co lidi frustruje, co lidi pociťují v souvislosti se svou prací, se svými manažery a se svou organizací. Auditoři musí mít takt, aby byli schopni klást produktivní otázky bez vytváření nepřátelských situací. Pro zacházení s obtížnými a novými problémy musí být interní auditoři rozhodní. Musí být schopni čelit tlakům, které by je mohli zviklat od jejich cílů. Musí být schopni trvat na tom, že oni a pouze oni mohou uspokojit své vnitřní detektory předtím, než přestanou hledat odpovědi na své dotazy. Auditoři musí být ochotni pracovat natolik tvrdě a tak dlouho, dokud nezjistí fakta a nezdokumentují je tak, aby je nebylo možné napadnout. Aby auditoři byli schopni vyjádřit odborné názory a stanoviska musí být čestní, objektivní a odpovědní. Musí si vypěstovat dobrou pověst pro zacházení s fakty, pro uvádění faktů do kontextu, pro objektivní vyhodnocování závažnosti svých zjištění, pro skutečnost, že nemají na věcech soukromý zájem, pro svou absolutní důvěryhodnost a pro úplnou odpovědnost, protože mají tu moc vážně ublížit prostřednictvím nahlášených nedostatků.

Doplňte tyto předpoklady ještě schopností komunikovat jak ústně, tak i písemně se silným pozitivním přístupem, který prodává jak auditora, tak i jeho audit s představivostí a iniciativou při hledání nových způsobů jak zaútočit na problémy. Pak se začne objevovat moderní interní auditor.

Zdroje Kandidáti na funkce v interním auditu přicházejí z mnoha zdrojů. Kromě toho některé útvary interního auditu podnikly neobvyklé kroky k využití dostupných talentů, jiných, než jsou odborní auditoři. Uvádíme některé zdroje a novější přístupy: Univerzity a vysoké školy. Průzkum provedený v roce 1985 identifikoval 44 škol, které nabízely jediný kurz interního auditu. Žádná z nich neměla formální výukový program interního auditu. Pod vedením státní univerzity Louisiana State University vypracoval Institut interních auditorů (IIA) „Cílový studijní program“ [Target School Program] pro vzdělávání odborných interních auditorů. V rámci tohoto programu byly kurzy zavedeny, nebo jsou ve stádiu přípravy, na více než padesáti amerických a zahraničních univerzitách. Studenti jsou získáváni pro tyto programy v počtech, které jsou dostatečně vysoké pro zdůvodnění administrativních nákladů a po těchto absolventech je značná sháňka. Jedním cílem těchto pilotních škol je to, aby studenti získali kvalifikaci Certifikovaný interní auditor [1]. Další zdroje interních auditorů pocházejí z programů stáží sponzorovaných univerzitami. Tyto programy poskytují studentům jedinečnou příležitost získat praktické zkušenosti a přitom rovněž obdržet kreditní body za studijní hodnocení. Řádné denní studium/praxe trvá přibližně 10 týdnů až šest měsíců, i když běžná norma je 10 až 12 týdnů. Existují rovněž některé krátkodobé kurzy v rozsahu 20 až 40 hodin, jež jsou součástí přednáškových programů. Jedním z přínosů těchto kurzů je pomáhat při postupech prováděných na konci fiskálního roku. Dalším přínosem je přidělení stážistů na speciální projekty, které by se jinak nemohly uskutečnit z důvodu nedostatečného počtu stálých zaměstnanců. Některé úkoly pro studenty byly následující: • • • • • • •

Analyzování interních řídicích a kontrolních mechanismů. Analyzování zůstatků na účtech. Sledování a odsouhlasování fyzických stavů zásob. Vypracování auditorských aplikací pro osobní počítače. Realizace průzkumu problematiky účetnictví a daňové problematiky. Zlepšení organizace pracovních materiálů. Provádění menších auditů.

Profese interního auditu se nezaměřovala na vynikající studenty účetnictví tak agresivně, jako v případě veřejných účetních. Interní audit lze však ukázat jako audit, který má větší výzvy a vyvolává větší vzrušení. Když útvary auditu sáhnou po stážistech, může jim to pomoci při specifických projektech, ale rovněž to může pomoci při vyhodnocování kandidátů pro zaměstnání v útvarech interního auditu na plný pracovní úvazek [2]. Jedna banka přišla s novým využitím studenta – stážisty. Před dvěma roky banka prošla prověrkou zajištění kvality. Student dostal kopii zprávy z prověrky se zadáním, aby „provedl audit “. Vzhledem k tomu, že se student nenacházel na výplatní listině útvaru interního auditu, nebyl na něho vyvíjen žádný tlak, aby se zavděčil šéfovi nebo uklidňoval pracovníky útvaru, a tudíž byl schopen poskytnout přesný a objektivní pohled „auditu“ [3].

Certifikovaní veřejní účetní (CPA). Mladí účetní, kteří hledají nové a napínavé příležitosti a dali se na tovaryšskou dráhu ve společnosti veřejných účetních, mohou být vážnými kandidáty. Inzeráty v hlavních účetnických časopisech mohou přilákat pozornost mladých CPA. Mohou se nechat přesvědčit o dobrých vyhlídkách moderního interního auditu, které jsou lepší než funkce kontrolora nebo hlavního účetního v malé organizaci. Užitečným přístupem k přilákání kandidáta je citovat ty manažery a vedoucí výkonné pracovníky, kteří dosáhli svých současných funkcí díky využití odrazového můstku interního auditu. Uvnitř vlastní organizace. Ředitelé útvarů interního auditu mají vynikající zdroj na svém vlastním zadním dvorku. Jsou v pozici, kdy z první ruky získávají informace o perspektivních zájemcích ve skutečném provozu. Tito perspektivní zájemci už mají praktické vědomosti o zásadách práce v organizaci, o metodách, produktech a řízení. Pracovníci auditu by si měli všímat lidí, kteří mají základní vybavení a mohl by jim být nabídnut – samozřejmě prostřednictvím zaběhnutých kanálů – přijímací pohovor. Institut interních auditorů (IIA). Internal Auditor, odborný časopis Institutu interních auditorů přijímá inzeráty na auditory a má výhodu v tom, že je zasílán interním auditorům na celém světě. Internet. Zkušené osoby neustále hledají nové příležitosti. Inzerce s možností elektronické diskuse, může představovat efektivní metodu získávání tovaryšských uchazečů.

Jak vybírat interní auditory Po přilákání nadějného zájemce by ředitel útvaru interního auditu měl podniknout dva kroky: za prvé, provést s ním pohovor; za druhé, otestovat ho.

Pohovory Pohovor se zájemcem by měl být dobře naplánovaný a dobře zorganizovaný. Životopis vyhlídnutého zájemce a jeho žádost by měly být pozorně přečteny a měly by být obtelefonovány osoby uvedené v referencích. Osobám uvedeným v referencích je lépe zatelefonovat, než jim psát. Předchozí zaměstnavatel se bude vyjadřovat po telefonu volněji a upřímněji než na papíře. Pohovor by měl být stanoven na dobu, kdy nebude rušen tlakem jiné práce. Ředitel útvaru interního auditu by měl nejdříve udělat předběžný výběr perspektivních zájemců; a pokud se zdají být vhodnými kandidáty, měl by některý ze supervizorů asistovat při předběžném výběru. Provedení pohovoru je uměním a vyžaduje značnou praxi. Pohovor by měl představovat obousměrnou ulici. Ten, kdo vede pohovor, obvykle osoba, která má zkušenosti s personální prací, plus zkušenosti z interního auditu, prodiskutuje s kandidátem práci, organizaci útvaru, vyhlídky kandidáta a charakter práce. Ti, se kterými je pohovor veden, hovoří o sobě. Z některých lidí je zapotřebí během pohovoru věty tahat, a některé lidi je zapotřebí vést. Mezi otázky, které se kladou kandidátům s praxí, patří: • • • • •

Jaké byly některé úkoly, které jste plnil? Jak jste k nim přistupoval? Jaký druh zpráv jste psal? Jak jste udržoval tempo ve svém vzdělávání? Proč chcete změnit místo?

• • • • •

Co se vám líbí na interním auditu? Co se vám na něm nelíbí? Jaký druh úkolů se vám líbí nejvíce? Jaké jsou vaše osobní cíle? Uveďte příklad jedné z nejobtížnějších situací, se kterou jste se setkal.

Mezi otázky, které se kladou kandidátům úplně bez praxe, patří: • • • • •

Jaké je vaše pojetí interního auditu? Jak jste se o interním auditu dozvěděl? Proč si myslíte, že se vám bude líbit? Jaké druhy úkolů by se vám líbily nejvíce? Máte nějaké vedlejší zájmy, které by mohly souviset s interním auditem? Jaké jsou vaše osobní cíle?

Uschovávejte záznamy všech pohovorů uspořádaně tak, aby byly pohotově k dispozici při porovnání schopností a předpokladů jednotlivých kandidátů pro stejnou pozici. Ukázka 21-1 je příkladem záznamu o pohovoru se zájemcem. Ukázka 21-2 poskytuje definici schopností, které byly prozkoumány a ohodnoceny. Vzhledem k tolika nerozhodnutým věcem, potřebují ředitelé útvaru interního auditu získat každou přednost, když se rozhodují o tom, zda mají zájemce přijmout. Pouze časem se ukáže, zda jejich rozhodnutí zájemce přijmout, bylo správné. V tomto písemném dokumentu nejsou pro interní auditory uvedeny žádné standardní testy, kromě testů inteligence, testů schopností a zkoušek CIA. Když někdo získá titul CIA, samozřejmě, že je to dostatečný test. Avšak ne všichni nově přijatí pracovníci jsou certifikovaní CIA. Takže některé auditorské organizace vypracovaly své vlastní testy, aby nahlédly do schopností zájemce, do jeho písemného projevu, do myšlenkových procesů, logiky a osobnosti. Je třeba poukázat na to, že někteří ředitelé interního auditu mají námitky vůči takovým testům. Jiní je využívají se značnou mírou úspěšnosti a potvrdili jejich význam porovnáním známek z testů s hodnocením následně uděleným stejným zaměstnancům na výkazech jejich pracovního hodnocení. Tato porovnání vykazují přijatelnou korelaci mezi dosaženým hodnocením při testech a jejich pozdějším hodnocením. Zákony a předpisy vlád zakazují některé testy při přijímání do zaměstnání, ale testy, které mají přímou souvislost s práci, na kterou se daná osoba přihlásila, jsou často přijatelné. Ředitelé interního auditu by měli své navrhované testy předkládat před jejich použitím ke kontrole a schválení svým pracovníkům do oddělení lidských zdrojů. Aby byly testy efektivní, neměl by zájemce mít možnost je vidět předem. Nebylo by proto moudré použít přesné texty testů v knize, která je všeobecně snadno dostupná, jako je tato kniha. Každý útvar auditu by si měl vypracovat své vlastní testy nebo použít sady standardizovaných testů, které jsou vytištěny v mnoha vydáních. Raději jsme rozpracovali některé myšlenky a uvedli několik zkrácených příkladů pro vypracování takových testů, než abychom poskytli úplné kopie testů, které se skutečně používají.

Ukázka 21-1 Formulář pro hodnocení pohovoru Jméno__________________________________________________

Věk ___________

Akademické tituly __________________________________________________________ Poslední dva zaměstnavatelé _________________________________________________ _________________________________________________________________________ Vzdělání (Absolvované školy) ________________________________________________ _________________________________________________________________________ Certifikace _______________________________________________________________ Je ochoten cestovat? ________________________________________________________ 0

2

4

6

8

10

. Postoje Vzhled Zralost Společenskost Vlastní projev Motivace Inteligence Přesvědčivost Sebedůvěra Zájem Potenciál Celkové hodnocení Máme nabídnout zaměstnání tomuto zájemci ? _______________________________________________ Jestliže ano, na jakou funkci? _______________________________________________ Poznámky

_______________________________________________________________

__________________________________________________________________________ Vedoucí pohovoru ___________ Datum _____________________

Ukázka 21-2 Definice ve formuláři pro hodnocení pohovoru Hodnotící faktory Postoje - obecné názory. Vzhled - fyzický vzhled, upravenost, držení těla. Zralost - chování a zjevná emocionální stabilita. Společenskost - zřejmá schopnost vycházet s ostatními; vřelost, vstřícnost. Vlastní projev - schopnost vyjádřit myšlenky jasně, konzistentně, efektivně. Motivace - nadšení, iniciativa, entuziasmus, energie, touha po úspěchu. Inteligence - duševní schopnosti, úsudek, pohotovost, schopnost zorganizovat myšlenky. Přesvědčivost - schopnost ovlivnit jiné lidi. Sebedůvěra - duševní rovnováha, zájem přijímat výzvy. Zájem - náznak upřímného zájmu o interní audit a o naši organizaci. Potenciál - váš dojem o potenciálu zájemce dosáhnout na manažerskou pozici. Celkové hodnocení - váš všeobecný dojem o zájemci. Bodové hodnocení 10 - Mimořádný 8 6 4 2 0 -

Výjimečný, jasně nadřazený (lze použít jenom ve velmi zřídkavých případech). Vynikající Značně nad průměrem. Jednoznačně vyniká. Dělá okamžitý a trvalý dojem. Uspokojivý plus Nad průměrem, potenciální přínos pro organizaci. Uspokojivý Normální pro osobu jeho věku, se zkušenostmi a vzděláním. Uspokojivý minus Hraniční hodnocení; dostatečně nesplňuje naše minimální standardy Neuspokojivý Nevhodný pro naší práci

Test schopnosti psát. Předložte zájemcům popis situace zjištěné auditem a požádejte je o napsání zprávy v předepsaném formátu s uvedením, například: (a) základních informací; (b) účelu auditu; (c) rozsahu auditu; (d) názoru a stanovisek auditora; a (e) doporučení pro nápravná opatření. Zde jsou příklady dvou takových situací: 1. Kterýkoli pracovník z několika zaměstnanců poštovního oddělení otevírá obálky v poštovní podatelně. Všechny úhrady jsou uloženy do krabice až do konce dne. Tehdy se úhrady vloží do obálky pro styk mezi odděleními a odešlou se pokladníkovi. 2. Nákupčí v oddělení nákupu si sami mohou vytvořit své vlastní seznamy perspektivních nabízejících dodavatelů, připravovat žádosti na předkládání nabídek, odesílat je přímo vybraným zájemcům a přijímat vyplněné nabídky přímo z poštovního oddělení. Rovněž provádějí výběr úspěšné nabídky. Instrukce by uchazečům měly sdělit, aby napsali své zprávy k výše uvedeným situacím v netechnických termínech, které budou jasné pro manažera, jež nemá žádné vzdělání v oblasti účetnictví nebo zásobování. Mělo by jim být rovněž sděleno, že jejich zprávy budou vyhodnoceny podle standardů jasnosti, koherentnosti (jak jsou věty navzájem kompaktní),

struktury a používání přiměřeného jazyka (Poznámka: podstata nedostatků není součástí tohoto testu). Vyhodnocení a oznámkování takových testů představuje problém, protože neexistují jednoduchá matematická kritéria, na která by se dalo spolehnout. Lze však získat některá měřítka objektivity tím, že se přidělí maximální číselná známka každému ze čtyř standardů platných pro vypracování zprávy, a dvěma nebo více lidem se umožní samostatně oznámkovat výsledky testu. Kritéria pro známkování mohou být tato: Standard Jasnost Koherentnost Struktura Jazyk Celkem

Maximální hodnota 35 35 15 15 100

Známka ( ( ( ( (

) ) ) ) )

Test schopností zorganizovat své myšlenky. Předložte uchazečům sérii přibližně 25 tvrzení o auditorských problémech. Tvrzení jsou očíslována po sobě následujícími čísly, ale jejich logický sled je zpřeházen. Požádejte uchazeče o opětovné seřazení tvrzení do rozumného pořadí pod záhlavími, které jste jim předložili. Záhlaví mohou obsahovat Účel, Rozsah, Zjištění o řídicích a kontrolních mechanismech, Zjištění související s výkonností, Názory a stanoviska a Doporučení. Zkrácený příklad zpřeházených tvrzení je uveden v Ukázce 21-3. Řešení je uvedeno v Ukázce 21-4. Test je možné oznámkovat tak, že od absolutního skóre 100 bodů se odečtou dva body za každé tvrzení uvedené ve špatné sekvenci pod správným záhlavím, a čtyři body za každé tvrzení uvedené pod špatným záhlavím.

Ukázka 21-3 Test schopností zorganizovat své myšlenky INSTRUKCE: do uvedených závorek zapište správná čísla ve správném pořadí. Kontrolní Zjištění při Názory Účel Rozsah zjištění stanovení a Doporučení výkonnosti stanoviska

( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) (1) Doporučili jsme, aby supervizoři pravidelně kontrolovali jejich stálé aktuálnosti.

( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) manuály za účelem zajištění

(2) Jsme toho názoru, že systém pracoval tak, jak bylo zamýšleno s výjimkou skutečnosti, že některé manuály nebyly aktualizovány. (3) Naše testy překontrolovaných výkresů prokázaly, že všechny byly podepsány supervizory oddělení inženýringu před jejich vydáním. (4) Prověřili jsme systémy a postupy přečtením instrukcí a uskutečněním rozhovorů s pracovníky oddělení inženýringu. (5) Náš test hlášení o chybách ukázal, že tato hlášení jsou přesná a včasná. (6) Zjistili jsme dostatečnou zásobu konstrukčních manuálů pro inženýry, ale 20 procent manuálů nebylo aktualizovaných. (7) Rozhodli jsme se stanovit, zda systém pracoval tak, jak bylo zamýšleno. (8) Rozhodli jsme se vyhodnotit adekvátnost systému kontroly týkající se přesnosti inženýrských výkresů. (9) Náš test 100 výkresů ukázal, že všechny byly ověřeny kontrolory výkresů. (10) Zjistili jsme, že ve vztahu k přesnosti musí být všechny výkresy ověřeny kontrolory výkresů. (11) Zjistili jsme, že po kontrole musí být výkresy překontrolovány supervizory oddělení inženýringu před jejich vydáním. (12) Jsme toho názoru, že kontrolní systém byl adekvátní. (13) Zjistili jsme, že manuál pro vypracování výkresů byl zpracován tak, aby poskytoval podrobné instrukce pro kresliče oddělení inženýringu. (14) Detailně jsme přezkoumali 100 inženýrských výkresů. (15) Na základě stížností od výrobní organizace vypracoval management systém předkládání hlášení o počtu chyb ve výkresech. (16) Doporučili jsme, aby všechny manuály byly okamžitě aktualizovány.

Ukázka 21-4 Řešení testu schopností zorganizovat své myšlenky Účel (8) Rozhodli jsme se vyhodnotit adekvátnost systému kontroly týkající se přesnosti inženýrských výkresů. (7) Rozhodli jsme se stanovit, zda systém pracoval tak, jak bylo zamýšleno. Rozsah (4) Prověřili jsme systémy a postupy přečtením instrukcí a uskutečněním rozhovorů s pracovníky oddělení inženýringu. (14) Detailně jsme přezkoumali 100 inženýrských výkresů. Kontrolní zjištění (13) Zjistili jsme, že manuál pro vypracování výkresů byl zpracován tak, aby poskytoval detailní instrukce pro kresliče oddělení inženýringu. (10) Zjistili jsme, že ve vztahu k přesnosti musí být všechny výkresy ověřeny kontrolory výkresů. (11) Zjistili jsme, že po kontrole musí být výkresy překontrolovány supervizory oddělení inženýringu před jejich vydáním. (15) Na základě stížností od výrobní organizace vypracoval management systém předkládání hlášení o počtu chyb ve výkresech. Zjištění při stanovení výkonnosti (6) Zjistili jsme dostatečnou zásobu konstrukčních manuálů pro inženýry, ale 20 procent manuálů nebylo aktualizovaných. (9) Náš test 100 výkresů ukázal, že všechny byly ověřeny kontrolory výkresů. (3) Náš test překontrolovaných výkresů prokázal, že všechny byly podepsány supervizory oddělení inženýringu před jejich vydáním. (5) Náš test hlášení o chybách ukázal, že jsou přesná a včasná. Názory a stanoviska (12) Jsme toho názoru, že kontrolní systém byl adekvátní. (2) Jsme toho názoru, že systém pracoval tak, jak bylo zamýšleno s výjimkou skutečnosti, že některé manuály nebyly aktualizovány. Doporučení (16) Doporučili jsme, aby všechny manuály byly okamžitě aktualizovány. (1) Doporučili jsme, aby supervizoři pravidelně kontrolovali manuály za účelem zajištění jejich stálé aktuálnosti.

Test schopnosti rozlišit mezi faktem a domněnkou. Fakt je něco, co má skutečnou existenci, něco, co lze dedukovat s jistotou, tvrzení, které je ověřeno nebo ověřitelné. Domněnka je něco, co naznačuje nedostatečný důkaz toho, aby mohl být považován za fakt. Auditoři, kteří nejsou schopni rozlišit mezi těmito dvěma pojmy, potřebují pomoc, protože ve shromažďování faktů, jejich posuzování a z vyvozování závěrů na jejichž základě – nikoliv utváření pouhých domněnek – leží těžiště práce auditora. Největšími překážkami při posuzování pravdivosti nebo nepravdivosti návrhu je to, že se věci považují za jisté, dělají se ukvapené závěry a přijatelné okolnosti se akceptují jako holá fakta. Nezkušený auditor – a dost často i starý pracovník – akceptují zdání jako podstatu a mohou dospět k nesprávným závěrům. Existuje rafinovaný test, plný záludností pro neopatrné lidi, který lze vytvořit k přistižení toho, kdo dělá ukvapené závěry, test je rovněž dobrou lekcí pro každého auditora. Jasně vysvětluje, že to, co na povrchu vypadá jako skutečné, je pouhým signálem pro zkušeného auditora, aby kladl další otázky. Test může být vypracován úplně celý podle ukázky 21-5. Skóre 85 procent a více by znamenalo Výborný; 75 procent by znamenalo Dobrý; 60 procent by znamenalo Přijatelný; 50 procent Dostatečný a méně než 50 procent Nedostatečný. Uvedený příklad obsahuje pouze pět připomínek nebo otázek. V praxi je dobré předložit 25 až 30 otázek. V důsledku současného důrazu na audity činností a poskytování poradenských služeb klientům, se klade menší důraz na hluboké znalosti účetnictví, ale větší důraz na koncepce účinnosti a efektivnosti provozních operací. V mnoha případech není interní auditor specialistou na účetnictví, ale může být odborníkem na jiné oblasti, jako je medicína nebo inženýring. Rovněž vzdělání s titulem MBA (Master of Bussiness Administration) začíná být značně populární.

Jak zajistit orientaci Orientace, na rozdíl od školení, znamená nasměrovat nového auditora správným směrem. Účelem orientace je poskytovat členům útvaru auditu informace potřebné k tomu, aby se stali co možná nejrychleji produktivními pracovníky. V prvních dnech může být pobyt v nové organizaci traumatizující. Noví zaměstnanci si chtějí své nové prostředí oblíbit a vážit si ho. Chtějí mít pocit, že se mohou něčemu naučit od lidí kolem nich, že tito lidé jsou erudovaní. Chtějí se cítit příjemně ve své nové práci a ve svých nových útvarech auditu. Jejich pocity budou umocněny jakoukoli nevhodností nebo nejistotou. Jakmile po čase získají nějaké zkušenosti, nevyvolá čekání na práci žádné napětí; vědí, jak se mají sami zaměstnat. Během prvního dne nebo několika prvních dnů se však jakékoli omeškání, zmatky nebo nedostatek organizace v jejich mysli zdůrazní a vyvolá nežádoucí reakce.

Ukázka 21-5 Rozlišení mezi faktem a domněnkou Jak udělat test Níže uvádíme tvrzení, o kterém máte předpokládat, že je úplně pravdivé, i když některé jeho části jsou úmyslně nejasné; přečtěte si proto toto tvrzení pozorně. Během testu se k němu můžete kdykoli vrátit zpět. Přečtěte si komentáře o tvrzení. Vedle každého komentáře vyznačte, zda je pravdivý (P), nesprávný (F) nebo problematický (Q). Zakroužkujte písmenko, o kterém si myslíte, že platí. Zakroužkujte P nebo F, pokud jste si úplně jisti, že platí. Pokud máte pochybnosti o komentáři, zakroužkujte Q. Odpovězte na každý komentář po sobě. Jakmile vyznačíte odpověď, již ji neměňte. (U tohoto příkladu jsou odpovědi uvedeny v závorkách po každém komentáři). Tvrzení Objednávku 30305 Společnosti XYZ s datem 15. května 2000 vystavila Organizace ABC na 10 odlitků v ceně 10 dolarů za každý odlitek. Vlastníkem Organizace ABC je bratr pana Joea Blowa, nákupčí odlitků u Společnosti XYZ. Komentář 1. Objednávka na 10 odlitků byla předložena Organizaci ABC dne 15. května 2000 (Datum 15. května 2000 je problematické, protože známe pouze datum objednávky, ale nevíme, kdy byla objednávka předložena. Mohla být zadána telefonicky v dřívějším termínu). P F Q 2. Joe Blow a vlastník Organizace ABC jsou bratři. (Je to pravda, když je to takto kategoricky konstatováno). P F Q 3. Joe Blow zadal objednávku svému bratrovi. (Je to problematické; i když je Joe Blow nákupčím odlitků, mohla být objednávka zadána někým jiným. Joe mohl mít dovolenou). P F Q 4. Objednávka 30305 uvádí datum 15. května 2000. (Je to problematické. Objednávka v tvrzení s číslem 30305 uvádí datum 15. května 2000. Neznáme datum objednávky 30305, které může, ale nemusí být 15. květen 2000). P F Q 5. Hodnota objednávky 30305 činí 100 USD, když nebereme do úvahy podmínky slev. (Je to pravda). P F Q

Orientaci je proto u nových zaměstnanců zapotřebí pečlivě naplánovat a strukturovat. Jeden člověk v útvaru auditu, se silnými učitelskými sklony, by měl dostat úkol uvést nové auditory do jejich nového prostředí a provést je spletí nových požadavků. Učitel by měl být důkladně připraven a měl by mít specifický program a dobře navržené materiály tak, aby mohl provést práci snadno a s jistotou. Obecně by období orientace mělo trvat nejméně tři nebo čtyři dny a mělo by být rozvrženo do pěti fází: uvedení do pracovního kolektivu; diskuse o zásadách útvaru a metodách auditu; seznámení se zásadami, postupy, zprávami z auditu a pracovními materiály, seznámení se s elektronickým vybavením a podporou; a zpětná vazba toho, co se noví zaměstnanci naučili. V každé fázi by přiměřená část měla být dávkována tak, aby noví auditoři nebyli ani přetíženi a ani se nenudili. Rozsah a intenzita orientace bude samozřejmě záviset na předchozích zkušenostech auditora. Instruktor by měl být seznámen s těmito zkušenostmi. Je jasné, že zaměstnanec, který je přeložen v rámci organizace, nový promovaný student a zkušený auditor z jiné organizace, každý z nich vyžaduje odlišný přístup. Průvodce orientací, který poskytuje obecné informace o organizaci a o útvaru interního auditu může být důležitým prostředkem při poskytování obecných informací pro potřebnou referenci. Novému auditorovi by okamžitě měl být k dispozici průvodce, který by poskytoval včasné odpovědi na jakoukoli otázku. Každá organizace si samozřejmě musí vypracovat vlastního průvodce, ale jako pomoc při jeho vypracování je v Ukázce 21-6 uveden návrh takového průvodce. Člověk provádějící orientaci potřebuje formální program, který mu pomůže zapamatovat si všechny záležitosti, jež mají být probrány během období orientace. Ukázka 21-7 je příkladem takového průvodce jak souvisí s programem školení.

Umění jak udělat instruktáž [4] Jedním aspektem rozvoje zaměstnanců, který se zmiňuje pouze zřídka, je proces provádění instruktáží. Během „Kolokvia pedagogů IIA“ s příspěvkem vystoupil Dr. Sridhar Ramamoorti, který dříve působil na Univerzitě ve státě Illinois v USA a nyní pracuje ve společnosti Ernst & Young LLP. Materiál vypracovaný přednášejícím společně s Dr. Frederikem L. Neumanem a Julií K. Monroevou pojednával o filozofii a předchozí historii instruktáží a proces aplikoval na interní audit. Přednášející citoval odborníka napojeného na společnost Federal Express, který řekl, že provádění instruktáží: pomohlo rozvinout schopnosti dospět ke zdravým odborným úsudkům; umožnilo rozvoj jednotlivců; a posílilo kvalitu získaných odborných zkušeností. Potom prohlásil, že provádění instruktáží pomáhalo udržovat profesi „na revitalizované a aktuální úrovni v období neslýchaných změn“, a to je velmi důležité pro rozvoj postoje profesionálního skepticizmu.

Ukázka 21-6 Průvodce orientací Účel Abyste se jako nový člen personálu interního auditu zorientoval ve vašem novém prostředí. Průvodce přehledem příslušných administrativních a technických záležitostí před vaším přidělením do auditorského útvaru. Organizace Společnost Poskytuje přehled organizace společnosti a jména klíčových osob v managementu. Interní audit Uvádí, jaké místo zaujímá interní audit v organizaci společnosti. Uvádí jména lidí, kteří jsou úzce spojeni s auditorskou činností. Popisuje funkční odpovědnosti jednotlivých částí útvaru interního auditu. Administrativa Pracovní doba Denní oznámení o lokalitě práce Vyplácení mzdy Výkazy o pracovní době Otázky ochrany a bezpečnosti

Charakter směrnic platných v organizaci Administrativní manuál Auditorský manuál Dodávání pracovních potřeb Přidělené pracovní místo

Elektronická podpora Individuální

Podpůrný software

Sociální výhody Dovolená Nemocenská Dni pracovního volna Povinnosti člena poroty

Uvolnění z práce kvůli vojenským povinnostem Plán důchodového zabezpečení Pojištění

Přednášející popsal pohled z jiného zdroje, který vidí koučování výkonnosti jako proces skládající se ze čtyř následných fází: •

Vybudování synergických vztahů se zaměstnanci,

•

Použití čtyř úloh koučování výkonnosti: - Školení - Koučování v průběhu kariéry - Konfrontace - Provádění instruktáží

•

Rozvoj zaměstnanců, kteří se sami řídí a zaměstnanců se sebeúctou, a

•

Výběr odměn, které budují angažovanost pracovníků a přinášejí výsledky.

Čtyři úlohy koučování výkonnosti, pokud jsou rozepsány do větších detailů, se skládají z: •

Školení: rozvíjení technických schopností a dovedností řešit problémy.

•

Koučování v průběhu kariéry: vytvoření většího smyslu pro povinnost ve vztahu ke své vlastní kariéře a organizaci.

•

Konfrontace: zajištění toho, aby zaměstnanec podával lepší výkony bez ohledu na současnou úroveň výkonnosti. Týká se problému výkonnosti a nikoliv problému osoby.

•

Provádění instruktáží: snažit se o osobní vztah s instruovaným člověkem, a to sdílením předchozích zkušeností jak dobrých, tak i špatných, popsáním osobní a profesní minulosti, vybudováním důvěry ve vztahu a rozvíjením schopností u instruovaného člověka.

Přednášející citoval další zdroj, který uváděl, že: „Ideální instruktor vytváří současně atmosféru stability i změny za přítomnosti nahodilého šumu“, a zatímco znalosti, schopnosti, čestnost a objektivita musejí zůstat neměnné, znalosti a nezbytné schopnosti se mohou změnit a tím i větší smysl pro čestnost a objektivitu. Provádění instruktáží bylo popsáno jako budování důvěry, schopností a vzájemné loajality jak u starších, tak i u mladších členů profese. „ Je to společenské lepidlo, které zabraňuje tomu, aby se tkanivo profese roztrhalo na kusy“. Přednášející věnoval mnoho času problematice vytváření profesionálního skepticizmu na straně instruktora. Tato vlastnost nebo schopnost přichází pomalu v průběhu běžné auditorské praxe. Avšak pomocí procesu provádění instruktáží a výměnou zkušeností a situací je možné tento proces urychlit a uvést do spojitosti se současnými situacemi. Souběžně může instruktor urychlit osobní rozvoj instruovaného člověka v oblasti používání zdravého odborného úsudku tím, že poskytne „široký repertoár analytického zdůvodňování schopností a rozvíjení dovedností pro vyhodnocení obtížných problémů účinným způsobem“. Reakce instruovaného člověka se stává intuitivní, přičemž vychází spíše z instruktáží než z vlastních dlouhodobých výsledků a zkušeností. Tato koncepce profesionálního skepticizmu je přístupem, který tím, že je vybudován na objektivitě, intuici, zvídavosti, zkušenostech a na analýze, může posloužit jako výstražný signál v oblastech, kde se nezdá, že jsou splněny přijaté vzory profesní a podnikatelské praxe. Za účelem shrnutí provedl Dr. Ramamoorti inventuru přínosů z provádění instruktáží: •

„Snadnější splynutí s organizační a profesní kulturou;

•

Vytvoření vazby v rámci osobního vztahu mezi instruktorem a chráněncem, který buduje důvěru a schopnosti;

•

Rozvíjení přiměřeného přístupu ohledně profesionálního skepticizmu a schopností uplatňovat zdravý odborný úsudek;

•

Zlepšení technických a manažerských dovedností, včetně řešení problémů, mezilidské komunikace a vůdcovství;

•

Kultivace silného smyslu pro loajalitu ke společnosti a profesní hrdosti…;

•

Přístup k prozíravým radám instruktora při překonávání nevyhnutelných nejistot, ke kterým dochází v osobním a profesním životě každého jedince;a

•

Nahromadění odborných zkušeností a získání nezbytné zralosti k tomu, aby se instruovaný člověk mohl sám stát instruktorem/kou“.

Školící programy Zatímco program pro orientaci je navržen tak, aby se vyškolený interní auditor stal produktivní co nejdříve, neustále se rozšiřující rozsah a metodika interního auditu rovněž vyžadují kontinuální školící programy. Tento obor postupuje vpřed příliš rychle, aby interní auditoři mohli zůstat spát na vavřínech. Každý útvar interního auditu by měl mít školící program, který bude propagovat důslednost a kvalitu práce všech odborných zaměstnanců a bude je neustále informovat o tom, co je v oboru nového. Takové školící programy by měly mít jako primární cíl dosažení jak individuálních cílů, tak i cílů jednotlivých oddělení.

Ukázka 21-7 Programy pro orientaci a školení nových zaměstnanců Zde uvedený program bude doplňovat orientačního průvodce a pomáhat školícímu supervizorovi poskytovat novým interním auditorům informace o všeobecných administrativních záležitostech a o odbornějších aspektech auditorského přístupu útvaru. Program by měl být doplněn dalšími informacemi, jež se považují za potřebné. Období orientace zabere cokoli od tří do pěti dnů v závislosti na znalostech jednotlivců. Ústní instrukce a jakékoli podniknuté prohlídky lokalit by měly být rozloženy do období mezi čtením materiálů tak, aby do tohoto období orientace vnesly nějakou změnu. Útvar interního auditu Představte nové auditory ostatním členům auditorského útvaru. Prodiskutujte cíle auditorského útvaru a způsob jakým se tyto cíle realizují. Speciálně se věnujte příležitostem spojeným s povýšením zaměstnanců a informujte je o zásadách organizace týkajících se výběru do manažerských funkcí. Poskytněte zaměstnancům kopie platných manuálů. Přesvědčete je, aby si manuály zběžně prohlédli a seznámili se s jejich obsahem. Prodiskutujte: • Pracovní povinnosti a odpovědnosti všech členů auditorského útvaru, počínaje ředitelem auditu a konče asistentem auditora. Poskytněte novým auditorům kopie jejich vlastních popisů práce a zodpovězte jakékoli otázky, které by noví auditoři mohli mít v souvislosti s nimi. • Prodiskutujte jak auditorské standardy souvisejí se zaměřením auditu, auditorským šetřením, administrativní evidencí a zprávami a komunikací. • Prodiskutujte Statut auditu. Vysvětlete jak je kontrolována práce auditu: • Dlouhodobý plán. • Základ pro plánované zakázky: oblasti, které dle zkušeností vyžadují důkladnou prověrku; účtovou osnovu; potřeby managementu; a další. • Prodiskutujte počet různých pravidelných zpráv pro management. • Prodiskutujte přidělování pracovních úkolů. • Prověřte obsah knihovny auditorského útvaru. Organizace Přimějte nové zaměstnance, aby se zúčastnili všech speciálních kurzů pro orientaci zabezpečovaných organizací. • Odpovězte na všechny otázky vznesené novými auditory na základě instruktáží. • Zorganizujte prohlídku výrobního závodu, která v případě potřeby doplní prohlídku realizovanou během kurzů zabezpečených organizací. Přimějte nové auditory k tomu, aby si prohlédli: • Organizační schémata.

Ukázka 21-7 (pokrač.) • • •

Všeobecné informace o organizaci. Použití externích dodávek služeb - outsourcing. Poslední výroční zprávu společnosti.

Seznamte nové auditory s hlavní účetní knihou, vedlejšími účetními knihami, účetním deníkem přijatých účtů. Ukažte jim účtovou osnovu a její text. Seznamte je se systémem objednávek práce a systémem shromažďování a rozdělování režijních nákladů. Představte je vedoucím pracovníkům managementu, se kterými se během práce mohou dostat do kontaktu. Interní audit Upozorněte nové auditory na: • Standardy pro profesionální praxi interního auditu (současně s Doporučeními pro praxi). • Etický kodex. • Referenční soubory útvaru auditu z časopisů Internal Auditor, Internal Auditing, Bibliography of Internal Auditing a na dodatky a výzkumné zprávy vydávané Institutem interních auditorů. Přimějte nové auditory k tomu, aby si přečetli příslušné články v časopisu Internal Auditor a v jiných periodikách, které se obecně týkají moderního interního auditu. Prověřte provedená opatření při plánování auditorského projektu. • Vysvětlete obsah standardních formulářů používaných v rámci organizace. • Vysvětlete podstatu provedeného předběžného výzkumu, jako jsou například prověrky příslušných stálých souborů dokumentů, hlavního programu, organizačních schémat, manuálu postupů a pracovních materiálů z předchozích auditů. • Popište postupy při hodnocení rizik. • Prodiskutujte přístup profesionálního skepticismu. • Prodiskutujte otázku auditu procesů. • Vysvětlete jak a kdy by měl být připraven program auditu, který zdůrazňuje identifikaci hlavních cílů útvaru, plánů a řídicích a kontrolních mechanismů. • Prodiskutujte zjišťovací přístup k auditům, vývojovým diagramům – flowcharting, k odběru vzorků a k auditům podporovaných počítači. Proveďte nové auditory vybranou sadou pracovních materiálů a ukažte jim jak je materiál uspořádán a jak se používá jako podklad pro vypracování auditorských zpráv. Prodiskutujte přípravu segmentu pracovních materiálů, které budou běžně zahrnovat: • Všeobecné informace: zahrňte platné směrnice, postupy, obvyklé metody, průběh práce (s podporou vývojových diagramů), statistiky a hlavní řídicí a kontrolní mechanismy. • Účel: účel by měl úzce souviset s programem a v případě nutnosti by ho měl více rozvádět. Pokuste se zahrnout problematiku nákladů, kvality a včasnosti. • Rozsah: uveďte, co se udělalo a kolik se toho udělalo a poskytněte zdroj informací a údaje. • Zjištění: fakta dokazatelná pomocí plánů dokumentujících auditorské testy. Zjištění by měla reagovat na otázky nastolené v účelu. Mnohá zjištění se mohou týkat jednoho účelu.

Ukázka 21-7 (pokrač.) • •

•

Názory a stanoviska: jsou to závěry, které vycházejí ze zjištění. Na každý „účel“ by měl existovat „názor“. Zjištění by měla být konkrétní; buď příznivá nebo nepříznivá. Zjištění typu „žádné výjimky“ nestačí. Testovací pracovní výkazy: pracovní výkazy by měly podporovat zjištění. Měly by indikovat rozsah a dostatečnost testu nebo příčiny proč bylo testování omezeno. Pracovní výkazy by měly být shrnuty tak, aby prověřující osoba neměla problémy s vysledováním zjištění do podrobností v plánu testování. Příprava počítačem zpracovávaných pracovních materiálů a příslušné programové vybavení. Využití kopií záznamů klienta, zpráv, tabulkového zpracování, atd., kdykoli je to možné, aby se nemuselo zbytečně kopírovat.

Prodiskutujte zjištění auditu. Měla by být důkladně zdokumentována. Listinné důkazy by měly uvádět: • Co přesně je špatné. • Jestliže nedostatek porušuje některou směrnici nebo je to pouze špatná administrativní praxe. • Důležitost nedostatku a jaké dopady by měl, pokud by nedošlo k jeho nápravě. • Jaké důkazy byly uvedeny k prokázání existence a rozsahu nedostatku. • Kdo nebo co odpovídá za nedostatek. • Zda se nedostatek týká řídicích a kontrolních mechanismů, výkonnosti nebo obou záležitostí. • Základní příčina za tímto nedostatečným stavem. • Jaká nápravná opatření navrhuje auditor. • Klientův názor na nedostatek a návrh opatření na jeho nápravu. Popište činnost elektronického auditu: • Elektronické nástroje auditora (včetně digitálních fotoaparátů). • Dostupná zařízení podpory. • Programové vybavení počítačů pro činnost auditu a řídicí a kontrolní mechanismy. • Elektronické pracovní materiály: vypracování a schválení. Poskytněte novým auditorům kopie typických zpráv a vysvětlete různé části ve zprávě a jejich účel a rovněž odlišné formuláře, které se používají. Prodiskutujte postupy při kontrole předběžných verzí zpráv. Prodiskutujte odpovědnosti za vyhodnocení nápravných opatření a ukončení projektů auditu. Vyhodnocení a sledování opatření k nápravě Supervizor školení/instruktor by měl udržovat kontakt s novými auditory, kteří začínají pracovat na auditorských projektech, aby viděl, zda auditoři potřebují získat odpověď na jakékoliv otázky, které se vyskytnou během počátečného stádia skutečné práce na zakázce. Přibližně za měsíc by supervizor měl mít schůzku s každým novým auditorem, během níž se opět projdou záležitosti zahrnuté do tohoto programu a připomenou se ty záležitosti, které by mohly být zapomenuty. Jednou metodou by bylo použití tohoto programu jako dotazníku, který nastolí otázky pro auditora, jež je zapotřebí prodiskutovat nebo zodpovědět.

Komplexní administrativní program pro školení se skládá z velkého počtu různých prvků, včetně některých, které již byly diskutovány. Ukázka 21-7 rovněž uvádí souhrn školících

prvků, jež jsou společné pro většinu odborných organizací interního auditu. Následují administrativní hlediska, ze kterých vycházejí. •

Vypracujte a zajistěte u vrcholového managementu schválení Statutu, který určuje povinnosti, odpovědnosti a pravomoci útvaru interního auditu. Statut reprezentuje základní standardy, které musí splňovat všichni členové útvaru interního auditu. Školící programy jsou vypracovány tak, aby splňovaly tyto standardy.

•

Zajistěte podporu managementu pro přiměřený počet auditorů a mzdovou strukturu, která je konkurenceschopná s ostatními pracovníky v rámci odvětví. Nepřiměřené počty neponechávají dostatek času pro školení, a mzdová struktura s nízkými platy neumožní přijímat dobré pracovníky.

•

Omezte zaměstnávání na lidi, kteří mají technické, vzdělanostní a odborné předpoklady potřebné pro dlouhodobé programy auditu v rámci organizace.

•

Trvejte na tom, aby všichni interní auditoři v útvaru znali, chápali a dodržovali Standardy pro profesionální praxi interního auditu a Etický kodex, které publikoval Institut interních auditorů.

•

Vypracujte a rozšiřujte manuál pro administrativní zásady a postupy, který se bude věnovat takovým tématům, jako jsou například popisy práce, střídání úkolů jednotlivých osob, zásady pro služební cesty a supervize zaměstnanců. Podpoří to důsledné uplatňování metod a technik v rámci útvaru.

•

Vypracujte vnitropodnikový školící program. Umožněte, aby program byl navržen a realizován příslušnými pracovníky útvaru. Vyučování jiných je nejjistější cestou k vlastnímu rozvoji.

•

Stimulujte a podporujte účast na činnostech a seminářích v Sekcích IIA. Komunikace s jinými lidmi v rámci profese udržuje u interních auditorů povědomí o tom, co je v současnosti nové a účinné.

•

Zaveďte program zajišťování kvality, včetně interních prověrek a nezávislých externích prověrek a vyhodnocování za účelem stanovení, jak dobře nebo jak špatně se plní odborné standardy.

•

Střídejte úkoly přidělované pracovníkům útvaru auditu pomocí různých odlišných druhů aktivit, včetně přidělování úkolů do neauditorských organizací. Moderní interní auditoři by měli být generalisty, nikoliv specialisty. Různorodost rozšiřuje schopnosti.

•

Vypracujte postupy pro vyhodnocování, poradenství a školení pracovníků útvaru interního auditu. Lidé by měli vědět jak si stojí a kde a kdy potřebují získat dodatečné školení.

Podpora soustavného vzdělávání Příliš mnoho lidí – včetně auditorů – se zaobírá naivní představou, že vzdělávání je něco, co se stává studentům ve třídě. Neustálé rozsáhlé změny by měly rozptýlit tuto mlhavou představu; avšak apatie, nedostatek představivosti a nedostatek směrování může vytvořit frustrující a ohromné bariéry.

Z přívalu technologických změn v podnikatelských a v provozních komunitách by mělo být absolutně jasné, že auditor se musí naučit čelit přílivu nových znalostí nebo zůstat na holičkách na břehu. Těm zaměstnancům z personálu útvaru, kteří neudržují krok, dluží management auditu sobě, i těmto lidem povinnost, aby je ponořil do vod soustavného vzdělávání. Obzvláště interní audit – jako relativně mladý a rostoucí produkt potřeb managementu – se musí udržet na úrovni současných znalostí, aby byl schopen se vypořádat se stejnými změnami, se kterými se musí vypořádat management. Neexistuje omluva pro pokrokový útvar auditu bez formálního programu soustavného vzdělávání pro své zaměstnance. Existuje mnoho forem jak má takové vzdělávání vypadat.

Individuální studium Nové myšlenky a teorie, které nalezneme v odborných časopisech dodávají lidem poznání a rady, ale pouze formální univerzitní kurzy poskytují plnohodnotnou stravu. Z času na čas by se každý auditor měl účastnit formálního kurzu na univerzitě nebo průběžného kurzu dálkového studia [correspodence school] v případě, když není dostupný univerzitní kurz. Při formálních kurzech na univerzitě existuje disciplína – s diskusemi ve třídách, s domácími úkoly, se supervizí a známkováním – která vyvolává mimořádnou snahu a schopnost porozumět tomu, co pouhé čtení ne vždy dokáže. Když auditoři vidí, že management považuje takové vzdělávání za důležité, budou tyto možnosti vážně zvažovat. Zde uvádíme některé kroky, jež může management podniknout za účelem motivace svých zaměstnanců: •

Poukáže na výhody toho, že se někdo stane certifikovaným interním auditorem CIA.

•

Zabezpečí, aby v rámci útvaru byl k dispozici katalog denních kurzů a dálkových doplňujících (online) kurzů ze všech univerzit v blízkém okolí.

•

Rozšíří, že magisterský titul indikuje vzdělání, které je v mnoha směrech užitečné pro interní auditory jak při jejich práci, tak i jako odrazový můstek k povýšení.

•

Požádá zaměstnance útvaru auditu na začátku každého roku, aby připravili písemné prohlášení o tom, co navrhují udělat, aby se jejich znalosti a schopnosti zlepšily.

•

Prodiskutuje se zaměstnanci útvaru jejich vlastní dlouhodobé a krátkodobé plány na sebezdokonalení.

•

Vyvěšuje seznamy zaměstnanců útvaru, kteří absolvují kurzy a uvádějte zaměstnance, kteří už kurzy dokončili.

•

Na seznam management uvádí jména těch členů útvaru interního auditu, o kterých se uvažuje se zařazením do kurzů školení na manažerské funkce, jež jsou sponzorovány organizací.

•

Dává celému útvaru interního auditu na srozuměnou, že organizace si vysoce cení těch zaměstnanců, kteří pokračují se svým vzděláváním a poskytuje jim příležitosti.

•

Zajistí, aby organizace poskytovala finanční podporu formálnímu vzdělávání (na základě dosaženého hodnocení).

Takové kurzy budou znamenat přínos nikoliv pouze pro jednotlivce, kteří se jich účastní; tyto znalosti mohou být předány dalším zaměstnancům prostřednictvím pracovních porad.

Nové školící kurzy pro starší interní auditory [5] Institut interních auditorů (IIA) rozběhl „Vision University“; program vzdělávání pro nové ředitele útvarů interního auditu. Program byl vytvořen společně s Centrem pro interní audit při státní univerzitě Louisiana State University. Program „Vision University“ je navržen tak, aby poskytoval novým ředitelům útvarů interního auditu nástroje k tomu, aby se bez váhání pustili do činnosti. V souladu s IIA účastníci: • • • • • • •

Stanoví, jak se mají použít nové modely řídicích a kontrolních mechanismů při řízení rizik. Prozkoumají nejlepší praxi uplatňovanou ve značně pokrokových útvarech interního auditu. Zjistí, jak se může interní audit stát partnerem při stanovení podnikatelských strategií. Identifikují, co je zapotřebí k tomu, aby se stali nejdůležitějšími členy týmu výkonného managementu. Se dozvědí o sdíleném zajišťování služeb [cosourcing] a o externí dodávce služeb [outsourcing]. Rozšíří si své znalosti o nových nástrojích a metodách pro vyhodnocování řídicích a kontrolních mechanismů. Přesně určí problémy auditu, nově vznikající technologie, elektronické obchodování a virtuální organizace.

John Fernandes, bývalý ředitel pro certifikaci a profesní rozvoj IIA vysvětlil, že nový program věnuje pozornost potřebě organizačních křížových školících programů. „Snižování počtu zaměstnanců a restrukturalizace organizací v několika předchozích letech vedla k tomu, že vrcholoví pracovníci organizací se museli stát multidisciplinárními a multidimenzionálními“, připomněl pan Fernandes. „Mnohým interním auditorům jsou nabídnuty funkce vedoucích pracovníků v jiných odděleních, jako je například provozní nebo finanční oddělení a často neauditoři, kteří se osvědčili svými schopnostmi v jiných oblastech organizace, jsou povoláni, aby vedli útvar interního auditu“ dodal pan Fernandes. Šestidenní seminář pro nové ředitele útvaru interního auditu se organizuje během různých částí roku v jednotlivých oblastech Spojených států.

Pracovní porady Existují různé pracovní porady a každá z nich má jiný účel. Lze je využít ke komunikaci nebo k posílení rutinních administrativních záležitostí, k naučení se novým metodám nebo pouze za účelem odreagování se. Porady lze využít k posílení pochopení stávajících administrativních instrukcí a takových nejzákladnějších problémů, jako je například, psaní zpráv a vypracovávání programů auditu. Vzhledem k tomu, že složitější záležitosti vyžadují studium, mohou se porady stát učebnami, které učí takovým metodám, jako je výběr vzorků pomocí počítače, vytváření modelů, teorie pravděpodobnosti, hodnocení rizik a další metody provozního výzkumu. Rovněž je lze

využívat jako pojistné ventily. Zaměstnancům lze poskytnout příležitost, aby si mohli postěžovat na problémy, jako jsou například, nefungující administrativní postupy, možnosti jejich povýšení, platové otázky, nedostatek komunikace a další potenciálně bolavá místa, kterým by nemělo být umožněno zhnisat. Porady zaměstnanců by měly být formálně naprogramovány. Určitá částka z rozpočtu by měla být přidělena na přípravu a účast na poradách. Termíny porad a pracovníci, kteří je povedou, by měli být určeni v době, kdy se vypracovává roční plán auditu. Dvojí užitek lze získat ze vzdělávacích porad zaměstnanců tím, že každému jednotlivému zaměstnanci auditu určíme provedení výzkumu nějaké problematiky, přípravu plánu lekcí nebo přednášky a vedení takové porady. Měl by rovněž být určen supervizor, aby zaměstnanci auditu měli s kým konzultovat otázky, odstranit překážky a aby viděli, že cíle se plní. Některé náměty, se kterými lze uvažovat pro porady zaměstnanců jsou tyto: • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Programování auditů. Prezentace pracovních materiálů. Náčrt zpráv z auditu. Vypracování zjištění. Popsání zajímavých zjištění. Výběr vzorků. Stanovení úrovně důvěryhodnosti a rozsahu přesnosti. Použití procesů auditu. Audit elektronického obchodování [E-business]. Rozhodnutí o tom, jaké metody se mají použít pro odběr vzorků v různých situacích. Průzkumy versus podrobné šetření. Jaký je přijatelný důkaz o provedení nápravných opatření. Nové organizační produkty. Nové organizační systémy. Problémy ochrany životního prostředí. Prezentace lidí z jiných oddělení. Kontrola kvality interního auditu. Analytický audit. Hodnocení rizik. Audit procesů.

Institut interních auditorů (IIA) IIA poskytuje příležitosti pro soustavné vzdělávání prostřednictvím svého odborného časopisu Internal Auditor. Další publikace obsahují informace o tom, co je nového v rámci profese. IIA rovněž organizuje semináře a studijní kurzy zahrnující široké spektrum odborných předmětů. Účast na poradách místní sekce IIA dává účastníkům příležitost, aby si vyslechli řečníky hovořit o otázkách auditu a souvisejících tématických oblastech. Práce ve funkci vedoucího výboru nebo funkcionáře zvyšuje význam jednotlivce a poskytuje mu příležitost provádět manažerská rozhodnutí, vyzkoušet si nové myšlenky a rozšířit okruh kolegů v rámci profese.

Výzkum Výzkum je formou vzdělávání s mnoha vedlejšími přínosy. Výzkumníkem se může stát jak student, tak i učitel, přičemž vzdělává jak sebe, tak i jiné lidi v oddělení.

Finance na zajištění výzkumných projektů by měly být zahrnuty do ročního plánu auditu. Projektům by mělo být přiděleno číslo a rozpočet pro příslušný projekt. Výzkumníci by měli být vybíráni ze zaměstnanců auditu, přičemž se zohlední jejich schopnosti, přirozené zaměření a to, jaký přínos pro ně bude daný výzkum mít. Po přidělení předmětů výzkumu by pak výzkumníci měli předložit manažerům auditu ke schválení své výzkumné cíle, což jsou milníky, podle kterých se bude měřit pokrok ve výzkumu a odhad konečných výsledků výzkumu – ať už je to zpráva, program nebo navrhovaný směr činnosti. Vynaložené hodiny by měly být zaúčtovány na vrub projektu a požadavky na prodloužení doby výzkumu a navýšení rozpočtu by měly být provedeny stejným formálním postupem jako je tomu v případě běžných projektů auditu. Výzkum může být originální – vývoj úplně nové myšlenky – nebo se může zakládat na shromažďování a roztřídění informací za účelem stanovení toho, zda staré přístupy jsou stále ještě v platnosti. Předměty výzkumu mohou pokrývat jakýkoliv aspekt činnosti auditorského útvaru. Například: • • • • • • • • • •

Aplikace informačních systémů na procesy auditu. Pokročilé metody programování pro provozní audity. Simulace a teorie her jako auditorské nástroje. Pokročilé metody pro přípravu pracovních materiálů. Audit elektronického obchodování [E-business]. Metody vyhodnocování lidských zdrojů. Metody měření administrativního úsilí. Jak nejlépe provádět audit určitého útvaru. Vypracování manuálu o stylu pro auditory. Přizpůsobení metod provozního výzkumu potřebám auditu.

Popis skutečného výzkumného projektu, spolu s výňatkem (jedna skupina) z výzkumné zprávy je uveden v Ukázce 21-8.

Soustavný profesní rozvoj Program Certifikovaný interní auditor (CIA) vyžaduje soustavný profesní rozvoj. Z důvodu udržení současného stavu soustavného profesního rozvoje musí držitel CIA absolvovat 100 hodin přijatelného profesního rozvoje v průběhu tří následujících let. Období pro nahlášení splnění tohoto požadavku končí 31. prosince každého roku. Do akceptovatelného profesního rozvoje patří: 1. Vzdělávací programy na vysokých školách a na seminářích. 2. Řečník, vedoucí diskuse nebo instruktor. 3. Autor knih nebo článků.

Ukázka 21-8 Výzkumná zpráva o auditech zásobování Úvod Zásobování zodpovídá za většinu všech výdajů organizace. Tyto výdaje vynakládá velký počet lidí pracujících v mnoha odlišných zásobovacích činnostech. V současné době nelze provést úplné přezkoumání těchto činností a práce všech lidí. Proto se tedy úsilí auditu musí nasměrovat do těch oblastí, kde existuje největší riziko potenciálních ztrát nebo rozplynutí zdrojů organizace v důsledku nesprávných činností při zásobování. Za tímto účelem jsme vytvořili výzkumný projekt abychom stanovili, jakým způsobem je možné realizovat optimální pokrytí činností při zásobování, a to identifikováním skutečných nebo potenciálních rizik a označením příslušných řídicích a kontrolních mechanismů. Účel a rozsah Cíle výzkumného projektu byly: (1) identifikovat oblasti významných rizik, která neodmyslitelně patří do procesu zásobování, a (2) doporučit možné prostředky řízení a kontroly navržené tak, aby chránily před těmito riziky. Za účelem dosažení našeho záměru jsme použili metodu „brainstormingu“. Členové výboru pro výzkum se sešli na brainstormingových sezeních, aby vypracovali seznam různých rizik, jak skutečných, tak i potenciálních, se kterými se lze setkat v rámci procesu zásobování. Pro každé riziko jsme se pokusili navrhnout nějakou formu řídicího a kontrolního mechanismu, který by zajistil ochranu před neadekvátní nebo nesprávné činnosti při zásobování. Potom jsme roztřídili různá rizika podle největších skupin, a pro každou skupinu jsme určili cíle činností a dostatečné obecné informace, které by poskytly nějaké základní údaje o tom, jak tyto činnosti fungují. Výsledky výzkumu Výsledkem našeho výzkum bylo stanovení osmi skupin a čtyř podskupin rizikových oblastí a souvisejících řídicích a kontrolních mechanismů. Skupiny byly specifikovány jako: I. II. III.

IV. V. VI. VII. VIII.

Postupy při předkládání nabídek. Objednávání bez vyžádání konkurenčních nabídek. Decentralizované oblasti objednávání a přebírání dodávek. A. Činnosti objednávání ve vzdálených lokalitách. B. Přímé dodávky nakoupeného zboží a zásob. C. Plán zásob neuskladněných ve skladu. D. Zasílání materiálů vlastněných organizací od dodavatelů třetím stranám. Vnější výroba. Hromadné nákupní objednávky. Změny nákupních objednávek. Objednávky zaplacené ze zabavených fondů. Zajišťování dodávek podle časových a materiálových nákladů a odpracovaných hodin.

Seznam rizikových oblastí a navržených řídicích a kontrolních mechanismů je přiložen. Rizikové oblasti zahrnují nejenom skutečná rizika („výběr neoprávněného dodavatele“),

Ukázka 21-8 (pokrač.) ale rovněž oblasti potenciálních rizik („zajišťování dodávek z jediného zdroje“). Kvůli zjednodušení jsme je všechny označili jako „rizikové oblasti“. Zjistí se, že stejné rizikové oblasti se mohou objevit více než jedenkrát v různých seskupeních, protože identické riziko lze stejným způsobem aplikovat na dvě nebo více různých skupin. To samé platí o příslušných řídicích a kontrolních mechanismech. Dospěli jsme k závěru, že prověřování a vyhodnocování těchto rizikových oblastí reprezentuje nejmenší auditorské úsilí, které by mělo být vynaloženo na přezkoumání činností při zásobování. Rádi bychom zdůraznili, že seznamy by se neměly používat jako kontrolní seznamy, které by úplně uspokojily auditorské cíle, protože (1) neexistuje žádná náhrada za vynalézavý, inovační audit; (2) seznamy a související všeobecné informace, které byly připraveny k datu ukončení této výzkumné zprávy se téměř jistě změní během času díky vzniku nových okolností, postupů a systémů; a (3) je prakticky téměř nemožné uspět při zaznamenání každého myslitelného rizika, jež je vlastní tak široké a komplexní činnosti, jako je zásobování. Když se však tyto seznamy správně použijí, měly by představovat přiměřeně vyhovující směrnice pro audit a měly by poskytovat ujištění, že bylo zajištěno alespoň minimální pokrytí auditem těch zásobovacích organizací, které byly vybrány pro realizaci auditu. Závazné postupy Účel činnosti Získání pomocí konkurenčních prostředků požadovaných materiálů, dodávek a služeb za nejpříznivějších podmínek při zohlednění kvality, ceny a harmonogramu dodávek. Všeobecné informace Aby bylo poskytnuto ujištění, že materiály a služby budou získány od oprávněných dodavatelů za přijatelné ceny a včas, jsou následující postupy stanoveny v písemných směrnicích: • • • • • •

Zásadou divize zásobování je si vyžádat konkurenční nabídky na všechny položky, které mají být zakoupeny s výjimkou přesně stanovených podmínek, kdy se vyžádání konkurenčních nabídek považuje za neproveditelné. Většinou se mají získávat písemné nabídky cen od všech eventuálních dodavatelů. Písemné nabídky cen se mají získávat bez výjimky v případě všech nákupních dodávek přesahujících 10 000 USD. U nákupů, kde se předpokládá částka přesahující 1 000 USD, je zapotřebí získat souhlas nadřízeného pracovníka budoucích nabízejících dodavatelů. Kupující mají u příslušné žádosti o dodávku uvést počet nabídek, které byly předloženy; zda obdržené nabídky byly ústní nebo písemné, a pokud nebyly získány konkurenční nabídky, uvést důvody, proč nebyly získány. Písemné nabídky se mají získávat od dodavatelů na formuláři-žádost o nabídnutí ceny RFQ [Request for Quotation]- kdykoli je to praktické a mají být kontrolovány odpovědnými nákupčími. Kupující mají vybrat nabízejícího dodavatele s nejnižší cenou, který je schopný realizovat požadovanou práci v termínu, pokud nevyberou nabízejícího dodavatele s nízkou cenou uvedou příslušné důvody.

Ukázka 21-8 (pokrač.) Vzhledem k značným tlakům různých druhů se často vyskytují pohnutky k obcházení stanovených postupů. Obcházení můžeme často nalézt v následujících rizikových oblastech: Riziková oblast Navrhované řídicí a kontrolní mechanismy Neúplný nebo slabý počáteční navrhovaných zdrojů dodávek.

výběr Prověrka a schválení seznamu nabízejících supervizory pro obstarávání a kontrolu kvality a rovněž pracovníků finančního oddělení před vyplněním a odesláním formulářů RFQ.

Oprávnění pro stejnou skupinu, a to jak pro výběr Vypisování a odesílání RFQ jinou organizací než navrhovaných dodavatelů, tak i pro vypisování a skupinou nákupčích. odesílání RFQ. Oprávnění pro skupinu nákupčích, kteří vytvořili Přebírání a uchovávání nabídek až do data formuláře RFQ k přebírání nabídek přímo uzávěrky jinou organizací než skupinou z místnosti pro poštu nebo od dodavatele. nákupčích. Přebírání nabídek od dodavatelů v jiné formě než Analýza termínů a podmínek z důvodu zjištění na formulářích RFQ vydaných organizací. takových podmínek prodeje, které by mohly být v rozporu s firemními „Termíny a podmínkami pro nákupy“. Přijetí ústních nabídek, které neodpovídají formě Prověrka a schválení použití tohoto druhu nabídek na formuláři RFQ. příslušným supervizorem. Prověrka dodávek.

a

schválení

navrhovaných

zdrojů

Požadavek, aby dodavatelé předkládali písemné potvrzení nabídek. Prověrka RTP a přidělení zakázky na příslušné úrovni managementu. Přidělení zakázky na základě nižšího počtu než tří Předpis o písemných vysvětlení a zdůvodnění nabídek. přidělení zakázek na základě menšího počtu než tří nabídek a prověření těchto důvodů příslušným supervizorem. Přidělení zakázky jiným nabízejícím nabízejícímu dodavateli s nejnižší nabídkou.

než Předpis, aby se předkládalo písemné zdůvodnění a zajistilo se schválení supervizorem.

Zveřejnění informací o nabídce získaných od Nabídky zůstávají v zalepených obálkách až některých dodavatelů jiným oblíbeným dodavate- dokud nejsou otevřeny za přítomnosti svědků. lům. Stavění oblíbených dodavatelů pouze proti těm Prověrka a vyhodnocení seznamu nabízejících dodavatelům o kterých se ví, že předkládají dodavatelů supervizorem. nabídky s vysokou cenou.

Ukázka 21-8 (pokrač.) Riziková oblast

Navrhované řídicí a kontrolní mechanismy

Předložení takových specifikací nebo jiných Shromažďování, porovnávání a rozesílání údajů podmínek neoblíbeným dodavatelům, jež ovlivní jinou organizací, než je skupina nákupčích. cenu a jsou přísnější, než ty, které se předkládají oblíbeným dodavatelům. Oznámení o prodloužení doby pro předkládání Prodloužení nebo změny jsou vypisovány a nabídek pouze oblíbeným dodavatelům. rozesílány stejnou organizací (jinou, než je skupina nákupčích), která měla na starosti původní formuláře RFQ. V některých případech koluzní (tajně dohodnuté) Odhady rozumných cen pomocí nabídky na spolupráci mezi dodavateli. vybraných pro nabídky.

organizací

Prověrka obchodních periodik za účelem zjištění současných cen na trhu. Komunikace supervizora zásobování se svými protistranami ve spřízněných organizacích, aby zjistil jaké ceny platí ostatní. Využití analytických srovnání na historickém základě.

Pro uvedení specifických příkladů lze povolit kredit za kurzy dálkového/domácího studia předmětů týkajících se auditu; za psaní článků o vlastním útvaru interního auditu, pokud jsou tyto články publikovány; a za účast v pozici vedoucího diskuse ve vnitropodnikových školících seminářích pro nové pracovníky auditu. Avšak zkušenosti získané z práce v útvaru interního auditu nejsou posuzovány jako vzdělávání pro získání kreditu za soustavný profesní rozvoj.

Vnitropodnikové školící programy Jeden útvar interního auditu si vzal na mušku svůj školící program a rozhodl se, že je nutný nový přístup [6]. Prvním krokem bylo provést průzkum managementu a zaměstnanců a prověřit auditorské cíle útvaru. Kromě toho se provedla analýza souhrnných memorand z auditů, která byla napsána po ukončení každé zakázky, za účelem zaměření se na problematiky, jež vyžadují další vzdělávání. Kromě toho byl vypracován školící program, který by zaměstnance opravňoval k získání kreditů pro soustavné odborné vzdělávání (CPE) u certifikovaných veřejných účetních CPA a certifikovaných interních auditorů CIA. Na základě těchto informací vypracoval útvar auditu sérii kurzů, které by splňovaly tyto potřeby. Kurzy se držely standardní struktury. Identifikovaly se klíčové záměry vzdělávání a vypracovaly se manuály s pokyny. Každý rok se na školení vyčlenily tři týdny, a v té době se neprováděly žádné audity. Po předložení žádosti ve větším počtu států USA byla organizace

nakonec uznána jako akreditovaný sponzor CPE v kategoriích účetnictví, audit, daně a počítačové programování pro své sebevzdělávací kurzy. Uvádíme některé kurzy týkající se auditu: Počáteční školení zaměstnanců:

Celkový přístup k auditu, koncepce interních řídicích a kontrolních mechanismů, obezřetnost vůči podvodům, analytické prověrky, automatizace přípravy pracovních materiálů a prověrky vybraných oblastí pro audit.

Školení vedoucích pracovníků:

Rozvoj řízení, řízení konfliktů, motivace zaměstnanců, efektivní delegování pravomocí, jednání s managementem, prověrky vybraných oblastí auditu; vedení porad; zacházení s citlivými problémy; psaní zpráv; hodnocení výkonnosti a poradenství; a řízení specializovaných auditů.

Mzdy/odměny vedoucích pracovníků:

Prověrka klíčových řídicích a kontrolních mechanismů v mzdové oblasti i odměn výkonných pracovníků; programy auditu, případové studie.

Interní řídicí a Prověrka doporučení Komise Treadway, poslední SAS a cíle řídicích a kontrol.mechanismy: kontrolních mechanismů v různých oblastech. Audit osobních počí- Správa lokální počítačové sítě LAN, ukládání dat do paměti, ochrana dat a jejich audit. tačů a LAN: Fúze a akvizice:

Základní informace, trendy, hloubkový audit typu „due diligence“ a audit právních záležitostí, prověrka auditorského přístupu a zprávy.

Výzkum a vývoj:

Kontroly výzkumných a vývojových projektů, zařízení pro výzkum a vývoj, výzkumné granty; prověrka systému řízení projektu.

Audit výstavby:

Příležitosti pro zpětné získání nákladů v takových případech jako jsou podvody, úplatky, předražení a konflikty zájmu.

Reklama:

Řídicí a kontrolní mechanismy v oblasti zadávání a výroby reklam do televizních sítí, kontrolní mechanismy při zadávání a výrobě reklam do tisku, terminologie a postupy v rámci odvětví, proces nákupu a placení.

Podle informací poskytnutých ze zdroje, byla zpětná vazba těchto školících programů – od zaměstnanců, managementu a provozních činností – velmi příznivá.

Do interního auditu přichází specializace [7] Interní audit se stává každým rokem složitější. V současné době dvě organizace vydávají specializovaná osvědčení kromě již tradičního titulu Certifikovaný interní auditor (CIA). IIA vytvořila své první osvědčení označující specializaci, a to certifikaci pro vlastní hodnocení vnitřního řídicího a kontrolního systému (CCSA) a Rada pro certifikaci auditorů v oblasti životního prostředí (BEAC) rovněž vytvořila svoji první certifikaci.

„Jasně, že sebehodnocení (CSA) zde zůstane natrvalo“ řekl John Fernandes. „Je konzistentní s dnešními modely řízení a podporuje management – a každého v rámci organizace – aby pochopil v plné šíří svou odpovědnost za řídicí a kontrolní systém. Nový certifikační program bude identifikovat skupiny dovedností potřebné pro úspěšné praktiky, bude měřit odborné schopnosti, bude poskytovat směrování a stabilitu iniciativám CSA“. Zkoušky CCSA: Zkoušky CCSA měly svoji premiéru na podzim roku 1998. I když IIA se věnoval koncepčnímu vývoji, tak výuková střediska Sylvan Learning Centres řídí většinu dalších činností. Zkouška, která se skládá z jedné části, trvá tři hodiny a je ve formě počítačového testu – se nabízí po celém světě šest dnů v týdnu. Kromě absolvování zkoušky musí žadatelé o CCSA předvést své příslušné dovednosti v oblasti zvýšené míry reakce. Kandidáti budou sledováni v prostředí reakcí, jako jsou například semináře nebo kulaté stoly, kde bude jejich výkon sledovat kvalifikovaný pozorovatel. Žadatelé musí rovněž splňovat další požadavky na vzdělání a praxi. Zelený auditorský program [Green Auditor Program]: Rada BEAC oficiálně schválila své firemní předpisy; Etický kodex a Normy chování a rovněž své postupy pro proces zkoušek/certifikace. BEAC je nezávislá nezisková společnost, vytvořená jako podnik se společnou majetkovou účastí Kulatého stolu pro environmentální audit EAR [Environmental Auditing Roundtable] a IIA. BEAC nabízí pětidenní školící kurz nazvaný „14000 Plus školení pro auditory“ [“14000 Plus Training for Auditors“]. Kandidáti, kteří uspějí při zkouškách BEAC 14000 Plus a splní všechny další požadavky BEAC, získají osvědčení Certifikovaný odborný auditor v oblasti životního prostředí (CPEA) [Certified Professional Environmental Auditor].

Hodnocení pracovníků Hlavním záměrem hodnocení pracovníků je poradit zaměstnancům, jaký je stav jejich práce; a identifikovat jejich slabá místa a příležitosti pro zlepšení jejich celkového podílu na práci útvaru a informovat je o jejich silných stránkách, slabinách a o jejich dosaženém pokroku. Tam, kde nedochází k častému kontaktu mezi pracovníky a ředitelem útvaru auditu, má formální systém hodnocení mnoho předností. Takový systém by měl vytvořit standardy a poskytovat konzistentní metody pro měření výkonnosti. Standardy a metody vyhodnocování programu by měly být jasně uvedeny v memorandu pro pracovníky nebo v nařízení, které informuje pracovníky o zásadách a kritériích útvaru, podle kterých bude měřena výkonnost pracovníků. Tento postup odstraňuje jakýkoli prvek překvapení a dává auditorovi vědět, čeho je zapotřebí k dosažení uspokojivého vyhodnocení. Vyhodnocení by se měla věnovat znalostem, dovednostem a disciplinám, jež jsou nezbytné pro provádění auditorských úkolů. Jednou z nejdůležitějších dovedností je analytická schopnost, která se projevuje logickým a systematickým řešením problémů. Přesto profese interního auditu zdědila speciální problémy ve vztahu k vyhodnocování pracovníků auditu: žádné dva projekty, které auditor realizuje nebo při kterých asistuje, nejsou stejné. V některých projektech se dokonce ani schopnosti osoby nenamáhají. Jiné se však m zase mohou ukázat jako takové, které jsou mimo zkušenost jednotlivce nebo nad jeho možnosti. A ještě další projekty – ty, které se předtím prováděly pěšáckým a nenápaditým způsobem – se mohou dostat do neočekávaných výšin z důvodu neobvyklého přístupu auditora nebo inovačních metod. Všechny tyto faktory je zapotřebí zvážit při sestavování systému vyhodnocování tak, aby byl spravedlivý vůči zaměstnanci a užitečný pro útvar.

Vyhodnocování po ukončení každého auditu poskytne pracovníkovi útvaru auditu i managementu okamžitou zpětnou vazbu o výkonnosti. Umožňuje to výměnu, pokud je audit ještě čerstvě v paměti všech zúčastněných. Prostřednictvím těchto periodických vyhodnocování má auditor s nedostatečnou výkonností příležitost napravit své nedostatky ještě před jakýmkoli celoročním hodnocením. Během několika auditů bude pracovník auditorského útvaru běžně pracovat s více než jedním supervizorem. Aby se eliminovaly různé základní údaje a požadavky individuálních supervizorů, a protože žádné dva projekty auditu nejsou stejné, měl by se každý systém vyhodnocování skládat ze dvou částí: tou první je vyhodnocení po každém projektu; tou druhou je výroční prověrka ředitelem auditu, kterou se kompenzují různá osobní kritéria jednotlivých supervizorů. Každý pracovník útvaru auditu má alespoň jednou za rok právo na osobní rozhovor s ředitelem nebo manažerem auditu ve věci prodiskutování auditorova pokroku a budoucnosti. Je možné zvažovat mnoho faktorů výkonnosti. Mezi tyto faktory patří množství práce, schopnost pracovat s počítačem, kvalita práce, znalost auditu, auditorské schopnosti, písemná a ústní komunikace, znalost podnikových postupů, vztahy s klienty, schopnost plánovat a to, jak správně se dodržují instrukce. Ostatní záležitosti, které by měly ředitelé nebo manažeři auditu brát do úvahy jsou; zda se auditor zlepšil od doby posledního ročního hodnocení, jak dobře plní interní auditor osobní cíle a záměry, auditorovo vzdělání a praxe, účast auditora na soustavném vzdělávání a složitost dokončených auditorských úkolů. Hodnotitelé by se měli snažit zachovávat rozdíl mezi dosaženými výsledky a charakterovými vlastnostmi. Oba aspekty jsou důležité, ale každý má jinou funkci. Hodnocení dosažených výsledků by se mělo uplatňovat u konkrétního ukončeného projektu, protože každý projekt má různé problémy. Hodnocení charakterových vlastností se týká osobních předností, které si auditoři sebou přináší do svého pracovního života. Charakterové vlastnosti lze obtížněji hodnotit, protože hodnotitel uplatňuje své subjektivní standardy a protože všichni lidé mají v sobě zabudované předsudky. Pro ředitele nebo manažera auditu je však dobré, aby si byli vědomi významných charakterových vlastností, protože mohou ovlivnit rozhodnutí o přidělení auditorských úkolů. Například projekt, který bude vyžadovat kontakty na vysoké úrovni ve společnosti by neměl být přidělen auditorovi, který může být technickým odborníkem, ale nemá příjemný zevnějšek nebo není výřečný. Podobně projekt, který vyžaduje zapojení velkého počtu asistentů by neměl být přidělen auditorovi, který není vůdcovského ražení. Mezi některé faktory, které by se měly zvažovat při vyhodnocování charakterových vlastností patří: postoje, osobnost, vůdcovství, úsudek, iniciativa, sebedůvěra a schopnost vycházet s ostatními členy auditorského útvaru. Jeden program, který fungoval dostatečně dobře – žádná metoda však není perfektní tam, kde se odkrývají nitra lidí – poskytuje tuto předlohu: Při ukončení každého auditorského úkolu připraví odpovědný auditor hodnotící výkaz pro každého asistenta a supervizor připraví takový výkaz pro odpovědného auditora. Vzhledem k odchylkám mezi úkoly je potřebné vypracovat hodnocení pro každý auditorský úkol. Skutečné číselné hodnocení nebo adjektivní hodnocení se zde neprojednávají, ale dialog je veden o zjištěných silných a slabých stránkách u konkrétního projektu. Dialog může probíhat dobře nebo špatně, podle toho jak se k němu přistupuje. Hodnocení by mělo být konstruktivní. Atmosféra pohovoru by měla být empatická a chápající. Úspěšným taktickým manévrem je často to, když se hodnotitel při zahájení konverzace

zeptá pracovníků auditu, co si sami myslí o tom, jak se jim dařilo, kdy měli pocit, že práci udělali dobře, kdy měli pocit, že práci udělali špatně, co se z práce naučili a které oblasti zlepšení oni sami pro sebe vidí. Tyto dialogy jsou cenné, protože je kruté umožnit auditorům jít do dalšího úkolu aniž by si uvědomili určité nedostatky, které nepříznivě ovlivňují jejich výkony a dále by kazily jejich práci, pokud by auditoři nemohli identifikovat svá slabá místa a vyvinout vědomou snahu ke svému zlepšení. Supervizor nebo odpovědný auditor dluží svým podřízeným pomoc s identifikací jejich slabých stránek. Také dluží zaměstnanci to, aby přitom používal takt a sympatie. Tudíž vést auditorovo sebehodnocení k uznání známých nedostatků může pravděpodobně dosáhnout nejlepší dobro. Většina lidí ráda mluví o sobě, a když pracovníci útvaru auditu sami provedou své vlastní zkoumání, může to vést ke splnění cílů dialogu s nejmenším množstvím oděrků. Na konci šestiměsíčního nebo dvanáctiměsíčního období ředitel auditu sloučí různá hodnocení výkonnosti každého auditora a prodiskutuje s nimi výsledky. V některých organizacích se konají pravidelné diskuse v době platových úprav. Účelem těchto diskusí je vysvětlit význam hodnocení. V jiných organizacích se pravidelné diskuse konají odděleně od pohovorů týkajících se platových úprav, čímž se klade důraz na zlepšení práce auditorů, nikoliv na jejich odměňování nebo potrestání. Tato hodnocení a pohovory jsou pro jednotlivce mimořádně důležité. U velmi velkých organizací mohou být během roku jedinou příležitostí, kdy pracovník auditu má šanci na výměnu názorů z očí do očí s vedoucím pracovníkem nebo manažerem. Jednání se může uskutečnit v neuspěchané atmosféře a může být prostoupeno hlubokým a upřímným zájmem o problémy auditora, jeho cíle a tvrzení a o jeho nebo její program k vyřešení problémů. Používá se mnoho druhů hodnotících výkazů. Několik z nich, které poskytují možnost zhodnocení jak dosažených výsledků, tak i charakterových vlastností, jsme reprodukovali v Ukázkách 21-9 a 21-10, jež uvádějí číselné hodnocení velmi různorodých problematik a schopností a uvádějí adjektivní hodnocení, která dávají těmto číslům smysl. Ukázka 21-9 představuje hodnotící výkaz pro pracovníka auditu. Ukázka 21-10 je pro supervizora auditu. Číselná hodnocení poskytují kvantitativní porovnání různých auditorů. Vlastnosti, které se hodnotí na těchto hodnotících výkazech nevyžadují vysvětlení. Tyto formuláře rovněž poskytují hodnocení obtížnosti pracovního úkolu. Třída A je pro relativně jednoduchou práci. Třída B je pro normálně obtížnou práci. Třída C je pro výjimečně obtížnou práci. Tyto faktory lze použít pro úpravu celkového počtu bodů. Pro lehké práce se odečítá pět procent a pro obtížné práce se pět procent připočítává.

Ukázka 21-9 Hodnotící formulář pracovníků - pracovník auditu Celkový počet bodů__ Jméno: ____________________ Období: Od _________________ Do ________________ Zakázka č.: _________________ Název zakázky: __________________________________ Třída (A B C) _______________ Podpis: _____________________ Datum: _____________ Plánování a organizace Pochopení postupů a problémů souvisejících s přidělenými auditorskými segmenty. Dodržení instrukcí dodaných odpovědným auditorem a uvedených v manuálech útvarů – které i tak vyjadřují pochybnosti o tom, co se zdá nelogické nebo neodůvodněné v instrukcích. Organizace a programování přidělené práce tak, aby zajistila pokrytí míst klíčových řídicích a kontrolních mechanismů ve správné hloubce. Celkový počet bodů Práce v terénu Přesnost pracovních materiálů – výpočty, reference, statistické analýzy. Důkladnost při prověřování – avšak vědět, kdy navrhnout ukončení šetření. Vhodnost testů vzhledem k prověřovaným transakcím. Přiměřenost dokumentace pro realizovanou práci – uvedení povahy, rozsahu a výsledků prověrky. Dokončení požadované práce v terénu – neponechání žádných nedořešených problémů. Shrnutí zjištění – k usnadnění kontroly. Formulace názoru – použití úsudku při posouzení významnosti. Pečlivost při přípravě a uspořádání pracovních materiálů – správné indexování, křížové reference, podepsání iniciálami, označení datem. Celkový počet bodů Jasnost a stručnost ústního projevu. Efektivnost. Celkový počet bodů Schopnost psát zprávy Použití jasného, stručného a přiměřeného jazyka v komentářích pracovních materiálů a v souhrnných přehledech a čistopisech. Uspořádání písemných materiálů. Celkový počet bodů Administrativa Plnění rozpočtu a harmonogramu pro přidělenou práci. Celkový součet bodů

Ukázka 21-9 (pokrač.) Všeobecná charakteristika Umístněte značku zatržení u vhodného adjektivního hodnocení: Čilost, energičnost a iniciativa. Příjemnost, objektivita, taktnost a schopnost spolupracovat. Pracovní návyky – přičinlivost při práci a dodržování pracovní doby organizace. Připravenost na práci, za kterou se odpovídá Schopnost úspěšně vykonávat práci pouze pod všeobecným dohledem. Další připomínky Projednejte specifické atributy, který vyžadují další posílení, aby se zlepšila schopnost tohoto auditora zvládnout úkoly při práci v kontrolní pozici.

Ukázka 21-10 Hodnotící formulář pracovníků - supervizor auditu Celkový počet bodů __ Jméno: ____________________ Období: Od _________________ Do ________________ Zakázka č.: _________________ Název zakázky: __________________________________ Třída (A B C) _______________ Podpis: _____________________ Datum: _____________ Plánování Pochopení postupů a problémů souvisejících s prověřovanou činností – povědomí o cílech činnosti, která je prověřovaná a vztah těchto cílů s cíli organizace. Pokrytí programu auditu u všech míst klíčových řídicích a kontrolních mechanismů – dát správnou váhu a důraz na nejdůležitější místa řídicích a kontrolních mechanismů. Charakter plánovaných testů –využití představivosti a hospodárnosti. Rozsah plánovaných testů – použití vhodných metod vzorkování. Celkový počet bodů Práce v terénu Dokončení požadované práce v terénu – pokrytí všech naprogramovaných kroků; adekvátní důvody pro vyloučení některých kroků. Přesnost pracovních materiálů – výpočty, reference, statistické analýzy. Důkladnost při prověřování – avšak vědět, kdy ukončit šetření. Vhodnost testování vzhledem k prověřovaným transakcím. Přiměřenost dokumentace pro provedenou práci – uvedení povahy, rozsahu a výsledků prověrky. Shrnutí zjištění – k usnadnění kontroly.

Ukázka 21-10 (pokrač.) Vyhodnocení zjištění při formulování názoru – úsudek při posouzení významnosti zjištění. Příprava a uspořádání pracovních materiálů – správné indexování, křížové reference, podepsání iniciálami, označení datem. Celkový počet bodů Předběžná verze zprávy Adekvátní podpora tvrzení ve zprávě – schopnost zjištění úspěšně vydržet útok. Správné zacházení se zjištěními v souladu s jejich relativní významností – přidělení větší váhy a prostoru závažnějším zjištěním. Organizace – předkládání materiálu v logickém a uspořádaném sledu. Shoda s úsekovými instrukcemi pro předkládání zpráv – dodržení pravidel stanovených v manuálech útvaru interního auditu. Jasnost a přiměřenost jazyka zprávy – vypracovat zjištění tak, aby byla jasná pro čtenáře bez odborných znalostí. Přesnost při přípravě a kontrole za účelem odstranění chyb. Celkový počet bodů Ústní komunikace Jasnost a stručnost. Přesvědčivost. Celkový počet bodů Administrativa Plnění rozpočtu. Plnění harmonogramu. Celkový počet bodů Celkový součet bodů Všeobecná charakteristika (Umístněte značku zatržení u vhodného adjektivního hodnocení) Čilost, energičnost a iniciativa. Příjemnost, objektivita, taktnost a schopnost spolupracovat. Pracovní návyky – přičinlivost při práci a dodržování pracovní doby organizace. Další připomínky:

Ukázka 21-11 představuje hodnotící formulář, který poskytuje pouze adjektivní hodnocení. Stejný formulář se používá jak pro pracovníky, tak i pro supervizory. Určité faktory však mohou být označeny jako N/A (bezpředmětné) v těch místech, kde je zapotřebí, aby se rozlišilo mezi těmito dvěma pozicemi. Ukázka 21-12 poskytuje vysvětlení faktorů pro vyhodnocování výkonnosti.

Ukázka 21-11 Hodnocení výkonnosti Jméno ____________________ Asistent ____________ Odpovědný auditor __________ Úkol _______________________________________ Zahrnuté období ______________ Celkové hodnocení tohoto úkolu Vhodnost pro další úkol Vhodný _____________________________ Přijatelný ____________________________ Upřednostnit jiného pracovníka ________ Osobní vlastnosti*

Faktory výkonnosti*

FA

O E S+ S S- Na

Množství práce ____________________ Kvalita práce ____________________ Znalost auditu ____________________ Auditorské nadání ____________________ Analýza problému ____________________ Rozhodování ____________________ Plánování ____________________ Dodržování instrukcí____________________ Komunikace:ústní ____________________ písemná__________________

NI

Kreativita ____________________ Iniciativa ____________________ Vytrvalost ____________________ Schopnost pracovat ____________________ s ostatními Posouzení ____________________ Přizpůsobivost ____________________ Přesvědčivost ____________________ Vůdcovství ____________________ Sebedůvěra ____________________ Postoje ____________________

* Viz všeobecné instrukce, Ukázka 21-12, kde jsou uvedeny definice a termíny pro hodnocení. Atributy: Zakroužkujte až pět přídavných jmen, které nejlépe popisují vynikající osobní vlastnosti pracovníka útvaru. Mohou to být vhodné a/nebo nevhodné vlastnosti. Volná místa jsou poskytnuta pro přídavná jména, která považujete za mnohem popisnější.

agresivní výřečný nepozorný nedbalý pozorný nešikovný ješitný důsledný diskrétní přebíravý dogmatický nudný dychtivý energetický

entuziastický nevyzpytatelný popudlivý flexibilní impertinentní důvěřivý vynalézavý nezralý impulzivní špatně artikulující netečný-indiferentní nediskrétní neflexibilní zvídavý

líný namyšlený zralý naivní upravený všímavý příliš horlivý nepředpojatý panovačný pracant domýšlivý rezervovaný ctižádostivý duchapřítomný

sebevědomý povrchní lajdácký vytrvalý málomluvný houževnatý váhavý mnohomluvný temperamentní vulgární duchaplný ________ ________ ________

Ukázka 21-11 (pokrač.) Poradenství: Vyplněná zpráva o hodnocení je důvěrná a neměla by být ukázána nebo přečtena pracovníkovi útvaru, i když se požaduje prodiskutování výkonnosti u každého úkolu. Výkonnost pracovníka útvaru prodiskutujte u každého úkolu během prověrky a v souhrnné formě na konci úkolu. Prosíme, abyste odpovídali Ano, Ne nebo N/A (bezpředmětné) na následující otázky: Prodiskutovali jste s pracovníkem útvaru na jednání, které se konalo za tímto účelem: (1) Provedenou dobrou práci ? _________________________________________________ (2) Nízkou výkonnost ?_______________________________________________________ (3) Lze nedostatky napravit? _______________________________________________ (4) Prostředky pro nápravu nedostatků ? __________________________________ Uveďte datum jednání ____________________________________________ Záležitosti projednané s pracovníkem útvaru a jeho reakce: ___________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Připomínky:Připomínky k mimořádně vynikající výkonnosti nebo k neuspokojivému hodnocení, stejně jako vlastnosti, které nebyly popsány jinde. Neuvádějte připomínky, které by byly pouze jinou formulací různých hodnocení; specifické ilustrace jsou vždy užitečnější než poznámky obecného charakteru. Buďte struční. Podpis ___________________________________

Datum ____________________

Ukázka 21-12 Všeobecné instrukce Všeobecné instrukce: Účelem formuláře pro hodnocení výkonnosti pracovníků útvaru je získat

informace o úrovni práce, kterou je člen útvaru interního auditu schopen realizovat a rovněž, jaké jsou jeho výhledy na povýšení. Zpráva o hodnocení je nezbytná pro erudovaná rozhodování o platových úpravách a o povýšení a rovněž jako prostředek pro shrnutí informací, které pomohou při efektivním poradenství a školení členů útvaru. Vyplněná zpráva o hodnocení je důvěrná a neměla by být ukázána nebo přečtena pracovníkovi útvaru, i když se požaduje prodiskutování výkonnosti u každého úkolu. Existuje rozdíl mezi prodiskutováním výkonnosti a předložením zprávy, protože zpráva zahrnuje známkování a vyhodnocení, zatímco diskuse nikoliv. DEFINICE Hodnotící faktory Faktory výkonnosti Množství práce – Dosažené úspěchy poměřované nároky na pozici; výsledky poměřované s cíli. Včasné ukončení prací, za které je auditor odpovědný.

Ukázka 21-12 (pokrač.) Kvalita práce – Stupeň dokonalosti konečných výsledků; důkladnost, přesnost a celkový kalibr dokončených úkolů, včetně adekvátnosti a jasnosti pracovních materiálů. Znalost auditu – Pochopení základních principů auditu a provozních zásad a postupů organizace. Auditorské nadání – Pochopení cílů programu auditu a schopnost analyzovat systémy řídicích a kontrolních mechanismů, u kterých se má provést audit. Analýza problému – Rozpoznání problémů a rozdělení problémových situací do logických a systematických základních částí. Shromáždění faktů a proniknutí pod jejich povrch, aby se zjistil jejich plný význam. Rozhodování – Zmapování faktů, dopracování se k jádru problému a provádění správných a včasných rozhodnutí. Plánování – Systematické a praktické naplánování prací a stanovení logických priorit za účelem provedení účinnější auditorské práce. Dodržování instrukcí – Projevení schopnosti přesně a svědomitě dodržovat instrukce; odborná schopnost při pochopení instrukcí; vědět, kdy mít pochybnost o instrukcích, když se zdají být nevhodné pro danou situaci. Komunikační dovednosti – Jasné, logické a přesvědčivé vyjádření hledisek v písemné a ústní komunikaci; a průběžné informování nadřízených o postupu při práci. Osobní vlastnosti Kreativita – Schopnost uplatnit představivost a originalitu v rámci práce k vytvoření nových a lepších postupů nebo aplikací. Iniciativa – Být schopen sám něco začít. Vytrvalost – Být vytrvalý. Rozhodně sledovat své cíle. Nedát se snadno odradit od dosažení cílů auditu. Schopnost pracovat s ostatními – Schopnost vycházet s lidmi. Být taktní a diplomatický a být si vědom vlivu na jiné lidi. Úsudek – Schopnost pochopit všechny aspekty problému a stanovit hodnotu všech úvah při dopracování se k rozhodnutí. Přizpůsobivost – Schopnost přizpůsobit se změnám a čelit novým situacím. Přesvědčivost – Schopnost ovlivnit jiné lidi. Vůdcovství – Schopnost motivovat podřízené a kolegy, aby podnikli požadované kroky. Sebedůvěra – Schopnost zůstat uvolněný, sebevědomý a udržet se v rovnováze. Postoje – Entuziasmus pro práci, loajalita vůči organizaci a schopnost přijmout konstruktivní kritiku. Hodnotící termíny Faktory výkonnosti O – Mimořádný (Outstanding) Výjimečný, špičkový (bude platit pouze v zřídkavých případech). E – Vynikající (Excellent) Významně nad průměrem, vyčnívá z řady, prokazuje zřídkavé schopnosti. S+ – Uspokojivý plus (Satisfactory Plus) Nad průměrem. S – Uspokojivý (Satisfactory) Předvádí přijatelný stupeň výkonnosti pod silným vedením. S– – Uspokojivý mínus (Satisfactory Minus)Marginální hodnocení, nesplňuje ani minimální přijatelné standardy. NA – Nepřijatelný (Not Acceptable)

Osobní vlastnosti NI – Vyžaduje zlepšení (Needs Improvement) Vyžaduje se jednoznačné zlepšení za účelem dosažení běžně přijatelných standardů. FA – Plně přijatelné (Fully Acceptable) Ve všech ohledech splňuje běžně přijatelné standardy. Společnost veřejných služeb experimentuje s unikátním formulářem složeným se dvou částí. První část se snaží spojit příspěvek a výkonnost jednotlivce s cíli útvaru auditu. Druhá část se věnuje charakteristickým vlastnostem pracovníka. Cíle uvedené v první části souvisejí s interními řídicími a kontrolními systémy, kvalitou životního prostředí, řízením absolutní kvality (TQM), dodržováním předpisů, se smluvními dodavateli a s konzultanty, se záležitostmi, které nesouvisí s veřejnými službami a s odborným vedením. Vlastnosti uvedené ve druhé části se věnují týmové práci, výzvám ke zvýšení výkonnosti, upřímnosti a angažovanosti. Cíle jsou uvedeny v rámečcích s prázdným místem pro připomínky jednotlivců ke svým vlastním příspěvkům. Odpovědní auditoři a supervizoři používají podobné formuláře, aby uvedli svá hodnocení příspěvku auditorů. Hodnotící osoba a auditor potom porovnají tyto dva formuláře a řeší své rozdílné názory. Ukázka 21-13 uvádí výňatky z formulářů, které se věnují výkonností. Ukázka 21-14 předkládá faktory, jež se zabývají charakteristickými vlastnostmi a přednostmi pracovníků.

Ukázka 21-13 Cíle útvaru interního auditu Vnitřní řídicí a kontrolní systém Kvalita životního prostředí Řízení absolutní kvality [TQM] Dodržování předpisů

Smluvní dodavatelé a konzultanti. Záležitosti nesouvisející s veřejnými službami Odborné vedení

Cíle VNITŘNÍ ŘÍDICÍ A KONTROLNÍ SYSTÉMY

• • • • • •

Propagovat zlepšené finanční řízení a předkládání zpráv v liniových organizacích. Monitorovat a vyhodnocovat administrativu smluv. Podporovat komunikaci/vzdělávací programy v rámci jiných organizací. Provádět prověrky výdajů na konci roku. Vyhodnotit řídicí a kontrolní mechanismy a bezpečnost informačních systémů a zařízení. Monitorovat dodržování Standardů chování a Prohlášení o zásadách společnosti.

KVALITA ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ

• •

Dokončit více než 70+ auditů/částečných prověrek. Komunikovat obavy týkající se ochrany životního prostředí manažerovi environmentálních auditů.

Ukázka 21-13 (pokrač.) • •

Cíle Asistovat při auditech souladu s předpisy. Koordinování problematiky se zákony o ochraně životního prostředí.

ŘÍZENÍ ABSOLUTNÍ KVALITY - (TQM)

•

• • •

Podporovat a podílet se na programu TQM v odděleních, protože se týká následujících problémů: - Spokojenosti zákazníka - Trvalého zlepšování - Budování týmu - Zajišťování kvality - Měření výsledků - Přesnosti, včasnosti, atd. Uplatňovat koncepci auditu „zastavit se a pokračovat“ [„stop-and-go“]. Přispívat k pozitivním výsledkům oddělení v oblasti srovnávacích (benchmarkingových) studií. Uznávat výsledky dosažené jinými lidmi prostřednictvím programu nejlepších pět nominací [high-five nominations].

DODRŽOVÁNÍ SOULADU S PŘEDPISY

• • • •

Integrovat do programu auditu systém, který sleduje dodržování souladu s předpisy. Identifikovat a vyhodnocovat oblasti s vysokým rizikem a předkládat o nich zprávy managementu. Asistovat při nápravě nedostatků za účelem minimalizace neuznaných nároků. Provádět audity transakcí přidružených organizací.

SMLUVNÍ DODAVATELÉ A KONZULTANTI

• • •

Monitorovat dodržování pokynů uvedených v „modré knize“. Soustředit se na pokrytí oblastí s největším rizikem/nejvyšší návratností. Prověřit platby za nesprávnou fakturaci. Zpětně bylo získáno více než 10 mil. USD (dvojnásobek rozpočtu).

ZÁLEŽITOSTI NESOUVISEJÍCÍ S VEŘEJNÝMI SLUŽBAMI

• • • •

Rozšířit pokrytí mezinárodních projektů Mission Energy. Zvýšit začlenění auditorů do cyklu rozvoje podniku. Vést měsíční jednání managementu se všemi organizacemi zapojenými do Mission Organizations. Vytvořit program auditu ohledně dodržování předpisů o ochraně životního prostředí.

Ukázka 21-13 (pokrač.) Cíle ODBORNÉ VEDENÍ

• • • • •

Demonstrovat výsledky inovací a kreativity. Udržovat aktivní úlohu v rámci soustavného vzdělávání. Udržovat/získávat odbornou certifikaci(ce). Demonstrovat vůdcovství v odborné praxi interního auditu. Demonstrovat soulad se Standardy pro profesionální praxi v interním auditu.

POZNÁMKA: Jestliže potřebujete další místo pro napsání vašich připomínek nebo jestliže jste

přímo přispěli k firemnímu cíli, který není uveden v cílech útvaru, prosíme, abyste přiložili samostatný arch papíru s vašimi dodatečnými připomínkami a náležitými křížovými referencemi. Systém neprezentuje zajímavý odklon od obvyklých číselných a adjektivních forem hodnocení. Kromě toho systém od hodnotitele i od hodnoceného požaduje, aby hodnocením věnovali vážnou pozornost. Zaškrtávání čísel nebo přídavných jmen nebude stačit. Promyšlená slovní konstatování toho prozradí mnohem více.

Ukázka 21-14 TÝMOVÁ PRÁCE Faktory: • • • • •

Přispívají k dosažení týmových cílů. Uznávají a podporují příspěvek ostatních lidí. Podílejí se na udržování soudržného a chápajícího pracovního prostředí. Sdílejí informace, myšlenky a řešení. Posilují dobrou pověst a důvěryhodnost útvaru interního auditu. ZASAZOVÁNÍ SE O HODNOTY Výzvy ke zvýšení výkonnosti, upřímnost, angažovanost

Výzvy: • • •

Vyzývají samotné pracovníky, aby sami sebe vedli k soustavnému zlepšování vlastních výkonů. Vyhledávají nové způsoby ke zlepšení podnikových procesů a metod podnikání. Demonstrují inovace a kreativitu ve všech významných aspektech práce.

Ukázka 21-14 (pokrač.) ZASAZOVÁNÍ SE O HODNOTY Výzvy ke zvýšení výkonnosti, upřímnost, angažovanost Upřímnost: • • •

Jedná upřímně, otevřeně a čestně ve všech podnikatelských vztazích. Připomínky ostatních lidí respektuje a reaguje na ně upřímně. Vyvolává prostředí důvěry.

Angažovanost: • •

Zajišťuje, aby veškerá práce přispívala ke zvýšení hodnoty organizace, kvality a produktivity. Zvyšuje výkony konkurence prostřednictvím snižování nákladů. PODPISY A PŘIPOMÍNKY PRACOVNÍKA PLÁN

Podpis pracovníka: ____________________________ Datum: ____________________ Podpis manažera: ____________________________ Datum: ____________________

PŘEDBĚŽNÁ PROVĚRKA

ROČNÍ PROVĚRKA

Podpis manažera: ____________________________ Datum: ____________________ Podpis prověřujícího na druhé úrovni: ____________ Datum: ____________________ PŘIPOMÍNKY PRACOVNÍKA: __________________________________________________

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Podpis pracovníka: ____________________________ Datum: ____________________ Podpis pracovníka znamená, že dokument byl prodiskutován s pracovníkem a že on/ona obdrželi jeho kopii. Podpis nemusí nezbytně znamenat, že zaměstnanec souhlasí se všemi aspekty uvedenými v dokumentu.

Auditorské úkoly Členové auditorského útvaru se vyvíjejí a jejich souhrn schopností je znám z auditorských úkolů, které jim byly přiděleny. Lidé by se měli vést k optimálnímu pracovnímu nasazení. Neměli by se však tlačit za hranici svých možností, protože tam se nachází frustrace a ztráta potenciálně hodnotného lidského zdroje. Proto, když management auditu přiděluje pracovníky auditu na jednotlivé auditorské projekty, měl by vzít v úvahu určité faktory. 1. Charakter a složitost zakázky auditu. Úkoly by měly poskytovat přiměřené ujištění, že členové auditorského týmu kolektivně ovládají znalosti, dovednosti a disciplíny potřebné pro dokončení auditu profesionálním způsobem*. 2. Potřeba objektivity. Auditoři by neměli být stavěni do pozice, kde by jejich objektivita mohla být ohrožena, nebo kde by rozumně uvažující osoba mohla získat pocit nižší objektivity. Úkoly by měly brát v úvahu jakoukoli možnost vzniku konfliktu zájmů nebo předsudků. 3. Vhodnost střídání úkolů. Pravidelné střídání úkolů může zvýšit objektivitu, protože opakované audity prováděné stejným auditorem mohou vyvolat nežádoucí sympatie, které by mohly objektivitu ovlivnit. Střídání úkolů mezi auditory s odlišnými schopnostmi a přístupy může rovněž vnést nový pohled na úkol a novou perspektivu při jeho plnění. 4. Potřeba supervize. U všech zakázek by se měl provádět dohled. Rozsah této supervize bude záviset jak na charakteru a složitosti úkolu, tak i na zkušenostech, znalostech a odbornosti auditorů. 5. Potřeba rozvoje pracovníků a školení personálu útvaru auditu. Všichni pracovníci útvaru auditu potřebují rozvíjet své znalosti. Dynamický stav profese může vést k zastarání používaných rutinních postupů, protože do společenství auditorů přicházejí nové metody a postupy. Získávání nových zkušeností z různých druhů auditorských úkolů s měnícím se stupněm složitosti a podstaty problematiky a pod vedením různých supervizorů povede k rozvoji lepších pracovníků útvaru interního auditu. * Etický kodex IIA uvádí, že: „Interní auditoři by se měli zapojit pouze do těch služeb, pro které mají potřebné znalosti, dovednosti a zkušenosti“. ( I, 4.1, přijato dne 17. června 2000).

Restrukturalizace prvku lidských vztahů [8] Pojišťovací společnost Aetna Life and Casualty Company, jedna z největších pojišťovacích společností ve Spojených státech amerických, provedla na začátku dvacátého století až do jeho poloviny významné změny ve své filozofii personálního managementu. Organizace byla přesvědčena, že lidé se chtějí mít dobře a odpovědností společnosti bylo zajistit prostředí, které tomu bude pomáhat. Tudíž fungování auditu zdůrazňovalo (na prvním místě) pracovníky a (na druhém místě) inovace a produktivitu. Tento přístup usuzoval, že motivovaní pracovníci budou provádět kvalitní práci a touto činností budou lépe schopni dosáhnout své vlastní profesní cíle. Filozofie se skládala z pěti ústředních bodů zaměření, které sloužily jako základ pro práci. Jejich zaměření bylo následující: • • • • •

Vytvořit partnerský vztah s klienty. Poskytovat nákladově efektivní služby. Snažit se o neustálé zlepšování. Rozvíjet různorodost, udělovat pravomoci, inovovat a zlepšovat týmovou práci mezi jednotlivými členy pracovního kolektivu. Otevřená komunikace ve všech směrech.

Společnost zdůrazňovala, že pracovníci auditu by měli vystupovat jako majitelé útvaru a převzít odpovědnost za zlepšování kvality. Pracovníci by rovněž měli vyslovovat pochybnosti o existujících postupech za účelem určení, zda postupy přinášejí společnosti přidanou hodnotu nebo zda hodnotu lze zlepšit nebo snížit. Pracovníci byli přesvědčováni, aby přijímali koncepci profesionálního skepticizmu a útvar auditu poskytoval podporu uplatňování takového přístupu. Základním kamenem restrukturalizace bylo vypracování koncepce auditorského týmu. Týmová participace vycházela z preferencí jednotlivých pracovníků. Rovněž se však uplatňovala metoda střídání, aby se zajistila diversifikace přístupu. Tým zodpovídal za: • • • •

Plánování. Personální zajištění. Vypracování harmonogramu. Prověrky.

Manažeři se podíleli na práci když byl audit v chodu, a tudíž zlepšovali jeho kvalitu stejně jako jeho včasné dokončení. Tento posun rovněž umožnil, aby útvar interního auditu snížil počet svých administrativních pracovníků z 10 lidí na tři pracovníky. Další významnou změnou byl posun od získávání nových pracovníků z vysokých škol k získávání pracovníků s prokazatelnými odbornými schopnostmi a znalostmi mezilidských vztahů. V současné době přibližně jedna čtvrtina pracovníků nemá předchozí zkušenosti s auditem. V současné době se pracovní týmy rovněž podílejí na procesu získávání nových pracovníků. Dalším aspektem změn bylo využití úprav s přidanou hodnotou. Pracovníci útvaru auditu jsou odměňováni za zvýšení výstupů, snížení nákladů a zlepšení kvality.

Oddělení požadovalo, aby každý člen útvaru auditu nastínil strategický plán pro své kariérní cíle a strategie. Za účelem pomoci jim oddělení poskytlo, v rámci tomto zadání, přibližně 120 hodin školení za rok, plus další vzdělávací projekty podle jejich přání. Nakonec se pracovníci účastnili procesu prověrek směrem nahoru, ve kterém tito pracovníci prověřovali své manažery. Od manažerů se vyžaduje vypracování plánu reakce na tyto prověrky. Tento přístup vedl k tomu, že mnoho pracovníků předložilo doporučení ke snížení nákladů. Jedním z nich byl návrh na zmenšení velikosti kanceláří. Tento samotný návrh přispěl k roční úspoře ve výši 500 000 USD. Další inovací bylo využívání domovské stránky na celosvětové internetové síti [WWW]. Tato internetová domovská stránka bude sloužit jako komunikační prostředek jak pracovníkům, tak i jiným lidem. V průběhu let se uplatňoval stabilní trend snižování nákladů. Jeho největší část však přicházela z manažerského stupně pracovníků a byla dosažena z nejvyšší míry díky úbytku zaměstnanců. Výsledky těchto a dalších zlepšení vedly k sérii pozitivních přínosů. •

Hodnocení služeb poskytovaných klientům se v průběhu osmnáctiměsíčního období zlepšilo o 25 procent a průzkum postojů firemních zaměstnanců ukázal, že auditoři byli na špičce, pokud jde o vztahy mezi pracovníky a managementem.

•

Do vedoucích funkcí v provozních činnostech společnosti byl získán značný počet nových pracovníků.

•

Samotná společnost se připravuje na uplatnění stejné filozofie, která vyvolala velice pozitivní změny u pracovníků útvaru auditu a v jeho činnostech.

Silné stránky, konflikty a porušení To, co odlišuje odborné interní auditory od většiny jiných lidí v rámci podniku, je jejich objektivita a nestrannost. Zaměstnanci, kteří nemají nic do činění s auditem a vedoucí pracovníci, kteří se snaží plnit své odpovědnosti, obvykle pracují k dosažení svých úzce omezených cílů a záměrů. Vrcholový management si nemůže být jistý, že informace, které takoví lidé předkládají, jsou úplně objektivní a nestranné. V tom leží síla a prospěšnost odborného interního auditora: je to pohodlí poskytnuté managementu v tom, že management může očekávat nezávislé úsudky a nezmanipulovaná fakta, na která se lze úplně spolehnout. Tato objektivita je výjimečná a neměla by se zpronevěřit. Kvůli tomuto účelu by se interní auditoři sami nikdy neměli postavit do pozice nebo by nikdy neměli být postaveni do pozice, kdy jejich objektivita může být zpochybněna. Etický kodex interního auditora a Standardy předkládají určitá pravidla, která se mají dodržovat, aby se auditoři vyhnuli nespravedlivému obvinění z nedostatku objektivity nebo z přítomnosti zaujatosti. Porušení těchto pravidel pro interního auditora znamená, že je volně vystaven kritice a dotazům o objektivitě auditu. Etický kodex uvádí, že odpovědností interních auditorů je, chovat se takovým způsobem, aby jejich dobrá víra a čestnost nebyla zpochybnitelná. Auditoři se musí zdržet účasti na činnostech, které mohou být ve střetu se zájmy jejich zaměstnavatelů, nebo které by ohrozily jejich schopnost objektivně vykonávat své povinnosti a odpovědnosti. Standardy uvádějí, že interní auditoři by měli být objektivní při provádění auditů. Objektivitu popisují jako nezávislý mentální postoj, který by měli interní auditoři zachovávat při

provádění auditů. Svůj úsudek o auditorských záležitostech by neměli podřizovat úsudku ostatních osob. Během provádění zakázek interního auditu nevyhnutelně dochází ke vzniku konfliktů. Na řediteli útvaru auditu, na supervizorech a na pracovnících útvaru interního auditu potom zůstává, aby zajistili neporušování pravidel chování, jež jsou závazná pro profesní interní auditory, a zajistili, aby se neobjevovaly žádné konflikty zájmů nebo zaujatost nebo aby se na ně nedalo usuzovat. Existuje nesčetně mnoho druhů okolností, při kterých mohou nastat takové stavy. Uvádíme pouze vzorek některých případů, čerpaný z literatury: •

Interní auditor, který tlumočí informace o finančních podmínkách uvnitř organizace, porušuje Etický kodex. Taková situace by zdůvodňovala propuštění interního auditora z pracovního poměru.

•

Interní auditor, který odhalí protizákonnou činnost prováděnou vedoucím pracovníkem společnosti a upozorní na tuto záležitost státní orgán, se nachází v nezvyklé pozici. Na jedné straně je auditor povinován loajalitou vůči svému zaměstnavateli; na druhé straně by on nebo ona neměli být součástí protizákonné činnosti. Obecně je povinnost interního auditora podle Etického kodexu splněna, pokud na tuto záležitost upozorní vrcholový management nebo představenstvo – nikoli osoby mimo organizaci.

•

Interní auditoři, kteří předkládají informace ve zprávách na základě nedostatečných údajů, porušují pravidla chování. Etický kodex vyžaduje důslednost při auditu a získání adekvátních a faktických důkazů, které odůvodní stanovisko auditora.

•

Auditoři, kteří nepředloží informace o faktických nedostatcích ve zprávách na základě toho, že management už tyto nedostatky zná, porušují Etický kodex v části, která se vztahuje k závažným faktům v jejich zprávách z auditů a porušují rovněž Standardy v části, která se vztahuje na podřízení úsudku auditora v auditorských záležitostech úsudku ostatních osob.

•

Interní auditoři by se neměli účastnit pravidelné přípravy bankovních závěrek, protože je to provozní odpovědnost, a v rámci Standardů se předpokládá, že tento postup ohrožuje objektivitu auditu.

•

Ředitelé útvarů interního auditu nesmí postavit auditora do situace, kdy lze usuzovat o konflikt zájmů, dokonce i tehdy, když ředitel důvěřuje úsudku a charakteru auditora. Mezi takové situace patří: nejenom přidělení auditora na audit činností, za které auditor provozně odpovídal před méně než jedním rokem nebo prováděl audit v oblastech, ve kterých má příbuzné osoby nebo finanční zájmy.

•

Interní auditoři by se sami neměli dostat do postavení, kdy se může usuzovat na porušení důvěrnosti nebo na konflikt zájmů. Příkladem by mohlo být příležitostné nesprávné odložení pracovních materiálů, využívání důvěrných informací pro osobní obohacení, přijímání plateb nebo darů od klientů, aniž by to vrcholový management věděl a souhlasil s tím, přijímání častých obědů nebo udržování jiného společenského styku s dodavateli zaměstnavatele a nákup akcií ve společnosti, u které auditor ve své zprávě představenstvu doporučil, aby byla získána do vlastnictví.

•

Supervizoři auditu by porušili Standardy, pokud by ve své zprávě neuvedli informaci o nízké kvalitě práce auditora útvaru.

Kapitola 31 obsahuje podrobný materiál o Standardech. Objektivita, jak již bylo řečeno, je stav mysli. Do úvahy se však musí brát dva stavy mysli: stav mysli auditora a stav mysli pozorovatele. Objektivita se skládá z křehkého materiálu. Auditor se může cítit jistý, že tak drobná záležitost, jako je oběd nebo šálek kávy neovlivní jeho nebo její objektivitu. Tato objektivita však může být podvědomě ovlivněna, ať už si to auditor uvědomuje, či nikoliv. Interní auditor by určitě měl jiný přístup k člověku, který mu poskytl oběd než k člověku, který byl zdrojem urážlivého výroku. A pokud by auditor měl vysoký stupeň morálního charakteru, mohlo by se celkem dobře stát, že on nebo ona by mohli vědomě nebo podvědomě dělat všechno možné a jednat méně nestranně s člověkem, který jim poskytl malé laskavosti – v protikladu k člověku, který vyjadřoval námitky. Takže vnímavost pozorovatele – uvážlivý, dobře informovaný a rozumný pozorovatel – musí být brána do úvahy ve vztahu k problematickému chování. Jak bude takový pozorovatel posuzovat tuto činnost? Zde musí převážit pravidlo zdůvodnění. Samozřejmě, že ne všechny vzájemné vztahy lidí se mohou posuzovat jako konflikty. Následující činnosti by například nemohly být rozumně posuzovány jako takové, které by vedly k zaujatosti nebo ke ztrátě objektivity. •

Přijímání dárků od profesní organizace za služby poskytnuté bez placení.

•

Audit útvarů, u kterých byl auditor klíčovým zaměstnancem před pěti lety.

•

Audit střediska pro zpracování dat, kde auditor prováděl audit již třikrát předtím.

•

Audit počítačového systému, u kterého auditor působil jako zástupce útvaru interního auditu v rámci projektového týmu.

Navzdory všemu snažení o zachování objektivity, může tlak práce a úkolů dostat interního auditora do obtížné situace, která se musí řešit opatrně. Posuďte případ ředitele útvaru auditu, kterému vrcholový management řekne, aby dohlédl na audit speciálního programu, jakým je například výbor pro politickou aktivitu nebo charitativní nebo sociální program. V takových případech se může stát, že ředitel může žádat příspěvky od lidí z managementu, kteří mohou odmítnout takový příspěvek dát. Rozhodně je možné předvídat, že takoví lidé z managementu nedopadnou příliš dobře při auditorském hodnocení tohoto programu ředitelem auditu. V takových případech, pokud ředitel útvaru auditu přímo neodmítne takový úkol, čímž vzbudí nevraživost vrcholového managementu, by audit takového programu měl být přidělen někomu jinému v rámci útvaru auditu. Ředitel/ka by se nejenom měl/a distancovat od auditu projektu, ale také by měl dohlédnout na to, že výsledná zpráva z auditu jasně vykreslí ředitelův vztah k tonuto programu. Bez jasné koncepce objektivity auditora, může být veškerá práce auditorů, bez ohledu na to, jak profesionálně je vykonána, posuzována jako podezřelá. A proto se objektivita musí žárlivě střežit a musí se úzkostlivě vystříhat jakýchkoliv ústupků.

Rozvoj etické kultury organizace V mnohých organizacích byli interní auditoři vybráni k zavedení etických programů. Koncepce, podle níž je auditor hodnotitelem mezi tím, co je správné z hlediska provozu v relaci k základním záměrům organizace, se začíná přenášet do oblasti etiky. Tato filozofie

zahaluje interního auditora do autority a přístupu tak, aby byl schopen stanovit, co je a co není v souladu s kodexem chování platným v organizaci. V mnohých organizacích je interní auditor autorem kodexu a tím se stává určující autoritou pro činy související s dodržováním kodexu. Doporučení pro praxi 2130-1 „Úloha útvaru interního auditu a interního auditora v etickém prostředí společnosti“, věnuje pozornost výše uvedeným záležitostem. Popisuje proces správy a řízení společnosti a potom ukazuje, jak tento proces souvisí s etickou kulturou společnosti. Doporučení pro praxi přesvědčuje útvar interního auditu a interní auditory, aby v tomto procesu převzali aktivní úlohu. Konstatuje, že interní auditoři „požívají vysoký stupeň důvěry a bezúhonnosti uvnitř organizace a mají dovednosti k tomu, aby byli efektivními advokáty etického chování“ a rovněž mají pravomoci a schopnosti požadovat od pracovníků společnosti, aby dodržovali etické závazky. Doporučení pro praxi navrhuje, aby útvar interního auditu hodnotil efektivnost série prvků zlepšené etické kultury, jako je například: • • • • • • • • • •

Formální kodex chování. Sdělování očekávaných etických postojů a etického chování. Strategie ke zlepšení etické kultury. Metody předkládání hlášení o neetických aktivitách. Pravidelná prohlášení zaměstnanců o tom, že jsou si vědomi požadavků na etické chování. Struktura provádění potřebných činností k vytvoření etické kultury. Výuka zaměstnanců k etickému chování. Pravidelné průzkumy za účelem stanovení etického klimatu. Prověrky za účelem identifikace procesů, které by mohly vést k neetickým aktivitám. Kontrola biografických údajů jako součást procesu přijímání nových zaměstnanců.