Vnitřní předpis města Dvůr Králové nad Labem č. 11/2014
Pravidla správy dotačních projektů města Dvůr Králové nad Labem Článek 1 Obecná ustanovení
1. Cílem těchto pravidel je zabezpečení vedení důsledné a přesné evidence veškerých dotačních projektů s účastí města Dvůr Králové nad Labem (dále jen „město“). 2. Dotačním projektem se pro účely tohoto předpisu rozumí jakýkoliv dotační titul, grant nebo jiný proces získání finančních prostředků, v jehož rámci je město v postavení příjemce. 3. Předmětem evidence dle tohoto předpisu nejsou dotační projekty na výkon státní správy (např. na mzdy, dotace na výkon agendy sociálně-právní ochrany dětí apod.) a dotace poskytované organizacím města. 4. Ustanovení tohoto předpisu jsou závazná pro všechny zaměstnance města zařazené do Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem (dále jen „městský úřad“), pro strážníky Městské policie Dvůr Králové nad Labem (dále jen „MPDK“) a pro členy Rady města Dvůr Králové nad Labem (dále jen „rada města“) 5. Byly-li by finanční prostředky poskytované z dotačního projektu veřejnou podporou v režimu „de minimis“, je nutné tuto skutečnost zohlednit již před podáním žádosti o poskytnutí dotace tak, aby přijetím finančních prostředků nedošlo k překročení finančního limitu stanoveného pro daný druh veřejné podpory.
strana 1 z 3
Článek 2 Příprava účasti na dotačním projektu 1. Na základě informace o možné účasti na dotačním projektu vzešlé z činnosti městského úřadu a na návrh vedoucího příslušného odboru vydá tajemník úřadu, na základě doporučení starosty nebo místostarostů odpovědných za příslušnou oblast kompetencí, pokyn, kterým určí osobu odpovědnou za konkrétní dotační projekt (dále jen „odpovědná osoba“). 2. Odpovědnou osobou může být určen zaměstnanec příslušného útvaru nebo odborný referent úseku rozvoje města a dotací (odborný referent RIM-RISN, dále jen „projektový manažer“). 3. Odpovědná osoba o dotačním projektu bezodkladně informuje: •
odborného referenta odboru rozvoje, investic a majetku města (RIM) městského úřadu odpovědného za evidenci majetku města, bude-li výsledkem účasti na dotačním projektu nabytí majetku městem,
•
účetní odboru rozpočtu a financí (RAF) městského úřadu,
•
správce rozpočtu odboru rozpočtu a financí (RAF) městského úřadu.
4. Odpovědná osoba ve spolupráci s osobami dle odst. 3 a po konzultaci s poskytovatelem dotace zajistí vypracování dokumentu dle přílohy č. 1 – náležitosti - nezbytné informace ke správnému zaúčtování dotace. 5. Na základě rozhodnutí příslušného orgánu města odpovědná osoba ve stanovené době zahájí práce na přípravě žádosti v rámci dotačního projektu. Pokud je odpovědnou osobou stanovena osoba odlišná od projektového manažera, je tato povinna poskytnout projektovému manažerovi informace o zahájení příprav podání žádosti minimálně v rozsahu informací dle přílohy č. 2 – vzor evidence žádostí.
Článek 3 1. Po uzavření smlouvy o poskytnutí dotace nebo po vydání rozhodnutí o poskytnutí dotace nebo po přijetí jiného dokumentu, na jehož základě jsou poskytnuty finanční prostředky, předá odpovědná osoba bez zbytečného odkladu kopii smlouvy nebo rozhodnutí o přidělení dotace: •
odbornému referentovi odboru rozvoje, investic a majetku města (RIM) městského úřadu odpovědnému za evidenci majetku města, bude-li výsledkem účasti na dotačním projektu nabytí majetku městem,
•
účetní odboru rozpočtu a financí (RAF) městského úřadu,
•
správci rozpočtu odboru rozpočtu a financí (RAF) městského úřadu,
•
projektovému manažerovi v případě, že je odlišný od odpovědné osoby.
2. Po předání dokumentů dle odst. 1 zpracuje odpovědná osoba v souladu s pokyny vedoucího příslušného odboru, určeného strážníka nebo člena vedení města projektový list dle přílohy č. 3 – vzor projektového listu. Projektový list je součástí spisu vedeného k danému dotačnímu projektu. 3. Každý dotační projekt je veden v evidenci dotací dle přílohy č. 4 – vzor evidence dotací. Za vedení a aktualizaci evidence dotací je odpovědný projektový manažer. 4. Je-li poskytování dotace rozděleno na více let, předloží odpovědná osoba vždy k 15. lednu následujícího roku účetní odboru RAF odhad dotace k nákladům proinvestovaným v běžném roce. 5. Po ukončení dotačního projektu odpovědná osoba předloží poskytovatelem potvrzené závěrečné vyúčtování správci rozpočtu odboru rozpočtu a financí (RAF).
strana 2 z 3
Článek 4 Závěrečná ustanovení 1. Rada města může v konkrétních případech rozhodnout o postupu odlišném od postupů stanovených tímto předpisem. 2. Ustanovení tohoto předpisu se přiměřeně vztahují i na doposud neukončené dotační projekty zahájené před nabytím účinnosti tohoto předpisu. Zaměstnanci města odpovědní za dotační projekty dle stávajících předpisů zajistí evidenci těchto projektů v rozsahu dle tohoto předpisu. 3. Tento vnitřní předpis byl schválen radou města dne 22. 04. 2014 usnesením č. R/258/2014 - 131. Rady města Dvůr Králové nad Labem. 4. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem 01.05.2014.
Přílohy č. 1 – náležitosti - nezbytné informace ke správnému zaúčtování dotace č. 2 – vzor evidence žádostí č. 3 – vzor projektového listu č. 4 – vzor evidence dotací
Mgr. Edita Vaňková starostka města
strana 3 z 3
Příloha č. 1 - náležitosti - nezbytné informace ke správnému zaúčtování dotace
Identifikace transferu
Nástroj (N) Účelový znak (UZ) A (předfinancování EU) Účelový znak (UZ) A (předfinancování EU) Datum zahájení označování výdajů NZ, nebo NZUZ v poměrech struktury financování Okamžik účtování na podrozvahu (ČÚS 703, bod. 4.5.) Okamžik účtování o vypořádání dotace (ČÚS 703, bod. 4.7.)
Transfer
vyplní obec
vyplní poskytovatel vyplní poskytovatel vyplní poskytovatel
vyplní poskytovatel
poskytovatel nadefinuje okamžik účtování poskytovatel nadefinuje okamžik účtování
investiční neinvestiční
Transfer
s vypořádáním bez vypořádání
Transfer
krátkodobý dlouhodobý
Struktura financování Neuznatelné náklady (nezpůsobilé)
budoucí generované příjmy budoucí úspory DPH - případně koeficient přípravné práce ostatní
částka v Kč celkem poskytovatel, pokud obec nemá inf. poskytovatel, pokud obec nemá inf. označit křížkem druh transferu poskytovatel, pokud obec nemá inf. poskytovatel, pokud obec nemá inf. označit křížkem druh transferu vyplní poskytovatel vyplní poskytovatel
v Kč /nebo text vyplní poskytovatel, pokud obec nemá inf. vyplní poskytovatel, pokud obec nemá inf. vyplní poskytovatel, pokud obec nemá inf. provést rozpis , nebo odkaz provést rozpis, nebo odkaz
v Kč /EUR % Základ pro výpočet podílů dotace Vlastní podíl Podíl EU - předfinancování ze SR Podíl národních zdrojů (SR. SF) Pozn. Vyplní obec, pokud má informace ze smlouvy, nebo rozhodnutí, poskytovatel kontroluje
100
Příloha č. 2 ‐ evidence žádostí
Název dotace/projektu
Odbor
Odpovědná osoba
Poskytovatel
Popis dotace/projektu
Plánovaný termín rozhodnutí
Požadováno [Kč]
Rozhodnutí o žádosti [dotace přiznána nebo zamítnuta]
Příloha č. 3 ‐ projektový list aktuální ke dni:
dd.mm.rrrr
Název akce: Dotační titul: Poskytovatel dotace: Projekt: Předpokládané zahájení: Předpokládané ukončení: Termín předložení vyúčtování: jméno
pozice
tel.
kontaktní osoba
společnost IČ
mob.
e‐mail
zástupce
tel.
mob.
e‐mail
Odpovědná osoba: Fakturace: Příkazce operace: Osoba odpovědná za věcnou správnost: Správce rozpočtu: Hlavní účetní: Zaúčtuje: Externí služby: Projektový manažer TDI AD BOZP Dodavatel:
pozice
tel.
mob.
e‐mail
Příloha č. 4 ‐ evidence dotací
Název dotace/projektu
Odpovědná osoba
Datum rozhodnutí dotace/ podpis Poskytovatel smlouvy
Celkové rozpočtové náklady
Vysoutěžené náklady
Podíl dotace [%]
Plánovaný termín Výše dotace[Kč] zahájení
Plánovaný termín ukončení
Dotace de Udržitelnost minimis[a [ano/ne/x roků] Poznámka no/ne]
