Praktijkvoorbeelden Handreiking voor werkgevers Zelfstandig inkopen arbodienstverlening

RB O

W O N EN

HA NDBO EK

V OOR

DE

W ON E N B R A N C H E

AAN DE SLAG MET VERZUIM Praktijkvoorbeelden Handreiking voor werkgevers Zelfstandig inkopen arbodienstverlening

RB O

W O N EN

HA NDBO EK

V OOR

DE


praktijkvoorbeelden

A A N

DE

S LA G

M E T

V E R ZU IM

A R B O

W O N EN

praktijkvoorbeelden 1. Praktijkvoorbeelden 2. Actiever personeelsbeleid verhoogt inzet medewerkers en kwaliteit van dienstverlening 3. Naar een professionele bedrijfsvoering 4. Je meld je niet ‘zomaar’ ziek 5. Een nieuwe laag van teamhoofden 6. ‘Sleutelmedewerker’ coördineert verzuim en arbo

A A N

DE

S L A G

M E T

V E R ZU IM

A R B O

W O N EN

1. Praktijkvoorbeelden Hoe verloopt het terugdringen van ziekteverzuim in de praktijk? Hoe beperken bedrijven nu al de arbeidsrisico’s? Voor de casestudie ‘Implementatie arbomaatregelen wonenbranche’ zijn kleine en grote woonbedrijven geïnterviewd. Dit cahier geeft een indruk van de huidige praktijk bij deze meubelwinkels, woninginrichters en keukenbedrijven. Soms brengt de invoering van werkoverleg en functioneringsgesprekken het verzuim omlaag. Soms blijkt dat het betrekken van medewerkers bij beslissingen goed uitpakt. Met een roulatieschema voor stoffeerders en chauffeurs en de inschakeling van een therapeutisch rugcentrum zijn goede ervaringen opgedaan. De inzet van tilhulpmiddelen is bij veel bedrijven al gerealiseerd. Door het lezen van dit cahier krijgt u een impressie van de wijze waarop momenteel in verschillende woonbedrijven – goed en minder goed – wordt omgegaan met ziekteverzuim en arbozorg.

PRAKTIJKVOORBEELDEN

A R B O

W O N EN

2. Actiever personeelsbeleid verhoogt inzet medewerkers en kwaliteit van dienstverlening Bij deze woninginrichter in Gelderland met textiel en parket zijn, ondanks een aantal jaar met een florissante omzetontwikkeling, de kosten nog harder gestegen. Er is ook veel fout gegaan in de begeleiding van medewerkers op terrein van verzuim en arbo. Het verzuimpercentage kwam in 2007 op 8,4 procent te liggen. Maar er gloort hoop: door het invoeren van functioneringsgesprekken met alle medewerkers lijkt een kentering op komst. Deze woninginrichter met een personeelsbestand van twintig medewerkers voert geen actief arboen verzuimbeleid. Er wordt een sterk beroep gedaan op de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Ergonomische stoelen voor het naaiatelier en arbokoffers met stofbril, mondkapje en oordoppen worden wel beschikbaar gesteld, maar er is geen controle op naleving van de voorschriften. Men bestelt nu rollen ondertapijt van acht in plaats van elf meter, maar de stoffeerder neemt er nu twee op zijn nek. Het bedrijf beschikt over een ergonomisch verantwoorde tapijtspanner, maar het gebruik van de kniespanner krijgt veelal de voorkeur. De ondernemer spreekt over een negatieve mentaliteit onder de stoffeerders tegenover arbovoorzieningen. “Het is een stoer wereldje waarin men vaak maling heeft aan beschermende maatregelen. Hoewel het verzuimpercentage in het bedrijf roept om controle op de naleving van goede arbeidsomstandigheden, moet ik soepelheid betrachten om het verloop onder het personeel te verminderen en om niet de kans te lopen een stoffeerder te verliezen die schaars is op de arbeidsmarkt.”

Kostbaar Het bedrijf is geconfronteerd met langdurige uitval van medewerkers. Hoewel er nog geen medewerkers de WIA zijn ingestroomd, zijn de kosten hoog: De premie van de ziekengeldverzekering steeg in drie jaar met bijna 60 procent van ¤ 10.000,- naar ¤ 16.000,- per jaar. Door uitbesteden van naaiwerk zijn de maakkosten van een gordijn verdubbeld. De vervanging van zieke medewerkers levert een extra salarispost van circa ¤ 40.000,- per jaar op.

Functioneringsgesprekken Het bedrijf kent een regeling waarin iedere medewerker een vast bedrag van ¤ 175,- in het vooruitzicht is gesteld als hij binnen een jaar geen dag ziek is. Omdat deze maatregel onvoldoende bijdroeg in het terugdringen van het verzuim wordt sinds kort, na de overstap naar Arbo Extra, ieder ziektegeval na vier dagen telefonisch benaderd. Het bleek ook noodzakelijk om de foutmarge te verkleinen en de dienstverlening te vergroten, waarop de ondernemer besloot om op structurele basis functioneringsgesprekken in te voeren. De eerste tekenen lijken gunstig. Al na enkele maanden kon de leiding melding maken van een grotere inzet van de medewerkers. Van een tweede investering, een verkooptraining voor de medewerkers in de winkel, verwacht men ook een verhoging van de score op offertes en van de kwaliteit in het werk bij deze Gelderse woninginrichter.

PRAKTIJKVOORBEELDEN

A R B O

W O N EN

3. Naar een professionele bedrijfsvoering Er zijn verschillende maatregelen genomen op arbogebied. Het bedrijf heeft tilhulpmiddelen aangeschaft, zowel in het moderne magazijn als voor de aflevering bij de klant. Medewerkers met rugklachten krijgen een rugtraining en anderen die moeten tillen, worden professioneel geïnstrueerd. Hiernaast heeft het bedrijf zich aangepast aan de groei, door de lijnmanager een grotere verantwoordelijkheid te geven. Ze hebben een cursus verzuimmanagement gevolgd. Het pakket dat dit bedrijf van de arbodienst afneemt, is uitgebreid en er is een nieuw administratiesysteem gekomen, waarmee het verzuim op de voet kan worden gevolgd. Er is een vaste arbo-arts. Een verzuimbeleid is in de maak.

Openheid Naar het oordeel van de directie is echter de grootste uitdaging binnen deze onderneming het creëren van een open sfeer, waardoor de betrokkenheid van medewerkers wordt vergroot en een draagvlak ontstaat voor het succesvol invoeren van arbomaatregelen. Het draait veelal om goede communicatie. De organisatiestructuur is met de versterkte teamleiding aangepast, gevolgd door structureel werkoverleg en functioneringsgesprekken met alle medewerkers

Investeringen Ook in deze onderneming ligt een van de belangrijkste arbeidsrisico’s in de fysieke belasting van stoffeerders en meubelbezorgers. Er zijn extra medewerkers aangenomen om de pieken in de werkdruk op te vangen en de kosten van overuren te beperken. Naast investeringen in het magazijn, ergonomische laadperrons, ladderliften en gehoorbescherming, is een spuitcabine ingericht die aan alle regels voldoet. Het bedrijf voert zelf reparaties aan meubelen uit, waarbij nu watergedragen lakken en lijmen worden toegepast.

PRAKTIJKVOORBEELDEN

A R B O

W O N EN

4. Je meld je niet ‘zomaar’ ziek In een klein familiebedrijf van drie broers en negen medewerkers zijn de lijnen kort en de onderlinge verhoudingen goed. De leiding van deze brede winkelformule in Brabant betrekt medewerkers bij beslissingen. Betrokkenheid bij het werk maakt het verzuim laag. De directie heeft ervaring als stoffeerder: men kent dus de arbeidsrisico’s en neemt op eigen initiatief de nodige maatregelen om de werkomstandigheden te optimaliseren.

Investeringen De werkgever investeert in goede arbeidsomstandigheden. Voor het naaiatelier zijn zes gemakkelijk zittende en verrijdbare stoelen aangeschaft. De stoffeerders beschikken over werkbroeken met kniestukken, stofafzuigers op de boormachines, stofbrillen en –maskers, oordoppen, speciale lijmpistolen en oplosmiddelvrije lijmen. Er is een karretje voor zwaar transport. De buizenspanner die werd aangeschaft, is niet populair. De stoffeerders zien hem eerder als een onhandig en tijdrovend apparaat. Er is gekozen voor minder zwaar ondertapijt en voor de stoffeerders is een roulatieschema opgesteld, waardoor er voor iedereen variatie in licht en zwaarder werk komt. De overtuiging is bij de broers gegroeid dat deze investeringen in goede arbeidsomstandigheden, ook een belangrijke bijdrage zijn in een goede binding tussen medewerkers en het bedrijf.

PRAKTIJKVOORBEELDEN

A R B O

W O N EN

5. Een nieuwe laag van teamhoofden Een middelgrote woninginrichter in Zuid Nederland met een regionale functie zag na een sterke groei het verzuim met sprongen toenemen. Op de toegenomen rugklachten reageerde het bedrijf met een roulatieschema voor stoffeerders en meubelbezorgers en de inschakeling van een therapeutisch rugcentrum. Het ziekteverzuim onder de ruim 130 medewerkers steeg naar meer dan acht procent. Bij een interne reorganisatie werd de afstand tussen de bedrijfsleiding en de werkvloer verkleind door er een laag van lijnmanagers tussen te plaatsen: de teamhoofden. De directeur kreeg daardoor meer tijd om zelf de werkvloer op te gaan, tijdens rondjes door het bedrijf met iedereen een praatje te maken om op de hoogte te blijven van wat er speelt. Tegelijk is het verzuimbeleid aangescherpt. Zo brengt de arbodienst nu standaard op de tweede dag van verzuim een bezoek aan de zieke en de directeur komt zelf langs als een medewerker langer dan een week ziek is. Bij medewerkers met een verzuim dat boven de vier procent ligt, wordt de wachtdagregeling toegepast. Het bedrijf heeft bij de arbodienst nu een vaste bedrijfsarts, die een band met de medewerkers kan opbouwen en het bedrijf goed leert kennen. Het verzuim is door deze maatregelen teruggebracht naar vier procent.

Draagvlak Het belangrijkste arbeidsrisico in dit bedrijf is de fysieke belasting van stoffeerders en meubelbezorgers. Er zijn onder andere grote investeringen gedaan in het nieuwe logistiek centrum. De verbeterde arbeidsomstandigheden moesten niet alleen het ziekteverzuim beperken, maar ook het serviceniveau verhogen. De ondernemer verwacht ook dat door zijn maatregelen de binding van de medewerkers aan het bedrijf is verbeterd. Van groot belang vindt men het creëren van draagvlak op alle niveaus voor arbomaatregelen. Mensen moeten nogal eens over de streep getrokken worden om enthousiast te raken voor nieuw beleid.

Terug uit WIA Heel opvallend in dit bedrijf is het aantal van zeven medewerkers dat terugkomt uit de WIA. Twee van de drie medewerkers die in 2007 in de WIA terechtkwamen, willen graag terug naar het bedrijf. Waaronder een leidinggevende medewerker met veel rugklachten. Op eigen verzoek is ook een stoffeerder gereïntegreerd in een administratieve functie binnen de onderneming.

Rugcentrum Enkele jaren terug had de CBW op proef een mantelovereenkomst met fysiotherapie in Zuidwest Nederland. Op kosten van het Sociaal Fonds Wonen kon het STAC Rugtrainings- en Adviescentrum worden ingeschakeld bij rugklachten. Het rugcentrum behandelde niet alleen de medewerkers met klachten maar deed ook aan preventie via tilinstructie binnen het bedrijf. Zonder subsidie had men het centrum niet ingeschakeld; na bewezen diensten maakt men nu echter op eigen kosten nog steeds gebruik van het rugcentrum.

PRAKTIJKVOORBEELDEN

A R B O

W O N EN

6. ‘Sleutelmedewerker’ coördineert verzuim en arbo Als medewerkers zich prettig voelen op de werkvloer, werpt dat commercieel gezien zijn vruchten af. Dat is de gedachte achter het aanstellen van een verzuimen arbocoördinator bij een keuken- en badkamerspecialist in Twente. Deze coördinator had van origine een puur registrerende rol in het verzuim. In de afgelopen jaren heeft de functie zich ontwikkeld; iedereen beschouwt het nu als de normaalste zaak van de wereld dat het bedrijf een aanspreekpunt in verzuim en arbo heeft. Hij is niet alleen het vaste aanspreekpunt voor de 23 medewerkers en leiding van het bedrijf maar ook voor andere onderdelen van de holding en voor de arbodienst. De communicatie tussen deze partijen loopt nu soepel en door zijn inzicht in de werksituatie van de medewerkers kan hij hen beter steunen in een reïntegratieproces. Dan fungeert hij intern als de casemanager. De man is nog altijd de boekhouder van het keuken- en badkamerbedrijf, zijn sleutelrol in arbo en verzuim kost hem circa een half uur per dag. Dat is dan ook de investering die het bedrijf doet in een goed arboen verzuimbeleid.

Voorziening

Voorlichting Binnen dit bedrijf is gekozen voor een goede voorlichting over de kosten van verzuim. Enerzijds vindt men het belangrijk dat medewerkers het gevoel moeten hebben dat ziek zijn moet mogen. Anderzijds wordt wel gelet op de kosten van het verzuim. Men gaat uit van vertrouwen en hanteert daarom geen sanctie- of beloningsregeling. Heel belangrijk is een zeer regelmatig contact tussen de zieke medewerker en het bedrijf. Dat vereist een discipline van twee kanten. Door de actieve rol van de sleutelmedewerker blijft langdurig verzuim bij deze keuken- en badkamerspecialist in Twente duidelijk beperkt. Dat leidt mede tot tevredenheid en een grotere motivatie van het personeel, wat een positieve uitwerking heeft op de arbeidsproductiviteit. Tegelijk worden kosten bespaard: het Twentse bedrijf ontvangt een aantrekkelijke tariefreductie van de arbodienst door het vaste aanspreekpunt en de kwaliteit van de verzuimregistratie. Door het goede inzicht in het verzuim, kon het relatief kleine bedrijf bovendien besluiten eigen risicodrager te worden. Dat levert een forse besparing in de premie van de ziekengeldverzekering op!

De sleutelmedewerker signaleert, attendeert en registreert. Hij maakt voor de directie regelmatig overzichten van het aantal ziek- en hersteldmeldingen, het aantal verzuimdagen en de redenen van het verzuim. Hij houdt afspraken en procedures in de gaten rond de Wet Verbetering Poortwachter. Als er iets speelt dat het werk van een medewerker negatief beïnvloedt, merkt hij dit snel op en brengt zonodig de leiding daarvan op de hoogte. Als aan een arbovoorziening behoefte bestaat, wordt die gewoonlijk doorgevoerd. Zo werd op een nieuwe vrachtwagen een elektronische laadklep à ¤ 3.000,- geïnstalleerd, wat bijdroeg aan verlichting van het tilwerk.

PRAKTIJKVOORBEELDEN

RB O

W O N EN

HA NDBO EK

V OOR

DE


handreiking voor werkgevers A A N

DE

S LA G

M E T

V E R ZU IM

A R B O

W O N EN

handreiking voor werkgevers 7. Heb ik een hoog verzuim? 8. Betekent ‘ziek zijn’ ook ‘niet werken’? 9. Wat moet er in een verzuimreglement staan? 10. Wat betekent de Wet Verbetering Poortwachter voor mij? 11. Pak ik alle soorten verzuim op dezelfde manier aan? 12. Wat wordt bedoeld met een ‘passende functie’? 13. Wat betekent reïntegratie in een ander bedrijf? 14. Waar let ik op bij de keuze voor een reïntegratiebedrijf? 15. Op welke sites vind ik meer informatie? 16. Meer weten?

A A N

DE

S L A G

M E T

V E R ZU IM

A R B O

W O N EN

De Arbo-Boomerang In de wonenbranche streven we door tal van maatregelen naar een laag verzuim en een lage instroom in de WIA in de branche. Vroege reïntegratie is één van die maatregelen.

Niemand is gebaat bij een hoog verzuim in de organisatie. Behalve de directe kosten, zijn de gevolgen ook merkbaar in de continuïteit en kwaliteit van uw dienstverlening. Ook de werkdruk en de sfeer kunnen op den duur verslechteren. Naast de directe kosten gaat het dus ook om het imago van uw bedrijf. Aan de basis van een gezond bedrijf staat een goed personeelsbeleid. De aanpak van het verzuim is daar een belangrijk onderdeel van, want: aandacht voor de zieke medewerker loont!

Vroege reïntegratie betekent niet anders dan: de zieke medewerker zo spoedig mogelijk weer op een verantwoorde manier aan het werk krijgen. Werkgever en werknemer zijn samen verantwoordelijk voor reïntegratie in de eerste twee ziektejaren. Twee wetten vormen hiervoor de basis. Dat zijn de Wet Verbetering Poortwachter en de Wet Verlenging Loondoorbetalingsverplichting bij Ziekte. U betaalt als werkgever maximaal de eerste twee ziektejaren. Maar u hebt als werkgever ook de verantwoordelijkheid voor, en daarmee invloed op, het reïntegratieproces. Als alle inspanningen niet hebben mogen baten, dan volgt de WIA-aanvraag.

In deze brochure komen verschillende onderwerpen aan de orde die van belang zijn voor een goed verzuimbeleid. Aan de hand van ‘veelgestelde vragen’ bieden wij u steeds een praktische handreiking: informatie, een aanpak en verwijzingen. Investeren in deze onderwerpen vormen de Arbo-Boomerang: die investering krijgt u dubbel en dwars terug.

Twee jaar loon doorbetalen is een kostbare zaak. Het belang van een snelle reïntegratie voor de werkgever is daarmee financieel groot geworden. Ook de medewerker heeft er alle belang bij alles in het werk te stellen zo spoedig mogelijk te reïntegreren. Werkt de medewerker daar onvoldoende aan mee, dan volgen er sancties. Bovendien kan langdurige arbeidsongeschiktheid ook grote financiële consequenties hebben voor de werknemer zelf.

10

HANDREIKING VOOR WERKGEVERS

A R B O

W O N EN

7. Heb ik een hoog verzuim? Wat is nou een hoog verzuim? Het ziekteverzuim was in Nederland 4,3% in 2008. Voor de handel lag dit percentage zelfs iets onder de 4%.¹ U kunt deze cijfers gebruiken om uw eigen verzuimcijfer mee te vergelijken. Bedenk wel dat in een bedrijf van kleine omvang het verzuimcijfer sterk kan verschillen per jaar, omdat het cijfer veel meer afhankelijk is van toeval. In een bedrijf met tien medewerkers betekent één zieke gedurende een jaar meteen 10% verzuim. Het is dus ook van belang om de bedrijfsomvang mee te laten wegen. ‘Normaal’ is dat werknemers zich gemiddeld één maal per jaar ziekmelden. Ligt dat bij u veel hoger, dan is het de moeite waard om extra aandacht te besteden aan het ziekteverzuim. Om te weten hoe hoog uw verzuim is dient u een verzuimregistratie te voeren. Daarin is een aantal gegevens onmisbaar:

Heeft u een hoog verzuim of melden mensen zich vaak ziek in uw bedrijf? Neem dan contact op met uw arbodienst. Zij zijn de professional die u bij kunnen staan om te bekijken wat de achterliggende oorzaken zijn van het verzuim en welke maatregelen u eventueel kunt treffen. Heeft u een laag tot gemiddeld verzuim, maar vraagt u zich af hoe u dat resultaat in de toekomst kunt behouden? Ook dan zijn de deskundigen bij de arbodienst in staat u te helpen. Preventie staat ook bij hen hoog in het vaandel. Voorkomen blijft immers beter dan genezen. En als het dan toch zover komt dat uw medewerker moet reïntegreren buiten het eigen bedrijf, dan kan de arbodienst u verwijzen naar een (extern) reïntegratiebedrijf, zoals de wet voorschrijft. ¹ www.cbs.nl (zoekwoord: ziekteverzuim).

• Wie meldt zich ziek? • Hoe vaak heeft deze persoon zich ziekgemeld? • Hoeveel dagen zijn er verzuimd? • Wat was de oorzaak van de ziekmelding (let op: dit kan alleen een arts beoordelen)? Deze gegevens kunt u ook van uw arbodienst krijgen, vaak per drie of zes maanden. Dan moeten wel alle ziek- en hersteldmeldingen op tijd gebeuren.


A R B O

W O N EN

8. Betekent ‘ziek zijn’ ook ‘niet werken’? Er is een verschil tussen ziek zijn en niet kunnen werken, oftewel arbeidsongeschiktheid. De één is (medisch gesproken) ziek en werkt gewoon door, de ander kan niet werken, hoewel daar geen keiharde medische oorzaak voor is. Leg in uw bedrijf de afspraken rondom verzuim vast: • Wanneer meld je je ziek? • Wat moet je dan als werknemer doen? • Wat doet de werkgever op zo’n moment? Als de medewerker niet kan komen werken door andere omstandigheden, dan kan binnen de CAO bekeken worden wat de mogelijkheden zijn, in afstemming met de werkgever. Te denken valt bijvoorbeeld aan zorg- of calamiteitenverlof of het opnemen van vakantiedagen. Voor u als werkgever is het van belang om te kunnen bepalen of u het loon moet doorbetalen. En ten tweede is het van belang om te bekijken wat de verzuimende medewerker nog wél kan doen. Met andere woorden: wat kan er nog wel, in plaats van wat kan er allemaal niet


A R B O

W O N EN

9. Wat moet er in een verzuimreglement staan? Welke afspraken zijn handig om in een verzuimreglement op te nemen? Hieronder volgt een aantal basiszaken. a. Algemeen Het verzuimprotocol dient minimaal te voldoen aan de eisen van de Wet Verbetering Poortwachter. De werkgever heeft hier een wettelijke plicht, maar ook de werknemer. Iedere werknemer is verplicht zich aan het verzuimreglement te houden. Als de werknemer zich niet houdt aan de afspraken, dan kunnen er sancties volgen: 1. een schriftelijke waarschuwing; 2. opschorting van de loondoorbetaling; 3. stopzetting van de loondoorbetaling; 4. beëindiging van de dienstbetrekking. Voor de werkgever is het belangrijk om het sanctiebeleid ook daadwerkelijk toe te passen. Immers, de werkgever wordt uiteindelijk beboet door het UWV, wanneer blijkt dat de werknemer niet heeft meegewerkt aan reïntegratie en de werkgever daar geen maatregelen tegen genomen heeft.

b. De ziekmelding Bepaal het tijdstip waarvoor de ziekmelding gedaan moet zijn. De medewerker zal zich zelf ziek moeten melden bij een direct leidinggevende. Daarmee is het eerste contact tussen zieke medewerker en leidinggevende al geborgd.

c. Verblijf elders in Nederland of buitenland Ziek worden kan ook op vakantie. De medewerker moet zich dan zo snel mogelijk ziekmelden bij de leidinggevende. Als dat in Nederland is, volgt de normale procedure. Als dat in het buitenland is, verdient een doktersverklaring de voorkeur. Op basis van deze verklaring bepaalt de bedrijfsarts achteraf of de ziekmelding terecht was.

d. Bereikbaarheid Bepaal wat u redelijk vindt in het thuisblijven van de zieke medewerker. Het draait uiteindelijk om de bereikbaarheid van de werknemer: u wilt hem kunnen bereiken. Stel daar goede richtlijnen voor op.

e. Het juiste adres Om contact te onderhouden met de medewerker tijdens ziekte heeft u het juiste adres nodig. Daarom is de werknemer verplicht bij de ziekmelding het verpleegadres op te geven en zodra het wijzigt, dit direct door te geven aan de leidinggevende en de arbodienst. Als u een huisbezoek doet, of laat doen, dan is de werknemer ook verplicht om ervoor te zorgen dat er opengedaan wordt.

f. Op vakantie tijdens ziekte Als de werknemer tijdens ziekte op vakantie wil, dan zal hij hiervoor vooraf toestemming voor moeten vragen bij u. Bepaal wie bij u dat soort zaken beslist (bijvoorbeeld de direct leidinggevende of de directeur). U moet wel zwaarwegende redenen hebben om de werknemer geen toestemming te verlenen. Bijvoorbeeld, omdat u denkt dat het de genezing zal belemmeren. U kunt daarvoor natuurlijk altijd advies vragen aan de bedrijfsarts.

g. (Tijdelijk) ander passend werk Het motto is: zo snel mogelijk weer op verantwoorde wijze reïntegreren. Daar moet de werkgever zijn best voor doen door bijvoorbeeld aangepast werk aan te bieden als dat nodig is. Maar ook de werknemer moet hier zijn best voor doen: aangepast werk aanvaarden, anders kunnen er sancties volgen. Dit is een belangrijk punt, want als de werknemer dit weigert, kan het recht op een WIA-uitkering verspeeld worden. Weet u niet zeker of de zieke werknemer de aangepaste klus aankan? Vraag de arbeidsdeskundige of bedrijfsarts om inzicht


A R B O

W O N EN

h. Werkhervatting bij herstel

k. Dreigend langdurig verzuim

Als de bedrijfsarts de werknemer vanaf een bepaalde datum hersteld verklaart, dan zal hij op die datum het werk moeten hervatten. Lukt het op dat moment toch niet, dan start de procedure opnieuw: met een ziekmelding. Uit de afspraken moet duidelijk blijken dat wie weer kan werken ook meteen weer begint. Het is niet nodig daarvoor eerst langs de arbodienst te gaan.

Langdurig verzuim is volgens de wet langer dan zes weken. Dan zal er een plan van aanpak opgesteld moeten worden, waarin staat wat moet gebeuren om de medewerker terug te laten keren naar de werkplek. De werkgever en de werknemer stellen samen het plan van aanpak op en bereiken daar overeenstemming over. De casemanager begeleidt de zieke medewerker daarbij. Een casemanager is bijvoorbeeld iemand vanuit uw bedrijf of vanuit de arbodienst die de medewerker begeleidt in het gehele proces van reïntegratie. Daartoe zullen de casemanager en de werknemer regelmatig de voorgestelde en uitgevoerde activiteiten in het plan van aanpak met elkaar bespreken. Als het nodig is, worden afspraken bijgesteld. Het plan van aanpak zal worden opgenomen in het reïntegratiedossier van de medewerker. Leg vast wie het casemanagement doet voor uw langdurig zieke medewerkers. Het is in het belang van de reïntegratie dat casemanager en werknemer een goede zakelijke relatie aan kunnen gaan. Als de werknemer geen vertrouwen heeft in de casemanager dan mag hij deze weigeren en een andere vragen.

i.Spreekuur bedrijfsarts Als de medeweker uitgenodigd is voor het spreekuur, dan moet hij daar ook naar toe. Er zijn drie mogelijkheden waardoor de uitnodiging tijdig afgezegd kan worden: • de werknemer is hersteld en weer aan het werk; • er is een bezoek aan een arts gepland op dat tijdstip; • de werknemer is te ziek om uit bed te komen.

j. Huisarts raadplegen De zieke medewerker moet er alles aan doen om zijn herstel te bevorderen. Dat betekent ook dat als het nodig is, de werknemer binnen redelijke termijn naar de huisarts zal moeten om zich te laten behandelen. Het spreekt voor zich dat de voorschriften van de arts opgevolgd moeten worden.


A R B O

W O N EN

l. Verplichtingen die de werknemer heeft tijdens zijn ziekte De werknemer heeft tijdens zijn ziekte een aantal verplichtingen. Het is handig om die als spelregels op te nemen in het verzuimreglement. De werknemer is verplicht: • aan te geven welke beperkingen er zijn door de ziekte, waardoor bekeken kan worden of er eventueel aangepast werk moet worden aangeboden; • er alles aan te doen om beter te worden; en dat betekent ook dat het verboden is om tijdens ziekte werkzaamheden te verrichten die de genezing belemmeren; • passend c.q. geschikt werk te accepteren, eventueel bij een andere werkgever. Er moeten zwaarwegende argumenten zijn om dit te kunnen weigeren; • actief mee te werken aan de afspraken in het plan van aanpak voor de reïntegratie en deze ook met de werkgever te evalueren en bij te stellen als dat nodig blijkt; • een bezoek te brengen aan de arbodienst als hiervoor wordt opgeroepen (en de medewerker hiertoe in staat is); • mee te werken aan om- of bijscholing. Het niet nakomen van afspraken kan leiden tot sancties (zie onder punt a. Algemeen).

m. Second opinion

(deskundigenoordeel) Werkgever en werknemer kunnen het oneens zijn gedurende het ziekte- en reïntegratieproces. Het UWV (Uitvoering Werknemers Verzekeringen) mag over een aantal zaken om een onpartijdig oordeel worden gevraagd, zoals over: • onenigheid over het al dan niet ziek zijn; • het wel of niet aanwezig zijn van passend werk; • de werknemer vindt dat de werkgever onvoldoende moeite doet om passend werk te vinden. Er zijn aan een second opinion kosten verbonden.


A R B O

W O N EN

10. Wat betekent de Wet Verbetering Poortwachter voor mij? Per 1 april 2002 geldt de Wet Verbetering Poortwachter. Daarin wordt de verantwoordelijkheid voor de reïntegratie neergelegd bij werkgever en werknemer. Zeker als de ziekte langer gaat duren, is het belangrijk om het stappenplan van deze wet goed te volgen. Alles is erop gericht de werknemer zo snel mogelijk te reïntegreren. Bovendien vereist deze wet dat alle inspanningen administratief ook allemaal zorgvuldig worden vastgelegd in het reïntegratiedossier. Uw gecertificeerde arbodienst levert zijn diensten conform de richtlijnen van de Wet Verbetering Poortwachter. Leg in uw contract met de arbodienst vast wat u van hen aan ondersteuning verwacht.

Ontwikkelingen Door de aanscherping van de toetsingsnormen worden steeds minder mensen volledig arbeidsongeschikt verklaard. Vanaf 1 januari 2006 krijgen alleen zij die volledig en duurzaam arbeidsongeschikt raken nog recht hebben op een WIA-uitkering. En medewerkers die gedeeltelijk arbeidsongeschikt zijn (tot 35%) komen dan ook niet meer in de WIA, maar blijven de verantwoordelijkheid van de werkgever.

Wilt u hier meer over weten? Verschillende handige sites worden in hoofdstuk 15 genoemd.

Komt het ondanks alle inspanningen tot een WIA-aanvraag, dan beoordeelt het UWV de mate van arbeidsongeschiktheid en daarmee de mogelijke toelating tot de WIA. De termijn voor de WIA-aanvraag is verschoven van 52 naar 104 weken. De kosten komen voor rekening van de werkgever: die betaalt vanaf 1 januari 2004 twee jaar het loon van een arbeidsongeschikte medewerker door. Hoe komt het UWV tot een beoordeling van de WIA-aanvraag? Hier komt het belang van de administratieve zorgvuldigheid naar voren: het reïntegratiedossier, waarin alle inspanningen van werkgever en werknemer omtrent de reïntegratie zijn vastgelegd, wordt door hen getoetst. Als op basis van de toetsingsnormen het UWV oordeelt dat u en/of de werknemer onvoldoende gedaan hebben om de reïntegratie te bewerkstelligen, dan kunnen maatregelen volgen. Voor de werkgever kan dit een verplichting tot loondoorbetaling inhouden. Voor de werknemer kan het een sanctie op de WIA-uitkering tot gevolg hebben.


A R B O

W O N EN

Dit schema geeft in het (wettelijk) tijdpad de stappen aan die gezet moeten worden gedurende het verzuim. Werkgever en werknemer hebben allebei een groot belang om de reïntegratie zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen.

Iedere 6 weken: Regulier overleg en bijstelling plan van aanpak.

Wet Verbetering Poortwachter: Wie, wat, wanneer (of: tijdpad x activiteiten)

Dag 1- 5 Ziekmelding door werkgever aan arbodienst

Week 6 Dag 1- 5: Ziekmelding bij de arbodienst De ziekmelding aan de arbodienst dient binnen vijf werkdagen plaats te vinden. Afhankelijk van uw arbodienst kan de melding per mail, fax of elektronisch gedaan worden. Heeft u gekozen voor een contract onder de mantelovereenkomst van de CBW, dan kan dat elektronisch via een beveiligde webapplicatie.

Week 6: Probleemanalyse en reïntegratieadvies De arts of consulent houdt een eerste spreekuur met de zieke medewerker en analyseert in week 6 de oorzaken van het ziekteverzuim. Hij adviseert de werkgever en de werknemer over een plan van aanpak voor reïntegratie. De arbodienst stuurt deze probleemanalyse naar zowel de werkgever als de werknemer.

Week 8: Plan van aanpak De werkgever en de werknemer stellen in week 8 een plan van aanpak op. Wat is het gezamenlijke einddoel van het reïntegratietraject en met welke middelen willen we het bereiken? Beide ondertekenen het plan van aanpak en het plan wordt opgestuurd naar de arbodienst.

Week 42: Ziekmelding aan het UWV In de 42e week moet de werkgever een ziekmelding naar het UWV sturen. Dit kan via www.uwv.nl.

Week 52: Eindejaarsevaluatie Werkgever en werknemer stellen samen de eerstejaarsevaluatie op aan de hand van het formulier van UWV.

Probleemanalyse en reïntegratieadvies door arbodienst

Week 8 Plan van aanpak door werkgever en werknemer

Week 42 Ziekmelding aan het UWV.

Week 52 Eindejaarsevaluatie

Iedere 6 weken Overleg arbodienst, werknemer en werkgever over voortgang

± 86e week UWV informeert werknemer

89e week Reïntegratieverslag maken op basis van het reïntegratiedossier

Vanaf 91e week Aanvraag WIA-beoordeling en reïntegratieverslag

Spoor 1 Reïntegratie bij eigen werkgever; eigen of andere functie/afdeling

Spoor 2 Reïntegratie naar andere werkgever

Downloaden formulieren UWV: Ga naar www.uwv.nl. Kies uit de knoppenbalk links: ‘particulieren’. Kies uit de knoppenbalk rechts: ‘formulieren’. Bestel of download het gewenste formulier.

Ongeveer iedere zes weken overleggen werkgever en werknemer, eventueel samen met de bedrijfsarts over de voortgang van de reïntegratie. Zijn er aanpassingen nodig? Dan moeten die worden doorgevoerd in het plan van aanpak.

± 86e week: Het UWV informeert werknemer In week 86 wordt vanuit het UWV een signaal gegeven aan de werknemer dat binnen enige weken de WIA-aanvraag binnen moet zijn. Wanneer de WIAaanvraag niet op tijd wordt ingediend door de werknemer vervalt het recht op uitkering. Dan stopt ook, na twee jaar, de loondoorbetalingsverplichting van de werkgever. De werknemer heeft er dus alle belang bij om op tijd zijn WIA-aanvraag in te dienen.

89e week: Evaluatie van het plan van aanpak en opstellen van het reïntegratieverslag Voor de aanvraag van de WIA is een aantal zaken verplicht: 1. Evaluatie van het (reïntegratie)proces tot dan toe door werkgever en werknemer. Wat is hun mening over de manier waarop het plan van aanpak voor de reïntegratie is uitgevoerd (formulieren: www.uwv.nl). 2. Daarnaast geeft de werknemer apart zijn mening over het verloop van de reïntegratie (formulieren: www.uwv.nl). 3. De bedrijfsarts schrijft een actueel oordeel over de zieke medewerker (stand van zaken qua gezondheid en belastbaarheid). Ook dit wordt meegezonden bij de aanvraag. Het reïnte gratieverslag kan nu ingezonden worden.

Vanaf 91e week: Aanvraag WIAbeoordeling en reïntegratieverslag De werknemer doet een aanvraag voor zijn WIA-beoordeling. Hij stuurt hierbij het gehele reïntegratiedossier aan het UWV, tezamen met zijn eigen evaluatie en de vertrouwelijke medische gegevens die hij van de arbodienst ontvangt. De werknemer is verantwoordelijk voor een compleet dossier. Veel werkgevers informeren en begeleiden hun werknemers in dit proces. Een correct ingezonden dossier voorkomt immers ook sancties voor de werkgever.


A R B O

W O N EN

Als u gebruik maakt van de mantelovereenkomst van de CBW, dan voldoet uw contract automatisch aan de minimum eisen van de Wet Verbetering Poortwachter en wordt u door de arbodienst ondersteund in het hierboven beschreven proces. U hoeft dan alleen het reglement nog in te vullen naar de specifieke omstandigheden in uw bedrijf en dit goed met uw medewerkers te communiceren om aan uw ‘poortwachter verplichtingen’ te hebben voldaan.

Wilt u hier meer over weten? Verschillende handige sites worden in hoofdstuk 9 genoemd.

In het reïntegratieproces zitten voor beide partijen, werkgever en werknemer, een aantal belangrijke rechten en plichten. We zetten ze even op een rij.

Werkgever én werknemer: Vanaf de eerste ziektedag spannen werkgever en werknemer zich in om de terugkeer naar het werk te bevorderen.

Werkgever: • schakelt daarbij de arbodienst in en blijft er verantwoordelijk voor dat de arbodienst op tijd de juiste zaken onderneemt in het gehele proces; • zorgt, met de arbodienst en de medewerker, voor een goed plan van aanpak; • zorgt, bijvoorbeeld door de arbodienst in te schakelen, voor een casemanager die de zieke medewerker begeleidt bij de reïntegratie en die contact met u als werkgever onderhoudt.

Werknemer: • doet niks wat zijn genezing kan belemmeren; • werkt mee aan reïntegratieactiviteiten en aanvaardt passend werk; • onderhoudt regelmatig contact met de werkgever en de arbodienst; • geeft alle informatie die van belang is in het kader van zijn verzuim en reïntegratie; • is verantwoordelijk voor de WIA-aanvraag (in overleg met de werkgever).


A R B O

W O N EN

11. Pak ik alle soorten verzuim op dezelfde manier aan? Als werkgever kunt u voor verschillende soorten verzuim komen te staan die ieder hun eigen aanpak vragen. Wat kunt u doen, waar heeft u als werkgever invloed op?

a. Regelmatig kortdurend verzuim U signaleert een patroon in de ziekmeldingen: het is bijvoorbeeld telkens op maandag. Twee keer kan nog toeval zijn, de derde keer valt het op. Voordat er grote ergernissen ontstaan, kunt u het volgende doen: • Maak een afspraak met de medewerker om het over zijn verzuim te hebben. • Maak tijdens het gesprek duidelijk dat u een patroon ziet en geef aan wat de gevolgen zijn (kosten, sfeer, werkdrukvoor anderen). • Vraag naar de achterliggende oorzaken en de oplossing die de medewerker zelf voorstelt. • Kom gezamenlijk tot afspraken die u na enige tijd samen evalueert. Realiseert u zich dat veel mensen geen idee hebben hoe vaak ze zich ziek gemeld hebben in een jaar tijd? Of hoeveel kosten dat met zich meebrengt? Maak mensen bewust! Het kan natuurlijk ook zijn dat de medewerker iets mankeert waardoor hij vaker moet verzuimen. Door het bespreekbaar te maken ontstaat er meer begrip voor elkaar en kunnen mogelijke maatregelen besproken worden. Maar ook als het verzuim erop duidt dat iemand het niet naar zijn zin heeft, of dat hij het niet zo nauw neemt met de regels, dan is het gesprek belangrijk. Dan is het zaak er samen zo snel mogelijk uit te komen en naar andere oplossingen te zoeken.

b. Langdurig verzuim Langdurig verzuim is duur en biedt een negatief perspectief: hoe langer het verzuim duurt, hoe lager de kans dat iemand reïntegreert. Wat kunt u er samen aan doen om het verzuim te bekorten? • Bekijk met de medewerker (en met de bedrijfsarts) of tijdelijk ander werk mogelijk is. • Onderhoud samen regelmatig contact en overleg wat ieder kan doen om het herstel te bevorderen. • Maak de terugkeer naar het werk zo laag drempelig mogelijk: nodig indien mogelijk de medewerker regelmatig uit op het werk voor een kopje koffie en een gesprek. • Bedenk dat iemand niet honderd procent beter hoeft te zijn om toch wat werk te kunnen verrichten; vaak werkt dit ook drempelverlagend naar volledige reïntegratie. • Zorg voor een goed contract met de arbodienst, waarin alle verplichtingen en reïntegratie-activiteiten zijn opgenomen. De mantelovereenkomst die de CBW voor haar leden heeft afgesloten voldoet daaraan tegen een scherp tarief. • Als de medewerker door de bedrijfsarts wordt beoordeeld als arbeidsongeschikt voor zijn eigen werk, dan zult u binnen het bedrijf aangepast werk moeten aanbieden. Lukt dat niet, dan bent u verplicht een reïntegratiebedrijf in te schakelen die de medewerker begeleidt naar een baan buiten uw bedrijf. • Voorkomen is beter dan genezen: heeft u alle risico’s in kaart waardoor langdurig verzuim kan ontstaan? De branche-Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) is per computer beschikbaar gesteld door de CBW en kan door uw arbodienst worden beoor deeld (zie ook www.cbw.org).


A R B O

W O N EN

c. Verzuim door conflict Stel, u heeft een verschil van mening met uw werknemer. Niemand vindt ruzie prettig en om de situatie te ontwijken kan de medewerker vluchten in een ziekmelding. Maar conflicten lossen niet op door thuis te gaan zitten. Bovendien kan het conflict nog zo groot zijn, het UWV staat niet toe dat op basis van een conflict een WIA-aanvraag wordt ingediend. Wat kunt u doen? • Als u vermoedt dat de ziekmelding door een conflict komt, meld dat dan aan de arbo dienst bij de ziekmelding. • Koel allebei even af en ga daarna weer in gesprek. • Komt u er samen niet uit omdat de spanning veel te hoog is opgelopen? Dan kunt u ook via uw arbodienst een ‘mediator’ inschakelen of een bedrijfsmaatschappelijk werker. Dan moet overigens wel bij beide partijen de wil bestaan om de zaak op te lossen. • Komt u er samen niet uit ondanks een bemiddelaar? Investeer dan in outplacement om de arbeidsrelatie op een goede manier te beëindigen. Voorkom ontslagen zoveel mogelijk. Ontslagzaken zijn duur en kosten bovendien veel energie.

• Iemand met psychische klachten hoeft niet altijd helemaal arbeidsongeschikt te zijn. Bespreek wat iemand nog wel kan en bezie of u aangepast werk aan kunt bieden; probeer de medewerker zoveel mogelijk betrokken te houden bij het werk en aan de slag te houden. Dat biedt structuur en vergemakkelijkt de weg terug naar volledige reïntegratie. • De normale route voor iemand met psychische klachten is een verwijzing van de huisarts naar RIAGG of psycholoog/ psychiater. Maar ook de bedrijfsarts mag per 1 januari 2004 doorverwijzen. Dan moet de betreffende verzekeraar overigens wel de bedrijfsarts goedgekeurd hebben om te verwijzen. • Belangstelling tonen voor de zieke medewerker en opkomen voor uw zakelijke belangen gaan in een gesprek vaak hand in hand. U mag als werkgever vragen naar wat er speelt en wat de werknemer wel aankan in zijn werk. Ook mag u vragen of er een behandeling gestart is en wanneer de werk nemer weer denkt te beginnen. De werknemer mag op deze vragen antwoorden, maar is daartoe niet verplicht.

d. Verzuim door psychische problemen Iedereen kan bekneld raken door psychische problemen. Levensgebeurtenissen in het heden of verleden kunnen ervoor zorgen dat iemand (tijdelijk) minder aankan. Psychische klachten lijken vaak ongrijpbaar en kunnen leiden tot langdurige uitval en WIA-instroom. Hoe kunt u dat zoveel mogelijk voorkomen? • Onderken de signalen die u opvangt: is er sprake van overbelasting? Reageer dan meteen met een gesprek. Als psychische klachten langer voortduren en de klachten ernstiger worden leidt dit ook tot een langduriger hersteltijd. • Net als bij conflicten wordt iemand met psychische klachten niet beter van alleen maar thuis zitten. Met deskundige hulp komt u verder. Stem met de bedrijfsarts af dat er geen arbeidsconflict aan de klachten ten grondslag ligt.


A R B O

W O N EN

e. Verzuim door lichamelijke klachten Net als in andere bedrijfstakken waar fysiek soms zwaar werk geleverd moet worden, komt verzuim door lichamelijke klachten in de branche relatief veel voor. Van één op de vier mensen die na zes weken verzuim nog niet is teruggekeerd op het werk, worden de klachten veroorzaakt door fysieke belasting. Ook de lichamelijke klachten leiden vaak tot langdurig verzuim, waarbij snel ingrijpen geboden is. Wat kunt u doen? • Zorg voor voldoende afwisseling in rusten werktijden. • Organiseer het werk zo dat binnen de tilnormen gewerkt kan worden; stel ergonomische hulpmiddelen ter beschikking en zorg dat medewerkers ze ook daadwerkelijk gebruiken. • Maak medewerkers bewust en stimuleer hen tot een goede werkhouding. • Lichamelijke klachten kunnen zich altijd voordoen, dat is niet erg. Maar de klachten mogen niet chronisch worden. • Krijgt u signalen van de medewerker dat deze zich overbelast voelt? Reageer door een gesprek aan te gaan. Vindt samen uit wat het meest belastend is en hoe de klachten verlicht zouden kunnen worden. • Raadpleeg zonodig de bedrijfsarts middels het preventiespreekuur: laat de bedrijfsarts beoordelen wat de medewerker fysiek aan kan. Ook kan de bedrijfsarts aan geven welke belasting tijdelijk minder wenselijk is.


A R B O

W O N EN

12. Wat wordt bedoeld met een ‘passende functie’? Om de reïntegratie te bevorderen moet de werkgever aangepast werk bieden en de werknemer dient daaraan mee te werken. Het betekent dat de werknemer nog niet zijn eigen werk aankan, maar wel weer arbeid kan verrichten. De aanpassing zal een stapje terug betekenen: in moeilijkheidsgraad of in uren bijvoorbeeld. En er kunnen dan ook financiële consequenties aan verbonden zijn. Hou met elkaar de volgende spelregels in acht: • Werkhervatting is onderdeel van het reïntegratieproces. • Er kan een drempel ervaren worden om na een periode van ziekte weer (deels) aan de slag te gaan. • Stimuleer de zieke medewerker door werk aan te bieden dat hij aan kan. • Zet medewerkers die nog niet belastbaar zijn niet onder druk om toch werk te aanvaarden, maar onderhoud een goed contact. U houdt een vinger aan de pols. • Pas de inhoudelijke taken aan op grond van de (tijdelijke) beperkingen. • Pas eventueel de werktijden tijdelijk aan. • Bied redelijk werk dat het herstel bevordert. Als u geschikt tijdelijk werk biedt, maar de werknemer kan niet terug naar zijn oude functie, dan zal deze een andere functie moeten accepteren. Als dat niet mogelijk is, dan zal de werknemer voor outplacement in aanmerking komen: reïntegratie in een ander bedrijf. Wilt u hier meer over weten? Verschillende handige sites worden in hoofdstuk 9 genoemd.


A R B O

W O N EN

13. Wat betekent reïntegratie in een ander bedrijf? Werknemers die op of na 1 januari 2003 ziek zijn geworden en niet terug kunnen keren in hun eigen functie of een andere functie in hun eigen bedrijf moeten gereïntegreerd worden in een ander bedrijf. Zodra de bedrijfsarts deze constatering doet, moet u als werkgever opdracht geven aan een reïntegratiebedrijf voor de herplaatsing bij een andere werkgever

Als werkgever betaalt u de kosten van het reïntegratiebedrijf. Heeft uw werknemer buiten uw bedrijf een baan gevonden? Dan blijft de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst met de eerste werkgever in stand, gedurende de eerste twee jaren, tenzij u anders overeenkomt met de werknemer

Welke mogelijkheden heeft u in uw rol van opdrachtgever? • Als u gebruik maakt van de mantelovereenkomst van het CBW, dan is alles ineens geregeld: de verzekering, de arbo dienst en het reïntegratiebedrijf. De casemanager van het reïntegratie bedrijf helpt de medewerker dan verder en onderhoudt met u als werkgever contact over de voortgang. Kiest u voor de mantelovereenkomst met daarin uitsluitend de arbodienstverlening, dan loopt het casemanagement via de arbodienst. • Soms is het reïntegratiebedrijf gekoppeld aan de arbodienst. In dat geval kunt u via uw arbodienst de verwijzing naar het reïntegratiebedrijf verwachten. • U kunt ook kiezen voor een apart reïntegratiebedrijf, bijvoorbeeld omdat u daar lokaal goede ervaringen mee heeft. Sluit dan een apart contract af of regel dit per aangemelde medewerker.


A R B O

W O N EN

14. Waar let ik op bij de keuze voor een reïntegratiebedrijf? Tien vragen helpen u de keuze te maken: 1. Welke specifieke kennis is in huis om uw medewerker aan een baan te helpen?

2. Wordt rekening gehouden met de eisen en polisvoorwaarden van uw verzekeraar?

3. Hoe wordt de financiering geregeld? 4. Wat is de kans op een succesvolle plaatsing?

5. En als de plaatsing niet slaagt, wat betaalt u dan?

6. Hoe ver is het reïntegratiebedrijf; zijn er afspraken over reiskosten?

7. Hoe snel wordt het traject gestart en hoe lang duurt het dan?

8. En als dit reïntegratiebedrijf geen mogelijkheden meer ziet voor uw medewerker, hoe helpen ze u dan verder?

9. Wekt de aanpak die voorgesteld wordt uw vertrouwen dat uw medewerker snel reïntegreert?

10. Hoe wordt contact onderhouden, ook in verband met de documentatie voor de Wet Verbetering Poortwachter?


A R B O

W O N EN

15. Waar vind ik meer informatie? www.cbwmitex.nl Uw brancheorganisatie houdt u op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in het arboconvenant en de sociale zekerheid. Wilt u meer weten over de mantelovereenkomst die de CBW afsloot met Nationale Nederlanden (verzekering), Arbo-Duo (arbodienst) en Keerpunt (reïntegratiebedrijf)? Hier kunt u terecht. Op de site vindt u meer informatie. Deze site heeft voor leden ook een digitale RI&E beschikbaar.

www.minszw.nl Alle vragen die u heeft omtrent weten regelgeving: originele teksten en uitleg.

www.uwv.nl Alle formulieren die gebruikt worden in de Wet Verbetering Poortwachter en officiële besluiten kunt u hier terugvinden. www.arboconvenanten.szw.nl Hoe staat het met de ontwikkelingen in uw arboconvenant wonenbranche? En voor wie interesse heeft staan hier ook alle andere convenanten en de activiteiten die men daarin ontplooit.

Arbo Extra www.arbobondgenoten.nl www.bondgenoten.fnv.nl www.hbbcnv.nl www.cnvdienstenbond.nl De bonden hebben veel informatie om-trent arbo en sociale zekerheid verzameld en praktisch weergegeven, met name voor ondernemingsraden. Heeft u een 50+ bedrijf? Neem hier dan eens een kijkje.

www.werkeninwonen.nl Alles over werken in de wonenbranche. Hier vind u ook informatie over arbo.

www.woonwerk.org Helpdesk Arbo wonen, [email protected], 030 - 60 20 170


A R B O

W O N EN

16. Meer weten? De overheid heeft verschillende wetten aangenomen en andere stimuleringsmaatregelen bedacht voor werkgevers in het kader van reïntegratie. Hieronder vindt u er een aantal; welke zou voor u van belang kunnen zijn?

Arbeidsgehandicapte: Iedereen die door ziekte of gebrek verminderde kansen heeft op de arbeidsmarkt. Niet alleen WIA’ers zijn arbeidsgehandicapt maar bijvoorbeeld ook whiplash en migrainepatiënten en nog vele anderen met een licht ongemak of handicap. Werkgevers krijgen premiekortingen en subsidies voor arbeidsgehandicapten.

Regres: Mogelijkheid om door derden veroorzaakte (loon)schade te verhalen; de werknemer moet eerst de veroorzaker aansprakelijk stellen voordat diens werkgever het doorbetaalde loon kan gaan verhalen.

Voordelen voor de werkgever kunnen zijn: • proefplaatsing (als u er niet zeker van bent dat iemand de baan aankan) • loonkostensubsidie (iemand aannemen met een ziekte of handicap) • korting op de WIA- en WW-premie • subsidie voor aanpassingen werkplek • loondispensatie (als werknemer minder presteert) • eerste vijf jaar: UWV betaalt Ziektewet uitkering en u betaalt geen hogere WIApremie Voor meer informatie kijk op www.uwv.nl: • folder ‘Ik neem een werknemer met een ziekte of handicap in dienst!’ • folder ‘Mijn werknemer is ziek of gehandicapt geworden!´

Vangnet: Bij uitzend- of oproepkrachten, én bij arbeidsgehandicapten die zich ziek melden in de eerste vijf jaar van hun (nieuwe) dienstverband, kan de werkgever de loondoorbetaling bij ziekte claimen bij het UWV op grond van de Ziektewet. Alle andere werknemers zijn niet verzekerd via de Ziektewet en aan hen moet de werkgever bij arbeidsongeschiktheid het loon doorbetalen op grond van het Burgerlijk Wetboek.


A R B O

W O N EN

Begrippen Casemanager: De werkgever is zelf de casemanager of benoemt deze. De casemanager coördineert de reïntegratie van een werknemer met (dreigend) langdurig verzuim. Zo bewaakt de casemanager voortgang en uitvoering van alle gemaakte afspraken gericht op spoedige terugkeer naar werk (plan van aanpak zoals bedoeld in de Wet Verbetering Poortwachter).

Mediation: Bemiddeling door een onafhankelijke, onpartijdige (externe) derde voor partijen die een arbeidsconflict hebben. UWV: Uitvoering Werknemersverzekeringen (UWV) ziet erop toe dat de werkgeverspremies voor WW en WIA juist geïnd en besteed worden (het UWV betaalt ook de uitkeringen). Ook voert het UWV de WIAkeuringen uit; daarmee toetst het UWV of werkgevers en werknemers alles hebben gedaan om de arbeidsongeschiktheid ‘in het eerste ziektejaar op te lossen’ (Poortwachtersfunctie van het UWV).


RB O

W O N EN

HA NDBO EK

V OOR

DE


zelfstandig inkopen arbodienstverlening A A N

DE

S LA G

M E T

V E R ZU IM

A R B O

W O N EN

zelfstandig inkopen arbodienstverlening 17. Stap 1: Formuleren van eigen ambities en behoefte aan ondersteuning 18. Stap 2: Selectie geschikte arbodienst (of hercontractering huidige arbodienst) 19. Stap 3. Duidelijke en meetbare afspraken maken 20. Stap 4: Volgen, evalueren en bijsturen van de dienstverlening Bijlage 1. Selectiecriteria arbodienst Bijlage 2. Checklist ‘Gespreksvoering met arbodiensten’ Bijlage 3. Kwaliteitseisen arbodienstverlening

A A N

DE

S LA G

M E T

V E R ZU IM

A R B O

W O N EN

Inleiding De ondersteuning van de arbodienst is een belangrijke succesfactor voor verzuimreductie. Met deze brochure heeft u een hulpmiddel in handen, waarmee u tot een verbeterd contract met uw arbodienst kunt komen. Het ondersteunt u bij de versterking van het opdrachtgeverschap en de beoordeling van de prestaties van de arbodienst. In vier stappen is uitgewerkt wat u te doen staat als u zelfstandig een arbodienst wilt contracteren. Het stappenplan wijst zich vanzelf. In stap 1 formuleert u uw eigen ambities en behoefte aan ondersteuning. In stap 2 selecteert u een geschikte arbodienst. Vervolgens maakt u in stap 3 duidelijke en meetbare afspraken met de arbodienst. Tot slot evalueert u in stap 4 de dienstverlening en stuurt deze zonodig bij. In de bijlagen vindt u een lijst met aandachtspunten op grond waarvan u arbodiensten in eerste instantie kunt selecteren, tips voor gespreksvoering en de kwaliteitseisen waaraan een arbodienst moet voldoen. U komt de verwijzingen naar de bijlagen vanzelf tegen als u het stappenplan doorloopt.

gesteld in weten regelgeving en het arboconvenant wonenbranche. Voor informatie over dit arrangement kunt u de website van CBW bezoeken: www.cbw.org. Ook kunt u telefonisch inlichtingen inwinnen via de CBW Verzekeringsdienst: (020) 30 18 723 Mocht u vragen hebben over het stappenplan, dan kunt de diverse websites bezoeken of telefonisch contact opnemen met de helpdesk: (030) 602 01 70.

Realiseert u zich dat u waarschijnlijk na het eenmalig doorlopen van de vier stappen nog geen optimale arbodienstverlening hebt gerealiseerd. Bovendien kunnen behoeften in de loop der tijd veranderen. Het realiseren van een optimale samenwerking met uw arbodienst en het verbeteren van het opdrachtgeverschap is een continu en cyclisch proces. U blijft samenwerken aan het verbeteren van de relatie en de effectiviteit van de dienstverlening. U blijft de vier stappen voortdurend doorlopen. U kunt het zich ook gemakkelijk maken. De CBW heeft speciaal voor haar MKB-leden een mantelovereenkomst afgesloten, waarin de dienstverlening van verzekeren, inschakeling arbodienst en reïntegratiebedrijf in een keer integraal voor het bedrijf wordt geregeld. De overeenkomst voldoet aan alle eisen die aan arboen reïntegratiedienstverlening zijn

ZELFSTANDIG INKOPEN ARBODIENSTVERLENING

A R B O

W O N EN

17. Stap 1: Formuleren van eigen ambities en behoefte aan ondersteuning Doel:

b. Doelstellingen

Op een gestructureerde wijze de behoefte aan ondersteuning door de arbodienst formuleren.

Bepaal uw doelstellingen ten aanzien van de benoemde speerpunten. Voorbeelden: • 10% minder verzuim en 20% minder WIA-instroom; • werktevredenheidsscore 20% hoger ten opzichte van de meting in 2008; • 20% minder verzuim als gevolg van psychische overbelasting of onderbelasting.

a. Speerpunten benoemen. b. Doelstellingen formuleren. c. Analyse van de huidige arbodienstverlening. d. Gewenste arbodienstverlening formuleren (zelf doen of uitbesteden). e. Gewenste rol van de arbodienst. De selectie van een passende arbodienst is wezenlijk voor het arboen verzuimbeleid van een bedrijf: de arbodienst moet passen bij de organisatiefilosofie. Als verzuim in uw bedrijf de komende jaren prioriteit heeft en u heeft streefcijfers geformuleerd, dan kan het bijvoorbeeld van belang zijn dat ook de arbodienst zich kan of wil committeren aan dergelijke organisatiedoelstellingen. Arbodiensten, en met name de rol en de persoon van de bedrijfsarts, kunnen van doorslaggevend belang zijn als het gaat om het behalen van succes met uw verzuimbeleid.

a. Speerpunten Formuleer uw speerpunten in het huidige arboen verzuimbeleid. Voorbeelden: • meer prominente rol voor leidinggevenden in het beheersen van verzuim; • kosten ten gevolge van verzuim en arbeidsongeschiktheid verkleinen; • specifieke aandacht voor verzuim als gevolg van psychische problematiek.

c. Analyse huidige arbo dienstverlening De dienstverlening van de arbodienst moet in het teken staan van de bij b. geformuleerde doelstellingen. Om te bepalen waar behoefte aan bestaat, is het verstandig de huidige dienstverlening te evalueren. Dit kan door directie, leidinggevenden, OR en arbodienst naar hun mening te vragen en relevante informatie te verzamelen.

U kunt bij de evaluatie van uw huidige arbo-dienstverlening de volgende punten langslopen: • bijdrage aan de realisatie van arboen verzuimdoelstellingen van de onderneming; • nakomen van afspraken (tijdigheid); • bereikbaarheid (van bijvoorbeeld bedrijfsarts en contactpersonen arbodienst); • pro-actieve houding/meedenken; • informatievoorziening en terugkoppeling n.a.v. spreekuurcontacten; • verstrekken van managementinformatie inzake afgenomen diensten; • analyse van verzuim; • kwaliteit van advisering; • de kwaliteit van rapportages; • effectiviteit van (voorgestelde) interventies.


A R B O

W O N EN

d. Gewenste arbodienstverlening (zelf doen of uitbesteden) Belangrijk is te bepalen wat uw bedrijf zelf kan en wil en wat de arbodienst kan en moet doen (ga uit van de bij b. geformuleerde doelstellingen). U zorgt hiermee voor inzicht in uw behoefte aan ondersteuning. Naast de gewenste ondersteuning en arbodienstverlening die daaruit voortvloeien, neemt u dienstverlening af die wettelijk verplicht is.

Bedrijven zijn wettelijk verplicht de volgende diensten en producten van een arbodienst af te nemen: • Het ondersteunen bij het uitvoeren van de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) en het plan van aanpak, ten minste het toetsen ervan (kan ook schriftelijk). • De begeleiding van zieke werknemers. • Het uitvoeren van een PMO (Preventief Medisch Onderzoek). • De aanstellingskeuring indien door de wet toegestaan (bijvoorbeeld het beroep brengt de gezondheid van de werknemer en/of anderen in gevaar). • Advisering over reïntegratie ten behoeve van (het 8e weeks) plan van aanpak en het reïntegratieverslag (week 89). De sociale partners in de wonenbranche hebben in het arboconvenant een aantal aanvullende eisen geformuleerd, waaraan de arbodienstverlening moet voldoen. Deze zijn de volgende: • De mogelijkheid voor werknemers een preventiespreekuur te bezoeken. • Bij kort frequent verzuim krijgt de werkgever een signaal van de arbodienst (3e ziekmelding in een jaar). • Vroegdetectie op conflict en wachtlijstbemiddeling in de ziekmelding. • Doorgifte 42e weeksmelding aan Uitvoering Werknemers Verzekeringen (UWV). • Eenmaal per jaar een rapportage verstrekken over het verzuim van de onderneming.

• Advisering van de werkgever en Ondernemingsraad/Personeelsvertegenwoordiging over het te voeren arboen verzuimbeleid. Daarbij hoort tevens de mogelijkheid om deskundigen in te schakelen door de OR of Personeelsvertegenwoordiging.

e. De gewenste rol van de arbodienst Hoe ziet u de rol van de arbodienst? • Als uitvoerder Bij een uitvoerende rol is het logisch dat de arbodienst die taken uitvoert die het bedrijf niet zelf kan of mag uitvoeren. • Als adviseur In een adviserende rol zal meer van de arbodienst gevraagd worden. Het ligt hierbij voor de hand om de arbodienst te vragen om periodiek de verzuimoorzaken te laten analyseren. Op basis hiervan kan de arbodienst bedrijfsbrede adviezen formuleren voor aanscherping of aanpassing van het beleid. • Als partner Bedrijven kunnen de arbodienst ook zien als partner. Hierbij worden gezamenlijkheid doelstellingen geformuleerd. Een belangrijke kenmerk van deze constructie is dat de traditionele opdrachtgever-opdrachtnemer relatie enigszins vervaagt. In een partnership worden over en weer verplichtingen vastgelegd.


A R B O

W O N EN

18. Stap 2: Selectie geschikte arbodienst (of hercontractering huidige arbodienst) Doel: Aanreiken van een methode om de arbodienst die het beste past bij de behoeften van uw bedrijf te kunnen kiezen. a. Formuleren van eisen aan de dienstverlening. b. Eerste selectie van potentiële arbodiensten. c. Uitnodigen van enkele arbodiensten d. Het voeren van gesprekken met de arbodienst. e. Nabespreken van de gesprekken. f. Besluit voor de keuze van een arbodienst of stap 3 (duidelijke en meetbare afspraken maken) doorlopen met twee arbodiensten (met instemming OR). g. Concept contract laten opstellen door arbodienst. In Stap 2 wordt het proces waarin u een arbodienst selecteert omschreven. U kunt de OR informeren over de te nemen sub-stappen (a tot en met f) en hen vragen om aanvullingen op de eisen aan de dienstverlening.

a. Formuleren van eisen aan de dienstverlening U formuleert eisen aan de arbodienstverlening op basis van: • de in stap 1 geformuleerde doelstellingen; • opgedane ervaring met eerder aan u verleende arbodienstverlening; • eisen arboconvenant.

In Bijlage 1 staat een uitgebreid overzicht van criteria die bij de selectie van arbodiensten een rol kunnen spelen. Het is een verdere uitwerking van de hierboven genoemde selectiecriteria. De criteria kunt u na één of meerdere gesprekken met de arbodienst herformuleren tot eisen die u opneemt in een contract. Zo worden het wederzijdse afspraken waaraan u elkaar kunt houden. Door het formuleren van eisen neemt u het initiatief en geeft u aan wat u wilt. Laat echter ruimte voor de invulling van de eisen door de arbodienst, u gaat tenslotte samenwerken. De reactie van arbodiensten op uw behoeften, vragen en eisen is een selectiecriterium.

b. Eerste selectie Nodig een aantal arbodiensten uit om mee te doen in de selectieprocedure. Maak daarbij direct duidelijk welke behoefte aan ondersteuning uw bedrijf heeft. U kunt hier de eisen aan de dienstverlening toevoegen. U kunt voor deze schriftelijke ronde meer arbodiensten benaderen dan u kunt spreken. U maakt een eerste selectie op basis van hun schriftelijke reacties. U kunt ook een voorselectie maken aan de hand van informatie van collega-bedrijven die goede ervaringen hebben met een arbodienst. Het is raadzaam alleen arbodiensten te benaderen die een vestiging in uw regio hebben.

Criteria die bij de selectie van een arbodienst een rol kunnen spelen zijn gebaseerd op: • Ervaring van de arbodienst. • Visie van de arbodienst. • Organisatie en werkwijze van de arbodienst. • Genereren van managementinformatie. • Werknemersvriendelijkheid en relatie met de OR. • Commerciële eisen.


A R B O

W O N EN

Aandachtspunten: • Maak duidelijk hoe u de selectieprocedure zult vormgeven. (Bijvoorbeeld dat u na een gespreksronde direct een besluit wilt nemen, of dat u na de eerste gespreksronde met eventueel twee arbodiensten een vervolggesprek wilt voeren.) • Vertel hoe u de gesprekken gaat vormgeven. • Vraag de arbodiensten schriftelijk te laten weten of zij in principe kunnen voldoen aan uw behoeften en of zij ingaan op uw uit nodiging. • U kunt de arbodienst vragen al enige alge mene informatie over hun organisatie, dienstverlening en tarieven toe te zenden.

c. Uitnodigen enkele arbodiensten Op basis van de schriftelijke reacties van de arbodiensten nodigt u enkele arbodiensten uit voor een nader gesprek. U vraagt hen een gesprek te komen voeren over hoe de arbodienst denkt uw bedrijf te kunnen ondersteunen bij uw behoefte aan dienstverlening. Nodig niet alleen de accountmanager van de arbodienst uit, maar ook de beoogd bedrijfsarts en andere arbodeskundigen die u wilt inhuren (zoals een ergonoom of Arbeid & Organisatie deskundige). Stuur de arbo diensten vooraf informatie over uw bedrijf toe.

d. Het voeren van de gesprekken Zorg ervoor dat de personen die gaan meebeslissen over de keuze van de arbodienst, aanwezig zijn bij deze gesprekken. Denk aan: degene die uiteindelijk het contract afsluit (directielid), de inhoudelijke contactpersoon vanuit het bedrijf (de arbocoördinator of P&O-medewerker), een vertegenwoordiging van de OR en eventueel een of twee leidinggevenden.

Bereid de gesprekken gezamenlijk voor zodat u met elkaar vaststelt wat de belangrijkste criteria zijn. Deze criteria leidt u af van de eisen die u aan de dienstverlening stelt. Vanzelfsprekend is het resultaat van stap 1 belangrijke informatie voor het voeren van de gesprekken. Laat de arbodiensten niet bij elkaars presentaties aanwezig zijn, maar voer elk gesprek afzonderlijk. In Bijlage 2 vindt u een checklist ‘Gespreksvoering met arbodiensten’, waarin onderwerpen voor de gesprekken en ideeën over de vorm ervan staan beschreven.

e. Nabespreken van de gesprekken Bespreek gezamenlijk met de betrokkenen van uw bedrijf de verschillende gesprekken na.

Relevante vragen: • Welke arbodienst voldeed het beste aan de verwachtingen van de verschillende betrokkenen in het bedrijf? • Waar voldeden ze niet aan? • Wat is er nodig om de minpunten te compenseren? (Bijvoorbeeld: de beoogd bedrijfsarts heeft nog weinig brancheervaring, maar heeft wel ervaring met de thematiek die actueel is in de bedrijfstak. In overleg met de arbodienst kan een inwerkprogramma voor deze bedrijfsarts worden afgesproken.)


A R B O

W O N EN

Als er verschillen zijn tussen de meningen van de verschillende functionarissen, bespreek dan: waar komen ze uit voort, welke argumenten heeft iedereen, is er een compromis mogelijk. Onderhandelen kan nodig zijn. Als er nog aanvullende vragen aan de arbodiensten zijn, kan een extra telefoonof gespreksronde nodig zijn voordat een besluit wordt genomen.

f. Besluit

g. Concept-contract opstellen U stelt een concept-contract op of laat een concept-contract opstellen door de arbodienst. In het laatste geval toetst u meteen of de arbodienst het goed begrepen heeft. In stap 3 werkt u dit verder uit. Een onderdeel van het contract wordt het Service Level Agreement (SLA) waarin u resultaatgerichte afspraken maakt. U bespreekt het concept-contract met het Management Team en de OR.

Hier zijn verschillende mogelijkheden: • U kunt hier in principe voor één arbodienst kiezen. Met hen gaat u dan in stap 3 verder praten over de definitieve afspraken die u in het contract of een apart document, het Service Level Agreement (SLA), wilt vastleggen. • Wanneer het in dit stadium nog lastig is een keuze te maken kunt u bijvoorbeeld met twee arbodiensten verder praten. Het is dan wel reëel om vooraf afspraken te maken over een vergoeding aan de arbodiensten tijdens de acquisitiefase. Een groot bedrijf (dat een omvangrijk contract gaat afsluiten) kan zich in dit opzicht meer permitteren dan een klein bedrijf met een contract van beperkte omvang. • Een andere mogelijkheid is een pilot-project van beperkte omvang af te spreken dat u door meerdere arbodiensten laat uitvoeren. Uw keuze voor een arbodienst kunt u dan baseren op de ervaringen tijdens deze pilot. Nadeel van het uitstellen van de definitieve keuze is dat het zowel een extra investering als een grotere tijdsinvestering van uw bedrijf vergt. Het geeft u wel extra informatie om een juiste beslissing te nemen. De uit eindelijke keuze van de arbodienst valt onder het instemmingsrecht van de OR.


A R B O

W O N EN

19. Stap 3. Duidelijke en meetbare afspraken maken Doel: Afsluiten contract met de arbodienst en ondersteuningsbehoeften vastleggen in concrete, meetbare afspraken in een Service Level Agreement (SLA). a. Inhoud contract. b. Financieringsconstructies in contracten. c. Inhoud SLA. d. Hoe geeft u het proces om te komen tot een SLA vorm? 1. Eerste overleg over afspraken. 2. Formuleren concept-SLA. 3. Bespreken concept-SLA en prijsonder handelingen. 4. Formuleren definitief SLA. 5. Instemmingsrecht over de SLA aan de OR. 6. Tekenen definitief SLA. 7. Informeren alle betrokkenen over gemaakte afspraken.

a. Inhoud contract In de meeste gevallen zal u een aantal algemene afspraken met de arbodienst maken die weinig aan verandering onderhevig zijn. Het gaat hier bijvoorbeeld om voorwaarden en termijnen voor opzegging, verlenging van het contract, afspraken rond medisch beroepsgeheim en de regels voor privacybescherming, de wijze van facturering, dossieroverdracht, algemene voorwaarden en dergelijke. Het is raadzaam dergelijke algemene afspraken vast te leggen in een contract, dat desgewenst voor meerdere jaren kan worden afgesloten. In het contract verwijst u naar het SLA die u kunt bijsluiten als bijlage. U neemt een ontbindingsclausule op in het contract waarin u het contract kunt laten beëindigen binnen een bepaalde termijn, wanneer u niet tevreden bent over de uitvoering van het SLA.

In stap 3 zet u een proces in werking om te komen tot een contract en een Service Level Agreement (SLA). In het contract met de arbodienst zijn afspraken van meer algemene aard verwoord die voor een langere termijn kunnen gelden (langer dan een jaar). Jaarlijks kan een SLA worden afgesloten waarin concrete wederzijdse afspraken worden opgenomen over inspanning en resultaat.

Voorbeeld onderwerpen inhoud contract • De ondergetekenden: opdrachtgever en opdrachtnemer met naam, functie en adres • Artikel 1 - Uitleg van begrippen • Artikel 2 - Voorwerp van de overeenkomst. Het betreft opdracht tot arbodienstverlening • Artikel 3 - Deponeren van prijzen en toeslagen • Artikel 4 - Algemene voorwaarden • Artikel 5 - Aanvang en duur van de overeenkomst

• Artikel 6 - Eisen ten aanzien van de producten en diensten (met een verwijzing naar de SLA) • Artikel 7 - Werkwijze leverancier • Artikel 8 - Garantie • Artikel 9 - Aansprakelijkheid • Artikel 10 - Verzekering • Artikel 11 - Intellectuele eigendomsrechten • Artikel 12 - Geheimhouding • Artikel 13 - Wijzigingen en aanvullingen (ontbinding) • Artikel 14 - Geschillen • Bijlage: Service Level Agreement (SLA)


A R B O

W O N EN

b. Financieringsconstructies in contracten De meest voorkomende financieringsconstructies:

Contract op verrichtingenbasis

De arbodienst hanteert een uurtarief per arbodeskundige. De factuur die de arbodienst u stuurt, is gebaseerd op de hoeveelheid uren die de verschillende deskundigen hebben gewerkt voor uw bedrijf. Vooraf wordt een inschatting gemaakt van het verwachte aantal uren werk, de factuur wordt op nacalculatiebasis vastgesteld.

Voordelen: • Uw bedrijf betaalt alleen voor de inspanning (in aantal uren) die daadwerkelijk is gele verd. Worden vooraf geplande activiteiten niet uitgevoerd, dan volgt daarvoor ook geen factuur.

Mogelijke nadelen:

• U heeft vooraf geen nauwkeurig inzicht in de hoogte van de factuur. Wanneer bijvoorbeeld het verzuim stijgt, stijgt ook de factuur van de arbodienst. • Het is financieel voordelig voor de arbodienst om veel tijd aan uw bedrijf te besteden. Kortzichtig geredeneerd heeft de arbodienst zelfs financieel voordeel bij een hoog verzuim. • De rekening is gebaseerd op de geleverde inspanning, niet op het resultaat van deze inspanning.

Contract op basis van all-in tarief U spreekt met de arbodienst vooraf een abonnement af. De arbodienst verricht een aantal activiteiten tegen een vaste prijs. Meestal is dit een prijs per medewerker in het bedrijf.

Voordelen: • Uw bedrijf weet vooraf nauwkeurig hoe hoog de factuur is. • De factuur wordt niet hoger wanneer het verzuim toeneemt.

Mogelijke nadelen:

• Het is financieel voordelig voor de arbodienst om weinig activiteiten te verrichten na het aangaan van dit contract. Kortzichtig geredeneerd heeft de arbodienst het meeste financiële voordeel wanneer ze zo min mogelijk activiteiten verricht voor een bedrijf met een all-in contract. • De factuur wordt niet lager wanneer het verzuim afneemt. • De rekening is niet gebaseerd op het resultaat van de dienstverlening.

Contract met bonus-malus afspraken, afhankelijk van het resultaat van de dienstverlening U neemt bonus-malus afspraken op in het contract om het voor de arbodienst financieel aantrekkelijk te maken om de resultaat gerichte doelstellingen van uw bedrijf te helpen realiseren.

Voordelen: • De factuur van de arbodienst stijgt wanneer de resultaatgerichte doelstellingen van uw bedrijf worden gehaald. De factuur is dus (deels) gebaseerd op het resultaat van de dienstverlening. • Het is een extra – financiële – prikkel voor de arbodienst om zich in te spannen voor resultaat gerichte activiteiten van uw bedrijf.


A R B O

W O N EN

Mogelijke nadelen: • Het verzuimpercentage is van veel meer factoren afhankelijk dan alleen van de inspanningen van de arbodienst. De arbodienst heeft geen of beperkte mogelijkheden hierop invloed uit te oefenen. • De bedrijfsarts kan in een ethisch conflict terecht komen waarbij mensen te snel weer beter worden verklaard om de bonus niet mis te lopen. Dit heeft ongewenste neveneffecten voor de betrokken medewerkers, en op de langere termijn, ook voor uw bedrijf. • De constructie suggereert dat de werkgevers verantwoordelijkheid voor verzuim kan worden afgekocht. • Bonus-malus afspraken kunnen uitmonden in een oeverloze discussie of de arbodienst nu wel of niet aan de verplichtingen heeft vol daan. De discussie gaat dan over het middel van de bonus malus afspraak en niet meer over het beoogde doel.

Meest voorkomende financieringsconstructies • een contract op verrichtingenbasis • een all-in contract • een combinatie van deze twee vormen Relatief nieuw zijn constructies waarbij de hoogte van de factuur afhangt van het resultaat van de dienstverlening door de arbodienst: een contract met bonus-malusafspraken. De gedachte achter het maken van financiële afspraken is dat deze afspraken ondersteunend kunnen zijn bij het behalen van de resultaatgerichte doelstelling(en). De tips in het kader over financiële afspraken geven u sturingsmogelijkheden.

Tips over finaciële afspraken in het contract • Specificeer de resultaten en de randvoor waarden waaronder deze resultaten kunnen worden gerealiseerd in een resultaatverplichting. • Spreek een bepaalde opzegtermijn af in het contract. • Het kan handig zijn om een soort proeftijd af te spreken voordat een bedrijf een langdurig contract aangaat. • Soms bieden arbodiensten korting aan wanneer direct een langdurig contract wordt overeengekomen. Spreek met de arbodienst af dat u deze korting achteraf krijgt, wanneer u besluit het kortlopende contract te verlengen. • Maak afspraken over verrekenen van meerminder werk in het contract. Het is redelijk om af te spreken dat meer werk ten aanzien van de ene dienst wordt verrekend met minder werk ten aanzien van de andere. • Maak afspraken over kostenloze dossier overdracht bij het verbreken of beëindigen van het contract. • Voorbeeld: Voor MKB bedrijven is een mantelcontract afgesloten met Arbo Extra. Een basispakket (begeleiding eerste zes weken) kost ¤ 85,- (ex. BTW)*. Een fullser vice pakket kost ¤ 115,- (ex. BTW)* en ¤ 80,- (ex. BTW)* wanneer binnen de mantel een verzuimverzekering is afgesloten. Voor werknemers die minder dan 13 uur per week werken geldt een speciaal tarief van ¤ 22,50 (ex. BTW)* ; alleen ziekmelding en verder alles op verrichtingenbasis. Deze dienstverlening is geheel conform de afspraken in het arboconvenant en voldoen daarmee tenminste aan de eisen van de Wet Verbetering Poortwachter.


A R B O

W O N EN

c. Inhoud Service Level Agreement Naast het contract is het zinvol jaarlijks een Service Level Agreement overeen te komen. In een SLA kunnen de volgende zaken worden opgenomen:

Beschrijving van de afgesproken dienstverlening Hierin zijn de meer algemene afspraken opgenomen over de rol en werkwijze van de arbodienst volgens de afgesproken dienstverlening. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op: • de afgesproken verzuimbegeleidingsprocedure van de arbodienst; • spreekuurtijden en spreekuurlocaties; • afspraken over de deelname aan het sociaal medisch overleg; • afgesproken rapportages en afgesproken overleg; • namen van contactpersonen en de bereikbaarheid; • de prijs voor de afgesproken dienstverlening en gehanteerde tarieven voor de inhuur van arbodienst-functionarissen op verrichtingenbasis.

Werkplan Een werkplan beschrijft de bijdrage van de arbodienst bij de ontwikkeling van het arboen verzuimbeleid van de onderneming. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op: • de uitvoering of betrokkenheid bij een geplande Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E); • de uitvoering van het arbo-plan van aanpak (dat ieder bedrijf wettelijk verplicht hoort te hebben, op basis van de bevindingen in de RI&E); • de uitvoering van geplande PMO’s (Preventief Medisch Onderzoek); • de betrokkenheid van adviseurs bij geplande verbouwingen of reorganisaties; In dit werkplan is het verstandig een taak verdeling te formuleren tussen de arbodienst enerzijds en functionarissen van het bedrijf

anderzijds, alsmede de beslissings bevoegd heid van de betrokken functionarissen.

Kwaliteitseisen In de Service Level Agreement worden de ‘service levels’ geformuleerd: • de kwaliteitseisen van de gemaakte afspraken; • de prestatie-indicatoren waaraan die kwaliteitseisen worden gemeten; • de normen die worden gehanteerd om te beoordelen of de kwaliteitseisen zijn gerealiseerd. Dit geldt primair voor de afgesproken dienstverlening van de arbodienst, maar de arbodienst zal ook zelf eisen stellen aan de nakoming van afspraken door het bedrijf, al is het maar als voorwaarde om de eigen afspraken na te kunnen komen. Het onderscheid in het contract en de SLA maakt het mogelijk zowel continuïteit in de dienstverlening als flexibiliteit in de aanpassing van de werkafspraken te borgen. Maak ook afspraken over een tussentijdse (bijvoorbeeld halfjaarlijkse) evaluatie op basis van rapportages en afspraken over de uiterste termijn (bijvoorbeeld 3 maanden) voor de afloop van het contract, waarop de ontbindingsclausule wordt geëffectueerd. In bijlage 3 vindt u een overzicht van kwaliteitseisen en service-levels, prestatieindicatoren waaraan de kwaliteit van de arbodienstverlening zou moeten voldoen. Dit overzicht is in augustus 2003 vastgesteld door de Branchebegeleidings-commissie (BBC) van het arboconvenant wonenbranche en vormt het uitgangspunt voor de kwaliteit waaraan de arbodienstverlening in het bedrijf zou moeten voldoen.


A R B O

W O N EN

4. Hoe geeft u het proces om te komen tot een SLA vorm? Het onderstaande gaat vooral in op het overeenkomen van het SLA. U kunt dit proces op de volgende wijze vormgeven:

1. Eerste overleg over afspraken Overleg tussen vertegenwoordigers van uw bedrijf (bijvoorbeeld een directielid, arbocoördinator, P&O functionaris en OR-lid) en de accountmanager van de arbodienst over de afspraken in het SLA.

2. Formuleren concept-SLA Op basis van het gesprek over de afspraken die beide partijen in het SLA willen opnemen, formuleert u of de arbodienst een concepttekst voor het SLA. In het laatste geval kunt u checken of de arbodienst de wensen van uw bedrijf goed begrepen heeft. U kunt er ook voor kiezen om zelf de concepttekst te formuleren. Bespreek deze concepttekst ook met uw OR.

3. Bespreken concept-SLA en prijsonderhandelingen Uw bedrijf en de arbodienst nemen het concept-SLA door en bespreken eventuele aanpassingen. Tijdens dit overleg kan ook over de benodigde investering onderhandeld worden.

4. Formuleren definitief SLA De tekst van het SLA wordt aangepast op basis van de bespreking van het concept en de onderhandelingen over de investering.

5. Instemmingsaanvraag voor het SLA aan de OR De OR heeft instemmingsrecht over de keuze van en het contract met de arbodienst. Wanneer de OR intensief betrokken is geweest bij het opstellen van het contract en het SLA, zal de formele instemmingsaanvraag en het verlenen van instemming vaak een formaliteit zijn.

6. Tekenen definitief SLA Wanneer alle betrokkenen akkoord gaan met de inhoud van het SLA, kan het document ondertekend worden door de directie (vertegenwoordiger) van uw bedrijf en de arbodienst.

7. Informeren alle betrokkenen over gemaakte afspraken in het SLA Breng alle betrokkenen op de hoogte van de voor hen relevante afspraken in het SLA. Dit betekent niet dat elke medewerker op de hoogte moet zijn van elke afspraak in het SLA. Bespreek het gehele SLA wel in het managementteam. Maak een samenvatting met belangrijke punten voor medewerkers (bijvoorbeeld: welke activiteiten worden dit jaar uitgevoerd, zoals bijvoorbeeld een RI&E, een PMO of een onderzoek naar de werkdruk, wat zijn de gemaakte afspraken ten aanzien van ziekmelding en herstelmelding). Deze samenvatting kan bijvoorbeeld in een personeelskrant worden verspreid en tijdens de werkoverleggen worden besproken.


A R B O

W O N EN

20. Stap 4: Volgen, evalueren en bijsturen van de dienstverlening Doen we wat we zeggen dat we doen?

b. Afspraken maken wie welke informatie op welke wijze verzamelt

Het op efficiënte wijze volgen, evalueren en bijsturen van de dienstverlening. a. Afspraken maken over hoe u de dienst verlening volgt. b. Afspraken maken over wie welke informatie op welke wijze verzamelt. c. Afspraken maken over hoe u gaat evalueren. d. Informele evaluaties om verwachtingen bij te stellen. e. Vastleggen afspraken uit evaluatiegesprekken. f. Bijsturen van de dienstverlening en afspreken van consequenties bij het niet naleven van de afspraken in het SLA en de bijsturing. g. Hercontractering van de SLA. Pas indien gewenst het SLA aan.

Spreek vooraf af wie welke informatie verzamelt. Veel informatie zal eenvoudig door een arbocoördinator of andere functionaris verzameld kunnen worden. U kunt ook met de arbodienst afspreken dat zij een overzicht bijhouden van het uitvoeren van een aantal afgesproken taken.

Doel:

In deze stap komt u tot een efficiënte wijze van volgen, evalueren en bijsturen van de arbodienstverlening. Het afgesloten Service Level Agreement vormt hierbij het uitgangspunt.

a. Afspraken maken over hoe u de dienstverlening volgt In het SLA is een aantal afspraken gemaakt ten aanzien van het beoogde resultaat (de resultaatgerichte doelstellingen en de prestatienormen) en de inspanningen die beide partijen zullen verrichten om deze resultaten de bereiken. Spreek vooraf met de arbodienst af dat uw bedrijf de dienstverlening zal volgen aan de hand van de resultaatgerichte doelstellingen en de prestatienormen.

c. Afspraken maken over hoe u gaat evalueren Hoe vaak, met wie, op basis van welke informatie gaat u evalueren? Maak vooraf afspraken met de arbodienst over de wijze van evalueren. Zorg ervoor dat de betrokkenen in uw bedrijf en bij de arbodienst op de hoogte zijn van deze afspraken.

Met wie evalueert u? Spreek bijvoorbeeld af één of tweemaal per jaar een uitgebreid evaluatiegesprek te voeren met betrokkenen vanuit uw bedrijf en de arbodienst. Zoals: directievertegenwoordiger, arbocoördinator, OR vertegenwoordiging vanuit uw bedrijf. De accountmanager en de bedrijfsarts en eventuele andere betrokken arbodeskundigen vanuit de arbodienst.

Welke informatie wordt geëvalueerd? Input voor deze gesprekken is de verzamelde informatie over de resultaatgerichte doelstellingen, de prestatienormen en de inspanningen. Spreek af dat de deelnemers aan het gesprek vooraf een overzicht ontvangen van deze informatie. Deze vooraf verzamelde informatie helpt tijdens het gesprek een discussie over feiten te voeren, in plaats van over meningen. Valkuil daarbij is wel dat het gesprek verzandt in een discussie over details. Houd goed voor ogen dat de afspraken hulpmiddelen zijn om de werkelijke behoeften te concretiseren. Het bijhouden van het nakomen van de afspraken is ook een hulpmiddel om te bespreken of de dienstverlening aan de verwachtingen voldoet.


A R B O

W O N EN

d. Informele evaluaties om verwachtingen bij te stellen Naast de formele evaluatiegesprekken is het zinvol af te spreken om tussentijds meer informele evaluaties te houden met de betrokken arbodienst-medewerkers. Dit zorgt ervoor dat verschillen in verwachtingen snel met de betrokkenen kunnen worden besproken en bijsturing kan plaatsvinden. Dit werkt vaak prettiger en sneller dan wanneer dit soort zaken moeten wachten op een formeel evaluatiemoment. De aanleidingen en resultaten van deze tussentijdse evaluaties kunnen, indien wenselijk, wel onderwerp van gesprek zijn tijdens een halfjaarlijkse evaluatie.

e. Vastleggen afspraken uit evaluatie gesprekken Wat voldoet, wat voldoet niet, wat moet concreet veranderen, wie moeten veranderen, wanneer stellen we vast of de bijsturing resultaat heeft gehad. Wanneer de evaluatie aanleiding geeft tot bijsturing, dan is het zinvol dat in het evaluatiegesprek concrete afspraken worden gemaakt over: • welke afspraken zijn niet nagekomen; • wat moet veranderen om wel aan de verwachtingen te kunnen voldoen (zo concreet mogelijk); • wie is verantwoordelijk voor welke actie; • wanneer stellen we opnieuw vast of de acties resultaat hebben opgeleverd. Leg alle gemaakte afspraken vast in een verslag van het evaluatiegesprek. Dit is een onmisbaar hulpmiddel voor het bijsturen van de dienstverlening.

f. Bijsturen van de dienstverlening en afspreken van consequenties bij het niet naleven van de afspraken in het SLA en de bijsturing Op basis van de concrete afspraken die tijdens de evaluatie zijn gemaakt, kunt u na afloop de vinger aan de pols houden. Hoe concreter deze afspraken gemaakt zijn, hoe eenvoudiger dit is. Spreek vooraf met de arbodienst af wat de consequenties zijn wanneer de evaluatie en bijsturing niet het gewenste resultaat opleveren. Daarbij kan aan de volgende consequenties worden gedacht: • Het bij voortduring niet nakomen van de afspraken kan betekenen dat een deel van de factuur niet wordt voldaan. (Onder welke condities doen we dit?) • Het bij voortduring niet nakomen van de afspraken kan betekenen dat we het contract ontbinden. (Onder welke condities mag een van beide partijen dit?) • U kunt ook afspraken maken over de consequenties als uw bedrijf zich niet aan de afspraken houdt.

g. Hercontractering van SLA. Pas indien gewenst de SLA aan De conclusies uit de evaluatie kunnen er ook toe leiden dat hercontractering nodig is. U heeft immers een ontbindingsclausule in het contract opgenomen wanneer u ontevreden bent over de uitvoering van het SLA. Dit betekent dat de vier stappen uit deze brochure opnieuw doorlopen worden, met dien verstande dat accenten per stap waarschijnlijk anders liggen dan bij het voor de eerste maal afsluiten van een SLA. In het kader volgen aandachtspunten bij een hercontractering van het SLA.


A R B O

W O N EN

Enkele aandachtspunten per fase bij hercontractering van het SLA 1. Zijn de ambities met betrekking tot het arbobeleid van uw bedrijf nog actueel? Overweeg of herbezinning hier nodig is. De arbodienst kan hier een zinvolle bijdrage leveren, als externe deskundige die inmiddels uw bedrijf goed kent. Op basis van de ervaringen met de dienstverlening zijn er wellicht veranderingen in de behoeften aan ondersteuning door de arbodienst. Daarnaast dient ook het werkplan te worden aangepast. 2. In deze stap overlegt u intensief met de arbodienst over de (veranderde) verwachtingen van uw bedrijf en de wijze waarop de dienstverlening hierop kan worden afgestemd. 3. Leg de afspraken vast in een herzien SLA. 4. Blijf de dienstverlening volgen, evalueren en bijsturen.


A R B O

W O N EN

Bijlage 1. Selectiecriteria arbodienst Overweeg wat in uw situatie de belangrijkste aandachtspunten zijn. Neem uw ambities voor het eigen arbobeleid en de geformuleerde behoeften aan ondersteuning door de arbodienst als leidraad.

Wat een arbodienst moet weten, hebben en kunnen Ervaring van de arbodienst • Heeft de arbodienst voldoende branchekennis en -ervaring, bijvoorbeeld tenminste twee andere klanten in de wonenbranche? Of andere ervaring met (grote) complexe en politieke organisaties? • Hebben de arbodeskundigen van de arbodienst in huidige of vorige werkkring ervaring in de branche of sector? • Welke specifieke deskundigen hebben arbodiensten en wat kunnen die betekenen voor de specifieke arbozaken in uw onderneming? • Hoe werkt de arbodienst samen met reïntegratiebedrijven?

• Hoe geeft de arbodienst vorm aan het realiseren van een preventieve aanpak van verzuim? Hoe zorgen ze ervoor dat de voorgestelde aanpak aansluit bij het bedrijf? • Wat is de visie van de arbodienst op het inzetten van verschillende deskundigen? Sluit deze visie aan bij uw visie? Zoals een gesprek met een bedrijfsverpleegkundige tijdens het eerste contact met de zieke, of het inzetten van een A&O-deskundige bij het nadenken over organisatorische maatregelen tegen verzuim? • Wat doet de arbodienst op het gebied van beleid voor risicogroepen, of werknemers zonder arbeidsovereenkomst?

Visie van de arbodienst • Welke visie hanteert de arbodienst als het gaat om verzuimbegeleiding en preventieve aanpak van verzuim? Sluit deze visie aan bij de visie van het bedrijf? • Welke visie hanteert de arbodienst ter voorkoming van uitval c.q. preventie van klachten? • Hoe stemt de arbodienst haar dienstverlening af op de Wet Verbetering Poortwachter? • Wat is de visie op en ervaring van de bedrijfsarts met het omgaan met vermoedens van onterecht verzuim? • Wat is de visie op en ervaring van de bedrijfsarts met verzuim als gevolg van een arbeidsconflict of verzuim door een zieke partner of een ziek kind? Wordt zwangerschap als verzuim geregistreerd?


A R B O

W O N EN

Organisatie en werkwijze van de arbodienst • Is de arbodienst gecertificeerd? Wanneer is de arbodienst gecertificeerd? Wat waren de belangrijkste aandachtspunten? Hoe gaat de arbodienst om met geheimhouding? • Wat is de achtergrond en het opleidingsniveau van de in te zetten deskundigen (zoals veiligheidskundige, arbeidshygiënist, arbeids- en organisatiedeskundige en ergonoom)? • Hoe zorgen de verschillende deskundigen van de arbodienst ervoor dat ze op de hoogte zijn van elkaars ervaringen in uw bedrijf? Hebben ze interdisciplinair overleg waar uw bedrijf wordt besproken? Oftewel: hoe is de samenwerking tussen de disciplines binnen de arbodienst? • Wat is het quotum van een bedrijfsarts (hoeveel organisaties met hoeveel mede werkers ondersteunt een bedrijfsarts)? • Hoeveel tijd kan de bedrijfsarts aan het bedrijf besteden? Hoe vaak kan de bedrijfsarts het bedrijf bezoeken? • Heeft de arbodienst voldoende capaciteit? Wat is de maximale periode tussen een verzoek om dienstverlening en de daadwerkelijke uitvoering? • Hoe is de bereikbaarheid van de arbodienst? (Per telefoon, fax en e-mail, uiterlijk de volgende dag reactie.) • Welke invloed kan het bedrijf hebben op de keuze van de in te zetten bedrijfsarts en andere deskundigen? Het bedrijf kan een profiel opstellen voor de bedrijfsarts en andere deskundigen. • Hoe gaat de arbodienst om met ontevreden heid over arbodeskundigen? • Hoe waarborgt de arbodienst de continuïteit van de arbodienstverlening bij uitval van arbodeskundige(n)? • Hoe borgt de arbodienst haar kwaliteit (inhoud kwaliteitshandboek, uitwerking van kwaliteitscriteria voor de opbouw van een samenwerkingsrelatie met de klant, administratieve ondersteuning)? En hoe werkt dit in de praktijk?

• Hoe voldoet de arbodienst aan haar wettelijke verplichtingen zoals het privacyreglement, melden en analyse van beroeps ziekten, analyse van arbeidsongevallen? • Op welke wijze voert de arbodienst overleg met het UWV?

Genereren van managementinformatie • Op welke wijze kan de arbodienst managementinformatie generen over bijvoorbeeld verzuimcijfers? Voldoet deze managementinformatie aan de behoeften van het bedrijf? Kan de arbodienst een analyse van de oorzaken van het verzuim maken die zinvolle managementinformatie oplevert? Kan de arbodienst een voorbeeld van een dergelijke rapportage laten zien?

Werknemersvriendelijkheid en relatie met de OR • Welke afspraken maakt de arbodienst ten aanzien van het contact met de OR? Bijvoorbeeld in de vorm van een ORprotocol waarin tenminste tweemaal per jaar een voortgangsgesprek met de OR plaatsvindt. • Informeert de arbodienst de OR c.q. medewerkers structureel en adequaat over resultaten van activiteiten en uitgebrachte adviezen? • Op welke manier is de arbodienst bereikbaar voor werknemers en hun leidinggevenden? • Hoe gaat de arbodienst om met de privacy van individuele medewerkers? • Heeft de arbodienst een klachtenprocedure? • Hoe is de bereikbaarheid van de arbo dienst? • Waar wordt het arbeidsomstandighedenspreekuur gehouden? Wordt het ook uitgedragen in de organisatie dat werknemers hier gebruik van mogen maken?


A R B O

W O N EN

Commerciële eisen • Welke tarieven hanteert de arbodienst voor de inzet van arbodeskundigen en andere dienstverlening? Hoe worden deze tarieven berekend (wordt voorbereidingstijd en reistijd in rekening gebracht, wordt elk telefoontje van de bedrijfsarts in rekening gebracht)? • Is de arbodienst bereid tot het aangaan van een contract op basis van prestatiebeloning? Onder welke voorwaarden? • Welke afspraken hanteert de arbodienst over looptijd en opzegtermijn van het contract? • Welke termijn hanteert de arbodienst voor het doorvoeren van tariefswijzigingen? • Op welke wijze komt de hoogte van de tariefswijziging tot stand? (Bijvoorbeeld volgens de jaarlijkse CBS-indexering?) • Welke afspraken maakt de arbodienst wat betreft facturering (is een voldoende gespecificeerde factuur mogelijk, volgens gewenste frequentie, bijvoorbeeld per kwartaal)? • Berekent de arbodienst kosten voor dossieroverdracht bij het verbreken van het contract?

Hoe gebruikt de arbodienst deze kennis en kunde? • Sluiten de deskundigen van de arbodienst aan bij de situatie in het bedrijf? • Heeft u het idee dat ze echt begrijpen hoe het er in uw bedrijf aan toegaat? • Sluit de visie van de deskundigen van de arbodienst aan bij de visie binnen uw bedrijf? • Kunnen de deskundigen een heldere probleemanalyse maken van de situatie in uw bedrijf? • Geven ze praktische tips om met de ontwikkelingen binnen uw bedrijf om te gaan? • Zijn ze duidelijk in wat ze kunnen bieden? • Geven ze u vertrouwen dat ze hun beloften waar kunnen maken? • Houden ze zich aan hun afspraken?


A R B O

W O N EN

Bijlage 2. Checklist ‘Gespreksvoering met arbodiensten’ • U heeft de arbodienst informatie gegeven over uw bedrijf en uw doelstellingen ten aan zien van uw arbobeleid. U kunt hen de ruimte geven vragen te stellen over de situatie in uw bedrijf en hen vervolgens vragen een analyse te geven van uw organisatie. Wat zijn volgens hen de belangrijkste uitdagingen waar uw bedrijf voor staat? Welke rol kan uw arbobeleid spelen in het realiseren van deze uitdagingen? Welke ontwikkelingen zou het arbobeleid de komende drie jaar moeten doormaken om deze bijdrage aan uw personeelsbeleid daadwerkelijk te kunnen leveren? Welke bijdrage kan de arbodienst daaraan leveren? Hoe zouden zij dat vormgeven? • Hoe zou de arbodienst de dienstverlening vormgeven, gelet op de behoefte aan ondersteuning die het bedrijf heeft? Vraag hen hiervoor concrete activiteiten te benoemen. WAT zouden ze doen, HOE zouden ze dat doen en WIE gaat dat doen? Met welk TIJDPAD en welk KOSTENEFFECT?

• Leg de arbodienst een praktijksituatie uit uw eigen bedrijf voor. Vraag hen een probleem analyse te maken van deze situatie en vraag hen welke adviezen ze in dit geval zouden geven. Vraag hen niet alleen te adviseren over WAT er zou moeten gebeuren, maar ook HOE dit advies geïmplementeerd zou kunnen worden met welk TIJDPAD. Bedenk vooraf aan welke criteria het advies van de arbo dienst naar uw mening moet voldoen. Vraag de arbodienst expliciet wat zij van het bedrijf verwachten, bijvoorbeeld ten aanzien van communicatie (een contactpersoon binnen het bedrijf), informatievoorzieningen, afspraken over verantwoordelijkheden en het informeren van medewerkers over de afspraken met de arbodienst.

• Vraag de vertegenwoordigers van de arbodienst welke ervaring ze binnen uw branche hebben. Laat ze voorbeeldprojecten uit de branche presenteren (eventueel met referenties). • Vraag de vertegenwoordigers van de arbodienst welke ervaring ze hebben met een voor uw bedrijf relevant thema (bijvoorbeeld het thema werkdruk of diverse werkzaamheden met diverse risico’s). Vraag naar voor beeldprojecten (eventueel met referenties). • Vraag de arbodeskundige: wat vindt u kenmerkende problemen in onze sector? Geef eens enkele praktijkervaringen hoe u deze problemen heeft aangepakt in andere bedrijven of soortgelijke organisaties? Welke aanpak koos u en wat was het resultaat?


A R B O

W O N EN

Bijlage 3. Kwaliteitseisen arbodienstverlening Eén van de afspraken uit het arboconvenant wonenbranche is het formuleren van kwaliteitseisen voor arbodienstverlening. Het formuleren van deze eisen helpt het bedrijf om kwalitatief goede dienstverlening in te kopen. Dat betekent een wezenlijke bijdrage aan optimaliseren van arbeidsomstandigheden en het verminderen en voorkomen van verzuim. Als u verwachtingen helder formuleert, is de arbodienst in staat om haar toegevoegde waarde aan te tonen. De arbodienst kan op haar beurt eisen aan uw bedrijf stellen. Arbodienstverlening kan alleen effectief zijn wanneer ook binnen uw bedrijf heldere afspraken zijn gemaakt en worden bewaakt. In deze bijlage vindt u een uitwerking van kwaliteitseisen en bijbehorende prestatieindicatoren. U kunt zelf de score op de prestatie-indicatoren normeren. Deze normering vormt de basis voor het jaarlijks op te stellen Service Level Agreement.


A R B O

W O N EN

Proces eisen

Prestatie-indicatoren

Normering

Informatievoorziening/tijdigheid 1 On line ziek en hersteld melden bij arbodienst

Aantal keren dat on line melding niet mogelijk bleek

2 Tijdig contact (telefonisch of bezoek) met

Percentage waarbij tussen de ziekmelding en het (telefonische of bezoek-)contact maximaal 5 werkdagen zit, uit een aselecte steekproef van 100 per kwartaal

Tenminste 90% is binnen 2 werkdagen

Percentage volledig ingevulde formulieren (aanwezigheid van 4 gevraagde categorieën) in een aselecte steekproef van 25 per kwartaal

Tenminste 90% is volledig ingevuld

Percentage schriftelijke terugkoppelingen binnen 2 werkdagen uit een aselecte steekproef van 25 per kwartaal

Tenminste 90% is binnen 2 werkdagen teruggekoppeld

Percentage waarbij tussen verzoek tot spreekuurcontact en daadwerkelijke uitvoering maximaal 5 werkdagen zijn verstreken uit een aselecte steekproef van 25 per kwartaal

Tenminste 95% binnen 5 werkdagen

• leidinggevenden zijn bekend met mogelijkheid • leidinggevenden kunnen vooraf overleggen met bedrijfsarts

• 100% bekend • 80% van afspraken kunnen nakomen

Percentage uiterlijk in week 6 aangeleverde probleemanalyses en reïntegratieadviezen over het boekjaar

100% tijdigheid

Percentage tijdige meldingen (na 42 weken ziekte) over het boekjaar

100% tijdigheid

verzuimende medewerker na ziekmelding

3 Na elk spreekuurcontact schriftelijke terugkoppeling met daarin tenminste info over: • mate van arbeidsgeschiktheid + onder welke conditie kan iemand wel arbeid verrichten • inschatting arbeidsgerelateerd verzuim (ja, nee, gedeeltelijk) • voorgestelde actie/noodzaak tot interventie • signalering vangnetgevallen, Ambergevallen, regresgevallen en subsidiemogelijkheden

4 Tijdige schriftelijke terugkoppeling van spreekuurcontact

5 Korte periode tussen verzoek tot spreekuur en uitvoering spreekuur

6 Mogelijkheid om voorafgaand aan een spreekuur op verzoek van leidinggevende en/of bedrijfsarts onderling te overleggen

7 Bedrijfsarts is beschikbaar voor telefonisch overleg op afgesproken tijdstippen

8 Tijdige probleemanalyse en reïntegratieadvies in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter

9 Tijdige melding aan het UWV


A R B O

W O N EN

Proces eisen


Normering

Aantal malen dat afgesproken doorlooptijd buiten de schuld van het bedrijf niet gehaald wordt

Afhankelijk van het aantal projecten waarvoor een doorlooptijd wordt afgesproken

• compleet en tijdig overzicht • verzuimregistratie en -analyse volgens de eisen van eenduidige verzuimregistratie arbo convenant • aantal geadviseerde interventies • aantal ingezette interventies • aantal gemelde beroepsziekten • aantal bezoeken preventiespreekuur

Beschikbaarheid uiterlijk na 3 weken van het voorafgaande kwartaal, voor werkgever en OR

• aanwezigheid van genoemde onderwerpen • tijdigheid

• beschikbaarheid van jaar-

Informatievoorziening/tijdigheid 10 Afspraken over en bewaking van doorlooptijden van projecten zoals RI&E, PMO, etc.

11 Elk kwartaal een verzuim analyse met daarin: • • • • •

verzuimpercentage verzuimfrequentie gemiddelde verzuimduur verzuimoorzaken mogelijkheid om te specificeren naar functie, afdeling, leeftijd, geslacht, dienstverband • geadviseerde en ingezette interventies om verzuimduur te bekorten Waarborgen privacy bij kleine ondernemingen

12 Een jaarverslag met daarin: • een verantwoording van de uitgevoerde werkzaamheden • het effect van de uitgevoerde werkzaamheden • een voorstel voor verdere optimalisatie

verslag uiterlijk 1 maand na het voorafgaande jaar, voor werkgever en OR • tweemaal per jaar overleg tussen vaste contactpersonen

13 Op verzoek van het bedrijf meewerken aan

Tijdige en juiste gegevensverstrekking

met werkgever en met OR

vergelijkend onderzoek in het kader van het arboconvenant

14 Op verzoek van het bedrijf meewerken aan

Tijdige en juiste gegevensverstrekking

monitor-onderzoek arboconvenant

15 Kennis, opgedane ervaringen en succesverhalen van het kennis- en expertisecentrum van het arboconvenant gebruiken en integreren in de eigen arbodienstverlening

16 Werkgever, OR en werknemers wijzen op

Aanwezigheid privacyreglement

0% klachten van medewerkers over schending privacy

Aanwezigheid rapportage

Afhankelijk van afspraak over aantal overleggen 100%

aanwezigheid privacyreglement

17 Voldoen aan wettelijke bepalingen rondom advisering en informatievoorziening aan OR in WOR en Arbowet door: • jaarlijkse rapportage van contacten met OR, aan OR • overleg met de OR

Aantal malen overleg met de OR


A R B O

W O N EN

Proces eisen


Normering

Factuur gespecificeerd

100%

Aantal noodzakelijke factuurcorrecties na controle

Afhankelijk van factureringstermijn

Beschikbaarheid op afgesproken tijdstippen

Meer dan 95% beschikbaarheid

Facturering 1 Gespecificeerde factuur op basis van verrichtingen per discipline

2 Correcte facturen

Personeel 1 Een vast beslissingsbevoegd aanspreekpunt voor inhoudelijke zaken Een vast beslissingsbevoegd aanspreekpunt 2 voor financiële en administratieve zaken

3 Een vaste bedrijfsarts met gegarandeerde beschikbaarheid

4 Vaste arbo-adviseurs en verzuimconsulenten/ controleurs

5 Een vaste vervanger in geval van arbeids ongeschiktheid of vakantie van de vaste bedrijfsarts

6 Inspraak bij noodzakelijke of gewenste vervanging bedrijfsarts, arbo-adviseur of verzuimconsulent/controleur

• tijdigheid overleg vooraf • adequate overdracht na vervanging

7 Vaste bedrijfsarts, adviseurs en consulenten werken effectief samen in een bedrijfsaccountteam


A R B O

W O N EN

Proces eisen


Normering

• aanwezigheid protocol • overleg met bedrijf over protocol

Aanwezigheid van en overleg over protocol

• aanwezigheid protocol • overleg met bedrijf over protocol

Aanwezigheid van en overleg over protocol

Ketendienstverlening 1 Geprotocolleerde samenwerking met behandelaars en reïntegratiebedrijven

2 Geprotocolleerde samenwerking met eventuele verzekeraar

3 Inspraak bij keuze behandelaar/reïntegratiebedrijf (en keuzemogelijkheden beschikbaar)

4 Doorverwijzing naar reïntegratiebedrijf, gericht op effectiviteit, kwaliteit, snelheid en efficiency

5 Goede samenwerkingsafspraken met UWV en aanvragen REA-subsidies

Aanwezigheid van afspraken met meerdere reïntegratiebedrijven voor specifieke ziektebeelden • slagingspercentage • tevredenheid betrokken werknemer en werkgever • snelheid • kosten reïntegratie-traject • aantoonbaar goede contacten • aantal aangevraagde en toegekende aanvragen REA-subsidie

• 100% van de klachten in na behandeling teruggekoppeld aan de klager • 80% naar tevredenheid opgelost

• aanwezigheid evaluatieformulieren • aanwezigheid jaarlijkse rapportage over de klanttevredenheid aan werkgever en OR

• 100% van de klachten in na behandeling teruggekoppeld aan de klager • 80% naar tevredenheid opgelost

Tevredenheid dienstverlening 1 Tevredenheid over de dienstverlening bij betrokken werknemers en werkgever door invullen van een evaluatieformulier, gericht op klanttevredenheid: • na ieder reïntegratie-traject door werkgever en werknemer • na ieder project (bijvoorbeeld RI&E, PMObezoek) door de werkgever en OR

2 Klachtenprocedure voor werkgever en werknemer

• snelheid reageren op en afhandelen van klachten • aantal naar tevredenheid van werkgever, werknemer en OR afgehandelde klachten


A R B O

W O N EN

Proces eisen


Normering

Eisen aan uitvoering RI&E 1 Bij uitvoering RI&E koppeling maken met verzuimoorzaken

2 Effectieve advisering over plan van aanpak RI&E: inzicht verschaffen welke maatregelen het meeste rendement zullen hebben m.b.t. vermindering verzuim

3 Gebruik maken van bestaand materiaal

• beschrijving van relatie tussen verzuimoorzaken en geïnventariseerde risico’s • aantoonbare, significante bijdrage van bedrijfsarts aan totstandkoming RI&E • bij uitvoering RI&E door arbodienst: gebruik maken van ontwikkelde branchespecifiek RI&E-instrument • kosten-baten analyse van arbo maatregelen • implementatie-advies voor het plan van aanpak • bij advisering gebruik maken van relevante kennis uit het kennis- en expertisecentrum arboconvenant en het te ontwikkelen hand boek maatregelen fysieke belasting en het handboek maatregelen psycho-sociale belasting • tevredenheid over RI&E-advisering, door het invullen van een evaluatieformulier door werkgever en OR Bij herijken of nieuwe RI&E aantoonbaar meenemen van: • uitgevoerde werkplekonderzoeken • PMO-resultaten • verzuimanalyses • eerder uitgevoerde RI&E’s • kennis verkregen via arbeidsomstandigheden spreekuren

Eisen aan uitvoering PMO onderzoek 1 Advies over inhoud PMO op basis van de RI&E

Aanwezigheid van uitgewerkt PMO-advies in RI&E

2 Gerichte advisering n.a.v. PMO-onderzoek

• terugkoppeling van resultaten op: - individueel niveau (brief aan medewerker) - groepsniveau (rapportage) • vergelijking maken met eerder uitgevoerde PMO zowel op individueel als op groepsniveau • vergelijking met een referentiebestand uit de branche • invullen van evaluatieformulier na PMOproject door werkgever en OR


A R B O

W O N EN

Proces eisen


Normering

Aantal voorgestelde interventies

90% bevat de gevraagde informatie

Eisen aan verzuimbegeleiding 1 Afspraken over procedures, stappen en verantwoordelijkheden in de verzuimbegeleiding: • afstemming op het verzuimreglement van het bedrijf • afstemming op de checklist verzuimprocedure in het kader van het arboconvenant

2 Advisering over voorkomen langdurig verzuim door voorstellen van gerichte interventies: • inzicht geven in verwachte vermindering verzuimdagen • globale kosten/baten analyse • informatie over noodzakelijke condities om weer te kunnen werken

3 Monitoren van effect verzuimbegeleiding en

Vermindering verzuimpercentage

interventies

4 Gebruik van specifieke protocollen voor lage rugklachten en psychosociale problematiek en evt. ontwikkeling van branchespecifieke protocollen

• monitoren van de naleving van deze protocollen • ontwikkelen van eventueel branchespecifieke protocollen

5 Pro-actieve houding

• benaderen van P&O, leidinggevenden en OR buiten de reguliere overlegmomenten • adviseren over noodzakelijke verbeteringen

6 Effectief Sociaal Medisch Team (SMT)-overleg

• aanwezigheid agendavoorstel voorafgaand aan elk SMT- overleg • werknemer wordt vooraf om toestemming gevraagd voor behandeling casus • geheimhoudingsplicht leden SMT en medisch beroepsgeheim arts

door agenda voorstel van arbodienst voorafgaand aan elk SMT overleg. Inhoud agenda tenminste: • te bespreken medewerkers • aandachtspunten arboen verzuimbeleid

100%


A R B O

W O N EN

Colofon

Uitgave: Arbo Wonen T (030) 602 01 70 www.werkeninwonen.nl

www.cbwmitex.nl

Helpdesk (030) 602 01 70 Communicatieconcept & realisatie: www.dekleuver.nl 2009

www.cnvdienstenbond.nl

www.fnvbondgenoten.nl

www.hbd.nl

www.woonwerk.org

Praktijkvoorbeelden Handreiking voor werkgevers Zelfstandig inkopen arbodienstverlening

Recommend Documents