Vergadering: Agendanummer: Status: Portefeuillehouder: Behandelend ambtenaar E-mail:
8 februari 2011 14 Besluitvormend P.H. Broeksma Thomas Pruim, 0595-447787
[email protected] (t.a.v. Thomas Pruim)
Aan de gemeenteraad, Onderwerp: Vervanging materieel Beheer & Onderhoud Voorgestelde besluit: De raad besluit in te stemmen met de vervanging van een vrachtauto, een tractor een houtversnipperaar voor de eenheid Beheer & Onderhoud. Hierbij te kiezen voor koop en hiervoor een totaalbedrag ad € 245.810 beschikbaar te stellen. Inhoud: Volgens de investeringslijst zou in 2007 de tractor en houtversnipperaar al vervangen moet zijn. De afgelopen drie jaar is de vervanging steeds uitgesteld in afwachting van de ontwikkeling bij Beheer en Onderhoud. Echter de tractor en houtversnipperaar zijn nu in een dusdanige staat dat het met het oog op de bedrijfsvoering niet meer verantwoord is om de vervanging langer uit te stellen. Daarnaast is het lease contract van de vrachtauto afgelopen en kan gezien de leeftijd (8 jaar) niet meer verlengd worden. Dit heeft vooral te maken met de scherpere milieumaatregelen en de hoge onderhoudskosten. In deze notitie wordt op basis van argumenten aangegeven welke vrachtauto, tractor en houtversnipperaar de voorkeur geniet om aan te schaffen en of dit geleasd of beter gekocht kan worden. Alvorens wij ingaan op het keuzevoorstel nog iets over het inkoopproces. Voordat er offertes zijn aangevraagd is een aantal mogelijkheden afgetast of er mogelijk in de vorm van samenwerking, gezamenlijke inkoop mogelijke voordelen waren te behalen. In dit verband is er contact gezocht met de gemeente Groningen, met name de Milieudienst, en met de BMW-gemeenten Bedum en De Marne.
1
De Milieudienst Groningen was wel gestart met drietal her-aanbestedingen, op het gebied van het winterdienst-materieel, op het terrein van pers- en volumecontainers, en voor kleine, zuigende, veegmachines. Dit was echter in een zodanig stadium dat we niet meer mee konden liften. Wij hebben aangegeven interesse te hebben om mee te liften bij een inschrijving voor vervanging tractie. Voor 2011 zijn er weer inschrijvingen die voor de gemeente Winsum interessant kunnen zijn. In de gemeente Bedum zou een vrachtwagen moeten worden vervangen, maar deze investering wordt eerst doorgeschoven. De reden hiervan is dat de toekomstvisie voor de buitendienst nog niet is vastgesteld. Het is hierbij mede wachten op eventuele stappen vanuit de samenwerking. Voor de gemeente De Marne is vervanging op dit moment niet aan de orde. De huidige vrachtwagen kan volgens het investeringsprogramma vervangen worden in 2013. Voor de vervanging zoals aangegeven zijn er voor Winsum op dit moment geen alternatieve mogelijkheden voorhanden om eventuele inkoopvoordelen te behalen. Keuzevoorstel Vervanging vrachtwagen met laadkraan De vrachtwagen (Merk MAN met een capaciteit van 6,9 ton) wordt dagelijks ingezet voor het onderhoud aan de verharding, wegbermen,openbaar groen incl begraafplaatsen, straatmeubilair, reiniging, brandweer, openbare gebouwen, calamiteiten of gladheidbestrijding. Onderzocht is wat voor het zo efficiënt mogelijk uitvoeren van deze werkzaamheden de capaciteit en de wendbaarheid van de vrachtwagen zou moeten zijn. Daarnaast is gekeken naar het milieu-, veiligheids- en geluidsaspect. Ook is gekeken naar de toekomst, zoals de mogelijkheid van samenwerking in BMWverband en bijvoorbeeld afvoer van organisch afval naar een biovergistingsinstallatie. Alles meegewogen is de beste keuze een MAN D20. Deze auto voldoet aan de hoogste milieueisen die er op dit moment zijn. Dit houdt in Euro 5 met EEV. Ten opzichte van de huidige vrachtwagen heeft deze wagen 60 % minder uitstoot van stikstofoxide en 70% minder uitstoot fijnstof (roetdeeltjes). Andere zaken die de doorslag voor deze auto hebben gegeven zijn de zeer goede wendbaarheid en de stilte van de motor. Daarnaast ligt het laadvermogen 30% hoger. De wagen is uitgerust met een Lisa – 2 Alert systeem dat fietsers en voetgangers naast de afslaande auto waarschuwt met behulp van een pieper. Ook is de auto uitgerust met meerdere camera’s die het zicht naar voren, aan de zijkant en achter verder verbeteren. Op basis van het bovenstaande zijn voor de aanschaf van de vrachtwagen (MAN D20) drie offertes gevraagd. Als laagste heeft ingeschreven Sommerauer uit Westerbroek voor een bedrag € 189.910,-- (excl. BTW).
2
Vervanging houtversnipperaar. Het versnipperen van takken en niet al te zware boomstammen gebeurt bij beheer en onderhoud met een mobiele houtversnipperaar. Hierdoor kan ter plaatse versnipperd worden. Waardoor er veel minder transportbewegingen hoeven plaats te vinden. De huidige machine is meer dan 10 jaar oud en versleten en dus niet meer inzetbaar. Op dit moment wordt zelfs uit nood een machine ingehuurd van Ability. Uitgangspunt voor de vervanging van de snippermachine is dat deze duurzaam, degelijk, ergonomisch en veilig moet zijn. In totaal zijn er vier offertes gevraagd. Drie voor het merk Jensen en één voor het merk Vandaele. Ondanks dat het merk Vandaele iets duurder is, is de keuze toch op deze machine gevallen. Deze machine heeft namelijk als belangrijke kenmerken dat: • De messen niet geslepen hoeven te worden. • Ingeval van schade door ijzer of stenen de messen afzonderlijk zijn te vervangen; • Zeer weinig smeerpunten heeft; • Uitgerust is met een antistress-systeem, dit voorkomt overbelasting van de aandrijfmotor; • Eenvoudig dagelijkse onderhoud nodig heeft; • Door de ergonomische bouw van de invoertrechter de takken vlot en gemakkelijk ingebracht kunnen worden. Vooral de hoge mate van veiligheid (nieuw concept veiligheidsbeugel) voor de medewerkers en de lage onderhoudskosten hebben de doorslag gegeven in de keuze. De totale kosten die gemoeid zijn met de vervanging van de houtversnipperaar bedragen € 18.650,--. Vervanging tractor. De huidige tractor dateert uit 1997 en is technisch aan vervanging toe. De tractor wordt ingezet voor gladheidbestrijding, transport van bouwstoffen en hout versnipperen. Er is naar verschillende merken tractoren gekeken. Geconcludeerd is dat de John Deere met kop en schouders er boven uitsteekt. Deze tractor voldoet aan de strengste productie-, veiligheids- en kwaliteitsnormen, en is bovendien economisch, duurzaam en betrouwbaar. Op basis van het bovenstaande zijn voor de aanschaf van de John Deere drie offertes gevraagd. Als laagste heeft ingeschreven Boersma uit Groningen voor een bedrag van € 37.250,--. Financiën. Op grond van ons inkoopbeleid zijn voor alle voorgestelde vervangingen 3 offertes gevraagd. Door een gedetailleerde offerteaanvraag behoefden de offertes alleen nog maar beoordeeld te worden of ze voldeden aan de voorwaarden en konden daarna worden beoordeeld op basis van de laagste prijs.
3
Hierna zullen we eerst ingaan op de ontvangen offertes, daarna op de beschikbare middelen, de keuze voor koop/lease en tot slot over de wijze van dekking van dit voorstel. 1. Offertes. In totaal hebben we het in dit voorstel over een drietal vervangingen. Op grond van een beoordeling van de offertes komen we tot het volgende voorstel: a. Vrachtwagen: € 189.910 (Sommerauer Trucks) b. Tractor: € 37.250 (Boersma Groningen); en c. Houtversnipperaar: € 18.650 (Hooghiemstra). 2. Beschikbare middelen. Zoals al eerder genoemd is in de begroting rekening gehouden met bepaalde investeringsbedragen (tractor en houtversnipperaar). Daarnaast werd de huidige vrachtwagen geleasd. Deze lease is gestart in 2002 en mede door de invoering van het BTW-compensatiefonds in 2003 is toen voor lease gekozen. Immers bij aankoop in 2002 kon er geen BTW worden gecompenseerd, terwijl bij de leaseconstructie de BTW over de leasetermijnen over de jaren 2003-2010 wel kon worden gecompenseerd. Nu staan we wederom voor deze keuze. Lease heeft zowel voor- als nadelen. Het grote voordeel van de BTW is er nu niet meer. Nu zitten de voordelen meer in de bedrijfszekerheid (vervanging bij calamiteiten, makkelijker overstappen (geen vervangingskredieten), geen risico’s bij onderhoudskosten en de uitbestede zorg voor het materieel. Nadeel is met name de iets hogere prijs. Met de hogere prijs worden dus wat nadeeltjes van eigen materieel afgekocht. De beschikbare budgetten vanuit de begroting 2011 zijn als volgt: Bedrijfsvoering B&O, ramingen begroting 2011
Vrachtauto - leasekosten - brandstofkosten
Tractor - kapitaallasten - onderhoud, enz.
Houtversnipperaar - kapitaallasten - onderhoud, enz.
2011
2012
2013
2014
2015
36.384 4.400 40.784
36.384 4.400 40.784
36.384 4.400 40.784
36.384 4.400 40.784
36.384 4.400 40.784
3.630 5.274 8.904
5.082 5.274 10.356
4.901 5.274 10.174
4.719 5.274 9.993
4.538 5.274 9.811
2.017 2.300 4.317
2.823 2.300 5.123
2.723 2.300 5.023
2.622 2.300 4.922
2.521 2.300 4.821
4
3. Keuze voor koop of voor lease Zoals al aangegeven werd de keuze in 2002 nog beïnvloed door de BTW. Deze invloed is er nu niet meer. Nu moet de keuze worden gemaakt op basis van bedrijfsvoerings- en financiële argumenten. Bij de bedrijfsvoeringsargumenten spelen zaken als: gemakkelijk en handig (ook bij vervangingen); vervangend materieel is begrepen in leasebedrag, daarom minder risico voor wat betreft de bedrijfsvoering; Bij de financiële argumenten spelen zaken als: risico’s voor wat betreft de onderhoudskosten; er is sprake van langdurige leasecontracten; in leasebedrag vergoeding voor administratiekosten en risico’s; risico’s voor wat betreft de vervangingskosten; na afloop leasetermijn gemeente niet automatisch eigenaar. Het omschrijven van de risico’s bij de bedrijfsvoering is lastig. De ervaring van de afgelopen jaren is dat er erg weinig sprake is van langdurige uitval van het materieel. Slechts bij ongevallen met grote schade is daarvan sprake. Overkomt je dat, dan is lease waarschijnlijk goedkoper. Als dat gebeurt is de kans namelijk groot dat er toch tijdelijk moet worden voorzien in vervangend materieel om de bedrijfsvoering gaande te houden. Tijdelijk gebruik van materieel is vaak erg duur. Is er geen sprake van langdurige uitval, dan is koop waarschijnlijk goedkoper. Zoals vaak in dit soort kwesties wordt het pas achteraf duidelijk of deze juiste keuze is gemaakt. Onderstaand de kosten van beide opties voor het te vervangen materieel: VRACHTAUTO: Bedragen x 1.000 euro || rente: Investering/activiteit
5,0 %
JAARLAST
Invest. Afschr. Invest.
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
23,7
32,0
30,9
29,7
28,5
27,3
26,1
24,9
13,3
13,3
13,3
13,3
13,3
13,3
13,3
13,3
Banden
1,5
1,5
1,5
1,5
1,5
1,5
1,5
1,5
Verzekering
4,2
4,2
4,2
4,2
4,2
4,2
4,2
4,2
Brandstof
5,0
5,0
5,0
5,0
5,0
5,0
5,0
5,0
Houderschapsbelasting
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
48,2
56,5
55,4
54,2
53,0
51,8
50,6
49,4
54,4
54,4
54,4
54,4
54,4
54,4
54,4
54,4
54,4
54,4
54,4
54,4
54,4
54,4
54,4
54,4
jaar
termijn
bedrag
Aankoop Offerte Sommerauer Trucks
2011
8
Onderhoud
Jaarlasten aankoop
190
Lease Auto + kraan + klem + kipper Jaarlasten lease
5
TRACTOR: Bedragen x 1.000 euro || rente:
5,0 %
Investering/activiteit
JAARLAST
Invest. Afschr. Invest. jaar
Aankoop Offerte Boersma Groningen
termijn
2011
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
bedrag
9
37
Onderhoud Verzekering Brandstof Jaarlasten aankoop Huur (incl. onderhoud/vervanging) Tractor Jaarlasten lease
4,1
5,8
5,6
5,4
5,2
5,0
4,8
4,6
4,3
1,8 0,9
1,8 0,9
1,8 0,9
1,8 0,9
1,8 0,9
1,8 0,9
1,8 0,9
1,8 0,9
1,8 0,9
0,9
0,9
0,9
0,9
0,9
0,9
0,9
0,9
0,9
7,6
9,3
9,1
8,9
8,7
8,5
8,3
8,1
7,8
8,4
8,4
8,4
8,4
8,4
8,4
8,4
8,4
8,4
8,4
8,4
8,4
8,4
8,4
8,4
8,4
8,4
8,4
HOUTVERSNIPPERAAR: Bedragen x 1.000 euro || rente: Investering/activiteit
5,0 %
JAARLAST
Invest. Afschr. Invest. jaar
termijn
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
bedrag
Aankoop Offerte Hooghiemstra
2011
9
2,1
2,9
2,8
2,7
2,6
2,5
2,4
2,3
2,2
Onderhoud
1,0
1,0
1,0
1,0
1,0
1,0
1,0
1,0
1,0
Verzekering
0,8
0,8
0,8
0,8
0,8
0,8
0,8
0,8
0,8
Brandstof
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
4,3
5,2
5,0
4,9
4,8
4,7
4,6
4,5
4,4
5,1
5,1
5,1
5,1
5,1
5,1
5,1
5,1
5,1
5,1
5,1
5,1
5,1
5,1
5,1
5,1
5,1
5,1
Jaarlasten aankoop
19
Huur (incl. onderhoud enz.) Houtversnipperaar Jaarlasten lease
De kosten van koop liggen gemiddeld iets lager dan de leasekosten. Hierbij moet een inschatting worden gemaakt van met name de onderhoudslasten (brandstof en verzekering zijn te berekenen). Wij stellen voor, gelet op met name financiële gronden, te kiezen voor koop. 4. Dekkingsvoorstel Met de consequenties van de uitgebrachte offertes in beeld, en dit vergeleken met de aanwezige gemeentelijke budgetten, kunnen we ook iets zeggen van de omvang van de financiële gevolgen van dit voorstel.
6
In onderstaand overzicht ziet u deze in beeld: Bedrijfsvoering B&O, dekkingsplan vervanging B&O
Vrachtauto Lasten vlgs voorstel Beschikbaar begroting
Tractor Lasten vlgs voorstel Beschikbaar begroting
Houtversnipperaar Lasten vlgs voorstel Beschikbaar begroting
Totaal hogere lasten Totaal lagere lasten
2011
2012
2013
2014
2015
48.239 40.784 -7.455
56.547 40.784 -15.763
55.360 40.784 -14.576
54.173 40.784 -13.389
52.987 40.784 -12.203
7.639 8.904 1.265
9.294 10.356 1.061
9.088 10.174 1.087
8.881 9.993 1.112
8.674 9.811 1.138
4.322 4.317 -5
5.151 5.123 -28
5.048 5.023 -25
4.944 4.922 -22
4.840 4.821 -19
6.195 0
14.730 0
13.514 0
12.299 0
11.084 0
Voor alle jaren is sprake van hogere lasten. Dit is ook verklaarbaar. De investeringskredieten zijn al vanaf het jaar 2007 niet geïndexeerd. Daarnaast zijn de eisen waaraan voertuigen moeten voldoen (o.a. milieu en arbo) strenger geworden. Vooral de nieuwe vrachtwagen geldt dat deze groter is, meer capaciteit heeft en beter geëquipeerd is dan de oude. Hiertegenover staat dat in de kredieten rekening was gehouden met een aanhangwagen, terwijl deze nu niet wordt vervangen en dus niet in de kosten zit. Tot slot gaan we deels weer terug van lease naar koop. Ook hierin zit een voordelig prijsverschil. Per saldo is er sprake van hogere lasten. Voorgesteld wordt deze lasten voor het jaar 2011 ten laste van de post onvoorzien incidenteel 2011 te brengen, maar ze bij de kadernota 2011 structureel in te brengen door ze voorlopig in mindering te brengen op het begrotingssaldo. Bijzonderheden Behalve de termijn van gestandhouding van de offerte speelt ook het beperken van de periode van inhuur een belangrijke rol. Het hele traject heeft erg lang geduurd. Van de meeste offertes is de geldigheidsduur verstreken. Met de voorgestelde leveranciers is telefonisch contact geweest over de uitgebrachte offerte. Alle drie de leveranciers hebben toegezegd dat de geoffreerde bedragen gehandhaafd blijven als er uiterlijk in januari 2011 een definitief besluit ligt.
7
Gerekend moet worden op een leveringstermijn voor de vrachtwagen met de opbouw van de kraan van ca 6 maanden. De tractor en de houtversnipperaar zijn na opdrachtverstrekking leverbaar. Voor de uitvoering zal zo snel mogelijk na besluitvorming opdracht worden verstrekt. Tot slot iets over de uitvoering Z.s.m na besluitvorming zal de opdracht worden verstrekt. Behalve de termijn van verstandhouding van de offerte speelt ook zo kort mogelijk houden van de periode van inhuur hierbij een rol. Gerekend moet worden op een leveringstermijn voor de wagen en de opbouw van de kraan van ca.6 maanden.
Achterliggende documenten: Uitgebrachte offertes voor het te vervangen materieel.
Burgemeester en wethouders van Winsum, P. van der Zaag, waarnemend burgemeester drs. R.J. Bolt, secretaris
8
Agendanummer: 14 Vergadering: 8 februari 2011 De raad van de gemeente Winsum; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders; gelet op het bepaalde in de Gemeentewet:
besluit:
1. akkoord te gaan met de vervanging van een vrachtauto, tractor en houtversnipperaar; 2. voor de vervanging te kiezen voor koop; 3. een investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 245.810,4. dit bedrag lineair af te schrijven in resp. 8 jaar (vrachtauto) en 9 jaar (tractor + houtversnipperaar); 5. het tekort in de exploitatie in 2011 tot een bedrag van € 6.195,- te dekken door een verlaging van de post Onvoorziene uitgaven 2011, incidenteel; 6. de structurele gevolgen van dit voorstel mee te nemen in de kadernota 2011. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Winsum in zijn openbare vergadering van 8 februari 2011 De raad voornoemd,
voorzitter,
griffier,
9
Begrotingswijziging 2011 Deze begrotingswijziging maakt onderdeel uit van het B&W-voorstel met als Onderwerp en Datum: Vervanging materieel B&O 8 december 2010 Initiatief nemende afdeling :
Ruimte, B&O
Budgethouder :
Thomas Pruim
Aard mutatie
Investering
Soort mutatie :
Incidenteel
Tijdsplanning budget/krediet :
2011
Wijzigingen binnen de Begroting:
Kostenplaats Omschrijving
Kostensoort
4.204.2110 6.922.1010
4343.1000 4000.0000
Vrachtauto, lease Onvoorziene uitgaven
Lasten Baten Saldo exploitatie exploitatie exploitatie
0
0
6.195 -6.195 0 0 0 0 0 0 0
Verhoging Balans
Verlaging Balans
Saldo Balans
0
189.910 37.250 18.650 0 0 0 0 245.810
6.195 -6.195
Alle mutaties worden hier niet in beeld gebracht. Voor het overige Is er sprake van veel verschuivingen. Totalen begrotingswijziging
Balansmutaties : Interne Order (Investering/ Omschrijving Reserve)
Kostensoort
7.990.006 7.990.007 7.990.008
4333.2000 4333.2000 4333.2000
Vrachtauto Tractor Houtversnipperaar
Totalen begrotingswijziging
Inhoudelijke toelichting op de begrotingswijziging:
189.910 37.250 18.650
245.810
