Op welk niveau beheers/plan ik mijn project?
PMI Programmagroep Planning 21 maart 2007 Gerard Bakker & Ed van der Tak
Agenda ◦ Introductie Programmagroep Planning ◦ Introductie model “niveau van plannen” ◦ Probeer het zelf! ◦ Uitleg en vragen
De Programmagroep Sinds 1 jaar actief Vaste kern deelnemers Gestelde doelen: “Bekendheid en bewustwording Planning” “Vraagbaak voor de Projectmanager” “Praktische tools en informatie”
De Programmagroep Waarom het niveau van Plannen? Eerste aanleiding “wat is een goede planning” Eén van de belangrijkste aspecten en vaak voorkomend dilemma is het (benodigd) niveau van plannen en daaraan gekoppeld het niveau van rapporteren
Wie bent u? Wie van u is programma manager? Project manager? Project planner? Wie van u stelt altijd een planning op? Waarom wel, waarom niet? Wie van u stelt u uw planning op in meerdere niveaus? Wie van u onderhoudt deze planning gedurende het project?
Wat verwacht u?
Wat is planning? “een continue proces waarin wordt geïdentificeerd welke middelen, mensen en acties er nodig zijn om een doel te bereiken”
Planningsvormen? Contract of Project Brief
WBS/PBS
Barchart (Gantt chart)
PERT-diagram
Processchema
S-curve
Tijd/weg diagram
Faseringsdraaiboek
Capaciteitsoverzicht
Visgraatmodel (relationeel)
Actie- en Statuslijsten (of databases)
Tijd-locatie diagram Objecten
Planning
TRACE KM
2005 jan feb mrt apr mei jun jul
2005 aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul
0.0 Te verleggen K&L tracé
Activiteit 1 5 dagen
Activiteit 2 2 dagen
Activiteit 4 2 dagen
Activiteit 3 4 dagen
A222 0.5
1.0
Viaduct 1 1.5 Nieuw aansluitingen kleine weg
Oude (te amoveren) kleine weg
Nieuwe aansluiting Kleine weg
2.0 2.5 3.0
Activiteit 5 10 dagen
Vaart Aquaduct Grote vaart
3.5
4.0
4.5
Act 1
Act 3 Act 2
Noordelijke toerit Noordelijk deel Zuidelijke toerit
5.0
5.5
Act 4
6.0
Act 5
6.5
Grondverwerving Werkzaamheden A222 Oost & Westbaan
Act 6
Amvoren oude weg
Act 7
Act 8
Omleggen K&L
Tijdlocatie
Gereed
Zuidelijk deel
aug sep okt nov dec
derden aansturen (meerwerk-) onderbouwen Wat kan
inzicht creëren voortgang meten planning?
doorlooptijd bepalen capaciteit inschatten informatie ontsluiten afwijkingen aantonen risico’s benoemen
communiceren status rapporteren scope beheersen simuleren kritieke pad bepalen overzicht behouden
earned value berekenen
budget inschatten
Ja, maar niet allemaal op Allemaal hetzelfde niveau! Wat kan planning?
in
één planning?
Vragen tot nu toe?
De Niveaus 1
2
3
4
5
1. Contract (Mijlpalen) 9 contract bijlage met (op)leverdata. 9 bevat alleen start of einddata 9 zegt niets over werkvolgorde, prioriteiten, benodigde capaciteit etc. 9 geen beheersniveau, alleen kaders
1. Contract (Mijlpalen) Presentatie : Lijst van start- of einddata op 1 A4 document (< 20 regels) Tijdsbesteding : Ca. 0,5 dag, weinig onderhoud Tools : bv Word
2. Hoofdfasen 9 engineering, inkoop, fabricage, montage etc. 9 onderlinge Eind > Start relaties en benodigde capaciteit (indicatief). 9 prioriteiten en kritiek paden in relatie tot de opgenomen mijlpalen. 9 In plaats van fasen kan ook worden gepland in hoofdcomponenten cq. systemen
2. Hoofdfasen Planningsvormen : Barchart Diagram Faseringsdraaiboek Capaciteitsoverzicht (indicatief) Visgraatmodel (relationeel) Processchema (hoofdlijnen) S-curves
2. Hoofdfasen Presentatie : A4 document van ca. 2 bladzijden (< 80 regels)
Tijdsbesteding : Ca. 2 dagen Enkele updates
2. Hoofdfasen Tools : Word Powerpoint Excel (grafieken) Planningsoftware (klein)
Bouwen nieuw viaduct
ike r
Ec o-d u
M ver aken zor n gin ieuw gs e pla ats
2. Hoofdfasen
Realiseren nieuwe A16
Saneren oude verzorgingsplaats
HSL Fly-over voor HSL shuttel
Amoveren oude A16
Overzicht te realiseren werkzaamheden / objecten deel HSL-A16 traject
3. Deelfasen 9 verdere detaillering van hoofdfasen (beslis momenten) 9 doorlooptijden, relaties en benodigde capaciteiten kunnen beter worden onderbouwd 9 nauwkeuriger inplannen, beheersen en aansturen 9 In plaats van fasen kan ook worden gepland in deelcomponenten cq. systemen
3. Deelfasen Planningsvormen : Barchart Diagram Faseringsdraaiboek Capaciteitsoverzicht (indicatief) Visgraatmodel (relationeel) Processchema (hoofdlijnen) S-curves
PERT Diagram
3. Deelfasen Presentatie : A4 document van ca. 4 - 6 bladzijden (< 300 regels)
Tijdsbesteding : Ca. 1 week Regelmatige updates
3. Deelfasen Tools : Word Powerpoint Excel (grafieken) Planningsoftware (medium)
Realiseren nieuwe A16
2. Hoofdfasen Grondverwerven Oplevering VO / DO Ingebruikname Realisatie
4. Detail 9 wekelijkse of dagelijkse aansturing 9 nauwkeurige onderlinge relaties 9 gedetailleerde capaciteits informatie 9 betere analyses (risico, voortgang etc) 9 duidelijke rapportages (discipline, prioriteit)
4. Detail Planningsvormen : Barchart Diagram Tijd/weg Diagram Capaciteitsoverzicht PERT Diagram Actielijsten
4. Detail Presentatie : A4 document van meer dan 10 bladzijden (> 500 regels)
Tijdsbesteding : 2 – 4 weken Continue bewaking en opvolging. Regelmatige beoordeling van aanpassingen.
4. Detail Tools : MS Word MS Powerpoint MS Excel (S-Curves) Planningsoftware (groot) Tijd/weg planningsoftware
Realiseren nieuwe A16
Realisatie
2. Hoofdfasen Uitgraven traject
Aanbrengen “zoab”
Zand inbrengen
Aanbrengen verlichting
Zetting grond
Aanbrengen belijning
Aanbrengen ‘fundament’
Aanbrengen signaleringen
Id
Taaknaam
Duur
01 Besluitvorming 20
Opstellen PvA tbv besluitvorming in AP/BP
21
1e Bepreking/besluitvorming PvA in Ambtelijk Projectberaad (AP)
19
Opstellen definitief stuk tbv besluitvorming in AP/BP
22
Begindatum
Einddatum
324 d
15 jan '07
3 jun '08
324 d
15 jan '07
3 jun '08
2007 jan 1 2
3
4
feb 5 6
7
8
mrt apr mei jun jul aug sep 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36
Opstellen PvA tbv besluitvorming in AP/BP
2w
15 jan '07
26 jan '07
3d
1 feb '07
5 feb '07
4w
5 feb '07
2 mrt '07
1e Bepreking/besluitvorming PvA in Bestuurlijk Projectberaad (BP)
3d
8 feb '07
12 feb '07
25
Opstellen collegenota en brief aan de Raad
8d
6 mrt '07
15 mrt '07
23
Bepreking/besluitvorming definiteve stukken in AP
3d
8 mrt '07
12 mrt '07
24
Bepreking/besluitvorming definiteve stukken in BP
3d
15 mrt '07
19 mrt '07
26
Besluitvorming B&W (indienen nota t/m besluitvorming)
8d
28 mrt '07
10 apr '07
Verbadering B&W 10 april07
27
Besluitvorming Raad (indienen brief t/m besluitvorming)
17 d
28 mrt '07
23 apr '07
Raadvergadering ma 23apr07
28
Informeren AB en BP m.b.t. selectie proces en ingelote aannemers
8d
18 jun '07
27 jun '07
29
Opstellen notitie t.b.v. AP/BP
4w
10 dec '07
18 jan '08
30
Behandeling door AP/BP
11 d
21 jan '08
4 feb '08
31
Opstellen gunningsadvies t.b.v. behandeling AP/BP B&W en Raad
25 d
18 feb '08
25 mrt '08
32
Behandeling AP
4w
3 mrt '08
1 apr '08
33
Behandeling BP
4w
2 apr '08
29 apr '08
2. Hoofdfasen
34
Behandeling B&W + Raad
1 mnd
6 mei '08
1e Bepreking/besluitvorming PvA in Ambtelijk Projectberaad (AP) Opstellen definitief stuk tbv besluitvorming in AP/BP 1e Bepreking/besluitvorming PvA in Bestuurlijk Projectberaad (BP) Opstellen collegenota en brief aan de Raad Bepreking/besluitvorming definiteve stukken in AP Bepreking/besluitvorming definiteve stukken in BP Besluitvorming B&W (indienen nota t/m besluitvorming) Besluitvorming Raad (indienen brief t/m besluitvorming) AB = 11jun; BP = 18jun
3 jun '08
1 Voorbereiding
109 d
13 nov '06
1 mei '07
1 Publicatie
109 d
13 nov '06
1 mei '07
1 Voorbereiding 1 Publicatie
36
Besluiten welke publicatie media
48 d
13 nov '06
31 jan '07
Besluiten welke publicatie media
37
Opstellen selectie criteria t.b.v. publicatie tekst
48 d
13 nov '06
31 jan '07
Opstellen selectie criteria t.b.v. publicatie tekst
38
Opstellen publicatie tekst
48 d
13 nov '06
31 jan '07
39
concepten gereed tbv PvA AB/BP
0d
22 jan '07
22 jan '07
3
Doorlooptijd publicatie bij uitgeverij
5d
24 apr '07
1 mei '07
59
Publicatie
0d
1 mei '07
1 mei '07
2 Benodigde documentatie 41
Bepalen welke informatie nodig is
42
Definitief maken Nota van Randvoorwaarden
44
Juridisch toetsen van de benodigde informatie
43
Opstellen beknopt informatie pakket (uitsnede masterplan)
45 48 46 47
76 d
13 nov '06
12 mrt '07
11 w
13 nov '06
9 feb '07
9w
13 nov '06
26 jan '07
10 w
13 nov '06
2 feb '07
7w
27 nov '06
26 jan '07
Inventarisatie/verzamelen van de informatie
6w
11 dec '06
2 feb '07
Beoordelen en goedkeuren benodigde documenten
38 d
18 jan '07
12 mrt '07
Analyse informatie en vaststellen manco's
2w
5 feb '07
16 feb '07
Optioneel Opstellen aanvullende nieuwe documenten
3 Tender procedure
2 Selectie +Ontwerp 5 Aanmelding en pré selectie 63
1e Aanmelding gegadigden / opvragen beknopt info pakket
64
Verzenden beknopt infopakket
65
Definitieve aanmelding gegadigden
66
Beoordeling inschrijvingen (opstelling longlist)
67
23 d
8 feb '07
60 d
13 nov '06
16 feb '07
300 d
26 mrt '07
9 jul '08
300 d
26 mrt '07
9 jul '08
35 d
2 mei '07
22 jun '07
12 mrt '07
2 mei '07
15 mei '07
2w
9 mei '07
24 mei '07
2w
16 mei '07
1 jun '07
1w
4 jun '07
8 jun '07
Informeren "afvallers"
1w
11 jun '07
15 jun '07
68
Verdere reductie door loting tot een shortlist
1w
11 jun '07
15 jun '07
69
Informeren uitgelote gegadigden
1w
18 jun '07
22 jun '07
65 d
18 jun '07
5 okt '07 22 jun '07
6 Uitwerken plan
2w
71
Verzoek uitwerken plan door 5 ingelote aannemers
1w
18 jun '07
72
Aanvullende documentatie
2w
25 jun '07
6 jul '07
74
Uitwerken plannen
3 mndn
25 jun '07
5 okt '07
73
Overlegrondes / workshops
2w
75
Indienen ontwerp + grondbod
0d
9 jul '07 5 okt '07
Informeren AB en BP m.b.t. selectie pro
20 jul '07 5 okt '07
Opstellen publicatie tekst 22-1
concepten gereed tbv PvA AB/BP Doorlooptijd publicatie 1wk
Doorlooptijd publicatie bij uitgeverij 1-5
Publicatie
2 Benodigde documentatie Bepalen welke informatie nodig is Definitief maken Nota van Randvoorwaarden Juridisch toetsen van de benodigde informatie Opstellen beknopt informatie pakket (uitsnede masterplan) Inventarisatie/verzamelen van de informatie Beoordelen en goedkeuren benodigde documenten Analyse informatie en vaststellen manco's Optioneel Opstellen aanvullende nieuwe documenten 3 Tender procedure
5 Aanmelding en pré selectie 1e Aanmelding gegadigden / opvragen beknopt info pakket Verzenden beknopt infopakket Definitieve aanmelding gegadigden Reductie tot Longlist
Beoordeling inschrijvingen (opstelling longlist) Informeren "afvallers"
Reductie tot shortlist
Verdere reductie door loting tot een shortlist Informeren uitgelote gegadigden Verzoek uitwerken plan door 5 ingelote aa Aanvullende documentatie Overlegrondes / workshop
5. Stuurinformatie 9 databases, excel sheets (uren, documenten, materialen etc.) 9 op diverse plekken binnen het project en de organisatie 9 status informatie voor de bovenliggende niveaus 9 sluit meestal niet (naadloos) aan op andere niveaus 9 koppeling dmv interface software (o.a. pm Flint) mogelijk
5. Stuurinformatie Planningsvormen : Actie- en Statuslijsten (of databases)
Presentatie : A4 documenten of elektronische informatie systemen
5. Stuurinformatie Tijdsbesteding : Continue aanpassing van stuurinformatie door de gehele organisatie Tools : Word Excel Databases etc.
Risico van onjuiste planning?
Relatie met WBS? (Work Breakdown System)
Een goede planning sluit aan op de WBS!
T2B or B2T? (Top to Bottom or Bottom to Top?)
Voortschrijdend plannen!
MEESTAL:
TIJD
Vragen tot nu toe?
Het rekenmodel 17 vragen leidend naar een beheersniveau Uitkomst is afhankelijk van: ◦ Individu ◦ Project Soort / Type ◦ Project Status
Vragen aan u: Op welk niveau verwacht u met uw project uit te komen?
Probeer het zelf! Neem hiervoor uw eigen project. (ca. 10 min)
Uitleg rekenmodel: Het model bevat drie type vragen ◦ Basis vragen (7 stuks) ◦ Plus / Min vragen (5 stuks) ◦ Afronding vragen (5 stuks)
Uitleg rekenmodel: Waarom bevat het model vragen over Soort project
Betrokkenen
Huidige fase
Duur
Scope
Complexiteit
Omvang
Ervaring
Risico’s
Doelstelling
Zijn er vragen/ opmerkingen over het model?
De uitkomst? 0 en 10 punten > Niveau 1 10 en 20 punten > Niveau 2 21 en 30 punten > Niveau 3 31 en 40 punten > Niveau 4 41 en 50 punten > Niveau 5
Vragen aan u: Heeft u alle vragen kunnen beantwoorden? Op welk niveau bent u uitgekomen? Bij wie komt dit overeen met de eerdere verwachting? Gaat u vanaf vandaag anders naar uw project kijken?
Hebben wij aan uw verwachting voldaan?
Vragen ter afsluiting?
Wilt u ons evaluatie formulier invullen?
Hartelijk dank voor uw aanwezigheid & deelname! Voor vragen en/of opmerkingen:
[email protected]
