PERENCANAAN PENINGKATAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN (Studi Pada Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang) Adhi Kristanto

PERENCANAAN PENINGKATAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN (Studi Pada Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang) Adhi Kristanto Abstract Nowadays, the development of library tends to be routine agenda without a clearly defined objectives and the carried out activities are overlapping which lead to slow progress. As developing institution, library should have administrative planning which covers information sources, human resource, fund, infrastructure, system and facilities. So far library has not yet optimalized its function as place for exploring practical knowledge. The objectives of this research are, firstly, to describe and analyze the planning process on improving library service in Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang. Secondly, to describe and analyze supporting and weakening factors for the library improvement planning in Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang. The result of this research shows that Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang used one news that stated Perpustakaan Kota Malang is the worst library in Indonesia as the strategic issue to gain support from local government and DPRD Kota Malang to develop the library. The planning steps and process have been in accordance with RPJMD Kota Malang and Renstra Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang year 2009-2013. However, the head of the library has not involved stakeholders such as Section Head, Librarian and staff in planning process. The library service improvement planning program has not anticipated the fast development in society and information technology, hence, the programs tend to be stagnan. The supporting factors in service improvement planning are the regulation that supports the main task and function of Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang in Pemerintah Kota Malang’s policy and planning as the reference of the planning, strategic location, and the community. The weakening factors are lack of commitment of Head of the Library to involve the Section Head, Librarian, and staff in planning, there is no service problem identification in planning, the resufle of Head of the Library, lack of fund to develop, low quality of human resources. Keywords : Planning, services, library pendidikan yang berkualitas. Tapi sangat disayangkan, perkembangan perpustakaan di Indonesia masih belum mampu memberikan dukungan terhadap peningkatan kualitas pendidikan. Lembaga yang mempunyai peran yang cukup strategis dalam rangka mencerdaskan dan memberdayakan bangsa, justru perkembangannya sangat

I. Pendahuluan Di dalam era global, kualitas pendidikan merupakan salah satu unsur untuk bisa meningkatkan daya saing suatu negara. Keberadaan perpustakaan yang mampu memberi kesempatan kepada seluruh lapisan masyarakat untuk belajar dengan sarana prasarana yang representatif akan mendukung terciptanya

107

108 Jurnal Ilmiah Administrasi Publik Vol. XIII, No. 1, Juni 2012

memprihatinkan. Citra perpustakaan masih sangat jelek di mata masyarakat yang masih memandang perpustakaan sebagai gedung yang kumuh, kumpulan buku tua dan berdebu, sepi pengunjung, tempat buangan dan stigma negatif lainnya. Penyebab belum maksimalnya layanan perpustakaan kepada masyarakat menurut Lasa (2008:59) dikarenakan manajemen perencanaan yang belum jelas, terarah dan lengkap. Pengembangan perpustakaan sementara ini cenderung mengikuti rutinitas harian, tujuan yang akan dicapai tidak jelas, pelaksanaan kegiatan menjadi tumpang tindih sehingga perkembangan perpustakaan menjadi lamban. Pentingnya perencanaan perpustakaan juga dikemukakan Saleh (2010:2.5) yaitu: (1) menyediakan arahan dan kerangka kerja perpustakaan yang akan memandu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah, (2) meningkatkan layanan perpustakaan melalui kontrol pelaksanaan kegiatan , kontrol penggunaan anggaran (3) untuk memastikan pengembangan yang rasional dan efektif baik bagi sumber-sumber informasi yang menjadi koleksi perpustakaan maupun bagi pengembangan pelayanan kepada pengguna sesuai dengan rencana induk (4) mengantisipasi kebutuhan sumber-sumber informasi pada masa yang akan datang (5) memberikan pengalaman dan keahlian bagi pustakawan Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang sebagai salah satu gudang ilmu di Kota Malang juga telah menyusun rencana strategis untuk mengembangkan perpustakaan dengan tujuan agar pelayanan perpustakaan yang

diberikan bisa meningkat dan memuaskan pengguna perpustakaan dengan menetapkan 10 indikator kinerja yang akan dicapai dalam kurun waktu 5 tahun mulai dari tahun 2009 sampai 2011, yaitu : (1) Penambahan koleksi bahan pustaka secara bertahap tiap tahun, (2) Kemudahan dan kecepatan pemustaka dalam memperoleh pelayanan perpustakaan, (3) Tersajinya bahan pustaka yang siap dimanfaatkan menunjang kinerja operasional perpustakaan, (4) Tersediaanya kebutuhan barang cetakan dalam operasional perpustakaan menunjang kinerja operasional perpustakaan, (5) Tersedianya bahan pustaka yang bermutu dan bermanfaat, (6) Pelaksanaan kegiatan yang dapat meningkatkan minat baca masyarakat secara berkesinambungan, (7) Tersosialisasinya minat baca di masyarakat kota malang, (8) Meningkatnya pengetahuan masyarakat, (9) Terlayaninya masyarakat yang jauh dari pusat kota, (10) Pembinaan dan peningkatan komunitas yang dibentuk oleh masyarakat kota malang Dari rangkaian di atas terlihat bahwa program dan kegiatan yang dilaksanakan Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang belum mempertimbangkan perubahan masyarakat yang dinamis dan perkembangan teknologi yang sangat cepat. Meskipun demikian, jumlah anggota perpustakaan Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang terus meningkat. Menurut data terakhir yang ada di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang, jumlah anggota perpustakaan mencapai 46.680 orang (per 31 Desember 2010) dan jumlah

Kristanto, Perencanaan Peningkatan Pelayanan Perpustakaan 109

kunjungan rata-rata perhari mencapai 1000 orang. Penghargaan demi penghargaan diraih mulai menjadi perpustakaan peringkat 4 terbaik di Indonesia pada tahun 2005. Kemudian pada tahun 2008 sebagai pusat percontohan perpustakaan Jawa Timur, dan yang terakhir tahun 2010, Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang meraih penghargaan dalam pelayanan publik yaitu meraih penghargaan terbaik citra pelayanan publik tingkat nasional. Sehingga penulis tertarik untuk mengadakan penelitian tentang peningkatan pelayanan perpustakaan dengan melihat proses peningkatan perencanaan pelayanan perpustakaan dan faktor-faktor pendukung dan penghambatnya. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimanakah proses perencanaan peningkatan pelayanan perpustakaan di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang ?danFaktorfaktor apa saja yang berperan sebagai penghambat dan pendukung dalam proses perencanaan peningkatan pelayanan perpustakaan di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang? II. Metode Penelitian Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan desain penelitian deskriptif kualitatif, karena dalam penelitian kualitatif lebih memahami fenomena sosial melaui gambaran yang menyeluruh dan memperbanyak pemahaman mendalam. Fokus dalam penelitian ini mengacu pada masalah dan tujuan penelitian yang telah ditentukan yaitu proses perencanaan kualitas pelayanan publik di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang.

III. Pembahasan 1. Proses Perencanaan peningkatan pelayanan perpustakaan di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang a. Latar Belakang Pemerintah Kota Malang dalam peningkatan pelayanan perpustakaan Kondisi Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang sebelum ada perhatian yang besar dari Pemerintah Kota Malang sangat memprihatinkan dikarenakan kondisi gedung yang tidak representatif, anggaran yang minim, pegawai yang tidak mempunyai motivasi, pelayanan yang masih manual dan tidak ada dukungan atau perhatian dari Pemerintah Kota Malang. Sehingga pada saat Konggres IPI di batu pada tahun 2002, muncul berita bahwa perpustakaan kota malang sebagai perpustakaan terjelek di Indonesia. Sebagai kota pendidikan, munculnya berita ini sangat mengejutkan dan membuat beberapa pihak tertampar dan kebakaran jenggot, terutama pimpinan daerah dan anggota dewan. Kondisi inilah yang dijadikan isu strategis Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang dalam membangun perpustakaan. Dengan isu tersebut, Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang, menggandeng perguruan tinggi, Badan Perpustakaan Propinsi dan Perpustakaan Nasional untuk meyakinkan pihak eksekutif dan legislatif bahwa Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang sungguh-sungguh dalam pengembangan perpustakaan menjadi perpustakaan modern.


b. Tahapan Proses Perencanaan dan Aktor yang terlibat Proses perencanaan yang ada di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang merupakan tugas bagian Tata Usaha sesuai dengan Surat Keputusan Walikota Malang Nomor 69 tahun 2008 tentang Uraian Tugas Pokok, Fungsi dan, Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang. Agar implementasi perencanaan berjalan dengan lancar, maka Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang menyusun rencana program dan kegiatan yang berisi tujuan yang akan dicapai, sasaran, idikator kinerja, dan rencana capaian untuk 5 tahun yang termuat dalam renstra. Proses penyusunan usulan kegiatan dimulai dengan turunnya plafon anggaran sementara untuk Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang. Setelah mengetahui plafon anggaran dari panitia anggaran Kota Malang, disusun usulan kegiatan pembangunan yang dibuat oleh bagian Tata Usaha. Pembuatan usulan ini tidak melibatkan para kepala seksi, pustakawan dan staf. Meskipun begitu, usulan kegiatan yang dibuat Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang tetap mengacu pada renstra yang telah dibuat. Dibandingkan dengan 10 tahapan proses perencanaan dari Conyers, proses perencanaan yang dilakukan Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang hanya mengikuti beberapa tahap saja. Untuk tahap pertama, Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang telah menggunakan perencanaan untuk mencapai tujuan dengan memberi tugas dan fungsi bagian TU untuk menyusun perencanaan.

Pada tahap kedua, kerangka organisasi yang kuat belum dijalankan Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang, karena hanya seorang staf saja yang bertugas dalam penyusunan perencanaan. Padahal sumber daya manusia yang terampil dalam perencanaan merupakan faktor pendukung yang sangat penting dalam perencanaan karena mempunyai kemampuan analisis situasi yang merupakan kemampuan dasar untuk melihat dinamika perkembangan masyarakat. Sehingga hasil produk perencanaan yang dihasilkan akan sesuai dengan perkembangan lingkungan yang terjadi di sekitar. Kegiatan yang dilaksanakan akan sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Untuk tahap ketiga dan keempat, Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang telah merumuskan tujuan dan prioritas yang akan dicapai baik di dalam renstra, rencana kerja dan usulan kegiatan pembangunan. Tujuan dan prioritas rencana kerja Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang tidak terlepas dari Tujuan dan prioritas yang dilakukan oleh Pemerintah Kota malang dalam RPJMD. Tahapan proses perencanaan yang dilakukan oleh Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang juga belum memenuhi siklus perencanaan perpustakaan yang diungkapkan Saleh (2010:2.3) bahwa perencanaan merupakan suatu proses yang terus menerus dan merupakan siklus yang sangat penting untuk dipahami. Di perpustakaan, siklus perencanaan dimulai dengan (1) menentukan kebutuhan dengan study pemakai, dari studi pemakai ini akan diidentifikasi kebutuhan pemakai perpustakaan, (2) Menentukan tujuan.


Misalnya menambah jenis layanan di perpustakaan. Penambahan jenis layanan bertujuan untuk mempermudah pemakai dalam mencari informasi, (3) Menentukan sasaran, (4) Menentukan metode yang akan dipakai untuk mencapai sasaran tersebut. Dalam menentukan metode perlu ditentukan beberapa metode agar dapat dijadikan pilihan atau alternatif, (5) Melakukan terhadap metode-metode yang sudah ditentukan, (6) Mensimulasikan metode untuk mencari yang terbaik, (7) Memilih metode yang terbaik, (8) Mengimplementasikan metode yang terbaik, (9) Melakukan pengontrolan dan monitoring. Dari pengontrolan dan monitoring kita dapat mengadakan evaluasi sehingga dapat diketahui apakah akan muncul kebutuhan-kebutuhan baru. Menurut pengamatan penulis di lapangan, Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang sudah mengidentikasi masalah layanan yang timbul dengan menganalisa masukan, saran,kritikan tentang layanan perpustakaan dari masyarakat melalui fasilitas yang ada seperti konter pengaduan, mailbox, SMS center, facebook dan masukan dari komunitas yang ada. Analis data ini sebenarnya sangat bermanfaat untuk penyusunan perencanaan. Sehingga perencanaan yang dihasilkan akan sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan dan bisa mengantisapasi perubahan teknologi yang cepat. Dari hasil penelitian menggambarkan proses penyusunan Rencana Strategis Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang sudah memenuhi unsurunsur perencanaan partisipatif, yang melibatkan seluruh unsur dalam organisasi tersebut. Seluruh kepala

seksi terlibat dalam penyusunan renstra tersebut ditambah beberapa staf yang dipandang mampu. Sedangkan dalam penyusunan perencanaan program berdasarkan pengamatan dan wawancara dengan beberapa informan, belum melibatkan stakeholeder mulai dari kepala seksi, pustakawan, staf dan masyarakat pengguna perpustakaan. Sampai tahun 2010, karena keterbatasan SDM, proses penyusunan perencanaan hanya ada di bagian TU, dan belum melibatkan kepala seksi dan staf yang ada.. Meskipun demikian programprogram yang dimiliki oleh Kantor Perpustakaan sejak tahun 2009 hingga sekarang, memiliki substansi yang serasi dengan rumusan komponen visi, misi, tujuan dan sasaran pada Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang 20092013. c. Bentuk Program Perencanaan Peningkatan Pelayanan Perpustakaan Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa perencanaan yang sudah disusun Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang memiliki peranan penting dalam peningkatan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat, karena dengan tersedianya bahan pustaka yang baru dan sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, fasilitas lengkap dan nyaman yang memudahkan pemberian layanan, adanya perpustakaan keliling yang menjangkau daerah pinggiran, jam layanan yang panjang dan tersedianya tempat kegiatan untuk masyarakat, maka pelayanan yang dilakukan Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang mendapat tempat di hati masyarakat pengguna perpustakaan dengan


banyaknya jumlah pengunjung yang datang ke perpustakaan. Perencanaan yang dilakukan Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Malang juga telah memperhatikan keinginan pelanggan yaitu dengan menyediakan suasana yang nyaman yaitu dengan melengkapi semua ruangan dengan pendingin dan sarana lainnya, kecepatan dan ketepatan layanan dengan otomasi perpustakaan. Penambahan jam layanan sampai malam juga memperhatikan keinginan pemustaka yang tidak bisa datang pada siang hari. Tetapi belum maksimalnya perencanaan yang dilakukan Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang, dimana belum menggunakan data yang berhubungan dengan pelayanan dalam penyusunan perencanaan, maka perencanaan pelayanan perpustakaan cenderung tetap dan hanya itu-itu saja. Padahal perkembangan masyarakat yang dinamis dan teknologi informasi yang lengkap bisa diantidipasi dengan perencanaan yang sistematis seperti yang diutarakan oleh Affifudin (2010:94-95) tentang fungsi perencanaan yang mampu memperkirakan keadaan mengenai hal-hal dan prospek perkembangan masa depan yang pada gilirannya dapat mengurangi ketidakpastian yang akan dihadapi. Perencanaan memberikan kesempatan untuk memilih berbagai alternatif tentang acara yang diduga merupakan cara terbaik, setelah melalui pengkajian mendalam, dapat memberi petunjuk tentang ciri-ciri setiap alternatif yang ada, baik sifatnya posisif maupun negatif; Untuk menjadi perpustakaan masa depan, Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang bisa meniru

langkah yang diterapkan oleh Perpustakaan Nasional Singapura (NLB) yang menurut Wong (2008) telah melakukan berbagai inovasi untuk menjadikannya sebagai perpustakaan masa depan. Dengan meluncurkan rencana perpustakaan setiap 5 tahun seperti L2000 plan, yaitu rencana perpustakaan tahun 1995-2000, L2010 plan untuk tahun 2005-2010. Sehingga inovasi layanan yang diterapakan perpustakaan Singapura mampu menyesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi yang cepat. Beberapa layanan otomatis sangat membantu untuk mempercepat pelayanan seperti : Self-service check machines yang sangat memudahkan pengguna untuk meminjam dan mengembalikan buku tanpa bantuan petugas, borrowers’ enquiry terminals yaitu tempat untuk melihat status pinjaman dan bisa membayar langsung dengan kartu kredit seperti di anjungan tunai mandiri. Dan berbagai inovasi lainnya. Inovasi lainnya adalah kerjasama dengan organisasi lokal dan internasional. Misalnya bekerjasama dengan beberapa media televisi untuk menampilkan layanan yang terbaru dan inovatif. Juga bekerjasama dengan para profesional, para pebisnis, komunitas seniman, sekolah, organisasi kemasyarakatan terbawah. Sebenarnya rencana perpustakaan yang diterapkan perpustakaan Singapura sama dengan renstra perpustakaan Kota Malang, hanya saja perencanaan yang dilakukan Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang belum memaksimalkan stakeholder yang ada sehingga program kegiatannya dari tahun ketahun hampir sama dan tidak memprediksi perkembangan di


masa datang dan belum memperhitungkan potensi-potensi yang ada dan mempertimbangkan perkembangan masyarakat di masa datang. 2. Faktor Pendukung dan Penghambat a. Faktor Pendukung Dengan digunakan RPJMD Kota Malang sebagai acuan dalam perencananaan peningkatan pelayanan perpustakaan, Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang berarti mendukung pembangunan yang dilakukan oleh Pemerintah Kota Malang. Hal ini seperti yang dikemukakan Kunarjo (2002:24) bahwa dalam perencanaan harus didasari dengan tujuan pembangunan. Lokasi Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang yang sangat strategis berada di jantung kota merupakan faktor yang menguntungkan untuk memudahkan dalam menyusun perencanaan. Dengan lokasi yang strategis dan mudah dijangkau oleh masyarakat luas, maka memudahkan untuk terlibatnya masyarakat dalam kegiatan-kegiatan yang diadakan Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang sehingga akan menjadi pendukung dalam proses perencanaan yang dilakukan Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang. Beragamnya komunitas yang dimiliki Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang akan memberikan masukan tentang layanan yang beragam seperti apa yang mereka butuhkan. Hal ini akan membantu penyusunan perencanaan yang sesuai dengan harapan dan kebutuhan pelanggan yang mempunyai banyak karakteristik. Menurut Tjandra, dkk (2005:19)

mengemukakan tantangan yang sangat mendasar dalam mengimplementasikan manajemen pelayanan yang berbasis pelanggan adalah bahwa pelanggan yang dilayani oleh aparatur pelayanan mempunyai karaktertistik yang berbeda-beda, misalnya, 1) ada pelanggan yang suka berdebat, 2) ada pelanggan yang pendiam, 3) ada pelanggan yang hobi berbicara, dan 4) ada pelanggan yang tidak sabaran Pelanggan dengan berbagai karakteristik memerlukan penanganan khusus dengan menggunakan pendekatan tertentu dalam menerapkan sistem pelayanan yang sesuai dengan keinginan pelanggan. Tapi faktor pendukung ini akan berjalan maksimal bila ada komitmen dari pimpinan untuk merangkul dan melibatkan semua stakeholder yang ada dalam penyusunan perencanaan. Kalau hal ini diabaikan maka faktor pendukung ini tidak akan memberi manfaat dalam proses penyusunan perencanaan peningkatan pelayanan perpustakaan. b.Faktor Penghambat Faktor Kepemimpinan mempunyai peran yang sangat besar dalam keberhasilan organisasi. Gaspersz (2004:1) menyatakan kepemimpinan strategik merupakan elemen kunci yang efektif dalam manajemen strategik. Pemimpin memfokuskan organisasi mereka pada arah strategik. Mereka menciptakan suatu agenda untuk perubahan strategik. Pemimpin organisasi menjaga kemajuan organisasi menuju visi strategik. Pemimpin-pemimpin strategik dalam sektor publik modern memberdayakan para manajer dan


karyawan mereka untuk membuat keputusan yang berkaitan dengan peningkatan kinerja pelayanan publik. Tetapi hal ini bertolak belakang dengan keadaan yang ada di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang, dimana Kepala Kantor belum melibatkan semua kepala seksi, pustakawan dan staff dalam proses perencanaan. Hanya bagian TU saja yang terlibat. Proses penyusunan rencana hanya berdasar renstra yang telah dibuat dan pengulangan dari program kegiatan tahun sebelumnya. Masukanmasukan dari pengguna perpustakaan melalui berbagai fasilitas seperti mailbox, SMS center, facebook tidak dimanfaatkan dalam penyusunan perencanaan. Keterlibatan masyarakat dalam penyusunan perencanaan juga belum dilakukan, padahal Abe (2005:88) menyatakan bahwa keterlibatkan masyarakat dalam perencanaan, membuat produk yang dihasilkan akan sesuai dengan persepsi dah harapan masyarakat, karena masyarakatlah yang mengetahui tentang apa yang sesuai dengan keinginan mereka. Faktor penghambat lainnya dalam perencanaan peningkatan perpustakaan di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang adalah keterbatasan anggaran untuk perencanaan. Ada beberapa usulan perencanaan dari Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang yang tidak disetujui karena keterbatan anggaran. Ada juga program dan kegiatan yang disetujui tetapi anggarannya tidak sesuai bahkan sangat kecil dengan perencanaan yang telah dibuat, sehingga menyulitkan dalam implementasi kegiatan dan harus disusun ulang perencanaan. Hal semacam inilah yang membuat

perencanaan yang dibuat tidak masksimal. Pergantian pimpinan juga menjadi penghambat dalam perencanaan yang dilakukan Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang. Rotasi pimpinan yang terjadi di lingkungan Pemerintah Kota Malang merupakan hal yang biasa dan dilakukan hampir setiap tahun dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja SKPD. Tapi dalam kenyatannya, meskipun sudah ada Renstra yang menjadi pedoman dalam menyusun perencanaan, tetapi masing-masing pimpinan mempunyai gaya dan karakter serta kemampuan yang berbeda. Sehingga perencanaan yang sudah dibuat bisa terganggu. Meskipun pimpinan yang baru mempunyai visi kedepan yang lebih baik, setidaknya ada perubahan-perubahan perencanaan sesuai dengan gaya dan karakternya, apalagi kalau sebaliknya. Perubahan yang terlihat dari pergantian pimpinan di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang adalah kehati-hatian dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa karena menyesuaikan dengan Kepres pengadaan barang dan jasa yang baru. Sehingga program pengadaan buku baru terealisasi pada bulan ke delapan dan akibatnya ada penurunan jumlah pengunjung. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh Afiffudin (2010:97) tentang kelemahan perencanaan di negaranegara dunia ketiga antara lain adalah Pemerintahan yang silih berganti mengakibatkan silih berganti pelaksanaan rencana, bahkan mungkin silih berganti perencanaan. Padahal menurut pasal Pasal 30 Undang-Undang No 43 tahun 2007 tentang perpustakaan sudah jelas mengatur tentang siapa


yang berhak menjadi pimpinan perpustakaan. Disebutkan dalam pasal tersebut bahwa Perpustakaan Nasional, perpustakaan umum Pemerintah, perpustakaan umum provinsi, perpustakaan umum kabupaten/kota, dan perpustakaan perguruan tinggi dipimpin oleh pustakawan atau oleh tenaga ahli dalam bidang perpustakaan. Kalau amanat undang undang ini dilaksanakan, maka akan terjadi kesinambungan dalam perencanaan, karena pimpinan perpustakaan mempunyai disiplin ilmu yang sesuai dengan bidang tugasnya. Sehingga menurut penulis harus ada sistem administrasi yang kuat, karena masih lemahnya sistem yang digunakan dalam administrasi pemerintahan sering membuat perencanaan yang sudah dibuat menghadapai banyak permasalahan. Ketika seorang pejabat yang memimpin sebuah organisasi mendapat promosi atau jabatan dan dipindah ke tempat lain, perencanaan yang sudah dibuat dan sudah memperhitungkan faktor-faktor eksternal dan internal, biasanya oleh pimpinan baru tidak ditindaklanjuti. Seandainya jika sistem admintrasi yang kuat, meskipun sering terjadi pergantian pimpinan, implementasi rencana terus berlanjut. Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) memegang peran yang penting dalam proses perencanaan. Kualitas SDM yang ada di Kantor Perpustakaan dan Umum Arsip Kota Malang masih jauh dari harapan, padahal sumber daya manusia yang terampil dalam perencanaan merupakan faktor pendukung yang sangat penting dalam perencanaan karena mempunyai kemampuan analisis situasi yang merupakan kemampuan

dasar untuk melihat dinamika perkembangan masyarakat. Sehingga hasil produk perencanaan yang dihasilkan akan sesuai dengan perkembangan lingkungan yang terjadi di sekitar. Kegiatan yang dilaksanakan akan sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Hal ini seperti yang dikatakan Riyadi dan Dedy (2004 : 15-39) bahwa faktorfaktor yang dapat mempengaruhi tingkat keberhasilan suatu program perencanaan antara lain Seperti halnya pada setiap kegiatan, baik yang dilaksanakan oleh individu maupun organisasi, sumber daya manusia selalu menjadi faktor utama sebagai “motor” penggerak. Begitu pula dengan proses perencanaan pembangunan daerah; perencana selaku sumber daya manusia perencanaan merupakan faktor utama yang menggerakkan pelaksanaan perencanaan. Dalam hubungannya dengan perencanaan pembangunan daerah, seorang perencana bertugas mengatur proses perencanaan di tingkat daerah. Besarnya pengaruh SDM perencana ini memang tergantung pada kualifikasi SDM perencana tersebut. Kemampuan teknik saja belum mencukupi, melainkan harus ditunjang dengan kemampuan-kemampuan lain yang lebih bersifat intersektoral, multidisipliner dan berpikir komprehensif (tidak parsial/terkotakkotak). Menurut penulis, inti dari permasalah pelayanan perpustakaan adalah berujung ke pengguna perpustakaan. Sehingga pelayanan didesain memang untuk pengguna perpustakaan. Kualitas pelayanan perpustakaan harus sesuai dengan harapan mereka. Karena beragamnya karakter pengguna di perpustakaan umum, maka kemampuan petugas


untuk mengetahui karaker pengguna sangat penting. Menghadapai orang yang sabar dan cerewet tentunya penanganannya berbeda. Meskipun harus mengikuti prosedur layanan yang sudah ditetapkan, tetapi memberi perhatian yang penuh kepada pengguna akan sangat membantu pengertian dari pengguna. Sehingga diperlukan sumber daya manusia yang terampil dan mampu melayani masyarakat dengan baik, dukungan sarana dan prasarana untuk memudahkan dan mempercepat pelayanan. SDM yang dimiliki oleh Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang masih jauh dari harapan dengan prosentasi S2 (2,38%), S1 (14,28%), D4 (2,38%) D3 (14,28%), SLTA (59,54%), SLTP (4,76%), SD (2,38%), maka akan mengalami kesulitan dalam memberikan pelayanan prima yang maskimal. Sehingga Kantor Pepustakaan Umum dan Arsip Kota Malang harus meningkatkan kualitas SDM dengan secara rutin mengikuti pelatihan tidak hanya yang diselenggarakan pemerintah, tetapi juga yang diselenggarakan swasta. Pelatihan kepribadian yang diselenggarakan swasta akan sangat membantu dalam membentuk pribadi yang sopan, ramah, terampil dan cekatan dalam memberikan layanan. Hal ini sesuai dengan harapan dari wakil rakyat dari komisi D, yaitu petugas perpustakaan dalam melayani pengunjung perpustakaan harus manis, ramah, senyum meskipun ada beberapa pengunjung menjengkelkan,tetapi harus tetap tegas dan cekatan. Lasa (2008) juga menyebutkan bahwa Sumber daya manusia merupakan unsur pendukung utama dalam kegiatan organisasi. Maju mundurnya

perpustakaan tergantung pada kualitas sumber daya manusianya. Kebutuhan sumber daya manusia untuk perpustakaan perlu direncanakan dengan mempertimbangkan jenis kegiatan, kualitas dan kuantitas tenaga, pemanfaatan teknologi informasi, dana, dan tingkat pendidikan pemakai. IV. Penutup 1. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan terhadap fokus permasalahan yang diteliti pada bab sebelumnya, maka peneliti sampai pada kesimpulan sebagai berikut: a. Proses perencanaan peningkatan pelayanan perpustakaan di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang belum mengikuti sepenuhnya tahapan perencanaan. b. Masih lemahnya koordinasi internal dalam proses perencanaan peningkatan pelayanan perpustakaan di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang dimana penyusunan perencanaan hanya melibatkan jajaran administratif pada bagian Tata Usaha dan belum ada keterlibatan kepala seksi, pustakawan dan staf . c. Tahapan dan proses perencanaan Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang sudah sesuai dengan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJMD) Kota Malang tahun 2009-2013. d. Bentuk perencanaan peningkatan pelayanan perpustakaan cenderung tetap dan pengulangan dari tahun sebelumnya serta belum mengantisipasi perkembangan masyarakat dan perkembangan teknologi yang cepat


e. Beberapa faktor yang mendukung dan menghambat dalam perencanaan peningkatan pelayanan perpustakaan 1) Faktor Pendukung a) Adanya peraturan yangmendukung tugas pokok dan fungsi Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang dalam bidang perencanaan dan kebijakan Pemerintah Kota Malang sebagai acuan perencanaan b) Lokasi Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang yang strategis c) Komunitas yang ada di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang 2) Faktor Penghambat a) Belum adanya komitmen pimpinan dalam melibatkan stakeholder dalam perencanaan b) Belum digunakannya identifikasi masalah layanan dalam penyusunan perencanaan c) Keterbatasan alokasi anggaran untuk peningkatan pelayanan perpustakaan d) Pergantian pimpinan e) Kualitas Sumber Daya Manusia yang masih rendah 2. Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan di atas, maka peneliti berupaya memberikan saran sebagai berikut : a. Meningkatkan komitmen pimpinan dalam melibatkan stakeholder dalam perencanaan

b.

c.

d.

e.

f.

g.

yang disertai penguatan koordinasi internal untuk meminimalkan ancaman berupa pergantian pimpinan yang mengakibatkan sering bergantinya kebijakan, serta belum optimalnya peranan stakeholders terkait Membuat dokumen perencanaan yang sistematis tentang peningkatan pelayanan dengan melihat perkembangan masyarakat yang dinamis dan perkembangan teknologi informasi, seperti pelayanan perpustakaan digital. Untuk memudahkan mendapat masukan dari semua stakeholder yang ada, perlu dibentuk dewan perpustakaan yang bisa terdiri dari pengunjung perpustakaan, tokoh masyarakat, tokoh pendidikan, unsur dari perguruan tinggi, penerbit, komunitas yang ada di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang, ibu-ibu PKK dan lain-lain. Memaksimalkan identifikasi masalah layanan yang sudah dilakukan sebagai bahan penyusunan perencanaan Menetapkan visi Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang untuk tahun 20142018 sebagai perpustakaan masa depan dan menjalin komunikasi atau kerjasama dengan perpustakaan umum negara tetangga yang sudah maju seperti perpustakaan Singapura dan perpustakaan Malaysia Menyusun perencanaan peningkatan Sumber Daya Manusia dengan mengikuti pelatihan yang diselenggarakan oleh lembaga yang benar-benar kompeten dan memberi kesempatan kepada semua pegawai, khususnya pegawai yang


ada di bagian depan yang bersentuhan langsung dengan pelayanan kepada masyarakat. h. Menempatkan pustakawan di setiap seksi Daftar Pustaka Abe, Alexander. 2005. Perencanaan daerah partisipatif. Pembaruan : Yogyakarta Affifudin. 2010. Pengantar adminstrasi pembangunan : konsep, teori dan implikasinya di era reformasi. Alfabeta : Bandung. Gaspersz, Vincent. 2004. Perencanaan strategic untuk peningkatan sector public : suatu petunjuk praktek Kunarjo. 2002. Perencanaan dan pengendalian program pembangunan. Universitas Indonesa (UII Press) : Jakarta Lasa HS. 2008. Manajemen perpustakaan. Gama Media : Yogyakarta. Riyadi dan Deddy Supriady Bratakusumah. 2004. Perencanaan pembangunan daerah : strategi menggali potensi dalam mewujudkan otonomi daerah. Gramedia Pustaka Utama : Jakarta Saleh, Abdul Rahman dan Rita Komalasari. 2010. Manajemen perpustakaan. Universitas Terbuka : Jakarta Tjandra, W Riawan, dkk. 2005. Peningkatan kapasitas pemerintah daerah dalam pelayanan publik. Pembaruan : Jogjakarta

PERENCANAAN PENINGKATAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN (Studi Pada Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang) Adhi Kristanto

Recommend Documents