Perancangan Sistem Informasi Pembelian Dan Penjualan Pada Bengkel Ishfa Motor. Oleh : Ifan Wicaksana Siregar

Volume 10 No. 2, Nopember 2013 : 68-89

Perancangan Sistem Informasi Pembelian Dan Penjualan Pada Bengkel Ishfa Motor Oleh : Ifan Wicaksana Siregar [email protected]

Abstrak Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada Bengkel Ishfa Motor masih menggunakan sistem manual. Hal tersebut menjadi permasalahan utama sehingga sering terjadi kesalahan terutama dalam aktivitas kerja seperti pencatatan data, penghitungan, pengecekan data dan laporan-laporan. Sistem manual juga menyebabkan proses kerja menjadi tidak praktis dan tidak efisien. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka dibutuhkan suatu sistem baru untuk dapat mengganti sistem yang dipakai saat ini yaitu mengubah sistem manual menjadi sistem komputerisasi. Perancangan dan pembuatan sistem informasi pembelian dan penjualan yang baru membuat suatu program aplikasi menggunakan Borland Delphi dan My SQL untuk databasenya. Hal lain yang juga perlu dilakukan dalam merancang sistem yang baru adalah merancang Data Flow Diagram dan Entity Relationship Diagram. Hasil dari pembuatan program ini adalah mengotomatisasi pendataan dalam proses penjualan dan pembelian yang dalam sistem yang lama masih menggunakan pendataan manual. Program juga dapat menghasilkan laporan yang diantaranya laporan penjualan, laporan pembelian dan laporan persediaan. Tujuan dari aplikasi ini adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan. Kata Kunci : Penjualan, Pembelian, Persediaan Abstract Sales and Purchase Information System, in Bengkel Ishfa Motor currently still using manual systems. It is a fundamental problem that often goes wrong, especially in work activities such as data recording, counting, checking data and reports. Manual system also causes the work process becomes cumbersome and inefficient. To overcome these problems, it needed a new system to be able to replace the system used today is changing the manual system into a computerized system. Design and manufacturing purchase and sales information systems to make an application program using Borland Delphi and My SQL to the database. Another thing that also needs to be done in designing the new system is designed the Data Flow Diagram and Entity Diagram Relatioonship.

68

Perancangan Sistem Informasi Pembelian Dan Penjualan Pada Bengkel Ishfa Motor

Results from the making of this program is to automate data collection in the sales process, and purchasing process which in the old system still uses manual data collection. The program can also generate reports including sales reports, purchasing reports and stock reports. The purpose of this application is to improve the effectiveness and efficiency of enterprises. Keywords: Sales, Purchasing, Stock 1.

Pendahuluan

1.1

Latar Belakang

Perkembangan dunia Information Technology (IT) akhir-akhir ini semakin pesat. Perkembangan tersebut membawa dampak yang besar di berbagai aspek kehidupan. Dampak nyata ditengah maraknya perkembangan teknologi informasi pada saat ini adalah penggunaan komputer yang merupakan salah satu teknologi informasi yang sering kita jumpai dan digunakan dalam kegiatan sehari-hari, baik itu pada suatu instansi pemerintahan, perusahaan, perkantoran, yayasan dan lain-lain. Teknologi komputer digunakan dalam rangka untuk menghemat waktu agar lebih efisiensi pada berbagai rutinitas pekerjaan sehari-hari dan menghasilkan informasi yang diharapkan. Pemakaian teknologi komputer untuk mendukung aktivitas perusahaan harus didukung pula oleh data-data yang akurat sehingga akan menghasilkan informasi yang bermanfaat, cepat, tepat dan sesuai kebutuhan serta berkualitas dimana hal ini juga harus didukung pula oleh sumberdaya manusia yang berkualitas serta sofware dan hardware yang mendukung secara optimal. Bengkel Ishfa Motor adalah sebuah Bengkel yang bergerak dalam bidang penjualan dan jasa. Antara lain melayani penjualan sparepart dan pelayanan jasa service kendaraan. Saat ini Bengkel tersebut merupakan Bengkel yang cukup berkembang di Sukabumi, terutama dalam penjualan sparepart dan pelayanan jasa service, karena kualitas sparepart dan kepuasan jasa service yang diberikan kepada masyarakat dapat diandalkan. Seiring dengan perkembangan yang terjadi maka Bengkel Ishfa Motor memerlukan sistem informasi pembelian dan penjualan agar aktivitas penjualan berjalan dengan baik dan lancar. Informasi yang dihasilkan dapat digunakan dalam pengambilan keputusan yang menjadikan bengkel ini dapat bertahan dalam menghadapi persaingan yang sangat ketat. Sistem yang berjalan pada Bengkel Ishfa Motor masih kurang mendukung keakuratan dan kecepatan ketersediaan informasi dalam hal persediaan, penjualan dan pembelian, karena masih memakai sistem manual dalam hal pembukuan persediaan, pembelian dan penjualan, pemakaian sistem manual menjadikan aktivitas penjualan tidak terkoordinasi secara benar, penerapan sistem manual selama ini mempunyai banyak kelemahan-kelemahan seperti : 1.

Data-data yang berasal dari hasil transaksi belum terorganisasi dengan baik menyebabkan kemungkinan untuk kehilangan data sangatlah besar, sehingga pada saat dibutuhkan akan sulit dalam penyediaannya datanya.

2.

Terkadang timbul masalah yang dikarenakan adanya kesalahan dalam pemasukan data yang nantinya akan sulit untuk terlacak karena banyaknya data-data yang harus dicatat pada dokumen yang disediakan oleh perusahaan.

69


3.

Dikarenakan pemrosesan data-data masih secara manual maka kemungkinan kesalahan dari pemrosesan data sangatlah besar sehingga terkadang timbul perbedaan antara informasi yang ada pada dokumen persediaan dengan stok aktual persediaan.

4.

Dikarenakan pemrosesan data-data masih secara manual maka pemrosesan data-data tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga menimbulkan penumpukan data-data yang harus diproses lebih lanjut, sehingga menghambat seluruh kegiatan dalam hal penjualan.

5.

Kontrol atas kemungkinan kecurangan-kecurangan sangatlah kurang karena ketidakpastian deskripsi pekerjaan. Ketidakpastian deskripsi pekerjaan menyebabkan kekacauan atas pendokumentasian dokumen-dokumen yang diperlukan.

Oleh karena itu, perlu dilakukan prancangan sistem informasi pembelian dan penjualan pada Bengkel Ishfa Motor dan dengan adanya sistem ini maka diharapkan akan dapat memperbaiki masalah-masalah yang sering timbul dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan yang masih dilaksanakan secara manual dan dapat pula meningkatkan keefektifitasan dan efisiensi dalam hal proses pembelian maupun penjualan. 1.2

Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka dapat dapat disimpulkan beberapa permasalahan utama dalam perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan, yaitu: 1. Bagaimana merancang dan membangun suatu sistem informasi pembelian dan penjualan yang sebelumnya dilakukan secara manual. 2. Bagaimana kualitas sistem dalam hal menginput, kecepatan dalam memproses serta menghasilkan informasi/laporan yang berguna bagi user, berkualitas, tepat waktu dan dapat diandalkan yang nantinya akan digunakan dalam hal pengambilan keputusan. 1.3

Kegunaan

Adapun kegunaan perancangan yang dilakukan adalah untuk membantu perusahaan dalam keakuratan pengelolaan transaksi meliputi penjualan dan pembelian untuk menghasilkan output/laporan-laporan diantaranya faktur penjualan, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan penerimaan kas, bukti kas masuk, bukti kas keluar, data pemasok, dan data pelanggan yang tepat waktu, akurat, dapat diandalkan dan sesuai apa yang diinginkan oleh pengguna. 2.

Tinjauan Pustaka

2.1

Konsep Dasar Sistem

Agar mengetahui lebih dalam mengenai sistem yang akan dirancang alangkah baiknya kita mengetahui pengertian sistem dari beberapa sumber. Berikut ini Pengertian sistem menurut Jogiyanto Hartono adalah sebagai berikut: “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.” ( 2005 : 1) Sedangkan pengertian sistem menurut James A. Hall adalah sebagai berikut:

70


“ Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.” (2007:6) Sedangkan pengertian sistem menurut Azhar Susanto yaitu : “ Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. ” (2007:24) Maka dari pengertian sistem diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah merupakan kumpulan/group dari bagian/komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.2

Konsep Dasar Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan, karena informasi merupakan sumber yang digunakan manajemen dalam hal pengambilan keputusan. Jika informasi yang dihasilkan oleh sistem buruk maka akan berdampak buruk bagi kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Pengertian informasi menurut Jogiyanto Hartono adalah sebagai berikut: “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.” (2005:8) 2.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Adapun pengertian sistem informasi akuntansi (SIA) menurut Azhar Susanto Adalah: “Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan (integrasi) dari sub-sub sistem/komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan dan menjadi informasi keuangan.” (2007:83) Sedangkan pengertian sistem informasi akuntansi yang dikemukakan oleh Jogiyanto H. M adalah sebagai berikut : “Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi keputusan dengan orientasi financial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan”. (2005:17) Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari komponen baik fisik maupun non fisik dalam organisasi yang saling berhubungan yang bekerja sama secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan keuangan dan menjadi informasi keuangan serta mengkomunikasikannya kepada pihak-pihak luar maupun di dalam perusahaan. 2.4

Analisis dan Perancangan Sistem

Analisis dan perancangan sisten dilakukan dalam rangka memudahkan dalam pemahaman mengenai segala proses dan aliran data yang terjadi dalam sistem yang akan berjalan. Menurut Jogiyanto Hartono Analisis sistem yaitu : “Merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi

71


permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya.” (2005:129) Perancangan terhadap aliran/proses data informasi harus dilengkapi dengan alat bantu berupa : Bagan alir (Flowchart), Diagram konteks (Context Diagram), Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD). Alat bantu tersebut dibuat dan digunakan untuk memodelkan aliran data dan informasi tersebut agar dapat memahami segala proses yang akan dirancang dan dikembangkan. 2.5

Metode Life Cycle Dalam proses pengembangan sistem setidaknya melewati beberapa tahapan dari mulai perencanaan sampai sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahapan pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dengan cara kembali ke tahapan perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem (system life cycle). Menurut Jogiyanto Hartono pengertian proses daur atau siklus hidup sistem (system life cycle) adalah sebagai berikut: “Daur atau siklus hidup dari pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya.” (2005 :41) Adapun siklus hidup pengembangan sistem dengan langkah-langkah utamanya yang akan penulis gunakan dapat di lihat pada gambar berikut ini :

Gambar 2.1 Siklus hidup pengembangan sistem Dari gambar siklus hidup informasi di atas, maka dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Kebijakan dan perencanaan sistem merupakan tahapan awal pada saat pengembangan dan perancangan sistem agar maksud dan tujuan sistem jelas sasarannya. 2. Analisis sistem merupakan tahapan kedua yang mendefinisikan identifikasi kebutuhan dari sistem, identifikasi kebutuhan dari informasi, penelitian terhadap sistem yang sudah ada, analisis dari temuan penelitian.

72


3.

4. 5. 6.

7.

Desain sistem secara umum merupakan tahapan ketiga yang bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kapada user mengenai desain keluaran, desain masukan, desain file, desain program, desain prosedur dan desain pengolahan sistem. Desain sistem secara terinci merupakan tahapan keempat dimana mendefinisikan kembali subsistem-subsistem dengan lebih terperinci. Seleksi sistem merupakan tahapan kelima dimana tahap ini merupakan tahap untuk penyeleksian perangkat keras maupun perangkat lunak dalam perancangan sistem. Implementasi sistem merupakan tahapan keenam dimana penginstalan terhadap perangkat lunak dilakukan agar sitem yang dibuat dapat diterapkan dan digunakan oleh user utnuk dilakukan pengetesan terlebih dahulu. Perawatan sistem merupakan tahapan terakhir dimana pada tahap ini merupakan tidak lanjut dari implementasi sistem yang diterapkan dan digunakan dengan cara merawat sistem dengan baik dan benar sehingga sistem akan terus dapat digunakan dan berjalan dengan baik.

2.6

Flowchart / Flow Map (Diagram Alir Dokumen) Flowchart merupakan gambaran dan alat bantu dalam perancangan sistem dimana didalamnya menerangkan prosedur / pemrosesan data baik secara manual maupun komputer. Menurut James A. Hall pengertian diagram flowchart adalah: “Flowchart adalah representasi grafikal dari sebuah system yang menjelaskan relasi fisik diantara entitas-entitas kuncinya. Flowchart dapat digunakakn untuk menyajikan kegiatan manual, kegiatan pemrosesan computer, atau keduanya.” (2007 : 69) Tabel 2.1 Alur Data (Flowchart) Simbol

Keterangan Menunjukan Dokumen input/output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer

Menunjukan Pekerjaan manual

Proses

Penyimpanan (Data Store)

Input Manual

Display

73


Aliran Data (Sumber : Jogiyanto Hartono, 2005 : 795) 2.7

Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan hubungan antara sistem dan entitas/ bagian yang berkaitan langsung dengan sistem. Pengertian diagram konteks menurut Yourdon adalah sebagai berikut: “Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luar sehingga akan diketahui tentang entitas yang terlibat beserta aliran data yang masuk dan keluar sistem.” (1999 : 339) 2.8 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan penjabaran dari proses sistem yang berada dalam diagram konteks, dimana didalamnnya terdapat beberapa proses yang saling berkaitan satu sama lain disertai dengan aliran datanya. Menurut Yourdon, definisi dari diagram aliran data (DFD) adalah sebagai berikut: “Diagram Aliran Data berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem sebagai suatu jaringan dari proses-proses yang terjadi dalam sistem tersebut dengan disertai data yang mengalir ke setiap proses yang dilakukan”. (1999 : 352) Terdapat empat komponen penting dalam DFD. Menurut Yourdon Keempat komponen penting tersebut meliputi proses, data flow, data store dan terminator (entitas luar). “a. Proses Proses dalam Data Flow Diagram digambarkan dengan sebuah lingkaran. Proses menunjukkan bagian sistem yang mentransformasi sebuah atau beberapa input menjadi output. Penamaan sebuah proses dapat berupa sebuah kata, frase atau sebuah kalimat sederhana yang menjelaskan nama proses itu sendiri. b. Terminator Terminator digambarkan dengan sebuah kotak persegi panjang. Terminator menunjukkan entitas luar yang berhubungan dengan sistem. Sebuah terminator dapat berupa orang, sekumpulan orang atau departemen dalam perusahaan atau organisasi yang sama tetapi berada di luar sistem yang dimodelkan. c. Flow (Aliran) Aliran Data digambarkan dengan sebuah panah yang keluar atau menuju sebuah proses. Flow digunakan untuk menunjukkan aliran data atau item data dari suatu bagian ke bagian lainnya. Flow diberi nama untuk menunjukkan data yang mengalir melalui flow tersebut. d. Store (Penyimpanan)

74


Store digambarkan dengan dua buah garis sejajar mendatar, menunjukkan sekumpulan data yang disimpan. Store berfungsi sebagai tempat penyimpanan data yang dapat digunakan dalam sistem baik sebagai input untuk melakukan suatu proses untuk kemudian digunakan oleh proses-proses lainnya”. (1999 : 353) 2.9

Entity Relationship Diagram (ERD) Pengertian entity relationship diagram menurut Yourdon adalah sebagai berikut : “Entity Relationship Diagram adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara data yang direlasikan dengan kunci relasi, yang merupakan kunci utama dari masingmasing data.” (1999:477) Dari pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa Entity Relationship Diagram merupakan diagram yang menggambarkan hubungan antara data yang direlasikan dengan kunci relasi, yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut dengan kunci utama dari masing-masing data.

Dibawah ini merupakan contoh gambar dari entity relationship diagram ( ERD ) diantaranya sebagai berikut: *NIM

*NIM

Mahasiswa N

*Kode_Kul *Kode_Kul

Mempelajari

N

Kuliah

*Kode_Kul

N

Mengajar

*Nm_dos

1

Dosen

( Sumber Sudjana 2005 : 113 ) Gambar 2.8 Contoh Data Arus Data ( Data Flow Diagram ) 2.10 Sekilas Tentang Borland Delphi 7 Borland Delphi atau biasa disebut Delphi merupakan perangkat lunak pengembangan aplikasi yang sangat popular di lingkungan Windows. Perangkat lunak ini dapat digunakan untuk pembuatan aplikasi apa saja mulai dari permainan hingga ke aplikasi basis data. Delphi tergolong bahasa pemograman visual yang sudah terbukti kehandalannya dalam perkembangan aplikasi berbasis Windows, Delphi merupakan pengembangan program pascal yang sudah tidak asing lagi, dengan GUI (Graphical User Interface) yang memberikan kemudahan untuk merancang tampilan atau user interface program aplikasi yang akan dibuat. Delphi menyediakan banyak cara untuk mengakses Database, yaitu BDE (Borland Database Engine), IB Express, Ado, dGO, ODBC, dbExpress dan MySQL Data Access Components. Dalam perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan, perancang menggunakan MySQL Data Access Components sebagai koneksi antara Borland Delphi 7 dan database server MySql Server.

75


3.

Metodologi Penelitian

Perancangan sistem informasi yang baik dibutuhkan suatu metodologi penelitian yang baik dan benar. Adapun pengertian metodologi menurut Jogiyanto Hartono sebagai berikut : ”Suatu kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang digunakan dalam ilmu pengetahuan, seni dan disiplin yang lainnya. (2005: 59) 3.1

Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang dilakukan perancang dalam perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan diantaranya adalah: 1.

2.

3.2

Penelitian Langsung Perancang mengumpulkan data-data dengan cara wawancara dan observasi dimana datadata yang diperlukan dapat diperoleh melalui cara tersebut. Tidak hanya itu perancang pun melakukan konsultasi dengan orang-orang yang ahli/kompeten dibidang teknologi informasi/pemrograman guna untuk pengembangan ilmu pengetahuan yang nantinya digunakan dalam hal perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan terutama dalam hal pemrograman yang akan dilakukan. Studi kepustakaan Perancang mengumpulkan beberapa bahan teori dari buku sumber yang berhubungan dengan masalah yang diteliti yang digunakan sebagai bahan referensi. Penulis juga mendapat sebagian informasi penting melalui internet. Metode Pengembangan Sistem

Dalam pengembangan sistem informasi perlu digunakan suatu metode pengembangan sistem yang dapat digunakan sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama pengembangan sistem. Sebagian besar dari metode pengembangan sistem yang dibuat dimaksudkan hanya untuk tahapan desain saja, akan tetapi banyak juga yang dapat digunakan untuk tahap analisis sistem. Metode pengembangan sistem informasi pembelian dan penjualan ini dilakukan secara terstruktur dan dalam pelaksanaannya akan melibatkan beberapa aliran data di dalamnya. Pendekatan ini dikembangkan oleh Edward Yourdon adapun alat bantu yang akan digunakan di antaranya : Flow Map/flowchart, Context Diagram, Data Flow Diagram, dan Entity Relationship Diagram. Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode prototype. Prototype Model adalah salah satu metode pengembangan perangkat lunak yang banyak digunakan. Dengan Metode Prototyping ini pengembangan dan pelanggan dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan sistem. Langkah-langkah dalam model prototype adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi kebutuhan pengguna. Pada tahap ini, analisis sistem akan melakukan studi kelayakan dan studi terhadap kebutuhan pengguna, baik yang meliputi model interface, teknik prosedural maupun dalam teknologi yang akan digunakan. 2. Mengembangkan prototype. Pada tahap kedua ini, analisis sistem bekerja sama dengan pemogram mengembangkan prototype sistem untuk memperlihatkan kepada pengguna pemodelan sistem yang akan digunakan.

76


3. Menentukan prototype, apakah dapat diterima oleh pengguna. Karena sistem pada tahap ini akan mendeteksi sejauh mana pemodelan yang akan dibuatnya dan akan diterima oleh penggunanya. Perbaikan-perbaikan apa yang diinginkan oleh pengguna atau bahkan harus merombak secara keseluruhan. 4. Penggunaan prototype, pada tahap ini analisis sistem akan menyerahkan kepada pemogram untuk mengimplementasikan pemodelan yang dibuatnya menjadi suatu sistem. Pada model prototype, ditambahkan enam langkah berikut: 1. Mengidentifikasi kebutuhan pengguna. Pada tahap ini analisis sistem akan melakukan studi kelayakan dan studi terhadap kebutuhan pengguna, baik yang meliputi model interface, teknik prosedural maupun dalam teknologi yang akan digunakan. 2. Mengembangkan prototype. Pada tahap ini, analisis sistem bekerja sama dengan pemogram mengembangkan prototype sistem untuk memperlihatkan kepada pengguna pemodelan sistem yang akan dibangunnya. 3. Mengadakan sistem operasional melalui pemograman sistem oleh pemogram berdasarkan pemodelan sistem yang telah disepakati oleh pengguna sistem. 4. Menguji sistem operasional. Pada tahap ini, pemograman akan melakukan uji coba baik menggunakan data sekunder maupun data primer untuk memastikan bahwa sistem dapat berlangsung dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan pengguna. 5. Menentukan sistem operasional apakah dapat diterima oleh pengguna, atau harus dilakukan beberapa perbaikan atau bahkan harus dibongkar semuanya dan mulai dari awal lagi. 6. Jika sistem ini telah disetujui, maka tahap terakhir adalah melakukan implementasi sistem. 4.

Hasil Penelitian

4.1

Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Berikut ini adalah prosedur penjualan pada sistem pembelian dan penjualan pada Bengkel Ishfa Motor: 1.

Pelanggan memesan barang pada bagian penjualan lalu bagian penjualan memeriksa stok yang ada jika tidak ada maka akan dikonfirmasikan kembali kepada pelanggan. 2. Bagian penjualan berdasarkan pesanan pelanggan membuat Faktur Penjualan (FP) 3 rangkap. 3. FP3 disimpan di bagian penjualan, FP1 dan FP2 bersama uang diberikan pada bagian kasir dan berdasarkan FP3 bagian penjualan mencatat penjualan dalam buku transaksi harian. 4. Bagian penjualan meminta bagian gudang untuk mengambil sparepart dan menyerahkannya kepada pelanggan. Bagian gudang menyiapkan barang, mengurangkan dalam kartu stok dan memberikan barang pada pelanggan. dengan begitu bagian gudang sudah dapat membuat kartu stok 5. Kasir kemudian mencocokan FP2 dan uang lalu di catat ke dalam buku penerimaan kas lalu FP2 diarsipkan. FP1 diserahkan kepada pelanggan. 6. Pimpinan menerima semua laporan transaksi dari setiap bagian. Dan berikut ini adalah prosedur pembelian pada sistem pembelian dan penjualan pada Bengkel Ishfa Motor: 1. Bagian pembelian meminta bagian gudang untuk memeriksa kartu stok untuk melihat jumlah sparepart yang ada, jika diketahui bahwa persediaan atas barang tertentu telah mencapai batas minimum (reorder point), maka bagian gudang membuat Permintaan

77


Pembelian (PP) sebanyak 2 rangkap PP1 diserahkkan ke bagian pembelian dan PP2 diarsipkan. 2. Bagian pembelian akan membuat purchase order (PO) dua rangkap, PO1 diarsipkan dan PO2 dikirimkan kepada pemasok. 3. Pemasok kemudian menyiapkan barang yang telah dipesan beserta fakturnya. 4. Barang dan faktur yang dikirim oleh pemasok akan diterima oleh bagian pembelian dan bagian pembelian akan mengecek kesesuaian antara faktur dan barang dengan purchase order kemudian mencatat ke dalam buku transaksi pembelian. 5. Kemudian berdasarkan faktur dari pemasok, kasir menyiapkan uang untuk pembayaran kepada pemasok dan mencatat kas keluar ke dalam Buku Pengeluaran Kas. 6. Barang diserahkan ke bagian gudang untuk disimpan, bagian gudang mencocokkan barang dengan PP2 apabila telah sesuai kemudian bagian gudang mencatat barang masuk di kartu stok. 7. Pimpinan menerima semua laporan transaksi dari setiap bagian. Berdasarkan analisis yang telah dilakukan perancang terhadap prosedur kerja sistem pembelian dan penjualan yang sedang berjalan pada Bengkel Ishfa Motor, maka dapat digambarkan prosedur flowchartnya sebagai berikut :

Gambar 3.1 Flowchart penjualan yang sedang berjalan

78


Gambar 3.2 Flowchart pembelian yang sedang berjalan 4.2

Perancangan Sistem Informasi yang Diusulkan

Dalam perencangan sistem informasi pembelian dan penjualan yang diusulkan, terdapat beberapa rancangan arus data / model arus data diantaranya bagan alir (Flowchart), diagram konteks (Context Diagram), data flow diagram (DFD), dan entity relationship diagram (ERD). Alat bantu tersebut dibuat dan digunakan untuk memodelkan aliran data baik yang masuk maupun yang keluar dan informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut agar dapat memahami segala proses yang akan dirancang dan dikembangkan oleh perancang sistem. Dibawah ini merupakan Flowchart prosedur pembelian yang disusulkan:

79


Bag. Gudang

Bag. Pembelian

2 Purchase Order

File permintaan

Lilhat data persediaan

Kasir

Pemasok

File barang

Mulai

Cetak PP

1 Permintaan 2 Pembelian Permintaan Pembelian

1 Permintaan Pembelian

File Purchase Order

File mutasi

N Siapkan barang dan faktur

Cetak PO

1 Purchase Order

2 Purchase Order

Faktur Barang N Rp

Rp

Faktur Barang

Barang Faktur

T

Dicocokkan Input faktur

Update file Pengeluaran Kas

File Pengeluaran Kas

File pemasok

Input faktur

File pembelian

Faktur

Update file pembelian,file pemasok, file persediaan, dan file mutasi persediaan

Gambar 4.1 Flowchart prosedur pembelian yang diusulkan.

80


1.

2.

3. 4.

5. 6.

Penjelasan dari gambar diatas adalah sebagai berikut: Bagian gudang akan memeriksa data persediaan, jika diketahui bahwa persediaan atas barang tertentu telah mencapai batas minimum (reorder point), maka bagian gudang akan mencetak Permintaan Pembelian (PP) sebanyak dua rangkap PP1 diserahkan ke Bagian Pembelian dan PP2 diarsipkan. Bagian pembelian menerima PP1 dari bagian gudang kemudian mengup-date file purchase order dan mencetak purchase order (PO) dua rangkap, PO1 diarsipkan dan PO2 dikirimkan kepada pemasok. Pemasok kemudian menyiapkan barang yang telah dipesan beserta fakturnya. Barang dan faktur yang dikirim oleh pemasok akan diterima oleh bagian pembelian dan bagian pembelian akan mengecek kesesuaian antara faktur dengan purchase order kemudian menginput data pembelian dari faktur yang akan mengup-date file pembelian, file barang, file mutasi dan file pengeluaran kas apabila pembayaran dilakukan secara tunai. Kemudian kasir membayar kepada pemasok, barang diserahkan ke bagian gudang untuk disimpan. Pimpinan secara otomatis dapat melihat laporan-laporan tersebut. Berikut ini merupakan Flowchart prosedur penjualan yang diusulkan:

81


Gambar 4.2 Flowchart prosedur penjualan yang diusulkan.

1.

2. 3. 4.

Penjelasan dari gambar diatas : Pelanggan datang untuk melakukan pesanan penjualan kepada bagian penjualan. dan menginput pesanan penjualan yang telah diserahkan. Data pesanan tersebut akan terekam kedalam file penjualan, file mutasi, file barang, dan file penerimaan kas. Bagian penjualan kemudian mencetak faktur penjualan (FP) tiga rangkap, FP1 dan FP2 diserahkan ke kasir dan FP3 diarsipkan. Bagian Penjualan Meminta bagian gudang untuk mengambil sparepart dan menyerahkannya kepada pelanggan. Pelanggan kemudian melakukan pembayaran kepada kasir. Kemudian kasir akan memberikan FP1 kepada pelanggan. Pimpinan secara otomatis dapat melihat laporan-laporan tersebut.

4.2.1 Diagram Konteks yang Diusulkan

Gambar 4.3 Diagram konteks yang diusulkan

82


4.2.2 Data Flow Diagram (DFD) yang Diusulkan

Gambar 4.4 Data flow diagram ( DFD ) level 0 yang diusulkan. 4.2.3 ERD ( Entity Relationship Diagram ) yang Diusulkan

Gambar 4.5 Entity relationship diagram ( ERD ) pembelian yang diusulkan

83


Gambar 4.6 Entity relationship diagram ( ERD ) penjualan yang diusulkan 4.3

Pengujian dan Implementasi Program yang akan digunakan harus dilakukan tahapan pengujian terlebih dahulu, dimaksudkan apakah program tersebut didalamnya terdapat kesalahan atau tidak. Program yang akan digunakan sangat besar kemungkinannya untuk mengalami kesalahan karena beberapa faktor yaitu salah satunya human error. Kesalahan yang terjadi dapat diklasifikasikan menjadi tiga kesalahan yaitu kesalahan bahasa (language error), kesalahan pada saat proses (run time errors), dan kesalahan logika (logical errors). Seperti yang telah dijelaskan di atas, program yang akan digunakan oleh user harus dilakukan pengetesan terlebih dahulu. Pengetesan program dapat dilakukan sebagai berikut : a. Pengetesan modul (syntax) Pengetesan dilakukan untuk setiap modul program sehingga dapat menunjukan bahwa modul tersebut sudah dapat dipanggil dengan benar, walaupun modul lainnya yang berhubungan belum dimasukan. b. Pengetesan unit atau pengetesan program. Pengetesan dilakukan atas semua modul yang telah dimasukan dan setelah sebelumnya dilakukan pengetesan untuk setiap modulnya sehingga dirangkai menjadi satu unit program dan unit program tersebut harus dilakukan pengetesan kembali. Tujuan dilakukannya pengetesan unit program, untuk meyakinkan bahwa semua modul telah terintegrasi tanpa adanya kesalahan.

84


Berikut adalah contoh UI proses pembelian dan penjualan pada Bengkel Ishfa Motor.

Gambar 4.1 Halaman menu utama

Gambar 4.2 Form transaksi status persediaan

85


Gambar 4.3 Form transaksi penjualan

86


Gambar 4.4 Form transaksi Faktur Pembelian

Gambar 4.5 Grafik Penjualan Kegunaan dari sistem yang dirancang adalah untuk meningkatkan kinerja, menangani transaksi dan kegiatan dari perusahaan dan meminimalisasi kemungkinan timbulnya masalah. Sistem ini juga dipakai untuk mengefisiensikan pelayanan kepada para pelanggan serta membantu karyawan dalam menjalankan operasionalnya atau tugasnya masing – masing. Rancangan sistem yang baru akan dipresentasikan kepada perusahaan sebelum diterapkan dan diharapkan bengkel ishfa motor dapat memahami kegunaan dari sistem baru tersebut dan dapat menerapkannya dalam kegiatan perusahaan. Sistem baru tersebut akan diterapkan secara bertahap dalam pengimplementasiannya. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan dapat mempelajari sistem dan mengenalnya lebih baik, sehingga dapat menyesuaikan diri dengan sistem yang baru. 5. 5.1

Simpulan dan Saran Simpulan Sistem yang berjalan pada Bengkel Ishfa Motor masih kurang mendukung keakuratan dan kecepatan ketersediaan informasi dalam hal persediaan, penjualan dan pembelian, karena masih memakai sistem manual dalam hal pembukuan persediaan, pembelian dan penjualan, pemakaian sistem manual menjadikan aktivitas penjualan tidak terkoordinasi secara benar, penerapan sistem manual selama ini mempunyai banyak kelemahan-kelemahan seperti : 1. Data-data yang berasal dari hasil transaksi belum terorganisasi dengan baik menyebabkan kemungkinan untuk kehilangan data sangatlah besar, sehingga pada saat dibutuhkan akan sulit dalam penyediaannya datanya.

87


2. Terkadang timbul masalah yang dikarenakan adanya kesalahan dalam pemasukan data yang nantinya akan sulit untuk terlacak karena banyaknya data-data yang harus dicatat pada dokumen yang disediakan oleh perusahaan. 3. Dikarenakan pemrosesan data-data masih secara manual maka kemungkinan kesalahan dari pemrosesan data sangatlah besar sehingga terkadang timbul perbedaan antara informasi yang ada pada dokumen persediaan dengan stok aktual persediaan. 4. Dikarenakan pemrosesan data-data masih secara manual maka pemrosesan data-data tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga menimbulkan penumpukan data-data yang harus diproses lebih lanjut, sehingga menghambat seluruh kegiatan dalam hal penjualan. 5. Kontrol atas kemungkinan kecurangan-kecurangan sangatlah kurang karena ketidakpastian deskripsi pekerjaan. Ketidakpastian deskripsi pekerjaan menyebabkan kekacauan atas pendokumentasian dokumen-dokumen yang diperlukan. Berdasarkan hasil analisis permasalahan diatas penulis membuat perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan dan penulis mengambil beberapa kesimpulan mengenai Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada Bengkel Ishfa Motor diantaranya sebagai berikut: a. Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini mampu membantu pekerjaan setiap bagian di perusahaan seperti bagian penjualan, bagian pembelian, bagian gudang, dalam memberikan laporan kepada pimpinan sehingga akan memudahkan dalam rangka pengambilan keputusan b. Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini mampu menghasilkan informasi berupa laporan-laporan yang baik, tepat waktu, akurat dan dapat diandalkan untuk digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan oleh pimpinan. a. Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini mampu melakukan perhitungan stok secara cepat, otomatis dan terprogram dengan baik berdasarkan sumber data yang terintegrasi, terorganisasi serta berhubungan satu dengan yang lainnya. b. Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini mampu memberikan kemudahan dalam proses pembuatan dokumen-dokumen transaksi seperti Faktur Penjualan, Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian jika dibandingkan dengan cara manual yang dapat menyebabkan kesalahan dalam penulisan dan keterlambatan dalam pembuatan dokumendokumen transaksi tersebut. c. Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini mampu menyediakan informasi berupa laporan-laporan dengan periode sesuai kebutuhan pengguna. d. Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini mampu meminimalisasi sejumlah kesalahan yang biasa terjadi pada sistem yang sedang berjalan. c. Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini mampu menampung data kedalam database dengan skala yang besar sehingga apabila jumlah transaksi sangat besar tidak perlu khawatir akan terjadi overload database. 5.2

Saran Berdasarkan hasil perancangan sistem dan pembahasan yang telah dilaksanakan, maka pada bab ini penulis mencoba untuk memberi saran baik kepada peneliti berikutnya maupun

88


kepada Bengkel Ishfa Motor yang akan mengaplikasikan Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan sebagai berikut: 1. Bagi para peneliti berikutnya sebaiknya pada saat pembuatan program menggunakan teknik dokumentasi yang baik dan rinci sehingga tidak akan mengalami kesulitan dalam menelusuri kode program yang sedang dirancang. 2. Bagi Bengkel Ishfa Motor yang ingin mengembangkan Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan harus lebih memperhatikan alur transaksi yang terjadi, data transaksi dan bukti transaksi agar tidak terjadi keterlambatan dalam pelayanan terhadap pelanggan. 3. Semoga Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan ini dapat dikembangkan sehingga dapat mencipakan sistem informasi yang terintegrasi dengan baik. Daftar Pustaka Azhar Susanto. Sistem Informasi Akuntansi. Lingga Jaya. Bandung: 2007. Fathansyah. Basis Data. Penerbit Informatika. Bandung: 2001. Freddy Rangkuti. Manajemen Persediaan. Penerbit RajaGrafindo Persada. Jakarta: 2004. Jamess A. Hall. Sistem Informasi Akuntansi, buku 1. Penerbit Salemba Empat. Jakarta: 2007. Jogiyanto Hartono. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi yogyakarta. Yogyakarta: 2005. Lamidjan dan Azhar Susanto, Sistem Informasi Akuntansi. Jilid 1, Edisi 18. Penerbit Lingga Jaya. Bandung: 2001. Marshall B. Romney and Paul John Steinbart, Accounting Information System, edisi sembilan. Jakarta: 2004. Nugroho Widjajanto. Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit Erlangga. Jakarta: 2001. Ikatan Akuntansi Indonesia. Pedoman Standar Akuntansi Keuangan No. 27 Tahun 2007. Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto. Manajemen Persediaan. Cetakan Kedua. Penerbit PT Grasindo. Jakarta: 2005. Sudjana. Sistem Manajemen Basis Data. Universitas jenderal Achmad Yani Fakultas Ekonomi. Bandung: 2002. Sofyan Syafri Harahap. Teori Akuntansi. Penerbit RajaGrafindo Persada. Jakarta: 2007. Yourdon. Modern Structured Analysis. Jakarta: 1999. BIODATA PENULIS :

Ifan Wicaksana Siregar., SE. adalah dosen Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Unjani

89

Perancangan Sistem Informasi Pembelian Dan Penjualan Pada Bengkel Ishfa Motor. Oleh : Ifan Wicaksana Siregar

Recommend Documents