Perancangan Sistem Informasi ... (Ragil Setia Budi) 1
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN BERBASIS WEB PADA RUMAH MAKAN AYAM GEPREK MANTAP DESIGNING WEB-BASED SALES ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM OF AYAM GEPREK MANTAP RESTAURANT Oleh: Ragil Setia Budi Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta
[email protected] Mahendra Adhi Nugroho Staf Pengajar Jurusan Pendidikan Akuntansi Universitas Negeri Yogyakarta Abstrak Penelitian ini bertujuan untuk (1) Mengetahui Sistem Informasi Akuntansi Penjualan yang sudah berjalan di Ayam Geprek Mantap. (2) Mengetahui Sistem Informasi Akuntansi Penjualan berbasis web yang sesuai dan layak diterapkan di Ayam Geprek Mantap. Penelitian ini merupakan penelitian pengembangan. Subjek penelitian adalah Rumah Makan Ayam Geprek Mantap yang beralamatkan di Jalan Rajawali Ngebel, Tamantirto, Kasihan, Bantul, Yogyakarta. Objek penelitian adalah sistem informasi akuntansi penjualan yang ada di Ayam Gepek Mantap. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dan dokumentasi. Metode pengembangan sistem dalam penelitian ini adalah System Development Life Cycle (SDLC). Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa (1) Proses pencatatan penjualan Ayam Geprek Mantap masih manual. (2) Pengembangan sistem informasi akuntansi penjualan berbasis web menggunakan metode SDLC: (a) Analisis sistem meliputi analisis PIECES, analisis kebutuhan sistem, dan analisis kelayakan sistem. Pada analisis kelayakan menunjukkan bahwa sistem baru layak diterapkan disemua aspek yaitu: kelayakan teknis, ekonomi, legal, operasional, dan sosial. (b) Terdapat beberapa tabel yang dikembangkan pada desain sistem informasi akuntansi penjualan berbasis web yaitu tabel admin, tabel member, tabel produk, tabel kategori produk, tabel transaksi, dan tabel transaksi detail. Selain itu form yang dibuat meliputi form login admin, form data admin, form produk, form kategori produk, form pembayaran, & form pelanggan. (c) Implementasi sistem informasi akuntansi penjualan berbasis web pada Ayam Geprek Mantap dimulai dari tahap persiapan, pelatihan karyawan, dan pengujian sistem. Pada saat pengujian sistem informasi akuntansi penjualan berbasis web terbukti mampu membantu memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan yaitu: (a) Informasi transaksi penjualan, (b) Informasi Laporan penjualan, Metode konversi yang digunakan adalah metode konversi Modular. Kata kunci: Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Web. Abstract The objectives of the research were: (1) to find out current sales accounting information system in Ayam Geprek Mantap (2) to find out the appropriate web based sales accounting information system.The nature of the research was research and development. The subject of the research was Ayam Geprek Mantap Restaurant which is located in Jalan Rajawali Ngebel, Tamantirto, Kasihan, Bantul, Yogyakarta. The object was web based sales accounting information system. The data were collected by interviews and documentation. The system developed method used in this research was System Development Life Cycle (SDLC). The results of the research showed that (1) Ayam Geprek Mantap used manual sales recording process (2) The developed of web based sales accounting information system used SDLC method: (a) The system was analyzed through PIECES analysis, system needs analysis, and system appropriateness analysis. In the appropriateness analysis showed that the new system was appropriate to be implemented in all aspects includes technical appropriateness, economic, legal, operational and social. (b) In the design of web based sales accounting information system, there were some tables which were admin table, member table, product table, product category table, transaction table, and detailed transaction table. Beside that the forms which were made include login admin form, admin
2 Jurnal Profita Edisi 3 Tahun 2016
data form, product form, product category form, payment form and member form. (c) The implementation of web based sales accounting information system in Ayam Geprek Mantap was started from preparation stage, employees training, and system testing. In the system testing of web based sales accounting information proved that the system able to provide information and meet with the restaurant’s needs which were: (a) sales transaction information, (b) sales information report. The conversion method used was Modular Conversion Method. Keywords: Designing, Accounting Information System, Sales, Web.
Di kota-kota besar TI sudah mulai
PENDAHULUAN Makin
pesatnya
pertumbuhan
banyak digunakan baik secara personal
jumlah penduduk menjadikan kebutuhan
maupun
akan bahan pangan menjadi hal yang
Teknologi Informasi (TI) bagi pelaku
utama
kelangsungan
usaha banyak sekali manfaatnya. Manfaat
hidup orang banyak. Hal ini menjadikan
yang paling dasar tentu saja kita bisa
usaha kuliner menjadi salah satu jenis
mengetahui berapa banyak barang yang
usaha yang diminati oleh para pelaku
terjual. Sebetulnya banyak cara untuk
usaha. Dengan makin banyaknya usaha
mengetahui berapa banyak penjualan kita.
kuliner maka adanya pencatatan terutama
Namun dengan Teknologi Informasi (TI)
penjualan
penting
para pelaku usaha dapat mengetahui
mengingat pencatatan penjualan adalah
informasi penjualan dengan cepat dan
proses
akurat. Makin pesatnya perkembangan
guna
memenuhi
menjadi
awal
perkembangan
sangat
untuk
Penerapan
internet juga menyebabkan kita bisa
menganalisis
mengetahui banyak sekali informasi di
usahanya jika hanya berpedoman pada
seluruh dunia cukup dengan melihat layar
pembelian dan biaya produksi saja tanpa
monitor. Salah satu media yang banyak
melihat berapa income yang didapat dari
diakses adalah web. Penggunaan web
penjualan.
teknologi
sendiri tidak hanya sebatas portal mencari
perdagangan
informasi, namun juga dapat digunakan
tidak
menjadikan
akan
tersebut.
kolektif.
Pelaku
usaha
usaha
mengetahui
secara
bisa
Perkembangan arus
berkembang. Dengan teknologi mereka
untuk
penerapan
bisa menekan biaya, waktu dan tenaga
penjualan. Salah satu keunggulan sistem
sehingga bisa lebih efektif dan efisien.
berbasis web diantaranya adalah sistem
Bahkan saat ini dengan memanfaatkan
bisa digunakan di komputer manapun
teknologi website, sistem bisa diakses dari
selama komputer itu terhubung dengan
jarak jauh sehingga mempermudah dalam
jaringan. Sehingga antar cabang usaha
pengontrolan.
dapat
dihubungkan
sistem
melalui
informasi
jaringan
Perancangan Sistem Informasi ... (Ragil Setia Budi) 3
internet
dengan
memanfaatkan
web
METODE PENELITIAN
browser sebagai media untuk mengakses
Jenis Penelitian
sistem dari Database Server. Penggunaan
Penelitian
ini
internet tentu hanya dikhususkan pada
pengembangan
usaha
(System Development Life Cycle).
yang
berjauhan.
memiliki Sistem
cabang berbasis
yang
sistem
menggunakan model
SDLC
web
kebanyakan menggunakan konsep model
Waktu dan Tempat Penelitian
jaringan peer-to-peer (P2P) dimana antar
Penelitian ini dilakukan di Ayam
komputer bisa saling berbagi selama
Geprek Mantap yang beralamat di Jalan
terhubung
Berbagai
Rajawali Ngebel, Tamantirto, Kasihan,
informasi lain juga bisa ditampilkan
Bantul, Yogyakarta. Waktu Penelitian
sehingga mempermudah pelaku usaha
dimulai pada bulan September 2015.
dalam
jaringan.
dalam pengambilan keputusan. Pelaku
usaha
yang
belum
menerapkan sistem informasi penjualan baik yang berbasis web maupun desktop akan mencatat secara manual. Hal ini tentunya lebih baik daripada tanpa catatan sama sekali. Pencatatan manual memiliki
Subjek Penelitian Subyek dari penelitian ini adalah pemilik dan karyawan Ayam Geprek Mantap, sedangkan obyek penelitiannya adalah Sistem Informasi Penjualan yang dilaksanakan oleh Ayam Geprek Mantap.
banyak sekali kelemahan terkait efisiensi dan efektifitas, human error, maupun data yang rawan manipulasi menjadikan perlu adanya pencatatan yang efektif, cepat, dan tentu saja akuntabel. Dengan pencatatan yang terkomputerisasi maka pencatatan bisa dilakukan dengan model cash basic maupun secara Akrual. Penerapan sistem yang terkomputerisasi akan mempermudah proses
bisnis
data primer. Peneliti mengambil informasi langsung ke usaha yang dijadikan objek penelitian
dengan
cara
observasi,
wawancara dan dokumentasi. a.
Wawancara Data atau informasi yang diperoleh
dari metode tanya jawab adalah adalah
naik.
gambaran umum perusahaan, sistem yang
Penggunaannya juga akan meningkatkan
ada, sistem penjualan, serta hal-hal yang
kepuasan konsumen terhadap pelayanan.
berkaitan
terus
jika
Data yang digunakan adalah adalah
volume
penjualan
terlebih
Prosedur
melonjak
dengan
sistem
informasi
akuntansi penjualan perusahaan. Hal ini
4 Jurnal Profita Edisi 3 Tahun 2016
dibutuhkan guna mendapatkan informasi
Dokumentasi merupakan catatan yang
yang lebih detail terkait hal-hal apa saja
diperoleh dari dokumen-dokumen fisik
yang ada di perusahaan guna menunjang
maupun non fisik di lokasi penelitian
penelitian.
terkait.
b.
b.
Observasi Peneliti mengamati secara langsung
Teknik Analisis Data
1) Tahap Analisis Sistem Analisis
di lapangan pada obyek penelitian dengan tujuan memperoleh gambaran kondisi yang terjadi berdasarkan persepsi dari peneliti. Dokumentasi
digunakan
untuk
menganalisis sistem lama perusahaan dan menggambarkan kebutuhan pemakai pada Ayam
c.
ini
Geprek
Mantap.
Tahapan
ini
diantaranya:
Proses ini dilakukan dengan cara mengumpulkan dokumen-dokumen yang berkaitan
dengan
sistem
a)
Analisis PIECES Analisis ini dilakukan terhadap
informasi
kinerja, informasi, ekonomi, keamanan
akuntansi penjualan di perusahaan.
aplikasi, Data,
Intrumen,
dan
Teknik
yang
Data Data
yang
digunakan
berupa
dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan. Teknik pengumpulan data
(performance,
information,
1)
Yaitu
metode
mengamati secara langsung di lapangan pada obyek penelitian dengan tujuan gambaran
kondisi
yang
terjadi berdasarkan persepsi dari peneliti.
Performance,
berkaitan
dengan
efektif dan efisien. 2)
Information, ketepatan
berkaitan maupun
dengan keakuratan
informasi yang diterima perusahaan.
secara langsung kepada narasumber di
Observasi
mendapatkan
yang baru sehingga menjadi lebih
cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan
perusahaan yang dilakukan penelitian.
untuk
peningkatan terhadap kinerja sistem
dokumentasi. Wawancara yaitu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan
digunakan
Analisis ini terdiri dari:
dengan metode wawancara, observasi, dan
memperoleh
pelayanan
masalah utama (Hanif Al Fatta, 2007:51).
menggunakan beberapa metode antara lain
Metode
dan
economy, control, efficiency, services)
Pengumpulan a.
pelanggan
efisiensi,
3)
Economy,
permasalahan
ekonomi
yang berkaitan dengan biaya dan keuntungan.
Dengan
adanya
kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem lama, maka mungkin terjadi
Perancangan Sistem Informasi ... (Ragil Setia Budi) 5
4)
biaya yang tidak dapat diramal atau
adalah kebutuhan yang berisi properti
dikenal.
perilaku yang dimiliki oleh sistem meliputi
Control
atau pengendalian dalam
operasional, kinerja, keamanan, politik,
sebuah sistem sangat diperlukan yaitu
dan budaya.
untuk menghindari dan mendeteksi
c)
secara dini terhadap kesalahan yang terjadi. 5)
Dengan analisis ini penulis akan mencoba mencari tahu apakah sistem yang
Efficiency,
terhadap
sudah berjalan memang layak untuk
efisiensi operasi berkaitan dengan
dilakukan pengembangan. Aspek tersebut
apakah terjadi proses yang boros yang
diantaranya:
tidak ada gunanya dan berkaitan
(1) Kelayakan Teknis
dengan
peningkatan
perbandingan
output
dan
input. 6)
Analisis Kelayakan Sistem
Agar dapat dikatakan layak secara teknis, maka sistem yang dibuat harus
Services,
peningkatan
terhadap
memiliki
kriteria
yang
mengikuti
pelayanan yang diberikan oleh sistem
perkembangan teknologi saat ini, tingkat
berhubungan dengan kepuasan dari
pemakaian yang mudah, dan terjangkau.
user.
(2) Kelayakan Operasional
b) Analisis Kebutuhan Sistem Penulis
melakukan
artian ketika sistem dapat membantu
observasi
operasional terutama di bagian penjualan
terhadap kegiatan operasional perusahaan
sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah,
terkait sistem penjualan tunai pada usaha
tidak malah menjadikan sebagai beban
Ayam Geprek Mantap, sehingga peneliti
operasional.
mampu mengetahui data atau dokumen
(3) Kelayakan Ekonomi
apa saja yang dibutuhkan pada sistem
Kelayakan
pengamatan
informasi
akan
Layak secara operasional dalam
langsung
akuntansi
atau
penjualan
tunai
berbasis web.
ekonomi
merupakan
aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan. Beberapa metode kuantitatif
Analisis kebutuhan sistem terbagi
yang dapat digunakan untuk melakukan
menjadi dua, yaitu analisis kebutuhan
analisis kelayakan adalah sebagai berikut
fungsional dan analisis kebutuhan non
(Freddy Rangkuti, 2005:205):
fungsional. Kebutuhan fungsional adalah
i.
jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang dilakukan oleh sistem. Sedangkan
kebutuhan
non
fungsional
Payback period Metode
ini
digunakan
untuk
mengukur jumlah tahun yang diperlukan
6 Jurnal Profita Edisi 3 Tahun 2016
untuk mendapatkan kembalian investasi
2) Perancangan Sistem
awal yang telah dikeluarkan.
Dalam tahap perancangan sistem ada akan dibuat beberapa permodelan
ii. Metode Net Present Value (NPV) Metode
Net
merupakan
Present
metode
diantaranya Value yang
mempertimbangkan nilai waktu dari uang,
permodelan
permodelan
database,
proses, permodelan
interface. 1.
yaitu menggunkana suku bunga diskonto
Permodelan Proses Permodelan proses ditujukan untuk
yang akan mempengaruhi arus dari uang.
menggambarkan
Bila NPV bernilai lebih dari 0 (nol), berarti
jalannnya sistem dan segala aktifitasnya.
investasi menguntungkan dan sistem layak
Dengan
untuk dikembangkan.
diharapkan
iii. Return On Invesment
penggambaran dan pemahaman proses
Return
on
invesment
adalah
besarnya keuntungan yang bisa diperoleh dalam (%) selama periode waktu yang telah
ditentukan
untuk
menjalankan
adanya
bagaimana
permodelan
dapat
sistem
proses
mempermudah
yang dilewati. 2.
Pemodelan Database Pemodelan
menghasilkan
database
struktur
penjualan.
yang
proyek. Jika ROI bernilai positif maka
menunjang
ROI dianggap layak, jika bernilai negatif
desain database ini akan akan dibuat
maka akan dianggap tidak layak.
beberapa desain tabel diantaranya:
(4) Kelayakan Hukum
(1) Tabel Admin
Suatu sistem dapat dikatakan layak
sistem
database
akan
(2) Tabel Member / Pelanggan
secara hukum jika memenuhi aturan dan
(3) Tabel Produk
undang-undang yang berlaku. Diantaranya
(4) Tabel Kategori Produk
penggunaan aplikasi pendukung sistem
(5) Tabel Transaksi
harus menggunakan aplikasi legal.
(6) Tabel Detail Transaksi 3. Permodelan interface
(5) Kelayakan Sosial Sistem
dikatakan
layak
secara
sosial apabila dalam penerapannya tidak mengganggu perusahaan.
lingkungan
Dalam
sekitar
Permodelan interface atau antar muka adalah merancang tampilan dari sistem tersebut saat sedang ditampilkan. Untuk permodelan interface ini terdiri dari desain input dan desain output. Desain input akan menghasilkan beberapa form yang berbeda-beda fungsinya. Sedangkan
Perancangan Sistem Informasi ... (Ragil Setia Budi) 7
desain output akan menghasilkan beberapa laporan yang berbeda-beda informasinya. Form yang dihasilkan dari desain
Implementsi sistem dibagi kembali menjadi beberapa tahap diantaranya: 1) Pengenalan Sistem
input diantaranya:
Pada tahap ini akan diajarkan
1)
Form Login Admin
tentang cara pengoperasian sistem, fitur-
2)
Form Data Admin
fitur yang ada, dan penanganan ketika
3)
Form Produk
terjadi masalah. Sasaran pertama untuk
4)
Form Kategori Produk
pengenalan ini adalah pemilik usaha.
5)
Form Pembayaran
2) Pengembangan
6)
Form Pelanggan Laporan
yang
dan
Pengujian
Program dihasilkan
dari
desain output diantaranya: 1)
Laporan Detail Transaksi
2)
Laporan Data Produk
3)
Laporan Data Pelanggan
4)
Laporan Penjualan
Pada tahap ini dilakukan praktek secara
langsung
sistem.
Tahap
pengguna
terhadap ini
mulai
penerapan
diperlukan terbiasa
agar dalam
pengoperasian sistem. Selain itu pengujian ini juga sebagai pembanding antara sistem yang lama dengan sistem yang baru. Proses ini menggunakan konversi panel,
3) Tahap Implementasi Sistem Setelah sistem,
dilakukan
tahap
yaitu dengan melakukan implementasi
perancangan
selanjutnya
adalah
implementasi sistem. Ditahap ini sistem yang sudah dibuat dioperasikan sehingga diketahui secara langsung apa yang terjadi.
sistem baru secara bersamaan dengan sistem lama. Pendekatan ini memberikan pelindungan
segala kebutuhan sebelum implementasi dilakukan, seperti Software dan Hardware. Selain itu data-data yang akan digunakan terlebih
dahulu
mengefisienkan proses selanjutnya. b.
Implementasi Sistem
ini
dimaksud
untuk
mengetahui hasil implementasi sistem jika
Pada tahap ini akan dipersiapkan
diinput
mengantisipasi
3) Analisis Hasil Implementasi Analisis
Persiapan Rencana Implementasi
untuk
kegagalan sistem yang baru.
Tahap implementasi ini terdiri dari : a.
ini
guna
ada
kekurangan
maka
sistem
akan
diperbaiki.. analisis ini digunakan untuk mengetahui konversi ynag tepat untuk menerapkan sistem tersebut. 4) Konversi Sistem Konversi
ini
digunakan
untuk
mengubah sistem lama ke dalam sistem
8 Jurnal Profita Edisi 3 Tahun 2016
baru. Konversi ini diterapkan sesuai
tersebut
mampu
mencakup
fungsi
dengan hasil analisis sistem.
akuntansi di semua cabang ayam geprek mantap.
HASIL
PENELITIAN
DAN
2.
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
PEMBAHASAN 1.
Berbasis Web pada Ayam Geprek
Fungsi yang terkait dengan Sistem
Mantap
Informasi Akuntansi Penjualan pada Ayam Geprek Mantap. Fungsi yang terkait dengan sistem informasi
akuntansi
penjualan
Ayam
Geprek Mantap yaitu fungsi penerimaan kas
dan
fungsi
persediaan
barang
perusahaan. Apabila terjadi penjualan produk, karyawan bagian kasir akan melakukan
fungsi
penerimaan
kas.
Sedangkan pada fungsi persediaan barang akan melakukan manajemen bahan baku dengan melakukan penambahan maupun pengurangan jumlah persediaan. Pada penerapan fungsi lama tidak memiliki posisi sentral untuk melakukan fungsi pencatatan akuntansi sehingga peran dari kontroler
menjadi
perangkap
segala
pencatatan di lapangan. Dengan adanya sistem baru tentunya cukup mempermudah dalam melakukan pencatatan mengingat data acuan sudah tersimpan dengan aman di
sistem.
Namun
meskipun
begitu
diharapkan ada upaya dari pemilik untuk membuat jabatan baru yang permanen untuk
menjalankan
fungsi
akuntansi.
Mungkin tak perlu ada satu-satu di semua cabang
namun
peran
dari
karyawan
Dokumen dan Catatan Terkait dengan
Pada
Ayam
Geprek
Mantap
dokumen yang digunakan adalah Nota penjualan. Sebelum penerapan Sistem yang
baru,
tidak
semua
konsumen
mendapat nota. Hanya mereka
yang
memesan
yang
secara
delivery
saja
mendapat nota. Dengan adanya sistem yang baru, semua konsumen mendapat nota. Nota tersebut memuat Nomor Nota, Tanggal dan jam, detail transaksi, total tagihan,
uang
yang
dibayarkan,
dll.
Apabila terdapat kekurangan pembayaran atau terdapat transaksi yang dibayarkan di akhir misal pembelian delivery maka pada nota akan terdapat tanda pending serta jumlah kekurangan transaksi sehingga mempermudah dalam penagihan. Pada pencatatan terdapat rekap dari korinator terkait kondisi Cash flow harian. Catatan Cash Flow memuat Saldo kas Awal, Omset Harian, Belanja Harian, dan Saldo Kas Akhir. Pada dasarnya hal ini sama dengan sebelum-sebelumnya hanya saja
kalau
sebelumnya
hanya
menggunakan secarik kertas, namun saat ini menggunakan secarik kertas dan juga buku tulis.
Perancangan Sistem Informasi ... (Ragil Setia Budi) 9
3.
Prosedur Sistem Informasi Akuntansi
berpotensi akan adanya tindak kecurangan
Penjualan pada Ayam Geprek Mantap
pada setiap prosedur yang ada.
Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada Ayam Geprek Mantap, terdapat
prosedur
yang
Sistem Pengendalian Internal pada Ayam Geprek Mantap
terkait
Sistem pengendalian internal pada
pemesanan,
Ayam Geprek Mantap kurang berjalan
Penjualan,
dengan baik karena dalam operasionalnya
penerimaan
yang bertugas menjalankan sistem bisa
pembayaran, dan prosedur pencatatan
siapa saja. Karena secara teori dianjurkan
penjualan
ada pemisahan tugas dalam fungsi sistem
penjualan,
tiga
4.
yaitu prosedur
prosedur
input
Transaksi
prosedur
penyerahan
tunai.
dan
Prosedur
pesanan
merupakan prosedur yang dimulai dari
karena
pesanan dari konsumen yang kemudian
kewenangan penuh dalam 2 tugas atau
diproses.
lebih yang berkaitan maka berpeluang
Prosedur
input
transaksi
seseorang
untuk
yang
melakukan
memiliki
penjualan dilakukan dengan memasukan
besar
data makanan yang disantap atau dipesan
Namun hal ini sepertinya susah untuk
kemudian akan muncul nominal yang
dirubah karena background dari karyawan
harus dibayarkan. Kemudian dilanjutkan
yang kurang terbisa bekerja dalam posisi
ke prosedur selanjutnya yaitu penerimaan
yang tetap. Struktur organsisasi Ayam
pembayaran. Konsumen membayar sesuai
Geprek Mantap masih belum dibagi ke
nominal yang ditagihkan dan karyawan
dalam fungsi-fungsi yang sesuai dengan
akan mencetak invoice untuk konsumen.
tugas pekerjaannya. Mengingat struktur
Data transaksi penjualan akan masuk
organisasi di Ayam Geprek Mantap bisa
secara otomatis ke dalam sistem dan dapat
berkembang
dibuka oleh pemilik. Laporan penjualan
didukung oleh tim yang tidak besar namun
juga dapat di export ke dalam format excel
luwes. Peran dari pemilik akan lebih
dan PDF. Selanjutnya setelah Closing
diperlukan sebagai seorang controller dan
kordinator akan membuat rekap Cashflow
pemegang
yang memuat omset dan jumlah kas
demikian pemilik bisa langsung segera
warung. Prosedur tersebut Ayam Geprek
menyelidiki apabila terjadi error maupun
Mantap memang sudah selayaknya ada di
penggelapan dari karyawan tanpa harus
transaksi penjualan. Namun, prosedur
menunggu kasus menjadi lebih parah.
tersebut masih terdapat kekurangan yaitu
Faktur penjualan secara otomatis tercatat
adanya kemungkinan pelaku dipegang oleh
dalam
satu orang yang sama. Dalam hal masih
manipulasi
sampai
fungsi
sistem
saat
kecurangan.
ini
keuangan.
untuk
maupun
karena
Dengan
menghindari
kesalahan
dalam
10 Jurnal Profita Edisi 3 Tahun 2016
penghitungan tagihan kepada pelanggan. Pencatatan
setiap
transaksi
penjualan
dilakukan secara otomatis oleh sistem, sehingga catatan pesanan dan laporan penjualan terhindar dari kesalahan. Catatan pesanan juga harus dikonfirmasi lebih Gambar 3. Form Pendaftaran Data admin
lanjut kepada konsumen. 5.
Desain Informasi
Program
Web
Akuntansi
Sistem
/user
Penjualan
Berbasis Web pada Ayam Geprek Mantap. Setelah
melakukan
analisis
kelayakan sistem maka tahap selanjutnya adalah membuat desain program web.
Gambar 4. Form Produk
Berikut desain antar muka program:
Gambar 5. Form Kategori produk
Gambar 1. Tampilan Utama Web
Gambar 6. Form pembayaran/kasir
Gambar 2. Form Login
Gambar 7. Form Customer baru
Perancangan Sistem Informasi ... (Ragil Setia Budi) 11
6.
Implementasi
Sistem
Informasi
Akuntansi Penjualan berbasis Web pada Ayam Gepek Mantap
a.
Tahap
Persiapan
Rencana
Implementasi
Gambar 8. Laporan Detail Transaksi
Pada
tahap
persiapan,
kebutuhan
implementasi
disiapkan.
Diantaranya
semua
sistem
baru
pengadaan
Hardware, Software, dan perlengkapan pendukung Gambar 9. Laporan Data Produk
sistem.
Pengujian
implementasi dilakukan langsung di Ayam Geprek Mantap pada bulan Juni 2016. Pemilik dan kordinator akan mendapat pelatihan lebih insentif terkait penggunaan sistem.
Pelatihan
karyawan
dalam
menjalankan program dilakukan selama 2 Gambar 10. Laporan data pelanggan
kali pertemuan. Pelatihan pada Pemilik dan kordinator akan difokuskan pada bagaimana
menjalankan
sistem,
konfigurasi admin web, menambah/edit barang, melayani penjualan, membuat laporan penjualan dan lain-lain. Sedangkan pada tingkat karyawan hanya lebih pada Gambar 11. Laporan Penjualan Per Produk
proses login dan pelayanan penjualan. Hal ini dilakukan hingga karyawan benarbenar menguasai program sistem yang dirancangkan dan benar-benar membantu bagian penjualan dalam efisiensi dan efektifitas kerja.
Gambar 12. Laporan Penjualan Per kategori
b.
Pengujian dan Implementasi Sistem. Pada
pengujian
kali
ditampilkan
pengujian
pada
penjualan dan laporan penjualan.
ini
akan
transaksi
12 Jurnal Profita Edisi 3 Tahun 2016
1)
Transaksi baru
2)
Transaksi Pending
Langkah pertama adalah klik menu
Apabila ada pemesanan antar yang
kasir dan pilih transaksi baru. Kemudian
melakukan pembayaran saat menu pesanan
masukan data pesanan sebagai berikut.
tiba di lokasi pemesanan, maka saat terjadi
Jumlah Item : 2
pembayaran transaksi baru di kolom bayar
Produk : Paket 1 dan paket 2
tidak perlu di isi dan langsung klik tombol “simpan”. Sehingga pada invoice akan muncul status pending.
Gambar 12. Transaksi Baru Setelah kolom bayar sudah di isi dengan uang yang dibayarkan maka secara otomatis
akan
dihitung
kembalianya.
Setelah mengklik tombol simpan maka akan muncul detail transaksi penjualan.
Gambar 15. Pengujian Invoice pending Saat status pending transaksi akan dirubah maka masuk ke Menu Bar “Kasir” dan Pilih “Data Transaksi”.
Gambar 13. Pengujian Detail Transaksi Setelah dirasa cocok maka klik tombol print, kemudian akan muncul invoice berikut.
Gambar 16. Menu data transaksi Setelah data transaksi
berjalan
ditampilkan maka klik icon “Edit Detail” pada kolom aksi.
Gambar 14. Pengujian Invoice
Perancangan Sistem Informasi ... (Ragil Setia Budi) 13
tertentu berdasarkan data perproduk dan per kategori. Saat laporan penjualan ini ditampilkan maka selain muncul detail laporan penjualan, juga akan muncul grafik. Dalam pengujian akan dicari Gambar 17. Data Transaksi penjualan
Laporan Penjualan Per kategori untuk Bulan Juni. Klik pada “Laporan” dan Akan
berjalan
Muncul Pilihan ”Penjualan Per kategori” dan “Penjualan Per produk”
Gambar 18. Icon edit detail Setelah
Edit
data
transaksi
ditampilkan masukan nominal kas yang dibayarkan dan kemudian klik “simpan” maka akan Status akan berubah dan Invoice yang sudah dirubah akan muncul.
Gambar 21. Menu Laporan Penjualan
a.
Laporan penjualan perkategori Dalam
Penjualan
Per
laporan Kategori
ini
Laporan
menampilkan
omset untuk produk berdasarkan kategori yang sudah dibuat di tabel kategori. Selanjutnya untuk periode tanggal yang Gambar 19. Edit detail transaksi
diinginkan pengguna tinggal memasukan pada form tanggal.
Gambar 20. Invoice pending setelah diedit Gambar 3.
Laporan Penjualan
data
Laporan Kategori
Laporan Penjualan adalah laporan menampilkan
22.
penjualan
periode
Penjualan
Per
14 Jurnal Profita Edisi 3 Tahun 2016
Gambar 25. Grafik omset penjualan per produk
Gambar 23. Laporan grafik penjualan per kategori b.
Laporan penjualan per produk Dalam
laporan
ini
Laporan
Penjualan Per Produk menampilkan omset maupun quantity untuk produk yang dipilih. Pilihan Produk pun disesuaikan apakah berdasarkan kategori atau berdasar
Gambar 26. Grafik quantity penjualan per produk
produk. Pada pengujian kali ini akan dimasukan data-data sebagai berikut: Laporan Periode
: Juni
Produk : Paket 1 dan Paket 2 Tampilkan : Omset dan Quantity
c. Analisis hasil implementasi Implementasi
sistem
dilakukan
dengan Metode Konversi Modular atau bisa disebut dengan pendekatan pilot project, Yaitu implementasi sistem baru ke dalam organisasi secara sebagian . Alasan konversi modular adalah karena kondisi karyawan yang sudah terbiasa bergerak dengan sistem lama sehingga perlu ada
Gambar 24. Laporan Penjualan Per Produk
penyesuaian terkait sistem baru. Secara keseluruhan, pengguna
sistem dengan
dapat baik,
dijalankan pada
hasil
pengujian ini akan dievaluasi dan diperinci mengenai keberhasilan dan masalah yang
Perancangan Sistem Informasi ... (Ragil Setia Budi) 15
dihadapi
ketika
sistem
ini
diujikan.
komputer
ataupun
saat
komputer
Diantaranya adalah sebagai berikut :
tersebut hilang. Program dilengkapi
1) Hasil
password untuk
pengujian
berhubungan
masuk
Pengguna yang melakukan pengujian
keamanan sistem maupun data. Pada
terhadap aplikasi sistem ini semua
saat pengujian terdapat beberapa eror
yaitu
Geprek
pada program. Namun secara umum
Mantap. Meski baru pertama kali
fungsi dari aplikasi dapat berjalan
dicoba
dapat
dengan baik mengingat fungsi-fungsi
dengan
utama dari sistem dapat dioperasikan
namun
menjalankan
Ayam
pengguna
program
ini
dalam
program
akses
langsung dengan pengguna sistem.
karyawan
ke
membatasi
demi
cukup baik. Hal ini karena dalam
dengan baik.
pengoprasian program ini tidak perlu
3) Kekurangan
dibutuhkan keahlian khusus karena
Informasi
aplikasi yang dibuat tergolong mudah
berbasis web ini yaitu apabila program
untuk
dipelajari
membutuhkan
waktu
program Akuntansi
Sistem Penjualan
dan
tidak
mengalami
kerusakan,
yang
lama.
belum menguasai perbaikannya. Hal
Dalam pengoperasian sistem, pegawai
ini
yang dipilih sudah terbiasa dengan
dilatih
penggunaan perangkat layar sentuh
mengoperasikan/menjalankan
sehingga
program
dengan
penggunaan
dikarenakan
karyawan
karyawan
hanya untuk
tersebut.
Maka
masih
perangkat layar sentuh lebih mudah
dibutuhkan teknisi dari pihak luar
untuk dipahami. Selanjutnya agar
perusahaan
pengguna dapat menjalankan aplikasi
program
sistem ini dengan cepat hal yang
kerusakan.
dibutuhkan hanya kebiasaan pengguna menjalankan aplikasi sistem ini.
untuk sistem
memperbaiki
jika
mengalami
4) Hasil pengujian berhubungan dengan program itu sendiri. Aplikasi Sistem
2) Data yang dimasukkan ke dalam
Informasi
Akuntansi
Penjualan
database juga tersimpan dengan baik
Berbasis Web ini memang sudah dapat
dan
berjalan . Hal ini dibuktikan dengan
hal
ini
juga
meningkatkan
keamanan dari kehilangan data apabila
pengujian
terjadi kerusakan pada komputer.
sebelumnya. Dalam pengujian ini
Karena database tersebut disimpan
peneliti dan pengguna sejauh ini
dalam
belum
web
hosting
dan
tidak
terpengaruh apabila terjadi kerusakan
yang
telah
menemukan
dijelaskan
permasalahan
selain permasalahan di atas mengenai
16 Jurnal Profita Edisi 3 Tahun 2016
pengujian program maupun pengujian
penjualan yang terjadi secara otomatis
sistem yang telah dibuat.
masuk kepada server. d. Sistem pengendalian intern perusahaan
SIMPULAN DAN SARAN
dalam sistem informasi akuntansi
Simpulan
penjualan pada Ayam Geprek Mantap.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada Ayam Geprek Mantap
Sistem pengendalian internal pada
mengenai
Ayam Geprek Mantap kurang berjalan
sistem
informasi
penjualan
berbasis web, dapat diambil kesimpulan :
dengan baik karena dalam operasional
a. Fungsi yang terkait dengan Sistem
siapapun bisa menjalankan sistem.
Informasi Akuntansi Penjualan pada
Maka
Ayam Geprek Mantap.
karyawan memiliki fasilitas sistem
Sistem informasi akuntansi penjualan
yang berbeda dibandingkan akun yang
Ayam Geprek Mantap berhubungan
berstatus manajemen.
dengan sistem penerimaan kas dan
Perancangan
sistem persediaan barang perusahaan. b.
Perancangan
Pada Ayam Geprek Mantap dokumen
metode System Development Life
membuat semua konsumen mendapat
Flow harian. c.
penjualan pada Ayam Geprek Mantap. Prosedur yang ada pada Ayam Geprek Mantap yaitu prosedur pemesanan, Prosedur penerimaan kas, prosedur penyerahan
Cycle (SDLC) sebagai berikut: a.
Analisis
barang
dan
prosedur
pencatatan penjualan. Perubahan pada sistem baru adalah data transaksi
sistem
meliputi
analisis
PIECES, analisis kebutuhan sistem dan
Prosedur-prosedur yang terkait dengan
Informasi
pada Ayam Geprek Mantap dengan
penjualan. Adanya sistem yang baru
dari kordinator terkait kondisi Cash
Sistem
Akuntansi Penjualan Berbasis Web
Nota
nota. Pada pencatatan terdapat rekap
Informasi
Life Cycle (SDLC).
penjualan pada Ayam Geprek Mantap.
adalah
Sistem
berstatus
dengan metode System Development
dengan sistem informasi akuntansi
digunakan
yang
Akuntansi Penjualan Berbasis Web
Dokumen dan catatan yang terkait
yang
pengguna
analisis
Berdasarkan
kelayakan analisis
sistem. PIECES
diketahui bahwa sistem baru lebih baik dari semua aspek yang ada yaitu performance, information, economy, control, efficiency,dan service. Pada analisis kebutuhan sistem terdapat dua komponen yaitu kebutuhan fungsional
Perancangan Sistem Informasi ... (Ragil Setia Budi) 17
dan non fungsional. Pada kebutuhan
Transaksi, dan tabel transaksi detail.
fungsional, sistem baru memenuhi
Pada desain input berisi form login
syarat dalam efisiensi dan keakuratan
admin, form data admin, form produk,
dalam
form
penerapannya.
Sedangkan
kategori
produk,
kebutuhan non fungsional, sistem baru
pembayaran,
dirancang dengan perangkat keras dan
Sedangkan
lunak yang mudah didapat, serta
menghasilkan
pengoperasiannya juga mudah untuk
Transaksi,
dilakukan. Pada analisis kelayakan
Laporan Data Pelanggan, dan Laporan
sistem yang meliputi kelayakan teknis,
Penjualan
ekonomi, legal, operasional dan sosial.
Implementasi
Metode
akuntansi penjualan berbasis web pada
yang
digunakan
adalah
&
form
form
pada
Pelanggan.
desain Laporan
Laporan
output Detail
Data
sistem
Produk,
informasi
payback period, net present value
Ayam Geprek Mantap
(NPV) dan return on investment
Implementasi menggunakan konversi
(ROI). Payback period sistem baru
Modular. Pada tahap persiapan, semua
setelah
kebutuhan implementasi sistem baru
perhitungan
menunjukkan
bahwa investasi dapat kembali dalam
disiapkan.
jangka waktu 2 tahun 5 bulan 7 hari.
Hardware,
Payback period kurang dari tiga tahun
perlengkapan
sehingga investasi layak dijalankan.
Pemilik dan kordinator akan mendapat
Hasil perhitungan NPV menunjukkan
pelatihan
Kondisi
penggunaan sistem. Tahap selanjutnya
positif
sebesar
Rp.
Diantaranya
pengadaan
Software,
dan
pendukung
sistem.
lebih
adalah
besar dari nol sehingga investasi layak
sasaran uji yaitu hardware, software
dijalankan. Pada hasil perhitungan
dan pengujian sistem yang diterapkan
ROI
di Ayam Geprek Mantap.
pengembalian
sistem
terkait
533.362.125. NPV menunjukkan lebih
menunjukkan
pengujian
insentif
dengan
investasi sebesar 14,35% yang berarti
b.
bahwa investasi layak dijalankan.
Saran
Desain sistem yang dibuat meliputi
a.
Perlu dilakukan pengembangan pada
desain database, desain input dan
sistem informasi akuntansi penjualan
desain output. Desain database yang
berbasis web ini sehingga tak hanya
berisi beberapa tabel, yaitu tabel
membahas mengenai sistem Penjualan
admin, tabel member, tabel Produk,
saja namun juga pada pada sistem lain
tabel
seperti sistem Stock barang, sistem
Kategori
Produk,
tabel
18 Jurnal Profita Edisi 3 Tahun 2016
gaji, dll. Hal ini bertujuan agar sistem tersebut
mampu
menyesuaikan
perkembangan dan kemajuan jaman. Sehingga sistem tersebut memiliki fungsi dan kegunaan yang lebih banyak. b.
Diadakan
evaluasi
sistem
secara
berkala baik dari pihak Ayam Geprek Mantap maupun dari pihak peneliti, mengingat sistem masih baru dan bisa dikembangkan menjadi lebih baik lagi. c.
Saat akan ada penambahan cabang, Ayam
Geprek
mengkonsultasikan
Mantap
harus
dengan
pihak
peneliti untuk dilakukannya proses Upgrade lebih lanjut. Kedepannya akan dibuat pengelompokan transaksi antar cabang dalam satu sistem. d.
Sistem
baru
yang
diimplementasikan
dan
telah dikonversi
pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Ayam Geprek Mantap layak dikembangkan dipandang dari faktor produktifitas,
diferensiasi
dan
manajemen. Kedepannya dari peneliti bahkan akan mengembangkan Sistem tersebut kedalam Point Of Sale (POS).
DAFTAR PUSTAKA Freddy, Rangkuti (2005). Business Plan. Yogyakarta: PT. GramediaPustaka Utama.
Hanif Al Fattah. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
