Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2015
PERANCANGAN MODEL ARSITEKTUR ENTERPRISE PADA UD. ABC DENGAN TOGAF ARCHITECTURE DEVELOPMENT METHOD Achmad Roiyan Fauzi 1) dan Daniel Siahaan 2) 1) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia e-mail:
[email protected] 2) Jurusan Teknik Informatika, Institut Teknologi Sepuluh Nopember
ABSTRAK UD. ABC merupakan perusahaan yang memproduksi bahan baku sepatu dan sandal. Dalam menjalankan aktivitas bisnisnya, perusahaan menggunakan bantuan Microsoft Office dan buku untuk melakukan pencatatan. Pengelolaan informasi secara manual memiliki resiko mudah terjadi kesalahan, waktu yang diperlukan untuk mengakses atau mengolah informasi menjadi panjang, serta sulit beradaptasi dengan volume informasi yang semakin bertambah seiring dengan meningkatnya aktivitas bisnis yang dijalankan. Berdasarkan hal tersebut, UD. ABC membutuhkan perencanaan arsitektur enterprise yang sesuai dengan strategi dan perkembangan perusahaan. Perencanaan arsitektur pada penelitian ini, difokuskan pada perancangan model arsitektur menggunakan TOGAF ADM. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada perancangan model EA, dapat menghasilkan blueprint arsitektur meliputi 39 model fungsi bisnis yang telah disesuaikan dengan fungsi bisnis yang akan datang pada arsitektur bisnis, 40 entitas data baru beserta relasinya pada arsitektur data, 6 modul aplikasi baru pada arsitektur aplikasi dan pengadaan maupun upgrade perangkat keras atau perangkat lunak pada arsitektur teknologi. Blueprint yang dihasilkan, telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, sehingga dapat digunakan sebagai panduan dalam pengadaan dan pengembangan SI/TI pada UD. ABC. Kata kunci: Arsitektur Enterprise, Manufaktur, Perancangan, TOGAF. PENDAHULUAN UD. ABC merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi bahan baku sepatu dan sandal. Perusahaan yang termasuk dalam kategori Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) ini, sudah berdiri sejak tahun 1990 dan telah mengirimkan produknya ke beberapa wilayah di Indonesia melalui distributor yang sudah menjadi mitra bisnis perusahaan. Sebagai industri manufaktur, UD. ABC memiliki empat tujuan utama, yaitu memproduksi produkproduk berkualitas tinggi, mempertahankan penyerahan produk tepat waktu, meningkatkan produktivitas agar menjadi kompetitif dalam harga produk dan memberikan suatu struktur manufacturing yang fleksibel. Sehingga UD. ABC harus memiliki sistem yang efektif dan efisien, membutuhkan integrasi dari banyak subsistem yang mempengaruhi dan mengendalikan proses manufaktur, agar dapat memberikan kemampuan perusahaan untuk mencapai 4 tujuan di atas [1]. Saat ini, dalam menjalankan aktivitas bisnisnya, UD. ABC menggunakan bantuan software Microsoft Office dan buku untuk melakukan pencatatan. Pengelolaan informasi secara manual memiliki resiko mudah terjadi kesalahan, waktu yang diperlukan untuk mengakses dan mengolah informasi menjadi panjang dan sulit beradaptasi dengan volume ISBN: 978-602-70604-2-5 C-13-1
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2015
informasi yang semakin bertambah seiring dengan meningkatnya aktivitas bisnis yang dijalankan. Kekurangan tersebut berpengaruh terhadap ketepatan dan kecepatan informasi yang diberikan staf kepada manajer atau pemimpin perusahaan. Sebagai perusahaan manufaktur yang memiliki beberapa proses bisnis, dibutuhkan Sistem dan Teknologi Informasi (SI/TI) yang baik, dimana SI merupakan sistem yang terintegrasi, bebasis TI yang dirancang untuk mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi [2]. Adapun manfaat SI/TI bagi UMKM yaitu memperbaiki produktivitas dan kinerja, pengawasan operasi internal yang lebih besar, kemungkinan cara-cara baru dalam pengelolaan, kemungkinan bentuk organisasi yang baru, nilai tambah terhadap paket produk/layanan dan membuka pasar yang jauh [3]. UD. ABC membutuhkan sistem informasi yang dirancang sesuai perkembangan bisnis perusahaan dengan melakukan pendekatan modern, yaitu perencanaan arsitektur enterprise (EA). Arsitektur enterprise merupakan kumpulan prinsip, metode, dan model yang bersifat masuk akal yang digunakan untuk mendesain dan merealisasikan sebuah struktur organisasi enterprise, proses bisnis, sistem informasi dan infrastrukturnya [4]. Perencanaan arsitektur pada penelitian ini difokuskan dalam perancangan model EA. Pada penelitian ini, diusulkan perancangan model EA menggunakan The Open Group Architecture Framework (TOGAF). TOGAF Architecture Development Method (ADM), digunakan untuk menghasilkan langkah-langkah dalam pembuatan arsitektur bisnis, sistem informasi dan teknologi [5]. Hasil output dari perancangan model EA adalah model atau kerangka dasar (blue print) [6]. Dengan adanya blue print, diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi manajemen TI perusahaan dalam membangun dan mengembangkan SI/TI, sehingga dapat mendukung dan meningkatkan pengelolaan kebutuhan bisnis yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan. METODE Penelitian ini mengadopsi tahapan pengembangan arsitektur enterprise berdasarkan kerangka kerja TOGAF ADM . Pada Gambar 1 yang diarsir, menunjukkan tahapan dalam penelitian ini. Studi Literatur
Kerangka Penelitian
Pengumpulan Data : Observasi & Wawancara
Preliminary Phase
A. Architecture Vision F. Migration Planning
G. Implementation Governance
B. Business Architecture
Requirement Management
F. Migration Planning E. Opportunities and Solutions
C. Information Systems Architectures
D. Technology Architecture
Model EA
Pembuatan Laporan
Gambar 1. Metodologi Penelitian ISBN: 978-602-70604-2-5 C-13-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2015
Kerangka Penelitian: 1. Preliminary Phase: Framework and Principles Preliminary merupakan tahap persiapan dalam proses perancangan, menentukan ruang lingkup EA yang akan dikembangkan, serta menentukan komitmen dengan manajemen perusahaan dalam perancangan EA. Tujuan tahap ini adalah untuk menyakinkan setiap orang yang terlibat di dalamnya bahwa pendekatan ini untuk mensukseskan proses arsitektur. 2. Requirement Management Pengumpulan data maupun observasi merupakan bagian dari tahap pengelolaan kebutuhan. Pengelolaan kebutuhan dilakukan secara kontinyu sesuai dengan kebutuhan informasi pada setiap tahapan TOGAF ADM. Inti dari tahap ini adalah identifikasi kebutuhan fungsional yang harus ada untuk merealisasikan konsep solusi atas permasalahan organisasi. 3. Phase A: Architecture Vision Tahap ini merupakan tahap inisiasi dari siklus pengembangan arsitektur yang mencakup pendefinisian ruang lingkup, identifikasi stakeholders dan kebutuhan bisnis, menguraikan tujuan bisnis, pemicu bisnis, menggambarkan batasan-batasan dari rancangan arsitektur atau dilakukan pendefinisian ruang lingkup arsitektur yang akan dikembangkan. Serta pengajuan persetujuan untuk memulai pengembangan arsitektur. 4. Phase B: Business Architecture Mendefinisikan kondisi awal arsitektur bisnis, menentukan model bisnis atau aktivitas bisnis yang diinginkan berdasarkan skenario bisnis. Tools untuk pemodelan yang digunakan pada penelitian ini ialah Business Process Modeling Notation (BPMN). Tools ini digunakan untuk menggambarkan proses bisnis perusahaan. Dilanjutkan dengan melakukan analisis gap antara baseline dan target, serta menentukan kandidat roadmapnya. 5. Phase C: Information Systems Architectures Pada tahapan ini lebih menekankan pada aktivitas bagaimana arsitektur sistem informasi dikembangkan. Pendefinisian arsitektur sistem informasi dalam tahapan ini meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan oleh organisasi. Arsitektur data lebih memfokuskan pada bagaimana data digunakan untuk kebutuhan fungsi bisnis, proses dan layanan. Begitu juga dengan arsitektur aplikasi yang dirancang untuk mengelola data dan mendukung fungsi-fungsi bisnis yang ada dalam perusahaan. Dilanjutkan dengan melakukan analisis gap antara baseline dan target, serta menentukan kandidat roadmapnya. 6. Phase D: Technology Architecture Pada tahap ini dibangun arsitektur teknologi yang diinginkan, dimulai dari penentuan jenis kandidat teknologi yang diperlukan dengan menggunakan Technology Portofolio Catalog yang meliputi perangkat lunak dan perangkat keras. Dalam tahap ini juga mempertimbangkan alternatif-alternatif yang diperlukan dalam pemilihan teknologi. Teknik yang digunakan seperti arsitektur teknologi dan arsitektur jaringan. Dilanjutkan dengan melakukan analisis gap antara baseline dan target, serta menentukan kandidat roadmapnya. 7. Phase E: Opportunities and Solutions Pada tahap ini akan dievaluasi model yang telah dibangun untuk arsitektur saat ini dan tujuan, identifikasi proyek utama yang akan dilaksanakan untuk mengimplementasikan arsitektur tujuan dan klasifikasikan sebagai pengembangan baru atau penggunaan kembali sistem yang sudah ada [5].
ISBN: 978-602-70604-2-5 C-13-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2015
HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Preliminary Phase: Framework and Principles Pada tahap ini dilakukan pendefinisian ruang lingkup EA yang dikerjakan. Pengolahan material bahan baku menjadi barang jadi yang siap dijual, merupakan aktivitas inti dalam sebuah perusahaan manufaktur. Aktivitas inti ini tidak bisa dijalankan dengan baik, apabila tidak ada dukungan dari aktivitas lainnya, seperti manajemen keuangan, manajemen sumber daya manusia, pengembangan produk dan pengadaan material. Adapun ruang lingkup pada perancangan model ini adalah seluruh aktivitas yang ada di UD. ABC. seperti diilustrasikan pada Gambar 2.
Gambar 2. Value Chain Diagram Berdasarkan deliverable dari TOGAF artifact, pada tahap preliminary, dilakukan pendefinisian prinsip-prinsip arsitektur yang digunakan dalam perancangan model EA, yang meliputi, prinsip arsitektur bisnis, sistem informasi maupun teknologi [7]. Adapun hasil pendefinisian prinsip-prinsip tersebut terlihat pada Tabel 1. Tabel 1. Prinsip-prinsip Arsitektur
Tabel 2. Konsep Solusi Bisnis dan SI
Sumber: Hasil Analisis
2. Requirement Management Pada tahap ini dilakukan pengumpulan kebutuhan data maupun informasi yang dibutuhkan setiap tahapan dalam TOGAF ADM, mendefinsikan kebutuhan bisnis berdasarkan strategi perusahaan, serta melakukan identifikasi permasalahan dan memberikan gambaran tentang konsep solusi yang ada pada setiap aktivitas seperti terlihat pada Gambar 2. Sedangkan salah satu contoh hasil identifikasi isu permasalahan pada aktivitas pengelolaan material terlihat pada Tabel 2. ISBN: 978-602-70604-2-5 C-13-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2015
3. Phase A: Architecture Vision Pada tahap ini dilakukan penetapan tentang ruang lingkup dari arsitektur yang akan dikembangkan. Berdasarkan tahap sebelumnya, diketahui ruang lingkupnya ialah seperti terlihat pada Gambar 2. Langkah berikutnya ialah mendefinisikan stakeholder yang terlibat dalam pengerjaan EA, serta relevant artifact apa saja yang dihasilkan. Sebagai contoh pendefinisian stakeholder yang terlibat pada aktivitas pengelolaan material seperti terlihat pada Tabel 3. Dilanjutkan dengan menggambarkan konsep dari solusi yang dibuat seperti tampak pada Gambar 3. Tabel 3. Stakeholder Map Matrix Intranet
Sales & Distribution
Material Management
Central Database
Front Office
Financial Accounting Production Planning
Pemasok
Pelanggan
Corporate Reporting
Plant Maintenance Back Office
HR Administration Securities
Sumber: Hasil Analisis Berdasarkan TOGAF Artifact
Gambar 3. Solution Concept Diagram
4. Phase B: Business Architecture Pada tahap ini dilakukan pendefinisian arsitektur bisnis saat ini, serta mengembangkan arsitektur yang ada, dilanjutkan dengan melakukan analisis gap dan menentukan kandidat roadmapnya. Sebelum memodelkan arsitektur bisnis yang ada di perusahaan, dilakukan terlebih dahulu perumusan turunan fungsi bisnis utama dan fungsi pendukung berdasarkan rantai nilai pada Gambar 2. Adapun bentuk turunan dari fungsi bisnis utama dan pendukung digambarkan dengan Functional Decomposition Diagram seperti terlihat pada Gambar 4. Support
Primary
Pengelolaan Keuangan
Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Pembayaran Transaksi Pembelian (KU01)
Perencanaan Kebutuhan Karyawan Baru (SD01)
Perencanaan Pengembangan Produk (PB01)
Pembelian Material (PM01)
Permintaan Material (MT01)
Perencanaan Produksi (PR01)
Pembayaran Gaji Karyawan (KU02)
Penerimaan Karyawan Baru (SD02)
Pembuatan Desain Produk Baru (PB02)
Melakukan Retur Pembelian (PM01)
Penerimaan Material (MT02)
Pembayaran Kebutuhan Operaional (KU03)
Pengawasan Kinerja Karyawan Baru (SD03)
Pembuatan Laporan Pembelian (PM01)
Pembuatan Tagihan Pelanggan (KU04)
Pengembangan
Produk
Pengadaan Material
Pengelolaan Material
Pengelolaan Produksi
Pendistribusian
Produk
Penjualan & Pemasaran
Pelayanan Pelanggan
Penerimaan Pesanan Penjualan (PN01)
Pemberian Kredit Pelanggan (PL01)
Permintaan Bahan Baku (PR02)
Penerimaan Retur Penjualan (PN02)
Penerimaan Keluhan Pelanggan (PL02)
Pengeluaran Material (MT03)
Pengelolaan Hasil Produksi (PR03)
Pembuatan Laporan Penjualan (PN03)
Pengelolaan Absensi Karyawan (SD04)
Transfer Material (MT04)
Pengelolaan Produk Gagal (PR04)
Melakukan Promosi Produk (PS01)
Penerimaan Pembayaran Pelanggan (KU05)
Penggajian Karyawan (SD05)
Mengecek Fisik Material (MT05)
Pembuatan Laporan Produksi (PR05)
Pengelolaan Biaya Produk (KU06)
Pengelolaan Perijinan (SD06)
Pembuatan Laporan Persediaan (MT06)
Penjadwalan Perawatan Mesin Produksi (MN01)
Pembuatan Laporan Keuangan (KU07)
Pembuatan Laporan Kinerja (SD07)
Pengiriman Produk (PD01)
Perawatan Mesin Produksi (MN02)
Gambar 4. Functional Decomposition Diagram Langkah selanjutnya adalah menggambarkan proses bisnis pada setiap fungsi bisnis yang diketahui. Agar model arsitektur bisnis dapat dipahami dengan baik maka fungsi-fungsi bisnis yang telah didefinisikan, digambarkan dengan Business Process Modeling Notation (BPMN) [8]. Melalui model proses BPMN dapat memberikan gambaran yang jelas tentang ISBN: 978-602-70604-2-5 C-13-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2015
Staf Gudang
Penerimaan Material (Akan Datang)
Supplier
Staf Pembelian
proses bisnis pada setiap fungsi, bagaimana hubungannya, serta siapa pembuat keputusan untuk setiap proses. Salah satu contoh BPMN untuk fungsi penerimaan material ditunjukkan pada Gambar 5. Melakukan Retur Pembelian
Hasil Timbangan
Material
Bahan Baku/Sparepart
External Mengecek Pesanan
Tidak
Mengecek Kualitas Material
Mengecek Jumlah dan Hasil Material
Sesuai ?
Ya
Ditimbang ?
Ya
Tidak
Mengecek Jenis dan Jumlah Barang Dengan Catatan yang diberikan
Sesuai ?
Tidak
Ya
Update Surat Pengiriman
Surat Pengiriman
Surat Pengiriman
Melakukan Penimbangan
Material
Purchase Request
Hasil Daur Ulang (Bahan Baku)
Mencocokkan Hasil Timbangan dan Pengiriman
Surat Pengiriman
Asal Material Internal
Staf Produksi
Fungsi Bisnis Bagian Pembelian
Material Document
Mencatat Material Masuk Storage Location
Stock
Hasil Produksi (Produk Jadi)
Gambar 5. Process Flow Diagram 5. Phase C: Information Systems Architectures a. Model Arsitektur Data Pada tahap ini dilakukan pendefinisian data apa saja yang mendukung fungsi-fungsi bisnis yang akan datang, seperti yang telah didefinisikan pada arsitektur bisnis. Pendefinisian data dilakukan dengan melakukan brainstorming terhadap orang, tempat, dan kejadian yang memiliki informasi sehubungan dengan model bisnis perusahaan. Untuk mendefinisikan arsitektur data, TOGAF ADM merekomendasikan sebuah katalog, yaitu Data Component Catalog yang berisikan kumpulan data yang ada dalam organisasi [7]. Sebagai contoh, Tabel 4 merupakan kandidat data yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang akan datang pada aktivitas pengelolaan material. Tabel 4. Data Component Catalog
Sumber: Hasil Analisis Berdasarkan TOGAF artifact
Berdasarkan kandidat entitas data yang sudah didefinisikan tersebut, langkah selanjutnya adalah memetakan hubungan relasi fungsi bisnis dengan entitas data yang ada dalam perusahaan kedalam salah satu bentuk matrik dari TOGAF, yaitu Data entity/Business Function Matrix. Sebagai contoh Tabel 5 menyajikan hubungan pada aktivitas pengelolaan material. Langkah selanjutnya ialah menggambarkan relasi antar entitas yang digambarkan dalam bentuk ER-Diagram. ER-Diagram dipilih mengingat arsitektur data hanyalah ISBN: 978-602-70604-2-5 C-13-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2015
mengidentifikasi dan mendefinisikan entitas data. Untuk keperluan memvisualkan entitas data tersebut beserta makna konseptualnya, ER-Diagram sudah cukup baik dan memadai [9]. Tabel 5. Data Entity/Business Function Matrix
Complaint
Sales
Sales Return
Delivery Order
Sales Order
Maintenance
Material Request
Production Order
Production Plan
X X X X X
Inventory Plan
X X X X X X
Forecast
Material Document
X X
Stock
Purchase Return
Purchase Order
Purchase Quotation
Purchase Request
Permit
Leave
Payroll
Attendance
Contract
Account Receivable
Costing
Journal
Account Payable
Finance Transaction
X X X X X X
Machine
X X X X X X
Routing
Storage Location
X X X X X X
BOM
Material Category
Salary
Jobs
Department
Customer
Permintaan Material Penerimaan Material Pengeluaran Material Transfer Material Mengecek Fisik Material Pembuatan Laporan Persediaan
Material
MT01 MT02 MT03 MT04 MT05 MT06
Supplier
Business Function Employee
ID
GL Account
Data Entity
X
Sumber: Hasil Analisis
Diagram pada Gambar 6, merupakan salah satu contoh dari ER-Diagram pada fungsi penerimaan material. Langkah berikutnya yaitu melakukan analisis gap, antara kondisi arsitektur data perusahaan saat ini dan yang akan datang, serta menentukan kandidat roadmap. PurchaseRequest
MaterialCategory
Material
Relationship_2
Relationship_8 Stock
Relationship_7 Relationship_12
MaterialDocument StorageLocation Relationship_11
Gambar 6. ER-Diagram Fungsi Penerimaan Material b.
Model Arsitektur Aplikasi Pada tahap ini akan dilakukan pendefinisian aplikasi-aplikasi yang diperlukan untuk mengelola data dan mendukung fungsi-fungsi bisnis yang ada pada UD. ABC. Adapun daftar kandidat aplikasi yang akan digunakan seperti terlihat pada Tabel 6. Langkah selanjutnya adalah memetakan hubungan antara aplikasi dengan fungsi bisnis yang telah diidentifikasi, salah satu contoh pemetaan aplikasi terlihat pada Tabel 7. Menggambarkan komunikasi antar aplikasi seperti pada Gambar 7.Serta menggambarkan semua model dan pemetaan yang berhubungan dengan bentuk komunikasi antara aplikasi yang digunakan oleh UD. ABC, seperti terlihat pada Gambar 8. Dilanjutkan dengan melakukan analisis gap, antara kondisi arsitektur aplikasi saat ini dan yang akan datang, serta menentukan kandidat roadmap. Detail Karyawan Payroll
Financial Accounting (FI)
Purcahse Order BOM
Routing
Detail Karyawan
HR Administration (HR)
Material Request Material Management (MM)
Sales
Plant Maintenance (QM)
Material Request
Maintenance Schedule
BOM
Detail Stok Delivery Order
Routing
Sales & Distribution (SD)
Production Planning (PP)
Sales
Sales Order
Gambar 7. Application Communication Diagram ISBN: 978-602-70604-2-5 C-13-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2015
Tabel 6. Application Portofolio Catalog Information System Service
Pengelolaan Keuangan
Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Pengadaan Materal
Pengelolaan Material
Pengelolaan Produksi
Pengelolaan Mesin Produksi Penjualan dan Pengiriman Produk Pelayanan Pelanggan
Tabel 7. System/Function Matrix
Application Portofolio Catalog Is Logically Provided By Is Realized in Logical App. Component Physical App. Component Account Receivable Account Payable General Ledger Costing Invoice Reporting (include report tax) Recruitment and Selection Personal Administration Payroll Reporting Purchase Request Purchase Requisition Purchase Order and Return Reporting Good Receipt Good Issues Transfers Material Document Account Management Item Management Reporting Batch Number Management Forecast Inventory Planning Scheduling Reservation Production Order Reporting Scheduling Maintenance Maintenance Sales and Return Deliveries Reporting Complaint Service
ID
Business Function
KU01 KU02 KU03 KU04 KU05 KU06 KU07 PM01 PM02 PM03 MT01 MT02 MT03 MT04 MT05 MT06
Finnacial Accounting
HR Administration
Material Management
FI HR X X X X X X X X
Pembayaran Transaksi Pembelian Pembayaran Gaji Karyawan Pembayaran Kebutuhan Operasional Pembuatan Tagihan Pelanggan Penerimaan Pembayaran Pelanggan Pengelolaan Biaya Produk Pembuatan Laporan Keuangan Pembelian Material Melakukan Retur Pembelian Pembuatan Laporan Pembelian Permintaan Material Penerimaan Material Pengeluaran Material Transfer Material Mengecek Fisik Material Pembuatan Laporan Persediaan
X X
X X X X X X X X X
X
Sumber: Hasil Analisis
Production Planning
Plant Maintenance
Sales and Distribution
Plant Kemasan
Plant Tropodo
Manajer Operasional
Manajer Pemasaran
Manajer Adm&Keuangan Kepala Gudang
Sales & Distribution
Kepala Produksi
Production Planning
Material Management
Financial Accounting
Staf Produksi
Material Management
Production Planning HR Administration
Staf Penjualan
Plant Maintenance HR Administration
Keterangan :
Application ID MM PP QM SD X
:
Staf Gudang
Staf Keuangan
Aplikasi
: Hubungan User dan Aplikasi : Hubungan Antar Aplikasi
Staf Personalia
Staf Pembelian
Staf Gudang
Staf Produksi
Staf Teknik/Mesin
Staf Personalia
Gambar 8. Application and User Location Diagram ID Activity
ID Function
Objective
Solution
Outcome
Benefits Berkurangnya Biaya Operasional
Mempermudah proses pencarian data material
PGMT
MT01
Meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses permintaan pembelian material.
MT02
Meningkatkan efektifitas proses penerimaan material.
MT03
Meningkatkan efektifitas proses pengeluaran material
MT04
Meningkatkan Efektifitas dan efisiensi proses penerimaan dan pengeluaran material
Mempermudah melakukan pengawasan terhadap setiap pergerakan material yang terjadi.
MT05
Meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses pembuatan laporan persediaan material
Mengurangi resiko hilangnya data material dan aktivitas pencatatan yang ada
Meningkatnya Kecepatan Pelayanan
Mempermudah proses pencatatan stok material Meningkatkan ketepatan dan kecepatan pencatatan stok material. Material Management
Terbentuknya persediaan
MT06
Meningkatnya Kepuasan Pelanggan
Kemudahan memperoleh informasi terkait dengan jumlah stok yang dibutuhkan secara langsung
standarisasi
proses
Memberikan Kepuasan Kepada Pemilik Perusahaan Meningkatnya Pengawasan Aktivitas Memberikan Nilai Tambah Bagi Perusahaan
pengelolaan
Mempercepat proses rekap data stok untuk pelaporan.
Meningkatnya Produktivitas Karyawan
Meningkatkan Keamanan Data
Standarisasi Proses Operasional
Gambar 9. Benefits Diagram Aktivitas Pengelolaan Material 6. Phase D: Technology Architecture Pada tahap ini akan dibangun arsitektur teknologi yang diharapkan UD. ABC. Arsitektur teknologi yang dihasilkan bersifat konseptual, sehingga bukan merupakan analisis kebutuhan secara detil, melainkan hanya memberikan gambaran umum dan perlu ditinjau ulang saat melakukan implementasi. UD. ABC memiliki dua lokasi perusahaan, sehingga diperlukan teknologi jaringan yang menghubungkan satu bagian dengan bagian lain. Oleh ISBN: 978-602-70604-2-5 C-13-8
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2015
karena itu, dalam menentukan platform teknologi, hal yang perlu diperhatikan adalah lokasi bisnis yang akan menjadi area penempatan infrastruktur teknologi. Adapun skema jaringan tersaji dalam salah satu bentu diagram dari TOGAF, yaitu Environments and Location Diagram [7]. Adapun diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 10. Langkah selanjutnya adalah melakukan analisis gap, antara kondisi arsitektur teknologi saat ini dan yang akan datang, serta menentukan kandidat roadmap. Internet
FingerPrint Switch
Firewall
Client PC Router
Firewall
Client PC Produksi dan Gudang
Client PC
Router
Client PC Switch
Database Server
Print/Scanner Client PC Kantor
Client PC
Gudang & Produksi
Print/Scanner
Client PC Switch FingerPrint
Client PC
Client PC Client PC
Client PC Client PC Kantor
Client PC Pemasaran, Administrasi & Keuangan
Gambar 10. Jaringan UD. ABC Konseptual 7. Phase E: Opportunities and Solutions Pada tahap ini akan dilakukan identifikasi dan memberikan solusi untuk mengatasi kemungkinan terjadi permasalahan pada saat akan merealisasikan perancangan model ini. Tahap ini lebih menekankan pada manfaat yang diperoleh dari EA. Dilakukan evaluasi gap dari EA yang meliputi arsitektur bisnis, data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi, serta selanjutnya membuat strategi untuk solusi. Diharapkan berdasarkan evaluasi dari hasil identifikasi solusi ini dapat dijadikan dasar bagi stakeholder UD. ABC untuk memilih dan menentukan arsitektur yang akan di terapkan. Adapun deliverable pada tahapan ini seperti tampak pada Gambar 9 dan Gambar 11. 20 1.5.1 39
MaterialCategory
16
23
Permintaan Material (MT01)
21
Material
Stock
StorageLocation
Purchase Request
1.5.2 Penerimaan Material (MT02)
[Persetujuan Permintaan]
22 29
Material Document
Material Request
Kepala Gudang
1.5.3 [Persetujuan Pengeluaran]
Pengeluaran Material (MT03)
1.5.4 Transfer Material (MT04)
1.5.5 Mengecek Fisik Material (MT05)
[Laporan Persediaan Material]
1.5.6 Pembuatan Laporan Persediaan (MT06)
Gambar 11. Project Context Diagram Aktivitas Pengelolaan Material ISBN: 978-602-70604-2-5 C-13-9
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2015
KESIMPULAN Hasil penelitian menunjukkkan bahwa pada perancangan model arsitektur enterprise menggunakan TOGAF ADM, dapat menghasilkan blueprint arsitektur enterprise meliputi : 1) Pada arsitektur bisnis dihasilkan rancangan proses bisnis baru pada 39 fungsi bisnis, yang telah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang akan datang. Serta dapat diketahui kebutuhan personil maupun kebutuhan fasilitas untuk mendukung perencanaan pengadaan SI/TI nantinya. 2) Pada arsiktektur data, dapat didefinisikan 40 entitas data baru beserta relasinya yang telah disesuaikan dengan kebutuhan pada 39 model fungsi bisnis yang akan datang. 3) Pada arsitektur aplikasi dihasilkan rancangan 6 modul aplikasi baru untuk mengelola data dan mendukung 39 fungsi bisnis yang akan datang pada masing-masing lokasi perusahaan. 4) Pada arsitektur teknologi dihasilkan rancangan kebutuhan perangkat keras atau perangkat lunak baru maupun upgrade yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang akan datang untuk mendukung jalannya aplikasi dan data pada masing-masing lokasi perusahaan. Blueprint yang dihasilkan, telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, sehingga dapat digunakan sebagai panduan dalam pengadaan maupun pengembangan SI/TI pada UD. ABC. DAFTAR PUSTAKA [1] [2] [3] [4] [5] [6]
[7] [8] [9]
Gaspersz, Vincent. (2007). Production Planning and Inventory Control, PT. Gramedia Pustaka, Jakarta. Cats-Baril, William dan Thompson, Ronald Lawrence. (2003). Information Technology and Management. McGraw-Hill, New York. Siregar, A.Ridwan. (2005). Penggunaan Sistem dan Teknologi Informasi Untuk Usaha Kecil Menengah. Jurnal Wawasan, 11(2). Surendro, Kridanto. (2009). Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi, Informatika, Bandung. Josey, Andrew. (2009). TOGAF Version 9A Pocket Guide. Berkshire : The Open Group Yunis, Roni. Dan Surendro, Kridanto. (2009). Perancangan Model Enterprise Architecture dengan TOGAF ADM, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi(SNATI). TOGAF. (2010). World-Class Enterprise Architecture : Framework Guidance and TOGAF 9 Example, The Open Group. Object Management Group. (2008). Business Process Modelling and Notation, V1.1, Needhan: Object Management Group Yunis, Roni, dan Surendro, Kridanto. (2010). Pengembangan Model Arsitektur Enterprise Untuk Perguruan Tinggi, JUTI.
ISBN: 978-602-70604-2-5 C-13-10