PERANCANGAN ENTERPRISE ARCHITECTURE MENGGUNAKAN THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK (TOGAF) (Studi Kasus: UNIVERSITAS BALE BANDUNG) Mundirin Dosen Jurusan Sistem Informasin Universitas Bale bandung (UNIBA) Email :
[email protected] ABSTRAK Salah satu manfaat diterapkannya arsitektur enterprise pada sebuah organisasi adalah untuk memanfaatkan Teknologi Informasi dalam mencapai visi dan misi bisnis dari sebuah organisasi. Untuk merancang arsitektur enterprise dibutuhkan sebuah metodologi yang lengkap sehingga dapat memenuhi segala kebutuhan yang diperlukan dimulai dari tahap awal sampai ke tahap akhir. The Open Group Architecture Framework (TOGAF) Architecture Develoment Method (ADM) merupakan sebuah metodologi yang dapat digunakan untuk merancang, menganalisis Arsitektur Bisnis secara keseluruhan. Adapaun arsitektur yang di dukung oleh TOGAF antara lain : Arsitektur Bisnis ,Arsitektur Data, Arsitektur Aplikasi dan Arsitektur Teknologi. Perancangan Architecture Enterprise ini dilakukan dengan pendekatan proses bisnis utama dan proses bisnis pendukung. Hasil penelitian ini adalah berupa perancangan model arsitektur sistem informasi yang menunjang peningkatan kinerja layanan sistem informasi secara menyeluruh. Kata Kunci
: Architecture Enterprise, TOGAF-ADM.
ABSTRACT One of the benefits of enterprise architecture implementation in an organization is to utilize information technology in achieving the vision and mission of an organizations of the business. Enterprise architecture required to design a complete methodology so as to meet all the necessary requirements starting from the initial stage to the final stage. The Open Group Architecture Framework (TOGAF) Architecture Develoment Method (ADM) is a methodology used to analyze the overall Business Architecture. Adapaun architecture supported by TOGAF, among others: Business Architecture, Data Architecture, Application Architecture and Technology Architecture. Enterprise Architecture design is done with the approach of key business processes and supporting business processes. Results of this research is in the form of an architectural model design information systems that support performance improvement of overall information system services. Keywords : Enterprise Architecture, TOGAF – ADM.
PENDAHULUAN Latar Belakang Perguruan tinggi merupakan salah satu aset bangsa karena mendukung pengembangan kualitas hidup masyarakat. Perguruan tinggi adalah sebagai tempat untuk menimba ilmu dan tempat bagi mahasiswa untuk membekali diri dengan berbagai keterampilan dan keahlian yang sesuai dengan minat dan bakat sehingga menghasilkan masyarakat yang berkualitas. Pemanfaatan teknologi informatika dan komunikasi sudah merupakan bagian yang sulit dipisahkan dari kehidupan sehari-hari. Berkat pemanfaatan teknologi informatika dan komunikasi semua proses kehidupan menjadi lebih cepat, efisien lebih akurat. Dari uraian diatas dapat disimpulkan pentingnya sebuah sistem informasi yang sesuai terhadap perencanaan pengembangan sistem informasi. Untuk itu di butuhkan pengelolaan sumber daya informasi meliputi perencanaan, pengelolaan, pemeliharaan dan keterpaduan sehingga memiliki nilai tambah bagi organisasi dan proses bisnisnya. Dalam upaya pengelolaan sumber daya informasi diperlukan suatu perancangan struktur mengenai informasi organisasi berupa arsitektur enterprise. Sehingga dapat di gunakan untuk mendukung strategi kebijakan dalam perencanaan pengembangan sistem berdasarkan kerangka kerja konseptual untuk infrastrukutur informasi yang terorganisasi dan terintegrasi khususnya di bidang akademik Universitas Bale Bandung(UNIBBA). Arsitektur ini di harapkan dapat menyangga investasi teknologi informasi sebagai fondasi teknologi yang sedang berkembang. Ruang Lingkup Adapun ruang lingkup penelitian sebagai berikut: 1. Perancangan arsitektur enterprise yang akan di bangun menggunakan The Open Group Architecture Technique (TOGAF) framework dengan metodologi Architecture Development Method (ADM) yang di tekankan kepada langkah-langkah sebagai berikut : a. Penetapan Visi Arsitektur (Architecture Vision). b. Perencanaan Arsitektur Bisnis (Business Architecture) . c. Perencanaan Arsitektur Sistem Informasi (Information Sytem Archiecture). d. Perencanaan Arsitektur Teknologi (Technologi Architecture). e. Peluang dan implementasi. f. Perencanaan Migrasi. 2. Proses dalam perancangan arsitektur informasi mengacu kepada proses-proses yang ada di Universitas Bale Bandung, sedangkan ruang lingkup pembahasan di batasi hanya pada untuk bidang akademik, bidang sumber daya manusia dan manajemen keuangan. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin di capai dalam penelitian ini adalah : 1. Membangun suatu perancangan arsitektur enterprise yang dapat di terapkan di Universitas Bale Bandung serta memberikan rekomendasi acuan perancangan sistem informasi yang terintegrasi dalam membantu aktifitas bisnis sehari-hari. 2. Menghasilkan arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi yang sesuai bagi proses penerapan sistem informasi di lingkungan Universtas Bale Bandung.
Manfaat Dengan adanya Perancangan arsitektur enterprise di harapkan dapat di jadikan referensi (blue print) dalam pengembangann sistem informasi yang terintegrasi sehingga menjadi terstruktur dan jelas. Metode Penelitian Metode yang di gunakan dalam penelitian ini adalah : 1. Studi Pustaka Tahapan ini melakukan studi literature terhadap bahan-bahan yang akan di gunakan sebagai referensi dalam penyelesaian penelitian. 2. Pengumpulan Data Tahapan ini melakukan pengamatan dan pengumpulan data terhadap organisasi baik dengan observasi, wawancara maupun dokumentasi, strategi, tujuan, struktur organisasi, proses bisnis, kebijakan teknologi informasi serta data penunjang lainnya. 3. Metode yang di gunakan dalam perencanaan arsitektur enterprise ini menggunakan TOGAF dengan tahapan sebagai berikut : a. Menentukan Visi Arsitektur. b. Pemodelan Arsitekutur Bisnis. c. Pemodelan Sistem Informasi. d. Pemodelan Arsitektur Teknologi. e. Peluang dan implementasi. f. Perencanaan Migrasi. Metode penelitian perencanaan arsitektur enterprise sistem informasi Universitas Bale Bandung dapat dilihat pada gambar sebagai berikut.
Gambar 1. Metode penelitian perencanaan arsitektur enterprise SI Preliminary : Framework and Principles Pada tahapan ini mendifinisikan bagaimana arsitektur enterprise di buat sehingga dapat terarah dengan baik. Adapun yang dilakukan pada tahap ini antara lain : 1. Menentukan Framework dan Metodologi. 2. Dukungan manajemen. Architecture Vision Yang dilakukan pada tahap ini antara lain : 1. Mempresentasikan aspek Visi Organisasi. 2. Tujuan Bisnis Organisasi. 3. Ruang Lingkup dan Sasaran Organisasi. 4. Menetapkan Visi Arsitektur.
Bussiness Architecture Pada fase ini dilakukan pendifinisian terhadap kondisi awal arsitektur bisnis serta memilih tool yang tepat untuk menggambarkan arsitektur bisnis. Pemodelan arsitektur bisnis dilakukan dengan mengidentifikasikan struktur organisasi dan area fungsional utama serta menetapkan fungsi bisnis pendukung. Adapun yang dilakukan pada tahap ini adalah : 1. Identifikasi Struktur Organisasi. 2. Identifikasi Fungsi Bisnis Utama. 3. Analisis Proses Bisnis yang sedang berjalan. 4. Relasi Fungsi Bisnis dan Unit Organisasi. PEMBAHASAN Identifikasi Fungi Bisnis Utama Area fungsional bisnis utama untuk model pendidikan di UNIBBA dapat di kelompokan ke dalam kegiatan utama (Primary Activities) dan kegiatan pendukung (Support Activites).
Gambar 2. Area fungsional bisnis
Use Case Penerimaan Mahasiswa Baru
Warek I
Penetapan Tim PMB
Rencana PMB
<
> Tim Schedule
Rektor
<> <> Anggaran PMB
Warek II
<>
Promosi PMB
Penetapan Standar PMB
Warek III
<>
<> Strategi Promosi
Materi Ujian Seleksi
<> <> Pengawasandan evaluasi
Panitia PMB
Pendaftaran Calon MHS Baru <>
<> <>
Laporan PMB
seleksi mhs baru Pengelolaan Seleksi Calon MHS Baru
<> Registrasi MHS Baru
Biro Akademik
Gambar 3. Use Case Penerimaan Mahasiswa Baru
Use case Operasional Akademik
Evaluasi Kurikulum Ketua Prodi <> <>
Pengembangan Kurikulum <>
Peren.Peng.Kurikulum <>
Penetapan Kurikulum
<>
Kabiro Akademik dan kerjasama
Penyusunan Kal.Akademik
Jadwal Perkuliahan
<>
Mahasiswa Penentuan Kebijakan Akademik
<> Perwalian <>
Warek I
<> <>
Pengelolaan Rencana Studi
Dosen Cuti akademik Operasional Akademik
<>
Pelaksanaan Seminar dan sidang
<>
Pelaks.Ujian
Gambar 4. Use case Operasional Akademik
Use case Pelepasan Akademik syarat kelulusan
Penetapan Ijazah
Rektor
Wisuda Panitia Wisuda
Warek I
Kabiro Akademik
Penetapan Trankrip Mahasiswa warek III
Penetapan Pengunduran Diri
Penetapan Drop Out
ketua prodi
warek II
Gambar 5. Use case Pelepasan Akademik
Use case Manajemen Sumber Daya Manusia
Rektor
<> Kebijakan Rekruitmen
Laporan Rekruitmen SDM
Laporan Kinerja SDM
<>
<>
Penetapan keb.SDM Warek II pengemb.skill dan keahlian
Rotasi/mutasi jabatan
<>
Pengelolaan Gaji Personil <>
Pengawasan Pemb.SDM Kabiro Kepegawean dan keuangan <> Seleksi SDM <> Penempatan SDM
<>
Pembinaan SDM
Gambar 6 Use case Manajemen Sumber Daya Manusia
Use case Manajemen Keuangan
Rektor
<> Pelaporan RAPP
<> Pengawasan RAPP
<> Pengalokasian Anggaran
<> Prediksi Penerimaan
Penetapan Anggaran
<> Laporan Pembayaran Mhs Biro Adm Keuangan
Warek II <> <> Revisi Anggaran
Pembayaran Mhs
Ajuan Anggaran
Mahasiswa
Kepala Perpustakaan
Ketua Prodi
Kabiro Adm Akademik
Gambar 7. Use case Manajemen Keuangan
Use case Manajemen Sarana dan Prasarana.
Inventarisasi Asset
<>
<>
Pemberdayaan Asset
<>
<>
Pengawasan dan Evaluasi
<>
Laporan Pembeedayaan asset
warek II
<>
<>
Evluasi Kebutuhan Rektor Manajemen Asset
<>
<> Pengajuan Pengadaan
<>
<> <> <>
<>
Pengadaan Asset
<>
evaluasi Manajemen Aset
<>
Laporan Manajemen Aset <>
Penilaian dan Penghapusan
Gambar 8. Use case Manajemen Sarana dan Prasarana
Kabiro Adm Umum
Information System Architecture Fase ini bertujuan untuk membuat perancangan arsitektur sistem informasi, dimana fase ini menitik beratkan pada dua aspek yaitu arsitektur data dan arsitektur aplikasi. Arsitektur data digunakan untuk merancang database yang akan digunakan dalam membuat sistem sedangkan arsitektur aplikasi membahas tentang aplikasi yang ada saat ini dan aplikasi yang akan dirancang. Langkah – langkah yang dilakukan dalam tahapan ini antara lain: 1. Menganalisis Kondisi Sistem Informasi saat ini. 2. Melakukan Arsitektur Data. 3. Melakukan Arsitektur Aplikasi. Architecture Data Arsitektur data bertujuan untuk mendifinisikan data yang akan dipakai untuk mengembangkan dan membangun arsitektur aplikasi. Tahapan yang dilakukan dalam mendifinisikan kelas data adalah : 1. Melakukan analisis entitas data. 2. Melakukan analisis hubungan kelas data dengan proses bisnis. 3. Melakukan pemodelan relasi kelas data dengan menggunakan class diagram. Architecture Aplikasi Pada tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi aplikasi apa saja yang dibutuhkan untuk membangun arsitektur enterprise. Hal yang akan dilakukan pada tahap ini adalah : 1. Menentukan kandidat aplikasi. 2. Menghubungkan aplikasi dengan fungsi bisnis. 3. Menghubungkan aplikasi dengan entitas data. Table 1. Kandidat Aplikasi berdasarkan Applications Portfolio Strategi Application High Potential Application a. Sistem aplikasi PMB. a. Sistem Aplikasi b. Sistem Aplikasi Kebijakan Akademik.. Manajemen Aset. c. Aplikasi Transkrip Nilai dan Ijazah. b. Aplikasi Seleksi PMB. d. Sistem Aplikasi Rekruitment SDM e. Sistem Aplikasi Anggaran. f. Sistem Aplikasi Pemberdayaan aset . g. Sistem Aplikasi operasional akademik Key Operational Application a. Aplikasi Registrasi Mahasiswa Baru b. Aplikasi syarat kelulusan c. Sistem Pengelolaan Drop out dan Pengunduran Diri. d. Sistem Aplikasi Pengembangan SDM. e. Sistem Aplikasi Pengelolaan Pembayaran Mahasiswa
Support Application h. Sistem Penggajian Personil. i. Aplikasi Pengawasan SDM. j. Sistem aplikasi Kegiatan Wisuda. k. Aplikasi Promosi PMB l. Sistem Aplikasi Kurikulum.
Technology Architecture Arsitektur teknologi (Technology Architecture) berutujuan untuk mendifnisikan kebutuhan teknologi dalam mendukung jalannya data dan aplikasi yang telah terdifinisi sebelumnya, dengan kata lain arsitektur teknologi merupakan infrastruktur yang harus disediakan dilingkungan organisasi untuk mendukung jalannya data dan aplikasi yang digunakan oleh organisasi. Adapun yang akan dilakukan pada tahap ini adalah Mengidentifikasi prinsip dan platform Teknologi, Konfigurasi platform Teknologi, relasi platform teknologi dengan aplikasi. Opportunites and Solutions Tujuan dari tahapan ini adalah memberikan solusi dan implementasi terhadap perancangan sisem informasi yang sesuai dengan visi misi organisasi. Solusi dan implementasi yang dilakukan pada tahap ini adalah melakukan perencanaan dan pengembangan aplikasi-aplikasi dan menyediakan infrastruktur yang dibutuhkan. Dalam menunjang proses implementasi diperlukan beberapa stategi yang harus diperhatikan untuk memperkecil resiko kegagalan, adapun strategi yang dapat dilakukan antara lain : 1. Mempertimbngkan biaya implementasi. 2. Pengembangan sumber daya manuisa. 3. Identifikasi parameter strategis dengan mengevalusi gap dari arsitektur bisnis,.arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi. Migration Planning Tujuan dari tahapan ini adalah merencanakan proses migrasi atau peralihan dari sistem yang lama ke sistem yang baru agar penerapan sistem yang dibangun lebih terarah dan berjalan dengan baik. Adapun proses dari migration planning meliputi penyusunan urutan penerapan sistem berdasarkan arsitektur aplikasi yang telah dirancang sebelumnya, sehingga dapat dilihat bahwa migrasi arsitektur aplikasi yang akan di implementasikan adalah penerapan berdasarkan urutan TOGAF dengan Metode ADM. Untuk arsitektur teknologi karena yang dilakukan adalah mendifinisikan kebutuhan teknologi utama untuk mendukung aplikasi dan data, bukan merupakan analisis kebutuhan detil maka penerapannya masih harus dilihat berdasarkan kondisi yang ada. Namun setidaknya dengan adanya arsitektur teknologi maka dapat memberi gambaran umum kebutuhan tentang teknologi yang harus dipersiapkan dalam mendukung aplikasi dan data. PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan yang telah diuraiakan disebelumnya maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Perancangan bisnis utama yang digambarkan pada value chain memiliki aktifitas utama yaitu: penerimaan mahasiswa baru, operasional akademik dan pelepasan akademik. 2. Universitas Bale Bandung belum memiliki sistem pengelolaan sumber daya informasi yang terintegrasi untuk bidang akademik dan pendukungnya. 3. Perbedaan bahasa pemrograman dan Data Base Manajemen Sistem menjadikan aplikasiaplikasi berdiri sendiri dalam melayani suatu fungsi bisnis dan tidak dapat menukar data. 4. Dengan adanya arsitektur enterprise ini, diharapkan dapat memberikan panduan dalam membuat blue print untuk pengembangan sistem informasi terintegrasi.
Saran Berikut beberapa saran yang disampaikan pada unit organisasi agar hasil penelitian ini dapat bermanfaat dalam menunjang proses bisnis : 1. Perancangan arsitektur enterprise yang telah dihasilkan dapat dijadikan sebagai langkah awal dalam mencapai sasaran strategis organisasi, selain itu dapat dijadikan panduan dalam kebijakan pengembangan menjadi terukur dan jelas. 2. Dalam pelaksanaan implementasi pengembangan arsitektur sistem informasi dan Teknologi di Universitas Bale Bandung harus ada komitmen atau dukungan dari pucuk pimpinan agar keberhasilan penerapan aplikasi dan teknologi agar sesuai dengan visi, misi. 3. Dalam pelaksanaan implementasi pengembangan arsitektur sistem informasi dan Teknologi harus ada komitmen atau dukungan dari pucuk pimpinan agar keberhasilan penerapan aplikasi dan teknologi agar sesuai dengan visi misi dan tujuan organisasi. 4. Soslialisai pengembangan sistem informasi harus dilakukan kepada seluruh unit organisasi sehingga dapat memberikan kontribusi yang bermanfaat bagi proses pengembangan berikutnya. DAFTAR PUSTAKA [1] BAN-PT, Kumpulan Instrumen Standar 11 Sistem Informasi Institusi Perguruan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional, 2007. [2] Braun D., Sivils J., Shapiro A., Versteegh J. Object Oriented Analysis and Design Team. Kennesaw State University CSIS 4650 -Spring,2001 [3] Burlton, Roger T, Business Process Management, Profiting from Process, Sams Publishing, 2001. [4] Dietz , Jan L.G., and Jan A.P. Hoogervorst. An Enterprise Engineering based Examination of TOGAF1.2010. [5] DEPDIKNAS, Rencana Strategis (Renstra) Departemen Pendidikan Nasional tahun 20102014, Departemen Pendidikan Nasional, 2010. [6] Faisol, Ahmad dan Febriana Santi Wahyuni, Mira Orisa. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Dana Pensiun Pegawai Pada PT. TASPEN KANTOR CABANG JEMBER. 2012. [7] Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman, System Analysis and Design Methods, 5th edition, McGraw-Hill,2004 [8] Jogiyanto, HM. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI Yogyakarta. 2005. [9] Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta. 2003. [10]Gosselt , R.W. University of Twente. A Maturity Model based Roadmap for Implementing TOGAF.2008 [11]The Open Group, TOGAF Version 9 The Open Group Architecture Framework (TOGAF) 2009.
