RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DENGAN METODE THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK (TOGAF)
ABDUL AZIZ
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2011
PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN SUMBER INFORMASI
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF) adalah karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Bogor, Januari 2011 Abdul Aziz NIM G651080061
ABSTRACT ABDUL AZIZ. The Design and development of Human Resources Management System using The Open Group Architecture Framework (TOGAF). Under direction of MEUTHIA RACHMANIAH and HARI AGUNG ADRIANTO. The personnel administration process for functional staff follow bureaucratic procedures that is time consuming and often difficult to monitor. Further, the process will be prolonged if the process is handled manually. These conditions are often limit staff managers at unit level, technical implementation unit (UPT), or functional staff who need the information timely in a precise and accurate format. Manual handling cannot support the information speed, because staff have to manually track file(s) or documents in the chain of bureaucracy that is complex and tedious. Delays in the process of obtaining such information could lead to adverse consequences in financial terms if for instance the termination in functional status and monthly salary occurred. One solution to this problem is to develop an online personnel information system (SIMPEG) to accelerate personnel information services. The Design of the online SIMPEG development utilized the method of open group architecture framework (TOGAF) while the system development implemented prototype method. Further the prototype is tested using developed questionnaires. In general the results of this study contribute to personnel information service acceleration. The promotions process (KP) was accelerated to 66.67% i.e. from 11-12 months to 4-3 months. Personnel time off and personnel reinstated (ABK) also accelerated by 66.67% that is previously taken 5-6 months to 2 months. While the process of scholarship approval was accelerated by 50% compared to the old system which was 3-4 months to 2 months.
Keywords: Design and development of system, Simpeg, enterprise architecture, TOGAF
RINGKASAN
ABDUL AZIZ. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF). Dibimbing oleh MEUTHIA RACHMANIAH dan HARI AGUNG ADRIANTO. Proses pengurusan administrasi kepegawaian di pemerintahan mengikuti prosedur birokrasi sesuai peraturan yang berlaku dan melibatkan banyak unit instansi terkait sehingga memerlukan waktu yang cukup lama serta sering mengalami kesulitan untuk memantaunya, dengan penanganan secara manual. Kondisi ini sering kali menjadi kendala yang dihadapi oleh para pengelola kepegawaian di tingkat unit kerja (UK), unit pelaksana teknis (UPT), ataupun para pejabat fungsional bersangkutan yang menginginkan informasi secara mudah, cepat dan tepat. Dalam proses pengajuan dan pemrosesan kenaikan pangkat (KP) fungsional pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali membutuhkan waktu yang cukup lama yaitu antara 11 sampai 12 bulan. Sedangkan proses tugas belajar bagi pegawai dari mulai usulan sampai dengan pengumuman hasil seleksi memakan waktu sekitar 3 sampai 4 bulan. Berdasarkan kenyataan tersebut, untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, maka perlu adanya rancang bangun sistem informasi yang cerdas dan terpadu serta mampu mengolah data terdistribusi pada jaringan komputer yang luas dengan dukungan teknologi. Dalam penelitian ini, diusulkan implementasi dari suatu konsep tools berbasis komputer untuk menangani perancangan arsitektur dan analisis sistem informasi pegawai di Badan Litbang Pertanian yang dapat dilakukan secara online berbasis web sehingga diharapkan mampu menghasilkan informasi penting yang diperlukan dalam pengambilan keputusan dan pembinaan jabatan fungsional. Dalam penelitian ini terdapat beberapa metode yang digunakan. Metode untuk pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, dan kuesioner. Metode yang digunakan dalam menganalisis dan merancang sistem adalah The Open Group Architecture Framework (TOGAF). Sedangkan dalam pengujian sistem dilakukan juga dengan metode kuesioner. Landasan dasar dalam perancangan arsitektur enterprise diperoleh dengan mempelajari pustaka dan literatur terkait untuk menunjang pengembangan arsitektur enterprise diantaranya adalah profil organisasi, landasan organisasi (visi dan misi organisasi), struktur organisasi, tujuan dan sasaran organisasi, strategi dan kebijakan teknologi informasi, serta peraturan yang terkait dengan proses bisnis kepegawaian. Wawancara dilakukan terhadap pejabat struktural dan staf di lingkungan Badan Litbang Pertanian. Pendistribusian kuesioner dilakukan kepada pengelola kepegawaian dan peneliti di beberapa unit pelaksana teknis (UPT) lingkup Badan Litbang Pertanian di Bandung, Semarang, Malang, Pekanbaru, Manado, Makassar, dan Denpasar. Hasil dari pengumpulan data diperoleh waktu
penyelesaian administrasi kepegawaian yang rata-rata mencapai 4 – 12 bulan. Untuk proses kenaikan pangkat fungsional mencapai 11 -12 bulan, pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali mencapai 5 -6 bulan, dan untuk proses tugas belajar mencapai waktu 3 – 4 bulan. Berdasarkan hasil pengamatan, wawancara, dan hasil kuesioner, ketersediaan perangkat keras (hardware) di unit kerja (UK) dan UPT sudah cukup memadai. Rata-rata komputer yang dimiliki oleh pengelola kepegawaian UK dan UPT adalah jenis komputer Pentium 4 yang berjumlah antara 2 – 4 komputer. Semua unit kerja dan UPT sudah terhubung dengan jaringan internet. Untuk mendukung jaringan tersebut, di Sekretariat Badan Litbang Pertanian telah dikembangkan suatu Local Area Network (LAN) yang dilengkapi dengan tiga buah server yaitu proxy server, web server, dan email server. Sedangkan perangkat lunak yang tersedia sebagian besar hanya untuk kebutuhan perkantoran saja diantaranya adalah Mincrosoft Excel, Word, dan Power Point dan perangkat lunak bahasa pemrograman yaitu Visual FoxPro, Microsoft Access, dan PHP untuk membuat web. Pengelolaan database pegawai telah dilakukan di masingmasing UPT lingkup Badan Litbang Pertanian dengan menggunakan aplikasi SIMPEG versi Windows. Aplikasi tersebut telah dibangun sejak tahun 1995 dan telah mengalami beberapa perubahan. Secara berjenjang data pegawai tersebut digabung menjadi satu database di tingkat Badan Litbang Pertanian. Adapun SDM yang menangani database dimaksud pada setiap UPT berjumlah 1 orang, sehingga harus bergantung pada orang tersebut. Rancangan dan analisis sistem dilakukan berdasarkan hasil proses bisnis di Badan Litbang Pertanian yang berkaitan dengan pengelolaan kepegawaian. Hasil dari rancangan tersebut bahwa adanya kebutuhan sistem yang dapat memproses administrasi kepegawaian secara cepat yaitu dengan sistem online. Disamping itu juga untuk kelengkapan berkas dapat disampaikan dengan menggunakan sistem online. Namun demikian, mengingat proses administrasi kepegawaian di luar Badan Litbang Pertanian masih memerlukan fisik berkas usulan, maka proses pengusulan dan pengiriman berkas administrasi kepegawaian secara manual masih diperlukan. Hasil kuesioner menunjukkan bahwa 87,84 % responden menginginkan adanya sistem monitoring proses administrasi kepegawaian terutama yang berkaitan dengan jabatan fungsional. Sistem monitoring ini akan bermanfaat dalam menelusuri proses usulan administrasi kepegawaian yang diajukan. Selain itu juga dapat mempercepat informasi terhadap status usulan administrasi kepegawaian dan berkas yang diajukan. Sedangkan untuk model aplikasi yang diinginkan, 87,84% responden menginginkan sistem aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja yaitu sistem aplikasi yang online. Hal ini disebabkan responden ingin dapat secara langsung memonitor proses usulan administrasi kepegawaian. Arsitektur aplikasi dibuat berdasarkan kebutuhan fungsi bisnis. Berdasarkan fungsi bisnis yang telah ditetapkan, maka diperoleh 1 (satu) kandidat aplikasi yang terdiri dari 4 area fungsional utama yaitu proses kenaikan pangkat,
pembebasan sementara, aktif bekerja kembali,dan tugas belajar. Masing-masing area fungsional utama terdiri dari 4 sub area yaitu usulan pegawai, berkas pegawai, verifikasi berkas, dan monitoring berkas. Arsitektur teknologi dibuat untuk mendefinisikan kandidat teknologi yang akan digunakan. Dalam menganalisis arsitektur teknologi perlu adanya identifikasi prinsip-prinsip platform teknologi yang mendasari pemilihan suatu platform. Pada penelitian ini diperoleh identifikasi prinsip platform teknologi dengan menggunakan 7 (tujuh) area agar identifikasi lebih fokus. Ketujuh area tersebut adalah sistem operasi, manajemen data, aplikasi, perangkat keras, komunikasi, komputasi pemakai, dan keamanan. Hasil ketujuh area tersebut selanjutnya dihubungkan satu sama lainnya sehingga terbentuk suatu arsitektur teknologi. Hasil pengujian fungsional sistem secara keseluruhan sebagian besar responden menyatakan fungsi yang ada pada Simpeg online dapat dioperasikan dengan baik dan lancar. Hasil pengujian terhadap percepatan layanan informasi kepegawaian dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian di Badan Litbang Pertanian antara 50% - 66,67%. Pada proses usulan kenaikan pangkat, pembebasan sementara fungsional, dan aktif bekerja kembali ternyata dapat mempercepat 66,67% layanan informasi kepegawaian. Sedangkan pada proses usulan tugas belajar layanan informasi kepegawaian dapat dipercepat menjadi 50%. Secara umum evaluasi dan pengujian yang dilakukan terhadap analisis dan perancangan arsitektur sistem dengan metode TOGAF dapat diandalkan dan sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Selain itu juga sudah memenuhi kriteria reasoned, cohesive, adaptable, technology independent, domain neutral, dan scalable. Namun hanya satu kriteria yang tidak terpenuhi pada SIMPEG online yaitu kriteria vendor independent. Hal ini dikarenakan Badan Litbang Pertanian saat ini mempunyai unit kerja dan UPT sejumlah 63 instansi sehingga perlu dilakukan koordinasi yang baik termasuk dalam hal pengembangan sistem.
Kata kunci : perancangan dan pengembangan sistem, Simpeg, arsitektur enterprise, TOGAF
© Hak Cipta milik IPB, tahun 2011 Hak Cipta dilindungi Undang-Undang Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan yang wajar IPB Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh Karya tulis dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DENGAN METODE THE OPEN GROUP ARCHITECTURE FRAMEWORK (TOGAF)
ABDUL AZIZ
Tesis Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Sains pada Program Studi Magister Ilmu Komputer
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2011
Penguji Luar Komisi pada Ujian Tesis : Sony Hartono Wijaya, S.Kom., M.Kom.
Judul Tesis
Nama NRP
: Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF) : Abdul Aziz : G651080061
Disetujui, Komisi Pembimbing
Ir. Meuthia Rachmaniah, M.Sc. Ketua
Hari Agung Adrianto, S.Kom., M.Si. Anggota
Diketahui
Ketua Program Studi Ilmu Komputer
Dekan Sekolah Pascasarjana
Dr. Ir. Agus Buono, M.Si., M.Kom.
Prof. Dr. Ir. Khairil A. Notodiputro, M.S
Tanggal Ujian : 22 Desember 2010
Tanggal Lulus:
PRAKATA Hanya kebesaran-Nya lah laporan hasil penelitian saya yang berjudul Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dengan Metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF) ini tertulis. Setepat dan sebenar hasil penelitian ini dilakukan, penulis menyadari banyak keterbatasan dalam pengungkapan dan penyimpulan. Atas jasa Ibu Ir. Meuthia Rachmaniah, M.Sc. sebagai ketua pembimbing dan Bapak Hari Agung Adrianto, S.Kom., M.Si. sebagai anggota pembimbing, penulis merasa yakin tulisan ini dapat diuji kelayakannnya sebagai laporan hasil penelitian. Ucapan terima kasih sedalam-dalamnya dan hormat penulis kepada Bapak Dr. Agus Buono, M.Si., M.Kom. selaku Ketua Program Studi Strata Dua (S2) Ilmu Komputer IPB. Tidak kurang berperannya selama lebih kurang 2 tahun penulis mengikuti berbagai mata kuliah Program S2, di Program Studi Ilmu Komputer, Institut Pertanian Bogor dari tahun 2008 – 2010. Tidak lupa penulis menghaturkan penghormatan sedalam-dalamnya kepada Bapak dan Ibu Dosen dalam membina dan memberikan ilmu kepada penulis. Disamping itu penghormatan dan penghargaan yang setinggi-tingginya penulis sampaikan kepada kedua orang tua yaitu Bapak H. Harun (Alm) dan Ibu Latifah (Almh.). Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Bapak Asri Harun, Ibu Rosliani, Rossa Yunita, Ahista, dan Aghnia selaku orang tua, istri, dan putri penulis serta seluruh keluarga yang telah membantu, memberikan semangat dan doa, serta kasih sayangnya kepada penulis dalam menyelesaikan studi. Kepada seluruh pimpinan dan teman di Badan Litbang Pertanian (Ibu Siti Nurjayanti, Mba Lita, Johan, Bapak Irawan, Uni Evi, Mba Leli, Dhani, Agus, Nuning) serta teman kepegawaian lainnya, penulis ucapkan terima kasih juga atas bantuan dan doanya. Teman-teman kuliah (Aris, Altin, Toto, Rosi, Deff, dan Muklis) penulis ucapkan terima kasih atas bantuan dan persahabatan yang terus terjalin. Penulis mengharapkan para pembaca laporan hasil penelitian ini dapat memahami dan memaklumi jika masih menjumpai kesalahan di dalam penulisan dan pengungkapan keilmiahan bidang ilmu komputer. Hal tersebut adalah kesalahan dan kekhilafan penulis serta dengan tangan terbuka penulis menyerahkan penyempurnaan laporan hasil penelitian ini kepada pembaca demi kemajuan dan perkembangan Ilmu Komputer terutama di Indonesia, terima kasih. Tidak ada kata yang lebih tepat penulis ucapkan, bahwa laporan hasil penelitian ini adalah sedikit tulisan bidang Komputer jika dibandingkan dengan laporan-laporan penelitian dan karya-karya lain yang ada di perpustakaan Institut Pertanian Bogor. Dan terakhir sebagai kata penutup penulis, “ Ilmu tanpa amal bagaikan pohon yang tidak berbuah “ Bogor, Januari 2011 Abdul Aziz
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Tegal pada tanggal 10 Mei 1976 dari Bapak H. Harun (Alm.) dan Ibu Latifah (Almh.). penulis merupakan putra ketiga dari empat bersaudara. Tahun 1994 penulis lulus dari SMA Negeri 3 Slawi dan pada tahun yang sama lulus seleksi D3 Pengelolaan Informasi Pertanian IPB. Tahun 1999 penulis menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS) di Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian, Kementerian Pertanian sampai sekarang. Pada tahun 2004 penulis telah menyelesaikan pendidikan jenjang strata 1 (S1) di Universitas Padjadjaran (UNPAD) pada jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan. Kesempatan untuk melanjutkan ke program pascasarjana pada program studi Ilmu Komputer IPB diperoleh pada tahun 2008. Beasiswa pendidikan pascasarjana diperoleh dari Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian, Kementerian Pertanian Republik Indonesia.
i
DAFTAR ISI Halaman DAFTAR TABEL ................................................................................................... v DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii DAFTAR LAMPIRAN.......................................................................................... ix 1 PENDAHULUAN ............................................................................................. 1 1.1 Latar Belakang............................................................................................... 1 1.2 Perumusan Masalah ....................................................................................... 5 1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................................... 6 1.4 Manfaat Penelitian ......................................................................................... 6 1.5 Ruang Lingkup Penelitian ............................................................................. 7 2 TINJAUAN PUSTAKA .................................................................................... 9 2.1 Penelitian Sebelumnya .................................................................................. 9 2.2 Arsitektur Enterprise ..................................................................................... 9 2.3 Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise ......................................................... 11 2.3.1 Kerangka Kerja Zachman .................................................................... 12 2.3.2 Kerangka Kerja The Open Group Architecture Framework (TOGAF) 14 2.3.3 Kerangka Kerja Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF). 17 2.3.4 Pemilihan Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise................................. 19 2.4 Perencanaan Arsitektur Enterprise .............................................................. 20 2.5 Sistem Informasi Manajemen Sumberdaya Manusia .................................. 21 2.5.1 Jenjang karier pegawai ......................................................................... 22 2.5.2 Proses monitoring pengurusan administrasi pegawai ........................... 23 2.6 E-Government ............................................................................................. 24 2.7 Internetworking ........................................................................................... 25 2.8 Implementasi Metode Prototipe .................................................................. 26 2.9 Alat Pemodelan Proses Bisnis ..................................................................... 29 2.9.1 Business Process Modeling Notation (BPMN) .................................... 30 2.9.2 IDEF ..................................................................................................... 31 2.9.3 Unified Modeling Language (UML) .................................................... 33 2.10 Pengukuran Hasil ...................................................................................... 36
ii 3
METODOLOGI PENELITIAN ...................................................................... 39 3.1 Kerangka Permasalahan .............................................................................. 39 3.1.1 Permasalahan SIMPEG ........................................................................ 39 3.2 Kerangka Penelitian .................................................................................... 40 3. 3 Prosedur Penelitian ..................................................................................... 41 3.3.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah ................................................ 41 3.3.2 Pengumpulan Data ................................................................................ 42 3.3.3 Investigasi Sistem ................................................................................. 42 3.3.4 Analisis dan Rancangan Konseptual SIMPEG ..................................... 42 3.3.5 Implementasi dengan metode prototipe ................................................ 45 3.3.6 Evaluasi Hasil ....................................................................................... 45 3.4 Waktu dan Tempat Penelitian ..................................................................... 46
4 HASIL DAN PEMBAHASAN ........................................................................ 47 4.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah ....................................................... 47 4.1.1 Profil Organisasi ................................................................................... 47 4.1.2 Peraturan Pengelolaan Kepegawaian .................................................... 50 4.2 Pengumpulan Data ...................................................................................... 52 4.2.1 Proses Pengelolaan Kepegawaian........................................................ 54 4.2.2 Dukungan Sistem Informasi Manajemen (SIM)................................... 55 4.3 Investigasi Sistem ........................................................................................ 56 4.3.1 Aspek Organisasi .................................................................................. 56 4.3.2 Aspek Teknis (brainware, dataware, hardware, software, dan netware) ................................................................................................ 58 4.3.3 Aspek Operasional ................................................................................ 62 4.3.4 Aspek Ekonomi .................................................................................... 63 4.3.5 Aspek Kebutuhan Pengguna ................................................................. 64 4.4 Analisis dan Rancangan Konseptual ........................................................... 67 4.4.1 Analisis Architecture Vision ................................................................. 67 4.4.2 Analisis Business Architecture ............................................................. 71 4.4.2.1 Kondisi saat ini............................................................................... 72 4.4.2.2 Hasil Analisis Business Architecture ............................................. 88 4.4.3 Information System Architecture ........................................................ 104
iii 4.4.3.1 Kondisi saat ini............................................................................. 104 4.4.3.2 Analisis Sistem Informasi ............................................................ 107 4.4.3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem.................................................... 107 4.4.3.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem ................................. 111 4.4.3.2.3 Identifikasi kebutuhan data dan informasi ............................ 113 4.4.3.2.4 Perancangan Sistem ............................................................... 114 4.4.4 Technology Architecture ..................................................................... 120 4.4.4.1 Kondisi saat ini............................................................................. 121 4.4.4.2 Analisis Arsitektur Teknologi ...................................................... 124 4.4.4.2.1 Sistem operasi........................................................................ 124 4.4.4.2.2 Manajemen data .................................................................... 125 4.4.4.2.3 Aplikasi.................................................................................. 125 4.4.4.2.4 Perangkat keras...................................................................... 125 4.4.4.2.5 Komunikasi............................................................................ 126 4.4.4.2.6 Komputasi pemakai ............................................................... 126 4.4.4.2.7 Keamanan .............................................................................. 127 4.5 Implementasi Prototipe............................................................................. 128 4.5.1 Implementasi database ....................................................................... 129 4.5.2 Implementasi sistem ........................................................................... 129 4.5.2.1 Implementasi sistem usulan pegawai ........................................... 130 4.5.2.2 Implementasi sistem berkas pegawai ........................................... 131 4.5.2.3 Implementasi sistem verifikasi berkas pegawai ........................... 133 4.5.2.4 Implementasi sistem monitoring pegawai.................................... 135 4.6 Pengujian sistem dan evaluasi hasil .......................................................... 136 4.6.1 Pengujian fungsional sistem pada aplikasi Simpeg online ................. 136 4.6.2 Pengujian terhadap percepatan layanan informasi kepegawaian........ 139 4.6.3 Pengujian terhadap analisis dan perancangan sistem ......................... 144 5 SIMPULAN DAN SARAN ........................................................................... 149 5.1 Kesimpulan ................................................................................................ 149 5.2 Saran .......................................................................................................... 150 DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 151 LAMPIRAN ........................................................................................................ 154
iv
v
DAFTAR TABEL Halaman 1 Perbandingan kerangka kerja arsitektur enterprise .......................................... 19 2 Rekapitulasi jumlah responden dari pengelola kepegawaian yang mengumpulkan kuesioner ................................................................................. 53 3 Rekapitulasi jumlah responden dari pejabat fungsional peneliti yang mengumpulkan kuesioner ................................................................................. 54 4 Rekapitulasi jumlah pegawai di UPT lokasi penelitian berdasarkan jabatan .. 58 5 Jumlah pengelola kepegawaian di UPT lokasi penelitian ................................ 59 6 Jumlah komputer dan UPT yang terhubung dengan jaringan Internet ............ 60 7 Penguasaan pengelola kepegawaian terhadap sistem aplikasi yang digunakan.......................................................................................................... 63 8 Kebutuhan responden terhadap sistem informasi monitoring proses usulan administrasi kepegawaian ................................................................................. 66 9 Kebutuhan informasi sistem monitoring proses kepegawaian ......................... 67 10 Komposisi tenaga fungsional Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009) ............................................................................................... 77 11 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis KP ............................... 88 12 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis pembebasan sementara ........................................................................................................ 93 13 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis ABK............................ 97 14 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis tugas belajar.............. 101 15 Daftar tabel pada aplikasi SIMPEG saat ini.................................................. 106 16 Daftar kebutuhan fungsional sistem .............................................................. 112 17 Jenis sistem informasi yang terdapat di Badan Litbang Pertanian (Hendriana, 2004) ......................................................................................... 122 18 Jumlah komputer yang tersedia pada bagian kepegawaian di UPT lokasi penelitian ....................................................................................................... 123 19 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk pengguna umum ........... 137 20 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk administrator (pengelola kepegawaian)............................................................................... 138
vi 21 Perkiraan selesainya proses administrasi kepegawaian dengan menggunakan Simpeg online di Badan Litbang Pertanian ........................... 142 22 Perbandingan lamanya waktu proses usulan administrasi kepegawaian ...... 143 23 Hasil pengujian terhadap analisis dan perancangan Simpeg online.............. 144
vii
DAFTAR GAMBAR Halaman 1 Arsitektur kerangka kerja Zachman (Kozina 2006). .......................................... 13 2 Proses pengembangan TOGAF ADM (Lankhorst & Drunen Hans van 2007). 16 3 Struktur komponen FEAF (CIO Council 2001). ............................................... 18 4 Matriks arsitektur FEAF (CIO Council 2001). ................................................. 18 5 Pengembangan prototipe jenis I (McLeod & Schell 2007). ............................... 28 6 Pengembangan prototipe jenis II (McLeod & Schell 2007). ....................... 29 7 Diagram proses bisnis BPMN (Owen & Jog Raj 2003). .................................. 30 8 Notasi pada model IDEF (Jeong, et al. 2009). .................................................. 32 9 Unifikasi berbagai metode pengembangan objek ke dalam UML (Quatrani 1999). .............................................................................................................. 33 10 Langkah-langkah penelitian. ........................................................................... 41 11 Struktur organisasi Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009). .............................................................................................................. 49 12 Hasil investigasi prosedur proses pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional peneliti. .......................................................................................... 74 13 Work flow diagram proses usulan kenaikan pangkat pejabat fungsional. ...... 76 14 Proses bisnis pembebasan sementara dari jabatan fungsional (Sekretariat Badan Litbang Pertanian, 2007)...................................................................... 79 15 Work flow diagram proses usulan pembebasan sementara jabatan fungsional peneliti. ............................................................................................................ 80 16 Mekanisme pengusulan ABK (Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007). .............................................................................................................. 82 17 Work flow diagram proses aktif bekerja kembali pejabat fungsional. ............ 83 18 Mekanisme proses usulan calon petugas belajar lingkup Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian, 2007). ................................................... 86 19 Work flow diagram proses usulan tugas belajar.............................................. 87 20 Rancangan proses bisnis sistem kenaikan pangkat pejabat fungsional........... 90
viii 21 Hasil analisis rancangan sistem usulan pembebasan sementara jabatan fungsional. ....................................................................................................... 95 22 Analisis rancangan sistem aktif bekerja kembali. ........................................... 98 23 Hasil analisis rancangan sistem usulan tugas belajar. ................................... 102 24 Rancangan use case diagram untuk user umum pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian ....................................................... 115 25 Rancangan use case diagram untuk Administrator pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian. ...................................................... 116 26 Actor yang terlibat dalam sistem. .................................................................. 117 27 Rancangan Class diagram. ........................................................................... 119 28 Activity diagram pada proses usulan administrasi kepegawaian. ................. 120 29 Prinsip dan platform SI/TI (Setiawan, 2009b). ............................................. 124 30 Rancangan aritektur teknologi pada sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian Badan Litbang Pertanian. ........................................................ 128 31 Tampilan halaman menu sistem. ................................................................... 129 32 Contoh implementasi untuk Login. ............................................................... 129 33 Contoh tampilan daftar pegawai yang diusulkan. ......................................... 130 34 Implementasi masukan tambah data usulan pegawai.................................... 131 35 Hasil unduh data usulan pegawai ke dalam bentuk excel. ............................ 131 36 Tampilan halaman pada sistem berkas pegawai. .......................................... 132 37 Tampilan untuk mengunggah file berkas usulan pegawai. ........................... 133 38 Tampilan untuk mengunduh file berkas usulan pegawai. ............................. 133 39 Tampilan halaman verifikasi berkas untuk pencarian dan daftar nama pegawai. ........................................................................................................ 134 40 Contoh tampilan halaman untuk verifikasi berkas. ....................................... 134 41 Contoh tampilan daftar pegawai yang akan dimonitor. ................................ 135 42 Tampilan proses monitoring berkas usulan. ................................................. 135 43 Workflow diagram percepatan proses usulan administrasi kepegawaian. ... 141
ix
DAFTAR LAMPIRAN Halaman 1 Nama singkatan dan kepanjangan unit kerja lingkup Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian ................................................................................ 157 2 Hasil observasi dan wawancara dengan responden (2 narasumber, pejabat, dan pegawai terkait) .............................................................................................. 159 3 Kuesioner tahap I dalam rangka pengumpulan data (baseline tahap I) ......... 164 4 Hasil kuesioner (baseline 1) yang terkait dengan proses bisnis administrasi kepegawaian, sistem informasi, dan teknologi informasi............................... 183 5 Implementasi database Simpeg online Badan Litbang Pertanian ................... 200 6 Kuesioner pengujian sistem dan evaluasi hasil ............................................... 203
1
I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi komunikasi dan informasi dirasakan semakin cepat dan pesat sehingga menjadikan suatu organisasi harus bersiap diri dalam menghadapi persaingan. Persaingan bisnis dalam era informasi telah mencapai tahapan kompetisi yang ketat, dimana sistem pengelolaan bisnis secara konvensional tidak lagi memadai (Marimin et al. 2006). Setiap organisasi pasti mempunyai sumber daya manusia (SDM) atau pegawai yang berfungsi mengelola organisasi tersebut secara baik (McLeod & Schell 2007). Pegawai merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan dari suatu organisasi sehingga sistem kepegawaian perlu dikelola sebaik mungkin dengan menggunakan teknologi informasi yang sesuai dengan sistemnya. Di samping itu, pegawai juga merupakan salah satu aset organisasi yang menjadi tulang punggung suatu organisasi dalam menjalankan aktivitasnya dan sangat berpengaruh terhadap kinerja dan kemajuan organisasi. Pegawai juga sebagai penentu dalam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan demikian kinerja organisasi akan sangat tergantung pada individu karyawan sebagai pekerja. Oleh sebab itu diperlukan suatu perancangan dan analisis sistem informasi pengelolaan pegawai yang bertujuan memberikan dan menyiapkan informasi tentang pegawai kepada penentu kebijakan secara cepat, tepat, akurat, dan lengkap (Marimin et al. 2006). Pengelolaan
pegawai
tersebut
perlu
dilakukan
untuk
menunjang
pengambilan keputusan bagi pimpinan. Oleh karena itu perlu adanya Sistem Informasi Manajemen di bidang kepegawaian. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi melalui sistem proses transaksi dan menghasilkan laporan-laporan bagi beberapa pemakai sesuai dengan kebutuhan untuk merencanakan dan mengontrol bisnis proses suatu instansi (Satzinger et al. 2007). SIM juga merupakan salah satu hal yang pokok dalam sistem informasi yang berbasis komputer dan mempunyai tujuan menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh semua pimpinan dalam
2 suatu perusahaan. Sedangkan sistem informasi SDM adalah konsep sistem informasi yang digunakan untuk mengelola SDM (McLeod & Schell 2007). Riset yang telah dilakukan Kim dan Everest (1994) mengusulkan adanya kebijakan dalam konteks kerangka kerja (framework) arsitektur sistem informasi (SI) yang didasarkan dari Zachman framework. Disamping itu juga menghasilkan beberapa keuntungan dan kendala dalam pengembangan arsitektur SI yang dilakukannya. Menurut Zachman (1997) pengembangan dan pemeliharaan arsitektur enterprise perlu dilakukan karena akan menghasilkan suatu informasi yang berkualitas dan perusahaan yang berkualitas juga. Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian (Badan Litbang Pertanian) merupakan institusi pemerintah yang memiliki tugas pokok melaksanakan penelitian dan pengembangan (litbang) di bidang pertanian dengan fungsi merumuskan kebijakan dan program kegiatan, melaksanakan kegiatan penelitian, mengembangkan dan mengevaluasi pelaksanaan litbang teknologi tinggi dan tujuan strategis di bidang pertanian, serta melaksanakan administrasi Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2005). Untuk mendukung kelancaran manajemen administrasi pegawai Badan Litbang Pertanian, saat ini Badan Litbang Pertanian telah menerapkan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) secara komputerisasi untuk meningkatkan pelayanan kepada pegawai dan telah diimplementasikan di seluruh Unit Kerja (UK) dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) lingkup Badan Litbang Pertanian. SIMPEG tersebut juga sejalan dengan program pemerintah untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik (good governance) yaitu melalui e-government. Sistem informasi ini berfungsi untuk mendukung pelaksanaan kegiatan internal secara elektronis. SIMPEG Badan Litbang Pertanian merupakan salah satu modal dasar dalam menghasilkan kebijakan yang dilakukan pimpinan di bidang pertanian. Dengan menggunakan SIMPEG dapat menghasilkan informasi tentang pelaku penelitian sebagai penggerak penelitian yang berkualitas di Badan Litbang Pertanian. SIMPEG juga sebagai pendukung sistem administrasi untuk memotivasi para peneliti dalam menghasilkan karya-karya ilmiah. Dengan adanya SIMPEG, pengurusan administrasi peneliti seperti kenaikan pangkat atau kenaikan jabatan
3 fungsional dapat dilakukan secara otomatis walaupun masih ada beberapa hal yang dilakukan secara manual. Meskipun demikian, masih terdapat permasalahan yang dihadapi oleh SIMPEG Badan Litbang Pertanian diantaranya yaitu pada saat ini pengelolaan SIMPEG masih bersifat konvensional atau stand alone. Kemudian adanya data yang tersebar di setiap simpul pengelola kepegawaian atau berbasis file, sehingga informasi yang diperoleh sering mengalami keterlambatan dan ketidaktepatan. Proses pengurusan administrasi pejabat fungsional mengikuti prosedur birokrasi sesuai peraturan yang berlaku yang melibatkan banyak unit instansi terkait sehingga memerlukan waktu yang cukup lama serta sering mengalami kesulitan untuk memantaunya, dengan penanganan secara manual. Kondisi ini sering kali menjadi kendala yang dihadapi oleh para pengelola kepegawaian di tingkat unit kerja, unit pelaksana teknis, ataupun para pejabat fungsional bersangkutan yang menginginkan informasi secara akurat, cepat dan tepat. Dengan sistem secara manual, untuk mendapatkan informasi tersebut harus melakukan pelacakan berkas, file atau dokumen pada rantai birokrasi yang rumit dan memerlukan waktu lama. Dalam berbagai kasus, karena kelambatan proses dan memperoleh informasi tersebut bisa menimbulkan konsekuensi merugikan secara finansial apabila menyangkut harus dihentikannya status jabatan dan tunjangan fungsional. Proses pengajuan dan pemrosesan administrasi kepegawaian bagi pejabat fungsional selama ini prosesnya membutuhkan waktu yang cukup lama. Waktu yang diperlukan untuk pengajuan dan proses administrasi kepegawaian tersebut sampai selesainya Surat Keputusan (SK) adalah antara 2 sampai dengan 10 bulan (Sekretariat Badan Litbang 2007). Hal ini disebabkan adanya proses usulan dan pengumpulan kelengkapan berkas usulan dilakukan secara manual. Namun dalam kenyataannya pemrosesan administrasi kepegawaian tersebut memakan waktu lebih dari 2 sampai 10 bulan. Untuk proses KP fungsional kenyataannya memerlukan waktu 11 – 12 bulan sampai terbitnya SK. Proses usulan pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional memakan waktu 5 – 6 bulan sampai terbit SK. Sedangkan untuk proses usulan tugas belajar membutuhkan waktu antara 3 – 4 bulan.
4 SIMPEG yang ada sekarang ini belum bisa memperlihatkan secara transparan proses administrasi kepegawaian bagi pejabat fungsional. Data yang terekam hanya sebatas data pegawai dan data riwayat pegawai. Sedangkan kebutuhan data yang berkaitan dengan infomasi proses administrasi kepegawaian seperti kenaikan pangkat fungsional, pendidikan bagi tenaga peneliti, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional belum terdapat pada aplikasi SIMPEG yang tersedia. Hal ini akan menjadi pertanyaan bagi peneliti dalam memperoleh informasi, sudah sejauh mana proses berkas usulan administrasi kepegawaian yang telah dikirimkan ke pengelola kepegawaian. Karena selama ini proses-proses administrasi kepegawaian memakan waktu yang cukup lama. Oleh sebab itu perlu adanya aplikasi SIMPEG online yang mencakup informasi proses administrasi kepegawaian terutama proses kenaikan pangkat, pendidikan atau tugas belajar bagi peneliti, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional. Penerapan pengembangan aplikasi SIMPEG online ini selanjutnya memerlukan adanya upaya untuk memaksimalkan pemanfaatan aplikasi tersebut. Selama ini banyak aplikasi yang dikembangkan namun pengguna tidak memanfaatkan aplikasi yang telah dikembangkan dengan baik, karena kurang adanya penjelasan dan pendekatan kepada pengguna untuk memanfaatkan aplikasi yang telah dikembangkan. Dengan demikian perlu dilakukan adanya stategi dan upaya-upaya agar aplikasi ini dapat dioperasionalkan dengan baik. Berdasarkan kenyataan tersebut, untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, maka perlu adanya rancang bangun sistem informasi yang cerdas dan terpadu serta mampu mengolah data terdistribusi namun terintegrasi pada jaringan komputer yang luas dengan dukungan teknologi. Pada penelitian ini, dilakukan implementasi dari suatu konsep tools berbasis komputer untuk menangani perancangan arsitektur dan analisis sistem informasi pegawai di Badan Litbang Pertanian yang dapat dilakukan secara online berbasis web sehingga diharapkan mampu menghasilkan informasi penting yang diperlukan dalam pengambilan kebijaksanaan dan pembinaan jabatan fungsional. Untuk menghasilkan rancangan arsitektur sistem informasi yang baik, maka perlu adanya suatu kerangka kerja
5 (framework) yang digunakan.
Salah satu framework dalam enterprise
architecture adalah the open group architecture framework (TOGAF). Pengolahan secara online dirancang sebagai aplikasi terpusat (centralized application) yang akan diakses dari UK/UPT sehingga data dapat terintegrasi. Dengan adanya sistem secara online, memungkinkan setiap pegawai untuk dapat mengakses informasi secara fleksibel, tanpa terbatas waktu dan tempat. Pegawai juga dapat memonitor proses usulan administrasi kepegawaiannya sehingga dapat diketahui status perkembangan usulan administrasi kepegawaian tersebut, dan mempercepat serta mempermudah proses usulan administrasi kepegawaian. SIMPEG secara online ini juga diharapkan dapat mempercepat dan mempermudah proses pengusulan administrasi kepegawaian. Pengusulan dan proses usulan Kenaikan Pangkat (KP) fungsional dapat dilakukan secara elektronik dengan memasukkan data usulan tersebut ke database SIMPEG online dari UK/UPT. Begitu juga dengan proses usulan tugas belajar, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali pejabat fungsional yang dapat dilakukan dengan menggunakan SIMPEG online tersebut. Dengan demikian diharapkan waktu pengusulan dan pemrosesan yang biasanya memakan waktu yang cukup lama dapat dipercepat lagi. Berkas usulan administrasi kepegawaian diharapkan sudah diaplikasikan secara elektronik atau paperless. Dalam pengumpulan berkas usulan KP fungsional, tugas belajar, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali pejabat fungsional diharapkan sudah dapat dikirim melalui database SIMPEG online ini sehingga pengumpulan berkas akan lebih efektif dan efisien. 1.2 Perumusan Masalah Proses pengurusan kenaikan pangkat jabatan fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar mengikuti prosedur yang berlaku dengan rantai birokrasi yang panjang. Sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam proses tersebut. Para pengelola kepegawaian di tingkat UK/UPT dan pegawai yang bersangkutan sering mengalami kesulitan dalam memantau proses usulan secara manual, sehingga informasi yang diperoleh sangat lambat. Dengan sistem secara manual, untuk mendapatkan informasi tersebut harus
6 melakukan pelacakan berkas, file atau dokumen pada rantai birokrasi yang rumit dan memerlukan waktu lama. Selain itu lambatnya memperoleh informasi pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali karena kembali dari tugas belajar, tidak memenuhi angka kredit fungsional, dan tugas perbantuan bagi para pegawai atau pejabat fungsional. Dalam beberapa kasus bahkan para pejabat fungsional dapat dikenakan sanksi tuntutan ganti rugi (TGR) negara karena terlanjur menerima tunjangan jabatan yang bukan haknya dan harus menyetor ke kas negara. Pada penelitian ini dirumuskan permasalahan utama yang harus diselesaikan untuk dapat mencapai tujuan yaitu : “Bagaimana cara menganalisis dan merancang arsitektur untuk pengembangan sistem informasi manajemen kepegawaian di Badan Litbang Pertanian secara online berbasis web yang berfungsi mempermudah pegawai UK dan UPT serta mempercepat layanan informasi kepegawaian Badan Litbang Pertanian dalam melakukan administrasi kepegawaian di masing-masing unit kerja dan UPT dengan menggunakan metode pengembangan prototipe”. 1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan pada latar belakang di atas, tujuan penelitian ini adalah : 1. Menganalisis dan merancang arsitektur pengembangan sistem informasi manajemen pegawai di Badan Litbang Pertanian dengan metode The Open Group Architecture Framework (TOGAF). 2. Membuat blue print (cetak biru) dari SIMPEG online berbasis web. 3. Membuat pengembangan SIMPEG dengan metode prototipe. 4. Mengevaluasi hasil cetak biru dan pengembangan SIMPEG online. 1.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat mencapai sasaran ketepatan, kecepatan, serta kemudahan monitoring dalam mengurus proses administrasi kepegawaian yang merupakan tuntutan penerapan administrasi modern. Penelitian ini juga diharapkan mampu menghasilkan informasi yang penting dalam pengambilan kebijakan manajemen dan pembinaan jabatan fungsional di Badan Litbang Pertanian.
7 Diharapkan dalam jangka panjang dapat terciptanya manajemen sumber daya manusia di Badan Litbang Pertanian secara khusus dan di Indonesia secara umum yang interaktif, transparan, responsif, akuntabel, dan partisipatif. Di samping itu, penelitian ini juga diharapkan dapat memberikan sumbangan bagi penerapan e-goverment di Indonesia dan dapat digunakan sebagai percontohan pengembangan sistem informasi di lingkungan Departemen Pertanian. 1.5 Ruang Lingkup Penelitian Supaya penelitian ini lebih fokus, penelitian dibatasi dengan cakupan sebagai berikut : 1. Selain di Jakarta dan Bogor, lokasi penelitian dilakukan di Balai Penelitian dan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) lingkup Badan Litbang Pertanian yang berada di 7 provinsi yaitu Riau, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Bali, Sulawesi Selatan, dan Sulawesi Utara. 2. Proses administrasi kepegawaian yang diteliti adalah proses pengusulan kenaikan pangkat fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar. 3. Untuk membuat rancangan arsitektur pengembangan SIMPEG secara online berbasis web digunakan kerangka kerja The Open Group Architecture Framework (TOGAF). 4. Analisis dan pembuatan rancangan arsitektur sistem informasi secara online berbasis web di Badan Litbang Pertanian dibatasi hanya pada pembuatan prototipe sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG). Prototipe SIMPEG online ini lebih ditekankan pada proses usulan kenaikan pangkat jabatan fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali dan tugas belajar.
8
9
II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Penelitian Sebelumnya Penelitian mengenai arsitektur sistem informasi telah menarik perhatian baik untuk lingkungan perguruan tinggi (PT) maupun pemerintahan daerah (Pemda). Mutyarini dan Sembiring (2006) telah melakukan penelitian tentang arsitektur sistem informasi untuk institusi perguruan tinggi di Indonesia. Tujuan penelitian ini adalah untuk menghasilkan model kerangka dasar arsitektur sistem informasi untuk institusi perguruan tinggi di Indonesia. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan perpaduan prinsip-prinsip dalam metode TOGAF ADM dan Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT). Hasil dari penelitian ini berupa rancangan kerangka dasar sistem informasi untuk institusi perguruan tinggi di Indonesia. Penelitian tersebut merupakan konsep awal sehingga perlu dilakukan pengukuran hasilnya. Selain itu Priantoto (2008) menjelaskan tentang cetak biru data, aplikasi dan teknologi yang dilakukan di pemerintahan Kabupaten Barito Utara untuk pelayanan perizinan. Hasil dari penelitian tersebut yaitu adanya perencanaan arsitektur enterprise yang berupa panduan lengkap dalam membuat cetak biru pengembangan e-government untuk data, aplikasi dan teknologi bagi pelayanan perizinan terpadu. Namun dari penelitian yang dilakukan belum terdapat metode untuk seberapa baik dalam mengukur kualitas cetak biru yang dihasilkan. Dari penelitian tersebut, peneliti ingin mengembangkan perencanaan arsitektur enterprise pada pelaksanaan SDM yang sekaligus mampu mengukur kualitas dari cetak biru dan prototipe yang dihasilkan. Dengan demikian yang membedakan dalam penelitian ini adalah obyek penelitian (SDM di Badan Litbang Pertanian), adanya implementasi dengan metode pengembangan prototipe, serta pengukuran terhadap hasil cetak biru dan prototipe. 2.2 Arsitektur Enterprise Kata arsitektur enterprise terdiri dari dua kata yaitu arsitektur dan enterprise.
Arsitektur
merupakan
perancangan
dari
suatu
benda
atau
merepresentasikan suatu gambaran yang sesuai dengan suatu obyek sehingga dapat diperoleh hasil yang sesuai dengan kebutuhan dan berkualitas (Zachman
10 1997). Sedangkan menurut CIO Council (2001) arsitektur enterprise adalah struktur dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, serta terdapat prinsip dan aturan-aturan dalam merancang yang berkembang dari waktu ke waktu. Definisi lain menyatakan arsitektur adalah pengorganisasian mendasar dari sistem yang terdiri dari beberapa komponen yang saling berhubungan dan prinsip-prinsip yang digunakan sebagai pedoman dalam merancang dan mengembangkan suatu sistem. Arsitektur juga merupakan suatu komponen yang penting dalam keberhasilan pengembangan dan evolusi dari suatu sistem perangkat lunak (Hilliard 2000). Dari definisi tersebut maka dapat digambarkan bahwa arsitektur merupakan suatu rancangan dari obyek yang terdiri dari komponen-komponen yang saling berhubungan dalam bentuk cetak biru untuk dijadikan dasar dalam mewujudkan suatu hasil yang nyata. Arsitektur juga menyiratkan suatu perencanaan yang diwujudkan dengan model dan gambar dari komponen dari sesuatu dengan berbagai sudut pandang (Surendro 2009). Sedangkan definisi dari enterprise adalah suatu informasi strategis berdasarkan aset yang mendefinisikan misi, kebutuhan informasi untuk melakukan misi, dan proses peralihan untuk mengimplementasikan teknologi baru dalam merespon kebutuhan perubahan misi. Arsitektur enterprise meliputi gambaran dasar arsitektur, arsitektur target, dan rencana berkelanjutan (Rumapea & Surendro 2007). Dari definisi di atas, arsitektur enterprise merupakan basis aset informasi strategis, yang menentukan misi, informasi dan teknologi yang dibutuhkan untuk melaksanakan misi, dan proses transisi untuk mengimplementasikan teknologi baru sebagai tanggapan terhadap perubahan kebutuhan misi (CIO council 2001). Sedangkan menurut Mutyarini dan Sembiring (2006) arsitektur enterprise merupakan suatu pengorganisasian data yang diperoleh dan digunakan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan proses bisnis. Dengan memahami definisi arsitektur, enterprise, dan arsitektur enterprise, maka dapat dinyatakan arsitektur enterprise merupakan suatu pengorganisasian dari suatu model, prinsip dan metode yang mempunyai logika sehingga dapat digunakan dalam merancang dan menyatakan struktur organisasi enterprise, proses bisnis, sistem informasi dan infrastrukturnya (Surendro 2009).
11 Sama seperti arsitektur yang lain, hasil dari arsitektur enterprise ini terdiri dari dokumen-dokumen seperti gambar, diagram, model, dokumen dalam bentuk teks. Keseluruhan dokumen tersebut akan menjelaskan seperti apa sistem informasi yang akan dibutuhkan oleh suatu organisasi. Kemudian dalam mengembangkan sistem informasi tersebut, arsitektur enterprise akan dijadikan suatu acuan atau pedoman bagi pengembang sistem informasi. 2.3 Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise Kerangka kerja merupakan suatu ide, pemikiran, dan konsep yang digunakan untuk membuat pemikiran lain yang lebih spesifik dalam suatu obyek. Kerangka kerja juga dapat digunakan untuk mengelompokkan suatu organisasi yang penting bagi manajemen organisasi tersebut dan digunakan juga dalam pengembangan sistem perusahaan yang akan datang (Zachman 1996). Kerangka kerja arsitektur enterprise memiliki beberapa kegunaan diantaranya adalah dapat mengidentifikasikan suatu jenis informasi yang dibutuhkan organisasi untuk menggambarkan arsitektur enterprise. Kerangka kerja arsitektur enterprise juga dapat mengelompokkan jenis informasi dalam struktur yang logis, dan menggambarkan hubungan antara jenis informasi tersebut (Setiawan 2009a). Dalam mengembangkan suatu arsitektur enterprise, perlu dilakukan penerapan atau pengembangan kerangka kerja arsitektur enterprise, karena kerangka kerja tersebut dapat membantu arsitek untuk memotret arsitektur organisasi dari berbagai sudut pandang dan aspek, sehingga diperoleh gambaran struktur organisasi secara utuh. Dalam pengembangan sebuah arsitektur enterprise akan lebih baik dan lebih mudah jika mengikuti sebuah kerangka berpikir tertentu. Kerangka berpikir tersebut dikenal dengan istilah enterprise architecture (EA) framework. Menurut CIO Council (2001) sebuah architecture framework adalah suatu alat yang bisa digunakan untuk mengembangkan cakupan luas dari arsitektur-arsitektur yang berbeda. Architecture framework harus mendeskripsikan sebuah metode untuk merancang sistem informasi dalam term kumpulan building block dan memperlihatkan bagaimana building block tersebut sesuai antara satu dengan yang lainnya. Penggunaan EA framework akan mempercepat dan menyederhanakan
12 pengembangan arsitektur, memastikan cakupan yang lengkap dari solusi desain dan memastikan arsitektur yang terpilih akan memungkinkan pengembangan di masa depan sebagai respon terhadap kebutuhan binis (Setiawan 2009a). Pada saat ini terdapat beberapa kerangka kerja arsitektur enterprise diantaranya adalah kerangka kerja Zachman, federal enterprise architecture framework (FEAF), dan the open group architectural framework (TOGAF). Ketiga kerangka kerja tersebut menurut hasil survei yang dilakukan oleh Institute for Enterprise Architecture Development (IFEAD 2005) merupakan kerangka kerja yang paling banyak digunakan di perusahaan atau pemerintahan selain kerangka kerja yang dibuat sendiri. Selanjutnya menurut hasil survei yang dilakukan oleh Institute for Enterprise Architecture Development (IFEAD 2005) menyatakan bahwa dari beberapa framework tersebut, yang paling banyak digunakan di perusahaan atau pemerintahan selain framework sendiri adalah Zachman (25%), TOGAF (11%), dan FEAF (9%). 2.3.1 Kerangka Kerja Zachman Kerangka kerja Zachman merupakan salah satu kerangka kerja yang digunakan untuk mengembangkan arsitektur enterprise yang telah diperkenalkan oleh Zachman sejak tahun 1987. Kerangka kerja Zachman merupakan suatu alat bantu yang dikembangkan untuk memotret arsitektur organisasi dari berbagai sudut pandang dan aspek, sehingga didapatkan gambaran organisasi secara utuh (Setiawan 2009a). Menurut Zachman (2009), kerangka kerja Zachman adalah suatu skema yang merupakan pertemuan antara dua klasifikasi yang telah digunakan selama ribuan tahun. Pertama adalah dasar-dasar komunikasi yang ditemukan di dalam pertanyaan-pertanyaan klasik seperti What, How, When, Who, Where dan Why. Pertanyaan-pertanyaan ini mengintegrasikan jawaban dari pertanyaan yang komprehensif dan gambaran dari ide yang kompleks. Kedua adalah berasal dari reification, yaitu transformasi dari ide abstrak menjadi sesuatu yang instantiation dimana telah didalilkan oleh filosof Yunani kuno dan dilabelkan pada framework Zachman sebagai identifikasi, definisi, representasi, spesifikasi, konfigurasi dan instansiasi. Sedangkan Kozina (2006) menyatakan bahwa konsep Zachman merupakan suatu framework yang digunakan untuk
13 pemodelan, evaluasi, optimisasi, manajemen, dan pendokumentasian pada sistem bisnis. Dari definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa framework Zachman merupakan suatu alat bantu berfikir bagi arsitek atau manajer dalam memetakan permasalahan atau memotret arsitektur yang terdapat di suatu organisasi sehingga didapatkan gambaran organisasi yang lebih sederhana dan utuh. Framework Zachman untuk arsitektur enterprise yang terdiri dari 6 baris dan 6 kolom dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1 Arsitektur kerangka kerja Zachman (Kozina 2006). Framework
Zachman
bukan
suatu
metodologi
untuk
membuat
implementasi dari suatu obyek, namun framework ini merupakan ontologi untuk menggambarkan arsitektur enterprise. Ontologi merupakan suatu struktur sedangkan metodologi adalah suatu proses. Jadi framework Zachman adalah suatu struktur bukan merupakan suatu proses. Suatu struktur akan membentuk suatu definisi sedangkan proses akan menyajikan transformasi. Setiap framework yang digunakan untuk arsitektur enterprise mempunyai karakteristik yang berbeda. Pada kerangka kerja Zachman terdapat beberapa karakteristik diantaranya yaitu dapat mengkategorikan deliverables dari enterprise architecture (EA), kegunaan EA sangat terbatas, banyak diadopsi di seluruh
14 dunia, perspektif view kurang menyeluruh dan merupakan suatu alat untuk perencanaan (Setiawan 2009a). Selain karakteristik, terdapat juga kelebihan dan kelemahan dari framework Zachman. Menurut Mutyarini dan Sembiring (2006), kelebihan dari kerangka kerja ini adalah : •
Merupakan standar secara de-facto untuk mengklasifikasi artefak (objek atau deskripsi penyajian arsitektural) arsitektur enterprise.
•
Struktur logical untuk analisis dan presentasi artefak dari suatu perspektif manajemen.
•
Menggambarkan secara paralel baik dari sisi rekayasa yang sudah sangat dimengerti maupun paradigma konstruksi.
•
Dikenal secara luas sebagai alat manajemen untuk memeriksa kelengkapan arsitektur dan maturity level.
Sedangkan kelemahannya adalah : •
Tidak terdapat proses untuk tahap implementasi.
•
Sulit untuk diimplementasikan secara keseluruhan.
•
Tidak terdapat contoh maupun checklist yang siap secara utuh.
•
Perluasan cakupan sel-sel tidak jelas.
2.3.2 Kerangka Kerja The Open Group Architecture Framework (TOGAF) TOGAF
merupakan
kerangka
kerja
arsitektur
enteprise
yang
dikembangkan oleh The Open Group’s Architecture Framework pada tahun 1995 yang digunakan untuk mengembangkan arsitektur perusahaan. Pada mulanya TOGAF digunakan oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat, namun pada perkembangannya banyak digunakan pada berbagai bidang seperti industri manufaktur, perbankan, pendidikan, dan lain sebagainya. TOGAF digunakan untuk mengembangkan arsitektur enterprise, dimana terdapat metode dan alat yang detail untuk mengimplementasikannya. Hal inilah yang membedakan dengan kerangka kerja arsitektur enterprise yang lain. Salah satu kelebihan dari kerangka kerja ini adalah sifatnya yang fleksibel dan open source (Setiawan 2009a). TOGAF mendeskripsikan 4 subset arsitektur enterprise, yaitu : •
Business architecture, yaitu mendeskripsikan tentang bagaimana proses bisnis untuk mencapai tujuan organisasi.
15 •
Data
architecture,
adalah
penggambaran
bagaimana
penyimpanan,
pengelolaan, dan pengaksesan data pada perusahaan. •
Application architecture, merupakan pendeskripsian bagaimana suatu aplikasi dirancang dan bagaimana interaksi dengan aplikasi lain.
•
Technology architecture, yaitu gambaran infrastruktur perangkat lunak dan perangkat keras yang mendukung aplikasi dan bagaimana interaksinya dengan aplikasi yang lain. TOGAF adalah salah satu metode yang paling banyak diterima untuk
mengembangkan arsitektur perusahaan. TOGAF merupakan suatu kerangka kerja yang praktis, pasti dan dibuktikan dengan adanya tahapan-tahapan metode untuk mengembangkan dan mempertahankan arsitektur enterprise (Ugavina 2009). Secara umum TOGAF memiliki struktur dan komponen-komponen, yaitu : 1.
Architecture Development Method (ADM). ADM merupakan bagian utama dari TOGAF yang menjelaskan bagaimana menentukan sebuah arsitektur enterprise secara khusus sesuai dengan kebutuhan.
2.
Foundation Architecture (Enterprise Continuum). Foundation architecture merupakan sebuah “framework-within-a-framework” yang menyajikan gambaran hubungan bagi pengumpulan arsitektur yang relevan dan menyediakan bantuan petunjuk pada waktu terjadi perpindahan abstraksi level yang berbeda. Di dalam foundation architecture terdapat tiga bagian yaitu technical reference model, standard information, dan building block information base.
3.
Resource Base. Pada bagian ini memberikan informasi berupa guidelines, templates, checklist, latar belakang informasi dan detail material pendukung yang membantu arsitek dalam penggunaan ADM. TOGAF mewujudkan konsep enterprise continuum untuk mencerminkan
tingkat abstraksi yang berbeda dalam sebuah proses pembangunan arsitektur. Dengan cara ini TOGAF memfasilitasi pemahaman dan kerjasama antara aktor pada tingkat yang berbeda. TOGAF menyediakan konteks bagi penggunaan dari beberapa kerangka kerja, model, dan aset arsitektur dalam hubungannya dengan TOGAF ADM. Dengan cara enterprise continuum, arsitek didorong untuk memanfaatkan semua sumber daya arsitektur lain yang relevan dan aset-aset.
16 Selain itu TOGAF sebagai dasar arsitektur dalam mengembangkan teknologi informasi di suatu organisasi. TOGAF terdiri atas 8 (delapan) fase yang berbentuk siklus (cycle). Pada fase ke-4 difokuskan pengembangan arsitektur teknologi. Fase-fase dalam metode TOGAF dapat dilihat pada Gambar 2. Prelim: Framework and Principles
H
A Architecture Vision
Architecture Change Management
G Implementation Governance
F Migration Planning
B Business Architecture
C Information Systems Architecture
Requirements Management
E Opportunities and Solutions
D Technology Architecture
Gambar 2 Proses pengembangan TOGAF ADM (Lankhorst & Drunen Hans van 2007). Dalam kerangka kerja ini terdapat kelebihan dan kelemahan. Menurut Mutyarini dan Sembiring (2006) menyebutkan bahwa kelebihan TOGAF adalah sebagai berikut: •
Fokus pada siklus implementasi (ADM) dan proses
•
Terdapat banyak area teknis arsitektur
•
Resource base menyediakan banyak material referensi
17 Sedangkan kelemahan dari TOGAF adalah sebagai berikut: •
Tidak terdapat templates standar untuk seluruh domain seperti dalam membuat blok diagram tidak terdapat template yang baku.
•
Tidak terdapat artefak yang dapat digunakan ulang (ready made)
2.3.3 Kerangka Kerja Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF) FEAF
merupakan
suatu
kerangka
kerja
yang
ditujukan
untuk
mengembangkan arsitektur enterprise dalam sistem yang mempunyai multiple inter-agency (Setiawan 2009a). FEAF juga merupakan suatu kerangka kerja yang telah diperkenalkan sejak tahun 1999 oleh Federal CIO Council. FEAF menyediakan petunjuk untuk mengembangkan, merawat, dan memfasilitasi arsitektur enterprise di dalam pemerintahan pusat atau melewati batas multiple inter-agency (CIO Council 2001). FEAF menyediakan suatu standar untuk mengembangkan dan mendokumentasikan gambaran arsitektur pada area yang menjadi prioritas. FEAF membagi arsitektur ke dalam empat hal yaitu area bisnis, data, aplikasi, dan arsitektur teknologi (Gambar 3). Pada saat ini FEAF memasukkan tiga kolom pertama dari kerangka kerja Zachman dan metodologi perencanaan EA oleh Spewak. Arsitektur ini bertindak sebagai nilai acuan (reference point) untuk memfasilitasi koordinasi yang efisien dan efektif pada proses bisnis secara umum, penempatan teknologi, alur informasi, sistem, dan investasi antar agen pusat (federal agencies). FEAF menyajikan suatu struktur untuk mengembangkan, memelihara, dan mengimplementasikan lingkungan operasional pada tingkat atas dan mendukung implementasi pada sistem teknologi informasi (TI). Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4, FEAF merupakan representasi yang nyata sebagai matriks 3 x 5 dengan tipe-tipe arsitektur pada sumbu mendatar adalah data, aplikasi dan teknologi dan perspektif pada sumbu yang lainnya yaitu planner, owner, designer, builder, dan subcontractor. Hubungan antara produk EA terdapat pada kolom dari matriks.
18
Gambar 3 Struktur komponen FEAF (CIO Council 2001).
Data Architecture
Application Architecture
Technology Architecture
Planner Perspective
List of Business Objects
List of Business Processes
List of Business Locations
Owner Perspective
Semantic Model
Business Process Model
Business Logistics System
Designer Perspective
Logical Data Model
Application Architecture
Physical Data Model
System Design
Data Dictionary
Programs
Builder Perspective Subcontractor Perspective
System Geographic Deployment Architecture Technology Architecture Network Architecture
Gambar 4 Matriks arsitektur FEAF (CIO Council 2001). Pada kerangka kerja ini terdapat karakteristik-karakteristik yang menjadi ciri dari FEAF, yaitu : •
Merupakan arsitektur enterprise yang mereferensikan model
•
Merupakan standar yang digunakan oleh pemerintahan Amerika Serikat
•
Menampilkan perspektif view yang menyeluruh
•
Merupakan alat untuk perencanaan dan komunikasi
19 2.3.4 Pemilihan Kerangka Kerja Arsitektur Enterprise Menurut Setiawan (2009a) dalam pemilihan sebuah kerangka kerja arsitektur enterprise terdapat beberapa kriteria berbeda yang dapat dijadikan sebagai acuan, seperti : a.
Tujuan dari arsitektur enterprise dengan cara melihat bagaimana definisi dari setiap arsitektur dan pemahamannya, proses arsitektur yang telah ditentukan sehingga mudah untuk diikuti, serta dukungan terhadap evolusi arsitektur.
b.
Input untuk aktivitas arsitektur enterprise seperti pendorong bisnis dan input teknologi.
c.
Output dari aktivitas arsitektur enterprise seperti model bisnis dan desain transisional untuk evolusi dan perubahan. Berdasarkan kriteria-kriteria tersebut, maka kerangka kerja yang telah
diuraikan di atas dapat dipetakan dan hasil pemetaan ditunjukkan pada Tabel 1 (Setiawan 2009a). Tabel 1 Perbandingan kerangka kerja arsitektur enterprise Zachman Definisi arsitektur dan pemahamannya Proses arsitektur yang detail Dukungan terhadap evolusi arsitektur
Standardisasi
Architecture Knowledge Base Pendorong bisnis Input teknologi Model bisnis Desain transisional
FEAF
TOGAF
Ya
Ya, pada tahap persiapan
Tidak
Ya, ADM dengan 9 tahap yang detail
Ya
Ya, ada tahap perencanaan migrasi
Tidak
Tidak
Ya, menyediakan Technical Reference Model (TRM), informasi yang standar
Tidak
Ya
Ya
Parsial Tidak Ya
Ya Ya Ya
Tidak
Ya
Ya Ya Ya Ya, hasil dari tahap perencanaan migrasi
Parsial
Ya
Tidak
20 Zachman Kenetralan (neutrality) Menyediakan prinsip arsitektur
FEAF
TOGAF
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Tidak, hanya untuk karakteristik FEAF
Ya
Dari hasil pemetaan kriteria tersebut disimpulkan bahwa untuk studi kasus enterprise yang belum memiliki arsitektur enterprise dan memerlukan pengembangan arsitektur enterprise yang mudah dan jelas, maka kerangka kerja yang cocok digunakan adalah TOGAF. 2.4 Perencanaan Arsitektur Enterprise Perencanaan
arsitektur
enterprise
(PAE)
merupakan
proses
mendefinisikan arsitektur untuk penggunaan informasi yang mendukung bisnis dan juga mencakup rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut (Surendro 2009). Dari definisi tersebut, terdapat tiga hal yang menjadi kata kunci yaitu : 1.
Mendefinisikan Perencanaan arsitektur enterprise mendefinisikan bisnis dan arsitekturnya, bukan merancang, sehingga dalam pelaksanaannya tidak dilakukan kegiatan merancang sistem, basis data, atau jaringan. Pekerjaan merancang dan implementasi sistem dilakukan setelah proses pendefinisian perencanaan arsitektur enterprise selesai.
2.
Arsitektur Terdapat tiga jenis arsitektur dalam perencanaannya yaitu arsitektur data, aplikasi, dan teknologi. Arsitektur di sini sama dengan blueprint, gambar, dokumen, atau model. Dalam perencanaannya, arsitektur mendefinisikan dan menggambarkan data, aplikasi, dan teknologi yang diperlukan untuk mendukung proses bisnis suatu perusahaan.
3.
Rencana Beberapa arsitektur mendefinisikan apa yang diperlukan, dan rencana pendukung mendefinisikan kapan arsitektur akan diimplementasikan.
21 2.5 Sistem Informasi Manajemen Sumberdaya Manusia Manajemen sumber daya manusia merupakan suatu pengelolaan sumber daya manusia pada suatu organisasi berdasarkan visi dan misi yang ditetapkan dalam mencapai suatu tujuan organisasi tersebut. Sumber daya manusia merupakan tulang punggung dari suatu perusahaan dan sangat berfungsi dalam membantu perusahaan untuk mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai. Menurut McLeod dan Schell (2007), dalam menjalankan kegiatannya, sumber daya manusia mempunyai empat fungsi yaitu : 1.
Perekrutan dan penerimaan (recruiting and hiring) yaitu sumber daya manusia dapat membantu mencari pegawai baru dan memosisikan pegawai tersebut. Disamping itu sumber daya manusia juga dapat mempengaruhi, menasehati, serta menetapkan pegawai dalam suatu kondisi tertentu sesuai dengan kebijakan yang tepat.
2.
Pendidikan dan pelatihan (educating and training). Sumber daya manusia dapat mengurus program kegiatan pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pengetahuan pegawai.
3.
Manajemen data pegawai (managing employee related data) merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh sumber daya manusia dalam memelihara dan mengelola database pegawai dan memproses data tersebut untuk pengguna yang membutuhkan informasi.
4.
Administrasi
penghentian
dan
tunjangan
(termination
and
benefit
administration), yaitu suatu proses pemberian tunjangan kepada pegawai yang sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan. Namun hal ini sangat menyulitkan bagi pengelola administrasi karena ketika seorang pegawai berhenti dari pekerjaannya, pengelola administrasi harus memproses administrasinya dan melakukan wawancara terhadap pegawai yang bersangkutan.
Wawancara
tersebut
bertujuan
untuk
mendapatkan
pembelajaran bagaimana perusahaan dapat melayani pegawai lebih baik lagi di masa yang akan datang. Setiap perusahaan mempunyai suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data pegawai, mentransfer data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi tersebut kepada pengguna. Sistem ini yang sering disebut
22 sebagai sistem informasi manajemen sumberdaya manusia (SIMSDM/HRIS) (McLeod & Schell 2007). SIMSDM juga merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, serta menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandardisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturanaturannya. 2.5.1 Jenjang karier pegawai Setiap pegawai mengharapkan adanya karir yang meningkat dalam pekerjaan atau jabatan yang ditanganinya. Karier merupakan semua pekerjaan atau jabatan yang ditangani atau diemban selama masih bekerja dalam kehidupan seseorang (Handoko 2000). Dengan demikian karir merupakan pengembangan kinerja pegawai dalam bekerja sehingga diharapkan adanya kemajuan dan peningkatan dalam jabatan atau pangkat pada suatu organisasi. Menurut Irianto (2001) terdapat dua cara pendekatan untuk memahami makna karir. Pendekatan pertama memandang karir sebagai pemilikan (a property) dan jabatan dalam organisasi, dimana karir dilihat sebagai jalan keberhasilan seseorang dalam organisasi. Pendekatan kedua memandang karir sebagai suatu kualitas seorang pegawai dalam organisasi. Setelah setiap pegawai mengakumulasi serangkaian jabatan, posisi, dan pengalaman tertentu pendekatan ini mengakui kemajuan karir yang telah dicapai seseorang. Pola dasar pengembangan karir berdasarkan PP 100 Tahun 2000 mencakup unsur-unsur (LNRI, 2000) antara lain:
23 1.
Pendidikan yang meliputi pendidikan dasar (SD, SLTP), pendidikan umum (SMU) dan perguruan tinggi.
2.
Pendidikan dan pelatihan dalam jabatan yang meliputi pendidikan dan pelatihan kepemimpinan.
3.
Usia
4.
Masa kerja yaitu lamanya pegawai dalam bekerja.
5.
Pangkat atau golongan.
6.
Jabatan yaitu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, wewenang, dan hak seorang pegawai.
7.
Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) yang meliputi kesetiaan, prestasi kerja, ketaatan, tanggungjawab, kejujuran, kerjasama, dan praktek kepemimpinan.
8.
Daftar Urut Kepangkatan (DUK) pegawai yang lebih tinggi urutan dan kepangkatannya diberi kesempatan terlebih dahulu untuk menduduki jabatan yang lowong.
2.5.2 Proses monitoring pengurusan administrasi pegawai Monitoring merupakan suatu tindakan yang dilakukan untuk mengawasi atau memantau proses dan perkembangan pelaksanaan program dengan fokus untuk mendapatkan informasi mengenai proses pelaksanaan program tersebut (BPS 2004). Begitu juga dalam proses pengurusan administrasi pegawai yang rantai birokrasinya panjang sehingga disamping pengelola administrasi, pegawai yang
bersangkutan
juga
perlu
memonitor
proses
pengurusan
proses
administrasinya. Dengan adanya proses monitoring pengurusan administrasi ini diharapkan pegawai yang bersangkutan mengetahui sudah sejauh mana posisi berkas proses pengurusan administrasinya dan dapat memperkirakan lamanya proses pengurusan administrasi yang bersangkutan dari mulai pengusulan sampai menerima hasilnya. Tujuan dilakukannya proses monitoring adalah untuk pemantauan proses pelaksanaan program dan sedapat mungkin petugas memberikan saran untuk mengatasi masalah yang terjadi. Hasil monitoring digunakan sebagai umpan balik untuk penyempurnaan pelaksanaan program (BPS 2004).
24 2.6 E-Government Dalam rangka penerapan e-government untuk menuju good governance maka konsep e-government harus diterapkan di setiap lembaga pemerintah tingkat pusat dan daerah. Model penerapan e-government di setiap lembaga akan sangat tergantung kepada tugas, fungsi, dan wewenang yang diemban oleh setiap lembaga pemerintah. Hal ini akan menentukan struktur data dan model bisnis yang mendasari model layanan dan arsitektur sistem informasi yang akan dikembangkan. Penerapan e-government di setiap lembaga pemerintah harus mengacu kepada kebijakan dan strategi nasional pengembangan e-government sesuai dengan instruksi presiden (INPRES) No. 3 Tahun 2003 (Menkominfo 2003). Definisi e-government di setiap negara berbeda-beda, tergantung pada pandangan dan tujuan dari negara tersebut terhadap teknologi informasi. Menurut Setiyadi (2001) dalam konteks makro, e-government mencakup penggunaan telematika (ICT) secara efektif dan efisien guna menunjang pelaksanaan tugas dan tata laksana pemerintah dalam misinya sebagai pengemban amanat menuju masyarakat demokratis, adil, makmur dan sejahtera. Sedangkan dalam konteks mikro, e-government adalah pelayanan publik yang dilaksanakan oleh semua instansi pemerintah yang terkoordinasi atau dengan lainnya secara optimal dengan menggunakan teknologi telematika. e-government diartikan sebagai rujukan yang ditujukan pada penggunaan teknologi informasi (TI) oleh lembaga di pemerintahan seperti Wide Area Networks, internet, dan komputer yang mempunyai kemampuan untuk berhubungan dengan orang lain, bisnis, dan lembaga pemerintahan yang lain. Teknologi ini dapat melayani berbagai macam tujuan akhir yang berbeda seperti pelayanan pemerintah terhadap masyarakat yang akan lebih baik, meningkatkan hubungan bisnis dan industri, atau menjadikan manajemen pemerintahan yang lebih efisien. Keuntungan yang dihasilkan adalah dapat mengecilkan kecurangan, meningkatkan transparansi, lebih nyaman, meningkatkan pendapatan, dan mengurangi biaya (Bank Dunia 2009). Tujuan e-government harus dilihat dalam konteks good governance, yang merupakan suatu prasyarat untuk dapat bersaing dalam pasar global. Birokrasi pemerintah harus dapat mempertanggungjawabkan kinerjanya tidak saja kepada
25 atasan langsung, tetapi juga kepada masyarakat. Adapun tujuan implementasi egovernment menurut (Depkominfo 2004) adalah sebagai berikut : •
Meningkatkan mutu layanan publik melalui pemanfaatan teknologi IT dalam proses penyelenggaraan pemerintahan.
•
Terbentuknya kepemerintahan yang bersih, transparan, dan mampu menjawab tuntutan perubahan secara efektif.
•
Perbaikan organisasi, sistem manajemen, dan proses kerja kepemerintahan. Sasaran pembangunan yang ingin dicapai oleh pemerintah dalam
implementasi e-government (Depkominfo 2004) adalah : •
Pembentukan jaringan informasi dan transaksi pelayanan publik yang berkualitas dan terjangkau.
•
Pembentukan hubungan interaktif dengan dunia usaha untuk meningkatkan dan memperkuat kemampuan perekonomian menghadapi perubahan dan persaingan perdagangan internasional.
•
Pembentukan mekanisme komunikasi antar lembaga pemerintah serta penyediaan
fasilitas
bagi
partisipasi
masyarakat
dalam
proses
kepemerintahan. •
Pembentukan sistem manajemen dan proses kerja yang transparan dan efisien serta memperlancar transaksi dan layanan antar lembaga pemerintah. Meskipun tidak berorientasi laba, lembaga-lembaga pemerintahan perlu
terus meningkatkan layanannya kepada masyarakat sebagai konsumennya. Dengan berkembangnya teknologi informasi dan telekomunikasi, lembagalembaga pemerintahan dapat menerapkan e-government untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasionalnya serta untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat (Hendriana 2004). Konsep pengembangan e-government mempunyai fokus terhadap tiga hal yaitu pemerintah ke masyarakat (G2C), pemerintah ke bisnis (G2B), dan pemerintah ke pemerintah (G2G), selain internal lembaga pemerintahan itu sendiri seperti pemerintah ke pegawai (G2E) (Bank Dunia 2009). 2.7 Internetworking Internetworking merupakan suatu abstraksi yang kuat dalam pembahasan kompleksitas
dari
teknologi
komunikasi
yang
beragam
dengan
cara
26 menyembunyikan detail setiap perangkat keras jaringan dan menyediakan suatu lingkungan komunikasi tingkat tinggi (Wiryana 2009). Tujuan utama dari internetworking adalah interoperabilitas yang maksimun, yaitu memaksimalkan kemampuan program pada sistem komputer yang berbeda dan sistem jaringan yang berbeda untuk berkomunikasi secara handal dan efisien. Ini akan menunjang ketersediaaan informasi pada sistem komputer dan jaringan yang beragam, baik perangkat lunak, perangkat keras maupun model data dari informasi tersebut. Pada era teknologi saat ini informasi yang cepat dan mudah didapat sangat diperlukan sekali. Penggunaan Internet juga didukung oleh saluran komunikasi yang sudah memadai dimana hampir setiap rumah mempunyai saluran komunikasi telepon sampai dengan perusahaan yang sudah menggunakan saluran komunikasi yang khusus. Hal lain yang timbul di Indonesia saat ini adalah mulai banyaknya Internet Services Provider (penyedia layanan Internet) yang menyediakan fasilitas Internet kepada para pelanggannya. 2.8 Implementasi Metode Prototipe Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan pendekatan prototipe. Prototipe merupakan pembuatan model sistem informasi yang pengembangannya dilakukan dengan cepat (Marimin et al. 2006). Prototipe memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya (McLeod & Schell 2007). Model ini dimulai dengan pengumpulan kebutuhan dan perbaikan, desain cepat, pembentukan prototipe, evaluasi pelanggan terhadap prototipe, perbaikan prototipe dan produk akhir. Pengembang dan pengguna bertemu dan mendefinisikan obyek keseluruhan dari software, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar yang merupakan keharusan dan kemudian dilakukan perancangan lagi secara cepat. Perancangan cepat ini akan membuat suatu prototipe yang selanjutnya dievaluasi oleh pengguna dan digunakan untuk kebutuhan pengembangan software. Pada pendekatan ini terjadi iterasi yaitu pada saat prototipe di kerjakan untuk memenuhi kebutuhan pengguna, dan pada saat yang sama pengembang melakukan pemahaman terhadap apa yang harus dilakukan sehingga prototipe akan lebih baik (Suyanto 2005).
27 McLeod dan Schell (2007) mengemukakan bahwa pengembangan prototipe terdiri dari 2 jenis. Prototipe jenis I atau yang disebut sebagai prototipe evolutionary yang akan menjadi suatu sistem operasional. Prototipe jenis II (requirement prototype) merupakan suatu model yang berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional, dimana pada langkah pertama sampai dengan ketiga sama seperti untuk prototipe jenis I. Tahapan yang terdapat pada prototipe jenis I dapat dilihat pada Gambar 5. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1.
Mengidentifikasikan kebutuhan pemakai. Pada tahap ini analis sistem mewawancarai pemakai untuk mendapatkan gagasan dari apa yang diinginkan pemakai terhadap sistem.
2.
Mengembangkan prototipe. Analis sistem dapat bekerja sama dengan spesialis informasi lain, menggunakan satu atau lebih peralatan prototyping untuk mengembangkan sebuah prototipe.
3.
Menentukan apakah prototipe dapat diterima. Analis mendidik pemakai dalam penggunaan prototipe dan memberikan kesempatan kepada pemakai untuk membiasakan diri dengan sistem. Pemakai memberikan masukan bagi analis apakah prototipe memuaskan atau tidak. Jika ya, langkah berikutnya akan diambil dan jika tidak, prototipe direvisi dengan mengulangi langkah 1 sampai 3 dengan pengertian yang lebih baik mengenai kebutuhan pemakai.
4.
Menggunakan prototipe. Prototipe yang akan menjadi sistem operasional. Penggunaan prototipe dalam pengembangan sistem informasi mempunyai
beberapa keuntungan, diantaranya : •
Menghasilkan syarat yang lebih baik dari produksi yang dihasilkan.
•
Pengguna dapat mempertimbangkan sedikit perubahan selama masih dalam bentuk prototipe.
•
Memberikan hasil yang lebih akurat dari pada perkiraan sebelumnya, karena fungsi yang diinginkan dan kerumitannya sudah diketahui dengan baik.
28
1.
Mengidentifikasi kebutuhan pemakai
2.
Mengembangkan prototipe
3.
Prototipe dapat diterima?
Tidak
Ya 4.
Gunakan Prototipe
Gambar 5 Pengembangan prototipe jenis I (McLeod & Schell 2007). Reaksi awal dari pengguna, diawali dengan menampilkan sebuah prototipe sistem informasi, kemudian melihat reaksi dari pengguna saat bekerja dengan prototipe apakah fitur-fitur sistem pada prototipe tersebut sudah sesuai dengan kebutuhannya. Reaksi tersebut dikumpulkan dalam lembar observasi, wawancara dan kuesioner. Pengembangan prototipe jenis II dapat dilihat pada Gambar 6. Tiga langkah pertama sama seperti untuk prototipe jenis I. langkah-langkah selanjutnya adalah sebagai berikut : 4.
Mengkodekan sistem operasional. Programer menggunakan prototipe sebagai dasar untuk pengkodean (coding) sistem operasional.
5.
Menguji sistem operasional. Programer menguji sistem.
6.
Menentukan jika sistem operasional dapat diterima. Pengguna memberikan masukan pada analis apakah sistem dapat diterima. Jika ya, langkah 7 dilakukan dan jika tidak, langkah 4 dan 5 diulangi.
7.
Menggunakan sistem operasional.
Pendekatan ini diikuti jika prototipe tersebut hanya dimaksudkan untuk memiliki penampilan seperti sistem operasional dan tidak dimaksudkan untuk memuat semua elemen penting.
29
4.
Mengkodekan sistem operasional
5.
Menguji sistem operasional
6.
Sistem dapat diterima?
Tidak
Ya 7.
Menggunakan sistem operasional
Gambar 6 Pengembangan prototipe jenis II (McLeod & Schell 2007). 2.9 Alat Pemodelan Proses Bisnis Proses merupakan sekumpulan aktivitas yang memanfaatkan masukan untuk diberi nilai tambah sehingga dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Sedangkan bisnis merupakan upaya untuk menghasilkan nilai tertentu dalam memenuhi kebutuhan. Dari pengertian tersebut proses bisnis merupakan aktivitas yang merespon kejadian pada organisasi (business event) dan pekerjaan yang dilakukan oleh suatu sistem untuk mentransformasi sebuah input menjadi output yang sesuai dengan keinginan pengguna (Wijaya et al. 2009). Pada pembuatan model proses bisnis, terdapat beberapa alat yang umum digunakan yaitu Business Process Modelling Notation (BPMN), Integration Definition for Function Modeling (IDEF), dan Unified Modelling Language (UML). BPMN merupakan suatu alat yang digunakan untuk pemodelan proses bisnis yang dikembangkan berbasis flowchart sehingga mudah dipahami (Wijaya et al. 2009). IDEF merupakan sebuah standar yang dibangun berdasarkan Structured Analysis and Design Technique (SADT) dan kemudian diadopsi sebagai Federal Information Processing Standard (FIPS) (Syaiful & Permadi 2005). Sedangkan UML adalah suatu ‘bahasa’ yang menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem perangkat lunak (Dharwiyanti & Wahono 2003).
30 2.9.1 Business Process Modeling Notation (BPMN) Business Process Modeling Notation (BPMN) yaitu suatu metodologi baru yang dikembangkan oleh Business Process Modeling Initiative sebagai suatu standard baru pada pemodelan proses bisnis. BPMN juga sebagai alat desain pada sistem yang kompleks berbasis pesan (message-based). Tujuan utama dari BPMN adalah menyediakan notasi yang mudah digunakan dan bisa dimengerti oleh semua orang yang terlibat dalam bisnis, yang meliputi bisnis analis yang memodelkan proses bisnis, pengembang teknik yang membangun sistem yang melaksanakan bisnis, dan berbagai tingkatan manajemen yang harus dapat membaca dan memahami proses diagram dengan cepat sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan (Rosmala & Falahah 2007). Notasi BPMN yang baru juga dirancang untuk sifat sistem berbasis layanan web. BPMN dapat memodelkan pesan kompleks yang dilewatkan diantara pelaku bisnis atau bagian dari pelaku bisnis, kejadian yang menyebabkan pesan dilewatkan, dan aturan bisnis yang membatasi kejadian tersebut. BPMN memungkinkan proses bisnis dipetakan ke bahasa eksekusi bisnis berbasis XML seperti Business Process Execution Language for Web Service (BPEL4WS) dan Business Process Modeling Language (BPML). Informasi pada bahasa eksekusi bisnis ini dapat divisualisasikan dengan notasi umum. Contoh penerapan notasi BPMN pada sistem berbasis layanan web adalah seperti pada Gambar 7.
Contact Seller
Bidder
Item of Interest Found
No Bid
No Read Item Description
Review Seller’s Credentials
Smart Sell
Contact Seller For Further Information
Deal with Seller? Yes
Buy Item Now
Message Flow
Read Sellers Feedback
Verify Bidder Credentials Pools
Item Sold Subject to Payment Close Auction
Sequence Flow End of Auction
Gambar 7 Diagram proses bisnis BPMN (Owen & Jog Raj 2003).
31
Salah satu kelebihan diagram BPMN adalah kemampuan memodelkan aliran pesan. Diagram bisnis proses tradisional mampu memodelkan aliran proses secara sekuensial, dari kejadian awal sampai hasil akhir. Dalam lingkungan ecommerce, tentunya, orang mengirim pesan kepada yang lain sebagai bagian dari aliran proses. Pesan ini menuntun pada penggambaran dan pemahaman proses business to business dan business to customer (Rosmala & Falahah 2007). 2.9.2 IDEF Model IDEF dibuat berdasarkan pada analisis struktur dan teknik perencanaan SADT yang telah disempurnakan oleh Integrated Computer Aided Manufacturing (ICAM) tahun 1993. IDEF digunakan untuk mengembangkan representasi grafis terstruktur dari sebuah sistem atau perusahaan (Syaiful & Permadi 2005). Model IDEF digambarkan dengan persegi panjang dan empat jenis arah panah di sekitar persegi panjang. Persegi panjang merupakan fungsi atau kegiatan yang dijelaskan dalam ungkapan verbal. Anak panah yang masuk dari sebelah kiri mewakili input, dari kiri ke kanan menggambarkan output, dari atas ke bawah menunjukan pengawasan (control), dan anak panah bawah adalah mekanisme (Mechanism) yang mengimplimentasikan suatu dukungan terhadap aktivitas (Jeong et al. 2009). IDEF tersusun dari sebuah building blocks, yang terdiri dari 2 macam, yaitu aktifitas dan ICOM. Aktivitas adalah komponen suatu sistem yang menjalankan atau melakukan suatu tindakan. Sedangkan ICOM yaitu komponen suatu sistem yang digunakan oleh suatu aktivitas. ICOM terdiri dari : 1.
Input yaitu sesuatu yang ditransformasikan oleh suatu aktivitas.
2.
Control yaitu sesuatu yang menentukan bagaimana suatu aktivitas terjadi tetapi tidak ditransformasikan.
3.
Output yaitu sesuatu yang dihasilkan oleh aktivitas.
4.
Mechanism yaitu antara lain orang, fasilitas, dan mesin yang menjalankan aktivitas (Syaiful & Permadi 2005). Elemen dari IDEF yaitu suatu persegi panjang (untuk aktifitas kotak
syntax) dan arah anak panah yang didefinisikan. Elemen tersebut digunakan untuk
32 membuat gambar dan gambar tersebut disusun untuk pembentukan model IDEF. Elemen-elemen tersebut dapat dilihat pada Gambar 8.
Control (noun)
Input (noun)
Function (Phrase starting with Verb)
Output (noun)
Mechanism (noun)
Gambar 8 Notasi pada model IDEF (Jeong, et al. 2009). Dalam model IDEF ada tiga elemen utama yaitu konsep, bahasa, dan pragmatik. Konsep dasar terdiri dari tujuh langkah yang harus diikuti yaitu (1) harus secara tepat menggambarkan kawasan masalah, yaitu suatu model grafik dari sistem harus dikembangkan sehingga elemen-elemen sistem tersebut serta interaksi-interaksinya dapat didefenisikan, didokumentasikan, dibahas, dan dianalisis secara efektif; (2) model harus memiliki suatu struktur atas bawah, modular dan hirarki. Model harus menggambarkan atas bawah sistem melalui pendefinisian elemen-elemen sistem modular yang berintegrasi untuk membentuk suatu hirarki; (3) model harus memisahkan fungsi dari rancangan sistem. Fungsi dasar dapat diubah dan rencana baru dapat dibuat untuk keperluan fungsi yang baru tersebut; (4) model harus mencerminkan objek atau tindakan-tindakan dan kasus yang terjadi, yaitu kaedah pemodelan harus mampu menggambarkan seluruh bentuk proses dan kasus-kasus yang terjadi; (5) bentuk model harus grafik. Bentuk model harus tercatat dalam grafik bukan matematik ataupun teks yang dapat berkomunikasi secara ringkas dan tepat yang mencerminkan fungsifungsi nyata serta proses; (6) model harus produk bagi kelompok kerja yang disiplin dan terkoordinasi serta sesuai untuk membangunkan sebuah model dan untuk mendapatkan persetujuan bersama; (7) model harus menampilkan seluruh informasi dalam teks (Rita et al. 2010).
33 Bahasa ditulis dalam bentuk simbol dan kotak, serta panah grafik dalam bentuk skema yang terstruktur guna menghasilkan model IDEF. Bahasa digunakan untuk menuangkan maksud para penganalisa, pembaca, dan pekerja. Pragmatik IDEF menyiapkan cadangan bagi pengguna IDEF. Dalam banyak hal, pragmatik begitu dekat dengan konsep dan bahasa dimana hal tersebut tidak dapat dipisahkan, sehingga dengan pragmatik pengguna dapat menggunakan model IDEF. 2.9.3 Unified Modeling Language (UML) Unified Modeling Language (UML) adalah alat bantu (tool) untuk pemodelan sistem, “UML adalah bahasa yang dapat digunakan untuk spesifikasi, visualisasi, dan dokumentasi sistem object-oriented software pada fase pengembangan. UML merupakan unifikasi dari metode Booch, Object Modelling Technique (OMT), dan notasi objectory, serta ide-ide terbaik metodologi lainnya seperti terlihat pada Gambar 9. Dengan menyatukan notasi metode-metode objek oriented tersebut, UML merupakan standar dasar dalam bidang analisis dan desain berorientasi-objek. (Nurokhim & Rohmah 2002). Rumbaugh Jacobson Booch Meyer Pre-and Postconditions
Odell Classification
UML
Shlaer-Mellor Object life cycles
Gamma et al. Frameworks, patterns, notes Embly Singleton classes
Harel State charts
Wirfs-Brock Responsibilities Fusion Operation descriptions, message numbering
Gambar 9 Unifikasi berbagai metode pengembangan objek ke dalam UML (Quatrani 1999). Menurut Dharwiyanti dan Wahono (2003) konsep dasar dari UML adalah mendefinisikan beberapa diagram. Diagram tersebut antara lain use case diagram,
34 class diagram, statechart diagram, acvtivity diagram, sequence diagram, collaboration diagram, component diagram, dan deployment diagram. Use case diagram, yaitu menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Suatu use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case merupakan sebuah pekerjaan tertentu, diantaranya adalah login ke sistem, dan membuat sebuah daftar belanja. Seorang/sebuah aktor adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu. Use case diagram dapat membantu untuk menyusun kebutuhan (requirement) sebuah sistem, mengkomunikasikan rancangan dengan klien, dan merancang test case untuk semua feature yang ada pada sistem. Class diagram, yaitu suatu diagram yang menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu dan yang lainnya seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. Class mempunyai tiga area pokok yaitu nama class, atribut, dan metoda. Atribut dan metoda dapat memiliki salah satu sifat berikut : -
Private, tidak dapat dipanggil dari luar class yang bersangkutan.
-
Protected, hanya dapat dipanggil oleh class yang bersangkutan dan anakanak yang mewarisinya.
-
Public, dapat dipanggil oleh siapa saja. Statechart diagram, menggambarkan transisi dan perubahan keadaan (dari
satu state ke state yang lain) suatu objek pada sistem sebagai akibat dari stimuli yang diterima. Pada umumnya statechart diagram menggambarkan class tertentu (satu class dapat memiliki lebih dari satu statechart diagram). Activity diagram, menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana aktivitas berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Activity diagram merupakan state diagram khusus, di mana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu activity diagram tidak menggambarkan perilaku internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem)
35 secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktivitas dari level atas secara umum. Sebuah aktivitas dapat direalisasikan oleh satu use case atau lebih. Aktivitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use case menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktivitas. Sequence diagram, menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atas dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. Diawali dari apa yang menjadi trigger aktivitas tersebut, proses dan perubahan apa saja yang terjadi secara internal dan output apa yang dihasilkan. Masing-masing objek, termasuk aktor, memiliki lifeline vertikal. Message digambarkan sebagai garis berpanah dari satu objek ke objek lainnya. Pada fase desain berikutnya, message akan dipetakan menjadi operasi/metoda dari class. Activation bar menunjukkan lamanya eksekusi sebuah proses, biasanya diawali dengan diterimanya sebuah message. Collaboration diagram, merupakan salah satu cara untuk menggambarkan skenario dari sistem yang akan dirancang. Diagram ini juga menggambarkan interaksi antar objek seperti sequence diagram, tetapi lebih menekankan pada peran masing-masing objek dan bukan pada waktu penyampaian message. Setiap message memiliki sequence number. Messages dari level yang sama memiliki prefiks yang sama. Component diagram, menggambarkan struktur dan hubungan antar komponen piranti lunak, termasuk ketergantungan (dependency) di antaranya. Komponen piranti lunak adalah modul berisi code, baik berisi source code maupun binary code, baik library maupun executable, baik yang muncul pada compile time, link time, maupun run time. Umumnya komponen terbentuk dari beberapa class dan/atau package, tapi dapat juga dari komponen-komponen yang lebih kecil. Komponen dapat juga berupa interface, yaitu kumpulan layanan yang disediakan sebuah komponen untuk komponen lain.
36 Deployment diagram, menggambarkan detail bagaimana komponen didistribusikan dalam infrastruktur sistem (di mana komponen akan terletak pada mesin, server atau piranti keras apa). Kemudian menunjukkan bagaimana kemampuan jaringan pada lokasi tersebut, spesifikasi server, dan hal-hal lain yang bersifat fisikal. Sebuah node adalah server, workstation, atau piranti keras lain yang digunakan untuk mendistribusikan komponen dalam lingkungan sebenarnya. Hubungan antar node (misalnya TCP/IP) dan requirement dapat juga didefinisikan dalam diagram ini. 2.10 Pengukuran Hasil Framework merupakan sebuah bagian penting dalam pendesainan EA, oleh sebab itu diperlukan suatu kriteria untuk pengukuran framework tersebut. Demikian juga dalam mendesain suatu sistem harus memiliki rancangan sistem yang teruji. Menurut Setiawan (2009a) kriteria yang seharusnya dimiliki oleh suatu framework adalah sebagai berikut: a.
Reasoned.
Merupakan framework yang masuk akal yang dapat memungkinkan pembuatan arsitektur yang bersifat deterministik ketika terjadi perubahan batasan dalam mendesain suatu sistem. Framework juga harus tetap menjaga integritasnya walalupun menghadapi perubahan bisnis dan teknologi serta demand yang tak terduga. b.
Cohesive.
Framework yang kohesif memiliki sekumpulan perilaku yang akan seimbang dalam cara pandang dan cakupannya. c.
Adaptable.
Framework haruslah bisa beradaptasi terhadap perubahan yang mungkin sangat sering terjadi dalam organisasi. d.
Vendor-independent.
Framework haruslah tidak tergantung pada vendor tertentu untuk benar-benar memaksimalkan manfaat bagi organisasi. e.
Technology-independent.
Framework tidak harus tergantung pada suatu teknologi tertentu, namun harus dapat disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
37 f.
Domain-neutral.
Adalah atribut penting bagi framework agar memiliki peranan dalam pemeliharaan tujuan organisasi. Framework harus mudah dimengerti oleh semua user agar tujuan organisasi dapat tercapai dan terpelihara. g.
Scalable.
Framework haruslah beroperasi secara efektif pada level departemen, unit bisnis, pemerintahan dan level korporat tanpa kehilangan fokus dan kemampuan untuk dapat diaplikasikan.
38
39
III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Kerangka Permasalahan Dukungan SIMPEG yang berkualitas bagi Badan Litbang Pertanian merupakan suatu keharusan agar mampu menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi stakeholder. Kondisi saat ini mengharuskan Badan Litbang Pertanian untuk mengembangkan dan meningkatkan kualitas SIMPEG melalui perancangan arsitektur SIMPEG yang lebih baik. Tahun 2007 pengembangan SIMPEG dilakukan dengan teknologi intranet. Namun dalam pelaksanaannya masih banyak kendala karena yang masuk dalam jaringan intranet hanya instansi yang berada di wilayah Jakarta yaitu di Ragunan dan Pasarminggu, sedangkan untuk instansi di daerah (UPT) atau yang berada di sekitar Jakarta (Bogor, Serpong, Sukamandi) belum dapat dijangkau oleh intranet. Kemudian teknologi ini masih banyak kendala yang perlu diperbaiki seperti dalam mengkonversi dari SIMPEG versi Windows ke intranet tidak bisa dilakukan untuk semua data dalam satu operasi, namun harus satu per satu setiap pegawai di konversi. Sampai saat ini SIMPEG versi Windows masih tetap diterapkan di seluruh unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian namun berjalan lambat. Banyak keluaran SIMPEG yang belum maksimal dimanfaatkan oleh pimpinan dalam pengambilan keputusan karena ada beberapa informasi yang diinginkan oleh pimpinan namun tidak terpenuhi oleh SIMPEG atau belum memenuhi kebutuhan pengguna. Keterlambatan juga dikarenakan terdapatnya UK dan UPT di daerah sehingga pengiriman data SIMPEG tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. 3.1.1 Permasalahan SIMPEG Pengembangan SIMPEG perlu ditindak lanjuti dengan upaya pemeliharaan database, peningkatan software SIMPEG, dan evaluasi kinerja SIMPEG, serta pemanfaatan SIMPEG dalam menunjang perumusan kebijakan manajemen di lingkungan Badan Litbang Pertanian. Pemeliharaan database dapat dilakukan dengan pemutakhiran dan validasi data. Peningkatan software SIMPEG harus
40 disesuaikan dengan sistem yang ada, kebutuhan pengguna, dan perkembangan teknologi yang semakin cepat perubahannya serta evaluasi kinerja SIMPEG. Upaya pengembangan SIMPEG di Badan Litbang Pertanian masih menghadapi beberapa kendala dan permasalahan, diantaranya : -
Aplikasi SIMPEG yang digunakan masih dilakukan dengan desktop atau stand alone sehingga tidak aman jika terjadi perubahan organisasi di Badan Litbang Pertanian.
-
Adanya data di setiap simpul pengelola kepegawaian (unit kerja/UPT) sehingga jika dibutuhkan di tingkat pusat akan berjalan lambat. Selain itu juga akan menimbulkan adanya redudancy dan inkonsistensi data.
-
Masih terasa sulit dalam menelusuri informasi tentang status berkas proses pengusulan
administrasi
pegawai
seperti
proses
kenaikan
pangkat,
pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali (Priyono & Harun 2003). Sementara petugas pengelola kepegawaian atau pegawai yang bersangkutan mengalami kesulitan dalam memantau proses tersebut. -
Sulitnya menentukan pegawai yang akan mendapat pendidikan dan pelatihan untuk mendukung kinerja Badan Litbang Pertanian. Selama ini proses usulan dilakukan secara manual dengan mengirimkan data pegawai yang diusulkan dari unit kerja/UPT ke kantor pusat Badan Litbang Pertanian sehingga memakan waktu yang cukup lama.
3.2 Kerangka Penelitian Dalam mengembangkan sistem informasi, keseluruhan proses yang dilalui harus melalui beberapa tahapan. Tahapan tersebut meliputi perencanaan sistem yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, analisis sistem, perancangan sistem, implementasi sistem, dan pemeliharaan sistem. Keluaran dari perencanaan sistem dihasilkan persyaratan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Analisis dan perancangan sistem menghasilkan spesifikasi perancangan logik dan teknis.dari implementasi sistem dihasilkan perangkat lunak yang dapat digunakan, serta dari pemeliharaan
sistem
dihasilkan
aplikasi
yang
sudah
teruji
dan
siap
dioperasionalkan (Priyono & Harun 2003). Pada penelitian ini, langkah yang dilakukan berdasarkan kerangka penelitian yang dapat dilihat dalam bentuk diagram alir pada Gambar 10 berikut ini :
41 Mulai
Studi Pustaka dan perumusan masalah Struktur organisasi, peraturan kepegawaian
Pengumpulan Data Proses pengelolaan kepegawaian, dukungan SIM dan SDM yang ada
Investigasi Sistem Studi kelayakan organisasi, teknis (brainware, dataware, hardware, software, dan netware), operasional, dan identifikasi kebutuhan user
Analisis dan Rancangan konseptual SIMPEG (mengadopsi metode TOGAF) Architecture vision
Business Architecture
Information System Architecture Data Architecture
Evaluasi hasil Tidak
Application Architecture
Technology Architecture
Implementasi (prototipe)
Prototipe Sesuai?
Ya Alur Proses
Selesai
Gambar 10 Langkah-langkah penelitian. 3. 3 Prosedur Penelitian Berdasarkan langkah-langkah penelitian pada Gambar 10, maka tahapan penelitian yang dilakukan pada setiap langkah adalah : 3.3.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah Tahapan ini dilakukan untuk mendapatkan pemahaman komprehensif tentang kerangka kerja TOGAF, konsep dan tahapan pengembangan sistem informasi, pengetahuan dalam e-government serta pembuatan cetak biru e-
42 government yang berkaitan dengan pelayanan prima administrasi kepegawaian. Selain itu juga untuk mengetahui struktur dan profil organisasi Badan Litbang Pertanian serta memahami proses pengelolaan kepegawaian sesuai dengan peraturan yang berlaku. 3.3.2 Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan : a.
Pengamatan langsung atau observasi terhadap organisasi yang terkait dengan mempelajari dokumentasi, tujuan dan struktur organisasi, proses bisnis dan kebijakan teknologi informasi yang telah ada pada instansi Badan Litbang Pertanian.
b.
Wawancara dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan penelitian.
c.
Melakukan survei terhadap organisasi terkait yang bertujuan untuk memperoleh gambaran umum tentang obyek yang diteliti, menjelaskan hubungan dari beberapa variabel, menguji hipotesis untuk memperkuat atau menolak teori dan membuat prediksi.
d.
Kuesioner, yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan menggunakan alat bantu berupa daftar pertanyaan kepada pihak-pihak terkait dari instansi yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
3.3.3 Investigasi Sistem Agar SIM yang akan dikembangkan dapat berjalan dan berfungsi dengan baik, maka dilakukan investigasi sistem yang mencakup aspek organisasi, teknis, operasional, ekonomi, dan kebutuhan pengguna. Tahapan ini bertujuan untuk memperoleh gambaran dari permasalahan, penyebabnya, dan tujuan serta ruang lingkup pengembangan sistem. Hasil investigasi sistem berupa suatu studi kelayakan yang berfungsi sebagai arahan dan bahan pertimbangan dalam mengembangkan sistem yang baru. 3.3.4 Analisis dan Rancangan Konseptual SIMPEG Analisis dan rancangan sistem bertujuan untuk memperoleh gambaran logika dari sistem yang diinginkan secara detail, dan lebih menjelaskan kepada pengguna bagaimana fungsi-fungsi pada sistem informasi secara logika akan bekerja. Dalam hal ini, sistem baru yang dikehendaki dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan administrasi SDM.
43 Tahap analisis dan rancangan konseptual ini mengadopsi metode TOGAF. Analisis ini merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan oleh TOGAF, dimana tahapannya terdiri dari 1 (satu) tahap persiapan dan 8 (delapan) tahapan secara siklus. Pada penelitian ini akan dilakukan analisis terhadap 4 (empat) tahapan yaitu architecture vision, business architecture, information system architecture yang meliputi data architecture dan application architecture, serta technology architecture. Sedangkan tahapan selanjutnya (opportunities and solutions, migration planning, implementation governance, dan architecture change management) tidak dilakukan karena dalam penelitian ini implementasi sistem yang akan dilakukan dengan menggunakan model prototipe sehingga belum dapat diketahui apakah akan dilakukan migrasi aplikasi atau tidak. Kemudian apakah akan diimplementasikan di organisasi terkait atau tidak, dan apakah akan ada perubahan system manajemen atau tidak. a.
Architecture vision Pada tahapan ini mendefinisikan ruang lingkup dan visi misi organisasi serta
memetakan semua strategi yang akan dilakukan. Tahapan ini juga menentukan kebutuhan untuk perancangan sistem informasi seperti pendefinisian visi dan misi, tujuan organisasi, sasaran organisasi, dan proses bisnis organisasi. Inputan pada tahap ini berupa adanya permintaan untuk pembuatan arsitektur, prinsip arsitektur dan enterprise continuum. Sedangkan keluaran pada tahap ini adalah adanya pernyataan persetujuan pengerjaan arsitektur yang meliputi scope dan constrain serta rencana pengerjaan arsitektur, prinsip arsitektur termasuk prinsip bisnis dan architecture vision. b. Business Architecture Dalam tahap ini melakukan pendefinisian kondisi awal arsitektur bisnis. Selanjutnya menentukan model atau aktivitas bisnis yang diinginkan sesuai dengan skenario bisnis. Analisis dilakukan pada proses bisnis yang terdapat pada organisasi khususnya bidang SDM. Fungsi dari tahap ini adalah untuk mengetahui kondisi aktivitas yang dilakukan oleh organisasi dalam mengelola SDM. Dengan mengetahui proses bisnis organisasi maka dapat digunakan sebagai bahan rancangan dalam membuat sistem baru.
44 Tujuan pada tahap ini adalah untuk memilih pandangan terhadap arsitektur yang sesuai dengan proses bisnis dan memilih teknik serta tools yang sesuai dan tepat. Kemudian untuk mendeskripsikan arsitektur bisnis eksisting dan target pengembangannya serta analisis gap antara keduanya. Pada tahap ini tools dan metode yang dapat digunakan untuk membangun model yang diperlukan adalah seperti Business Process Modeling Notation (BPMN), Integration Definition for Function Modeling (IDEF), dan Unified Modeling Language (UML). Dalam penelitian ini, penulis akan menggunakan UML sebagai tools dan metode karena UML merupakan suatu bahasa yang dapat digunakan dalam pembuatan model untuk semua jenis aplikasi perangkat lunak. Dimana aplikasi perangkat lunak tersebut dapat dioperasikan pada berbagai jenis perangkat keras, sistem operasi, dan jaringan apapun, serta dapat ditulis dalam berbagai bahasa pemrograman. c.
Information System Architecture Pada tahap ini lebih menekankan pada bagaimana arsitektur sistem
informasi dikembangkan. Pendefinisian arsitektur sistem informasi dalam tahap ini meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan oleh organisasi. Arsitektur data lebih fokus pada bagaimana data digunakan untuk keperluan fungsi bisnis, proses, dan layanan. Teknik yang dapat digunakan dalam membuat arsitektur data adalah dengan ER-Diagram, Class Diagram, dan Object Diagram. Arsitektur data dibuat melalui identifikasi entitas fungsi bisnis dan entitas organisasi. Hasil identifikasi dipetakan ke dalam diagram kelas (class diagram) atau dengan menggunakan matrik fungsional data sehingga tergambar hubungan proses bisnis dengan entitas data. Tujuan pada arsitektur data misalkan untuk menentukan tipe dan sumber data yang diperlukan untuk mendukung binis dengan cara yang dimengerti oleh stakeholder. Sedangkan pada arsitektur aplikasi lebih difokuskan pada bagaimana kebutuhan aplikasi yang akan direncanakan. d. Technology Architecture Tahapan arsitektur teknologi dilakukan untuk memfokuskan pada pembangunan arsitektur teknologi yang dibutuhkan. Tahapan ini dimulai dari
45 penentuan jenis kandidat teknologi yang dibutuhkan yang meliputi perangkat lunak dan perangkat keras. Pada tahap ini juga dilakukan pertimbangan beberapa alternatif yang dibutuhkan dalam pemilihan teknologi. Teknik yang akan digunakan adalah dengan mengidentifikasi prinsip platform teknologi. Prinsip platform tersebut terdiri dari 7 (tujuh) area yang meliputi sistem operasi, manajemen data, aplikasi, perangkat keras, komunikasi, komputasi pemakai, dan keamanan. Teknik ini dapat memberikan gambaran tentang jaringan yang terdapat pada suatu organisasi. 3.3.5 Implementasi dengan metode prototipe Dalam pengembangan sistem dilakukan implementasi hasil dari rancang bangun sistem. Pada penelitian ini akan dilakukan implementasi dengan menggunakan
metode
prototipe
jenis
I.
Model
ini
dimulai
dengan
mengidentifikasi kebutuhan, mengembangkan prototipe, evaluasi pengguna apakah prototipe dapat diterima atau tidak, dan terakhir penggunaan prototipe. Dalam membuat rancangan prototipe sistem tersebut, penulis akan menggunakan pengembangan aplikasi yang berbasis object oriented, yaitu UML. UML akan digunakan sebagai tools dan metode karena UML merupakan suatu bahasa yang dapat digunakan dalam pembuatan model untuk semua jenis aplikasi perangkat lunak. Disamping itu, pendekatan pengembangan aplikasi ini lebih scalable dimana obyek lebih mudah dipakai untuk menggambarkan sistem yang lebih besar dan komplek. Selain itu juga UML merupakan alat dan metode pemodelan yang dinamis (dynamic modeling). 3.3.6 Evaluasi Hasil Hasil analisis dan rancangan konseptual sistem selanjutnya dievaluasi atau diujikan dengan menggunakan kriteria reasoned, cohesive, adaptable, vendorindependent, technology-independent, domain-neutral, dan scalable. Tahap ini dilakukan untuk memperoleh konsep atau cetak biru dari suatu sistem yang baik sehingga dapat diaplikasikan di tempat yang berbeda. Apabila hasil evaluasi belum sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka akan dilakukan ulang yang dimulai dari proses pengumpulan data. Namun apabila hasil rancangan sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka proses selesai. Sedangkan pengujian fungsional sistem terhadap prototipe dilakukan dengan menggunakan black-box
46 testing dan kuesioner yang dibagikan kepada pengguna. Test case ini untuk menunjukkan fungsi perangkat lunak tentang cara beroperasinya. Input dan output apakah sudah sesuai yang diharapkan dan informasi yang tersimpan apakah selalu dijaga kemutakhirannya. Pengukuran percepatan layanan informasi kepegawaian dalam penelitian ini dilakukan dengan menggunakan kuesioner. Pengisian kuesioner dilakukan 2 (dua) tahap. Tahap pertama dilakukan pembagian kuesioner kepada pengguna untuk memperoleh informasi kebutuhan pengguna dan lamanya proses administrasi kepegawaian yang sedang berjalan (saat ini). Tahap kedua akan dilakukan pengukuran hasil penelitian dengan membagikan kuesioner kepada pengguna. Kuesioner tahap 2 ini dilakukan untuk memperoleh informasi lamanya waktu dalam memproses usulan kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar setelah diujicobakan Simpeg online dimaksud kepada pengguna. Pegukuran juga dilakukan untuk pengujian terhadap rancangan dan analisis sistem. Pengujian ini bertujuan untuk memperoleh apakah metode yang digunakan dalam penelitian ini sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna atau tidak. Disamping itu juga untuk memperoleh kehandalan dari metode yang digunakan dalam sistem ini. 3.4 Waktu dan Tempat Penelitian Penelitian ini dimulai dari bulan April sampai Desember 2010. Penelitian ini dilaksanakan di Badan Litbang Pertanian serta UK dan UPT di 7 (tujuh) provinsi yaitu Riau (BPTP Riau), Jawa Barat (Balai Penelitian Tanaman Sayuran dan BPTP Jawa Barat), Jawa Tengah (BPTP Jawa Tengah), Jawa Timur (BPTP Jawa Timur, Balai Penelitian Tanaman Serat, Balai Penelitian Tanaman Kacangkacangan dan Umbi-umbian), Sulawesi Selatan (Balai Penelitian Tanaman Serealia dan BPTP Sulawesi Selatan), Sulawesi Utara (Balai Penelitian Tanaman Kelapa dan Palma Lain, BPTP Sulawesi Utara), dan Bali (BPTP Bali). Selain itu proses pengolahan, analisa, dan pembuatan laporan penelitian ini dilakukan di Lab Software Engenering and Information System (SEIS), Kampus Darmaga dan lab pascasarjana ilmu komputer, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan, Institut Pertanian Bogor, Kampus Baranangsiang.
47
IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Studi Pustaka dan Perumusan Masalah Pemahaman terhadap suatu konsep dan tahapan pengembangan sistem informasi merupakan suatu hal yang sangat penting karena tahap ini dilakukan untuk mempersiapkan kegiatan pembuatan arsitektur dalam rancang bangun SIMPEG di Badan Litbang Pertanian. Begitu juga dengan kerangka kerja yang akan digunakan harus dapat memenuhi kebutuhan sistem yang akan dikembangkan.
Untuk
mengetahui
permasalahan
maka
perlu
dilakukan
pengkajian dan pemahaman terhadap struktur dan profil organisasi serta aturanaturan yang menjadi rujukan Badan Litbang Pertanian dalam pengelolaan kepegawaian. 4.1.1 Profil Organisasi Keberhasilan dalam penelitian dan pengembangan pertanian merupakan bagian dari keberhasilan dalam pengembangan dan pemanfaatan sumberdaya yang ada. Demikian pula organisasi Badan Litbang Pertanian disempurnakan sesuai dengan perubahan dan tuntutan yang ada. Fakta memperlihatkan bahwa perubahan organisasi dan kelembagaan penelitian pertanian secara langsung terkait dengan perubahan susunan kabinet dan organisasi departemen terkait. Setelah jawatan penyelidikan Departemen Pertanian dihapus pada tahun 1962, lembaga-lembaga penelitian pertanian dikoordinasikan oleh masing-masing Direktorat pada setiap Departemen. Pada tahun 1967 terjadi reorganisasi lembaga-lembaga penelitian pertanian yang berada di bawah Direktorat Jenderal Pertanian (Tanaman Pangan) dan Direktorat Jenderal Perkebunan, Departemen Pertanian.
Pada kabinet
Ampera semua lembaga penelitian di bawah Direktorat Jenderal Pertanian difusikan menjadi Lembaga Pusat Penelitian Pertanian (LP3), sedangkan lembaga-lembaga penelitian di bawah Direktorat Jenderal Perkebunan Rakyat difusikan menjadi Lembaga Penelitian Tanaman Industri (LPTI). Menyusul terbentuknya Kabinet Pembangunan I, terjadi reorganisasi lagi pada Departemen Pertanian, atas dasar Keppres No.15/1969 unit-unit pelaksana penelitian pertanian berjumlah 19 unit.
48 Berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres) No. 44 dan 45 tahun 1974 dibentuk Badan Litbang Pertanian sebagai unit eselon I di Departemen Pertanian. Seiring dengan waktu, pada tahun 2005 Badan Litbang Pertanian mengalami evolusi organisasi dan kelembagaan. Berdasarkan Peraturan Presiden RI No. 9 dan 10 Tahun 2005 yang ditindaklanjuti dengan Peraturan Menteri Pertanian No. 299/Kpts/OT.140/7/2005, Badan Litbang Pertanian terdiri dari satu Sekretariat Badan dan empat pusat penelitian dan pengembangan (Puslitbang). Disamping itu, melalui Permentan No. 328/Kpts/OT.220/6/2005, Badan Litbang Pertanian membina Pusat Analisis Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian. Kemudian dengan terbitnya Permentan No. 329/Kpts/OT.220/6/2005, Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian dibina sepenuhnya oleh Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya berdasarkan Permentan No. 300/Kpts/OT.140/7/2005 telah dibentuk pula Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Sumberdaya Lahan Pertanian (BBSDLP) sebagai perubahan dari Puslitbang Tanah dan Agroklimat. BBSDLP ini mengkoordinasikan kegiatan litbang yang bersifat lintas sumberdaya di bidang tanah, agroklimat dan hidrologi, lahan rawa, serta pencemaran lingkungan. Sedangkan Balai Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian berubah menjadi Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian (BBP2TP) berdasarkan Permentan No. 301/Kpts/OT.140/7/2005. Tugas dari BBP2TP adalah mengkoordinasikan kegiatan pengkajian dan pengembangan teknologi pertanian yang bersifat spesifik lokasi di 28 UPT (BPTP). Tahun 2006 Badan Litbang Pertanian melakukan penataan organisasi UPT yang meliputi peningkatan status eselon dari eselon III-a menjadi eselon II-b. UPT yang mengalami perubahan eselon adalah Balai Besar Penelitian Tanaman Padi dan Balai Besar Penelitian Veteriner. Sedangkan peningkatan status eselon IV-a menjadi eselon III-a adalah Balai Penelitian Tanaman Jeruk dan Buah Subtropik, Balai Penelitian Tanaman Rempah dan Aneka Tanaman Industri, dan Balai Penelitian Lingkungan Pertanian. Disamping itu, pada tahun 2006 juga terjadi perubahan nomenklatur pada beberapa UPT serta pembentukan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Gorontalo dan Maluku Utara. Selanjutnya pada tahun 2007 terjadi penambahan
49 dua UPT eselon III yaitu Balai Pengelola Alih Teknologi Pertanian (Balai PATP) dan BPTP Papua Barat. Hingga tahun 2008, organisasi Badan Litbang Pertanian terdiri dari Sekretariat Badan, 4 Puslitbang, 7 Balai Besar, 15 Balai Penelitian, 1 Balai PATP, 31 Balai Pengkajian, dan 3 Loka Penelitian. Struktur organisasi Badan Litbang Pertanian tahun 2008 terlihat pada Gambar 11. Badan Litbang Pertanian Sekretariat Badan
Puslitbangbun
Puslitbangtan
Puslitbanghorti
BB Padi
Balitsa
Balittro
Balitkabi
Balitbu Tropika
Balittas
Balitka
Balit Sereal
Puslitbangnak
PSEKP
BBSDLP
BBalitvet
Lolit Tungro
Balittri
Balai Besar Pengkajian
Balittra
Balitnak
Balit Tanah
Balithi Lolit Sapi
Balitklimat
Balit Jestro Lolit Kambing
PUSTAKA
31 BPTP
BBP Mektan
LRPI
BB Biogen
BB Pascapanen
Puslit Karet
Puslit Kopi dan Kakau
Balai PATP
Puslit Gula
Balingtan Puslit Teh dan Kina Puslit Kelapa Sawit
Gambar 11 Struktur organisasi Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009). Keterangan Gambar 11 : •
Garis solid (
) menunjukkan bahwa pengelolaan institusi yang terkait,
dilakukan secara penuh dan menyeluruh. •
Garis putus-putus (----) merupakan garis koordinasi yang menunjukkan pengelolaan institusi yang terkait tidak dilakukan secara penuh. Dana yang
50 dianggarkan pada institusi dimaksud bersumber pada anggaran Badan Litbang Pertanian, namun pengelolaan administrasi dilakukan pada organisasi induknya yang berada di luar Badan Litbang Pertanian atau eselon I yang lain. •
Kepanjangan nama unit kerja dapat dilihat pada Lampiran 1.
4.1.2 Peraturan Pengelolaan Kepegawaian Dalam memahami proses bisnis dan permasalahan yang terdapat pada pengelolaan kepegawaian Badan Litbang Pertanian, maka perlu dilakukan pembelajaran terhadap literatur dan aturan-aturan yang ada. Peraturan yang digunakan dalam pengelolaan kepegawaian di Badan Litbang Pertanian mengacu pada peraturan pemerintah (PP) Republik Indonesia, keputusan presiden (kepres), instruksi presiden (inpres), peraturan kepala lembaga terkait, peraturan menteri pertanian, keputusan lembaga terkait, dan keputusan kepala Badan Litbang Pertanian. Adapun peraturan yang berkaitan dengan penelitian ini adalah : 1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2002 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil (PNS). 2. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government. 3. Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) Nomor 06/E/2009 menjelaskan tentang petunjuk teknis jabatan fungsional peneliti yang termasuk didalamnya membahas pembebasan sementara dari jabatan fungsional peneliti. 4. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 13 Tahun 2003 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil. 5. Peraturan bersama Menteri Pertanian Nomor 54/Permentan/OT.210/11/2008 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 23 A Tahun 2008 mengatur tentang petunjuk pelaksanaan jabatan fungsional penyuluh pertanian dan angka kreditnya yang termasuk di dalamnya membahas pembebasan sementara dari jabatan fungsional penyuluh pertanian.
51 6. Peraturan Menteri Pertanian Nomor 236/Kpts/OT.210/4/2003 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Departemen Pertanian. 7. Pembebasan sementara jabatan fungsional teknisi litkayasa dijelaskan dalam keputusan kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor 147/Kp/BPPT/V/2007 tentang petunjuk teknis jabatan fungsional teknisi penelitian dan perekayasaan (litkayasa) dan angka kreditnya. 8. Keputusan
Menteri
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
Nomor
132/KEP/M.PAN/12/2002 dan keputusan bersama Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 23 Tahun 2003 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 21 Tahun 2003 membahas tentang jabatan fungsional pustakawan dan angka kreditnya. 9. Keputusan Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Nomor 17.1/Kpts/KP.410/J/1/2007 tentang petunjuk pelaksanaan program tugas belajar jangka panjang Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. 10. Rencana Strategis Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian Tahun 2009-2014. 11. Pedoman ringkas administrasi jabatan fungsional peneliti Badan Litbang Pertanian Tahun 2007. Berdasarkan struktur dan profil Badan Litbang Pertanian serta aturan kepegawaian, maka saat ini proses administrasi kepegawaian dilakukan secara manual dan berjenjang. Pengusulan dilakukan mulai dari pegawai yang bersangkutan ke pengelola kepegawaian di UPT masing-masing. Selanjutnya usulan dan berkas dikirim secara berjenjang ke unit eselon II, eselon I (Badan Litbang Pertanian), kementerian pertanian, Badan Kepegawaian Negara (BKN), dan sampai ke Sekretaris Negara (Setneg). Proses seperti ini dapat memakan waktu yang cukup lama, oleh sebab itu perlu dilakukan pengembangan sistem yang mudah, cepat, tepat, dan transparan. Pengelolaan SDM secara komputerisasi merupakan suatu hal yang mutlak diperlukan di Badan Litbang Pertanian untuk menjamin terselenggaranya proses administrasi
kepegawaian
yang
baik.
Pengembangan
Sistem
Informasi
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan
52 pengguna. Untuk menghasilkan sistem komputerisasi yang mudah, cepat, tepat, dan transparan maka harus dikembangkan SIMPEG online berbasis web. 4.2 Pengumpulan Data Untuk memperoleh gambaran pengelolaan proses kepegawaian dan kebijakan teknologi informasi yang digunakan dalam mendukung proses administrasi kepegawaian maka perlu dilakukan pengumpulan data. Pengumpulan data dilakukan dengan metode wawancara, observasi, survei, dan kuesioner. Hasil wawancara dapat dilihat pada Lampiran 2. Observasi dan survei dilakukan untuk mendapat gambaran tentang bagaimana proses pengelolaan kepegawaian yang sedang berjalan saat ini dan mengetahui obyek yang diteliti secara umum. Pendistribusian kuesioner ditujukan untuk pengelola kepegawaian dan tenaga fungsional peneliti. Pengisian kuesioner dimaksudkan untuk memperoleh informasi yang berkaitan dengan proses bisnis kenaikan pangkat (KP) pegawai, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional, dan usulan tugas belajar yang ada pada saat ini. Selain itu, kuesioner ini untuk mengetahui sistem informasi dan teknologi informasi yang tersedia. Pengelola kepegawaian merupakan salah satu responden yang dapat merepresentasikan sebagai pengguna sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) yang akan dikembangkan dan sebagai orang yang mengerjakan proses bisnis tersebut di atas. Tenaga fungsional peneliti dipilih sebagai responden karena tenaga peneliti merupakan sebagai unsur utama penggerak kegiatan penelitian di Badan Litbang Pertanian. Contoh kuesioner untuk masing-masing kelompok responden dapat dilihat pada Lampiran 3. Pendistribusian kuesioner dilakukan di beberapa unit pelaksana teknis (UPT) di beberapa wilayah lingkup Badan Litbang Pertanian, yaitu Balai Penelitian Tanaman Sayuran (Balitsa) Lembang, Balai Penelitian Tanaman Tembakau dan Serat (Balittas) Malang, Balai Penelitian Tanaman Kelapa dan Palma lain (Balitka) Manado, Balai Penelitian Tanaman Serealia (Balit Serealia) Maros, Balai Penelitian Tanaman Kacang-kacangan dan Umbi-umbian (Balitkabi) Malang, Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Riau, BPTP Jawa Barat, BPTP Jawa Tengah, BPTP Jawa Timur, BPTP Bali, BPTP Sulawesi Selatan, dan BPTP Sulawesi Utara. Pemilihan lokasi untuk pendistribusian kuesioner tersebut
53 berdasarkan
masing-masing
eselon
II
yang
mempunyai
UPT
dan
merepresentasikan pembagian wilayah barat, jawa, dan timur. Hasil dari kuesioner ini juga akan dijadikan dasar dalam menganalisis sistem informasi kepegawaian di Badan Litbang Pertanian. Pembagian kuesioner ke responden dilakukan sebagai baseline untuk mendapatkan informasi proses bisnis kegiatan pengelolaan administrasi kepegawaian, dukungan sistem informasi dan teknologi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Kuesioner baseline dibagikan kepada 216 responden yang terdiri dari 36 responden pengelola kepegawaian dan 180 responden pejabat fungsional peneliti. Dari 216 kuesioner yang terkumpul hanya 178 kuesioner atau 82,4% yang terdiri dari 30 responden pengelola kepegawaian dan 148 responden pejabat fungsional peneliti. Rekapitulasi jumlah kuesioner yang terkumpul dari responden pengelola kepegawaian dan pejabat fungsional peneliti dapat dilihat pada Tabel 2 dan 3. Contoh kuesioner baseline dapat dilihat pada Lampiran 3 dan hasil kuesioner secara keseluruhan dapat dilihat pada Lampiran 4. Tabel 2 Rekapitulasi jumlah responden dari pengelola kepegawaian yang mengumpulkan kuesioner No.
Unit Kerja
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
BPTP Jawa Barat Balitka Manado Balit Serealia BPTP Jawa Timur Balitsa Lembang BPTP Sulut BPTP Bali BPTP Sulsel Balittas BPTP Riau BPTP Jawa Tengah Balitkabi Malang Jumlah
Jenis kelamin L P 2 1 2 0 3 0 2 1 1 2 1 2 2 0 2 1 2 1 1 0 1 2 1 0 20 10
Jumlah 3 2 3 3 3 3 2 3 3 1 3 1 30
Berdasarkan Tabel 2 di atas, maka jumlah kuesioner yang terkumpul dari pengelola kepegawaian sejumlah 30 responden atau sekitar 83,3%. Dari jumlah tersebut hanya 6 kuesioner yang tidak dikembalikan. Hal ini disebabkan terdapat pengelola kepegawaian yang sedang sakit, cuti, dan dinas ke luar kota.
54 Perbandingan jenis kelamin responden pengelola kepegawaian adalah 1 banding 2, artinya responden laki-laki lebih banyak 2 kali lipat dibanding responden perempuan atau sekitar 66,7% laki-laki dan 33,3% perempuan. Tabel 3 terlihat bahwa terdapat 148 atau 82,2% responden dari pejabat fungsional peneliti yang mengumpulkan kuesioner. Dari 148 responden terdapat 88 (59,5%) responden berjenis kelamin laki-laki dan 60 (40,5%) responden berjenis kelamin perempuan. Hal ini menunjukan bahwa tidak ada dominasi terhadap suatu gender tertentu, karena untuk mengetahui apakah ada pengaruh kecepatan proses terhadap jenis kelamin tertentu atau tidak . Tabel 3 Rekapitulasi jumlah responden dari pejabat fungsional peneliti yang mengumpulkan kuesioner No.
Jenis kelamin L P 8 7
Unit Kerja
Jumlah
1
BPTP Jawa Barat
15
2
Balitka Manado
6
4
10
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Balit Serealia BPTP Jawa Timur Balitsa Lembang BPTP Sulut BPTP Bali BPTP Sulsel Balittas BPTP Riau BPTP Jawa Tengah Balitkabi Malang Jumlah
9 5 10 10 4 8 9 6 10 3 88
6 4 5 5 4 7 5 4 5 4 60
15 9 15 15 8 15 14 10 15 7 148
4.2.1 Proses Pengelolaan Kepegawaian Badan
Litbang
Pertanian
merupakan
lembaga
pemerintah
yang
mempunyai tugas pokok dan fungsi melaksanakan penelitian dan pengembangan di bidang pertanian. Dalam mengembangkan kapasitas institusi, Badan Litbang Pertanian sangat menyadari bahwa aspek sumber daya manusia (SDM) merupakan aset yang paling penting dan sangat menentukan kapabilitas dan kompetensi suatu lembaga litbang. Oleh karena itu pelayanan administrasi yang prima sangatlah penting termasuk pengelolaan dan evaluasinya.
55 Salah satu pelayanan administrasi yang dilakukan adalah proses kepegawaian bagi pejabat fungsional diantaranya adalah proses KP fungsional, pembebasan sementara, dan aktif bekerja kembali. Selain itu adalah proses usulan tugas belajar bagi pegawai Badan Litbang Pertanian. Proses tersebut dilakukan rutin setiap tahun. Berdasarkan hasil wawancara, observasi, survei, dan kuesioner, maka diperoleh proses pengelolaan kepegawaian yang dilakukan secara manual dan berjenjang. Sebelum melakukan proses pengusulan administrasi kepegawaian, sebagian dari responden (50,6%) menyatakan bahwa untuk proses KP fungsional dan pembebasan sementara, pengelola kepegawaian di UPT masing-masing menginformasikan kepada yang bersangkutan bahwa yang bersangkutan sudah dapat mengusulkan KP fungsional atau pembebasan sementara. Selanjutnya pejabat
fungsional
yang
bersangkutan
mengajukan
usulan
administrasi
kepegawaian ke pengelola kepegawaian di instansi masing-masing. Kemudian sekitar 52% responden menyatakan bahwa pengusulan ke unit kerja eselon II masing-masing dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT masing-masing setelah mendapat persetujuan dari pimpinan. Berdasarkan hasil kuesioner rata-rata responden (45%) mengemukakan bahwa yang menyiapkan berkas usulan adalah pejabat fungsional yang bersangkutan. Hal ini karena sebagian kelengkapan berkas terdapat pada masing-masing pejabat fungsional. Kemudian dari unit eselon II mengusulkan dan mengirim kelengkapan berkas usulan ke Badan Litbang Pertanian yang selanjutnya diteruskan ke kementerian pertanian. 4.2.2 Dukungan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Secara keseluruhan, Badan Litbang Pertanian memiliki sumberdaya manusia yang cukup banyak. Pada tahun 2009, jumlah pegawai di seluruh unit Badan Litbang Pertanian mencapai 8.124 orang (Badan Litbang Pertanian, 2009). Untuk mengelola pegawai dan mendukung penyajian data serta informasi di bidang kepegawaian, maka Badan Litbang Pertanian telah mengembangkan aplikasi pengolahan dan penyajian data kepegawaian yang disebut SIMPEG. SIMPEG yang dikembangkan Badan Litbang Pertanian dilakukan sejak tahun 1987. Seiring dengan kemajuan teknologi, SIMPEG dikembangkan oleh Pusat Data dan Informasi Departemen Pertanian (Pusdatin) pada tahun anggaran
56 1994/1995. SIMPEG yang dikembangkan berbasis pada operating sistem DOS dan telah diterapkan oleh berbagai unit pengelola kepegawaian baik di pusat maupun wilayah (UPT) termasuk Badan Litbang Pertanian. Sejalan dengan perkembangannya, SIMPEG mengalami perubahan-perubahan, dan telah dikembangkan dengan menggunakan operating sistem Windows dengan menggunakan perangkat lunak Visual Foxpro 7.0. Pengembangan SIMPEG ini dilakukan pada tahun 2000 sampai sekarang.
Tahun 2003, Menteri Pertanian mengeluarkan peraturan yaitu Peraturan Menteri Pertanian Nomor 236/Kpts/OT.210/4/2003 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Departemen Pertanian.
Dalam peraturan ini
menekankan bahwa seluruh organisasi atau unit di bawah Departemen Pertanian baik di pusat maupun di UPT harus menerapkan dan menggunakan SIMPEG yang telah dikembangkan oleh Pusdatin. SIMPEG bertujuan untuk mengolah data kepegawaian menjadi suatu informasi yang dapat digunakan pimpinan dalam menentukan kebijakan. Berdasarkan hasil kuesioner, 75% dari responden menyatakan bahwa ratarata UPT di lingkup Badan Litbang Pertanian sudah menerapkan SIMPEG Departemen Pertanian. Namun sebagian besar responden (52,03%) belum pernah melihat SIMPEG Departemen Pertanian dan 89,86% dari responden menyatakan belum pernah mengoperasikannya. 4.3 Investigasi Sistem Pengambilan data di lapangan, telah dilakukan dengan cara pengamatan langsung atau observasi dan survei terhadap organisasi terkait. Investigasi sistem juga dilakukan dengan metode wawancara dan membagikan kuesioner terhadap beberapa responden. Wawancara dilakukan terhadap pejabat struktural di lingkungan Badan Litbang Pertanian yang berjumlah 6 orang. Selain terhadap pejabat struktural, penulis juga mewawancarai pegawai pengelola kepegawaian yang berjumlah 2 orang. 4.3.1 Aspek Organisasi Badan Litbang Pertanian saat ini didukung oleh sumber daya manusia dalam jumlah lebih kurang 8.124 pegawai. Sepertiganya atau sekitar 2.590 pegawai (31,9%) adalah tenaga fungional yang terdiri dari peneliti, pustakawan, perekayasa, pranata komputer, arsiparis, teknisi litkayasa, statistisi, penyuluh,
57 analis kepegawaian, perencana, dan pranata humas (Badan Litbang Pertanian 2009). Sebagai organisasi pemerintahan yang mempunyai tenaga relatif besar. Badan Litbang Pertanian terdiri dari banyak eselon yang secara hierarki melakukan proses administrasi kepegawaian. Unit kerja eselon II yang dimiliki Badan Litbang Pertanian sejumlah 14 unit dan jumlah unit kerja eselon III berjumlah 47 unit yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Dalam mengelola SDM, Badan Litbang Pertanian selalu berhubungan dan bekerjasama dengan instansi lain baik di dalam maupun luar Badan Litbang Pertanian. Instansi di dalam Badan Litbang Pertanian terdiri dari unit kerja eselon II dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian, sedangkan instansi di luar Badan Litbang adalah Biro Kepegawaian Deptan, BKN, LIPI, dan Setneg. Berdasarkan jumlah unit kerja yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia dan banyaknya instansi yang menangani proses administrasi pegawai, maka semakin panjang rantai birokrasi yang harus dilalui. Oleh karena itu proses monitoring usulan administrasi pegawai perlu ditingkatkan. Untuk mempermudah dan mempercepat proses monitoring tersebut, diperlukan pengembangan sistem informasi pegawai berbasis teknologi yang dapat diakses oleh semua pegawai Badan Litbang Pertanian yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Hal inilah yang menjadi suatu alasan mengapa perlu dikembangkan SIMPEG online, yang dapat menunjang dalam memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat di era globalisasi ini. Salah satu kegiatan Badan Litbang Pertanian adalah pengembangan kelembagaan yang mencakup pengembangan budaya kerja inovatif berorientasi bisnis, pengembangan sumber daya Litbang (SDM, sarana dan prasarana) diikuti pengembangan standardisasi dan akreditasi lembaga serta pranata Litbang. Guna memicu tercapainya output yang optimal, maka diperlukan pengembangan manajemen teknologi informasi dan sistem informasi serta koordinasi jaringan kerja sama penelitian dan pengkajian, penyempurnaan sistem perencanaan, pendanaan, monitoring dan evaluasi. Dari kegiatan tersebut di atas, Badan Litbang Pertanian mempunyai keseriusan dalam mengembangkan sumber daya manusia. Salah satunya adalah
58 dengan mengembangkan sistem informasi dan teknologi manajemen kepegawaian agar pelayanan prima terhadap pegawai dapat dilakukan dengan baik. Sehingga diharapkan para pegawai terutama tenaga fungsional akan fokus dan professional dalam bidangnya karena tidak lagi disibukkan dengan urusan administrasi birokrasi. 4.3.2 Aspek Teknis (brainware, dataware, hardware, software, dan netware) Dari hasil wawancara, obervasi, dan survei di lokasi penelitian, diperoleh rekap jumlah pegawai di masing-masing UPT lokasi penelitian seperti yang ditunjukkan pada Tabel 4. Pada Tabel 4 terlihat perbandingan jumlah tenaga administrasi dan fungsional. Secara keseluruhan perbandingan tenaga administrasi lebih banyak dari pada tenaga fungsional. Tenaga administrasi berjumlah 1179 orang atau 57,4% dan tenaga fungsional berjumlah 876 atau sekitar 42,6%. Hal ini menunjukkan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh tenaga administrasi lebih banyak dan rumit karena harus melayani banyak pegawai. Oleh sebab itu diperlukan suatu sistem yang dapat memproses administrasi kepegawaian secara mudah, cepat, tepat, dan transparan. Tabel 4
Rekapitulasi jumlah pegawai di UPT lokasi penelitian berdasarkan jabatan
No.
Unit Kerja
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Balit Serealia, Maros Balitkabi, Malang Balitsa, Lembang Balittas, Malang Balitka, Manado BPTP Riau BPTP Jawa Barat BPTP Jawa Tengah BPTP Jawa Timur BPTP Bali BPTP Sulawesi Selatan BPTP Sulawesi Utara Total
Jabatan Administrasi Fungsional 162 76 179 70 96 112 110 86 74 46 42 40 83 61 108 89 76 140 33 46 149 79 67 31 1179 876
Jumlah 238 249 208 196 120 82 144 197 216 79 228 98 2055
Jumlah tenaga administrasi yang terlihat pada Tabel 4, tersebar di beberapa bidang pekerjaan diantaranya adalah bidang sumberdaya manusia atau
59 kepegawaian. Setiap UPT mempunyai sub bagian yang menangani kepegawaian dan jumlah pegawainya berbeda-beda seperti yang terlihat pada Tabel 5. Tabel 5 Jumlah pengelola kepegawaian di UPT lokasi penelitian No.
Unit Kerja
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Balit Serealia, Maros Balitkabi, Malang Balitsa, Lembang Balittas, Malang Balitka, Manado BPTP Riau BPTP Jawa Barat BPTP Jawa Tengah BPTP Jawa Timur BPTP Bali BPTP Sulawesi Selatan BPTP Sulawesi Utara Total
Pengelola Kepegawaian Administrasi Operator SIMPEG 3 2 4 1 4 1 4 1 1 1 4 1 4 1 3 1 4 1 2 1 4 1 4 1 41 13
Jumlah 5 5 5 5 2 5 5 4 5 3 5 5 54
Dari Tabel 5 di atas menunjukkan bahwa rata-rata di setiap UPT lokasi penelitian mempunyai 2 sampai 5 orang yang bertugas melayani pegawai. Dari kelima pengelola kepegawaian tersebut, rata-rata hanya 1 orang yang bertugas menangani SIMPEG atau sebagai operator SIMPEG dan selebihnya bertugas memproses usulan kepegawaian di UPT masing-masing. Namun demikian operator SIMPEG tersebut terkadang harus membantu pegawai lainnya dalam memproses usulan kepegawaian. Jika dibandingkan dengan jumlah pegawai yang terdapat di setiap UPT lokasi penelitian, maka setiap 1 pegawai pengelola kepegawaian harus melayani banyak pegawai. Rata-rata setiap 1 pegawai pengelola kepegawaian harus melayani antara 16 – 60 pegawai yang mencakup semua urusan kepegawaian dan rumah tangga. Hal ini yang menyebabkan banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan
oleh
pengelola
kepegawaian
sehingga
terkadang
dapat
memperlambat proses usulan kepegawaian. Oleh sebab itu perlu dilakukan perancangan sistem yang mudah, cepat, dan transparan dalam memproses usulan kepegawaian.
60 Dalam proses usulan kepegawaian, data berasal dari setiap UPT lingkup Badan Litbang Pertanian. Data kepegawaian masih tersebar di setiap simpul, sehingga pada saat mengusulkan administrasi kepegawaian dilakukan pengiriman data dengan menggunakan media seperti Compact Disk (CD), dan e-mail. Hal ini yang menyebabkan kesulitan pada saat menggabungkan data di tingkat eselon II dan di Badan Litbang Pertanian karena adanya format data yang berbeda seperti excel dan word office. Oleh sebab itu perlu dibuat suatu database yang terpusat agar dapat mempermudah dalam penggabungan data dan tidak terjadi redundancy data. Berdasarkan
hasil
pengamatan
dan
wawancara
serta
kuesioner,
ketersediaan perangkat keras (hardware) di unit kerja dan UPT sudah cukup memadai. Semua unit kerja dan UPT yang peneliti amati sudah mempunyai komputer yang memadai tidak terkecuali bagian pengelola kepegawaian. Rata-rata
komputer yang dimiliki oleh unit kerja dan UPT adalah jenis komputer Pentium 4 walaupun masih terdapat beberpa jenis komputer Pentium 3. Hampir di setiap pengelola kepegawaian unit kerja dan UPT rata-rata memiliki sejumlah perangkat komputer yang mencukupi. Semua unit kerja dan UPT sudah terhubung dengan jaringan internet. Internet sangat dibutuhkan bagi semua pegawai di unit kerja dan UPT khususnya bagi tenaga fungsional untuk mencari informasi, literatur, dan berkomunikasi dengan pihak lain yang mendukung bidang keahlian pegawai. Jumlah perangkat keras komputer dan UPT yang sudah terhubung jaringan internet dapat dilihat pada Tabel 6. Tabel 6 Jumlah komputer dan UPT yang terhubung dengan jaringan Internet No.
Unit Kerja/UPT
1.
Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Litbang
2.
Puslitbang Tanaman Pangan
Jumlah komputer 13
Spesifikasi
3
• Semuanya Pentium 4, RAM : 512, HD : 40 GB
Pentium 4
Jaringan Keterangan Internet Sudah Ada • Dari 13 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG Sudah Ada
61 No.
Unit Kerja/UPT
Jumlah Spesifikasi komputer 1 • Pentium 4
Jaringan Internet Sudah Ada
Keterangan
3.
Balit Serealia
4.
Balitkabi, Malang
2
• Pentium 4
Sudah Ada
5.
Puslitbang Hortikultura Balitsa, Lembang
2
• Pentium 4
Sudah Ada
2
• Pentium 4
Sudah Ada
4+1 laptop
• Semuanya Pentium 4
Sudah Ada • Dari 4 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG
6. 7.
Puslitbang Perkebunan
8.
Balitka, Manado
2
• Pentium 4
Sudah Ada
9.
Balittas, Malang
2
• Pentium 4
Sudah Ada
10.
Puslitbang Peternakan
4
• 3 Pentium 4 dan 1 pentium 3
Sudah Ada
11.
BBP2TP
7
• 6 komputer mempunyai processor Pentium 4, RAM : 512, HD : 40 GB • 1 komputer Pentium 3
Sudah Ada • Dari 7 komputer, 1 komputer khusus untuk SIMPEG
12.
BPTP Riau
1+1 laptop
Pentium 4
Sudah Ada
13.
BPTP Jabar
2
Pentium 4
Sudah Ada
14.
BPTP Jateng
1
Pentium 4
Sudah Ada
15.
BPTP Jatim
2
Pentium 4
Sudah Ada
16.
BPTP Sulut
2
Pentium 4
Sudah Ada
17.
BPTP Sulsel
2
Pentium 4
Sudah Ada
18.
BPTP Bali
3
Pentium 4
Sudah Ada
Perangkat lunak yang tersedia sebagian besar hanya untuk kebutuhan perkantoran saja diantaranya adalah Mincrosoft Excel, Word Office, dan Power Point. Disamping itu hanya beberapa unit kerja yang menerapkan perangkat lunak
62 bahasa pemprograman untuk mendukung SIMPEG yang ada sekarang. Bahasa pemrograman yang digunakan oleh sebagian unit kerja dan UPT adalah Visual FoxPro dan Microsoft Access. Namun sebagian besar semua unit kerja dan UPT sudah mengenal bahasa pemrograman PHP yaitu suatu bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat web. Sedangkan di pengelola kepegawaian unit kerja/UPT belum ada yang menerapkan bahasa pemrograman yang berkaitan dengan pengembangan SIMPEG online berbasis web seperti PHP, Java, dsb. 4.3.3 Aspek Operasional Sampai saat ini masih terdapat beberapa kendala utama dalam pengelolaan dan pengolahan data serta informasi kepegawaian, yaitu kualitas SDM yang kurang profesional. Operator SIMPEG terkadang tidak segera memutakhirkan data pegawai jika ada suatu perubahan pada pegawai tertentu. Pemutakhiran data pegawai yang dilakukan sebagian besar hanya pada saat adanya kenaikan pangkat saja yaitu pada bulan April dan Oktober. Sedangkan perubahan data pegawai sangat dinamis, tidak hanya data KP saja tetapi data yang lainpun perlu dimutakhirkan juga diantaranya yaitu data training jangka pendek dan jangka panjang, jenjang jabatan fungsional, dan bidang keahlian. Selain itu SDM yang menangani SIMPEG masih terlalu sedikit. Rata-rata di setiap unit kerja dan UPT yang menangani SIMPEG hanya 1 (satu) operator sehingga jika operator tersebut tidak ada maka pegawai lain tidak bisa mengoperasikan. Sedangkan kebutuhan data pegawai sering dibutuhkan oleh pimpinan dalam pengambilan kebijakan. Kendala lain adalah jika operator SIMPEG sudah mulai mahir dalam mengoperasionalkan SIMPEG dan sedikit demi sedikit sudah mengerti tentang pemrograman, yang terjadi adalah operator SIMPEG tersebut dipindahkan tugasnya ke bagian lain. Sehingga bagian kepegawaian harus membina kader baru dari awal lagi. Dari hasil wawancara, survei, observasi, dan kuesioner sebagian responden dapat mengoperasikan komputer. Hal ini dikarenakan pekerjaan yang dilakukan responden dituntut selalu menggunakan komputer seperti surat menyurat dan pengolahan data kepegawaian. Aplikasi yang sering digunakan oleh responden terlihat pada Tabel 7.
63 Tabel 7
Penguasaan pengelola kepegawaian terhadap sistem aplikasi yang digunakan
No.
Unit Kerja
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Balit Serealia, Maros Balitkabi, Malang Balitsa, Lembang Balittas, Malang Balitka, Manado BPTP Riau BPTP Jawa Barat BPTP Jawa Tengah BPTP Jawa Timur BPTP Bali BPTP Sulawesi Selatan BPTP Sulawesi Utara
12
Total
Jumlah Penguasaan Sistem Aplikasi Pengelola Power Word Excel Access Kepegawaian Point 5 5 5 2 1 5 4 3 3 0 5 5 5 3 1 5 5 5 2 1 2 2 2 1 0 5 5 5 4 0 5 5 5 2 1 4 4 4 1 1 5 5 5 2 0 3 3 3 2 1 5 5 5 4 0 5
3
3
2
1
54
51
50
28
7
Dati Tabel 7 di atas, secara umum sebagian besar responden dapat mengoperasikan sistem aplikasi terutama yang mendukung dalam pekerjaannya. 94,4% dari total jumlah pengelola kepegawaian sudah dapat mengoperasikan aplikasi Word Office dan 92,6% dapat mengoperasikan Excel. Hal ini disebabkan dalam bekerja pengelola kepegawaian dituntut harus dapat menggunakan aplikasi tersebut sehingga file dokumen yang telah dibuat dapat disimpan secara elektronik. Sedangkan penggunaan sistem aplikasi Power Point dan Microsoft Access jarang digunakan oleh pengelola kepegawaian. Hanya 51,9% dan 13% dari jumlah total pengelola kepegawaian yang dapat mengoperasikannya karena sistem aplikasi ini digunakan sewaktu-waktu jika ada kebutuhan saja. Sistem aplikasi Power Point digunakan jika ada permintaan presentasi saja dan Microsoft Access digunakan jika ada permintaan pengolahan data kepegawaian. 4.3.4 Aspek Ekonomi Dalam pengembangan SIMPEG online, pemilihan teknologi harus bijaksana,
sehingga
tidak
mengeluarkan
banyak
biaya.
Responden
mengungkapkan sebaiknya sumber daya yang ada sekarang harus dapat
64 dimanfaatkan semaksimal mungkin sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya untuk peralatan yang digunakan dalam pengembangan SIMPEG online kecuali kalau memang harus dilakukan pengadaan alat yang terkait. Misalkan jika di suatu unit kerja dan UPT belum terhubung dengan jaringan internet maka harus dilakukan pengadaan alat yang terkait dengan jaringan internet. Selain
itu,
responden
mengungkapkan
bahwa
dengan
adanya
pengembangan SIMPEG online, diharapkan dapat mengurangi biaya pengiriman surat dan berkas usulan. Selama ini surat dan berkas usulan dikirim melalui jasa pengiriman atau diantar langsung dari UPT daerah ke pusat, sehingga memakan biaya yang cukup tinggi. Jika SIMPEG online sudah berjalan dan kebijakan paperless sudah diterapkan, hal ini akan mengurangi biaya pengiriman surat dan berkas usulan administrasi pegawai. 4.3.5 Aspek Kebutuhan Pengguna Berdasarkan
wawancara
dengan
responden,
responden
menilai
pengembangan SIMPEG online merupakan suatu hal yang baik dan langkah kemajuan teknologi informasi di bidang kepegawaian. Pengembangan SIMPEG online ini melibatkan pengguna yang berasal dari unit kerja dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian sehingga diharapkan SIMPEG online nantinya dapat menghasilkan informasi yang benar dan baik. Hal ini dikarenakan adanya sinkronisasi data kepegawaian antara unit kerja pusat eselon I yaitu Badan Litbang Pertanian dengan unit kerja eselon II dan UPT. Berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna, dihasilkan beberapa hal yang dibutuhkan oleh pengguna. Menurut responden keluaran informasi yang dihasilkan SIMPEG saat ini sudah cukup baik. Namun responden menginginkan informasi yang dihasilkan SIMPEG adalah cash and carry, artinya apabila pimpinan membutuhkan data pegawai dalam format apapun baik rekap maupun daftar akan segera terpenuhi melalui SIMPEG. Selama ini masih terdapat informasi yang dibutuhkan pengguna tetapi tidak tersedia di SIMPEG. Terkait dengan reformasi birokrasi, percepatan dalam memproses administrasi pegawai dapat dilakukan semaksimal mungkin dan lebih transparan. Proses monitoring usulan administrasi pegawai saat ini dilakukan secara manual. Pejabat fungsional yang bersangkutan atau pengelola kepegawaian
65 melakukan monitoring usulan administrasi pegawai dengan cara menghubungi dan menanyakan kepada pengelola kepegawaian baik di UPT, unit kerja eselon II, Badan Litbang Pertanian, dan terus menerus secara berjenjang. Menurut responden pengembangan SIMPEG online yang termasuk didalamnya terdapat proses monitoring usulan administrasi pegawai secara elektronik, akan sangat membantu pengelola kepegawaian dan pegawai lain dalam memonitor berkas usulan administrasi pegawai. Disamping itu, dengan sistem online ini proses monitoring dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja. Hasil
kuesioner
menunjukkan
bahwa
sebagian
besar
responden
menginginkan adanya sistem proses monitoring usulan administrasi kepegawaian. Seperti yang ditunjukkan pada Tabel 8, bahwa 85,4% atau sekitar 152 responden menyatakan perlunya adanya sistem informasi monitoring usulan adminsitrasi kepegawaian. Hal ini disebabkan untuk mempermudah pengelola kepegawaian dalam menelusuri informasi yang berkaitan dengan proses usulan administrasi kepegawaian. Selain itu juga untuk mendapatkan informasi proses usulan kepegawaian secara cepat, tepat, dan transparan. Sedangkan yang menyatakan tidak perlu dikembangkan sistem monitoring usulan kepegawaian sejumlah 10 responden atau 5,6% dan yang abstain atau tidak menjawab hanya 16 responden (9%). Model sistem monitoring yang diinginkan responden adalah secara elektronik. Dari Tabel 8 terlihat bahwa 86,5% atau 154 responden meyatakan model aplikasi sistem informasi monitoring dilakukan secara online. Hal ini dikarenakan responden menginginkan aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja sehingga responden dapat memonitor sendiri secara langsung. Sedangkan 11,2% atau 20 responden menyatakan bahwa pengembangan sistem informasi monitoring proses usulan kepegawaian tidak perlu secara online namun cukup dengan menggunakan model stand alone saja. Hal ini disebabkan di beberapa UPT lokasi penelitian fasilitas yang mendukung untuk sistem online sering mengalami gangguan dan perlu perbaikan dalam waktu yang cukup lama. Kemudian dengan menggunakan stand alone proses backup data akan lebih mudah dilakukan di setiap UPT.
66 Tabel 8
Kebutuhan responden terhadap sistem informasi monitoring proses usulan administrasi kepegawaian
No. 1
2
Uraian
Apakah perlu sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian Model aplikasi administrasi kepegawaian yang diinginkan respoden
Jawaban
Jumlah Persentase (%)
Ya Tidak Abstain
: : :
152 10 16
85,4 5,6 9,0
Online
:
154
86,5
Stand alone
:
20
11,2
Abstain
:
4
2,3
Setelah mengetahui kebutuhan sistem dan model sistem yang akan dikembangkan, maka perlu mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan oleh pengguna. Kebutuhan informasi yang diinginkan pengguna dapat dilihat pada Tabel 9. Tabel 9 menunjukkan bahwa sebagian besar responden menginginkan adanya informasi monitoring usulan kepegawaian diantaranya pada proses usulan kenaikan pangkat pegawai, proses usulan yang terkait dengan jabatan fungsional, proses usulan pendidikan dan pelatihan, serta proses monitoring administrasi kepegawaian yang dilakukan secara transparan. Hasil kuesioner menunjukkan bahwa 157 atau 88,2% responden menyatakan bahwa perlu adanya proses monitoring usulan kenaikan pangkat pegawai. Kemudian 89,9% atau 160 responden menyatakan perlu adanya informasi yang terkait dengan proses usulan jabatan fungsional termasuk proses usulan pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali. Selanjutnya pada proses pendidikan dan pelatihan (training) pegawai, sebagian responden (62,4%) menyatakan perlu informasi yang terkait dengan proses usulan training tersebut diantaranya adalah usulan tugas belajar dan training jangka pendek. Semua proses tersebut yang terdapat pada Tabel 9 dibutuhkan oleh responden, hal ini dikarenakan pada saat ini proses usulan administrasi kepegawaian memakan waktu yang cukup lama sehingga perlu dilakukan pemantauan atau monitoring usulan dan berkas usulan administrasi kepegawaian agar dapat diketahui secara transparan oleh pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan.
67 Tabel 9 Kebutuhan informasi sistem monitoring proses kepegawaian No.
1
Uraian
Jawaban
Informasi apa saja • Kenaikan pangkat yang dibutuhkan pegawai dalam proses usulan • Proses yang terkait jabatan administrasi fungsional (bebas kepegawaian sementara dan aktif bekerja kembali) • Training (Tugas Belajar) • Monitoring usulan • Daftar riwayat hidup • Tawaran penelitian • Kenaikan gaji berkala • Pensiun • Mutasi • Proses penilaian angka kredit • DP3 • Aturan Kepegawaian terbaru
Jumlah Persentase (%)
:
157
88,2
:
160
89,9
: : : : : : :
111 127 51 1 4 1 1
62,4 71,4 28,7 0,6 2,3 0,6 0,6
:
1
0,6
:
3
1,7
:
1
0,6
Pada Tabel 9 di atas, terdapat 4 (empat) kebutuhan informasi terbesar. Hal ini yang mendasari penulis dalam melakukan penelitian fokus pada 4 hal tersebut yaitu proses kenaikan pangkat pegawai, pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional, serta tugas belajar. 4.4 Analisis dan Rancangan Konseptual 4.4.1 Analisis Architecture Vision Visi dan Misi Organisasi Sebagai lembaga penelitian, Badan Litbang Pertanian telah menetapkan visi dan misi dalam jangka waktu 5 tahun ke depan (2010 – 2014). Visi Badan Litbang Pertanian adalah “Pada tahun 2014 menjadi lembaga penelitian dan pengembangan pertanian berkelas dunia yang menghasilkan dan mengembangkan inovasi teknologi pertanian untuk mewujudkan pertanian industrial unggul berkelanjutan berbasis sumber daya lokal”. Misi Badan Litbang Pertanian merupakan pernyataan mengenai garis besar kiprah utama Badan Litbang Pertanian dalam mewujudkan visi tersebut di atas. Maka Badan Litbang Pertanian menetapkan misi sebagai berikut :
68 a.
Menghasilkan, mengembangkan dan mendiseminasikan inovasi teknologi serta rekomendasi kebijakan di bidang pertanian yang berwawasan lingkungan dan berbasis sumber daya lokal guna mendukung terwujudnya pertanian industrial unggul berkelanjutan.
b.
Meningkatkan kualitas sumber daya penelitian pertanian serta efisiensi dan efektivitas pemanfaatannya.
c.
Mengembangkan jaringan kerja sama nasional dan internasional dalam rangka penguasaan Iptek dan peningkatan peran Badan Litbang Pertanian dalam pembangunan pertanian (Badan Litbang Pertanian 2010).
Tujuan Organisasi a.
Mendukung pemenuhan kebutuhan pengguna input dan permintaan pasar output
(domestik
dan
internasional)
dengan
menghasilkan
dan
mengembangkan teknologi benih, bibit, pupuk, alat dan mesin pertanian, pengendalian organisme pengganggu tanaman (OPT) dan ternak, serta teknologi pascapanen dalam rangka mendukung peningkatan produksi, nilai tambah, daya saing dan ekspor. b.
Meningkatkan kapasitas dan kompetensi lembaga (capacity building) untuk menghasilkan, mengembangkan dan mendiseminasikan teknologi berbasis sumberdaya lokal dalam penyediaan dan perbanyakan benih, bibit, pupuk, obat-obatan dan alat mesin pertanian, teknologi pascapanen, serta bioteknologi.
c.
Menghasilkan, mengembangkan dan mendiseminasikan teknologi mutakhir terutama bioteknologi bidang pangan yang mampu mengantisipasi perubahan iklim global, gangguan OPT, serta preferensi pengguna teknologi dalam rangka peningkatan produksi, diversifikasi pangan, nilai tambah dan daya saing.
d.
Meningkatkan efektifitas berbagai metode dan media diseminasi inovasi teknologi pertanian kepada petani dalam rangka mendukung pengembangan sistem pertanian industrial.
e.
Mengkaji dan mengembangkan berbagai model kerja sama kelembagaan antar pelaku usaha untuk mendiseminasikan hasil inovasi dan kelembagaan
69 kepada petani dan pengguna secara proporsional untuk mendukung pengembangan sistem pertanian industrial. f.
Menghasilkan rekomendasi kebijakan pembangunan pertanian yang bersifat antisipatif dan responsif untuk mendukung pengembangan sistem pertanian industrial.
Sasaran Organisasi Sasaran Internal Sebagai lembaga penelitian dan pengembangan yang berkelas dunia, sasaran internal yang harus dicapai: a.
Meningkatnya inovasi teknologi, metode penelitian/perekayasaan, sistem diseminasi dan rekomendasi kebijakan yang dihasilkan Badan Litbang Petanian yang dapat memberikan kontribusi pada peningkatan keilmuan (science contribution).
b.
Meningkatnya tingkat adopsi (>50%) hasil inovasi teknologi dan rekomendasi kebijakan pertanian yang dihasilkan Badan Litbang Pertanian pada pembangunan sistem pertanian industrial unggul berkelanjutan.
c.
Berkembangnya kompetensi personil dan kelembagaan penelitian serta sistem koordinasinya baik secara horizontal dan vertikal lingkup Badan Litbang Pertanian.
d.
Meningkatnya jejaring kerjasama nasional dan internasional minimal 50% dari kondisi 2005-2009.
e.
Meningkatnya hasil penelitian yang diterbitkan di jurnal ilmiah internasional minimal 50% dari kondisi 2005-2009 dan diterbitkannya satu jurnal ilmiah internasional; dan
f.
Meningkatnya inovasi teknologi dengan pengakuan hak kekayaan intelektual (HAKI) secara internasional minimal 50% dari kondisi 20052009.
Sasaran Eksternal Sasaran Badan Litbang Pertanian terkait dengan sasaran Kementerian Pertanian meliputi:
70 a.
Tersedianya benih, bibit, pupuk, alat dan mesin (alsin) untuk komoditas unggulan tanaman dan ternak dalam rangka peningkatan produksi dan produktivitas
b.
Tersedianya teknologi penanganan dan pengolahan hasil pertanian dalam rangka peningkatan nilai tambah produk, pengembangan industri hilir, sertifikasi sanitary and phytosanitary (SPS) produk pertanian, pemenuhan Standar Nasional Indonesia (SNI) dan substitusi impor (khusus tepung dan susu)
c.
Terselenggaranya pendampingan (pengawalan) penerapan teknologi, peta dan strategi adaptasi perubahan iklim,
diversifikasi pangan berbasis
sumberdaya lokal dalam rangka ketahanan pangan d.
Tersedianya teknologi budidaya tanaman termasuk panen dalam rangka peningkatan Produk Domestik Bruto (PDB)
e.
Tersedianya peta produk, daya saing dan akses pasar produk pertanian di pasar internasional.
f.
Tersedianya peta investasi pertanian dan industri pengolahan hasil pertanian dalam rangka penyerapan tenaga kerja, dan
g.
Tersedianya
model
pengembangan
kelembagaan
dan
kebijakan
tataniaga/pemasaran dalam rangka peningkatan kesejahteraan petani. Berdasarkan visi dan misi Badan Litbang Pertanian tersebut di atas, maka untuk menjadi suatu lembaga penelitian yang berkelas dunia perlu adanya dukungan manajemen Badan Litbang Pertanian yang modern. Salah satu tata kelola manajemen Badan Litbang Pertanian adalah manajemen sumber daya manusia (SDM). SDM Badan Litbang Pertanian juga harus dapat bersaing dengan negara lain. Strategi untuk mendukung manajemen yang modern adalah dengan mengikuti perkembangan teknologi informasi. Teknologi Informasi dimanfaatkan untuk pengembangan SIMPEG secara integrasi dan komprehensif antar UK dan UPT. Untuk memperlancar akses pengguna kepada sumber informasi SDM Badan Litbang Pertanian, perlu dilakukan pengembangan informasi kepegawaian secara online melalui website dan interconnected network (internet) (Badan Litbang Pertanian 2010).
71 Untuk mengimplementasikan visi dan misi tersebut, pada tahun 2010 Badan Litbang Pertanian akan melakukan kegiatan pengembangan SIMPEG berbasis web. Selain meningkatkan kualitas data, kegiatan ini bertujuan untuk membuat manajemen sumber daya manusia di Badan Litbang Pertanian terintegrasi, terpadu, dan realible. Disamping itu juga untuk pengembangan webdatabase SIMPEG di Badan Litbang Pertanian (Sekretariat Litbang Pertanian 2010). Dari hasil wawancara dengan beberapa responden, semua responden menerima rencana pengembangan SIMPEG online berbasis web. Hal ini dikarenakan akan mempermudah dan mempercepat proses usulan administrasi kepegawaian serta akan lebih efektif dan efisien. Efektif berarti waktu yang diperlukan dalam usulan proses kepegawaian diharapkan akan lebih cepat dari proses yang ada sekarang. Sedangkan efisien yaitu berkas-berkas yang semula dikirim melalui jasa pengiriman akan dipermudah dengan menggunakan elektronik (paperless) sehingga akan mengurangi biaya pengiriman. Dalam pengembangan SIMPEG berbasis web ini, akan difokuskan dalam hal proses monitoring berkas usulan administrasi kepegawaian. Proses monitoring tersebut dibatasi pada proses kenaikan pangkat pilihan (fungsional), pemberhentian sementara, aktif bekerja kembali dan tugas belajar. 4.4.2 Analisis Business Architecture Arsitektur proses bisnis merupakan gambaran kegiatan yang dilakukan setiap hari secara sistematis berdasarkan visi dan misi organisasi. Analisis arsitektur proses bisnis dilakukan untuk mengetahui proses bisnis di dalam bidang kepegawaian. Analisis ini dilakukan dengan cara studi literatur dan mempelajari peraturan perundang-undangan yang ada, wawancara serta diskusi dengan pihak terkait. Analisis ini dilakukan terhadap proses kenaikan pangkat fungsional, pembebasan sementara jabatan fungsional, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar. Disamping melakukan studi literatur dan wawancara, penulis juga membagikan kuesioner dalam menganalisis dan merancang sistem. Kuesioner ini ditujukan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Hasil kuesioner juga digunakan dalam menganalisis proses ini.
72 4.4.2.1 Kondisi saat ini Pemahaman akan kondisi proses bisnis saat ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung pada enterprise atau unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian yang berkaitan dengan pelayanan kepegawaian. Pengamatan dilakukan dengan cara mengidentifikasi alur kerja pengelolaan administrasi kepegawaian di Badan Litbang Pertanian. Proses bisnis yang diamati sesuai dengan kebutuhan pengguna yaitu pada proses usulan kenaikan pangkat pilihan atau fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan usulan tugas belajar. Proses Bisnis Kenaikan Pangkat Pilihan Dalam PP Nomor 12 Tahun 2002 menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan kenaikan pangkat pilihan adalah kepercayaan dan penghargaan yang diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil atas prestasi kerjanya yang tinggi. Sedangkan jabatan fungsional merupakan kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam rangka menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian dan/atau keterampilan untuk mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan PP Nomor 12 Tahun 2002, dalam melakukan usul KP fungsional, terdapat beberapa persyaratan yang harus dipenuhi, diantaranya yaitu : 1. Salinan/fotocopy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir. 2. Salinan/fotocopy sah keputusan dalam pangkat terakhir. 3. Fotocopy daftar penilaian prestasi kerja/DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir. 4. Asli penetapan angka kredit bagi Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan fungsional tertentu. Berdasarkan observasi, wawancara, dan kuesioner, prosedur sistem yang berjalan untuk proses pengusulan KP fungsional, dapat dilihat pada Gambar 12. Alur birokrasi yang terlihat dalam Gambar 12 terdapat dua bagian. Bagian pertama adalah internal process yaitu proses-proses yang dilakukan di dalam instansi lingkup Badan Litbang Pertanian seperti dari UPT ke unit kerja eselon II, kemudian dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian (Eselon I). Bagian kedua adalah external process yaitu proses-proses yang dilakukan di luar instansi lingkup Badan Litbang Pertanian seperti Biro Kepegawaian Kementerian
73 Pertanian (Kementan), Badan Kepegawaian Negara (BKN), dan Sekretariat Negara (Setneg). Pada Gambar 12 dapat dilihat urutan pengusulan kenaikan pangkat fungsional yang dimulai dari BKN sebagai instansi external process. BKN membuat surat permintaan kepada semua instansi pusat dan daerah yang ditujukan kepada pejabat pengelola kepegawaian instansi pusat dan daerah termasuk juga Kementerian Pertanian (Kementan) dalam hal ini adalah Menteri Pertanian (Mentan). Selanjutnya Mentan mendisposisikan ke Biro OK Kementan melalui Sekretaris Jenderal (Setjen) Kementan. Selanjutnya Biro OK Kementan menindaklanjuti surat permintaan dari BKN dengan membuat surat permintaan usulan KP ke semua instansi eselon I lingkup Kementerian Pertanian diantaranya adalah Badan Litbang Pertanian. Surat tersebut ditujukannya kepada Kepala Bagian yang menangani pengelolaan kepegawaian di setiap instansi eselon I. Kemudian Bagian Kepegawaian di Badan Litbang Pertanian menindaklanjuti surat dari Biro OK Kementan dengan membuat surat permintaan kepada Kepala Bagian yang menangani kepegawaian di unit kerja eselon II lingkup Badan Litbang Pertanian. Unit kerja eselon II kemudian menindaklanjuti dengan membuat surat permintaan usulan KP dari Badan Litbang Pertanian kepada Kepala UPT lingkup unit kerja eselon II masing-masing yang selanjutnya disampaikan kepada pengelola kepegawaian di UPT dan diinformasikan kepada tenaga fungsional terkait. Setelah mendapat informasi dari pengelola kepegawaian di UPT masingmasing, pejabat fungsional yang bersangkutan mengajukan usulan KP ke pengelola kepegawaian di unit kerja dan UPT masing-masing. Namun ada beberapa responden yang menyatakan bahwa pengusulan KP fungsional dilakukan oleh instansi pejabat fungsional di UPT. Hal ini dikarenakan bahwa pengelola kepegawaian di UPT sudah dapat mengetahui pejabat fungsional yang akan naik pangkat melalui penilaian angka kredit (PAK) terakhir. Kemudian pengelola kepegawaian memberikan informasi KP kepada pejabat fungsional di UPT masing-masing. Keseluruhan proses KP memakan waktu yang cukup lama yaitu lebih kurang 11 sampai 12 bulan.
74 Melakukan verifikasi berkas usulan
Internal process
Pengelola Kepegawaian Badan Litbang Pertanian (Eselon I) (3 hari – (8) (3) 2 minggu) Pengelola Kepegawaian Pusat (Eselon II) (5 –14 hari) (7)
(3 hari – 1 minggu) (9)
(2)
Pengelola Biro Kepegawaian Kementerian Pertanian (1)
Melakukan verifikasi berkas usulan
(6)
External process
Badan Kepegawaian Negara(BKN)
(4) (11)
Pengelola Kepegawaian UPT (1 –7 hari)
(10)
(5) (Menginformasikan ke yang bersangkutan)
Sekretariat Negara (Setneg)
Pejabat Fungsional
Gambar 12 Hasil investigasi prosedur proses pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional peneliti. Pengajuan berkas usulan KP dimulai dari pejabat fungsional yang mengusulkan KP ke pengelola kepegawaian UPT. Kemudian diverifikasi oleh petugas kepegawian di UPT. Apabila ada kekurangan berkas, petugas kepegawaian UPT menginformasikan kepada pejabat fungsional terkait untuk segera melengkapi berkas usulan KP tersebut. Setelah berkas usulan KP sudah lengkap kemudian berkas dikirimkan ke unit kerja eselon II dengan persetujuan dari pimpinan UPT.
Sebagian besar responden menjawab bahwa proses
penyiapan, verifikasi, pengiriman, dan melengkapi kekurangan berkas di UPT memakan waktu 20 hari bahkan ada yang sampai 30 hari. Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II selanjutnya menerima berkas usulan KP dari UPT. Berkas tersebut diverifikasi kelengkapannya. Responden di unit kerja eselon II menyatakan bahwa proses verifikasi berkas di unit kerja eselon II memakan waktu 3 hari sampai 1 minggu. Apabila ternyata terdapat kekurangan berkas, pengelola kepegawaian unit kerja eselon II menginformasikan ke UPT
75 yang bersangkutan untuk melengkapi kekurangannya melalui telpon dan surat, sehingga memakan waktu lagi lebih kurang 1 minggu. Setelah semua berkas usulan KP dari UPT sudah lengkap, selanjutnya berkas dikirim ke Badan Litbang Pertanian. Berkas usulan KP kemudian diterima di Badan Litbang Pertanian. Proses selanjutnya
adalah
petugas
kepegawaian
di
Badan
Litbang
Pertanian
memverifikasi berkas yang diusulkan dari semua unit kerja eselon II lingkup Badan Litbang Pertanian. Jika terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka berkas dikembalikan ke unit kerja eselon II masing-masing. Dari unit kerja eselon II kemudian kekurangan berkas tersebut disampaikan
ke UPT dan ke yang
bersangkutan secara berjenjang. Namun apabila berkas sudah lengkap, maka langkah selanjutnya Badan Litbang Pertanian melakukan pengetikan nota persetujuan BKN dan membuat surat pengantar pengiriman berkas usulan KP ke Biro OK Kementan dengan persetujuan dari pimpinan Badan Litbang Pertanian. Waktu pengiriman berkas usulan dari Badan Litbang Pertanian ke Biro OK Kementan memakan waktu 3 hari sampai dengan 1 minggu dengan catatan berkas sudah lengkap semua. Apabila masih terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka waktu yang dibutuhkan untuk memproses bertambah lagi. Biro OK Kementan akan meverifikasi berkas dan nota persetujuan BKN yang dikirim dari Badan Litbang Pertanian. Setelah berkas sudah lengkap selanjutnya Biro OK Kementan mengirim berkas ke BKN beserta nota persetujuan dari BKN untuk semua golongan. Setelah nota persetujuan disetujui oleh BKN, maka nota persetujuan KP sampai golongan III/b dikirim ke Biro OK Kementan oleh BKN. Biro OK Kementan selanjutnya mengirim nota persetujuan BKN sampai golongan III/b ke unit kerja eselon I dalam hal ini Badan Litbang Pertanian untuk dibuatkan SK KP yang ditandatangani oleh Kepala Badan Litbang Pertanian, sedangkan untuk golongan III/c sampai IV/b langsung dibuatkan SK KP oleh Biro OK Kementan setelah mendapat persetujuan dari BKN dan selanjutnya disampaikan ke Badan Litbang Pertanian. Badan Litbang Pertanian kemudian menyampaikan SK KP yang sudah terbit ke unit kerja eselon II, UPT dan yang bersangkutan secara berjenjang. Untuk usulan KP golongan IV/c ke atas, disamping nota persetujuan BKN, BKN juga membuat nota
76 pertimbangan untuk disampaikan ke presiden melalui Setneg. Setelah nota pertimbangan disetujui oleh Presiden, selanjutnya Setneg membuat SK KP golongan IV/c ke atas yang ditandatangani oleh Presiden Republik Indonesia (RI). Dari mekanisme pengusulan kenaikan pangkat fungsional di atas dan hasil investigasi, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini dalam mengusulkan kenaikan pangkat fungsional. Work flow diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 13 berikut:
Gambar 13 Work flow diagram proses usulan kenaikan pangkat pejabat fungsional.
77 Proses Bisnis Pembebasan Sementara Jabatan Fungsional Pembebasan sementara merupakan pembebasan seorang PNS dari jabatan fungsional yang diembannya selama jangka waktu tertentu. Dengan adanya pembebasan sementara berarti yang bersangkutan kehilangan hak atas tunjangan fungsional, namun angka kredit terakhir yang dimilikinya masih tetap berlaku. Sedangkan hak atas gaji dan tunjangan yang lainnya selain tunjangan fungsional tetap dibayarkan sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku. Badan Litbang Pertanian saat ini mempunyai tenaga fungsional sejumlah 2.581 orang sebagai penggerak utama dalam penelitian dan pengembangan pertanian. Berdasarkan tugas pokok dan fungsi Badan Litbang Pertanian, sampai saat ini jumlah tenaga fungsional yang terbesar adalah peneliti yaitu sejumlah 1.634 orang. Kemudian diikuti oleh tenaga fungsional teknisi penelitian dan perekayasaan (litkayasa), penyuluh, pustakawan, perekayasa, arsiparis, pranata komputer, analis kepegawaian, pranata kehumasan, statistisi, dan perencana. Oleh sebab itu dalam penelitian ini yang akan diambil sebagai sampel adalah pejabat fungsional peneliti, karena memiliki jumlah tenaga yang cukup besar dan sebagai penggerak utama dalam penelitian di bidang pertanian. Komposisi jumlah tenaga fungsional di Badan Litbang Pertanian dapat dilihat pada Tabel 10. Tabel 10 Komposisi tenaga fungsional Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian 2009) No. 1.
Nama Jabatan Fungsional Peneliti
Jumlah 1.634
Persentase (%) 63,31%
2.
Teknisi Litkayasa
571
22,12%
3.
Penyuluh Pertanian
206
7,98%
4.
Pustakawan
86
3,33%
5.
Perekayasa
32
1,24%
6.
Arsiparis
25
0,97%
7.
Pranata Komputer
9
0,35%
8.
Analis Kepegawaian
5
0,19%
9.
Pranata Kehumasan
9
0,35%
10.
Statistisi
3
0,12%
11.
Perencana
1
0,04%
2.581
100%
Jumlah
78 Dalam memproses pembebasan sementara dari jabatan fungsional, tidak terlepas dari aturan-aturan yang terkait. Peraturan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) Nomor 06/E/2009 menjelaskan tentang petunjuk teknis jabatan fungsional peneliti yang termasuk didalamnya membahas pembebasan sementara dari jabatan fungsional peneliti. Pembebasan sementara jabatan fungsional teknisi litkayasa dijelaskan dalam keputusan kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor 147/Kp/BPPT/V/2007 tentang petunjuk teknis jabatan fungsional teknisi penelitian dan perekayasaan (litkayasa) dan angka kreditnya. Selain itu peraturan bersama Menteri Pertanian Nomor 54/Permentan/OT.210/11/2008 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 23 A Tahun 2008 yang mengatur tentang petunjuk pelaksanaan jabatan fungsional penyuluh pertanian dan angka kreditnya yang termasuk didalamnya membahas pembebasan sementara dari jabatan fungsional penyuluh pertanian. Kemudian keputusan
Menteri
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
Nomor
132
/KEP/M.PAN/12/2002 dan keputusan bersama Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 23 Tahun 2003 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 21 Tahun 2003 membahas tentang jabatan fungsional pustakawan dan angka kreditnya. Berdasarkan peraturan-peraturan tersebut di atas, secara umum pejabat fungsional dapat dibebaskan sementara dari jabatannya apabila tidak memenuhi ketentuan yang berlaku. Ketentuan tersebut diantaranya adalah : 1. Kurang angka kredit. 2. Dijatuhi hukuman disiplin PNS. 3. Cuti diluar tanggungan negara. 4. Sedang menjalani tugas belajar lebih dari 6 bulan. 5. Ditugaskan diluar jabatan fungsional dan satuan organisasi penelitian dan pengembangan. 6. Ditugaskan sebagai pejabat struktural. Di dalam pedoman ringkas administrasi jabatan fungsional peneliti Badan Litbang Pertanian tahun 2007, untuk mengajukan usulan pembebasan sementara, diperlukan beberapa persyaratan. Persyaratan-persyaratan tersebut adalah : 1. Surat pengantar dari unit kerja Eselon II.
79 2. Foto copy SK jabatan fungsional terakhir yang dilegalisir oleh kepala unit kerja Eselon II. 3. Foto copy SK pangkat terakhir dan dilegalisir oleh kepala unit kerja Eselon II. 4. Foto copy penetapan angka kredit (PAK) terakhir yang telah dilegalisir oleh kepala unit kerja Eselon II. 5. Foto copy surat yang menyebabkan diberhentikan sementara, diantaranya adalah surat teguran kurang angka kredit, surat tugas belajar, surat pengangkatan dalam jabatan struktural, dan surat cuti diluar tanggungan negara. Secara umum manajemen proses pembebasan sementara jabatan fungsional dapat dilihat seperti Gambar 14. Unit Kerja (Eselon II)
Unit Kerja (UPT) (1)
(2)
Badan Litbang Pertanian
Kementan
(3)
(4)
BKN = Proses pengusulan pembebasan sementara = Proses permintaan kelengkapan berkas dan pengiriman SK pembebasan sementara
(5)
Setneg
Gambar 14 Proses bisnis pembebasan sementara dari jabatan fungsional (Sekretariat Badan Litbang Pertanian, 2007). Keterangan : (1) Waktu yang diperlukan dalam penyiapan, verifikasi, pengiriman, dan melengkapi kekurangan berkas adalah 10 hari. (2) Waktu yang diperlukan dalam verifikasi dan pengiriman berkas usulan dari unit kerja eselon II ke Badan Litbang Pertanian adalah 1 – 2 minggu. (3) Usulan disampaikan dari Badan Litbang Pertanian ke Kementerian Pertanian (Kementan) sekitar 2 minggu. (4) Usulan dari Kementan ke Badan Kepegawaian Negara (BKN) untuk mendapat persetujuan sekitar 2 bulan. (5) Proses usulan dari BKN ke Sekretariat Negara (Setneg) sekitar 2 bulan.
80 Berdasarkan keterangan Gambar 14 di atas, maka proses pengusulan pembebasan sementara dari jabatan fungsional memakan waktu cukup lama yaitu antara 5 sampai dengan 6 bulan. Waktu tersebut belum termasuk proses pengiriman kembali SK pembebasan sementara jabatan fungsional yang sudah terbit sehingga secara keseluruhan dapat mencapai lebih dari 6 bulan. Dari mekanisme pengusulan pembebasan sementara di atas dan hasil investigasi, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini dalam mengusulkan pembebasan sementara. Work flow diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 15 berikut:
Gambar 15 Work flow diagram proses usulan pembebasan sementara jabatan fungsional peneliti.
81 Proses Bisnis Aktif Bekerja Kembali Ketentuan tentang keputusan Aktif Bekerja Kembali (ABK) diterbitkan oleh pejabat eselon I dalam hal ini Menteri Pertanian (Mentan) atau pejabat yang diberi kewenangan untuk hal tersebut. SK ABK akan diterbitkan apabila pejabat fungsional tersebut memenuhi kriteria sebagai berikut: 1. Telah menjalani masa hukuman disiplin PNS. 2. Telah selesai menjalani cuti di luar tanggungan negara. 3. Telah selesai tugas belajar. 4. Telah selesai menjabat struktural baik di dalam maupun di luar satuan organisasi Badan Litbang Pertanian. 5. Telah kembali tugas dalam satuan organisasi penelitian dan pengembangan. Dalam pengusulan ABK terdapat beberapa persyaratan. Persyaratan yang diperlukan antara lain : 1. Surat pengantar dari unit kerja eselon II atau UPT. 2. Foto copy SK pangkat terakhir yang telah dilegalisir. 3. Foto copy SK jabatan fungsional terakhir dilegalisir. 4. Foto copy SK tugas belajar/jabatan struktural/cuti diluar tanggungan negara dan lain-lain yang menyebabkan dibebaskan sementara (dilegalisir). 5. Foto copy ijazah yang dilegalisir asli/basah, apabila yang bersangkutan tugas belajar. 6. Penilaian Angka Kredit (PAK) terakhir yang telah dilegalisir (Sekretaiat Badan Litbang 2007). SK ABK mempunyai beberapa fungsi diantaranya adalah untuk mencairkan kembali tunjangan fungsional sesuai jabatan fungsional terakhir. Selain itu juga digunakan sebagai kelengkapan berkas untuk usulan SK aktif dari jabatan fungsional. Dalam mengusulkan ABK harus melalui beberapa prosedur. Prosedur mekanisme usulan ABK dapat dilihat pada Gambar 16. Berdasarkan alur pengusulan ABK tersebut, maka SK ABK dapat diterbitkan dalam jangka waktu sekitar 5 s/d 6 bulan bahkan lebih.
82
(1)
(2)
Unit Kerja (UPT)
Unit Kerja (Eselon II)
(3)
(4)
Badan Litbang Pertanian
Kementan
= proses pengusulan ABK pejabat fungsional = proses pengiriman SK ABK pejabat fungsional yang sudah terbit
Gambar 16 Mekanisme pengusulan ABK (Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007). Keterangan : (1) Waktu pengumpulan dan pengiriman berkas dari UPT ke unit kerja eselon II memakan waktu 10 hari. (2) Proses dari unit kerja eselon II ke Badan Litbang Pertanian sekitar 1 – 2 minggu. (3) Dari Badan Litbang Pertanian ke Kementan sekitar 2 minggu. (4) Dari Kementan kembali ke Badan Litbang Pertanian sekitar 2 – 6 bulan (Sekretariat Badan Litbang Pertanian 2007). Dari mekanisme pengusulan aktif bekerja kembali di atas, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini dalam mengusulkan ABK. Work flow diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 17. Work flow diagram pada Gambar 16 memperlihatkan bahwa urutan proses pengusulan ABK dilakukan hanya sampai di Biro OK Kementan. Hal ini dikarenakan
adanya
kewenangan
Menteri
Pertanian
(Mentan)
dalam
pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang dituangkan dalam Keputusan Kepala BKN Nomor 13 Tahun 2003. Namun walaupun Mentan mempunyai kewenangan dalam hal tersebut di atas, pertinggal (tembusan) SK ABK tetap disampaikan kepada instansi terkait diantaranya adalah BKN. Pertinggal SK ABK ke BKN dimaksudkan untuk menginformasikan kepada BKN bahwa yang bersangkutan sudah diaktifkan kembali dalam bekerja,
83 sehingga apabila yang bersangkutan mengajukan proses administrasi kepegawaian yang lain BKN tidak akan mempermasalahkannya. Proses ABK merupakan suatu proses pengaktifan kembali bagi seorang pegawai dalam bekerja setelah dibebaskan dari jabatannya. Pengaktifan yang dimaksud adalah aktif dalam bekerja, bukan aktif dalam jabatan fungsionalnya. Oleh karena itu proses pengaktifan dalam bekerja bagi pegawai dilakukan oleh pembina kepegawaian pusat di instansi terkait dalam hal ini adalah Menteri Pertanian. SK ABK ini digunakan untuk mencairkan atau mengaktifkan kembali tunjangan fungsional. Setelah yang bersangkutan mendapat SK ABK, maka tenaga fungsional tersebut mengajukan ke pengelola kepegawaian UPT untuk mengaktifkan tunjangan fungsionalnya ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN). KPPN kemudian memproses berdasarkan SK ABK dimaksud.
Gambar 17 Work flow diagram proses aktif bekerja kembali pejabat fungsional.
84 Proses Bisnis Pengusulan Tugas Belajar Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sebagai penghasil inovasi pendorong pembangunan pertanian nasional, Badan Litbang Pertanian perlu didukung oleh sumber daya manusia (SDM) yang bermutu. Peningkatan mutu SDM tersebut dilakukan melalui pelatihan jangka panjang dan jangka pendek secara terencana, konsisten, dan terus menerus dengan mempertimbangkan dinamika perubahan lingkungan strategis pembangunan nasional. Pengertian tugas belajar di dalam Badan Litbang Pertanian merupakan suatu tugas yang diberikan oleh Badan Litbang Pertanian kepada PNS di UK dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian untuk menuntut ilmu, mendapatkan pendidikan atau keahlian di dalam atau luar negeri yang ditempuh paling sedikit dalam waktu 1 tahun. Program ini diwujudkan dalam bentuk program Doktor (S3), Master (S2), Sarjana (S1), Diploma 3 (D3), atau Diploma 2 (D2) (Badan Litbang Pertanian 2007). Tujuan dari program ini adalah selain untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan pegawai, juga untuk meningkatkan dedikasi, motivasi, dan kreativitas. Selain itu juga untuk meningkatkan kemampuan penalaran ilmu, teknologi, dan manajemen. Program tugas belajar juga sebagai media pemberian penghargaan kepada pegawai lingkup Badan Litbang Pertanian yang berprestasi. Dalam mengusulkan tugas belajar harus sesuai dengan tata cara atau persyaratan yang berlaku. Namun dalam kondisi khusus, calon yang tidak memenuhi persyaratan dapat diusulkan dengan justifikasi yang kuat dari kepala UK/UPT. Persyaratan yang terdapat di Badan Litbang Pertanian terdiri dari 2 (dua) hal yaitu persyaratan umum dan persyaratan khusus. Persyaratan calon petugas belajar yang bersifat umum adalah : a. PNS yang mempunyai masa kerja sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun sejak diangkat sebagai pegawai negeri penuh. b. Menyerahkan salinan ijazah dan transkrip yang telah disahkan oleh instansi yang berwenang. c. Menyerahkan salinan SK pengangkatan sebagai PNS. d. Menyerahkan daftar riwayat hidup (DRH). e. Mendapat rekomendasi dari pimpinan UK atau UPT yang bersangkutan.
85 f. Menyerahkan surat perjanjian tugas belajar yang menyebutkan kesediaannya untuk kembali ke UK semula atau ditempatkan di UK lain lingkup Badan Litbang Pertanian. g. Tidak dalam proses pemeriksaan dalam rangka pelaksanaan peraturan disiplin pegawai. Selain persyaratan umum, terdapat juga peraturan khusus. Persyaratan khusus tersebut untuk masing-masing jenjang pendidikan berbeda-beda, yaitu : a. Untuk program D2 dan D3 : 1) Minimal berijazah SLTA atau yang sederajat, 2) Berumur maksimal 35 tahun pada hari ulang tahun terakhir. b. Untuk program S1 : 1) Program ini hanya untuk pejabat fungsional terampil dan staf manajemen. 2) Minimal berijazah D2 atau D3 atau sedang mengikuti program S1 di semester 5. 3) Berumur maksimal 35 tahun pada hari ulang tahun terakhir. c. Untuk program S2 : 1) Minimal berijazah S1 dari perguruan tinggi yang terakreditasi B. 2) Berumur maksimal 40 tahun pada hari ulang tahun terakhir. 3) Telah memiliki jabatan fungsional peneliti. 4) Khusus untuk calon peneliti harus mempunyai karya ilmiah yang sudah diterbitkan pada jurnal terakreditasi. 5) Untuk jabatan fungsional lain, persyaratan khusus disesuaikan dengan bidang tugasnya. d. Untuk program S3 1) Minimal berijazah S2 dari perguruan tinggi yang terakreditasi B. 2) Berumur maksimal 45 tahun pada hari ulang tahun terakhir. 3) Telah memiliki jabatan fungsional peneliti. 4) Untuk jabatan fungsional lain, persyaratan khusus disesuaikan dengan bidang tugasnya (Badan Litbang Pertanian 2007). Dalam mengusulkan calon petugas belajar terdapat mekanisme yang harus dilalui. Mekanisme tersebut dapat dilihat pada Gambar 18 berikut :
86
(2)
Unit Kerja (UPT)
(1)
Unit Kerja (Eselon II)
(3) (6)
(4) (5)
Badan Litbang Pertanian
= Permintaan surat usulan tugas belajar ke UPT dan Unit Kerja (UK) = Proses pengusulan tugas belajar dari UPT dan unit kerja eselon II = Proses pengiriman SK tugas belajar yang sudah selesai
Gambar 18 Mekanisme proses usulan calon petugas belajar lingkup Badan Litbang Pertanian (Badan Litbang Pertanian, 2007). Keterangan Gambar 18: (1)
Badan Litbang Pertanian membuat surat pendaftaran calon petugas belajar kepada unit kerja eselon II.
(2)
Unit kerja eselon II menindaklanjuti surat dari Badan Litbang Pertanian ke UPT.
(3)
UPT mengirimkan daftar calon peserta yang telah diseleksi kepada unit kerja eselon II yang bersangkutan.
(4)
Unit kerja eselon II merekap, dan menyeleksi semua usulan dari UPT dan mengirimkan calon peserta yang telah diseleksi kepada Badan Litbang Pertanian (Sekretaris Badan/Ketua Komisi Pembinaan Tenaga (KPT)).
(5)
Setelah diolah dan diseleksi di Badan Litbang Pertanian oleh tim KPT, hasil seleksi calon petugas belajar dikirimkan ke unit kerja eselon II.
(6)
Unit kerja eselon II menindaklanjuti hasil seleksi calon petugas belajar kepada UPT. Dalam menyeleksi calon petugas belajar, tim KPT mempunyai beberapa
kriteria penyeleksian, diantaranya adalah : 1. Kondisi UK, dilihat dari kinerja, program, dan SDM yang tersedia. 2. Prioritas diberikan pada disiplin-disiplin ilmu penting yang diperlukan tetapi sedikit peminatnya. 3. Nilai Mutu Rata-rata (NMR). Untuk program S2 NMR yang diperlukan paling sedikit 2,75 (skala 0-4) dan 6,25 (skala 1-10). Sedangkan untuk program S3
87 NMR yang diperlukan adalah 3,25. Besarnya angka NMR ini disesuaikan dengan persyaratan yang ditentukan oleh perguruan tinggi penyelenggara. 4. Bagi calon peserta program tugas belajar di luar negeri memiliki nilai TOEFL serendah-rendahnya 500. Dari alur kerja usulan tugas belajar di atas dan hasil investigasi, maka dapat dibuat suatu work flow diagram yang menggambarkan kondisi saat ini dalam mengusulkan calon petugas belajar. Work flow diagram tersebut dapat dilihat pada Gambar 19 berikut:
Gambar 19 Work flow diagram proses usulan tugas belajar.
88 4.4.2.2 Hasil Analisis Business Architecture Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Kenaikan Pangkat Pada proses bisnis yang ada sekarang membutuhkan waktu cukup lama dari tahap pengumpulan kelengkapan berkas usulan hingga hasil Surat Keputusan (SK) kenaikan pangkat (KP). Dari hasil kuesioner menyatakan bahwa secara keseluruhan waktu yang dibutuhkan untuk proses pengusulan KP adalah 11 sampai 12 bulan. Berdasarkan hasil survei dan kuesioner dari responden, proses bisnis kenaikan pangkat yang diinginkan adalah proses kenaikan pangkat fungsional yang cepat, efektif dan efisien. Responden menginginkan adanya sistem dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan sebagaimana yang terlihat dalam Tabel 11. Tabel 11 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis KP No. 1
2
Uraian Apakah mengikuti proses monitoring usulan KP Fungsional Jika Ya, bagaimana cara memonitornya
3
Jika Tidak, apa yang dilakukan
4
Apakah perlu sistem monitoring usulan KP online Jika Ya, apakah fisik berkas masih perlu dikirim
5
6
Waktu keseluruhan dalam proses KP fungsional
Jawaban Ya Tidak Abstain Manual Datang ke instansi Secara elektronik Abstain Menunggu hasil Membiarkan saja Abstain Ya Tidak Abstain Ya Tidak Abstain 1-2 bulan 3-4 bulan 5-6 bulan 7-8 bulan 9-10 bulan 11-12 bulan 12-24 bulan > 1 th 20 bulan 15 bulan
Jumlah : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :
151 24 3 109 24 39 6 25 6 147 168 3 7 141 20 17 4 17 31 15 10 59 3 20 1 1
Persentase (%) 84,83 13,48 1,69 61,24 13,48 21,91 3,37 14,04 3,37 82,58 94,38 1,69 3,39 79,21 11,24 9,55 2,25 9,55 17,42 8,43 5,62 33,15 1,69 11,24 0,56 0,56
89 No.
Uraian
Jawaban
Jumlah
24 bulan/2 tahun 6-12 bulan 12 - 18 bulan Tidak tentu Tidak tahu Abstain
: : : : : :
7 1 1 4 1 3
Persentase (%) 3,93 0,56 0,56 2,25 0,56 1,69
Dari Tabel 11 di atas, sebagian besar responden yaitu 84,83% mengikuti proses monitoring proses usulan KP. Namun 61,24% dari responden masih menggunakan sistem manual dalam memonitor proses usulan KP yaitu dengan menanyakan ke pengelola kepegawaian secara berjenjang. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu sistem informasi usulan dan
monitoring
administrasi
kepegawaian
secara
online
yang
dapat
mengakomodir kebutuhan responden. Hal ini sesuai dengan keinginan responden yaitu 94,38% menyatakan bahwa perlu adanya sistem informasi monitoring proses usulan KP secara online sehingga diharapkan responden dapat mengetahui langsung dan dapat mempercepat proses usulan KP yang diajukan. Sebagian
besar
responden
(79,21%)
menyatakan
bahwa
untuk
kelengkapan berkas disamping dapat dikirim secara elektronik, berkas juga tetap dikirim secara manual. Hal ini dikarenakan kelengkapan berkas yang dikirim untuk proses administrasi kepegawaian harus dilegalisir dan ditandatangani secara sah atau asli oleh pejabat yang berwenang. Disamping itu fisik berkas juga digunakan sebagai bukti keabsahan dokumen yang dikirim. Berdasarkan keinginan responden tersebut, maka perlu dirancang proses usulan dan monitoring KP secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 20. Pada Gambar 20, terlihat bahwa proses pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja (UK) eselon II masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II memasukan data usulan kenaikan pangkat ke sistem SIMPEG online.
90 Bersamaan dengan proses input data usulan KP fungsional, maka dilakukan proses pengiriman berkas usulan KP fungsional secara elektronik dan manual. Proses pengiriman secara elektronik yaitu pengiriman berkas usulan KP fungsional yang dilakukan melalui sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian atau SIMPEG online. Pengelola kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat mengunggah berkas usulan KP fungsional ke dalam sistem dengan format file pdf atau jpeg. Sistem tersebut akan mengatur pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya dari UK eselon II dapat mengunduh file yang telah dikirim.
Gambar 20 Rancangan proses bisnis sistem kenaikan pangkat pejabat fungsional.
91 Proses pengiriman secara manual yaitu pengiriman fisik berkas usulan KP fungsional yang dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh petugas kepegawaian ke UK eselon II atau ke Badan Litbang Pertanian. Pengiriman fisik berkas tetap dilakukan karena sementara ini rantai birokrasi eksternal Badan Litbang Pertanian masih menggunakan fisik berkas yang sah (yang telah dilegalisir). Sehingga pada saat ini kegunaan dari sistem elektronik adalah apabila UK dan Badan Litbang Pertanian membutuhkan kekurangan kelengkapan berkas usulan, maka tidak perlu meminta lagi ke UPT tetapi langsung mengakses ke web database untuk mencetak kekurangan kelengkapan berkas usulan tersebut. Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan KP fungsional diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan persyaratan yang berlaku. Apabila berkas yang dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan kekurangan kelengkapan berkas usulan KP fungsional ke UPT. Apabila kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan Litbang Pertanian. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi. Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan kenaikan pangkat pejabat fungsional diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian. Proses pengusulan dilakukan menggunakan web database ke masing-masing UK (eselon II). Selanjutnya masing-masing UK (eselon II) memverifikasi kelengkapan berkas usulan. Apabila terjadi kekurangan kelengkapan, maka pengelola kepegawaian eselon II dapat memasukkan kekurangan kelengkapan berkas tersebut ke web database yang tujuannya agar semua pegawai dan pengelola kepegawaian di lingkup UK (eselon II) dan UPT masing-masing dapat mengetahui kekurangan berkas yang harus dilengkapi pada waktu kapan saja dan dimana saja. Jika kelengkapan berkas sudah lengkap, proses selanjutnya adalah
92 setiap eselon II mengkompilasi usulan dari UPT masing-masing dan mengirimkan usulan dan berkas usulan tersebut ke Badan Litbang Pertanian baik melalui web database maupun secara manual. Begitu juga di Badan Litbang Pertanian (eselon I), setelah menerima usulan dan kelengkapan berkas, dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian. Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Organisasi dan Kepegawaian, Kementerian Pertanian (Kementan). Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian mengecek berkas yang dikirim secara elektronik. Apabila tidak ada pada berkas elektronik maka langsung memberitahukan ke semua instansi baik UK (eselon II) maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui kekurangan kelengkapan berkas proses usulan administrasi kepegawaian tersebut. Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari hasil input yang dilakukan oleh pengelola kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama. Setelah alur kerja dapat didefinisikan, selanjutnya adalah menentukan fungsi apa saja yang terdapat pada program proses usulan administrasi kepegawaian yang akan dibuat. Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Pembebasan Sementara Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan kuesioner bahwa pada proses bisnis usulan pembebasan sementara yang tersedia, memakan waktu cukup lama yaitu 5 sampai 6 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas usulan hingga hasil Surat Keputusan (SK) pembebasan sementara dari jabatan fungsional, seperti yang dapat dilihat pada Tabel 12. Sebagian besar responden (32,02%) mengikuti proses monitoring usulan pembebasan sementara. namun proses monitoring
93 dimaksud dilakukan secara manual oleh sebab itu responden menginginkan adanya sistem monitoring secara online (52,81%). Responden juga menginginkan adanya proses pembebasan sementara jabatan fungsional yang cepat, efektif dan efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat racangan sistem informasi usulan dan
monitoring
administrasi
kepegawaian
secara
online
yang
dapat
mengakomodir kebutuhan responden. Tabel 12 No. 1
2
Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis pembebasan sementara
Apakah mengikuti proses
Ya
:
57
Persentase (%) 32,02
monitoring pembebasan Sementara Jika Ya, bagaimana cara memonitornya
Tidak Abstain Manual Datang ke instansi terkait Elektronik Abstain Menunggu hasil Membiarkan Abstain Ya
: : : : : : : : : :
45 76 48 6 4 120 37 12 129 94
25,28 42,70 26,97 3,37 2,25 67,42 20,79 6,74 72,47 52,81
Tidak Abstain Ya Tidak Abstain 1-2 bulan
: : : : : :
2 82 72 17 89 10
1,12 46,07 40,45 9,55 50 5,62
3-4 bulan 5-6 bulan 7-8 bulan 9-10 bulan 11-12 bulan > 1 tahun > 4 tahun > 6 bulan Tidak ada batas waktu Tidak tahu Abstain
: : : : : : : : : : :
21 33 7 2 16 3 1 1 2 3 79
11,80 18,54 3,93 1,12 8,99 1,69 0,56 0,56 1,12 1,69 44,38
Uraian
3
Jika Tidak, apa yg dilakukan
4
Apakah perlu ada sistem
5
6
monitoring pembebasan sementara secara online Apakah berkas fisik masih diperlukan Waktu yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses Pembebasan Sementara
Jawaban
Jml
94 Berdasarkan kebutuhan responden, maka perlu dirancang sistem monitoring proses usulan dan pengiriman berkas usulan pembebasan sementara secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan adalah seperti yang dapat dilihat pada Gambar 21. Pada Gambar 21, proses pengusulan pembebasan sementara pejabat fungsional dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja (UK) eselon II masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II menginput data usulan kenaikan pangkat ke sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian yang berbasis web database. Bersamaan dengan proses input data usulan pembebasan sementara fungsional, maka dilakukan proses pengiriman berkas usulan pembebasan sementara fungsional secara elektronik dan manual. Proses pengiriman secara elektronik yaitu pengiriman berkas usulan pembebasan sementara fungsional yang dilakukan secara komputerisasi melalui sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian. Pengelola kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat mengunggah (upload) berkas usulan pembebasan sementara fungsional ke dalam sistem dalam format file pdf dan jpeg. Sistem tersebut akan mengatur pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. UK eselon II dan Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh (download) file yang telah dikirim dari UPT lingkup UK eselon II masing-masing. Sedangkan proses pengiriman secara manual yaitu pengiriman fisik berkas usulan pembebasan sementara fungsional yang dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh petugas kepegawaian ke UK eselon II atau ke Badan Litbang Pertanian. Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan pembebasan sementara fungsional diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan persyaratan yang berlaku. Apabila secara elektronik dan manual berkas yang
95 dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan kekurangan kelengkapan berkas usulan pembebasan sementara fungsional ke UPT masing-masing. Apabila kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan Litbang Pertanian. Kemudian apabila berkas yang dikirim manual tidak lengkap, sedangkan yang dikirim secara elektronik sudah lengkap, maka kekurangan kelengkapan
berkas
tersebut
dapat
diambil
secara
elektronik
dengan
menggunakan aplikasi Simpeg online. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi.
Gambar 21 Hasil analisis rancangan sistem usulan pembebasan sementara jabatan fungsional.
96 Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan pembebasan sementara pejabat fungsional diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian. Di tingkat Badan Litbang Pertanian (eselon I), setelah menerima usulan dan kelengkapan berkas, dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian. Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Kepegawaian Kementan. Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian langsung memberitahukan ke semua instansi baik UK (eselon II) maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui kekurangan kelengkapan berkas tersebut. Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari inputan pengelola kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama. Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Aktif Bekerja Kembali (ABK) Dalam analisis proses bisnis usulan ABK hampir sama dengan proses bisnis sebelumnya yaitu KP dan pembebasan sementara. Yang membedakan adalah batasan rantai birokrasi yang mengelola proses tersebut yaitu hanya sampai di tingkat Kementan. Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan kuesioner 16,85% responden menyatakan bahwa pada proses bisnis usulan ABK saat ini, memakan waktu cukup lama yaitu antara 5 sampai dengan 6 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas usulan hingga yang bersangkutan menerima hasil Surat Keputusan (SK) ABK, seperti yang dapat dilihat pada Tabel 13. Kemudian responden (57,87%) menginginkan adanya proses ABK yang cepat, efektif dan
97 efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat racangan sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian yang dapat mengakomodir kebutuhan responden. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan adalah seperti yang disajikan pada Gambar 22. Tabel 13 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis ABK No.
Uraian
1
Apakah mengikuti proses monitoring usulan ABK
2
Jika Ya, bagaimana cara memonitornya
3
Jika Tidak, apa yg dilakukan
4
Apakah perlu ada sistem
5
monitoring berkas usulan ABK secara online Apakah fisik berkas perlu dikirim
6
Waktu yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses ABK
Ya Tidak Abstain Manual Datang ke instansi terkait Elektronik Abstain Menunggu hasil Membiarkan saja Abstain Ya
: : : : :
85 28 65 68 10
Persentase (%) 47,75 15,73 36,52 38,20 5,62
: : : : : :
14 86 24 8 146 103
7,87 48,31 13,48 4,49 82,02 57,87
Tidak Abstain Ya Tidak Abstain 1-2 bulan 3-4 bulan 5-6 bulan 7-8 bual 9-10 bulan 11-12 bulan 24 bulan >2 tahun > 1 tahun Tidak ada batas waktu Tidak tahu Abstain
: : : : : : : : : : : : : : : : :
4 71 85 15 78 5 26 30 7 3 28 1 1 5 2 2 68
2,25 39,89 47,75 8,43 43,82 2,81 14,61 16,85 3,93 1,69 15,73 0,56 0,56 2,81 1,12 1,12 38,20
Jawaban
Jml
Berdasarkan Gambar 22, dapat dilihat bahwa proses pengusulan ABK dapat dilakukan dengan sistem online yaitu pengelola kepegawaian dapat mengusulkan proses ABK dengan menginput usulan ke sistem online tersebut.
98 Namun disamping pengusulan secara online, berdasarkan hasil kuesioner responden menginginkan berkas fisik usulan juga dapat disampaikan ke unit kerja eselon II dan seterusnya yang memproses usulan ABK. Hal ini dikarenakan karena rantai birokrasi di luar Badan Litbang Pertanian masih menggunakan sistem manual yaitu dengan melihat berkas secara langsung yang sudah dilegalisir oleh atasan sebagai bukti otentik. Proses pengusulan ABK dapat dimulai dari pejabat fungsional yang bersangkutan dengan mengusulkan ke pengelola kepegawaian di UPT atau unit kerja (UK) eselon II masing-masing. Kemudian dari pengelola kepegawaian di UPT atau UK eselon II memasukkan data usulan ABK ke sistem yang berbasis web database.
Gambar 22 Analisis rancangan sistem aktif bekerja kembali.
99 Bersamaan dengan proses pemasukan data usulan ABK, maka dilakukan proses pengiriman berkas usulan ABK secara elektronik dan manual. Pengelola kepegawaian di UPT dan UK eselon II dapat mengunggah berkas usulan ABK ke dalam sistem dalam format file pdf atau jpeg. Sistem tersebut akan mengatur pengiriman berkas secara otomatis. Berkas yang dikirim secara elektronik harus ke UK eselon II masing-masing, tidak boleh langsung ke Badan Litbang Pertanian. Hal ini dikarenakan pada UK eselon II akan dilakukan verifikasi berkas sebelum dilanjutkan ke Badan Litbang Pertanian. Selanjutnya dari UK eselon II atau Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh file dokumen elektronik yang telah dikirim dari UPT lingkup UK eselon II masing-masing. Sedangkan proses pengiriman secara manual dilakukan melalui jasa pengiriman atau diantar langsung oleh petugas kepegawaian ke instansi yang menaunginya. Proses selanjutnya adalah usulan dan berkas usulan ABK diterima oleh UK eselon II yang kemudian dilakukan varifikasi berkas oleh pengelola kepegawaian di UK eselon II. Verifikasi berkas dilakukan dengan mencocokkan berkas yang dikirim secara elektronik dan manual dengan persyaratan yang berlaku. Apabila berkas yang dikirim tidak lengkap, maka akan dimintakan kekurangan kelengkapan berkas usulan ABK ke UPT. Apabila kelengkapan berkas sudah lengkap, maka dapat diusulkan lebih lanjut ke Badan Litbang Pertanian. Kemudian berkas yang dikirim secara manual di cocokkan dengan berkas yang dikirim secara elektronik. Jika pada salah satu ada yang kurang diharapkan dapat saling melengkapi. Pengumpulan kelengkapan berkas dan pengusulan ABK diharapkan dapat dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT dan unit kerja eselon II. Sehingga pejabat fungsional yang bersangkutan tidak lagi dibebankan dengan urusan administrasi kepegawaian. Kemudian proses pengusulan dilakukan menggunakan web database ke masing-masing UK (eselon II). Namun pada proses pengiriman berkas dilakukan melalui 2 (dua) jalur yaitu jalur elektronik dan fisik berkas. Pengiriman melalui elektronik yaitu semua dokumen pejabat fungsional yang terkait dimasukkan ke dalam web database sehingga akan mempercepat waktu pengiriman dan lebih ekonomis. Sedangkan pengiriman fisik berkas tetap dilakukan karena sementara ini rantai birokrasi eksternal Badan Litbang Pertanian
100 masih menggunakan fisik berkas yang sah (yang telah dilegalisir). Sehingga pada saat ini kegunaan dari sistem elektronik adalah apabila UK eselon II dan Badan Litbang Pertanian membutuhkan kekurangan kelengkapan berkas usulan, maka tidak perlu meminta lagi ke UPT tetapi langsung mengakses ke web database untuk mencetak kekurangan kelengkapan berkas usulan ABK tersebut. Setelah menerima usulan dan kelengkapan berkas dari UK eselon II, selanjutnya dilakukan verifikasi oleh Badan Litbang Pertanian. Kemudian setelah lengkap, berkas dikirimkan ke Biro Organisasi dan Kepegawaian Kementan. Namun apabila terdapat kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian langsung memberitahukan ke semua instansi baik UK (eselon II) maupun UPT melalui web database. Hal ini bertujuan agar semua pengelola kepegawaian dan pegawai yang bersangkutan mengetahui kekurangan kelengkapan berkas tersebut. Pada sistem yang baru, proses pengusulan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dapat dipersingkat. Pengelola kepegawaian di eselon I dan II apabila pada saat memverifikasi berkas terdapat kekurangan, maka dapat langsung mengakses dan mencetak kekurangan berkas tersebut melalui web database dengan menggunakan program yang telah dibuat. Program akan secara otomatis membuat laporan siapa yang sedang mengusulkan proses administrasi kepegawaian dan menampilkan status berkas saat ini dari inputan pengelola kepegawaian. Oleh karena itu pimpinan dan semua pegawai dapat langsung melihat hasil proses usulan administrasi kepegawaian tanpa waktu yang lama. Hasil Analisis Proses Bisnis Usulan Tugas Belajar Dari kuesioner yang disebar, dihasilkan bahwa sebagian besar responden menjawab bahwa proses usulan tugas belajar harus menunggu surat permintaan usulan dari Badan Litbang Pertanian. Sedangkan untuk ketiga proses sebelumnya tidak harus menunggu permintaan usulan dari Badan Litbang Pertanian atau unit eselon II masing-masing. Artinya usulan KP fungsional, pembebasan sementara, dan ABK dapat dilakukan setiap saat asal sudah memenuhi syarat yang telah ditentukan. Namun khusus untuk proses KP fungsional pengusulan dilakukan 2 (dua) periode yaitu April dan Oktober sehingga untuk pejabat fungsional yang akan naik pangkat dapat mengajukan usulan sebelum April dan Oktober.
101 Berdasarkan hasil survei, wawancara, dan hasil kuesioner seperti yang dapat dilihat pada Tabel 14 bahwa pada proses bisnis usulan tugas belajar saat ini, memakan waktu 3 sampai 4 bulan dari tahap penyiapan kelengkapan berkas usulan hingga pengumuman hasil seleksi petugas belajar Badan Litbang Pertanian. Selama ini sebagian besar responden (50%) mengikuti proses monitoring usulan tugas belajar secara manual yaitu dengan menanyakan kepada pengelola kepegawaian secara berjenjang baik melalui telepon maupun email. Kemudian 64,04% dari responden menginginkan adanya proses tugas belajar yang cepat, efektif dan efisien serta dapat memantau secara langsung proses yang sedang berjalan. Salah satu cara untuk menangani hal tersebut adalah dengan membuat suatu pengembangan SIMPEG yaitu melalui membuat rancangan sistem informasi usulan dan monitoring administrasi kepegawaian tugas belajar yang dapat mengakomodir kebutuhan responden. Tabel 14 Hasil kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis tugas belajar
1
Apakah mengikuti proses memonitor berkas
Ya Tidak Abstain
: : :
89 35 54
Persentase (%) 50 19,66 30,34
2
Jika Ya, bagaimana cara Memonitornya
Manual Datang ke instansi terkait Elektronik Abstain
: : : :
73 9 10 86
41,01 5,06 5,62 48,31
3
Jika Tidak, apa yang dilakukan
Menunggu hasil Membiarkan saja Abstain
: : :
28 12 138
15,73 6,74 77,53
4
Apakah perlu sistem monitoring berkas tugas belajar secara online
Ya Tidak Abstain
:
114
64,04
: :
5 59
2,81 33,15
5
Apakah berkas fisik masih perlu dikirim
Ya Tidak Abstain
: : :
99 12 67
55,62 6,74 37,64
6
Waktu yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses Tugas Belajar
1-2 bulan 3-4 bulan 5-6 bulan
: : :
21 31 18
11,80 17,42 10,11
7-8 bulan 9-10 bulan
: :
10 5
5,62 2,81
No.
Uraian
Jawaban
Jml
102 No.
Uraian
Jawaban 11-12 bulan > 1 tahun Tidak tahu Tdk ada batas waktu > 3 bulan > 2 tahun 1 - 2 tahun Tidak ingat Abstain
Jml : : : : : : : : :
23 4 2 2 1 1 1 1 58
Persentase (%) 12,92 2,25 1,12 1,12 0,56 0,56 0,56 0,56 32,58
Berdasarkan hasil kuesioner di atas, perlu dilakukan perancangan sistem proses usulan tugas belajar secara online. Adapun alur proses bisnis yang akan dikembangkan dapat dilihat pada Gambar 23 berikut:
Gambar 23 Hasil analisis rancangan sistem usulan tugas belajar.
103 Berdasarkan Gambar 23, proses pengusulan tugas belajar dilakukan oleh pimpinan atau kepala UPT atau unit eselon II setelah mendapat informasi permintaan pengusulan tugas belajar dari unit kerja eselon II masing-masing dan Badan Litbang Pertanian. Proses pengusulan calon petugas belajar diseleksi oleh pimpinan UPT masing-masing sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang berlaku. Kemudian pimpinan UPT memberikan daftar calon petugas belajar ke pengelola kepegawaian untuk dilakukan pemasukan data usulan tugas belajar secara elektronik ke sistem online tersebut. Setelah itu, pengelola kepegawaian UPT menginformasikan kepada pegawai yang telah diseleksi oleh pimpinan UPT bahwa yang bersangkutan diusulkan untuk tugas belajar serta memberitahukan untuk segera melengkapi kelengkapan persyaratan berkas yang telah ditentukan. Setelah
berkas
sudah
lengkap
kemudian
pengelola
kepegawaian
UPT
memverifikasi berkas tersebut dan mengirim berkas tersebut baik secara fisik maupun elektronik ke unit kerja eselon II masing-masing. Berdasarkan hasil kuesioner, responden menjawab
rata-rata waktu
yang
butuhkan
untuk
menyiapkan, memverifikasi, mengirim, dan melengkapi kekurangan berkas usulan tugas belajar rata-rata 20 hari. Setelah dikirim ke unit kerja eselon II, kemudian pengelola kepegawaian unit kerja eselon II akan menerima pesan di sistem online tersebut bahwa UPT XYZ telah mengusulkan dan mengirim berkas usulan tugas belajar. Selanjutnya kemudian memverifikasi berkas usulan tugas belajar yang telah masuk ke unit eselon II. Jika terjadi kekurangan kelengkapan berkas, maka pengelola kepegawaian unit eselon II akan memberikan pesan kepada UPT dan pegawai terkait melalui sistem online sehingga diharapkan pengelola kepegawaian UPT dan pejabat fungsional terkait dapat mengetahui kekurangan berkas tersebut secara cepat setiap saat. Setelah berkas lengkap semua langkah selanjutnya adalah pengelola kepegawaian unit kerja eselon II mengirim berkas usulan tugas belajar ke tingkat Badan Litbang Pertanian baik secara elektronik maupun secara fisik. Waktu yang dibutuhkan untuk memverifikasi dan mengirim berkas ke Badan Litbang Pertanian adalah 7 hari. Di tingkat Badan Litbang Pertanian proses usulan berkas tugas belajar hampir sama dengan di unit kerja eselon II. Pengelola kepegawaian tingkat Badan
104 Litbang Pertanian akan menerima pesan melalui sistem online bahwa unit kerja eselon II XYZ telah mengirimkan usulan dan berkas tugas belajar. Selanjutnya pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian mendownload berkas yang telah dikirim yang kemudian dilakukan juga verifikasi berkas. Jika masih terdapat kekurangan berkas maka dimintakan kekurangannya tersebut ke unit kerja eselon II melalui sistem online tersebut. Apabila sudah lengkap langkah selanjutnya adalah pengelola kepegawaian Badan Litbang Pertanian mengkompilasi dan membuat daftar serta rekap semua usulan calon petugas belajar. Daftar dan rekap tersebut kemudian diserahkan kepada tim komisi pembinaan tenaga (KPT) untuk diseleksi. Hasil seleksi tersebut kemudian direkomendasikan kepada pimpinan Badan Litbang Pertanian untuk mendapat persetujuan. Setelah disetujui oleh pimpinan Badan Litbang Pertanian, pengelola kepegawaian kemudian membuat surat pengantar ke Menteri Pertanian untuk dapat dibuatkan surat keputusan (SK) tugas belajar dari Badan Litbang Pertanian oleh Menteri Pertanian. 4.4.3 Information System Architecture Dalam menjalankan proses bisnis yang telah diuraikan di atas, maka diperlukan adanya sistem informasi. Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai sistem informasi kepegawaian yang ada di Badan Litbang Pertanian, termasuk kebutuhan aplikasi ke depan di lingkup Badan Litbang Pertanian. Disamping sistem informasi kepegawaian juga akan dibahas sistem informasi yang terkait dengan SIMPEG. Arsitektur sistem informasi terdiri dari 2 (dua) arsitektur. Pertama adalah arsitektur aplikasi, dimana arsitektur ini akan membahas tentang aplikasi yang ada saat ini dan aplikasi yang akan dirancang. Kedua yaitu arsitektur data, dimana arsitektur ini digunakan untuk merancang database yang akan digunakan dalam membuat rancangan Simpeg online dimaksud. 4.4.3.1 Kondisi saat ini Aplikasi SIMPEG Dalam rangka mendukung penyajian data dan informasi di bidang kepegawaian, maka dikembangkan aplikasi pengolahan dan penyajian data kepegawaian yang disebut SIMPEG. SIMPEG sebagai alat bantu dalam penyajian data dan informasi kepegawaian telah dikembangkan oleh Badan Litbang
105 Pertanian sejak tahun 1986 yang berbasis pada operating sistem DOS. Untuk keseragaman di seluruh instansi lingkup Deptan, kemudian pada tahun anggaran 1994/1995 pengembangan SIMPEG dilakukan oleh Pusat Data dan Informasi Deptan (Pusdatin) dan telah diterapkan oleh berbagai unit pengelola kepegawaian baik di pusat maupun wilayah (UPT). Pengembangan SIMPEG disesuaikan dengan kemajuan teknologi, kebutuhan akan jenis dan bentuk informasi serta peraturan yang berlaku di bidang kepegawaian, sehingga SIMPEG telah mengalami perubahan-perubahan, dan telah dikembangkan dengan menggunakan operating sistem Windows dan perangkat lunak Visual Foxpro 7.0. Berdasarkan pengamatan langsung dan wawancara, SIMPEG saat ini belum memberikan kemudahan bagi pengguna untuk memanfaatkan informasi yang ada, sehingga perlu dikembangkan suatu sistem yang memberikan kemudahan bagi pengambil kebijakan sebagai bahan pengambil keputusan. Pada saat ini SIMPEG yang ada juga belum sepenuhnya user friendly karena hanya mudah digunakan oleh pengelola SIMPEG saja sedangkan untuk menampilkan data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna lain tidak dengan mudah dapat dilakukan. Selain itu apabila terdapat permintaan data dan informasi yang tidak terdapat dalam aplikasi SIMPEG, sebagian besar pengelola SIMPEG mengolah kembali data tersebut secara manual dengan menggunakan aplikasi pengolah data yang lain seperti Excel dan Access. Dalam proses pengurusan administrasi kepegawaian dilakukan sesuai prosedur birokrasi yang berlaku yang melibatkan banyak instansi sehingga pengelola kepegawaian merasa kesulitan untuk dapat memantau berkas usulan. Selama ini proses pemantauan (monitoring) berkas dilakukan secara manual yaitu dengan menggunakan alat komunikasi dan mendatangi langsung ke instansi yang terkait secara berjenjang. SIMPEG yang ada saat ini seharusnya dapat memberikan fasilitas monitoring berkas usulan administrasi, namun sampai sekarang belum terdapat proses monitoring tersebut. Dengan adanya sistem monitoring diharapkan dapat mempermudah pengelola kepegawaian dan semua pegawai di Badan Litbang Pertanian dalam memantau status berkas usulan yang sedang diproses pada setiap saat dan dimanapun pegawai yang bersangkutan berada.
106 Disamping itu, karena sifat data kepegawaian sangat dinamis, sehingga data dapat berubah setiap saat. Untuk itu diperlukan sistem yang memberikan kemudahan kepada pengelola kepegawaian dan pengguna lain sehingga dapat langsung melakukan pembaruan data pada setiap saat dan dimanapun berada. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di lingkungan Badan Litbang Pertanian dimaksudkan untuk mendukung penerapan manajemen modern, khususnya dalam penyediaan informasi yang diperlukan dalam menunjang menajemen penelitian. Selain itu juga untuk membuat manajemen sumber daya manusia di Badan Litbang Pertanian menjadi terintegrasi, terpadu, reliable. Selanjutnya pengembangan SIMPEG saat ini dilaksanakan dengan pemeliharaan database kepegawaian, peningkatan software SIMPEG, serta evaluasi performansi SIMPEG dan pemanfaatannya dalam menunjang perumusan kebijaksanaan menajemen di lingkungan Badan Litbang Pertanian. Database SIMPEG Dalam aplikasi SIMPEG yang sedang berjalan, terdapat 25 tabel yang terdiri dari 1 tabel data dasar dan 24 tabel penunjang lainnya. Daftar nama-nama table dapat dilihat pada Tabel 15. Tabel 15 Daftar tabel pada aplikasi SIMPEG saat ini No.
Nama Tabel
Keterangan
1.
DTDASAR.DBF
: File data dasar pegawai
2.
FORMAL.DBF
: File data riwayat pendidikan formal
3.
INFORMAL.DBF
: File data riwayat pendidikan informal
4.
JENJANG.DBF
: File data riwayat diklat penjenjangan
5.
PANGKAT.DBF
: File data riwayat kepangkatan
6.
JABAT.DBF
: File data riwayat jabatan
7.
ISTRI.DBF
: File data istri/suami
8.
DATANAK.DBF
: File data anak
9.
JASA.DBF
: File data tanda jasa
10.
DATADP3.DBF
: File data riwayat DP3
11.
LKKARYA.DBF
: File data seminar, lokakarya, symposium
107 No.
Nama Tabel
Keterangan
12.
HUKUM.DBF
: File data riwayat hukuman disiplin
13.
ORGANISA.DBF
: File data riwayat organisasi
14.
KELUARGA.DBF
: File data keluarga
15.
NILPAK.DBF
: File data penilaian angka kredit fungsional
16.
BELAJAR.DBF
: File data tugas/ijin belajar
17.
PENSIUN.DBF
: File data pegawai yang telah pensiun
18.
TABUNKER.DBF
: File tabel rujukan untuk unit kerja
19.
TABFUNG.DBF
: File tabel rujukan fungsional
20.
TABPROP.DBF
: File tabel rujukan propinsi
21.
TABAHLI.DBF
: File tabel rujukan keahlian
22.
TABKOM.DBF
: File tabel rujukan keahlian
23.
TABFAKUL.DBF
: File tabel rujukan fakultas/jurusan
24.
TABKALA.DBF
: File tabel rujukan gaji berkala
25.
TABFUNGUMUM.DBF
: File table fungsional umum
4.4.3.2 Analisis Sistem Informasi 4.4.3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem Sebelum menentukan sistem aplikasi yang akan dibuat perlu dilakukan terlebih dahulu analisis kebutuhan sistem. Analisis ini bertujuan untuk memperoleh sistem seperti apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh user. Hasil kuesioner menunjukkan bahwa 87,84 % responden menginginkan adanya sistem monitoring proses administrasi kepegawaian terutama yang berkaitan dengan jabatan fungsional. Responden mengungkapkan bahwa sistem monitoring ini akan bermanfaat dalam menelusuri proses usulan administrasi kepegawaian yang diajukan. Selain itu juga dapat mempercepat informasi terhadap status usulan administrasi kepegawaian dan berkas yang diajukan. Sedangkan untuk model aplikasi yang diinginkan, 87,84% responden menginginkan sistem aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja yaitu sistem aplikasi yang online. Hal ini disebabkan responden ingin dapat secara langsung memonitor proses usulan administrasi kepegawaian sehingga dalam
108 memonitor tidak harus menelepon petugas pengelola kepegawaian. Disamping itu yang terpenting adalah sistem online dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Apabila responden sedang bekerja di lapangan, maka mereka dapat memperoleh informasi di tempat mereka berada dan pada saat kapan saja. Namun demikian responden mengungkapkan bahwa selain sistem monitoring proses administrasi kepegawaian secara online, berkas fisik untuk kelengkapan usulan harus tetap dikirim secara manual. Hal ini disebabkan selain untuk backup dokumen dan arsip juga untuk legalitas dari suatu dokumen karena sampai saat ini proses administrasi kepegawaian di luar rantai birokrasi Badan Litbang Pertanian masih membutuhkan legalitas dokumen yang harus ditandatangani atau dilegalisir oleh pejabat yang berwenang. Berdasarkan investigasi sitsem, maka diperoleh beberapa pengguna sistem informasi manajemen usulan administrasi kepegawaian diantaranya user dan administrator. User yang dimaksud adalah pengguna umum yang dapat melihat informasi pada sistem proses pengusulan administrasi kepegawaian yaitu pimpinan di lingkup Badan Litbang Pertanian dan pejabat fungsional. Sedangkan administrator adalah pegawai yang memiliki hak akses dalam mengelola proses usulan administrasi kepegawaian seperti memasukkan, merubah, menghapus, dan menambah data usulan administrasi kepegawaian. Administrator dibai menjadi 6 yaitu pertama sysadministrator yang berada di kantor Badan Litbang Pertanian dan mempunyai hak akses penuh serta bertanggungjawab pada perawatan sistem. Kedua adalah superadministrator I yang mempunyai hak akses penuh dalam hal pengelolaan proses kenaikan pengkat pegawai. Ketiga adalah superadministrator II yang mempunyai hak akses penuh dalam mengelola proses usulan tugas belajar. Keempat yaitu superadministrator III yang mempunyai hak akses penuh dalam pengelolaan proses usulan administrasi pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional. Kelima adalah administrator tingkat unit kerja eselon II yang mempunyai hak akses pengelolaan administrasi kepegawaian terhadap unit kerja eselon II maing-masing dan UPT yang dibawahinya. Dan keenam adalah administrator tingkat UPT yaitu bertanggungjawab dan mempunyai hak akses terhadap UPT masing-masing dan tidak dapat mengakses UPT yang lain serta eselon II yang membawahinya.
109 Pengguna sistem yang pertama adalah user sebagai pejabat fungsional. Analisis kebutuhan untuk pejabat fungsional adalah sebagai berikut: 1. Dapat melihat biodata diri, tetapi tidak dapat merubah data dasar pegawai sendiri. Apabila ingin merubah biodata harus menginformasikan ke pengelola kepegawaian dan pengelola kepegawaian yang akan merubahnya, 2. Dapat melihat pengiriman jejak berkas fisik, 3. Dapat melihat hasil verifikasi kelengkapan berkas. Pengguna sistem yang kedua adalah user sebagai pimpinan di Badan Litbang Pertanian. Analisis kebutuhan untuk Pemimpin adalah sebagai berikut: 1. Dapat melihat biodata diri, namun tidak dapat merubah biodata dirinya. Apabila ingin merubah biodata, harus menginformasikan ke pengelola kepegawaian dan pengelola kepegawaian yang akan merubah biodata yang bersangkutan, 2. Dapat melihat pengiriman jejak berkas fisik, 3. Dapat melihat hasil verifikasi kelengkapan berkas, 4. Dapat melihat daftar pegawai yang diusulkan dalam usulan kepegawaian. Pengguna sistem yang ketiga adalah sysadministrator. Analisis kebutuhan untuk sysadministrator adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional Badan Litbang Pertanian, 6. Dapat menambah pengguna khususnya untuk administrator, 7. Dapat mengusulkan Pejabat Fungsional untuk dibebaskan sementara yang dilihat dari nilai angka kredit, 8. Dapat mencari data pegawai.
110 Pengguna sistem yang keempat adalah superadministratorI. Analisis kebutuhan untuk superadministratorI adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat, 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat, 5. Dapat mencari data pegawai. Pengguna sistem yang kelima adalah superadministratorII. Analisis kebutuhan untuk superadministratorII adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Tugas Belajar, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Tugas Belajar, 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Tugas Belajar, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Tugas Belajar, 5. Dapat mencari data pegawai. Pengguna sistem yang keenam adalah superadministratorIII. Analisis kebutuhan untuk superadministratorIII adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali, 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali, 5. Dapat mengusulkan Pejabat Fungsional untuk dibebaskan sementara yang dilihat dari nilai angka kredit, 6. Dapat mencari data pegawai. Pengguna sistem yang ketujuh adalah administrator Unit Kerja. Analisis kebutuhan untuk administrator Unit Kerja adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.
111 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali. 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali. 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali. 5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional di UK. 6. Dapat mencari data pegawai. Pengguna sistem yang kedelapan adalah administrator Unit Pelaksanaan Teknis. Analisis kebutuhan untuk administrator Unit Pelaksanaan Teknis adalah sebagai berikut : 1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional di UPT. 6. Dapat mencari data pegawai.
4.4.3.2.2 Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem Tahap analisis kebutuhan fungsional sistem akan membahas mengenai fungsi-fungsi yang diperlukan dalam pembangunan sistem. Hal ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna berdasarkan analisis kebutuhan pengguna. Berdasarkan hasil analisis proses bisnis, identifikasi kebutuhan data dan informasi, maka dianalisis juga beberapa fungsi yang harus tersedia di dalam sistem. Hal ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi yang diperlukan oleh pengguna. Setiap fungsi yang diusulkan diberi kode sehingga dapat mempermudah identifikasi pada saat implementasi dan penyusunan dokumen. Daftar kebutuhan fungsional sistem yang diusulkan dapat dilihat pada Tabel 16.
112 Tabel 16 Daftar kebutuhan fungsional sistem No.
Kode
Nama Fungsi
Deskripsi
1.
SIMPEG001
Login
Mendapatkan hak akses
2.
SIMPEG002
Lihat data pejabat fungsional
Melihat daftar pejabat fungsional yang masuk ke dalam sistem
3.
SIMPEG003
Lihat data usulan administrasi kepegawaian
Melihat data pejabat fungsional yang mengusulkan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar
4.
SIMPEG004
Lihat status berkas usulan administrasi kepegawaian
Melihat status atau posisi berkas usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar
5.
SIMPEG005
Lihat pesan notifikasi
Melihat pesan notifikasi yang dikirim oleh operator
6.
SIMPEG006
Mengirim pesan notifikasi
Membuat dan mengirim pesan notifikasi bahwa berkas telah dikirim
7.
SIMPEG007
Tambah data usulan administrasi kepegawaian
Menambah atau memasukkan data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional
8.
SIMPEG008
Edit data usulan administrasi kepegawaian
Mengubah data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional
9.
SIMPEG009
Simpan data usulan administrasi kepegawaian
Menyimpan data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional
10.
SIMPEG010
Hapus data usulan administrasi kepegawaian
Menghapus data usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional
11.
SIMPEG011
Upload berkas
Mengunggah dokumen kelengkapan berkas usulan secara elektronik
113 No.
Kode
Nama Fungsi
Deskripsi
12.
SIMPEG012
Download berkas
Mengunduh dokumen kelengkapan berkas usulan secara elektronik
13.
SIMPEG013
Verifikasi berkas
Mengecek berkas usulan administrasi kepegawaian yang telah dikirim
14.
SIMPEG014
Buat Laporan
Membuat laporan usulan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar bagi pejabat fungsional
15.
SIMPEG015
Logout
Keluar dari hak akses sistem
4.4.3.2.3 Identifikasi kebutuhan data dan informasi Pengembangan SIMPEG online berbasis web dibangun sebagai alat untuk mempermudah pengelola kepegawaian dan pegawai dalam memantau status berkas usulan administrasi kepegawaian. Untuk itu diperlukan data dan informasi yang mendukung dalam pengembangan SIMPEG online. Hasil kuesioner menunjukkan bahwa responden menginginkan proses administrasi kepegawaian yang cepat dan transparan terutama yang berkaitan dengan KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar. Oleh sebab itu diperlukan data terkait diantaranya adalah : •
Biodata pegawai, merupakan data yang berisikan data dasar atau data umum pegawai baik yang PNS maupun CPNS. Isi dari data ini diantaranya adalah Nama pegawai, NIP, tanggal lahir, tempat lahir, dan jenis kelamin.
•
Data kepangkatan dan golongan, yaitu untuk mencatat seluruh informasi yang berhubungan dengan pangkat dan golongan yang dicapai oleh pegawai.
•
Data jabatan fungsional, yaitu data yang berfungsi untuk merekam semua informasi yang berkaitan dengan jenjang jabatan fungsional pegawai termasuk jumlah angka kredit yang dicapai.
•
Data pendidikan pegawai, mencatat semua informasi yang berhubungan dengan pendidikan pegawai dari mulai SD sampai pendidikan terakhir yang dimiliki. Selain itu juga untuk memproses usulan tugas belajar bagi pegawai yang berkompeten sesuai dengan aturan yang berlaku.
114 •
Data jurusan, merupakan data yang memuat jurusan bagi pegawai dalam menempuh pendidikan.
•
Data unit kerja, yaitu data yang berisikan unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian.
•
Data pembebasan sementara, merupakan data yang berfungsi untuk menyimpan informasi tentang usulan pembebasan sementara.
•
Data aktif bekerja kembali, yaitu data yang digunakan untuk mencatat usulan aktif bekerja kembali.
•
Data tugas belajar, yang berfungsi untuk merekam usulan tugas belajar pegawai Badan Litbang Pertanian. Dari hasil observasi, wawancara, studi literatur, dan hasil kuesioner, telah
diidentifikasi beberapa permasalahan yang berkaitan dengan data dan informasi. Dalam sistem yang berjalan, pengurusan administrasi kenaikan pangkat fungsional, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar yang melibatkan rantai birokrasi cukup panjang, dapat menimbulkan berbagai permasalahan antara lain : 1. Sulitnya menelusuri informasi tentang status berkas admnistrasi kepegawaian yang telah diajukan. 2. Lamanya proses administrasi kepegawaian sampai terbitnya SK. Dari hasil kuesioner diperoleh bahwa sebagian besar menjawab lamanya proses kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar memakan waktu 1 (satu) tahun. Sementara petugas pengelola kepegawaian dan pejabat fungsional mengalami kesulitan dalam memantau proses tersebut. 3. Lambatnya memperoleh informasi administrasi kepegawaian bagi pejabat fungsional. 4.4.3.2.4 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan upaya untuk membentuk model yang bersifat konsep. Perancangan sistem pada penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan Unified Modeling Language (UML) yang terdiri dari perancangan use case, actor, class diagram, dan activity diagram. UML merupakan suatu kumpulan teknik terbaik yang telah terbukti sukses dalam memodelkan sistem besar dan kompleks.
115 Use case Pemodelan fungsional dari sistem dapat dilihat pada usecase diagram yang merupakan gambaran dari fungsionalitas yang dapat dilakukan oleh user dan administrator pada sistem. Pada Gambar 24 dapat dilihat gambaran usecase diagram untuk user umum, dan usecase diagram untuk administrator secara umum dapat dilihat pada Gambar 25. Fungsionalitas yang digambarkan pada usesace diagram diasumsikan telah login terlebih dahulu. Rancangan use case diagram bertujuan untuk mendapatkan kebutuhan sistem dan untuk memahami bagaimana seharusnya sistem bekerja. Use case diagram ini menunjukkan fungsionalitas sistem aplikasi yang akan diterapkan.
Login
Melihat Beranda
Melihat Biodata Pribadi
Melihat Perkembangan Usulan Pribadi
Pejabat Fungsional
Pimpinan Mengganti Password
Melihat daftar pegawai yang diusulkan
Logout
Gambar 24 Rancangan use case diagram untuk user umum pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian.
116
Login Super Administrator I Mengelola data pegawai
System Administrator
Memproses usulan kenaikan pangkat
Administrator unit kerja
Memproses usulan pembebasan sementara
Memproses usulan aktif bekerja kembali Super Administrator II Memproses usulan tugas belajar
Super Administrator III
Administrator unit pelaksana teknis (UPT)
Menyeleksi pegawai yang harus dibebaskan
Logout
Gambar 25 Rancangan use case diagram untuk Administrator pada pengembangan Simpeg online Badan Litbang Pertanian. Actor Actor dapat menggambarkan peran yang dimainkan oleh seseorang atau sesuatu yang dapat berinteraksi dalam suatu bisnis tertentu. Dalam penelitian ini actor utama adalah pengusul proses administrasi kepegawaian yaitu pejabat fungsional, pimpinan lingkup Badan Litbang Pertanian, petugas pengelola kepegawaian pada tingkat UPT (administrator UPT), petugas pengelola kepegawaian pada tingkat unit kerja eselon II (administrator UK), petugas
117 pengelola kepegawaian pada tingkat Badan Litbang Pertanian (administrator Litbang) yang terdiri dari System administrator, superadministrator I, superadministrator II, dan superadministrator III. Actor yang terlibat dapat dilihat pada Gambar 26 berikut.
Pejabat Fungsional
Pimpinan
System Administrator
Administrator I
Administrator II
Administrator III
Administrator Unit Kerja (UK)
Administrator Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Gambar 26 Actor yang terlibat dalam sistem. Dari kedelapan actor tersebut dibagi menjadi lima tingkatan pengguna sistem. Kelima tingkatan tersebut terdiri dari administrator
tingkat Badan
Litbang Pertanian (Admin Litbang), administrator tingkat unit kerja eselon II (Admin UK), administrator tingkat UPT (Admin UPT), dan pengguna biasa atau umum yang terdiri dari pejabat fungsional serta pimpinan. Masing-masing tingkatan mempunyai kewenangannya sendiri. Pengguna biasa hanya dapat membuka sistem dan melihat data serta laporan yang tersedia dalam sistem. Pengguna biasa dimaksud adalah pejabat fungsional peneliti dan pimpinan. Pengguna biasa tidak dapat mengedit atau mengubah data pribadi mereka sendiri, namun hanya dapat melihat data pribadi dan status proses usulan administrasi kepegawaiannya. Administrator tingkat UPT selain dapat melihat juga dapat menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak serta bertanggung jawab di lingkup UPT masing-masing. Sedangkan administrator tingkat unit kerja eselon II mempunyai hak akses melihat, memodifikasi dan bertanggung jawab pada lingkup unit kerja eselon II dan UPT yang terkait. Selain itu juga dapat menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak data lingkup unit kerja eselon II termasuk UPT yang dibawahnya. Kemudian
118 administrator tingkat Badan Litbang Pertanian dibagi menjadi tiga yaitu administrator yang mengelola proses KP (administrator I), administrator yang mengelola proses tugas belajar (administrator II), dan administrator yang mengelola
proses
pembebasan
sementara
serta
aktif
bekerja
kembali
(administrator III). Dari ketiga administrator mempunyai hak akses yang sama yaitu dapat melihat dan memodifikasi seluruh data serta dapat menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan mencetak serta bertanggung jawab terhadap semua data lingkup Badan Litbang Pertanian yaitu dari mulai UPT, unit kerja eselon II, dan Badan Litbang Pertanian. Class Diagram Class diagram dapat mendeskripsikan beberapa jenis obyek dalam suatu sistem dan menggambarkan berbagai macam hubungan statis yang terjadi. Class diagram juga dapat menunjukkan properti dan operasi sebuah class dan batasan yang terdapat dalam hubungan dengan obyek. Class diagram merupakan suatu alat yang baik dalam mengembangan perancangan perangkat lunak. Class diagram dapat membantu penulis dalam mendapatkan struktur sistem dan menghasilkan rancangan sistem. Rancangan class diagram dalam penelitian ini terdiri dari beberapa class. Class diagram tersebut yaitu class pegawai, class petugas UPT, class petugas UK eselon II, dan class petugas Litbang. Disamping itu juga terdapat class usulan proses administrasi yang terdiri dari proses kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar. Pada proses yang berkaitan dengan kelengkapan berkas, dibuat beberapa class yaitu class berkas, verifikasi berkas, dan monitoring berkas. Class berkas untuk melakukan proses berkas usulan seperti mengunggah dan mengunduh kelengkapan berkas. Class verifikasi berkas berfungsi untuk mengetahui apakah kelengkapan berkas sudah lengkap atau belum. Sedangkan class monitoring berkas untuk mengetahui posisi berkas yang diusulkan. Hasil perancangan class diagram yang terdapat pada sistem monitoring proses administrasi kepegawaian dapat dilihat pada Gambar 27.
119
Petugas UK Eselon II
Petugas UPT Pegawai
1
-nip -nama -tmp_lahir -tgl_lahir -jenis_kel -agama -gol_akhir -tmt_gol_akhir -jabfung -tmt_jabfung -bid_pakar -komoditas -unit kerja -pend_akhir -Jurusan_akhir -Universitas -Kota univ. -IPK +Cari() +Lihat() +Edit data pribadi() +Simpan data pribadi()
1
1
-nip -nama -password -unit kerja +Tambah() +Edit() +Hapus() +Simpan() +Update() +Check() +Lihat()
1
1
1
-nip -nama -password -unit kerja +Tambah() +Edit() +Hapus() +Simpan() +Update() +Check() +Lihat()
1
1..* Usul Proses Administrasi -id_usul -jenis_usul
1..* 1
1
-id_usul_kp -no_agenda -nip -nama -jabfung -unit kerja -tgl_usul -periode_usul -gol_usul +Tambah() +Simpan() +Update() +cetak()
1 1 Login
1
1 1
1..* 1...*
Kenaikan Pangkat
-nip -nm_petugas -password +login() +logout() +lupapassword()
Petugas Litbang
-nip -nama -password -unit kerja +Tambah() +Edit() +Hapus() +Simpan() +Update() +Check() +Lihat()
Bebas Sementara -id_usul_bebas -no_agenda -nip -nama -jabfung -jenis_bebas -unit kerja -tgl_usul +Tambah() +Edit() +Simpan() +Cetak()
Aktif Bekerja Kembali -id_usul_ABK -no_agenda -nip -nama -jabfung -unit kerja -tgl_usul +Tambah() +Edit() +Simpan() +Cetak()
Tugas Belajar -id_usul_TB -no_agenda -nip -pend_usul -jurusan_usul -univ_usul -kota univ_usul -unit kerja +Tambah() +Edit() +Simpan() +Cetak()
1
Verifikasi Berkas
Berkas -id_berkas -nip -jabfung -dokumen 1..*
1
-id_verifikasi -nip -nama -jabfung -unit kerja -tgl_verifikasi -Keterangan +Tambah() +Simpan() +Check()
Jejak Verifikasi -id_jejakverif -nip +tgl_verif +nm_verifikator +stat_berkas
Monitoring Berkas -id_monitoring -nip -nama -jabfung -unit kerja -tgl_monitoring -status_berkas -keterangan +Tambah() +Simpan() +Check()
1
history monitoring -id_history -nip +stat_monitoring +tgl_monitor
Gambar 27 Rancangan Class diagram. Activity Diagram Berdasarkan alur kerja (workflow) di atas, secara keseluruhan proses usulan administrasi kepegawaian dapat dibuat urutan aktivitas dalam suatu proses. Urutan aktivitas tersebut disebut activity diagram yang dapat dilihat pada Gambar 28berikut:
120 Pejabat Fungsional (Peneliti)
Administrator Unit Administrator Unit Pelaksana Teknis Kerja
System Administrator
Pimpinan
Mengajukan usulan
Mengajukan usulan administrasi Menerima usulan
Entri usulan ke sistem
Menyiapkan berkas Menerima usulan & berkas
Tidak Lengkap
Kirim berkas melalui sistem Menerima usulan & berkas Memverifikasi berkas Memverifikasi berkas Tidak Lengkap
Kirim berkas manual
Lengkap Lengkap
Mengusulkan lingkup UK
Menandatangani surat pengantar
Pengetikan nota BKN Kirim berkas ke sistem Membuat surat pengantar ke Deptan
Kirim berkas manual Kirim berkas ke Deptan
Gambar 28 Activity diagram pada proses usulan administrasi kepegawaian. 4.4.4 Technology Architecture Arsitektur teknologi adalah definisi yang dibutuhkan untuk perencanaan agar kebutuhan data dan sistem informasi dapat direalisasikan dan ditingkatkan infrastrukturnya.
Dengan
adanya
teknologi
yang
dibutuhkan
dapat
menghubungkan satu unit organisasi dengan yang lainnya untuk efektivitas
121 pelaksanaan fungsi bisnis serta mendukung penyediaan dan penyimpanan data. Arsitektur teknologi dibuat untuk mendefinisikan teknologi yang diperlukan untuk pengelolaan data. Pada bagian ini akan dibahas arsitektur teknologi di Badan Litbang Pertanian. Setelah data dan aplikasi didefinisikan, maka dilakukan untuk mendefinisikan
jenis
teknologi
utama
yang
dibutuhkan
untuk
mengimplementasikan lingkungan berbagai data dan aplikasi di Badan Litbang Pertanian. 4.4.4.1 Kondisi saat ini Pada saat ini teknologi merupakan suatu sarana infrastruktur yang tidak dapat dipisahkan dalam kegiatan suatu unit organisasi. Suatu organisasi dalam menjalankan bisnisnya harus didukung dengan teknologi yang ada. Infrastruktur teknologi tersebut diharapkan dapat mempercepat dan meningkatkan proses bisnis yang tersedia. Badan Litbang Pertanian sebagai organisasi pemerintah yang mempunyai mandat melakukan penelitian dan pengembangan bidang pertanian, perlu didukung oleh infrastruktur teknologi yang memadai. Dalam pengembangan sistem informasi perlu adanya
infrastruktur teknologi diantaranya adalah
perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), dan sumberdaya jaringan (netware). Perangkat lunak (Software) Untuk menjalankan fungsinya, saat ini Badan Litbang Pertanian sebagian besar menggunakan sistem operasi Windows dan LINUX. Windows digunakan untuk mengolah kata dengan word office dan excel. Pengolahan kata yang dilakukan antara lain dalam hal surat menyurat, pembuatan laporan kegiatan, dan laporan keuangan. Disamping itu untuk pembuatan database dan pemrograman dilakukan dengan menggunakan aplikasi visual foxpro, microsoft access, visual basic, postgres dan PHP. Sedangkan untuk saat ini Badan Litbang Pertanian telah mempunyai aplikasi sistem informasi manajemen (SIM) baik yang dikembangkan sendiri maupun dari luar Badan Litbang Pertanian. Sistem informasi tersebut dapat dilihat pada Tabel 17.
122 Tabel 17 No.
Jenis sistem informasi yang terdapat di Badan Litbang Pertanian (Hendriana, 2004) Jenis SIM
Kegunaan
Pengelola
1.
SIM Program Penelitian (SIMPROG)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi perencanaan program penelitian
Sekretariat Badan
2.
SIM Kepegawaian (SIMPEG)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi kepegawaian
Sekretariat Badan
3.
SIM Keuangan (SIMKEU)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi keuangan kegiatan penelitian
Sekretariat Badan
4.
SIM Fasilitas (SIMFAS)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi inventarsi barang (fasilitas)
Sekretariat Badan
5.
SIM Proyek (SIMPROY)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi proyek
Sekretariat Badan
6.
SIM Kerjasama (SIJAMA)
Untuk membantu kelancaran pengelolaan administrasi dan inventarisasi kerjasama yang sedang dan telah dilakukan
Sekretariat Badan
7.
Sistem Informasi Untuk membuat informasi Sumber Daya Lahan dan data tentang sumber daya lahan di Indonesia
Balai Besar Sumber Daya Lahan Pertanian
8.
Sistem Informasi Untuk menyajikan berbagai Sains dan Teknologi informasi teknologi hasil Pertanian penelitian dan pengembangan bidang pertanian dan menyajikan literatur terkait dengan biologi dan pertanian
Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Informasi Pertanian
Perangkat keras (Hardware) Perangkat keras merupakan suatu sarana dan prasarana untuk mendukung kelancaran kegiatan di Badan Litbang Pertanian. Software yang telah ada di Badan Litbang Pertanian harus didukung dengan menggunakan perangkat keras
123 antara lain komputer dan laptop. Berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner, terdapat jumlah komputer dan jaringan internet yang tersedia pada bagian kepegawaian di beberapa instansi lingkup Badan Litbang Pertanian. Rata-rata jumlah komputer di bagian kepegawaian UPT adalah 2 sampai 3 komputer dan mempunyai prosesor Pentium 4. Sedangkan jumlah komputer dan spesifikasi perangkat keras dapat dilihat pada Tabel 18. Tabel 18 Jumlah komputer yang tersedia pada bagian kepegawaian di UPT lokasi penelitian No.
Unit Kerja/UPT
Jumlah komputer
Spesifikasi
1.
Balit Serealia
1
Pentium 4
2.
Balitkabi, Malang
2
Pentium 4
3.
Balitsa, Lembang
2
Pentium 4
4.
Balitka, Manado
2
Pentium 4 dan Pentium 3
5.
Balittas, Malang
2
Pentium 4
6.
BPTP Riau
1 + 1 laptop
Pentium 4
7.
BPTP Jabar
2
Pentium 4
8.
BPTP Jateng
1
Pentium 4
9.
BPTP Jatim
2
Pentium 4
10.
BPTP Sulut
2
Pentium 4
11.
BPTP Sulsel
2
Pentium 4
12.
BPTP Bali
3
Pentium 4 dan 1 Pentium 3
Sumberdaya Jaringan (Netware) Sejak tahun 1989, Badan Litbang telah membangun suatu infrastruktur yang disebut jaringan IAARD (IAARDNet). Jaringan tersebut dimaksudkan untuk “mempersatukan” seluruh unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Untuk mendukung jaringan tersebut, di Sekretariat Badan Litbang Pertanian telah dikembangkan suatu Local Area Network (LAN) yang dilengkapi
124 dengan tiga buah server yaitu proxy server, web server, dan email server (Hendriana 2004). Selain Sekretariat Badan Litbang Pertanian, pada umumnya semua unit kerja dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian telah terhubung dengan LAN dan jaringan internet. Bahkan berdasarkan hasil kuesioner, 62,07% instansi di lingkup Badan Litbang Pertanian telah mengelola web server sendiri. Hal ini menunjukkan bahwa kesiapan di semua instansi lingkup Badan Litbang Pertanian untuk mengadopsi dan menjalankan sistem informasi monitoring usulan administrasi kepegawaian yang akan dibuat. 4.4.4.2 Analisis Arsitektur Teknologi Dalam menganalisis arsitektur teknologi perlu adanya identifikasi prinsipprinsip platform teknologi yang mendasari pemilihan suatu platform. Pada penelitian ini akan dilakukan identifikasi prinsip platform teknologi dengan menggunakan 7 (tujuh) area agar identifikasi lebih fokus. Ketujuh area tersebut adalah seperti yang terlihat pada Gambar 29.
Keamanan
Komputasi Pemakai
Komunikasi
Perangkat Keras
Aplikasi
Manajemen Data
Sistem Operasi
Arsitektur Teknologi
Gambar 29 Prinsip dan platform SI/TI (Setiawan, 2009b). 4.4.4.2.1 Sistem operasi Berdasarkan kebutuhan sistem informasi yang dianalisis, maka diusulkan dalam
pengembangan
aplikasi
sistem
monitoring
usulan
administrasi
kepegawaian menggunakan sistem operasi open source. Salah satu dari sistem operasi open source adalah LINUX. Keunggulan dari LINUX adalah software tersebut dapat diperoleh dengan mudah dan murah dibanding sistem operasi yang mempunyai lisensi.
125 4.4.4.2.2 Manajemen data Rancangan manajemen data yang diusulkan mengacu pada sistem sentralisasi data yaitu semua data pegawai yang terekam dikelola secara terpusat di Badan Litbang Pertanian. Hal ini untuk menjaga keseragaman data antara di Badan Litbang Pertanian dengan unit kerja eselon II dan UPT. 4.4.4.2.3 Aplikasi Kebutuhan aplikasi dalam sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dibagi menjadi dua bagian. Pertama adalah aplikasi yang dibutuhkan pada saat proses pembuatan sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian, dan kedua yaitu aplikasi pada saat menggunakan sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian. Sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dibuat dengan menggunakan perangkat lunak yang bersifat open source. Hal ini dikarenakan aplikasi open source dapat diperoleh secara gratis sehingga tidak perlu ada biaya tambahan untuk lisensi. Sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dibuat dengan menggunakan teknologi internet sehingga perlu dibuat dengan basis web. Oleh sebab itu perlu adanya web server dan database server serta bahasa pemrograman berbasis web. Aplikasi yang dibutuhkan pada saat pembuatan sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian adalah : 1. Sistem operasi yang bersifat open source. 2. Bahasa pemrograman PHP berbasis framework 3. Sistem manajemen basis data MySQL sebagai database server 4. Web server Apache 5. Web browser yang dapat digunakan oleh sistem operasi LINUX, seperti Mozilla Firefox. 4.4.4.2.4 Perangkat keras Dengan adanya rencana pengembangan sistem dibuat berbasis web dan teknologi internet, maka diperlukan perangkat keras untuk menjalankan sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian tersebut. Perangkat keras diperlukan adalah sebagai berikut:
yang
126 1. Komputer yang digunakan sebagai web server di kantor Badan Litbang Pertanian 2. Komputer yang digunakan sebagai database server di kantor Badan Litbang Pertanian 3. Komputer yang digunakan untuk administrator di kantor Badan Litbang Pertanian 4. Komputer yang digunakan sebagai administrator di setiap unit kerja eselon II 5. Komputer yang digunakan sebagai administrator di setiap UPT 6. Kabel untuk menghubungkan web server dan database server 7. Kabel fiber optic yang membentuk dedicated line antara kantor Badan Litbang Pertanian dengan ISP penyedia jasa internet. 8. Telepon, saluran telepon, modem, kabel, dan konektor RJ-11 bagi setiap unit kerja dan UPT yang masih menggunakan dial-up untuk koneksi ke internet. 4.4.4.2.5 Komunikasi Rancangan komunikasi yang diusulkan adalah dengan menggunakan internet. Internet merupakan penggunaan infrastruktur jaringan publik. Pemillihan internet disebabkan pada saat ini penggunaan internet sudah semakin luas dan merupakan jaringan publik yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Disamping itu berdasarkan hasil kuesioner hampir semua unit kerja dan UPT sudah terhubung dengan internet sehingga lebih mudah untuk berkomunikasi melalui internet. 4.4.4.2.6 Komputasi pemakai Sebagai lembaga pemerintahan yang dituntut untuk menghasilkan kinerja yang baik, Badan Litbang Pertanian sampai saat ini selalu mengikuti perkembangan teknologi yang semakin pesat. Ketersediaan komputer yang sudah terhubung dengan jaringan internet ialah sebanyak 85 unit komputer (Hendriana, 2004). Diantara komputer tersebut rata-rata sudah mempunyai spesifikasi Pentium 4 walaupun masih ada yang menggunakan di bawah Pentium 4. Oleh karena itu bagi pengguna internet baik di UPT, unit kerja eselon II, maupun di Badan Litbang Pertanian komputer dan internet merupakan suatu hal yang dianggap sebagai kebutuhan dalam bekerja. Dalam bekerja sehari-hari pegawai selalu menggantungkan pada perangkat keras komputer bahkan apabila tidak ada
127 komputer atau adanya gangguan teknis lain, maka pegawai tidak dapat beraktivitas. 4.4.4.2.7 Keamanan Penggunaan firewall merupakan suatu keharusan pada pengamanan jaringan di Badan Litbang Pertanian. Firewall merupakan pengaman yang memisahkan jaringan internal Badan Litbang Pertanian dengan jaringan di luar Badan Litbang Pertanian (internet). Firewall yang diusulkan adalah dengan menggunakan dual firewall dengan menciptakan suatu wilayah yang disebut demilitarized zone (DMZ). DMZ atau biasa disebut sebagai perimeter network merupakan wilayah jaringan yang berada diantara jaringan internal dan jaringan eksternal. Konfigurasi dari firewall yang pertama dikonfigurasi mengijinkan koneksi atau akses yang berasal dari jaringan internal dan eksternal. Sedangkan firewall kedua, dikonfigurasi sehingga hanya koneksi atau akses yang berasal dari DMZ yang menuju ke jaringan internal diijinkan. Firewall yang pertama harus dapat mengatasi trafik yang lebih besar dari pada firewall yang kedua. Disamping itu untuk melindungi pada semua infrastruktur SI/TI dari virus, spam, dan malware, disarankan untuk menggunakan kombinasi instalasi terhadap anti-virus, anti-spam, dan anti-malware baik pada server sendiri, maupun pada setiap client. Disarankan untuk menggunakan anti-virus yang bersifat client/server atau server manageable, sehingga workstation hanya perlu meperbaharui melalui server, tidak perlu melalui internet. Selain itu anti-virus client/server lebih memudahkan administrator jaringan untuk menginstalasi maupun mengelolanya secara remote. Dari ketujuh area di atas maka dapat dibuatkan suatu konfigurasi teknologi konseptual. Konfigurasi teknologi tersebut akan memberikan pedoman bagaimana konfigurasi teknologi yang diharapkan dalam pemanfaatan teknologi. Konfigurasi teknologi pada sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian dapat dilihat pada Gambar 30.
128
Gambar 30 Rancangan aritektur teknologi pada sistem monitoring usulan administrasi kepegawaian Badan Litbang Pertanian. 4.5 Implementasi Prototipe Pengertian implementasi dalam penelitian ini adalah implementasi sistem dengan menggunakan model prototipe. Implementasi dibagi menjadi menjadi 2 (dua) yaitu implementasi database dan implementasi sistem. Implementasi sistem terdiri dari 4 (empat) yaitu implementasi sistem kenaikan pangkat, implementasi sistem pembebasan sementara, implementasi sistem aktif bekerja kembali, dan implementasi sistem tugas belajar. Dari keempat sistem tersebut masing-masing terdiri dari 4 (empat) proses yaitu usulan pegawai, berkas pegawai, verifikasi pegawai, dan monitoring berkas pegawai. Tampilan untuk menu tersebut dapat lihat pada Gambar 31 berikut:
129
Gambar 31 Tampilan halaman menu sistem. 4.5.1 Implementasi database Pembuatan database diimplementasikan dengan menggunakan perangkat lunak sistem manajemen database MySQL. Nama setiap tabel database yang dibuat disesuaikan dengan nama yang telah dirancang sebelumnya. Hasil implementasi database Simpeg online dapat dilihat pada Lampiran 5. 4.5.2 Implementasi sistem Implementasi sistem di setiap menu terdiri dari 4 (empat) hal yaitu usulan pegawai, berkas pegawai, verifikasi berkas pegawai, dan monitoring berkas pegawai. Sebelum melakukan proses, maka pengguna terlebih dahulu harus Login seperti yang terlihat pada Gambar 32 berikut:
Gambar 32 Contoh implementasi untuk Login.
130 4.5.2.1 Implementasi sistem usulan pegawai Setelah melakukan Login, kemudian pada setiap menu kenaikan pangkat terdapat sub menu usulan pegawai. Sub menu ini dibuat untuk mengusulkan pegawai yang akan naik pangkat. Dalam sub menu ini terdapat proses pencarian nama pegawai dan daftar pegawai yang diusulkan untuk naik pangkat. Daftar ini diurutkan berdasarkan tanggal usulan. Adapun contoh dari hasil implementasi sub menu usulan pegawai dapat dilihat pada Gambar 33. Pada Gambar 33, terdapat fungsi ubah dan hapus. Fungsi ubah digunakan untuk mengubah data usulan pegawai jika terjadi suatu kesalahan data. Sedangkan fungsi hapus digunakan untuk menghapus data usulan pegawai. Pada kedua fungsi ini yang berhak mengakses adalah admin di UPT, admin di unit kerja, dan admin di Badan Litbang Pertanian. Sedangkan untuk pengguna umum tidak dapat mengakses fungsi ini. Pada halaman sub menu usulan pegawai, terdapat 2 (dua) proses yaitu tambah data dan unduh data. Tambah data merupakan implementasi sistem untuk mengusulkan pegawai yang akan diproses. Contoh halaman untuk tambah data dapat dilihat pada Gambar 34.
Gambar 33 Contoh tampilan daftar pegawai yang diusulkan.
131
Gambar 34 Implementasi masukan tambah data usulan pegawai. Sedangkan unduh data merupakan implementasi sistem usulan pegawai untuk mengunduh data usulan yang telah dimasukkan ke dalam bentuk excel. Adapun contoh hasil dari unduh data dapat dilihat pada Gambar 35 berikut:
Gambar 35 Hasil unduh data usulan pegawai ke dalam bentuk excel. 4.5.2.2 Implementasi sistem berkas pegawai Implementasi sistem berkas pegawai merupakan suatu sistem yang digunakan untuk mengirim berkas usulan pegawai secara elektronik. Dalam
132 sistem berkas ini, terdapat daftar nama pegawai yang diusulkan suatu proses baik KP, pembebasan sementara, ABK, maupun tugas belajar. Selain itu juga terdapat fasilitas untuk proses pencarian nama pegawai. Berkas kelengkapan usulan terlebih dahulu dibaca dalam bentuk file pdf atau jpeg. Kemudian file tersebut diupload atau diunggah oleh admin ke dalam sistem. Admin yang mengupload adalah admin yang mengusulkan. Selain diunggah file tersebut juga dapat didownload atau diunduh oleh admin yang membutuhkan seperti pada admin unit kerja atau Badan Litbang Pertanian. Adapun contoh halaman untuk proses sistem berkas dapat dilihat pada Gambar 36.
Gambar 36 Tampilan halaman pada sistem berkas pegawai. Dalam aplikasi ini terdapat fasilitas untuk upload dan download kelengkapan berkas usulan. Upload merupakan fasilitas untuk mengunggah kelengkapan berkas usulan dan download digunakan untuk mengunduh kelengkapan berkas usulan administrasi kepegawaian. Gambar 37 dan 38 berikut ini adalah tampilan untuk mengunggah (upload) dan mengunduh (download) berkas usulan pegawai.
133
Gambar 37 Tampilan untuk mengunggah file berkas usulan pegawai.
Gambar 38 Tampilan untuk mengunduh file berkas usulan pegawai. 4.5.2.3 Implementasi sistem verifikasi berkas pegawai Dalam implementasi sistem verifikasi berkas akan dilakukan pengecekan berkas yang sudah dikirim. Dalam sistem ini terdapat pencarian berdasarkan nama pegawai yang diusulkan. Disamping itu, terdapat juga daftar usulan nama pegawai yang akan diproses
dan
dengan mengklik “verifikasi”
yang terlihat pada
134 Gambar 39 di bawah ini maka akan keluar halaman untuk memverifikasi berkas usulan yang dapat dilihat pada Gambar 40.
Gambar 39 Tampilan halaman verifikasi berkas untuk pencarian dan daftar nama pegawai.
Gambar 40 Contoh tampilan halaman untuk verifikasi berkas.
135 4.5.2.4 Implementasi sistem monitoring pegawai Proses monitoring merupakan proses untuk memonitor atau mengetahui status berkas yang telah dikirim. Pengguna dapat mengetahui posisi berkas usulan yang telah dikirim. Dalam sistem ini juga terdapat daftar dan fasilitas untuk pencarian nama pegawai seperti yang dilihat pada Gambar 41. Kemudian jika meng-click “monitoring” yang berada dalam daftar nama pegawai, maka akan muncul halaman untuk mengetahui posisi berkas berada seperti yang dapat dilihat pada Gambar 42.
Gambar 41 Contoh tampilan daftar pegawai yang akan dimonitor.
Gambar 42 Tampilan proses monitoring berkas usulan.
136 4.6 Pengujian sistem dan evaluasi hasil Pada bagian ini akan menjelaskan mengenai pengujian terhadap fungsional sistem pada aplikasi Simpeg online, percepatan layanan informasi, dan rancangan serta analisis sistem. Pengujian dilakukan dengan membagikan kuesioner kepada responden dalam hal ini pengelola kepegawaian, tenaga fungsional, dan pimpinan unit kerja (Lampiran 6). Kuesioner dibagikan kepada 70 responden, namun yang merespon hanya 41 responden. Lokasi pengujian dilakukan di 6 (enam) lokasi yaitu Balai Penelitian Tanaman Sayuran (Balitsa) di Lembang, Balai Penelitian Tanaman Tembakau dan Serat (Balittas) di Malang, Balai Penelitian Tanaman Kacang-kacangan dan Umbi-umbian (Balitkabi) di Malang, Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Jawa Barat, BPTP Jawa Tengah, dan BPTP Timur. 4.6.1 Pengujian fungsional sistem pada aplikasi Simpeg online Pengujian fungsional sistem dilakukan dengan cara membagikan kuesioner kepada responden. Sebelum responden mengisi kuesioner, terlebih dahulu penulis mempresentasikan cara mengoperasikan Simpeg online dan membagikan panduan penggunaan Simpeg online kepada responden. Penulis mengunjungi langsung ke lokasi penelitian yang akan dilakukan pengujian sistem ini. Setelah memperhatikan dan mengetahui cara mengoperasikan Simpeg online ini,
kemudian
responden
diberi
kesempatan
untuk
mencoba
langsung
menggunakan Simpeg online dimaksud. Pada saat uji coba sebagian besar responden mencoba dari ruang kerja masing-masing karena di ruangan pada saat penulis melakukan presentasi Simpeg online ini, sebagian besar fasilitas internet yang terhubung adalah dengan menggunakan kabel. Sehingga responden tidak semua dapat menggunakan internet yang terhubung dengan kabel. Uji coba yang dilakukan oleh responden, diperoleh hasil pengujian terhadap fungsional sistem. Pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah semua fungsi yang terdapat pada Simpeg online ini sudah dapat dioperasikan dengan baik atau belum. Pengujian fungsional sistem ditujukan kepada pengguna umum dan administrator. Jumlah kuesioner yang berhasil terkumpul yaitu 41 kuesioner dari 70 kuesioner yang didistribusikan ke responden. Hasil pengujian fungsional sistem untuk pengguna umum dan administrator dapat dilihat pada Tabel 19 dan 20.
137 Tabel 19 Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk pengguna umum Hasil (%)
Hasil Akhir
Memasukkan username dan password
95,45
OK
Melihat biodata pegawai
90,91
OK
Mengubah data tertentu
90,91
OK
Menyimpan perubahan
95,45
OK
Usulan KP Pegawai
Melihat usulan KP pegawai
95,45
OK
100
OK
Usulan Pembebasan Sementara Pegawai
Proses kembali ke beranda Melihat usulan pembebasan sementara pegawai Proses kembali ke beranda
94,45
OK
100
OK
Melihat usulan aktif bekerja kembali pegawai
94,45
OK
Proses kembali ke beranda
100
OK
Melihat usulan tugas belajar pegawai
94,45
OK
Proses kembali ke beranda
100
OK
Mengganti password pegawai
100
OK
Simpan password baru
100
OK
Proses kembali ke beranda
100
OK
Proses keluar sistem
100
OK
No
Nama Bagian
1
Login
Login
2
Data Pegawai
Biodata pegawai
3
Proses Usulan Pegawai
Kelas Uji
Usulan Aktif Bekerja Kembali Pegawai
Usulan Tugas Belajar Pegawai
4
5
Ganti Password
Logout
Ganti Password
Logout
Butir Uji
Dari hasil kuesioner yang terlihat pada Tabel 19 di atas, sebagian besar responden menyatakan bahwa fungsi-fungsi yang terdapat pada prototipe Simpeg online sudah dapat dijalankan dengan baik. Hanya beberapa responden yang belum berhasil menjalankan fungsi-fungsi yang terdapat pada sistem Simpeg online dimaksud. Hal ini disebabkan pegawai yang bersangkutan belum dimasukkan oleh administrator ke dalam data usulan proses administrasi sehingga tidak dapat melihat proses usulan administrasi kepegawaian yang bersangkutan. Pada saat melakukan presentasi uji coba prototipe Simpeg online, responden melakukan diskusi dan memberi masukan kepada penulis, diantaranya adalah bahwa responden menginginkan biodata masing-masing pegawai tidak dapat diubah oleh pengguna umum. Hal ini dikarenakan untuk menjaga terjadinya perubahan data yang dilakukan oleh orang yang tidak bertanggungjawab. Namun
138 jika terdapat kesalahan data pegawai, maka pegawai dapat memberikan pesan perbaikan data kepada administrator untuk dapat diperbaiki data dimaksud. Pengujian fungsional sistem yang kedua dilakukan oleh administrator, dalam hal ini pengelola kepegawaian. Sebelum dilakukan uji coba prototipe Simpeg online ini, penulis juga mempresentasikan cara mengoperasikan prototipe Simpeg online tersebut. Selanjutnya dilakukan diskusi dan uji coba prototipe Simpeg online dimaksud. Hasil uji coba untuk administrator dapat dilihat pada Tabel 20. Tabel 20
No
Hasil kuesioner pengujian fungsional sistem untuk administrator (pengelola kepegawaian)
Nama Bagian
Kelas Uji
Butir Uji
Hasil (%)
Hasil Akhir
1.
Login
Login
Memasukkan username dan password
100
OK
2.
Proses Administrasi Kepegawaian
Usulan Pegawai
Input data usulan
94,74
OK
Simpan data usulan
94,74
OK
Pencarian data usulan
94,74
OK
94,74
OK
89,47
OK
Update data usulan
95
OK
Hapus data usulan
95
OK
Mengunggah berkas
78,95
OK
Mengunduh berkas
89,47
OK
Proses pencarian data
95
OK
Proses verifikasi berkas
94,74
OK
Proses kembali ke menu utama
95
OK
Proses pencarian data
84,21
OK
Menjalankan fungsi monitoring
100
OK
Proses kembali ke menu utama Unduh data usulan ke dalam excel
Berkas pegawai Verifikasi Berkas
Monitoring Berkas
3.
Data Pegawai
Data Pegawai
Menyimpan data monitoring Proses kembali ke menu utama Tambah data pegawai
89,47
OK
84,21
OK
84,21
OK
Menyimpan data pegawai yang telah diinput
84,21
OK
139
No
4.
Nama Bagian
Logout
Kelas Uji
Logout
Butir Uji
Hasil (%)
Hasil Akhir
Proses kembali ke menu utama
94,74
OK
Update data pegawai
84,21
OK
Hapus data pegawai
84,21
OK
Proses keluar sistem
88,24
OK
Berdasarkan Tabel 20 tersebut di atas, secara keseluruhan responden menyatakan bahwa aplikasi prototipe Simpeg online ini dapat berjalan dengan baik. Namun terdapat beberapa responden yang tidak menjawab beberapa pertanyaan di kuesioner dan belum dapat menjalankan beberapa fungsi sistem. Hal ini disebabkan pengetahuan dan pengalaman responden terhadap teknologi informasi beragam sehingga pada saat dilakukan uji coba di ruangan masingmasing ada yang berhasil dan belum berhasil. Selain itu juga terdapat beberapa instansi yang mengalami gangguan jaringan internet diantaranya adalah di BPTP Jawa Tengah dan Balai Penelitian Tanaman Serat di Malang. 4.6.2 Pengujian terhadap percepatan layanan informasi kepegawaian Pengujian ini dilakukan untuk mendapatkan hasil apakah Simpeg online ini dapat mempercepat 30% layanan informasi kepegawaian atau tidak. Berdasarkan kuesioner tersebut diperoleh alur pengusulan (workflow) yang sama untuk semua proses administrasi kepegawaian yaitu KP, pembebasan sementara, ABK, dan tugas belajar berikut waktu yang diperlukan untuk kegiatan dimaksud. Workflow tersebut dapat dilihat pada Gambar 43. Keterangan Gambar 43 (sesuai nomor urut pada Gambar 43): 1
Menginformasikan kepada pejabat fungsional bahwa yang bersangkutan sudah dapat naik pangkat dan golongannya.
2
Pejabat fungsional melengkapi berkas usulan administrasi kepegawaian yang selanjutnya diserahkan kepada pengelola kepegawaian di UPT. Lama waktu untuk melengkapi berkas usulan adalah 1 – 7 hari.
3
Pengelola kepegawaian di UPT memverifikasi berkas usulan administrasi kepegawaian dan memakan waktu 1 – 3 hari.
140 4
Pengelola kepegawaian membuat usulan administrasi kepegawaian bagi pejabat fungsional yang sudah memenuhi syarat melalu Simpeg online. Proses ini memerlukan waktu 1 hari.
5a. Mengirim kelengkapan berkas usulan administrasi kepegawaian secara elektronik melalui Simpeg online. Waktu yang dibutuhkan adalah 1 hari. 5b Mengirim fisik berkas usulan administrasi kepegawaian ke unit kerja eselon II yang menaunginya. Waktu yang diperlukan pada nomor 5a dan 5b adalah 2 – 3 hari. 6
Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II melakukan verifikasi berkas usulan administrasi kepegawaian dari UPT dan membutuhkan waktu 1–3 hari.
7
Pengelola kepegawaian unit kerja eselon II membuat usulan administrasi kepegawaian untuk semua pegawai yang diusulkan dari UPT lingkup unit kerja eselon II masing-masing. Waktu yang diperlukan yaitu 1 – 2 hari.
8
Fisik berkas usulan administrasi kepegawaian lingkup unit kerja eselon II masing-masing dikirim oleh pengelola kepegawaian unit kerja eselon II ke Badan Litbang Pertanian. Waktu yang diperlukan adalah 1 – 3 hari.
9
Pengelola Kepegawaian di Badan Litbang Pertanian memverifikasi berkas usulan administrasi kepegawaian yang dikirim dari unit kerja eselon II, dan membutuhkan waktu 1 – 2 hari.
10 Apabila terdapat kekurangan berkas usulan administrasi kepegawaian, pengelola kepegawaian di Badan Litbang Pertanian dapat mengunduh berkas dimaksud pada Simpeg online. 11 Setelah lengkap semua, berkas usulan administrasi kepegawaian dikirim ke Biro Organisasi dan Kepegawaian (Biro OK) Kementerian Pertanian (Kementan). Waktu yang dibutuhkan adalah 1 – 2 hari. 12 Dari Biro OK Kementan selanjutnya fisik berkas dikirim ke BKN bersama nota persetujuan dari BKN. 13 Bagi pejabat fungsional yang akan naik pangkat ke golongan 4C ke atas, fisik berkas selanjutnya dikirim oleh pengelola di BKN ke Sekretariat Negara (Setneg) untuk diproses lebih lanjut. Berdasarkan Gambar 43, maka dapat diketahui perkiraan lamanya proses usulan administrasi kepegawaian (KP, pembebasan sementara, ABK, dan tugas
141 belajar) yaitu sekitar 27 hari. Sehingga proses usulan administrasi sampai SK selesai diperkirakan memakan waktu 2 – 3 bulan. Namun berdasarkan dari hasil kuesioner,
responden
menyatakan
bahwa
secara
keseluruhan
dengan
menggunakan Simpeg online dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian seperti yang terlihat pada Tabel 21. Hal ini berbeda dengan proses usulan administrasi kepegawaian KP dan aktif bekerja kembali yang saat ini berjalan yaitu memakan waktu 11 – 12 bulan. Untuk proses pembebasan sementara saat ini membutuhkan waktu 5 – 6 bulan serta untuk proses tugas belajar membutuhkan waktu 3 – 4 bulan. Perbandingan waktu proses usulan antara saat ini dan dengan menggunakan Simpeg online dapat dilihat pada Tabel 22.
Gambar 43 Workflow diagram percepatan proses usulan administrasi kepegawaian.
142 Tabel 21
No.
Perkiraan selesainya proses administrasi kepegawaian dengan menggunakan Simpeg online di Badan Litbang Pertanian Uraian
Jawaban
Jumlah Responden
Persentase (%)
1
Perkiraan waktu selesainya proses usulan KP fungsional
1 - 2 bulan 3 - 4 bulan 5 - 6 bulan 7 - 8 bulan Abstain
: : : : :
13 24 3 0 1
31,71 58,54 7,32 0,00 2,44
2
Perkiraan waktu selesainya proses usulan pembebasan sementara
1 bulan 2 bulan 3 bulan 4 bulan Abstain
: : : : :
7 19 11 0 4
17,07 46,34 26,83 0,00 9,76
3
Perkiraan waktu selesainya proses usulan ABK
1 bulan 2 bulan 3 bulan 4 bulan Abstain
: : : : :
8 17 11 2 3
19,51 41,46 26,83 4,88 7,32
4
Perkiraan waktu selesainya proses usulan tugas belajar
1 bulan 2 bulan 3 bulan 4 bulan Abstain
: : : : :
11 15 12 1 2
26,83 36,59 29,27 2,44 4,88
Dari Tabel 21 di atas terlihat bahwa untuk proses usulan kenaikan pangkat dengan menggunakan Simpeg online sampai diterimanya SK kenaikan pangkat oleh pejabat fungsional yang bersangkutan memakan waktu 3 – 4 bulan. Sedangkan untuk proses pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar rata- rata responden menjawab Simpeg online ini dapat memproses usulan administrasi kepegawaian tersebut dengan cepat dan membutuhkan waktu 2 bulan. Hal ini dikarenakan sebagian besar responden berpendapat bahwa apabila suatu sistem dilakukan dengan menggunakan elektronik dan teknologi informasi maka sudah dipastikan hasilnya harus lebih cepat, tepat, dan akurat dari pada sistem yang masih menggunakan manual.
143 Tabel 22 memperlihatkan perbandingan waktu yang dibutuhkan dalam memproses administrasi kepegawaian. Secara umum proses administrasi kepegawaian dengan menggunakan Simpeg online dapat lebih cepat dari pada sistem yang lama. Pada proses usulan KP ternyata dengan menggunakan Simpeg online dapat mempercepat layanan informasi 66,67% yaitu dari 11 – 12 bulan menjadi 3 – 4 bulan. Sedangkan pada proses usulan pembebasan sementara dengan menggunakan Simpeg online dapat mempercepat 66,67% layanan informasi kepegawaian yaitu dari 5 – 6 bulan menjadi 2 bulan. Kemudian pada proses usulan aktif bekerja kembali ternyata dapat mempercepat 66,67 % layanan informasi yang sebelumnya proses usulan dimaksud dapat mencapai 11 – 12 bulan, maka dengan adanya Simpeg online perkiraan selesai proses usulan menjadi 2 bulan. Begitu juga dengan proses usulan tugas belajar yang dapat mempercepat 50% layanan informasi kepegawaian dari 3 – 4 bulan diperkirakan dapat selesai menjadi 2 bulan. Hal ini disebabkan adanya pemotongan tahapan yaitu pada sistem yang lama jika terjadi kekurangan kelengkapan berkas KP pengelola kepegawaian di Badan Litbang Pertanian harus meminta kembali ke unit kerja eselon II dan seterusnya secara berjenjang. Kemudian dari UPT mengirimkan kembali kekurangan kelengkapan berkas tersebut ke unit kerja eselon II sampai ke tingkat Badan Litbang Pertanian. Namun pada Simpeg online ini, apabila terjadi kekurangan kelengkapan berkas usulan KP maka pengelola kepegawaian baik di unit kerja eselon II maupun di Badan Litbang Pertanian secara langsung dapat mengunduh file kekurangan berkas dimaksud. Tabel 22 Perbandingan lamanya waktu proses usulan administrasi kepegawaian
No.
Uraian
Kuesioner I (proses saat ini)
Kuesioner II (Setelah menggunakan Simpeg onlie)
Percepatan Waktu
%
1
Perkiraan waktu selesainya proses usulan KP fungsional
11 - 12 bulan
3 - 4 bulan
8 bulan
66,67
2
Perkiraan waktu selesainya proses usulan pembebasan sementara
5 - 6 bulan
2 bulan
4 bulan
66,67
144
No.
Uraian
Kuesioner I (proses saat ini)
Kuesioner II (Setelah menggunakan Simpeg onlie)
Percepatan Waktu
%
3
Perkiraan waktu selesainya proses usulan ABK
5 - 6 bulan
2 bulan
4 bulan
66,67
4
Perkiraan waktu selesainya proses usulan tugas belajar
3 - 4 bulan
2 bulan
2 bulan
50
4.6.3 Pengujian terhadap analisis dan perancangan sistem Pada tahapan pengujian dan evaluasi hasil juga dilakukan pengujian terhadap analisis dan rancangan sistem. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk mendapatkan hasil apakah sistem yang dianalisis dan dirancang dengan metode TOGAF dapat menjadi suatu sistem yang handal atau tidak. Selain itu juga untuk memperoleh cetak biru dari suatu sistem yang baik dan dapat diaplikasikan di tempat yang berbeda. Pengujian ini dilakukan dengan beberapa kriteria diantaranya adalah reasoned, cohesive, adaptable, vendor-independent, technology-independent, domain-neutral,
dan
scalable.
Pengujian
dengan
kriteria
tersebut
diimplementasikan ke dalam bahasa yang dapat dimengerti dan dipahami oleh pengguna. Hasil pengujian ini adalah seperti yang terlihat pada Tabel 23. Tabel 23 Hasil pengujian terhadap analisis dan perancangan Simpeg online No. 1
2
3
4
Ya
:
Jumlah Responden 40
Tidak
:
0
0
Abstain
:
1
2,44
Ya
:
30
73,17
Tidak
:
11
26,83
Aplikasi Simpeg online ini dibutuhkan oleh user
Ya
:
40
97,56
Tidak
:
1
2,44
Simpeg online ini, sudah memenuhi kebutuhan user
Ya
:
39
95,12
Tidak
:
2
4,88
Uraian Prototipe Simpeg online secara umum dapat digunakan oleh pengguna
Sarana dan prasarana yang mendukung tersedia di instansi
Jawaban
% 97,56
145 No. 5
6
7 8
9
10
Ya
:
Jumlah Responden 40
Tidak
:
0
0
Abstain
:
1
2,44
Ya
:
38
92,68
Tidak
:
2
4,88
Abstain
:
1
2,44
Proses penyempurnaan aplikasi ini tergantung pada vendor
Ya
:
34
82,93
Tidak
:
7
17,07
Simpeg online ini, dapat diaplikasikan ke semua jenis komputer
Ya
:
33
80,49
Tidak
:
7
17,07
Abstain
:
1
2,44
Ya
:
40
97,56
Tidak
:
0
0
Abstain
:
1
2,44
Ya
:
40
97,56
Tidak
:
1
2,44
Uraian Aplikasi ini dapat digunakan terus menerus walaupun ada perubahan
Jika terdapat perubahan persyaratan, Simpeg online masih dapat digunakan
Sistem prototipe ini dapat memberi gambaran tentang kualitas tenaga fungsional Simpeg online ini dapat diaplikasikan secara efektif
Jawaban
% 97,56
Secara umum analisis dan perancangan Simpeg online dengan metode TOGAF dapat dilakukan dengan baik. Untuk melihat Simpeg online ini sudah memenuhi kriteria reasoned (sesuai kebutuhan pengguna) atau belum dapat dilihat pada pernyataan responden dari nomor 1 sampai 4. Sebagian besar responden (97,56%) menyatakan dapat digunakan oleh pengguna, berarti Simpeg online ini reasoned yaitu dapat diterima oleh pengguna dengan baik. Pada saat penulis berdiskusi dengan responden, sebagian besar responden sangat mendukung sistem ini karena dapat mempermudah dan mempercepat proses administrasi kepegawaian. Untuk menjawab Simpeg online ini sudah terpadu (cohesive) atau belum, dapat dilihat pada pernyataan responden nomor 5. Semua responden (97,56%) menyatakan bahwa Simpeg online ini dapat digunakan secara terus menerus untuk proses administrasi kepegawaian walaupun nantinya terdapat perubahan peraturan dan persyaratan yang berlaku. Hal ini karena dalam menganalisis dan merancang Simpeg online dilakukan berdasarkan kebutuhan pengguna. Dengan melihat pernyataan responden tersebut berarti Simpeg online ini dianalisis dan dirancang secara terpadu (cohesive).
146 Simpeg online ini juga harus mudah beradaptasi dengan pengguna (adaptable). Untuk mengetahui Simpeg online ini adaptable atau tidak dapat dilihat pada Tabel 23 nomor 6. Pada Tabel 23 di atas, sebagian besar responden (92,68%) menyatakan bahwa jika terjadi suatu perubahan persyaratan untuk proses administrasi kepegawaian maka Simpeg online ini masih dapat digunakan. Artinya Simpeg online dapat digunakan oleh pengguna dengan mudah walaupun pada saat yang akan datang terjadi perubahan baik persyaratan administrasi kepegawaian maupun sistem yang berlaku. Kriteria yang lain adalah ketergantungan terhadap pengembang sistem (vendor independent). Suatu rancangan sistem yang baik adalah yang tidak selalu tergantung pada salah satu pengembang saja namun dapat disempurnakan lagi oleh pengembang yang lain (Setiawan 2009a). Dalam hal ini pada Tabel 23 pertanyaan nomor 7, sebagian besar responden (82,93%) menyatakan bahwa ternyata rancangan Simpeg online ini masih tergantung pada pengembang sistem dimaksud. Hal ini dikarenakan Badan Litbang Pertanian saat ini mempunyai unit kerja dan UPT sejumlah 63 instansi sehingga perlu dilakukan koordinasi yang baik termasuk dalam hal pengembangan sistem. Oleh karena itu perlu adanya keseragaman rancangan sistem dimaksud. Jika rancangan sistem tersebut tidak seragam maka sistem proses administrasi kepegawaian secara online ini tidak dapat berjalan dengan baik karena masing-masing unit kerja dan UPT dapat mengembangkan dan mengubah rancangan Simpeg online dimaksud. Disamping itu pada saat penulis berdiskusi dengan responden, mereka menginginkan adanya keseragaman Simpeg online ini untuk diaplikasikan di semua unit kerja dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian. Kemudian keberhasilan suatu rancangan sistem dapat diukur dengan menggunakan kriteria tidak tergantung terhadap salah satu teknologi saja (technology independent) namun sistem dapat diaplikasikan sesuai dengan perkembangan teknologi. Hal ini dapat dilihat pada Tabel 23 nomor 8, yaitu bahwa 80,49% dari responden menyatakan bahwa Simpeg online ini dapat diaplikasikan di semua jenis komputer. Artinya bahwa Simpeg online ini dapat diakses oleh pengguna kapan saja, dimana saja, dan dapat diaplikasikan sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Simpeg online dapat diakses dengan
147 menggunakan jenis komputer apa saja diantaranya adalah jenis komputer Pentium 2, Pentium 3, Pentium 4, dual core, dan core 2 duo. Kriteria selanjutnya adalah bahwa suatu rancangan sistem harus domain neutral, artinya sistem yang dirancang harus mempunyai peranan dalam memelihara tujuan organisasi. Dalam hal ini pada Tabel 23 pertanyaan nomor 9 dijabarkan dengan menggunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh pengguna yaitu apakah Simpeg online ini dapat menggambarkan kualitas tenaga fungsional di Badan Litbang Pertanian atau tidak. Dimana salah satu tujuan dari Bagian Kepegawaian Badan Litbang Pertanian adalah mewujudkan sumberdaya manusia (SDM)
Badan
Litbang
Pertanian
yang
professional.
Hasil
kuesioner
memperlihatkan bahwa 97,56% dari responden menyatakan Simpeg online dapat memberikan gambaran tentang kualitas tenaga fungsional di Badan Litbang Pertanian. Artinya sistem ini dapat mengetahui kualitas SDM terutama tenaga fungsional di Badan Litbang Pertanian. Hal ini disebabkan dengan menggunakan Simpeg online ini maka dapat diketahui rata-rata jangka waktu kenaikan pangkat dan golongan tenaga fungsional di Badan Litbang Pertanian. Dengan mengetahui rata-rata jangka waktu kenaikan pangkat dan golongan maka dapat diketahui juga tenaga fungsional yang produktif dan tidak produktif. Pengukuran kehandalan rancangan sistem yang terakhir adalah dengan menggunakan kriteria scalable. Artinya bahwa suatu rancangan sistem harus dapat beroperasi secara efektif baik di tingkat Badan Litbang Pertanian, unit kerja, maupun di tingkat UPT. Dalam Tabel 23 pertanyaan nomor 10, semua responden (97,56%) menyatakan bahwa Simpeg online ini dapat diaplikasikan di unit kerja dan UPT lingkup Badan Litbang Pertanian secara efektif. Hal ini dikarenakan selama ini dalam mengusulkan proses administrasi kepegawaian pengguna tidak diketahui secara transparan sehingga setelah mengusulkan proses administrasi kepegawaian, pengguna hanya menunggu proses selesai yang memakan waktu cukup lama. Namun dengan adanya Simpeg online, semua proses usulan administrasi kepegawaian dapat diketahui secara transparan oleh pengguna sehingga pengguna dapat memperkirakan selesainya proses usulan administrasi kepegawaian dimaksud.
148
149 V SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan SIMPEG online telah dirancang dan dibangun berbasis teknologi web. Perancangan arsitektur SIMPEG online secara bertahap dan terstruktur dapat dilakukan dengan menggunakan metode TOGAF. Rancangan SIMPEG online tersebut telah menghasilkan cetak biru (blue print) berbasis web. Blue print SIMPEG online tersebut telah diimplementasikan dengan metode pengembangan prototipe. Prototipe SIMPEG online juga telah diuji dan menghasilkan semua fungsi dapat berjalan dengan baik. SIMPEG online ini menyimpan data proses usulan administrasi kepegawaian (kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar) beserta kelengkapan berkas proses tersebut. Oleh sebab itu dapat diketahui secara transparan status keberadaan kelengkapan berkas, kekurangan kelengkapan berkas, dan kecepatan proses usulan administrasi kepegawaian. Dengan SIMPEG online ini, dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian di Badan Litbang Pertanian. Pada proses usulan kenaikan pangkat, pembebasan sementara fungsional, dan aktif bekerja kembali ternyata dapat mempercepat 66,67% layanan informasi kepegawaian. Sedangkan pada proses usulan tugas belajar layanan informasi kepegawaian dapat dipercepat menjadi 50%. Proses usulan kenaikan pangkat fungsional dapat dipercepat dari 11 – 12 bulan menjadi 3 – 4 bulan, proses usulan pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali yang sebelumnya membutuhkan waktu 5 – 6 bulan dapat dipercepat menjadi 2 bulan, dan untuk proses usulan tugas belajar dari 3 – 4 bulan dapat dipercepat menjadi 2 bulan. Secara umum evaluasi yang dilakukan terhadap analisis dan perancangan arsitektur sistem dengan metode TOGAF dapat diandalkan dan sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dengan membagikan kuesioner ke responden, ternyata SIMPEG online ini sudah memenuhi kriteria reasoned, cohesive, adaptable, technology independent, domain neutral, dan scalable. Namun hanya satu kriteria yang tidak terpenuhi pada SIMPEG online yaitu kriteria vendor
150 independent, artinya SIMPEG online ini dalam pengembangan selanjutnya masih tergantung pada pengembang sistem (vendor). 5.2 Saran Penelitian ini baru dilaksanakan satu tahun, oleh karena itu hasil yang diperoleh
belum dapat diterapkan atau dimanfaatkan secara langsung oleh
pengguna. Namun hasil yang diperoleh dari tahun satu justru memotivasi peneliti untuk bisa terus melanjutkan penelitian ini. Mengingat kegiatan penelitian ini dibatasi hanya sampai tingkat Badan Litbang Pertanian, maka perlu dilakukan penelitian lanjutan sampai ke tingkat Biro Organisasi dan Kepegawaian Kementerian Pertanian, Badan Kepegawaian Negara, dan Sekretariat Negara agar semua proses usulan kepegawaian berjalan lebih transparan. Pengembangan Simpeg online ini masih dalam bentuk prototipe, sehingga perlu dilakukan penyempurnaan sistem. Penyempurnaan sistem ini dapat dilakukan dengan mewujudkan aplikasi Simpeg online secara menyeluruh. Kemudian setelah menjadi suatu aplikasi yang utuh maka agar pengguna dapat memanfaatkan aplikasi dimaksud perlu dilakukan sosialisasi ke seluruh pengguna di Badan Litbang Pertanian.
151
DAFTAR PUSTAKA [Badan Litbang Pertanian] Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. 2007. Petunjuk Pelaksanaan Program Tugas Belajar Jangka Panjang Lingkup Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. Jakarta: Badan Litbang Pertanian. [Badan Litbang Pertanian] Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. 2009. Statistik Badan Litbang Pertanian 2009: sumberdaya, program dan hasil penelitian. Jakarta: Badan Litbang Pertanian. [Badan Litbang Pertanian] Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. 2010. Rencana Strategis Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian 2010-2014. Jakarta: Badan Litbang Pertanian. Bank Dunia. 2009. E-Government: a definition of e-Government. http:// web. worldbank.org/WBSITE/EXTERNAL/TOPICS/EXTINFORMATIONANDC OMMUNICATIONANDTECHNOLOGIES/EXTEGOVERNMENT/0,,conten tMDK:20507153~menuPK:702592~pagePK:148956~piPK:216618~theSitePK :702586,00.html [25 Desember 2009]. [BPS] Badan Pusat Statistik. 2004. Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Fungsional Penjejangan Pranata Komputer. Jakarta: BPS. [CIO Council] Chief Information Officer Council. 2001. A Practical Guide to Federal Enterprise Architechture version 1.0. Boston: Springfield. [Depkominfo] Departemen Komunikasi dan Informatika. 2004. Blue Print Sistem Aplikasi e-Government. Jakarta: Depkominfo. Dharwiyanti S, Wahono RS. 2003. Pengantar Unified Modeling Language (UML). Jakarta: IlmuKomputer.com. Handoko TH. 2000. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Yogyakarta: BPFE. Hendriana N. 2004. Pemberdayaan Jaringan IAARD untuk Mendukung Manajemen Pengetahuan di Badan Litbang Pertanian [Tesis]. Jakarta: Universitas Indonesia Hilliard R. 2000. Recommended Practice for Architectural Description of Software-Intensive System. IEEE Std 1471. [IFEAD] Institute For Enterprise Architecture Developments. 2005. Trends in Enterprise Architecture 2005: how are organizations progressing. Netherland: IFEAD. Irianto Y. 2001. Tema-tema Pokok Manajemen Sumberdaya Manusia. Surabaya: Insan Cendekia. Jeong KY, Wu L, Hong JD. 2009. IDEF method-based simulation model design and development. Journal of Industrial Engineering and Management 2(2):337-359. Kim YG, Everest GC. 1994. Building an IS architecture: Collective wisdom from the field. Information & Management 26:1-11. Kozina M. 2006. Evaluation of ARIS and Zachman Frameworks as Enterprise Architectures. Journal of Information and Organizational Science 30:115-136. Lankhorst M, Drunen Hans van. 2007. Enterprise Architecture Development and Modelling: combining TOGAF and archimate. www.via-nova-architectuea.org [Januari 2010].
152 [LNRI] Lembaga Negara Republik Indonesia. 2000. Peraturan Pemerintah Republik Indonesi Nomor 1000 Tahun 2000 Tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Struktural. Jakarta: LNRI Marimin, Tanjung H, Prabowo H. 2006. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Grasindo. McLeod RJ, Schell G. 2007. Management Information System. Ed ke-10. New Jersey: Pearson Prentice Hall. [Menkominfo] Kementrian Komunikasi dan Informasi. 2003. Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government (Inpres No. 3 Tahun 2003): panduan penyusunan rencana induk pengembangan e-Government lembaga, versi 1.0. Jakarta : Menkominfo. Mutyarini K, Sembiring J. 2006. Arsitektur Sistem Informasi untuk Institusi Perguruan Tinggi di Indonesia. Di dalam: Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia; Bandung, 3-4 Mei 2006. Bandung: ITB. Hlm 102-107. Nurokhim, Rohmah RN. 2002. Case Tool Pengembangan Perangkat Lunak Berorientasi-objek menggunakan Unified Modeling Language (UML). Jurnal Teknik Elektro Emitor 2:39-42 Owen M, Raj J. 2003. BPMN and Business Process Management: introduction to the new business process modeling standard. Popkin Software. Priantoto W. 2008. Perencanaan Arsitektur Enterprise untuk Pengembangan eGovernment pada Pemerintah Kabupaten Barito Utara. Studi Kasus :Pelayanan Perizinan [Tesis]. Bogor : Pascasarjana IPB. Priyono, Harun AA. 2003. Perancangan Sistem Informasi Jabatan Fungsional Badan Litbang Pertanian. Jurnal Informatika Pertanian 12:31-44. Quatrani T. 1999. Visual Modeling with Rational Rose 2000 and UML. Ed ke-2. Canada: Addison Wesley Longman. Rita E, Carlo N, Mohammed AH, Abd Majid MZ. 2010. Pembangunan Budaya Mutu dengan Model IDEF0. http://www.fab.utm.my/download/ ConferenceSemiar/ICCI2006S1PP11.pdf [4 Maret 2010]. Rosmala D, Falahah. 2007. Pemodelan Proses Bisnis B2B dengan BPMN (Studi Kasus Pengadaan Barang pada Divisi Logistik). Di dalam: Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi; Yogyakarta, 16 Juni 2007. Rumapea SA, Surendro K. 2007. Perencanaan Arsitektur Enterprise Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (Usulan : Dinas Perijinan). Di dalam: Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi; Yogyakarta, 16 Juni 2007. Satzinger J, Jackson R, Burd S. 2007. System Analysis And Design in a Changing World. Ed ke-4. Canada: Thomson Course Technology, Massachusetts. [Sekretariat Badan Litbang Pertanian] Sekretariat Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. 2007. Pedoman Ringkas Administrasi Jabatan Fungsional Peneliti Badan Litbang Pertanian. Jakarta: Sekretariat Badan Litbang Pertanian. [Sekretariat Badan Litbang Pertanian] Sekretariat Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. 2010. Proposal Kegiatan SIMPEG Tahun 2010. Jakarta: Sekretariat Badan Litbang Pertanian. Setiawan EB. 2009a. Pemilihan EA Framework. Di dalam: Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi; Yogyakarta, 20 Juni 2009. Hlm 114-118.
153 Setiawan EB. 2009b. Perancangan Strategis Sistem Informasi IT TELKOM untuk menuju World Class University. Di dalam: Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi; Yogyakarta, 20 Juni 2009. Hlm 97-101. Setiyadi MWR. 2001. Faktor Sukses Implementasi e-Government. Country Advocate GIPI-IMLPC. Surendro K. 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Bandung: Informatika. Suyanto AH. 2005. Review Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak. http:// www.asep-hs.web.ugm.ac.id/Artikel/RPL/RPL.pdf [25 Desember 2009]. Syaiful, Permadi D. 2005. Aplikasi IDEF0 dan IDEF3 dalam Memperbaiki Proses Bisnis dan Sistem Informasi dalam Penanganan Order dan Supplier (Studi Kasus PT. STU). Jurnal Information Technology 4:37-41. Ugavina N. 2009. MDG Technology for TOGAF User Guide. Creswick, Victoria: Sparx System. Wijaya SW, Wibowo A, Rumapea SA. 2009. Pemodelan Proses Bisnis Perusahaan Distribusi dengan Menggunakan Business Process Modeling Notation Version 1.0 (studi kasus PT XYZ) http://www.usd.ac.id/06/ publ_dosen/wisnu_ti/pemodelan.pdf [30 Desember 2009] Wiryana IM. 2009. Internetworking sebagai suatu Infrastruktur Pembangun Information Superhighway. http://nakula.rvs.uni-bielefeld.de/~made/old_stuff/ art_int/ [25 Desember 2009]. Zachman JA. 1996. The Framework for Enterprise Architecture: background, description, and utility. Canada: Zachman International, Inc. Zachman JA. 1997. Enterprise Architecture: the issue of the century, database programming and design. Canada: Zachman International, Inc. Zachman JA. 2009. The Zachman Framework: the official concise definition. http://www.zachmaninternational.com/index.php/the-zachman -framework [22 Desember 2009].
154
LAMPIRAN
155
156
157 Lampiran 1 Nama singkatan dan kepanjangan unit kerja lingkup Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian No.
Nama Singkatan Unit
Nama Kepanjangan Unit Kerja
Kerja 1.
Sekretariat Badan
:
Sekretariat Badan Penelitian Pengembangan Pertanian
2.
Puslitbangtan
:
Pusat Penelitian Tanaman Pangan
3.
BB Padi
:
Balai Besar Penelitian Tanaman Padi
4.
Balitkabi
:
Balai Penelitian Tanaman Kacang-kacangan dan Umbi-umbian
5.
Balit Sereal
:
Balai Penelitian Tanaman Serealia
6.
Lolit Tungro
:
Loka Penelitian Penyakit Tungro
7.
Puslitbanghorti
:
Pusat Penelitian dan Tanaman Hortikultura
8.
Balitsa
:
Balai Penelitian Tanaman Sayuran
9.
Balitbu Tropika
:
Balai Penelitian Tanaman Buah Tropika
10.
Balithi
:
Balai Penelitian Tanaman Hias
11.
Balit Jestro
:
Balai Penelitian Tanaman Jeruk dan Buah Subtropika
12.
Puslitbangbun
:
Pusat Penelitian dan Tanaman Perkebunan
13.
Balittro
:
Balai Penelitian Tanaman Obat dan Aromatik
14.
Balittas
:
Balai Penelitian Tanaman Tembakau dan Serat
15.
Balitka
:
Balai Penelitian Tanaman Kelapa dan Palma Lain
16.
Balittri
:
Balai Penelitian Tanaman Rempah dan Aneka Tanaman Industri
17.
Puslitbangnak
:
Pusat Penelitian Peternakan
18.
Bbalitvet
:
Balai Besar Penelitian Veteriner
19.
Balitnak
:
Balai Penelitian Ternak
20.
Lolit Sapi
:
Loka Penelitian Sapi Potong
21.
Lolit Kambing
:
Loka Penelitian Kambing Potong
22.
BBSDL
:
Balai Besar Penelitian dan Pengembangan
dan
dan
dan
Pengembangan
Pengembangan
Pengembangan
Pengembangan
158 No.
Nama Singkatan Unit
Nama Kepanjangan Unit Kerja
Kerja Sumberdaya Lahan Pertanian 23.
Balittra
:
Balai Penelitian Pertanian Lahan Rawa
24.
Balittanah
:
Balai Penelitian Tanah
25.
Balitklimat
:
Balai Penelitian Agroklimat dan Hidrologi
26.
Balingtan
:
Balai Penelitian Lingkungan Pertanian
27.
BB Pengkajian
:
Balai Besar Pengkajian dan Pengembangan Teknologi Pertanian
28.
BPTP
:
Balai Pengkajian Teknologi Pertanian
29.
BBP Mektan
:
Balai Besar Pertanian
30.
BB Biogen
:
Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Bioteknologi dan Sumberdaya Genetik Pertanian
31.
BB Pascapanen
:
Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pasca Panen Pertanian
32.
PSEKP
:
33.
PUSTAKA
:
Pusat Analisis Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian
34.
LRPI
:
Lembaga Riset Perkebunan Indonesia
35.
Puslit Karet
:
Pusat Penelitian Karet
36.
Puslit Kopi dan Kakao
:
Pusat Penelitian Kopi dan Kakao
37.
Puslit Teh dan Kina
:
Pusat Penelitian Teh dan Kina
38.
Puslit Gula
:
Pusat Penelitian Gula
39.
Puslit Kelapa Sawit
:
Pusat Penelitian Kelapa Sawit
40.
Balai PATP
:
Balai Pengelola Alih Teknologi
Pengembangan
Mekanisasi
159 Lampiran 2 Hasil observasi dan wawancara dengan responden (2 narasumber, pejabat, dan pegawai terkait) No 1.
2.
Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi Dr. Haryono, M.Sc. 16 Juni Sekretaris Badan Litbang Jakarta (narasumber 1) 2010 Pertanian Hasil Wawancara : • SIMPEG yang ada saat ini belum berjalan dengan baik karena ada dua faktor yang mempengaruhi yaitu : Faktor eksternal Pengembang SIMPEG (Pusdatin Deptan tidak memahami betul sistem informasi yang ada di Badan Litbang Pertanian. Faktor internal Badan Litbang Pertanian sebagai user tidak mempunyai waktu banyak untuk memberikan input ke pihak pengembang. • Agar SIMPEG di Badan Litbang Pertanian berjalan dengan baik, maka harus ada kebijakan dari Deptan untuk memberi kewenangan penuh ke Badan Litbang Pertanian dalam mengembangkan sistem informasi sendiri. • Dalam mengembangkan sistem harus mengikuti apa yang diinginkan oleh pengguna. Tidak dikembangkan oleh keinginan pengembang seendiri • Salah satu tehnik dalam pengembangan sistem yaitu dengan System Development Life Cycle (SDLC) • Salah satu point dalam good governance adalah paperless, namun untuk penerapan di instansi pemerintah (PNS) belum dapat diterapkan karena struktur organisasi yang berhierarki dan birokrasi yang panjang akan menyulitkan implementasi paperless. Yang perlu diperhatikan dalam pengembangkan sistem adalah dalam melakukan penentuan data dan analisis data serta sistem yang dibutuhkan oleh pengguna. Drs. Djoko Purnomo, MPS. 18 Juni Kepala Bagian Jakarta (narasumber 2) 2010 Kepegawaian Hasil Wawancara : • Dalam menganalisis data dan sistem, harus melihat output dan input apa yang diinginkan oleh pengguna • Seharusnya pengembangan sistem lebih diarahkan terhadap pelayanan prima terutama bagi peneliti yang menjadi core dari Badan Litbang Pertanian. • Sistem yang akan dikembangkan diharapkan dapat membuat output yang lebih informatif dan dapat disajikan dalam bentuk softcopy (excel atau word) • Diharapkan sistem yang akan dikembangkan dapat lebih realtime atau uptodate, lebih memudahkan UPT dan Unit Kerja (UK) untuk dapat memperbaiki data, dan akan lebih efektif dan efisien. • Permasalah yang dihadapi adalah : Dalam SIMPEG yang berjalan saat ini output tidak dapat dalam bentuk softcopy (excel atau word) sehingga apabila pimpinan meminta softcopy laporan SIMPEG tidak dapat terpenuhi. Selain itu adanya pemutakhiran data yang tidak maksimal. Sering terjadi pegawai yang sudah pensiun/meninggal namun datanya belum diperbaiki, karena menunggu proses SK pensiun/meninggal selesai. Kebijakan dalam entri data tergantung pada selesainya SK. Jika naik pangkat periode April, data belum dapat dientri sebelum SK selesai. Sedangkan proses
160 No 3.
4.
5.
Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi SK sampai selesai memakan waktu cukup lama. Ir. Hardono, M.Sc. 28 April Kepala Bagian Tata Usaha Bogor 2010 Puslitbang Tanaman Pangan Hasil Wawancara : • SIMPEG sangat diperlukan karena data SIMPEG digunakan untuk menyusun renstra, laporan tahunan, dan melihat status SDM saat ini, yang lalu dan yang akan datang • Proses usulan dan pengiriman berkas administrasi kepegawaian dilakukan secara berjenjang oleh UPT yang kemudian disampaikan ke UK dan diteruskan ke Badan Litbang Pertanian. Waktu yang diperlukan dalam proses ini rata-rata memakan waktu 2 – 3 bulan • Pengembangan SIMPEG ke arah web (online) sangat baik dan diperlukan, namun harus memperhatikan keamanan data SIMPEG. • Proses pengiriman surat dan berkas secara elektronik (paperless) sudah pernah mendengar, namun belum dilaksanakan. Hal ini disebabkan masih banyak pegawai yang belum menguasai teknologi informasi. Jika paperless ini ingin tercapai maka harus ada suatu pemaksaan terhadap semua instansi di Badan Litbang Pertanian. • Kebutuhan data pegawai dalam SIMPEG harus cash and carry artinya jika user memerlukan suatu informasi, maka SIMPEG harus dapat memenuhinya pada saat itu dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Ir. Etty Herawati, MS. 27 April Kepala Bagian Tata Usaha Bogor 2010 Puslitbang Perkebunan Hasil Wawancara : • SIMPEG masih dibutuhkan karena SIMPEG digunakan untuk memudahkan dalam menentukan kebijakan • Proses usulan administrasi kepegawaian secara umum dilakukan berjenjang dari UPT ke UK yang kemudian disampaikan ke Badan Litbang Pertanian. Namun untuk usulan KP fungsional, pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali yang melakukan pengusulannya adalah pejabat fungsional yang bersangkutan karena mereka yang mengetahui kapan bisa naik pangkat dengan melihat nilai angka kreditnya. Begitu juga dalam menyiapkan berkas usulan sebagian dilakukan oleh pejabat fungsional yang bersangkutan. • Waktu yang diperlukan dalam proses usulan administrasi kepegawaian rata-rata 1 bulan • Pengembangan SIMPEG online berbasis web sangat bagus, namun perlu didukung dengan tenaga yang handal. Selain itu dengan adanya sistem online ini perlu diperhatikan hierarki organisasi di Badan Litbang Pertanian jangan sampai menghilangkan salah satu fungsi organisasi. Drs. Anang Sumarna 19 Mei Kepala Sub Bagian Bogor 2010 Kepegawaian & Rumah Tangga Puslitbang Perkebunan Hasil Wawancara : • Pengusulan KP, pembebasan sementara fungsional, aktif bekerja kembali dilakukan dari pengelola kepegawaian menginformasikan ke pejabat fungsional. Kemudian pejabat fungsional melengkapi sebagian berkas usulan yang belum ada di pengelola kepegawaian.
161 No
6.
7.
Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi • Proses pembebasan sementara untuk semua fungsional mempunyai aturan yang sama yaitu 5 + 1, artinya jika sudah 5 tahun terhitung dari SK jabatan terakhir tidak dapat memenuhi angka kredit maka sudah dapat dibebaskan jabatan fungsionalnya. Kemudian diberi kesempatan 1 tahun untuk memenuhi angka kredit, jika tidak dapat memenuhinya maka diberhentikan dari jabatan fungsional. • Proses pembuatan SK fungsional untuk Peneliti Muda ke bawah hanya sampai ke Biro Organisasi & Kepegawaian Deptan, sedangkan untuk Peneliti Madya ke atas prosesnya sampai ke BKN • Proses monitoring berkas usulan administrasi kepegawaian secara online diperlukan, karena selama ini dilakukan secara manual yaitu melalui telpon dan mendatangi langsung instansi terkait. • Proses usulan administrasi kepegawaian dari UPT ke UK memakan waktu 3 minggu. • Komputer yang tersedia di kepegawaian 4 unit komputer pentium 4 dan 1 laptop. Dari 4 komputer, 1 komputer khusus buat SIMPEG. Kemudian di kepegawaian sudah terhubung internet dimana selama ini informasi kepegawaian sudah diupload ke internet dengan menggunakan Excel. Nurul Ilman, SE. 20 Mei Kepala Sub Bagian Bogor Kepegawaian & Rumah 2010 Tangga Puslitbang Peternakan Hasil Wawancara : • Proses monitoring yang dilakukan saat ini secara manual yaitu dengan mendatangi langsung ke instanisi terkait dan telepon. Namun untuk mendata usulan administrasi kepegawaian sudah dilakukan dengan aplikasi yang dibuat sendiri dengan menggunakan Microsoft Access. • Proses pengusulan administrasi kepegawaian dilakukan oleh UPT yang selanjutnya disampaikan ke UK dan diteruskan ke Badan Litbang Pertanian. • Untuk mengetahui pejabat fungsional akan naik pangkat dapat dilihat dari penilaian angka kredit (PAK) terakhir. • Pengembangan SIMPEG dengan dilakukannya proses usulan dan monitoring administrasi kepegawaian secara online sangat bagus dan mendukung, karena akan membantu pengelola kepegawaian dan pegawai untuk mengetahui status berkas usulan sudah sampai dimana. Oleh sebab itu dapat dianalisa rata-rata penyelesaian SK dan di tingkat mana yang prosesnya lama. Namun demikian perlu dipertimbangkan aspek fungsionalitas dari UK (eselon II) karena bisa jadi berkas dari UPT langsung dikirim ke Badan Litbang Pertanian sehingga fungsi UK tidak ada lagi. • Sarana komputer sudah cukup memadai dengan 4 buah komputer. 3 diantaranya jenis pentium 4 dan 1 pentium 3. selain itu di kepegawaian sudah terhubung dengan internet. Bekti Subagja, M.Si. 12 Mei Kepala Sub Bagian Bogor 2010 Kepegawaian & Rumah Tangga BBP2TP Hasil Wawancara : • SIMPEG sangat penting karena dapat mengeluarkan laporan-laporan yang diinginkan oleh pengguna • Kondisi SIMPEG sekarang belum optimal karena masih banyak kebutuhan
162 No
8.
Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi pengguna yang belum terpenuhi. • SIMPEG belum dapat mengakomodir kebutuhan data dan informasi secara online. Oleh sebab itu Badan Litbang harus menganggap hal itu adalah penting. • Kebijakan paperless sudah dimulai secara bertahap dengan menggunakan email dan fax. Untuk meningkatkan penggunakan paperless ini harus ada pengarahan secara hierarki dari Badan Litbang sampai ke UPT. • SIMPEG online sangat penting dan perlu karena akan memudahkan dan mempercepat pengguna dalam pengiriman surat serta berkas usulan. Disamping itu juga akan lebih hemat/ekonomis. Oleh sebab itu harus ada implementasinya (tidak hanya wacana) • Proses usulan dan kelengkapan berkas administrasi kepegawaian dari UPT ke UK memakan waktu 2 – 3 minggu. Sedangkan pengiriman usulan dan berkas dari UK ke Badan Litbang memakan waktu 3 hari – 1 minggu. Namun secara keseluruhan proses usulan administrasi kepegawaian (KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar) sampai selesai memakan waktu 2 – 3 bulan. • Untuk kelancaran proses kepegawaian perlu adanya komitmen dari pihak manajemen tingkat atas sampai yang terendah untuk tidak memandang sebelah mata terhadap proses administrasi kepegawaian. Selain itu juga harus ada persamaan persepsi antara pihak manajemen dengan tingkat operasional. • Dalam pengiriman berkas secara online perlu diperhatikan keabsahan berkas karena selama ini berkas harus ada legalisasinya dengan tanda tangan dan stempel kepala instansi. Oleh sebab itu saat ini masih diperlukan fisik berkas secara manual disamping dilakukan secara elektronik. Agussalim Simanjuntak, SPt. 30 April Kepala Sub Bagian Tata Riau 2010 Usaha BPTP Riau Hasil Wawancara : • SIMPEG sangat penting dan sudah cukup bagus, namun masih banyak yang harus disempurnakan. Karena keluaran yang ada tidak semua sesuai dengan kebutuhan pengguna sehingga jika ada permintaan data yang tidak terdapat dalam SIMPEG harus dilakukan dengan manual. • Proses usulan administrasi kepegawaian dilakukan oleh pengelola kepegawaian UPT. Pengelola kepegawaian memberikan informasi ke yang bersangkutan untuk proses administrasinya. Kemudian pengelola kepegawaian UPT dan yang bersangkutan saling melengkapi berkas usulan. Berkas yang belum ada di pengelola kepegawaian dilengkapi oleh yang bersangkutan. • Proses untuk usulan dan melengkapi berkas memakan waktu 2 minggu yang kemudian dikirim melalui jasa pengiriman atau jika mendesak langsung diantar ke UK (eselon II). • Secara keseluruhan proses usulan administrasi kepegawaian sampai selesai memakan waktu 2 – 4 bulan. • Kebijakan paperless belum ada, namun fasilitas yang mendukung sudah cukup tersedia seperti komputer, jaringan, scanner, dan internet sudah ada. • Selama ini proses monitoring usulan administrasi kepegawaian dilakukan secara manual dengan menggunakan telepon atau mendatangi langsung instansi yang terkait. Sehingga untuk mempermudah pengelola kepegawaian perlu adanya sistem yang dapat memonitor usulan administrasi secara otomatis yaitu dengan sistem online berbasis web. • Proses usulan dan pengiriman berkas secara online sangat baik dan mendukung kegiatan tersebut. Namun perlu diperhatikan juga keamanan datanya karena
163 No
Nama Responden Tgl. Jabatan Lokasi data pegawai ada yang bersifat rahasia. Selain itu juga akan lebih ekonomis, tidak mengeluarkan biaya pengiriman, transportasi, dsb. Kemudian karena sampai saat ini proses kelengkapan berkas masih menggunakan sistem legalisasi dari pimpinan instansi, apakah sistem online ini akan melegalkan semua berkas?maka perlu dipertimbangkan juga legalitasnya. Sehingga jika perlu proses usulan dan kelengkapan berkas secara fisik atau manual tetap dilakukan disamping proses secara online dan elektronik.
164 Lampiran 3 Kuesioner tahap I dalam rangka pengumpulan data (baseline tahap I)
KUESIONER RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DENGAN METODE TOGAF UNTUK MEMPERCEPAT 30 % LAYANAN INFORMASI KEPEGAWAIAN
Nama Instansi
:
Tanggal
:
Jabatan
:
165 Latar Belakang Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Litbang Pertanian telah dilakukan beberapa dekade. Tujuan SIMPEG tersebut adalah untuk mempermudah dan mempercepat dalam menentukan kebijakan manajerial kepegawaian. Namun dalam kenyataannya keterlambatan dan lamanya proses administrasi pegawai masih sering terjadi. Oleh sebab itu perlu adanya SIMPEG yang dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian, yaitu dengan mengembangkan SIMPEG online berbasis web. Penelitian ini dilakukan untuk menyelesaikan studi pascasarjana (S2) Program Studi Ilmu Komputer di Institut Pertanian Bogor (IPB). Hasil penelitian ini akan digunakan sebagai karya ilmiah (tesis) penulis untuk menyelesaikan studi di IPB. Pada penelitian ini akan difokuskan pada proses Kenaikan Pangkat (KP) pilihan (pejabat fungsional), pembebasan sementara, aktif bekerja kembali (ABK) dan proses usulan tugas belajar. Kuesioner ini disusun sebagai salah satu metodologi yang digunakan oleh penulis dalam melakukan rancang bangun sistem informasi manajemen kepegawaian Badan Litbang Pertanian dengan metode the open groups architecture framework (TOGAF) untuk mempercepat 30 % layanan informasi kepegawaian. Kuesioner ini juga untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan proses bisnis KP pilihan, pembebasan sementara, ABK, dan usulan tugas belajar. Selain itu juga untuk mengetahui sistem informasi yang berkaitan dengan proses bisnis, dan teknologi informasi yang tersedia.
Petunjuk Pengisian Pengisian kuesioner dilakukan dengan memberikan tanda contreng ( √ ) pada tempat yang telah disediakan.
Kuesioner I. Arsitektur Proses Bisnis 1. Dalam memproses usulan Kenaikan Pangkat (KP) pilihan, apakah menunggu permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Belum pernah memproses usulan KP 2. Dalam memproses usulan pembebasan sementara fungsional, apakah menunggu permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Belum pernah memproses usulan Pembebasan Sementara 3. Dalam memproses usulan aktif bekerja kembali (ABK), apakah menunggu permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Belum pernah memproses usulan ABK 4. Dalam memproses usulan Tugas Belajar, apakah menunggu permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Belum pernah memproses usulan Tugas Belajar
166 Jika jawaban no 1, 2, 3, atau 4 Tidak atau belum pernah memproses , lanjutkan ke pertanyaan nomor 8. 5. Jika jawaban no. 1 Ya, bagaimana proses selanjutnya? (sejak menerima surat permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Langsung membuat surat usulan dari instansi Bapak/Ibu Melanjutkan dan memberikan informasi tersebut ke UPT/pegawai yang bersangkutan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 6. Jika jawaban no. 2 dan 3 Ya, bagaimana proses selanjutnya? (sejak menerima surat permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Langsung membuat surat usulan dari instansi Bapak/Ibu Melanjutkan dan memberikan informasi tersebut ke UPT/pegawai yang bersangkutan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 7. Jika jawaban no. 4 Ya, bagaimana proses selanjutnya? (sejak menerima surat permintaan usulan dari unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Langsung membuat surat usulan dari instansi Bapak/Ibu Melanjutkan dan memberikan informasi tersebut ke UPT/pegawai Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 8. Dalam mengusulkan KP pilihan/fungsional siapa yang mengusulkan proses tersebut? Pejabat fungsional yang bersangkutan Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 9. Jika yang mengusulkan dari instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian), bagaimana pengelola kepegawaian dapat mengetahui bahwa yang bersangkutan (pejabat fungsional) akan naik pangkat? Dilihat dari Penilaian Angka Kredit (PAK) terakhir Dilihat dari penetapan SK KP terakhir Lainnya, jelaskan………………………………………………………………………………. 10. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) menyiapkan kelengkapan berkas usulan KP fungsional? 1 – 7 hari 7 – 15 hari 16 – 30 hari Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 11. Dalam mengusulkan pembebasan sementara, siapa yang mengusulkan proses tersebut? Pejabat fungsional yang bersangkutan Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 12. Bagaimana Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat mengetahui bahwa yang bersangkutan akan dibebaskan sementara?
167 Dilihat secara otomatis dari aplikasi SIMPEG Dilihat dari PAK terakhir secara manual Lainnya, sebutkan……………………………………………………………………….. 13. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat menyiapkan berkas usulan pembebasan sementara? 1 – 5 hari 5 – 10 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 14. Dalam mengusulkan aktif bekerja kembali, siapa yang mengusulkan proses tersebut? Pegawai yang bersangkutan Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya. Sebutkan ……………………………………………………………… 15. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat menyiapkan berkas usulan aktif bekerja kembali? 1 – 3 hari 3 – 7 hari 7 – 15 hari Lainnya. Sebutkan …………………………………………………………… 16. Berapa lama keseluruhan proses usulan KP dilakukan (sejak diusulkan sampai instansi Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) KP)? 1 – 7 hari 7 – 15 hari 1 bulan Lainnya. Sebutkan ……………………………………………………………… 17. Dalam mengusulkan tugas belajar siapa yang mengusulkan proses tersebut? Pegawai sendiri (Bapak/Ibu yang bersangkutan) Instansi Bapak/Ibu Lainnya, sebutkan …………………………………………………………… 18. Bagaimana instansi Bapak/Ibu mengusulkan pegawai yang akan tugas belajar? Sesuai dengan persyaratan yang berlaku Berdasarkan urutan pegawai yang tertua terlebih dahulu Sesuai dengan keinginan pimpinan Lainnya, jelaskan………………………………………………………………………….. 19. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat melengkapi berkas usulan tugas belajar? 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………
168 20. Secara keseluruhan, berapa lama proses usulan tugas belajar dilakukan (sejak diusulkan sampai instansi Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) tugas belajar )? 1 – 7 hari 7 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 21. Kepada siapa proses-proses usulan tersebut (KP, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar) disampaikan? Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 22. Setelah melengkapi berkas usulan-usulan tersebut, siapa yang mengirim berkas tersebut lebih lanjut? Pejabat fungsional/pegawai yang bersangkutan Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan …………………………………………………………… 23. Melalui apa berkas usulan tersebut dikirim? Jasa pengiriman Diantar langsung oleh pegawai yang bersangkutan Diantar sendiri oleh instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 24. Berapa lama berkas usulan tersebut sampai ke instansi yang meminta berkas usulan? 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan …………………………………………………………… 25. Apakah di instansi Bapak/Ibu melakukan verifikasi berkas usulan? Ya Tidak 26. Dalam proses-proses usulan tersebut, kemungkinan akan terjadi kekurangan berkas usulan. Siapa yang menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)? Pegawai yang bersangkutan Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 27. Melalui apa proses menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)? (jawaban boleh lebih dari 1) Surat Telepon & fax e-mail aplikasi SIMPEG Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 28. Kepada siapa kelengkapan kekurangan berkas tersebut dapat disampaikan?
169 Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 29. Berapa lama instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat melengkapi kekurangan berkas tersebut? 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 30. Berapa lama keseluruhan proses usulan pembebasan sementara dilakukan (sejak diusulkan sampai instansi Bapak/Ibu menerima SK)? 1 – 7 hari 7 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 31. Berapa lama keseluruhan proses usulan aktif bekerja kembali dilakukan (sejak diusulkan sampai instansi Bapak/Ibu menerima SK)? 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 32. Selama ini apakah instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) selalu mengikuti proses perkembangan status berkas usulan yang diusulkan oleh instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak 33. Jika Ya, bagaimana instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) dapat memonitor status berkas usulan tersebut? Secara manual (langsung menanyakan ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu). Langung mendatangi instansi-instansi yang terkait. Secara elektronik dengan menggunakan aplikasi atau software. Lainnya. Sebutkan ……………………………………………………………… 34. Jika Tidak, apa yang dilakukan instansi Bapak/Ibu? Menunggu hasil SK . Membiarkan saja proses tersebut berjalan sampai selesai. Lainnya. Sebutkan ………………………………………………………………
II. Arsitektur Sistem Informasi 1. Apakah Bapak/Ibu pernah melihat aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak 2. Apakah Bapak/Ibu pernah mengoperasikan aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak 3. Apakah di unit kerja Bapak/Ibu, sudah menerapkan SIMPEG Deptan?
170 Ya Tidak Jika jawaban no 1, 2, dan 3 Tidak, lanjutkan ke pertanyaan no. 5. 4. Jika jawaban no 1, 2, atau 3 Ya, bagaimana pendapat Bapak/Ibu tentang SIMPEG Deptan? Sangat baik dan sudah memenuhi kebutuhan yang diinginkan Cukup baik dan informasi yang diinginkan sudah terpenuhi Kurang baik dan kurang memenuhi kebutuhan pengguna Lainnya, jelaskan …………………………………………………………… 5. Dalam memenuhi kebutuhan manajemen yang berkaitan dengan SDM, apakah data yang digunakan selalu bersumber dari SIMPEG? Ya Tidak Tidak Tahu 6. Untuk mengolah data SDM yang dibutuhkan, apakah selalu menggunakan fasilitas SIMPEG? Ya Tidak Kombinasi Tidak Tahu Kalau Tidak, apa alasannya ………………………………………….…………… Kalau Kombinasi, jelaskan ……………………………………………………… 7. Data apa yang sering dibutuhkan oleh pimpinan dan stakeholder yang lain? Kenaikan Pangkat Pegawai Tenaga Fungsional Semua data yang ada di SIMPEG Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 8. Dalam proses KP pilihan (fungsional), data apa saja yang diperlukan? (jawaban boleh lebih dari 1) Data pegawai Data fungsional Data kepangkatan dan golongan Semua data yang terdapat dalam SIMPEG Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 9. Dalam proses pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali, data apa saja yang diperlukan? (jawaban boleh lebih dari 1) Data pegawai Data fungsional Data kepangkatan dan golongan Semua data yang terdapat dalam SIMPEG Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 10. Dalam proses tugas belajar, data apa saja yang diperlukan? (jawaban boleh lebih dari 1) Data pegawai Data fungsional Data kepangkatan dan golongan Semua data yang terdapat dalam SIMPEG Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
171 11. Apabila ada permintaan data pegawai, namun output data tersebut tidak terdapat dalam SIMPEG, apa yang Bapak/Ibu lakukan? Membuat secara manual dengan menggunakan Excel/Word Mencoba dengan aplikasi database dan pemrograman yang lain Tidak dibuat Lainnya,…………………………………………………………………. 12. Aplikasi SIMPEG yang ada saat ini, apakah sudah sesuai dengan keinginan dan kebutuhan Bapak/Ibu? (termasuk output/keluaran SIMPEG) Ya Tidak Kalau Tidak, apa alasannya ……………………………………………………… 13. Selain SIMPEG, apakah ada Sistem Informasi lain yang dikembangkan oleh instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Jika Tidak, langsung ke No. 15. Jika Ya, sebutkan nama dan keterkaitan dengan aplikasi yang ada: a. b. c. d. e. 14. Apabila pertanyaan no. 13, jawabannya Ya, bahasa pemrograman apa yang digunakan dalam mengembangkan aplikasi tersebut? MS Access Visual FoxPro Visual Basic PHP Java Lainnya. Sebutkan ………………………………………………………………. Jelaskan alasan pemilihan bahasa pemrograman tersebut ……………………………. 15. Model aplikasi SIMPEG apa yang dikehendaki oleh Bapak/Ibu saat ini? Online (web) Portable (Windows) / stand alone Lainnya, Sebutkan ………………………………………………………………... Jelaskan alasannya …………………………………………………………………….. 16. Untuk melihat siapa yang akan naik pangkat pilihan (fungsional), apakah ada output/keluaran dari SIMPEG yang dapat digunakan untuk proses KP pilihan secara otomatis? Ya Tidak 17. Jika jawaban no 16 Tidak, bagaimana cara mengusulkan KP pilihan (fungsional)? Instansi Bapak/Ibu mendata secara manual pejabat fungsional yang sudah memenuhi syarat KP. Yang bersangkutan melaporkan ke instansi untuk dapat diproses usul KP. Lainnya. Sebutkan ……………………………………………………………….
172 18. Dalam memilih pegawai yang akan tugas belajar, apakah sudah dilakukan melalui SIMPEG? Ya Tidak 19. Apakah di dalam SIMPEG saat ini tersedia fasilitas untuk mengetahui pegawai yang harus aktif bekerja kembali? Ya Tidak 20. Apakah di dalam SIMPEG saat ini tersedia fasilitas untuk mengetahui pegawai yang harus dibebaskan sementara? Ya Tidak 21. Apakah di dalam SIMPEG saat ini tersedia fasilitas untuk mengetahui proses monitoring status berkas usulan administrasi kepegawaian Bapak/Ibu? Ya Tidak 22. Jika Tidak, apakah perlu dikembangkan sistem informasi untuk memonitor berkas usulan administrasi kepegawaian? Ya Tidak Jika Ya, jelaskan alasannya …………………………………………………………… 23. Informasi apa yang Bapak/Ibu butuhkan dalam SIMPEG? (jawaban boleh lebih dari 1) Monitoring status berkas usulan Daftar Riwayat Hidup Profil pegawai Lainnya. Sebutkan ……………………………………………………………….. 24. Dalam proses administrasi di instansi Bapak/Ibu, apakah sudah ada kebijakan paperless (proses administrasi secara elektronik)? Ya Tidak Jika Tidak, langsung ke no. 26. 25. Jika Ya, apakah sudah dilaksanakan? Sudah Belum 26. Apakah perlu dilakukan proses pengiriman berkas secara elektronik? Ya Tidak Jelaskan alasannya …………………………………………………………………….
III. Arsitektur Teknologi 1. Dalam mengelola kepegawaian di intansi Bapak/Ibu, berapa jumlah perangkat komputer yang tersedia? 1 komputer 2 komputer 3 komputer Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………….. 2. Apakah ada komputer yang khusus digunakan untuk kegiatan SIMPEG? Ya Tidak 3. Apa spesifikasi komputer di pengelola kepegawaian instansi Bapak/Ibu?
173 Processor Pentium 3, memory 64 MB, hardisk 1 GB, monitor SVGA Processor Pentium 4, memory 256 MB, hardisk 40 GB, monitor SVGA Processor Core 2 Duo, memory 1 GB, hardisk 160 GB, monitor SVGA Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………….. 4. Apakah di instansi Bapak/Ibu tersedia akses internet? Ya Tidak 5. Jenis akses internet apa yang digunakan di instansi Bapak/Ibu? ADSL (Telkom) Dial up (Telkomnet instan) Langganan dengan ISP (Internet Service Provider) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 6. Akses internet di instansi Bapak/Ibu digunakan untuk apa saja (pilihan boleh lebih dari satu) E-mail Searching Browsing Sharing data dengan instansi lain Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 7. Apakah Bapak/Ibu mempunyai alamat e-mail? Ya Tidak Jika Ya, sebutkan alamat emailnya …………………………………………………… 8. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan e-mail? Setiap hari 2 X seminggu Jika ada keperluan saja Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 9. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan browsing internet? Setiap hari 2 X seminggu Jika ada keperluan saja Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 10. Browser apa yang sering digunakan? Internet Explorer Firefox Opera Chrome Lainnya, sebutkan …………………………………………………………… 11. Situs web yang paling sering diakses oleh Bapak/Ibu adalah Badan Litbang Pertanian Yahoo Google Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………
174 12. Dimana Bapak/Ibu dapat mengakses internet? Di ruangan sendiri Di perpustakaan Di lab komputer di ruangan lain, sebutkan ……………………………………………………… 13. Apakah di instansi Bapak/Ibu sudah tersedia jaringan komputer (LAN) Ya Tidak 14. Apakah di instansi Bapak/Ibu mengelola server? Ya Tidak Jika Ya, sebutkan …………………………………………………………………… 15. Untuk web dan email server, bagaimana pengelolaannya? Dikelola sendiri Hosting ISP. Sebutkan dimana ………………………………………………… Lainnya. Sebutkan dimana …………………………………………………… 16. Platform server yang digunakan adalah : Windows Linux (open source) Campuran Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………
-
TERIMA KASIH -
175
untuk Peneliti
KUESIONER RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DENGAN METODE TOGAF UNTUK MEMPERCEPAT 30 % LAYANAN INFORMASI KEPEGAWAIAN
Nama Instansi
:
Tanggal
:
Jabatan
:
176 Latar Belakang Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Litbang Pertanian telah dilakukan beberapa dekade. Tujuan SIMPEG tersebut adalah untuk mempermudah dan mempercepat dalam menentukan kebijakan manajerial kepegawaian. Namun dalam kenyataannya keterlambatan dan lamanya proses administrasi pegawai masih sering terjadi. Oleh sebab itu perlu adanya SIMPEG yang dapat mempercepat layanan informasi kepegawaian, yaitu dengan mengembangkan SIMPEG online berbasis web. Penelitian ini dilakukan untuk menyelesaikan studi pascasarjana (S2) program studi ilmu komputer di Institut Pertanian Bogor (IPB). Hasil penelitian ini akan digunakan sebagai karya ilmiah (tesis) penulis untuk menyelesaikan studi di IPB. Pada penelitian ini akan difokuskan pada proses Kenaikan Pangkat (KP) pilihan (pejabat fungsional), pembebasan sementara, aktif bekerja kembali (ABK) dan proses usulan tugas belajar. Kuesioner ini disusun sebagai salah satu metodologi yang digunakan oleh penulis dalam melakukan rancang bangun sistem informasi manajemen kepegawaian Badan Litbang Pertanian dengan metode the open groups architecture framework (TOGAF) untuk mempercepat 30 % layanan informasi kepegawaian. Kuesioner ini juga untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan proses bisnis KP pilihan, pembebasan sementara, ABK, dan usulan tugas belajar. Selain itu juga untuk mengetahui sistem informasi yang berkaitan dengan proses bisnis, dan teknologi informasi yang tersedia. Petunjuk Pengisian Pengisian kuesioner dilakukan dengan memberikan tanda contreng ( √ ) pada tempat yang telah disediakan. Kuesioner Arsitektur Proses Bisnis 1. Dalam proses usulan KP pilihan/fungsional, siapa yang menginformasikan ke Bapak/Ibu bahwa Bapak/Ibu akan naik pangkat? Bapak/Ibu sudah tahu dengan sendirinya Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 2. Dalam mengusulkan KP pilihan/fungsional siapa yang mengusulkan proses tersebut? Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 3. Apakah Bapak/Ibu mengetahui persyaratan untuk KP pilihan/fungsional? Ya Tidak 4. Persyaratan apa yang perlu disiapkan untuk proses KP pilihan/fungsional Bapak/Ibu? (jawaban boleh lebih dari 1) Salinan/foto copy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir Salinan/foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir
177 Foto copy sah daftar penilaian prestasi kerja/DP3 dalam 2 (dua) tahun terakhir Asli penetapan angka kredit (PAK) bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional Salinan/foto copy keputusan pengangkatan CPNS Daftar riwayat hidup Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………… 5. Untuk memenuhi beberapa persyaratan tersebut, siapa yang menyiapkan kelengkapan berkas usulan KP Bapak/Ibu? Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Sebagian dari Bapak/Ibu dan sebagian lagi dari instansi (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………… 6. Jika yang menyiapkan berkas dari Bapak/Ibu, berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan KP fungsional? (Jika yang menyiapkan berkas dari instansi, langsung ke pertanyaan no. 7) 1 – 5 hari 5 – 10 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 7. Apakah Bapak/Ibu pernah memproses pembebasan sementara? Ya Tidak Jika Tidak, langsung ke pertanyaan no 13. 8. Jika Ya, dalam mengusulkan pembebasan sementara, siapa yang mengusulkan proses tersebut? Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan …………………………………………………………… 9. Siapa yang menyiapkan kelengkapan berkas usulan pembebasan sementara Bapak/Ibu? Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Sebagian dari Bapak/Ibu dan sebagian lagi dari instansi (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 10. Jika yang menyiapkan berkas adalah Bapak/Ibu sendiri, berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan berkas tersebut? 1 – 5 hari 5 – 10 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 11. Dalam mengusulkan aktif bekerja kembali, siapa yang mengusulkan proses tersebut? Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 12. Berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan berkas usulan aktif bekerja kembali? 1 – 3 hari 3 – 7 hari 7 – 15 hari
178 Lainnya, sebutkan …………………………………………………………… 13. Sebagai pejabat fungsional, Bapak/Ibu harus mengetahui semua aturan yang terkait. Dalam usulan proses pembebasan sementara, persyaratan apa yang harus dipenuhi? (jawaban boleh lebih dari 1) Salinan/foto copy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir Salinan/foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir Salinan/foto copy sah penetapan angka kredit (PAK) bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional Salinan/foto copy surat yang menyebabkan diberhentikan sementara (surat teguran, SK tugas belajar, SK pengangkatan jabatan struktural, surat cuti diluar tanggungan negara, dll.) Daftar riwayat hidup Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………… 14. Apa yang menyebabkan Bapak/Ibu dibebaskan sementara dari jabatan fungsional? (jawaban boleh lebih dari 1) Tidak memenuhi angka kredit yang telah ditetapkan Sedang menjalani tugas belajar lebih dari 6 (enam) bulan Diangkat sebagai pejabat struktural (pejabat negara) Dijatuhi hukuman disiplin PNS tingkat sedang dan berat Cuti di luar tanggungan negara Ditugaskan secara penuh diluar jabatan peneliti atau diluar satuan organisasi penelitian dan pengembangan Lainnya, sebutkan………………………………………………………………… 15. Dalam mengusulkan aktif bekerja kembali, persyaratan apa yang harus dilengkapi oleh Bapak/Ibu? Salinan/foto copy sah keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir Salinan/foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir Salinan/foto copy sah penetapan angka kredit (PAK) bagi PNS yang menduduki jabatan fungsional Salinan/foto copy surat yang menyebabkan diberhentikan sementara (surat teguran, SK tugas belajar, SK pengangkatan jabatan struktural, surat cuti diluar tanggungan negara, dll penyebab dibebaskan sementara) Foto copy ijazah legalisir asli/basah bila yang bersangkutan tuga belajar Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 16. Dalam mengusulkan tugas belajar siapa yang mengusulkan proses tersebut? Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 17. Bagaimana instansi Bapak/Ibu mengusulkan pegawai yang akan tugas belajar? Sesuai dengan persyaratan yang berlaku Berdasarkan urutan pegawai yang tertua terlebih dahulu Sesuai dengan keinginan pimpinan Lainnya, jelaskan………………………………………………………………………… 18. Berapa lama Bapak/Ibu dapat melengkapi berkas usulan tugas belajar?
179 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 19. Setelah melengkapi berkas usulan-usulan tersebut, siapa yang mengirim berkas tersebut lebih lanjut? Bapak/Ibu sendiri Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 20. Melalui apa berkas usulan tersebut dikirim? Jasa pengiriman Diantar oleh pengelola kepegawaian Diantar sendiri oleh Bapak/Ibu Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 21. Dalam proses-proses usulan tersebut, kemungkinan akan terjadi kekurangan berkas usulan. Siapa yang menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke Bapak/Ibu? Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 22. Melalui apa proses menginformasikan kekurangan berkas tersebut ke instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian)? (jawaban boleh lebih dari 1) Surat Telepon & fax e-mail Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 23. Kepada siapa kelengkapan kekurangan berkas tersebut dapat disampaikan? Instansi Bapak/Ibu (pengelola kepegawaian) Unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu Instansi lain (bukan unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu) Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………… 24. Berapa lama Bapak/Ibu dapat melengkapi kekurangan berkas tersebut? 1 – 5 hari 5 – 15 hari 1 bulan Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 25. Selama ini apakah Bapak/Ibu selalu mengikuti proses perkembangan (monitoring) status berkas usulan? Ya Tidak 26. Jika Ya, bagaimana Bapak/Ibu dapat memonitor status berkas usulan tersebut? Secara manual (langsung menanyakan ke instansi Bapak/Ibu). Langung mendatangi instansi-instansi yang terkait. Secara elektronik dengan menggunakan aplikasi atau software. Lainnya. sebutkan ……………………………………………………………… 27. Jika Tidak, apa yang dilakukan oleh Bapak/Ibu?
180 Menunggu hasil SK . Membiarkan saja proses tersebut berjalan sampai selesai. Lainnya. Sebutkan ……………………………………………………………… 28. Apakah perlu adanya suatu sistem yang dapat memonitor berkas usulan kepegawaian Bapak/Ibu secara otomatis/elektronik? Ya Tidak Sebutkan alasannya ………………………………………………………………… Arsitektur Sistem Informasi 1. Apakah Bapak/Ibu pernah melihat aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak 2. Apakah Bapak/Ibu pernah mengoperasikan aplikasi SIMPEG Deptan? Ya Tidak 3. Apakah di unit kerja Bapak/Ibu, sudah menerapkan SIMPEG Deptan? Ya Tidak Jika jawaban no 1, 2, dan 3 Tidak, langsung ke no. 5. 4. Jika jawaban no 1, 2, atau 3 Ya, bagaimana pendapat Bapak/Ibu tentang SIMPEG Deptan? Sangat baik dan sudah memenuhi kebutuhan yang diinginkan Cukup baik dan informasi yang diinginkan sudah terpenuhi Kurang baik dan kurang memenuhi kebutuhan pengguna Lainnya, jelaskan …………………………………………………………… 5. Informasi apa saja yang sering dibutuhkan oleh Bapak/Ibu dalam hal kepegawaian? (jawaban boleh lebih dari 1) Kenaikan Pangkat Pegawai Jabatan Fungsional Training pegawai Status berkas usulan administrasi kepegawaian Bapak/Ibu Daftar riwayat hidup Semua data yang ada di kepegawaian Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 6. Apakah data-data di kepegawaian sangat membantu Bapak/Ibu dalam kelancaran proses-proses fungsional Bapak/Ibu? Ya Tidak 7. Selain SIMPEG, apakah ada Sistem Informasi lain yang dikembangkan oleh instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Jika Tidak, langsung ke No. 7. Jika Ya, sebutkan nama dan keterkaitan dengan aplikasi yang ada: f. g. h. i. 8. Model aplikasi SIMPEG apa yang dikehendaki oleh Bapak/Ibu saat ini?
181 Online (web) Portable (Windows) Lainnya, Sebutkan ……………………………………………………………… Jelaskan alasannya ………………………………………………………………… 9. Apakah Bapak/Ibu memerlukan fasilitas untuk mengetahui proses monitoring status berkas usulan administrasi kepegawaian Bapak/Ibu? Ya Tidak Jika Ya, jelaskan alasannya ………………………………………………………… 10. Dalam proses administrasi di instansi Bapak/Ibu, apakah sudah ada kebijakan paperless (proses administrasi secara elektronik)? Ya Tidak 11. Jika Ya, apakah sudah dilaksanakan? Sudah Belum 12. Jika Tidak/belum, apakah perlu dilakukan proses pengiriman berkas secara elektronik? Ya Tidak Jelaskan alasannya …………………………………………………………………. 13. Apa manfaatnya jika pengiriman berkas usulan administrasi kepegawaian dilakukan secara elektronik? Proses administrasi akan lebih cepat Terhindar dari kehilangan berkas Tidak ada manfaatnya Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………. Arsitektur Teknologi 1. Apakah di instansi Bapak/Ibu tersedia akses internet? Ya Tidak 2. Akses internet di instansi Bapak/Ibu digunakan untuk apa saja (pilihan boleh lebih dari satu) E-mail Searching Browsing Sharing data dengan instansi lain Lainnya, sebutkan ………………………………………………………………... 3. Apakah Bapak/Ibu mempunyai alamat e-mail? Ya Tidak Jika Ya, sebutkan alamat emailnya …………………………………………………… 4. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan e-mail? Setiap hari 2 X seminggu Jika ada keperluan saja Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 5. Berapa kali Bapak/Ibu menggunakan browsing internet? Setiap hari 2 X seminggu Jika ada keperluan saja
182 Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 6. Browser apa yang sering digunakan? Internet Explorer Firefox Opera Chrome Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 7. Situs web apa yang paling sering diakses oleh Bapak/Ibu? Badan Litbang Pertanian Yahoo Google Lainnya, sebutkan ……………………………………………………………… 8. Dimana Bapak/Ibu dapat mengakses internet? Di ruangan sendiri Di perpustakaan Di lab komputer di ruangan lain, sebutkan ………………………………………………………… 9. Apakah di instansi Bapak/Ibu sudah tersedia jaringan komputer (LAN)? Ya Tidak 10. Apakah di ruangan Bapak/Ibu sudah terhubung dengan LAN? Ya Tidak
-
TERIMA KASIH -
183 Lampiran 4
Hasil kuesioner (baseline 1) yang terkait dengan proses bisnis administrasi kepegawaian, sistem informasi, dan teknologi informasi
PROSES BISNIS KENAIKAN PANGKAT No. 1
2
Uraian Apakah pernah melakukan KP fungsional Jika Ya, siapa yang menginformasikan KP
Jawaban
Jml
%
124
83,78
25
16,89
51
34,46
75
50,68
Ya Tidak
: :
Peneliti/Ybs Instansi Lainnya Website LIPI
: : :
1
0,68
3
Siapa yang mengusulkan
Peneliti/Ybs Instansi Lainnya
: : :
45 78
30,41 52,70
4
Apakah mengetahui persyaratan KP
Ya Tidak
: :
129 15
87,16 10,14
5
Jika Ya, apa syarat2nya
copy SK Jabfung copy SK KP copy DP3 2 th PAK Asli copy CPNS DRH Lainnya SK Bebas Semntr KGB Srt Pengantar DP3 Karya tulis Ijazah KARPEG Riwayat Pekerjan Rekomendasi atsn NIP baru Karis PAK Inpassing Copy PAK
: : : : : :
121 123 122 117 100 86
81,76 83,11 82,43 79,05 67,57 58,11
: : : : : : : : : : : :
1 4 4 2 3 5 8 1 3 3 1 3 1
0,68 2,70 2,70 1,35 2,03 3,38 5,41 0,68 2,03 2,03 0,68 2,03 0,68
Peneliti/Ybs Instansi Sebagian dr ybs Lainnya
: : : :
68
45,95
14 65
9,46 43,92
6
Siapa yang menyiapkan usulan berkas KP
184 No. 7
8
9
Uraian Waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan kelengkapan berkas (dari Ybs)
Kelengkapan berkas disampaikan kepada
yang mengirim berkas ke UK yang menaunginya
10
Berkas dikirim melalui
11
waktu yang dibutuhkan untuk mengirim berkas sampai ke tempat tujuan
12 13
Apakah ybs mengikuti proses monitoring usulan KP fungsional Jika Ya, cara memonitornya
14
Jika Tidak, yang dilakukan Ybs
15
Apakah perlu sistem monitoring usulan KP Alasan Ya
Jawaban 1-7 hari
Jml
%
: 72
48,65
8-14 hari 15-21 ari 22-30 hari lainnya > 1 bln 3 hari 90 hari (3 bln)
: : :
37 16 11
25,00 10,81 7,43
: : :
3 1 2
2,03 0,68 1,35
instansi ybs instansi lain lainnya
: : :
119
80,41
24
16,22
Ybs Instansi Lainnya
: : :
52
35,14
96
65,54
Jasa pengiriman Diantar pengelola diantar ybs 1-3 hari
: : : :
109 43 17
73,65 29,05 11,49
91
61,49
42 4 0
28,38 2,70 0,00
1 4 1
0,68 2,70 0,68
151
84,83
24
13,48
4-7 hari 8-11 hari 12-15 hari Lainnya 1 hari Tidak tahu Tidak pernah mntr
: : : : : : :
Ya Tidak
: :
Manual datang ke instansi secara elektronik Lainnya Telp. sms
: : : : : :
109 24 25
61,24 13,48 14,04
13 1
8,78 0,68
Menunggu hasil Membiarkan saja
: :
25 6
14,04 3,37
168
94,38
3 37
1,69 20,79
Ya Tidak Proses lebih cepat
: : :
185 No.
16
Uraian
Jika Ya, apakah fisik berkas perlu dikirim Alasan Ya :
Alasan Tidak :
Jawaban
Jml
Mudah memonitor Mempercepat info dpt diakses lngsg Lebih hemat akan fokus ke job mengingatkan ybs meningkatkan fungsi kepeg terhindar hilang berkas efektif Praktis & efisien mengetahui kekurangan berkas SIMPEG akan lebih baik
: : : : : :
Ya Tidak Melengkapi kurang berkas brks hrs dlegalisir (utk keabsahan) Dpt mengthui brks Mengatasi gangguan elektronik Buat arsip/backup Sbg. Pembanding (cross check) Terhindar dr hilang Sbg persyaratan sbg bukti sah data lebih akurat Berkas msh sbg syarat dok sdh ada di inst dok. Sdh ada di file Hemat biaya Jk simpeg bagus Perkamb TI sdh maju Legalitas cukp di UPT memudahkan monitoring Memperjelas instansi pengusul lebih cepat agar tdk keliru Yg dikirim softcopy saja
: :
%
53 8 5 1 1 1
29,78 4,49 2,81 0,56 0,56 0,56
1
0,56
2 3 4
1,12 1,69 2,25
1
0,56
1
0,56
141
79,21
20
11,24
:
4
2,25
: :
25 7
14,04 3,93
: :
2 15
1,12 8,43
: : : : : : : : : : : : :
2 5 1 17 1 2 3 1 2 1 1 1 1
1,12 2,81 0,56 9,55 0,56 1,12 1,69 0,56 1,12 0,56 0,56 0,56 0,56
1
0,56
1 1 1
0,56 0,56 0,56
: : : : :
: : : :
186 No. 17
Uraian Waktu keseluruhan dalam proses KP fungsional
Jawaban 1-2 bulan
Jml :
%
4
2,25
9-10 bulan 11-12 bulan
: : : : :
17 31 15 10 59
9,55 17,42 8,43 5,62 33,15
Lainnya 12-24 bulan > 1 th 20 bulan 15 bulan 24 bulan/2 tahun 6-12 bulan 12 - 18 bulan Tdk ada batas wkt Tidak tentu Tidak tahu
: : : : : : : : : :
3 20 1 1 7 1 1 2 2 1
1,69 11,24 0,56 0,56 3,93 0,56 0,56 1,12 1,12 0,56
3-4 bulan 5-6 bulan 7-8 bulan
PROSES BISNIS PEMBEBASAN SEMENTARA No. 1
Uraian Apakah pernah memproses PS
2
3
4
5
Ya Tidak
: :
Jml 74 73
Jk Ya, apa yang menyebabkab PS
AK TB pejabat negara hukuman cuti DLTN tgs diluar penel
: : : : : :
25 46 3 0 0 0
16,89 31,08 2,03 0 0 0
Siapa yang menginfokan ke ybs
Ybs Instansi Lainnya Ybs & instansi
: :
13 59
8,78 39,86
:
2
1,35
: :
6 64
4,05 43,24
:
1
0,68
: : :
19 38 16
12,84 25,68 10,81
:
1
0,68
Siapa yang mengusulkan PS
Siapa yang menyiapkan berkas
Jawaban
Ybs Instansi Lainnya unit eselon II Ybs Instansi Sebagian dr ybs Lainnya unit eselon II
% 50 49,32
187 No. 6
Uraian Waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan kelengkapan berkas
Jawaban
Jml
%
1-7 hari
:
29
19,59
8-14 hari 15-21 hari 22-30 hari
: : :
11 1 2
7,43 0,68 1,35
7
berkas dari ybs disampaikan kepada
instansi instani lain
: :
34 15
22,97 10,14
8
Apa persyaratan PS
copy SK Jabfung copy SK KP copy PAK akhir copy surat PS DRH Lainnya SK Tgs belajar
: : : : : : :
57 50 54 52 17
38,51 33,78 36,49 35,14 11,49
4
2,70
: :
6 65
4,05 43,92
9
Yang mengirim berkas ke UK di atasnya
Ybs instansi Lainnya unit eselon II
:
1
0,68
10
Berkas dikirim melalui
Jasa pengiriman diantar petugas diantar sendiri Lainnya Tidak tahu
: : :
53 18 2
35,81 12,16 1,35
:
1
0,68
1-3 hari
:
35
23,65
4-7 hari 8-11 hari 12-15 hari Lainnya 2 bulan > 1 bulan Tidak tahu
: : :
14 4 4
9,46 2,70 2,70
: : :
2 1 6
1,35 0,68 4,05
11
waktu yang dibutuhkan untuk mengirim berkas sampai ke tempat tujuan
12
Apakah ybs mengikuti proses monitoring
Ya Tidak
: :
57 45
32,02 25,28
13
Jk Ya, bgm cara memonitornya
manual datang ke Tujuan elektronik
: : :
48 6 4
26,97 3,37 2,25
14
Jk Tidak, apa yg dilakukan Ybs
Menunggu hsl membiarkan
: :
37 12
20,79 6,74
15
Apa perlu ada sistem monitoring
Ya Tidak Proses cepat & lcr Cepat infor
: : : :
94 2 17 5
52,81 1,12 9,55 2,81
Alasan Ya :
188 No.
Uraian
Jawaban
Jml
%
Mudah monitor Mudah proses terhindar hilng bks Lebih transparan Mengingatkan ybs Agar tdk ada TGR Sbg arsip Proses dpt dilakukan mandiri
: : : : : : :
25 4 1 1 2 2 1
14,04 2,25 0,56 0,56 1,12 1,12 0,56
:
1
0,56
Sdh tahu prosesya
:
1
0,56
Ya Tidak Sbg cros check brks hrs dlegalisir (utk keabsahan) Sbg arsip dok bukti fisik loyalitas d UPT Memudah proses Sbg informasi Proses manual hrs ada dikirm softcopy saja Dok sdh d instsi Hemat kertas Berkas tdk bnyk Jk Simpeg bagus Otomatis Proses lama Cukup di UPT
: : :
72 17 1
40,45 9,55 0,56
: : : : : : : : : : : : : : :
22 4 12 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1
12,36 2,25 6,74 0,56 0,56 0,56 0,56 0,56 1,12 0,56 0,56 0,56 0,56 1,12 0,56
1-2 bulan
:
10
5,62
3-4 bulan 5-6 bulan 7-8 bulan 9-10 bulan 11-12 bulan Lainnya > 1 tahun > 4 tahun > 6 bulan Tdk ada batas wkt Tdk tahu
: : : : : :
21 33 7 2 16
11,80 18,54 3,93 1,12 8,99
3 1 1 2 3
1,69 0,56 0,56 1,12 1,69
Alasan Tidak : 16
Apakah berkas fisik masih diperlukan Alasan Ya :
Alasan Tidak :
17
Waktu yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses Pembebasan Sementara
189 PROSES BISNIS AKTIF BEKERJA KEMBALI No.
Uraian
Jawaban
Jml
%
1
Apakah pernah usul ABK
Ya Tidak
: :
83 63
56,08 42,57
2
Jika Ya, siapa yang mengusulkan
Ybs Instansi
: :
23 64
15,54 43,24
3
Persyaratan ABK
copy SK Jabfung copy SK KP terakhir copy PAK terakhir copy surat sebab PS copy iajzah Lainnya SK Pembebasan Smntr DRH
: : : : :
65 65 60 75 71
43,92 43,92 40,54 50,68 47,97
: :
1 1
0,68 0,68
Ybs Instansi sebagian dari ybs
: : :
35 24 27
23,65 16,22 18,24
1-7 hari
:
49
33,11
8-14 hari 15-21 hari 22-30 hari Lainnya 1 tahun
: : : : :
21 5 1
14,19 3,38 0,68
3
2,03
instansi UK eselon di atasnya instansi lain
: : :
62 22 1
41,89 14,86 0,68
Ybs
:
15
10,14
instansi
:
69
46,62
Jasa pengiriman diantar petugas diantar ybs Lainnya Tidak tahu
: : : : :
64 17 2
43,24 11,49 1,35
1
0,68
1-3 hari
:
43
29,05
4-7 hari 8-11 hari 12-15 hari Lainnya Kurang jelas Tidak dimonitor Tidak tahu
: : :
18 10 2
12,16 6,76 1,35
: : :
1 1 5
0,68 0,68 3,38
4
Siapa yang menyiapkan berkas ABK
5
Waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan kelengkapan berkas (dari ybs)
6
berkas dari ybs disampaikan kepada
7
Yang mengirim berkas ke UK eselon diatasya
8
9
Berkas dikirim melalui
waktu yang dibutuhkan untuk mengirim berkas sampai ke tempat tujuan
190 No.
Uraian
Jawaban
Jml
%
10
Apakah ikut monitoring usulan ABK
Ya Tidak
: :
85 28
47,75 15,73
11
Jk Ya, cara memonitornya
manual dtg di lokasi terkait elektronik Lainnya Telp.
: : :
68 10 7
38,20 5,62 3,93
:
7
3,93
12
Jk Tidak, apa yg dilakukan Ybs
Menunggu hasil membiarkan saja
: :
24 8
13,48 4,49
13
Apa perlu ada sistem monitoring berkas
Ya Tidak Proses cepat & lancar Informasi cepat Memudahkan proses Dapat memonitor brks Lebih praktis & efisien Dpt diakses dmana saja Aman dan nyaman SIMPEG lebih baik
: : : : : : : : :
103 4 25 10 17 8 3 2 1 1
57,87 2,25 14,04 5,62 9,55 4,49 1,69 1,12 0,56 0,56
Ya Tidak Utk cross check brks hrs dlegalisir (utk keabsahan) Antisipasi gangguan elktr Memudahkan monitorng Backup data/arsip Bukti fisik (otentik) sbg kelengkapan KPN Instansi lain perlu berkas Dok. Sdh ada di instnsi Legalitas cukup di UPT Berkas tidak banyak Tidak praktis dikirm softcopy saja
: : :
85 15 2
47,75 8,43 1,12
: : : : : : : : : : :
18 2 1 9 9 1 1 2 2 1 1 1
10,11 1,12 0,56 5,06 5,06 0,56 0,56 1,12 1,12 0,56 0,56 0,56
1-2 bulan
:
5
2,81
3-4 bulan 5-6 bulan 7-8 bual 9-10 bulan 11-12 bulan Lainnya
: : : : :
26 30 7 3 28
14,61 16,85 3,93 1,69 15,73
Alasannya Ya:
14
Apa fisik berkas perlu dikirim Alasannya Ya:
Alasan Tidak :
15
Waktu yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses ABK
191 No.
Uraian
Jawaban 24 bulan >2 tahun > 1 tahun Tidak ada batas waktu Tidak tahu
Jml : : : : :
1 1 5 2 2
% 0,56 0,56 2,81 1,12 1,12
PROSES BISNIS TUGAS BELAJAR No.
Uraian
Jawaban
Jml
%
1
Apakah pernah tugas belajar
Ya Tidak
: :
95 52
64,19 35,14
2
Jika Ya, siapa yang mengusulkan
Ybs instansi Lainnya Proyek kerjasama
: :
7 89
4,73 60,14
:
1
0,68
sesuai persyaratan urut pegawai yg tua sesuai dg pimpinan Lainnya Ada permintaan Tergantung dana yg ada
: : : : : :
87 9 9
58,78 6,08 6,08
1 1
0,68 0,68
3
Bgm instansi mengusulkan TB
4
Apakah mengetahui persyaratan TB
Ya Tidak
: :
88 9
59,46 6,08
5
Jk Ya, apa persyaratannya
PNS 2 th copy ijazah & transkrip copy SK PNS DRH Lainnya Rekomendasi IPK TOEFL Summary proposal Usia English competency SK fungsional Persetujuan
: : : :
76 86 82 71
51,35 58,11 55,41 47,97
: : : : : : : :
9 3 1 1 1 1 1 1
6,08 2,03 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68
Ybs Instansi Lainnya Ybs & Instansi
: : : :
69 21
46,62 14,19
8
5,41
1-7 hari 8-14 hari 15-21 hari
: : :
44 25 6
29,73 16,89 4,05
6
7
Siapa yg menyiapkan berkas usulan TB
Waktu untuk melengkapi berkas
192 No.
Uraian
8
yang mengirim berkas ke eselon lebih tinggi
9
Berkas dikirim melalui
10
waktu yang dibutuhkan untuk mengirim berkas sampai ke tempat tujuan
Jawaban
Jml
%
22-30 hari Lainnya > 1 bulan
: : :
4
2,70
1
0,68
Ybs
:
19
12,84
Instansi
:
79
53,38
Jasa pengiriman diantar petugas diantar sendiri ybs Lainnya Tidak tahu
: : : : :
75 18 5
50,68 12,16 3,38
1
0,68
1-3 hari
:
45
30,41
4-7 hari 8-11 hari 12-15 hari > 2 minggu 1 - 2 bulan 1 bulan > 1 bulan Tidak dmonitor Tidak tahu
: : : : : : : : :
32 2 7 1 1 1 1 1 4
21,62 1,35 4,73 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 2,70
11
Apakah ikut memonitor berkas
Ya Tidak
: :
89 35
50,00 19,66
12
Jk Ya, bgm cara memonitornya
manual dtg k lokasi terkait elektronik Lainnya Telpon e-mail
: : :
73 9 5
41,01 5,06 2,81
: :
4 1
2,25 0,56
13
Jk Tidak, apa yang dilakukan ybs
Menunggu hasil Membiarkan saja
: :
28 12
15,73 6,74
14
Apakah perlu sistem monitoring berkas
Ya Tidak Mempercepat proses Memudahkan monitorng Mempercepat informasi Mempermudah proses Lebih transparan Murah dan cepat Lebih pasti & yakin Lebih praktis & cepat utk mempersiapkan diri
: : : : : : : : : : :
114 5 16 27 12 4 3 2 2 2 1
64,04 2,81 8,99 15,17 6,74 2,25 1,69 1,12 1,12 1,12 0,56
Alasannya Ya:
193 No.
Uraian
15
Apakah berkas fisik masih perlu dikirim Alasan Ya :
Alasan Tidak :
16
Waktu yang dibutuhkan untuk keseluruhan proses Tugas Belajar
Jawaban
Jml
Ya Tidak Untuk cross check brks hrs dlegalisir untuk keabsahan Sbg cadangan berkas Untuk arsip/backup Antisipasi gangguan elktr Sbg bukti fisik Proses msh mensyaratkan berkas Berkas sudah sampai atau belum Dok sdh ada di instansi Hemat kertas Jk simpeg bagus, tdk pe rlu Lebih mudah Legalitas cukup di UPT yang dikirim softcopy saja
%
: : :
99 12 4
55,62 6,74 2,25
: : : : :
15 3 10 1 11
8,43 1,69 5,62 0,56 6,18
:
1
0,56
3
1,69
: : : : : :
1 1 1 1 1 1
0,56 0,56 0,56 0,56 0,56 0,56
1-2 bulan
:
21
11,80
3-4 bulan 5-6 bulan 7-8 bulan 9-10 bulan 11-12 bulan Lainnya > 1 tahun Tidak tahu Tidak jelas Tdk ada batas waktu > 3 bulan > 2 tahun 1 - 2 tahun Tidak ingat
: : : : :
31 18 10 5 23
17,42 10,11 5,62 2,81 12,92
: : : : : : : :
4 1 1 2 1 1 1 1
2,25 0,56 0,56 1,12 0,56 0,56 0,56 0,56
ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI No.
Uraian
1
Apakah pernah melihat SIMPEG
2
Apakah pernah mengoperasikan SIMPEG
Jawaban
Jml
%
Ya Tidak Tidak tahu SIMPEG Ya
: : : :
60 77 6 6
40,54 52,03 4,05 4,05
Tidak
:
133
89,86
194 No.
Uraian
3
Apakah sudah menerapkan SIMPEG
4
Penilaian terhadap SIMPEG
5
Informasi apa yang dibutuhkan dalam kepegawaian
6
7
Apakah data di kepeg membantu
Apakah ada sistem lain selain SIMPEG
Sistem yang ada :
Jawaban
Jml
%
Tidak tahu SIMPEG Ya Tidak Tidak tahu Sangat Baik Cukup Baik Kurang Baik Tidak tahu KP pegawai
: : : : : : : : :
4 111 2 31 9 63 8 5 132
2,70 75,00 1,35 20,95 6,08 42,57 5,41 3,38 89,19
Jabfung Training (TB) Monitoring usulan DRH Lainnya Tawaran penelitian Berkala Pensiun Mutasi Proses PAK DP3 Aturan Kepeg. Terbaru Ya
: : : : : : : : : : : : :
137 89 101 51 0 1 2 1 1 1 3 1 133
92,57 60,14 68,24 34,46
Tidak Tidak Tahu Ya
: : :
5 6 50
3,38 4,05 33,78
Tidak Tidak Tahu SIMONEV SIMPROG SIMFAS SIMKEU SAI SIMAK RKA-KL Kendaraan Barang Kebun Percobaan Perjln dinas SPM UAW Rancang Bngun Induk Global Perpustakaan
: : : : : : : : : : : : : : :
14 77 19 26 3 18 5 5 2 1 1 1 1 1 2
9,46 52,03 12,84 17,57 2,03 12,16 3,38 3,38 1,35 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 1,35
: :
1 1
0,68 0,68
0,68 1,35 0,68 0,68 0,68 2,03 0,68 89,86
195 No.
8
Uraian
Model aplikasi SIMPEG yg diinginkan
Alasan Online:
Alasan Stand alone : 9
Apakah perlu sistem monitoring Alasan Ya :
10
Alasan Tidak : Apakah ada kebijakan paperless
11
Jk Ya, sudah silakukan
12
Jk Tidak, apakah perlu paperless Alasan Ya :
Jawaban Info Teknologi Online stand alone Lainnya Dpt memonitor lgsng Dpt diakses dimana sj Mdhkan & percpt proses Mempercepat informasi Sdh terhubung internet Lebih akurat Praktis, simpel, cepat selalu uptodate tidak tahu Internet sring mati Mudah dicopy Ya Tidak Mudah memonitor Mempercepat informasi Mempercepat proses Lebih transparan Berkas mudh didapat Internet sudah ada d ktr Memudahkan admnistrsi Labih praktis Supaya tahu prosesnya Memperlancar proses utk memotivasi kinerja Mengetahui karir 7 peluang Berkas diterima yg berwenang Berkas tdk tercecer Efisien Fasilitas terbatas Ya Tidak Tidak tahu Ya Tidak Tidak tahu Ya Tidak Hemat & cepat sampai Mempercepat proses
Jml
%
: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :
1 130 15
0,68 87,84 10,14
10 36 6 6 1 1 3 1 3 1 1 130 8 39 17 6 3 4 1 2 1 3 1 1
6,76 24,32 4,05 4,05 0,68 0,68 2,03 0,68 2,03 0,68 0,68 87,84 5,41 26,35 11,49 4,05 2,03 2,70 0,68 1,35 0,68 2,03 0,68 0,68
:
1
0,68
: : : : : : : : : : : : : :
1 1 2 1 39 95 1 19 18 1 116 10 9 26
0,68 0,68 1,35 0,68 26,35 64,19 0,68 12,84 12,16 0,68 78,38 6,76 6,08 17,57
196 No.
Uraian
Alasan Tidak : 13
14
Manfaat kirim berkas elektronik
Apakah masih perlu fisik berkas Alasan Ya :
Jawaban Mempermudah proses Efektif & efisien Mudah memperoleh data Praktis dan murah Terhindar hilang berkas Yakin bhw berkas sdh dikirim Mengetahui tahapan proses Dapat memonitor Tepat waktu Lebih baik Praktis & tidak boros berkas Lebih fleksibel waktu Krn berkas msh tetap dikirim Sulit dilacak proses cepat terhindar hilang bks tidak ada manfaat Lainnya Dpt diakses dimana saja Dpt langsung memonitor Lebih efisien Lebih transparan Hemat biaya Ya Tidak Untuk cross check Dok perlu dttd asli pimpinan untuk keabsahan Sbg backup berkas/arsip Terhindar kehilangan berkas Menghindari pemalsuan dok Mempercepat & mdh proses Menghindari gangguan elektr Mnghindar kesalahan simpan Mngetahui/memonitor berkas
Jml
%
: : : : :
9 6 1 2 1
6,08 4,05 0,68 1,35 0,68
:
1
0,68
: : : :
2 1 1 1
1,35 0,68 0,68 0,68
: :
1 1
0,68 0,68
: : : : :
1 1 127 99 1
0,68 0,68 85,81 66,89 0,68
: : : : : : : :
2 1 2 1 2 102 38 6
1,35 0,68 1,35 0,68 1,35 68,92 25,68 4,05
: :
16 19
10,81 12,84
:
2
1,35
:
2
1,35
:
3
2,03
:
5
3,38
:
1
0,68
:
1
0,68
197 No.
Uraian
Jawaban Bukti fisik (otentik) Supaya jelas lebih aman Tdk semua berkas dikirim online Mudah dilacak Proses lambat Legalitas cukup di UPT Tdk semua dok dpt elektronik Tidak efisien Tidak praktis Hemat biaya Mahal & menyampah Berkas sering hilang
Alasan Tidak :
Jml
%
: : :
11 1 1
7,43 0,68 0,68
: : :
1 1 1 2
0,68 0,68 0,68 1,35
: : : : : :
1 5 3 1 1 1
0,68 3,38 2,03 0,68 0,68 0,68
ARSITEKTUR TEKNOLOGI No.
Uraian
1
Kesediaan internet di instansi
2
Penggunaan internet untuk apa
3
Apakah ybs punya email
4
Berapa kali menggunakan email
5
Apakah pernah browsing
6
Waktu penggunaan browsing
Jawaban Ya Tidak Tidak Tahu Email Searching Browsing Sharing data Lainnya Chating Kerjasama penel. Ya Tidak Almat email yg ada Setiap hari 2 x seminggu Jika ada perlu Lainnya Klo internet conect 3 x seminggu Ya Tidak Tidak Tahu Setiap hari 2 x seminggu Jika ada perlu
Jml
%
: : : : : : :
148 0 0 140 114 122 88
100
94,59 77,03 82,43 59,46
: : : : : : : :
1 1 117 28 79 50 10 61
0,68 0,68 79,05 18,92 53,38 33,78 6,76 41,22
: : : : : : : :
1 1 124 21 0 33 12 76
0,68 0,68 83,78 14,19 22,30 8,11 51,35
198 No.
Uraian
7
Browser yang digunakan
8
Apakah pernah membuka situs web
9
Situs yang sering digunakan
10
Tempat mengakses internet
Jawaban Lainnya 3 kali seminggu IE Firefox Opera Chrome Ya Tidak Tidak Tahu Badan Litbang Yahoo Google lainnya LIPI APCC Bioversity Cogent Deptan BPS Pustaka Pemda FAO Universitas Hotmail detik.com AAEJ PSEKP BPTP Sulut Stanford hariankomentar ipb.ac.id e-journal unimeet Lembaga penel LN journal LN IOBC OIC Kompas Jurnal penelitian pert. Ruangan sendiri Perpustakaan Lab Komputer lainnya Warnet
Jml
%
: : : : : : : : : : : :
1 79 87 13 5 136 9 0 95 93 118
0,68 53,38 58,78 8,78 3,38 91,89 6,08
: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :
3 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 103 60 7
2,03 0,68 0,68 0,68 0,68 1,35 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 0,68 69,59 40,54 4,73
:
1
0,68
64,19 62,84 79,73
199 No.
Uraian
11
Apakah ada jaringan LAN
12
Apakah di ruangan ybs terhubung dengan LAN
13
Jenis LAN
Jawaban di ruangan lain di rumah ruang pertemuan dimana saja Ya Tidak Ya Tidak Tidak tahu LAN kabel cat 5 LAN kabel cat 6 LAN wireless lainnya Tidak tahu
Jml
%
: : : : : : : : : : : :
3 10 1 1 117 25 83 56
2,03 6,76 0,68 0,68 79,05 16,89 56,08 37,84
28 12 56
18,92 8,11 37,84
:
4
2,70
200 Lampiran 5 Implementasi database Simpeg online Badan Litbang Pertanian
201
202
203 Lampiran 6 Kuesioner pengujian sistem dan evaluasi hasil
KUESIONER RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) DENGAN METODE TOGAF UNTUK MEMPERCEPAT 30% LAYANAN INFORMASI KEPEGAWAIAN
( Pengujian dan Evaluasi Hasil )
Nama Instansi
:
Lokasi
:
Tanggal
:
Jenis Kelamin
:
Usia
:
Jabatan
:
204
Latar Belakang Pada tahap sebelumnya, penulis telah membuat dan mendistribusikan kuesioner yang berkaitan dengan proses bisnis kenaikan pangkat (KP), pembebasan sementara, aktif bekerja kembali (ABK), dan tugas belajar dengan menggunakan metode the open groups architecture framework (TOGAF). Hasil dari kuesioner tersebut telah diolah dan menghasilkan analisis dan rancangan pengembangan prototipe Simpeg online berbasis web serta implementasi rancangan sistem tersebut. Implementasi rancangan sistem tersebut berbentuk prototipe aplikasi Simpeg Online. Menindaklanjuti hasil penelitian ini, penulis ingin melakukan pengujian dan evaluasi hasil penelitian terhadap sistem dan prototipe aplikasi Simpeg online ini. Pengujian dilakukan terhadap fungsional sistem, percepatan layanan informasi, dan hasil analisis serta rancangan sistem. Kuesioner ini dilakukan untuk melihat kemampuan prototipe aplikasi yang dibuat berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan pengguna. Selain itu juga untuk mendapatkan keandalan analisis dan rancangan sistem yang dibuat dengan metode TOGAF.
Petunjuk Pengisian Pengisian kuesioner ini dilakukan dengan memberikan tanda contreng (√) pada tempat yang telah disediakan.
Kuesioner Beri tanda (√) pada bagian yang Bapak/Ibu isi I.
Pengujian Fungsional Sistem Pengguna Umum (Pejabat Fungsional dan Pimpinan)………………… 2 Administrator (Pengelola Kepegawaian)……………………………… 3
II.
Pengujian terhadap Percepatan Layanan Informasi (untuk semua pengguna) Proses Kenaikan Pangkat (KP) Pilihan/Fungsional…………………... 5 Proses Pembebasan Sementara………………………………………... 7 Proses Aktif Bekerja Kembali………………………………………… 9 Proses Tugas Belajar………………………………………………….. 10
III. Pengujian terhadap Hasil Analisis dan Perancangan Sistem (untuk semua pengguna)……………………………………………….... 12
205
I. Pengujian Fungsional Sistem A. Pengguna Umum (Pejabat Fungsional dan Pimpinan Unit Kerja) 1. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan Login sebagai pengguna umum pada prototipe aplikasi Simpeg online yang telah disosialisasikan? Ya Tidak 2. Bagi pengguna umum (pejabat fungsional dan pimpinan), apakah dapat melihat biodata Bapak/Ibu (dengan cara meng-click) menu biodata? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul …………… 3. Jika Ya, apakah Bapak/Ibu dapat merubah data-data tertentu diantaranya unit kerja, bidang pakar dan komoditas? Ya Tidak 4. Apakah Bapak/Ibu dapat menyimpan perubahan pada menu biodata (dengan cara meng-click) tombol simpan? Ya Tidak 5. Apakah Bapak/Ibu dapat melihat usulan pribadi pegawai untuk masingmasing proses usulan (Kenaikan Pangkat, Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, Aktif Bekerja Kembali)? Ya Tidak 6. Pada menu utama terdapat menu ganti password. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan pergantian password? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada menu dimaksud … 7. Jika Ya, apakah pergantian password tersebut dapat disimpan (dengan cara meng-click) tombol simpan? Ya Tidak 8. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan Logout (dengan cara meng-click) tomobol Logout pada menu utama? Ya Tidak B. Administrator (Pengelola Kepegawaian) 9. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan Login sebagai administrator pada prototipe aplikasi Simpeg online yang telah disosialisasikan? Ya Tidak
206 10. Apakah Bapak/Ibu dapat memilih menu-menu utama pada prototipe Simpeg online (Menu Kenaikan Pangkat, Menu Tugas Belajar, Menu Pembebasan Sementara, Menu Aktif Bekerja Kembali, dan Menu Data Pegawai)? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan menu utama yang tidak dapat dijalankan……………… 11. Jika Ya, dalam menu utama Data Pegawai terdapat tombol tambah data, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan penambahan data? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada sub menu ini……… 12. Jika Ya dapat melakukan penambahan data, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan penyimpanan data pegawai yang telah diinput (dengan cara mengclick) tombol simpan? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan kesalahan pada saat penyimpanan data pegawai ………. 13. Apakah fungsi Kembali pada penambahan data dapat dijalankan? Ya Tidak 14. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan fungsi update dan hapus data usulan? Ya Tidak 15. Dalam setiap menu utama (kecuali menu utama Data Pegawai) terdapat sub menu, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan pemilihan sub menu (dengan cara meng-click) Usulan Pegawai, Berkas Pegawai, Verifikasi Berkas, dan Monitoring Berkas? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan sub menu yang tidak dapat dijalankan………………… 16. Pada sub menu usulan pegawai, terdapat tombol tambah data, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan penambahan data usulan pegawai? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada saat penambahan data usulan pegawai ………………… 17. Apakah fungsi Simpan dan Kembali pada tambah data usulan di setiap menu utama dapat dijalankan? Ya Tidak 18. Kemudian pada sub menu usulan pegawai, tersedia juga form untuk pencarian pegawai, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan pencarian pegawai pada setiap menu utama? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada saat pencarian data usulan pegawai …………………
207 19. Pada sub menu usulan pegawai juga tersedia fasilitas untuk mengunduh data usulan dalam bentuk excel pada setiap menu utama, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan fungsi tersebut? Ya Tidak 20. Apakah fungsi ubah dan hapus pada sub menu usulan pegawai dapat dijalankan? Ya Tidak 21. Setiap menu utama terdapat sub menu berkas pegawai. Pada sub menu berkas pegawai terdapat fungsi untuk mengunggah (upload) berkas atau dokumen. Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan unggah dokumen tersebut? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada saat mengunggah berkas ………………… 22. Selain fungsi unggah, terdapat juga fungsi untuk mengunduh (download) berkas atau dokumen (dalam bentuk file pdf atau jpeg). Apakah Bapak/Ibu dapat melakukan fungsi unduh tersebut? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan kesalahan pada saat mengunduh berkas ………………… 23. Sub menu verifikasi berkas, menyediakan fungsi untuk pencarian data, apakah fungsi tersebut dapat dijalankan? Ya Tidak Jika Tidak, sebutkan pesan kesalahan yang muncul pada saat pencarian data ………………… 24. Apakah Bapak/Ibu dapat menjalankan fungsi Verifikasi Berkas (dengan cara meng-click) tombol verifikasi? Ya Tidak 25. Apakah fungsi Kembali pada sub menu verifikasi berkas dapat dijalankan ? Ya Tidak 26. Pada sub menu Monitoring Berkas, terdapat fungsi Pencarian Data, apakah fungsi tersebut dapat dijalankan? Ya Tidak 27. Apakah fungsi Monitoring dapat dijalankan (dengan cara meng-click) tombol monitoring? Ya Tidak 28. Apakah fungsi Simpan dalam sub menu Monitoring dapat dijalankan? Ya Tidak
208 29. Apakah fungsi Kembali dalam sub menu Monitoring dapat dijalankan? Ya Tidak 30. Dalam setiap halaman, terdapat fungsi Logout, apakah Bapak/Ibu dapat melakukan fungsi Logout? Ya Tidak
II. Pengujian terhadap Percepatan Layanan Informasi A. Proses Kenaikan Pangkat (KP) Pilihan/Fungsional 1. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah pengelola kepegawaian (administrator) perlu menginformasikan kepada pejabat fungsional yang akan naik pangkat? Ya Tidak 2. Setelah adanya prototipe aplikasi Simpeg online, diperkirakan berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan berkas usulan KP fungsional (termasuk proses scan dokumen untuk diunggah dan persetujuan dari pimpinan) ? 1 – 7 hari 8 – 14 hari 15 – 21 hari 22 – 30 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 3. Apabila berkas usulan sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan usulan KP fungsional. Dengan menggunakan prototipe Simpeg online, berapa perkiraan lama waktu yang diperlukan pengelola kepegawaian untuk membuat usulan KP fungsional? 1 hari 2 – 5 hari 6 – 9 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 4. Dengan menggunakan aplikasi Simpeg online ini, berapa perkiraan lama pengiriman berkas elektronik dan manual untuk usulan KP fungsional ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 5. Apakah pengelola kepegawaian masih melakukan verifikasi berkas usulan KP fungsional?
209 Ya Tidak Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 7. 6. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan KP fungsional? 1 – 3 hari 4 – 7 hari 8 – 11 hari 12 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 7. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan KP fungsional, apakah pengelola kepegawaian perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan KP tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi? Ya Tidak Jika Tidak, beri alasannya ………….. 8. Jika Ya, berapa lama perkiraan proses pengiriman kembali kekurangan berkas tersebut? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 9. Dengan menggunakan prototipe Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan KP fungsional dapat selesai? (sejak proses pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) KP)? 1 – 2 bulan 3 – 4 bulan 5 – 6 bulan 7 – 8 bulan Lainnya, sebutkan …………………….
B. Proses Pembebasan Sementara 10. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah pengelola kepegawaian (administrator) perlu menginformasikan kepada pejabat fungsional yang akan pembebasan sementara? Ya Tidak 11. Setelah adanya prototipe aplikasi Simpeg online, diperkirakan berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan berkas usulan pembebasan sementara (termasuk proses scan dokumen untuk diunggah dan persetujuan dari pimpinan) ? 1 – 7 hari 8 – 14 hari 15 – 21 hari 22 – 30 hari
210 Lainnya, sebutkan ……………………. 12. Apabila berkas usulan sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan usulan pembebasan sementara. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan waktu yang diperlukan administrator untuk membuat usulan pembebasan sementara? 1 hari 2 – 5 hari 6 – 9 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 13. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan pengiriman berkas elektronik dan manual untuk usulan pembebasan sementara ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 14. Apakah administrator masih tetap melakukan verifikasi berkas usulan pembebasan sementara? Ya Tidak Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 16. 15. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan pembebasan sementara? 1 – 3 hari 4 – 7 hari 8 – 11 hari 12 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 16. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan pembebasan sementara, apakah administrator perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan pembebasan sementara tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi? Ya Tidak Jika Tidak, beri alasannya ………….. 17. Jika Ya, berapa lama perkiraan proses pengiriman kembali kekurangan berkas pembebasan sementara tersebut? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 18. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan pembebasan sementara dapat selesai? (sejak proses
211 pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) pembebasan sementara)? 1 bulan 2 bulan 3 bulan 4 bulan Lainnya, sebutkan …………………….
C. Proses Aktif Bekerja Kembali (ABK) 19. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah pengelola kepegawaian (administrator) perlu menginformasikan kepada pejabat fungsional yang akan aktif bekerja kembali (ABK)? Ya Tidak 20. Setelah adanya aplikasi Simpeg online, diperkirakan berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan berkas usulan ABK (termasuk proses scan dokumen untuk diunggah dan persetujuan dari pimpinan) ? 1 – 7 hari 8 – 14 hari 15 – 21 hari 22 – 30 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 21. Apabila berkas usulan sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan usulan ABK. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa perkiraan lama waktu yang diperlukan administrator untuk membuat usulan ABK? 1 hari 2 – 5 hari 6 – 9 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 22. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan pengiriman berkas elektronik dan manual untuk usulan ABK ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 23. Apakah administrator masih melakukan verifikasi berkas usulan ABK? Ya Tidak Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 25. 24. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan ABK? 1 – 3 hari
212 4 – 7 hari 8 – 11 hari 12 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 25. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan ABK, apakah administrator perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan ABK tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi? Ya Tidak Jika Tidak, beri alasannya ………….. 26. Jika Ya, berapa lama proses pengiriman kembali kekurangan berkas ABK tersebut? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 27. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan ABK dapat selesai? (sejak proses pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) ABK)? 1 bulan 2 bulan 3 bulan 4 bulan Lainnya, sebutkan …………………….
D. Proses Tugas Belajar 28. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah pengelola kepegawaian (administrator) perlu menginformasikan kepada pejabat fungsional yang akan tugas belajar? Ya Tidak 29. Setelah adanya prototipe aplikasi Simpeg online, diperkirakan berapa lama Bapak/Ibu dapat menyiapkan kelengkapan berkas usulan tugas belajar (termasuk proses scan dokumen untuk diunggah dan persetujuan dari pimpinan) ? 1 – 7 hari 8 – 14 hari 15 – 21 hari 22 – 30 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 30. Apabila berkas usulan tugas belajar sudah lengkap, selanjutnya adalah melakukan usulan tugas belajar. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama waktu yang diperlukan administrator untuk membuat usulan tugas belajar?
213 1 hari 2 – 5 hari 6 – 9 hari 10 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 31. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama pengiriman berkas elektronik dan manual untuk usulan tugas belajar ke unit eselon yang menaungi instansi Bapak/Ibu? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 32. Apakah administrator masih melakukan verifikasi berkas usulan tugas belajar? Ya Tidak Jika Tidak, lanjutkan pertanyaan nomor 34. 33. Jika Ya, berapa lama proses verifikasi berkas usulan tugas belajar? 1 – 3 hari 4 – 7 hari 8 – 11 hari 12 – 15 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 34. Dengan adanya prototipe Simpeg online ini, jika terjadi kekurangan berkas usulan tugas belajar, apakah administrator perlu menginformasikan kekurangan berkas usulan tugas belajar tersebut kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi? Ya Tidak Jika Tidak, beri alasannya ………….. 35. Jika Ya, berapa lama proses pengiriman kembali kekurangan berkas tugas belajar tersebut? 1 hari 2 – 3 hari 4 – 5 hari 6 – 7 hari Lainnya, sebutkan ……………………. 36. Dengan menggunakan prototipe aplikasi Simpeg online ini, berapa lama perkiraan proses usulan tugas belajar dapat selesai? (sejak proses pengusulan sampai Bapak/Ibu menerima Surat Keputusan (SK) tugas belajar)? 1 bulan 2 bulan 3 bulan 4 bulan Lainnya, sebutkan …………………….
214
III. Pengujian terhadap Hasil Analisis dan Perancangan Sistem 1. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini secara umum dapat digunakan oleh pengguna (pengguna umum dan pengelola kepegawaian)? Ya Tidak 2. Dengan adanya prototipe aplikasi Simpeg online ini, apakah sarana dan prasarana yang mendukung aplikasi tersebut tersedia di instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak 3. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini diperlukan oleh Bapak/Ibu? Ya Tidak 4. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini sudah memenuhi kebutuhan Bapak/Ibu dalam mempermudah proses administrasi kepegawaian (kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar)? Ya Tidak 5. Apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini dapat digunakan secara terus menerus pada setiap proses administrasi kepegawaian (kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar) selanjutnya? Ya Tidak 6. Apabila ada perubahan persyaratan untuk administrasi kepegawaian (kenaikan pangkat, pembebasan sementara, aktif bekerja kembali, dan tugas belajar), apakah prototipe aplikasi Simpeg online ini masih dapat digunakan? Ya Tidak 7. Apabila dalam prototipe aplikasi Simpeg online ini terdapat kekurangan dan perlu adanya penambahan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian, apakah untuk proses penyempurnaannya tergantung pada vendor (pengembang sistem) tertentu? Ya Tidak 8. Apakah sistem dan prototipe aplikasi Simpeg online ini dapat diaplikasikan di semua jenis komputer yang terdapat pada instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak 9. Apakah sistem dan prototipe aplikasi ini dapat memberikan gambaran tentang kualitas pejabat fungsional dalam mencapai tujuan organisasi Bapak/Ibu? Ya Tidak 10. Menurut Bapak/Ibu, apakah sistem dan prototipe aplikasi Simpeg online ini dapat diaplikasikan secara efektif di instansi Bapak/Ibu? Ya Tidak Tanda Tangan Responden (……………………) == TERIMA KASIH ==
