SKRIPSI
PERANCANGAN ENTERPRISE ARCHITECTURE MENGGUNAKAN TOGAF ARCHITECTURE DEVELOPMENT METHOD (STUDI KASUS PT. BALI DOUBLE C)
Disusun oleh: TINUK SULANDARI NIM: 1110093000063
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2015M/1436H
1
SKRIPSI PERANCANGAN ENTERPRISE ARCHITECTURE MENGGUNAKAN TOGAF ARCHITECTURE DEVELOPMENT METHOD (STUDI KASUS PT. BALI DOUBLE C)
Oleh : Tinuk Sulandari NIM 1110093000063
Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negri Syarif Hidayatullah
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2015 M / 1436 H
i
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI DAN BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN.
Jakarta, 9 Juli 2015
Tinuk Sulandari
iv
ABSTRAK
TINUK SULANDARI, Perancangan Enterprise Architecture Menggunakan TOGAF Architecture Development Method (Studi Kasus : PT. Bali Double C). Di bawah bimbingan ELVI FETRINA dan SUCI RATNAWATI.
Pemanfaatan Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) sangat diperlukan dalam suatu proses bisnis karena ketika suatu perusahaan berkembang semakin besar dan tingkatan operasionalnya semakin tidak sederhana maka tuntutan kebutuhan fungsional khususnya data, teknologi dan aplikasi juga akan semakin besar. PT. Bali Double C sebagai perusahaan usaha penampungan dan ekspor ikan hias belum memanfaatkan SI/TI untuk mendukung bisnisnya, seperti proses pengadaan dan penjualan. Oleh sebab itu, dibutuhkan perancangan enterprise architecture (EA) yang menghasilkan keselarasan antara SI/TI dan kebutuhan bisnis. Pada penelitian ini, perancangan EA dibuat dengan menggunakan TOGAF (The Open Group Architecture Framework) dengan metode ADM (Architecture Development Method) yang terdiri dari tahapan yaitu Preliminary, Visi Arsitektur, Arsitektur Bisnis, Arsitektur Aplikasi & Data, Arsitektur Teknologi, Peluang & Solusi dan Perencanaan Migrasi dan akan menghasilkan blueprint arsitektur bisnis, arsitektur aplikasi, arsitektur data, arsitektur teknologi, analisis gap pada setiap arsitektur, serta roadmap implementasi aplikasi untuk PT. Bali Double C.
Kata Kunci : Enterprise Architecture, TOGAF, Architecture Development Method. V Bab + xxx Halaman + 238 Halaman + 64 Gambar + 39 Tabel + 24 Pustaka + 3 Lampiran Pustaka Acuan (26, 2005-2014)
v
i
i
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmaanirrahiim ... Alhamdulillahi robbil „alamiin, Alhamdulillah wa syukurillah „alaa ni‟matillahpenulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan kasih sayang-Nya tiada terkira. Dengan izin dan Kuasa-Nya, penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini hingga selesai. Sholawat serta salam semoga selalu tercurahkan kepada baginda Nabi Muhammad SAW beserta para sahabat yang telah membawa umatnya menuju zaman terang benderang akan ilmu pengetahuan seperti saat ini. Penyusunan skripsi ini sebagai salah satu syarat untuk memenuhi kelulusan pada Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam negeri Syarif Hidayatullah Jakarta program studi Sistem Informasi. Skripsi ini berjudul: “Perancangan Enterprise Architecture Menggunakan TOGAF Architecture Development Method (Studi Kasus : PT. Bali Double C)”. Dalam proses penyusunan skripsi ini penulis menemukan banyak kesulitan dan rintangan yang memberikan pelajaran tersendiri bagi penulis. Penulis menyadari bahwa terkadang hal banyak kebahagiaan-kebahagiaan kecil seperti ini tidak dapat diukur oleh materi. Untuk itu penulis menghanturkan rasa terima kasih yang tidak terkira kepada:
vi
1. Bapak Dr. Agus Salim, S.Ag, M.Si selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi UIN Jakarta 2. Ibu Nia Kumaladewi, MSSI selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi. 3. Ibu Elvi Fetrina, M.IT selaku Dosen Pembimbing I yang telah memberikan ilmu, motivasi dan bimbingan selama proses penyusunan skripsi ini. 4. Ibu Suci Ratnawati, MTI selaku dosen pembimbing II yang dengan sabar memberikan bimbingan, semangat, dan motivasinya kepada penulis sehingga dapat segera menyelesaikan skripsi ini. 5. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Sains dan Teknologi yang telah mencurahkan segenap ilmu-ilmunya khususnya kepada penulis, semoga segala ilmu yang diberikan bermanfaat dapat mejadi amal yang tiada terputus diakhirat kelak. 6. Ka Alivia Indah selaku Manajer PT. Bali Double C yang telah banyak membantu penulis. Terima kasih atas waktu dan bantuan dalam memperoleh kelengkapan data yang dibutuhkan. 7. Terima kasih kepada orangtua tercinta Bapak dan Ibu yang telah memberikan banyak motivasi serta doa yang tiada pernah terputus kepada penulis untuk terus semangat dalam menjalankan studi. Doakan selalu kelak anakmu ini menjadi anak yang dapat membanggakan dan membahagiakan keluarga kita, Amin YaaRabbal „Aalamiin. 8. Seluruh teman teman kelas Sistem Informasi B 2010 tersayang atas semangat kebersamaan, khususnya untuk SIB_Wati (Ines, Alvi, Tiwi, Dias, Putri, Ika,
vii
Dalya, Nda dan Rika). Teman terbaik yang pernah saya miliki dari awal kuliah hingga saat ini dan tidak lupa untuk semua teman seperjuangan Sistem Informasi 2010 yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. 9. Dan pihak-pihak yang terkait dan berjasa dalam proses pembuatan laporan ini yang mungkin tidak dapat disebutkan satu persatu tanpa mengurangi rasa terima kasih sedikitpun dari penulis. Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari kata sempurna, serta masih banyak kekurangan baik dalam penulisan materi maupun dalam susunan bahasanya. Oleh sebab itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun. Akhirnya penulis berharap semoga skripsi ini dapat menambah wawasan, serta berguna bagi penulis pasa khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.
Jakarta, 9 Juli 2015
Tinuk Sulandari
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL HALAMAN JUDUL.......................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING.............................................. ii HALAMAN PENGESAHAN UJIAN.............................................................. iii HALAMAN PERNYATAAN........................................................................... iv ABSTRAK ....................................................................................................... v KATA PENGANTAR ..................................................................................... vi DAFTAR ISI .................................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xv DAFTAR TABEL ........................................................................................... xviii DAFTAR SIMBOL......................................................................................... xx
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang............................................................................................ 1 1.2 Rumusan Masalah...................................................................................... 6 1.3 Batasan Masalah......................................................................................... 7 1.4 Tujuan Penelitian........................................................................................ 8 1.5 Manfaat Penelitian...................................................................................... 9 1.6 Metodologi Penelitian............................................................................... 9 1.7 Sistematika Penulisan................................................................................. 12
ix
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Perancangan............................................................................. 15 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi dan Teknologi Informasi....................... 15 2.2.1 Pengertian Sistem.............................................................................. 15 2.2.2 Pengertian Informasi.......................................................................... 16 2.2.3 Sistem Informasi.............................................................................. 17 2.2.4 Komponen Sistem Informasi............................................................. 18 2.2.5 Teknologi Informasi.......................................................................... 21 2.3 Service Oriented Architecture (SOA).......................................................... 23 2.3.1 Definisi Service.................................................................................. 23 2.3.2 Definisi Service Oriented Architecture (SOA)................................. 24 2.4 Konsep Enterprise Architecture.................................................................. 27 2.4.1 Enterprise......................................................................................... 27 2.4.2 Architecture...................................................................................... 28 2.4.3 Enterprise Architecture................................................................... 28 2.5 Kerangka Kerja Enterprise Architecture.................................................... 31 2.5.1 Kerangka Kerja Zachman................................................................ 32 2.5.2 FEAF Framework (Federal Enterprise Architecture Framework) 33 2.5.3 The Open Group Architecture Framework (TOGAF)..................... 34 2.6 Pemilihan Kerangka Kerja.......................................................................... 37 2.7 TOGAF ADM (Architecture Development Method).................................. 38 2.7.1 Preliminary Phase............................................................................ 40 2.7.2 Requirements Management.............................................................. 42 2.7.3 Phase A: Architecture Vision........................................................... 43 2.7.4 Phase B: Business Architecture....................................................... 45
x
2.7.5 Phase C: Information Systems Architecture.................................... 49 2.7.6 Phase D: Technology Architecture.................................................. 53 2.7.7 Phase E: Opportunities and Solutions............................................. 54 2.7.8 Phase F: Migration Plannning........................................................ 56 2.7.9 Phase G: Implementation Governance............................................ 57 2.7.10 Phase H: Architecture Change Management.................................. 58 2.8 Tools Perancangan Arsitektur..................................................................... 61 2.8.1 Principle Catalog............................................................................. 61 2.8.2 Flowchart......................................................................................... 62 2.8.3 Value Chain...................................................................................... 66 2.8.4 Stakeholder Map Matrix.................................................................. 70 2.8.5 Archimate......................................................................................... 71 2.8.6 Rich Picture...................................................................................... 73 2.8.7. Data Dissemination Diagram.......................................................... 74 2.8.8 UML (Unified Modeling Language)................................................ 75 2.8.9 Application Portofolio Catalog........................................................ 83 2.8.10 Communication Engineering Diagram………….............................. 84 2.8.11 Platform Decomposition Diagram................................................... 86 2.8.12 Technology Portfolio Catalog.......................................................... 87 2.8.13 Matrix analisis gap........................................................................... 88 2.8.14 Roadmap.......................................................................................... 89 2.9 Penelitian Sejenis........................................................................................ 90
xi
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Metode Pengumpulan Data......................................................................... 94 3.1.1 Metode Observasi............................................................................. 94 3.1.2 Metode Wawancara.......................................................................... 95 3.1.3 Metode Studi Pustaka....................................................................... 96 3.1.4 Metode Studi Literatur..................................................................... 97 3.2 Metode Perancangan Enterprise Architecture............................................ 100 3.2.1 Preliminary Phase............................................................................ 100 3.2.2 Requirement Management............................................................... 101 3.2.3 Phase A: Architecture Vision........................................................... 102 3.2.4 Phase B: Business Architecture....................................................... 103 3.2.5 Phase C: Information System Architecture...................................... 103 3.2.5.1 Application Architecture...................................................... 103 3.2.5.2 Data Architecture................................................................. 104 3.2.6 Phase D: Technology Architecture.................................................. 104 3.2.7 Phase E: Opportunities and Solutions............................................. 105 3.2.8 Phase F: Migration Planning.......................................................... 106 3.3 Kerangka Penelitian.................................................................................... 106
BAB IV PERANCANGAN ENTERPRISE ARCHITECTURE 4.1 Preliminary Phase...................................................................................... 109 4.1.1 Prinsip – Prinsip Perancangan Enterprise Architecture................... 109 4.1.2 Identifikasi 5W + 1H........................................................................ 112 4.2 Requirements Management......................................................................... 114
xii
4.2.1 Kondisi Sistem Berjalan................................................................... 114 4.2.2 Issue Organisasi............................................................................... 133 4.2.3 Solusi Aktivitas................................................................................ 136 4.2.4 Solusi Sistem Informasi................................................................... 141 4.2.5 Data Inventaris Sarana dan Prasarana Pendukung TIK................... 145 4.3 Phase A: Architecture Vision...................................................................... 145 4.3.1 Profil Perusahaan............................................................................. 145 4.3.2 Pendefinisian Visi dan Misi……..................................................... 146 4.3.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas............................................. 147 4.3.4 Analisis Value Chain....................................................................... 151 4.3.4.1 Aktivitas Utama................................................................... 151 4.3.4.2 Aktivitas Pendukung............................................................ 158 4.3.5 Struktur Organisasi Usulan.............................................................. 159 4.3.6 Pelatihan yang Diusulkan................................................................. 163 4.3.7 Hubungan Stakeholder dengan Aktivitas Organisasi....................... 164 4.4 Phase B : Business Architecture................................................................. 169 4.4.1 Pemetaan Layaan Bisnis, Proses Bisnis dan Fungsi bisnis.............. 169 4.4.2 Rancangan Arsitektur Bisnis............................................................ 178 4.5 Phase C: Information System Architecture................................................ 188 4.5.1 Application Architecture.................................................................. 188 4.5.2 Data Architecture............................................................................. 197 4.5.2.1 Data Dissemination Diagram.............................................. 198 4.5.2.2 Class Diagram..................................................................... 199 4.6 Phase D: Technology Architecture........................................................... 204 4.6.1 Konfigurasi Jaringan Internal........................................................... 204
xiii
4.6.2 Platform Decomposition Diagram.................................................. 206 4.6.3 Konfigurasi Hardware dan Software............................................... 207 4.7 Phase E: Oppurtunities and Soluition
209
4.7.1 Analisis Gap
209
4.8 Migration Planning................................................................................... 221 4.8.1 Urutan Implementasi........................................................................ 221 4.8.2 Roadmap Aplikasi............................................................................ 224 4.8.3 Perencanaan Target Implementasi................................................... 225
BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan................................................................................................ 234 5.2 Saran........................................................................................................... 235
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................236 LAMPIRAN-LAMPIRAN
xiv
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1
Perbedaan arsitektur 3-tier dengan SOA................................
25
Gambar 2.2
Aplikasi-aplikasi yang berdiri sendiri...................................
26
Gambar 2.3
Service dihasilkan dari aplikasi dan digunakan dalam proses
27
bisnis.................................................................................... Gambar 2.4
Subset Enteprise Architecture TOGAF...............................
37
Gambar 2.5
TOGAF ADM......................................................................
39
Gambar 2.6
Contoh Value Chain PT. Bali Double C..............................
69
Gambar 2.7
Contoh Model Fungsi Bisnis...............................................
72
Gambar 2.8
Contoh Rich Picture............................................................
73
Gambar 2.9
Data Dissemination Diagram.............................................
74
Gambar 2.10
Contoh Use Case Diagram..................................................
79
Gambar 2.11
Contoh Class Diagram........................................................
82
Gambar 2.12
Communication Engineering Diagram................................
85
Gambar 2.13
Platform Decomposition Diagram.......................................
86
Gambar 2.14
Roadmap.................................................................................
90
Gambar 3.1
Kerangka Penelitian...............................................................
107
Gambar 4.1
Sistem Berjalan PT. BDC (Bali Double C)............................
115
Gambar 4.2
Flowchart Sistem Berjalan Level 0........................................
118
Gambar 4.3
Flowchart Sistem Berjalan Bagian Penerimaan Level 1.......
121
Gambar 4.4
Flowchart Sistem Berjalan Bagian Pemeliharaan Level 1.....
122
Gambar 4.5
Flowchart Sistem Berjalan Bagian Pengiriman Level 1........
123
Gambar 4.6
Flowchart Sistem Berjalan Bagian Penjualan Level 1...........
124
Gambar 4.7
Flowchart Sistem Berjalan Bagian Pengadaan Level 1.........
126
Gambar 4.8
Flowchart Sistem Berjalan Bagian Keuangan Level 1..........
127
Gambar 4.9
Flowchart Sistem Berjalan Bagian Kepegawaian Level 1....
128
xv
Gambar 4.10
Flowchart Sistem Berjalan Persortiran Ikan Level 2.............
129
Gambar 4.11
Flowchart Sistem Berjalan Pemeliharaan Ikan Level 2.........
130
Gambar 4.12
Flowchart Sistem Berjalan Pengamatan dan Pengasingan
131
Level 2…………………………………………………. Gambar 4.13
Flowchart Sistem Berjalan Pengemasan Level 2...................
132
Gambar 4.14
Struktur Organisasi Perusahaan.............................................
147
Gambar 4.15
Analisis Value Chain PT. Bali Double C...............................
151
Gambar 4.16
Struktur Organisasi Usulan Perusahaan.................................
160
Gambar 4.17
Tree Diagram Pemetaan Layanan Bisnis, Proses Bisnis, dan
171
Fungsi Bisnis PT. Bali Double C......................................... Gambar 4.18
Layanan Bisnis di PT. Bali Double C....................................
171
Gambar 4.19
Proses Bisnis pada Layanan Pengadaan PT. Bali Double C..
171
Gambar 4.20
Proses Bisnis pada Layanan Penjualan PT. Bali Double C....
172
Gambar 4.21
Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Persediaan.........................
172
Gambar 4.22
Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Penerimaan Pasokan Ikan.
173
Gambar 4.23
Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Keuangan..........................
173
Gambar 4.24
Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Penerimaan Pesanan.........
174
Gambar 4.25
Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Pemeliharaan....................
175
Gambar 4.26
Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Persortiran Ikan.........
175
Gambar 4.27
Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Memelihara...............
176
Gambar 4.28
Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Pengamatan dan
176
Pengasingan…………………………………………………. Gambar 4.29
Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Pengemasan...............
177
Gambar 4.30
Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Pengiriman........................
177
Gambar 4.31
Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Pemasaran.......................... 178
Gambar 4.32
Rancangan Arsitektur Bisnis................................................... 179
Gambar 4.33
Rancangan Arsitektur Bisnis Penerimaan Pasokan……......... 180
Gambar 4.34
Rancangan Arsitektur Bisnis Pemeliharaan............................
xvi
181
Gambar 4.35
Rancangan Arsitektur Bisnis Pengiriman...............................
182
Gambar 4.36
Rancangan Arsitektur Bisnis Penjualan……………..............
183
Gambar 4.37
Rancangan Arsitektur Bisnis Pengadaan................................
185
Gambar 4.38
Rancangan Arsitektur Bisnis Keuangan.................................. 186
Gambar 4.39
Rancangan Arsitektur Bisnis Kepegawaian............................
Gambar 4.40
Arsitektur Aplikasi Pengadaan................................................ 191
Gambar 4.41
Arsitektur Aplikasi Penjualan.................................................
Gambar 4.42
Arsitektur Aplikasi Keuangan................................................. 195
Gambar 4.43
Arsitektur Aplikasi Kepegawaian...........................................
196
Gambar 4.44
Data Dissemination Diagram.................................................
198
Gambar 4.45
Arsitektur Data Aplikasi Pengadaan.......................................
199
Gambar 4.46
Arsitektur Data Aplikasi Penjualan......................................... 201
Gambar 4.47
Arsitektur Data Aplikasi Keuangan........................................
202
Gambar 4.48
Arsitektur Data Aplikasi Kepegawaian..................................
203
Gambar 4.49
Arsitektur Jaringan Awal........................................................
204
Gambar 4.50
Arsitektur Jaringan Usulan...................................................... 205
Gambar 4.51
Platform Decomposition Technology...................................... 206
Gambar 4.52
Roadmap Aplikasi................................................................... 222
xvii
187
193
DAFTAR TABEL Tabel 2.1
Daftar Simbol Business Service, Business Process, Business
48
Function..................................................................................... Tabel 2.2
Contoh Principle Catalog.......................................................... 61
Tabel 2.3
Simbol Penghubung Flowchart.................................................
Tabel 2.4
Simbol Proses Flowchart........................................................... 64
Tabel 2.5
Simbol Input-Output Flowchart................................................
65
Tabel 2.6
Contoh Stakeholder Map Matrix...............................................
70
Tabel 2.7
Daftar Simbol Use Case Diagram….........................................
77
Tabel 2.8
Daftar Simbol Class Diagram...................................................
80
Tabel 2.9
Application Portofolio Catalog.................................................
83
Tabel 2.10
Technology Portfolio Catalog...................................................
88
Tabel 2.11
Matrix Analisis Gap................................................................... 89
Tabel 3.1
Perbandingan Penelitian Sejenis................................................ 97
Tabel 3.2
Daftar Simbol Kerangka Penelitian...........................................
Tabel 4.1
Principle Catalog....................................................................... 111
Tabel 4.2
Identifikasi 5W+1H...................................................................
Tabel 4.3
Permasalahan dalam Aktivitas Organisasi................................. 133
Tabel 4.4
Solusi Aktivitas.......................................................................... 137
Tabel 4.5
Solusi Sistem Informasi……….................................................
141
Tabel 4.6
Data Inventaris Sarana dan Prasarana Pendukung TIK.............
145
Tabel 4.7
Daftar Pelatihan Usulan.............................................................
163
Tabel 4.8
Stakeholder Map Matrix............................................................
166
Tabel 4.9
Penjelasan Keterlibatan Stakeholder di Setiap Aktivitas........... 166
Tabel 4.10
Application Portfolio Catalog...................................................
189
Tabel 4.11
Konfigurasi Hardware..............................................................
207
Tabel 4.12
Konfigurasi Software.................................................................
207
xviii
63
107
113
Tabel 4.13
Technology Portfolio Catalog...................................................
208
Tabel 4.14
Analisa Gap Arsitektur Bisnis...................................................
212
Tabel 4.15
Analisa Gap Arsitektur Aplikasi................................................ 214
Tabel 4.16
Analisa Gap Arsitektur Data Pengadaan...................................
Tabel 4.17
Analisa Gap Arsitektur Data Penjualan..................................... 216
Tabel 4.18
Analisa Gap Arsitektur Data Keuangan..................................... 217
Tabel 4.19
Analisa Gap Arsitektur Data Kepegawaian...............................
Tabel 4.20
Analisa Gap Arsitektur Teknologi............................................. 220
Tabel 4.21
Kandidat Front Office System.................................................... 222
Tabel 4.22
Kandidat Back Office System.....................................................
222
Tabel 4.23
Urutan Implementasi.................................................................
223
Tabel 4.24
Roadmap Aplikasi Tahun 2015.................................................
225
Tabel 4.25
Roadmap Aplikasi Tahun 2016.................................................
227
Tabel 4.26
Roadmap Aplikasi Tahun 2017.................................................
229
xix
215
218
Simbol Use Case Diagram (Sugiarti, 2013) Simbol Use Case
Deskripsi Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor; biasanya dinyatakan dengan menggunakan kata kerja di awal frase nama use case.
Nama Use Case
Orang,
proses,
atau
sistem
lain
yang
berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri; biasanya dinyatakan menggunakan kata benda di awal frase nama aktor. Asosiasi (association)
Komunikasi antara aktor dan use case yang berpartisipasi pada use case.
Ekstensi (extend)
Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana use case yang ditambahkan dapat berdiri
<<extend>>
sendiri
walau
tanpa
use
case
tambahan; biasanya use case tambahan memiliki nama depan yang sama dengan use
xx
case yang ditambahkan. Generalisasi (generalization)
Hubungan
generalisasi
dan
spesialisasi
(umum – khusus) antara dua buah use case dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari lainnya. Menggunakan (include) <
>
Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana
use
case
yang
ditambahkan
memerlukan use case ini untuk menjalankan fungsinya atau sebagai syarat dijalankan use case ini. Dua sudut pandang mengenai include di use case, yaitu : 1. Include berarti use case yang ditambahkan akan selalu dipanggil saat use case tambahan dijalankan. 2. Include berarti use case yang tambahan akan selalu melakukan pengecekan apakah use case yang ditambahkan telah dijalankan sebelum use case tambahan dijalankan. Kedua
sudut
digunakan
pandang
salah
satu
tersebut atau
dapat
keduanya,
tergantung pada pertimbangan dan sudut
xxi
pandang yang dibutuhkan.
Simbol Use Case Diagram (Sugiarti, 2013) Simbol
Deskripsi
Kelas
Kelas pada struktur sistem.
nama_kelas +Attribute +Operation()
Antarmuka (interface)
Sama seperti
konsep
interface
dalam pemrograman berorientasi objek. Asosiasi (association)
Relasi antar kelas dengan makna umum; biasanya disertai dengan multiplicity.
Asosiasi berarah (directed
Relasi antar kelas dengan makna
association)
kelas yang satu digunakan oleh kelas yang lain; biasanya disertai dengan multiplicity.
Generalisasi (generalization)
Relasi antar kelas dengan makna generalisasi – spesialisasi (umum –
xxii
khusus). Kebergantungan (depedency)
Relasi antar kelas dengan makna kebergantungan antar kelas.
Simbol Business Service, Business Process, Business Function (The Open Group, 2009) Simbol
Keterangan
Business Service
Layanan yang memenuhi kebutuhan bisnis untuk customer internal atau eksternal organisasi.
Business Process
Elemen tindakan berdasarkan pada urutan aktivitas. Proses bisnis dimaksudkan untuk menetapkan sekumpulan produk atau layanan bisnis.
Business Function
Elemen tindakan berdasarkan pada sekumpulan kriteria yang dipilih (kriteria yang dibutuhkan sumber daya bisnis).
Triggering
Triggering menjelaskan tentang hubungan sebab-akibat antara proses-proses.
Flow
Flow menjelaskan tentang pertukaran informasi diantara proses bisnis dan fungsi bisnis.
xxiii
vi
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Pemanfaatan sistem informasi (SI) dan teknologi informasi (TI) sangat diperlukan dalam suatu proses bisnis sebagai solusi untuk terus meningkatkan kualitas dan daya saing bisnis karena ketika suatu perusahaan berkembang semakin besar dan tingkatan operasionalnya semakin tidak sederhana maka secara alamiah tuntutan pihak manajemen akan kebutuhan fungsional khususnya data, teknologi dan aplikasi juga akan semakin besar. Namun demikian, untuk mengelola SI/TI, agar mampu diselaraskan dengan strategi bisnis merupakan hal yang tidak mudah. Kegagalan yang terjadi seperti kurangnya pemahaman mengenai keunggulan pemanfaatan SI/TI, tidak adanya perencanaan yang baik dan menyeluruh untuk membangun dan mengembangkan aplikasi sistem informasi, kurangnya dukungan dan perbedaan pendapat di dalam organisasi serta peluang bisnis yang tidak dapat dimanfaatkan dikarenakan SI/TI yang ada tidak digunakan secara maksimal untuk mendukung tujuan perusahaan. Oleh sebab itu, dibutuhkan sebuah Enterprise Architecture (EA) untuk perencanaan dan pengelolaan suatu sistem besar yang bersifat kompleks. EA mempunyai arti penting bagi organisasi sebab salah satu hasilnya adalah
1
2
terwujudnya keselarasan antara SI/TI dan kebutuhan bisnis. Pemanfaatan EA menjadi sangat penting dengan datangnya era e-bisnis dengan aplikasi front-end yang berorientasi ke pelanggan, dan terdapat kebutuhan untuk menghubungkan aplikasi front-end ke sejumlah sistem aplikasi back-end sehingga menimbulkan kebutuhan adanya EA untuk menetapkan bagaimana mencapai integrasi layanan dan aplikasi tersebut (Surendro, 2009). Menurut The Open Group (2009) EA adalah blueprint organisasi yang menentukan bisnis, informasi, dan teknologi yang digunakan agar tercapai misi organisasi. EA juga merupakan kumpulan prinsip, metode dan model yang digunakan sebagai design dan merealisasikan sebuah struktur organisasi enterprise, proses bisnis, sistem informasi dan infrastrukturnya yang meliputi hardware, software, dan network untuk dapat bekerja secara bersama dengan misi, sasaran, dan tujuan organisasi untuk menjalankan proses bisnis organisasi dengan didukung oleh teknologi informasi (Surendro, 2009). PT. Bali Double C adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam usaha penampungan dan ekspor ikan hias air laut. Perusahaan ini mulai beroperasi pada bulan Agustus 2007. Dalam melaksanakan kegiatan bisnisnya, perusahaan tidak melakukan usaha penangkapan dan budidaya sendiri, melainkan perusahaan membeli ikan dari pemasok atau supplier yaitu para nelayan dan petani ikan hias yang nantinya akan ditampung dan di ekspor ke negara tujuan.
3
PT. Bali Double C adalah perusahaan yang berkembang semakin besar dengan saat ini, perminggunya dapat melakukan pengirimaan ekspor ikan lebih dari 800 ekor. Dengan bisnis yang semakin berkembang besar, maka tingkatan operasionalnya juga semakin tidak sederhana dan kebutuhan perencanaan dan pengelolaan kebutuhan untuk perusahaan yang nantinya semakin berkembang. Sehingga perusahaan perlu menerapkan EA untuk dapat melakukan perencanaan dan pengelolaan dalam perkembangan bisnisnya. Dilihat dari permasalahan lingkungan bisnis perusahaan baik internal maupun eksternal, dapat dilihat permasalahan internal adalah perusahaan mempunyai lebih dari satu perangkat komputer yang dimiliki oleh setiap bagian di dalam organisasi, namun investasi tersebut dirasa belum mampu menunjang proses bisnis seperti penerimaan pasokan ikan, pemeliharaan, pengiriman, penjualan, pemasaran, keuangan, pengadaan, dan kepegawaian secara optimal dikarenakan belum adanya suatu sistem informasi yang mengintegrasikan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain di dalam perusahaan. Selama ini perusahaan hanya menggunakan microsoft office sebagai aplikasi penunjang, sehingga data masih tersebar disetiap bagian yang mengakibatkan data tidak akurat, mudah rusak, redudansi serta apabila dibutuhkan kembali informasi tersebut akan sulit dipenuhi dalam waktu yang cepat dan tidak adanya bagian TI dalam struktur organisasinya dimana permasalahan TI hanya ditangani oleh
4
tenaga ahli atau freelance, sehingga sudut pandang dari semua sumber daya TI masih bersifat sebagai pendukung (support). Dalam
permasalahan
lingkungan
eksternal,
perusahaan
belum
memaksimalkan peran SI/TI untuk berkompetisi dengan perusahaan lain. Perusahaan memiliki kesulitan dalam aktivitas pemasaran dan penjualan seperti belum memiliki website dimana merupakan hal yang terpenting untuk menjalani aktivitas pemasaran yang lebih luas dan memudahkan untuk berkomunikasi dan memberikan informasi yang lengkap, mudah dan cepat sehingga meningkatkan kualitas pelayanan terhadap customer. Konsep dalam perancangan EA pada PT. Bali Double C adalah menggunakan framework The Open Group Architecture Framework (TOGAF). TOGAF merupakan kerangka kerja dan metode yang diterima secara luas dalam pengembangan arsitektur perusahaan. TOGAF memberikan metode yang detail mengenai bagaimana membangun, mengelola dan mengimplementasikan EA dan sistem informasi yang disebut dengan Architecture Development Method (ADM), dimana ADM merupakan hasil dari kerja sama praktisi arsitektur dalam Open Group Architecture Forum. ADM merupakan metode generik yang berisikan sekumpulan aktifitas yang mempresentasikan progeresi dari setiap fase ADM dan model arsitektur yang digunakan dan dibuat selama tahap pengembangan EA. (Surendro, 2009).
5
Terdapat beberapa penelitian mengenai EA menggunakan TOGAF diantaranya oleh Kartika Dwi Hapsari (2014), yang membuat Perancangan Model Arsitektur Enterprise pada Proses Perencanaan dan Monitoring Evaluasi Anggaran Berbasis TOGAF (Studi Kasus : Kementerian Pertanian RI), Aenun Jariyatul Umami (2013) yang membuat Perencanaan Infrastruktur Teknologi Informasi di Lembaga Penelitian (LEMLIT) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Menggunakan TOGAF Architecture Development Method (ADM), Vivi Fydiani Pratiwi (2013) yang membuat Perancangan Model Enterprise Architecture dengan menggunakan TOGAF Architecture Development Method pada PT. Satya Karya Utama dan Anis Khairunisa (2013) yang membuat Perencanaan Arsitektur Enterprise pada PT. Dian Nikel Mining. Dalam keempat penelitian diatas pemilihan framework TOGAF dipilih karena dirasa mampu mendeskripsikan perancangan EA yang dibutuhkan dengan metode dan tools-nya yang detil untuk diimplementasikan. Berdasarkan permasalahan dan fakta diatas, penulis mengajukan penelitian tentang perancangan EA menggunakan framework TOGAF untuk memberikan solusi untuk mengoptimalkan pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi agar dapat selaras dengan strategi bisnis perusahaan serta untuk mengembangkan penelitian sebelumnya dengan menggunakan framework TOGAF sampai kepada phase F yaitu migration planning. Oleh sebab itu, judul yang akan diangkat untuk penelitian ini adalah “PERANCANGAN
6
ENTERPRISE
ARCHITECTURE
MENGGUNAKAN
TOGAF
ARCHITECTURE DEVELOPMENT METHOD (STUDI KASUS PT. BALI DOUBLE C)”. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang sudah dipaparkan di atas, maka dapat diidentifikasi masalah sebagai berikut: 1. PT. Bali Double C belum memiliki perancangan EA untuk penyelarasan strategi bisnis dan strategi SI/TI. 2. PT. Bali Double C sudah mempunyai lebih dari satu perangkat komputer yang dimiliki oleh setiap bagian di dalam organisasi, namun investasi tersebut belum mampu sepenuhnya memanfaatkan SI/TI untuk pengelolaan data. 3. PT. Bali Double C memiliki permasalahan dalam lingkungan internal dan eksternal
yang
belum
memaksimalkan
aktivitas
bisnisnya
seperti
penerimaan pasokan, pemeliharaan, pengiriman, pengadaan, penjualan, keuangan dan kepegawaian. 4. PT. Bali Double C belum memiliki bagian TI dalam struktur organisasinya bahkan tidak memiliki pegawai yang memahami TI sehingga permasalahan TI hanya ditangani oleh tenaga ahli atau staff freelance untuk mengatasi permasalahan TI dan ini juga menjadikan lemahnya pemahaman tentang fungsi teknologi informasi.
7
Dari masalah yang telah diidentifikasi, maka dapat dirumuskan masalah “Bagaimana membuat perancangan EA pada PT. Bali Double C agar dapat mengoptimalkan pemanfaatan SI/TI selaras dengan strategi bisnis perusahaan?” 1.3 Batasan Masalah Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka batasan masalah penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Penelitian ini dilakukan di PT. Bali Double C pada keseluruhan divisi perusahaan. 2. Bisnis proses yang dilakukan mencakup proses utama perusahaan seperti proses penerimaan pasokan, pemeliharaan, pengiriman dan penjualan serta aktivitas pendukung perusahaan seperti pengadaan, keuangan dan kepegawaian. 3. Framework yang digunakan pada penelitian ini adalah The Open Group Framework (TOGAF) dengan menggunakan Architecture Development Method (ADM) sebagai metode pengembangan arsitektur. Penelitian ini dibatasi hanya pada fase preliminary, visi arsitektur, arsitektur bisnis, arsitektur sistem informasi, arsitektur teknologi, peluang dan solusi, serta perencanaan migrasi. Penelitian ini tidak membahas fase tata kelola implementasi dan manajemen perubahan arsitektur. 4. Tools
yang
digunakan
untuk
menggambarkan
model
arsitektur
menggunakan Rich Picture, Analisis Value Chain, UML (Unified Model
8
Language),
Principle
Catalog,
Stakeholder
Map
Matrix,
Data
Dissemination Diagram, Application Portfolio Catalog, Technology Portfolio Catalog, Communication Engineering diagram, Matrix Gap Analysis, dan Roadmap. Diagram UML yang digunakan, yaitu Use Case Diagram, dan Class Diagram. 5. Penelitian ini tidak membahas bagaimana penyusunan anggaran biaya yang dibutuhkan dari rencana strategis SI/TI. 1.4 Tujuan Penelitian Ada dua tujuan dalam penelitian ini, yaitu tujuan umum dan khusus. Tujuan umum penelitian ini adalah menghasilkan perancangan EA untuk menyelaraskan strategi bisnis dan strategi SI/TI pada PT. Bali Double C. Sedangkan tujuan khusus dari penelitian ini, yaitu menghasilkan: 1. Rancangan EA dengan menggunakan metode TOGAF ADM. 2. Analisis kebutuhan dari EA secara menyeluruh dan terpadu yang dibutuhkan oleh perusahaan. 3. Rancangan arsitektur bisnis perusahaan dengan menentukan model bisnis (proses, fungsi, dan aktivitas) yang diinginkan berdasarkan skenario bisnis dari aspek informasi, fungsional dan organisasi dari lingkungan bisnis. 4. Rancangan arsitektur sistem informasi yang terdiri dari arsitektur data dan aplikasi.
9
5. Rancangan arsitektur teknologi yang di definisikan dalam fase arsitektur aplikasi menjadi satu set komponen teknologi, yang mewakili hardware, software dan jaringan. 6. Rancangan peluang dan solusi untuk menghasilkan implementasi arsitektur tujuan dan klasifikasikan sebagai pengembangan baru atau penggunaan kembali sistem yang sudah ada dengan menggunakan matriks GAP. 7. Rancangan perencanaan migrasi untuk memilih proyek implementasi yang bervariasi menjadi urutan prioritas. 1.5
Manfaat Penelitian 1. Kerangka arsitektur yang dihasilkan diharap dapat digunakan oleh PT. Bali Double C guna mendukung proses bisnisnya sehingga dapat menambah kualitas nilai perusahaan dalam persaingan bisnis yang ada sekarang. 2. Membantu PT. Bali Double C dalam membangun sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan kegiatan strategis bisnis. 3. Membantu PT. Bali Double C dalam menentukan teknologi yang akan dikembangkan untuk menunjang sistem informasi yang akan dibangun. 4. Sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya dibidang kajian EA.
1.6
Metodologi Penelitian Metodologi ini terdiri dari dua macam, yaitu metodologi pengumpulan data dan metodologi perancangan EA. Dalam metodologi pengumpulan data terdapat tiga macam, yaitu:
10
1. Observasi merupakan teknik atau pendekatan untuk mendapatkan data premier dengan cara mengamati langsung obyek datanya. (Jogiyanto, 2008). 2. Wawancara, merupakan komunikasi dua arah untuk mendapatkan data responden (Jogiyanto, 2008). 3. Studi Pustaka Teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelaahan terhadap buku-buku, literatur-literatur, catatan-catatan, dan laporan-laporan yang ada hubungannya dengan masalah yang dipecahkan (Nazir, 2009). Untuk metodologi perancangan EA adalah menggunakan TOGAF ADM. Ada 8 tahapan yang akan dilakukan pada skripsi ini, yaitu: (TOGAF, 2009) 1. Preliminary Phase Fase awal untuk persiapan perancangan EA. Tahapan ini dilakukan agar pemodelan arsitektur dapat berjalan dengan baik. 2. Requirement Management yaitu proses analisis dan pengelolaan kebutuhan arsitektur di seluruh fase ADM. Pada fase ini akan dijelaskan sistem yang sedang berjalan (as – is system) dan dibuat solusi dari permasalahan yang telah dianalisis berdasarkan sistem yang sedang berjalan (as-is system).
11
3. Phase A : Architecture Vision Fase untuk menciptakan pandangan yang seragam mengenai pentingnya EA dan menentukan lingkup arsitektur yang akan dikembangkan dan guna mencapai tujuan organisasi yang dirumuskan dalam bentuk strategi. 4. Phase B : Business Architecture Fase untuk menentukan model aktivitas yang menggambarkan strategi layanan serta aspek lingkungan aktivitas (organisasi, fungsi, proses, dan informasi) berdasarkan pada prinsip aktivitas, tujuan aktivitas, dan penggerak strategi. 5. Phase C : Information System Architecture Fase yang terdiri atas arsitektur data yang menetapkan tipe dan sumber utama data yang diperlukan untuk mendukung aktivitas dan arsitektur aplikasi yang menetapkan jenis sistem aplikasi utama yang dibutuhkan untuk mengolah data dan mendukung aktivitas. 6. Phase D : Technology Architecture Fase yang memetakan komponen aplikasi yang telah ditetapkan pada fase arsitektur aplikasi ke dalam satu set komponen teknologi yang mewakili komponen software dan hardware. 7. Phase E : Opportunities and Solution Fase E akan dievaluasi model yang telah dibangun untuk arsitektur saat ini dan
target.
Identifikasi
proyek
utama
akan
dilaksanakan
untuk
12
mengimplementasikan
arsitektur
tujuan
dan
klasifikasi
sebagai
pengembangan baru atau penggunaan kembali sistem yang sudah ada. 8. Phase F : Migration Planning Fase untuk memilih proyek implementasi yang bervariasi menjadi urutan prioritas. 1.7
Sistematika Penulisan Dalam penelitian ini, penulis akan menyajikan pembahasan dalam lima pokok bahasan yang secara singkat akan diuraikan sebagai berikut : BAB I
PENDAHULUAN Pada bab ini berisi tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, metode penulisan serta sistematika penulisan.
BAB II
LANDASAN TEORI Pada bab ini menguraikan teori-teori dasar yang terkait dengan teori pengumpulan data, teori SI/TI, teori EA, teori framework TOGAF ADM, dan teori diagram-diagram yang akan digunakan untuk memodelkan serta menjelaskan arsitektur yang akan dirancang.
13
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini berisi metode pengumpulan data, kerangka penelitian, serta langkah-langkah yang digunakan terkait dengan perancangan enterprise architecture menggunakan metode TOGAF ADM. Pada bab ini akan dijelaskan hal-hal apa saja yang akan dilakukan penulis dalam setiap fase TOGAF ADM untuk memodelkan dan merancang arsitektur.
BAB IV
PERANCANGAN ENTERPRISE ARCHITECTURE Pada bab ini akan diuraikan hasil dari pengumpulan data saat penelitian untuk kemudian dilanjutkan dengan menganalisis datadata tersebut supaya dapat dibuat perancangan EA menggunakan metode TOGAF ADM bagi PT. Bali Double C. Perancangan EA dibuat dengan cara memodelkan dan merancang visi arsitektur, arsitektur bisnis, arsitektur sistem informasi, dan arsitektur teknologi. Selain membuat arsitektur, pada bab ini juga akan dijelaskan mengenai evaluasi dan analisis gap antara sistem yang sedang berjalan dengan sistem yang akan diusulkan melalui pemodelan dan perancangan arsitektur.
14
BAB V
PENUTUP Bab ini merupakan bab terakhir yang terdiri atas kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dilaksanakan beserta saran-saran untuk perbaikan dari hasil penelitian ini.
1
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Perancangan Definisi perancangan menurut Krismiaji (2005) dalam buku Sistem Informasi Akuntansi menyebutkan bahwa: Perancangan terdiri dari perancangan logis dan perancangan fisik. Perancangan logis merupakan yang melengkapi dan menterjemahkan persyaratan data para pemakai dan program aplikasi ke dalam skema konseptual sedangkan perancangan fisik (physical design) adalah mengubah hasil rancangan konsep ke dalam struktur penyimpanan fisik. Pengertian lain dari perancangan adalah proses menuangkan ide dan gagasan berdasarkan teori-teori dasar yang mendukung. Proses perancangan dapat dilakukan dengan cara pemilihan komponen yang akan digunakan, mempelajari karakteristik dan data fisiknya, membuat rangkaian skematik dengan melihat fungsi–fungsi komponen yang dipelajari, sehingga dapat dibuat alat yang sesuai dengan spesifikasi yang diharapkan (Iqbal, 2013). 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi dan Teknologi Informasi 2.2.1 Pengertian Sistem Dalam buku Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis (Jogiyanto, 2005) 15
16
pengertian “suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur - prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. Adapun pengertian lain mengenai sistem yang tertulis dalam buku Audit Sistem Informasi + pendekatan Cobit mengenai sistem adalah “kumpulan elemen - elemen atau sumberdaya yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu dan bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu.” (Gondodiyoto, 2007) Dari pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu sistem memiliki karakterisitik yang mana suatu sistem merupakan jaringan kerja yang memiliki tujuan yang ingin dicapai dan terbentuk dari prosedur prosedur atau kumpulan elemen – elemen yang berkumpul dalam suatu kegiatan, saling berhubungan dan saling berinteraksi satu sama lainnya. 2.2.2
Pengertian Informasi Pengertian informasi yang didapat dalam buku Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis (Jogiyanto, 2005) adalah “hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.” Agar informasi lebih berguna untuk sebuah pengambilan keputusan, kualitas dari sebuah informasi harus bermutu
17
seperti akurat berarti harus terbebas dari adanya kesalahan – kesalahan dan tidak menyesatkan bagi pengguna, relevan atau sesuai, timely yang berarti informasi dapat disajikan tepat pada saat dibutuhkan, lengkap, dan mudah dimengerti. 2.2.3 Sistem Informasi “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan
kebutuhan
pengolahan
transaksi
harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.” (Jogiyanto, 2005) Pengertian lain dari sistem informasi adalah “kumpulan elemen– elemen sumber daya dan jaringan prosedur yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hirarkis tertentu, dan bertujuan untuk mengolah data menjadi informasi.” (Gondodiyoto, 2007) Dengan memahami definisi sistem, definisi informasi serta definisi sistem informasi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang saling berhubungan dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan terbaik saat ini dan masa depan.
18
Menurut Sutarman (2009), sistem informasi memiliki beberapa kemampuan sebagai berikut : a. Menyediakan proses transaksi yang cepat dan akurat dengan cara sistem informasi menangkap, merekam, menyimpan, dan mengupdate data. b. Menyediakan penyimpanan dengan kapasitas besar dan akses cepat terhadap penyimpanan. c. Menyediakan komunikasi yang cepat menggunakan jaringan yang memungkinkan pekerja dan komputer untuk berkomunikasi secara langsung. d. Mengurangi informasi yang terlalu berlebihan menggunakan jaringan komputer dengan cara merancang sistem informasi yang dapat menyaring informasi. e. Span boundaries yang memfasilitasi pengambilan keputusan pada area fungsional, rekayasa proses bisnis, dan komunikasi. f. Menyediakan penunjang dalam pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi dan pada semua level organisasi. 2.2.4
Komponen Sistem Informasi 1.
Sistem informasi terdiri dari lima sumber daya yang dikenal
sebagai komponen sistem informasi. Kelima sumber daya tersebut adalah
19
manusia, hardware, software, data dan jaringan (Mulyanto, 2009). Sumber Daya Manusia Manusia mengambil peranan yang penting bagi sistem informasi. Manusia dibutuhkan untuk mengoperasikan sistem informasi. Sumber daya manusia dapat dibedakan menjadi dua kelompok yaitu pengguna akhir, orang yang menggunakan informasi sebagai produk dari sistem informasi dan pakar sistem informasi, orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. 2. Sumber Daya Hardware Sumber daya hardware adalah semua peralatan yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Sumber daya hardware tidak hanya sebatas komputer saja, melainkan semua media data seperti lembaran kertas dan disk magnetik atau optikal. Contoh hardware dalam sistem informasi berbasis komputer, yaitu sistem komputer yaitu terdiri atas CPU (Central Processing Unit) yang mengandung microprocessors dan variasi perangkat terhubung, seperti printer, scanner, monitor, dan lainnya. dan sekeliling komputer (computer peripheral) seperti keyboard dan mouse untuk memasukkan data, printer untuk mengeluarkan informasi, dan magnetic atau optical disk drive untuk penyimpanan sumber data.
20
3. Sumber Daya Software Sumber daya software adalah semua rangkaian perintah (instruksi) yang digunakan untuk memproses informasi. Sumber daya software tidak hanya berupa program saja yang merupakan sekumpulan instruksi untuk pemrosesan informasi, tetapi juga berupa prosedur yang merupakan sekumpulan aturan yang digunakan untuk mewujudkan pemrosesan informasi dan mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang menggunakan informasi. 4. Sumber Daya Data Sumber daya data bukan hanya sekedar bahan baku untuk masukan sebuah sistem
informasi, melainkan sebagai dasar
membentuk sumber daya organisasi untuk dikelola, disimpan dan diakses oleh teknologi manajemen sumber daya data ke dalam database. Seperti dijelaskan data dapat berbentuk teks, gambar, audio, maupun audio. 5. Sumber Daya Jaringan Sumber daya jaringan merupakan media komunikasi yang menghubungkan komputer, pemroses komunikasi, dan peralatan lainnya, serta dikendalikan melalui software komunikasi.
21
2.2.5
Teknologi Informasi Menurut Information Technology Association of America (ITAA) dalam buku pengantar teknologi informasi (Sutarman, 2009) teknologi informasi
adalah
suatu
studi,
perancangan,
pengembangan,
implementasi, dukungan atau manajemen sistem informasi berbasis komputer khususnya aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras komputer. TI memanfaatkan komputer elektronik dan perangkat lunak computer untuk mengubah, menyimpan, melindungi, memproses, mentransmisikan, dan memperoleh informasi secara aman. Menurut Sutarman (2009), fungsi teknologi informasi ada enam, yaitu : a. Menangkap (capture) Menangkap data yang relevan dengan kebutuhan user dari kumpulan data yang tersedia. b. Mengolah (processing) Mengolah data masukan untuk menjadi informasi, berupa konversi (pengubahan data ke bentuk lain), analisis (analisis kondisi), perhitungan (kalkulasi), sintesis (penggabungan) segala bentuk data dan informasi.
22
c. Menghasilkan (generating) Menghasilkan atau mengorganisasikan informasi ke dalam bentuk yang berguna, misalnya laporan, tabel, dan grafik. d. Menyimpan (storage) Menyimpan data dan informasi dalam suatu media penyimpanan yang dapat digunakan untuk keperluan lainnya. e. Mencari kembali (retrieval) Menelusuri, mendapatkan kembali informasi atau menyalin data dan informasi yang sudah tersimpan. f. Transmisi (transmission) Mengirim data dan informasi dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui jaringan komputer. Keuntungan dari penerapan teknologi informasi (Sutarman, 2009) adalah sebagai berikut : a. Kecepatan (speed) Komputer dapat mengerjakan suatu perhitungan yang kompleks dalam hitungan detik, jauh lebih cepat dari yang dapat dikerjakan oleh manusia. b. Konsistensi (consistency)
23
Hasil pengolahan data lebih konsisten dan tidak berubah-ubah karena format/bentuknya sudah standar. c. Ketepatan (precision) Komputer dapat mendeteksi suatu perbedaan yang sangat kecil, yang tidak dapat dilihat dengan kemampuan manusia, dan juga dapat melakukan perhitungan yang sulit. d. Keandalan (reliability) Hasil keluaran dari komputer lebih dipercaya dibandingkan dengan yang
dilakukan
manusia
karena
kesalahan
yang
terjadi
kemungkinannya lebih kecil jika menggunakan komputer. 2.3 Service Oriented Architecture (SOA) 2.3.1
Definisi Service Menurut Schekkerman (2006) dalam penelitian Gigih Forda Nama (2013) sebuah service (layanan) adalah suatu implementasi dari fungsi bisnis yang telah didefinisikan dengan baik beroperasi secara independen bersama service lainnya di dalam sebuah sistem. Service memiliki interface yang telah didefinisikan dengan baik dan beroperasi melalui kesepakatan yang telah didefinisikan antara client dari service dan service itu sendiri. Menurut Michelson (2006) dalam penelitian Gigih Forda Nama (2013), service layaknya aplikasi yang diperuntukkan memenuhi suatu tujuan,
seperti
mengambil
informasi
sampai
dengan
tingkat
24
kompleksitas menjalankan sebuah proses bisnis. Contoh paling umum yang dikenal saat inimengenai service adalah pada web service yang merupakan komponen-komponen aplikasi yang mudah digabung-gabungkan dan dijalankan melalui teknologi standar internet. 2.3.2 Definisi Service Oriented Architecture (SOA) Menurut Michelson (2006) dalam penelitian Gigih Forda Nama (2013), istilah Service Oriented Architecture (SOA) digunakan secara bergantian untuk tiga jenis konsep yang berbeda: konsep arsitektur, gaya dari hasil solusi bisnis, dan infrastruktur pendukung. Namun yang dimaksudkan disini adalah SOA sebagai konsep arsitektur TI untuk solusi bisnis (dan solusi infrastruktur) yang diterapkan berdasarkan konsep berorientasi layanan. Konsep arsitektur ini memungkinkan komunikasi antar service, penyedia (provider) dengan peminta (requestor), sehingga sang peminta hanya tahu apa kerja dari service itu dan bagaimana memintanya. Namun aplikasi berbasis web hanyalah salah satu bentuk aplikasi yang menggunakan SOA, meskipun harus diakui bahwa pada saat ini basis yang paling cocok untuk SOA adalah berbentuk portal atau web (Nama, 2013).
25
Gambar 2.1 Perbedaan arsitektur 3-tier dengan SOA (Tibco 2007) Gambar 2.1 memperlihatkan perbedaan antara arsitektur 3-tier dengan
SOA
yang
memungkinkan
aplikasi
yang
beragam
(heterogeneous) untuk saling berkomunikasi. SOA juga menguntungkan karena tidak bergantung kepada satu bahasa pemograman, sebaliknya SOA memungkinkan kebebasan memilih bahasa pemograman. Aplikasi yang dibangun selama ini cenderung menggunakan prinsip tier dengan menempatkan pada satu atau dua server dengan dibedakan antara server aplikasi dan server basis data, namun dengan SOA, service dari aplikasi yang dibangun dapat terpisah dari aplikasi induk atau ditaruh di server SOA untuk didistribusikan dan dipergunakan oleh aplikasi lain. Aplikasi yang dibangun pun cenderung terfokus
pada
pemrogramannya
(coding) yang berakibat aplikasi cenderung berdiri sendiri namun dengan SOA fokus diarahkan pada kerjasama antara bisnis dan TI
26
sehingga aplikasi yang dibangun dengan landasan SOA saling berkomunikasi secara lebih nyaman dan merupakan integrasi semua aplikasi yang ada. Selain itu terjadi penambahan teknik komunikasi dari aplikasi yang selama ini adalah meminta (request) dan dibalas (reply), kini diperkaya dengan kemampuan menerbitkan (publish), mendaftar untuk menggunakan service (subscribe), dan membuat service dijalankan apabila terdapat keadaan (event) yang merupakan pemicu (Nama, 2013). Selama ini aplikasi-aplikasi perusahaan mungkin beragam, namun setiap aplikasi berdiri sendiri-sendiri.
Gambar 2.2 Aplikasi-aplikasi yang berdiri sendiri (FileNet 2006) Gambar 2.2 memperlihatkan bagaimana tiga aplikasi yang merupakan aplikasi back-office (ERP) sebenarnya terpisah dengan aplikasi frontoffice untuk layanan pelanggan (CRM) dan layanan pemasok (SCM). Gambar 2.2 memperlihatkan bagaimana teknologi SOA memungkinkan
27
service yang merupakan komponen dari aplikasi-aplikasi tersebut digunakan sebagai bagian dari sebuah proses bisnis (Nama, 2013).
Gambar 2.3 Service dihasilkan dari aplikasi dan digunakan dalam proses bisnis (FileNet 2006) 2.4 Konsep Enterprise Architecture 2.4.1 Enterprise Umumnya
pengertian
enterprise
sering
disamakan
dengan
pengertian organisasi atau perusahaan. Didalam buku (The Open Group, 2009). Enterprise diartikan sebagai semua kumpulan organisasi yang memiliki
sekumpulan
tujuan.
Enterprise
diartikan
sebuah
agen
pemerintahan, sebuah korporasi keseluruhan, divisi korporasi, departemen tunggal atau sebuah rantai organisasi yang terhubung tetapi berjauhan secara geografis. Enterprise dalam konteks arsitektur enterprise dapat digunakan oleh semua perusahaan yang meliputi layanan sistem
28
informasi, teknologi informasi, proses, dan infrastruktur dan domain tertentu dalam perusahaan. Dalam definisi tersebut dapat disimpulkan kumpulan organisasi berupa organisasi non-profit/nirlaba seperti pemerintah, organisasi amal atau institusi pendidikan bisa dikatakan juga sebagai enterprise yang memiliki sekumpulan pemanfaatan dari sistem informasi, teknologi informasi, proses, dan infrastruktur guna mencapai tujuan. 2.4.2 Architecture Menurut
The Open Group
(2009) architecture (arsitektur)
didefinisikan sebagai dasar sistem organisasi yang terdiri dari sekumpulan komponen yang memiliki hubungan satu sama lainnya serta memiliki kerterhubungan dengan lingkungan sistem, dan memiliki aturan untuk perancangan dan evaluasi. Sebuah arsitektur juga merupakan penggambaran jelas tentang rencana detail bagaimana bentuk konstruksi sebuah sistem, bagaimana setiap komponen sistem disusun, dan bagaimana aturan dan interface (penghubung
sistem)
digunakan
untuk
mengintegrasikan
seluruh
komponen yang ada tersebut hingga implementasi. 2.4.3 Enterprise Architecture Enterprise architecture adalah kumpulan prinsip, metode, dan model yang bersifat masuk akal yang digunakan untuk mendisain dan
29
merealisasikan sebuah struktur organisasi enterprise, proses bisnis seperti perencanaan bisnis dan operasional bisnis, sistem informasi, dan infrastruktur teknologi informasi (Surendro, 2009). Menurut The Open Group (2009) dapat disimpulkan enterprise architecture adalah blueprint organisasi yang menentukan bisnis, informasi, dan teknologi yang digunakan agar tercapai misi organisasi. Sebuah enterprise architecture penting diterapkan karena sebagai proses menerjemahkan visi bisnis dan strategi (baik perusahaan dan TI) menjadi efektif dengan menciptakan, berintegrasi dan meningkatkan persyaratan utama, prinsip-prinsip dan model yang menggambarkan keadaan perusahaan sekarang, masa depan dan memungkinkan evolusi dengan membangun dan menggunakan sistem TI. Keuntungan yang dihasilkan dari sebuah enterprise architecture yang baik yaitu (Open Group, 2009): a. Dalam operasi bisnis, istilah enterprise architecture mengacu pada seni dan ilmu merancang suatu perusahaan sehingga dapat memungkinkan bagaimana menghasilkan kualitas organisasi yang semakin baik, pengelolaan biaya operasional yang lebih rendah, menghasilkan tenaga kerja yang fleksibel, dan meningkatkan produktivitas bisnis.
30
b. Dalam operasi teknologi informasi, implementasi teknologi informasi, seperti halnya rumah yang dibangun tidak akan selamanya kokoh berdiri pastinya didalamnya terdapat perbaikan. Teknologi informasi memiliki pengembangan hampir setiap bidang bisnis dan koordinasi operasional. Namun, dengan enterprise architecture yang baik maka operasi TI akan lebih efisien seperti pengembangan perangkat lunak, dukungan dan biaya pemeliharaan yang lebih rendah, portabilitas aplikasi
yang
meningkat,
interoperability
yang
ditingkatkan,
manajemen sistem dan jaringan yang lebih mudah, kemampuan untuk memenuhi masalah yang perlu ditingkatkan seperti keamanan, upgrade dan petukaran komponen sistem yang lebih mudah. c. Pengurangan risiko untuk investasi masa depan, pengurangan kompleksitas dalam infrastruktur TI, fleksibilitas untuk membuat, pengadaan, membeli atau solusi TI secara outsource, mengurangi resiko secara keseluruhan dalam investasi baru dan biaya kepemilikan TI. d. Menyediakan suatu mekanisme yang memungkinkan komunikasi tentang elemen-elemen EA diantara organisasi bisnis dan TI dan berfungsinya enterprise.
31
e. Menghasilkan informasi yang terpusat, stabil dan meningkatkan konsistensi,
ketelitian,
ketepatan
waktu,
integritas,
kualitas,
ketersediaan, akses dan pembagian informasi. f. Memungkinkan organisasi untuk mengurangi duplikasi dalam informasi. g. Mempercepat integrasi sistem lama serta migrasi sistem yang baru h. Fokus pada strategi penggunaan teknologi untuk mengelola data sebagai aset. 2.5 Kerangka Kerja Enterprise Architecture Pengertian tentang kerangka kerja adalah suatu ide, pemikiran, dan konsep yang digunakan untuk membuat pemikiran lain yang lebih spesifik dalam suatu obyek dan digunakan untuk mengelompokkan suatu organisasi yang penting bagi manajemen organisasi tersebut dan digunakan juga dalam pengembangan sistem perusahaan yang akan datang (Aham, 2012). Dalam pengembangan sebuah enterprise architecture akan lebih baik dan lebih mudah jika mengikuti sebuah kerangka berpikir tertentu. Kerangka berpikir tersebut dikenal dengan istilah kerangka kerja enterprise architecture. Kerangka kerja enterprise architecture mengidentifikasikan jenis informasi yang
dibutuhkan
untuk
mendeskripsikan
enterprise
architecture,
mengorganisasikan jenis informasi dalam struktur logis, dan mendeskripsikan hubungan antara jenis informasi tersebut menjelaskan dan menunjukkan
32
bagaimana metode merancang, mengembangkan dari arsitektur-arsitektur yang berbeda sesuai dengan yang direncanakan sehingga mempercepat dan menyederhanakan pengembangan arsitektur (Surendro, 2009). Penggunaan kerangka kerja (framework) mempunyai tujuan utama yang sama, yaitu menggambarkan struktur dimana hubungan dari objek kompleks dapat berinteraksi untuk menghubungkan orang, proses, dan teknologi dan menghasilkan cetak biru enterprise architecture. Cetak biru (blueprint) menyediakan alat bantu untuk menerapkan teknologi ke dalam perusahaan secara tepat dan mengandung rincian bisnis, informasi, dan teknologi yang ada saat ini, dan yang diusulkan perusahaan untuk masa depan. Sebagai contoh, saat teknologi baru dibawa ke dalam perusahaan dan teknologi lama digantikan, cetak biru arsitektur harus diperbaharui untuk menunjukkan adanya perubahan portofolio bisnis atau portofolio teknologi informasi. Kerangka kerja yang dapat dimanfaatkan untuk pengembangan enterprise architecture, contohnya seperti The Zachman Framework for Enterprise Architectures, FEAF Framework (Federal Enterprise Architecture Framework) dan The Open Group Architecture Framework (TOGAF). 2.5.1 Kerangka Kerja Zachman Kerangka kerja Zachman (Zachman Framework) pertama kali dipublikasikan oleh John Zachman pada tahun 1987 dalam tulisannya
33
yang berjudul “A Framework for Information Systems Architecture” di IBM Systems Journal. Kerangka kerja Zachman adalah suatu skema yang merupakan pertemuan antara dua klasifikasi yang telah digunakan selama ribuan tahun. Pertama adalah dasar-dasar komunikasi yang ditemukan di dalam pertanyaan-pertanyaan klasik seperti What, How, When, Who, Where dan Why. Pertanyaan-pertanyaan ini mengintegrasikan jawaban dari pertanyaan yang komprehensif dan gambaran dari ide yang kompleks. Dari definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa kerangka kerja Zachman merupakan suatu alat bantu berfikir bagi arsitek atau manajer dalam memetakan permasalahan atau memotret arsitektur yang terdapat di suatu organisasi sehingga didapatkan gambaran membuat struktur, klasifikasi dan dokumentasi tentang berbagai aspek yang berkaitan dengan manajemen dan pembangunan sistem dalam suatu enterprise dan mengurusi apa yang perlu diurus namun bukan merupakan metodologi untuk mengembangkan arsitektur enterprise dan tidak ada cara standar untuk mengimplentasikannya (Surendro, 2009). 2.5.2 FEAF Framework (Federal Enterprise Architecture Framework) Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF) merupakan sebuah framework yang diperkenalkan pada tahun 1999 oleh Federal CEO Council. FEAF ini ditujukan untuk mengembangkan EA dalam Federal Agency atau sistem yang melewati batas multiple inter-agency.
34
FEAF
menyediakan
standar
untuk
mengembangkan
dan
mendokumentasikan deskripsi arsitektur pada area yang menjadi prioritas utama. FEAF ini cocok untuk mendeskripsikan arsitektur bagi pemerintahan federal (Setiawan,2009). Beberapa karakteristik FEAF menurut Setiawan (2009) antara lain, FEAF merupakan EA Reference Model, menampilkan prespective view yang menyeluruh, dan merupakan tools yang digunakan untuk perencanaan dan komunikasi. Kelebihan pada framework FEAF: 1. FEAF menampilkan prespektif view yang menyeluruh 2. Support terhadap evolusi arsitektur 3. Mempunyai Architecture Knowledge Base Kekurangan framework FEAF: 1. Proses arsitektur sistem yang ridak mendetail 2. Bersifat tidak netral 3. Tidak menyediakan prinsip arsitektur. 2.5.3 The Open Group Architecture Framework (TOGAF) Menurut The Open Group (2009), The Open Group Architecture Framework
(TOGAF)
adalah
kerangka
kerja
arsitektur
yang
menyediakan metode dan tools untuk membantu dalam penerimaan, produksi, penggunaan, dan pemeliharaan arsitektur enterprise. TOGAF
35
didasarkan pada proses yang berulang-ulang yang didukung oleh best practices dan penggunaan kembali aset-aset arsitektur yang sudah ada. The Open Group Architecture Framework (TOGAF) adalah kerangka kerja dan metode yang diterima secara luas dalam pengembangan arsitektur perusahaan. TOGAF memberikan metode yang detail
mengenai
bagaimana
membangun,
mengelola,
dan
mengimplementasikan arsitektur enterprise dan sistem informasi yang disebut dengan Architecture Development Method (ADM) (Surendro, 2009). TOGAF berperan penting dalam membantu proses pengembangan arsitektur, memungkinkan pengguna TI membangun solusi berbasis sistem terbuka untuk kebutuhan bisnis mereka. Menurut The Open Group (2009), ada empat jenis arsitektur yang umumnya diterima sebagai bagian dari keseluruhan enterprise architecture, yaitu arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. Kombinasi arsitektur data dan aplikasi disebut juga arsitektur sistem informasi. 1. Arsitektur Bisnis Arsitektur yang menetapkan strategi bisnis, tata kelola, organisasi,
dan
proses
bisnis
utama.
Arsitektur
bisnis
menggambarkan strategi, maksud, fungsi, proses, informasi dan aset bisnis yang penting untuk memberikan layanan bagi masyarakat,
36
bisnis, pemerintah, dan sebagainya. Kerangka arsitektur bisnis memberikan struktur untuk pengumpulan detail mengenai motivasi, organisasi, lokasi, kejadian, fungsi, dan aset yang menentukan arah perusahaan dari sudut pandang bisnis (Surendro, 2009). 2. Arsitektur Data Arsitektur yang menggambarkan struktur aset data dan sumber daya manajemen data organisasi secara logis dan fisik. Kerangka arsitektur data menyediakan struktur untuk mendokumentasikan detail informasi yang penting bagi organisasi (Surendro, 2009). 3. Arsitektur Aplikasi Arsitektur yang menyediakan blueprint untuk sistem aplikasi individu untuk digunakan, interaksi sistem aplikasi individu, dan hubungan sistem aplikasi individu dengan proses bisnis inti organisasi. Arsitektur aplikasi adalah proses yang memusatkan pada pengembangan dan penerapan solusi atau layanan yang sedang diciptakan untuk organisasi tersebut. Kerangka arsitektur aplikasi adalah gabungan dari proses yang memanfaatkan komponen dan model bisnis, informasi, dan teknologi untuk merancang suatu aplikasi bisnis yang diinginkan (Surendro, 2009).
37
4. Arsitektur Teknologi Menggambarkan kemampuan logis software dan hardware yang diperlukan untuk mendukung penyebaran bisnis, data, dan layanan aplikasi. Arsitektur teknologi memasukkan infrastruktur TI, middleware, jaringan, komunikasi, proses dan standar. Arsitektur teknologi adalah suatu pendekatan dalam menjelaskan struktur dan hubungan teknologi perusahaan saat ini dan di masa depan untuk memaksimalkan nilai dalam teknologi tersebut. Kerangka arsitektur teknologi menyediakan sekumpulan proses yang mendukung penerapan dan penyampaian arsitektur teknologi (Surendro, 2009).
Gambar 2.4 Subset Enterprise Architecture TOGAF (Open Group, 2009) 2.6
Pemilihan Kerangka Kerja Zachman
Framework.
FEAF
Framework
(Federal
Enterprise
Architecture Framework), dan TOGAF (The Open Group Architecture Framework) merupakan kerangka kerja yang dapat digunakan dalam pengembangan enterprise architecture. Namun kekurangan yang dimiliki
38
zachman framework yaitu bukan merupakan metodologi untuk mengembangkan arsitektur enterprise dan tidak ada cara standar untuk mengimplementasikannya serta FEAF framework proses arsitektur sistem yang tidak mendetail dan tidak menyediakan prinsip arsitektur, akhirnya penulis menggunakan TOGAF framework untuk perencanaan, mengelola, dan mengimplementasikan EA. TOGAF framework menyediakan metode yang sistematis dan tools yang lengkap untuk membangun serta memfokuskan pada siklus proses dan implementasi, mengidentifikasikan jenis informasi yang dibutuhkan untuk mendeskripsikan arsitektur, mengorganisasikan jenis informasi dalam struktur logis, dan mendeskripsikan hubungan antara jenis informasi tersebut. 2.7 TOGAF ADM (Architechture Development Method) Menurut The Open Group (2009), elemen kunci dari TOGAF adalah Architecture Development Method (ADM) yang memberikan gambaran spesifik untuk proses pengembangan arsitektur enterprise. TOGAF ADM (Architecture Development Method) menyediakan proses yang teruji dan berulang untuk mengembangkan arsitektur. Semua kegiatan tersebut dilakukan dalam siklus berulang yang berkelanjutan dan terealisasi agar memungkinkan organisasi untuk mengubah perusahaan mereka dengan cara terkontrol dalam menanggapi tujuan bisnis dan peluang (The Open Group, 2009). ADM (Architecture Development Method) merupakan hasil dari kerja sama praktisi arsitektur dalam Open Group Architecture. ADM adalah metode
39
generic yang berisi sekumpulan aktivitas yang mempresentasikan progresi dari setiap fase ADM dan model arsitektur yang digunakan dan dibuat selama tahap pengembangan enterprise architecture (Surendro, 2009). ADM adalah fitur penting yang memungkinkan organisasi mendefinisikan pengelolaan kebutuhan, dimana kebutuhan bisnis, sistem informasi, dan arsitektur teknologi selalu diselaraskan dengan sasaran dan kebutuhan bisnis. Berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing fase pada TOGAF ADM menurut The Open Group (2009).
Gambar 2.5 TOGAF ADM Berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing fase pada TOGAF ADM menurut The Open Group (2009).
40
2.7.1 Preliminary Phase Tahapan persiapan (priliminary phase) merupakan tahap awal persiapan perancangan enterprise architecture. Tahapan ini dilakukan untuk menghasilkan prinsip-prinsip arsitektur yang merupakan bagian dari kebijakan teknologi informasi organisasi yang akan mempengaruhi keseluruhan proses design dan untuk meyakinkan setiap orang yang terlibat di dalamnya bahwa pendekatan ini berkomitmen untuk kesuksesan proses arsitektur. Tujuan lain dari fase preliminary adalah untuk meyakinkan setiap orang yang terlibat di dalamnya bahwa pendekatan ini berkomitmen untuk kesuksesan dari setiap arsitektur yang akan dibuat. Pada fase preliminary dilakukan identifikasi “who”, “what”, “why”, “when” dan “where” dari arsitektur itu sendiri (The Open Group, 2009). 1.
“What” adalah ruang lingkup dari usaha arsitektur.
2.
“Who” adalah siapa yang akan memodelkannya, siapa orang yang bertanggung jawab untuk mengerjakan arsitektur tersebut, dimana mereka akan dialokasikan dan bagaimana peranan mereka.
3.
“How” adalah bagaimana mengembangkan enterprise architecture, menentukan framework dan metode yang akan digunakan untuk menangkap informasi.
4.
“When” adalah kapan tanggal penyelesaian arsitektur.
41
5. “Why” adalah mengapa arsitektur ini dibangun. Hal ini berhubungan dengan tujuan bisnis, yaitu bagaimana arsitektur dapat memenuhi tujuan bisnis. 6. “Where” adalah penunjukkan lokasi kerja dari bisnis. Preliminary phase memiliki langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009). a. Input 1. Prinsip dan tujuan aktivitas. b. Langkah-Langkah 1. Menentukan ruang lingkup unit-unit inti yang terlibat dalam perancangan enterprise architecture. 2. Mendefinisikan dan membuat prinsip-prinsip arsitektur. c. Output 1. Prinsip-prinsip perancangan enterprise architecture (principles catalog). Prinsip-prinsip tersebut akan menjadi dasar dalam pengembangan
perancangan
enterprise
architecture
yang
menghasilkan beberapa arsitektur. Prinsip-prinsip dasar akan dibuat dalam principles catalog. 2. Tabel identifikasi 5W (What, Who, Why, When, Where) + 1H (How), tabel yang menguraikan apa yang akan dilakukan pada objek penelitian, siapa yang akan mengerjakan dan bertanggung
42
jawab dengan pekerjaan pada objek penelitian, bagaimana cara kerja pada objek penelitian, kapan waktu penyelesaian pekerjaan pada objek penelitian, kenapa pekerjaan dalam objek penelitian dilakukan dan dimana tempat objek penelitian tersebut. 2.7.2 Requirements Management Requirements management adalah proses pengelolaan kebutuhan arsitektur di seluruh fase TOGAF ADM. Tujuan dari proses ini adalah untuk menentukan kebutuhan arsitektur enterprise, kebutuhan itu disimpan, lalu dimasukkan ke dalam fase yang sesuai (The Open Group, 2009). Sumber daya utama yang harus dikembangkan dalam tahapan ini adalah skenario aktivitas. Skenario aktivitas mencakup process business (alur aktivitas) dan issue (permasalahan dalam organisasi). Yang dimaksud dengan process business dalam tahap ini adalah penjelasan sistem yang sedang berjalan (as – is system) pada organisasi (Widyaningsih, 2014). Requirements management memiliki langkah-langkah, dan output sebagai berikut : a. Input 1. Kondisi sistem saat ini 2. Data inventaris sarana dan prasarana pendukung TIK
43
b. Langkah-langkah 1. Menganalisis kekurangan dan kelebihan dari kondisi sistem saat ini (as-is system). 2. Mengidentifikasi permasalahan dari kondisi sistem saat ini (as-is system). 3. Membuat solusi dari setiap permasalahan pada kondisi sistem saat ini (as-is system). c. Ouput 1. Flowchart yang menggambarkan proses bisnis saat ini. 2. Tabel permasalahan organisasi, yang berisi tentang permasalahan dari setiap aktivitas organisasi beserta kolom tolak ukur yang menjelaskan setiap permasalahan yang sudah diidentifikasi. 3. Tabel solusi aktivitas, yang berisi tentang permasalahan dari setiap aktivitas beserta solusi yang akan mengatasi permasalahan tersebut. 4. Tabel
solusi
sistem
informasi
memberikan
solusi
yang
menyebutkan tentang sistem atau aplikasi apa yang sebaiknya digunakan dalam mengatasi permasalahan. 2.7.3 Phase A : Architecture Vision Phase architecture vision atau fase visi arsitektur adalah fase awal pada ADM (Architecture Development Method) yang merupakan
44
kesempatan utama untuk menjual keuntungan dari pengembangan yang disarankan
kepada
pembuat
keputusan
enterprise
sehingga
memungkinkan tujuan bisnis tanggap kepada penggerak strategis, sesuai dengan prinsip dan mencapai maksud dan tujuan stakeholder, klarifikasi tujuan tersebut dan menunjukkan bagaimana tujuan dapat dicapai oleh pengembangan arsitektur yang disarankan. Fase ini bertujuan untuk menciptakan keselarasan pandangan mengenai pentingnya perancangan enterprise architecture untuk mencapai tujuan perusahaan dan menentukan lingkup perencanaan strategis yang akan dikembangkan. Beberapa tujuan dari fase ini adalah: 1. Menjamin evolusi dari siklus pengembangan arsitektur mendapatkan pengakuan dan dukungan dari manajemen perusahaan atau organisasi. 2. Melakukan validasi prinsip bisnis, tujuan bisnis, dan penggerak strategi bisnis organisasi. 3. Mendefinisikan ruang lingkup dan melakukan identifikasi dan memprioritaskan komponen dari arsitektur saat ini. 4. Menghasilkan visi arsitektur yang menunjukkan respon terhadap kebutuhan dan batasannya. Fase visi arsitektur memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009).
45
a. Input 1. Prinsip aktivitas, sasaran aktivitas, dan penggerak aktivitas. b. Langkah-Langkah 1. Menguraikan tujuan aktivitas, penggerak aktivitas, dan kendala aktivitas. 2. Mendefinisikan apa yang ada di dalam dan di luar ruang lingkup arsitektur saat ini. 3. Mengembangkan visi arsitektur. c. Output 1.
Analisis Value Chain, diagram yang mengidentifikasi dan mengelompokkan seluruh aktivitas akan masuk ke dalam kelompok aktivitas utama atau aktivitas pendukung.
2.
Stakeholder map matrix, matriks yang menjelaskan hubungan antara stakeholder dengan aktivitas pada organisasi.
3.
Visi dan misi organisasi, penjelasan tentang visi dan misi dari organisasi agar perancangan enterprise architecture yang akan dibuat dapat selaras dengan visi misi organisasi.
2.7.4 Phase B : Business Architecture Phase business architecture atau fase arsitektur bisnis berisi strategi bisnis, organisasi, dan informasi aktivitas utama. Arsitektur bisnis sering
46
diperlukan sebagai sarana untuk menunjukkan nilai aktivitas dan alur aktivitas yang akan diusulkan sesuai dengan kebutuhan stakeholder. Tujuan dari fase arsitektur bisnis adalah : 1.
Menguraikan deskripsi dasar arsitektur bisnis.
2.
Mengembangkan tujuan arsitektur bisnis, menguraikan strategi layanan serta proses dan organisasi dari lingkungan bisnis yang berdasarkan pada prinsip bisnis dan tujuan bisnis dan penggerak strategis.
3.
Menganalisis gap antara arsitektur bisnis (aktivitas) saat ini dan tujuan arsitektur bisnis. Fase arsitektur bisnis memiliki input, langkah-langkah, dan output
sebagai berikut (The Open Group, 2009). a.
Input 1. Aktivitas pada saat ini (as – is system)
b.
Langkah-Langkah 1. Mengembangkan deskripsi arsitektur bisnis dasar. 2. Mengembangkan deskripsi target arsitektur bisnis. 3. Melakukan analisis gap. 4. Membuat arsitektur bisnis.
c.
Output 1.
Pemodelan arsitektur bisnis menggunakan archimate.
47
2.
Rancangan arsitektur bisnis yang menggambarkan alur aktivitas usulan sesuai dengan kebutuhan stakeholders dan didahului dengan analisis as – is system. Rancangan arsitektur bisnis digambarkan menggunakan rich picture.
3.
Struktur organisasi usulan, merupakan rancangan struktur organisasi yang baru untuk menunjang kinerja organisasi dan kinerja sistem informasi agar dapat berjalan dengan baik.
Arsitektur bisnis dijelaskan menggunakan beberapa konsep tambahan berdasarkan orientasi layanan, yaitu konsep business service (layanan bisnis), business process (proses bisnis), dan business function (fungsi bisnis). a. Business Service Business service merepresentasikan kemampuan yang menawarkan nilai tambah untuk lingkungan dan kemampuan ini direalisasikan secara internal dan independen. Business service menetapkan layanan yang memenuhi kebutuhan bisnis untuk
customer. Business service
berhubungan dengan sebuah nilai (The Open Group, 2009). b. Business Process Business process merepresentasikan alur kerja atau aliran nilai yang terdiri atas proses atau fungsi lebih kecil. Tujuan dari business process adalah untuk memuaskan atau menyenangkan customer. Business
48
process menetapkan elemen perilaku untuk menghasilkan satu set produk atau business service yang telah didefinisikan (The Open Group, 2009). c. Business Function Business function menetapkan elemen perilaku berdasarkan pada sekumpulan kriteria terpilih. Business function menjelaskan perilaku internal oleh business role. Business function mengelompokkan perilaku berdasarkan pada sumber daya bisnis, kemampuan, kompetensi, dan pengetahuan yang dibutuhkan.
Business function adalah tugas-tugas
khusus yang dilakukan dalam sebuah organisasi (The Open Group, 2009). Tabel 2.1 Daftar Simbol Business Service, Business Process, Business Function (The Open Group, 2009) Simbol
Keterangan Layanan yang memenuhi kebutuhan bisnis untuk customer internal atau eksternal organisasi.
Business Service Elemen tindakan berdasarkan pada urutan aktivitas. Proses bisnis dimaksudkan untuk Business Process
menetapkan
sekumpulan
produk
atau
49
layanan bisnis. Elemen
tindakan
berdasarkan
pada
sekumpulan kriteria yang dipilih (kriteria yang dibutuhkan sumber daya bisnis). Business Function Triggering menjelaskan tentang hubungan sebab-akibat antara proses-proses. Triggering Flow
menjelaskan
tentang
pertukaran
informasi atau nilai diantara proses bisnis Flow dan fungsi bisnis.
2.7.5
Phase C : Information Systems Architecture Fase information systems architectures atau arsitektur sistem informasi berfokus pada identifikasi dan penetapan pertimbangan aplikasi dan data yang mendukung arsitektur bisnis perusahaan. Fase ini melibatkan antara kombinasi arsitektur data dan arsitektur aplikasi. a. Data Architecture (Arsitektur Data) Pada arsitektur data, harus ditentukan tipe dan sumber data utama yang diperlukan untuk mendukung bisnis. Pada arsitektur aplikasi, ditentukan jenis aplikasi penting untuk memproses data dan mendukung bisnis. Kemudian, dibuat matriks dari aplikasi saat ini dan
50
arsitektur aplikasi tujuan, melakukan analisis gap dan melakukan korelasi fungsi bisnis dengan aplikasi tujuan. Tujuan arsitektur data adalah untuk mendefinisikan tipe dan sumber data utama yang diperlukan untuk mendukung bisnis dengan cara yang dapat dipahami oleh stakeholder, lengkap, konsisten dan stabil. Perlu diketahui bahwa arsitektur data tidak memperhatikan perancangan database, tetapi hanya mendefinisikan entitas data yang relevan
dengan
enterprise,
bukan
untuk
merancang
sistem
penyimpanan fisik dan logik. Arsitektur data memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009). a. Input 1. Data principles saat ini, berisi prinsip-prinsip mengenai data yang mendukung bisnis pada perusahaan seperti prinsip penggunaan data tersebut. b. Langkah-Langkah 1. Mengembangkan deskripsi dasar arsitektur data. 2. Mengembangkan deskripsi target arsitektur data. 3. Melakukan analisis gap. 4. Menyelesaikan arsitektur data.
51
c. Output 1. Rancangan diagram yang menghubungkan data, layanan bisnis, dan
aplikasi.
Rancangan
tersebut
menggunakan
data
dissemination diagram. 2. Rancangan tipe data dan hubungan antara entiti data penting untuk mendukung aktivitas pada organisasi. Rancangan tersebut digambarkan dalam class diagram. b. Application Architecture (Arsitektur Aplikasi) Tujuan arsitektur aplikasi adalah untuk mendefinisikan jenis-jenis utama dari sistem aplikasi yang penting untuk memproses data dan mendukung bisnis. Perlu diketahui bahwa arsitektur aplikasi tidak memperhatikan perancangan sistem aplikasi, tetapi hanya untuk mendefinisikan jenis-jenis sistem aplikasi yang relevan dengan enterprise dan aplikasi apa saja yang diperlukan untuk mengatur data dan menghadirkan informasi kepada aktor manusia dan komputer pada enterprise. Arsitektur aplikasi memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009).
52
a. Input 1. Application principles saat ini, berisi prinsip-prinsip mengenai aplikasi yang digunakan pada perusahaan, seperti prinsip penggunaan aplikasi tersebut. b. Langkah-Langkah 1. Mengembangkan deskripsi dasar arsitektur aplikasi. 2. Mengembangkan deskripsi target arsitektur aplikasi. 3. Melakukan analisis gap. 4. Menyelesaikan arsitektur aplikasi. c. Output 1. Hasil identifikasi semua aplikasi yang digunakan di dalam asis system perusahaan. Hasil identifikasi tersebut dijelaskan menggunakan application portfolio catalog. 2. Rancangan
penempatan
distribusi
aplikasi
yang
akan
digunakan user di dalam organisasi. Rancangan tersebut digambarkan oleh application and user location Diagram. 3. Rancangan penggambaran interaksi antara aktor (user) dan perannya
dalam
setiap
aplikasi.
Rancangan
ini
akan
digambarkan dalam use case diagram. 4. Penggambaran gabungan antar aplikasi atau biasa disebut dengan application landscape.
53
5. Penggambaran aliran informasi antar aplikasi pada application landscape dengan menggunakan interoperability map. 2.7.6
Phase D : Technology Architecture Phase technology architecture atau fase arsitektur teknologi berusaha untuk memetakan komponen aplikasi yang didefinisikan pada arsitektur aplikasi ke dalam satu set komponen teknologi yang mewakili komponen software, hardware, dan jaringan, dengan cara membeli ke pihak luar atau dikonfigurasi sendiri oleh organisasi ke dalam platform teknologi. Arsitektur teknologi akan menetapkan pandangan dasar dan target dari portfolio teknologi, memperinci roadmap menuju arsitektur target, dan untuk mengidentifikasi paket pekerjaan utama di dalam roadmap. Fase arsitektur teknologi memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009). a. Input 1. Technology principles saat ini, berisi prinsip-prinsip mengenai teknologi yang digunakan untuk mendukung aktivitas pada organisasi. b. Langkah-Langkah 1. Mengembangkan deskripsi dasar arsitektur teknologi. 2. Mengembangkan deskripsi target arsitektur teknologi.
54
3. Melakukan analisis gap. 4. Menyelesaikan arsitektur teknologi. c. Output 1. Rancangan komunikasi di dalam arsitektur teknologi, seperti rancangan jaringan yang melibatkan hardware-hardware untuk membuat suatu komunikasi jaringan. Rancangan tersebut akan digambarkan di dalam communication engineering diagram. 2. Platform
decomposition
diagram
menggambarkan
platform
teknologi yang mendukung sistem informasi. 3. Hasil identifikasi teknologi yang sudah digunakan di dalam sistem yang berjalan pada organisasi. Hasil tersebut dapat dijelaskan menggunakan technology portfolio catalog. 2.7.7 Phase E : Opportunities and Solutions Phase opportunities and solutions atau fase peluang dan solusi adalah tahap pertama yang langsung berkaitan dengan struktur bagaimana arsitektur target akan dilaksanakan. Pada fase E akan dikonsentrasikan pada cara menyampaikan arsitektur. Dibutuhkan aktivitas organisasi dan perspektif teknis untuk merasionalisasi kegiatan TI dan mengelompokkan secara logis kegiatan TI tersebut ke dalam paket pekerjaan proyek dalam portfolio dan juga dalam setiap portfolio lain yang bergantung pada TI. Tujuan dari fase peluang dan solusi, yaitu :
55
1. Meninjau kembali target tujuan dan kemampuan aktivitas. 2. Mengidentifikasi parameter organisasi saat ini untuk kemampuan menyerap perubahan. 3. Memperoleh serangkaian arsitektur transisi yang memberikan nilai aktivitas yang berkelanjutan melalui eksploitasi peluang. 4. Menghasilkan persetujuan mengenai ringkasan implementasi dan strategi migrasi. Fase peluang dan solusi memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009). a. Input 1. Hasil analisis gap mulai dari arsitektur bisnis, data, aplikasi, dan teknologi. b. Langkah-Langkah 1. Menentukan kendala aktivitas untuk implementasi. 2. Meninjau kembali dan menggabungkan hasil analisis gap dari fase B sampai fase D. 3. Merumuskan implementasi dan strategi migrasi. c. Output 1. Hasil analisis gap gabungan dari fase arsitektur bisnis sampai arsitektur teknologi.
56
2.7.8 Phase F : Migration Planning Fokus utama dari phase migration planning atau fase rencana migrasi adalah penciptaan rencana implementasi dan migrasi yang layak, bekerja sama dengan portfolio dan manajer proyek. Daftar prioritas proyek akan berjalan untuk membentuk dasar dari perencanaan implementasi detail dan rencana migrasi. Fase rencana migrasi memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009). a. Input 1.
Implementation and migration plan, suatu rencana untuk menjadwalkan migrasi data dan implementasi aplikasi.
b. Langkah-Langkah 1.
Memastikan interaksi kerangka kerja manajemen untuk rencana implementasi dan migrasi.
2.
Menetapkan nilai bisnis pada setiap proyek.
3.
Memperkirakan kebutuhan sumber daya, pemilihan waktu proyek, dan ketersediaan saran.
4.
Memprioritaskan proyek migrasi melalui pelaksanaan penilaian biaya atau keuntungan dan validasi risiko.
5.
Membuat roadmap implementasi arsitektur dan perencanaan migrasi.
57
c. Output 1.
Roadmap untuk implementasi aplikasi.
2.7.9 Phase G : Implementation Governance Pada Phase implementation governance atau fase tata kelola implementasi, proyek dilaksanakan sebagai program rencana kerja dan diolah agar dapat mencapai arsitektur yang diinginkan. Aspek utama pada fase
G
adalah
memastikan
kepatuhan
dengan
arsitektur
yang
didefinisikan, bukan hanya oleh proyek implementasi, tetapi juga oleh proyek yang sedang berlangsung dalam perusahaan. Fase G membuat hubungan antara arsitektur dan organisasi implementasi melalui kontrak arsitektur. Tujuan dari fase ini, yaitu : 1. Merumuskan rekomendasi untuk setiap proyek implementasi. 2. Membangun kontrak arsitektur untuk memerintah proses deployment dan implementasi secara keseluruhan. 3. Melaksanakan fungsi pengawasan secara tepat selagi sistem sedang diimplementasi dan dideploy. 4. Menjamin kecocokan dengan arsitektur yang didefinisikan oleh proyek implementasi dan proyek lainnya. 5. Memastikan solusi program di deploy dengan sukses. 6. Memastikan kesesuaian solusi deploy dengan arsitektur target.
58
Fase tata kelola implementasi memiliki input, langkah-langkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009). a. Input 1. Architecture Roadmap, menggambarkan jadwal implementasi aplikasi. b. Langkah-Langkah 1. Memastikan ruang lingkup dan prioritas untuk deployment dengan manajemen pengembangan. 2. Mengidentifikasi sumber daya dan keterampilan deployment. 3. Membimbing pengembangan solusi deployment. 4. Melakukan tinjauan kepatuhan enterprise architecture 5. Menerapkan operasi bisnis dan TI. 6. Melaksanakan
tinjauan
pasca
implementasi
dan
menutup
implementasi. c. Output 1. Kontrak arsitektur yang telah ditandatangani. 2. Compliance Assessment. 2.7.10 Phase H : Architecture Change Management Pada phase architecture change management atau fase manajemen perubahan arsitektur akan diuraikan penggerak perubahan dan bagaimana mengatur perubahan tersebut, mulai dari pemeliharaan sederhana sampai
59
perancangan kembali arsitektur. Fase ini akan secara khusus menyediakan monitoring berkelanjutan dari pengembangan teknologi baru dan perubahan dalam lingkungan bisnis, serta menentukan apakah untuk memulai siklus evolusi arsitektur yang baru secara formal. ADM menguraikan strategi dan rekomendasi pada fase ini. Tujuan dari fase manajamen perubahan arsitektur adalah untuk memastikan bahwa arsitektur mencapai nilai target bisnis aslinya, serta membangun dan mendukung arsitektur enterprise diimplementasikan sebagai arsitektur yang dinamis. Surendro (2009) berpendapat bahwa fase ini menetapkan proses arsitektur manajemen perubahan untuk enterprise architecture baru yang telah selesai di implementasikan secara berkelanjutan memonitor perkembangan dan perubahan lingkungan organisasi dan menentukan apakah akan dilakukan siklus pengembangan enterprise architecture berikutnya. Tujuan dari fase ini, yaitu : 1. Memastikan bahwa arsitektur dasar menjadi cocok dengan tujuan. 2. Menilai kinerja dari arsitektur dan membuat rekomendasi untuk perubahan. 3. Menilai perubahan pada kerangka kerja dan prinsip-prinsip yang ditetapkan dalam fase sebelumnya.
60
4. Membuat arsitektur proses manajemen perubahan untuk arsitektur dasar perusahaan yang baru dan dicapai dengan penyelesaian fase G. 5. Memaksimalkan nilai bisnis dari arsitektur dan operasi yang sedang berjalan. 6. Menjalankan kerangka kerja tata kelola. Fase manajemen perubahan arsitektur memiliki input, langkahlangkah, dan output sebagai berikut (The Open Group, 2009). a. Input 1. Change request pada pengembangan bisnis, inovasi teknologi bisnis, dan perubahan strategi. b. Langkah-Langkah 1. Membuat proses realisasi nilai. 2. Menyebarkan tools monitoring. 3. Mengelola risiko. c. Output 1. Arsitektur yang diperbarui untuk perubahan proses pemeliharaan. 2. Perubahan kerangka arsitektur dan prinsip-prinsip untuk perubahan proses pemeliharaan. 3. Statement of Architecture Work. 4. Kontrak arsitektur yang sudah diperbarui. 5. Compliance Assessment yang sudah diperbarui.
61
2.8 Tools Perancangan Arsitektur 2.8.1 Principle Catalog Tujuan dari katalog ini adalah untuk menangkap prinsip-prinsip bisnis dan prinsip arsitektur yang menggambarkan apa solusi yang baik atau arsitektur seharusnya seperti apa. Prinsip-prinsip digunakan untuk mengevaluasi dan menyetujui hasil dari poin keputusan arsitektur. Prinsip ini juga digunakan sebagai tools untuk membantu tata kelola arsitektur yang mempunyai inisiatif perubahan. (The Open Group, 2009). Tabel 2.2 Contoh Principle Catalog No. 1.
Prinsip Keputusan arsitektur yang
Tujuan
Mendukung
aktivitas
dan
dibuat harus sesuai dengan
proses bisnis yang ada pada
tujuan, aktivitas, serta proses
PT. Bali Double C
bisnis di PT. Bali Double C
Meningkatkan
pelayanan
terhadap customer 2.
Arsitektur yang dikembangkan
Meminimalisir gangguan pada
harus mendukung
sistem
kesinambungan bisnis
menghambat
yang
dapat operasional
bisnis 3.
Keamanan data
Untuk melindungi keamanan dan kerahasiaan data dari akses pihak-pihak yang tidak berwenang
Mengatur stakeholder dalam
62
mengolah data.
Pada tabel 2.2 menjelaskan prinsip-prinsip beserta tujuan masingmasing dari tiap prinsip untuk membantu stakeholder dalam mengevaluasi dan menyetujui perubahan arsitektur yang akan diusulkan. 2.8.2 Flowchart Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma (Ladjamudin, 2005). Terdapat dua macam flowchart yang menggambarkan proses komputer, yaitu (Ladjamudin, 2005): 1. System flowchart Bagan yang memperlihatkan urutan proses dalam sistem dengan menunjukkan alat media input, output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data. 2. Program flowchart Bagan yang memperlihatkan urutan instruksi yang digambarkan dengan symbol tertentu untuk memecahkan masalah dalam suatu program. Flowchart disusun dengan simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat bantu menggambarkan proses di dalam program. Simbol-simbol yang
63
akan digunakan dapat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu simbol penghubung/alur (flow direction simbols), simbol proses (processing symbols), dan simbol input-output (input-output symbols). Dengan uraian sebagai berikut. 1. Simbol Penghubung/Alur (Flow Direction Simbols) Simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan simbol yang lain. Simbol ini disebut juga connecting line. Simbol-simbol tersebut adalah sebagai berikut. Tabel 2.3 Simbol Penghubung Flowchart Simbol Ar Arus / Flow
Penjelasan U Untuk menyatakan jalannya arus suatu proses.
Cs Communication Link
U Untuk menyatakan bahwa adanya transisi suatu data / informasi dari satu lokasi ke lokasi lainnya.
Cc Connector
Untuk menyatakan sambungan dari suatu proses ke proses lainnya dalam halaman/lembar yang sama.
O
Off-line Connector
Untuk menyatakan sambungan dari satu proses ke proses lainnya dalam
64
halaman/lembar yang berbeda.
2. Simbol Proses (Processing Symbols) Simbol yang menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses/prosedur. Simbol-simbol tersebut adalah sebagai berikut. Tabel 2.4 Simbol Proses Flowchart Simbol Proses/Penugasan
Penjelasan Untuk kegiatan pemrosesan input, pada simbol ini dapat menuliskan operasi-operasi yang dikenakan pada input.
Manual
Untuk menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh komputer (manual).
Decision / logika
Untuk menunjukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban, ya atau tidak.
Predefined Process
Untuk tempat
menyatakan
penyediaan
penyimpanan
suatu
65
pengolahan untuk member harga awal. Terminal
Untuk menyatakan permulaan atau akhir suatu program.
Keying Operation
Untuk
menyatakan
operasi
yang
segala
diproses
jenis dengan
menggunakan suatu mesin yang mempunyai keyboard. Off-Line Storage
Untuk menunjukkan bahwa data dalam simbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu.
Manual Input
Untuk memasukkan data secara manual dengan menggunakan online keyboard.
3. Simbol Input-Output (Input-Output Symbols) Tabel 2.5 Simbol Input-Output Flowchart Simbol Input-Output
Penjelasan Untuk menyatakan proses input
66
dan
output
tanpa
tergantung
dengan jenis peralatannya. Punched Card
Untuk menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu.
Magnetic-tape Unit
Untuk menyatakan input berasal dari pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic.
Disk Storage
Untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan disk.
Document
Untuk
mencetak
laporan
ke
printer. Display
Untuk
menyatakan
peralatan
output yang digunakan berupa layar (video dan komputer).
2.8.3 Value Chain Value chain bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan aktivitas menjadi dua bagian yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Kemudian aktivitas-aktivitas tersebut akan dipetakan dan
67
digunakan sebagai dasar untuk menentukan solusi SI/TI dan menghasilkan keunggulan kompetitif bagi perusahaan (Sensuse & Sopryadi, 2008). Porter (1985), dalam buku karangan Jogiyanto (2005), value chain meliputi kegiatan-kegiatan yang terdiri dari kegiatan-kegiatan atau aktivitas-aktivitas, yaitu: 1. Aktivitas utama, yang meliputi penanganan dan penyimpanan bahan mentah yang berupa inbound logistics, operations, outbond logistics, marketing and sales, dan services 2. Aktivitas pendukung yaitu infrastruktur perusahaan, yang berupa firm infrastructure,
human
resources
management,
technology
development, dan procurement. Aktivitas utama terdiri dari inbound logistic, operations, outbound logistics, sales and marketing, services. Aktivitas utama merupakan proses satu aktivitas ke aktivitas lainnya dan berhubungan. Aktivitas ini dapat dilihat sebagai bagian dari aliran informasi dalam organisasi yang berkaitan dengan input, proses dan output. Berikut ini merupakan penjelasan dari beberapa aktivitas yang masuk ke dalam aktivitas utama seperti :
68
a. Inbound Logistics Pemberlakukan, penerimaan, penyimpanan, dan pengadaan input dan sumber daya utama dalam kualitas dan kuantitas yang baik untuk bisnis. b. Operations Mengubah input menjadi produk atau layanan sesuai kebutuhan customer. Aktivitas ini melibatkan membawa sumber daya dan bahanbahan secara bersama-sama untuk membuat produk atau menyediakan layanan. c. Outbound Logistics Mendistribusikan produk kepada customer secara langsung atau melalui channel distribusi supaya customer dapat memperoleh produk atau layanan dan membayarnya. d. Sales and Marketing Menyediakan cara agar customer mengetahui produk atau layanan dan bagaimana mereka dapat memperoleh produk atau layanan tersebut. e. Services Menambahkan nilai lebih jauh lagi dengan memastikan customer mendapatkan manfaat. Aktivitas pendukung (support activities) terdiri dari Infrastruktur perusahaan (firm infrastructure), manajemen sumber daya manusia
69
(human resources management), pengembangan teknologi (technology development), pengadaan (procurement) yang merupakan kebutuhan untuk mengatur dan mengembangkan bisnis dan hal itu yang menambah nilai secara tidak langsung. Nilai tersebut dicapai melalui keberhasilan aktivitas utama (primary activities). Aktivitas pendukung lebih bersifat organisasi, dan digunakan untuk mengawasi aktivitas utama. Analisis yang dilakukan adalah bentuk-bentuk kontribusi informasi yang diperlukan dari aktivitas utama, dan bagaimana aktivitas utama membutuhkan informasi dari aktivitas pendukung dalam kaitan dengan pengelolaan aktivitas yang benar.
Gambar 2.6 Contoh Value Chain PT. Bali Double C Pada gambar 2.6 merupakan contoh value chain dengan objek penelitian ini, yaitu PT. Bali Double C. Aktivitas utama yang ada pada PT.
70
Bali Double C yaitu inbound logistic penerimaan pasokan ikan dari supplier, Operation seperti persortiran ikan, pemeliharaan, pengamatan dan pengasingan dan pengemasan, Outbound Logistic ekspor ikan hias, Sales and Marketing penjualan dan pemasaran ikan hias, dan Service penerapan
CKIB
(Cara
Karantina
Ikan
yang
Baik).
Aktivitas
pendukungnya yaitu pengadaan, keuangan, dan kepegawaian dan tujuan dari value chain mendapat margin dari semua aktivitas yang dilakukan. 2.8.4 Stakeholder Map Matrix Tujuan stakeholder map matrix adalah untuk mengidentifikasi stakeholder untuk keterlibatannya di dalam aktivitas utama dan aktivitas pendukung pada perusahaan (The Open Group, 2009).
Tabel 2.6 Contoh Stakeholder Map Matrix
71
Pada tabel 2.6 digambarkan keterlibatan stakeholder terhadap aktivitas yang ada di PT. Bali Double C. Kolom pada matriks tersebut merupakan stakeholder yang ada di PT. Bali Double C. Baris pada matriks tersebut merupakan aktivitas-akivitas yang ada pada PT. Bali Double C. Warna biru yang ada dalam matriks tersebut menandakan siapa saja stakeholder yang terlibat dalam setiap aktivitas. Sebagai contoh, aktivitas pengadaan melibatkan bagian pengadaan, keuangan, manajer dan supplier. 2.8.5 Archimate Archimate adalah bahasa pemodelan untuk menggambarkan enterprise architecture (Berkem, 2013). Menurut standarisasi archimate, enterprise architecture terbagi atas 3 layer, yaitu layer teknologi, layer bisnis, dan layer aplikasi seperti yang tergambar dibawah ini (Lankhorst & Drunen, 2007) : a. Layer bisnis 1)
Konsep struktural antara peran bisnis, pelaku usaha, dan entitas yang melakukan perilaku seperti proses bisnis atau fungsi. Peran bisnis menandakan tanggung jawab untuk satu atau lebih proses bisnis atau fungsi bisnis. Fungsi bisnis dapat terhubung melalui arus yang menggambarkan informasi.
72
Gambar 2.4 Contoh Model Fungsi Bisnis Gambar 2.4 menggambarkan fungsi bisnis pemeliharaan yang ada di PT. Bali Double C seperti persortiran ikan, memelihara, pengamatan dan pengasingan dan pengemasan. 2)
Peran bisnis ditetapkan kepada pelaku usaha. Pelaku usaha bisa berupa individu (misalnya, pelanggan atau karyawan) atau kelompok masyarakat dan sumber daya yang memiliki status permanen dalam organisasi. Proses bisnis yang menggambarkan behaviour bisnis peran. Perilaku eksternal terlihat dari proses bisnis yang dimodelkan dengan konsep layanan bisnis yang merupakan unit fungsi.
b. Layer aplikasi Konsep struktural untuk layer ini adalah komponen aplikasi. Konsep ini digunakan untuk memodelkan entitas struktural dalam lapisan aplikasi dari perangkat lunak lengkap atau sistem informasi.
73
c. Layer teknologi Konsep struktural untuk lapisan teknologi ini adalah node. Konsep ini digunakan untuk memodelkan entitas struktural dalam lapisan teknologi. 2.8.6 Rich Picture Menurut Mathiassen (dalam Hapsari, 2014), rich picture adalah penggambaran sistem atau situasi dengan menggunakan gambar-gambar. Gambaran keseluruhan dari orang, objek, proses, struktur, dan masalah pada keseluruhan proses bisnis yang ada di perusahaan. Rich picture digunakan untuk menggambarkan keseluruhan proses bisnis secara jelas dengan gambar dan hubungan antar gambar tersebut dengan penjelasan singkat agar orang ysang melihat dapat dengan mudah untuk mengerti dan memahami maksud dari gambar tersebut.
Gambar 2.7 Contoh Rich Picture
74
Pada gambar 2.7 menjelaskan bagian pemasaran melakukan pemasaran dengan memberikan penawaran produk atau ikan hias yang di jual ke pelanggan/customer melalui email. Pelanggan yang ingin memesan ikan hias dapat mengirim kembali email tersebut dengan pesanannya ke bagian pemasaran dan nantinya akan diproses. 2.8.7 Data Dissemination Diagram Data dissemination diagram menunjukkan hubungan antara entitas data, layanan bisnis, dan komponen aplikasi. Diagram ini menunjukkan bagaimana entitas logis yang secara fisik diwujudkan dengan komponen aplikasi. Kemudian, menggambarkan replikasi data dan sistem utama untuk data (TOGAF, 2009).
Gambar 2.8 Data Dissemination Diagram
75
Pada gambar 2.8 menggambarkan hubungan layanan pada PT. Bali Double C, aplikasi dan data. Aplikasi pengadaan terdapat data ikan, data kategori ikan, data purchase order, data supplier, data pegawai dan data pemeliharaan. Aplikasi kepegawaian terdapat data pegawai, data surat, data kategori surat, data absensi, dan data gaji. Aplikasi penjualan terdapat data customer, data ikan, data pesanan, data pengiriman, data pembayaran, data pesan dan data pegawai. Aplikasi keuangan terdapat data pegawai, data general ledger, data pendapatan, data pengeluaran dan data periode. 2.8.8 UML ( Unified Modeling Language ) UML singkatan dari Unified Modeling Language yang berarti bahasa pemodelan standar. UML merupakan alat komunikasi yang konsisten dalam mensuport para pengembang sistem saat ini. Konsep UML mempunyai aturan-aturan yang harus diikuti dan bukan hanya sekedar diagram. UML diaplikasikan untuk maksud tertentu, antara lain untuk: 1. Merancang perangkat lunak. 2. Sarana komunikasi antara perangkat lunak dengan proses bisnis . 3. Menjabarkan sistem secara rinci untuk analisa dan mencari apa yang diperlukan sistem. 4. Mendokumentasi sistem yang ada, proses-proses dan organisasinya (Herlawati & Widodo, 2011)
76
Pengertian lainnya tentang UML adalah salah satu alat bantu yang sangat handal dalam bidang pengembangan sistem berorientasi objek karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan pengembangan sistem membuat blueprint atas visinya dalam bentuk baku. UML mempunyai banyak diagram yang dapat mengakomodasi berbagai sudut pandang dari suatu perangkat lunak yan gakan dibangun. Diagram-diagram tersebut digunakan untuk : 1. Mengkomunikasikan ide 2. Melahirkan ide-ide baru dan peluang-peluang baru 3. Menguji ide dan membuat prediksi 4. Memahami struktur dan relasi-relasinya (Sugiarti, 2013) Desain sistem pada UML di susun oleh simbol-simbol yang terbentuk menjadi sebuah diagram model. Berikut adalah model use case diagram yang digunakan pada desain sistem ini, diantaranya: 1. Use Case Diagram Use case diagram atau diagram use case merupakan pemodelan untuk menggambarkan kelakuan (behavior) sistem yang akan dibuat. Diagram use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem yang akan dibuat. Dengan pengertian cepat, diagram use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem dan siapa saja yang berhak menggunakan
77
fungsi-fungsi
tersebut.
Terdapat
beberapa
simbol
dalam
menggambarkan diagram use case yaitu use case, aktor dan relasi serta penamaan use case adalah nama didefinisikan sesimpel mungki dapat dipahami dan menggunakan kata kerja (Sugiarti, 2013). Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram use case: (Sugiarti, 2013): Tabel 2.7 Daftar Simbol Use Case Diagram Simbol Use Case
Deskripsi Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor; biasanya dinyatakan dengan menggunakan kata kerja di awal frase nama use case.
Nama Use Case
Orang,
proses,
atau
sistem
lain
yang
berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri; biasanya dinyatakan menggunakan kata benda di awal frase nama aktor. Asosiasi (association)
Komunikasi antara aktor dan use case yang berpartisipasi pada use case.
78
Ekstensi (extend)
Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana use case yang ditambahkan dapat berdiri
<<extend>>
sendiri
walau
tanpa
use
case
tambahan; biasanya use case tambahan memiliki nama depan yang sama dengan use case yang ditambahkan.
Generalisasi (generalization)
Hubungan
generalisasi
dan
spesialisasi
(umum – khusus) antara dua buah use case dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari lainnya. Menggunakan (include) <>
Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana
use
case
yang
ditambahkan
memerlukan use case ini untuk menjalankan fungsinya atau sebagai syarat dijalankan use case ini. Dua sudut pandang mengenai include di use case, yaitu : 1. Include berarti use case yang ditambahkan akan selalu dipanggil saat use case tambahan dijalankan. 2. Include berarti use case yang tambahan akan selalu melakukan pengecekan apakah
79
use case yang ditambahkan telah dijalankan sebelum use case tambahan dijalankan. Kedua
sudut
digunakan
pandang
salah
satu
tersebut atau
dapat
keduanya,
tergantung pada pertimbangan dan sudut pandang yang dibutuhkan.
Gambar 2.9 Contoh Use Case Diagram Pada gambar 2.9 menjelaskan use case diagram di sistem keuangan. Sistem keuangan memiliki 3 aktor dan 6 use case yang dapat dilakukan dalam sistem keuangan. Aktor yang terlibat, yaitu admin,
80
bagian keuangan, dan manajer. Use case yang terlibat dalam sistem keuangan, yaitu login, logout, manajemen user, pencatatan general ledger, atur periode pelaporan, dan lihat laporan. Use case login dan logout melibatkan semuat aktor. Use case manajemen user hanya melibatkan aktor admin. Use case pencatatan general ledger hanya melibatkan bagian keuangan. Use case atur periode pelaporan melibatkan bagian keuangan dan Use case lihat laporan melibatkan manajer. 2. Class Diagram Class diagram atau kelas diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas memiliki apa yang disebut atribut dan metode atau operasi. Class diagram mendeskripsikan jenis-jenis objek dalam sistem dan berbagai hubungan statis yang terdapat di antara mereka. Class diagram juga menunjukkan properti dan operasi sebuah kelas dan batasan-batasan yang terdapat dalam hubungan-hubungan objek tersebut (Sugiarti, 2013). Tabel 2.8 Daftar Simbol Class Diagram Simbol
Deskripsi
Kelas
Kelas pada struktur sistem.
81
nama_kelas +Attribute +Operation()
Antarmuka (interface)
Sama seperti konsep
interface
dalam pemrograman berorientasi objek. Asosiasi (association)
Relasi antar kelas dengan makna umum; biasanya disertai dengan multiplicity.
Asosiasi berarah (directed
Relasi antar kelas dengan makna
association)
kelas yang satu digunakan oleh kelas yang lain; biasanya disertai dengan multiplicity.
Generalisasi (generalization)
Relasi antar kelas dengan makna generalisasi – spesialisasi (umum – khusus).
Kebergantungan (depedency)
Relasi antar kelas dengan makna kebergantungan antar kelas.
82
Gambar 2.10 Contoh Class Diagram Pada gambar 2.10 menjelaskan class diagram keuangan yang memiliki 5 kelas yaitu pegawai, user, general_ledger, pendapatan, pengeluaran dan periode. Kelas pegawai memiliki multiplicity 11 (satu ke satu) terhadap kelas user. Kelas user memiliki multiplicity 11 (satu ke satu) terhadap kelas general_ledger. Kelas general_ledger memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas pendapatan. Kelas general_ledger memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas pengeluaran. Kelas general_ledger memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas periode. Kelas periode memiliki multiplicity * 1 (banyak ke satu) terhadap kelas user.
83
2.8.9 Application Portofolio Catalog Menurut The Open Group (2009), application portfolio catalog berguna untuk mengidentifikasi dan memelihara semua daftar aplikasi yang ada di perusahaan. Daftar ini membantu untuk menentukan ruang lingkup perubahan yang dapat mempengaruhi jenis-jenis aplikasi tertentu. Tabel 2.9 Application Portofolio Catalog Nama Aplikasi Website
PT.
Fungsi
Bali Mengintegerasikan semua aplikasi, memudahkan
Double C
terhubung dengan customer untuk memberikan informasi produk, memberikan informasi tentang PT. Bali Double C, menerima pemesanan Ikan dari customer, memudahkan customer untuk melihat pesanannya kembali dan memudahkan untuk FAQ.
Aplikasi Penjualan
Mengonfirmasi pengelolaan
pesanan
penerimaan
ikan,
pencatatan
pesanan,
dan
memberikan
informasi penjadwalan pengiriman, mencatat biodata customer,
mengelola
customer
dan
keluhan
memudahkan
atau
pesan
membuat
dari
laporan
penjualan. Aplikasi Pengadaan
Mengelola data ikan yang keluar, mengelola data ikan yang masuk, pengawasan terhadap persediaan ikan,
84
pencatatan terhadap
kebutuhan ikan
mati
pemeliharaan, dan
pencatatan
pencatatan
laporan
pemeliharaan, memudahkan permintaan pasokan, mengelola data penerimaan pasokan, pendaftaran supplier, pengelolaan data supplier, pengelolaan PO (Purchase Order), memudahkan membuat laporan pengadaan pasokan ikan. Aplikasi Keuangan
Memudahkan pencatatan uang keluar, pencatatan uang yang masuk, pengaturan periode laporan akuntansi keuangan, dan memudahkan membuat laporan keuangan.
Aplikasi Kepegawaian
Mengelola data pegawai, absensi pegawai, dan memudahkan pencarian data pegawai.
2.8.10 Communication Engineering Diagram Communication engineering diagram menggambarkan sarana komunikasi diantara aset arsitektur teknologi. Sebuah diagram pengiriman dan penerimaan informasi, antara aset – aset arsitektur teknologi informasi yaitu hardware, software, networking. Diagram ini membutuhkan hubungan logis antara komponen client dan server serta mengidentifikasi
85
batas jaringan dan infrastruktur jaringan yang diperlukan untuk mengimplementasikan koneksi secara fisik (The Open Group, 2009).
Gambar 2.11 Communication Engineering Diagram Pada gambar 2.11 mengambarkan jaringan usulan di PT. Bali Double C. Pada lantai satu dan lantai dua, terhubung dengan menggunakan switch dan wireless. Dua lantai tersebut terhubung dengan bandwitch melalui firewall dan bisa dapat terhubung dengan server dengan menggunakan core switch. Selanjutnya, ditambahkan disaster recovery center dimana dua lantai terhubung melalui router untuk back up data.
86
2.8.11 Platform Decomposition Diagram Menurut The Open Group (2009), Platform decomposition diagram
menggambarkan
platform
teknologi
yang
mendukung
operasional arsitektur sistem informasi. Diagram ini mencakup semua aspek platform infrastruktur dan menyediakan gambaran platform teknologi pada organisasi.
Gambar 2.12 Platform Decomposition Diagram Pada
gambar
2.12
menjelaskan
platform
teknologi
menggambarkan bahwa keseluruhan sistem yang diusulkan. Pada level client interface, user eksternal dapat mengakses melalui web browser dan
87
internet. User internal dapat mengakses keseluruhan sistem melalui internet atau jaringan lokal (LAN). Apache web server digunakan untuk mendukung berjalannya aplikasi berbasis web. Aplikasi berbasis web dibangun
menggunakan
bahasa
pemrograman
PHP
(Hypertext
Preprocessor). Bahasa pemrograman ini akan mengambil data dari data storage. Aplikasi pemasaran akan mengambil data dari data storage pemasaran. Aplikasi pengadaan akan mengambil data dari data storage pengadaan. Aplikasi keuangan akan mengambil data dari data storage keuangan. Aplikasi kepegawaian akan mengambil data dari data storage kepegawaian. 2.8.12 Technology Portfolio Catalog Tujuan dari katalog ini adalah untuk mengidentifikasi dan memelihara daftar semua teknologi yang digunakan diseluruh perusahaan, didalamnya terdapat hardware, infrastruktur software, dan aplikasi software. Sebuah portfolio yang disetujui mendukung siklus hidup manajemen produk teknologi dan beberapa versi teknologi, juga membentuk dasar untuk definisi standar teknologi (The Open Group, 2009).
88
Tabel 2.10 Technology Portfolio Catalog Pada tabel 2.10 dijelaskan teknologi apa saja yang dibutuhkan dan akan digunakan PT. Bali Double C dalam arsitektur teknologi yang diusulkan untuk setiap aplikasi yang dibangun. 2.8.13 Matrix Analisis Gap Matrix analisis gap menunjukkan ruang lingkup dari sebuah paket pekerjaan yang harus diimplementasikan sebagai bagian dari transformasi roadmap yang lebih luas dengan penggambaran baseline architecture yang ada pada saat ini dan penggambaran arsitektur target (The Open Group, 2009).
89
Tabel 2.11 Matrix Analisis Gap
Pada tabel 2.11 adalah analisis gap arsitektur aplikasi. Website PT. Bali Double C, aplikasi penjualan, aplikasi pengadaan, aplikasi keuangan dan aplikasi kepegawaian memiliki keterangan add yang menjelaskan aplikasi tersebut baru akan ditambahkan dalam sistem usulan. 2.8.14 Roadmap Roadmap adalah sebuah arahan bagi usaha pengembangan yang bersifat strategis, berskala besar, dan berdurasi panjang. Esensi sebuah roadmap adalah adanya jalur-jalur (paths) pengembangan yang bila diikuti akan membawa pelakunya mencapai tujuan pengembangan tersebut. Jalur-jalur ini disusun sedemikian rupa dengan memperhatikan berbagai faktor yang melekat pada konteks, situasi, dan lingkungan
90
pengembangan, sehingga dapat mengantarkan pada pencapaian tujuan dengan tingkat efektivitas dan efisiensi yang tinggi (Widyaningsih, 2014).
Gambar 2.13 Roadmap 2.9 Penelitian Sejenis Ada beberapa penelitian sejenis seperti thesis dan skripsi yang dijadikan acuan sebagai refresnsi dalam penulisan, yaitu: 1. “Perancangan Model Enterprise Architecture dengan Menggunakan TOGAF Architecture Development Method pada PT. Satya Karya Utama” Skripsi ini disusun oleh Vivi Fydiani Pratiwi (Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, 2013). Tujuan penelitian ini menghasilkan blueprint arsitektur perusahaan PT. Satya Karya Utama. Kelebihan dari penelitian ini adalah adanya penjelasan anilisis
91
investasi biaya menggunakan ROI (Return of Investment) dan penjelasan rancangan arsitektur yang mendetail pada setiap fase TOGAF ADM. Adapun kekurangan dari penelitian ini adalah tidak semua divisi perusahaan terlibat untuk perancangan blueprint, current system tidak dijelaskan lebih dulu sebelum dibuat arsitektur yang baru, dan belum semua fase TOGAF ADM dilakukan, seperti fase migration planning, fase implementation governance dan fase architecture change management. 2.
“Perancangan Model Arsitektur Enterprise pada Proses Perencanaan dan Monitoring Evaluasi Anggaran Berbasis TOGAF (Studi Kasus : Kementerian Pertanian RI)” Skripsi ini disusun oleh Kartika Dwi Hapsari (Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, 2014). Penelitian ini
menghasilkan
usulan
strategi
Teknologi
Informasi
dalam
menyeimbangkan dengan visi dan misi bagi Kementerian Pertanian dalam proses perencanaan dan monitoring evaluasi anggaran. Kelebihan dari penelitian ini adalah penulis membuat tabel permasalahan yang terjadi pada current system serta membuat solusi untuk masing-masing permasalahan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan tersebut dan adanya analisa ROI (Return of Invesment) untuk analisa investasi biaya. Namun, kekurangan pada penelitian ini, yaitu hanya melakukan empat tahapan dalam perancangan
92
enterprise architecture seperti fase arsitektur visi, arsitektur bisnis, arsitektur sistem informasi (aplikasi dan data) serta arsitektur teknologi.
3. “Perencanaan Infrastruktur Teknologi Informasi di Lembaga Penelitian (Lemlit) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Menggunakan TOGAF ADM” Skripsi ini disusun oleh Aenun Jariyatul Umami (UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2013). Penelitian ini menghasilkan strategi sistem informasi sesuai dengan visi dan misi di Lembaga Penelitian (Lemlit) UIN Syarif
Hidayatullah
Jakarta.
Pada
penelitiani
ini,
penulis
hanya
melaksanakan fase TOGAF dari fase Preliminary sampai fase Teknologi Arsitektur. Pada penelitian ini current system pada Lemlit tidak dijelaskan dengan lengkap, dan tidak adanya roadmap aplikasi sebagai dasar prioritas untuk implementasi aplikasi yang diusulkan. 4. “ Perencanaan Arsitektur Enterprise pada PT. Dian Nikel Mining” Skripsi ini disusun oleh Anis Khairunisa (Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, 2013). Penelitian ini menghasilkan solusi bisnis bagi PT. Dian Nikel Mining dengan perencanaan arsitektur enterprise menggunakan TOGAF ADM. Penelitian ini menganilisis arsitektur mulai dari fase preliminary sampai fase migration planning. Penulis juga membuat tabel permasalahan yang terjadi serta membuat solusi untuk masing-masing permasalahan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pada setiap fase TOGAF ADM dan sudah adanya roadmap
93
untuk urutan implementasi aplikasi sebagai persiapan ke tahap implementation governance. Namun kekurangan pada penelitian ini, yaitu kurangnya
penjelasannya arsitektur bisnis seperti konsep business service, business process, dan business function pada perusahaan dan current system pada perusahaan tidak dijelaskan dengan lengkap.
Berikut ini adalah hal-hal yang membedakan skripsi ini dengan penelitianpenelitian sejenis yang telah dijelaskan sebelumnya, yaitu : 1.
Skripsi ini akan melibatkan semua bagian yang ada pada PT. Bali Double C untuk membuat perancangan enterprise architecture.
2.
Skripsi ini menggambarkan dan menjelaskan current system pada PT. Bali Double C.
3.
Skripsi ini akan menjelaskan arsitektur bisnis menggunakan konsep business service, business process, dan business function agar pemetaan proses bisnis di PT. Bali Double C dapat terbagi ke dalam level atas sampai level terkecil.
4.
Skripsi ini akan melengkapi kekurangan dari penelitian lain yaitu melakukan melakukan fase TOGAF ADM dari fase preliminary sampai fase migration planning dengan membuat roadmap pada fase migration planning.
15
BAB III METODOLOGI PENELITIAN Penelitian skripsi ini menggunakan metode pengumpulan data dan metode perancangan enterprise architecture. Metode pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara, studi dokumen, dan tinjauan pustaka. Metode perancangan enterprise architecture menggunakan TOGAF Architecture Development Method (ADM). 3.1
Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data digunakan agar dapat membantu penulis dalam mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dari PT. Bali Double C untuk mendapatkan kebenaran uraian materi untuk pembahasan. Berikut ini adalah beberapa metode pengumpulan data yang dipakai penulis. 3.1.1
Metode Observasi Pengamatan ini dilakukan dengan melihat langsung proses dan kegiatan bisnis yang berjalan pada studi kasus PT. Bali Double C. Observasi dilakukan pada bulan desember 2014 yang bertempat di Jl. Taman Jimbaran XVI No. 28 Jimbaran – Bali Kel. Jimbaran, Kec. Kuta Selatan. Kab. Badung. Hasil observasi yang didapat, yaitu : 1. Sejarah singkat, visi dan misi PT. Bali Double C. 2. Profil PT. Bali Double C, produk-produk PT. Bali Double C.
94
95
3. Sistem berjalan yaitu bagaimana proses customer memesan ikan kepada PT. Bali Double C sampai ikan di lokasi tujuan dan pengadaan pasokan ikan yang dilakukan PT. Bali Double C. Teknik ini dilakukan untuk memperoleh gambaran nyata dari suatu peristiwa dan mempelajari proses bisnis yang sedang berjalan serta apa saja dukungan yang ada agar proses bisnis berjalan sesuai dan mencapai tujuan perusahaan. 3.1.2 Metode Wawancara Metode ini dilakukan untuk mencari informasi yang berkaitan dengan kegiatan bisnis yang dilakukan PT. Bali Double C dengan cara berinteraksi langsung dengan Manajer PT. Bali Double C, Alivia Indah. Dalam hal ini wawancara dilakukan dengan pihak yang dianggap mengetahui dan menguasai seluk beluk yang bertujuan untuk mendapatkan data dan informasi yang berkaitan dengan proses bisnis yang sedang berjalan dan dukungan teknologi informasi pada PT. Bali Double C. Dari hasil wawancara tersebut, dikumpulkan data dan informasi berupa tugas dan fungsi tiap-tiap unit kerja, permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja, serta pemanfaatan TI terhadap tiap-tiap unit kerja. Dari hasil wawancara tersebut dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
96
1. Bagaimana gambaran secara umum mengenai aktifitas bisnis yang ada pada PT. Bali Double C? 2. Apa yang menjadi fokus bisnis utama pada perusahaan PT. Bali Double C? 3. Data-data apa saja yang dibutuhkan pada masing-masing aktivitas bisnis PT. Bali Double C? 4. Aplikasi apa saja yang sudah ada di PT. Bali Double untuk mendukung kinerja proses bisnis? 5. Bagaimana dengan pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi yang ada pada PT. Bali Double C? 6. Apakah PT. Bali Double C sudah memiliki perencanaan enterprise architecture? Jika sudah, bagaimana strategi SI/TI nya? 7. Bagaimana mengenai infrastruktur jaringan yang ada pada PT. Bali Double C? 3.1.3
Metode Studi Pustaka Metode studi pustaka ini dilakukan dengan cara mencari sumber data sekunder yang akan mendukung penelitian. Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi yang dijadikan sebagai acuan untuk perancangan enterprise architecture ini, referensi-referensi tersebut berasal dari buku-buku terkait maupun publikasi dari hasil penelitian, artikel, situs internet serta sumber informasi lain yang
97
berkaitan dengan penelitian ini diantaranya mengenai konsep sistem informasi, enterprise architecture, TOGAF, TOGAF ADM, serta meliputi
tools
yang
digunakan
dalam
perancangan
enterprise
architecture ini. 3.1.4 Metode Studi Literatur Metode studi literatur ini dilakukan dengan cara mengumpulkan dan membandingkan beberapa dokumen penelitian yang sejenis seperti skripsi, thesis, jurnal dan tulisan-tulisan ilmiah mengenai enterprise architecture
yang
terdahulu
kemudian
mempelajarinya
untuk
memperoleh suatu perbandingan seperti kelebihan dan kelemahan yang terdapat dalam penelitian tersebut. Dengan cara tersebut, penelitian yang terdahulu dapat dijadikan referensi atau acuan dalam penggunaan metode yang akan diteliti. Penulis
menggunakan
4
referensi
dari
skripsi
sebagai
perbandingan untuk penulisan penelitian ini. Adapun penelitianpenelitian berikut antara lain : Tabel 3.1 Perbandingan Penelitian Sejenis No. 1.
Penulis
Judul
Vivi Fydiani Perancangan
Masalah
Hasil Penelitian
Tidak adanya divisi TI
Pratiwi
Model
dalam
(2013)
Enterprise
organisasi perusahaan.
struktur
Rancangan berdasarkan EA
konsep
menggunakan
98
Perusahaan
belum
dengan
mempunyai
rancangan
Menggunakan
aplikasi
pendukung
TOGAF
berbasis
elektronik
Architecture
untuk menunjang proses
Development
bisnis.
Architecture
Method pada PT. Satya
Karya
Utama
TOGAF ADM. Rancangan
bisnis perusahaan. Rancangan
belum
mempunyai
arsitektur
teknologi informasi.
arsitektur
sistem informasi. Rancangan
Perusahaan
arsitektur
arsitektur
teknologi. Rancangan
peluang
dan solusi. Analisis
biaya
investasi
untuk
implementasi EA. 2.
Bagaimana
Rancangan
Kartika Dwi
Perancangan
Hapsari
Model
framework yang dapat
berdasarkan
(2014)
Arsitektur
memberikan
EA
Enterprise pada
dalam
Proses
untuk
Perencanaan dan
persajajaran
Monitoring
bisnis dengan strategi IT
panduan
merancang
Anggaran
perancangan
Berbasis
dapat (Studi
EA
memudahkan
Bagaimana
Evaluasi
TOGAF
menentukan
strategi
melakukan EA
yang
menggambarkan
proses perencanaan dan
kasus:
monitoring
Kementerian
anggaran diusulkan pada
Pertanian RI)
Kementerian sesuai TOGAF
evaluasi
Pertanian
konsep
menggunakan
TOGAF ADM. Rancangan
arsitektur
bisnis perusahaan. Rancangan
arsitektur
sistem informasi. Rancangan
arsitektur
teknologi. Analisis biaya investasi untuk implementasi EA.
99
3.
Bagaimana
Rancangan
Aenun
Perencanaan
Jariyatul
Infrastuktur
merencanakan
Umami
Teknologi
infrastruktur
teknologi
EA
(2013)
Informasi
informasi
Lembaga
TOGAF ADM.
di
Lembaga
Penelitian
Penelitian
sehingga
(Lemlit)
UIN
di
berdasarkan
(Lemlit) dapat
memudahkan
fungsi
Syarif
bisnis
Hidayatullah
berjalandengan
Jakarta
teknologi informasi untuk
Menggunakan
membantu mencapai visi
TOGAF ADM
dan misi Lemlit dengan TOGAF
yang strategi
konsep
menggunakan
Rancangan
arsitektur
bisnis perusahaan. Rancangan
arsitektur
sistem informasi. Rancangan
arsitektur
teknologi.
Architechture
Development
Method
(ADM) 4.
Perusahaan
Anis
Perencanaan
Khairunisa
Arsitektur
memiliki
(2013)
Enterprise pada
strategis SI pada bidang
PT. Dian Nikel
SI/TI.
Mining
tidak perencanaan
dalam struktur organisasi
kerangka
berdasarkan
TOGAF ADM.
dari
kebutuhan perencanaan
strategis SI. Rancangan arsitektur
perusahaan. Aplikasi yang digunakan
Microsoft Office.
kerja Analisis
Divisi TI belum masuk
perusahaan
Rancangan
hanya
visi. Rancangan arsitektur bisnis. Rancangan arsitektur sistem informasi. Rancangan arsitektur
100
teknologi. Rancangan
Peluang
dan Solusi. Rancangan Perencanaan Migrasi
3.2
Metode Perancangan Enterprise Architecture Untuk perancangan enterprise architecture menggunakan TOGAF ADM. Dalam pemodelan ini dimulai dari menerapkan TOGAF ADM adalah melakukan persiapan-persiapan, yaitu mengidentifikasi konteks arsitektur yang akan dikembangkan. Selanjutnya, mendefinisikan strategi dari arsitektur dan menetapkan bagian-bagian arsitektur yang akan dirancang, seperti arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi. Ada 6 tahap dalam metodologi TOGAF ADM (The Open Group, 2009) yang digunakan penulis yaitu: 3.2.1
Preliminary Phase Fase
ini
tentang
mendefinisikan
bagaimana
melakukan
perancangan di perusahaan yang bersangkutan. Pada fase ini akan dilakukan beberapa tahapan sebagai berikut: 1. Menentukan
prinsip-prinsip
pengembangan arsitektur.
perencanaan
sebagai
acuan
101
2. Menentukan identifikasi 5w (who, what, where, why, dan when) + 1H (how) dalam perancangan arsitektur. Menentukan ruang lingkup perancangan enterprise architecture (what). Menentukan siapa saja actor yang akan bertanggung jawab untuk mengerjakan perancangan enterprise architecture (who). Menentukan lokasi perancangan enterprise architecture yang akan dibuat (where). Menentukan waktu mulai dan target penyelesaian perancangan enterprise architecture (when). architecture
ini
Menetapkan alasan perancangan enterprise
dibangun
(why).
Menetapkan
bagaimana
perancangan enterprise architecture ini dibuat (how). Tools yang digunakan pada fase ini yaitu Principles Catalog. 3.2.2 Requirement Management Pada fase ini dilakukan analisis kebutuhan dari PT. Bali Double C dan kebutuhan dari user. Tujuan fase ini, yaitu untuk menganalisis dan mengelola kebutuhan arsitektur di seluruh fase ADM. Langkah-langkah yang dilakukan dalam fase ini, yaitu : 1. Mengidentifikasi permasalahan pada PT. Bali Double C. 2. Membuat solusi aktivitas dari permasalahan yang telah diidentifikasi. 3. Membuat solusi sistem informasi dari permasalahan yang telah diidentifikasi. 3.2.3
Phase A: Architecture Vision
102
Pada tahapan architecture vision (tahap visi arsitektur) bertujuan untuk menciptakan keseragaman pandangan mengenai pentingnya enterprise architecture untuk mencapai tujuan PT. Bali Double C yang dirumuskan dalam bentuk strategi serta menentukan lingkup dari arsitektur yang akan dikembangkan berdasarkan prinsip-prinsip dan identifikasi yang sudah dirancang pada fase preliminary, dan untuk itu penulis menguraikan beberapa tahapan untuk menentukan visi arsitektur berdasarkan pengamatan yg dilakukan pada perusahaan tersebut, yaitu: 1. Mendefinisikan visi PT. Bali Double C. 1. Menentukan seluruh aktivitas di PT. Bali Double C, meliputi aktivitas utama dan aktivitas pendukung. 2. Mendefinisikan stakeholder. 3. Menentukan hubungan stakeholder dengan aktivitas utama dan pendukung menggunakan stakeholder map matrix. 4. Membuat rancangan arsitektur visi. Tools yang digunakan pada fase ini, yaitu Value Chain Diagram dan Stakeholder Map Matrix. 3.2.4
Phase B : Business Architecture Tahapan business architecture (arsitektur bisnis) ini menentukan model aktivitas (sejarah perusahaan, proses, dan fungsi) yang diinginkan untuk menentukan arah PT. Bali Double C di masa depan melalui sudut
103
pandang
organisasi.
Penjelasan
alur
skenario
aktivitas
bisnis
menggunakan salah satu diagram UML, yaitu Business Use Case Diagram. Beberapa langkah yang dilakukan pada fase ini adalah: 1. Mengembangkan deskripsi arsitektur bisnis dasar. 2. Mengembangkan deskripsi target arsitektur bisnis. 3. Melakukan analisis gap. 4. Membuat arsitektur bisnis. Tools yang digunakan pada fase ini yaitu: Archimate diagram, dan Rich Picture. 3.2.5 Phase C : Information System Architecture Pada tahapan Information System Architecture (arsitektur sistem informasi) akan membahas arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan pada PT. Bali Double C. 3.2.5.1
Application Architecture Pada application architecture atau arsitektur aplikasi, dilakukan
dengan
mengidentifikasi
kandidat
aplikasi,
menentukan jenis aplikasi yang dibutuhkan untuk memproses data dan mendukung bisnis, serta membuat pemodelan arsitektur aplikasi. beberapa tahapannya yaitu sebagai berikut: 1.
Menidentifikasi aplikasi – aplikasi yang dibutuhkan.
104
2.
Membuat pemodelan aplikasi – aplikasi yang akan dibutuhkan.
3.
Menjelaskan manfaat aplikasi yang dirancang. Tools yang digunakan pada fase ini yaitu: Application
Portfolio Catalog dan Use Case Diagram. 3.2.5.2
Data Architecture Pada arsitektur data, dilakukan dengan mengidentifikasi seluruh komponen data yang akan digunakan oleh aplikasi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi berdasarkan kebutuhan area fungsional bisnis yang telah ditetapkan. Untuk fase arsitektur data diuraikan beberapa tahapan sebagai berikut: 1.
Mengidentifikasi struktur data yang diperlukan pada setiap aplikasi.
2.
Membuat pemodelan arsitektur data. Tools yang digunakan pada fase ini, yaitu Data
Dissemination Diagram, dan Class Diagram. 3.2.6
Phase D: Technology Architecture Arsitektur teknologi menggambarkan struktur teknologi yang dibutuhkan PT. Bali Double C untuk menunjang operasional aplikasi
105
yang telah dimodelkan pada arsitektur aplikasi. Langkah-langkah untuk membuat arsitektur teknologi, yaitu : 1. Memodelkan konfigurasi jaringan awal pada PT. Bali Double C. 2. Membuat konfigurasi jaringan usulan. 3. Menentukan software dan hardware yang diperlukan. 4. Merancang platform teknologi yang akan digunakan. Tools yang digunakan pada fase ini, yaitu Communications Engineering
Diagram,
Platform
Decomposition
Diagram,
dan
Technology Portfolio Catalog. 3.2.7
Phase E: Opportunities & Solutions Pada fase opportunities & solutions (peluang dan solusi) ini, ada beberapa tahapan yang akan diuraikan. Adapun tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut: 1. Mengevaluasi model yang telah dibangun untuk semua arsitektur yang sudah dibuat pada setiap fase yang mencakup bisnis, aplikasi, data, dan teknologi. 2. Mengidentifikasi hubungan arsitektur data antar aplikasi. 3. Dalam tahapan ini rancangan dibuat menggunakan Matrix Analysis gap. Tools yang digunakan pada fase ini yaitu: Matrix Analysis gap.
106
3.2.8
Phase F : Migration Planning Pada tahapan migration planning (perencanaan migrasi) ini akan dilakukan perencanaan migrasi untuk implementasi arsitektur aplikasi baru yang dibangun pada fase sebelumnya. Pada Tahapan fase perencanaan migrasi ini akan dilakukan beberapa tahap berikut: 1. Melakukan penyusunan urutan proyek-proyek berdasarkan prioritas pengimplementasian aplikasi. 2. Menetapkan dan menggambarkan roadmap aplikasi pada PT. Bali Double C. Tools yang digunakan pada fase ini, yaitu roadmap implementasi aplikasi.
3.3 Kerangka Penelitian Adapun kerangka penelitian yang dilakukan pada penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut:
107
Gambar 3.1 Kerangka Penelitian Tabel 3.2 Daftar Simbol Kerangka Penelitian No
Nama Simbol
1.
Mulai / Selesai
Gambar Simbol
Keterangan Mendeskripsikan permulaan penelitian
2.
Tahapan
Mendeskripsikan tahapan
108
penelitian
yang
akan
dilakukan 4.
Proses
Mendeskripsikan
proses
penelitian. 5.
Relasi
Mendeskripsikan proses
aliran
95
109
BAB IV PERANCANGAN ENTERPRISE ARCHITECTURE Bab ini berisi tentang analisis yang dilakukan pada PT. Bali Double C serta perancangan enterprise architecture (EA) menggunakan framework TOGAF ADM yang dimulai dari preliminary phase, requirement management, architecture vision, business architecture, information system architecture, technology architecture, opportunities and solutions, sampai migration planning. 4.1 Preliminary Phase Fase preliminary merupakan tahap awal persiapan perancangan (EA). Dalam tahap ini akan menentukan bagaimana EA akan dibuat dan dilaksanakan. Pada tahap ini akan diidentifikasikan prinsip-prinsip arsitektur yang terdiri dari arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi serta arsitektur teknologi yang sesuai dengan kebutuhan dalam PT. Bali Double C. Prinsip tersebut menggambarkan karakteristik EA yang akan dikembangkan dalam PT. Bali Double C. 4.1.1 Prinsip-prinsip Perancangan Enterprise Architecture (EA) Prinsip-prinsip berikut ini untuk memberikan bimbingan kepada proses
pengambilan
keputusan
arsitektur
teknologi
informasi,
menentukan struktur dan komposisi dari komponen arsitektur,
110
menentukan kriteria untuk memilih teknologi dan produk yang akan digunakan, dan juga dalam desain arsitektur dan implementasi. Prinsip-prinsip yang akan digunakan sebagai acuan dalam perancangan adalah sebagai berikut: 1. Keputusan arsitektur yang dibuat harus sesuai dengan tujuan, aktivitas, serta proses bisnis di PT. Bali Double C. 2. Arsitektur yang dikembangkan harus mendukung kesinambungan bisnis. 3. Arsitektur yang dikembangkan harus aman. 4. Data (informasi) dan sistem harus dilindungi dari akses oleh pihakpihak yang tidak berwenang. 5. Data yang mudah diakses. 6. Aplikasi yang saling terintegrasi. 7. Perancangan arsitektur aplikasi yang mudah digunakan. 8. Penerapan arsitektur multi-tier dan arsitektur berbasis komponen. 9. Independensi teknologi. Setelah prinsip-prinsip sudah ditetapkan maka dibuat tabel principle catalog untuk lebih menggambarkan prinsip-prinsip yang akan dipakai oleh PT. Bali Double C dan menjelaskan tujuan dari setiap prinsip-prinsipnya.
111
Tabel 4.1 Principle Catalog No. 1.
Prinsip Keputusan arsitektur yang dibuat
Tujuan Mendukung proses bisnis yang ada pada PT. Bali Double C
harus sesuai dengan tujuan,
aktivitas, serta proses bisnis di
Meningkatkan
pelayanan
terhadap customer
PT. Bali Double C 2.
Arsitektur yang dikembangkan
Meminimalisir gangguan pada sistem yang dapat menghambat
harus mendukung
operasional bisnis kesinambungan bisnis 3.
Arsitektur yang dikembangkan
Meminimalkan
harus aman
dampak
dari
bencana Mampu bertahan dari serangan virus, spyware, hack, worm.
4.
Keamanan data
Untuk melindungi keamanan dan kerahasiaan data dari akses pihak-pihak
yang
tidak
berwenang
Mengatur
stakeholder
dalam
mengolah data. 5.
Data mudah diakses
Memudahkan pengaksesan data secara
bersamaan
untuk
mempercepat pelayanan kepada customer
serta
mempercepat
pengambilan keputusan
112
6.
Aplikasi yang saling terintegrasi
Memudahkan dalam pemrosesan data
untuk
meningkatkan
kualitas pelayanan 7.
Perancagan arsitektur aplikasi
mudah digunakan
Kemudahan dalam penggunaan akan meningkatkan efektifitas proses bisnis dan meningkatkan efisiensi sumber daya
8.
Penerapan arsitektur multi-tier
Memudahkan kegiatan
dan arsitektur berbasis
penggantian komponen yang
komponen.
rusak (meningkatkan availability)
9.
Independensi teknologi
Memudahkan upgrading modul
Dapat
digunakan
di
semua
platform teknologi
4.1.2 Identifikasi 5W+ 1H Setelah prinsip-prinsip arsitektur sudah ditentukan, maka langkah berikutnya adalah mengidentifikasi where, what, why, who, when dan how untuk perancangan enterprise architecture di PT. Bali Double C. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi objek-objek yang terlibat selama perancangan arsitektur.
113
Tabel 4.2 Identifikasi 5W+1H No. 1.
Driver What
Deskripsi Objek : Lingkup Arsitektur Deskripsi: Membuat perancangan model enterprise architecture
2.
Who
Objek : Siapa yang memodelkan dan yang bertanggung jawab Deskripsi: a. Pembuat perencanaan : Tinuk Sulandari b. Penanggung jawab : Manajer PT. Bali Double C
3.
Where
Objek
: Lokasi objek penelitian
Deskripsi: PT. Bali Double C di Jl. Taman Jimbaran XVI No.28, Lingkungan Banjar Pararudan Jimbaran- Kuta Selatan. 4.
When
Objek: Waktu penyelesaian Deskripsi: Juni 2015
5.
Why
Objek : Mengapa perancangan enterprise architecture ini dibuat Deskripsi: Untuk menyelaraskan teknologi yang digunakan, berupa hardware dan software dengan strategis bisnis perusahaan. Penyalarasan ini akan dijadikan landasan pengembangan implementasi SI/TI dengan membuat katalog dan diagram
114
arsitektur
yang
mengintegrasikan
modul-modul
yang
dibutuhkan PT. Bali Double C sehingga dapat menghasilkan blueprint dan roadmap aplikasi. 6.
How
Objek: Menentukan bagaimana rancangan dibuat. Deskripsi: Rancangan dibuat menggunakan framework TOGAF ADM
4.2
Requirements Management Fase requirement management bertujuan untuk menentukan kebutuhan proses dalam perancangan enterprise architecture pada PT. Bali Double C. Dalam fase requirement management dibutuhkan skenario aktivitas yaitu yang mencakup core business, process business, dan issue organisasi. Namun, sebelum mengembangkan skenario aktivitas, terlebih dahulu untuk menganalisa sistem yang sedang berjalan di PT. Bali Double C. 4.2.1
Kondisi Sistem Berjalan Pada bagian ini akan digambarkan sistem yang sedang berjalan dengan rich picture dan flowchart pada aktivitas penerimaan, pemeliharaan, pengiriman, penjualan, pengadaan, keuangan dan kepegawaian di PT. Bali Double C.
115
Gambar 4.1 Sistem Berjalan PT. BDC (Bali Double C) Bagian pemasaran mempunyai tugas mengenalkan PT. Bali Double C ke customer serta memberikan informasi tentang ikan yang dijual dan memberikan informasi bagaimana proses pemesanan ikan di PT. Bali Double C. Customer mendapatkan informasi ketersediaan ikan, jenis ikan serta harga ikan secara rinci melalui email yang dikirim oleh bagian
116
pemasaran yang berbentuk stocklist menggunakan microsoft excel. Setelah customer melihat daftar stocklist dan memesan ikan, customer dapat menghubungi kembali bagian pemasaran melalui email beserta informasi pembayaran. Bagian pemasaran memberitahu kepada bagian keuangan untuk memastikan pembayaran. Setelah bagian keuangan sudah mengonfirmasi pembayaran yang dilakukan customer, selanjutnya bagian pengadaan mengonfirmasi bagian pemeliharaan untuk mempersiapkan ikan yang sudah dipesan. Aktivitas pemeliharaan adalah mengelola dan mengontrol kesehatan ikan, pemeriksaan kualitas air dan mengontrol pemeliharaan seperti pemberian makanan. Setelahnya pemeliharaan dapat melakukan pengamatan dan pengasingan terhadap ikan yang siap untuk di packing atau pengemasan. Ikan yang akan dikirim dilakukan pengepakan dengan dimasukkan ke dalam kantong yang telah diisi air dan kemudian diisi oksigen. Selanjutnya administrasi memiliki tugas untuk mempersiapkan dokumen pengiriman beberapa hari sebelum pengiriman seperti pemesanan melalui agen airlines, dan mendapat AWB (Air Way Bill) atau SMU (Surat Muat Udara) serta konfirmasi penerbangan, dokumen certificate of original (COO) dan sertifikat kesehatan ikan. AWB (Air Way Bill) dan konfirmasi penerbangan harus diinformasikan ke importir untuk
117
dikonfirmasi ke agen airlines di negara tujuan dan semua copy dokumen asli harus dikirimkan melalui fax atau email ke importir negara tujuan. Ikan yang sudah diekspor dapat diterima customer di Bandara yang bersangkutan. Untuk pengadaan ikan yang dibutuhkan, bagian pengadaan akan memesan kepada pemasok atau supplier yang sebelumnya sudah dapat persetujuan dari bagian keuangan dan manajer. Supplier memberikan pasokan ikan yang nantinya akan disortir terlebih dahulu dan dipilih ikan yang memenuhi syarat. Selanjutnya, pengadaan akan mencatat ikan yang masuk sebagai laporan persediaan ikan. Proses keuangan, pengadaan, penjualan, dan administrasi memiliki tugas untuk menyusun laporan hasil akhir proses yang dilakukaan kepada manajer yang bertugas mengawasi dan mengontrol kelancaran proses bisnis dan melaporkan kembali pada direktur. Berikut ini adalah flowchart yang digambarkan dalam beberapa level. Semakin besar levelnya maka penjelasan flowchart semakin lebih rinci dari flowchart pada level sebelumnya.
118
1. Flowchart Level 0
Gambar 4.2 Flowchart Sistem Berjalan Level 0 Flowchart pada level 0 menggambarkan semua proses grup yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung yang ada di dalam PT. Bali Double C. Proses grup untuk aktivitas utama, yaitu penerimaan, pemeliharaan, pengiriman, penjualan, dan pelayanan. Proses grup untuk aktivitas pendukung, yaitu pengadaan, keuangan, dan kepegawaian. Pada gambar di atas, terdapat arah dan warna tanda panah yang menunjukan apakah proses grup tersebut saling berkaitan dengan proses grup lainnya dengan alur aktivitas searah atau bolak-balik. Pada proses grup penerimaan memiliki tanda panah berwarna hitam menuju proses grup pemeliharaan dan pengadaan yang menjelaskan bahwa aktivitas penerimaan hanya memberikan laporan
119
penerimaan ikan yang masuk dari supplier. Selanjutnya setelah penerimaan adalah pemeliharaan. Jadi, laporan yang dikirim dari penerimaan ke pemeliharaan dan pengadaan hanya akan menjadi laporan pasif sehingga alur aktivitasnya adalah satu arah. Pada proses grup pemeliharaan memiliki tanda panah berwarna hitam yang menjelaskan alur aktivitasnya satu arah menuju grup pengadaan
dan
pengiriman.
Pemeliharaan
memberikan
laporan
informasi ikan yang mati pada pengadaan sehingga tercatat ikan yang keluar pada persediaan digudang serta informasi kebutuhan yang diperlukan untuk pemeliharaan dan selanjutnya pemeliharaan akan menyerahkan ikan yang sudah dipesan ke pengiriman untuk dikirim. Pada proses grup pengiriman memiliki tanda panah berwarna hitam yang menjelaskan alur aktivitasnya satu arah menuju grup penjualan. Pengiriman memberikan laporan pengiriman ikan yang sudah dikirimkan ke penjualan agar dapat disampaikan kepada customer. Proses grup pelayanan memiliki alur aktivitas satu arah ke grup penjualan yang menjelaskan informasi penerapan CKIB (Cara Karantina Ikan yang Benar) sehingga customer mendapat ikan yang berkualitas dari PT. Bali Double C. Pada proses grup pengadaan memiliki tanda panah berwarna hitam yang menjelaskan alur aktivitasnya dua arah menuju grup penjualan.
120
Pengadaan memberikan informasi persediaan ikan yang ada ke penjualan sehingga penjualan dapat memberikan informasi kepada customer tentang produknya seperti ketersediaan jumlah, jenis dan harga ikan yang ada. Kemudian pemasaran memberikan informasi pemesanan ikan untuk customer sehingga diperoleh data ikan keluar di pengadaan. Pada proses grup keuangan memiliki tanda panah berwarna merah yang menjelaskan alur aktivitasnya bolak-balik terhadap proses grup pengiriman,
penjualan,
pengadaan
dan
kepegawaian.
Penjualan
membutuhkan keuangan untuk menkonfirmasi kiriman uang dari customer. Pengiriman membutuhkan keuangan untuk membiayai semua pembuatan dokumen atau sertifikat yang dibutuhkan untuk syarat pengiriman ikan. Pengadaan membutuhkan keuangan untuk membiayai semua kebutuhan pengadaan seperti pembelian pasokan ikan ke supplier, kebutuhan untuk pemeliharaan dan kebutuhan kantor. Kepegawaian
membutuhkan
keuangan
untuk
membayar
gaji.
Sedangakan keuangan membutuhkan laporan dari penjualan, laporan pengiriman, laporan pengadaan, dan laporan pembayaran gaji untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan.
121
2. Flowchart Level 1 a. Penerimaan
Gambar 4.3 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Penerimaan Level 1 Pada flowchart sistem berjalan bagian penerimaan di level 1, digambarkan bahwa ada 4 proses yaitu penerimaan pasokan ikan dari supplier, memeriksa ikan sesuai dengan permintaan, mencatat data ikan yang masuk, dan melaporkan data ikan yang masuk. Data ikan yang masuk ke bagian pengadaan berupa kode ikan, nama ikan, jenis ikan, ukuran ikan, harga beli, harga jual, dan stok.
122
b. Pemeliharaan
Gambar 4.4 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Pemeliharaan Level 1 Pada flowchart sistem berjalan bagian pemeliharaan di level 1, digambarkan bahwa ada 4 proses yaitu proses pertama persortiran ikan. Proses kedua adalah proses pemeliharaan. Proses ketiga adalah pengamatan dan pengasingan dan yang terakhir proses pengemasan. Setiap proses yang ada di pemeliharaan akan lebih rinci dijelaskan pada flowchart level 2.
123
c. Pengiriman
Gambar 4.45 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Pengiriman Level 1 Pada flowchart sistem berjalan bagian pengiriman di level 1. Pengiriman dilakukan dengan ekspor ikan hias air laut ke negara tujuan customer. Pada flowchart tersebut digambarkan bahwa proses pertama adalah memesan cargo ke Agen Airlines. Proses kedua adalah setelah memesan cargo akan mendapat AWB (Air Way Bill) atau SMU (Surat Muat Udara). Proses selanjutnya adalah mengkonfirmasi penerbangan. AWB (Air Way Bill) dan konfirmasi penerbangan harus dikonfirmasikan kepada importer untuk konfirmasi ke Agen Airlines di negara Customer. Proses keempat adalah menyiapkan dokumen dan sertifikat yang
124
sebelumnya sudah dilakukan sebelum pengiriman, dokumen seperti draft AWB (Air Way Bill), dokumen Certificate of original (COO) dan sertifikat kesehatan ikan yang dikeluarkan oleh karantina ikan yang ada di Bandara. Proses terakhir adalah menyusun laporan pengiriman. Laporan pengiriman berupa dokumen dan sertifikat kesehatan itu akan dikirim ulang melalui fax atau email ke Importir Negara Customer. d. Penjualan
Gambar 4.6 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Penjualan Level 1
125
Pada flowchart sistem berjalan bagian Penjualan di level 1, digambarkan bahwa ada 6 proses, yang pertama adalah memberikan informasi persediaan ikan, informasi umum tentang ikan hias air laut yang dijual dan informasi tentang perusahaan PT. Bali Double C kepada customer. Proses kedua adalah penerimaan pesanan dari customer. Proses ketiga adalah mengonfirmasi pembayaran yang sudah dilakukan customer. Proses keempat adalah memberikan nota penjualan lengkap kepada customer. Proses kelima adalah mencatat data pesanan dan yang terakhir melaporkan data pesanan agar segera diproses dan memperbarui data ikan yang berkurang di persediaan.
126
e. Pengadaan
Gambar 4.7 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Pengadaan Level 1 Pada flowchart sistem berjalan bagian Pengadaan di level 1, digambarkan bahwa proses pertama adalah mencetak laporan stok minimum, dan proses kedua adalah membuat purchase order. Purchase order, ini ditujukan kepada manajer dan bagian keuangan untuk persetujuan pembelian pasokan ikan ke supplier. Proses ketiga memberikan nota pemesanan yang valid atau sudah lengkap dengan persetujuan bagian keuangan dan manajer nantinya akan diberikan kepada supplier sebagai tanda bukti persetujuan pembelian dan proses keempat adalah menerima nota pembelian yang diberikan oleh supplier.
127
Proses terakhir adalah mencetak laporan pengadaan sebagai laporan kepada manajer perusahaan. f. Keuangan
Gambar 4.8 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Keuangan Level 1 Pada flowchart sistem berjalan bagian Keuangan di level 1, digambarkan bahwa proses pertama adalah mencatat pemasukan keuangan. Pemasukan keuangan seperti penjualan ikan hias air laut yang dilakukan PT. Bali Double C. Proses kedua adalah mencatat pengeluran keuangan. Pengeluaran keuangan seperti pembelian pasokan ikan ke supplier, keperluan kebutuhan kantor, keperluan untuk pengiriman, pengeluaran untuk pemeliharaan ikan dan pembayaran gaji pegawai. Proses ketiga adalah mengelola akuntansi keuangan dan proses terakhir adalah menyusun laporan keuangan. Menyusun laporan keuangan merupakan hasil dari pengelolaan dan pengeluaran dan pemasukan
128
keuangan. Laporan keuangan tersebut akan diberikan kepada manajer dan direktur PT. Bali Double C sebagai bentuk pertanggungjawaban data keuangan. g. Kepegawaian
Gambar 4.9 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Kepegawaian Level 1 Pada flowchart sistem berjalan bagian kepegawaian di level 1, digambarkan bahwa proses pertama adalah mengelola administrasi pegawai seperti mengelola biodata dan absensi dari setiap pegawai yang dapat digunakan untuk proses penggajian. Proses terakhir adalah penggajian pegawai.
129
3. Flowchart Level 2 a. Pemeliharaan 1. Persortiran Ikan
Gambar 4.10 Flowchart Sistem Berjalan Persortiran Ikan Level 2 Pada flowchart sistem berjalan persortiran ikan di level 2, digambarkan bahwa proses pertama adalah proses aklimitasi. Aklimitasi adalah proses pemisahan yang dilakukan agar ikan tidak mengalami shock karena perbedaan temperatur pada saat pengangkutan dengan kondisi pada saat turun dari alat angkut. Proses kedua adalah mengecek kesahatan ikan. Setelah aklimitasi dilakukan akan dicek ikan yang siap dimasukan kedalam akuarium. Proses terakhir adalah pemasukan ikan sesuai dengan ukuran dan jenis ikan.
130
2. Pemeliharaan
Gambar 4.11 Flowchart Sistem Berjalan Pemeliharaan Level 2 Pada flowchart sistem berjalan bagian pemeliharaan di level 2, digambarkan bahwa proses pertama adalah pemberian makan. Proses kedua adalah memelihara sanitasi air. Air selalu dijaga kualitasnya dan selalu mengalami pergantian melalui pipa-pipa akuairum setiap harinya dengan tujuan untuk membuang sisa pakan dan kotoran ikan sehingga kualitas air tetap terjaga dan tidak beresiko timbulnya suatu penyakit. Cara yang digunakan untuk mengukur kualitas air adalah dengan menjaga kadar garam dan melakukan pergantian atau pengurasan. Kadar garam air diukur
131
dengan menggunakan salinometer, apabila kadar garam terlalu tinggi ditambahkan dengan air tawar dan penggantian atau pengurasan air dilakukan tergantung dari kondisi air tersebut. Proses ketiga adalah mencatat kebutuhan pemeliharaan dan yang terakhir adalah melaporkan aktivitas pemeliharaan kepada bagian pengadaan seperti kebutuhan pakan ikan, sarana dan prasarana pemeliharaan dan laporan ikan yang mati. 3. Pengamatan dan Pengasingan
Gambar 4.12 Flowchart Sistem Berjalan Pengamatan dan Pengasingan Level 2 Pada flowchart sistem berjalan pengamatan dan pengasingan di level 2, digambarkan bahwa proses pertama adalah mengecek
132
kesehatan kondisi ikan yang siap dikirim. Proses kedua adalah memisahkan
ikan
yang
sakit
dan
terakhir
pemeriksaan
laboratorium jika terdapat ikan yang sakit sehingga dapat diketahui penyebabnya. 4. Pengemasan
Gambar 4.13 Flowchart Sistem Berjalan Pengemasan Level 2 Pada flowchart sistem berjalan bagian pengemasan di level 2, digambarkan bahwa proses pertama adalah mengawasi temperatur. Cara pengemasannya dengan ikan diaklimatisasi terlebih dahulu pada temperatur rendah ±20oC agar tidak banyak kegiatan metabolisme, lalu proses kedua adalah pemberian oksigen murni. Proses ketiga adalah pengemasan dengan plastik polyethylen dan
133
proses terakhir adalah pengemasan luar dengan menggunakan styrofoam box. 4.2.2
Issue Organisasi Berdasarkan dari hasil pengamatan dan analisis yang dilakukan pada seluruh aktivitas, maka didapatkan beberapa permasalahan yang dialami oleh PT. Bali Double C untuk memberikan dukungan SI/TI, seperti yang ditampilkan pada tabel 4.3 berikut : Tabel 4.3 Permasalahan dalam Aktivitas Organisasi
No. 1.
Aktivitas
Permasalahan
Penerimaan
Pengelolaan
Pasokan Ikan
Deskripsi
Pencatatan,
penyimpanan
data
dan
pelaporan
data
penerimaan
penerimaan pasokan ikan dari supplier masih bersifat manual sehingga arus data ke
pengadaan
tidak
realtime, dan data mudah rusak. 2.
Pemeliharaan
Pelaporan pemeliharaan
Pelaporan
data
pemeliharaan yang masih manual sehingga data yang
134
disampaikan
tidak
waktu
penumpukan
dan
tepat
laporan pemeliharaan. 3.
Pengiriman
Pengelolaan
Informasi kapan jadwal
data
pengiriman dan
pengiriman
penyimpanan data masih manual sehingga terjadi penumpukan pencatatan data pengiriman yang mudah rusak dan sulit untuk dicari kembali.
4.
Penjualan
Pemberian
Belum ada website
informasi
perusahaan, yang mana
tentang
sangat penting untuk
perusahaan
pemasaran dan
dan data ikan
memberikan kemudahan
Pengelolaan
informasi kepada Customer.
data customer dan data penjualan
Pencatatan, penyimpanan dan pelaporan data customer dan data
135
penjualan hanya menggunakan microsoft excel sehingga arus data ke pengadaan tidak realtime, dan data mudah rusak. 5.
Pengadaan
Pengelolaan
Belum ada fasilitas untuk
pengadaan
mengelola pengadaan yang
pasokan ikan
belum terintegrasi dengan
Pengelolaan
persediaan, keuangan dan
data
manajer sehingga
persediaan
memperlambat aktivitas pengadaan.
Penyimpanan laporan pengadaan yang belum tersusun rapi.
Pengelolaan data persediaan menggunakan microsoft excel, pengamanan data yang kurang, dan tidak terintegrasi dengan
136
pemasaran sehingga data yang dihasilkan tidak realtime. 6.
Keuangan
Pencatatan
keuangan
Proses pencataan keuangan masih bersifat manual.
Kesulitan dalam membuat laporan keuangan yang cepat dan akurat.
7.
Kepegawaian
4.2.3
Pengelolaan
Belum ada fasilitas khusus
data pegawai
untuk mengelola data
Penggajian
pegawai dan penggajian
pegawai
pegawai.
Solusi Aktivitas Pada bagian ini akan dianalisis solusi aktivitas untuk mengatasi permasalahan-permasalahan pada setiap aktivitas PT. Bali Double C. Solusi yang diberikan pada bagian ini ditinjau dari sudut pandang proses kerja. Sasaran perbaikannya terfokus hanya pada alur kerja agar menjadi lebih baik. Solusi aktivitas yang sudah dianalisis dapat dilihat dalam tabel 4.4.
137
Tabel 4.4 Solusi Aktivitas No. 1.
Aktivitas Penerimaan pasokan ikan
Deskripsi
Solusi Aktivitas
Pencatatan,
Penyediaan fasilitas untuk
penyimpanan
dan pengelolaan
pelaporan
data penerimaan pasokan ikan
penerimaan
pasokan dari
ikan
supplier terintegrasi
dari
supplier
data
yang dengan
masih bersifat manual pengadaan, keuangan dan sehingga arus data ke manajer. pengadaan realtime,
tidak dan
data
mudah rusak. 2.
Pemeliharaan
Pelaporan
data Penyediaan fasilitas untuk yang pelaporan
data
manual pemeliharaan
yang
pemeliharaan masih
sehingga data yang terintegarasi disampaikan tepat
waktu
dengan
tidak pengadaan, keuangan dan dan manajer.
penumpukan laporan pemeliharaan. 3.
Pengiriman
Informasi kapan
Penyediaan fasilitas untuk
138
jadwal pengiriman
pengelolaan
data
dan penyimpanan
pengiriman
yang
data masih manual
terintegrasi
dengan
sehingga terjadi
pemasaran,
pengadaan,
penumpukan
keuangan, dan manajer.
pencatatan data pengiriman yang mudah rusak dan sulit untuk dicari kembali. 4.
Penjualan
Belum ada website
Penyediaan fasilitas untuk
perusahaan, yang
memudahkan
mana sangat penting
dan penjualan, pemberian
untuk pemasaran dan
informasi
memberikan
perusahaan dan data ikan ke
kemudahan informasi
customer dan terintegrasi
kepada Customer.
dengan
Pencatatan,
keuangan.
penyimpanan dan pelaporan data customer dan data penjualan hanya
pemasaran
tentang
pengadaan
dan
139
menggunakan microsoft excel sehingga arus data ke pengadaan tidak realtime, dan data mudah rusak. 5.
Pengadaan
Belum ada fasilitas
Penyediaan fasilitas untuk
untuk mengelola
pengelolaan data pengadaan
pengadaan yang
pasokan ikan, pengelolaan
belum terintegrasi
data persediaan ikan, yang
dengan persediaan,
terintegrasi
keuangan dan
keuangan,
manajer sehingga
manajer.
memperlambat aktivitas pengadaan.
Penyimpanan laporan pengadaan yang belum tersusun rapi.
Pengelolaan data persediaan
dengan supplier¸dan
140
menggunakan microsoft excel, pengamanan data yang kurang, dan tidak terintegrasi dengan pemasaran sehingga data yang dihasilkan tidak realtime. 6.
Keuangan
Proses pencataan
Penyediaan fasilitas untuk
keuangan masih
pencatatan keuangan yang
bersifat manual.
terintegarasi
dengan
Kesulitan dalam
penerimaan,
pengadaan,
membuat laporan
bagian
keuangan yang
kepegawaian dan manajer.
administrasi,
cepat dan akurat. 7.
Kepegawaian
Belum ada fasilitas Penyediaan fasilitas untuk khusus
untuk pengelolaan data pegawai
mengelola
data dan
pegawai
dan yang
penggajian pegawai.
penggajian terintegrasi
pegawai dengan
keuangan dan manajer.
141
4.2.4 Solusi Sistem Informasi Tahap selanjutnya adalah membuat solusi sistem informasi agar permasalahan-permasalahan
yang
ada
juga
dapat ditangani
dengan bantuan sistem. Solusi sistem informasi hanya fokus pada pengembangan aplikasi untuk mendukung proses kerja dan aktivitas di PT. Bali Double C. Berikut tabel 4.5 untuk menyajikan solusi sistem informasi dari setiap permasalahan yang ada dalam setiap bagian di PT. Bali Double C: Tabel 4.5 Solusi Sistem Informasi No.
Aktivitas
Deskripsi
Solusi Sistem Informasi
1.
Pengelolaan data
Pencatatan,
Pembuatan aplikasi
penerimaan
penyimpanan dan
pengadaan untuk
pasokan ikan
pelaporan data
pengelolaan data ikan
penerimaan pasokan
yang masuk dan ikan
ikan dari supplier
yang keluar.
masih bersifat manual sehingga arus data ke pengadaan tidak realtime, dan data mudah rusak.
142
2.
Pelaporan data
Pelaporan data
pemeliharaan
Pelaporan data
pemeliharaan yang
pemeliharaan yang
masih manual
terintegrasi dengan
sehingga data yang
pengadaan, keuangan
disampaikan tidak
dan manajer.
tepat waktu dan penumpukan laporan pemeliharaan. 3.
Pengelolaan data
Informasi kapan
pengiriman
Pembuatan aplikasi
jadwal pengiriman
penjualan yang
dan penyimpanan
memudahkan bagian
data masih manual
administrasi
sehingga terjadi
mengurusi data
penumpukan
pengiriman yang
pencatatan data
terintegrasi dengan
pengiriman yang
penjualan, keuangan
mudah rusak dan sulit
dan manajer.
untuk dicari kembali. 4.
Pemberian
Belum ada website
Pembuatan website
informasi tentang
perusahaan, yang
perusahaan yang dapat
perusahaan dan
mana sangat penting
memperluas
143
produk ikan yang
untuk pemasaran dan
pemasaran dan
dijual ke
memberikan
memudahkan
customer dan
kemudahan informasi
customer mendapat
pengelolaan data
kepada Customer.
informasi dari PT. Bali
Pencatatan,
Double C dan
penyimpanan dan
pembuatan aplikasi
pelaporan data
penjualan untuk
customer dan data
menjaga data customer
penjualan hanya
serta pesanannya
customer dan data penjualan
menggunakan microsoft excel sehingga arus data ke pengadaan tidak realtime, dan data mudah rusak. 5.
Pengelolaan
Belum ada fasilitas
Pembuatan aplikasi
pengadaan
untuk mengelola
pengadaan yang
pasokan ikan
pengadaan yang
mengelola pengadaan
belum terintegrasi
pasokan ikan dari
dengan persediaan,
supplier sehingga
keuangan dan
memudahkan untuk
144
manajer sehingga
terhubung dengan
memperlambat
supplier dan
aktivitas pengadaan.
pengelolaan data
Penyimpanan laporan
persediaan ikan yang realtime.
pengadaan yang belum tersusun rapi. Pengelolaan data persediaan 6.
Pencatatan keuangan
Proses pencataan
Pembuatan aplikasi
keuangan masih
keuangan yang
bersifat manual.
mengelola pencatatan
Kesulitan dalam
7.
Pengelolaan data
keuangan yang
membuat laporan
terintegrasi dan
keuangan yang cepat
pelaporan keuangan
dan akurat.
yang baik.
Belum ada fasilitas Pembuatan
aplikasi
pegawai dan
khusus
untuk kepegawaian
penggajian
mengelola
data mengelola
data
pegawai
pegawai
dan pegawai
dan
penggajian pegawai.
penggajian yang
untuk
pegawai terintegrasi
145
dengan keuangan dan manajer.
4.2.4
Data Inventaris Sarana dan Prasarana Pendukung TIK Pada saat ini, PT. Bali Double C memiliki inventaris sarana dan prasarana pendukung TIK yang terdapat dalam tabel 4.6 sebagai berikut. Tabel 4.6 Data Inventaris Sarana dan Prasarana Pendukung TIK No.
Barang
Fungsi
Jumlah
1.
Komputer
Operasional
6
2.
Printer
Operasional
5
3.
Laptop
Operasional
4
4.
Mobile Modem
Operasional
1
4.3 Phase A : Architecture Vision 4.3.1
Profil Perusahaan PT Bali Doubel C adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam usaha penampungan dan ekspor ikan hias air laut. PT Bali Doubel C mulai beroperasi pada bulan Agustus 2007. PT Bali Double C berlokasi di Jl. Taman Jimbaran XVI No.28, Lingkungan Banjar Pararudan Jimbaran- Kuta Selatan. Pemilihan lokasi perusahaan ini didasarkan pada petimbangan faktor pendukung lingkungan dan
146
trasportasi. Lokasi perusahaan yang berada didekat rawa memberikan keuntungan bagi perusahaan karena memudahkan perusahaan untuk mendapatkan air laut sebagai faktor penting dalan menjalankan usaha ini. Selain itu letak perusahaan yang jaraknya tidak tertalu jauh dari Bandara Ngurah Rai Tuban yang hanya membutuhkan waktu sekitar 30 menit. Dalam melaksanakan kegiatan ekspornya, perusahaan tidak melakukan usaha penangkapan
ikan sendiri, melainkan perusahaan
membeli ikan dari pemasok atau supplier yaitu para nelayan dan petani ikan hias yang nantinya akan di ekspor ke negara tujuan. Perusahaan ini menghasillkan ikan hasil budidaya yang bermutu dan bebas hama penyakit ikan karantina (HPIK) serta sesuai dengan standar negara mitra seperti Hongkong, New York, London, LA, Toronto dan Paris. 4.3.2 Pendefinisian Visi dan Misi Visi dari PT. Bali Double C adalah menjamin ikan hasil budidaya yang bermutu dan bebas hama penyakit ikan karantina serta sesuai dengan standar negara mitra dan meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan untuk kepuasan mitra. Adapun misi dari PT. Bali Double C adalah: 1.
Menerapkan CKIB (Cara Karantina Ikan yang Baik) secara benar.
147
2.
Menjalankan CKIB (Cara Karantina Ikan yang Baik) secara konsisten dan terintegrasi.
3.
Mengawasi semua kinerja proses bisnis perusahaan.
4.
Menggunakan tenaga kerja yang mempunyai komitmen dan berpangalaman.
4.3.3
Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Berikut ini merupakan struktur organisasi PT. Bali Double C:
Gambar 4.14 Struktur Organisasi Perusahaan Berdasarkan struktur organisasi diatas, berikut uraian penjelasan setiap bagian yang ada di PT. Bali Double C adalah sebagai berikut:
148
1.
Direktur Direktur PT. Bali Double C merupakan pemegang pimpinan tertinggi dan bertanggung jawab terhadap perusahan. Direktur PT. Bali Double C juga menentukan, menetapkan arah dan kebijakan perusahaan
serta
hasil yang telah diperoleh
rencana serta
kerja
menerima
berdasarkan dan
mengangkat
pegawai. 2.
Manajer Manajer PT. Bali Double C memperoleh kepercayaan tertinggi oleh Direktur untuk bekerja sama dengan menjalankan proses bisnis dengan baik
Tugas dari manajer adalah membantu tugas-tugas
direktur. Selain itu menggantikan tanggung jawab direktur jika tidak berada ditempat. Manajer juga bertugas untuk mengawasi kelancaran jalannya perusahaan, serta menentukan kebijakan yang akan dilaksanakan perusahaan. Manajer PT. Bali Double C juga bertanggung jawab pada bagian produksi seperti laporan bagian pengadaan dan pengelolaan persediaan selama di penampungan serta persiapan produk yang akan di ekspor. Selain itu juga bertugas untuk mengkoordinasikan bagian pemeliharaan dan perawatan ikan hias, memberikan bimbingan kepada bagian yang lain yang berada di bawah
149
wewenangnya. Manajer juga memiliki tanggung jawab untuk melaporkan setiap perkembangan yang terjadi didalam kegiatan setiap produksi kepada Direktur. 3.
Bagian Keuangan Bagian keuangan memiliki tugas dan fungsi seperti mengatur dan mengawasi penerimaan, penyimpanan dan penggunaan keuangan, mencatat dan membuat laporan akuntansi pertanggung jawaban keuangan perusahaan kepada Manajer serta Direktur.
4.
Bagian Administrasi Bagian administrasi adalah bagian yang memiliki tugas dan fungsi untuk
menyelenggarakan
tata
administrasi
masyarakat
dan
dokumentasi serta mengumpulkan laporan-laporan menyangkut kegiatan operasional dan administrasi. 5.
Bagian Pemasaran Bagian pemasaran memiliki tugas dan fungsi untuk berkomunikasi dengan customer yang ingin membeli ikan hias dan melakukan bagaimana mengenalkan perusahaan ke para customer maupun calon customer.
6.
Bagian Pengadaan Bagian Pengadaan merupakan bertanggung jawab dalam pengadaan barang/ikan yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mendukung
150
kegiatan bisnis perusahaan, mulai dari proses mencari supplier, memilih supplier, sampai melakukan pembelian barang, selain itu divisi ini juga bertanggung jawab dalam mengawasi ikan yang tersedia di penampungan, serta mengawasi ikan yang masuk dan keluar dari penampungan. 7.
Bagian Pemeliharaan Bagian pemeliharaan adalah bagian yang pemberian makan, memelihara kesehatan ikan hias, mulai dari kualitas air serta kualitas ikan dengan penelitian dan kualitas pengembangan ikan dan mengawasi ikan hias sebelum di pisahkan dan yang sudah dipisahkan untuk diekspor. Bagian pemeliharaan ini memiliki organisasi dibawahnya yang dinamai line. Line terdiri dari delapan line dengan pemeliharaan jenis ikan yang berbeda, sehingga diperlukan pencatatan masing-masing line untuk melaporkan kembali ke bagian pengadaan.
8.
Bagian Transportasi Bagian transportasi merupakan bagian yang memiliki tugas dan fungsi untuk menjamin kelancaran pengambilan produk dari supplier di Bandara, dan membantu dalam memudahkan kegiatan bisnis diluar perusahaan.
151
4.3.4
Analisis Value Chain Analisis value chain bertujuan untuk mengelompokkan seluruh aktivitas yang ada di dalam PT. Bali Double C. Pengelompokkan aktivitas dalam analisis value chain terbagi menjadi dua kelompok, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung.
Gambar 4.15 Analisis Value chain PT. Bali Double C 4.3.4.1 Aktivitas utama Aktivitas utama yang termasuk kedalam kegiatan value chain PT. Bali Double C terdiri dari aktivitas inbound logistic, operation, outbound logistic, sales & marketing dan yang terakhir servicing. Berikut merupakan rincian aktivitasnya: 1. Inbound Logistic PT. Bali Double C menerima bahan baku atau pasokan ikan dari pemasok atau supplier. Aktivitas ini dilakukan oleh bagian pengadaan. Bagian pengadaan menghubungi supplier untuk
152
memesan ikan yang sesuai kebutuhan seperti jenis ikan, harga ikan dan berapa banyak ikan yang dipesan. Pengiriman ikan dari supplier yang berasal dari pulau jawa biasanya dikirim dengan transportasi mereka sendiri dan supplier yang berasal dari luar pulau jawa biasanya menggunakan cargo yang biayanya ditanggung oleh pihak supplier itu sendiri. Pengiriman ikan hias dari supplier biasanya dilakukan pada pagi hari, ini dikarenakan untuk menekan angka kematian pada saat pengiriman dan menghindari agar ikan tidak terlalu stres selama diperjalanan. Ikan yang sudah sesuai dengan permintaan PT. Bali Double C dari kualitas ikan hingga jumlahnya maka akan dimasukan dalam akuarium dan dicatat sebagai laporan data ikan yang masuk di persediaan dan laporan untuk manajer perusahaan sebagai pengawas kegiatan bisnis di PT. Bali Double C. 2. Operation Untuk mendapatkan ikan hias yang berkualitas maka PT Bali Double C melakukan kontrol kualitas terlebih dahulu terhadap ikan hias yang diperoleh dari supplier. Ikan hias yang baru datang dari supplier dimasukan ke penampungan sementara lalu disortir berdasarkan ukuran, kesehatan serta penampilan ikan. Ikan yang tidak memenuhi syarat (ukuran tidak sesuai,
153
sakit, luka, mati dan kurang bagus dari segi penampilan) tidak akan diambil. Selanjutnya proses aklimatisasi. Aklimatisasi dilakukan agar ikan tidak mengalami shock karena perbedaan temperatur pada saat pengangkutan dengan kondisi pada saat turun dari alat angkut. Ikan yang memenuhi syarat sesuai dengan permintaan PT.Bali Double C akan langsung dimasukan ke dalam akuarium/kolam sesuai jenis ikan dan ukurannya. Selanjutnya proses adaptasi yang dilakukan adalah dengan mengganti sebagian volume air dengan air baru dari perusahaan, prosesnya lebih kurang dari satu jam agar ikan tidak stres dengan lingkungan yang barunya serta agar ikan tersebut sehat kembali setelah stress dalam perjalanan. Lalu ikan-ikan tersebut dipindahkan ke dalam akuarium yang telah diberi cooper (cairan yang menyehatkan ikan) kemudian di penampungan ikan akan diadakan proses pemeliharaan. Dalam proses pemeliharaan dan perawatan dilakukan pemberikan pakan, mengontrol kesehatan ikan dan memelihara sanitasi. PT Bali Double C menggunakan dua jenis air untuk menunjang kegiatan penampungan dan ekspor ikan hias yaitu air tawar dan air laut. Untuk memenuhi kebutuhan air tawar dan air
154
laut tidak menjadi masalah karena lokasi PT. Bali Double C yang dekat dengan rawa memudahkan untuk mendapatkan pesedian air laut dan air tawar. Air selalu dijaga kualitasnya dan selalu mengalami pergantian melalui pipa-pipa akuarium setiap harinya dengan tujuan untuk membuang sisa pakan dan kotoran ikan sehingga kualitas air tetap terjaga dan tidak beresiko timbulnya suatu penyakit. Cara yang digunakan untuk mengukur kualitas air adalah dengan menjaga kadar garam dan melakukan pergantian atau pengurasan. Kadar garam air diukur dengan menggunakan salinometer, apabila kadar garam terlalu tinggi ditambahkan dengan air tawar dan penggantian atau pengurasan air dilakukan tergantung dari kondisi air tersebut. Proses pengamatan dan pengasingan dilakukan apabila ditemukan ikan yang menunjukkan gejala sakit dan nantinya akan dipisahkan ke bak perlakuan. Selama masa pengasingan dilakukan sampling untuk pemeriksaan lab. Proses pengamatan juga mengawasi ikan sesuai jadwal (pagi, siang, sore) dan waktuwaktu tertentu dikarenakan dapat menyebabkan kekurangan oksigen, temperatur naik/turun secara ekstrim dan kontaminasi ikan sakit dan tindakan perbaikannya yang dilakukan dengan
155
kalibrasi alat kualitas air, pemisahan ikan sakit dengan ikan sehat serta memberi perlakuan/pengobatan ramah lingkungan dengan tepat dosis terhadap ikan sakit pada tempat yang khusus. Setelah itu, kegiatan operation akhir yang dilakukan adalah packing atau pengemasan untuk pengiriman (ekspor). Cara pengemasannya dengan ikan diaklimatisasi terlebih dahulu pada temperatur
rendah
±20oC
agar
tidak
banyak
kegiatan
metabolisme, lalu pemberian oksigen murni, pengemasan dengan plastik polyethylen dan pengemasan luar dengan menggunakan styrofoam. 3.
Outbound logistic Yaitu adalah proses pengiriman atau ekspor ikan hias air laut. Sebelum pengiriman pihak perusahaan sudah memesan melalui cargo pesawat, jadi sudah ada penjadwalan kapan ikan siap dikirim ke lokasi yang dituju. Setelah jadwal pengiriman diketahui, maka disiapkan beberapa hari sebelum penjadwalan dokumen yang diperlukan seperti AWB (Air Way Bill) atau SMU (Surat Muat Udara), konfirmasi penerbangan, dokumen Certificate of original (COO) dan sertifikat kesehatan ikan. AWB (Air Way Bill), konfirmasi penerbangan, dokumen Certificate of original (COO) dan sertifikat kesehatan ikan yang
156
dikeluarkan oleh karantina ikan yang ada di Bandara harus dikonfirmasikan kepada importer untuk konfirmasi ke Agen Airlines di negara Customer. Kemudian proses akhir Customer dapat mengambil pesanannya di bandara yang bersangkutan. 4.
Sales and Marketing Proses penjualan di PT. Bali Double C adalah perusahaan menerima pesanan ikan untuk di ekspor dari customer melalui email. Proses ini dilakukan oleh bagian pemasaran. Selanjutnya customer dapat melakukan pembayaran. Cara pembayaran advance payment adalah yang diambil Perusahaan. Advance payment yaitu importir melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum terima barang sampai di tujuan, sehingga perusahaan memiliki kepercayaan penuh dari importir untuk memproses pesanan tersebut. Bagian Pemasaran akan meminta konfirmasi dari keuangan apakah pembayaran sudah diterima atau belum. Bagian Keuangan mengkonfirmasi bukti pembayaran pemesanan dari customer kemudian manajer memiliki hak untuk mengawasi semua kegiatan pemesanan ikan yang ada dan bertanggung jawab untuk melaporkan kembali kepada Direktur. Proses pemasaran yang dilakukan perusahaan dengan memperkenalkan
perusahaan
dan
memberikan
penawaran
157
kepada calon customer serta menangani segala kebutuhan yang diinginkan oleh customer. Proses pemberitahuan informasi tentang perusahaan, jenis ikan, harga ikan dan ketersediaan ikan yang ada dilakukan melalui via email. 5.
Service Servicing adalah menambahkan nilai lebih jauh lagi dengan memastikan customer mendapatkan manfaat. PT. Bali Double C melakukan penerapan Cara Karantina Ikan yang Baik (CKIB) sehingga bebas Hama dan Penyakit Ikan Karantina (HPIK) sesuai dengan standar negara mitra. Customer juga akan mendapatkan ikan hias dengan kualitas jauh lebih baik dengan pelayanan dari perusahaan yang memiliki lokasi perusahaan yang didasarkan pada pertimbangan faktor pendukung lingkungan dan transportasi. Lokasi perusahaan yang berada didekat rawa memberikan keuntungan karena memudahkan untuk mendapatkan air laut sebagai faktor penting. Selain itu letak perusahaan yang jaraknya tidak tertalu jauh dari Bandara Ngurah Rai Tuban yang hanya membutuhkan waktu sekitar 30 menit.
158
4.3.4.2 Aktivitas Pendukung 1. Pengadaan Aktivitas ini meliputi tanggung jawab dalam pengadaan ikan ke supplier sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan untuk mendukung kelancaran kegiatan bisnis perusahaan. Aktivitas pengadaan ini mencatat dan melaporkan data pengadaan sebagai data ikan yang masuk dan laporan untuk manajer sebagai hasil laporan aktivitas pengadaan. Aktivitas ini meliputi pencatatan dan pengelolaan data persediaan pasokan ikan yang ada di gudang. Persediaan akan mencatat ikan yang masuk dari supplier dan mencatat ikan keluar yang sudah dibeli oleh customer, sehingga diperoleh kembali data persediaan untuk bagian pemasaran dan laporan kepada manajer. 2.
Keuangan Aktivitas yang dilakukan adalah pengelolaan kegiatan di bidang keuangan dengan upaya peningkatan jasa layanan keuangan di setiap aktivitas bisnis PT. Bali Double C seperti mengatur
pengawasaan
penerimaan,
penyimpanan
penggunaan keuangan serta pelaporan keuangan.
dan
159
3.
Kepegawaian Aktivitas
ini
meliputi
administrasi
dan
penggajian
kepegawaian. Untuk tenaga kerja yang dimiliki seperti keahlian berbahasa inggris dan untuk pemeliharaan diberi pelatihan terhadap pengetahuan berupa packing ikan, pengetahuan jenis ikan dan bagaimana kualitas menjaga ikan yang baik. Namun, saat ini jumlah pegawai belum memadai untuk membuat visi dari arsitektur ini. Karena perusahaan belum memiliki bagian TI ataupun staff TI, sehingga sangat tergantung terhadap microsoft office yang dilakukan dengan sederhana dengan tujuan penulisan akan lebih rapih dari pada tulisan tangan dalam menghasilkan laporan. 4.3.5 Struktur Organisasi Usulan Struktur organisasi usulan merupakan hasil dari analisis value chain. Berdasarkan analisis value chain yang sudah dilakukan, terdapat aktivitas pendukung seperti pengadaan, keuangan dan kepegawaian. Tetapi, jika melihat struktur organisasi saat ini, PT. Bali Double C belum memiliki bagian atau subbagian tersendiri untuk fokus menangani untuk mengimplementasikan arsitektur-arsitektur yang akan dibuat dalam perancangan enterprise architecture maka peran bagian TI sangat
160
dibutuhkan dalam proses tersebut. Adapun usulan dari struktur organisasi PT. Bali Double C adalah sebagai berikut.
Gambar 4.16 Struktur Organisasi Usulan Perusahaan Tugas masing-masing dari bagian baru yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. Bagian IT Bagian TI bertanggung jawab untuk melakukan pengembangan, pengimplementasian, dan perawatan sumber daya TIK di PT. Bali Double C. Tugas dari masing-masing subbagian di bagian TI, yaitu: 1. Aplikasi TI a. System analyst berperan dalam mendesain sistem secara keseluruhan, baik dari segi basis data, aplikasi, dan teknologi informasi pendukung. System analyst merancang
161
sistem dengan mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan dari pengguna sehingga dapat memberikan gambaran yang baik kepada programmer untuk membangun aplikasi
sesuai
dengan
apa
yang
dibutuhkan
dan
pengembangan aplikasi sesuai dengan rencana. b. Programmer berperan dalam tahap pembangunan dan pengembangan aplikasi-aplikasi yang telah didesain oleh system analyst. Dengan adanya acuan desain sistem dari system analyst diharapkan programmer dapat mengerjakan dan menyelesaikan pembuatan aplikasi secara tepat dan sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat. 2. Technological Support a. System
administrator
berperan
dalam
melakukan
konfigurasi terhadap sistem jaringan komputer, baik server, client, dan system software yang membentuk sebuah infrastruktur dimana terdapat aplikasi dan data perusahaan. Sistem yang dimaksud adalah sistem mail server, file sharing, proxy server, dan application server. Selain melakukan konfigurasi, System administrator juga berperan dalam hal maintenance dan melakukan kontrol sistem agar dapat berjalan dengan baik.
162
b. Database
administrator
berperan
dalam
mendesain
arsitektur database, melakukan install dan konfigurasi database
software,
berpartisipasi
pada
desain
dan
pengembangan dengan developer (programmer), menjamin integritas dan keamanan data, dan mengawasi serta meningkatkan performansi database. PT. Bali Double C membutuhkan tenaga yang mampu melakukan semua tugas diatas untuk mendukung aplikasi yang berjalan serta aplikasi yang diusulkan. Sehingga basis data yang menyimpan data penting perusahaan selalu aman. Membackup, restore, authentication, dan role dari pengguna juga merupakan tanggung jawab dari Database administrator. c. Helpdesk atau teknisi bertugas melakukan perawatan dan perbaikan perangkat keras/ perangkat lunak komputer, instalasi perangkat keras/ lunak, Internet, dan Intranet dan membantu end user apabila mendapatkan suatu masalah dalam menangani tindak lanjut atas keluhan menjalankan sistem untuk proses bisnis perusahaan, serta memberi pelatihan kepada end user setiap ada pengembangan sistem.
163
4.3.6
Pelatihan yang Diusulkan Pelatihan ini diusulkan kepada bagian yang baru diusulkan dalam struktur organisasi PT. Bali Double C agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Berikut ini adalah daftar pelatihan usulan yang diperlukan oleh pegawai PT. Bali Double C. Tabel 4.7 Daftar Pelatihan Usulan No. 1.
Jabatan System Analyst
Jenis Pelatihan Pelatihan yang diberikan adalah untuk mengembangkan kemampuan untuk menganalisis dalam perencanaan dan pengembangan sistem.
2.
Programmer
Pelatihan yang diberikan adalah untuk mengembangkan kemampuan programming sehingga dapat mengembang aplikasi sesuai dengan tujuan bisnis.
3.
System
Pelatihan yang diberikan adalah
Administrator
kemampuan untuk membuat, mengembangkan dan memelihara infrastruktur jaringan dan pelatihan
164
menngoperasikan sistem dan memelihara sistem. 4.
Database
Pelatihan yang diberikan adalah untuk
Administrator
mengembangkan kemampuan dalam mengelola keamanan sistem untuk melindungi sistem informasi dari hal-hal yang dapat merusak informasi.
5.
Help Desk
Pelatihan yang diberikan adalah untuk mngatur pengaduan pengguna atau end user mengenai masalah dan kendala penggunaan sistem tersebut dan pelatihan untuk mengembangkan ilmu dalam kemampuan memperbaiki, memelihara dan memilih hardware yang baik untuk digunakan.
4.3.7
Hubungan Stakeholder dengan Aktivitas Organisasi Proses bisnis di PT. Bali Double C memiliki beberapa stakeholder yang memiliki kepentingan terhadap proses bisnis utama dan pendukung yaitu:
165
1. Bagian Pemasaran 2. Bagian Pengadaan 3. Bagian Keuangan 4. Bagian Pemeliharaan 5. Bagian Administrasi 6. Customer 7. Supplier 8. Manajer 9. Direktur Penjelasan hubungan stakeholder dengan aktivitas organisasi terlihat dalam tabel 4.8 :
166
Tabel 4.8 Stakeholder Map Matrix
Tabel 4.9 Penjelasan Keterlibatan Stakeholder di Setiap Aktivitas No. 1.
Aktivitas Penerimaan Pasokan Ikan
Stakeholder
Keterlibatan
Supplier
Memberikan pasokan ikan
Bagian Transportasi
Mengambil pasokan ikan di Bandara
Bagian Pengadaan
Menerima dan mencatat data ikan yang masuk dari supplier
Manajer
Mengawasi dan menerima laporan aktivitas penerimaan pasokan dari supplier
2.
Persortiran Ikan
Bagian Pemeliharaan
Mensortir atau pemisahan ikan yang baru masuk dari supplier
3.
Pemeliharaan
Bagian Pemeliharaan
Mengoperasikan
167
pemeliharaan ikan di penampungan Bagian Pengadaan
Menerima laporan kebutuhan pemeliharaan dan laporan pemeliharaan seperti laporan ikan yang mati
Bagian Keuangan
Memberikan pembayaran untuk kebutuhan pemeliharaan
Manajer
Mengawasi aktivitas pemeliharaan
5.
Pengamatan dan
Bagian Pemeliharaan
Pengasingan
Mengawasi aktivitas pengamatan dan pengasingan terhadap kualitas ikan di penampungan
6.
Pengemasan
Bagian Pemeliharaan
Melakukan pengemasan untuk persiapan ekspor ikan hias
7.
Ekspor ikan hias
Bagian Administrasi
Mempersiapkan dokumen untuk pengiriman ekspor ikan
Bagian Keuangan
Memberikan pembayaran untuk pengiriman ikan
Customer
Menerima informasi pengiriman ikan
Manajer
Mengawasi dan menyetujui aktivitas pengiriman ikan
8.
Penjualan
Bagian Pemasaran
Memberikan informasi ikan
168
yang dijual dan menerima pesanan dari customer Customer
Mendapatkan informasi dan membeli Ikan Hias
Bagian Keuangan
Mengkonfirmasi pembayaran dari customer
Bagian Pengadaan
mencatat data pesanan ikan yang keluar
Manajer
Mengawasi dan menerima laporan penjualan
Direktur
Menerima semua laporan aktivitas penjualan
9.
Pengadaan
Bagian Pengadaan
Mengelola data persediaan ikan dan membuat PO (Purchase Order)
Bagian Keuangan
Menerima PO dan mengonfirmasi PO
Manajer
Menerima dan konfirmasi persetujuan PO lengkap
Supplier
Melihat request order dan mengirim pasokan ikan
Direktur
Menerima semua laporan aktivitas pengadaan
10.
Keuangan
Bagian Keuangan
Mengelola penggunaan keuangan dan pencatatan keuangan
Manajer
Mengawasi dan menerima laporan aktivitas keuangan
169
Direktur
Menerima semua laporan aktivitas keuangan
11.
Kepegawain
Bagian Administrasi
Mengelola administrasi perusahaan dan data pegawai
Manajer
Menerima laporan data pegawai
Direktur
Melakukan rekrutmen pegawai.
4.4 Phase B: Business Architecture 4.4.1 Pemetaan Layanan Bisnis, Proses Bisnis, dan Fungsi Bisnis di PT. Bali Double C Pemetaan layanan bisnis, proses bisnis dan fungsi bisnis digambarkan dengan bentuk seperti diagram pohon. Top Level dalam pemetaan ini adalah layanan bisnis. Setiap layanan bisnis mempunyai beberapa proses bisnis dan sub proses bisnis. Terakhir, setiap proses bisnis akan mempunyai beberapa fungsi bisnis dan sub fungsi bisnis. Sub fungsi bisnis merupakan unit aktivitas terkecil. Berikut ini adalah tree diagram untuk pemetaan gabungan layanan bisnis, proses bisnis, dan fungsi bisnis di PT. Bali Double C. Karena diagram pohon yang kompleks tidak memungkinkan untuk ditampilkan secara jelas disini, maka pemetaan akan digambarkan dalam bentuk grup agar terlihat lebih jelas dan terperinci.
170
Gambar 4.17 Tree Diagram Pemetaan Layanan Bisnis, Proses Bisnis, dan Fungsi Bisnis PT. Bali Double C
171
1. Layanan Bisnis
Gambar 4.18 Layanan Bisnis di PT. Bali Double C Pada gambar 4.18 menjelaskan layanan pada PT. Bali Double C terdapat dua pelayanan yaitu pengadaan dan penjualan. 2. Proses Bisnis
Gambar 4.19 Proses Bisnis pada Pengadaan PT. Bali Double C Pada gambar 4.19 menjelaskan layanan pengadaan PT. Bali Double C memiliki beberapa proses bisnis seperti proses persediaan, penerimaan pasokan ikan dan keuangan.
172
Gambar 4.20 Proses Bisnis pada Penjualan PT. Bali Double C Pada gambar 4.20 menjelaskan pada layanan penjualan PT. Bali Double C memiliki
beberapa
proses
bisnis
seperti
proses
penerimaan
pesanan,
pemeliharaan, pengiriman, dan pemasaran. 3. Fungsi Bisnis a. Persediaan
Gambar 4.21 Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Persediaan Pada gambar 4.21 menjelaskan pada proses bisnis persediaan terdapat beberapa fungsi bisnis seperti pelaporan data persediaan, pembuatan purchase
173
order, pemberian nota pemesanan valid, penerimaan nota pembelian, dan pengelolaan data pengadaan. b. Penerimaan Pasokan Ikan
Gambar 4.22 Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Penerimaan Pasokan Ikan Pada gambar 4.22 menjelaskan pada proses bisnis penerimaan pasokan ikan terdapat beberapa fungsi bisnis seperti pengecekan kualitas ikan, pencatatan ikan yang masuk, pencatatan retur, dan pelaporan data ikan yang masuk. c. Keuangan
Gambar 4.23 Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Keuangan
174
Pada gambar 4.23 menjelaskan pada proses bisnis keuangan terdapat beberapa fungsi bisnis seperti pencatatan pendapatan, pencatatan pengeluaran, pengelolaan akuantansi keuangan dan pembuatan laporan akuntansi keuangan. d. Penerimaan Pesanan
Gambar 4.24 Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Penerimaan Pesanan Pada gambar 4.24 menjelaskan pada proses bisnis penerimaan pesanan terdapat beberapa fungsi bisnis seperti pengecekan pemesanan, konfirmasi pembayaran, memberikan nota penjualan, pencatatan pesanan, dan pelaporan pesanan.
175
e. Pemeliharaan
Gambar 4.25 Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Pemeliharaan Pada gambar 4.25 menjelaskan pada proses bisnis pemeliharaan terdapat beberapa fungsi bisnis seperti persortiran ikan, memelihara, pengamatan dan pengasingan dan pengemasan.
Gambar 4.26 Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Persortiran Ikan
176
Pada gambar 4.26 menjelaskan pada fungsi bisnis persortiran ikan terdapat beberapa sub fungsi bisnis seperti proses aklimitasi, pngecekan kesehatan ikan, pemasukan ikan sesuai jenis, dan pemasukan ikan sesuai ukuran.
Gambar 4.27 Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Memelihara Pada gambar 4.27 menjelaskan pada fungsi bisnis memelihara terdapat beberapa sub fungsi bisnis seperti pemberian makan, pemeliharaan sanitasi air, pencatatan kebutuhan pemeliharaan dan pelaporan pemeliharaan.
Gambar 4.28 Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Pengamatan dan Pengasingan
177
Pada gambar 4.28 menjelaskan pada fungsi bisnis pengamatan dan pengasingan terdapat beberapa sub fungsi bisnis seperti pengecekan kesehatan ikan, pemisahan ikan, dan pemeriksaan laboratorium.
Gambar 4.29 Sub Fungsi Bisnis pada Fungsi Bisnis Pengemasan Pada gambar 4.29 menjelaskan pada fungsi bisnis pengemasan terdapat beberapa sub fungsi bisnis seperti pengawasan temperatur, pemberian oksigen murni, pengemasan plastik polythylen, dan pengemasan luar. f. Pengiriman
Gambar 4.30 Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Pengiriman
178
Pada gambar 4.30 menjelaskan pada proses bisnis pengiriman terdapat beberapa fungsi bisnis seperti pemesan cargo, penerimaan AWB, konfirmasi penerbangan, persiapan dokumen sertifikat kesehatan ikan, dan pengumpulan laporan data ekspor ikan. g. Pemasaran
Gambar 4.31 Fungsi Bisnis pada Proses Bisnis Pemasaran Pada gambar 4.31 menjelaskan pada proses bisnis pemasaran terdapat beberapa fungsi bisnis seperti penyediaan informasi perusahaan dan penyediaan informasi data ikan. 4.4.2
Rancangan Arsitektur Bisnis Rancangan arsitektur bisnis dirancang dalam berbentuk rich picture untuk masing-masing aktivitas di PT. Bali Double C, yaitu penerimaan pasokan, pemeliharaan, pengiriman, penjualan, pengadaan, keuangan dan kepegawaian dengan tujuan mempermudah user memahami rancangan arsitektur bisnis.
179
Gambar 4.32 Rancangan Arsitektur Bisnis
180
1.Penerimaan Pasokan
Gambar 4.33 Rancangan Arsitektur Bisnis Penerimaan Pasokan Rancangan arsitektur bisnis penerimaan pasokan ini akan mengusulkan penggunaan aplikasi pengadaan yang sebelumnya pengelolaan data penerimaan pasokan ikan menggunakan microsoft office untuk menambah data ikan yang masuk. Sistem yang berjalan kurang efektif dikarenakan data persediaan hanya disesuaikan dalam waktu dua minggu sekali dengan data persediaan ikan di penjualan sehingga, penjualan tidak memiliki data persediaan ikan yang update untuk diinformasikan kepada customer. Bagian pengadaan dan bagian pemasaran yang terlibat dalam sistem aplikasi pengadaan harus terlebih dahulu melakukan login. Bagian pengadaan menginput data ikan yang masuk dari supplier dan aplikasi pengadaan akan menghasilkan laporan data persediaan ikan
181
yang update dan real time untuk manajer dan bagian pemasaran sehingga informasi persediaan ikan untuk customer selalu terupdate. 2. Pemeliharaan
Gambar 4.34 Rancangan Arsitektur Bisnis Pemeliharaan Rancangan arsitektur bisnis pemeliharaan akan mengubah pencatatan dan laporan pemeliharaan yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui aplikasi pengadaan. Bagian pengadaan, manajer dan bagian pemeliharaan yang terlibat dalam sistem aplikasi pengadaan harus terlebih dahulu melakukan login. Bagian pemeliharaan menginput kebutuhan pemeliharaan dan menginput data ikan yang mati. Kemudian, sistem akan menghasilkan laporan pemeliharaan untuk diproses oleh bagian pengadaan terhadap persediaan ikan yang ada dan pemenuhan kebutuhan pemeliharaan serta laporan untuk manajer mengawasi aktivitas pemeliharaan.
182
3. Pengiriman
Gambar 4.35 Rancangan Arsitektur Bisnis Pengiriman Rancangan arsitektur bisnis pengiriman akan mengubah aktivitas laporan pengiriman yang awalnya menggunakan email sebagai alat komunikasi menjadi aplikasi penjualan. Aplikasi penjualan ini akan terintegarasi
langsung
dengan
customer.
Customer
dan
bagian
administrasi yang terlibat dalam aplikasi penjualan harus terlebih dahulu melakukan login. Dalam aplikasi penjualan, data pesanan customer dan pengiriman akan tersimpan baik dan lebih mudah untuk pencarian datanya kembali dibandingkan dengan menggunakan email. Bagian administrasi menginput data jadwal pengiriman yang sudah diterima dari agen airlines. Setelah itu, bagian administrasi juga menginput semua copy dokumen asli ke dalam sistem pemasaran. Dokumen tersebut seperti draft AWB, dokumen certificate of original
183
(COO) dan Sertifikat kesehatan ikan. Selanjutnya, customer bisa melihat pesenan lengkap dengan jadwal pengiriman di Portal Web PT. Bali Double C. 4. Penjualan
Gambar 4.36 Rancangan Arsitektur Bisnis Penjualan Rancangan arsitektur bisnis penjualan akan menggunakan aplikasi penjualan, dikarenakan perusahaan yang belum memiliki website perusahaan dan aktivitas pemasaran hanya dilakukan melalui customer secara langsung. Customer, bagian pemasaran, bagian administrasi, bagian keuangan, manajer, dan bagian pemeliharaan yang terlibat dalam aplikasi penjualan harus terlebih dahulu melakukan login.
Aplikasi
184
penjualan ini akan terintegarasi langsung dengan pesanan yang diminta customer di Portal Web PT. Bali Double C. Calon Customer yang ingin memesan ikan didahulukan untuk registrasi di Portal Web PT. Bali Double C. Setelah registrasi customer dapat mengisi form pemesanan dan melakukan pembayaran. Bagian keuangan
memberikan
konfirmasi
payment
approval
terhadap
pembayaran yang sudah dilakukan oleh customer. Setelah itu, bagian administrasi
menginput
data
jadwal
pengiriman
dan
bagian
pemeliharaan dapat mempersiapkan ikan yang diminta sesuai jadwal yang sudah ditentukan. Bagian administrasi mengirim semua copy dokumen ekspor seperti draft AWB (Air Way Bill), dokumen certificate of original (COO) dan sertifikat kesehatan ikan kepada customer. Hasil data pesanan lengkap dapat dilihat kembali oleh customer dan manajer lebih mudah mendapatkan laporan penjualan dari aplikasi penjualan.
185
5. Pengadaan
Gambar 4.37 Rancangan Arsitektur Bisnis Pengadaan Rancangan arsitektur bisnis pengadaan akan mengubah sistem pengadaan yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui aplikasi pengadaan. Bagian pengadaan, bagian keuangan, manajer, dan supplier yang terlibat dalam sistem aplikasi pengadaan harus terlebih dahulu melakukan login. Supplier sebelum melakukan login, terlebih dahulu melakukan registrasi. Bagian pengadaan membuat purchase order setelah melihat laporan data persediaan yang menunjukan kurangnya persediaan ikan di penampungan. Purchase order akan langsung terintegrasi kepada bagian keuangan dan manajer untuk dikonfirmasi. Setelah purchase order sudah lengkap dikonfirmasi, purchase order akan dikirimkan ke
186
supplier dan disetujui dengan pesanan pasokan ikan yang diminta. Dari semua aktivitas pengadaan terdapat laporan pengadaan yang akan digunakan manajer untuk mengontrol dan laporan ke direktur. 6. Keuangan
Gambar 4.38 Rancangan Arsitektur Bisnis Keuangan Rancangan arsitektur bisnis keuangan akan menggunakan aplikasi keuangan. Aplikasi keuangan mengubah sistem keuangan sebelumnya hanya menggunakan microsoft excel, dimana penggunaan tersebut rawan untuk menjaga kualitas data keuangan. Bagian keuangan dan manajer yang terlibat dalam aplikasi keuangan harus terlebih dahulu melakukan login. Bagian keuangan mengelola periode pembuatan laporan keuangan, menginput pemasukan keuangan seperti penjualan ikan hias air laut yang dilakukan PT. Bali Double C dan menginput pengeluran keuangan
187
seperti pembelian pasokan ikan dari supplier, keperluan kebutuhan kantor, keperluan untuk pengiriman, pengeluaran untuk pemeliharaan ikan dan pembayaran gaji pegawai. Aplikasi keuangan akan menghasilkan laporan keuangan yang merupakan hasil dari pengelolaan terhadap pengeluaran dan pemasukan keuangan tiap periodenya. Laporan keuangan tersebut akan diberikan kepada manajer dan direktur PT. Bali Double C sebagai bentuk pertanggungjawaban data keuangan. 7. Kepegawaian
Gambar 4.39 Rancangan Arsitektur Bisnis Kepegawaian Rancangan arsitektur bisnis kepegawaian akan menggunakan aplikasi
kepegawaian.
Aplikasi
kepegawaian
mengubah
sistem
kepegawaian sebelumnya masih semi manual dalam pencatatan biodata, absensi data pegawai dan penyimpanan data kepegawaian. Pegawai, bagian administrasi, bagian keuangan dan manajer yang terlibat dalam aplikasi kepegawaian harus terlebih dahulu melakukan login.
188
Bagian Administrasi dapat mengelola data pegawai, selanjutnya yaitu pegawai melakukan absensi, lalu bagian administrasi mengelola data absensi tersebut dan kemudian membuat laporan jumlah gaji berdasarkan absensi yang akan diserahkan kepada bagian keuangan. Manajer dapat melihat laporan kepegawaian dan bisa melaporkan data pegawai jika direktur meminta laporan tersebut. 4.5
Phase C: Information System Architecture 4.5.1
Application Architecture Terdapat lima rancangan arsitektur aplikasi yang dibutuhkan oleh PT. Bali Double C, yaitu portal web PT. Bali Double C, aplikasi penjualan, aplikasi pengadaan, aplikasi keuangan dan aplikasi kepegawaian. Dalam membuat rancangan arsitektur aplikasi untuk PT. Bali Double C, akan digunakan tools use case diagram. Use case diagram digunakan untuk menggambarkan siapa saja aktor yang terlibat dalam setiap aplikasi, apa saja yang dapat dilakukan oleh setiap aplikasi (use case), serta menunjukkan interaksi setiap aktor terhadap use case yang ada dalam tiap aplikasi. Berikut ini adalah penjelasan dari masingmasing rancangan aplikasi tersebut.
189
Tabel 4.10 Application Portfolio Catalog Nama Aplikasi
Fungsi
Website PT. Bali
Mengintegerasikan semua aplikasi, memudahkan
Double C
terhubung dengan customer untuk memberikan informasi produk, memberikan informasi tentang PT. Bali Double C, menerima pemesanan Ikan dari Customer, memudahkan customer untuk melihat pesanannya kembali dan memudahkan untuk FAQ.
Aplikasi Pengadaan
Mengelola data ikan yang keluar, mengelola data ikan yang masuk, pengawasan terhadap persediaan ikan, pencatatan kebutuhan pemeliharaan, pencatatan terhadap ikan mati dan pencatatan laporan pemeliharaan, memudahkan permintaan pasokan, mengelola data penerimaan pasokan, pendaftaran supplier, pengelolaan data supplier, pengelolaan PO (Purchase Order), memudahkan membuat laporan pengadaan pasokan ikan.
Aplikasi Penjualan
Mengkonfirmasi pesanan ikan, pencatatan dan pengelolaan penerimaan pesanan, memberikan informasi penjadwalan pengiriman, mencatat biodata customer, mengelola keluhan atau pesan dari
190
customer dan memudahkan membuat laporan penjualan. Aplikasi Keuangan
Memudahkan pencatatan uang keluar, pencatatan uang yang masuk, pengaturan periode laporan akuntansi keuangan, dan memudahkan membuat laporan keuangan.
Aplikasi Kepegawaian
Mengelola data pegawai, absensi pegawai, dan memudahkan pencarian data pegawai.
191
1. Aplikasi Pengadaan uc PENGADAAN
Logout Admin
Login
«include»
Manaj emen User
Bagian Pemeliharaan
Input Kebutuhan Pemeliharaan
Input Data Ikan Mati Manaj er Bagian Pengadaan Manaj emen Data Persediaan
Buat Purchase Order
«extend»
Bagian Keuangan
Lihat Purchase Order
Buat Nota Pembelian
Lihat Laporan
Gambar 4.40 Arsitektur Aplikasi Pengadaan
Supplier
192
Arsitektur aplikasi pengadaan memiliki 6 aktor dan 9 use case yang dapat dilakukan dalam sistem pengadaan. Aktor yang terlibat yaitu admin, bagian pengadaan, bagian pemeliharaan, bagian keuangan, supplier dan manajer. Use case yang terlibat yaitu login, logout, manajemen user, input kebutuhan pemeliharaan, input data ikan mati, manajemen data persediaan, buat purchase order, lihat purchase order, dan lihat laporan. Use case login dan logout melibatkan semua aktor. Use case manajemen user melibatkan aktor admin. Use case input kebutuhan pemeliharaan dan use case input data ikan yang mati melibatkan aktor bagian pemeliharaan. Use case buat purchase order melibatkan aktor bagian pengadaan. Use case lihat purchase order melibatkan bagian pengadaan, bagian keuangan, manajer, dan supplier. Use case lihat laporan melibatkan aktor bagian keuangan dan manajer.
193
2. Aplikasi Penjualan uc PENJUALAN
Logout «include» Login Admin
Manaj emen User
Bagian Keuangan
Customer Input Form Pemesanan
Input Pembayaran
Bagian Administrasi
Konfirmasi Pembayaran
Bagian Pemasaran
Manaj emen Konten Website PT. Bali Double C
Manaj emen Informasi Data Ikan
Bagian Pemeliharaan
Manaj emen Pesan Customer
Input Dokumen Ekspor Manaj er
Input Jadw al Pengiriman
Lihat Laporan
Gambar 4.41 Arsitektur Aplikasi Pengadaan Arsitektur aplikasi penjualan memiliki 7 aktor dan 12 use case yang dapat dilakukan dalam sistem pemasaran. Aktor yang terlibat yaitu
194
admin, bagian pemasaran, customer, bagian keuangan, bagian administrasi, bagian pemeliharaan dan manajer. Use case yang terlibat dalam sistem pemasaran yaitu login, logout, manajemen user, input form pemesanan, input pembayaran, konfirmasi pembayaran, manajemen konten website PT. Bali Double C, manajemen informasi data ikan, manajemen pesan customer, input jadwal pengiriman, input dokumen ekspor, dan lihat laporan. Use case login dan logout melibatkan semua aktor. Use case manajemen user melibatkan aktor admin. Use case input form pemesanan dan Use case input pembayaran melibatkan aktor customer. Use case konfirmasi pembayaran melibatkan aktor bagian keuangan. Use case manajemen konten website PT. Bali Double C, use case manajemen informasi data produk, dan use case manajemen pesan customer,
melibatkan aktor bagian pemasaran. Use case input jadwal
pengiriman dan Use case input dokumen ekspor melibatkan bagian admnistrasi.
Use
case
pemeliharaan dan manajer.
lihat
laporan
melibatkan
aktor
bagian
195
3. Aplikasi Keuangan
Gambar 4.42 Arsitektur Aplikasi Keuangan Arsitektur aplikasi keuangan memiliki 3 aktor dan 6 use case yang dapat dilakukan dalam sistem keuangan. Aktor yang terlibat yaitu admin, bagian keuangan dan manajer. Use case yang terlibat yaitu Use case login, logout, manajemen user, pencatatan general ledger, atur periode pelaporan, dan lihat laporan. Use case login dan logout melibatkan semua aktor. Use case manajemen user melibatkan aktor admin. Use case Use case pencatatan general ledger dan use case atur periode pelaporan melibatkan aktor bagian keuangan. Use case lihat laporan melibatkan aktor manajer.
196
4. Aplikasi Kepegawaian uc PEGAWAI
Logout «include» Login Admin
Bagian Administrasi
Manaj emen User
Lihat Surat
Pegaw ai
Data Pegaw ai
Manaj emen Data Pegaw ai
«extend»
«extend»
Buat Surat
Bagian Keuangan Absensi
Manaj emen Data Absensi
«extend»
Data Absensi
Manaj er Manaj emen Data Penggaj ian
Lihat Laporan
Gambar 4.43 Arsitektur Aplikasi Kepegawaian Arsitektur aplikasi kepegawaian memiliki 5 aktor dan 12 use case yang dapat dilakukan dalam sistem kepegawaian. Aktor yang terlibat yaitu admin, bagian bagian administrasi, pegawai, bagian keuangan dan manajer. Use case yang terlibat yaitu, login, logout, manajemen user, manajemen data pegawai, data pegawai, buat surat, lihat surat, absensi, manajemen data absensi, data absensi, manajemen data absensi, manajemen data penggajian dan lihat laporan.
197
Use case yang terlibat yaitu Use case login, dan logout melibatkan semua aktor. Use case manajemen user melibatkan aktor admin. Use case manajemen data pegawai, use case buat surat dan use case manajemen data absensi melibatkan aktor bagian administrasi. Use case lihat surat dan use case absensi melibatkan aktor pegawai. Use case manajemen data penggajian melibatkan aktor bagian keuangan dan use case lihat laporan melibatkan manajer. 4.5.2
Data Architecture Pada tahapan ini akan dilakukan rancangan data architecture. Rancangan
data
architecture
akan
dissemination diagram dan class diagram.
menggunakan
tools
data
198
4.5.2.1 Data Dissemination Diagram
Gambar 4.44 Data Dissemination Diagram Pada gambar 4.44 menggambarkan hubungan layanan PT. Bali Double C, aplikasi, dan data. Di aplikasi keuangan terdapat data pegawai, data general ledger, data pendapatan, data pengeluaran, dan periode. Aplikasi pengadaan terdapat data ikan, data kategori ikan, data purchase order, data supplier, data pegawai dan data pemeliharaan. Aplikasi penjualan terdapat data customer, data ikan, data pesanan, data pengiriman, data pembayaran,
data
pesan,
dan
data
pegawai.
Aplikasi
kepegawaian terdapat data pegawai, data surat, data kategori surat, data absensi dan data gaji.
199
4.5.2.2 Class Diagram Class Diagram digunakan untuk menggambarkan model konseptual data yang berupa entitas, atribut, dan relasi. Class diagram juga berguna untuk menunjukkan hubungan antar kelas dalam suatu sistem yang bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan data yang berupa entitas-entitas yang akan digunakan pada application architecture tetapi tidak berhubungan dengan rancangan database. Class Diagram digunakan sebagai tools dalam pendefinisian entitas ini. 1. Pengadaan
Gambar 4.45 Arsitektur Data Aplikasi Pengadaan
200
Arsitektur data aplikasi pengadaan 7 kelas yaitu pegawai, user, ikan, pembelian, purchase_order, pemeliharaan, dan supplier. Kelas pegawai memiliki multiplicity 11 (satu ke satu) terhadap kelas user. Kelas user memiliki multiplicity 11 (satu ke satu) terhadap kelas supplier dan kelas pemeliharaan. Kelas user memiliki multiplicity 1* (satu ke banyak) terhadap kelas purchase_order,
pembelian,
dan
kelas
ikan.
Kelas
purchase_order memiliki multiplicity *1 (banyak ke satu) terhadap kelas supplier. Kelas purchase_order memiliki multiplicity 1* (satu ke banyak) terhadap kelas ikan. Kelas supplier memiliki multiplicity 1* (banyak ke satu) terhadap kelas pembelian.
201
2. Penjualan
Gambar 4.46 Arsitektur Data Aplikasi Pengadaan Arsitektur data aplikasi penjualan 8 kelas yaitu, user, pegawai, ikan, pesanan, pengiriman, pesan, customer dan pembayaran. Kelas pegawai memiliki multiplicity 11 (satu ke satu) terhadap kelas user. Kelas user memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas pesanan. Kelas ikan memiliki multiplicity * 1 (banyak ke satu) terhadap kelas pesanan. Kelas pesanan memiliki multiplicity 1 1 (satu ke satu) terhadap kelas pengiriman dan kelas pembayaran. Kelas pengiriman memiliki multiplicity * 1 (banyak ke satu) terhadap kelas user. Kelas user memiliki multiplicity 1 * (satu
202
ke banyak) terhadap kelas pesan. Kelas pesan memiliki multiplicity * 1 (banyak ke satu) terhadap kelas customer. Kelas user memiliki multiplicity 1* (satu ke banyak) terhadap kelas pembayaran. Kelas pembayaran memiliki multiplicity 1 1 (banyak ke satu) terhadap kelas pembayaran. 4. Keuangan
Gambar 4.47 Arsitektur Data Aplikasi Keuangan Arsitektur data aplikasi keuangan 5 kelas yaitu pegawai, user, general_ledger, pendapatan, pengeluaran dan periode. Kelas pegawai memiliki multiplicity 11 (satu ke satu) terhadap kelas user. Kelas user memiliki multiplicity 11 (satu ke satu) terhadap kelas general_ledger. Kelas general_ledger memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas pendapatan.
203
Kelas general_ledger memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas pengeluaran.
Kelas general_ledger
memiliki multiplicity 1 * (satu ke banyak) terhadap kelas periode. Kelas periode memiliki multiplicity * 1 (banyak ke satu) terhadap kelas user. 5. Kepegawaian
Gambar 4.48 Arsitektur Data Aplikasi Kepegawaian Arsitektur data aplikasi kepegawaian 6 kelas yaitu pegawai, user, data_lengkap_pegawai, absensi, gaji, surat, dan kategori_surat. Kelas pegawai memiliki multiplicity 11 (satu ke satu) terhadap kelas user. Kelas user memiliki multiplicity 11 (satu ke satu) terhadap kelas absensi. Kelas user memiliki multiplicity 11 (satu ke satu) terhadap kelas gaji. Kelas user memiliki multiplicity 1*(satu ke banyak) terhadap kelas surat.
204
Kelas surat memiliki multiplicity *1 (banyak ke satu) terhadap kategori_surat. 4.6
Phase D : Technology Architecture 4.6.1 Konfigurasi Jaringan Internal Konfigurasi jaringan internal yang ada pada PT. Bali Double C saat ini adalah sebagai berikut :
Gambar 4.49 Arsitektur Jaringan Awal Pada saat ini pertukaran data pada PT. Bali Double C masih tergantung pada paperbased dan melalui email antar bagian. Namun dengan jaringan yang ada, dirasa tidak fleksibel dan hanya mengandalkan internet yang ada disana. Oleh sebab tersebut diatas, diusulkan jaringan teknologi seperti pada gambar 4.50 dibawah ini:
205
Gambar 4.50 Arsitektur Jaringan Usulan Pada gambar 4.50 mengambarkan jaringan usulan di PT. Bali Double C. Pada lantai satu dan lantai dua, terhubung dengan menggunakan switch dan wireless. Dua lantai tersebut terhubung dengan bandwitch melalui firewall dan bisa dapat terhubung dengan server dengan menggunakan core switch. Selanjutnya, ditambahkan disaster recovery center dimana dua lantai terhubung melalui router untuk back up data. 4.6.2 Platform Decomposition Diagram Pada gambar 4.51 menjelaskan platform teknologi menggambarkan bahwa keseluruhan sistem yang diusulkan. Pada level client interface, user eksternal dapat mengakses melalui web browser dan internet. User
206
internal dapat mengakses keseluruhan sistem melalui internet atau jaringan lokal (LAN). Apache web server digunakan untuk mendukung berjalannya aplikasi berbasis web. Aplikasi berbasis web dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor). Bahasa pemrograman ini akan mengambil data dari data storage. Aplikasi penjualan akan mengambil data dari data storage penjualan. Aplikasi pengadaan akan mengambil data dari data storage pengadaan. Aplikasi keuangan akan mengambil data dari data storage keuangan. Aplikasi kepegawaian akan mengambil data dari data storage kepegawaian.
Gambar 4.51 Platform Technology
207
4.6.3 Konfigurasi Hardware dan Software Pada bagian ini akan diusulkan konfigurasi kebutuhan software dan hardware yang akan digunakan pada infrastruktur jaringan usulan untuk PT. Bali Double C. Konfigurasi Hardware berada pada tabel 4.11, konfigurasi Software pada tabel 4.12 seperti di bawah ini. Tabel 4.11 Konfigurasi Hardware Hardware
Spesifikasi
Server
IBM System
Processor
Intel Xeon 5500 series
Memory
192 GB
Storage
1 Terra Byte
Graphic Card
SVGA 8Mb
Input Device
mouse , keyboard
Ouput Device
monitor LCD
Tabel 4.12 Konfigurasi Software Software
Spesifikasi
Operating System
Windows Server 2012
Web Server
Apache
Web Browser
Mozilla Firefox, Google Chrome,
DBMS
MySQL
208
Coding
PHP
Word Processing
Microsoft Word 2013
Speadsheet
Microsoft Excel 2013
Presentation
Microsoft Power Point 2013
Dari hasil perancangan arsitektur teknologi yang telah dijelaskan sebelumnya, dapat dihasilkan identifikasi pengembangan arsitektur teknologi atau disebut sebagai portofolio teknologi infrastuktur hardware, software, aplikasi software, serta jaringan pada tabel 4.7 Tabel 4.13 Technology Portfolio Catalog Aplikasi
Aplikasi
Aplikasi
Aplikasi
Aplikasi
Penjualan
Pengadaan
Keuangan
Kepegawaian
Persentation
Mozilla Firefox
Mozilla Firefox
Mozilla Firefox
Mozilla Firefox
DBMS
MySQL
MySQL
MySQL
MySQL
Web Platform
Windows Server 2012
Windows Server 2012
Windows Server 2012
Windows Server 2012
Application
Apache & PHP
Apache & PHP
Apache & PHP
Apache & PHP
Microsoft SQL Server 2014
Microsoft SQL Server 2014
Microsoft SQL Server 2014
Microsoft SQL Server 2014
LAN
Ethernet
Ethernet
Ethernet
Ethernet
WAN
Internet
Internet
Internet
Internet
WAN security
Firewall
Firewall
Firewall
Firewall
Domain
Platform Database Platform
209
4.7
Phase E : Opportunities and Solution Pada fase ini akan dievaluasi peluang dan solusi dalam model yang telah dibangun dengan menggunakan analisa gap. Analisa ini berfungsi untuk memetakan komponen- komponen dalam arsitektur bisnis, sistem informasi dan teknologi supaya dapat ditentukan peluang yang dan solusinya. Peluang yaitu apa yang dapat dipakai ulang sedangkan solusi merupakan apa yang harus disediakan. 4.7.1 Analisis Gap Analisis gap berguna untuk menjelaskan komponen-komponen apa saja yang harus dipertahankan (retain) atau dihilangkan (remove) dari sistem yang sedang berjalan di PT. Bali Double C dan untuk menjelaskan komponen-komponen apa saja yang harus diganti (replace) atau ditambahkan (add) dengan komponen baru dari arsitektur usulan. Analisis gap dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan sebagai berikut ini : 1. Penempatan semua komponen arsitektur target (future) pada baris pertama paling atas dari matriks. Komponen sistem yang sedang berjalan (existing) ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dari matriks. 2. Tambahkan keterangan “new” (komponen baru) pada baris paling terakhir dan ditempatkan pada kolom komponen sistem yang sedang
210
berjalan
(existing)
dan
tambahkan
keterangan
“eliminated”
(komponen yang akan dihapus) pada kolom paling kanan dan ditempatkan pada baris komponen arsitektur target (future). 3. Jika komponen sistem yang sedang berjalan (existing) masih ada
dalam komponen arsitektur target (future), maka tandai sel yang saling berpotongan tersebut dengan keterangan “retain” (komponen lama masih dipertahankan dan digunakan). Jika komponen sistem yang sedang berjalan (existing) mengalami pengembangan versi pada komponen arsitektur target (future) maka tandai sel yang saling berpotongan dengan keterangan “replace” (komponen yang lama dikembangkan sehingga mempunyai versi baru). 4. Jika komponen sistem yang sedang berjalan (existing) tidak
digunakan lagi pada komponen arsitektur target (future), maka tandai dengan keterangan “remove” pada kolom “eliminated”. Jika komponen arsitektur target (future) tidak terdapat dalam komponen sistem yang sedang berjalan (existing), maka tandai dengan keterangan “add” pada baris “new”. Semua komponen yang diberi keterangan “add” merupakan gap yang harus dipenuhi. Berikut ini adalah analisis gap dari empat arsitektur usulan, yaitu : 1. Analisis Gap Arsitektur Bisnis
FUTURE
EXISTING
Mengelola Data Persediaan
Pembuatan Purchase Order
Penerimaan Nota Pembelian
Pelaporan Data Pengadaan
Pencatatan Data Supplier
Pengecekan Kualitas Ikan
Pencatatan Ikan Yang Masuk
Pencatatan Retur
Pencatatan Pendapatan
Pencatatan Pengeluaran
Pengelolaan Keuangan
Pencatatan Pesanan Customer Pencatatan Data Customer
Konfirmasi Pembayaran
Memberikan Nota Penjualan
Pelaporan Pesanan
Proses Aklimitasi
Pengecekan Kesehatan Ikan R P R P R P R P R P R T R P R P R P R P R P R P R P R P R P R P R T R T
Kebutuhan
ELIMINATED
Melakukan Login
Pengelolaan Data Pegawai
Pemasaran
Pengumpulan Data Pengiriman
Pengemasan
Pengamatan dan Pengasingan
Pencatatan Pemeliharaan
Pemeliharaan Sanitasi Air
Pemberian Makan
Pemasukan Ikan Sesuai Jenis
Pengecekan Kesehatan Ikan
Proses Aklimitasi
Pelaporan Pesanan
Memberikan Nota Penjualan
Konfirmasi Pembayaran
Pencatatan Data Customer
Pencatatan Pesanan Customer
Pengelolaan Keuangan
Pencatatan Pengeluaran
Pencatatan Pendapatan
Pencatatan Retur
Pencatatan Ikan Yang Masuk
Pengecekan Kualitas Ikan
Pencatatan Data Supplier
Pelaporan Data Pengadaan
Penerimaan Nota Pembelian
Pembuatan Purchase Order
Mengelola Data Persediaan
211
212
Pemasukan Ikan Sesuai Jenis Pemberian Makan
R T R T
Pemeliharaan Sanitasi Air
R T
Pencatatan Kebutuhan Pemeliharaan Pengamatan dan Pengasingan Pengemasan
RP R T R T
Pengumpulan Data Pengiriman Pemasaran
R P R P
Pengumpulan Data Pegawai
R P
NEW
A D D
*) Keterangan : Replace (RP) : Retain (RT) : Add Tabel 4.14 Analisa Gap Arsitektur Bisnis
213
Pada tabel 4.14 merupakan analisis gap arsitektur bisnis pada PT. Bali Double C yang dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan komponen arsitektur target (future) pada baris pertama paling atas dari matriks dan komponen yang sedang berjalan (existing) ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dari matriks. Pada aktivitas mengelola data persediaan, membuat purchase order, pemberian nota pemesanan, penerimaan nota pembeliaan, pelaporan data pengadaan, pencatatan data supplier, pencatatan ikan yang masuk, pencatatan retur, pencatatan pendapatan, pencatatan pengeluaran, pengelolaan keuangan, pelaporan keuangan, pencatatan pesanan customer, pencatatan data customer, konfirmasi pembayaran, pemberian nota penjualan, pelaporan pesanan, pencatatan kebutuhan pemeliharaan, pengumpulan data pengiriman, pemasaran, dan pengelolaan data pegawai, diberi keterangan “RP” atau “Replace” karena ada dua puluh satu aktivitas tersebut tetap digunakan dalam sistem yang baru, tetapi
akan
mengalami
pengembangan,
yaitu
menggunakan
sistem
terkomputerisasi. Pada aktivitas proses aklimitasi, pengecekan kesehatan ikan, pemasukan ikan sesuai jenis, pemberian makan, pemeliharaan sanitasi air, pengamatan dan pengasingan, pengemasan diberi keterangan “RT” atau “Retain” karena aktivitas tersebut tetap ada di sistem saat ini atau di sistem baru. Pada aktivitas melakukan login baru akan ditambahkan dalam sistem usulan.
214
2. Analisis Gap Arsitektur Aplikasi
Add
Add
Add
Add
Eliminated
Aplikasi Kepegawaian
Add
Aplikasi Keuangan
New
Aplikasi Penjualan
Existing
Aplikasi Pengadaan
FUTURE
PWebsite PT. Bali Double C
Tabel 4.15 Analisa Gap Arsitektur Aplikasi
*) Keterangan : Replace (RP) : Retain (RT) : Add Pada tabel 4.15 merupakan analisis gap arsitektur aplikasi pada PT. Bali Double C yang dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan komponen arsitektur target (future) pada baris pertama paling atas dari matriks dan komponen yang sedang berjalan (existing) ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dari matriks. Website PT. Bali Double C, aplikasi pengadaan, aplikasi penjualan, aplikasi keuangan, dan aplikasi kepegawaian diberi keterangan “add” karena aplikasi tersebut merupakan aplikasi baru yang akan ditambahkan dalam sistem usulan.
215
3. Analisis Gap Arsitektur Data a. Pengadaan Tabel 4.16 Analisa Gap Arsitektur Data Pengadaan
*) Keterangan : Replace (RP) : Add Pada tabel 4.16 merupakan analisis gap arsitektur data pengadaan pada PT. Bali Double C yang dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan komponen arsitektur target (future) pada baris pertama paling atas dari matriks dan komponen yang sedang berjalan (exisiting) ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dan matriks.
216
Pada data user diberi keterangan “add” karena data tersebut merupakan data baru yang akan ditambahkan dalam sistem usulan. Pada data pegawai, data ikan, data pembelian, data purchase order, data pemeliharaan, dan data supplier, diberi keterangan “RP” atau “Replay” karena enam data tersebut tetap digunakan dalam sistem yang baru, tetapi akan mengalami pengembangan, yaitu pengelolaan data dengan sistem terkomputerisasi. b. Penjualan Tabel 4.17 Analisa Gap Arsitektur Data Penjualan
*) Keterangan : Replace (RP) : Add
217
Pada tabel 4.17 merupakan analisis gap arsitektur data penjualan pada PT. Bali Double C yang dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan komponen arsitektur target (future) pada baris pertama paling atas dari matriks dan komponen yang sedang berjalan (existing) ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dari matriks. Pada data user dan data pesan diberi keterangan”add” karena data tersebut merupakan data baru yang akan ditambahkan dalam sistem usulan. Pada data pegawai, data ikan, data pesanan, data customer, data pembayaran dan data pengiriman diberi keterangan “RP” atau “Replace” karena enam data tersebut tetap digunakan dalam sistem yang baru, tetapi akan mengalami pengembangan, yaitu pengelolaan data dengan sistem terkomputerisasi. c. Keuangan Tabel 4.18 Analisa Gap Arsitektur Data Keuangan
Pegawai
RP
User Periode General Ledger Pendapatan
RP RP RP
ELIMINATED
Pengeluaran
Pendapatan
General Ledger
Periode
User
EXISTING
Pegawai
FUTURE
218
Pengeluaran
RP
NEW
ADD
* ) Keterangan : Replace (RP) : Add
Pada tabel 4.18 merupakan analisis gap arsitektur data keuangan pada PT. Bali Double C yang dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan komponen arsitektur target (future) pada baris pertama paling atas dari matriks dan komponen yang sedang berjalan (existing) ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dari matriks. Pada data user diberi keterangan”add” karena data tersebut merupakan data baru yang akan ditambahkan dalam sistem usulan. Pada data pegawai, data periode dan general ledger, data pendapatan, dan data pengeluaran diberi keterangan “RP” atau “Replace” karena lima data tersebut tetap digunakan dalam sistem yang baru, tetapi akan mengalami pengembangan, yaitu pengelolaan data dengan sistem terkomputerisasi. d. Kepegawaian Tabel 4.19 Analisa Gap Arsitektur Data Kepegawaian
219
ELIMINATED
Gaji
Absensi
Kategori Surat
RP
Surat
Pegawai
User
EXISTING
Pegawai
FUTURE
User Surat
RP
Kategori Surat Absensi
RP
Gaji NEW
RP Add
Add
*) Keterangan : Replace (RP) : Add Pada tabel 4.19 merupakan analisis gap arsitektur data kepegawaian pada PT. Bali Double C yang dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan komponen arsitektur target (future) pada baris pertama paling atas dari matriks dan komponen yang sedang berjalan (existing) ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dari matriks. Pada data user diberi keterangan”add” karena data tersebut merupakan data baru yang akan ditambahkan dalam sistem usulan. Pada data pegawai, data surat, data kategori surat, data absensi, dan data gaji diberi keterangan “RP”
220
atau “Replace” karena lima data tersebut tetap digunakan dalam sistem yang baru, tetapi akan mengalami pengembangan, yaitu pengelolaan data dengan sistem terkomputerisasi.
221
4. Analisis Gap Arsitektur Teknologi
Web Browser Microsoft Office
R T RP
Windows Server 2009 Internet
RP RT
Firewall
RT
Wireless New
RT Add
Add
Add
Add
Add
Add
Add
Ad d
*) Keterangan : Retain (RT) : Replace (RP) : Add Pada tabel 4.20 merupakan analisis gap arsitektur teknologi pada PT. Bali Double C yang dibuat dalam bentuk matriks, dengan ketentuan komponen arsitektur target (future) pada baris pertama paling atas dari matriks dan komponen yang sedang berjalan (existing) ditempatkan pada kolom pertama paling kiri dari matriks.
Eliminated
Wireless
PHP
Firewall
Switch
Internet
Windows Server 2012
Apache
Streaming Server
Application Server
Email Server
Web Server
EXISTING
Microsoft Office
Web Browser
FUTURE
Microsoft SQL server 2014 (Database server)
Tabel 4.20 Analisis Gap Arsitektur Teknologi
222
Pada web browser, internet, firewall, dan wireless diberi keterangan “RT” atau “Retain” karena teknologi tersebut tetap ada di sistem saat ini atau di sistem baru. Pada microsoft office dan windows server diberi keterangan “RP” atau “Replace” karena teknologi tersebut tetap digunakan dalam sistem yang baru, tetapi akan mengalami pengembangan, yaitu pembaruan perangkat microsoft office dan windows server. Pada windows server, microsoft SQL 2014 (database 2014), email server, application server, streaming server, apache, switch, dan php diberi keterangan “add” karena teknologi tersebut merupakan teknologi baru yang akan ditambahkan dalam sistem usulan. 4.8
Phase F : Migration Planning Tahapan perencanaan migrasi bertujuan untuk merencanakan proses peralihan teknologi dari sistem lama (existing system) menuju ke sistem baru (future system). Dalam fase ini akan dijabarkan urutan implementasi aplikasi sistem informasi sesuai prioritas serta roadmap aplikasinya. 4.8.1 Urutan Implementasi Urutan implementasi menggunakan perspective operational untuk menentukan urutan implementasi aplikasi sistem informasi. Perspective operational dibagi menjadi dua bagian Front Office System dan Back Office System. Front Office System yaitu kelompok sistem aplikasi yang orientasi
fungsinya
langsung
memberikan
pelayanan
kepada
penggunanya. Back Office System yaitu kelompok sistem aplikasi yang
223
orientasi fungsinya lebih banyak ditujukan untuk memberikan bantuan pekerjaan yang bersifat administrasi dan umum.
a. Front Office System Sesuai dengan orientasi fungsinya, maka kandidat aplikasi untuk Front Office System dapat dilihat pada Tabel 4.21 berikut : Tabel 4.21 Kandidat Front Office System Nama Aplikasi
Fungsionalitas
Portal Web PT.
Memberikan
Informasi
ikan
hias,
memberikan
informasi tentang PT. Bali Double C pada customer,
Bali Double C
pemesanan ikan hias dan penerimaan pesan dari Customer dan FAQ. b. Back Office System Sesuai dengan orientasi fungsinya, maka kandidat aplikasi untuk Back Office System dapat dilihat pada Tabel 4.22 berikut : Tabel 4.22 Kandidat Back Office System Nama Aplikasi Aplikasi Pengadaan
Fungsionalitas Pencatatan ikan yang keluar, pencatatan ikan yang masuk, pengawasan terhadap stok ikan, pencatatan kebutuhan pemeliharaan, pencatatan terhadap ikan mati,
224
pencatatan penelitian dan pengembangan, pencatatan laporan pemeliharaan, laporan persediaan, permintaan pasokan, penerimaan pasokan, pendaftaran supplier, pengelolaan data supplier, pengelolaan PO (Purchase Order), dan pencatatan laporan pengadaan. Aplikasi Penjualan
Mengkonfirmasi pesanan ikan, pencatatan penerimaan pesanan, penjadwalan pengiriman, pencatatan customer, pencatatan keluhan atau pesan customer, pencatatan laporan pemasaran, menyediakan layanan data yang relevan
dan
saran
untuk
menyelesaikan
keluhan
customer. Aplikasi Keuangan
Pengaturan periode untuk alur kas, pencatatan uang keluar, pencatatan uang yang masuk dan pencatatan laporan keuangan.
Aplikasi
Pengelolaan data karyawan, absensi karyawan, laporan
Kepegawaian
jumlah
penggajian,
pembuatan
surat-surat
yang
berhubungan langsung dengan kepegawaian.
Berdasarkan perspective diatas, maka urutan implementasi kandidat aplikasi adalah sebagai berikut: Tabel 4.23 Urutan Implementasi
225
No
Nama aplikasi
1.
Website PT. Bali Double C
2.
Aplikasi Pengadaan
3.
Aplikasi Penjualan
4.
Aplikasi Keuangan
5.
Aplikasi Kepegawaian
4.8.2 Roadmap Aplikasi Roadmap aplikasi merupakan arahan pengembangan aplikasi yang bersifat strategis. Urutan implementasi aplikasi dapat dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 4.50 Roadmap Aplikasi
226
Website PT. Bali Double C yang mendapat urutan pertama karena portal tersebut menjadi media untuk mengintegrasikan semua aplikasi. Urutan kedua adalah aplikasi pengadaan karena aplikasi pengadaan akan mengelola data ikan, serta pengadaan ikan ke supplier sehingga pengelolaan data persediaan ikan dapat terupdate untuk penjualan dan pemasaran. Urutan ketiga adalah aplikasi penjualan karena mengelola laporan pesanan yang masuk dari customer. Urutan keempat adalah aplikasi keuangan karena aplikasi ini akan berkesinambungan dengan aplikasi penjualan dan aplikasi sebelumnya. Urutan kelima adalah aplikasi kepegawaian karena pengorganisasian data pegawai erat kaitannya dengan penggajian dan keuangan. 4.8.3 Perencanaan Target Implementasi Perencanaan target implementasi pembuatan aplikasi pada PT. Bali Double C menggunakan metode RAD (Rapid Application Development). Pada metode ini, terdapat 3 tahapan yang dilakukan, yaitu requirements planning yaitu analisis sistem berjalan dan usulan, desain workshop RAD yaitu tahapan perancangan sistem dan database, dan implementasi sistem yaitu tahapan pembuatan sistem diantaranya coding, testing, dan revisi. Berikut ini merupakan tabel- tabel penjadwalan jangka waktuu dan rincian dari roadmap aplikasi pada PT. Bali Double C: Tabel 4.24 Roadmap Website PT. Bali Double Tahun 2015
227
Penjelasan tabel 4.24 menjelaskan pembuatan aplikasi yang pertama yaitu website PT. Bali Double C. Pertimbangan dibuatnya website perusahaan yang mendapat urutan pertama pada tahun 2015 karena website tersebut menjadi media untuk mengintegrasikan semua aplikasi. Website ini membantu pihak eksternal seperti customer dan calon customer untuk melakukan pendaftaran dan pesanan ikan hias. Pada tahapan requirement planning, analisis sistem berjalan mulai dilakukan pada bulan Juli di minggu pertama selama 2 minggu, yang kemudian dilanjutkan dengan analisis sistem usulan mulai dari minggu ketiga Juli sampai dengan minggu pertama Agustus. Selanjutnya pada tahapan desain sistem, perancangan sistem dan perancangan database dilakukan dimulai dari minggu kedua Agustus sampai depan minggu ketiga September atau dilakukan selama 6 minggu. Dilanjutkan dengan tahapan selanjutnya yaitu tahapan implementasi, coding, dilakukan selama 8 minggu dimulai dari minggu terakhir September sampai minggu ketiga November. Setelah
228
coding selesai dilakukan, dilanjutkan dengan pelaksanaan testing aplikasi selama dua minggu, dan jika ada perbaikan bisa dilakukan dimulai dari minggu kedua Desember sampai dengan akhir Desember 2015. Selanjutnya, pada tabel roadmap aplikasi pada tahun 2016 terdapat perancangan aplikasi pengadaan dan aplikasi penjualan.
229
Tabel 4.25 Roadmap Aplikasi Pengadaan dan Aplikasi Penjualan Tahun 2016
Penjelasan tabel 4.25 menjelaskan pembuatan aplikasi pengadaan dan aplikasi penjualan yang dilakukan pada tahun 2016. Pada awal tahun, dilakukan pembuatan aplikasi pengadaan hal ini dilakukan karena aplikasi pengadaan akan mengelola data ikan, serta pengadaan ikan ke supplier sehingga pengelolaan data persediaan ikan dapat terupdate untuk penjualan dan pemasaran. Pada tahapan requirement planning, analisis sistem berjalan mulai dilakukan pada bulan Januari di minggu pertama selama 2 minggu, yang kemudian dilanjutkan dengan analisis sistem usulan mulai dari minggu ketiga Januari sampai dengan minggu pertama Februari. Selanjutnya pada tahapan desain sistem, perancangan sistem dan perancangan database dilakukan dimulai dari minggu kedua Februari sampai depan minggu
230
ketiga Maret atau dilakukan selama 6 minggu. Dilanjutkan dengan tahapan selanjutnya yaitu tahapan implementasi, coding, dilakukan selama 8 minggu dimulai dari minggu terakhir Maret sampai minggu ketiga Mei. Setelah coding selesai dilakukan, dilanjutkan dengan pelaksanaan testing aplikasi selama dua minggu, dan jika ada perbaikan bisa dilakukan dimulai dari minggu kedua Juni sampai dengan akhir Juni 2016. Pada awal tahun, dilakukan pembuatan aplikasi pengadaan hal ini dilakukan karena aplikasi pengadaan akan mengelola data ikan, serta pengadaan ikan ke supplier sehingga pengelolaan data persediaan ikan dapat terupdate untuk penjualan dan pemasaran. Pada aplikasi penjualan terdapat tahapan requirement planning, analisis sistem berjalan mulai dilakukan pada bulan Juli di minggu pertama selama 2 minggu, yang kemudian dilanjutkan dengan analisis sistem usulan mulai dari minggu ketiga Juli sampai dengan minggu pertama Agustus. Selanjutnya pada tahapan desain sistem, perancangan sistem dan perancangan database dilakukan dimulai dari minggu kedua Agustus sampai depan minggu ketiga September atau dilakukan selama 6 minggu.
Dilanjutkan
dengan
tahapan
selanjutnya
yaitu
tahapan
implementasi, coding, dilakukan selama 8 minggu dimulai dari minggu terakhir September sampai minggu ketiga November. Setelah coding selesai dilakukan, dilanjutkan dengan pelaksanaan testing aplikasi selama
231
dua minggu, dan jika ada perbaikan bisa dilakukan dimulai dari minggu kedua Desember sampai dengan akhir Desember 2016. Selanjutnya, pada tabel roadmap aplikasi pada tahun 2017 terdapat perancangan aplikasi keuangan dan aplikasi kepegawaian. Tabel 4.26 Roadmap Aplikasi Keuangan dan Aplikasi Kepegewaian Tahun 2017
Penjelasan tabel 4.26 menjelaskan pembuatan aplikasi keuangan dan aplikasi kepegawaian yang dilakukan pada tahun 2017. Pada awal tahun, dilakukan pembuatan aplikasi keuangan hal ini dilakukan karena aplikasi ini akan berkesinambungan dengan aplikasi penjualan dan aplikasi sebelumnya. Pada tahapan requirement planning, analisis sistem berjalan mulai dilakukan pada bulan Januari di minggu pertama selama 2 minggu, yang kemudian dilanjutkan dengan analisis sistem usulan mulai dari minggu ketiga Januari sampai dengan minggu pertama Februari. Selanjutnya pada
232
tahapan desain sistem, perancangan sistem dan perancangan database dilakukan dimulai dari minggu kedua Februari sampai depan minggu ketiga Maret atau dilakukan selama 6 minggu. Dilanjutkan dengan tahapan selanjutnya yaitu tahapan implementasi, coding, dilakukan selama 8 minggu dimulai dari minggu terakhir Maret sampai minggu ketiga Mei. Setelah coding selesai dilakukan, dilanjutkan dengan pelaksanaan testing aplikasi selama dua minggu, dan jika ada perbaikan bisa dilakukan dimulai dari minggu kedua Juni sampai dengan akhir Juni 2017. Pada aplikasi kepegawaian terdapat tahapan requirement planning, analisis sistem berjalan mulai dilakukan pada bulan Juli di minggu pertama selama 2 minggu, yang kemudian dilanjutkan dengan analisis sistem usulan mulai dari minggu ketiga Juli sampai dengan minggu pertama Agustus. Selanjutnya pada tahapan desain sistem, perancangan sistem dan perancangan database dilakukan dimulai dari minggu kedua Agustus sampai depan minggu ketiga September atau dilakukan selama 6 minggu.
Dilanjutkan
dengan
tahapan
selanjutnya
yaitu
tahapan
implementasi, coding, dilakukan selama 8 minggu dimulai dari minggu terakhir September sampai minggu ketiga November. Setelah coding selesai dilakukan, dilanjutkan dengan pelaksanaan testing aplikasi selama dua minggu, dan jika ada perbaikan bisa dilakukan dimulai dari minggu kedua Desember sampai dengan akhir Desember 2017.
233
234
BAB V PENUTUP
5.1
Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan pada penelitian ini, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan, antara lain yaitu: 1. PT. Bali Double C dalam proses bisnisnya belum mengoptimalkan pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi. Oleh karena itu, penelitian ini, membuat perancangan enterprise architecture agar dapat menyelaraskan strategi bisnis dan strategi SI/TI. Perancangan enterprise architecture menggunakan framework TOGAF dan menghasilkan blueprint (cetak biru) dari arsitektur utama pada TOGAF, yaitu arsitektur bisnis, arsitektur aplikasi, arsitektur data, dan arsitektur teknologi. 2. PT. Bali Double C hanya menggunakan microsoft office sebagai aplikasi penunjang dalam proses bisnisnya seperti pengadaan dan penjualan, sehingga data masih tersebar disetiap bagian dan tidak terintegrasi. Oleh karena itu, penelian ini melakukan perancangan enterprise architecture dengan memaksimalkan penggunaan SI/TI untuk mengotomatisasi sistem disana menggunakan aplikasi yang saling terintegrasi pada setiap bagian seperti dibuatnya arsitektur aplikasi pengadaan dan aplikasi penjualan sehingga diharapkan pelayanan bisnis PT. Bali Double C akan semakin baik.
235
5.2
Saran 1. Perancangan enterprise architecture yang dilakukan untuk perkembangan proses bisnis harus mendapat dukungan dan komitmen dari semua stakeholder. 2. Pada penelitian selanjutnya, fase-fase TOGAF ADM perlu dilanjutkan sampai
fase tata kelola teknologi informasi dan fase manajemen perubahan agar pengimplementasian arsitektur pada perusahaan menjadi lebih mudah. 3. Diharapkan adanya pengukuran return on investment yaitu analisis estimasi
biaya investasi awal terhadap penggunaan hardware dan software, serta perawatan sistem yang dibutuhkan pada perancangan enterprise architecture yang diusulkan, dengan mengukur seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan dan anggaran yang disediakan oleh PT. Bali Double
236
236
DAFTAR PUSTAKA Aham Muchtar. 2012. Rancang Bangun Arsitektur Teknologi Informasi Pada Pelayanan Rumah Makan Menggunakan TOGAF Architecture Development Method. Skripsi Mahasiswa Teknologi Informasi Universitas Islam Negeri Jakarta. Nama, Gigih Forda. 2013. Perancangan Infrastruktur Teknologi Informasi Adapatif Pada Universitas Lampung. Fakultas Ilmu Komputer. Universitas Indonesia. Gondodiyoto, Sanyoto. 2007. Audit Sistem Informasi + Pendekatan Cobit. Jakarta : Mitra Wacana Media. Hapsari Dwi, Kartika. 2014. Perancangan Model Arsitektur Enterprise Pada Proses Perencanaan dan Monitoring Evaluasi Anggaran Berbasis TOGAF (Studi Kasus : Kementerian Pertanian RI). Fakultas Sains dan Teknologi. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Herlawati dan Widodo, Prabowo Pudjo. 2011. Menggunakan UML (Unified Modeling Language). Bandung : Informatika Iqbal, Mohamad. 2013. Perancangan Aplikasi Informasi SPBU Terdekat Berbasis Android (Studi Kasus : Kota Tangerang). Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarih Hidayatullah Jakarta. Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi. Jogiyanto. 2008. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Andi- Yogyakarta.
237
Khairunisa, Anis. 2013. Perencanaan arsitektur enterprise pada PT. Dian Nikel Mining. Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah. Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP-STIM YKPN. Ladjamudin, Al- Bahra Bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Lankhorst, Marc dan Drunen, Van Hans. 2007. Enterprise Architecture Development and Modelling. www.via-nova-architecture.org diakses 15 November 2014. Mathiassen L. 2000. Object Oriented Analysis and Design. 1st Edition. Denmark :Marco Publishing Aps. Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar. Najir, Moh. 2009. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia. Pratiwi, Vivi Fydiani. 2013. Perancangan Model Enterprise Architecture dengan Menggunakan TOGAF Architecture Development Method pada PT. Satya Karya Utama. Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah. Sessions R. 2007. A Comparison of the Top Four Enterprise-Architecture Methodologies [Online], Available: http://msdn.microsoft.com/enus/libra ry/bb466232 .aspx diakses 15 Desember 2012. Setiawan, Erwin Budi. 2009. Pemelihan EA Framework [Online], Avaible: http://msdn.microsoft.com/enus/library/bb466232.aspx diakses 30 juni 2014.
238
Sugiarti, Yuni. 2013. Analisis dan Perancangan UML (Unified Modeling Language) Generated VB.6 Disertai Contoh Studi Kasus dan Interface Web. Yogyakarta : Graha Ilmu. Surendro, Krisdanto. 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Bandung : Informatika. Sutarman. 2009. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta : Penerbit PT. Bumi Aksara. The Open Group. 2009. TOGAF Version 9. San Fransisco : The Open Group. Umami Jariyatul, Aenun. 2013. Perencanaan Infrastruktur Teknologi Informasi Di Lembaga Penelitian Penelitian (LEMLIT) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Menggunakan TOGAF Architecture Development Method (ADM). Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Widyaningsih, Novia. 2014. Perencanaan Arsitektur Enterprise Menggunakan TOGAF Versi 9 (Studi Kasus Dewan Kehormatan Penyelanggara Pemilu (DKPP). Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah.
LAMPIRAN 1 TRANSKRIP WAWANCARA
Transkrip Wawancara Nama
: Alivia Indah Yanuar R
Jabatan
: Manajer PT. Bali Double C
Tanggal
: Selasa, 6 Januari 2015
1.
T : Bagaimana gambaran secara umum mengenai aktivitas bisnis yang ada pada PT. Bali Double C? J : PT. Bali Double C adalah perusahaan yang bergerak dalam usaha penampungan dan ekspor ikan hias. Dalam melaksanakan kegiatan ekspornya, perusahaan tidak melakukan usaha penangkapan dan budidaya ikan sendiri, melainkan perusahaan membeli ikan dari pemasok atau suplier. Jadi perusahaan ini hanya melakukan penampungan ikan hias yang nantinya akan di ekspor ke negara tujuan. Kami menerima pesanan ikan dari customer biasanya melalui email atau datang langsung ke tempat kantor kami dan untuk promosi dilakukan dari mulut ke mulut saja.
2.
T : Aplikasi apa saja yang sudah ada di PT. Bali Double C untuk mendukung kinerja masing-masing bagian atau divisi dalam menjalankan tugasnya? J : Di PT. Bali Double C hanya menggunakan Microsoft Word untuk membuat
dokumen
atau
surat-surat.
Microsoft
Excel
untuk
pengelohan data seperti data pegawai, keuangan, stocklist ikan.
Penggunaan aplikasi tersebut hanya sebagai aplikasi penunjang sehingga pengelolaan data dan penyampaian informasi yang ada saat ini bisa dikatakan agak menghambat laporan-laporan yang dibutuhkan dalam waktu cepat dan tepat. 3. T : Apakah PT. Bali Double C mempunyai bagian atau divisi khusus untuk menangani permasalahan SI/TI. Jika ada apakah divisi TI mempunyai visi dan misi sendiri? J : Untuk bagian TI saat ini belum ada, jika terjadi permasalahan TI kita akan meminta orang freelance untuk memperbaikinya. 4. T : Bagaimana dengan infrastruktur jaringannya? J : Untuk sekarang ini hanya menggunakan modem dan wireless untuk terkoneksi dengan internet 5. T : Apakah PT. Bali Double C sudah mempunyai website sendiri? J : Untuk saat ini kami belum mempunyai website, kami hanya memiliki sebuah page di Facebook yang berisi profil dan contact perusahaan dan untuk
berkomunikasi dengan customer luar biasanya hanya
menggunakan email. 6. T: Kemudian, bagaimana strategi perusahaan saat ini dalam menghadapi kompetitor yang ada, atau mungkin PT. Bali Double C sudah memiliki semacam blueprint?
J:
Untuk blueprint semacam itu belum ada, perusahaan hanya menjalani kegiatan bisnis seperti biasa. Strategi yg dimilikipun tidak banyak, yang pasti tetap mengedepankan kualitas penampungan dan kualitas ikan yang dikirim. Sesuai dengan motto perusahaan. Untuk pengenalan produk kami ke pasaran, selain mengandalkan kemitraan, kami juga sering sekali mengikuti seminar-seminar.
7. T: Lalu, harapan seperti apa jika nantinya bagian TI ditambahkan kedalam kestrukturan organisasi? J : Perusahaan bisa lebih terbantu lagi, dalam hal penyampaian informasi, pengelolaan data dan lain sebagainya, ini mungkin akan berpengaruh besar terhadap pendapatan perusahaan. Tentu dengan adanya bagian TI nantinya permasalahan mengenai teknologi informasi di perusahaan diharapkan
bisa
teratasi.
Sehingga
perusahaanpun
bisa
lebih
berkembang lagi selaras dengan berkembangnya teknologi saat ini.
LAMPIRAN 2 SURAT KETERANGAN PENUNJUKAN DOSEN PEMBIMBING
LAMPIRAN 3 SURAT KETERANGAN TEMPAT RISET
