Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Data Jemaat Berbasis Web Pada GKJ Mergangsan Yogyakarta
Artikel Ilmiah
Peneliti : Hendrikus Yusharnadi (672011046) Magdalena A. Ineke Pakereng, M.Kom.
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga September 2016
1.
Pendahuluan
Peningkatan kebutuhan akan informasi dewasa ini berbanding lurus dengan perkembangan teknologi. Dalam sebuah lembaga tentunya informasi merupakan hal penting sebagai kekuatan dalam pelaksanaan kegiatan. Website merupakan sebuah teknologi yang dapat memecahkan permasalahan dalam pengelolaan informasi, tidak hanya itu namun website juga dapat meningkatkan kecepatan pelayanan informasi bagi sebuah lembaga. Gereja sebagai lembaga non-profit memiliki manajemen organisasi baik yang berkaitan dengan sumber daya manusia, keuangan dan kegiatan. Banyak perubahan yang terjadi secara rutin yang memerlukan penggolongan khusus dari pihak gereja. Kegiatan manajemen yang dimaksud seperti pendataan jemaat yang meliputi pertumbuhan jemaat, baptis, sidhi, atestasi, meninggal, pernikahan, kelahiran, status dalam keluarga dan dalam gereja. Adapun manajemen dalam kegiatan meliputi ibadah, persekutuan doa dan kegiatan lingkungan lainnya. Selama penelitian di GKJ Mergangsan, segala bentuk data atau arsip yang ada disimpan pada hardcopy (buku Stambook) khususnya data pendataan warga jemaat. Hal ini menyulitkan petugas administrasi untuk melakukan pencarian dan pengelolaan data. Jika petugas berhalangan hadir maka pelayanan terhadap warga jemaat akan mengalami kendala karena hanya petugas administrasi yang mengerti pengelolaan data apalagi arsip yang tersimpan kadang rusak dan hilang dan tidak memiliki cadangan. Data statistik warga jemaat pun tidak ter-update secara berkala sehingga pihak gereja susah untuk membaca peta kekuatan maupun kelemahan dalam pelayan sebagai upaya meningkatkan kualitas layanan gereja. Penelitian ini dilakukan pada tahun 2016, sebelum penelitian ini, pernah dilakukan implementasi sistem web databse di GKJ Mergangsan yang dilakukan oleh pihak Sinode GKJ bekerjasama dengan FTI UKSW. Sistem yang ada sangat lengkap untuk melakukan pemusatan data, namun sistem tersebut bukan sepenuhnya milik GKJ Mergangsan sehingga sulit untuk melakukan perbaikan terhadap sistem ketika sedang terjadi kesalahan . Apalagi ada beberapa penambahan untuk keperluan gereja yang dirasa perlu untuk ditambahkan sulit untuk dikembangkan. Berdasarkan permasalahan tersebut dilakukan penelitian yang menghasilkan sistem informasi berbasis web sebagai upaya mempermudah pelayanan di gereja. Penelitian yang dilakukan diharapkan dapat membantu administrator gereja dalam mengolah data jemaat seperti baptis, sidhi, pernikahan, atestasi masuk/keluar, meninggal dunia, kelahiran dan status dalam gereja. Sistem informasi data jemaat GKJ Mergangsan akan dibangun menggunakan PHP dan MySQL sebagai database. 2.
Tinjauan Pustaka
Pada penelitian sebelumnya yang berjudul “Perancangan dan Implementasi Media Informasi Gereja Berbasis Web (studi kasus: Gereja Kristen Sumba Waingapu), dijelaskan bagaimana merancang sistem informasi gereja berbasis web. Sistem yang 1
dibangun meliputi pendataan jemaat dan kegiatan gereja sehingga memudahkan pihak gereja dalam melakukan pengumpulan informasi yang ditampilkan dalam bentuk grafik [1]. Penelitian yang lain berjudul “Perancangan dan Implemetasi Sistem Informasi Manajemen Anggota Gereja Berbasis Web Menggunakan Teknologi berbasis HMVC (studi kasus: Gereja GKI Calvaria Angkasapura –Jayapura). Pada penelitian tersebut, sistem informasi berbasis web menggunakan teknologi Hierarchical Model, view, controller membantu pihak gereja dalam merancang sistem informasi yang memudahkan dalam mengelola manajemen gereja [2]. Penelitian lain berjudul “Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Gereja Berbasis Web Dengan Pemanfaatan Teknologi HTML 5 di Jemaat GPM Bethel Ambon “. Sistem dibangun dengan menggunakan PHP dan HTML 5 untuk memudahkan pelayanan di gereja [3]. Berdasarkan penelitian-penelitian sebelumnya terkait sistem informasi gereja, maka dilakukan penelitian tentang Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Data Jemaat Pada GKJ Mergangsan. Pada penelitian sekarang sistem akan dibangun menggunakan PHP dan MySQL server. Penelitian akan merancang sistem informasi berbasis web untuk memudahkan pelayanan dan manajemen gereja dalam mengelola data jemaat. Penelitian ini akan menyajikan data rekapitulasi jemaat dalam bentuk angka dan dapat dicetak dalam bentuk hardcopy sehingga memudahkan pelayanan administrator di gereja. Pada Sistem yang dibuat memudahhkan admin gereja dalam melakukan pencarian data keluarga dan anggota keluarga. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi [4]. PHP adalah singkatan dari Personal Home Page yang merupakan bahasa standar yang digunakan dalam dunia website. PHP adalah bahasa pemrograman yang berbentuk script yang diletakkan di dalam web server. PHP dapat diartikan sebagai Hypertext Preprocessor. Ini merupakan bahasa yang hanya dapat berjalan pada server yang hasilnya dapat ditampilkan pada client. Interpreter PHP dalam mengeksekusi kode PHP pada sisi server disebut serverside, berbeda dengan mesin maya Java yang mengeksekusi program pada sisi client (client-server) [5]. MySQL adalah suatu perangkat lunak database relasi (Relational Database Management System atau DBMS), seperti halnya ORACLE, POSTGRESQL, MS.SQL, dan sebagainya. SQL merupakan singkatan dari Structure Query Language, didefinisikan sebagai suatu sintaks perintah-perintah tertentu atau bahasa program yang digunakan untuk mengelola suatu database. Jadi MySQL adalah software-nya dan SQL adalah bahasa perintahnya [5].
2
3.
Metode dan Perancangan Sistem
Penelitian yang dilakukan terbagi dalam 4 tahap, yaitu: (1) Analisis Kebutuhan dan Pengumpulan Data, (2) Perancangan Sistem meliputi Perancangan Proses (UML), (3) Implementasi Sistem dan (4) Pengujian Sistem dan Analisis Hasil Pengujian. Analisis Kebutuhan, dan Pengumpulan Data Perancangan Sistem meliputi Perancangan Proses (UML) Implementasi Sistem Pengujian Sistem dan Analisis Hasil Pengujian Gambar 1. Tahapan Penelitian
Tahapan penelitian pada Gambar 1, dijelaskan sebagai berikut: Tahap pertama: mengidentifikasi masalah dan pengumpulan data, pada tahap ini dilakukan analisis mengenai masalah yang terjadi pada GKJ Mergangsan yaitu permasalahan pada pendataan jemaat gereja yang belum memiliki sistem informasi, data yang diolah masih dalam bentuk berkas yang bisa hilang dan pudar karena tidak memiliki backup. Tahap kedua: merancang proses di dalam sistem meliputi perancangan alur dengan menggunakan UML, serta rancangan antarmuka yang digunakan oleh user. Perancangan antarmuka menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman yang bersifat object oriented dan MySQL server sebagai media penyimpanan. Tahap ketiga: mengimplementasikan hasil perancangan sistem, membangun sistem berdasarkan proses yang telah didefinisikan pada tahap perancangan, yaitu membangun aplikasi/program dalam bentuk aplikasi web. Tahap keempat: adalah melakukan pengujian sistem dan kemudian melakukan analisis terhadap hasil pengujian tersebut. Pengujian yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui apakah sistem telah memenuhi kebutuhan yang dianalisis pada tahap pertama, yaitu pengujian usability testing untuk mengetahui bahwa semua fungsi dan fitur pada sistem bekerja dengan tepat dan memnuhi kebutuhan pengguna[6]. Perancangan proses pada Sistem Informasi yang dibangun menggunakan diagram UML, yaitu Use-Case Diagram, Activity Diagram dan Class Diagram.
3
View data Jemaat
Cetak data warga
input data
Admin
Akses Web
update data
delete data Cetak Data Statistik Greja
View data
Majelis
Data mentah
Search data
Gambar 2. Use Case Diagram Sistem
Use Case Diagram Sistem pada Gambar 2 terdapat 3 aktor dalam sebuah sistem yang dirancang yaitu admin, jemaat dan majelis wilayah. Admin berperan dalam mengakses sistem web dimana admin akan melakukan pengisian data (input, update, delete). Sedangkan majelis wilayah mengkoordinir data di wilayahnya masing-masing kemudian memastikan data tersebut valid dan menyerahkannya kepada admin untuk diproses. Jemaat meminta data kepada admin berupa cetakan data warga (surat baptis, sidhi, pernikahan).
4
Admin
Maj elis
J emaat
Pengumpulan Formulir start
Formulir
Kelola data warga
Tidak valid
Valid
Input data
update data delete data
View data warga
Cetak data warga
Finish
Gambar 3. Activity Diagram Kelola Data Warga Sistem Activity Diagram Kelola Data Warga pada Gambar 3 menjelaskan bahwa admin akan mengakses web (input, update, delete) ketika data yang diserahkan majelis dalam bentuk formulir sudah dipastikan valid, jika data belum valid maka majelis wilayah akan mengumpulkan data lagi. Setelah data dimasukkan oleh admin, kemudian admin akan mencetak data warga sebagai keluaran akhir yang dapat dilihat oleh jemaat.
5
Gambar 4. Class Diagram Sistem Sistem Class Diagram pada Gambar 4 merupakan struktur data pada sistem
database GKJ Mergangsan. Terdapat 3 class yaitu akses data web, formulir, cetak data statistik dan cetak data warga. Pada class data web dimana berisi data warga yang sudah masuk dalam sistem, pada class formulir berisi data warga yang masih bersifat hardcopy, pada kelas cetak data warga berisi data yang digunakan untuk cetak data warga, pada data statistik berisi data rekapitulasi data warga.
6
4.
Pembahasan
Hasil implementasi sistem berdasarkan perancangan yang telah dibuat, dijelaskan sebagai berikut.
Gambar 5. Halaman Login
Gambar 5 merupakan halaman antarmuka untuk masuk ke dalam sistem. Admin memasukkan username dan password untuk melanjutkan ke halaman berikutnya. Kode Program 1 Perintah untuk login ke dalam web 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
prepare("SELECT * FROM user WHERE user=:qSuAeP7XuDajjSZjANDpassword=:Ktfv3J6aEvmyW3mB"); 8. $result->bindParam(':qSuAeP7XuDajjSZj', $username); 9. $result->bindParam(':Ktfv3J6aEvmyW3mB', $password); 10. $result->execute(); 11. $rows = $result->fetch(PDO::FETCH_NUM);
Kode Program 1 menjelaskan bagaimana meng-import koneksi database dengan perintah require “conn.php”; lalu mengambil dan mencocokkan username dan password dari form login ke database, dapat dilihat pada baris ke-5 dan baris ke-6.
7
Gambar 6. Form Kelola Data Keluarga
Pada Gambar 6 terdapat 4 (empat) menu pada sistem GKJ Mergangsan yaitu : Form kelola data keluarga, Athestasi, Laporan, Pengaturan dan User. Pada menu Kelola berisi fungsi untuk mengolah data warga. Menu Athestasi berfungsi untuk mengetahui riwayat Athestasi warga; Menu Laporan berisi laporan rekapitulasi warga dalam bentuk angka; Menu Pengaturan berisi pengaturan batasan-batasan input-an seperti pendidikan, status dalam gereja, wilayah, dan range gaji. Sedangkan menu User berisi pengaturan pengelolaan admin berupa pergantian username dan password. Pada menu Kelola, sebelum user memasukkan data warga, user terlebih dahulu memasukkan data per keluarga (kepala keluarga) pada button “tambah keluarga” supaya memudahkan pengelompokan dan penghitungan warga, kemudian baru menambahkan anggota keluarga dapat dilihat pada Gambar 7.
8
Gambar 7. Form Tambah Keluarga Kode Program 2 Perintah untuk Menambah Data Keluarga 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
$perintah = "INSERT INTO keluarga (nama, kelompok, alamat, anggota, datein, telpon) VALUES ('$nama','$kelompok', '$alamat', 0, now()'$telpon')"; $db->exec($perintah); header("location:../admin/?module=kelola"); } catch(Exception $e) { echo 'Gagal'; }
Kode Program 2 menjelaskan bagaimana perintah untuk menambah keluarga pada Form Kelola yaitu meng-import koneksi database require(‘../classes/conn.php’), lalu mengeksekusi query MySQL untuk menambah data dari input user dengan perintah $perintah = “INSERT INTO keluarga (nama, kelompok, alamat, anggota, datein, telpon).
9
Gambar 8. Form Pengisisan Data Warga
Pada Gambar 8 terdapat form pengisian data warga. Setelah data keluarga terisi selanjutnya mengisi data anggota keluarga. User juga dapat melakukan pencarian berdasarkan keluarga atau berdasarkan anggota keluarga terlihat pada Gambar 9.
Gambar 9. Form Kelola Data Jemaat
Pada menu Kelola ditampilkan data jemaat, dimana user bisa melihat seluruh data warga yang telah dimasukkan dan terdapat fungsi edit, hapus, pindah dan meninggal pada kolom sebelah kanan untuk menambahkan keterangan. Mutasi masuk 10
merupakan button untuk menambahkan warga yang pindah ke dalam gereja. Kemudian mengisi data kewargaan, dimana user juga dapat mencetak data warga. Kode Program 3 Perintah untuk Cari 1. 2. 3. 4. 5.
require('../classes/conn.php'); if (isset($_GET['anggota'])) { $idkel = $_GET['anggota']; $result = $db->prepare(" SELECT *FROM anggota WHERE id_keluarga = $idkel ORDER BY nama asc")
Meng-import koneksi database (conn.php), lalu mengeksekusi query untuk mencari row data berdasarkan id . Sehingga setiap data yang akan dicari akan selalu dicocokkan berdasarkan id dapat dilihat pada perintah SELECT * FROM anggota WHERE id_keluarga = &idkel ORDER BY nama asc
Gambar 10. Form Riwayat Athestasi
Pada Menu Athestasi menampilkan riwayat Athestasi warga. User dapat melihat tanggal waktu dan alasan warga yang keluar masuk dalam gereja.
11
Gambar 11. Form Rekapitulasi Dalam Angka (Laporan)
Pada menu Laporan berisi data dalam bentuk angka berupa Baptis, Sidhi, Pernikahan, Jenis Kelamin, Pendapatan dan Pendidikan.
Gambar 12. Tampilan User
Menu User merupakan pengelolaan data admin, user dapat meng-edit username dan password dan melihat riwayat login.
12
Gambar 13. Menu Pengaturan
Pada Menu Pengaturan berisi pengaturan wilayah, posisi dalam gereja, status dalam keluarga, pekerjaaan, pendidikan dan gaji. Usability Testing dilakukan untuk mengetahui apakah sistem telah memenuhi kebutuhan pengguna, mempermudah kinerja pengguna dan mudah digunakan oleh pengguna. Untuk mengetahui hasil usability testing bagi sistem ini, digunakan kuesioner sejumlah 19 pertanyaan yang dibagi dalam kategori pertanyaan sebagai berikut: 8 soal untuk kategori Kegunaan Sistem/System Usability (SYSUSE), 6 soal untuk kategori Kualitas Informasi/Information Quality (INFOQUAL) dan 5 soal untuk kategori Kualitas Antarmuka/Interface Quality (INTERQUAL). Jawaban dari kuesioner bagi sistem ini merupakan nilai persetujuan yang diperkirakan dari angka 1 sampai 7 untuk setiap pertanyaan. Nilai dari angka 1 adalah sangat tidak setuju, angka 2 tidak setuju, angka 3 agak tidak setuju, angka 4 cukup, angka 5 agak setuju, angka 6 setuju dan angka 7 sangat setuju [6]. Daftar pertanyaan pada kuesioner yang digunakan ditampilkan pada Tabel 1. Tabel 1 Daftar Pertanyaan Usability Testing [6]
No
Pertanyaan Kegunaan Sistem/System Usability (SYSUSE)
1 Secara keseluruhan, saya puas dengan betapa mudahnya menggunakan sistem ini (Overall, I am satisfied with how easy it is to use this system) 2 Penggunaan sistem ini sangat sederhana (It was simple to use this system) 3 Admin dan Majelis: Saya secara efektif dapat menyelesaikan pekerjaan dengan menggunakan sistem ini.
13
(I can effectively complete my work using this system ) 4 Admin dan Majelis: Saya dapat menyelesaikan pekerjaan dengan cepat menggunakan sistem ini Jemaat :Saya dapat dengan mudah menerima informasi dengan cepat menggunakan sistem ini
(I am able to complete my work quickly using this system) 5
Admin: Saya dapat secara efisien menyelesaikan pekerjaan saya menggunakan sistem ini. Jemaat : Saya dapat mendapatkan data secara cepat dengan sistem ini
(I am able to efficiently complete my work using this system ) 6 Saya merasa nyaman menggunakan sistem ini (I feel comfortable using this system) 7 Mudah untuk belajar menggunakan sistem ini (It was easy to learn to use this system) 8 Saya percaya, dengan cepat saya menjadi produktif menggunakan sistem ini (I believe I became productive quickly using this system) Kualitas Informasi/Information Quality (INFOQUAL) 9 Sistem ini memberikan pesan kesalahan yang dengan jelas memberitahu saya bagaimana untuk memperbaiki masalah
(The system gives error messages that clearly tell me how to fix problems) 10 Setiap kali saya membuat kesalahan dengan menggunakan sistem, saya memperbaikinya dengan mudah dan cepat
(Whenever I make a mistake using the system, I recover easily and quickly) 11 Informasi (seperti bantuan online, pesan di layar, dan dokumentasi lainnya) yang disediakan dengan sistem ini mudah dimengerti.
(The information (such as online help, on-screen messages, and other documentation) provided with this system is clear) 12 Sangat mudah untuk menemukan informasi yang saya butuhkan (It is easy to find the information I needed) 13 Informasi yang disediakan untuk sistem ini mudah dimengerti
14
(The information provided for the system is easy to understand) 14 Informasi yang disediakan, efektif dalam membantu saya menyelesaikan tugastugas dan skenario
(The information is effective in helping me complete the tasks and scenarios) Kualitas Antarmuka/Interface Quality (INTERQUAL) 15 Pengaturan informasi pada tampilan sistem jelas (The organization of information on the system screens is clear) 16 Antarmuka (tampilan) dari sistem ini nyaman dilihat (The interface of this system is pleasant) 17 Saya suka menggunakan antarmuka (tampilan) sistem ini (I like using the interface of this system) 18 Sistem ini memiliki semua fungsi dan kebutuhan yang saya harapkan (This system has all the functions and capabilities I expect it to have) 19 Secara keseluruhan, saya puas dengan sistem ini (Overall, I am satisfied with this system)
Kuesioner ditujukan kepada responden yaitu jemaat GKJ Mergangsan yang berjumlah 30 responden dengan rincian 5 Majelis Gereja, 21 Jemaat dan 4 pegawai admin gereja . Hasil kuesioner diolah menjadi hasil pengujian yang ditampilkan pada Gambar 14, Gambar 15 dan Gambar 16. Kualitas Informasi/Information Quality
Kegunaan Sistem /Usability sistem
7%
3%
5 27% 66%
17%
6
6 80%
7
Gambar 14. Persentasi Hasil Kuesioner Kategori Kegunaan Sistem
5
7
Gambar 15. Persentasi Hasil Kuesioner Ketegori Kualitas Informasi
15
Kualitas antarmuka/Interface Quality 7% 5
20% 73%
6 7
Gambar 16. Persentasi Hasil Kuesioner Kategori Kualitas Antarmuka
Berdasarkan hasil usability testing pada Tabel 1 disimpulkan bahwa, untuk kategori Kegunaan Sistem, 66% responen memberi nilai 7, yang berarti bahwa sistem cukup berguna. Untuk kategori Kualitas Informasi, 80% responen memberi nilai 7, sistem memberikan informasi yang sangat berkualitas. Untuk kategori Kualitas Antaramuka, 73% responden memberi nilai 7, yang berarti sistem memiliki desain antarmuka yang sangat jelas dan berkualitas. Secara keseluruhan berarti semua responden berpendapat bahwa sistem yang dibuat dapat memenuhi kebutuhan responden. 5.
Simpulan
Berdasarkan penelitian, pengujian dan analisis terhadap sistem, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: (1) Sebuah sistem informasi pada sebuah gereja dapat dirancang dengan menggunakan PHP (web-based); (2) Sistem informasi yang telah dirancang dapat dimanfaatkan untuk membantu proses pelayanan pendataan warga jemaat GKJ Mergangsan; (3) Sistem yang telah dibangun dapat menjadi media atau sarana penyampaian informasi kepada warga gereja. Saran untuk pengembangan selanjutnya adalah: Dapat membuat sistem informasi aset gereja sehingga pihak gereja lebih mudah mengorganisir data-data aset gereja.
16
6.
Daftar Pustaka
[1]
Djami, S.S., 2012. Perancangan dan Implementasi Media Informasi Gereja Berbasis Web (studi kasus: Gereja Kristen Sumba Waingapu ). Salatiga: Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana. Tambunan, G. D. 2013., Perancangan dan Implemetasi Sistem Informasi Manajemen Anggota Gereja Berbasis Web Menggunakan Teknologi berbasis HMVC (studi kasus: Gereja GKI Calvaria Angkasapura –Jayapura). Salatiga: Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana. Mailuhu, B., 2013. Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Gereja Berbasis Web Dengan Pemanfaatan Teknologi HTML 5 di Jemaat GPM Bethel Ambon. Salatiga: Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana. Ladjamudin, B. A., 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: GRAHA ILMU. Nugroho, B., 2004. PHP dan MySQL dengan Editor Dreamweaver. Yogyakarta: ANDI Offset. Lewis, J. R., 1995. IBM Computer Usability Satisfaction Questionnaires: Psychometric Evaluation and Instructions for Use. International Journal of Human‐Computer Interaction, 7(1), 57-78.
[2]
[3]
[4] [5] [6]
17
