PENERAPAN AUTOMATISASI PERKANTORAN

PENERAPAN AUTOMATISASI PERKANTORAN

1. Pengantar

Tiap kantor terdiri atas komponen teknik dan sosial. AP akan merubah peran dan bagaimana kedua komponen tersebut berinteraksi. Perubahan tersebut dapat berakibat baik atau buruk.

Komponen teknik terdiri atas input (kata, data, janji, gambar, dll) yang diolah melalui

proses/tugas

tertentu

(reproduksi,

pengarsipan,

distribusi,dll)

menggunakan teknologi tertentu (word processing, data processing, dll) untuk menghasilkan output sesuai yang diharapkan (dokumen, tebel, grafik, jadwal, dll)

Komponen sosial terdiri atas orang-orang yang menjalankan tugas-tugas tersebut yang diatur oleh struktur organisasi dan diskripsi tugas.

Apabila penerapan sistem perkantoran yang baru menggantikan sistem yang lama, maka kegiatan-kegiatan yang terkait harus tetap diperhatikan, dan secara berkala dilakukan pertemuan antara pemakai dan pemasok teknologi selama dalam tahap pre-implementation, implementation, dan post-implementation

Implementasi sistem perkantoran merupakan hal yang sangat detil, rumit, dan teknis. Sehingga harus dilakukan pendekatan secara hati-hati, dengan metode yang tepat, serta menggunakan daftar (checklist) yang detil. Tanpa adanya daftar yang detil, dapat berakibat gagalnya penerapan sistem perkantoran, bahkan terhadap seluruh kegiatan perkantoran

Implementasi memerlukan keahlian yang unik, perencanaan, pengalaman, ketekunan, dan fokus pada detil

2. Tujuan OA : a. Membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat Æ Efektif dan Efisien b. Membuat pemakai informasi lebih efektif dan “accountable” c. Meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi d. Perusahaan mampu berkompetisi lebih baik (competitive advantage)

[email protected] - © 2008

1

3. Pengguna OA : a. Executive Management; sebagai pembuat keputusan, memerlukan informasi yang tepat dan akurat pada saat dibutuhkan b. Middle and First-Line Management; Sebagai bagian EDP (Electronic Data Processing), menyediakan informasi bagi level diatas dan dibawahnya c. Professional and Technical Personnel; Menggunakan komputer untuk menggantikan peran pensil dan kertas, Menggunakan komputer untuk membuat gambar disain , atau menyusun presentasi, Menggunakan piranti komunikasi elektronik untuk berbagi informasi dengan pegawai lainnya d. Secretarial and Clerical personnel; Word processing, Electronic Mail, Calendars, Scheduling, Intelligent copier

4. Tahap-tahap penerapan AP : a. Tradisional; penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing b. Transisional; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer c. Transformasional; merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT)

5. Agar penerapan automatisasi perkantoran sukses : a. Mengenali kekuatan dan hal-hal yang mempengaruhinya b. Mengidentifikasi kunci pengambil keputusan c. Mengidentifikasi personil manajemen, profesional, dan sekretariat yang mempengaruhi pengambil keputusan

6. Metodologi pengembangan sistem perkantoran (OSDM) a. Project initiation – proyek permulaan Untuk mengetahui ukuran permasalahan atau kemungkinan yang potensial dan memutuskan apakah study lebih lanjut pantas dilakukan b. Initial survey -- peninjauan permulaan


2

Untuk menyusun rencana kerja , mempelajari fungsi-fungsi bisnis, organisasi, perencanaan, dan kebutuhan informasi untuk menjelaskan cakupan informasi, tujuan, hambatan, alternatif, dan solusi c. Feasibility study – study kelayakan Melakukan

evaluasi

secara

ekonomis,

pengembangan

operasional,

san

kemungkinan secara teknis dari berbagai alternatif solusi dan solusi yang direkomendasikan d. In-depth study – study pendalaman Secara detil mempelajari sistem yang sedang berjalan dan menentukan kebutuhan fungsional untuk perbaikan atau pembaharuan sistem e. Business system design – perancangan sistem bisnis Mengembangkan dan menyediakan solusi bisnis yang dapat memenuhi kebutuhan fungsional yang telah ditetapkan pada in-depth study f. Computer (technical) system design – perancangan sistem komputer atau teknik Menetapkan sistem perkantoran yang memenuhi kebutuhan, mengembangkan detil spesifikasi, kriteria pengujian, kebutuhan hardware / software / environmental, mengenali kebutuhan operasional dan pengembangan program g. Program design and programming – perancangan dan pembuatan program Proses perancangan, penulisan program, dan pengujian program h. Conversion – perubahan Merancang dan melakukan koordinasi rencana penerapan untuk melakukan perubahan dari sistem yang ada ke perbaikan atau pembaharuan sistem i.

User procedures and training – prosedur pemakai dan pelatihan Merancang formulir, menulis prosedur, dan memandu pelatihan untuk menyiapkan lingkungan pemakai untuk instalasi dan pelaksanaan

j. Implementation – penerapan Membantu dalam proses instalasi dan menguji penerimaan pemakai atas sistem yang baru, dokumentasi, prosedur, dan fasilitas k. Post-installation audit – pemeriksaan keuangan setelah instalasi Mengevaluasi sistem operasional berlawanan dengan tujuan, kepuasan pemakai, dan perkiraan biaya serta keuntungan


3

7. Spesifikasi dan Standar

Agar sistem automatisasi perkantoran dapat terintegrasi dan berjalan sesuai dengan rencana, maka diperlukan standar atas peralatan dan perangkat lunak yang dipakai

Cara yang sering digunakan untuk mengatasi ketidak-standaran adalah dengan mengembangkan “customized software” pada sistem yang khusus. Namun dalam jangka panjang harus ada standar pada protokol komunikasi, format informasi, dokumentasi, pelatihan, pengembangan software, fasilitas dan keamanan

8. Tinjauan pemakai

Pemakai harus berpartisipasi secara penuh dalam mendefinisikan permasalahan yang dihadapi, dalam merencanakan dan menerapkan sistem, dan selama tahap operasional

Kegagalan penerapan sistem perkantoran sering diakibatkan oleh dukungan yang minim dari pemakai, atau bahkan dilakukan sabotase

Agar penerapan sistem perkantoran sukses maka : Aplikasi harus didefinisikan secara jelas, Melakukan analisis kebutuhan dengan tepat, Merencanakan penerapan program dengan baik, Melibatkan pemakai, dan adanya Komitmen dan persetujuan dari manajer

9. Pemilihan dan dukungan pemasok

Pada saat ini, karena perkembangan teknologi berubah dengan cepat, maka dianjurkan untuk tidak hanya menggunakan satu pemasok pada berbagai produk dan jasa. Namun tetap mempertimbangkan faktor dukungan, pengawasan, dan skala ekonomis

Problem yang sering muncul adalah produk, layanan, dan dukungan dari pemasok akan berbeda setiap waktu. Pemasok yang dipilih tahun ini, mungkin tidak bagus lagi untuk tahun depan.

Apabila usia pemakaian produk lama (misalnya 5 tahun), maka diperlukan pemasok yang “establish” setidaknya untuk 5 tahun kedepan

10. Pendidikan dan Pelatihan

Pendidikan dan latihan diperlukan agar pemakai dapat mengajukan pertanyaanpertanyaan, memunculkan masalah yang dihadapi, serta memperoleh pemahaman yang benar tentang penerapan sistem perkantoran


4

Dengan demikian dapat dihindarkan adanya masalah-masalah yang muncuk dikemudian hari, menarik perhatian pemakai, serta menghilangkan rasa takut dari pemakai

Diklat yang dianjurkan adalah dengan :

Mengadakan diklat hanya untuk mengenalkan pada pemakaikan fasilitas dasar dari alat-alat yang ada

Kemudian

beberapa

bulan

berikutnya

diadakan

diklat

lanjutan

untuk

memperdalam fasilitas-fasilitas yang lebih lengkap dari sistem

Pada bulan berikutnya diadakan review atas hasil pelatihan, apakah masih diperlukan pelatihan tambahan. Pelatihan tambahan misalnya dengan mengikuti seminar, atau dari sumber-sumber bacaan lain

11. Pengujian data

Sebelum sistem yang baru atau aplikasi baru diterapkan, maka harus dilakukan pengujian oleh pemasok dengan melibatkan departemen sistem perkantoran (OSD). Hal ini untuk memastikan kehandalan sistem yang sesuai dengan kebutuhan pemakai.

Pengujian yang dilakukan meliputi : Tinjauan fungsi-fungsi sistem, Persiapan instalasi, Dokumentasi sistem, Materi pelatihan, Prosedur operasi (SOP), Dan pengujian kehandalan sistem,

Dengan adanya pengujian ini, maka ketidaknyamanan pemakai dapat dihindari

Pada penerapan sistem yang baru, pemakai harus diberikan pelatihan tentang hardware dan software, prosedur operasi yang baru. Apabila pemakai sudah dapat menerima dan menjalankan sistem yang baru, maka sistem yang lama harus tetap disimpan sebagai cadangan

12. Dokumentasi

Dokumentasi diperlukan untuk :

Kesinambungan dan memberikan arah antara staf departemen sistem perkantoran dengan pemakai

Menyediakan ukuran / standar safety dan security


5

13. Penaksiran setelah implementasi

Evaluasi akhir diperlukan untuk mengetahui dampak penerapan sistem terhadap produktifitas pemakai

Hal-hal yang perlu dilakukan evaluasi adalah : 1. Efektifitas program pelatihan 2. Dukungan dan layanan dari pemasok 3. Dokumentasi 4. Aplikasi tambahan yang potensial 5. Efektifitas perencanaan strategis

14. Masalah keamanan data dan sistem

Office Automation Systems (OA systems) merupakan Automated Information Systems yang kecil dan berbasis mikroprosesor yang digunakan untuk keperluan typing, filing, calculating, mengirim dan menerima electronic mail, and serta pemrosesan data. OAS biasanya digunakan oleh manager, technical employees, and clerical employees untuk meningkatkan efisiensi dan produktifitas. Contoh dari OA systems adalah personal computers, word processors, dan file servers.

Ada 2 masalah utama keamanan dalam penerapan AP : 1. Most current Office Automation Systems do not provide the hardware/software controls necessary to protect information from anyone who gains physical access to the system. Therefore, the most effective security measures to be used with these systems are appropriate physical, personnel, and procedural controls. 2. All information stored on a volume of magnetic media (e.g., floppy disk, cassette tape, fixed disk) should be considered to have the same sensitivity level. This level should be at least as restrictive as the highest sensitivity level of any information contained on the volume of media. There are different security considerations for OA Systems with fixed media versus those with removablemedia-only.

Threats, Vulnerabilities, and Controls 1. Threat In computer security terminology is a person, thing, or event that can exploit a vulnerability of the system. Examples of threats include a maintenance man who wants information to sell, a wiretapper, or a business competitor. 2. A vulnerability is an area in which an attack, if made, is likely to be successful. Examples of vulnerabilities include lack of identification and authentication


6

schemes, lack of physical access controls, and lack of communications security controls. If a threat and a vulnerability coincide, then a penetrator can cause a violation of the system's security policy. For example, suppose that there is a maintenance person (the threat) who is secretly working for an unscrupulous contractor. In addition, there is a vulnerability in that lack of physical access controls allows maintenance personnel to work on the OA System without supervision. In this case, information may be corrupted, causing a disruption in the normal work routine. 3. A security control is a step that is taken in an attempt to reduce the probability of exploitation of a vulnerability. This control may take one of many forms: an operational procedure, a hardware/software security feature, the use of encryption, or several others.

There are many possible threats to the information being stored by an Office Automation System, as well as to the system itself. 1. The system may be stolen or destroyed. Information stored on the system may be compromised; that is, it may be exposed to a user or process that does not have proper authorization to see it. 2. Information may also be corrupted or destroyed altogether by a malicious user. 3. Another threat might be the interference with the system's ability to process information correctly.


7

15. Contoh organisasi perkantoran modern

16. Bentuk-bentuk organisasi perkantoran modern a. E-Office is an abbreviation for “electronic office”, referring to the ongoing process of eliminating paper and making all office transactions electronic. The electronic office was a term coined to cover the increasing use of computerbased Information Technology for office work, such as word processors, especially in the 1980s. It is now not so widely used since all modern offices are electronic offices. It might refer to: the introduction of individual computerized “office” applications, or to the interconnection of office computers using a LAN, or to the centralization of office functions via web-based applications. The introduction of e-office functions might be expected toimprove accuracy and efficiency in an organization and thereby improve its level of service to its customers (both internal and external), while theoretically lowering costs and drastically reducing the consumption of paper. However, at any given point in time, it is often found that the promised benefits of the current generation of eoffice systems have not quite been realized, that there are still many documents being printed out and circulated on paper, and that there are therefore bountiful [email protected] - © 2008

8

remaining opportunities for new vendors to propose yet more new systems which will finally realize the true e-office revolution. b. A mobile office is an office built within a truck, motorhome, trailer or purpose built shipping container. Most common are towable offices built on an axled iron frame for easy relocation. Mobile field offices are often found on construction sites, or at disaster scenes where a temporary office space is needed. Typically, mobile offices in North America feature a single phase split (240 volt centertapped) electric service that is connected to a nearby source of power, to run small window-unit air conditioners, and the like. There are many types of companies that sell, lease, rent new and used storage containers, portable buildings or modular buildings. Mobile office is also used for the workspace of salespeople or similar, working out of their company office. They are usually equipped with a portable computer and connect to the company servers and Intranet via mobile phones, WiFi or via fixed connections in cybercafes, hotels and airports. They like to use Personal Information Managers. Because they must carry their equipment, mobile office workers push for miniaturization of devices. c. The paperless office was a visionary or publicist's slogan, supposed to apply to the office of the future. The suggestion was that office automation would make paper redundant for routine tasks such as record-keeping and bookkeeping. It came to prominence in the days of the introduction of the personal computer. While the prediction of a PC on every desk was remarkably prescient (or, regarding it as marketing talk, very effective), the paperless nature of office work was less prophetic. Printers and photocopiers have made it much easier to produce documents in bulk, word-processing has deskilled secretarial work involved in writing those documents, and paper proliferates. Paperless office is also a metaphor for the touting of new technology in terms of 'modernity' rather than its actual suitability to purpose. An early prediction of the paperless office was made in a Business Week article in 1975. d. A virtual office is a service that is offered through serviced offices which allows clients to use a prestigious office address and professional reception service, without renting a physical office. This provides a cost effective alternative for small business owners that work at home or for travelling business people. Virtual offices provide professional and reliable handling and routing of [email protected] - © 2008

9

customers, phone calls, and mail for the client - in essence, ensuring the client's virtual presence. Virtual office clients usually have preferred access to the amenities of the serviced offices, such as fax machines, photocopiers, and meeting rooms, whenever the client visits the serviced office. Virtual offices are offered by most serviced office providers. A virtual office may also denote a computer network system that allows users to login in from any location (e.g. an airport) and access their e-mail, documents, and other stored files. In this sense, the 'office' is the place where the person logs into the computer network. A virtual office is a modern concept which integrates and facilitates daily office activities like documents management, accounts management, daily diary, telephone books, database management, client management, Web site Management etc.


10

PENERAPAN AUTOMATISASI PERKANTORAN

Recommend Documents