PELAKSANAAN ADMINISTRASI AKADEMIK Untuk menjamin kelancaran program-program di bidang akademis dan meningkatkan efektifitas serta efisiensi layanan terhadap sivitas akademika, maka aspek prosedur, pelaksanaan, dan unit pelayanan perlu ditata dalam suatu sistem. Dengan adanya sistem yang jelas, semua pihak yang terkait diharapkan dapat bekerja atau memanfaatkan keadaan yang ada sebaik mungkin. Pelaksana Layanan UM memiliki 2 (dua) biro pelaksana administrasi yaitu Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama (BAKPIK), serta Biro Umum dan Keuangan (BUK). Secara fungsional Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama, dipimpin oleh seorang Kepala Biro yang bertanggung jawab kepada Rektor. Sehari-hari pembinaan biro ini dilakukan oleh Wakil Rektor I dalam bidang akademik, Wakil Rektor II dalam bidang umum dan keuangan, Wakil Rektor III dalam bidang kemahasiswaan dan alumni, serta Wakil Rektor IV dalam bidang perencanaan, sistem informasi, komunikasi, dan kerjasama. Struktur organisasi Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama terdiri dari tiga bagian dan satu Kelompok Jabatan Fungsional: (1) Bagian Akademik melaksanakan administrasi akademik dan evaluasi, registrasi dan statistik, sarana akademik; (2) Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi bertugas melaksanakan administrasi perencanaan akademik dan fisik, pengumpulan dan pengelolaan data, serta layanan informasi; dan (3) Bagian Kemahasiswaan bertugas melaksanakan administrasi minat, penalaran dan informasi kemahasiswaan, serta layanan kesejahteraan mahasiswa; (4) Bagian Kerjasama dan Humas bertugas melaksanakan administrasi kerjasama dan humas, serta (5) Kelompok Jabatan Fungsional. Biro Umum dan Keuangan adalah unsur pelaksana administrasi umum dan keuangan, dipimpin oleh seorang Kepala Biro yang bertanggung jawab kepada Rektor. Pembinaan biro ini dilakukan oleh Wakil Rektor II. Struktur organisasi Biro Umum dan Keuangan terdiri dari 3 (tiga) bagian dan satu Kelompok Jabatan Fungsional, yaitu (1) Bagian Umum, Hukum, Tatalaksana, dan Barang Milik Negara bertugas menangani urusan tata usaha, rumah tangga, hukum, tatalaksana, dan urusan barang milik negara; (2) Bagian Kepegawaian bertugas melaksanakan urusan administrasi tenaga akademik dan tenaga administratif; dan (3) Bagian Keuangan bertugas melaksanakan administrasi urusan pembiayaan, perbendaharaan, akuntansi, dan pelaporan keuangan; serta (4) Kelompok Jabatan Fungsional. Proses Registrasi Mahasiswa Baru Program Sarjana (S1) dan Program Diploma (D) Setelah dinyatakan lulus seleksi dan diterima sebagai calon mahasiswa, setiap masukan atau calon mahasiswa UM harus melakukan proses registrasi. Registrasi adalah proses untuk memperoleh status terdaftar sebagai mahasiswa UM dengan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan dan untuk memperoleh hak izin mengikuti perkuliahan program studi yang diinginkan. Sebelum mengikuti perkuliahan, mahasiswa baru diwajibkan mengikuti orientasi kegiatan Pengenalan Kehidupan Perguruan Tinggi (PKPT). 36
Pelaksanaan Administrasi Akademik 37
Proses Registrasi Administrasi Proses Registrasi Mahasiswa Sarjana dan Diploma Mahasiswa baru program Sarjana dan program Diploma terdiri dari masukan SLTA, non SLTA, dan pindahan. Masukan SLTA merupakan mayoritas mahasiswa baru dari peserta Seleksi Nasional Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN) jalur undangan; Seleksi Bersama Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SBMPTN) jalur ujian tulis/keterampilan; Seleksi Mandiri jalur Prestasi Akademik dan Nonakademik; Seleksi Mandiri jalur ujian tulis/keterampilan (SMPDS dan SPAJ) yang telah dinyatakan lulus seleksi administrasi dan akademik, serta diterima sebagai calon mahasiswa baru UM. Untuk memperoleh status terdaftar sebagai mahasiswa UM peserta yang diterima harus melakukan registrasi administrasi dan akademik dengan mengikuti alur yang telah ditentukan. Proses registrasi calon mahasiswa baru program Sarjana dan Diploma yang dinyatakan diterima dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut (1) mengisi biodata secara online melalui http://registrasi.um.ac.id dan meng-upload Surat Keterangan Penghasilan Orang Tua/Daftar Gaji; Kartu Keluarga (KK); dan Bukti Pembayaran PBB; (2) melakukan pembayaran biaya pendidikan (UKT) di bank BRI, BTN, BNI, Mandiri secara online; (3) melakukan registrasi administrasi di kampus UM dengan menyerahkan berkas sebagai berikut (a) kartu tanda peserta Seleksi; (b) bukti pembayaran dari Bank; (c) fotokopi ijazah dan SKHUN yang telah dilegalisir; (d) fotokopi raport yang telah dilegalisir dan menunjukkan raport asli; (e) fotokopi akta kelahiran/akta kenal lahir; (f) fotokopi kartu susunan keluarga; (g) surat hasil pemeriksaan kesehatan dari Puskesmas/dokter pemerintah yang menyatakan calon tidak buta warna bagi program studi tertentu; (h) print out biodata online mahasiswa baru UM; dan (i) surat pernyataan mahasiswa UM; serta (4) mengambil jas almamater dan berfoto untuk Kartu Mahasiswa. Untuk calon mahasiswa penerima beasiswa bidik misi, harus melampirkan (a) Kartu Keluarga Miskin (Gakin) atau Surat Keterangan Tidak Mampu dari Kepala Desa/Lurah; (b) rekening lisrik, (c) rekening telepon, (d) bukti pembayaran PBB, serta (e) bersedia diverifikasi di rumah masing-masing sebagai peserta jalur bidik misi. Sedangkan proses untuk pelaksanaan registrasi administrasi mahasiswa lama, terlebih dulu harus melakukan pembayaran biaya pendidikan/UKT melalui bank BNI, BRI, BTN, dan Mandiri secara online di seluruh Indonesia untuk setiap awal semester sesuai jadwal yang telah ditentukan. Mahasiswa bisa memilih bank yang akan digunakan untuk pembayaran biaya pendidikan dan dapat menggunakan fasislitas pembayaran melalui kasir atau ATM. Setelah melakukan pembayaran, mahasiswa dapat melakukan registrasi akademik, yaitu mengisi KRS online melalui internet di http://siakad.um.ac.id sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan mencetak KRS. Mahasiswa dapat menggunakan fasilitas hotspot di jurusan masing-masing, teras Subag RS, teras Subag AE, dan teras gedung Pusat TIK. Mahasiswa yang tidak melakukan proses registrasi, baik administrasi maupun akademik dianggap cuti kuliah dan harus mengurus proses cuti kuliah. Pengisian KRS online dapat dilakukan pada hari Sabtu-Minggu-Senin-Selasa-Rabu dan petugas mencetak Daftar Hadir Kuliah (DHK) pada hari kamis, kemudian mengedarkan ke kotak dosen pada hari Jumat. Dengan demikian kuliah hari pertama sudah dilengkapi dengan DHK.
38 KATALOG UNIVERSITAS NEGERI MALANG EDISI 2014
Proses Registrasi Mahasiswa Pascasarjana Penerimaan dan Registrasi Mahasiswa Baru Setiap calon mahasiswa Pascasarjana harus memenuhi persyaratan akademik dan administrasi. Persyaratan akademik bagi calon mahasiswa program Magister adalah memiliki gelar kesarjanaan pendidikan atau nonkependidikan dan sebidang dengan program studi yang diinginkan, Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) Sarjana yang minimum sama atau setaraf dengan 2,50. Sedangkan persyaratan akademik bagi calon mahasiswa program Doktor adalah lulusan program Magister/Master program studi yang sama atau sebidang dengan program Doktor yang diinginkan, dan IPK Magister minimum sama atau setaraf dengan 3,00, lulusan program Magister/Master tidak sebidang dengan persetujuan dari Ketua Program Studi Pascasarjana dan memenuhi persyaratan tersendiri yang diatur oleh Direktur Pascasarjana, lulusan program Sarjana sebidang/tidak sebidang dan memenuhi persyaratan lain yang diatur dalam peraturan tersendiri. Persyaratan administrasi calon mahasiswa baru program S2 atau S3 harus mengisi biodata pandaftaran online pada laman http://seleksi.um.ac.id. Setelah mengisi biodata dan mencetak biodata pendaftaran harus dilampiri dokumen sebagai berikut: (1) fotokopi Ijasah S1/S2 dan transkrip yang dilegalisir; (2) fotokopi bukti-bukti karya tulis/ilmiah yang pernah diikuti 3 tahun terakhir; (3) surat pernyataan kesanggupan membayar biaya pendidikan dari pelamar atau sponsor; (4) surat rujukan dua orang yang mengenai kemampuan akademik dan kepribadian pelamar, untuk calon mahasiswa S3 rekomendasi diberikan oleh pembimbing langsung saat melaksanakan studi S2; (5) surat keterangan kesehatan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan mampu mengikuti pendidikan; (6) ide penelitian yang akan dilakukan sebanyak 5-7 halaman kwarto untuk pelamar S2 dan 7-10 halaman kwarto untuk pelamar S3; (7) dua lembar pas foto ukuran 3 x 4 cm; (8) foto copy sertifikat TOEFL atau yang setara; (9) membayar biaya pendaftaran; dan (10) kartu peserta pendaftaran camaba UM secara online. Pendaftar yang mengusulkan Beasiswa Program Pascasarjana Dalam Negeri (BPP-DN) Ditjen Dikti, harus melampirkan: (a) Surat keterangan angka kredit/jabatan fungsinal akademik dosen yang dicapai dari Menteri Pendidikan Nasional/Menteri Agama, (b) SK pengangkatan terakhir (bagi dosen PNS atau SK pengangkatan sebagai dosen tetap yayasan (bagi dosen swasta). Khusus dosen berstatus non PNS dilengkapi surat pernyataan status dosen tetap yayasan dan bukan guru/tenaga administrasi, (c) Surat rekomendasi untuk memperoleh BPP-DN dari Rektor/Direktur/Ketua Perguruan Tinggi tempat bertugas dan Kopertis untuk pendaftar dari PTS; (d) Melakukan pendaftaran online pada laman http://beasiswa.dikti.go.id/dn; (e) Bukti pendaftaran online beasiswa BPP-DN, dan (f) Memenuhi ketentuan yang telah dipersyaratkan oleh Ditjen Dikti Kemdikbud. Berkas kelengkapan pendaftaran calon mahasiswa disampaikan kepada Direktur Pascasarjana UM, Jl. Semarang 5, Malang 65145. Jika calon mahasiswa telah memenuhi persyaratan yang ditentukan, maka proses seleksi akademik (ujian tulis) akan dilakukan oleh tim penerimaan mahasiswa baru Pascasarjana. Berdasarkan data-data yang ada tentang calon mahasiswa, tim ini akan melakukan seleksi calon mahasiswa yang terdaftar berdasarkan pertimbangan akademis dan kriteria yang ditentukan. Hasil seleksi akademis ini akan diumumkan secara terbuka di Pascasarjana dan akan disampaikan kepada yang bersangkutan melalui surat panggilan dengan tembusan kepada Rektor
Pelaksanaan Administrasi Akademik 39
perguruan tinggi asal atau atasan langsung dari calon mahasiswa yang diterima. Surat panggilan ini dilampiri dengan surat pernyataan kepastian mengikuti program dan surat penugasan dari Rektor/atasan langsung yang harus dikembalikan pada waktu yang telah ditentukan. Mahasiswa yang telah pasti mengikuti program Pascasarjana diwajibkan melaksanakan registrasi administrasi di Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan mengikuti prosedur berikut: (1) calon mahasiswa baru harus datang ke UM pada waktu yang ditentukan dalam surat panggilan dan melaporkan kedatangannya ke Pascasarjana dengan menunjukkan surat panggilan dan menandatangani presensi; (2) mengikuti kegiatan OPS dengan menerima penjelasan dan berkas registrasi administrasi yang harus diisi dari Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru; (3) membayar SPP dan Biaya Penyelenggaraan Pendidikan (BPP) secara online di Bank mitra yang ditunjuk (BNI/BRI/BTN/Mandiri) bagi calon mahasiswa yang diterima dengan biaya sendiri/non BBPDN maupun BPP-DN; (4) menyerahkan kembali berkas registrasi administrasi yang sudah lengkap; dan (5) menerima Kartu Tanda Registrasi (KTR) Mahasiswa Baru yang sudah berisi nomor registrasi dan KPS. Registrasi Mahasiswa Lama Pada setiap awal semester mahasiswa Pascasarjana UM yang belum lulus dan masih melanjutkan kuliah lagi, wajib melaksanakan registrasi administrasi di Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan mengikuti prosedur berikut: (1) mahasiswa membayar SPP dan Biaya Penyelenggaraan Pendidikan (BPP) secara online di Bank mitra yang ditunjuk; (2) melakukan registrasi administrasi di Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan menunjukkan SKCK bagi yang baru selesai cuti kuliah, (4) melakukan pengisian KRS online di website: http://siakad.um.ac.id sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, (5) mahasiswa yang tidak melakukan registrasi tidak boleh mengikuti kegiatan perkuliahan dan diharuskan mengurus cuti kuliah. Proses Registrasi Akademik Setelah mahasiswa baru/lama menyelesaikan proses registrasi administrasi, mereka telah terdaftar sebagai mahasiswa UM dan bisa melakukan registrasi akademik. Registrasi akademik di Pascasarjana meliputi kegiatan konsultasi rencana studi, pendaftaran matakuliah, pengisian dan pengesahan KRS, dan pengumuman hasil pemrosesan KRS. Proses registrasi akademik adalah sebagai berikut: (1) mahasiswa mencetak hasil pengisian KRS online, bagi mahasiswa akhir program blangko ini disertai laporan kemajuan penulisan tesis/disertasi; (2) mahasiswa mempelajari jadwal perkuliahan yang telah tersedia; (3) mahasiswa konsultasi pengambilan matakuliah dengan dosen penasihat akademik dan konsultasi penulisan tesis/disertasi dengan dosen pembimbing; (4) mahasiswa melakukan pendaftaran matakuliah dan mengisi KRS online; (5) mahasiswa konsultasi isian KRS dengan dosen Penasihat Akademik dan minta pengesahan ke ketua program studi masing-masing; dan (6) mahasiswa menyerahkan KRS yang telah diisi dan disahkan ke Sub Bagian TU Pascasarjana UM sesuai jadwal yang telah ditentukan.
40 KATALOG UNIVERSITAS NEGERI MALANG EDISI 2014
Proses Kepindahan Mahasiswa dari Dalam UM Mahasiswa dalam lingkungan UM dapat mengajukan pindah ke program pendidikan yang lebih rendah atau pindah program studi pada jenjang yang sama dalam satu fakultas/pascasarjana atau di luar fakultasnya. Dalam proses pindah ini ada beberapa ketentuan atau persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu telah mengikuti secara terus-menerus pada program asal sekurang-kurangnya selama empat semester, tersedianya tempat, sarana, dan prasarana pendidikan pada program studi yang dituju, serta kemungkinan penyelesaian studi sesuai dengan waktu yang diperlukan, di samping lulus seleksi akademis yang diselenggarakan oleh program studi yang dituju. Dalam prosedur pengajuan pindah tersebut, mahasiswa diwajibkan mengajukan pindah secara tertulis dengan alasan yang kuat, ditujukan kepada Dekan fakultas yang dituju dengan tembusan kepada Rektor dan Ketua jurusan/program studi yang dituju disertai lampiran fotokopi KHS tiap semester dan keterangan IPK yang disahkan oleh Kepala Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama, dan surat keterangan ijin sementara pindah dari Dekan/Direktur Pascasarjana dan Ketua jurusan/program studi asal, di samping surat persetujuan pindah program studi dari atasan langsung bagi yang bekerja atau sponsor bagi yang dibiayai sponsor. Setelah dinyatakan diterima, selanjutnya Dekan fakultas penerima membuatkan Surat Keterangan Persetujuan Diterima (SKPD) yang ditujukan kepada mahasiswa yang bersangkutan dengan tembusan kepada Rektor, Dekan dan/atau Ketua jurusan/program studi asalnya, Kepala Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama, Kepala Sub Bagian Registrasi dan Statistik, dan dosen PA asal mahasiswa yang bersangkutan, serta orang tua/wali yang bersangkutan. Selanjutnya, setelah mahasiswa penerima SKPD tersebut harus segera menyelesaikan proses administrasinya ke Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan membawa SKPD asli, dan kartu mahasiswa serta keterangan lain yang diperlukan. Perlu diperhatikan bahwa batas akhir pengajuan permohonan pindah adalah satu minggu sebelum masa konsultasi penyusunan rencana studi menurut ketentuan kalender akademik, dan bila melampaui batas akhir tersebut, permohonan pindah tidak dapat diproses lebih lanjut. Proses Kepindahan Mahasiswa dari Luar UM Mahasiswa dari luar UM dapat mengajukan pindah ke UM dan dapat dipertimbangkan setelah memenuhi ketentuan dan persyaratan berupa: telah mengikuti secara terus menerus pada program asal sekurang-kurangnya selama empat semester, mahasiswa program Sarjana telah mengumpulkan minimal 60 sks dan maksimal 100 sks dengan IPK minimal 2,75, tersedianya tempat, sarana, dan prasarana pendidikan di program studi yang dituju, alih kredit yang memungkinkan penyelesaian studi, dan telah lulus seleksi akademik yang diadakan oleh program studi yang dituju. Dalam prosedur pengajuan pindah tersebut, mahasiswa diwajibkan mengajukan pindah secara tertulis dengan alasan kepindahan yang kuat yang ditujukan kepada Rektor UM dengan tembusan Dekan fakultas dan Ketua Jurusan/Program Studi yang dituju disertai lampiran-lampiran. Lampiranlampiran yang dimaksud adalah KHS per semester dan keterangan IPK yang disahkan oleh perguruan tinggi asal; surat keterangan pindah sementara dari perguruan tinggi asal; surat persetujuan orang tua/wali bagi mahasiswa yang menjadi tanggungannya; surat rekomendasi dari fakultas
Pelaksanaan Administrasi Akademik 41
asal yang menyatakan bahwa yang bersangkutan adalah mahasiswa yang berkelakuan baik dan tidak pernah melanggar tata tertib, di samping tidak dalam keadaan kehilangan hak studinya yang disebabkan tidak memenuhi ketentuan akademik dari perguruan tinggi asalnya (drop out); surat keputusan pindah dari orang tua/suami/istri bagi mahasiswa yang mengajukan permohonan pindah karena dipindahkannya tempat bekerja orang tua/suami/istri oleh unit kerjanya, di samping surat ijin belajar dari atasan yang berwenang bagi mahasiswa yang sudah bekerja. Setelah mahasiswa tersebut dinyatakan diterima, selanjutnya oleh Rektor UM u.p. Kepala Biro AKPIK dibuatkan Surat Keterangan Tanda Diterima (SKTD) yang ditujukan kepada mahasiswa yang bersangkutan dengan tembusan kepada Rektor perguruan tinggi asal, Dekan Fakultas dan Ketua Jurusan yang dituju, juga Kepala Sub Bagian Registrasi dan Statistik UM. Perlu diperhatikan bahwa batas akhir pengajuan permohonan pindah tersebut adalah dua minggu menjelang masa registrasi administrasi masukan non SLTA menurut ketentuan kalender akademik, dan tidak dapat dipertimbangkan apabila melampaui batas waktu tersebut, serta harus membayar biaya pendaftaran sebesar harga formulir pendaftaran SNMPTN. Selanjutnya setelah menerima SKTD tersebut, mahasiswa yang bersangkutan harus segera melakukan registrasi administrasi di Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan membawa persyaratan memenuhi ketentuan dan kegiatan sebagaimana proses registrasi mahasiswa baru masukan non SLTA dan pindahan. Mutasi Keluar dari UM Mahasiswa UM dapat mengajukan pindah atau keluar dari UM. Untuk keperluan ini mahasiswa yang berkepentingan harus mengajukan surat permohonan pindah atau keluar dari UM ditujukan kepada Rektor dengan disertai alasan kepindahannya. Surat ini harus dilampiri fotokopi Kartu Hasil Studi (KHS) selama kuliah dan surat keterangan diterima di perguruan tinggi yang dituju. Setelah surat ini sampai ke Sub Bagian Akademik dan Evaluasi, mahasiswa tersebut dapat meminta Kartu Proses Penjejakan (KPP) sebanyak tiga lembar untuk diisi. Kartu Proses Penjejakan ini kemudian dikembalikan ke Sub Bagian Akademik dan Evalusi dengan dilampiri: kartu mahasiswa terakhir, kuitansi lunas SPP semester terakhir dan surat keterangan bebas pinjam dari perpustakaan. Selanjutnya mahasiswa yang bersangkutan akan memperoleh surat keterangan pindah/keluar dari UM lengkap dengan lampiran daftar nilai atau transkrip selama mahasiswa tersebut mengikuti kuliah di UM. Mahasiswa yang pindah atau keluar tidak bisa diterima kembali di UM. Proses Perizinan Cuti Kuliah Setelah mengikuti kuliah sekurang-kurangnya satu semester mahasiswa dapat mengambil cuti kuliah atau menunda segala kegiatan registrasi dan perkuliahan dalam jangka waktu semester tertentu. Untuk memperoleh izin cuti kuliah mahasiswa yang berkepentingan harus mengajukan surat permohonan cuti kuliah yang ditujukan kepada Rektor melalui Kepala Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama dengan menyebutkan alasan yang kuat. Untuk setiap alasan yang disebutkan, baik karena kesulitan ekonomi, sakit maupun alasan lain, mahasiswa harus melampirkan surat keterangan yang relevan dari petugas yang berwenang. Setelah surat permohonan ini disetujui, mahasiswa yang berkepentingan dapat meminta Kartu Proses
42 KATALOG UNIVERSITAS NEGERI MALANG EDISI 2014
Penjejakan (KPP) dari Sub Bagian Registrasi dan Statistik untuk diproses ke jurusan, fakultas, Sub Bagian PNBP dan UPT Perpustakaan. Berkas proses penjejakan yang telah terisi lengkap dikembalikan ke Sub Bagian Registrasi dan Statistik disertai lampiran berupa: kartu mahasiswa atau ID Card, dan surat bebas pinjam. Selanjutnya mahasiswa tersebut akan menerima Surat Keterangan Cuti Kuliah (SKCK). Yang penting untuk diketahui ialah bahwa mahasiswa yang bersangkutan harus mendapatkan persetujuan dari Ketua Jurusan dan Wakil Dekan I paling lambat satu bulan sebelum semester yang akan ditinggalkan dimulai. Mahasiswa tersebut pada dasarnya dibebaskan dari kewajiban membayar SPP selama cuti kuliah. Pengurusan cuti kuliah bisa dimulai pada akhir semester yang diikuti sampai paling lambat dua bulan semester yang akan ditunda berjalan. Layanan Surat Keterangan UM melayani mahasiswa yang membutuhkan surat keterangan. Surat keterangan ini ada dua macam yaitu Surat Pernyataan Masih Kuliah dan Surat Keterangan Mahasiswa UM. Bentuk formulir surat Pernyataan Masih Kuliah (SPMK) ditentukan oleh Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN). Surat ini dapat dipergunakan oleh orang tua mahasiswa yang berstatus pegawai negeri/pensiunnan untuk mendapatkan tunjangan anak bagi putra/putrinya yang sudah melampaui batas umur 21 sampai 23 tahun, belum berkeluarga tapi masih kuliah. Mahasiswa yang memerlukan surat keterangan tersebut dapat meminta lembar SPMK bagi yang sudah registrasi administrasi pada semester yang berjalan di sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan menyerahkan KTR, bukti lunas biaya Pendidikan pada semester yang bersangkutan, dan fotokopi KP4 dari instansi orang tua mahasiswa yang bersangkutan, atau fotokopi Karip (Kartu Identitas Pensiun) atau SK pensiun jika orang tua mahasiswa yang bersangkutan baru pensiun. Surat keterangan terdaftar sebagai mahasiswa UM biasanya diperlukan oleh mahasiswa untuk berbagai urusan, misalnya: melaporkan kehilangan ke kantor polisi atau keperluan lain. Untuk memperoleh surat ketrangan ini mahasiswa dapat meminta ke Sub Bagian Registrasi dan Statistik dengan menunjukkan kartu identitas sebagai mahasiswa terdaftar di UM, dan tidak dalam status kehilangan hak studi. Yudisium Yudisium adalah penilaian terakhir terhadap mahasiswa secara menyeluruh atas dasar indeks prestasi (IP) yang diperhitungkan dari seluruh nilai matakuliah yang telah ditentukan. Mahasiswa yang telah menyelesaikan program studi sesuai dengan beban kredit yang ditentukan dapat mengajukan permohonan penilaian akhir program dengan mengisi Daftar Hasil Studi dan Yudisium (DHSY) online. Permohonan Yudisium harus diajukan paling lambat pada hari terakhir pelaksanaan ujian semester menurut kalender akademik. Alur proses untuk mengurus yudisium ditentukan sebagai berikut. Tahap Persiapan Mahasiswa yang merencanakan lulus harus mendaftarkan diri untuk yudisium dan mengisi biodata album kelulusan dan dikumpulkan ke urusan ijazah di Sub Bagian Akademik dan Evaluasi dengan menyertakan: 10 (sepuluh) lembar pas foto hitam putih ukuran 3 x 4 cm, fotokopi ijazah dan STTB yang digunakan untuk masuk UM, transkrip, dan fotokopi kartu mahasiswa yang terakhir,
Pelaksanaan Administrasi Akademik 43
masing-masing 2 (dua) lembar. Selanjutnya mahasiswa tersebut dapat mengambil blanko Daftar Hasil Studi dan Yudisium (DHSY) dari Sub Bagian Akademik dan Evaluasi untuk diisi. Tahap Pelaksanaan Mahasiswa harus menyerahkan blangko DHSY yang telah diisi ke jurusan yang bersangkutan dengan melampirkan fotokopi semua Kartu Hasil Studi (KHS) yang telah disahkan oleh Kepala Sub Bagian Akademik dan Evaluasi. Berkas ini akan dikirim ke Panitia Kelulusan dan Yudisium Fakultas/Jurusan. Selanjutnya fakultas akan mengirimkan nama-nama mahasiswa yang merencanakan lulus dan nama-nama tim penilai kelulusan dan yudisium ke Sub Bagian Akademik dan Evaluasi. Tim Peneliti Yudisium akan mengadakan pengecekan tentang kebenaran isi rekaman DHSY. Jika ternyata pengisian sudah benar, DHSY akan diserahkan ke jurusan untuk mendapat pengesahan dari dosen PA, Ketua jurusan, Dekan, dan selanjutnya mahasiswa yang bersangkutan dinyatakan lulus. Daftar lulusan yang merupakan surat Keputusan Dekan akan dikirim ke Rektor dan Kepala Sub Bagian Akademik dan Evaluasi. Setelah itu mahasiswa dapat meminta Kartu Proses Penjejakan Kelulusan (KPPK) untuk diisi dan diserahkan kembali ke urusan ijazah Sub Bagian Pendidikan dan Evaluasi dengan dilampiri persyaratan yang telah ditentukan untuk diproses. Jika telah selesai mahasiswa tersebut dapat memperoleh tanda lulus sementara, ijazah, dan transkrip. Wisuda Upacara wisuda merupakan pengukuhan bagi lulusan sebagai alumnus dan warga almamater UM (program Diploma, Sarjana, Magister, dan Doktor). Mahasiswa yang telah menyelesaikan program studi dan telah dinyatakan lulus berhak dan wajib mengikuti upacara wisuda yang dilaksanakan setiap semester. Lulusan yang ingin mengikuti upacara wisuda, mendaftarkan diri secara online pada panitia di Biro Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan, Informasi, dan Kerjasama dengan menunjukkan bukti kelulusan dan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Setelah menerima kartu undangan dari panitia lulusan tersebut dapat mengikuti upacara wisuda pada tanggal dan tempat yang ditentukan.
