Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level Kabupaten/Kota
MANUAL OPERASIONALISASI TOOLS DATABASE KEMITRAAN
SETTING AWAL PEMASANGAN LOKASI TOOLS DATABASE KEMITRAAN Pada awal membuka file tools database kemitraan, maka pertama kali akan diminta setting lokasi aplikasi SI Kemitraan Versi 1.0 seperti terlihat pada gambat berikut ini:
Tekan/Klik pada tombol untuk membuka form pilihan lokasi, dan akan terbuka form Pilih Lokasi Pemasangan Aplikasi seperti di bawah ini :
Pilihlah berdasar lokasi aplikasi yang akan dijalankan sesuai level/tingkatan aplikasi. Pada tampilan ini akan menampung berbagai tingkatan/level aplikasi mulai dari NMC => OC => Provinsi => Kabupaten, sesuai dengan pilihan pemasangan lokasi aplikasi. Sebagai contoh dalam manual ini akan menentukan level/tingkatan aplikasi yang akan dijalankan di Kabupaten, maka dipilih nama lokasi kabupate, missal : Kab. Sleman. Setelah lokasi terpilih maka akan Nampak atau terlihat form seperti di bawah ini :
1
Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level Kabupaten/Kota
Tekan tombol untuk masuk aplikasi dan tombol jika ingin membatalkan setting/pemasangan lokasi aplikasi. Setelah memilih tombol ini maka akan muncul pesan informasi/pertanyaan seperti gambar di bawah ini. Pilih Yes jika ingin melanjutkan, dan No Jika ingin membatalkan.
Pemilihan tombol Yes berarti akan menghapus lokasi-lokasi lain diluar cakupan lokasi terpilih, setelah menekan tombol Yes, akan muncul konfirmasi/informasi pesan bahwa proses generate lokasi sukses. Sampai pada langkah ini maka selanjutnya akan masuk pada MENU UTAMA Tools Database Kemitraan. Tekan/Klik OK untuk melanjutkan.
Langkah Langkah tersebut diatas hanya sekali dilakukan pada saat pertama kali tools database kemitraan dibuka. Pengoperasian Selanjutnya akan langsung masuk pada Menu Utama Tools Database Kemitraan.
2
Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level Kabupaten/Kota MENU UTAMA SISTEM INFORMASI KEMITRAAN
VISUALISASI MENU-MENU DAN TOMBOL PADA MENU UTAMA APLIKASI MENU BAR
TOMBOL BAWAH
3
Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level Kabupaten/Kota LANGKAH LANGKAH INPUT DATA USULAN KEMITRAAN
Sebelum memilih tombol Input Usulan sebaiknya pilih lokasi Kecamatan di Menu Treeview Wilayah panel sebelah kiri aplikasi untuk menampilkan List Kelurahan di kecamatan terpilih. Terlihat Form di Bawah ini untuk memilih Kelurahan lokasi input usulan kegiatan kemitraan. Pilih salah satu nama kelurahan untuk diinput datanya. Misal untu Kelurahan CATUR TUNGGAL.
Setelah Kelurahan dipilih maka selanjutnya akan memanggil Form Inputan Usulan Kemitraan seperti terlihat pada gambar di bawah ini :
4
Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level Kabupaten/Kota Pada form inputan ini mencakup informasi : Yang berwarna kuning menunjukkan data otomatis generate tools. Berikut informasi pada Form Input Uslan Kemitraan: Kemitraan Id : Otomatis akan degenerate oleh tools dengan format MITRA_KodeKelurahan_NoUrut, Misal pada gambar diatas = MITRA_34040101_001. Kode Lokasi dan Kelurahan merupakan kode kelurahan dan nama kelurahan. Data ini otomatis terisi oleh tools. Sumber Kegiatan merupakan asal kegiatan itu diambil, pada sumber kegiatan ini merupakan combo pilihan pada saat memilih combo pilihan akan terlihat beberapa opsi/pilihan sumber kegiatan, seperti gambat di bawah ini :
-
Ada beberapa opsi/pilihan sumber kegiatan antara lain : PJM Pronangkis, MusrenbangKel/Des, BKM, FKA BKM, KSM/Warga, Lain-lain untuk menampung jika sumber usulan tidak diketahui dari beberapa opsi pilihan diatas. Kode Kegiatan dan Jenis Kegiatan Usulan Kemitraan, dipilih berdasar jenis kegiatan usulan kemitraan. Pilih tombol
maka akan muncul form pilihan jenis kegiatan seperti gambar di bawah ini:
Pilih pada sub detail jenis kegiatan untuk memasukkan kode kgiatan pada form input usulan kemitraan -
-
Detail Kegiatan isi detail kegiatan missal Jenis Kegiatan Ekonomi-Jasa, detail kegiatan “Pinjaman Modal Usaha Jasa Menjahit”. Rencana dilaksanakan pada … sampai informasi jumlah penerima manfaat KK Miskin dan keterangan besifat opsional (untuk sementara boleh diisi dan dikosongkan sesuai dengan ketersediaan data). Informasi ini wajib diisi nanti pada saat sudah terjadi realisasi/hasil kemitraan. Isi data-data lain yang diperlukan sesuai dengan box text inputan.
5
Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level Kabupaten/Kota Setelah selesai input maka Nampak hasil inputan seperti tampilan di bawah ini
Tekan/Klik Tombol Simpan untuk menyimpan data. Jika belum menekan tombol simpan langsung menekan tombol tutup maka inputan dianggap dibatalkan dan tidak tersimpan pada database. Berikut konfirmasi jika tombol simpan dipilih :
6
Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level Kabupaten/Kota Konfirmasi Penyimpanan “Simpan Sukses, Tambah Data Baru?”- Pilih Yes jika ingin menambahkan usulan kemitraan baru di lokasi yang sama. Tekan no jika sudah tidak ada lagi inputan usulan kemitraan di lokasi bersangkutan. Setelah selesai menginput usulan maka dalam dashboard informasi akan menampilkan list/daftar usulanusulan kemitraan yang sudah diinput.
EDIT INPUTAN USULAN KEMITRAAN Pastikan Kursor berada pada row/baris di list/daftar usulan, setelah itu pilih tombol Edit/Update untuk mengubah/edit/Update data usulan kemitraan. Pilih tombol edit/update akan menampilkan form Edit Usulan seperti gambar di bawah ini :
Editlah data-data yang diperlukan lalu tekan simpan untuk menyimpan hasil edit data usulan kemitraan, pilih batal jika ingin membatalkan edit/ubah data usulan kemitraan.
7
Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level Kabupaten/Kota INPUT REALISASI HASIL KEMITRAAN
Langkah selanjutnya adalah melakukan inputan realisasi pada beberapa usulan yang sudah dimasukkan. Tentunya usulan-usulan kemitraan yang akan diupdate menjadi realisasi adalah berdasar data di lapangan yang terjadi dari serangkaian lobi-lobi dan proses-proses yang terjadi sehingga terjalin dan disepakatinya kerjasama/kemitraan antara calon mitra dengan KSM/Warga yang difasilitasi oleh BKM. Untuk memasukkan usulan ke dalam realisasi/sebagai output/hasil dari kemitraan sebellum menekan tombol , terlebih dahulu dipastikan kursor berada pada area baris usulan yang akan direalisasikan seperti Nampak gambar diatas kursor berada di area baris pertama atau lokasi usulan kelurahan CATUR TUNGGAL untuk kegiatan Pinjaman modal – Usaha Jasa Menjahit. Setelah memilih tombol maka akan Nampak form Input Hasil Kemitraan seperti gambar yang terlihat di bawah ini :
8
,
Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level Kabupaten/Kota Pada Form Input hasil kemitraan ini data No SPK (Surat Perjanjian Kerjasama) harus diisikan/tidak boleh dikosongkan, jika No SPK lupa/tidak ingat sementara data harus terekam hasilnya bisa diisikan karakter temporary “-“ yang selanjutnya nanti diupdate dengan No SPK sebenarnya. Berikut validasi jika no SPK dikosongkan, akan muncul pesan peringatan seperti di bawah ini :
Lengkapi form inputan data hasil kemitraan dan pilih simpan untuk menyimpan. Jika inputan lengkap dan tervalidasi secara system maka akan muncul pesan simpan sukses seperti gambar di bawah ini :
9
Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level Kabupaten/Kota Berikut penampakan List/Daftar Input Realisasi/Hasil Kemitraan pada Dashboard Informasi pada tampilan Menu Utama Aplikasi SI Kemitraan. Untuk mengedit jika ada informasi yang tidak benar maka sama pastikan pilih data hasil kemitraan yang akan diedit lalu tekan tombol Edit/Update.
Edit/Update hasil kemitraan terlihat seperti form di bawah ini :
Edit data sesuai keperluan dan simpan.
10
Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level Kabupaten/Kota PROSES PENGIRIMAN DATA VIA EMAIL
Setelah proses selesai input, dan perlunya pengiriman data ke tingkat yang lebih tinggi missal dari kabupaten, maka data akan dikirimkan ke provinsi, dari provinsi dikirimkan ke OC, dan dari OC dikirimkan ke NMC/KMP. Untuk melakukan pengiriman email yang hanya berisi data makan perlu dibuat emaildatabase (hanya mengirimkan transaksional data), tidak perlu mengirimkan aplikasi/toolsnya karena di masing-masing level/tingkatan sudah tersedia aplikasi/tools yang dapat mengimport data. Pilih tombol untuk membuat file yang akan dikirimkan ke provinsi, terlihat form seperti gambar di bawah ini.
File yang dibuat nantinya terletak di Folder EmailKeluar dalam Paket Folder dimana aplikasi/tools tersimpan. Sebelum dikirim melalui email sebaiknya file hasil proses dari form tersebut diatas dikompress(rar) terlebih dahulu untuk mengecilkan file pengiriman ke provinsi.
11
Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level Kabupaten/Kota MAINTENANCE/PEMELIHARAAN DATA BACKUP DATABASE Pemeliharaan data diperlukan setiap saat, minimal seminggu dilakukan backup data, untuk menjaga jika sewaktu-waktu terjadi error/kerusakan database atau computer. Untuk melakukan backup database ini pilih di menu bar pada menu “Pemeliharaan data”=> pilih backup database. Seperti pada gambar di bawah ini :
Setelah memilih menu backup database maka selanjutnya akan muncul Form Mainteance Data => Backup Database seperti terlihat pada gambar berikut ini :
Path dan Folder menunjukkan tempat penyimpanan file backup database yang sewaktu-waktu nanti bisa diambil/panggil kembali database backup jika diperlukan (restore). RESTORE DATABASE Restore Data bertujuan untuk mengembalikan data pada kondisi waktu data dibutuhkan yang sudah tersimpan pada backup database, misal ingin melihat data status bulan sebelumnya. Namun sebelum merestore ada baiknya membackup dulu current data saat ini. Langkah merestore data pilih pada menu bar pilih sub menu Restore Database, seperti tampak gambar berikut:
12
Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level Kabupaten/Kota Setelah memilih restore database maka muncul form restore database, pelajari informasi yang ada di form restore database. Tampilannya seperti gambar berikut ini :
Path/File => Browse => untuk mencari sumber file yang akan direstore, pada tools ini defaultnya ada di folder Backup Data. Pemilihan file yang akan direstore tergantung user menempatkan file backup dimana. Karena penempatan file backup bisa customize sesuai dengan yang diinginkan user/pemakai tools ini. COMPACTING AND REPAIRING DATABASE (PERAMPINGAN UKURAN FILE DAN PERBAIKAN KERUSAKAN SYSTEM) Perbaikan dan Perampingan ukuran file diperlukan karena dalam setiap database penambahan/edit/penghapusan data akan mempengaruhi kapasitas memori dan kinerja dari system tools ini, sehingga perbaikan dan perampingan tools ini sebaiknya dilakukan secara periodic minimal sebelum proses pembuatan file untuk dikirmkan via email. Untuk melakukan perampingan dan perbaikan (compact and repair) database dapat dilakukan pada menu Pemeliharaan data pilih sub menu Compact and Repair seperti terlihat pada gambar berikut ini:
Setelah memilih sub menu compact and repair maka akan muncul form compact and repair database seperti gambar di bawah. Lakukan proses untuk merampingkan dan melakukan perbaikan database.
13
Panduan Operasional Tools Database Kemitraan Level Kabupaten/Kota
Demikian Manual Operasioanalisasi Tools Database Kemitraan ini dibuat dan disajikan semoga membantu proses perekaman usulan-usulan potensi dan hasil-hasil dari kemitraan yang sudah dilakukan. ================SELESAI================
14
